Próbka wydania egzemplarza zeszytu ćwiczeń. Praktyczne zalecenia dotyczące uzyskania duplikatu zeszytu ćwiczeń w przypadku jego zagubienia

Co to jest duplikat skoroszytu?

Duplikat książki to zasadniczo drugi egzemplarz, który ma podobną moc prawną.

Duplikat zeszytu ćwiczeń sporządza się całkowicie zgodnie z oryginałem. Wyjątkiem są przypadki, gdy w raporcie pracy wprowadzono wcześniej następujące dane:

• błędne, fałszywe lub niedokładne;
• nie podlega renowacji ze względu na brak dokumentów dowodowych.

Procedurę wypełniania i rejestrowania duplikatu regulują następujące dokumenty:

1. Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej „W sprawie zeszytów ćwiczeń” z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 (zwanym dalej Regulaminem);
2. Instrukcje dotyczące wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzone dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 (zwane dalej „Instrukcjami”).

Duplikat książeczki wydawany jest i wypełniany w ostatnim miejscu pracy danej osoby na podstawie wniosku. Administracja ma obowiązek sporządzić i wydać dokument w terminie 15 dni od dnia otrzymania odpowiedniego wniosku od pracownika (klauzula 31 Regulaminu).

Rejestracja duplikatu zeszytu ćwiczeń

Rejestracja duplikatu może być wymagana w kilku przypadkach:

1. Na wniosek pracownika:

• Jeśli oryginał zostanie utracony. W takim przypadku osoba, która zgubiła dokument, jest zobowiązana do niezwłocznego przekazania tej informacji osobie odpowiedzialnej pracodawcy (klauzula 31 Regulaminu).
• W przypadku utraty integralności książki (na przykład rozdarcia itp.), W wyniku czego stała się niezdatna do użytku (paragraf 3 punktu 33 Regulaminu). Jeżeli stało się to z winy właściciela i nie ma możliwości przywrócenia niektórych informacji (strony są zabrudzone, zniszczone, podarte itp.), pracodawca ma prawo zażądać od niego dodatkowych dokumentów wskazujących doświadczenie zawodowe w określonych miejscach . Obywatel musi samodzielnie przekazywać i gromadzić te informacje. Informacje ze stron zapisanych w skoroszycie przenoszone są bezpośrednio do duplikatu.
• Jeżeli wpis w dokumencie głównym zostanie uznany za nieważny, obywatel ma prawo żądać wykonania duplikatu, ale określony wpis nie zostanie w nim dokonany (punkty 22, 33 Regulaminu).

  W wymienionych sytuacjach osoba zobowiązana jest złożyć wniosek o wydanie duplikatu w ostatnim miejscu pracy. Jeżeli od chwili zwolnienia znalazł zatrudnienie w innym przedsiębiorstwie, odpowiedni wniosek składa się w nowym miejscu pracy.

• Kiedy oryginał zostanie skradziony.
• W przypadku masowej utraty dokumentów. W takim przypadku należy kierować się klauzulą ​​34 Regulaminu, zgodnie z którą dane można przywrócić jedynie poprzez utworzenie specjalnej komisji składającej się z przedstawicieli organów wykonawczych. Procedurę ustalania stażu pracy reguluje uchwała Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 24 czerwca 1994 r. Nr 50.

Jakie dokumenty są wymagane

Wypełnienie duplikatu zeszytu ćwiczeń (którego wzór znajdziesz poniżej) należy przeprowadzić na podstawie istniejących lub podanych informacji o zatrudnieniu.

Potwierdzeniem dotychczasowych stosunków pracy może być:

• zaświadczenia zawierające informację o powodzie ich wydania, czyli szczegóły zarządzeń o przyjęciu i zwolnieniu z przedsiębiorstwa, a także o przeniesieniu ze stanowisk;
• zamówienia (instrukcje), w tym w formie wypisów;
• akta i karty osobiste;
• konta osobiste obywateli;
• dokumentacja księgowa dotycząca wynagrodzeń;
• karta związkowa itp.

Ponadto dopuszczalne jest potwierdzenie miejsca pracy za pomocą umowy o pracę lub innych dokumentów zawierających informację o godzinach pracy.

Należy wziąć pod uwagę fakt, że administracja jest zobowiązana do pomocy pracownikowi w każdy możliwy sposób w uzyskaniu dokumentacji, która służy jako potwierdzenie jego doświadczenia z poprzednich miejsc pracy (klauzula 7.2 Regulaminu).

Z tych dokumentów sporządza się kopie, a oryginały, po odpowiednim poświadczeniu, przekazywane są właścicielowi do przechowania (cz. 7, pkt 7.2 Instrukcji).

Jak zrobić duplikat zeszytu ćwiczeń: próbka 2018–2019

Wydanie duplikatu obejmuje następujące kroki:

1. W prawym górnym rogu pierwszej strony nowego formularza znajduje się oznaczenie: „Duplikat”. W samej zeszycie ćwiczeń dokonuje się wpisu, że w jego miejsce wydano duplikat, z podaniem jego serii i numeru (pkt 1.2 Instrukcji).
2. Na stronie tytułowej znajdują się informacje aktualne na dzień wydania duplikatu. Oznacza to, że jeżeli w okresie pracy zmieniono nazwisko, imię lub inne dane pracownika, nie ma potrzeby wprowadzania ich do duplikatu zgodnie z Regulaminem (punkt 2.1 Instrukcji). Wskazane są najnowsze ważne dane.
3. Wypełniając sekcję „Informacje o stanowisku”:

• wskazany jest całkowity staż pracy, który jest liczony łącznie za cały okres działalności, bez wskazania okresów pracy w konkretnym przedsiębiorstwie (część 2, pkt 7.2 Instrukcji);
• kolejno (przypisując numer seryjny w kolumnie 1), odnotowuje się informację o każdym miejscu pracy (w kolumnie 2 wpisuje się datę zatrudnienia/zwolnienia), np.: „Przyjęty do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością „Machina” („ Machina” LLC) jako sprzedawca” (pkt 3);
• W dziale 4 znajdują się dane dotyczące zaświadczeń, kopii zamówień lub innych dokumentów, na podstawie których zapisywane są informacje, np.: „Świadectwo spółki LLC „Machina” z dnia 13 maja 2013 roku.”

