Formatowanie zajęć: wcięcia. Zasady formatowania działają w programie Word

Praca dyplomowa jest ostatnim etapem kształcenia w dowolnej instytucji szkolnictwa wyższego. W tej pracy badawczej oceniana jest nie tylko wiedza studenta na określony temat, ale także umiejętność analizowania i systematyzowania dużej ilości informacji przez absolwenta, umiejętność samodzielnej pracy, umiejętność poruszania się w literaturze specjalistycznej, a także umiejętność korzystania z nowoczesnych edytorów tekstu , poprawnie komponuj i formatuj dokumenty.

Wydaje się to trudne, przerażające i prawie niemożliwe, ale nie bój się. Wytycznych dotyczących pisania i formatowania prac dyplomowych jest bardzo dużo, a jeśli krok po kroku zastosujesz się do wszystkich zaleceń, to prawidłowe napisanie pracy dyplomowej nie będzie trudne. Wymagania dotyczące przygotowania dyplomu są określone w GOST 7.32 - 2001, ale dość często wydziały mają osobne podręczniki, które szczegółowo omawiają zasady pisania i formatowania pracy dyplomowej. Jeśli nie ma specjalnych wytycznych, bezpiecznie skupiamy się na wymaganiach projektowych określonych w GOST.

Proces pisania pracy dyplomowej składa się z kilku etapów.

1. Konieczne jest ustalenie tematu i promotora.
2. Zrób plany: faktyczny plan pracy dyplomowej i plan organizacji procesu badawczego.
3. Wybieraj źródła i przestudiuj literaturę na zadany temat.
4. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi formatowania dyplomu i poprawnie sformatuj swój edytor tekstu.
5. Napisz dyplom.
6. Przygotuj się do obrony swojej pracy badawczej.

Jak widać z planu przedstawionego powyżej, ważne jest, aby najpierw poprawnie ustawić wszystkie parametry przyszłego dokumentu, a dopiero potem zacząć go pisać. Takie podejście pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas na formatowaniu dyplomu i poświęcić więcej uwagi pracom badawczym.

Aby praca została poprawnie wykonana, ważne jest przestrzeganie następujących zasad GOST:

• łączna objętość pracy nie powinna przekraczać 90 – 100 stron tekstu drukowanego w formacie A4;
• tekst dyplomu jest drukowany po jednej stronie kartki papieru; czcionka Times New Roman rozmiar czcionki 14;
• Numeracja stron odbywa się cyframi arabskimi u dołu strony i ustalana jest od drugiego arkusza;
• Marginesy należy ustawić w następujący sposób: górny i dolny 20 mm, lewy 30 mm i prawy 10 mm.

Często podczas formatowania pracy zapomina się o tym ostatnim punkcie, pozostawiając parametry, które są już skonfigurowane w edytorze tekstu. Nawet tak mała nieścisłość może mieć wpływ na ocenę Twojej pracy jako całości, gdyż dla członków komisji to drobne pominięcie świadczy o nieuwadze studenta nad pisaniem pracy dyplomowej.

Dlatego powtórzmy jeszcze raz wymagania dotyczące rozmiarów pól: góra i dół 20 mm, lewa 30 mm i prawa 10 mm.

Prawidłowe ustawienie pól w edytorze tekstu Microsoft Word można wykonać za pomocą kilku kliknięć myszką.

Metoda 1. W górnym wierszu poleceń wybierz zakładkę „Układ strony”, znajdź gorący przycisk „Marginesy”. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz polecenie „Dostosuj pola…” i w znaku „Opcje strony” ustaw potrzebne wskaźniki. Należy pamiętać, że w większości przypadków parametry podawane są w centymetrach. Otrzymujemy: 2 cm powyżej i poniżej, 3 cm po lewej stronie i 1 cm po prawej stronie.

Metoda 2. Aktywuj polecenie „Linijka”. Aby to zrobić, kliknij ikonę linijki znajdującą się na samej górze prawego suwaka (element służący do przewijania dokumentów w górę i w dół). U góry i po prawej stronie dokumentu pojawia się elektroniczna linijka z zaznaczonymi podziałami: jeden podział - jeden centymetr. Teraz za pomocą kwadratowego suwaka możesz ręcznie dostosować ustawienia marginesów. Jeśli klikniesz dwukrotnie na jedną z linijek, pojawi się znane już okno „Ustawienia strony”, w którym możesz automatycznie dostosować marginesy i wybrać orientację strony: pozioma (pozioma) lub pionowa (pionowa). Należy mieć na uwadze, że w pracy dopuszczalny jest wyłącznie książkowy układ kartek papieru.

Teraz wszystkie strony dokumentu będą miały te rozmiary marginesów i nie ma potrzeby ponownego powracania do tej kwestii.

Prawidłowe sformatowanie pól to tylko jeden z wielu warunków uzyskania oceny doskonałej z pracy dyplomowej. Profesjonalna opinia ekspertów komisji naukowej z łatwością dostrzeże nawet drobne odstępstwa od zasad wydawania dyplomu. Dlatego bardzo ważne jest, aby podczas formatowania pracy badawczej zwracać uwagę na wszystkie szczegóły i niuanse. Jesteśmy pewni, że korzystając z tej szczegółowej instrukcji, szybko i bez błędów skonfigurujesz parametry strony swojej przyszłej pracy dyplomowej.

Dokument włączony GOST, możesz przeczytać podstawowe wymagania dotyczące tekstowych artykułów biznesowych i naukowych, czytając GOST 2.105-95. Jest to norma międzystanowa, która bardzo szczegółowo i szczegółowo określa wszystko, co dotyczy dokumentów testowych. Zawiera przepisy ogólne oraz definicję tego pojęcia i wymagania stawiane różnym typom tego typu dokumentów. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów są również określone w GOST R 6.30-2003.

Sam tekst, zgodnie z obowiązującymi GOST, powinien być wydrukowany jednostronnie na kartce papieru formatu A4. Marginesy górny i dolny powinny wynosić 2 cm, margines lewy ustawiony na 3 cm, 1,5 cm. Tekst należy drukować z półtoraodcinkowym odstępem między wierszami, czerwona linia jest drukowana w odstępie 1,25 cm Rozmiar czcionki Cyr 14 pkt.

Numeruj strony cyframi arabskimi, umieszczając je w stopce, na środku strony. Numeracja musi być ciągła w całym dokumencie. Użyj czcionki 10 pkt. Przy numerowaniu należy uwzględnić stronę tytułową, ale nie umieszczać na niej numeru. Rysunki i ilustracje wykonane na oddzielnych arkuszach należy również uwzględnić w numeracji ogólnej i umieścić na nich numer strony.

Rysunki i ilustracje należy numerować. Umieść je w tekście natychmiast po tym, jak zostały wspomniane po raz pierwszy. Numeracja zapisana cyframi arabskimi pod rysunkiem, po słowie „Rys.”. lub „Rysunek” w środku, powinien być ciągły w całym dokumencie.

Także numeruj tabele cyframi arabskimi w całym dokumencie. Pod każdym stołem wpisz jego nazwę po słowach „Stół”. lub „Tabela”. Każdy z nich musi znajdować się pod linkiem do niego w tekście. Nagłówki kolumn tabeli i kolumny rozpoczynaj wielkimi literami. Nie można zastąpić zduplikowanych wartości w tabeli cudzysłowami.

Wszystkie nagłówki umieszczaj w środku wiersza, nie wstawiaj kropki po tytule. Oddziel je od tekstu głównego potrójnymi odstępami u góry i u dołu. Wyrazów w nagłówkach nie można łączyć. GOST zaleca rozpoczynanie każdej nowej sekcji lub rozdziału na nowej stronie.

Źródła:

• GOST 2.105-95 Ogólne wymagania dotyczące dokumentów tekstowych
• jakie pola powinny znajdować się w dokumentach

Dyplom jest najważniejszą samodzielną pracą studenta, od której zależy, czy nabył on w trakcie studiów odpowiednie umiejętności. Ale nie zapominajmy, że w dyplomie ważna jest nie tylko treść, ale także forma. Istnieją jasne standardy państwowe dotyczące projektowania tej pracy, których należy przestrzegać. Jak więc uzyskać dyplom według GOST?

Będziesz potrzebować

• - tekst dyplomu w formie elektronicznej.

