LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW

Przewodnik administratora

System automatyzacji pracy biurowej i prowadzenia archiwum dokumentów elektronicznych

О SA „LANIT” 1997–2013

Moskwa Dobrosłobodska, 5/1

Tel. (4, faks (4

E-mail: *****@***ru, http://www. *****

Adnotacja

Dokument ten przeznaczony jest dla administratorów podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

Dokument zawiera:

· Opis modułu oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW, przeznaczenie i realizowane funkcje.

· Przewodnik administratora dotyczący instalacji i konfiguracji modułu oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW.

· Opis interfejsu modułu oprogramowania LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

· Lista używanych terminów.

Firma LANIT zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian tę dokumentację bez wcześniejszego powiadomienia.

Indeksowanie i wyszukiwanie ABBYY © firmy ABBYY Software House. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ABBYY Morfologia © firmy ABBYY Software House. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ABBYY FineReader © firmy ABBYY Software House. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ABBYY, BIT Software, FineReader – zarejestrowane znaki towarowe ABBYY.

1. Terminy i definicje. 5

2. Cel i warunki stosowania. 7

2.1. Skład podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW... 7

2.2. Przeznaczenie modułu oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW 8

3. Przeznaczenie modułu oprogramowania LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.. 9

3.1. Wymagania dotyczące sprzętu i oprogramowania... 9

3.2. Poziom szkolenia użytkowników. 9

4. Przygotowanie do pracy. 11

4.1. Zestaw dostarczający podsystem LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.. 11

4.2. Rejestracja usługi Serwer dokumentów. 12

4.3. Parametry funkcjonowania części serwerowej. 12

4.4. Instalacja podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW... 16

4,5. Parametry pracy modułu oprogramowania „Administrator Serwera Dokumentów” 17

5. Praca z serwerem dokumentów. 18

5.1. Uruchomienie podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.. 18

5.2. Praca z modułem oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW 20

5.2.1. Ustawianie typu nośnika. 20

5.2.2. Ustawianie typu pliku. 21

5.2.3. Instalacja magazynowa. 23

5.2.3.1. Utworzenie nowego, dostosowanie parametrów istniejącego magazynu. 23

5.2.3.2. Tryby napełniania magazynu i instalowania aktywnego magazynu. 24

5.2.4. Systemy klienckie.. 25

5.2.4.1. Tworzenie nowego systemu klienckiego.. 25

5.2.4.2. Konfigurowanie pamięci systemowej klienta... 27

5.2.4.3. Konfiguracja zgodności pomiędzy typami plików systemu klienckiego i typami plików podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.. 28

5.2.4.4. Dziennik zdarzeń. 29

5.2.4.6. Tworzenie i aktualizacja indeksów za pomocą narzędzia Index Launch Utility 30

5.3. Praca z modułem oprogramowania LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW... 31

5.3.1. Sterowanie uruchamianiem i zatrzymywaniem serwera dokumentów. 32

5.3.2. Wyświetl i edytuj plik ustawień. 33

5.3.3. Wyświetl plik zawierający dziennik systemowy. 33

6. Komunikaty o błędach. 34

1. Terminy i definicje

Konwencje terminologiczne. W niniejszej instrukcji, jeśli nie określono inaczej, termin system LanDocs (lub po prostu system), jak wspomniano powyżej, będzie oznaczać oprogramowanie LanDocs: PRACA - system służący do automatyzacji pracy biurowej i prowadzenia archiwum dokumentów elektronicznych.

Termin podsystem LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW oznacza zestaw narzędzi programowych służących do przechowywania dokumentów elektronicznych i składający się z następujących modułów oprogramowania: LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW i LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW.

Kluczowe etykiety. Klawisze takie jak Enter, Esc i tym podobne zostaną oznaczone jak pokazano powyżej – bez cudzysłowów. W sytuacji, gdy do wykonania polecenia konieczne jest użycie kombinacji klawiszy, jest to oznaczone w tekście skrótem Ctrl+F5. Zapis ten oznacza, że ​​aby wykonać polecenie, należy najpierw nacisnąć pierwszy klawisz (Ctrl), a następnie, nie zwalniając go, nacisnąć drugi klawisz kombinacji (F5).

Etykiety przycisków. Nazwy przycisków w oknach dialogowych i formularzach wprowadzania/edycji danych zostaną wyróżnione pogrubioną czcionką, na przykład: Wybierz, Anuluj, Zapisz itd.

Pozycje menu. Pozycje menu zostaną zaznaczone pogrubioną czcionką, wielkimi literami(pierwsza litera jest wielka), bez podkreślenia. Na przykład: Plik.

Nazwy pól. Nazwy pól zostaną zaznaczone pogrubioną czcionką i podkreśleniem. Na przykład: numer umowy.

Uwaga: słowo „przycisk” oznacza element sterujący na ekranie (obraz przycisku z tekstem lub obrazem). „Przycisk myszy” to fizyczny przycisk znajdujący się na urządzeniu do pozycjonowania kursora typu myszy. Klawisze na klawiaturze nazywane są po prostu „klawiszami”.

2. Cel i warunki stosowania

Podsystem LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW, będący częścią systemu LanDocs: PROCES PRACY, przeznaczony jest do zarządzania scentralizowanym systemem przechowywania treści dokumentów elektronicznych (plików dokumentów) oraz umożliwia odczyt, zapis, usuwanie, archiwizację i wyszukiwanie pełnotekstowe operacje.