Rejestrując duplikat dokumentu pracy, nie ma konieczności poświadczania wszystkich wpisów dokonanych podpisami osób upoważnionych.

Należy zaznaczyć, że wszystkie pozostałe warunki wypełnienia duplikatu (daty wpisywania, kolor pasty i tuszu itp.) są podobne do procedury wypełniania oryginalnego protokołu pracy zgodnie z Instrukcją.

Późniejsze dane dotyczące zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy wprowadza się zgodnie z Regulaminem w sposób ogólny.

Działania osoby odpowiedzialnej przy wydawaniu duplikatu

Po wydaniu duplikatu należy dokonać wpisu informacji o jego wydaniu do księgi ewidencji ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Powinno także odzwierciedlać fakt, że pierwotna dokumentacja pracy została wyrejestrowana.

Duplikat zeszytu ćwiczeń wydawany jest właścicielowi za podpisem.

Postępowanie w przypadku, gdy po wydaniu duplikatu odnaleziono oryginał, nie są uregulowane normami prawnymi. Możliwa jest następująca opcja:

• zaakceptować odnalezioną dokumentację pracy od pracownika i kontynuować jej prawidłowe prowadzenie;
• otrzymać pisemne wyjaśnienia od pracownika, dlaczego nie złożył wcześniej dokumentu i poprosił o duplikat;
• zniszczyć duplikat zgodnie z przepisami dotyczącymi formularzy uszkodzonych na podstawie ustawy komisowej (klauzula 42 Regulaminu).

Niedopuszczalne jest wydanie nowego formularza księgowego bez wskazania, że ​​jest to duplikat. W przyszłości pojawią się problemy z jego autentycznością, gdyż data wystawienia samego formularza będzie znacznie późniejsza niż daty wpisanych do niego informacji. W związku z tym konieczne będzie przedstawienie dodatkowych zaświadczeń potwierdzających staż pracy.

Tak więc odpowiedź na pytanie, jak wydać duplikat zeszytu ćwiczeń, znajduje się w Regulaminie (szczególne zasady dotyczące duplikatów), a także w Instrukcji (ogólne wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracy). Moc prawna duplikatu jest zbliżona do dokumentu oryginalnego, a informacje w nim zawarte powinny w miarę możliwości odzwierciedlać oryginał.

Aby organizacja wydała duplikat zeszytu pracy pracownika, kierownik musi wydać odpowiednie zamówienie.

W jakich przypadkach sporządza się duplikat?

Najważniejszym dokumentem jest książeczka pracy każdego pracownika. Opiera się na ścisłych formularzach księgowych; na jego podstawie następnie oblicza się staż pracy i oblicza wysokość emerytury, dlatego wymaga specjalnego traktowania.

AKTA

W większości przypadków zeszyt pracy jest prowadzony przez pracodawcę i jedynie w okresach nieobecności w pracy – w rękach jego właściciela. Jednak już w tak krótkim czasie można je utracić lub nieodwracalnie uszkodzić. W takim przypadku właściciel będzie musiał wykonać jego kopię.

Kto tworzy duplikat

Duplikat może sporządzić i wydać dotychczasowy pracodawca, jeżeli jednak w momencie, kiedy jest potrzebny, osoba oficjalnie nigdzie nie pracuje, wówczas może wystąpić o niego w swoim ostatnim miejscu pracy. Jednocześnie nie można mu odmówić, pod warunkiem pełnego przestrzegania procedury składania wniosków.

Procedura uzyskania duplikatu

Aby uzyskać duplikat dokumentu pracy, pracownik przedsiębiorstwa musi sporządzić odpowiedni wniosek. Może być napisany w dowolnej formie, ale musi koniecznie zawierać odniesienie do prawa pracy.

Gdy wniosek dotrze do pracodawcy, musi on go rozpatrzyć w terminie nie dłuższym niż trzy dni, a następnie podjąć decyzję o wydaniu wymaganego duplikatu. Aby rozpocząć proces jego sformalizowania, konieczne jest wydanie przez dyrektora lub pracownika czasowo pełniącego swoje funkcje zarządzenia w tej sprawie.

Format dokumentu

Zlecenie wydania duplikatu sporządzane jest w formie dowolnej, z wyłączeniem sytuacji, gdy wzór zamówienia został opracowany i zatwierdzony przez kierownictwo firmy. W takim przypadku informacje o formie sporządzenia formularza muszą znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji regulacyjnej przedsiębiorstwa.

Jak złożyć zamówienie

Nie ma wymagań co do formatu zamówienia i jego wykonania. Oznacza to, że można to zrobić na zwykłej kartce papieru lub na formularzu z logo firmy i szczegółami. Dopuszczalne jest również sporządzenie go odręcznie lub wydrukowanie, przy czym w drugim przypadku dokument musi zostać wydrukowany, aby można było umieścić na nim niezbędne podpisy.

Kto powinien podpisać zamówienie?

Kilka osób musi podpisać swoje autografy. Po pierwsze jest to dyrektor (bo to w jego imieniu wydawane są w firmie wszystkie polecenia), po drugie pracownik, któremu powierzona jest kontrola nad ich wykonaniem i wreszcie po trzecie: osoby, których to bezpośrednio dotyczy ( w pozostałych przypadkach ich podpisy można zebrać w specjalnym akcie zapoznania się z nakazem).

