Nota wyjaśniająca - wzór i zasady wypełniania. Okresy przechowywania dokumentów

Jeśli nie każdy pracownik organizacji musi pisać oficjalne notatki lub notatki, prędzej czy później prawie każdy pracownik może potrzebować przykładowej noty wyjaśniającej. Każdy z tych typów oficjalna dokumentacja ma swój specyficzny cel informacyjny i charakter referencyjny. Zastanówmy się, jakie rodzaje notatek najlepiej nadają się do konkretnego przypadku.

Rodzaj dokumentu służącego celom informacyjnym lub referencyjnym, do którego jest adresowany osoba upoważniona na przykład kierownikowi działu lub szefowi przedsiębiorstwa nazywa się raportem. Ustawodawstwo nie podaje jasnej definicji; ma na celu przedstawienie wniosków i propozycji, które mają skłonić menedżera do podjęcia decyzji.

Może zostać sporządzony albo z inicjatywy pracownika, albo w formie ustnej na polecenie głowy. Najczęściej za jego pomocą przedstawiają propozycje związane z udoskonaleniem wyposażenia technicznego w produkcji, wyrażają sprzeciw wobec jakiejkolwiek decyzji kierownictwa i przedstawiają swoje stanowisko w przypadku konfliktów ze współpracownikami.

Próbka noty wyjaśniającej

Zasadniczy tekst tego dokumentu ma na celu sformułowanie Twojego stanowiska i jasne przedstawienie Twoich argumentów co do istoty sprawy.

Wyróżnić następujące typy raporty:

• Raportowanie. Polegają one na informowaniu o zakończeniu jakichkolwiek prac lub etapów, realizacji zamówień itp.;
• Informacyjne. Zestawione w celu przedstawienia wyników, szczegółów, postępu i metod wykonywania pracy. Są regularne;
• Inicjatywa. Zawierać inicjatywy, propozycje, rekomendacje itp.

Raporty mogą mieć charakter zewnętrzny lub wewnętrzny w zależności od tego, kto jest odbiorcą dokumentu.

Zewnętrzne adresowane są do szefa przedsiębiorstwa lub organizacji wyższego szczebla. Aby utworzyć ten dokument, użyj formularze ogólne przedsiębiorstwa. Według przykładu memorandum powinno składać się z następujących elementów:

• nazwy instytucji, przedsiębiorstwa;
• daty;
• indeks;
• adresy rejestracyjne;
• dane adresata;
• tytuł tematu raportu;
• podany tekst;
• podpisy menadżera;
• Imię i nazwisko wykonawcy, ze wskazaniem numeru telefonu kontaktowego.

Notatki wewnętrzne sporządzane są w imieniu kierownika organizacji; do ich wykonania wykorzystywane są zwykłe arkusze. Dokument taki zawiera następujące elementy:

• oznaczenie działu;
• nazwa dokumentu;
• data i numer rejestracyjny;
• tytuł tematu;
• tekst;
• Imię i nazwisko adresata;
• podpis, nazwisko i inicjały oraz stanowisko kompilatora.

Jednym z rodzajów dokumentów wewnętrznych jest zawiadomienie o niedopełnieniu obowiązków służbowych. Ma na celu poinformować o niezgodności lub niewłaściwe wykonanie pracownika o jego bezpośrednich obowiązkach, a także zawiera propozycję ukarania tego pracownika sankcją dyscyplinarną.

Notatka serwisowa - przykład zapisu i dziennik serwisowy

Jednym z rodzajów notatek jest notatka oficjalna. Ona jest dokumentem charakter informacyjny i służy do interakcji różnych poziomych (tj. niepodporządkowanych sobie) obiektów strukturę zarządzania w celu rozwiązania kwestii związanych z ich kompetencjami. Jak napisać notatkę?