2.1. Skład podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW

Podsystem LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW składa się z następującego zestawu komponentów programowych:

· Rdzeń LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW – część serwerowa realizowana w postaci wykonywalnego modułu oprogramowania lub usługi działająca w systemie operacyjnym Windows 2000 / 2003 w trybie procesu serwerowego. Serwer dokumentów zawiera specjalizowany moduł (FileManager) do obsługi przechowywania plików, który określa rodzaje wykorzystywanych nośników danych. Opcjonalnie w serwerze dokumentów można uwzględnić dwa specjalizowane moduły:

o Moduł LanDocs: WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE (przy użyciu tekstów dokumentów).

o Moduł ochrony kryptograficznej realizujący funkcje szyfrowania plików dokumentów.

· Narzędzie LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW – specjalizacja Aplikacja Windowsowa 2000 / 2003 i nowsze, przeznaczone do konfiguracji bazy danych podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

· Część klienta– zaimplementowany jako dll, przesyła żądania z zewnętrznego oprogramowania do Serwera Dokumentów.

2.2. Przeznaczenie modułu oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW

Moduł programu LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW przeznaczony jest do konfiguracji bazy danych podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

Korzystając z modułu oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW możesz tworzyć, usuwać, zmieniać:

· system kliencki;

· składowanie;

· rodzaj nośnika;

· typ pliku;

Dla systemu klienckiego możesz uruchomić kolejne zadania:

· dodawać i usuwać magazyny trzech typów:

o operacyjny;

o archiwum tymczasowe;

o archiwum stałe.

· przenieść dane z archiwum tymczasowego do archiwum stałego;

· skonfigurować zgodność typów plików serwera dokumentów z typami plików systemu klienckiego;

· przeglądanie i czyszczenie dziennika zdarzeń;

· uzupełnić i odbudować indeks wyszukiwania pełnotekstowego.

Z modułem mogą pracować pracownicy pełniący funkcje administratora serwera dokumentów, posiadający odpowiednie uprawnienia dostępu (konfiguracja praw dostępu odbywa się za pomocą narzędzi administracyjnych systemu Windows).

3. Przeznaczenie modułu oprogramowania LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW

Moduł oprogramowania LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW przeznaczony jest do zarządzania pracą bazy danych systemu LanDocs.

· uruchomienie Serwera Dokumentów;

· zatrzymanie Serwera Dokumentów;

· przeglądanie logu systemowego i statystyk;

· Wyświetl plik ustawień.

3.1. Wymagania sprzętowe i programowe

Wymagania sprzętowe i programowe podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW opisano w dokumencie „LanDocs: Instrukcja instalacji komponentu INSTALLER”.

Moduł oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW łączy się z bazą danych poprzez DOA (Oracle) lub ADO (MS SQL Server) oraz oprogramowanie klienckie DBMS.

3.2. Poziom użytkownika

Administrator serwera dokumentów musi posiadać następujące umiejętności:

· posiadać szczegółową wiedzę na temat architektury i aplikacji systemu LanDocs oprogramowanie;

· znać podstawy administrowania systemem operacyjnym Windows 2000/2003 używanym przez SZBD;

· posiadać umiejętność pracy z interfejsem graficznym systemu Windows, a także znajomość aplikacji biurowych służących do pracy z dokumentami. Lista wymaganej dokumentacji.

Aby móc wykonywać funkcje administratora Serwera Dokumentów, należy zapoznać się z tą instrukcją.

4. Przygotowanie do pracy

Elementy Serwera Dokumentów (część serwerowa i administrator) dostarczane są wraz z systemem LanDocs i obejmują zakupione oprogramowanie oraz dokumentację do niego w formie elektronicznej.

4.1. Zestaw dostarczający podsystem LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW

W skład zestawu dostawy podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW wchodzą następujące elementy:

o Serwer DS. exe – moduł wykonywalny podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

o DService. exe – moduł wykonywalny podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW do uruchomienia jako usługa Windows.

o Serwer dokumentów. ini – plik ustawień podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW.

o DocServer_Landocs. ini – plik ustawień podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW po uruchomieniu jako usługa Windows.

o FMAPI. dll – menedżer usług przechowywania plików. W zależności od charakterystyki dostawy (support różne typy pamięci) danego modułu mogą się znacznie różnić.

o SEAPI. dll – moduł interfejsu dla podsystemu wyszukiwania. Sam podsystem wyszukiwania jest dostępny opcjonalnie.

o DSAdmin. exe – moduł oprogramowania LanDocs: ADMINISTRATOR SERWERA DOKUMENTÓW.

· Część kliencka w postaci biblioteki DLL, umożliwiająca twórcom oprogramowania tworzenie (lub adaptację istniejących) własnych aplikacji klienckich dla LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW dla Windows 2000 / 2003:

· Dokumentacja.

Dodatkowo podsystem LanDocs może współpracować z Serwerem Dokumentów: WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE. Nie wchodzi w zakres dostawy podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW, ale można go nabyć osobno. Po instalacji znajduje się on w katalogu DS\SearchEngine.

Procedura instalacji i konfiguracji przy użyciu kreatora instalacji komponentów systemu LanDocs jest szczegółowo opisana w dokumencie „LanDocs: Instrukcja instalacji komponentów INSTALLER”.

4.2. Rejestracja usługi Serwer dokumentów

Usługa Serwer Dokumentów rejestrowana jest podczas instalacji systemu za pomocą programu kreatora instalacji.