Instrukcje

Wpisz lub sformatuj swoją pracę zgodnie z wymaganiami. Dyplom należy wydrukować czcionką 12 lub 14 o nazwie Times New Roman. Odstępy między wierszami powinny wynosić półtora. Rozmiary marginesów powinny wynosić 20 mm dla dolnego, górnego i lewego marginesu oraz 10 mm dla prawego marginesu. Jeśli Twój tekst nie spełnia tych wymagań, zaznacz gotowy tekst myszką, a następnie zmień ustawienia. W edytorze tekstu Word najpierw ustaw odpowiedni rodzaj i rozmiar czcionki w lewym górnym rogu paska narzędzi, następnie wybierz „Akapit” z menu „Format”. W tej kategorii, w zakładce „Interwały” wskaż potrzebny półtora interwału.

Marginesy dokumentu zmienia się w sekcji Ustawienia strony znajdującej się w menu Plik.

Ponumeruj wszystkie strony z wyjątkiem strony tytułowej. Numer powinien być podany na dole strony, wyśrodkowany.

Utwórz bibliografię zgodnie z wymaganiami. Można je uporządkować alfabetycznie lub semantycznie. Tytuły i monografie należy podawać zgodnie z regulaminem. Przykładowo dla całej monografii należy najpierw podać nazwisko, następnie inicjały autora, tytuł książki dużą literą bez cudzysłowu, następnie miejsce wydania, wydawcę, jeśli jest wskazany, rok wydania, numer stron (oznaczonych ostatnią numerowaną stroną). Przykładem takiego zapisu jest Iwanow A. A. Historia średniowiecza. M., „Oświecenie”, 1999, 345 s.

Nowy GOST R 7.0.97-2016 wszedł w życie 1 lipca 2018 roku. Wyjaśnijmy, co się w nim zmieniło w porównaniu z pierwotną edycją, zatwierdzoną jeszcze w grudniu 2016 roku. Skorzystaj z gotowej analizy zmian w przygotowaniu dokumentów organizacyjno-administracyjnych: jakie szczegóły się pojawiły, które zostały wyeliminowane, co zmieniło się w zasadach sporządzania pozostałych (jest tam sporo poprawek). Dzięki temu łatwiej Ci będzie ocenić, jakie innowacje warto wprowadzić w swojej pracy.

Zakres zastosowania

1 lipca 2018 roku wprowadzono nową normę krajową do rejestracji dokumentów organizacyjno-administracyjnych– GOST R 7.0.97-2016 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dokumentacyjne.” Nowy standard został przyjęty w celu zastąpienia GOST R 6.30-2003„Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dokumentacyjne.”

Zwiń pokaz

GOST R 7.0.97-2016 został zatwierdzony zarządzeniem Rosstandart z dnia 8 grudnia 2016 r. nr 2004-st, a początkową datą wdrożenia standardu był 1 lipca 2017 r.

Postanowieniem Rosstandart z dnia 25 maja 2017 r. Nr 435-st termin wdrożenia krajowej normy GOST R 7.0.97-2016 został przesunięty o rok - na 1 lipca 2018 r. Powodem przeniesienia była wzmianka w pkt. 3.3 o standardzie czcionek własnych, których używanie możliwe jest jedynie w przypadku wykupienia odpowiedniej licencji, czyli zaliczanej do oprogramowania autorskiego. Prawa autorskie do czcionek pierwotnie wymienionych w standardzie (Times New Roman nr 13, 14; Arial nr 12, 13; Verdana nr 12, 13; Calibri nr 14) należą do właścicieli zagranicznych.

Ustawa federalna „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” przewiduje tworzenie i utrzymywanie Ujednolicony rejestr rosyjskich programów dla komputerów elektronicznych i baz danych. W tym samym czasie Rząd Federacji Rosyjskiej wprowadzono zakaz przyjmowania programów do komputerów elektronicznych i baz danych pochodzących z zagranicy, do użytku władz państwowych i samorządowych, a także zatwierdzony plan przejściowy w latach 2016–2018 federalnych władz wykonawczych i stanowych funduszy pozabudżetowych do korzystania z domowego oprogramowania biurowego.

W związku z tym Rosstandart zatwierdził poprawkę nr 1 do GOST R 7.0.97-2016, zapewniającą zestawienie punktu 3.3 normy w nowym wydaniu:

„3.3. Aby tworzyć dokumenty, musisz używać swobodnie dostępnych darmowych czcionek.

Podczas kompilowania tabel dozwolone jest stosowanie mniejszych rozmiarów czcionek.”

GOST R 7.0.97-2016, jak każda inna norma krajowa wprowadzona po 2002 r., stosowane dobrowolnie. Dobrowolne stosowanie norm krajowych jest jedną z najważniejszych zasad normalizacji. W praktyce oznacza to, że:

• organizacja niezależnie decyduje, czy zastosować normę krajową, czy nie. Jeżeli zdecyduje się zastosować normę krajową, nabiera ona dla niej charakteru dokumentu normatywnego;
• W zasadzie nie można ponosić odpowiedzialności administracyjnej za niezastosowanie standardu.

Oczywiście należy wziąć pod uwagę, że zastosowanie standardu zapewnia pewne korzyści:

• zastosowanie normy jest uzasadnione ekonomicznie;
• pozwala wyeliminować możliwe problemy podczas wzajemnej interakcji za pośrednictwem dokumentów różnych organizacji;
• zastosowanie standardu poprawia kulturę pracy z dokumentami.

Każdy standard zawsze opiera się na najlepszych praktykach; standard zawsze określa najbardziej optymalne decyzje (zasady, normy, wymagania) na określony czas w stosunku do przedmiotu normalizacji. Ponadto wykonanie dokumentów zgodnie z GOST gwarantuje prawne znaczenie dokumentu jako dowodu sądowego. Sądy, rozpatrując dokument w procesie, oceniają go pod kątem jego konstrukcji, w oparciu o zapisy normy.

Standard przeznaczony jest dla każdego, kto w mniejszym lub większym stopniu uczestniczy w przygotowaniu dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, przy czym:

• kontrahent otrzymuje proste i zrozumiałe zasady przetwarzania dokumentów;
• menadżer otrzymuje narzędzie umożliwiające ocenę prawidłowości wykonania dokumentów przez wykonawców;
• Usługa zarządzania biurem otrzymuje narzędzie umożliwiające ocenę jakości przygotowania dokumentów.

Zgodnie z ustaloną praktyką stosowanie standardu przetwarzania dokumentów odbywa się w organizacjach poprzez uwzględnienie jego zapisów w lokalnych przepisach (zwanych dalej LNA), które ustalają wymagania dotyczące dokumentów, przede wszystkim w Instrukcji Pracy Biurowej. W związku z wprowadzeniem standardu głównym zadaniem stojącym przed organizacją (pracownikami odpowiedzialnymi za organizację pracy z dokumentami) jest doprowadzenie LNA, zawierającego zasady sporządzania dokumentów, do zgodności z przepisami GOST R 7.0.97- 2016.

W porównaniu do GOST R 6.30-2003, który został zastąpiony przez GOST R 7.0.97-2016, nazwa i numer nowego standardu nieznacznie się zmieniły.

Zmiany w nazwie standardu wynikają z faktu, że nowy standard nie ma ścisłego powiązania z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD). Nowy standard nie wspomina o tym systemie ani w tytule, ani w Rozdziale 1 „Zakres”. Zgodnie z GOST R 6.30-2003 wymagania normy dotyczyły tylko dokumentów zawartych w sekcji 02 „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej” Ogólnorosyjskiego Klasyfikatora Dokumentacji Zarządczej (OKUD). Ze względu na fakt, że USORD nie jest prowadzony od 1993 r., a sekcja 02 OKUD zawiera tylko niewielką część ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, GOST R 7.0.97-2016 nie jest powiązany z USORD i dotyczy wszystkich dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, m.in. zawarte w OKUD. Wykaz dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, które podano w Rozdziale 1 „Zakres” i które podlegają normie, nie ma charakteru zamkniętego i ma raczej charakter poglądowy.

Zmiana numeru normy spowodowana została likwidacją Komitetu Technicznego (TC) Gosstandart, przez który kiedyś przeszedł GOST R 6.30-2003. Dlatego zdecydowano się na rewizję standardu w TC 191 Rosstandart, który odpowiada za system standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw (SIBID). Z tego powodu nowy GOST ma inny numer i jest uwzględniony w innej klasie standardów.

GOST R 7.0.97-2016 zawiera sekcje:

1. Zakres stosowania;

3. Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów;

4. Dane dokumentu;

5. Rejestracja szczegółów dokumentu;

6. Formularze dokumentów;

• Aplikacje (odniesienie):
• A „Umiejscowienie szczegółów na stronie tytułowej dokumentu”;
• B „Układ szczegółów dokumentu”;
• W „Wzorach formularzy dokumentów”.

GOST R 7.0.97-2016 ma dwie nowe sekcje: 2 „Odniesienia normatywne” i 3 „Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów” oraz jedną nową aplikację - z formą strony tytułowej dokumentu.

