Podstawy pracy biurowej i obiegu dokumentów. Na czym polega praca biurowa i obieg dokumentów? I

Podręcznik ten, oparty na obowiązujących krajowych ramach regulacyjnych, najpełniej odzwierciedla doświadczenia dokumentowania działalności zarządczej współczesnych organizacji państwowych i niepaństwowych, a także wykorzystania w tym procesie sprzętu i technologii komputerowych. W publikacji uwzględniono cechy związane z pracą z dokumentami w organizacjach o różnych formach własności. Szczególną uwagę zwraca się na zasady sporządzania dokumentów urzędowych zgodnie z wymogami GOST R 6.30-2003.

Krok 1. Wybierz książki z katalogu i kliknij przycisk „Kup”;

Krok 2. Przejdź do sekcji „Koszyk”;

Krok 3. Określ wymaganą ilość, uzupełnij dane w blokach Odbiorca i Dostawa;

Krok 4. Kliknij przycisk „Przejdź do płatności”.

Na chwilę obecną zakup książek drukowanych, dostępu elektronicznego lub książek w prezencie dla biblioteki na stronie internetowej EBS możliwy jest wyłącznie po wpłacie 100% zaliczki. Po dokonaniu płatności otrzymasz dostęp do pełnego tekstu podręcznika w ramach Biblioteki Elektronicznej lub przystąpimy do przygotowania dla Ciebie zamówienia w drukarni.

Uwaga! Prosimy o niezmienianie sposobu płatności za zamówienia. Jeśli wybrałeś już metodę płatności i nie udało Ci się dokończyć płatności, musisz ponownie złożyć zamówienie i opłacić je inną dogodną metodą.

Za swoje zamówienie możesz zapłacić jedną z poniższych metod:

1. Metoda bezgotówkowa:
   • Karta bankowa: należy wypełnić wszystkie pola formularza. Niektóre banki proszą o potwierdzenie płatności – w tym celu na Twój numer telefonu zostanie wysłany kod SMS.
   • Bankowość internetowa: banki współpracujące z serwisem płatniczym zaoferują własny formularz do wypełnienia.
     Prosimy o prawidłowe wprowadzenie danych we wszystkich polach. Na przykład dla" class="text-primary">Sberbank Online Wymagany jest numer telefonu komórkowego i adres e-mail. Dla
   • " class="text-primary">Alfa Banku

Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji zwykle spoczywa na sekretarzu. Stanowisko to nie wymaga specjalnego wykształcenia i często są na nie przyjmowani kandydaci z minimalnym doświadczeniem zawodowym. Ale zarządzanie dokumentami to odpowiedzialna i ważna sprawa; pomyślne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od jego dokładności i poprawności.

Praca biurowa może być:

• ogólne – dotyczące głównej działalności firmy,
• personel – dla dokumentacji kadrowej prowadzonej przez dział personalny,
• tajemnica – spotykana w niektórych agencjach rządowych i posiadająca standardy postępowania,
• elektroniczny - gdy część informacji jest przekazywana w formacie cyfrowym.

Samodzielne opanowanie podstaw pracy biurowej nie jest trudne. Lepiej zacząć od najważniejszego i podstawowego dokumentu - listy spraw.

Nomenklatura przypadków

Jest to dokument zawierający listę wszystkich „zadań” w organizacji. W tym przypadku „biznes” oznacza zbiór dokumentów biznesowych tego samego rodzaju lub tematu.

Nomenklatura to system pozwalający na analizę działalności dokumentacyjnej przedsiębiorstwa. Aby go skompilować, musisz określić listę wszystkich dostępnych typów dokumentów. Następnie połącz je zgodnie ze wskazówkami. Każdemu typowi przypisany jest numer - kod; może składać się z kilku cyfr lub liter, na przykład numeru, roku lub nawet miesiąca publikacji, jeśli objętość dokumentów jest znaczna.

Na przykład: 01/BU/2017, gdzie 01 to numer kolejny, BU to księgowość, 2017 to rok. Wskazany jest także okres przechowywania oraz miejsce w archiwum, w którym plik zostanie tam przesłany. Nomenklatura może zostać zatwierdzona na określony czas – na rok, 3 lata lub 5 lat, jeśli nie przewiduje się żadnych zmian. Przed zatwierdzeniem treść nomenklatury musi zostać sprawdzona przez kierowników wydziałów w zakresie, w jakim odnosi się ona do ich pracy.

Nazewnictwo tworzone jest w celu wygodnej archiwizacji pism, a także wprowadzania spraw do systemu. Pomaga w krótkim zarysie podstaw pracy biurowej, odzwierciedla główne rodzaje dokumentów biznesowych, biorąc pod uwagę charakterystykę przedsiębiorstwa. Zwykle sporządza się go w formie tabeli – nazwa sprawy, kod (numer), miejsce w archiwum, okres przechowywania. Sprawy lepiej pogrupować według rodzaju i działu ich publikacji.

