Próbki wszystkich dokumentów w handlu. Dokumenty handlowe

- jest to szczególna działalność ludzi związana z realizacją czynności kupna i sprzedaży, reprezentująca zespół określonych operacji technologicznych i ekonomicznych, mających na celu obsługę procesu wymiany.

Społeczny podział pracy i oddzielenie kapitału handlowego od ogólnego kapitału przemysłowego uczyniły handel odrębną, niezależną gałęzią gospodarki.

Podstawowe funkcje handlowe:

• sprzedaż wyprodukowanych (towarów). Spełnienie tej funkcji stwarza ekonomiczny warunek reprodukcji całkowitego produktu społecznego i łączy produkcję z konsumpcją;
• dostarczanie dóbr konsumpcyjnych konsumentom. To poprzez handel następuje przestrzenny przepływ towarów od producentów do konsumentów, a w handlu kontynuowane są procesy produkcyjne w sferze obrotu (tj. transport, magazynowanie);
• utrzymanie równowagi pomiędzy podażą i popytem. Jednocześnie handel aktywnie wpływa na produkcję pod względem wielkości i asortymentu wytwarzanych towarów;
• redukcja sfery konsumpcji (kosztów zakupu towarów przez klienta) poprzez poprawę technologii sprzedaży, usług informacyjnych itp.;
• funkcje związane z realizacją marketingu, a mianowicie: badanie rynku, ustalanie cen, tworzenie usług serwisowych, rozwój produktu itp.

Istnienie globalnych przepływów towarów nie jest możliwe bez globalnych przepływów informacji. Informacje są wymieniane pomiędzy różnymi zainteresowanymi stronami, w tym władzami rządowymi i pośrednikami transportowymi. Wymiana informacji, tzw. dokumentacji handlowej, odbywa się w formie papierowej i elektronicznej.
Niniejsze dokumenty sprzedaży oraz zawarte w nich elementy danych podlegają krajowym i międzynarodowym przepisom dotyczącym zdrowia, ochrony konsumentów, bezpieczeństwa, podatków i dochodów oraz ochrony środowiska.

Przykłady dokumentacji sprzedażowej

Dokumenty handlowe można klasyfikować ze względu na obszary, w których są sporządzane. Przewodnik EKG ONZ do Rekomendacji nr 1 klasyfikuje dokumentację handlową następująco: dokumenty w zakresie operacji handlowych, dokumenty w obszarze płatności, dokumenty w obszarze transportu i usług pokrewnych, dokumenty w obszarze kontrola urzędowa.

Dokumenty handlowe

Dotyczy to dokumentów wymienianych pomiędzy uczestnikami handlu międzynarodowego w celu wymiany informacji o przebiegu przetargu, przesyłania propozycji i ofert oraz zawierania umów. Przykładami takich dokumentów są: oferty i wyceny, zamówienia, faktury proforma, awiza wysyłki.

Dokumenty branży płatniczej

Dotyczy to dokumentów wymienianych pomiędzy partnerami handlowymi a ich bankami oraz pomiędzy bankami w celu dokonywania płatności związanych z transakcjami handlowymi. Należą do nich na przykład faktury handlowe, awiza płatnicze do inkasa, wnioski o akredytywy dokumentowe, wnioski o wyciągi bankowe i gwarancje bankowe.

Dokumenty z zakresu transportu i usług pokrewnych

Są to wymogi dokumentacyjne dotyczące procedur transportowych, odnoszące się do relacji partnerów handlowych z przewoźnikami, tj. dokumenty związane z transportem, obsługą ładunku i ubezpieczeniem.
Są to dokumenty takie jak umowy przewozu (konosamenty, listy przewozowe), manifesty ładunkowe, faktury za fracht, zawiadomienia o przybyciu towaru, polisy ubezpieczeniowe czy kwity magazynowe.

Dokumenty z zakresu kontroli urzędowej

Dokumenty te przeznaczone są do celów kontroli towarów podczas eksportu, importu i tranzytu przez różne organy urzędowe. Należą do nich np. zgłoszenia towarów do celów celnych, świadectwa sanitarne i fitosanitarne, świadectwa kontroli i inspekcji, a także zgłoszenia towarów niebezpiecznych.

