Przykład prowadzenia dziennika zamówień na działalność podstawową. Dziennik do rejestracji zleceń na działalność podstawową: które zlecenia rejestrować i dlaczego? Rejestrowanie danych

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wiąże się przede wszystkim z dużą odpowiedzialnością. Wraz z tym gromadzenie, analizowanie i rejestrowanie dokumentacji o charakterze porządkowym wymaga zwiększonej koncentracji i ścisłego przestrzegania prawa. Dzienniki związane z pracą personelu stanowią zasadniczo podstawę wszelkiego zarządzania dokumentacją kadrową.

Drodzy czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

W tym zakresie wyznaczone czasopisma mogą podlegać systematycznym kontrolom różnych organów regulacyjnych. Ponadto prawidłowe wykonanie dokumentacji personalnej ma bezpośredni wpływ na jej znaczenie prawne, a także osobiście wpływa na każdego pracownika organizacji. Można powiedzieć, że dopóki dokument nie zostanie odpowiednio zarejestrowany, tak naprawdę nie istnieje.

Słowo legislacyjne

Z reguły pracownicy personelu sporządzają kilka różnych dzienników, w których rejestrują zamówienia różnego typu. Na przykład jeden dziennik może zawierać zamówienia wyłącznie dla personelu. Inny dziennik może wyświetlać zamówienia na działalność przedsiębiorstwa. Istnieje również praktyka rejestrowania dzienników tylko w przypadku urlopów lub zwolnień.

Ogólnie przyjęta forma dziennika zamówień zawiera wszystkie kluczowe kolumny w praktyce personalnej.

Mogą istnieć puste kolumny jako kolumny rezerwowe, które w razie potrzeby zostaną wypełnione przez osoby odpowiedzialne według własnego uznania

Nie ma jednej formy dziennika rejestrowania zleceń, która byłaby dopuszczona przez prawo.

W zależności od aktualnej sytuacji pracodawcy, oprócz ogólnie przyjętych kolumn, mają prawo dodać dodatkowe kolumny.

Na przykład „F.I.O. lub stanowisko pracownika, dla którego wydano zlecenie”, „kto poświadcza zlecenie”, „podstawa zamówienia”, „numer personalny pracownika”, „wykonawca zlecenia”, „gdzie zlecenie jest przesyłany”, „stanowisko i imię i nazwisko. osobę, która dokonała odpowiedniego wpisu.”

Polityka regulacyjna

Zgodnie z zarządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 zatwierdzono Wykaz dokumentów powstających w toku działalności przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych przepisów tego aktu prawnego jest ustalenie okresów przechowywania. Tym samym w odniesieniu do dzienników pokładowych, które są związane z dokumentacją administracyjną dotyczącą personelu, przewidziano dwa różne okresy: 5 i 75 lat. Kolejność numeracji zamówień nie jest przewidziana przepisami prawa ani Wykazem.

Natomiast zgodnie ze Standardową Instrukcją Pracy Biurowej, zatwierdzoną zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 27 listopada 2000 r. nr 68, zamówienia numeruje się sekwencyjnie, ale w ciągu roku kalendarzowego. Dodatkowo w instrukcji wskazano na potrzebę odrębnej numeracji zleceń dla czynności podstawowych oraz zleceń dla personelu pracującego.

Czy konieczne jest prowadzenie?

Jak już wspomniano, zarządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 zatwierdzono okres przechowywania dzienników ewidencyjnych związanych z dokumentacją administracyjną.

Wynika z tego, że prowadzenie dzienników pokładowych jest obowiązkowe.

A co powiesz na formę elektroniczną?

Ustawodawstwo nie zawiera przepisów dotyczących obowiązkowego prowadzenia czasopism w formie papierowej, w tym specjalnych warunków ich rejestracji. Warunki specjalne oznaczają numerację, certyfikację pieczęcią i oprawę czasopism.

Z tego względu dopuszczalne jest prowadzenie dziennika rejestracyjnego w formie elektronicznej.

Ponadto, jeśli zgodnie z procedurą numery zamówień są przydzielane automatycznie podczas ich tworzenia w programie 1C, wówczas prowadzenie takiego dziennika w formie papierowej nie jest konieczne.

Rodzaje dzienników zamówień z próbkami

• Obecnie różne działy HR korzystają z następujących form dzienników:
• W recepcji, transferze, obliczaniu personelu.
• O udzielaniu urlopów.
• O podróżach pracowniczych.