Rodzaje dokumentów w organizacji

Liczba spraw i rodzaje dokumentów są bezpośrednio związane ze specyfiką działalności firmy. Często obieg dokumentów jest podzielony na bloki, które realizują specjaliści w swoich obszarach pracy. Istnieje jednak lista typowa dla każdej firmy, zarówno komercyjnej, jak i państwowej:

Przychodzące – wszystko, co wchodzi do organizacji z zewnątrz – wszystko, co przyszło pocztą, kurierami, osobiście dostarczone przez przedstawicieli innych organizacji.

Wychodzące - wysyłane z organizacji - wszystko kierowane do innych osób prawnych, a także do osób fizycznych (odpowiedzi, pisma, decyzje).

Wewnętrzny - nie wykraczający poza granice organizacji, regulujący pracę przedsiębiorstwa (rozkazy, instrukcje, regulaminy, regulaminy itp.).

Z reguły dla każdego typu prowadzony jest oddzielny dziennik ewidencyjny, w którym odnotowuje się numer seryjny, datę, imię i nazwisko, skąd dokument pochodzi lub dokąd został wysłany oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Jeżeli dokumenty wydawane pracownikom są ewidencjonowane w dzienniku, przy odbiorze pozostawia się pole do podpisu. W dzienniku można także dokonać adnotacji, w którym aktu, zgodnie z nomenklaturą, składany jest odpis do przechowania.

Organizacja może prowadzić także dzienniki wewnętrznych podróży służbowych, dokumentację przekazania kluczy, czasu przybycia do pracy, a nawet rozmów telefonicznych. Czasami liczba ksiąg prowadzi do założenia dziennika ksiąg. Wszystko zależy od potrzeby i aktualnej praktyki w przedsiębiorstwie.

Magazyny należy ponumerować, zszyć i zapieczętować; ma to na celu wyeliminowanie możliwości wymiany arkusza.

Prowadzenie dokumentacji to podstawa pracy biurowej i obiegu dokumentów. Liczba czasopism i plików uzależniona jest od potrzeb firmy i chęci rejestrowania wszystkich dostępnych artykułów.

Regulamin obiegu dokumentów

Po opracowaniu nomenklatury spraw i wykazu niezbędnych czasopism zasadne jest sporządzenie Regulaminu obiegu dokumentów w organizacji. Jest to rozporządzenie wyjaśniające zasady gromadzenia, przekazywania, archiwizowania wszystkich istniejących dokumentów. Opisuje procedurę każdego przepływu dokumentacji i wyznacza termin jej przekazania z jednego działu do drugiego.

Przykładowy Regulamin

Przepis ten pomoże uniknąć zamieszania, przeniesienia odpowiedzialności i utraty ważnych dokumentów biznesowych. Dla każdego strumienia wyznaczona jest trasa – np.: publikacja, zatwierdzenie, rejestracja, przesłanie do odbiorcy, złożenie w archiwum.

Pieczęcie i znaczki

Często nowicjusze, i nie tylko oni, nie są w stanie określić, w jakich przypadkach pieczęć organizacji jest potrzebna, a w jakich nie. Odpowiedź jest bardzo prosta: formularze wychodzące są certyfikowane pieczęcią, bo obecność pieczęci potwierdza pochodzenie listu. Papiery wewnętrzne nie wymagają drukowania, ponieważ Podpis kierownictwa w tym przypadku jest wystarczający.

Przychodzące dokumenty, po ich zarejestrowaniu, przekazywane są kierownikowi w celu podjęcia decyzji i wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za realizację lub odpowiedź. Nie potrzebują też pieczątki. Pieczęci i stempla nie należy mylić. Znaczki mogą być bardzo różne, od „Nr przychodzący...” do „Kopia jest prawidłowa” i nie mają mocy prawnej. Jest to jedynie narzędzie pomocnicze w pracy sekretarki.

ADNOTACJA

W podręczniku omówiono zagadnienia wspomagania dokumentacji zarządzania, technologii komputerowych w placówkach wychowania przedszkolnego, systemów dokumentacji, organizacji obiegu dokumentów i jego analizy. Opisano cechy i zasady pracy z dokumentacją personalną oraz dokumentami poufnymi. Dostępne są pytania testowe i zadania do pracy praktycznej.
Przeznaczony dla studentów Wydziału Ekonomicznego studiów stacjonarnych, wieczorowych i korespondencyjnych na kierunku „Zarządzanie biurem i obiegiem dokumentów”.

Podręcznik jest elektroniczną wersją książki:
Siganova T.V. Praca biurowa i obieg dokumentów. Publikacja Uniwersytetu Państwowego w Omsku. Omsk, 2004.