Funkcje dokumentów sprzedaży

Jak wspomniano powyżej, dokumenty handlowe mają różne pochodzenie, ale pełnią też różne funkcje. Mogą służyć jako dokumenty umowne, takie jak polisy ubezpieczeniowe, konosamenty i faktury handlowe. Jednocześnie dokumenty takie stanowią potwierdzenie informacji przekazanych w ramach innego formalnego postępowania. Dobrym przykładem jest tutaj faktura handlowa, która jest dokumentem niezbędnym do rozliczeń między kupującym a sprzedającym, ale jest także dokumentem, na podstawie którego organy celne klasyfikują i wyceniają towary, i który należy przedstawić organom celnym jako dokument potwierdzający na potrzeby odprawa celna towarów.

W przypadku stosowania ujednoliconych form dokumentacji list przewozowy sporządzany jest według formularza TORG-12. Formularz i instrukcja jego wypełnienia zostały zatwierdzone Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 1998 r. Nr 132. Formularz można pobrać na naszej stronie internetowej.

W razie potrzeby można wprowadzić do formularza dodatkowe pola, kolumny i szczegóły (patrz także Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20) lub skorzystać z samodzielnie opracowanego i zatwierdzonego formularza listu przewozowego (Część 4 art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ).

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule „Dokument podstawowy: wymagania dotyczące formy i konsekwencje jego naruszenia” .

Kiedy i dlaczego używany jest formularz TORG-12?

Ujednolicony formularz TORG-12 służy do rejestracji sprzedaży (wydania) pozycji magazynowych stronie trzeciej. Głównym zakresem dokumentu jest handel hurtowy.

Sprzedawca wystawia dowód dostawy. Dla niego jest to dokument, na podstawie którego odzwierciedla się umorzenie i sprzedaż towarów.

Dla kupującego faktura TORG-12 jest jednym z dokumentów potwierdzających nabycie pozycji magazynowych i stanowi podstawę ich kapitalizacji.

Jakie informacje zawiera dowód dostawy?

Zestaw sekcji ujednoliconego formularza TORG-12 jest następujący:

1. Informacje o uczestnikach dostawy (sprzedawca, nadawca, odbiorca, płatnik), w tym ich nazwiska, adresy, numery telefonów, dane bankowe oraz kody OKPO i OKVED.
2. Dane umowy, na podstawie której następuje dostawa oraz listu przewozowego.
3. Dane samego listu przewozowego – jego numer i data.
4. Informacje o produkcie: nazwa, jednostka miary, ilość, cena oraz koszt i podatek VAT naliczony kupującemu ( Przeczytaj o wypełnianiu faktury bez podatku VAT w materiale „Jak wypełnić dowód dostawy (TORG-12) podczas pracy bez podatku VAT (próbka)” ).
5. Informacje o załącznikach do faktury (np. certyfikaty, paszporty itp. dotyczące towarów).
6. Dokument kończy się fragmentem z licznymi podpisami. Po stronie sprzedającego podpisują go pracownik zatwierdzający wydanie ładunku, główny księgowy oraz pracownik bezpośrednio wydający ładunek. Z drugiej strony podpisy składają przedstawiciele kupującego i odbiorcy. W tym miejscu znajduje się także informacja o pełnomocnictwie, na podstawie którego przedstawiciel kupującego przyjmuje towar oraz wskazane są daty podpisania dokumentu przez strony.

Ujednolicony formularz TORG-12 przewiduje również umieszczanie pieczęci stron dostawy. Jednocześnie pieczęć nie jest obowiązkowym wymogiem dokumentu pierwotnego (art. 9 ustawy nr 402-FZ), dlatego organizacje, które oficjalnie zrezygnowały z pieczęci, nie mogą nią poświadczać faktury (patrz także pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 06.08.2015 nr 03-01 -10/45390).

Liczba egzemplarzy dowodu dostawy

Fakturę wystawia upoważniony pracownik organizacji sprzedającej w momencie wydania towaru w 2 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje u sprzedającego, drugi przechodzi na kupującego.

