Paszport archiwum organizacji przechowującej dokumentację zarządczą. Instrukcje dotyczące wypełniania paszportu archiwum sądu miejskiego (rejonowego) Przepisy ogólne

NOTA WYJAŚNIAJĄCA
do paszportu archiwum Instytucji Miejskiej „Administracja osady wiejskiej Kozłowski” rejonu Konakowo obwodu twerskiego,
przechowywanie dokumentacji zarządczej, stan na dzień 1 grudnia 2015 roku.

Na podstawie paszportu archiwalnego Rada Wsi Jurijewskiej obwodu konakowskiego obwodu kalinińskiego została utworzona w 1929 r. I rozwiązana 31 grudnia 1970 r. Dokumenty dotyczące personelu do 1970 r. Włącznie zostały przekazane do przechowywania nowo utworzonej Radzie Wsi Gavrilkovsky w okręgu Konakovo obwodu kalinińskiego.

Na podstawie decyzji komitetu wykonawczego Okręgowej Rady Delegatów Ludu Pracy w Kalininie z dnia 31 grudnia 1970 r. Nr 571 „W sprawie zmiany granic terytorialnych poszczególnych rad wiejskich” centrum administracyjne Rady Wsi Tesziłowskiej zostało przeniesione do wsi Gawriłkowa i przemianowany na Radę Wsi Gawriłkowskiej Obwodu Konakowskiego Obwodu Kalinińskiego.

Na podstawie decyzji komitetu wykonawczego Obwodowej Rady Deputowanych Ludowych w Kalininie z dnia 13 listopada 1979 r. Nr 260, w związku z faktem, że niektóre osady faktycznie połączyły się ze wsiami, wieś Fofanovo Rady Wsi Gavrilkovsky zostaje włączona do osada typu miejskiego Nowozawidowski.

Komitet Wykonawczy Wsi Sincowskiej Rady Delegatów Robotniczych Obwodu Turginowskiego Obwodu Kalinińskiego powstał w 1950 r. I należał do Obwodu Kalinińskiego. Na podstawie drugiej sesji Rady Wsi Sincowskiej, która odbyła się 13 lipca 1977 r., Rada Wsi Sincowskiej zaczęła należeć do powiatu Konakowskiego.

Zgodnie z Dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej nr 1617 z dnia 9 października 1993 r. „W sprawie reformy władz przedstawicielskich i organów samorządu lokalnego w Federacji Rosyjskiej”, Uchwała Szefa Administracji Konakowa i Rejonu Konakowo nr 557 z dnia 14 października 1993 r. funkcje rad wiejskich powierzono zarządowi powiatu wiejskiego.

Komitet Wykonawczy rad wiejskich deputowanych robotniczych Gavrilkovsky i Sintsovo obwodu konakowskiego obwodu kalinskiego zaczęto nazywać odpowiednio Administracją rejonów wiejskich Gavrilkovsky i Sintsovo.

W związku z przekazaniem uprawnień osadom miejskim i wiejskim od 01.01.2006 r. zgodnie z ustawą federalną z dnia 06.10.2003 nr 131-FZ „O ogólnych zasadach organizacji samorządu lokalnego w Federacji Rosyjskiej”, ustawa obwodu twerskiego z dnia 28.02.2005 nr 31 -30 „W sprawie ustalenia granic gmin wchodzących w skład terytorium formacji miejskiej obwodu twerskiego „Rejon konakowski”, terytorium administracji wiejskiej Gavrilkovsky zostało częściowo zmienione: wieś Lazurnaya, wieś Tashilovo, wieś Mirny i wieś Seliverstovo należą do osady miejskiej „Nowozawidowski”; Wsie Bushmino, wieś Gavrilkovo, wieś Dorino, wieś Ivanovskoye, wieś Kleschevo, wieś Paveltsevo, wieś Yuryevo będą należeć do wiejskiej osady Kozłowski.

Administracje okręgów wiejskich Gavrilkovsky i Sintsovsky zostały zreorganizowane w Instytucję Miejską „Administracja Osady Wiejskiej Kozłovsky”. Na jego terytorium znajdują się następujące osady: wieś Tekstilshchiki i wsie Berezhki, Bushmino, Gavrilkovo, Grishkino, Dmitrovo, Dorino, Dolgaya Pozhnya, Zaozerye, Zelentsino, Ivanovskoye, Kleshchevo, Koidinovo, Kuryanovo, Paveltsevo, Sintsovo, Uzkol, Yuryevo .

W związku z powyższym w paszporcie archiwum Instytucji Miejskiej „Administracja Kozłowskiej Osady Wiejskiej” Obwodu Konakowskiego Obwodu Twerskiego na rok 2015 zaszły zmiany:

Sekcja 1 Wiersz 101 Kolumna 1

Według stanu na dzień 1 stycznia 2014 r. w paszporcie archiwum widniał 1 fundusz. W 2015 r. Wyjaśniono liczbę funduszy: Rada Wsi Jurjewski, Rada Wsi Gavrilkovsky, Rada Wsi Sintsovsky oraz administracja osady wiejskiej Kozłowski.