• GOST R 7.0.8 „System standardów informacji, bibliotek i wydawnictw. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje”;
• GOST R ISO 15489-1 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”.

Całkowicie nową sekcją standardu jest rozdział 3 „Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów”, który określa przepisy związane z produkcją dokumentów (czcionki, odstępy, elementy formatujące, numeracja stron itp.). Główne postanowienia tej sekcji są następujące:

• dokumenty mogą być tworzone w formie papierowej i elektronicznej, z zachowaniem ustalonych zasad sporządzania dokumentów;
• druga i kolejne strony dokumentu są ponumerowane (numer strony umieszcza się na środku górnego marginesu dokumentu w odległości co najmniej 10 mm od górnej krawędzi arkusza);
• dozwolone jest tworzenie dokumentów na przedniej i tylnej stronie arkusza;
• wcięcie akapitu tekstu dokumentu wynosi 1,25 cm;
• tekst dokumentu drukowany jest z odstępem 1–1,5 wiersza, szczegóły wieloliniowe są drukowane z odstępem 1 wiersza;
• tekst dokumentu jest wyrównany do szerokości arkusza (wzdłuż krawędzi lewego i prawego marginesu dokumentu);
• Dopuszczalne jest wyróżnianie szczegółów „adresata”, „nagłówka tekstu” czy „podpisu”, a także poszczególnych fragmentów tekstu czcionką pogrubioną.

Nowy załącznik do normy (załącznik A) określa układ szczegółów strony tytułowej dokumentu i kolejność ich ułożenia. Stronę tytułową stosuje się najczęściej przy sporządzaniu dokumentów wielostronicowych związanych z systemem dokumentacji organizacyjno-prawnej (regulaminy, regulaminy, instrukcje, regulaminy, standardy itp.), a także przy sporządzaniu dokumentów takich jak programy, plany, raporty, itp. s.

Skład szczegółów dokumentu i zasady ich wykonywania

Stary i nowy GOST nie różnią się liczbą szczegółów, ale zachodzą zmiany w ich składzie: niektóre szczegóły nie są uwzględnione w nowym standardzie, są nowe i są takie, które uległy zmianom redakcyjnym.

Szczegóły nieujęte w GOST R 7.0.97-2016

Należą do nich:

• kod organizacji(rekwizyty 04 według starego GOST R 6.30-2003);
• główny państwowy numer rejestracyjny ( OGRN) osoba prawna (wymagany 05 zgodnie z GOST R 6.30-2003);
• numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji ( INN/KPP) (wymagany 06 zgodnie z GOST R 6.30-2003);
• Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu(wymagane 30 zgodnie z GOST R 6.30-2003).

Pierwsze trzy z wymienionych tutaj szczegółów, zgodnie z GOST R 6.30-2003, zostały wskazane w formie listowej. W nowym standardzie utraciły one status niezależnych detali, lecz w rzeczywistości pozostały w formie literowej, choć już jako część szczegóły 08 „Dane referencyjne o organizacji.” Zatem z punktu widzenia formy listu (składu jego szczegółów i umiejscowienia) nic się nie zmieniło. Widzieć:

• najbliższy (na następnej stronie) fragment nowego GOST z przykładowym formularzem listowym z narożnym położeniem szczegółów, a także
• Przykład 1 z formularzem listu dla organizacji komercyjnej, który nie będzie musiał być dostosowywany ze względu na wydanie nowego GOST R 7.0.97-2016.

Tutaj oznaczyliśmy te same detale numerami ze starego standardu.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Przykład 1

Zwiń pokaz

Powód wykluczenia szczegółów „Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu”(wymagane 30 według GOST R 6.30-2003) – utrata praktycznego znaczenia. We współczesnych warunkach, gdy stosowane są elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją (dalej EDMS), dokument zostaje włączony do EDMS (np. w formie zeskanowanej kopii oryginału papierowego), a jego najważniejsze szczegóły opisane są w karta elektroniczna tego dokumentu. Wtedy możesz go znaleźć korzystając z nich, tj. w warunkach stosowania EDMS nie jest wymagane stosowanie dodatkowego identyfikatora dokumentu.

Szczegóły zawarte w GOST R 7.0.97-2016 (nowe szczegóły)

Wśród nich:

• nazwa jednostki konstrukcyjnej - autor dokumentu (wymagany 06 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
• imię i nazwisko, stanowisko osoby – autora dokumentu (wymagany 07 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
• pieczęć ograniczająca dostęp do dokumentu (wymagany 14 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
• znak na podpisie elektronicznym (wymagany 23 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016).

Włączanie imię i nazwisko jednostki strukturalnej oraz stanowisko danej osoby, który wydał dokument, jako osobne szczegóły w nowym GOST, wynika z faktu, że informacje te są wykorzystywane w praktyce w formularzach dokumentów jednostek strukturalnych i formularzy urzędników. Stary GOST przewidywał możliwość wytwarzania takich formularzy, ale nie zawierał odpowiednich szczegółów. W rzeczywistości nowy GOST przywrócił im sprawiedliwość. Porównaj przykłady formularzy podane w załącznikach do poniższych standardów.

GOST R 7.0.97-2016 wprowadził atrybut 14 „pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu” który umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu (projekt dokumentu, list motywacyjny dokumentu) na krawędzi górnego pola, jeżeli dokument zawiera informacje, do których dostęp jest ograniczony zgodnie z przepisami prawa. Stosowanie tak restrykcyjnego oznaczenia na dokumentach zawierających informacje poufne nie jest praktyką nową. Takie znaki poufności (znaki, pieczątki) są używane od dziesięcioleci, a istniejące wcześniej normy (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) uwzględniały ten atrybut. Na przykład GOST 6.30-97 powiedział na ten temat:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST 6.30-97 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” (zmieniony uchwałą Standardu Państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 stycznia 2000 r. Nr 9-st)

3.13. Pieczęć ograniczająca dostęp do dokumentu (tajnego, poufnego itp.) umieszczana jest bez cudzysłowu na pierwszej stronie dokumentu i może być uzupełniona danymi przewidzianymi przepisami prawa o informacjach objętych tajemnicą państwową i informacjami poufnymi.

GOST R 7.0.97-2016 przywrócił ten atrybut o tej samej nazwie - „znaczek ograniczenia dostępu do dokumentu”. Zawiera restrykcyjny napis („Do użytku służbowego”, „Poufne”, „Tajemnica handlowa” lub inny), który zgodnie ze standardem może zostać uzupełniony o numer egzemplarza dokumentu i inne informacje zgodnie z ustawodawstwem danego kraju. Federacja Rosyjska. Zobacz przykłady 2 i 17.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Przykład 2

Zwiń pokaz

Rodzaje stempli ograniczających dostęp stosowanych w organizacji muszą być zgodne z ustawowymi i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej i muszą być zapisane w lokalnych przepisach organizacji.

Należy zauważyć, że w ustawodawstwie nie ma zgody co do nazwy tego wymogu. Jeśli w przepisach własność ta nazywa się „sępem”, wówczas w dekrecie rządu Federacji Rosyjskiej nazywa się ją „znakiem”. W związku z tym GOST R 7.0.97-2016 używa terminu używanego w aktach prawnych.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 8 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lipca 1993 r. nr 5485-1 „O tajemnicy państwowej” Artykuł 8 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lipca 1993 r. nr 5485-1 „O tajemnicy państwowej”

Ustala się trzy stopnie tajności informacji stanowiących tajemnicę państwową i odpowiadające tym stopniom sępy tajemnica dla nosicieli określonych informacji: „szczególne znaczenie”, „ściśle tajne” i „tajne”...

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 6 ustawy federalnej z dnia 29 lipca 2004 r. nr 98-FZ „O tajemnicach handlowych”

4. Dokumenty przekazywane organom określonym w ust. 1 i 3 niniejszego artykułu, zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, należy oznaczyć sęp„Tajemnica handlowa” wskazująca jej właściciela (w przypadku osób prawnych – imię i nazwisko oraz siedziba, w przypadku przedsiębiorców indywidualnych – nazwisko, imię, patronimika obywatela będącego przedsiębiorcą indywidualnym oraz miejsce zamieszkania).

