Typowe zwroty używane podczas pisania not wyjaśniających. Jak poprawnie pisać objaśnienia

Każdemu czasami zdarzają się „błędy” w pracy – spóźnienia, umyślne lub mimowolne naruszenia dyscypliny itp. Czego w takich przypadkach należy oczekiwać od pracodawcy?

Artykuł 193 Kodeks Pracy stwierdza, że ​​wniosek postępowanie dyscyplinarne pracodawcy wobec pracownika w przypadku naruszenia musi być poprzedzone pisemnym wyjaśnieniem tego ostatniego. Oznacza to, że należy przyjąć od niego notę ​​wyjaśniającą. Co to jest? Jak pisać wyjaśnienia? Ci, którzy spotykają się z tym po raz pierwszy, często gubią się i zaczynają panikować. Tymczasem wszystko nie jest takie straszne.

Nota wyjaśniająca- jest to dokument zawierający oficjalną wersję tego, co wydarzyło się w imieniu „winnego” pracownika z jego podpisem i datą. Odmowa złożenia przez podwładnego żądanych wyjaśnień nie jest powodem do nałożenia kary. Ale w tym przypadku (jeśli dokument wyjaśniający nieobecności w ciągu dwóch dni roboczych) należy sporządzić odpowiedni protokół.

Kto może się o to ubiegać?

Stąd wniosek – to pracodawca ma prawo żądać wyjaśnień, a nie każdy (np. przedstawiciel organów kontroli nie ma takiego prawa). I po drugie - nadal lepiej napisać notę ​​wyjaśniającą, aby jak najbardziej wyjaśnić sytuację i udokumentować istniejące dobre powody naruszenia.

W przypadku dalszych nieporozumień z władzami nota wyjaśniająca - oficjalnie zaakceptowany dokument, co może działać na Twoją korzyść. Jej brak daje przełożonym prawo do interpretacji Twoich działań według własnego uznania.

Nie kłam!

Jeść niepisane zasady o tym, jak pisać objaśnienia, których należy przestrzegać, aby uniknąć jeszcze większych kłopotów. Po pierwsze, nigdy nie pisz w uzasadnieniach nieprawdy. Prawdopodobieństwo, że zostaniesz przyłapany na nierzetelności jest bardzo wysokie, a kłamstwami jeszcze bardziej zrujnujesz swoją reputację.

Nie próbuj zrzucać winy na swoich współpracowników, gdyż w tym przypadku oni również będą zobowiązani do złożenia wyjaśnień. Każdy przedstawi własną wersję, nie wiadomo jeszcze, jakie szczegóły mogą się pojawić. I na pewno zyskasz wrogów.

„Nie wiedziałem…”

Nie pisz, że czegoś Ci nie wyjaśniono lub nie nauczono. Jest opis stanowiska, podpisałeś go, kiedy zostałeś zatrudniony. Zwykle należy w nim wyraźnie określić wszystkie swoje obowiązki, zakres odpowiedzialności i większość sytuacji związanych z siłą wyższą. Lepiej przed napisaniem objaśnień ponownie zapoznać się z jej postanowieniami, aby wiedzieć dokładnie, czego nie pisać.

Jeżeli będziesz upierał się przy swojej niewiedzy, pracodawca będzie wymagał od Ciebie wyjaśnień. bezpośredni przełożony, który na Państwa przyjęciu miał obowiązek wszystko opowiedzieć i pokazać. A to nie jest lepsze niż wyjaśnienia kolegów.

Instrukcje są wszystkim

Jak pisać objaśnienia według wszystkich zasad? Aby nadać dokumentowi wagę, lepiej go skomponować, odnosząc się do punktów opis stanowiska. Oczywiste błędy można przedstawić jako błędną interpretację. A jeśli naprawdę chcesz kogoś obwiniać, bez zbędnych emocji, odwołaj się do nieporozumień wynikających z różnych interpretacji tych właśnie punktów. Lub w jako ostateczność, do stronniczego stosunku do siebie.

Mała sztuczka: aby zminimalizować poczucie własnej winy i nadać sytuacji biznesowy charakter, zatytułuj dokument nie „Wyjaśnienia”, ale „Nota wyjaśniająca”.

Jeśli Twoje naruszenie jest zbyt oczywiste i nie ma sensu się z niego wycofywać, najlepszym wyjściem jest odwołanie się do choroby, złego stanu zdrowia lub przeciążenia w pracy. W takim przypadku na koniec koniecznie zaznacz, że przyznajesz się do błędu i zobowiąż się, że nie dopuścisz do tego w przyszłości.

Formularz do pisania

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą? Wszystkie noty wyjaśniające pisane są według określonego szablonu, który obejmuje przede wszystkim wskazanie organizacji, stanowiska oraz imię i nazwisko osoby, do której są adresowane. Następnie - od kogo dokładnie (wskazując również stanowisko) i nazwę „Nota wyjaśniająca (lub wyjaśniająca)”.

Tekst zwykle zaczyna się od słów „W sprawie…” lub „W sprawie…”, po których następuje bezpośredni opis sytuacji. Powinien mieć charakter informacyjny, ale bez zbędnych szczegółów i napisany ściśle na temat.

Na końcu noty wyjaśniającej wskazane jest nazwisko kompilatora, jego podpis i aktualna data.

Kiedy jest to potrzebne

W jakich przypadkach w pracy sporządza się notę ​​wyjaśniającą? Zwój możliwe sytuacje jest określone w Kodeksie pracy. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Najczęściej noty wyjaśniające są zapisywane w przypadkach naruszeń dyscyplina pracy. Należą do nich: spóźnienie, nieobecność w miejscu pracy powyżej 4 godzin, stawienie się o godz pijany W pracy. Nawiasem mówiąc, w tym drugim przypadku możesz zostać natychmiast zwolniony.