W klasyfikator ogólnorosyjski dokumentacja zarządcza(OKUD) nie przewiduje tego typu dokumentacji. Jednocześnie są używane do różnych celów cele przemysłowe:

• zażądać informacji;
• przy wydawaniu instrukcji;
• jako dokument towarzyszący;
• jako list informacyjny.

W tekście tego typu dokumentu znajdują się dane o tym, co było przyczyną jego wykonania, tj. prośba, wniosek, propozycja itp. Może zawierać informacje o odbytych spotkaniach, ruchach kadrowych pracowników, wszelkich zmianach w pracy organizacji i jej oddziałów itp. Dokument może zawierać także informację dla ochrony o pracownikach pracujących w weekendy w celu wpuszczenia ich na teren firmy.

Dla sukcesy pracownicze pracownicy mogą otrzymać cenny upominek lub tytuł, certyfikat. W tym celu sporządzana jest notatka dotycząca premii, sporządzana przez kierownika działu, związku zawodowego lub zespołu.

Przepisy nie określają ścisłych wymagań dotyczących sporządzania notatki urzędowej. Jednak wzór do wypełnienia notatki ma formę podobną do raportu, można go opracować i skompilować bezpośrednio w organizacji, biorąc pod uwagę specyfikę przedsiębiorstwa.

W celu kontroli dokumentacji należy założyć specjalny dziennik. Jak wynika z przykładowego dziennika not serwisowych, może on zawierać informacje dot numery rejestracyjne dokumenty, ich datę, nazwę lub streszczenie, informacje o urzędniku, który podpisał dokument itp.

Oprócz rejestracji dziennika dostępna jest także kartowa lub automatyczna ewidencja dokumentacji.

Formularz noty wyjaśniającej

Dla wyjaśnienia okoliczności wszelkich zdarzeń i faktów dostarczany jest rodzaj dokumentu, np. nota wyjaśniająca sporządzona przez pracownika przedsiębiorstwa skierowana do przełożonego urzędnik.

Ma być pisany ręcznie, regularnie, w jednym egzemplarzu kartka papieru w imieniu osoby, która o to poprosiła. Niektóre organizacje przewidują przygotowanie noty wyjaśniającej na komputerze. Formularz noty wyjaśniającej dot poziom legislacyjny nie jest to ustalone, jednak w niektórych instytucjach tak jest standardowe formularze jego projekt. Jednocześnie ważne jest objaśnienie sporządzone niezgodnie z formularzem.

Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej (art. 193) przed złożeniem wniosku do pracownika postępowanie dyscyplinarne należy zażądać od niego noty wyjaśniającej, w której pracownik może zgłosić okoliczności i przyczyny podjętych działań.

Noty wyjaśniające mogą być sporządzane albo przez pracownika, albo przez jednostkę strukturalną jako całość.

Każda osoba pracująca, zwłaszcza pracownicy rządowi, czasami musi napisać notatkę. Często jest to odbierane jako donos, dlatego przy jego sporządzaniu warto uzbroić się w konkrety.

Jak kompetentnie sporządzić dokument, według jakich kryteriów usystematyzowano notatki i w jakich przypadkach są one odpowiednie?

Forma i klasyfikacja

Notatka to dokument kierowany do kierownictwa, zawierający istotę problemu, wnioski i propozycje. Został napisany z zamiarem nakłonienia wyższych władz do podjęcia decyzji w tej czy innej sprawie problematyczna sytuacja powstałe z winy pracownika.

W zależności od odbiorcy są one wewnętrzne i zewnętrzne.

Wewnętrzne – adresowane do kierownika działu lub kierownika działu, pisane na zwykłej kartce papieru.

Dokument wychodzący poza organizację, wysyłany do najwyższy autorytet(administracja, ministerstwo) uważa się za zewnętrzne, sporządza się je na specjalnym formularzu.