Zasady rejestracji, rozliczania i przechowywania

Każde zamówienie wydane przez organizację podlega obowiązkowemu rejestrowaniu i przechowywaniu, a to rozpatrywane tutaj nie jest wyjątkiem. W celu przeprowadzenia księgowości, w odrębnym dzienniku umieszcza się notatkę o jej utworzeniu (wskazany jest numer, data, skrócona nazwa), następnie formularz umieszcza się w teczce z pozostałą dokumentacją administracyjną. Przechowywane jest tam przez okres określony w dokumentach regulacyjnych lub statucie firmy, po czym zostaje przeniesione do archiwum lub zniszczone.

Musiałeś stworzyć zlecenie wydania duplikatu zeszytu ćwiczeń, ale nie masz pojęcia jak dokładnie to zrobić? Skorzystaj z poniższego przykładu i komentarzy do niego - z ich pomocą możesz łatwo napisać wymaganą kolejność.

1. Na początku dokumentu wszystko jest dość standardowe: wpisz tutaj nazwę organizacji, poniżej nazwy dokumentu, numer, lokalizację, datę jego powstania.
2. Następnie przejdź do istoty zamówienia.
3. Przede wszystkim wskaż tutaj podstawę utworzenia nakazu: może to być link do wewnętrznego dokumentu przedsiębiorstwa - memorandum urzędowego, oświadczenie itp., A także link do artykułów i paragrafów odpowiedniego prawa.
4. Następnie zaznacz stanowisko i imię i nazwisko pracownika, dla którego ma zostać wygenerowany duplikat dokumentu pracy oraz wpisz osobę odpowiedzialną za realizację zlecenia.
5. Na koniec dodaj wszystkie wymagane podpisy.

Duplikat zeszytu ćwiczeń- uzupełnienie próbek 2017 - kwestia prawidłowego wykonania tego dokumentu pozostaje aktualna z roku na rok. W końcu duplikat to tak naprawdę nowy zeszyt ćwiczeń specjalisty, potwierdzający całą jego ścieżkę kariery. Dlatego ważne jest, aby specjaliści HR każdej firmy dobrze zrozumieli, jakich zasad należy przestrzegać przygotowując przykładowy duplikat zeszytu ćwiczeń.

Przypadki rejestracji i wydania duplikatu zeszytu ćwiczeń

Duplikat zeszytu ćwiczeń jest zasadniczo tym samym zeszytem specjalisty. Potwierdza także doświadczenie zawodowe danej osoby w momencie późniejszego przyznania emerytury; dokument taki zawiera wszystkie informacje dotyczące ścieżki kariery zawodowej pracownika.

Ustawodawca dopuszcza kilka typowych sytuacji, w których firma musi wydać pracownikowi duplikat książeczki pracy (klauzule 31, 33, 34 Regulaminu prowadzenia dokumentacji pracy, zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225):

• oryginał zaginął bezpowrotnie (także w przypadku, gdy pracodawca zgubił książkę w wyniku nagłej sytuacji);

Więcej informacji o tym, co zrobić z pracownikiem, który zgubił zeszyt ćwiczeń, znajdziesz w artykule .

• książka stała się bezużyteczna (jej strony są uszkodzone, poplamione itp.);
• jeżeli w książce specjalisty wpisano informację o jego zwolnieniu lub przeniesieniu do innego miejsca pracy, a następnie uznano taki wpis za nieważny.

UWAGA! W przypadku zaginięcia książeczki pracy osoba, która ją zgubiła (a może to być zarówno pracownik, jak i pracownik odpowiedzialny za jej przechowywanie w firmie) ma obowiązek skontaktować się z pracodawcą w ostatnim miejscu pracy w celu wydania książeczki pracy. duplikat. Jeżeli strony księgi są zabrudzone lub znajduje się w niej nieważny wpis, wówczas można również wydać duplikat, jednak nie ma obowiązku występowania o jego wydanie przez specjalistę.

Jak zrobić duplikat zeszytu ćwiczeń

Aby prawidłowo wydać duplikat zeszytu pracy dla pracownika, firma musi przestrzegać kilku prostych zasad wymienionych w Instrukcji wypełniania zeszytów pracy, zatwierdzonej uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. 69 (zwana dalej Instrukcją). W 2017 roku nie zaszły żadne zmiany w zakresie wypełniania przykładowego duplikatu zeszytu ćwiczeń, dlatego należy postępować według tej samej procedury.

Najpierw na stronie tytułowej (pierwszej stronie) należy zanotować: „Duplikat” (punkt 1.2 Instrukcji).

UWAGA! Jeżeli duplikat ma zastąpić zeszyt pracy, którym faktycznie dysponuje pracownik (np. jest zabrudzony lub dokonano w nim błędnego wpisu), to od chwili wydania duplikatu przysługuje mu jedynie moc prawna. Dlatego na oryginale należy napisać: „W zamian wydano duplikat”. I wskaż serię z numerem nowego dokumentu.

Po drugie, na stronie tytułowej duplikatu należy umieścić informacje o specjalistze aktualne na dzień wydania duplikatu.

Następnie konieczne jest przywrócenie całkowitego stażu pracy pracownika w sekcji „Informacje o stanowisku”. Aby to zrobić, należy wskazać w pierwszym wierszu kolumny 3 duplikatu, ile wynosi całkowite doświadczenie zawodowe specjalisty, nie określając, gdzie dokładnie i w jakich okresach tam pracował. Kolumny 1, 2, 4 pozostają puste.

WAŻNY! Łączny staż pracy podawany jest wyłącznie na podstawie dokumentów je potwierdzających (pkt 7.2 Instrukcji).

Następnie należy przywrócić chronologię pracy specjalisty u różnych pracodawców. Odbywa się to w następujący sposób: w kolumnie 2 wskazana jest data podjęcia pracy w konkretnej firmie, w kolumnie 3 wskazane są dane takiej firmy oraz stanowisko specjalisty, w którym pracował w przeszłości. Odpowiednio w czwartej kolumnie podano szczegóły dokumentu uzupełniającego. Kolejna linia zapisuje informację o odejściu specjalisty z firmy, stosując podobny algorytm.