W sumie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwum widniały 4 fundusze.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 1

Stan na dzień 01.01.2014 w paszporcie archiwalnym wymieniono 31 dokumentów stałego przechowywania administracji wiejskiej osady Kozłowski. W związku z wyjaśnieniem liczby funduszy, z dniem 01.01.2015 r. do paszportu archiwalnego dodano dokumenty stałego przechowywania Rady Wsi Jurjewskiej, Rady Wsi Gavrilkovsky i Rady Wsi Sintsovsky. W kolumnie tej znajdują się także księgi gospodarstw domowych z lat 1980-2011. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 1 znajdowały się 453 sprawy.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 2

Stan na dzień 01.01.2014 W paszporcie archiwalnym widnieje data końcowa 2009 roku. W paszporcie archiwalnym na dzień 01.01.2015 r. dodano dokumenty Rady Wsi Jurjewskiej, Rady Wsi Gavrilkovsky i Rady Wsi Sincowo z wcześniejszymi datami dokumentów. Suma na dzień 01.01.2015 r. w paszporcie archiwalnym w wierszu 202, kolumna 2, ostatnia data to 1938 r.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 4

Stan na 01.01.2014r Paszport archiwalny zawiera 31 dokumentów stałego przechowywania. W paszporcie archiwalnym z dnia 01.01.2015 r. dodano dokumenty zatwierdzone przez EPC wydziału archiwalnego obwodu twerskiego na rok 2012 oraz księgi domowe za lata 1980–2011. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 4 znajdowały się 153 sprawy.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 5

Paszport archiwalny z dnia 01.01.2015 r. wskazuje datę końcową 1980 r., ponieważ obejmuje księgi domowe za lata 1980-2011.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 1

Stan na 01.01.2014r w paszporcie archiwalnym widniało 197 dokumentów dotyczących personelu. Do paszportu archiwalnego z dniem 01.01.2015 roku dołączono akta osobowe pracowników pracujących i zwalnianych w ilości 22 akt. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. paszport archiwalny w wierszu 202, kolumna 1 zawierał 219 spraw.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 2

Od 01.01.2015 nie ma żadnych zmian. Suma na dzień 01.01.2015 w paszporcie archiwalnym w kolumnie 2 ostatnia data to 1940 rok.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 4

Według stanu na 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym znajdowało się 197 dokumentów dotyczących personelu. W paszporcie archiwalnym z dnia 01.01.2015 r. dodano dokumenty zatwierdzone przez EPC oddziału archiwalnego obwodu twerskiego na rok 2012. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 4 znalazło się 199 spraw.

Główny specjalista administracji osady wiejskiej Kozłowski

paszporty archiwalne organizacji

Paszport archiwalny organizacji przechowującej dokumentację zarządczą (zwany dalej „Paszportem…”) jest dokumentem scentralizowanej rachunkowości państwowej i jest ustanowiony w Regulaminie rachunkowości państwowej dokumentów Funduszu Archiwalnego.

1. Postanowienia ogólne.

1. 
   „Paszport…” jest opracowywany przez każdą organizację - źródło nabycia
   archiwum państwowe corocznie w dwóch egzemplarzach zawiera informacje o organizacji przechowywania oraz informacje o dokumentach stałego przechowywania io personelu na dzień 01.12 roku sprawozdawczego.
2. 
   Jeden egzemplarz „Paszportu…” przekazywany jest do archiwum, drugi przechowywany jest w organizacji.

2.1. Rozdział 1. Informacje ogólne.

Kolumna 1 – „Liczba środków”

Wszystkie fundusze są wskazane, jeżeli finansowanie dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji odbywa się osobno. Oprócz głównego funduszu powstałego w wyniku działalności tej organizacji, archiwum może zawierać fundusze organizacji poprzedników i organizacji likwidowanych. Każdy fundusz, niezależnie od tego, czy składa się z jednego, czy kilku rodzajów dokumentów (dokumenty zarządcze lub kadrowe), jest liczony w paszporcie tylko raz.

Kolumna 2- „Powierzchnia archiwum” (mkw.)

Obszar jest wskazany oddzielny lokal w mkw. m. W przypadku jego braku umieszcza się myślnik.

Kolumna 3 – „Obciążenie pamięci archiwalnej (%).

Kolumna jest wypełniona, jeśli istnieje magazyn archiwalny. Przed określeniem jego obciążenia konieczne jest określenie wydajności. Pojemność magazynu archiwalnego określa się według następującego wzoru:

(1000 jednostek magazynowych pomnożone przez powierzchnię archiwalną i podzielone przez 2,5 m2)

Po zidentyfikowaniu zdolności obciążenie pracą określa się w następujący sposób:
formuła:

(Liczba jednostek magazynowych w magazynie pomnożona przez 100% i podzielona przez pojemność)
Oddział 2. Informacje o dokumentach
Kolumna 1 „Razem” wiersz 201

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty stałego przechowywania, przygotowane do przekazania do przechowywania w archiwum, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

Linia 201a – księgi domowe, linia 201b – sprawy notarialne.

Kolumna 1 „Razem” z T skalisty 202

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

G Rapha 2 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Trwałe przechowywanie” i linie 202 „Według personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji.

Kolumna 3 „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują ostatnie lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji i ujętych w inwentarzu.

Kolumna 4 wiersze 201

W tej kolumnie znajdują się wszystkie dokumenty trwałego przechowywania przechowywane w archiwach organizacji w jednostkach. archiwa przygotowane do przekazania w celu trwałego przechowywania do archiwum, włączone do inwentarza i zatwierdzone przez EPMK Komisji Kultury.

Przy opisie terminowym (2 lata od zakończenia spraw w pracy biurowej) ich liczba odpowiada sumie ostatecznych wpisów w inwentarzach spraw:

• 
  trwałe przechowywanie, dokumenty, których dokumenty są tymczasowo przechowywane w archiwum
  organizacje;
• 
  składowanie stałe, dokumenty, na których są przekazywane do przechowywania państwowego w archiwum, ale od 01.12 nie zostały jeszcze przekazane.

Pokazuje dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, uwzględnione w inwentarzu i zatwierdzone przez wydział archiwalny.

Jeżeli zostały opisane terminowo (2 lata od zakończenia spraw z zakresu pracy biurowej), ich liczba odpowiada sumie ostatecznych zapisów w inwentarzach spraw kadrowych.

Kolumna 5 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata, przez które tego typu dokumenty są przechowywane w archiwach organizacji i włączane do inwentarza.