Jak poprawnie sformatować i napisać notatkę

Sporządź dokument, korzystając z następującego szablonu:

• u góry (lewy róg) wskaż dział, z którego pochodzi notatka;
• w górnym (prawym rogu) należy podać stanowisko, nazwisko i inicjały adresata;
• poniżej pośrodku znajduje się tytuł dokumentu;
• pod nim umieszczają datę i numer;
• nagłówek musi zaczynać się od słów „O…”, „O…” lub „W sprawie…”;
• tekst (treść) dokumentu, składający się ze wstępu, analizy i zakończenia. Pierwsza część zawiera opis wydarzeń, które stały się przyczyną napisania notatki. Po drugie, analiza sytuacji. Trzecia zawiera wnioski i rekomendacje autora dokumentu;
• stanowisko, podpis, nazwisko, inicjały autora w jednym wierszu.

Przykładowy raport dla pracownika

Najczęściej dokument adresowany do menedżera pisze kierownik działu, ale zdarzają się przypadki, gdy między zwykłymi pracownikami pojawia się sytuacja awaryjna wymagająca interwencji wyższego kierownictwa - uraza w miejscu pracy, niewłaściwe zachowanie.

Oto przykład takiego dokumentu.

RAPORT
Nr 41-07/215 03.02.2016

O byciu obrażonym w pracy

Pragnę zwrócić uwagę, że w dniu 2 marca 2016 roku kierowca Dobrodomov Petr Alekseevich występujący obowiązki zawodowe, upokarzał mnie i używał w stosunku do mnie wulgarnego języka.

Proszę zgłosić się do P.A. Dobrodomov. postępowanie dyscyplinarne.

Jak napisać ten dokument o wagarach: przykładowy projekt

RAPORT
№ 43-13/228 11.05.2016

O nieobecności w pracy

Pragnę zwrócić Państwa uwagę, że wczoraj, 10 maja 2016 r., specjalista ds. zakupów Roman Michajłowicz Iwanszczenko nie stawił się na miejsce pracy. Nieobecność trwała cały dzień.

Przyczyn nieprzybycia nie potwierdzono ani dokumentami, ani telefonicznie, ani e-mailem.

Proponuję zaangażować Ivanyushchenko R.M. Do odpowiedzialność dyscyplinarna za absencję.

)? Przedstawiciele okresowo muszą stawić czoła temu pytaniu. różne obszary działalność. Notatka jest jednym z najpowszechniejszych i najpopularniejszych sposobów interakcji pracowników przedsiębiorstwa z jego zarządem. Poniżej przedstawimy przykładową notatkę i podpowiemy, jak poprawnie napisać notatkę.

Dlaczego musisz napisać notatkę?

Notatka jest formą wewnętrzny obieg dokumentów, co pozwala najskuteczniej i efektywnie rozwiązywać bieżące sytuacje produkcyjne.

Celem notatki jest powiadomienie urzędnika o istniejącym problemie, przedstawienie propozycji jego rozwiązania lub uzgodnienie planowanych działań.

Dodatkową zaletą tego typu dokumentów jest to, że stanowią one bezpośredni dowód na to, że specjalista ujął problem z zakresu swojej specjalizacji. Jeśli specjalista nie jest w stanie samodzielnie rozwiązać problemu i przekazuje go w formie notatki do rozwiązania innym specjalistom, zwalnia się tym samym od odpowiedzialności za nieterminowe lub niskiej jakości rozpatrzenie problemu.

Notatki nie mają specjalnego formularza; wolna forma, można przesłać do na papierze lub przez środki elektroniczne komunikacja.

Przykład sporządzenia notatki, jej forma, szablon

W jakich przypadkach ma zastosowanie ten, który rozważamy? papier biznesowy, wymyśliłem to. Teraz musisz wybrać przykład napisania notatki. Jak wspomnieliśmy powyżej, specjalna forma notatka nie istnieje. Jednakże istnieje wymagania ogólne do treści dokumentu.