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 listopada 1994 r. Nr 1233 „Po zatwierdzeniu regulaminu postępowania z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu w federalnych organach wykonawczych, uprawniony organ do zarządzania wykorzystaniem energii atomowej oraz upoważniony ciało do działań kosmicznych”

2.1. Konieczność umieszczenia notatki„Do użytku oficjalnego” w dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji określa wykonawca i oficjalny podpis lub zatwierdzenie dokumentu. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

Korzystając z tego szczegółu, należy wziąć pod uwagę, że ustawodawstwo może ustanawiać dodatkowe wymagania dotyczące jego rejestracji. Na przykład ustawa o tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi, że przy składaniu dokumentów organom państwowym i samorządom lokalnym wraz ze stemplem „Tajemnica handlowa” należy podać pełną nazwę i lokalizację osoby prawnej lub nazwisko, imię, patronimikę indywidualnego przedsiębiorcy i wskazane jest jego miejsce zamieszkania.

Kolejny nowy rekwizyt - „znak podpisu elektronicznego”(numer 23 w GOST R 7.0.97-2016) – służy do wizualizacji podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym. Znak taki przewidziano również zarządzeniem Ministerstwa Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Rosji oraz Federalnej Służby Bezpieczeństwa Rosji z dnia 27 maja 2015 r. Nr 186/258 „W sprawie zatwierdzenia Wymagań dotyczących interakcji organizacyjno-technicznych rządu organom i organizacjom rządowym poprzez wymianę dokumentów w formie elektronicznej.”

Podczas wizualizacji dokumentu elektronicznego na ekranie monitora lub na papierze znak ten jest odtwarzany przez oprogramowanie w miejscu, w którym własnoręczny podpis urzędnika zostałby złożony, gdyby dokument został sporządzony na papierze.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Należy mieć na uwadze, że znak ten generowany jest przez oprogramowanie i nie zastępuje podpisu elektronicznego, a jedynie służy jego wizualizacji.

Łączenie kilku atrybutów w jeden i dzielenie jednego atrybutu na dwa

Pokazujemy, co zostało przetasowane w tabeli:

GOST R 6.30-2003 zawierał tylko dwa szczegóły: „Godło państwowe Federacji Rosyjskiej” I „herb podmiotu Federacji Rosyjskiej”, Jednakże władze lokalne ma także prawo posiadać własne symbole urzędowe (herby, znaki heraldyczne).

Ponadto łączenie wizerunków herbów w jeden rekwizyt uzasadnione jest faktem, że w jednym dokumencie można odtworzyć wizerunek tylko jednego z wymienionych herbów. Umieszczony jest pośrodku nad oznaczeniem organizacji – autora dokumentu, w odległości 10 mm od górnej krawędzi arkusza.

Uogólniony wymagany „godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy)” ze starego GOST R 6.30-2003 w nowym standardzie został podzielony na dwa wymagania: "godło" I „znak towarowy (znak usługowy)”. Używanie logo i znaków towarowych ma różne cele i podlega różnym przepisom.

Wizerunek godła, podobnie jak herb, umieszcza się pośrodku górnego pola formularza dokumentu nad organizacją - autor dokumentu w odległości 10 mm od górnej krawędzi arkusza. Wizerunek znaku towarowego (znaku usługowego) można odtworzyć w podobny sposób lub po lewej stronie na poziomie nazwy organizacji – autora dokumentu (dopuszczalne jest zajęcie części lewego marginesu).

Zmiany w projekcie szczegółów dokumentu

Zasady sporządzania szczegółów dokumentów określa rozdział 5 nowego standardu. Tutaj zmiany są minimalne, ponieważ głównym zadaniem przy opracowywaniu każdej nowej edycji standardu jest zachowanie ciągłości z poprzednią normą, wprowadzanie do nowego standardu tylko tych zmian, które są rzeczywiście istotne dla praktyki dokumentacyjnej. Najbardziej znaczące są następujące:

1. Ujednolicono umieszczanie inicjałów osoby w atrybucie „adresat”. Przypomnijmy, że zgodnie z GOST R 6.30-2003, kierując dokument do urzędnika, inicjały należy umieszczać przed nazwiskiem, a w przypadku zwracania się do osoby fizycznej – po nazwisku. GOST R 7.0.97-2016 ustanawia jedną zasadę: niezależnie od tego, do kogo adresowany jest dokument (urzędnik czy osoba fizyczna), Inicjały umieszcza się po nazwisku. Zobacz przykłady 3 i 4.

W tekście dokumentu, gdy wspomina się o osobie, jej inicjały są zawsze podawane po nazwisku, jak stanowi to klauzula 5.18 nowego standardu, który określa wymagania dotyczące tekstów dokumentów.

Przykład 3

Zwiń pokaz

Przykład 4

Zwiń pokaz

2. Zasady rejestrowania danych „adresata” uzupełnia zapis, że przed nazwiskiem urzędnika dopuszcza się użycie skrót od „pan”(Pan), jeśli adresatem jest mężczyzna, lub „Pani”.(Pani) jeśli adresatem jest kobieta.

Przykład 5

Zwiń pokaz

Przykład 6

Zwiń pokaz

3. Nowym elementem w konstrukcji atrybutu „adresat” jest wskazanie adresy e-mail lub numery telefonów/faksów, jeżeli pismo zostanie wysłane wyłącznie pocztą elektroniczną lub faksem (bez doręczenia pocztą).

Przykład 7

Zwiń pokaz

Przykład 8

Zwiń pokaz

4. W paragrafie 5.18 nowego standardu (który mówi o podstawowych zasadach redagowania tekstu) pojawiło się kilka nowych zapisów.

Po pierwsze, o językach, w jakich można sporządzać dokumenty we władzach i organizacjach. Ten:

• język państwowy Federacji Rosyjskiej lub
• język (języki) państwowy republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, zgodnie z ustawodawstwem tych republik.

Po drugie, jeżeli sporządzany przez Ciebie dokument jest publikowany na podstawie innego, należy podać jego szczegóły– odwołać się do odpowiedniego aktu prawnego lub innego regulacyjnego aktu prawnego, wcześniej wydanego dokumentu administracyjnego. Praktyka ta istnieje od dawna, po prostu przepis ten został teraz dodany do nowego GOST w celu rejestracji dokumentów operacyjnych.

Po trzecie, GOST R 7.0.97-2016 przewiduje możliwość stosowania w tekstach zwroty etykiety. Przepis ten dotyczy głównie pism biznesowych, korespondencji wewnętrznej organizacji (raporty, notatki itp.).

Norma w szczególności stanowi, że w pismach biznesowych (urzędowych) można stosować:

• adres otwarcia:
• Szanowny Panie Przewodniczący!
• Szanowny Panie Gubernatorze!
• Szanowny Panie Prochorow!
• Droga pani Zakharova!
• Drogi Mikołaju Pietrowiczu!
• Droga Olgo Nikołajewno!
• Szanowni Państwo!

Zwracamy uwagę, że w przypadku adresowania stanowiska nazwę stanowiska pisze się wielkimi literami, natomiast w przypadku zwracania się nazwiskiem nie podaje się inicjałów osoby.

• ostatnie zdanie etykiety:
• Z poważaniem, …

Zwiń pokaz

Natalia Sarajewa, ekspert wydawnictwa „Arsenał Biznesu”

GOST R 7.0.97-2016 ustanowił stosowanie ramy etykiety, gdy w dokumencie dwukrotnie okazuje się „szacunek” - jest to dość powszechna praktyka.

Jednak uważna lektura klauzuli 5.18 nowego standardu pokazuje, że można zastosować zarówno adres wprowadzający na początku tekstu ze słowem „Szanowni Państwo”, jak i końcową frazę obok podpisu z tym samym słowem „”. Oznacza to, że nie ma wymogu korzystania z nich jednocześnie. Dlatego jeśli uznasz, że wystarczy raz nazwać osobę szanowaną (na początku lub na końcu listu), to wystarczy.

Szczegółowe zasady stosowania zwrotów etykiety określa Instrukcja Zarządzania Biurem Organizacji.

5. Uzupełniono zasady rejestracji szczegółów „znaku zgłoszeniowego” o możliwość wskazania w tym miejscu nośnika elektronicznego (płyta CD, pendrive itp.), jeżeli jest to wniosek.

Przykład 9

Zwiń pokaz

Natomiast skład dokumentów i nazwy akt zapisanych na tym nośniku muszą być wskazane na wkładce (kopercie), w której jest on umieszczony.

6. Rejestracja wymaganego „podpisu” (wymagany 22 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016) zasadniczo opiera się na zasadach GOST R 6.30-2003. Istnieje jednak innowacja: „kiedy dokument jest podpisany przez osobę pełniącą obowiązki kierownika, sporządza się podpis wskazujący status urzędnika zgodnie z poleceniem (instrukcją).”. Można stosować zarówno skróconą, jak i pełną pisownię:

Przykład 10

Zwiń pokaz

Przykład 11

Zwiń pokaz

Przy podpisywaniu dokumentu przez osobę, która ma prawo do podpisu w przypadku czasowej nieobecności kierownika, korekty tytułu stanowiska i transkrypcji nazwiska już przygotowanego i uzgodnionego projektu dokumentu dokonuje się odręcznie lub przy użyciu odpowiednich pieczątek. Niedopuszczalne jest umieszczenie ukośnika lub wpisu „za” przed nazwiskiem stanowiska danej osoby w podpisie, jeżeli dokument jest podpisany przez innego urzędnika.