Sprawdź inspektora

Kolejną, nie mniej częstą opcją są inspekcje i audyty. Na podstawie ich wyników sporządzany jest raport zawierający listę wszystkich zidentyfikowanych naruszeń i niespójności. Taki akt musi koniecznie zawierać odniesienie do akapitu instrukcji, który naruszyłeś.

Zdarza się, że inspektorzy kopiują formularz raportu z poprzednich kontroli (naruszenia z reguły są tego samego rodzaju), nie zadając sobie trudu sprawdzenia stosowności przepisów i instrukcji. W takim przypadku możliwe jest odniesienie do przepisów już uchylonych.

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą w tym przypadku? W własne interesy powinieneś porównać zarzucane Ci naruszenia z punktami opisu stanowiska. W w niektórych przypadkach Może się okazać, że do naruszenia jako takiego nie doszło. Proszę to zaznaczyć w dokument uzupełniający. Jeżeli akty nie są sporządzone zgodnie z formularzem lub nie zawierają odniesień do przepisów, udowodnienie naruszenia będzie trudne, jeśli nie niemożliwe.

Ach, ci koledzy...

Inną opcją jest wysłanie notatki z sąsiedniego działu lub jednostka strukturalna. Przyczyn tego może być wiele. Jak zareagować? Jeśli przełożeni składają skargi, lepiej zgłosić to szczegółowo, aby uniknąć nieporozumień.

Kiedy koledzy na tym samym poziomie co ty kłamią, nie będzie zbyteczne poznanie tła tego, co się dzieje i przedstawienie własnej wersji przełożonym. Jak napisać notę ​​wyjaśniającą w tej sytuacji? To nie jest łatwe pytanie, wiele zależy od istniejących relacji i atmosfery w zespole.

Co napisać w przypadkach, gdy wyjaśnienia są nieuniknione?

Jeśli się spóźnisz

Zastanówmy się więc nad spóźnieniem do pracy (opcja powszechna). Ściśle rzecz biorąc, w obowiązującym Kodeksie pracy nie ma pojęcia „spóźnienia”. W prawie posługuje się terminem „ godziny pracy” i mówi o „nieobecności w pracy bez ważnego powodu”. Oznacza to, że pracodawca ma prawo nałożyć sankcje, jeśli nie byłeś w pracy w dowolnym momencie dnia roboczego.

Jakie konkretnie sankcje? Jeżeli z powodu Twojej nieobecności produkcja nie została wstrzymana i nie wystąpiły żadne straty, maksymalną karą jest nagana lub nagana. Ale pojęcie „spóźnienia” z reguły reguluje własne (wewnętrzne) regulamin organizacje, które podpisałeś, starając się o pracę.

Nie zgub się

Dość trudno podać przykład noty wyjaśniającej spóźnienie do pracy – każdy przypadek jest indywidualny. Ale ogólne zasady jej pisma z pewnością istnieją. Ten papier, podobnie jak inne, jest pisany do kierownika i zawiera wyjaśnienie sytuacji oraz przyczyny spóźnienia. Należy podać datę kompilacji i oczywiście podpis osobisty.

Jeśli planujesz kwestionować grożące konsekwencje spóźnienia w przyszłości, pamiętaj o sporządzeniu tego dokumentu w dwóch egzemplarzach. Pierwsza trafi do biura, druga z potwierdzeniem odbioru przez sekretarkę zostaje u Ciebie.

Dobrym przykładem usprawiedliwienia spóźnienia do pracy jest sytuacja, gdy po wskazaniu przyczyn naruszenia wyjaśnia się swój stosunek do sytuacji, np. „na podstawie wszystkiego, co napisałem powyżej, powód spóźnienia uważam za ważny."

Jeżeli posiadasz dokumenty usprawiedliwiające Twoją nieobecność w pracy (zaświadczenie o wizycie w przychodni, wezwanie do sądu itp.), należy je dołączyć do noty wyjaśniającej.

Jesteś wagarowiczem

W przypadku nieobecności, którą Kodeks pracy uważa za nieobecność w miejscu pracy przez 4 godziny i więcej, przyczyną jest najczęściej brak szacunku. Wyjątkiem może być sytuacja siły wyższej – np. kurier organizacji podczas wykonywania swoich obowiązków zostaje zatrzymany przez funkcjonariuszy Policji i doprowadzony do wydziału w celu ustalenia jego tożsamości. Ponadto nie miał możliwości skontaktowania się z przełożonymi i wyjaśnienia sytuacji. W uzasadnieniu należy dostarczyć kopię protokołu.

Jeśli pracownik „zaginie” w pracy na dłuższy czas (sytuacja jest możliwa np. o godz duże przedsiębiorstwo z wieloma warsztatami i duża liczba personelu), przyczyny tego mogą być bardzo różne. Na przykład ostry ból zęba i pilna wizyta u dentysty. Zdarza się, że dana osoba nie ma czasu lub możliwości uprzedzenia o konieczności pilnego wyjścia z pracy. Następnie należy zaopatrzyć się w zaświadczenie z kliniki wskazujące datę i godzinę wizyty.

Jeśli doznałeś urazu domowego

Nie każde wyjaśnienie wyjaśniające wiąże się z wadą. Czasami jest to konieczne w okolicznościach, na które nie masz wpływu. Na przykład na wszelki wypadek obrażenia domowe. Jeśli zdarzy ci się odnieść kontuzję, co zostanie zapisane zwolnienie lekarskie, w pracy będziesz musiał na piśmie opisz szczegółowo okoliczności zdarzenia. Jest to konieczne, aby opłacić Twoje zwolnienie lekarskie.