Należą do nich:

1. Obowiązkowe wskazanie adresata notatki. W prawym górnym rogu należy wpisać nazwisko, imię i patronimię, a także stanowisko osoby, do której wysyłane jest odwołanie.
2. Poniżej znajduje się nazwa dokumentu i jego numer.
3. Następnie należy nakreślić istotę problemu, z którym spotkał się autor dokumentu, lub sytuację, z którą należy się uporać.
4. Poniżej znajdują się propozycje rozwiązania problemu, bądź wskazanie działań, jakich autor notatki oczekuje od swojego adresata.
5. Na końcu dokumentu wskazane jest nazwisko i inicjały osoby, która przesłała odwołanie, a także jej stanowisko.

W razie potrzeby można skorzystać z tego szablonu notatki.

Jak napisać notatkę: przykładowy projekt

Jak napisać notatkę (próbkę), spójrzmy prosty przykład. Tekst notatki może być identyczny z poniższym.

Przykład notatki

Do dyrektora Gvozdika LLC

Slobodin Władimir Aleksandrowicz

UWAGA SERWISOWA

Od 2 stycznia 2018 roku w cukierni zepsuł się przenośnik. Do naprawy niezbędny jest zakup części według załączonej listy. Całkowity koszt prace naprawcze biorąc pod uwagę zakup części wynosi 12.500 (dwanaście tysięcy pięćset rubli 00 kopiejek). W związku z wyczerpaniem się limitu środków na naprawę i konserwację sprzętu i brakiem niezbędnych części, aby uniknąć przestojów warsztatu

1. Wybierz wymagane suma pieniędzy zgodnie z załączoną listą.
2. Zapewnij ekipę naprawczą do wykonania prac.

Pozdrawiam, Szefie cukiernia, Dmitrienko Denis Siergiejewicz.

Jak napisać notatkę w forma elektroniczna, powiemy Ci poniżej.

Funkcje elektronicznego zarządzania dokumentami

Jeśli organizacja umożliwia wymianę danych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym poczty elektronicznej, wówczas wysyłanie notatki jest uproszczone. Do zalet takiego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie należy także szybkość rozpatrywania wniosków.

Jak napisać notatkę elektronicznie? Dokładnie tak samo jak w klasycznej wersji papierowej. W dokumentach nie ma znaczących różnic. Próbka w tym formacie praktycznie nie różni się od podanego wcześniej przykładu.

Zasadnicza część Twojej notatki (czyli bezpośredni opis sytuacji i propozycji przedstawionych do rozpatrzenia) pozostaje dokładnie taka sama, jak w naszym przykładzie.

Jedynym wyjątkiem jest to, że nie trzeba już wskazywać adresata w notatce. Nazwa użytkownika, do którego kierowane jest żądanie, zostanie wpisana w wierszu „Adres”. Jeśli mówimy o wymianie dokumentów za pośrednictwem udostępniony zasób(np. jeden adres e-mail na dział), w wierszu „Temat” należy wskazać, do kogo skierowana jest wiadomość.

Dodatkowo w przypadku korzystania z poczty elektronicznej (indywidualnej skrzynka pocztowa) w większości przypadków istnieje już podpis, który jest automatycznie wstawiany do tekstu pisma. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas, w tym na pisaniu notatki. Jeśli Twoja poczta nie pozwala na identyfikację nadawcy (na przykład, jeśli korzystasz ze wspólnej skrzynki pocztowej), pamiętaj o podaniu na końcu listu swojego imienia i nazwiska oraz stanowiska.

Ważne: w przypadku przesyłania informacji za pośrednictwem e-mail nie zapomnij poprosić o powiadomienie o przeczytaniu wysłanej wiadomości (w tym celu należy zaznaczyć odpowiednie pole). To zawiadomienie stanowi dowód, że faktycznie wysłałeś notatkę do konkretnego odbiorcy w określonym czasie.

Dość duży odsetek populacji związany jest z pracą w organizacjach różne rozmiary i charakter działalności. Podczas wykonywania swoich obowiązków pracownicy regularnie wymagana komunikacja z kierownictwem aby rozwiązać pewne problemy.