7. Doprecyzowano zasady rejestracji uwagi dotyczące wniosku dotyczącego załączników do dokumentów administracyjnych(rozporządzenia, decyzje, zarządzenia, instrukcje), jeśli aplikacja jest regulacyjny akt prawny lub inny dokument zatwierdzony niniejszym dokumentem administracyjnym. Według nowego GOST pierwszy arkusz wniosku zawiera:

• notatka o wniosku (bez odniesienia do dokumentu administracyjnego);
• pieczęć zatwierdzająca, która wskazuje dane dokumentu administracyjnego, za pomocą którego zatwierdzany jest dokument aplikacyjny (w ten sposób nie dochodzi do powielania jego szczegółów).

Przykład 12

Zwiń pokaz

8. Dodano nowe elementy rekwizyty „znak o wykonawcy”. Tak jak poprzednio, nazwisko, imię, patronimika wykonawcy, jego numer telefonu są tutaj wskazane, ale teraz tutaj Można dodać nazwę stanowiska, jednostkę strukturalną oraz adres e-mail wykonawcy. Konkretną opcję wystawienia noty o wykonawcy określają lokalne przepisy organizacji dotyczące pracy biurowej (w przypadku większości organizacji jest to Instrukcja pracy biurowej).

Przykład 13

Zwiń pokaz

Notatkę o artyście można zaprojektować w formie stopki i wydrukować czcionką mniejszą niż główny tekst dokumentu.

9. Zasady projektowania notatki dotyczące poświadczenia kopii uzupełniono o nowy przepis: jeżeli egzemplarz jest wydawany do przedłożenia innej organizacji, znak ten uzupełnia się o zapis miejsca przechowywania dokumentu, z którego sporządzono kopię i jest poświadczony pieczęcią organizacji.

Przykład 14

Zwiń pokaz

Zasady te zostały ustanowione dekretem Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. nr 9779-X „W sprawie trybu wydawania i poświadczania przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje kopii dokumentów dotyczących praw osób obywatele”, ale znalazły odzwierciedlenie dopiero w tekście GOST R 7.0.97-2016 .

Formularze dokumentów

W związku z wprowadzeniem szeregu nowych szczegółów i wyłączeniem niektórych innych, wprowadzono zmiany w składzie szczegółów formularzy dokumentów, co znalazło odzwierciedlenie w Załączniku B nowego standardu (schemat układu szczegółów) oraz Załączniku B, który prezentuje próbki formularzy dokumentów. Skład rodzajów formularzy (ogólny, listowy i specyficzny rodzaj dokumentu) oraz zasady ich projektowania pozostały niezmienione.

Temat „języka”, rozpoczęty w paragrafie 5.18 na temat tekstu dokumentu, został powtórzony w akapicie 6.8 na temat formularzy:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST R 7.0.97-2016 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”

6.8.W organach i organizacjach rządowych podmiotów Federacji Rosyjskiej: używanie, oprócz języka rosyjskiego jako języka państwowego Federacji Rosyjskiej, języka państwowego (języków państwowych) republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, formularzy dokumentów w języku rosyjskim oraz języka (języków) państwowego republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej Federacja jest używana:

narożnik (szczegóły formularza znajdują się na tym samym poziomie: w języku rosyjskim - po lewej stronie, w języku (językach) państwowym republik Federacji Rosyjskiej - po prawej) lub

Zwróć uwagę na drugi akapit klauzuli 6.8 nowego GOST, gdzie pojawił się przepis, którego nie było w standardzie z 2003 r., ale który był w standardach z 1990 i 1997 r. Oznacza to, że do korespondencji z korespondentami zagranicznymi stosuje się formularz, w którym do „prawej kolumny” w dowolnym języku obcym dodawana jest „lewa kolumna w języku rosyjskim”. Te. Będzie to ponownie forma dwujęzyczna.

Przykład 16

Zwiń pokaz

Podaliśmy więc ogólny opis nowego standardu - GOST R 7.0.97-2016, który ustanawia wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów i przyjął w celu zastąpienia GOST R 6.30-2003, a także zbadaliśmy główne zmiany w przygotowywaniu dokumentów wprowadzony przez nowy standard. Po przejrzeniu tej zidentyfikowanej listy zmian możesz zdecydować, które nowe produkty wdrożysz w swoim kraju. W takim przypadku nadal będzie to musiało znaleźć odzwierciedlenie w instrukcjach pracy w biurze (lub innym LNA) i ustawieniach szablonów dokumentów w EDMS.

Analiza treści GOST R 7.0.97-2016 wskazuje, że pomimo zmian w składzie detali i zasad ich projektowania, ogólnie rzecz biorąc, ciągłość nowego standardu ze starym GOST R 6.30-2003, obowiązującym do 1 lipca 2018 r. Innowacje w standardzie wynikają przede wszystkim ze zmian w przepisach prawnych w zakresie informacji i dokumentacji, a także technologii informatycznych stosowanych w praktyce pracy z dokumentami.

Podsumowując, dostarczymy próbkę w pełni wykonanego dokumentu „w stylu” nowego standardu - list na papierze firmowym jednostki strukturalnej ze stemplem ograniczenia dostępu.

Przykład 17

Zwiń pokaz

Nowoczesny czarny maszynopis to najpewniejszy sposób nanoszenia tekstu i długotrwałego przechowywania archiwalnego.

Dokumenty powstają na maszynie do pisania:

W przypadku braku technologii komputerowej w organizacji;

Najważniejsze dokumenty, których listę ustala sama organizacja.

Maszynopisy korzystają ze standardowych zasad pisania na maszynie. Rozstaw liter i odstępy między wierszami są ustawione zgodnie z GOST 6.10.5-87: 2,6 mm - rozstaw liter (wielkość drukowanych znaków); 4,25 mm - odstęp między wierszami. Dopuszczalne jest stosowanie: skoku pisma - 2,54 mm, odstępu między wierszami - 4,24 mm.

Szczegóły dokumentu składające się z kilku linii są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Stempel zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Pieczęć zatwierdzenia” są oddzielone od siebie odstępem 1,5 - 2 wierszy, na przykład:

Szczegóły dokumentu oddzielane są od siebie odstępem od dwóch do czterech wierszy.

Nazwa typu dokumentu jest drukowana wielkimi literami.

Inicjały i nazwisko w szczególe „Podpis” są drukowane ze spacją na poziomie ostatniej linijki tytułu stanowiska. Na przykład:

Maksymalna długość linii szczegółów wielowierszowych wynosi 28 drukowanych znaków. Jeżeli tytuł tekstu przekracza 150 znaków, można go przedłużyć do krawędzi prawego marginesu lub przenieść do następnej linii. Na końcu tytułu nie ma kropki.

0 - do wydrukowania szczegółów „Tytuł tekstu”, „Tekst” (bez akapitów), „Notatka o obecności wniosku”, „Notatka o wykonawcy”, „Notatka o wykonaniu dokumentu i wysłaniu go do plik”; nazwę stanowiska w szczegółach „Podpis” i „Oświadczenie o zatwierdzeniu dokumentu”, napis certyfikacyjny „Poprawne”, a także słowa „ZAMAWIAM”, „SŁUCHAŁEM”, „MÓWIŁEM”, „ZDECYDOWANO”, „PROPONUJĘ” ”;

Jeżeli w tekście dokumentu znajdują się uwagi lub odniesienie do dokumentu, który stał się podstawą jego publikacji, wyróżnione w osobnym akapicie, wówczas od lewej krawędzi pola tekstowego drukowane są słowa „Notatka” i „Podstawa”.

Jeżeli istnieje kilka znaków homologacji i homologacji, umieszcza się je na tym samym poziomie w dwóch pionowych rzędach. Pierwszy wiersz drukowany jest począwszy od lewej krawędzi pola tekstowego, drugi wiersz drukowany jest w odległości 40 znaków od lewej krawędzi pola tekstowego dokumentu.

W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub większej liczbie stron numerowana jest druga i kolejne strony.

Numery stron wpisuje się cyframi arabskimi pośrodku górnego marginesu arkusza.

Możliwe jest drukowanie dokumentów z wykorzystaniem odwrotnej strony arkusza; w tym przypadku strony są numerowane na przedniej i tylnej stronie.