Kolumna b „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

We wskazanych kolumnach wskazano ostatnie lata, dla których tego typu dokumenty ujęto w inwentarzu.

Kolumna 7 „Przechowywane poza ustalonym okresem” (dla wiersza 201 „Trwałe przechowywanie”).

Ta kolumna wskazuje liczbę jednostek. archiwa przechowywane w archiwum organizacji po upływie terminu tymczasowego przechowywania w nim dokumentów archiwalnych.

Kolumna 8 „Utworzony w roku spraw”

Kolumna wskazuje przeciętny liczba plików stałego przechowywania i personelu (oddzielnie), która powstaje w zarządzaniu dokumentacją organizacji w ciągu ostatnich 5 lat.

Wiersz 301 „Liczba pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy”.

Kolumna wskazuje pracownika organizacji, jeśli zajmuje on stanowisko kierownika archiwum organizacji zgodnie z harmonogramem personelu.

przechowywanie dokumentacji zarządczej
1. Wprowadzenie

1.1. Niniejsza ulotka została opracowana w celu usprawnienia ewidencji państwowej dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych przechowywanych w archiwach organizacji będących źródłami pozyskiwania archiwów państwowych i miejskich Republiki Karelii.

1.2. Notatka została opracowana zgodnie z przepisami ustawy federalnej „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” nr 125 - FZ z dnia 22 października 2004 r., „Regulamin państwowej rachunkowości dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej” ( zwane dalej regulaminami), zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Archiwalnej Rosji nr 11 z dnia 11 marca 1997 r., zawierające „Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i korzystania z dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz inne dokumenty archiwalne w archiwach państwowych i miejskich, muzeach i bibliotekach, organizacjach Rosyjskiej Akademii Nauk”, zatwierdzone zarządzeniem Ministra Kultury i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej nr 19 z dnia 18 stycznia 2007 roku.

1.2. Notatka określa tryb wypełniania paszportu archiwalnego organizacji przechowującej dokumentację zarządczą (załącznik nr 4 do regulaminu).

1.3. Ulotka przeznaczona jest dla pracowników archiwów organizacji oraz innych osób odpowiedzialnych za utrwalanie, przechowywanie i wykorzystywanie dokumentów powstałych w ramach działalności organizacji, a także dla pracowników archiwów państwowych i gminnych, którzy prowadzą organizację i metodykę zarządzania archiwami. działalność archiwów organizacji.
2. Postanowienia ogólne

2.1. Organizacje – źródła pozyskiwania archiwów państwowych i miejskich sporządzają i przekazują do właściwych archiwów państwowych i gminnych paszporty archiwów organizacji według stanu na dzień 1 grudnia...

2.2. Paszport archiwalny jest wypełniony w 2 egzemplarzach. Pierwsze egzemplarze paszportu przesyłane są do odpowiedniego archiwum państwowego lub miejskiego. Drugie egzemplarze paszportu przechowywane są w organizacji do czasu jej likwidacji (reorganizacji).

2.3. Organizacje uwzględniają w paszporcie informacje księgowe o dokumentach o stałym okresie ważności oraz o personelu przechowywanym w archiwum organizacji, w tym o osobach utworzonych w ich działalności, działalności organizacji poprzedzających, a także organizacji podległych, jeżeli dokumenty do przechowywania są otrzymane w archiwum organizacji macierzystej.

2.4. Organizacje pozarządowe przechowujące dokumenty państwowych i niepaństwowych form własności, czyli dokumenty powstałe przed i po prywatyzacji lub korporatyzacji, stanowią dwa odrębne paszporty.
3. Procedura wypełniania i rejestracji archiwalnego formularza paszportu organizacji

3.1. W części adresowej formularza paszportowego, znajdującej się w lewym górnym rogu, w wierszu „Komu jest przedstawiany” wskazany jest kod pocztowy i adres archiwum państwowego lub miejskiego, które jest zarejestrowane w organizacji zgłaszającej.

3.2. W rubryce „Reprezentowany przez” części adresowej organizacja raportująca wskazuje jej pełną i skróconą nazwę, adres z kodem pocztowym, formę organizacyjno-prawną oraz formę własności. Oprócz oficjalnego adresu organizacji wskazany jest również adres archiwum tej organizacji, jeżeli znajduje się ona na innym terytorium (w innym budynku).

3.3. W punkcie 1. „Informacje ogólne” w wierszu 101,

kolumna 1- wskazuje liczbę środków przechowywanych w archiwum

kolumna 2- powierzchnia magazynu archiwalnego w metrach kwadratowych

kolumna 3- procentowe obciążenie pamięci archiwalnej.

Poziom obciążenia pamięci archiwalnej oblicza się dzieląc liczbę spraw przechowywanych w archiwum przez wskaźnik pojemności i mnożąc przez 100.

Aby określić wskaźnik pojemności, należy obliczyć średnią liczbę jednostek magazynowych znajdujących się na jednym metrze bieżącym półek archiwalnych. Wskaźnik ten zależy od parametrów wyposażenia regałowego (wysokość, liczba, długość półek regałowych itp.).

Przykład: w pamięci archiwum przechowywanych jest 7500 jednostek rekordów.

Długość półek archiwalnych zajmowanych przez dokumenty wynosi 100 mb. Liczba jednostek magazynowych jest dzielona przez liczbę metrów bieżących

7500:100 = 75 KM.

Zatem na 1 m bieżącym półek przypada 75 jednostek magazynowych.

Aby obliczyć wskaźnik pojemności, liczbę jednostek magazynowych znajdujących się na 1 mb mnoży się przez łączną długość półek archiwalnych (w tym wolnych)

Przykład:Całkowita długość półek wynosi 120 mb.