O nagrodach i sankcjach dyscyplinarnych.

Przykładowy dziennik do rejestracji zamówień na zatrudnienie:

Metodologia

• Organizacja obiegu dokumentów, czyli optymalne przemieszczanie przygotowanej dokumentacji wewnątrz przedsiębiorstwa.
• Dokumentacja działalności gospodarczej i administracyjnej.
• Zapewnienie zachowania dokumentacji.

Standardowa procedura przygotowywania dokumentów wymaga udziału wielu pracowników przedsiębiorstwa. Praca biurowa i jej organizacja leży w gestii obsługi pracy biurowej. Ponadto nazwa ta jest warunkowa i w zależności od wielkości przedsiębiorstwa lub przypisanych mu funkcji może to być dział ogólny lub biuro.

W małych organizacjach tę funkcję zwykle przypisuje się sekretarzowi. Na początkowym etapie konieczne jest ustalenie jednolitych zasad pracy z dokumentacją. Aby rozwiązać ten problem, doskonałym rozwiązaniem byłoby uwzględnienie ich w instrukcjach. Nie zapominajmy, że współczesna praca biurowa jest w dużej mierze determinowana przez samo przedsiębiorstwo, natomiast regulacje mają raczej charakter rekomendacyjny.

Dlatego też, aby nawiązać pracę biurową, konieczne jest opracowanie dwóch podstawowych dokumentów:

1. Instrukcje pracy biurowej. Określony akt lokalny powinien odzwierciedlać wszystkie wewnętrzne zasady organizacyjne dotyczące pracy i postępowania z dokumentacją. Jeżeli przedsiębiorstwo nie ustaliło jeszcze własnych zasad prowadzenia prac biurowych lub opracowanie instrukcji na tym etapie wydaje się niewłaściwe, wówczas można tymczasowo skorzystać z odpowiednich przepisów.
2. Nomenklatura przypadków. Określony systematyczny wykaz dokumentów przedstawia ich rozliczenie według okresów przechowywania i służy do późniejszego przekazania do archiwum lub zniszczenia.

Obejrzyj film o tworzeniu instrukcji pracy biurowej:

Należy zauważyć, że wszystkie zamówienia dotyczące personelu są rejestrowane w dzienniku. Na stronie tytułowej czasopisma zapisywany jest pełny tytuł dokumentu. Należy zauważyć, że imię i nazwisko jest pisane wielkimi literami. Następnie wskazana jest nazwa firmy.

W dużych organizacjach lepiej jest tworzyć liczbę czasopism proporcjonalną do liczby odpowiednich służb lub działów.

Na stronie tytułowej wskazano także datę faktycznego wykonania dokumentu. Magazyn jest numerowany i zszywany, po czym opatrzony jest podpisem dyrektora i pieczęcią przedsiębiorstwa. W idealnym przypadku dziennik rejestracyjny będzie opieczętowany pieczęcią z numerem. Ale w tym przypadku jego numer musi zostać wpisany do dziennika, w przeciwnym razie bez tego nie można uznać dziennika za zapieczętowany.

Osoby odpowiedzialne

W odniesieniu do głównej działalności przedsiębiorstwa zamówienia w imieniu dyrektora sporządzają kierownicy działów oddziałów. Jeśli pojawia się pytanie dotyczące rozwiązania złożonego problemu, menedżer może utworzyć specjalną komisję, która będzie składać się ze specjalistów multidyscyplinarnych. Ponieważ jednak zadania mają charakter nie tylko podstawowy, ale także operacyjny, zamówienia muszą być klasyfikowane.

Możesz zaoferować tę opcję:

1. Zamówienia na działalność podstawową. Polecenia takie wydawane są w ramach realizacji zadań organizacyjnych.
2. Zarządzenia dotyczące czynności administracyjnych.

Zamówienia w powyższych obszarach podlegają odrębnej rejestracji. Innymi słowy, konieczne jest oddzielne przechowywanie tej dokumentacji. Wynika to z faktu, że okres przechowywania dokumentacji związanej z zadaniami administracyjnymi wynosi 5 lat. Natomiast dokumenty dotyczące głównych działań należy przechowywać trwale. Dziennik ewidencyjny należy do kategorii dokumentów przeznaczonych wyłącznie do użytku wewnętrznego.