Przygotowując teksty drukowane, zaleca się korzystanie z edytora tekstu Word dla Windows w wersji 6.0 i wyższej z użyciem czcionek Times New Roman Cyr o wielkości N 12 - 15, Times DL o wielkości 12 - 14 z jedną lub dwiema odstępami. Podczas korzystania z tabel można stosować mniejsze rozmiary czcionek.

Zacznijmy więc.

Oto plan działania dotyczący projektowania dowolnego dokumentu tekstowego:

1. Ustalamy krój czcionki, jej rozmiar, kolor, wyrównanie.
2. Ustawianie pól.
3. Ustawiamy wcięcia pierwszego wiersza i odstępy między akapitami oraz włączamy łączniki.
4. Tworzenie nagłówków.
5. Wyszukujemy i usuwamy dodatkowe spacje, szczególnie na początku akapitów i przed znakami interpunkcyjnymi.
6. Wstaw podziały stron we właściwych miejscach.
7. Uporządkowujemy w tabelach, zestawieniach i obrazkach.
8. Tworzymy nagłówki i numery stron.
9. Sprawdzanie struktury dokumentu.
10. Sporządzamy spis treści, spis ilustracji, indeks tematyczny i spis literatury (w razie potrzeby podkreślmy).

Wszystkie czynności są wykonywane w razie potrzeby. W zasadzie to wszystko. Pozostaje tylko odpowiedzieć na pytanie JAK? Jak to wszystko zrobić? Przyjrzyjmy się każdemu punktowi bardziej szczegółowo.

1. Ustaw krój czcionki, jej rozmiar, kolor, wyrównanie

Pracujmy z czcionką. Najpierw zaznaczmy tekst dokumentu, ponieważ wszelkie manipulacje dotyczą tylko wybranego tekstu. Wybierać Wszystko tekst można wykonać na trzy sposoby:
a) naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+A(Łacina);
b) kliknij trzykrotnie myszką na lewym marginesie dokumentu (w pustym miejscu);
c) umieść kursor na samym początku dokumentu i naciśnij „kombinację klawiszy” Ctrl+Shift+Koniec(lub umieść kursor na samym końcu dokumentu i kliknij Ctrl+Shift+Dom)

Oddzielny słowo podświetlony poprzez dwukrotne kliknięcie myszką. Ustęp- kliknij dwukrotnie lewy margines dokumentu naprzeciwko żądanego akapitu. Dowolna część tekst można zaznaczyć po prostu za pomocą myszy, przeciągając kursor, przytrzymując lewy klawisz. Aby odznaczyć tekst, wystarczy kliknąć myszką w pustym miejscu. Zwykle zaznaczam cały tekst na raz.

Teraz, bez usuwania zaznaczenia, przejdź do zakładki menu „Strona główna”, w sekcji „Czcionka” wybierz żądany krój pisma, na przykład Times New Roman (patrz rysunek).

Natychmiast, bez usuwania zaznaczenia, ustaw rozmiar czcionki, na przykład 14. Cały zaznaczony tekst jest teraz sformatowany w formacie Times New Roman o rozmiarze 14 punktów. Możesz od razu nadać tekstowi kolor, na przykład czarny. Może to być konieczne, jeśli części dokumentu są kopiowane z różnych źródeł i mają różne kolory, ale potrzebny jest jeden styl. Jeśli żądany kolor nie znajduje się w palecie, kliknij wiersz „Inne kolory…”. Wyrównanie (do lewej, do środka, do prawej, wyjustowane) ustawia się w sekcji „Akapit”. Z reguły w dużych dokumentach stosuje się wyrównanie szerokości.

Nie przejmuj się, że nagłówki i tabele utraciły swój wygląd. Zajmiemy się nimi nieco później.

2. Ustaw pola

Dla przykładu ustawmy marginesy na 2 cm ze wszystkich stron. Można to zrobić zarówno w pustym dokumencie, jak i w gotowym. Nie ma potrzeby zaznaczania tekstu. Przejdź do zakładki „Układ strony”, kliknij przycisk „Marginesy” i z rozwijanej listy wybierz wymagane wartości. Jeżeli ich tam nie ma kliknij na wiersz „Marginesy niestandardowe…” i w wyświetlonym oknie „Ustawienia strony” wprowadź ręcznie wartości: margines górny – 2 cm, lewy – 2 cm, dolny – 2 cm, prawy - 2 cm Zwróć uwagę na przycisk „Domyślne…”, który znajduje się w lewym dolnym rogu okna „Ustawienia strony”. Jeśli chcesz, aby wszystkie dokumenty, które utworzysz w przyszłości, miały pola ustawione teraz, kliknij ten przycisk. W wyświetlonym oknie kliknij „OK” - i to wszystko, Word za każdym razem bez żadnych pytań ustawi marginesy po 2 cm ze wszystkich stron. Jeśli chcesz zmienić wielkość pól, po prostu powtórz opisaną procedurę: ustaw wymagane rozmiary i kliknij przycisk „Domyślne…”.

3. Ustaw wcięcia pierwszego wiersza i odstępy między akapitami, włącz łączniki

Łączniki wyrazów są włączone na karcie Układ strony. Do wyboru są trzy opcje: „Nie” (ta opcja jest domyślnie zaznaczona), „Auto”, „Ręcznie”. Klikając przycisk „Opcje dzielenia wyrazów”, uzyskasz dostęp do bardziej zaawansowanych opcji, w tym wymuszonego dzielenia wyrazów.

W sekcji „Akapit” możesz ustawić odstępy pomiędzy akapitami tekstu, oddzielnie przed i po akapicie. Przypomnę: nasze manipulacje dotyczą wybranego tekstu, a jeśli nic nie jest zaznaczone, to tylko akapitu, na którym znajduje się kursor. Z reguły po zaznaczeniu całego tekstu w tych polach wpisuję zera. Klikając w przycisk zaznaczony na powyższym obrazku numer 1, zostajemy przeniesieni do zakładki „Wcięcia i odstępy” w oknie dialogowym „Akapit”. Do tego samego okna można przejść, klikając podobny przycisk na karcie „Strona główna”, w sekcji „Akapit”. Zwróć uwagę na przycisk „Domyślne…”. Powoduje, że określone przez Ciebie ustawienia będą trwałe dla wszystkich nowych dokumentów.

Tutaj możesz ustawić odstęp między wierszami (zwykle pojedynczy) i wcięcie pierwszego wiersza. Często zdarza się, że puste miejsca, w tym wcięcia pierwszego wiersza, są określone przez określoną liczbę spacji, jak na maszynie do pisania. Metoda ta ma jedną zasadniczą wadę: jeśli tekst jest wyjustowany (do obu krawędzi drukowanej strony), Word automatycznie rozciąga lub zmniejsza odstępy między wyrazami, tak aby krawędzie tekstu były równe, a w efekcie taka sama liczba przestrzenie zajmują inną przestrzeń. Spójrz na zdjęcie poniżej:

Wyraźnie widać, że trzy spacje oddzielające punktory listy od tekstu zajmują różne spacje w różnych wierszach. Aby uniknąć tego efektu, należy sformatować tekst w formie „listy punktowanej” lub w najgorszym przypadku zastosować tabulatory zamiast spacji. Jednak o listach porozmawiamy więcej później, w kroku 7.

Bazując na powyższym zadbajmy o wcięcie pierwszej linii. Jego typowy rozmiar to 1,25 cm. Można go również ustawić ręcznie, przeciągając górny suwak na poziomej linijce. Jeżeli nie ma linijek, można je wyświetlić zaznaczając odpowiednie pole w zakładce „Widok”.

4. Tworzenie nagłówków

Czas przejść do nagłówków gazet. Zaprojektujemy je za pomocą stylów. Nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Kiedy już nauczysz się korzystać ze stylów, docenisz ich wygodę. W końcu, aby ręcznie zmienić formatowanie na przykład wszystkich nagłówków pierwszego poziomu w ogromnym dokumencie, trzeba poświęcić dużo cennego czasu, ale za pomocą stylu zadanie to rozwiązuje się w kilka sekund. Zacznijmy. Znajdujemy w naszym tekście pierwszy z nagłówków, najeżdżamy na niego kursorem i stosujemy wbudowany styl „Nagłówek 1” (zakładka „Strona główna”, sekcja „Style”). Wcale nie wygląda tak, jak chcieliśmy, prawda? Ale jest to sprawa łatwa do naprawienia. Po wybraniu tytułu wybierz żądany krój czcionki, jej rozmiar, styl i wyrównanie, np.: Arial, 18 pkt, pogrubiony, wyśrodkowany - dokładnie tak samo, jak zrobiliśmy to w pierwszym kroku. Ustaw wymagane wcięcia przed i po akapicie, na przykład odpowiednio 24 i 0. Usuwamy wcięcie pierwszej linii: ustawiamy zero w odpowiednim polu w oknie dialogowym „Akapit” lub przeciągamy górny suwak na poziomej linijce tak, aby pokrywał się z dołem (patrz krok 3). Teraz kliknij nagłówek prawym przyciskiem myszy i wybierz linię „Style” w wyświetlonym menu kontekstowym oraz linię „Aktualizuj nagłówek 1 zgodnie z wybranym fragmentem” w podmenu, które zostanie otwarte. Zrób to samo ze stylami „Nagłówek 2”, „Nagłówek 3” i tak dalej. Wbudowane nagłówki możesz także zmienić korzystając z okna „Style”, które otwiera się klikając na przycisk wskazany na poniższym rysunku numer 1.