Bo z tym typem korespondencja biznesowa każdy może się spotkać, przyjrzyjmy się bliżej głównym pytaniom: kiedy i jak sporządzana jest notatka, jakie są różnice w sporządzaniu oficjalnego dokumentu dla kierownictwa?

Drodzy czytelnicy! Nasze artykuły mówią o standardowe metody rozwiązania kwestie prawne, ale każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem - skontaktuj się z konsultantem online po prawej stronie lub zadzwoń bezpłatne konsultacje:

W jakich przypadkach sporządza się notatkę?

Notatka urzędowa jest jednym z elementów wewnętrznego obiegu dokumentów. Za jego pomocą pracownicy firmy mogą decydować kwestie produkcyjne i sytuacjach tak szybko i skutecznie, jak to możliwe.

Notatka serwisowa przeznaczony do rozwiązywania problemów i problemów biznesowych związanych z pracą konkretnego pracownika lub całego działu. W takim przypadku rozwiązanie problemu może zależeć zarówno od innego pracownika firmy, jak i od zupełnie innej jednostki strukturalnej.

Główna różnica w stosunku do raportu polega na tym, że jest on używany w komunikacja biznesowa pomiędzy pracownikami lub podziały strukturalne mieć równy status w organizacji. Innymi słowy, żadnego bezpośredniego podporządkowania.

Sporządzenie notatki ma dodatkowe zalety. Ten dokument wykaże, że pracownik, który go sporządził, wskazał problem leżący w jego obszarze odpowiedzialności.

Jeśli specjalista nie jestem w stanie sam tego pojąć z zaistniałym problemem może sporządzić notatkę i przedstawić sprawę do rozpatrzenia innym specjalistom. W takim przypadku będzie mógł uwolnić się od odpowiedzialności za złą jakość lub przedwczesne rozpatrzenie zadania.

W niektórych przypadkach na podstawie notatki sporządzane jest zarządzenie o konieczności dokonania określonej czynności.

Co powinien zawierać tekst dokumentu?

Chociaż dokładna forma wypełnienia ww list biznesowy nieokreślony, można określić kilka głównych punktów, obowiązkowe do oznaczenia w dokumencie. Lista szczegółów obejmuje:

1. Nagłówek, w którym zapisane są dane odbiorcy, takie jak imię i nazwisko oraz stanowisko.
2. Nazwa oficjalnego papieru.
3. Data napisania i numer.
4. Tytuł, z którego od razu wynika, jaki jest temat korespondencji.
5. „Treść” dokumentu, w której wstępnie opisano obecną sytuację, po czym autor wskazuje swoją prośbę.
6. Stanowisko pracownika, który sporządził wiadomość urzędową, jego podpis i imię i nazwisko autora.

Często tekst notatki zaczyna się od słów „Chciałbym zwrócić Państwa uwagę…”, po których następuje podstawowa informacja. Ale nie jest to zasada obowiązkowa.

Jak poprawnie komponować i pisać?

Początek dokumentu powinien być dane organizacji i kompilatora oficjalny list . Tytuł samego dokumentu jest zapisany pośrodku. Tekst główny powinien zaczynać się poniżej i na czerwonej linii. Jak wspomnieliśmy wcześniej, istota problemu została przeniesiona na wolna forma. Dokument jest kompletny do daty sporządzenia i podpisania.

Jeśli główny tekst notatki ma być duży, to tak należy podzielić na kilka akapitów:

• opis głównego problemu;
• wniosek;
• wydział i nazwiska pracowników, którzy napisali notatkę, jeżeli istnieje odwołanie zbiorowe.

W ten ostatni przypadek Kluczowy podpis na dokumencie składa kierownik wydziału, złożenie dokumentu serwisowego. Do dokumentu głównego dodawany jest dodatkowo wniosek z podpisami wszystkich pracowników.