Procedura zapoznania się z dziennikiem rejestracyjnym odbywa się wyłącznie w obecności osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie. Ponadto logi powinny być na bieżąco przekazywane kierownikowi działu. Jest to niezbędne do weryfikacji podjętych decyzji, a także oceny pracy personelu działu.

W okresie rejestracji dziennik rejestracji prowadzi osoba odpowiedzialna za jego prowadzenie. W przypadku wyczerpania się czasopisma, na stronie tytułowej umieszcza się o tym informację.

Obowiązkowe kolumny

Jak wspomniano wcześniej, nie ma prawnie zatwierdzonej formy dziennika pokładowego, która pozwalałaby organizacji na samodzielne jego opracowywanie. Dlatego dopuszczalne jest korzystanie z wykresów zalecanych przez ekspertów.

Zwłaszcza:

• nr (numer ewidencyjny),
• data zamówienia;
• numer zamówienia;
• rodzaj zamówienia, jego krótka treść;
• Pełne imię i nazwisko pracownik;
• numer personelu;
• podstawą do wydania zamówienia.

Dodatkowe kolumny obejmują w szczególności:

• kto podpisał zamówienie,
• kto jest wykonawcą zamówienia;
• gdzie zamówienie zostało wysłane;
• potwierdzenie odbioru (podpis, data);
• informacja o skierowaniu do sprawy;
• stanowisko, imię i nazwisko osoba dokonująca wpisu (rejestrująca zlecenie);
• notatka.

Zdarza się, że w dzienniku nie ma kolumny „Notatka”. W takim przypadku należy sporządzić notatkę podobną do tej wyświetlanej w zeszycie ćwiczeń („wpis nr ___ w kolumnie nr ___ jest nieprawidłowy”), a następnie wskazać nowe dane.

Przykład wypełnienia

Spójrzmy na próbkę wypełnienia głównej sekcji dziennika na przykładzie zamówień dla personelu:

Okres przydatności do spożycia

Przypomnijmy, że na mocy zarządzenia Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 okres przechowywania dziennika rejestracyjnego ustala się na 75 lat.

Ten typ dziennika zazwyczaj wyświetla następujące zamówienia:

• o zatrudnianiu;
• o tłumaczeniu;
• o obowiązku;
• o płacach;
• o łączeniu zawodów;
• o zwolnieniu pracownika;
• o zaawansowanym szkoleniu;
• w sprawie zachęt pracowniczych;
• o wszystkich rodzajach wakacji;
• o zmianie nazwiska pracownika;
• o długich podróżach służbowych.

Inny dziennik pokładowy, którego okres przechowywania wynosi 5 lat, zazwyczaj zawiera następujące polecenia:

Z uwagi na to, że dziennik ewidencyjny jest zszyty i ponumerowany, po czym zostaje podpisany przez dyrektora i opieczętowany pieczęcią przedsiębiorstwa, wykluczone jest retroaktywne wprowadzenie zlecenia do takiego dziennika. Jednak, jak pokazuje praktyka, powstają różne sytuacje, których rozwiązanie często leży w interesie obu stron, czyli pracodawcy i pracownika przedsiębiorstwa. Na tej podstawie czasami dochodzi do wymuszonego naruszenia procedury rejestracyjnej.

Rozważmy kilka możliwych opcji.

1. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma dalszej rejestracji zamówień, zamówienie można złożyć z mocą wsteczną.
2. Jeśli firma ma dalszą rejestrację, możesz sporządzić notatkę skierowaną do menedżera, wyjaśniając powody i zarejestrować zamówienie z aktualną datą. Druga opcja jest dobra, ponieważ w przypadku audytu nota wyjaśniająca uzasadni obecną sytuację organom regulacyjnym. Zatem w przypadku konieczności złożenia zlecenia w „okresie przeszłym” w praktyce stosuje się złożenie zlecenia w ramach ułamka (11/1-P) lub innego indeksu.

Litera alfabetu indeksu porządkowego nie ma znaczenia prawnego. Ale jego użycie upraszcza pracę oficera personalnego. Ponadto w przypadku ewentualnego zapotrzebowania organów regulacyjnych na zamówienia wydane przez przedsiębiorstwo pożądane jest, aby daty wydania zamówień pokrywały się z rzeczywistymi wydarzeniami. Takie podejście pozwoli uniknąć zwiększonego zainteresowania ze strony urzędników przeprowadzających inspekcję.