Jeżeli usługa nie jest zarejestrowana, rejestracji można dokonać za pomocą komendy z wiersza poleceń: DService. exe – zainstaluj LanDocs.

Wykluczenie z listy zarejestrowanych usług Windows odbywa się za pomocą polecenia: DService. exe – odinstaluj LanDocs.

4.3. Parametry funkcjonowania części serwerowej

Wszystkie parametry funkcjonowania podsystemu LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW określane są za pomocą pliku ustawień DocServer. ini (musi znajdować się w tym samym katalogu co DServer.exe) lub plik DocServer_landocs. ini, gdy działa jako usługa systemu Windows. Tabela 1 poniżej opisuje jego format.

Tabela 1 – Parametry pliku DocServer_landocs. ini/serwer dokumentów. ini

LanDocs istnieje na rynku rozwiązań automatyzujących pracę z dokumentami od 1997 roku. Certyfikat zgodności z językiem rosyjskim standardy państwowe GOST R nr ROSS RU.ME20.N01957. Funkcjonalność odpowiada potrzebom dużych, hierarchicznych struktur organizacyjnych w zakresie zadań automatyzacji wsparcie dokumentacji kierownictwo. Dla małych firm i do celów edukacyjnych wydawany jest produkt LanDocs:SMB - uproszczona wersja z wieloma ustawieniami wstępnymi. LanDocs korzysta z jednego z dwóch dostępnych na rynku systemów DBMS (do wyboru klienta): Oracle lub MS SQL Server.

Jako platforma programowa specjalizująca się w rozwiązywaniu problemów ECM/EDMS, LanDocs pozwala na budowę pełnej gamy systemów elektronicznego zarządzania dokumentami - od najprostszych po bardzo złożone systemy. Połączenie funkcjonalności z otwartością pozwala w trakcie wdrożenia dostosować stworzony system do ram regulacyjnych i praktyki pracy z dokumentami konkretnego przedsiębiorstwa, działu czy instytucji. Osiągnięte wysoki poziom skalowalność rozwiązań: w obieg dokumentów można włączyć zarówno użytkowników głównej sieci komputerowej biura, jak i pracowników oddziałów zdalnych. Platforma zawiera oprogramowanie wysoki stopień gotowość - automatyzacja standardowych, szeroko rozpowszechnionych procesów biznesowych sprowadza się do ustawień platformy i z reguły nie wymaga programowania. Oprócz tego LanDocs udostępnia rozbudowane narzędzia, za pomocą których można zautomatyzować procesy biznesowe specyficzne dla danego przedsiębiorstwa lub obszaru tematycznego.

Przykłady rozwiązań biznesowych wdrożonych na platformie oprogramowania LanDocs

• zatwierdzanie dokumentów w formie elektronicznej;
• organizacja szybkiego przetwarzania wniosków zewnętrznych;
• kontrola nad realizacją dokumentów i zadań;
• przygotowywanie raportów wizualnych dotyczących przepływu dokumentów;
• organizacja skoordynowanego obiegu dokumentów w systemie urzędów rozproszonych geograficznie;
• organizacja bezpiecznego archiwum korporacyjnego dokumentów elektronicznych;
• wsparcie procesów zarządzania jakością.

Cechy pozycji rynkowej

• LanDocs ugruntowało swoją pozycję jako platforma do budowy i wdrażania złożonych rozproszonych systemów zarządzania dokumentami, zapewniając niezawodne działanie w heterogenicznych środowiskach komunikacyjnych (w tym na obszarach o niskim przepustowość). Oferowanych jest kilka rodzajów klientów, zarówno w pełni funkcjonalnych, jak i o ograniczonej funkcjonalności, zapewniających uwzględnienie warunków podłączenia do sieci i specyfiki pracy z dokumentami konkretnego stanowiska pracy opartego na rolach. Takie podejście pozwala nam oferować rynkowi zarówno wielkoskalowy, jak i ekonomiczny rozproszony EDMS.
• LanDocs ma najbardziej spójną politykę bezpieczeństwo informacji. W szczególności obsługiwany jest podpis cyfrowy i szyfrowanie dla wszystkich typów obiektów (nie tylko treści) i dla wszystkich typów klientów (w tym dostęp za pośrednictwem e-mail i Internetu).
• LanDocs zapewnia wysoką wydajność na sprzęcie serwerowym ze średniej półki cenowej duża liczba jednoczesnych użytkowników.
• W miarę rozwoju platforma jest wzbogacana o narzędzia wspierające jak najwięcej skuteczne techniki praca z dokumentami znalezionymi w doświadczeniu projektowym. Replikacja wydań platformy dla EDMS instalowanych przez użytkowników korporacyjnych (w zestawie usług regularnych). wsparcie techniczne) udostępnia tym użytkownikom najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji.

Wyniki wdrożenia

Głównym efektem stosowania rozwiązań opartych na LanDocs jest systemowe zwiększenie przejrzystości (traceability), zarządzalności (sterowalności) i efektywności realizacji wszystkich zadań zautomatyzowanych za jego pomocą. procesy biznesowe i procedury. Zwłaszcza:

• osiągnięty pełna kontrola stan każdego dokumentu biznesowego od momentu jego utworzenia/odbioru aż do zakończenia realizacji/wysyłki;
• zmniejsza się liczba błędów personalnych i minimalizuje się ewentualne szkody wynikające z tych błędów;
• zapewniona jest możliwość wykluczenia dokumenty papierowe z rutynowego obiegu dokumentów; komunikacja biznesowa przebiega szybciej, jest lepiej chroniona i pozwala na stosowanie bardziej rozwiniętych kontroli elektronicznych;
• Zapewnione jest usystematyzowane i niezawodne przechowywanie dokumentów elektronicznych;
• pojawiają się możliwości szybkie wyszukiwanie dokumenty dotyczące szczegółów księgowych oraz słów i wyrażeń zawartych w tekście;
• informacje są chronione przed nieuprawnionym dostępem, zarówno podczas przechowywania, jak i w procesach wymiany informacji;
• organizacja się poprawia praca zespołowa;
• staje się dostępne analityczne przetwarzanie danych o postępie procesów biznesowych biura, co pozwala zidentyfikować wąskie gardła i zaplanować zmiany organizacyjne, zwiększając produktywność indywidualną i zbiorową.