W w tym przypadku Ofiary otrzymują notę ​​wyjaśniającą dotyczącą szkody dla komisji ubezpieczenia społecznego organizacji. Próbkę tego można pobrać od przewodniczącego wspomnianej komisji. Notatka musi zawierać opis wypadku ze wskazaniem instytucja medyczna kto wydał orzeczenie o niezdolności do pracy i okres jego ważności.

Nota wyjaśniająca do szkoły

Oprócz notatek wyjaśniających w pracy, wszyscy rodzice od czasu do czasu muszą sporządzić podobny dokument dla szkoły, w której uczy się dziecko. Z reguły wymagane jest jedno – podanie przyczyn nieobecności studenta na zajęciach. Forma takiego uzasadnienia może być dowolna, ale nadal lepiej jest trzymać się określonej struktury.

Jak napisać list wyjaśniający do szkoły?

Nagłówek dokumentu musi zawierać numer i tytuł instytucja edukacyjna oraz nazwisko osoby, w której imieniu jest napisane (zwykle dyrektora) w celowniku. Tytuł „Nota wyjaśniająca” podano bez cudzysłowu.

W tekście po wskazaniu faktu braku zajęć (z dokładna data) podano faktyczne przyczyny tego faktu. Najczęściej jest to choroba lub zły stan zdrowia, udział w zawodach lub okoliczności rodzinne(na przykład gdzieś wycieczka).

Nota wyjaśniająca musi być opatrzona datą jej sporządzenia i podpisu.

Sytuacje, w których trzeba napisać notę ​​wyjaśniającą, zdarzają się dość często. Dlatego warto wiedzieć, jak prawidłowo sporządzić ten dokument. W naszym artykule omówimy wszystkie cechy projektu noty wyjaśniającej, w zależności od miejsca jej złożenia.

○ Co to jest nota wyjaśniająca?

Nota wyjaśniająca to dokument wyjaśniający wszelkie przyczyny (nieobecność w pracy, spóźnienie, niedopełnienie obowiązków itp.). Należy wziąć pod uwagę, że przepisy tego nie przewidują tę koncepcję, ale pracodawca ma obowiązek żądać od pracownika wyjaśnień przed zastosowaniem wobec niego postępowania dyscyplinarnego.

Przed podjęciem działań dyscyplinarnych pracodawca ma obowiązek zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia. Jeżeli po dwóch dniach roboczych pracownik nie przedstawi określonego wyjaśnienia, sporządzany jest odpowiedni akt.
(Artykuł 19 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

○ Zasady sporządzania noty wyjaśniającej.

Prawo nie reguluje formularz obowiązkowy sporządzenie dokumentu. Istnieje ujednolicona forma prezentowanego dokumentu, który został zatwierdzony w dniu 14 maja 2007 roku pod numerem 25, ma jednak charakter doradczy. Dlatego organizacje mogą korzystać własną strukturę, po uprzednim wydaniu rozporządzenia je regulującego.

✔ Struktura tekstu.

Niezależnie od zastosowanej formy, w dokumencie muszą znaleźć się następujące części:

• Faktyczny, gdzie wskazane są fakty, które posłużyły za powód powstania dokumentu.
• Przyczynowy, wyjaśniający przestępstwo.

Musisz także wskazać następujące fakty:

• Nazwa organizacji, w której dana osoba pracuje.
• Miejsce, w którym dokument został sporządzony.
• Informacje o kompilatorze (imię i nazwisko oraz stanowisko).
• Nazwa dokumentu („Nota wyjaśniająca”).
• Wskazanie wyjaśnień przyczyn niewłaściwego postępowania.
• Data napisania.
• Zarejestrowany numer.
• Podpis.

✔ Jak sformułować powody?

Formularz sporządzenia dokumentu jest bezpłatny. Oznacza to, że możesz swobodnie wyrażać swoje myśli. Należy jednak wziąć pod uwagę styl pisania - trzeba go przestrzegać etyka biznesu i zgodność z normami języka rosyjskiego.

Najważniejsze w ten dokument– poprawnie sformułuj powód swojego niewłaściwego postępowania, tak aby kierownictwo nie miało wątpliwości co do braku intencjonalności i uczciwości pracownika. Zasady, które należy wziąć pod uwagę przy wyjaśnianiu powodów:

• Zwięzłość – pisz krótko i na temat.
• Racjonalność – wskaż przyczyny niewłaściwego postępowania.
• Świadomość – pokaż, że rozumiesz swój błąd.

Stosowanie się do tych zasad umożliwi Ci sporządzenie dokumentu, który pomoże Ci uniknąć działań dyscyplinarnych.

○ Gdzie może się przydać?

Pomimo tego, że najczęściej używa się objaśnień stosunki pracy, może być potrzebny w innych sytuacjach. Rozważmy szczegółowo każdą opcję.

✔ Nota wyjaśniająca do szkoły.

Podobny dokument może być potrzebny w szkole w związku z nieobecnością dziecka na zajęciach bez powiadomienie z wyprzedzeniem lub w przypadku, gdy rodzice nie byli obecni na spotkaniu. Dokument sporządzany jest ręcznie, zawiera standardowe dane: adresata odwołania, datę i miejsce napisania, dane inicjatora, złożone wyjaśnienia i podpis.

Charakterystyczną cechą tego rodzaju wyjaśnień jest to, że sporządza je nie wagarujące dziecko, ale jego rodzice.

Przykład podobny dokument jest podane tutaj:

✔ Nota wyjaśniająca dla instytutu.

Dokument tego typu sporządza student i kieruje do dziekana wydziału, na którym studiuje. W dokumencie oprócz standardowych informacji należy dodatkowo wskazać liczbę braków dni szkolne, podać terminy i powód nieobecności. Jeżeli istnieje dokument potwierdzający (np. zaświadczenie lekarskie), należy go dołączyć do wyjaśnienia.

