Przygotowujesz dokumenty do przekazania do archiwum? Dowiedz się, jak prawidłowo sporządzić wewnętrzny spis dokumentów sprawy, skąd wziąć wzór i z jakich wzorów skorzystać.

Z artykułu dowiesz się:

Cel wewnętrznego spisu dokumentów sprawy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pod pojęciem „sprawa” w pracy biurowej rozumie się zbiór dokumentacji dotyczący jednego problemu lub odnoszący się do jednego obszaru działalności (GOST R 51141 - 98). Procedura tworzenia sprawy obejmuje grupowanie i usystematyzowanie wypełnionej dokumentacji zgodnie z nomenklaturą spraw.

Ostatnim etapem tworzenia sprawy jest przygotowanie sprawy wewnętrznej inwentaryzacja dokumentów, będący dokumentem księgowym zawierającym pełny wykaz dokumentów urzędowych wchodzących w skład sprawy, ze wskazaniem numerów seryjnych, identyfikatorów, nagłówków i dat oraz numeracji kart sprawy. Jest niezbędny do sklasyfikowania i indeksowania dokumentacji oraz nadania jej numeracji.

Zgodnie z klauzulą ​​3.6.17 Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacji (opracowanych przez VNIIDAD, zatwierdzonych przez Zarząd Rosarchowa w dniu 02.06.2002 r.) konieczna jest inwentaryzacja wewnętrzna:

prowadzić ewidencję dokumentacji składowania stałego i czasowego (powyżej 10 lat), jeżeli jest ona przechowywana ze względu na jej szczególną wartość (akta osobowe, dochodzeniowe, sądowe);

rejestrować przypadki stałego i tymczasowego przechowywania, które powstały na zasadzie połączenia dokumentów urzędowych tego samego rodzaju, ale ich nagłówki nie zdradzają ich zawartości;

Wykaz taki jest niezbędny, aby umożliwić zainteresowanym (np. przy przekazywaniu dokumentów do przechowywania archiwalnego) porównanie zawartości wykazu z faktyczną dostępnością dokumentacji, sprawdzenie jej bezpieczeństwa i prawidłowości wykonania.

Inwentarz wewnętrzny sporządzany jest według standardowego formularza na osobnej kartce papieru. Formularz znajduje się w Załączniku nr 10 do powyższego Regulaminu i stosowany jest przez organizacje stosujące się do standardów pracy biurowej ustalonych przez Rosarchiw.

Wewnętrzny spis dokumentów sprawy: formularz standardowy

Przy sporządzaniu wewnętrznego spisu dokumentów sprawy należy jako wzór skorzystać z formularza opracowanego przez VNIIDAD. Ten szablon zawiera następujące informacje:

Numer kolejny (numer rekordu);

Indeks (unikalny identyfikator obiektu);

Tytuł (krótka treść oficjalnego artykułu);

Numery kart (które karty akt sprawy zajmuje ta dokumentacja).

Ponadto standardowy formularz umożliwia urzędnikowi dołączenie notatek do każdej pozycji w aktach (na przykład w przypadku złożenia kopii, a nie oryginału). W razie potrzeby urzędnik może dodać pola do standardowego formularza, jednakże powyższych kolumn nie można usunąć.

Do rejestracji potrzebna będzie zwykła biała kartka A4. Papier firmowy z reguły nie jest używany, a wszystkie niezbędne informacje są wskazane bezpośrednio na stronie tytułowej.

Należy dokonać ostatecznego wpisu do inwentarza wewnętrznego. Wskazuje, ile arkuszy dokumentacji znajduje się w pliku i ile arkuszy zajmuje samo zestawienie.

Przykładowy wewnętrzny spis dokumentów akt osobowych

Wewnętrzny inwentaryzacja dokumentów akta osobowe to w zasadzie wkładka do teczki z aktami pracownika. Zawiera zestawienie całej dokumentacji zbieranej indywidualnie dla pracownika. Lista ta, podobnie jak akta osobowe, jest uzupełniana w sposób ciągły przez cały okres zatrudnienia tego pracownika.

W przypadku wszystkich prac znajdujących się w teczce należy podać datę i numer, tytuł oraz numer arkusza. Wymagana jest także adnotacja wskazująca, czy dokumentacja jest oryginałem, czy kopią. Lista ta jest poświadczona podpisem kompilatora. Należy podać datę kompilacji.