Duże projekty

Do najbardziej dużych projektów budowy EDMS na platformie LanDocs (z liczbą połączeń od 1000 do 7000 lub więcej stacji roboczych) należą projekty w Federalnym Skarbie Rosji, Moskiewskiej Zjednoczonej Kompanii Energetycznej (MOEK), SO UES Rosji, OJSC „Surgutneftegas”, Ural Zakład Optyczno-Mechaniczny (UOMZ), MDM-Bank i URSA Bank, Banki Ludowe i Narodowe Kazachstanu, RUE Beltelecom, Ministerstwo Łączności Republiki Białorusi, Belagroprombank i Belinvestbank Republiki Białorusi.

Podstawowa funkcjonalność

• Rejestracja dokumentów
• Zarządzanie przechowywaniem dokumentów, integracja z aplikacjami biurowymi
• Dystrybucja dokumentów
• Organizacja współpraca z dokumentami
• Regulacja dostępu do dokumentów i funkcji systemu
• Śledzenie powiązań dokumentów między dokumentami, tworzenie folderów o złożonej strukturze
• Nawigacja i wyszukiwanie dokumentów
• Zarządzanie wersjami
• Wymiana dokumentów i wiadomości, wysyłanie zadań do realizacji
• Monitorowanie realizacji dokumentów i zadań
• Praca w trybie zastępczego executora
• Raportowanie przepływu dokumentów
• Zarządzanie danymi katalogu systemowego, konfigurowanie typów dokumentów i komunikatów
• Dostosowanie do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
• Strojenie dla konkretnych konkretna organizacja etapy przepływu dokumentów
• Geograficznie rozproszony obieg dokumentów
• Skanowanie dokumentów papierowych. Praca z obrazami dokumentów (Imaging)
• Masowe skanowanie i rejestracja dokumentów
• Archiwizacja dokumentów, wspieranie funkcji archiwum korporacyjnego
• Automatyzacja działań archiwum wydziałowego
• Integracja z zewnętrznymi aplikacjami Windows
• Pracuj przez Internet
• Integracja poczty elektronicznej
• Zapewnienie bezpieczeństwa informacji
• Podpis elektroniczny i szyfrowanie dokumentów i zadań

Opcje integracji i dostosowywania

Aby uzyskać dostęp do funkcji i obiektów EDMS z aplikacji zewnętrznych, LanDocs zapewnia programistom zewnętrznym otwarty, udokumentowany interfejs programu (API). Podstawą interfejsu jest interfejs OLE, który nie wspiera w pełni funkcjonalności systemu. Komponent LanDocs: CONTENT SERVER zapewnia dostęp do LanDocs z aplikacji internetowych i umożliwia integrację EDMS z środowisko korporacyjne usługi internetowe.

Szeroki zakres konfigurowalnych parametrów pozwala kontrolować pracę różnych modułów systemu. Edytor formularzy kart rejestracyjnych wspiera przetwarzanie zdarzeń w języku Visual Basic Script i daje szerokie możliwości dostosowania systemu do logiki przetwarzania konkretny typ dokumenty korporacyjne. Dostępny jest wbudowany edytor raportów.

Rozwiązanie archiwalne

W oparciu o platformę LanDocs oferowane jest specjalistyczne rozwiązanie dla obsługi archiwalnej przedsiębiorstw i organizacji, które obejmuje wsparcie operacji akwizycji archiwalnych, funkcje rozliczeń archiwalnych oraz generowanie raportów statystycznych o pracy archiwum zgodnie z wymaganiami Federalny agencja archiwalna. Rozwiązanie archiwalne jest zintegrowane z modułami LanDocs w celu automatyzacji bieżącej pracy biurowej oraz umożliwia integrację z innymi EDMS.

Skład LanDocs

Oprogramowanie LanDocs jest dostarczane jako gotowe do użycia, konfigurowalne komponenty oprogramowania (patrz lista poniżej). W zależności od celów projektu, w EDMS można zastosować wszystkie lub tylko niektóre z nich.