✔ Nota wyjaśniająca do pracy.

Ten rodzaj noty wyjaśniającej jest najczęstszy i jest sporządzany przed podjęciem przez kierownictwo decyzji o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego.

Może zostać wydane jako usprawiedliwienie nieobecności lub nieprzestrzegania przepisów obowiązki służbowe. W drugim przypadku nota wyjaśniająca jest częścią dokumentu głównego.

✔ Protokół wyjaśniający na policję.

Zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest złożenie wyjaśnień na policji. Taka potrzeba może zaistnieć w następujących przypadkach:

• Wezwanie oddziału, który musi złożyć pisemne zapewnienie, że na wezwanie nastąpiła odpowiedź.
• Zobowiązanie nielegalne działania przeciwko skarżącemu, który wyjaśnia, co dokładnie się wydarzyło.
• Sporządzenie przez sprawcę dokumentu wyjaśniającego, gdzie się znajdował i co robił w określonym momencie.

Dokument zawiera standardowe informacje o odbiorcy noty wyjaśniającej, autorze, istocie dokumentu, dacie sporządzenia i podpisie. Próbkę można obejrzeć tutaj.

To się stało. Stanowisko. Błąd. „Napisz notatkę wyjaśniającą!” – zaciśnięte usta, wytrenowane, władcze spojrzenie. Taki wymóg jest obarczony złem i jednocześnie konsekwencje prawne. Można je zminimalizować, jeśli wiadomo, czym dokument grozi, jak i o czym pisać oraz co robić. Dobrze mieć przed oczami przykładowe wyjaśnienie błędu w pracy. W tym artykule omówimy te rzeczy.

Nota wyjaśniająca jest sporządzana przez pracownika w przypadku przedstawienia mu roszczeń związanych z nieprzestrzeganiem lub niewłaściwe wykonanie obowiązki. Podaje przyczyny obecnej sytuacji. Na jej podstawie kierownictwo ustala, czy pracownik jest winny, czy nie i w jakim stopniu. Ostatecznie postępowanie rozstrzyga o kwestii kary. Istnieją trzy opcje:

• wygaśnięcie roszczeń;
• przebaczenie pracownikowi lub ustne ostrzeżenie;
• postępowanie dyscyplinarne.

Rozważmy ostatni przypadek.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 192) dopuszcza sankcje dyscyplinarne w postaci:

• uwagi,
• nagana
• zwolnienia.

Pracodawca nie ma prawa stosować innych kar (w tym kar pieniężnych). W takim przypadku może się zarejestrować dokumenty wewnętrzne wzmacnia wpływ tych sankcji na premie.

W książka pracy informacje o komentarzach i naganach nie są uwzględniane.

Pracodawca ma prawo zwolnić pracownika (art. 81 ust. 5 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) w przypadku niespełnienia wymogów obowiązki pracownicze bez uzasadnionego powodu, z istniejącą sankcją dyscyplinarną z tego samego powodu, która nie została uchylona. Ten ostatni ważny jest przez 1 rok.

Sankcję dyscyplinarną można nałożyć nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia wykrycia przewinienia i 6 miesięcy od dnia jego popełnienia. Na podstawie faktów ujawnionych podczas audytu, audytu lub audyt finansowy, okres ten wydłuża się do 2 lat.

Nota wyjaśniająca – część procedur, które mogą być dalekosiężne i nieprzyjemne konsekwencje dla pracownika. Można je zmniejszyć, jeśli prawidłowo przygotujesz dokument.

Pisać czy nie pisać

Czy można odmówić władzom i nie napisać noty wyjaśniającej? Tak, możesz. Pracownik ma takie prawo. Działania administracji mające na celu wymuszenie tego są uważane za nielegalne.

Z drugiej strony brak pisemnego wyjaśnienia nie pomoże pracownikowi uniknąć odpowiedzialność dyscyplinarna(Artykuł 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracodawca wystawi zaświadczenie o odmowie. Podpis oskarżonego nie jest wymagany. Procedura wykluczenia będzie miała dalszy przebieg.

Dostarczona nota wyjaśniająca będzie dokumentować ważne przyczyny zdarzenia postawione przez pracownika. Nie pozwoli administracji interpretować jego działań według własnego uznania. Pracownik lepiej zrozumie słabe punkty swojego stanowiska.

Proces się rozpoczął

Pracodawca może żądać wyjaśnień pisemnie lub ustnie. Jednocześnie ma obowiązek opisać fakt naruszenia i żądać wyjaśnień. Pisemny wniosek składa się w formie papierowej z pieczątką odbioru. Może przybrać formę żądania, nakazu, polecenia.

Ustny wniosek wywołuje dyskusję wśród prawników. Jedno stanowisko: w takim przypadku pracownikowi nie należy udzielać pisemnych wyjaśnień. Musisz grzecznie nalegać wersja papieroważądania lub ustne uwagi na temat zdarzenia. Powodem są niezarejestrowane roszczenia pracodawcy. Temu ostatniemu również będzie trudno udowodnić fakt złożenia wniosku w sądzie – będą potrzebni świadkowie.

Inne stanowisko: złóż wyjaśnienia nawet w przypadku prośby ustnej. Argument – ​​w razie potrzeby pracodawca z łatwością sformalizuje żądanie na piśmie i przedłoży je sądowi.

Nie należy nadużywać miękkości. Jeśli szef nie może jasno określić, jakiego naruszenia wymagane jest wyjaśnienie, należy nalegać na pisemny wniosek. Lepiej zrobić to poprzez pisemne oświadczenie złożone pracodawcy. Powinien szczegółowo przedstawiać sytuację (daty, uczestnicy, niepewne wymagania).