Dziennik rejestracji zamówień na główne działania- jest to dziennik, w którym rejestrowane są zamówienia na podstawowe działania oraz rejestrowany jest przepływ zamówień w organizacji.

Zasady wypełniania dziennika rejestracji zleceń na działalność podstawową

Przepływ dokumentów wewnętrznych (zamówień) na etapie ich przygotowania i realizacji jest równoznaczny z przepływem dokumentów wysłanych, a na etapie realizacji – dokumentów przychodzących.

Projekty zamówień po przygotowaniu i koordynacji z zainteresowanymi działami i urzędnikami przekazywane są do działu prawnego w celu sprawdzenia zgodności treści dokumentu z obowiązującymi przepisami, a następnie do sekretariatu, gdzie monitorowana jest prawidłowość ich wykonania.

Zrealizowane zamówienia przekazywane są do podpisu kierownikowi organizacji zgodnie z ustalonym podziałem obowiązków. Podpisane zamówienia organizacji dotyczące jej głównych działań są rejestrowane w sekretariacie w rejestrze zamówień (patrz dodatek).

Numer rejestracyjny– oznaczenie cyfrowe i/lub literowe nadane dokumentowi podczas jego rejestracji. Numer rejestracyjny dokumentu (zamówienia) jest numerem seryjnym w ciągu roku kalendarzowego i jest zapisywany w dzienniku w kolumnie 1. Kopie dokumentów administracyjnych (zamówień) podpisane przez kierowników są obowiązkowo przesyłane do jednostek strukturalnych odpowiedzialnych za rozważane kwestie lub na które zwrócono uwagę wszystkich organizacji pracowniczych.

Data dokumentu (zamówienia) to numer w momencie podpisania go przez kierownika lub osobę upoważnioną. Datę wpisuje się w kolumnie 2 (patrz dodatek).

Krótka treść zamówienia lub jego tytuł, wpisany na początku treści postanowienia, wpisuje się do dziennika w kolumnie 3 (patrz załącznik).

Pełną nazwę wpisuje się w kolumnie 4. oraz wskazane jest stanowisko osoby odpowiedzialnej za wykonanie zamówienia.

W czasopiśmie kolumna 5 notatka możesz wskazać indeks sprawy, w której złożono postanowienie (zgodnie z nomenklaturą spraw). Oryginały zarządzeń w sprawach zasadniczych przechowuje sekretarz, a kopie składa się do akt w komórce strukturalnej właściwej dla rozpatrywanych spraw.

Rejestr zamówień pozwala usystematyzować obieg dokumentów w organizacji, co ułatwia przechodzenie kontroli GIT. Dowiedz się jak go zaprojektować, pobierz przykładowe magazyny

Przeczytaj w tym artykule:

Zasady prowadzenia dziennika zamówień

Działalność każdej organizacji wiąże się z generowaniem dużej liczby dokumentów, w tym zamówień, które należy przechowywać przez 5 lub 75 lat. Z tego powodu muszą istnieć dwa dzienniki zamówień, które można prowadzić również w formie elektronicznej. W drugim przypadku należy zadbać o kopię zapasową danych, aby dokumenty nie zaginęły w wyniku awarii.

Nie ma znaczenia, w jaki sposób zamówienia są rejestrowane w organizacji (elektronicznie czy w formie papierowej), konieczne jest przestrzeganie ogólnych zasad rejestracji czasopism. Pomoże to w przyszłości uniknąć niepotrzebnych pytań podczas kontroli i szybko odnaleźć niezbędne zapisy czy dokumenty.

Księga zamówień: przykładowy projekt

• na stronie tytułowej widnieje pełna nazwa dokumentu oraz data jego wykonania;
• poniżej podaj nazwę firmy lub jednostki strukturalnej organizacji;
• magazyn jest numerowany, zszywany, opieczętowany osobistymi podpisami kierowników przedsiębiorstwa i opatrzony pieczęcią, jeśli jest używana;
• W celu zabezpieczenia przed fałszerstwem dziennik rejestracyjny jest opieczętowany.