Notatkę należy napisać na kartce formatu A4, tak jak każdy inny dokument. Również wymagany jest podpis „na żywo”. ręcznie wykonany.

Dołączona jest nota serwisowa numer seryjny i data napisania.

W razie potrzeby dokument można skompilować w edytorze na komputerze, a następnie wydrukować, ale podpis musi być również złożony przez samego kompilatora.

Funkcje projektowania notatek (z próbkami)

W zależności od rodzaju sporządzanej notatki zmieniają się niuanse wykonania dokumentu i sytuacje, w których należy je sporządzić.

Do dyrektora lub kierownictwa przedsiębiorstwa

Do imienia tego menadżera Przygotowywane są różne notatki, więc porozmawiajmy o tym, jak najlepiej je przekazać. Wskazane jest sporządzenie dokumentu w dwóch wersjach oryginalnych.

Zgodnie z przepisami dokument przekazywany jest sekretarzowi, od którego nie będzie problemu otrzymanie oceny po przyjęciu dokumentu do rozpatrzenia. Następnie należy poczekać na decyzję władz.

W przypadku podróży służbowej: przedłużenie i anulowanie

Notatka służy jako potwierdzenie, że oddelegowany pracownik jest na miejscu, plus rejestruje daty przyjazdu i powrotu z podróży służbowej. Dokument ten może zostać wydany, jeżeli:

• pracownik podróżuje wynajętym pojazdem prywatnym lub służbowym;
• Pracownik nie posiada dokumentów potwierdzających podróż i pobyt.

Recenzja z wakacji

Często zdarzają się przypadki, gdy powodów produkcyjnych menedżerowie trzeba odwołać jednego z pracowników.

W tej sytuacji kierownik notatki zostaje kierownikiem działu, w którym zarejestrowany jest pracownik przebywający na corocznym płatnym urlopie.

Kierownik organizacji musi zapoznać się z przedłożonym dokumentem i wskazać zgodę lub odmowę żądania zapisane w dokumencie.

Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe wyłącznie za jego osobistą zgodą.

Ponadto zgodnie z art. 125 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zabrania się odwoływania z urlopu:

• kobiety w ciąży;
• nieletni pracownicy;
• pracownicy związani z niebezpiecznymi lub szkodliwe warunki praca.

Na wakacjach

Oprócz wakacji pracownicy organizacji mogą pewne warunki uzyskać tzw. „czas wolny”, tj. wziąć wolne od pracy. Ponieważ V Kodeks Pracy tę koncepcję schwytany, definicje „ dodatkowy czas na odpoczynek” lub „inny czas odpoczynku”.

Dokumentem, za pomocą którego pracownik wyraża swoje życzenia przełożonym, może być oświadczenie lub notatka.

Pracownik ma prawo do urlopu, gdy:

• pracował w godzinach nadliczbowych;
• pracował w weekendy lub święta;
• miał łączną liczbę nadgodzin podczas pracy zmianowej;
• wziął aktywny udział w ruchu dawców i krwiodawstwie;
• pracownik;
• w stronę wakacji.

O zmianie grafiku pracy lub przesunięciu godzin pracy

Każdy pracownik może je mieć dobre powody , zgodnie z którym może kontaktować się z kierownictwem z prośbą o zmianę grafiku pracy.

Jeśli inicjatywa przejawia się właśnie ze strony pracownika, kto może udokumentować potrzebę dostosowań, sporządza notatkę skierowaną do szefa przedsiębiorstwa.

W przypadkach, gdy powód jest naprawdę ważny, pracodawca nie ma prawa odmówić pracownikowi zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Dokument powinien wskazywać aktualny harmonogram i pożądany.

Na zakup sprzętu

Niniejsza notatka została sporządzona przez dział, który musi zakupić nowy lub wymienić stary sprzęt.

Przykładem może być atrakcyjność ekonomiczna lub Dział HR do kierownika działu technologia informacyjna z prośbą o szybką wymianę uszkodzonego komputera.

Formularz notatki zakupu komputera: .