75 x 120 = 9000 metrów bieżących (wskaźnik pojemności)

Aby obliczyć procent obłożenia, liczbę jednostek magazynowych dzieli się przez wskaźnik pojemności i mnoży przez 100

7500: 9000 x 100 = 83,3%

Stopień wykorzystania pamięci archiwalnej wynosi 83,3%

Przykład 2

Archiwum gromadzi 25 560 pozycji, długość półek archiwalnych zajmowanych przez dokumenty wynosi 300 mb, łączna długość półek wynosi 400 mb.

25560: 300 = 85 KM.

85x400 = 34000 KM. (wskaźnik pojemności)

25560: 34000 x 100 = 75,2%

3.4. Rozdział 2 „Informacje o dokumentach”

Linie 201, 202

Ramka 1- informacje podawane są na dokumentach mających stały okres przechowywania oraz na personelu. Liczbę jednostek magazynowych w odpowiednich kolumnach sekcji podaje się po ich indywidualnym zliczeniu, w tym na podstawie dokumentów księgowych.

Kolumna 2 - wskazana jest data najwcześniejszego dokumentu stałego przechowywania i personelu przechowywanego w organizacji (w odpowiednich wierszach).

Kolumna 3- wskazana jest data końcowa przechowywania dokumentów w archiwum.

Kolumny 4, 5, 6- są wypełniane, jeżeli organizacja raportująca przeprowadziła selekcję dokumentacji zarządczej dla stałego przechowywania i personelu oraz sporządzono na nich inwentarze, które zostały zatwierdzone i uzgodnione z EPC instytucji archiwalnej.

Kolumna 4- wskazuje liczbę jednostek magazynowych znajdujących się w inwentarzu.

Kolumny 5 i 6- wskazano daty rozpoczęcia i zakończenia dokumentów objętych inwentarzem.

Kolumna 7- wypełniając kolumnę 7 wiersza 201, należy wziąć pod uwagę, że maksymalny okres przechowywania dokumentów ze stałym okresem przechowywania ustalonym przez obowiązujące przepisy wynosi:

• 
  dla dokumentów sklasyfikowanych jako własność federalna - 15 lat

• 
  dla dokumentów sklasyfikowanych jako własność Republiki Karelii - 10 lat

• 
  dla dokumentów stanowiących własność komunalną - 5 lat

• 
  dla niektórych typów dokumentów archiwalnych objętych ustalonym porządkiem w Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej:

b) dokumenty kadrowe, akty notarialne, księgi gospodarstw domowych oraz dokumenty związane z prywatyzacją zasobu mieszkaniowego - 75 lat.

Warunki tymczasowego przechowywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej w organizacjach pozarządowych określane są w umowie pomiędzy archiwum a właścicielem lub posiadaczem tych dokumentów.

Jeżeli organizacja pozarządowa przechowuje dokumenty poprzedniej organizacji państwowej, to za dokumenty stanowiące własność państwową uważa się dokumenty przechowywane po upływie terminu ważności.

3.5. Sekcja „Personel”- informacja o liczbie pracowników archiwum organizacji jest wskazana zgodnie z tabelą personelu.

3.6. W sekcji „Warunki przechowywania dokumentów” Należy podkreślić cechy charakteryzujące pomieszczenie, w którym przechowywane są dokumenty archiwalne: sprzęt do przechowywania, zachowane w nim standardowe reżimy przechowywania. Jeżeli organizacja nie posiada specjalistycznego magazynu archiwalnego, wówczas odpowiednie informacje powinny odzwierciedlać charakterystykę miejsc, w których faktycznie przechowywane są dokumenty (pracownie, korytarze, piwnice itp.)

3.7. Aby wyjaśnić informacje o dostępności lokalnych przepisów organizacji dotyczących organizacji archiwów wydziałowych i pracy biurowej, wypełnij wniosek

Nr 1 do paszportu.

3.8. Jeżeli organizacja przechowuje więcej niż jeden fundusz, do paszportu dołączany jest „Raport o składzie i wielkości środków na dzień 1 grudnia 200 r.”. G." (Załącznik nr 2).

3.9. Paszport podpisuje kierownik organizacji, podpis jest poświadczony pieczęcią. Poniżej podpisu kierownika organizacji wskazano stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej za archiwum oraz jej numer telefonu.

3.10. Do paszportu dołączona jest nota wyjaśniająca, która zawiera informacje o zmianach nazwy, podporządkowania, statusu organizacyjno-prawnego lub formy własności organizacji, wskazuje przyczyny zmian wskaźników, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym, dane dotyczące poprzednich transferów dokumentów do magazynu państwowego lub miejskiego (nazwa archiwum, rodzaje, tomy i terminy przekazania dokumentów oraz rok przekazania), podaje się informację o dostępności naukowej aparatury odniesienia dla dokumentów. Notę wyjaśniającą podpisuje właściwy urzędnik.

szef

dział akwizycji G.N. Fiodorow

Paszport archiwalny organizacji przechowującej dokumentację zarządczą (zwany dalej „Paszportem…”) jest scentralizowanym państwowym dokumentem księgowym i jest ustanowiony w Regulaminie państwowej księgowości dokumentów Funduszu Archiwalnego Terytorium Permu.

1. Postanowienia ogólne

1.1. „Paszport…” jest opracowywany przez każdą organizację - źródło nabycia
archiwum państwowe corocznie w dwóch egzemplarzach, zawiera informacje o organizacji przechowywania oraz informacje o dokumentach stałego przechowywania i personelu według stanu na dzień 01.12 roku sprawozdawczego.

1.2. Jeden egzemplarz „Paszportu…” przekazywany jest do archiwum państwowego, drugi przechowywany jest w aktach funduszu organizacji.

1.3. Do „Paszportu…” sporządza się notę ​​wyjaśniającą zgodnie z jego sekcjami.
notatka odzwierciedlająca zmiany w organizacji przechowywania i wskaźnikach objętościowych w porównaniu z wcześniej sporządzonym paszportem.