W przypadku zwolnienia pracownika jego akta osobowe kierowane są do archiwum w celu przechowania. W teczce składa się rezygnację (lub inny dokument wskazujący przyczynę zwolnienia) oraz odpowiednie polecenie przełożonego.

Inwentarz wewnętrzny akt osobowych - wzór można pobrać z linku zawartego w artykule. Ponadto w publikacji znajdują się informacje dotyczące sposobu sporządzania inwentarza i prawidłowego jego przeprowadzania.

Wewnętrzny spis akt osobowych pracownika: informacje ogólne

Każdy pracownik organizacji wykonuje działalność na podstawie umowy o pracę. Ponadto powołanie na stanowisko następuje w drodze zarządzenia. Te dwa dokumenty generowane są pierwszego dnia roboczego pracownika. Co więcej, w trakcie działań pracownika sporządzana jest ogromna liczba innych dokumentów i wszystkie z nich muszą być w jakiś sposób uporządkowane. W tym zakresie każdemu pracownikowi otwierane są akta osobowe, w których będzie zawarta cała dotycząca go dokumentacja.

Akta osobiste mogą zawierać ogromną ilość dokumentów. Mogą one obejmować:

• umowa o pracę;
• autobiografia;
• nakaz zatrudnienia;
• kopie dokumentów, w szczególności: paszportów, dyplomów, NIP, aktu małżeństwa itp.;
• zamówienia na zaawansowane szkolenia;
• cechy;
• dokumenty związane z certyfikacją;
• inni.

Aby uporządkować informacje zawarte w aktach osobowych, należy opisać każdy zawarty w nich dokument, stworzyć jakąś treść. Nazywa się to „wewnętrznym spisem dokumentów akt osobowych”. Inwentarz pozwala na poruszanie się po stosie papierów, szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji, a także ustalanie, kto odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Ważny! Inwentarz składa się lub w inny sposób dołącza do akt osobowych. Zapisuje się w nim notatkę dotyczącą każdego nowego dokumentu. Ponadto w notatkach wskazano, jakie dokumenty z akt osobowych zostały zajęte, przez kogo i kiedy.

Akta osobowe przechowywane są systematycznie, w kolejności alfabetycznej, co pozwala na stworzenie prostego i wygodnego systemu zarządzania dokumentacją kadrową.

Informacje, które muszą znajdować się w inwentarzu

Ustawa nie określa wykazu informacji, które należy uwzględnić w spisie inwentarza. Jednocześnie, kierując się ustalonymi praktykami kadrowymi, należy uwzględnić następujące informacje:

1. Numer seryjny dokumentu.
2. Data jego przyjęcia.
3. Numer.
4. Nazwa.
5. Numery stron sprawy, w której znajduje się ten lub inny dokument.
6. Notatka informująca o tym, kto i kiedy pobrał dokument z akt oraz kiedy został zwrócony.
7. Ilość dokumentów zawartych w sprawie.
8. Informacja o liczbie arkuszy inwentarzowych.
9. Stanowisko i informacje o kompilatorze, jego podpis.
10. Data sporządzenia spisu inwentarza.

Pobierz formularz i wzór wypełnienia spisu wewnętrznego akt osobowych

Dla wygody i zrozumienia sposobu wypełnienia dokumentu poniżej znajduje się przykład wewnętrznego spisu akt osobowych.

Inwentarz wewnętrzny akt osobowych nr 1

pracownik Vikhr LLC, Roman Petrovich Avdeev

Łącznie 4 dokumenty

Liczba arkuszy inwentarza wewnętrznego 1

Inwentarz został sporządzony przez zastępcę kierownika działu zasobów ludzkich A.G. Nikiforowa.

Nikiforow

W związku z tym dla wygody zarządzania dokumentacją kadrową tworzony jest inwentarz dokumentów akt osobowych. Formularz inwentarza wewnętrznego akt osobowych oraz wzór jego wypełnienia można pobrać z linków podanych na początku artykułu.

Kiedy należy dokonać inwentaryzacji dokumentów w aktach osobowych pracownika, przykład

W pracy biurowej terminem „sprawa” określa się pakiet dokumentów połączonych wspólnym tematem i umieszczonych w jednej teczce. Służba kadrowa, do której obowiązków należy przechowywanie dokumentów związanych z działalnością pracowniczą pracowników, segreguje je i przechowuje w aktach osobowych.