Elektroniczny list przewozowy TORG-12

Dokumenty pierwotne można przygotować nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej (część 5, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

Przeczytaj, jakiego podpisu należy używać w przypadku dokumentacji elektronicznej.

Dla elektronicznego listu przewozowego zatwierdzono format przesyłania za pośrednictwem TKS ( od 1 lipca 2017 r - zarządzenie Federalnej Służby Skarbowej nr ММВ-7-10/551@ z dnia 30 listopada 2015 r.), które umożliwia nie tylko ustanowienie elektronicznej wymiany faktur z kontrahentami, ale także składanie faktur drogą elektroniczną na żądanie organów podatkowych.

Próbka wypełnienia ujednoliconego formularza TORG-12

Próbkę wypełnienia ujednoliconego formularza TORG-12 można również zobaczyć i pobrać na naszej stronie internetowej.

Wyniki

Ujednolicony formularz TORG-12 jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego sprzedawca sprzedaje towar i przybywa kupujący. Formularz wystawiany jest w 2 egzemplarzach: po 1 dla każdej ze stron transakcji lub przesyłany drogą elektroniczną do kupującego, pod warunkiem jego poświadczenia elektronicznym podpisem cyfrowym.

Dokumenty regulacyjne regulujące procedurę przyjmowania, przechowywania i wydawania produktów:

I. Instrukcja dotycząca trybu przyjmowania ilościowego wyrobów produkcyjnych, technicznych i dóbr konsumpcyjnych.

2. Instrukcje dotyczące postępowania w zakresie odbioru jakościowego wyrobów przemysłowych, technicznych i towarów konsumpcyjnych.

3. Książka produktu.

4. Wniosek-zamówienie.

5. Umowa dostawy.

6. Dziennik zamówień Klienta.

7. Karta niezaspokojonego zapotrzebowania.

8. Podsumowanie arkusza selekcji dla selekcji złożonej.

9. Faktura.

10. Etykieta opakowania.

11. Dziennik przeniesienia produktów z magazynu na wyprawę.

12. Księga logów produktów oraz faktur przyjętych do wysyłki z magazynów i wysłanych do klientów.

13. List przewozowy.

14. Przepustka na wjazd (wyjazd) na (z) terytorium przedsiębiorstwa.

15. Wniosek o zezwolenie na transport drogowy.

16. Dziennik jazdy pojazdów mechanicznych.

17. Karta rozliczeniowa kontenera magazynowego.

18. Księga rejestracji dokumentów składanych przez osobę realizującą scentralizowaną dostawę i dostawę produktów.

19. Karta ewidencji realizacji umów dostaw.

20. Księga rozliczeń operacyjnych dostaw produktów do klientów.

DOKUMENTACJA TRANSPORTOWA

Uogólniony wykaz dokumentów towarzyszących ładunkowi:

· List przewozowy

· Faktura

· Certyfikat załadunku pojazdu

· Certyfikat jakości w przypadku towaru pochodzenia przemysłowego

· Certyfikat kwarantanny w przypadku towaru pochodzenia roślinnego

· Świadectwo pochodzenia

· Pełnomocnictwo do transportu

· Faktury

· Zestawienia zbiorcze (lista miejsc, jednostkowa lista produktów z numerami seryjnymi).

List przewozowy.- dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu, charakteryzujący przewożony ładunek, miejsce jego załadunku i rozładunku, długość trasy przewozu oraz zawierający oznaczenia nadawcy i odbiorcy.

Będąc głównym dokumentem przewozu towarów, list przewozowy służy również jako podstawa do:

Aby odpisać pozycje magazynowe od nadawcy;

Aby zarejestrować te pozycje zapasów u odbiorcy;

Rozliczanie prac transportowych i innych usług świadczonych przez przedsiębiorstwo transportowe na rzecz nadawców i odbiorców;

Dokonywanie rozliczeń pomiędzy firmą transportową a jej klientami za świadczone usługi.