1.4. Wskaźniki objętości podawane są w jednostkach miary określonych w formularzu „Paszport…”. Korekty nie są dozwolone.

2. Skład wskaźników paszportowych

Sekcja 1. Informacje ogólne

Kolumna 1 – „Liczba środków”

Wszystkie fundusze są wskazane, jeżeli finansowanie dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji odbywa się osobno. Oprócz głównego funduszu powstałego w wyniku działalności tej organizacji, archiwum może zawierać fundusze organizacji poprzedników i organizacji likwidowanych. Każdy fundusz, niezależnie od tego, czy składa się z jednego, czy kilku rodzajów dokumentów (dokumenty kierownicze lub kadrowe), jest uwzględniany w paszporcie tylko raz.

Kolumna 2 – „Powierzchnia przechowywania archiwum” (mkw.)

Wskazana jest powierzchnia oddzielnego pomieszczenia w metrach kwadratowych. m. W przypadku jego braku umieszcza się myślnik.

Kolumna 3 – „Obciążenie pamięci archiwalnej (%).

Kolumna jest wypełniona, jeśli istnieje magazyn archiwalny. Przed określeniem jego obciążenia konieczne jest określenie wydajności. Pojemność magazynu archiwalnego określa się według wzoru: 1000 jednostek. godz. X na powierzchnię archiwalną / 2,5 mkw. M
(1000 jednostek magazynowych pomnożone przez powierzchnię archiwalną i podzielone przez 2,5 m2)

Po określeniu wydajności określa się obciążenie pracą za pomocą następującego wzoru: Liczba jednostek. godz. X 100% / pojemność
(Liczba jednostek magazynowych w magazynie pomnożona przez 100% i podzielona przez pojemność)

Oddział 2. Informacje o dokumentach

Kolumna 1 „Razem” wiersz 201

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty trwałego przechowywania, przygotowane do przekazania do przechowywania państwowego do archiwum państwowego, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

Kolumna 1 „Razem” wiersz 202

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

Kolumna 2 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji.

Kolumna 3 „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują ostatnie lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji.

Kolumna 4 wiersze 201

Kolumna ta wskazuje wszystkie dokumenty trwałego przechowywania przechowywane w archiwach organizacji w jednostkach. archiwa przygotowane do przekazania w celu stałego przechowywania do archiwum państwowego (ale jeszcze nie przeniesione od 01.12) uwzględnione w inwentarzu i zatwierdzone przez EPMK Agencji Archiwów Regionu Perm (zwanej dalej - EPMK).

Przy opisie terminowym (2 lata od zakończenia spraw w pracy biurowej) ich liczba odpowiada sumie ostatecznych wpisów w inwentarzach spraw:

• trwałe przechowywanie, dokumenty, których dokumenty są tymczasowo przechowywane w archiwum
  organizacje;
• składowanie stałe, dokumenty, na których są przekazywane do przechowywania państwowego w archiwum, ale od 01.12 nie zostały jeszcze przekazane.

Kolumna 4 wiersze 202

Pokazuje dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, ujęte w inwentarzu i zatwierdzone przez EPMK.

Jeżeli zostały opisane terminowo (2 lata od zakończenia spraw z zakresu pracy biurowej), ich liczba odpowiada sumie ostatecznych zapisów w inwentarzach spraw kadrowych.

Kolumna 5 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata, przez które tego typu dokumenty są przechowywane w archiwach organizacji i włączane do inwentarzy zatwierdzonych i uzgodnionych przez EPMK.

Kolumna b „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

We wskazanych kolumnach wskazano ostatnie lata, za które dokumenty tego typu zostały ujęte w zatwierdzonych i uzgodnionych przez EPMK inwentarzach.

Kolumna 7 „Przechowywane poza ustalonym okresem” (dla wiersza 201 „Trwałe przechowywanie”).

Ta kolumna wskazuje liczbę jednostek. archiwa przechowywane w archiwum organizacji po upływie terminu tymczasowego przechowywania w nim dokumentów archiwalnych. W przypadku dokumentów archiwalnych samorządów, instytucji, organizacji, przedsiębiorstw podległych miast i powiatów, przedsiębiorstw rolniczych maksymalny okres przechowywania wynosi 5 lat, państwowych instytucji regionalnych - 10 lat, instytucji państwowych, wydziałów terytorialnych, wydziałów federalnych władz wykonawczych - 15 lat . Okres przechowywania dokumentów stałego przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zakończono pracę dokumentów w biurze.

Kolumna 8 „Utworzony w roku spraw”

Kolumna wskazuje średnią liczbę plików stałego przechowywania i personelu (oddzielnie), która powstaje w zarządzaniu dokumentacją organizacji w ciągu ostatnich 5 lat.

Wiersz 301 „Liczba pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy”.

Kolumna wskazuje pracownika organizacji, jeśli zajmuje on stanowisko kierownika archiwum organizacji zgodnie z harmonogramem personelu.

1.2. Rekomendacja przeznaczona jest dla pracowników archiwów wydziałowych oraz innych osób odpowiedzialnych za ewidencję, przechowywanie i użytkowanie wszystkich grup dokumentacji powstałych w organizacjach naukowo-technicznych, którym kierownictwo organizacji zleciło wypełnienie formularza paszportu archiwalnego.

1.3. Organizacje-źródła pozyskiwania archiwów państwowych i miejskich corocznie do 30 grudnia roku sprawozdawczego sporządzają i przekazują do odpowiednich archiwów państwowych i ich oddziałów paszporty archiwów miejskich archiwów organizacji według stanu na dzień 1 grudnia...

1.4. Paszport archiwalny organizacji jest wypełniany w dwóch egzemplarzach w przypadku dokumentacji otwartej i w dwóch egzemplarzach w przypadku dokumentacji zamkniętej. Pierwsze egzemplarze paszportu przesyłane są do odpowiedniego archiwum państwowego lub miejskiego. Drugie egzemplarze paszportu przechowywane są w organizacji do czasu jej likwidacji (reorganizacji).