Dla każdego pracownika przydzielany jest oddzielny folder - „Akta osobowe”. Okładka przyklejana jest do przedniej strony teczki. Wskazuje dane rejestracyjne folderu zgodnie z nomenklaturą spraw, nazwę działu, w którym zarejestrowany jest pracownik, jego nazwisko, imię i patronimikę.

Okładka akt osobowych pracownika (wzór)

Które organizacje są zobowiązane do prowadzenia spraw osobistych?

Obowiązkowe jest prowadzenie akt osobowych pracowników w odniesieniu do personelu wojskowego, pracowników służb państwowych i komunalnych. Ustawodawstwo federalne określa dokumenty, które należy złożyć w aktach osobowych wymienionych kategorii pracowników, na przykład:

• formularz wniosku o zatrudnienie;
• dokumentacja konkursowa;
• kopie dowodu wojskowego, paszportu i książka pracy itp.

W organizacji komercyjnej odpowiedzialność działu personalnego za prowadzenie akt osobowych pracowników i procedurę ich rejestracji określają lokalne przepisy.

Lista dokumentów, które należy przechowywać w aktach osobowych, może obejmować kilkadziesiąt pozycji. Dla ułatwienia ich usystematyzowania i wyszukiwania tworzony jest wewnętrzny inwentarz akt osobowych.

W każdej teczce zawarty jest wewnętrzny inwentarz dokumentów akt osobowych. Należy go sporządzić niezwłocznie po złożeniu do akt osobowych pierwszych dokumentów złożonych przez pracownika w związku z zatrudnieniem. Przyklej go do wewnętrznej strony okładki lub wszyj w pierwszy arkusz. Wpisów do inwentarza dokonuje się w trakcie tworzenia sprawy, niezwłocznie po złożeniu w nim innych dokumentów. W miarę aktualizacji składu skrzyni sporządzany jest nowy wpis końcowy i certyfikujący do inwentarza.

Ważny! Kopie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych nie wymagają poświadczenia. Prawo nie określa takich wymagań. Skorzystaj z magazynu „Personnel Business”.

Jakie dokumenty należy uwzględnić w aktach osobowych pracownika?

W aktach osobowych przechowuj wyłącznie te dokumenty, które bezpośrednio odnoszą się do stosunków pracy i działalności pracownika. Informacje o dokumentach wchodzących do inwentarza akt osobowych pracownika znajdują się w tabeli:

Ważny! Informacje przechowywane w aktach osobowych, nawet po zwolnieniu pracownika, mają charakter poufny i podlegają przepisom ustawy o danych osobowych. Dostęp do akt osobowych powinni mieć tylko ci pracownicy HR, którzy podpisali umowę o nieujawnianiu danych osobowych. Opowie Ci o tym ekspert ds. Systemu HR w jaki sposób tworzone są akta osobowe pracownika, jakie dokumenty można przechowywać w aktach osobowych i które są zabronione przez przepisy dotyczące danych osobowych.

Inwentarz w aktach osobowych pracownika: próbka

Prawo nie przewiduje jednolitej formy inwentarza wewnętrznego. Organizacja ma prawo samodzielnie zatwierdzać i stosować własny formularz w zasadach rachunkowości i dokumentacji kadrowej. Jako przykład wykorzystaj inwentarz dokumentów z akt osobowych pracownika, którego wzór stanowi załącznik nr 27 do Regulaminu funkcjonowania archiwów organizacji (zarządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 31 marca , 2015 nr 526). W przypadku samodzielnego wypełniania wewnętrznego spisu akt osobowych, informacje należy wprowadzić w formie tabelarycznej. Wymagane informacje obejmują:

• numer seryjny i rejestracyjny obudowy;
• indeks przypisany zgodnie z nomenklaturą przypadków zatwierdzoną w przedsiębiorstwie;
• data dokumentu;
• imię (tytuł);
• numery kart spraw;
• notatka.

Wewnętrzna inwentaryzacja dokumentów osobistych

Pod tabelą należy umieścić końcowy zapis o łącznej liczbie zgłoszonych w aktach jednostek magazynowych, a pod nią - zaświadczenie. Wprowadź następujące informacje:

• całkowita liczba arkuszy w pliku;
• osoba odpowiedzialna za prowadzenie sprawy;
• data aktualizacji stanu magazynowego.