Klikając linię „Zmień” uzyskamy dostęp do ustawień szybkiego formatowania, a klikając przycisk „Format” w lewym dolnym rogu okna, które zostanie otwarte, wyświetli się menu, z którego można skonfigurować dosłownie wszystko.

Przeglądając tekst, stosujemy niezbędne style do nagłówków, aby stworzyć prawidłową hierarchiczną strukturę dokumentu. Jest to konieczne, aby automatycznie utworzyć spis treści. Zaleca się także tworzenie osobnych stylów dla zwykłego tekstu, spisów, spisów treści, epigrafów, cytatów itp. Możesz utworzyć nowy styl, klikając pierwszy z trzech kwadratowych przycisków na samym dole okna „Style”. Lepiej nadawać stylom nazwy, które mają znaczenie, literami łacińskimi i używać podkreśleń zamiast spacji.

5. Szukaj i usuwaj dodatkowe spacje, zwłaszcza na początku akapitów i przed znakami interpunkcyjnymi

Zgodnie z zasadami pisania, pomiędzy wyrazami powinna znajdować się jedna spacja. Aby zobaczyć spacje, naciśnij skrót klawiaturowy Ctrl+* lub na zakładce „Strona główna” w sekcji „Akapit” przycisk „Wyświetl wszystkie znaki”. Zobaczysz znaki akapitu, spacje, podziały wierszy i inne znaki formatowania, które zwykle nie są wyświetlane. Znaki te nie są drukowane. Można je wyłączyć, naciskając ponownie klawisze. Ctrl+* lub przycisk „Pokaż wszystkie znaki”. Ręczne usuwanie dodatkowych spacji jest zbyt uciążliwe, dlatego skorzystamy z funkcji wyszukiwania programu Word: zakładka „Strona główna”, sekcja „Edycja”, linia „Zamień”. Na karcie Zamień zostanie otwarte okno dialogowe Znajdź i zamień. W górnym wierszu o nazwie „Znajdź” wpisujemy dwie spacje (podczas gdy wizualnie wiersz pozostaje pusty), w dolnym wierszu o nazwie „Zamień” – jedną spację. Kliknij przycisk „Zamień wszystko”. Program Word dokona zamienników i wyświetli ich numer. Kliknij przycisk „Zamień wszystko” jeszcze raz i jeszcze raz, i jeszcze raz – aż liczba dokonanych zamian wyniesie zero. Pozostałe spacje na początku akapitów można znaleźć, wprowadzając kombinację symboli wieloznacznych „^p^?”(bez cudzysłowu) w polu „Znajdź” i kliknięciu przycisku „Znajdź następny”. Sekwencja ta oznacza: znak akapitu, spację i dowolny znak. Będziesz musiał ręcznie usunąć znalezioną lukę. Jeśli znasz sposób na zautomatyzowanie tego procesu, napisz do mnie, będę Ci bardzo wdzięczny.

Spacje przed znakami interpunkcyjnymi (kropka, przecinek, wielokropek, dwukropek i średnik, wykrzyknik i znak zapytania, po nawiasach otwierających i przed zamykającymi, cudzysłowy) w programie Word również są uważane za błąd i są podkreślane falowaną zieloną linią. Są łatwe znaleźć w dużym dokumencie Ta kombinacja w polu „Znajdź” pomoże: dowolny znak, spacja i znak interpunkcyjny, na przykład taki jak ten:
^? . (dowolny znak, spacja, kropka) - pomoże Ci znaleźć spację przed kropką;
^? , (dowolny znak, spacja, przecinek) - spacja przed przecinkiem;
^? : (dowolny znak, spacja, dwukropek) - spacje przed dwukropkiem i tak dalej. Wprowadź wybraną kombinację i kliknij przycisk „Znajdź następny”. Po raz kolejny musisz usunąć znalezione spacje ręcznie.

Trochę o przestrzeniach. Spacje należy stawiać przed i po myślniku (-) (nie mylić z łącznikiem, który zawsze pojawia się wewnątrz słowa i odpowiednio bez spacji po obu stronach). Spacje nierozdzielające łączą (tj. w razie potrzeby linie nie są łamane, pozostają pojedynczym blokiem - albo w poprzedniej linii, albo w nowej) kombinacje liczb i oznaczeń (na przykład 5 m, 10 MB, 13 września , 1981, ryc. 2.1 ), inicjały i nazwisko, jednoliterowe przyimki/spójniki i następujący po nich wyraz itp. Spację nierozdzielającą wprowadza się za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Spacja. Przy wskazywaniu kwot w euro (€) i dolarach ($) wskazane znaki umieszcza się przed kwotą bez spacji: $150 .

6. Wstaw podziały stron we właściwych miejscach

Jeśli zajdzie potrzeba rozpoczęcia nowego rozdziału lub sekcji od nowej strony, wstaw podział strony przed tytułem za pomocą kombinacji klawiszy Shift+Enter. Inne rodzaje podziałów znajdziesz w zakładce „Układ strony” —› przycisk „Przerwy” —› wybierz żądany podział strony lub sekcji z rozwijanej listy. Dzięki temu tytuł pozostanie niezmieniony w przypadku zmiany formatowania dokumentu lub zwiększenia/zmniejszenia objętości poprzednich rozdziałów lub sekcji. Upewnij się, że przed przerwą lub po niej nie ma dodatkowych znaczników akapitu, ponieważ często powodują one puste strony.

7. Porządkowanie w tabelach, zestawieniach i obrazkach

Z reguły tabele nie wymagają wcięcia pierwszego wiersza. Zaznacz cały tekst tabeli przesuwając wskaźnik myszy do jej lewego górnego rogu i klikając na pojawiającą się ikonę (patrz rysunek poniżej), a następnie ustaw wcięcie pierwszego wiersza na zero. Następnie możesz zmniejszyć rozmiar czcionki o 1-2 punkty. Jeśli zapomniałeś jak to zrobić, wróć do kroków 1 i 3. Aby odznaczyć stół, wystarczy kliknąć puste miejsce gdzieś z boku. Aby wybrać pojedynczą kolumnę, przesuń wskaźnik myszy do górnej krawędzi żądanej kolumny, a gdy pojawi się ona jako gruba czarna strzałka skierowana w dół, kliknij raz. Poszczególne linie można wybrać klikając na lewy margines dokumentu naprzeciwko żądanej linii. Jeśli klikniesz i przeciągniesz, podświetlonych zostanie wiele wierszy (lub kolumn). Wybierając górny wiersz tabeli, możesz sformatować nagłówki kolumn, np. w następujący sposób: wyrównanie do środka, pogrubienie lub pogrubiona kursywa.

Jeśli tabela jest duża, warto włączyć powtarzanie nagłówków na każdej stronie i uniemożliwić zawijanie wierszy na następną stronę, ponieważ uszkodzone wiersze wyglądają bardzo nieatrakcyjnie. Kliknij prawym przyciskiem myszy pierwszy wiersz tabeli, z menu kontekstowego, które się pojawi, wybierz „Właściwości tabeli”, w zakładce „Wiersz” odznacz pierwsze pole i zaznacz drugie (patrz rysunek poniżej, numer 2).

Jeżeli kursor nie znajduje się w pierwszej linii, drugie pole wyboru będzie niedostępne. Po wierszach możesz poruszać się za pomocą przycisków „Poprzednia linia” i „Następna linia”. Możesz także ustawić powtarzanie nagłówków kolumn za pomocą przycisku „Powtarzaj wiersze nagłówka” ( numer 1 na powyższym rysunku).