1.5. Organizacje państwowe umieszczają w paszporcie informacje księgowe dla wszystkich kategorii dokumentów wygenerowanych w ramach swojej działalności oraz działalności ich poprzedników.

1.6. Organizacje pozarządowe przechowujące dokumenty państwowej i niepaństwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, czyli dokumenty powstałe przed i po prywatyzacji lub korporatyzacji, stanowią dwa odrębne paszporty:

dla dokumentów związanych z państwową częścią Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, powstałych przed momentem prywatyzacji i korporatyzacji i stanowiących własność państwową lub komunalną;

dla dokumentów związanych z niepaństwową częścią Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, które są własnością niepaństwowych osób prawnych i osób fizycznych.

Paszport dokumentów związanych z niepaństwową częścią Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej jest wypełniany przez organizację na wniosek organów i instytucji Federalnej Agencji Archiwalnej Rosji, jeżeli zawarła ona umowę (umowę) z archiwum państwowego lub miejskiego w sprawie przekazania dokumentów do przechowywania państwowego.

2. Procedura wypełniania i rejestracji archiwalnego formularza paszportu organizacji

2.1. W części adresowej formularza paszportowego, znajdującej się w lewym górnym rogu, w wierszu „komu jest on przedstawiany”, wskazany jest kod pocztowy oraz adres archiwum państwowego lub miejskiego, które jest zarejestrowane w organizacji zgłaszającej. W prawym górnym rogu paszportu na poziomie części adresowej wskazano: „dokumentacja otwarta” lub „dokumentacja zamknięta” w zależności od charakteru przekazywanych informacji.

2.2. W rubryce „kto reprezentuje” części adresowej organizacja raportująca wskazuje swoją pełną i skróconą nazwę, adres z kodem pocztowym, formę organizacyjno-prawną oraz formę własności (jednostkowe przedsiębiorstwo państwowe, otwarta lub zamknięta spółka akcyjna itp.). . Nazewnictwo form organizacyjnych i prawnych osób prawnych musi być dokonane w ścisłej zgodności z art. 50, 66, 97, 107, 113, 116-118, 120, 121 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. Oprócz oficjalnego adresu organizacji wskazany jest również adres archiwum tej organizacji, jeśli znajduje się ona na innym terytorium (jeżeli archiwa dokumentacji naukowo-technicznej, dokumentacji zarządczej i personelu znajdują się na różnych terytoriach, wszystkie z nich należy wskazać).

2.3. W pierwszej części paszportu archiwalnego „Dokumentacja naukowo-techniczna. Informacje ogólne” organizacja raportująca podaje dane dotyczące pełnego wolumenu przechowywanej przez nią dokumentacji naukowo-technicznej (NTD) oraz lat jej powstania.

2.4. Kolumna 1 sekcji 1 wskazuje liczbę jednostek rozliczeniowych dokumentacji graficznej i tekstowej opracowanej przez samą organizację raportującą, organizacje poprzedników, podwykonawców (współwykonawców), niezależnie od działu, w którym przechowywana jest dokumentacja (archiwum techniczne, naukowe i techniczne biblioteka, fundusz referencyjny i informacyjny, biuro projektowe itp.).

Przy ustalaniu łącznej liczby jednostek rozliczeniowych uwzględnia się oryginał lub kopię (jako oryginał) kopii dokumentów. Kopie dokumentów niemających osobowości prawnej nie są brane pod uwagę.

Procedura wypełniania kolumny 1 sekcji 1 zależy od przyjętego przez organizację systemu księgowania (rejestracji) dokumentacji naukowo-technicznej. W przypadku systemu rejestracji przepływowej (brutto), gdy każdy dokument graficzny lub tekstowy jest ujmowany w księdze inwentarzowej (dzienniku) pod odrębnym numerem seryjnym, w kolumnie 1 w wierszach 101-104 podana jest całkowita informacja o liczbie arkuszy rysunków lub tomy dokumentów tekstowych (raporty tematyczne, przeglądy informacyjne, raporty naukowe, regulaminy, objaśnienia, opisy techniczne) zarejestrowane pod niezależnym numerem seryjnym wskazującym przyjętą jednostkę rozliczeniową (karta rysunkowa, tom).

Przykłady wypełnienia kolumny 1:

a) 561 260 arkuszy;

b) 72.460 woluminów;

c) 561260 arkuszy + 72460 woluminów.

Nieprawidłowe opcje: 2500 ksiąg, 2500 tekstów, 2500 (bez wskazania jednostki rozliczeniowej), 2500 jednostek, 2500 grafik.

W systemie rejestracji dokumentacji projektowej, konstrukcyjnej i technologicznej obiekt po obiekcie (na projekt, na pakiet) w kolumnie 1 w wierszach 102-104 łączna liczba projektów (opracowania projektowe, procesy technologiczne) lub zestawy rysunki składające się na poszczególne części (sekcje) projektu (jednostki opracowania projektu, elementy procesu technologicznego, części markowe) zarejestrowane w księdze inwentarzowej pod niezależnym numerem seryjnym wskazującym przyjętą jednostkę rozliczeniową.

Przykłady wypełnienia kolumny 1:

a) 6000 projektów (deweloperów);

b) 6000 zestawów.

Nieprawidłowe opcje: 6000 (bez słów projekt, rozwój, proces); 6000 grafik i tekstów; 6000 książek.

Jeżeli organizacja posiada mieszany system rejestrowania dokumentacji naukowo-technicznej, w kolumnie 1 w wierszach 101-104, poprzez znak „+”, podawane są informacje podsumowujące dla wszystkich istniejących systemów księgowych.