UWAGA! Jeżeli w dokumentach uzupełniających specjalisty brakuje/nie są one całkowicie określone (na przykład podstawa rozwiązania stosunku pracy), wówczas w duplikacie wskazane są tylko te informacje, które są znane (punkt 7.2 Instrukcji).

Jak wydać duplikat zeszytu ćwiczeń - przykład

Bazując na powyższych zasadach firma może łatwo stworzyć duplikat zastępujący utracony z jakiegoś powodu zeszyt ćwiczeń specjalisty.

Jednocześnie organizacja musi pamiętać o wykonaniu kopii wszystkich dokumentów potwierdzających przebieg pracy specjalisty, a następnie zwróceniu ich pracownikowi.

Wyniki

Przykład wypełnionego duplikatu zeszytu ćwiczeń należy przekazać do działu personalnego każdej firmy, aby uniknąć ewentualnych błędów przy jego wypełnianiu. Dla organizacji ważne jest, aby wiedzieć, że duplikat należy wypełnić wyłącznie na podstawie dokumentów potwierdzających dotychczasowe doświadczenie pracownika. W takim przypadku nie możesz zapomnieć o zaznaczeniu „Duplikat” na samym duplikacie. A jeśli jest wydawany w zamian za książkę, która nie zaginęła, to na oryginale napisz: „Zamiast tego wydano duplikat z taką a taką serią i numerem”.

Wydaj duplikat zeszytu ćwiczeń dla pracownika, jeżeli:

• jego dokumentacja pracy została utracona;
• jego książeczka pracy stała się bezużyteczna (spalona, ​​podarta, poplamiona itp.);
• w jego zeszycie pracy dokonano wpisu o zwolnieniu lub przeniesieniu, który następnie został uznany za nieważny.

W tym drugim przypadku daj pracownikowi duplikat, do którego przeniesiesz wszystkie wpisy z zeszytu pracy, z wyjątkiem tego, który zostanie uznany za nieważny (klauzula 33 Regulaminu zatwierdzonego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia, 2003 nr 225).

Jakie nazwisko jest wskazane w duplikacie zeszytu ćwiczeń?

Często przygotowując duplikat zeszytu ćwiczeń, pojawia się pytanie: „ Jakie nazwisko wpisuje się na stronie tytułowej przy rejestracji duplikatu zeszytu ćwiczeń?: ten, który obowiązywał w momencie tworzenia zeszytu pracy, czy ten, który posiadał pracownik w momencie wydania duplikatu?

Wszystko tutaj jest proste i logiczne. Na stronie tytułowej duplikatu skoroszytu należy wpisać nazwisko, pod którym pracownik wnioskował o wydanie duplikatu. Oznacza to, że jeżeli w okresie pomiędzy wypełnieniem pierwotnego zeszytu pracy a jego duplikatem zmieniło się nazwisko pracownika, wówczas w duplikacie wskazane jest nazwisko wpisane do paszportu (lub innego dowodu osobistego).

Zgodnie z klauzulą ​​7.1 Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzony. Uchwała Ministerstwa Pracy Rosji nr 69 z 10 października 2003 r., strona tytułowa duplikatu zeszytu ćwiczeń sporządzana jest w taki sam sposób, jak strona tytułowa zeszytu ćwiczeń. Informacje o nazwisku, imieniu i patronimice pracownika są wprowadzane do zeszytu pracy (w tym duplikatu) na podstawie paszportu pracownika lub innego dowodu tożsamości (klauzula 9 Regulaminu, zatwierdzona dekretem rządu Rosji Federacja nr 225 z 16 kwietnia 2003 r., klauzula 2.1 Instrukcje, zatwierdzona uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji nr 69 z 10 października 2003 r.).

Jeżeli dokument przedstawiony przez pracownika podczas wypełniania duplikatu zeszytu pracy zawiera już nowe nazwisko (na przykład po jego zmianie z powodu małżeństwa), wówczas pracodawca nie ma powodu podawać poprzedniego nazwiska wnioskodawcy na stronie tytułowej duplikatu .

PYTANIE . Skradziono teczkę mojego męża z dokumentami, w tym zeszytem ćwiczeń. Jeśli zbierzesz zaświadczenia potwierdzające Twoje doświadczenie od organizacji, które mogą przywrócić zapisy w duplikacie, jeśli nie pracował przez ostatnie 4 lata, ale jest obecnie zarejestrowany w służbie zatrudnienia. Jest kserokopia akt pracy, ale nie jest ona przez nikogo poświadczona.

Twój mąż może wystąpić o duplikat książeczki pracy do swojego ostatniego pracodawcy, u którego pracował 4 lata temu. Duplikat książeczki pracy dla ostatniego miejsca pracy może zostać wydany pracownikowi niezależnie od tego, ile czasu upłynęło od dnia zwolnienia, gdyż wykonanie tego obowiązku przez pracodawcę nie jest ograniczone żadnymi terminami.

Kserokopia utraconej książeczki pracy, sporządzona samodzielnie przez pracownika i niepoświadczona w wymagany sposób, nie może być podstawą do wydania duplikatu. Podstawą są następujące dokumenty:

• pisemne oświadczenie pracownika;
• dokumenty potwierdzające okresy aktywności zawodowej pracownika (doświadczenie zawodowe) u tego pracodawcy (kopia umowy o pracę, zleceń itp. należy przechowywać w ostatnim miejscu pracy), a także u poprzednich pracodawców. Do takich dokumentów zaliczają się np. zaświadczenia z poprzednich miejsc pracy, zaświadczenia z instytucji archiwalnych potwierdzające doświadczenie zawodowe pracownika w sytuacji likwidacji organizacji, w której pracował, umowy o pracę zawarte z poprzednimi pracodawcami (kopie pisemne), faktury imienne (na przykład formularze nr T-54, nr T-54a), oświadczenia o wypłacie wynagrodzeń, orzeczenie sądu w sprawie ustalenia stażu pracy. W niektórych przypadkach (gdy nie ma innych dokumentów potwierdzających) indywidualne (spersonalizowane) dokumenty księgowe (formularze SZV-K, SZI-5, zatwierdzone Uchwałą Zarządu Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej nr 192p z dnia 31 lipca, 2006) można wykorzystać, potwierdzając doświadczenie ubezpieczeniowe dla celów emerytalnych.