Jeżeli w dokumencie znajdują się listy wypunktowane, numerowane lub wielopoziomowe, należy sprawdzić poprawność numeracji oraz odległość znacznika od tekstu. Odległość tę możesz zmienić na kilka sposobów: ręcznie przeciągając znaczniki na poziomej linijce lub, wygodniej, z menu kontekstowego, klikając listę prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję „Zmień wcięcia na liście...”. Z menu kontekstowego możesz także zmienić ustawienia czcionki i akapitu, zmniejszyć/zwiększyć wcięcie od lewego marginesu, zamienić listę punktowaną w listę numerowaną i odwrotnie, zmienić znacznik i poziom listy, podzielić lub scalić listę punktowaną za pomocą poprzednią, kontynuuj numerację lub ustaw wartość początkową dla listy numerowanej. Dodatkowo określone ustawienia można zapisać jako nowy styl i jednym kliknięciem zastosować do wszystkich list w tekście (menu kontekstowe -> Style -> Zapisz wybrany fragment jako nowy styl ekspresowy...).

O rysunkach w tekście powiem kilka słów. Nie da się ustawić dokładnego położenia obrazka; w końcu Word to edytor tekstu, a nie program do publikowania, ale możesz mieć pewność, że obraz jest dokładnie powiązany z akapitem, do którego należy obraz (mówimy o tym). „pływające” obrazy, które są zawijane). Kotwica obrazka w trybie wyświetlania wszystkich znaków wygląda jak czarna kotwica obok akapitu. Możesz go podnieść myszką i przeciągnąć w wybrane miejsce. Pamiętaj jednak, że jeśli zakotwiczony akapit zostanie przeniesiony na następną stronę, zakotwiczony obraz również przeskoczy. Jeśli obraz nie jest zawijany, ale ma podpis, należy upewnić się, że podpis nie zejdzie z obrazu: przy akapicie, w którym znajduje się zdjęcie, zaznacz pole wyboru „Zachowaj przy następnym” ( Okno dialogowe Akapit, zakładka Pozycja na stronie) W kroku 3 sprawdziliśmy, jak otworzyć okno dialogowe Akapit.

8. Projektujemy nagłówki i numery stron

Najbardziej pracochłonne prace zostały już wykonane, pozostało jeszcze kilka prac wykończeniowych. Stwórzmy nagłówki i stopki (napisy nad lub pod tekstem umieszczane na kilku lub wszystkich stronach dokumentu). Numer strony jest zasadniczo taki sam jak nagłówek i zawiera tylko liczby. Przejdź do menu „Wstaw”, sekcji „Nagłówek i stopka” i wybierz żądany przycisk strzałki: „Nagłówek”, „Stopka” lub „Numer strony”. Poświęć trochę czasu na przejrzenie całej listy, która się otworzy (za pomocą paska przewijania po prawej stronie listy), otrzymasz ogromną liczbę opcji projektowania do wyboru. Dodatkowo za pomocą poleceń znajdujących się na tej samej liście możesz zmienić, usunąć lub utworzyć własny nagłówek i stopkę na podstawie wybranego fragmentu. Jeśli zostanie wybrane polecenie „Edytuj nagłówek i stopkę”, otworzy się pasek narzędzi „Projektant nagłówków i stopek”, w którym możesz już określić (zaznaczyć żądane pole), czy na pierwszej stronie będzie specjalny nagłówek, czy nagłówki i stopki stron parzystych i nieparzystych będą się różnić, możesz ustawić odległość do krawędzi stron i do tekstu, a także wstawić obrazek, klip, datę i godzinę lub coś innego. Wprowadź żądany tekst nagłówka lub stopki, na przykład tytuł pracy i nazwisko autora, a także wybierz lokalizację numerów stron. Voila – wszystko gotowe! Aby przystąpić do edycji tekstu, należy kliknąć go dwukrotnie.

9. Sprawdź strukturę dokumentu.

Najłatwiej to sprawdzić korzystając ze schematu dokumentu, który znajduje się w zakładce „Widok”.

Dbamy o to, aby wszystkie nagłówki wyświetlały się zgodnie z oczekiwaniami. Pamiętaj, że jeśli nagłówki zajmują dwie linie, na przykład tak:

ROZDZIAŁ 1

Wzmocnienie: lepsze niż nagroda

następnie, aby w przyszłym spisie treści poprawnie wyświetlić numery i nazwy rozdziałów, po wierszu „Rozdział 1” znak akapitu (wstawiony poprzez naciśnięcie klawisza Enter) należy zastąpić znakiem podziału wiersza (Shift + Enter) .

Zacznijmy od tworzenia spisu treści.

10. Sporządź spis treści, spis ilustracji, indeks tematyczny i spis literatury

Spis treści kompilowany automatycznie na podstawie stylów lub poziomu tekstu. Możliwe jest także wypełnienie go ręcznie. Zakładka „Linki” -› sekcja „Spis treści” -› przycisk z trójkątną strzałką w dół „Spis treści” -› polecenie „Spis treści…”. W oknie, które zostanie otwarte, możesz wybrać jeden z już zdefiniowanych formatów (Z szablonu, Klasyczny, Udoskonalony itp.); rodzaj wypełnienia pomiędzy tekstem a numerami stron (kropki, łączniki, linia ciągła, spacja); liczba poziomów ujętych w spisie treści; Przyciski „Opcje…” i „Zmień…” pozwalają dostosować widok spisu treści dokładnie tak, jak potrzebujesz. Już wstawiony spis treści można zaktualizować w całości lub tylko numery stron: kliknij menu kontekstowe prawym przyciskiem myszy, wybierz polecenie „Aktualizuj pole” i wybierz żądaną opcję.

Lista ilustracji tworzony jest na podstawie nazw zdjęć. Aby dodać tytuł, wybierz obraz, do którego chcesz wstawić podpis, a następnie na karcie Łącza w obszarze Tytuły kliknij przycisk Wstaw tytuł. W pudełku z niebieskim tekstem „Rysunek 1” dodaj nazwę obrazka, wybierz lokalizację podpisu: na górze lub na dole obrazka i kliknij OK. Jeśli nie chcesz, aby słowo „obraz” nie było wyświetlane, zaznacz pole wyboru „Wyklucz podpis z tytułu”. Nazwy tabel wstawia się w ten sam sposób. Gdy wszystkie ilustracje mają podpisy, utworzenie listy ilustracji zajmuje kilka sekund. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się znajdować lista ilustracji i kliknij przycisk „Lista ilustracji” znajdujący się w zakładce „Linki” w sekcji „Tytuły”.

Jeśli Twój tekst zawiera np. dużo terminów, które chciałbyś umieścić na końcu dokumentu, ułóż je w kolejności alfabetycznej i wskaż numery stron, na których ten termin się pojawia, to Word daje znakomitą możliwość automatycznego utworzenia takich lista pracochłonna i nazywa się to indeks tematyczny. Aby go utworzyć, należy zaznaczyć w tekście każde słowo, które powinno znaleźć się w indeksie: wybrać żądane hasło i w zakładce „Linki” w dziale „Indeks tematyczny” kliknąć przycisk „Zaznacz element” i w Otworzy się okno „OK”. Po zaznaczonym słowie Word wstawi kod podobny do (ON "..."). Kod ten jest widoczny tylko w trybie wyświetlania wszystkich znaków i nie jest drukowany. Po zaznaczeniu wszystkich niezbędnych słów możesz przystąpić do tworzenia właściwego indeksu.

Ustaw kursor w odpowiednim miejscu, kliknij przycisk „Indeks”, zaznaczony na powyższym rysunku czerwonym prostokątem, wybierz żądane ustawienia i kliknij „OK”.

Referencje tworzony jest podobnie jak poprzednie. W zakładce „Linki” –› sekcja „Linki i przypisy” w oknie „Styl” wybierz wiersz „GOST - sortowanie według nazwy”, który odpowiada standardom bibliograficznym dotyczącym projektowania przypisów. Umieść kursor za źródłem cytowanym w tekście. Wybierz zakładkę „Linki” -› „Linki i referencje” -› „Wstaw link” -› „Dodaj nowe źródło…”. Wypełnij odpowiednie pola i kliknij „OK”. W nawiasie Word wstawia nazwisko autora i rok wydania książki. Po wskazaniu wszystkich źródeł przejdź do miejsca, w którym powinna znajdować się bibliografia, w zakładce „Linki” —› „Linki i bibliografia” —› przycisk „Bibliografia” i spośród proponowanych opcji wybierz tę, której potrzebujesz.

Przypisy(przypisy na samym dole strony) wstawiamy przy pomocy przycisku „Wstaw przypis” znajdującego się w sekcji „Przypisy”. Umieść kursor za słowem, do którego tworzony jest przypis, kliknij przycisk „Wstaw przypis” i wprowadź treść przypisu. Przypisy końcowe różnią się jedynie tym, że umieszczane są na końcu dokumentu (przycisk „Wstaw przypis końcowy”).