Komponenty LanDocs:

• LanDocs: PROCES PRZYPADKU
• LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW
• LanDocs: SKAN DOKUMENTÓW
• LanDocs: WKŁADOWE SKANOWANIE DOKUMENTÓW
• LanDocs: PODSYSTEM POCZTY
• LanDocs: DOSTĘP DO INTERNETU
• LanDocs: PODSYSTEM BEZPIECZEŃSTWA
• LanDocs: ADMINISTRATOR
• LanDocs: PROJEKTANT FORMULARZA
• LanDocs: HARMONOGRAM
• Dokumenty LanDoc:

PROBLEM
Artykuł 17 Prawo federalne 129-FZ „O rachunkowości” zobowiązuje organizacje do zachowania dokumenty pierwotne co najmniej 5 lat. Dlatego firmy pracujące z dużymi wolumenami dokumentów często zwracają się do usług przechowywania oryginalnych dokumentów. Koszt usług przechowywania sięga 80% kosztów zarządzania dokumentami, gdyż struktury kosztów nie można nazwać przejrzystą - dostarczanie oryginałów i kopii dokumentów na żądanie pracowników oraz prowadzenie rejestru dokumentów płatne jest osobno. Jednocześnie szybki dostęp do oryginałów jest niemożliwy, a ryzyko utraty i uszkodzenia dokumentów pozostaje.
Dostępność duża ilość procesów i transakcji biznesowych, a w konsekwencji praca z dużym przepływem dokumentów finansowych i innych prowadzi do kolejnego problemu: kiedy przechowywać i wyszukiwać liczne dokumenty, aby podejmować i kontrolować podejmowane decyzje, a także przygotowywać się do audyty podatkowe Staje się to niezwykle trudne.

ZADANIE
Obniżenie kosztów przechowywania dokumentów i zwiększenie efektywności przetwarzania dokumentacji papierowej możliwe jest poprzez utworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (archiwum dokumentacja księgowa, archiwum dokumentacji technicznej, archiwum dokumentacji klientów itp.), co wiąże się z utworzeniem centrów skanowania i wdrożeniem odpowiedniego zautomatyzowanego systemu zapewniającego przechwytywanie, przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów z uwzględnieniem niezbędną ochronę dane osobowe klientów.

ROZWIĄZANIE
Posiadanie wysoko wykwalifikowani i ogromnym doświadczeniem specjaliści LANIT stworzyli unikalny kompleks sprzętowo-programowy, łączący możliwości platform ABBYY i LanDocs, aby rozwiązywać takie problemy jak:
1. Utworzenie elektronicznego archiwum zeskanowanych kopii dokumentów, które zapewnia niezawodne i długotrwałe przechowywanie, a także wykorzystanie dużej ilości różnorodnych informacji;
2. Budowa systemu rejestracji odbioru i przesyłania dokumentów papierowych;
3. Zmniejszenie liczby błędów w procesie pracy z dokumentami oraz ryzyka ich uszkodzenia i utraty.
Firma LANIT oferuje możliwość korzystania z Elektronicznego Archiwum, które składa się z trzech elementów funkcjonalnych:

1. Skanowanie papierowych wersji dokumentów. Realizowane przy użyciu sprzętu wiodących producentów sprzętu skanującego (Kodak, Panasonic, Fujitsu itp.).
2. Uznanie, weryfikacja i konwersja na wersje elektroniczne dokumenty. Zaimplementowano w oparciu o ABBYY Recognition Server.
3. Przechowywanie i szybki dostęp do oryginałów dokumentów i kopii elektronicznych. Zaimplementowano w oparciu o LanDocs.
LANIT opracował unikalne rozwiązanie do archiwizacji elektronicznej oparte na dwóch platformach LanDocs i ABBYY Recognition Server i posiadające następującą architekturę:

Archiwum elektroniczne firmy LANIT zawiera następujące moduły funkcjonalne:

1. Podsystem skanowania dokumentów papierowych:
Umożliwia pracę z dokumentami, które mają wydrukowany kod kreskowy lub QR na pierwszym arkuszu;
Umożliwia oddzielenie dokumentów na stosie podczas skanowania, jeśli na pierwszej stronie znajduje się kod kreskowy;
Wysyła pliki utworzone w wyniku skanowania do stacji roboczych w ABBYY Recognition Server na serwer;

2. Podsystem rozpoznawania:
Zapewnia możliwość automatycznego rozpoznawania danych z kodów kreskowych i określania rodzaju każdego dokumentu (umowa, paszport itp.);
Zapewnia eksport każdego dokumentu (umowy, paszportu, aktu małżeństwa, prawo jazdy itp.) jako osobny plik o nazwie odpowiadającej rodzajowi dokumentu (umowa, wniosek, prawo jazdy) do predefiniowanego zasobu sieciowego, a także generuje pliki graficzne (np. formacie PDF lub TIFF) oraz plik XML zawierający informacje o atrybutach z kodu kreskowego dokumentu utworzonego przez ABS, a mianowicie identyfikator klienta, identyfikator umowy, typ dokumentu, imię i nazwisko klienta oraz informacje o regionie, który jest określany przez punkt skanowania (centrum skanowania)) dotarł zeskanowany dokument. wdraża gwarantowaną dostawę plików;

3. Podsystem przechowywania i wyszukiwania dokumentów:
Skanuje określony zasób sieciowy w określonych odstępach czasu w poszukiwaniu nowych dokumentów z ABBYY RS;
Przetwarza pliki XML z atrybutami dokumentu;
Automatycznie generuje kartę klienta z atrybutami, do której dołączony jest dokument i jego zeskanowany obraz;
Określa dostępność istniejącego klienta w pliku akt klienta i dodaje do istniejącej karty klienta wyłącznie nowe dokumenty i ich zeskanowane obrazy;
Automatycznie generuje kartę rejestracyjną klienta i kartę rejestracyjną umowy oraz dołącza zeskanowane dokumenty ze wszystkimi atrybutami, jeżeli odpowiednich kart nie ma w bazie danych;
Umożliwia organizowanie dokumentów w dowolną hierarchię osobistą i udostępnione foldery do klasyfikacji i szybkiego dostępu do dokumentów. W tym przypadku stosowany jest mechanizm linkowania, gdy linki do jednego dokumentu mogą znajdować się w kilku folderach jednocześnie;
Umożliwia wyszukiwanie dokumentów według umowy lub atrybutów klienta (identyfikator umowy, identyfikator klienta, typ dokumentu, rodzaj umowy, imię i nazwisko)
Umożliwia dowolne powiązania pomiędzy różnymi dokumentami (np. umowa – skan paszportu);