Poświadczenie akt osobowych pracownika (wzór)

Ostatnią rzeczą, którą należy złożyć w aktach osobowych, jest arkusz zaświadczeń znajdujący się na wewnętrznej stronie tylnej okładki. Zawiera informacje o łącznej liczbie zszytych i ponumerowanych arkuszy, dane o stanie fizycznym dokumentów złożonych w teczce.

Wewnętrzna inwentaryzacja ułatwi Ci tworzenie i synchronizację dokumentów w Twojej teczce osobistej. Dodatkowo za jego pomocą uporządkujesz dokumenty pracownika i szybko odnajdziesz niezbędne informacje w aktach osobowych. Przygotowaliśmy dla Ciebie przykładową inwentaryzację i wyjaśniliśmy, jak poprawić błędy.

Jak wypełnić przykładowy spis wewnętrzny akt osobowych pracownika

Inwentarz wewnętrzny akt osobowych można wypełnić ręcznie lub komputerowo. Podczas wypełniania należy przestrzegać następujących zaleceń:

• Dokonuj terminowych wpisów o dodaniu dokumentacji, natychmiast zapisuj fakty zajęcia wszelkich dokumentów.
• W miarę powstawania sprawy inwentarz jest aktualizowany o nowe wpisy. Jeżeli nie da się umieścić całej listy na jednym arkuszu, uzupełnij dodatkowe arkusze. Numeruj je oddzielnie od numeracji ciągłej dokumentów przechowywanych w aktach.
• Po zwolnieniu pracownika z końcem roku należy przekazać akta do archiwum zakładowego zgodnie z inwentarzem. Ostatnim wpisem do inwentarza przy zamknięciu rejestru będą dane dotyczące postanowienia o zwolnieniu. Przekreśl puste wiersze tabeli, aby nie można było do nich nic dodać.
• Unikaj błędów i nieścisłości. Jeśli chcesz dokonać zmian, przekreśl błędny wpis i wpisz prawidłowe informacje w nowym wierszu.
• Przestrzegaj zasad przechowywania plików osobistych. Przynajmniej raz na 3-5 lat dokonaj audytu akt osobowych, sprawdź poprawność zarządzania i systematyzację. Wyniki kontroli dokumentowane są w formie dowolnej ustawy.

Sporządzenie i prawidłowe wykonanie wewnętrznego spisu akt osobowych pracownika eliminuje utratę akt osobowych i zapewnia kontrolę nad kompletnością informacji o jego czynnościach służbowych.

Akta osobowe to zbiór dokumentów zawierających informacje o pracowniku i jego działalności zawodowej. Utworzony przez służbę personalną organizacji po publikacji.

Otwarcie akt osobowych pracownika co do zasady nie jest obowiązkowe, tj. nie ma przepisów zobowiązujących pracodawcę do tego, z wyjątkiem ustawy federalnej „O podstawach służby cywilnej Federacji Rosyjskiej” ” (nr 119-FZ z dnia 31 lipca 1995 r.) , zobowiązujący służbę personalną do prowadzenia akt osobowych urzędników.

Ponadto w przepisach np. „Wykaz standardowych dokumentów zarządczych powstałych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” wymienia się dokumenty, które „nie wchodzą do akt osobowych”, a także „nie posiadają akt osobowych. ” Tym samym skład dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracownika nie jest regulowany przez ustawodawstwo rosyjskie i zgodnie z utrwaloną tradycją (przyzwyczajeniem) opieramy się na przyjętym państwowym systemie ewidencji z czasów sowieckich.

Dokumenty zawarte w aktach osobowych można formalnie podzielić na:
1. Dokumenty dostarczane przez pracownika i wypełniane przez pracownika HR przy ubieganiu się o pracę, obejmują:

• osobisty ;
• kopie dokumentów edukacyjnych;
• zalecenia i cechy;
• zaświadczenia lekarskie;
• wyciąg ze zlecenia o pracę;
• wypisy z protokołów wyborów na urząd;
• wyciąg z protokołu wyników konkursu na wolne stanowisko;

• wyciągi (kopie) z tłumaczeń i przesunięć itp.;
• kopie dokumentów potwierdzających zmiany danych biograficznych (akt małżeństwa lub rozwodu, akt urodzenia dzieci itp.);
• kopie dokumentów dotyczących edukacji i szkolenia zaawansowanego;
• notatki, oświadczenia osobiste i noty wyjaśniające;
• akty, powiadomienia itp.

Wszystkie te dokumenty mają różne ustawowe okresy przechowywania w przedsiębiorstwie.