Gdy opcjonalny dziennik pokładowy uprości Twoją pracę i uratuje Cię przed karą

Istnieje pięć obowiązkowych dzienników pokładowych, pozostałe są dobrowolne. Ale nawet jeśli nie chcesz „robić dodatkowych formalności”, nie spiesz się z rezygnacją z nich – przeczytaj artykuł w magazynie HR Directory. Eksperci zbadali w nim pięć sytuacji, w których takie czasopisma pomagają funkcjonariuszowi personalnemu udowodnić swoją sprawę w sądzie i uchronić się przed wysoką grzywną.

Dziennik zamówień zawiera kilka kolumn:

• druga kolumna służy do zapisania danych osobowych (stanowisko osoby odpowiedzialnej, imię i nazwisko);
• trzeci dotyczy numerów porządkowych. Wskazane jest również kody literowe: „LS” (personel), „OD” (główna działalność), „O” (wakacje);
• w czwartej kolumnie księgi zamówień odzwierciedlone są daty dokumentów;
• w piątym podaj dane pracownika, dla którego wydano polecenie, a także jego stanowisko;
• w szóstej znajduje się podsumowanie;
• w siódmym - podpis osoby odpowiedzialnej.

Dziennik do rejestracji zamówień personelu można wypełnić w innej kolejności, ponieważ zależy to wyłącznie od formy użytej książki.

Dokument można opracować samodzielnie, a organizacja ma również prawo skorzystać ze standardowego szablonu. Najważniejsze jest to, że zawiera kolumny obowiązkowe i pomocnicze.

W niektórych przypadkach w dokumencie nie ma osobnej linii „Notatki”. Jeżeli wpis zostanie dokonany błędnie, dokonuje się adnotacji, jak w książeczkach pracy pracowników. Na przykład: „Nr rekordu jest nieprawidłowy”. W takim przypadku poniżej należy wskazać właściwy wpis i go podpisać. Jeżeli organizacja korzysta z pieczęci, wówczas poprawki są przez nią certyfikowane.

Dziennik zapisów poleceń dla personelu musi być wypełniony wyraźnie i bez skreśleń. Zabronione jest skreślanie wpisów, przekreślanie liter, a także podejmowanie prób usuwania informacji środkami korygującymi. Niedopuszczalne jest posiadanie stron nienumerowanych. Księga zamówień dla personelu wypełniona jest wyłącznie tekstem ciągłym.

Jak utworzyć dziennik zamówień

Organizacje, a w szczególności firmy komercyjne, mogą korzystać z dowolnego formularza dziennika zamówień, jednak sposób prowadzenia księgi musi być zapisany w odrębnych przepisach lokalnych. Ustala go bezpośrednio dyrektor generalny spółki lub inna upoważniona osoba.

Akt musi zawierać:

• Pełne imię i nazwisko , stanowiska pracowników odpowiedzialnych za sporządzenie i przechowywanie dokumentu;
• pracownicy, na których przenoszona jest odpowiedzialność za prowadzenie dziennika w przypadku czasowej nieobecności głównych osób za nie odpowiedzialnych;
• ustalone okresy przechowywania księgi zamówień;
• miejsce przechowywania w pełni wypełnionych dokumentów.

Jeśli organizacja jest mała, za prowadzenie rejestru zamówień odpowiada zazwyczaj sekretarz. W dużych firmach odpowiedzialność tę można przypisać pojedynczemu pracownikowi. W takim przypadku odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentu musi być odzwierciedlona w lokalnym akcie, umowie o pracę lub opisie stanowiska, ponieważ książka może zostać uszkodzona lub zagubiona. Niektóre firmy prowadzą kilka czasopism jednocześnie – w formie regularnej i elektronicznej.

Pomimo faktu, że księga zamówień personelu jest dokumentem opcjonalnym, eksperci zalecają prowadzenie jednej dla każdej organizacji. Wynika to z faktu, że podczas kontroli firma ma tylko trzy dni na przygotowanie niezbędnego pakietu dokumentów, które sprawdzi inspekcja pracy lub urząd skarbowy. W takim przypadku dziennik zamówień pozwoli Ci szybko znaleźć potrzebne dokumenty. Dodatkowo ułatwia pracę wielu specjalistom firmy, gdyż pozwala usystematyzować obieg dokumentów.

Jeśli organizacja nie chce samodzielnie opracowywać dziennika zamówień, przykładowy dokument można pobrać lub kupić w specjalistycznym sklepie. W pierwszym przypadku książka musi być nie tylko wydrukowana, ale także ponumerowana i zapieczętowana, a następnie można przystąpić do jej projektowania i konserwacji. Jednocześnie specjalista odpowiedzialny za prowadzenie dziennika zamówień HR, którego próbka nie jest ustalona na poziomie legislacyjnym, jest zobowiązany do przestrzegania ogólnych zasad wypełniania dokumentu.