Dostarcza informacji o lokalizacji papierowej kopii dokumentu (w kontekście teczki – pudełka), przemieszczaniu się i usuwaniu papierowej kopii dokumentu;
Uwzględnia wszystkie czynności wykonane przez użytkowników na dokumentach (tworzenie, modyfikowanie, przeglądanie, usuwanie itp.) z możliwością przeglądania historii działań;
Zapewnia zróżnicowanie dostępu do dokumentów dla grup i użytkowników systemu dla takich czynności jak tworzenie, edycja, przeglądanie, usuwanie i zarządzanie uprawnieniami, a także zgodnie z podział regionalny;
Umożliwia administratorom dodawanie nowych pól na kartach ewidencyjnych dokumentów oraz tworzenie nowych kart za pomocą kreatora wizualnego, programu umożliwiającego szybkie i wygodne dodawanie nowych pól oraz ich kolejność;
Udostępnia statystyki w różnych sekcjach za dany okres według użytkowników systemu, klientów i produktów, a obecność wbudowanego projektanta raportów pozwala na tworzenie raportów na temat danych zgromadzonych w systemie.

Wersja platformy powstała w celu wsparcia planów substytucji importu oprogramowania przedsiębiorstw państwowych i władz wykonawczych.

Dodatkowo funkcjonalność platformy LanDocs została znacznie rozszerzona dzięki dwóm komponentom:

„LanDocs: Interakcja” – komponent ten powstał jako rozwinięcie istniejącego komponentu LanDocs: Podsystem wymiany XML. Kolejna architektura wykorzystująca wtyczki pozwala elastycznie konfigurować logikę biznesową wymiany danych. Teraz w LanDocs możliwa jest płynna wymiana dokumentów i innych treści zarówno w obrębie przedsiębiorstwa o strukturze rozproszonej geograficznie, jak i pomiędzy całkowicie niezależnymi od siebie kontrahentami.

„LanDocs: Control Center” to modułowy komponent administracyjny. Łączy w sobie całą funkcjonalność wcześniej odrębnych narzędzi do konfiguracji i monitorowania systemu w jednym interfejsie użytkownika. Architektura umożliwi centralną konfigurację platformy w obrębie przedsiębiorstwa, w tym o strukturze rozproszonej geograficznie, a moduł LanDocs: Configuration Management upraszcza konfigurację wieloserwerowych konfiguracji serwerów treści.

2016

LanDocs wprowadził wersję klienta internetowego

W dniu 8 grudnia 2016 roku specjaliści z działu systemów zarządzania dokumentami ZAO LANIT przeprowadzili webinarium „Klient WEB LanDocs: zdalny dostęp do EDMS”, gdzie opowiedzieli o tym, jak zapewnić szybki dostęp do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, wykorzystując zdalne połączenie pracowników zajmujących się pracą biurową i zarządzaniem dokumentami, a jednocześnie zapewnić:

Dostęp do EDMS z komputerów, na których znajdują się różne systemy operacyjne(Windows, MacOS, Linux, w tym rosyjskie dystrybucje ALT Linux, Astra, Rosa, itp.) Dostęp z urządzeń mobilnych - telefonów i tabletów (iOS, Android, Tizen itp.)

EDMS LanDocs – w rejestrze oprogramowania krajowego

W listopadzie 2016 r. Rada Ekspertów ds. Oprogramowania Rosyjskiego głosowała za włączeniem platformy służącej do tworzenia korporacyjnych systemów zarządzania dokumentami i systemów zarządzania treścią (EDMS/ECM) LanDocs do ujednoliconego rejestru rosyjskiego oprogramowania. Stwierdzono, że LanDocs EDMS spełnia wymagania określone w paragrafie 5 zasad tworzenia i utrzymania jednolity rejestr Rosyjskie programy dla komputerów elektronicznych i baz danych, zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 1236 „W sprawie ustanowienia zakazu przyjmowania oprogramowania pochodzącego z obce kraje, w celu udzielania zamówień publicznych i potrzeby miejskie„Z dnia 16 listopada 2015 r.

2010: Opis LanDocs

Zastosowana metodologia wdrożenia LanDocs pozwala przedsiębiorstwom opanować nowoczesne metody organizacji pracy biurowej, racjonalizować i optymalizować procedury pracy z dokumentami. Od lipca 2010 roku system technologicznie realizuje ewidencję różnego rodzaju dokumentów, ich dystrybucję do wykonawców, kontrolę przepływu i realizacji dokumentów, zarządzanie przechowywaniem dokumentów elektronicznych, integrację z aplikacjami biurowymi, pocztą elektroniczną, ograniczenie dostęp użytkowników do danych, podpisywanie dokumentów podpisem cyfrowym oraz stosowanie szyfrowania w celu ochrony informacji.

Produkt umożliwia organizację pracy użytkowników na kilka sposobów: poprzez wyspecjalizowaną aplikację kliencką, poprzez przeglądarkę internetową, poprzez klienta wbudowanego w MS Outlook lub Lotus Notes. System udostępnia także zestaw narzędzi pozwalających zintegrować funkcjonalność zarządzania dokumentami z korporacyjnymi systemami informatycznymi.