Kierownik organizacji lub osoba przez niego upoważniona może zażądać noty wyjaśniającej. Jeżeli taka inicjatywa wyjdzie od Twojego bezpośredniego przełożonego, nie zaleca się wymagać od niego potwierdzenia tych uprawnień. Z jednej strony, jeśli sprawa trafi do sądu, będzie go interesować legalność wymierzonej kary, a nie tożsamość osoby, która żądała wyjaśnień. W razie potrzeby pracodawca potwierdzi uprawnienia. Z drugiej strony taki wymóg jeszcze bardziej nadwyręży relacje pracownika z administracją.

Pisemne wyjaśnienie udzielane jest w ciągu dwóch dni roboczych zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej. Dzień otrzymania wniosku nie jest uwzględniony.

Nie poddawaj się presji przełożonych i nie pisz wyjaśnień „od razu”. Konieczne jest usunięcie pierwszego nerwowego podniecenia i przeanalizowanie sytuacji w spokojnej atmosferze. Przeczytaj jeszcze raz opis stanowiska. Skonsultuj się z prawnikiem. Następnie zacznij pisać.

Notę wyjaśniającą należy sporządzić z nadzieją, że ostatecznie trafi ona na biurko sędziego. Celem autora jest jasne opisanie siebie jako obywatel praworządny gotowy do wykonania powierzonej pracy umowa o pracę.

Menedżer nie ma prawa wpływać na dokument: dyktować tekst, żądać jego przerobienia, wskazywać „nie z tego powodu”. Treść noty wyjaśniającej ustala pracownik.

Tekst notatki jest lakoniczny. Informacje nieobowiązkowe mogą powodować niepotrzebne pytania kierownictwa. Żarty i wyrażenia potoczne są niestosowne. Ton opowieści jest pełen szacunku. Jeśli postępowanie trafi do sądu, reputacja prostaka nie pomoże w wygraniu sprawy. Prezentacja odbywa się w porządek chronologiczny pierwsza osoba.

• potwierdzić lub zaprzeczyć faktowi naruszenia;
• opisać okoliczności zdarzenia (data, godzina, miejsce), jego przyczyny;
• scharakteryzuj winę: umyślną, wynikającą z zaniedbania, jej brak;
• przyprowadzić świadków;
• wyrazić opinię w sprawie pociągnięcia do odpowiedzialności;
• opisz swój stosunek do dalszej pracy.

Przyczyny błędu

Spójrzmy na typowe opcje.

1. Wysokie obciążenie pracą jest konsekwencją szczytowego obciążenia pracą i niedoborów kadrowych. Wyjaśnienie jest dobre, ponieważ przenosi odpowiedzialność na pracodawcę. Nadaje się do małej jednostki. Nie sprawdza się w dużym zespole pracującym na tych samych warunkach (przynajmniej formalnie). Kierownictwo zazdrośnie strzeże swojej nieomylności w podziale obciążenia pracą. Jeśli reputacja leniwego awanturnika jest niepożądana, lepiej znaleźć inne powody.
2. Małe doświadczenie - działa w przypadku młody specjalista.
3. Złe samopoczucie- może służyć jako wymówka. Pracownik powinien podkreślić, że pracował w tym stanie w trosce o przedsiębiorstwo i kontynuację jego rytmicznej działalności.
4. Sytuacja osobista, rodzinna – może pomóc, jeśli powód jest poważny. Nie należy nadużywać tego środka.
5. Niejasno napisana, sprzeczna klauzula w opisie stanowiska, która pozwalała na błędną interpretację. Argument nadaje się do użycia, ale lepiej najpierw zaopatrzyć się w uwierzytelnioną kopię tego dokumentu.

Inni uczestnicy

Jeżeli w zdarzeniu brały udział inne osoby, należy bezstronnie poinformować o tym, co zrobiła każda z tych osób. Nie należy bezpośrednio wskazywać sprawcy. Takie jest prawo kierownictwa. Aby jednak wyciągnąć taki wniosek, musi uzyskać wystarczające informacje. Nie powinieneś kłamać. W takiej historii wszyscy uczestnicy piszą wyjaśnienia, a prawda wyjdzie na jaw.

Rozwiązanie

Pracownik musi opisać swoją sumienną historię pracy u pracodawcy, wspomnieć o braku sankcji dyscyplinarnych w przeszłości oraz wymienić otrzymane premie (premie, certyfikaty, prezenty). Jeżeli sprawa trafi do sądu, informacja ta zostanie wzięta pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Jeżeli pracownik przyznaje się do popełnienia błędu, musi wyrazić skruchę. Trzeba to także zapewnić kierownictwu podobne przypadki nie powtórzy się w przyszłości.

Jak komponować

Ustawowy Nie ma standardów dotyczących formatowania pisemnych wyjaśnień. Wystarczy przestrzegać minimum zasady ogólne przygotowanie dokumentów.

Notatka sporządzana jest na kartce formatu A4. Można go napisać odręcznie lub wpisać na komputerze.

U góry arkusza, po prawej stronie, w kolumnie wskazano, do kogo i przez kogo dokument został wysłany. Odbiorca – osoba żądająca wyjaśnień. Podano jego stanowisko, nazwisko i inicjały. Pracownik wpisuje swój dział, stanowisko, imię i nazwisko.

Kilka wierszy poniżej, pośrodku, wskazana jest nazwa dokumentu - nota wyjaśniająca. Poniżej znajduje się tekst wyjaśnienia.

Następnie umieszcza się odręczne stanowisko, podpis osobisty, inicjały i nazwisko pracownika. Podana jest data sporządzenia notatki. Pracownik ma prawo załączyć dokumenty potwierdzające jego dane.

Notę wyjaśniającą należy zarejestrować w urzędzie po otrzymaniu odpisu lub drugiego egzemplarza noty z odpowiednim oznaczeniem. To ochroni przed możliwymi złe prowadzenie się administracja.