O organizowaniu wydarzeń

Notatki wewnętrzne dotyczące decyzji kwestie organizacyjne do organizacji imprez, mają swoją specyfikę. Znalazły również częste zastosowanie w instytucjach edukacyjnych.

W notatce konieczne będzie podanie podstawowych informacji na temat zbliżającego się wydarzenia oraz, w razie potrzeby, danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za jego realizację.

O przekazywaniu informacji

Jeden z najczęściej używanych typów notatki. Służy do zgłoszenia prośby o uzyskanie określonych informacji i opiera się na następującej zasadzie:

1. należy zidentyfikować kluczową ideę i sformułować zapytanie;
2. podać szczegóły, których odbiorca może wymagać;
3. przypomnij sobie główną ideę prośby i podaj dodatkowe informacje.

O karaniu pracownika

Dokument tego typu stosowany jest w przypadku zachowań pracownika w miejscu pracy lub jego niewłaściwego stosunku do obowiązków służbowych wymaga odpowiednich kar.

Autor notatki musi jak najlepiej przedstawić fakty. obiektywnie i bez emocji dać kierownictwu możliwość poradzenia sobie z incydentem.

O potrzebie nowego pracownika

Dokument sporządza się, gdy wymaga tego jeden z działów strukturalnych firmy nowy pracownik. Wówczas kierownik działu ma prawo przekazać kierownictwu ten element wewnętrznej korespondencji służbowej.

Musi w nim wskazać obiektywne powody , zgodnie z którym tę decyzję będzie obiektywny i akceptowalny.

Notatka o zatrudnieniu nowego pracownika: .

Za pracę w godzinach nadliczbowych

Częstym powodem sporządzania takich dokumentów jest dostępność sytuacje awaryjne , w warunkach, w których konieczne będzie zaangażowanie pracowników w rozwiązanie sprawy po zakończeniu godzin pracy.

Notatkę sporządza kierownik zmiany lub działu i kieruje ją do bezpośredniego przełożonego. W tekście dokumentu wskazane są powody żądania oraz listę osób, które planują pracować w godzinach nadliczbowych.

Przyciąganie dalej praca w godzinach nadliczbowych pracownik: .

O utworzeniu nowej jednostki strukturalnej

Kwestię tworzenia nowych jednostek konstrukcyjnych można również rozwiązać za pomocą wniosku wyrażonego w formie notatki. Cele tej akcji są wyróżnione w treści dokumentu. Wśród nich:

• zwiększenie poziomu standaryzacji pracy;
• więcej rozwiązanie operacyjne określone zadania;
• poprawa sytuacji personelu i z innych powodów.

W niektórych sytuacjach notatki mogą zastąpić oświadczenia, zachowując się bardziej „miękko”. Najczęściej wykorzystywane są do procesów wewnętrznych związanych z organizacją produkcji.

Jeśli firma wspiera system elektroniczne zarządzanie dokumentacją, projekt notatek praktycznie nie różni się od wersji papierowej. Główną różnicą jest nośnik danych przenoszone pomiędzy oddziałami strukturalnymi spółki.

Poniższy film ukazuje niektóre aspekty pracy z notatki w formie elektronicznej:

Informacje wewnętrzne rozpowszechniane są za pomocą specjalnych dokumentów informacyjnych i referencyjnych, których jednym z rodzajów jest memorandum. Adresowany jest do osób zajmujących wyższe stanowiska, w celu poinformowania ich o określonych faktach i skłonienia ich do podjęcia określonej decyzji.

Notatka jako dokument wewnętrzny ma pewne zasady składu, w zależności od jego przeznaczenia. Pokażemy Ci dokładnie, jak należy sporządzać raporty w określonych sytuacjach zawodowych.