Wykaz dokumentów osobistych, które musi posiadać kierowca wykonujący transport międzynarodowy:

1. Urzędowy paszport zagraniczny zawierający ważne wizy wjazdowe i wyjazdowe krajów, przez które odbywa się podróż.

2. Międzynarodowe zaświadczenie o prawie kierowania samochodem osobowym zgodnie z Konwencją o ruchu drogowym z dnia 8 listopada 1968 r.

3. Zaświadczenie o prawie do wywozu waluty obcej.

4. Polisa ubezpieczenia zdrowotnego.

Lista dokumentów samochodu, które musi posiadać kierowca wykonując transport międzynarodowy:

1. List przewozowy (formularz M-1).

2. Zaświadczenie o rejestracji pojazdu w Państwowej Inspekcji Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego zgodnie z Konwencją o ruchu drogowym z dnia 8 listopada 1968 r.

3. Świadectwa przydatności pojazdu do międzynarodowego przewozu towarów zgodnie z wymaganiami środowiskowymi i technicznymi.

4. Świadectwo dopuszczenia pojazdu do międzynarodowego przewozu towarów pod zamknięciami celnymi zgodnie z Konwencją TIR z dnia 14 listopada 1975 r.

5. Świadectwo przeglądu technicznego w policji drogowej.

6. Dokumenty dotyczące ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej właściciela pojazdu.

7. Zezwolenie na wykonywanie transportu drogowego na terytorium obcym (wydawane przez ASMAP lub kraj lokalizacji).

8. Karta licencyjna uprawniająca do wykonywania transportu międzynarodowego.

9. Świadectwo dopuszczenia pojazdu do przewozu towarów łatwo psujących się lub niebezpiecznych (jeśli jest przewożony).

10. Carneta de pass (gwarancja czasowego importu pojazdu do krajów Bliskiego i Środkowego Wschodu z późniejszym eksportem).

Certyfikat wydawany jest na każdą partię eksportowanego towaru, wysyłaną w ramach jednego dokumentu przewozowego (listu przewozowego).

Certyfikat jakości wydawany jest wyłącznie dla wyrobów przemysłowych i sporządzany jest w formie określonej lub określonej przez klienta.

Świadectwo pochodzenia to podpisana deklaracja deklarująca kraj pochodzenia produktu.

Lista dokumentów ładunkowych, które musi posiadać kierowca wykonując transport międzynarodowy:

1. Karnet TIR (karnet T1K).

2. List przewozowy (manifest ładunkowy CMR ze specyfikacjami, certyfikatami, paszportem sanitarnym i innymi dokumentami towarzyszącymi załączonymi przez nadawcę (świadectwo jakości, świadectwo kwarantanny, świadectwo weterynaryjne).

3. Zgłoszenie celne ładunku przygotowane przez nadawcę.

4. Certyfikat ubezpieczenia OC przewoźnika (kopia polisy ubezpieczeniowej).

Trzecia grupa dokumentów – dokumenty handlowe – to dokumenty określające charakterystykę kosztową, ilościową i jakościową produktu. Sprzedawca sporządza te dokumenty na papierze firmowym, a kupujący dokonuje za nie zapłaty.

Charakterystyka kosztowa towaru prezentowana jest na fakturze oraz fakturze pro forma.

Głównym rachunkiem rozliczeniowym jest rachunek komercyjny dokument. Zawiera obowiązek zapłaty przez kupującego określonej w nim kwoty zapłaty za dostarczony towar.

Na fakturze wskazana jest: cena za jednostkę towaru oraz łączna kwota faktury lub płatności; podstawowe warunki dostawy towarów; sposób i forma płatności, nazwa banku, w którym należy dokonać płatności; informacja o opłaceniu kosztów transportu (kiedy i przez kogo); informację o ubezpieczeniu (przez kogo jest ono opłacane) i wysokości składki ubezpieczeniowej (w przypadku dostaw na warunkach CIF).