Załączone pliki

• Wzór Rejestru Zamówień Personalnych.doc
• Przykład zarejestrowania nakazu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem za porozumieniem stron.doc
• Przykład rejestracji polecenia pracodawcy o przeniesieniu pracownika na inną stałą pracę, wymagającego skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego pisemny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania polecenia przeniesienia pracownika na inną stałą pracę, która nie wymaga skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego pisemny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania polecenia przeniesienia pracownika na inną stałą pracę, wymagającego skierowania na obowiązkowe wstępne badania lekarskie, na jego ustny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania polecenia przeniesienia pracownika na inną stałą pracę, która nie wymaga skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego ustną prośbę.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia tymczasowego przeniesienia pracownika na inną pracę, wymagającego skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego pisemny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia tymczasowego przeniesienia pracownika na inną pracę, która nie wymaga skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego pisemny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania postanowienia o tymczasowym przeniesieniu pracownika na inną pracę, wymagającego skierowania na obowiązkowe wstępne badania lekarskie, na jego ustny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia tymczasowego przeniesienia pracownika na inną pracę, która nie wymaga skierowania na obowiązkowe badania lekarskie, na jego ustny wniosek.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia nagrodzenia pracownika w formie niematerialnej.doc
• Przykład rejestracji zlecenia wypłaty pracownikowi nagrody pieniężnej w przypadku, gdy premia nie jest przewidziana w systemie wynagrodzeń.doc
• Przykład zarejestrowania zamówienia na zachęty rzeczowe dla pracownika w formie niepieniężnej.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia nagrodzenia pracownika w formie niematerialnej i pieniężnej, jeżeli premia nie jest przewidziana w systemie wynagradzania.doc
• Przykład zarejestrowania zlecenia nagrodzenia pracownika w postaci niematerialnej i materialnej niepieniężnej.doc
• Przykład zarejestrowania nakazu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę z kierownikiem organizacji (zwolnienie) przed upływem ustawowego okresu wypowiedzenia zwolnienia z powodu niemożności kontynuowania pracy.doc
• Przykład zarejestrowania nakazu wcześniejszego rozwiązania umowy z inicjatywy pracownika umowy o pracę na czas określony (klauzula 3 część 1 art. 77 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) (opcja 1).doc
• Przykład zarejestrowania nakazu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę u kierownika organizacji (zwolnienie).doc
• Dziennik zleceń delegowania pracowników.docx
• Magazyn personelu.docx

Prowadzenie dokumentacji jest rutynową, ale niezbędną częścią codziennych działań każdej organizacji.

Jednym z rodzajów takiej działalności jest rejestracja zamówień; przyjrzyjmy się temu bliżej.

Rodzaje zamówień

Ogólnie rzecz biorąc, rozkaz jest aktem zarządczym mającym charakter prawny i wiążący, obejmującym pracowników osoby prawnej, której szef został wydany.

Pod względem treści zamówienia dzielą się na normatywne (o charakterze ogólnym, np. zawierające opisy stanowisk, regulujące harmonogram pracy itp.) i indywidualne (o charakterze osobistym, np. wyznaczanie zadań konkretnej osobie, wyznaczanie osób odpowiedzialnych za określone obszary działalności osób itp.).

Istnieje kilka ogólnych typów zleceń:

• Zamówienia dla personelu.
• Zamówienia związane z działalnością podstawową
• Zarządzenia dotyczące prowadzenia działalności administracyjno-gospodarczej.

Te z kolei dzielą się ze względu na długość przydatności do spożycia. Zatem rozkazy dla personelu dotyczące zatrudnienia, zwolnienia itp. przechowuje się przez 75 lat, natomiast nakazy udzielenia urlopu, nałożenia kar itp. są przechowywane przez 5 lat.

Przez ten sam okres czasu zachowuje się zarządzenia regulujące czynności administracyjno-gospodarcze. Zamówienia z obszaru głównej działalności przechowywane są do czasu zastąpienia ich anulowaniem lub nowymi.