Duplikat książeczki pracy zostanie wydany w ostatnim miejscu pracy, niezależnie od tego, jak dawno temu zostałeś zwolniony.

Zgodnie z § 31 Regulaminu prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy osoba, która zgubiła zeszyt pracy, ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym pracodawcę w ostatnim miejscu pracy. Pracodawca wydaje pracownikowi duplikat zeszytu pracy nie później niż w terminie 15 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku.

Wskazane jest, aby najpierw uzyskać dokumenty potwierdzające z poprzednich miejsc pracy obywatela (z wyjątkiem ostatniego pracodawcy), a następnie złożyć do niego wniosek o duplikat. Duplikat zeszytu pracy należy wydać nie później niż 15 dni od daty złożenia przez pracownika odpowiedniego wniosku (klauzula 31 Regulaminu, zatwierdzona dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 225 z 16 kwietnia 2003 r.), iw tak krótkim czasie konieczne będzie zebranie wszystkich dokumentów potwierdzających, że wypełnienie go będzie trudne.

Nowy pracodawca nie musi przywracać zeszytu pracy

Jeżeli po zwolnieniu pracownik zgubił zeszyt pracy lub stał się bezużyteczny, musi wystąpić o jego duplikat u pracodawcy w ostatnim miejscu pracy. Jest on zobowiązany do wydania duplikatu nie później niż 15 dni od daty złożenia odpowiedniego wniosku, zatwierdzonego w punkcie 31 Regulaminu. Dekret Rządu nr 225 z dnia 16 kwietnia 2003 r.

Jak potwierdzić doświadczenie zawodowe w już zlikwidowanej organizacji

Jeżeli zachodzi potrzeba potwierdzenia faktu i stażu pracy w już zlikwidowanej firmie, wówczas należy skierować wniosek do instytucji archiwalnej, w której przechowywane są wszystkie dokumenty likwidowanej organizacji, w tym także dokumenty personalne. Jeśli informacje są dostępne, zostanie wydany odpowiedni certyfikat. Jeśli niezbędne informacje nie są dostępne w archiwum, będziesz musiał zwrócić się do sądu o ustalenie faktu o znaczeniu prawnym (rozdział 28 Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej), a mianowicie fakt pracy w konkretnej organizacji. Aby potwierdzić swoje słowa, będziesz musiał przyprowadzić co najmniej dwóch świadków, którzy mogą potwierdzić fakt pracy, a także przedstawić dokumenty, które przynajmniej pośrednio mogą potwierdzić Twoje słowa.

Przed zwróceniem się do sądu lub do archiwum należy dowiedzieć się, czy organizacja rzeczywiście została zlikwidowana w dosłownym tego słowa znaczeniu i czy nie przestała istnieć w wyniku reorganizacji w postaci fuzji, przystąpienia, podziału itp. Jeśli miała miejsce reorganizacja, wszystkie problemy należy rozwiązać z następcą prawnym osoby prawnej.

Jeśli nie możesz udowodnić przed sądem, że pracowałeś w poprzedniej organizacji, okres ten przepada. Miało to jednak znaczenie tylko do 2002 r., obecnie nie jest to już emerytura pracownicza, lecz naliczana jest od kwot składek płaconych przez pracodawcę na Fundusz Emerytalny. Tutaj też potrzebne są oczy i oczy, bo „przebiegły” pracodawca może nie płacić składek na ubezpieczenie, a ty nie będziesz wiedział i nie dostaniesz emerytury.

Notatka: . W zależności od naszego wynagrodzenia pracodawca opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne. Jaka jest ich wielkość, jak mogę dowiedzieć się, ile pieniędzy zgromadziłem już na moim koncie osobistym w Funduszu Emerytalnym?

Czy nowy pracodawca może wydać duplikat zeszytu pracy zdezorientowanemu pracownikowi?

Jeśli praca zostanie utracona, to nie ma podstaw do odmowy zatrudnienia!!! W nowym miejscu pracy masz prawo wystawić duplikat na podstawie złożonego wniosku. Nowy pracodawca dokona wszelkich wpisów dotyczących dotychczasowej pracy na podstawie dostarczonych przez Ciebie zaświadczeń, umów o pracę itp.

Zatem nowy pracodawca ma prawo wydać jedynie nowy zeszyt pracy osobie, która zgubiła zeszyt pracy przed rozpoczęciem pracy, a nie duplikat utraconego. Ponadto nowy pracodawca pomaga pracownikowi w odtworzeniu dokumentów (nie książeczki pracy) potwierdzających staż pracy pracownika, w szczególności poprzez kierowanie wniosków do właściwych organów i organizacji (np. do archiwum).

Rejestrując nowy zeszyt ćwiczeń, można skorzystać z procedury przewidzianej dla wydania duplikatu. W zeszycie pracy znajdują się informacje o całkowitym i (lub) ciągłym doświadczeniu zawodowym pracownika przed przystąpieniem do pracy u tego pracodawcy, potwierdzone odpowiednimi dokumentami. Całkowity staż pracy rejestruje się ogółem, to znaczy całkowitą liczbę lat, miesięcy, dni pracy, bez określenia pracodawcy, okresów pracy i stanowisk pracownika.”