1. Podstawy terminologiczne zarządzania dokumentacją
1.1. Podstawowe podstawowe pojęcia i terminy
1.2. Funkcje dokumentu
1.3. Systemy dokumentacji
2. Wymagania prawne dotyczące składu podstawowych detali i ich konstrukcji
2.1. Wymagania dotyczące kompozycji detali
2.2. Ogólne wymagania dotyczące rejestracji szczegółów
3. Formularze dokumentów
4. Klasyfikacja dokumentów
4.1. Ogólna klasyfikacja dokumentów
5. Dokumenty organizacyjne
6. Dokumenty administracyjne
6.1. Zamówienie dotyczące głównych działań
6.2. Wyciąg z zamówienia
6.3. Dekret, rozkaz i instrukcje
7. Dokumenty referencyjne i informacyjne
7.1. Działać
7.2. Protokół
7.3. Memorandum
7.4. Notatka serwisowa
7,5. Nota wyjaśniająca i wyjaśniająca
7.6. List
7.7. Odniesienie
8. Dokumenty dotyczące personelu
8.1. Rozkaz dotyczący personelu
8.2. Wznawiać
8.3. Oświadczenie
8.4. System przechowywania dokumentów kadrowych
8,5. Książka pracy
9. Organizacja pracy z dokumentami
10. Organizacja obiegu dokumentów i jego główne etapy
10.1. Przyjmowanie i przetwarzanie przychodzących dokumentów
10.2. Przegląd dokumentów przez menadżera (uchwała)
10.3. Praca z dokumentami wychodzącymi
11. Analiza przepływu dokumentów i metody jego usprawnienia
12. Praca z dokumentami poufnymi
13. Technologie komputerowe w pracy biurowej
14. Pytania testowe
15. Zadania do pracy praktycznej
Wniosek
Bibliografia

Wstęp

Podstawą środowiska informacyjnego każdego przedsiębiorstwa, organizacji czy instytucji są dokumenty. Informacje w nich zawarte będą miały moc prawną i będą mogły być wykorzystywane w działalności zawodowej jedynie pod warunkiem dopełnienia szeregu obowiązkowych czynności papierkowych.

Pracując z dokumentami, na co dzień musisz rozwiązywać duży kompleks zagadnień związanych z rejestracją dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, podpisywaniem, zatwierdzaniem, wysyłaniem, porządkowaniem ich w akta, ustalaniem okresów przechowywania, przenoszeniem ich do archiwum lub niszczeniem ich. Bez odpowiedniej organizacji pracy nie da się ogarnąć przepływu dokumentów, szybko odnaleźć potrzebnego dokumentu, zadać o niego zapytania, a także nadzorować jego realizację czy zadbać o jego bezpieczeństwo.

Tym samym dzisiaj wszyscy pracownicy są uczestnikami jednego procesu pracy biurowej. Dziś oprócz umiejętności zawodowych pracownik musi umieć tworzyć dokumenty zgodnie z obowiązującymi normami, standardami państwowymi, prawem Federacji Rosyjskiej, zaleceniami metodologicznymi Archiwum Federalnego, ministerstwami, departamentami i organizacjami. Nie należy też zapominać, że utworzenie i wykonanie dokumentu z reguły oznacza wykonanie przez pracownika określonego zadania produkcyjnego, a informacje zawarte w konkretnym dokumencie przesądzają niekiedy o rozwoju procesu produkcyjnego czy zarządczego. Prawidłowo wykonany dokument zapewnia nie tylko efektywność pracy, ale także kreuje wizerunek poważnego partnera biznesowego.

W związku z wprowadzaniem nowych technologii do pracy biurowej, bardzo istotna jest wiedza na temat organizacji pracy biurowej bez dokumentów papierowych, której organizacja wymaga nie tylko wykorzystania nowoczesnych środków technicznych (komputerów, sieci i programów komputerowych), nabycia dodatkowych wiedza na temat tworzenia, wykorzystania i przechowywania dokumentów na nośnikach komputerowych. Najważniejsze jest opracowanie zasadniczo nowych podejść do organizacji zarządzania dokumentami, poprawa ogólnej kultury i rozwój uniwersalnych standardów moralnych pracy w sieci zbiorowej.

Uzasadnione w praktyce. Racjonalne formy i sposoby tworzenia przetwarzania dokumentów można sprowadzić do poziomu ogólnej normy tylko pod warunkiem, że wszyscy zaangażowani w te procesy będą w swojej działalności wystarczająco rygorystycznie przestrzegać jednolitych zasad i norm wspierania dokumentów dla czynności zarządczych. Inaczej mówiąc, wychowanie przedszkolne jest „grą według zasad”, a wszyscy jej uczestnicy powinni te zasady znać.

W związku z tym pilnym zadaniem jest przestudiowanie podstawowych norm pracy biurowej. A skoro uczelnia przygotowuje przyszłych liderów i wykonawców, coraz częściej pojawia się pytanie, czy specjalista z wyższym wykształceniem musi zdobyć nowoczesną wiedzę i umiejętności z zakresu zarządzania dokumentami, niezależnie od wybranej specjalizacji. Ta okoliczność determinuje wagę studiowania takiej dyscypliny, jak „Zarządzanie biurem i obieg dokumentów”.


Wersja elektroniczna książki: [Pobierz, PDF, 563,01 KB ].

Aby obejrzeć książkę w formacie PDF potrzebny jest program Adobe Acrobat Reader, którego nową wersję można pobrać bezpłatnie ze strony Adobe.