Aby jednak nadać nakazowi moc prawną, należy je najpierw zarejestrować. Podpisane zamówienia przekazywane są do biura organizacji w celu rejestracji, kopiowania i rozpowszechniania wraz z wnioskami, do których znajdują się odniesienia w tekście, a także listą mailingową.

Rejestracja zamówienia to zapis danych księgowych dokonany według ustalonej procedury, rejestrujący moment jego powstania, wysyłki lub otrzymania. Czynność ta wykonywana jest w dzienniku.

Zasady prowadzenia dziennika zamówień

W chwili obecnej nie ma jasno uregulowanej formy czasopism, jednak muszą one spełniać określone wymagania. Dziennik musi być ponumerowany strona po stronie, zszyty i opieczętowany przeznaczonym do tego celu pieczęcią i podpisem osoby odpowiedzialnej.

Dla różnych zamówień należy utworzyć osobne dzienniki, w których będą one ewidencjonowane, w zależności od rodzaju i okresu przechowywania.

Na pierwszej stronie dziennika znajduje się nazwa organizacji, dziennik oraz zapisana jest data rozpoczęcia i zakończenia konserwacji.

Zawartość dziennika rejestracji zleceń jest regulowana głównie przez wewnętrzne instrukcje organizacji i odzwierciedla numer zamówienia, datę jego przyjęcia, rodzaj zamówienia, jego krótką treść, a także powód jego wydania.

Logi kontrolujące terminowość i prawidłowość wykonania oraz kompletowanie raportów sprawdzane są przez upoważnione osoby w ustalonych odstępach czasu.

Dzienniki prowadzi osoba wyznaczona do ich utrzymania.

Poniżej znajduje się standardowy formularz oraz przykładowy dziennik zamówień, którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Dziennik rejestracji zamówień na podstawową działalność jest ważnym dokumentem rejestracyjnym w każdej organizacji. Wpisywane są do niego wszystkie zamówienia dotyczące działalności całej organizacji jako całości. W odróżnieniu od dziennika zleceń kadrowych, dokumentacja wpisana do rejestru nie ma charakteru personalizowanego.

AKTA

Obowiązki

Każda firma wystawiająca zamówienia na swoją podstawową działalność (a bez nich nie da się obejść) ma obowiązek prowadzenia dziennika zamówień na swoją podstawową działalność. Stwierdzono to na samym początku (w części A art. 258) Wykazu dokumentów archiwalnych, który został przyjęty Zarządzeniem Ministra Kultury nr 558 z dnia 25 sierpnia 2010 r.

Jest to jednak tylko pośrednia wskazówka. Nie ma bezpośredniego nakazu ani instrukcji w tym zakresie. Ale podczas kontroli organów regulacyjnych lepiej przedstawić tego typu dzienniki. Ponadto jego obecność:

• Pozwala udowodnić samo istnienie konkretnego zamówienia. Ta funkcja znacznie ułatwia życie w przypadku sporu sądowego. Już sam fakt istnienia akt wskazuje na istnienie dokumentu.
• Umożliwia poruszanie się po zamówieniach dotyczących Twoich głównych działań, szybkie odnajdywanie i odsyłanie do tego, czego potrzebujesz.
• Znacząco upraszcza obieg dokumentów w organizacji jako całości i pozwala na klasyfikację zamówień.

Funkcjonalny

Zamówienia na działalność podstawową dotyczą:

• Dokumenty potwierdzające powołanie menadżera na jego stanowisko.
• Prace dotyczące utworzenia oddziału, podziału organizacji.
• Dokumenty dot.
• Dokumenty dotyczące przepisów pracy.
• Dokumenty dotyczące zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa itp.

Warto zaznaczyć, że powołania kierownika i jego zastępców dotyczą poleceń dotyczących działalności podstawowej, natomiast polecenia dotyczące powołania pozostałych pracowników dotyczą poleceń dotyczących personelu.

Nie ma tu żadnej dyskryminacji. Tyle, że menedżerowie ze swej natury mają zwykle znacznie szersze uprawnienia. Subtelność prawna polega na tym, że ich powołanie lub zwolnienie ostatecznie wpływa na całą organizację jako całość. Dlatego też zlecenia na powołanie kierownictwa spółki odnotowuje się w dzienniku zamówień na działalność podstawową.

Ponadto inne zamówienia przechodzące przez:

• Działalność gospodarcza firmy.
• Ustalenie procedury raportowania. Zarówno podatkowe, jak i inne rodzaje.
• Planowanie, ogólne opracowanie strategii zachowania organizacji w określonym obszarze itp.