Przykład

Do Dyrektora Prod-Service LLC

N.N. Nikołajew

od księgowego

Iwanowa Irina Iwanowna

Nota wyjaśniająca

W dniu 12.02.2016r. na dowodzie dostawy nr 331 i fakturze nr 434 wskazałem błędne ceny, zawyżając je o 5%. W związku z tym kupujący odmówił przyjęcia towaru i został on zwrócony do magazynu. Błąd był spowodowany zwiększonym obciążeniem pracą tego dnia. Powodem była nieobecność księgowej E.E. Rakovej, która była na urlopie. Pełniłem obowiązki dwóch osób. Przyznaję się do błędu. Proszę wziąć pod uwagę, że Prod-Service LLC nie miała wcześniej żadnych skarg na moją pracę. W przyszłości zobowiązuję się do większej ostrożności przy wypełnianiu dokumentów.

Księgowy I.I. Iwanowa

Co to jest list wyjaśniający do dyrektora i w jakich przypadkach należy go napisać? Zostanie to omówione w tym artykule.

Kiedy sporządzana jest nota wyjaśniająca?

Warto od razu zaznaczyć, że reżyser nie we wszystkich przypadkach potrzebuje wyjaśnień. Co więcej, w niektórych sytuacjach wskazane jest, aby w ogóle tego nie pisać. Jednak takie przypadki stanowią raczej wyjątek od reguły. Zdarza się to niezwykle rzadko. O tym, kiedy i w jakich przypadkach należy wystawić notę ​​wyjaśniającą niezbędna procedura, zostanie omówione dalej.

Pierwszym i najczęstszym powodem jest ocena słuszności motywów, które doprowadziły do ​​przestępstwa lub przewinienie dyscyplinarne pracownik. Krótko mówiąc, osoba zaangażowana w organizacja pracy, musi, za pomocą noty wyjaśniającej, udowodnić swój udział lub brak udziału w tym czy innym zdarzeniu. Warto również zauważyć, że pisanie tego typu dokumentu jest najczęstsze i oficjalna forma dialog pomiędzy przełożonymi i podwładnymi.

Zarządzanie wymaga noty wyjaśniającej: co robić?

W firmie, w której pracuje ta lub inna osoba, był nagły wypadek, a kierownictwo zażądało wyjaśnień od pracowników. Wielu pracowników od razu zaczyna się niepokoić i zastanawiać, czy powinni sporządzić dokument, czy nie. Należy od razu zauważyć: dla konstruktywnego dialogu z przełożonymi warto oczywiście sporządzić notę ​​wyjaśniającą. Co więcej, pracownik odniesie z tego pewne korzyści. Po pierwsze, możliwe będzie wyrażenie swojego stanowiska tak jasno i wyraźnie, jak to możliwe. Po drugie, napisanie dokumentu pomoże uniknąć problemów w przyszłości. Faktem jest, że wyjaśnienia dyrektorowi są swego rodzaju samoobroną, szansą na złagodzenie lub opóźnienie ewentualnego nałożenia sankcji. Jeżeli nota wyjaśniająca nie dotrze do władz w ciągu 2 dni, kara będzie całkowita i nieunikniona.

Dlatego niezależnie od tego, co się stało, nadal warto sporządzić dokument wyjaśniający. Spóźnienie, przyczyną szkody materialne, niewłaściwe działania w miejscu pracy i tak dalej - wszystko to mogło się zdarzyć zupełnie przez przypadek. Zarządzanie daje możliwość wyjaśnienia swoich działań, których nie można przegapić.

W czyim imieniu sporządzono notę ​​wyjaśniającą?

Rozumiejąc, że napisanie uzasadnienia jest procedurą, choć nie obowiązkową, ale pożądaną, warto przejść dalej następne pytanie: o jego właściwym projektowaniu. Niestety większość obywateli pisze noty wyjaśniające całkowicie niezgodnie z przepisami. Tak, często w wielu przedsiębiorstwach przygotowanie przedmiotowego dokumentu nie jest priorytetem. Nie oznacza to jednak, że możesz sformatować notatkę w dowolny sposób. dyrektorowi kompetentnie i zgodnie z przepisami? Więcej na ten temat później.

Pierwszą rzeczą, o której musisz porozmawiać, jest to, kto musi napisać notę ​​wyjaśniającą. Tutaj, wydawałoby się, wszystko jest proste. Jednak większość obywateli ma problemy już na pierwszym etapie. I te problemy są uzasadnione: kierownictwo często reprezentuje ogromną siedzibę i nie jest łatwo zrozumieć, kto jest bezpośrednim przełożonym. Jednak nadal można to rozgryźć. Aby to zrobić, musisz się przyjrzeć specjalny dokument, co nazywa się. Tam należy wpisać, kto jest bezpośrednim przełożonym osoby pracującej.

O możliwościach napisania noty wyjaśniającej

Jak dokładnie napisać notę ​​wyjaśniającą: na kartce papieru czy na komputerze? Nie ma tutaj jasnych wymagań. Prawo nie zabrania żadnej z tych możliwości. Warto jednak zaznaczyć, że większość przedsiębiorstw akceptuje noty wyjaśniające pisane odręcznie. To jeszcze wygodniejsze.

Naturalnie tekst napisany odręcznie musi być czytelny. Rzeczywiście, jeśli kierownictwo ma trudności ze zidentyfikowaniem tego, co zostało napisane, mogą pojawić się problemy.

Więc, zasadnicza różnica w jaki sposób dokładnie sporządzić dokument, oczywiście nie. Ale jeśli kierownictwo stawia pewne wymagania, to oczywiście lepiej je spełnić.