Dział HR
Dyrektor Generalny
Omega spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
N.V. Groszczenko

RAPORT NR 1

O naruszeniu dyscyplina pracy(wagarowanie)

Niniejszym zwracam uwagę kierownictwa, że ​​przedwczoraj, 4 listopada 2016 r., pracownica działu HR Tatyana Olegovna Valeryeva dopuściła się rażącego naruszenia dyscypliny pracy. Po przerwa na lunch która zakończyła się o godzinie 14:00, nie wróciła do miejsca pracy i była nieobecna do końca dnia pracy (od 14:00 do 18:00). Dokumenty uzupełniające i zadowalających wyjaśnień dotyczących jego nieobecności przez T.O. Przez następne dwa dni Valerieva nie przekazywała żadnych informacji.

Ze względu na przyznane rażące naruszenie dyscyplinę pracy, proponuję zadeklarować T.O. Valerieva otrzymuje reprymendę i zostaje wpisana na swoją osobistą kartę.

Kierownik Działu Zasobów Ludzkich (podpis) R.V. Sucharewski

Zgłoszenie niedopełnienia przez pracownika obowiązków służbowych

Dokument ten ma na celu przekazanie kierownictwu informacji, które pracownik posiada niewłaściwie spełnione lub niespełnione w ogóle obowiązki zawodowe. Dokument końcowy zawiera wniosek o podjęcie działań dyscyplinarnych. Bez takiego raportu wszelkie sankcje wobec pracownika można uznać za bezpodstawne.

Przykład notatki o niedopełnieniu obowiązków służbowych

AKTA Otwórz te pliki online 3 pliki

Katedra Metrologii
Dyrektor Generalny
LLC „Rosmashinstroy”
Radkowski K.L.

RAPORT nr 2

Niedopełnienie obowiązków służbowych

Za pomocą tego dokumentu zwracam uwagę, że inżynier wydziału metrologii Anton Pietrowicz Raisfader naruszył harmonogram sprawdzania urządzeń pomiarowych energii elektrycznej (nie kontrolował wdrożenia zatwierdzony harmonogram), co skutkowało nałożeniem na organizację kary pieniężnej inspektor rządowy w sprawie kontroli urządzeń pomiarowych.

W związku z naruszeniem proponuję zadeklarować A.P. Ricefader otrzymuje naganę i zostanie wpisany na jego osobistą kartę oraz nie zostanie mu przyznana żadna premia na podstawie wyników jego pracy za kolejny miesiąc.

Główny metrolog (podpis) P.K. Żełtkowskiego

Zgłoś niewłaściwe zachowanie pracownika

Tego typu notatka informuje kierownictwo o niedopuszczalnym obraźliwym zachowaniu w miejscu pracy. Proponowane środki oddziaływania powinny mieć na celu nie tylko wymóg ukarania sprawcy, ale także zapobieganie podobne sytuacje w przyszłości.

Przykład notatki dotyczącej niedopuszczalnego zachowania pracownika

AKTA Otwórz te pliki online 3 pliki

Dział administracyjno-ekonomiczny
Dyrektor Generalny
Prosperity spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Giatsintova A.V.

RAPORT nr 3

O niewłaściwym zachowaniu pracownika

Chciałbym zwrócić uwagę, że 24 sierpnia 2016 r. Brygadzistą terenowych architektów krajobrazu był V.I. Niewłaściwie zachowała się zastępca kierownika wydziału administracyjno-ekonomicznego Antonina Pavlovna Finogenova. Zaikovsky V.I. złożył nieczułą uwagę dotyczącą wygląd AP Finogenova, dodając obelgę wulgarnymi wyrażeniami. Należy zauważyć, że nie jest to pierwsza niegrzeczna wypowiedź V.I. kierowana do pracowników działu, co zakłóca środowisko pracy i prowokuje sytuacje konfliktowe.

Proszę o zaangażowanie V.I. Zaikowskiego. odpowiedzialności dyscyplinarnej za niewłaściwe zachowanie w miejscu pracy.

Kierownik działu administracyjno-ekonomicznego (podpis) Neklyuev M.L.