Samo w sobie zbiorczy wpis o okresach pracy wpisanych do książeczki pracy na podstawie dokumentów nie będzie potwierdzeniem okresu ubezpieczenia do emerytury, jeżeli księga nie dokonano żadnych konkretnych wpisów o tym, w jakiej organizacji, w jakim czasie i na jakich stanowiskach pracownik pracował przed dołączeniem do organizacji, która wydała książeczkę pracy. W takiej sytuacji przed wydaniem książeczki pracy konieczne będzie złożenie do organu emerytalnego dokumentów potwierdzających okresy pracy u konkretnych pracodawców.

Pracownik przedłożył dokumenty, w których brakowało informacji o jego doświadczeniu zawodowym

Jeżeli dokumenty, na podstawie których dokonano wpisów w zeszycie ćwiczeń, nie zawierają pełnych informacji o pracy w przeszłości, w duplikacie wprowadź tylko dostępne informacje (klauzula 32 zasad zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225, pkt 7.2 Instrukcji, zatwierdzony uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. nr 69). Doświadczenie zawodowe można potwierdzić wypisami ze zleceń, aktami personalnymi, legitymacjami osobistymi, paskami wynagrodzeń itp.

Jakie dokumenty oprócz książeczki pracy obywatel może potwierdzić staż pracy w celu przyznania emerytury?

Duplikat zeszytu ćwiczeń nie wskazuje wszystkich jego miejsc pracy. Głównym dokumentem potwierdzającym doświadczenie zawodowe danej osoby jest książeczka pracy ().

Jeżeli pracownikowi wydano duplikat zeszytu pracy, nie wszystkie informacje o miejscach i czasie jego pracy mogły się w nim znaleźć. Przykładowo, jeśli w momencie rejestracji duplikatu pracownik nie przedstawił żadnych dokumentów. Pracodawca nie ma prawa z mocą wsteczną dokonywać wpisów w książce pracy pracownika o jego dotychczasowych miejscach pracy. Dlatego informacje zawarte w duplikacie zeszytu ćwiczeń mogą być niekompletne. Jest to określone w paragrafie 32 Regulaminu, zatwierdzonym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 oraz w paragrafie 7.2 Instrukcji zatwierdzonych dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69.

Jeżeli informacje w duplikacie zeszytu ćwiczeń są niekompletne, zgodnie z paragrafem 11 Regulaminu zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 2 października 2014 r. Nr 1015 pracownik będzie mógł potwierdzić staż pracy o przyznanie emerytury wraz z następującymi dokumentami:

• pisemne kopie umów o pracę;
• zeszyty ćwiczeń kołchozów;
• zaświadczenia wydawane przez pracodawców;
• wyciągi z zamówień;
• konta osobiste;
• paski wynagrodzeń.

Czy konieczne jest wydanie duplikatu zeszytu ćwiczeń, jeśli zawiera on wiele błędów?

Na przykład nowy pracownik zostaje zatrudniony w firmie. Przynosi książeczkę pracy, w której jest wiele rażących naruszeń: poprzedni pracodawca nie podał szczegółów zlecenia pracy, a także nie podbił protokołu zwolnienia. Co powinieneś zrobić w tym przypadku? Czy specjalista ds. personalnych na podstawie zebranych zaświadczeń powinien wydać pracownikowi wtórnik zezwolenia na pracę?

Nie, nie powinieneś. Istnieją tylko trzy przypadki, w których pracodawca musi utworzyć duplikat skoroszytu dla pracownika tylko w przypadkach, gdy zeszyt pracy:

1. zagubiony (klauzula 31 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225, zwany dalej Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń);
2. popadł w ruinę(spalone, podarte, poplamione itp.) (pkt 3, pkt 33 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń);
3. dokonano wpisu w jego książce pracy o zwolnieniu lub przeniesieniu, które zostało następnie uznane za nieważne (ust. 1, pkt 33 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń).

Jeżeli w zeszycie pracy znajdują się inne rażące naruszenia, pracodawca nie jest zobowiązany do wydania jego duplikatu. Błąd musi zostać poprawiony przez odpowiedzialną za to organizację lub nowego pracodawcę na podstawie oficjalnego dokumentu firmy, która dokonała niedokładności (klauzula 27 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń).

W przypadku, gdy w karcie pracy nie znajdują się dane dotyczące zlecenia, nowy pracodawca może dokonać wpisu na podstawie odpowiedniego zaświadczenia z poprzedniego miejsca pracy pracownika. Korekty dokonuje się w sposób określony w Dziale III Regulaminu prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń.

Jeżeli dokument zwolnienia z poprzedniego miejsca pracy nie jest poświadczony pieczęcią, wówczas aktualny pracodawca nie ma prawa postawić jej pieczęci. Lepiej jest, aby taki pracownik skontaktował się z działem personalnym organizacji, która otworzyła jego księgę pracy, z prośbą o umieszczenie pieczęci.

1. 
   Podano aktualną wersję Kodeksu pracy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej 2019
2. 
   Jak wypełniać, rejestrować i przechowywać zeszyty ćwiczeń. Odzyskiwanie po pożarze. Wyślij paczkę roboczą. Indywidualny przedsiębiorca i książka pracy. Zmiana nazwy firmy. Znaleźliśmy stary zeszyt ćwiczeń.
3. 
   Jak wypełniać, rejestrować i przechowywać zeszyty ćwiczeń. Odzyskiwanie po pożarze. Wyślij paczkę roboczą. Indywidualny przedsiębiorca i książka pracy. Zmiana nazwy firmy.

Co zrobić, jeśli najważniejszy dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe zaginął lub stał się bezużyteczny? Dowiedz się, jak odzyskać cenne informacje, respektując prawa pracownicze i nie łamiąc prawa!

W artykule:

Pobierz komplet dokumentów na ten temat:

Jakie dokumenty regulują wydanie duplikatu skoroszytu?