LanDocs istnieje na rynku rozwiązań automatyzujących pracę z dokumentami od 1997 roku. Certyfikat zgodności z rosyjskimi normami państwowymi GOST R nr ROSS RU.ME20.N01957. Funkcjonalność odpowiada potrzebom dużych, hierarchicznych struktur organizacyjnych w zakresie automatyzacji obsługi dokumentacji dla kadry zarządzającej. Dla małych firm i do celów edukacyjnych wydawany jest produkt LanDocs:SMB - uproszczona wersja z wieloma ustawieniami wstępnymi. LanDocs korzysta z jednego z dwóch dostępnych na rynku systemów DBMS (do wyboru klienta): Oracle lub MS SQL Server.

Jako platforma programowa specjalizująca się w rozwiązywaniu problemów ECM/EDMS, LanDocs pozwala na budowę pełnej gamy systemów elektronicznego zarządzania dokumentami - od najprostszych po bardzo złożone systemy. Połączenie funkcjonalności z otwartością pozwala w trakcie wdrożenia dostosować stworzony system do ram regulacyjnych i praktyki pracy z dokumentami konkretnego przedsiębiorstwa, działu czy instytucji. Osiągnięto wysoki poziom skalowalności rozwiązań: w obieg dokumentów można włączyć zarówno użytkowników głównej sieci komputerowej biura, jak i pracowników oddziałów zdalnych. Platforma zawiera oprogramowanie o wysokim stopniu gotowości - automatyzacja standardowych, szeroko rozpowszechnionych procesów biznesowych sprowadza się do ustawień platformy i z reguły nie wymaga programowania. Oprócz tego LanDocs udostępnia rozbudowane narzędzia, za pomocą których można zautomatyzować procesy biznesowe specyficzne dla danego przedsiębiorstwa lub obszaru tematycznego.

Praktyka projektowa wdrażania systemu obejmuje dziesiątki wdrożeń zarówno standardowych, jak i tematycznych procesów biznesowych dokumentów w agencje rządowe, spółki zarządzające i spółki operacyjne w sektorach bankowym, telekomunikacyjnym, energetycznym i rolno-przemysłowym, w przedsiębiorstwach przemysłu obronnego, budowie maszyn i produkcji instrumentów.

Główne funkcje LanDocs

• Rejestracja dokumentów
• Zarządzanie przechowywaniem dokumentów, integracja z aplikacjami biurowymi
• Dystrybucja dokumentów
• Organizowanie współpracy z dokumentami
• Regulacja dostępu do dokumentów i funkcji systemu
• Śledzenie powiązań dokumentów między dokumentami, tworzenie folderów o złożonej strukturze
• Nawigacja i wyszukiwanie dokumentów
• Zarządzanie wersjami
• Wymiana dokumentów i wiadomości, wysyłanie zadań do realizacji
• Monitorowanie realizacji dokumentów i zadań
• Praca w trybie zastępczego executora
• Raportowanie przepływu dokumentów
• Zarządzanie danymi katalogu systemowego, konfigurowanie typów dokumentów i komunikatów
• Dostosowanie do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
• Konfigurowanie etapów przepływu dokumentów specyficznych dla konkretnej organizacji
• Geograficznie rozproszony obieg dokumentów
• Skanowanie dokumentów papierowych. Praca z obrazami dokumentów (Imaging)
• Masowe skanowanie i rejestracja dokumentów
• Archiwizacja dokumentów, wspieranie funkcji archiwum korporacyjnego
• Automatyzacja działań archiwum wydziałowego
• Integracja z zewnętrznymi aplikacjami Windows
• Pracuj przez Internet
• Integracja poczty elektronicznej
• Zapewnienie bezpieczeństwa informacji
• Podpis elektroniczny i szyfrowanie dokumentów i zadań

Zakresem systemu LanDocs jest automatyzacja pracy biura oraz tworzenie korporacyjnych archiwów dokumentów elektronicznych. Celem wdrożenia systemu jest stworzenie w obiekcie automatyki nowoczesnego, ujednoliconego środowiska systemowo-technicznego wspomagającego zbiorową pracę personelu z dokumentami elektronicznymi, zapewniając przy obecności odpowiedniego oprogramowania systemowego i sprawdzonej technologii pracy z systemem automatyzację z następujących obszarów pracy biurowej:

· utworzenie i utrzymanie scentralizowanej, strukturalnej bazy danych informacji o dokumentach z dostępem dla wielu użytkowników;

· tworzenie i utrzymywanie scentralizowanych repozytoriów dokumentów elektronicznych (archiwów operacyjnych i długoterminowych) oraz praca z tekstami dokumentów elektronicznych;

· rozliczanie operacji biurowych i prowadzenie historii pracy z dokumentem;

· automatyczne wyszukiwanie według szczegółów dokumentu i tekstu dokumentu;

· zapewnienie ograniczenia dostępu użytkowników do prawa funkcjonalne i prawa do dokumentów;

· podpisywanie dokumentów elektronicznych elektronicznym podpisem cyfrowym;

· integracja z firmową pocztą elektroniczną.

Korzystanie z systemu wiąże się z wykorzystaniem technologii do pracy z dokumentami w zautomatyzowanym środowisku pracy biurowej, dlatego też terminy użyte w tej instrukcji mogą nie zawsze w pełni pokrywać się koncepcyjnie z koncepcją tradycyjnej („papierowej”) pracy biurowej.