Przykład wypełnienia kolumny 1:

a) 72 200 arkuszy + 6 600 kompletów + 260 projektów;

b) 72 200 arkuszy + 2280 woluminów + 260 projektów.

Przy obliczaniu całkowitej ilości dokumentacji projektowej, inżynieryjnej i technologicznej wiersze 102-104 podsumowują dane we wszystkich księgach inwentarzowych dostępnych w organizacji, które można przechowywać osobno w oryginałach, duplikatach, mikrofilmach jako oryginałach, produktach głównych, pomocniczych i pojedyncza produkcja.

Wypełniając kolumnę 1, należy pamiętać, że organizacja raportująca nie musi koniecznie tworzyć i przechowywać wszystkich grup dokumentacji technicznej przewidzianych w wierszach 101-104. Jeżeli w kolumnie 1 brakuje jednej lub więcej grup, dodaje się myślnik względem odpowiedniej linii.

Wiersz 105 „inne typy” wypełnia się tylko wtedy, gdy organizacja posiada specjalne rodzaje dokumentacji naukowo-technicznej: patentową, meteorologiczną, geologiczną.

Przykład wypełnienia kolumny 1, linii 105:

a) 500 zestawów aplikacyjnych do wynalazków.

Wiersz 106 zawiera podsumowujące dane ilościowe, które podsumowują dane w wierszach 101–105.

Przykłady wypełnienia kolumny 1, linii 106:

a) 50 000 arkuszy rysunków + 500 tomów;

b) 500 woluminów (jeżeli dostępny jest tylko ND);

c) 1000 projektów + 2500 (Zestawy rysunków) + 300 tomów (z mieszanym systemem projektowania-kompletnego rejestracji PD, CD i TD).

2.5. Sekcja 2 paszportu archiwalnego „Dokumentacja naukowo-techniczna sklasyfikowana w ramach Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej” jest wypełniana, jeżeli organizacja raportująca przeprowadziła wybór dokumentów, które mają zostać przekazane do stałego przechowywania państwowego do odpowiedniego państwa lub gminy archiwum, ale w momencie złożenia paszportu dokumenty te są nadal przechowywane w organizacji.

2.6. W kolumnie 1 sekcji 2 wiersze 202-204 wskazują liczbę zmian projektowych, technologicznych i projektowych (w zakresie budowy kapitału) przeprowadzonych przez organizację raportującą i zatwierdzonych przez Komisję Przeglądu Ekspertów (EPC) organu zarządzającego archiwami podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej lub RGANTD lub oddziału (dalej – instytucja archiwalna) w zależności od źródła pozyskania. Kolumna 2 sekcji 2 wskazuje rok powstania najwcześniejszego z tych założeń. W kolumnie 3 - najnowsze z podanych na określonej liście.

Jeżeli nie ma zatwierdzonych wykazów, umieszcza się znak „nieobecny”. W wierszach 201 i 205 w kolumnie 1 sekcji 2 wstawia się myślnik.

2.7. Kolumna 4 sekcji 2 wskazuje liczbę jednostek przechowywanych w organizacji. archiwa zawarte w inwentarzu zatwierdzonym przez EPC właściwej instytucji archiwalnej. Kolumny 5 i 6 działu 2 wskazują daty rozpoczęcia i zakończenia dokumentów objętych inwentarzem.

2.8. W kolumnie 7 ust. 2 wskazano liczbę pozycji objętych zatwierdzoną EPC odpowiedniego inwentarza instytucji archiwalnej i przechowywanych poza okresem określonym przepisami prawa. Maksymalne okresy przechowywania dokumentów w organizacjach deweloperskich wynoszą: dla dokumentacji projektowej – 25 lat po zakończeniu prac rozwojowych, dla dokumentacji projektowej – 15 lat, dla dokumentacji badawczej i technologicznej – 10 lat. Na przykład, jeśli organizacja złoży paszport od 1 grudnia 2000 r., wówczas dokumentacja projektowa opracowana przed 1975 r. będzie przechowywana w organizacji przez ustalony okres.

2.9. Rozdział 3 „Dokumenty na komputerowych nośnikach danych. Bazy danych (DB)” wypełnia się, jeśli organizacja posiada dokumenty na nośnikach komputerowych, sporządzone zgodnie z GOST 28388-89 „Dokumenty na magnetycznych nośnikach danych. Kolejność wykonania i dostępu”, a także funkcjonujące bazy danych.

2.10. W kolumnie 1 działu 3 podano łączną liczbę baz danych naukowo-technicznych działających w organizacji.

2.11. Kolumna 2 sekcji 3 wskazuje całkowitą ilość informacji zarejestrowanych w bazach danych w megabajtach (MB).

2.12. Kolumna 3 sekcji 3 wskazuje całkowitą liczbę nośników komputerowych (dyski optyczne, dyskietki, taśmy magnetyczne itp.), Na których zapisywane są oryginalne dokumenty, wykonane zgodnie z GOST 28388-89 i umieszczone w wyspecjalizowanym magazynie (bibliotece magnetycznej) , a więc bezpośrednio od wykonawców.

2.13. Kolumna 4 sekcji 3 wskazuje całkowitą ilość informacji zapisanych na nośnikach komputerowych i odzwierciedlonych w kolumnie 3.

2.14. Kolumny 5 i 6 sekcji 3 wskazują daty rozpoczęcia i zakończenia tworzenia dokumentów na nośnikach komputerowych.

2.15. Sekcja 4 „Dokumentacja zarządcza” zawiera informacje o wykonanych dokumentach przeznaczonych do trwałego przechowywania (zamówienia kierownika organizacji dotyczące podstawowych działań, plany tematyczne, protokoły posiedzeń Rady Technicznej, roczne sprawozdania z działalności organizacji itp.) oraz dokumenty kadrowe przeznaczone do długoterminowego przechowywania (rozkazy przyjęcia i zwolnienia pracowników, rachunki osobowe wynagrodzeń, akta osobowe zwalnianych pracowników, legitymacje osobowe, przebiegi służby, nieodebrane dokumenty osobowe) uformowane w akta. Utworzona skrzynka jest akceptowana jako jednostka magazynująca. Liczba jednostek magazynowych w odpowiednich kolumnach sekcji wskazano po ich indywidualnym zliczeniu.