Praktyka pokazała, że ​​bardzo wygodne jest rejestrowanie wszystkich zamówień ze stałym okresem przechowywania w dzienniku w celu rejestracji zamówień na działalność podstawową, jeśli nie jest to sprzeczne z ogólnym celem rejestrowanej dokumentacji.

Elementy

Magazyn musi mieć okładkę i dołączone do niej strony. Okładka zazwyczaj zawiera:

• Nazwa dokumentu.
• Nazwa organizacji, której pracownicy ją prowadzą.
• Jeśli tak, to nazwa jednostki strukturalnej.
• Numer sprawy zgodnie z nomenklaturą i numerem tomu.
• Wiza menedżerska, liczba wypełnionych arkuszy (ta informacja powinna pojawić się po wypełnieniu).
• Data rozpoczęcia i data zakończenia. Pierwsza kolumna jest wymagana. W drugim informacja jest wprowadzana dopiero po zarejestrowaniu ostatniego zamówienia.

Okładkę można wydrukować w zwykłym formacie A4, ale wygodniej jest wydrukować na grubym papierze i zszyć go. Dzięki temu arkusze dziennika będą bezpiecznie zamocowane i łatwiej będzie je wypełnić.

Na podstronach znajdują się dwie tabele.

1. Pierwsza tabela opisuje osoby odpowiedzialne za prowadzenie dziennika.
2. Druga została stworzona dla szczegółowego zestawienia zamówień na działalność podstawową.

Obydwa pola muszą zostać wypełnione. Należą do nich:

• Numery seryjne zarejestrowanych dokumentów.
• Daty publikacji. Ważne jest, aby zachować tutaj chronologię.
• Liczba zamówień na główne działania.
• Nazwa. Mogą się powtarzać. Najważniejsze jest to, że liczby i daty są różne.
• Krótka treść zarejestrowanego dokumentu. Wystarczy jedno, dwa zdania.
• Imię i nazwisko oraz numery personalne (jeśli występują) osób występujących w zamówieniu (tych, których dotyczy dokument polecony).

Nigdzie nie ma ujednoliconego formularza dziennika, więc każda organizacja ma prawo stworzyć własny formularz i próbkę. Niektóre nie mają nawet strony dla osób odpowiedzialnych za ich wypełnienie. W przypadku innych do głównej tabeli dodano kolumny z podpisami osób odpowiedzialnych za dostawę. To kwestia wygody.

Ważne: informacje o zamówieniach i ich arkusze należy umieszczać w teczce ściśle w kolejności chronologicznej. Tylko w ten sposób można szybko znaleźć żądany dokument. Numeracja służy temu samemu celowi.

Czy można prowadzić dziennik elektroniczny?

Dziennik ten można prowadzić w formie elektronicznej. Są tu jednak niuanse:

• Jeżeli istnieją wersje papierowe i elektroniczne i występują w nich rozbieżności, preferowana jest wersja drukowana. Takie są niepisane zasady przeprowadzanych kontroli.
• Wersja elektroniczna może nie zawsze być dostępna do użytku. Jest to spowodowane aktualizacjami, wirusami komputerowymi i zawieszaniem się. Wszystkie te wady technologii pojawiają się w najbardziej nieodpowiednim momencie. Dlatego dla celów ubezpieczenia musisz mieć wersję papierową. Zdarzają się przypadki, gdy podczas aktualizacji konkretnego programu wcześniej wprowadzone informacje zostają całkowicie utracone.

Oczywiście w przypadku błędów, plam lub literówek dziennik zamówień dla głównej działalności będzie musiał zostać przedrukowany i ponownie poświadczony podpisami.

Jeżeli po zamknięciu dziennika (na koniec roku) w drukowanym formularzu pozostają puste wiersze, należy je przekreślić. Na koniec ręcznie zapisuje się liczbę wypełnionych arkuszy.

Okres przydatności do spożycia

Dokumentacja tego typu ma stały termin ważności. Organizacja musi zawsze posiadać i prowadzić dziennik zamówień na swoją podstawową działalność, w przeciwnym razie nie ma prawa wykonywać żadnych prac.

W niektórych przypadkach czasopisma takie przekazywane są do archiwów państwowych w celu wykorzystania ich jako materiału referencyjnego.