Duplikat wydawany jest w przypadku zagubienia lub kradzieży dokumentu głównego. Ponadto duplikat formularza będzie potrzebny, jeśli zeszyt ćwiczeń stanie się bezużyteczny. Np. jest brudny, nadpalony, podarty albo zawiera zapis o zwolnieniu lub przeniesieniu do innej pracy, który następnie został unieważniony.

Prawo pracownika do otrzymania duplikatu jest zapisane w art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, a ogólna procedura rejestracji i wydawania jest określona w zasadach zatwierdzonych dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 225 z 16 kwietnia , 2003. Wypełnij formularz zgodnie z instrukcjami zatwierdzonymi uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji nr 69 z 10 października 2003 r.

Kto powinien przywrócić dokument - nowy czy poprzedni pracodawca

Pracownik zgubił książeczkę pracy, ale straty odkrył nie od razu, lecz dopiero, gdy przyszedł czas na znalezienie nowej pracy. Jak sporządzić duplikat zeszytu pracy w przypadku jego zgubienia i kto powinien to zrobić – nowy czy poprzedni pracodawca?

Pierwszą rzeczą, którą pracownik musi zrobić w przypadku zagubienia, jest skontaktowanie się z miejscem poprzedniej pracy z wnioskiem o wydanie duplikatu zeszytu ćwiczeń. Możesz wypełnić przykładowy formularz, na podstawie którego pracodawca może rozpocząć procedurę rejestracyjną.

Uwaga! Ponieważ obowiązujące przepisy nie zawierają specjalnych wymagań dotyczących formularza wniosku, można go sporządzić w dowolnej formie lub w oparciu o dowolny dogodny wzór. Najważniejsze jest wskazanie danych wnioskodawcy, daty i konkretnego powodu złożenia wniosku.

Innym sposobem jest przywrócenie dokumentu

Jeżeli szkoda nie zostanie od razu odkryta, już na etapie kolejnego zatrudnienia możesz wybrać inny, w pełni legalny sposób przywrócenia książeczki pracy – złóż wniosek o wydanie nowego dokumentu w nowym miejscu pracy. Wcześniej pracownik nie miał takiej możliwości, ale teraz przewiduje to art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Pracodawca nie ma prawa odmówić pracownikowi i ma obowiązek stworzyć dla niego zeszyt pracy (a nie duplikat!), odzwierciedlający w nim udokumentowane doświadczenie zawodowe.

Ile dni trwa wydanie duplikatu skoroszytu Jak sporządzić dokument, nie tracąc czasu?

Termin na wydanie duplikatu wynosi 15 dni. To właśnie w tym czasie pracodawca, na podstawie pisemnego wniosku i załączonych dokumentów potwierdzających staż pracy, musi sporządzić dokument i wydać go właścicielowi za podpisem.

Sama procedura nie jest skomplikowana i nie zajmuje dużo czasu, jeśli pracownik od razu dostarczy wszystkie niezbędne zaświadczenia i wypisy. Jeśli jednak brakuje niektórych dokumentów, proces może się opóźnić: trzeba będzie wysłać oficjalne wnioski do poprzednich pracodawców, ich następców lub instytucji archiwalnych i poczekać na odpowiedź.

Uwaga! Aby otrzymać duplikat tak szybko, jak to możliwe, pracownik musi przygotować z wyprzedzeniem zaświadczenia poświadczone zgodnie ze wszystkimi przepisami, oryginały umów o pracę, kopie zleceń, paski wynagrodzeń i inne dokumenty za wszystkie okresy pracy.

Jak wydać duplikat zeszytu ćwiczeń (przykład + instrukcje krok po kroku dla oficera personalnego)

Duplikat sporządza się na czystym formularzu zakupionym przez pracodawcę w celu wydania pracownikom. W księdze wpływów i wydatków należy wskazać, kiedy formularz został użyty, a także jego serię, numer i inne wymagane informacje.

Ponieważ mówimy o formach ścisłego raportowania, nieostrożne podejście do księgowości może później stać się problemem dla oficera personalnego. Ekspert już odpowiedział 9 popularnych pytań dotyczących przechowywania i rejestrowania zeszytów ćwiczeń. Jedyne, co musisz zrobić, to je przeczytać!

Następnie przejdź bezpośrednio do rejestracji (możesz skorzystać z gotowego przykładu wypełnienia duplikatu zeszytu ćwiczeń). Przestrzegaj porządku ustanowionego w Rozdziale III Regulaminu nr 225 i Rozdziale 7 Instrukcji nr 69.

Instrukcje krok po kroku

Krok 1.Napisz słowo „duplikat” w prawym górnym rogu strony tytułowej, obok numeru serii i formularza. Napis musi być widoczny i łatwy do odczytania.

Krok 2.Wypełnij stronę tytułową. Dane paszportowe, informacje o uzyskanym wykształceniu i inne dane obowiązkowe wprowadza się w sposób ogólny. Upewnij się, że są one aktualne: jeżeli w czasie, jaki upłynął od zarejestrowania utraconego zeszytu pracy, pracownikowi udało się opanować nowy zawód, zmienić nazwisko lub podnieść poziom wykształcenia, niezwłocznie wprowadź zaktualizowany dane. Nie należy odzwierciedlać całej historii zmian w dokumencie. Oto sposób wypełniania duplikatu skoroszytu (przykładowa strona tytułowa):

Uwaga! Pamiętaj, aby poświadczyć tytuł podpisem z transkrypcją i okrągłą pieczęcią organizacji lub działu kadr. Dokładność i aktualność wprowadzonych informacji potwierdza podpis właściciela dokumentu.

Krok 3.Oblicz całkowity staż pracy pracownika. Odzwierciedlaj to łącznie w kolumnie 3, wskazując liczbę przepracowanych lat, miesięcy i dni, ale bez określania okresów pracy i stanowisk zajmowanych przez pracownika. Nie przypisuj wpisowi numeru seryjnego i nie podawaj na tym etapie nazw organizacji.