Faktury wystawiane są oczywiście w dużej liczbie egzemplarzy (do 25), co wiąże się z pełnieniem przez faktury różnych funkcji. Faktura wymagana do przedłożenia w tych instytucjach:

Bank, który ma otrzymać płatność z tytułu tego zakupu;

Do firmy ubezpieczeniowej – w celu obliczenia składki ubezpieczeniowej za ubezpieczenie ładunku;

Władze monetarne krajów importera w przypadku ograniczeń walutowych – aby importer otrzymał walutę obcą;

Do organów celnych – w celu obliczenia cła;

Izba Handlowa lub inna organizacja – w celu wystawienia świadectwa pochodzenia towaru;

Organy rządowe – w celu uzyskania licencji eksportowo-importowych;

Firmie spedycyjnej przyjmującej ładunek do przewozu lub kolei – o wystawienie kolejowego listu przewozowego (za bezpieczeństwo ładunku odpowiada bowiem kolej);

Organy statystyczne – do prowadzenia statystyki handlu zagranicznego. Konta można podzielić w zależności od pełnionych przez nie funkcji na następujące typy:

Faktura;

Specyfikacja faktury;

Tymczasowa faktura;

Faktura proforma.

Faktura wydawane co do zasady po ostatecznym odbiorze towaru przez kupującego. Oprócz swojej głównej funkcji jako dokumentu wskazującego kwotę zapłaty za towar, faktura może pełnić funkcję faktury wysyłanej wraz z towarem. Na żądanie organów celnych w wielu krajach faktury wystawiane są na przepisowych formularzach i są one jednocześnie lub łączone ze świadectwami przejazdu towarów.

Specyfikacja faktury- łączy dane konta i specyfikacje. Zwykle wskazuje cenę za jednostkę towaru według rodzaju i gatunku, a także całkowity koszt całej przesyłki towaru. Wydawane w przypadku gdy partia zawiera inny asortyment towarów. Czasami nazywany określonym kontem.

Poprzednie konto wydawany jest w przypadkach, gdy odbiór towaru następuje na terenie kraju lub w przypadku dostaw częściowych. Zawiera informacje o ilości i koszcie przesyłki towaru i jest odpłatna. Po przyjęciu towaru lub dostarczeniu całej przesyłki, sprzedający wystawia fakturę, na podstawie której następuje płatność końcowa.

Faktura proforma- jest to dokument, który podobnie jak faktura zawiera informacje o cenie i koszcie przesyłki towaru, nie jest jednak dokumentem płatniczym, gdyż nie zawiera obowiązku zapłaty określonej w nim kwoty. Nie pełniąc głównej funkcji rachunku jako dokumentu płatniczego, faktura proforma pełni jednocześnie inne funkcje rachunku. Jeżeli faktura pro forma zawiera instrukcje dotyczące ceny każdego rodzaju lub odmiany towaru, nazywa się ją określoną fakturą pro forma. Fakturę pro forma można wystawić na towar, który został wysłany, ale nie został jeszcze sprzedany i odwrotnie. Najczęściej faktura proforma wystawiana jest w przypadku dostarczenia towaru w celach wysyłkowych, na wystawy, targi i aukcje. Faktura proforma wysyłana do odbiorcy może wskazywać kwotę, jaką właściciel towaru (nadawca) zamierza otrzymać oraz wydatki, jakie poniósł w związku z wysyłką towaru. Faktura pro forma może mieć także charakter kosztorysowy, za pomocą którego importer może zapoznać się z podstawowymi danymi o produkcie, który chce kupić, procedurą płatności, a także określić wysokość wydatków.

Charakterystyka ilościowa produktu jest podana w specyfikacji, dokumentacji technicznej i liście pakowania.

Specyfikacja zawiera zestawienie wszystkich rodzajów i odmian towarów wchodzących w skład danej partii, ze wskazaniem dla każdej lokalizacji, ilości i rodzaju towaru. Specyfikacja oczywiście uzupełnia fakturę na towary różnych typów i nazw.

Dokumentacja techniczna jest wymagana w przypadku dostawy sprzętu i technicznych dóbr trwałego użytku, aby zapewnić ich terminową instalację i prawidłowe działanie. Dokumentacja techniczna obejmuje: paszport, formularze i opisy produktów, instrukcje montażu i obsługi, różne schematy, rysunki, informacje o częściach zamiennych, narzędziach, akcesoriach itp. Wykaz niezbędnej dokumentacji technicznej jest zwykle zawarty w normach lub warunkach technicznych, które stanowią integralna część umowy. Dokumentację techniczną sporządza się w języku kraju kupującego lub w innym języku według wskazań kupującego. W przypadku towarów produkowanych masowo dokumentacja techniczna musi być sporządzona w sposób poligraficzny.