Zasady sporządzania noty wyjaśniającej: nagłówek

Trzeba mieć notę ​​wyjaśniającą wydrukowaną na komputerze dla reżysera pewna struktura. Jaki powinien być? Sposób napisania noty wyjaśniającej skierowanej do dyrektora zostanie omówiony poniżej.

Na kartce w prawym górnym rogu jest napisane, do kogo jest adresowana notatka i od kogo jest. W tym miejscu wskazana jest organizacja i podział, a także Twoje stanowisko i inicjały. Poniżej, pośrodku, widnieje tytuł: „Nota wyjaśniająca”.

Często kierownictwo wymaga, aby dokumenty były przygotowane zgodnie ze wszystkimi możliwymi i niemożliwymi standardami. Osoby mające podobnych szefów powinny zwrócić na to uwagę następna zasada: Nagłówek jest zapisywany w całości, bez spacji. Poniżej znajduje się próbka nota wyjaśniająca dla dyrektora. Wyraźnie pokazano przykład prawidłowego i nieprawidłowego projektu.

Zasady sporządzania noty wyjaśniającej: część główna

Po zaprojektowaniu nagłówka należy przystąpić do pisania głównej części dokumentu. Co dokładnie mogę tutaj polecić? Nota wyjaśniająca skierowana do dyrektora powinna być krótka, zwięzła i łatwa do odczytania. Warto podać datę wydarzenia i to wszystko wymagane nazwy i nazwiska, a także stosunkowo szczegółowo opisać przyczyny tego, co się wydarzyło.

Czego nigdy nie powinieneś robić? Przede wszystkim pisz kłamstwa. Nie należy lekceważyć własnego przywództwa. Prędzej czy później prawda może jednak wyjść na jaw. Po drugie, w swojej notatce nie możesz używać wulgaryzmów ani wulgaryzmów. różne rodzaje niewłaściwe słowa. Styl powinien być czysto biznesowy i oficjalny. Absolutnie każda osoba, niezależnie od zajmowanego stanowiska, musi czasem umiejętnie i kompetentnie sporządzić notę ​​wyjaśniającą skierowaną do reżysera.

Dalsze działania z objaśnieniami

Nie jest trudno wymyślić, jak napisać notę ​​wyjaśniającą skierowaną do reżysera. Następnie musisz zrozumieć, gdzie i do jakich organów należy wysłać wypełniony dokument.

Jak już wspomniano, pracownik ma tylko dwa dni na sporządzenie i przesłanie noty wyjaśniającej swoim przełożonym. W W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł nałożyć na specjalistę pełną karę. Pracownik pisząc notatkę przekazuje ją właściwemu organowi. Możesz dowiedzieć się, gdzie dokładnie, ze specjalnych ustaw lokalnych.

Wskazane jest, aby pracownik sporządził notę ​​wyjaśniającą w dwóch egzemplarzach. Jest to konieczne, aby w przyszłości nie było żadnych roszczeń, że specjalista złożył dokument w niewłaściwym momencie. W końcu często dotarcie wyjaśnień do władz może zająć bardzo dużo czasu. Jeżeli przełożony nie był usatysfakcjonowany zeznaniami pracownika i nałożył: pełna odpowiedzialność problem należy rozwiązać na zupełnie innym poziomie – w drodze bezpośredniego dialogu. Warto również zwrócić uwagę na art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który zapewnia wszystko niezbędne informacje o takiej koncepcji jako nota wyjaśniająca skierowana do reżysera.

Artykuł 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej: ogólna charakterystyka

Ustawa zawiera także inne cenne informacje. Na przykład kierownictwo nie może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności sześć miesięcy po zdarzeniu ani nałożyć kilku rodzajów kar za tylko jedno wykroczenie.

O napisaniu noty wyjaśniającej do instytucji edukacyjnej

Nota wyjaśniająca kierowana do dyrektora placówki edukacyjnej jest z reguły sporządzana bezpośrednio przez uczestnika proces edukacyjny. Tutaj również nie ma ogólnych, jasnych wymagań. Powtórzę: każdy indywidualnie instytucja edukacyjna zdolny do przedstawienia swojego indywidualne wymagania na temat przygotowania dokumentów.

Nota wyjaśniająca kierowana do dyrektora szkoły sporządzana jest w przybliżeniu w taki sam sposób, jak nota wyjaśniająca dla pracowników. Nagłówek powinien znajdować się w prawym górnym rogu, a treść powinna być krótka i zwięzła. NIE szczególne różnice oraz w typach wyjaśniających. Nie ma znaczenia, czy chodzi o spóźnienie, naruszenie dyscypliny, czy o cokolwiek innego.

W niektórych sytuacje życiowe Możesz potrzebować przykładowej noty wyjaśniającej, więc lepiej mieć pomysł z wyprzedzeniem, jak prawidłowo sformatować papier.

Jeśli chcesz wiedzieć które przedmioty obowiązkowe muszą być zawarte w tej formie korespondencja biznesowa, w tym artykule znajdziesz wszystkie odpowiedzi na swoje pytania, a mianowicie: jak napisać notę ​​wyjaśniającą do pracy i szkoły.

Jak napisać notę ​​wyjaśniającą?

Zastanówmy się, czym jest nota wyjaśniająca. Ten specjalny kształt dokument biznesowy, które stosuje się, gdy wymagana jest ocena aktualnej sytuacji ze wszystkich stron i dlatego wymagane są wyjaśnienia od uczestników zdarzenia.

Ważne jest, aby zrozumieć, że objaśnianie to nie to samo, co raportowanie. Osoba pisząca notę ​​wyjaśniającą nie składa żadnych oświadczeń, nie prosi reżysera o pewne wyjaśnienia kontrowersyjna sytuacja, nie wyciąga wniosków, a jedynie zastanawia się na piśmie wydarzenie, które miało miejsce.