2.15.1. Przy wypełnianiu: kolumna 1, wiersz 401 ust. 4 liczba jednostek magazynowych. ustala się zgodnie z nomenklaturą akt organizacji raportującej, gdzie wskazane są okresy ich przechowywania. Jeżeli organizacja nie posiada nomenklatury skrzynek, podaje się liczbę jednostek magazynowych. wskazane po konsultacji z pracownikami archiwum państwowego.

Kolumna 2 sekcji 4 wskazuje datę najwcześniejszego dokumentu stałego przechowywania przechowywanego w organizacji, a kolumna 3 wskazuje rok wskazany w tytule paszportu archiwalnego.

2.15.2. Kolumny 4, 5, 6 wiersza 401 sekcji 4 są wypełniane, jeżeli organizacja raportująca wybrała dokumentację zarządczą do trwałego przechowywania i sporządziła dla niej inwentarz, który jest zatwierdzony przez EPC instytucji archiwalnej. W kolumnie 4 podano liczbę jednostek magazynowych objętych inwentarzem; Kolumny 5 i 6 wskazują daty rozpoczęcia i zakończenia dokumentów jednostkowych. godz. (skrzynie) ujęte w inwentarzu. Data rozpoczęcia jednostki magazynowej. to data sporządzenia najwcześniejszego dokumentu, a datą końcową jest data sporządzenia najnowszego dokumentu

2.15.3. Wypełniając kolumnę 7 wiersza 401, należy wziąć pod uwagę, że maksymalny okres przechowywania dokumentacji zarządczej przez organizację przez kompilator jest określony przez prawo - 15 lat.

Na przykład, jeśli organizacja dostarcza informacje księgowe na dzień 1 grudnia 2000 r., wówczas plany tematyczne, raporty roczne i inne stałe dokumenty opracowane przed 1985 r. są przechowywane przez organizację przez ustalony okres.

2.15.4. W wierszu 402, kolumna 1 sekcji 4, podana jest liczba jednostek. godz. przez personel (przechowywanie długoterminowe) tworzony przez wszystkie lata istnienia organizacji.

Kolumna 2 wiersza 402 ust. 4 wskazuje rok najwcześniejszego dokumentu personalnego przechowywanego w organizacji, a kolumna 3 wskazuje rok wskazany w tytule paszportu archiwalnego.

Dokumenty osobowe, które zgodnie z nomenklaturą akt lub standardowym wykazem dokumentów mają okres ważności do 10 lat włącznie, nie są brane pod uwagę przy obliczaniu.

2.15.5. Kolumny 4, 5, 6 wiersza 402 wypełnia się, jeżeli dokumenty dotyczące personelu organizacji raportującej znajdują się w spisie zatwierdzonym przez EPC instytucji archiwalnej. Kolumna 4 wskazuje liczbę jednostek magazynowych objętych inwentarzem. w kolumnach 5 i 6 – daty rozpoczęcia i zakończenia gromadzenia najwcześniejszego i najpóźniejszego z dokumentów znajdujących się w jednostce magazynowej.

2.16. W dziale 5 „Personel” znajdują się informacje o liczbie pracowników w archiwum dokumentacji naukowo-technicznej (linia 501) i zarządczej (linia 502).

Jeżeli organizacja nie posiada aktualnego archiwum naukowo-technicznego, w wierszu 501 podaje się nazwisko, imię, patronimię urzędnika odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji naukowo-technicznej z dopiskiem „nie ma archiwum dokumentacji naukowo-technicznej”.

Jeżeli organizacja nie posiada aktualnego archiwum dokumentacji zarządczej, wiersz 502 wskazuje nazwisko, imię, patronim jednego lub więcej urzędników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo dokumentów zarządczych z dopiskiem „UD jest przechowywany bezpośrednio w jednostkach strukturalnych” ( w pomieszczeniach technicznych, piwnicy itp.).

2.17. W części „Warunki przechowywania dokumentów” należy podkreślić te wskaźniki, które charakteryzują pomieszczenie, w którym przechowywane są dokumenty organizacji raportującej, wyposażenie tego magazynu oraz utrzymywane w nim warunki temperatury i wilgotności. Jeżeli organizacja nie posiada specjalistycznego repozytorium archiwalnego, wówczas odpowiednie informacje odzwierciedlają charakterystykę miejsc, w których faktycznie przechowywana jest dokumentacja naukowa i techniczna (pracownie, korytarze, piwnice, pomieszczenia techniczne itp.).

2.18. Paszport podpisuje kierownik organizacji, podpis jest poświadczony pieczęcią. Poniżej podpisu kierownika organizacji wskazane jest stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej za przechowywanie dokumentów oraz jej numer telefonu.

2.19. Do paszportu dołączona jest nota wyjaśniająca, która zawiera informacje o zmianach nazwy, podporządkowania, statusu organizacyjno-prawnego lub formy własności organizacji; dane o poprzednich przekazaniach dokumentów do państwowego przechowywania (nazwa archiwum państwowego, rodzaje, tomy, terminy przekazania dokumentów i rok przekazania); wskazano przyczyny zmian wskaźników, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym (przekazanie dokumentów innym organizacjom, zniszczenie zgodnie z ustawami, fakty dotyczące śmierci, straty itp.); podaje się informacje o przyjętym w organizacji systemie ewidencji dokumentów i dostępności dla nich naukowej aparatury referencyjnej. Nota wyjaśniająca musi zostać podpisana przez odpowiedniego urzędnika.