Lista pakowania zawiera wykaz wszystkich rodzajów i odmian towarów znajdujących się w każdym elemencie produktu (pudełko, pudełko, pojemnik) i jest zwykle niezbędna w przypadku, gdy w jednym opakowaniu znajdują się różne asortymenty towarów. List przewozowy umieszcza się w opakowaniu tak, aby kupujący mógł go łatwo odnaleźć lub umieszcza w specjalnej kieszonce na zewnątrz opakowania. Lista pakowania zawiera następujące dane: ilość każdej odmiany (ilość sztuk w opakowaniu), numer opakowania (miejsca). List przewozowy stanowi uzupełnienie faktury w przypadku, gdy wysyłana jest znaczna liczba pozycji lub gdy ilość, waga lub zawartość poszczególnych pozycji jest inna. Listę przewozową należy odróżnić od certyfikatu ładunku kontenera, który służy innym celom. Lista pakowania tarahunok-faktury ma prawie tę samą zawartość, jedyną różnicą jest to, że ceny nie są wskazane na liście pakowania. Lista pakowania może mieć formę listy kompletacyjnej. Lista pobrania zwykle zawiera listę części, komponentów i zespołów całej maszyny, zapakowanych w kilku lokalizacjach wysyłki, wraz z opisem zawartości każdej lokalizacji. Lista kompletacyjna wyznaczana jest w formie ułamka, którego licznik wskazuje numer seryjny, a mianownik wskazuje liczbę miejsc w danej partii. Tworzona jest lista kompletacyjna do akceptacji przez producenta do wysyłki całej partii towaru.

Charakterystyka jakościowa produktu jest podana w certyfikacie jakości, gwarancji, protokole z badań i zezwoleniu na wysyłkę.

Certyfikat jakości to certyfikat potwierdzający jakość faktycznie dostarczonego towaru i jego zgodność z warunkami umowy. Podaje charakterystykę produktu lub potwierdza, że ​​jakość produktu odpowiada określonym normom lub warunkom technicznym zamówienia. Certyfikat jakości wydawany jest przez odpowiednie kompetentne organizacje, organy rządowe, izby handlowe, specjalne laboratoria zarówno w kraju eksportera, jak i kraju importera. Czasami strony zgadzają się na dostarczenie zaświadczeń z różnych instytucji kontrolno-weryfikacyjnych, instytutów, izb miar i wag oraz innych organizacji. Certyfikat jakości może zostać wydany (zgodnie z warunkami umowy) przez producenta.

Zobowiązanie gwarancyjne lub list gwarancyjny to dokument potwierdzający zgodność dostarczonego towaru (najczęściej sprzętu) z warunkami umowy. Może także zawierać gwarancję dostawcy dotyczącą nieprzerwanej pracy sprzętu pod warunkiem przestrzegania przez kupującego zasad eksploatacji.

Protokół z badań sporządzany jest po przeprowadzeniu przez sprzedawcę wraz z przedstawicielem kupującego (inspektorem lub syndykiem) pełnych badań w ustalonym dniu i godzinie w siedzibie sprzedającego. Protokół z badań, czasami nazywany certyfikatem, zawiera szczegółowe zestawienie wyników badań wskazujące na zgodność produktu z warunkami zamówienia. Raport z testów wysyłany jest do klienta natychmiast po przeprowadzeniu testów. Zwykle na podstawie protokołu z badań strony podpisują protokół odbioru.

Zezwolenie na wysyłkę wydawane jest przez przedstawiciela kupującego po przeprowadzeniu testów akceptacyjnych sprzętu u dostawcy w celu stwierdzenia zgodności towaru z warunkami zamówienia. Zezwolenie na wysyłkę zawiera datę realizacji zamówienia, datę zakończenia, informacje o testach oraz oświadczenie, że przedmiot może zostać wysłany do określonego kraju zgodnie z instrukcjami przedstawiciela kupującego.