Ze względu na różnicę w normatywnie ustalonych okresach przechowywania różnych rodzajów dokumentów osobowych, a także fakt, że informacje o aktywności zawodowej pracownika są zapisywane na karcie osobistej, zaleca się, aby nie dołączać kopii zleceń (wyciągów) do przelewów oraz transfery, urlopy, premie motywacyjne itp. .d.

Dokumenty złożone w aktach osobowych pracownika w okresie zatrudnienia należy ułożyć w porządku chronologicznym.

Kopie dokumentów (wyciągi) muszą być poświadczone przez pracowników HR.

Dokumenty akt osobowych gromadzone są w teczce „sprawy”. Zgodnie z definicją zawartą w GOST R 51141-98: „BIZNES” to zbiór dokumentów lub dokument dotyczący jednego zagadnienia lub obszaru działalności, umieszczony w osobnej okładce.

Pokrywa „skrzynki” została zaprojektowana zgodnie z wymogami GOST 17914-72 „Pokrywy skrzynki do długotrwałego przechowywania Rodzaje, rozmiary, wymagania techniczne”.

Do „sprawy” prowadzonej przeciwko pracownikowi sporządza się wewnętrzny spis dokumentów.

Pracownicy muszą być okresowo zapoznawani ze swoimi aktami osobowymi (zwykle raz w roku).

Wewnętrzny inwentarz dokumentów sporządza się dla określonych kategorii spraw, np. tych, których ewidencja wynika ze specyfiki tej dokumentacji (ze stemplem zastrzeżonego dostępu, aktami personalnymi i sądowymi, o nadanie stopni i tytułów naukowych itp.). . Zaleca się także utworzenie wewnętrznego inwentarza dla spraw, których nagłówki nie zdradzają w wystarczającym stopniu zawartości dokumentów, co w przyszłości ułatwi korzystanie z nich i odnajdywanie niezbędnych informacji. Konieczność sporządzenia wewnętrznego spisu dokumentów w niektórych przypadkach określa instrukcja pracy biurowej. Przydatne przy ich stosowaniu staje się np. sporządzanie inwentarzy wewnętrznych dla skrzynek zawierających zamówienia dla personelu.

Inwentarz wewnętrzny (patrz załącznik 64) sporządza się na osobnej kartce według formularza, który zawiera informacje o numerach seryjnych dokumentów sprawy, ich indeksach, datach, nagłówkach i numerach kart sprawy, na których znajduje się każdy dokument .

Do inwentarza wewnętrznego sporządza się protokół końcowy, który wskazuje cyfrowo i słownie liczbę dokumentów wchodzących w skład inwentarza oraz liczbę kart inwentarza wewnętrznego. Spis wewnętrzny jest podpisywany przez jego kompilator. Jeżeli sprawa była wcześniej oprawiona lub złożona bez inwentarza wewnętrznego, wówczas jej forma przyklejana jest do wewnętrznej strony przedniej okładki sprawy.

Sporządzenie pisma poświadczającego sprawę

Nota certyfikacyjna skrzynki (patrz dodatek 65) jest sporządzana w celu uwzględnienia liczby arkuszy w obudowie i zapisania cech ich numeracji. Jest on zestawiony na osobnej kartce, Co umieszczany na końcu sprawy, w drukowanych egzemplarzach spraw (dzienniki rachunkowe, raporty itp.) – na odwrotnej stronie ostatniej czystej kartki. Niedopuszczalne jest wykonywanie napisu certyfikującego na okładce opakowania lub na odwrotnej stronie ostatniej kartki.

Napis certyfikacyjny wskazuje cyfrowo i słownie liczbę kartek koperty oraz osobno, poprzez znak „+” (plus), liczbę kartek inwentarza wewnętrznego, jeżeli występują.

Wpis poświadczający musi określać następujące cechy numeracji dokumentów sprawy: obecność liter i brak numerów kart; numeracja arkuszy z wklejonymi fotografiami, dokumentami, wycinkami itp.; liczba arkuszy wielkoformatowych; liczba kopert z opakowaniem i liczba arkuszy wniosków.

podpis certyfikujący jest podpisywany przez osobę, która go sporządziła.

W przypadku dużej ilości przenumerowanych arkuszy, na końcu opakowania sporządzany jest nowy napis certyfikujący. W takim przypadku stary zapis certyfikacyjny zostaje przekreślony i trwale zapisany w pliku.