Pracownik może być zobowiązany do napisania noty wyjaśniającej w następujących przypadkach:

• Absencja.
• Spóźniony do pracy.
• Naruszenie terminów wykonania powierzonych zadań.
• Niewykonanie powierzonego zadania itp.

Nota wyjaśniająca jest napisana za pomocą standardowe zasady korespondencja biznesowa:

• Wszystkie podawane informacje muszą być wiarygodne.
• Biznesowy styl przedstawiania sytuacji.
• Brak wulgaryzmów i języka potocznego.
• Krótka prezentacja.
• Zdania ułożone są sekwencyjnie, logicznie i chronologicznie.
• Nota wyjaśniająca jest napisana w pierwszej osobie.
• Na końcu dokumentu należy umieścić datę sporządzenia oraz własnoręczny podpis.

Nota wyjaśniająca do pracy. Próbka, jeśli się spóźnisz

Znasz już zasady sporządzania noty wyjaśniającej, spójrzmy szczegółowo jak napisać notę ​​wyjaśniającą do pracy. Przykładowy dokument wyglądałby tak:

• Imię i nazwisko menadżera (lub innej osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia oficjalne), do kogo piszesz notę ​​wyjaśniającą. Powinno być napisane w prawym górnym rogu. Na przykład: „Do dyrektora Severny Bridge LLC, Anatolija Iwanowicza Egorkina”.
• Pod adresatem w poniższym wierszu należy podać swoje imię i nazwisko oraz stanowisko: „od specjalisty ds praca kontraktowa Ilczenko Wasilij Pietrowicz.”
• W centralnej części artykułu wpisano tytuł dokumentu: „Objaśnienia”.
• Zasadnicza część noty wyjaśniającej zawiera opis konkretnych faktów, które spowodowały sytuację wymagającą wyjaśnienia. Na przykład:

  15 października 2015 roku przyszedłem do pracy z 5-godzinnym opóźnieniem, gdyż w moim domu rozładowała się bateria. Zadzwoniłem po służby ratunkowe i starałem się zminimalizować szkody w moim mieniu. Służby ratunkowe przyjechały godzinę po wezwaniu i rozpoczęły pracę dopiero o godzinie 10.00. Praca zajęła im 2 godziny, więc skończyli dopiero o 12.00. Podczas prace naprawcze Nie mogłam wyjść z mieszkania, bo mieszkam sama. Po skończonej pracy od razu zabrałem się do pracy i o godzinie 13.00 dotarłem do biura. O zaistniałej sytuacji powiadomiłem wcześniej telefonicznie kierownika wydziału. Do noty wyjaśniającej załączam dokument dokumentujący fakt, że doszło do przełomu. urządzenie grzewcze, dzwonić pogotowie i wyeliminowanie awarii baterii.

• Na końcu dokumentu należy umieścić datę sporządzenia i podpisać go własnoręcznie. Na przykładzie wygląda to tak: „15.10.2015 Ilczenko V.P.

Teraz wiesz, czym jest przykładowa nota wyjaśniająca.

Po przesłaniu dokumentu zostanie on sprawdzony przez kierownika lub urzędnik do tego upoważniony. Po rozpatrzeniu kierownik podejmuje uchwałę ws dalsze działania w stosunku do pracownika.

Jeżeli dyrektor podjął decyzję o zastosowaniu wobec pracownika środków dyscyplinarnych, wówczas uzasadnienie złożone przez pracownika zostanie dołączone do sprawy jako dowód.

Nota wyjaśniająca do szkoły. Próbka w przypadku pominięcia

Jeśli musisz napisać notatkę wyjaśniającą do szkoły, nie będzie ona znacząco różnić się od próbki podanej wcześniej jako przykład.

Jedyną różnicą będzie adresat, a w jego imieniu mogą działać następujące osoby:

• Dyrektor szkoły.
• Wychowawca klasy.
• Dyrektor szkoły

Na górze kartki po prawej stronie należy napisać np.: „Do dyrektora szkoły nr 15 Jurija Wasiljewicza Pimkina”. Od kogo: „od ucznia klasy 11-„B” Waseczkina Piotra Giennadiewicza lub „od gr. Waseczkina Julia Władimirowna” – w przypadku złożenia uzasadnienia przez jednego z rodziców ucznia.

Główna część noty wyjaśniającej musi zawierać wyjaśnienie okoliczności wymagających wyjaśnienia. Podkreślamy, że jeśli dokument składa rodzic, wówczas główna część pracy musi zawierać odpowiednie wyjaśnienie.

Na przykład:
Ja, Nina Michajłowna Sokołowa, matka ucznia klasy 11B Iwana Pietrowicza Sokołowa, mogę złożyć następujące wyjaśnienia dotyczące nieobecności na zajęciach w dniu 10.10.2015 r. Podczas porannych przygotowań synek bolał brzuch, źle się poczuł i mi o tym powiedział. Po zmierzeniu temperatury stwierdziłam, że jest podwyższona i dlatego wezwałam miejscowego lekarza. Z tego powodu zdecydowałam się zostawić go w domu i kontynuować leczenie zgodnie z zaleceniami lekarza. W załączeniu adnotacja na karcie syna (kserokopia) oraz zaświadczenie z placówki medycznej potwierdzające moje słowa.

Z tego widać, że nie ma znaczących różnic w pisaniu notatek wyjaśniających do pracy i szkoły. Najważniejsze jest wyjaśnienie, w czyim imieniu dokument jest sporządzany. Zazwyczaj komunikacja pomiędzy szkołą a rodzicami w przypadku drobnych zakłóceń regulacje wewnętrzne, przechodzi nauczyciel klasy. W niektórych przypadkach nota wyjaśniająca może wskazywać ucznia, co jest dokumentem kontrolującym dostęp do placówki edukacyjnej.