Struktura oprogramowania linii LanDocs

Oprogramowanie z linii LanDocs przeznaczone jest do kompleksowej automatyzacji procesów pracy biurowej i prowadzenia archiwum dokumentów elektronicznych w organizacjach różnej wielkości i przynależność branżowa. Produkty z rodziny LanDocs pozwalają na włączenie w zautomatyzowany obieg pracy biurowej nie tylko użytkowników podłączonych do lokalnej sieci komputerowej, ale także użytkowników oddalonych geograficznie – zapewniając możliwość wykonywania pracy biurowej i dostępu do dokumentów z wykorzystaniem infrastruktury Internet/Intranet oraz e- systemy pocztowe. Funkcjonalność i kompozycja modułów systemu ma na celu zapewnienie pełnoprawnej pracy z dokumentami elektronicznymi, funkcjonalnie zbliżonej do pracy z dokumentami papierowymi.

System LanDocs jest kombinacją następujących produktów programowych:

LanDocs: PROCES PRZYPADKU. Podstawowy system automatyzacja procesów pracy biurowej i prowadzenie archiwum dokumentów elektronicznych. Zrealizowany w architekturze klient-serwer opartej o przemysłowy system DBMS, działa w lokalnej sieci komputerów osobistych z systemem Windows 95/98/NT 2000. Dostarczany do współpracy z Oracle DBMS i MS SQL Server. Wyposażony w udokumentowany interfejs OLE do osadzania usług zarządzania Dokumenty LanDocs w aplikacjach Windows innych firm.

LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW. Oprogramowanie serwerowe dla zarządzanie scentralizowane przechowywanie zawartości dokumentów (plików dokumentów) w archiwum elektronicznym. Współpracuje z systemem LanDocs: CLASSWORK i wspiera operacje odczytu, zapisu, usuwania, przesyłania plików dokumentów w celu długoterminowego przechowywania oraz rejestrowania wszystkich tych operacji na wyspecjalizowanym serwerze pracującym pod kontrolą systemu Windows NT 4.0/2000.

Opcja wyszukiwania pełnotekstowego LanDocs: SERWER DOKUMENTÓW zapewnia możliwość przeszukiwania tekstów dokumentów za pomocą analizy morfologicznej.

Obraz LAN: SKANOWANIE I WIZUALIZACJA OBRAZÓW. System do skanowania dokumentów papierowych i pracy z obrazami dokumentów (elektroniczne obrazy dokumentów papierowych). Pozwala wygodnie pracować z elektronicznymi kopiami dokumentów papierowych, przechodzić do żądanej strony, wyświetlać obraz w różnych skalach, badać szczegóły w trybie „szkła powiększającego”, przesuwać, usuwać plamy z obrazu i wiele więcej.

LanDocs: DOSTĘP DO INTERNETU. Specjalistyczny serwer WWW umożliwiający dostęp do danych z systemu automatyki biurowej oraz korporacyjnego archiwum dokumentów elektronicznych poprzez Internet. Umożliwia rejestrację, wyszukiwanie, wysyłanie i inne operacje na dokumentach przy użyciu standardowej przeglądarki internetowej (Internet Explorer, Netscape Navigator) jako klienta niezależnego od platformy.

LanDocs: SERWER POCZTOWY. Specjalistyczne oprogramowanie serwerowe, które działa jako brama do systemu poczty elektronicznej zgodnego z MAPI. Zapewnia możliwość wysyłania wiadomości, zadań i dokumentów z systemu LanDocs do wykonawców nie posiadających oprogramowania systemu LanDocs: PROCES BIUROWY.

KLIENT POCZTY LanDocs. Oprogramowanie klienckie działające w MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Zapewnij użytkownikowi możliwość otrzymywania zadań i dokumentów z bazy LanDocs oraz raportowania z wykonania zadań w trakcie pobytu skrzynka pocztowa MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: PODSYSTEM BEZPIECZEŃSTWA. Podsystem bezpieczeństwa w systemie LanDocs ma za zadanie chronić informacje drogą elektroniczną podpis cyfrowy i szyfrowanie. Podsystem bezpieczeństwa obejmuje Security Server i części klienckie aplikacji użytkownika LanDocs. Security Server realizuje funkcje Centrum Certyfikacji, które zapewnia wydawanie certyfikatów klucza publicznego na podstawie żądań użytkowników oraz organizację dostępu użytkowników online do bazy certyfikatów (format certyfikatu zgodny z zaleceniami ITU-T.509). Część kliencka podsystemu umożliwia użytkownikowi podpisywanie dokumentów, wiadomości i innych kluczem osobistym obiekty informacyjne LanDocs, weryfikuj podpisy innych użytkowników. Zdarzenia związane z elektronicznym podpisem cyfrowym, szyfrowaniem, generacją klucza i wydaniem certyfikatu rejestrowane są w protokołach pracy podsystemu.

LanDocs: ROUTING. Narzędzie programowe rozszerzające możliwości LanDocs: CASE PROCESS do zarządzania procesami przetwarzania dokumentów. Modelowanie procesów przepływu dokumentów odbywa się w wygodny i wizualny sposób – poprzez budowę map graficznych. Mapa wyznacza trasę przemieszczania się wiadomości i dokumentu oraz określa warunki przejścia z jednego etapu przetwarzania do drugiego. Utworzona w ten sposób trasa służy do inicjowania ruchu dokumentu, a następnie kontrolowania trasy jego przemieszczania. Funkcje analityczne pozwalają uzyskać statyczne dane na temat rzeczywistych parametrów procesu.