Krok 4.Wymień wszystkie okresy pracy u poprzednich pracodawców w porządku chronologicznym na podstawie dostępnych dokumentów. Każdy okres jest opisany osobno:

• W kolumnie 2 wskazano datę zatrudnienia;
• w kolumnie 3 - stanowisko pracownika, jednostka strukturalna i nazwa organizacji;
• w kolumnie 4 – nazwę, datę i dane dokumentu, na podstawie którego pracownik został zatrudniony.
• w kolumnie 5 - zapis zwolnienia.

Podobnie przenieś dane o innych potwierdzonych okresach pracy ze świadectw i innych dokumentów.

Uwaga! Jeżeli nie dysponujemy pełnymi danymi dotyczącymi poszczególnych okresów pracy, należy ograniczyć się wyłącznie do informacji udokumentowanych. Nie zapisuj niczego ze słów pracownika (klauzula 32 Regulaminu nr 225)!

Krok 5.Odzwierciedlaj okres pracy w swojej organizacji. Wszystkie niezbędne do tego dokumenty są już do dyspozycji działu personalnego; wystarczy przenieść informacje do formularza. Zamknąć blok zawiadomieniem o zwolnieniu, potwierdzić podpisem z odpisem i pieczęcią. Poniżej zostaw miejsce na podpis pracownika.

Wzór ewidencji ewidencji o ostatnim miejscu pracy

Krok 6.Przekaż duplikat pracownikowi. Należy zapisać datę wystawienia, serię i numer dokumentu księga ewidencji pracy i wkładki. W tej samej księdze właściciel duplikatu musi podpisać potwierdzenie jego odbioru, w przeciwnym razie nie będzie łatwo udowodnić, że dokument został prawidłowo sporządzony i wydany w terminie.

Krok 7.Zachowaj koszt formularza. Jeżeli zeszyt ćwiczeń zaginie lub ulegnie zniszczeniu z winy pracownika, omów z nim możliwości zwrotu kosztów zakupu formularza. Wybierz najwygodniejszy sposób, np. płatność gotówką do kasy firmy lub przelew środków na konto bankowe.

Czy można mieć dwa zeszyty ćwiczeń jednocześnie? Co grozi pracownikowi, który ma dwa zeszyty pracy na raz?

Przyjmuje się, że osoba pracująca posiada tylko jedną książeczkę pracy, która odzwierciedla wszystkie okresy zatrudnienia, od pierwszej pracy w życiu aż do emerytury. Ale w praktyce nie zawsze tak się dzieje.

Wyobraźmy sobie sytuację: pracownik zgłasza zagubienie zeszytu pracy, otrzymuje duplikat, a po chwili znajduje oryginał. Jest to częsty problem, który powoduje, że właściciel ma w rękach dwa zeszyty ćwiczeń na raz (konsekwencje nie są na tyle poważne, aby zniszczyć drugi egzemplarz dokumentu). Co więcej, zgodnie z prawem oryginał i duplikat mają jednakową moc.

Czy można pracować z dwoma zeszytami ćwiczeń? Formalnie nie, ale czasami tak się dzieje. Na przykład, gdy książeczka pracy zostanie omyłkowo utworzona dla zewnętrznego pracownika zatrudnionego na pół etatu w dodatkowym miejscu pracy. Nie ma przepisu prawnego, zgodnie z którym drugi dokument byłby automatycznie uznawany za nieważny. Ponadto zawiera istotne z prawnego punktu widzenia informacje na temat faktycznego stażu pracy pracownika, który jest uwzględniany przy obliczaniu świadczeń chorobowych i macierzyńskich.

Czy można mieć 2 zeszyty ćwiczeń i okazywać je przy ubieganiu się o pracę? Jeżeli tak się stanie, pracodawca może przyjąć pracownika do przechowywania obu egzemplarzy, wypełniając jednak tylko jedną zeszyt ćwiczeń (zwykle nowszą). Ale jednocześnie prawo nie przewiduje odpowiedzialności administracyjnej ani dyscyplinarnej właściciela dwóch, trzech lub więcej zeszytów ćwiczeń.

Odpowiedzialność za pracownika

Pomimo negatywnej odpowiedzi na pytanie „czy można mieć dwa zeszyty ćwiczeń”, konsekwencje raczej nie będą negatywne dla samego pracownika. Przynajmniej do emerytury, ponieważ Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej przyjmuje do rozpatrzenia tylko jeden egzemplarz sprawozdania z pracy. Okresy zatrudnienia, które nie są w nim uwzględnione, będą musiały zostać potwierdzone zaświadczeniami i innymi dodatkowymi dokumentami.

Więcej pracy będzie także dla funkcjonariuszy personalnych. W przypadku choroby pracownika, który przy zatrudnieniu przedstawił dwa dokumenty, długość jego okresu ubezpieczenia trzeba będzie ustalić na podstawie dwóch dokumentów jednocześnie. Jeżeli niektóre okresy pracy w obu zeszytach pracy pokrywają się, przy obliczaniu świadczeń chorobowych brany jest pod uwagę tylko jeden (patrz zasady obliczania i potwierdzania doświadczenia ubezpieczeniowego, zatwierdzone zarządzeniem Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji nr 91 z dnia 6 lutego 2007).

Duplikat skoroszytu wydawany jest w terminie 15 dni na pisemny wniosek pracownika, który stwierdzi, że oryginał zaginął, został skradziony lub stał się bezużyteczny. Przestrzegaj prawnie zatwierdzonych zasad i instrukcji i aby zapobiec wkradaniu się błędów do formularza, użyj standardowej próbki do wypełnienia duplikatu zeszytu ćwiczeń w przypadku jego utraty. Określ staż pracy wyłącznie na podstawie poświadczonych oświadczeń, certyfikatów, umów i innych dokumentów uzupełniających.