Wiążący

Dokumenty stałego, długotrwałego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz akta osobowe segregowane są poprzez cztery nakłucia mocną nitką i umieszczane w twardej oprawie. Na okładki pudełek do trwałego przechowywania stosuje się tekturę bezkwasową.

Przy oprawie dokumentów nie wolno zszywać ich tekstu. Jeżeli tekst dokumentu jest drukowany zbyt blisko lewej krawędzi, należy wydłużyć grzbiety dokumentu.

Projekt okładek etui

Okładki skrzynek do stałego, długoterminowego (ponad 10 lat) przechowywania i dla personelu są sporządzane w określonej formie (patrz dodatek 66).

Tytuł sprawy przeniesiony na okładkę z nomenklatury. Jednocześnie wymaga obowiązkowej weryfikacji i wyjaśnienia poprzez indywidualne rozpatrywanie każdego przypadku. Tytuł musi być dokładny, zwięzły i podsumowywać główną treść dokumentów. W razie potrzeby do tytułu sprawy dodaje się dodatkową informację (w przypadku zmian w ciągu roku podaje się nazwę instytucji lub jednostki strukturalnej, podaje numery zleceń i protokołów, wskazuje rodzaje i formy sprawozdań, liczba kopii dokumentów itp.), co zwiększa jego zawartość informacyjną.

Na przykład:

Zarządzenia nr 1-45 dyrektora JSC Energia na rok 2005; Sprawozdania statystyczne o pracy za rok 2002 (druk nr 1-T);

Protokoły nr 1-6 z posiedzeń komisji naukowo-metodycznej Instytutu za rok 2006 (kopie).

Oryginalność dokumentów sprawy nie jest szczegółowo określona.

Jeśli w biurze zlecenia pracy dotyczące głównych czynności były trzymane razem z zamówieniami dla personelu, są one łączone w różne przypadki. Jednocześnie w tytule nie są podawane numery zamówień, gdyż rozpoczęło się składanie zamówień. Cecha ta powinna znaleźć odzwierciedlenie we wstępie do inwentarza.

Daty umieszczonych w nich dokumentów wskazane są na okładkach teczek. Daty sprawy nie można wskazać jedynie na okładkach spraw zawierających roczne plany i sprawozdania, gdyż ich data jest odzwierciedlona w nagłówkach spraw.

Jeżeli sprawa składa się z kilku tomów (części), wówczas na każdym z nich wskazane są ostatnie daty dokumentów, tj. daty rejestracji (sporządzenia) najwcześniejszych i najpóźniejszych dokumentów wchodzących w skład sprawy.

Jeżeli sprawa dotyczy dziennika rejestracji zamówień na działalność główną, wówczas jej datą będą dokładne daty kalendarzowe pierwszego i ostatniego wpisu w dzienniku. Terminami dla sprawy zawierającej protokoły posiedzeń są daty zatwierdzenia (w przypadku dokumentów, które zostały zatwierdzone) lub sporządzenia pierwszego i ostatniego protokołu złożonego w sprawie. Terminami do akt osobowych są daty podpisania zarządzeń o przyjęciu i zwolnieniu osoby, przeciwko której toczy się sprawa.

Jeżeli podano dokładne daty kalendarzowe, podaje się dzień, miesiąc i rok. Data i rok są oznaczone cyframi arabskimi, nazwa miesiąca jest zapisana słownie.

Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty (wnioski, zaświadczenia, opinie itp.), których data nie pokrywa się z terminami rozpatrywania sprawy, poniżej tych dat wpisuje się w nowym wierszu: „Plik zawiera dokumenty za _ rok.”

Obowiązkowe dane okładki etui to liczba kartek w etui, która jest umieszczona na podstawie inskrypcji certyfikującej etui oraz okres przechowywania etui (na pudełkach do stałego przechowywania jest napisane: "stale").

Na okładce teczki wskazany jest jej numer według inwentarza oraz, w porozumieniu z archiwum instytucji, numer inwentarza i funduszu archiwalnego.

Napisy na okładkach pudełek muszą być wyraźne i napisane czarnym tuszem lub pastą odporną na światło.

W przypadku drukowanej strony tytułowej sprawy, na okładce sprawy wskazane są jedynie numery funduszu archiwalnego, inwentarza i skrzynki. Zabrania się wklejania strony tytułowej na okładkę etui.