Przykładowy paszport archiwum organizacji przechowującej dokumentację zarządczą. Instrukcja wypełniania paszportu archiwum organizacyjnego

paszporty archiwalne organizacji

Paszport archiwalny organizacji przechowującej dokumentację zarządczą (zwany dalej „Paszportem…”) jest dokumentem scentralizowanej rachunkowości państwowej i jest ustanowiony w Regulaminie rachunkowości państwowej dokumentów Funduszu Archiwalnego.

1. Postanowienia ogólne.

1. 
   „Paszport…” jest opracowywany przez każdą organizację - źródło nabycia
   archiwum państwowe corocznie w dwóch egzemplarzach zawiera informacje o organizacji przechowywania oraz informacje o dokumentach stałego przechowywania io personelu na dzień 01.12 roku sprawozdawczego.
2. 
   Jeden egzemplarz „Paszportu…” przekazywany jest do archiwum, drugi przechowywany jest w organizacji.

2.1. Sekcja 1. Informacje ogólne.

Kolumna 1 – „Liczba środków”

Wszystkie fundusze są wskazane, jeżeli finansowanie dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji odbywa się osobno. Oprócz głównego funduszu powstałego w wyniku działalności tej organizacji, archiwum może zawierać fundusze organizacji poprzedników i organizacji likwidowanych. Każdy fundusz, niezależnie od tego, czy składa się z jednego, czy kilku rodzajów dokumentów (dokumenty zarządcze lub kadrowe), jest liczony w paszporcie tylko raz.

Kolumna 2- „Powierzchnia archiwum” (mkw.)

Obszar jest wskazany oddzielny lokal w mkw. m. W przypadku jego braku umieszcza się myślnik.

Kolumna 3 – „Obciążenie pamięci archiwalnej (%).

Kolumna jest wypełniona, jeśli istnieje magazyn archiwalny. Przed określeniem jego obciążenia konieczne jest określenie wydajności. Pojemność magazynu archiwalnego określa się według następującego wzoru:

(1000 jednostek magazynowych pomnożone przez powierzchnię archiwalną i podzielone przez 2,5 m2)

Po zidentyfikowaniu zdolności obciążenie pracą określa się w następujący sposób:
formuła:

(Liczba jednostek magazynowych w magazynie pomnożona przez 100% i podzielona przez pojemność)
Oddział 2. Informacje o dokumentach
Kolumna 1 „Razem” wiersz 201

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty stałego przechowywania, przygotowane do przekazania do przechowywania w archiwum, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

Linia 201a – księgi domowe, linia 201b – sprawy notarialne.

Kolumna 1 „Razem” z T skalisty 202

Wskazuje liczbę jednostek. godz. dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, zawarte i nieujęte w inwentarzu.

G Rapha 2 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Trwałe przechowywanie” i linie 202 „Według personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji.

Kolumna 3 „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują ostatnie lata dokumentów przechowywanych w archiwach organizacji i ujętych w inwentarzu.

Kolumna 4 wiersze 201

Ta kolumna wskazuje wszystkie dokumenty przechowywane w archiwum organizacji w celu stałego przechowywania w jednostkach. archiwa przygotowane do przekazania w celu trwałego przechowywania do archiwum, włączone do inwentarza i zatwierdzone przez EPMK Komisji Kultury.

Przy opisie terminowym (2 lata od zakończenia spraw w pracy biurowej) ich liczba odpowiada sumie ostatecznych wpisów w inwentarzach spraw:

• 
  trwałe przechowywanie, dokumenty, dla których są tymczasowo przechowywane w archiwum
  organizacje;
• 
  składowanie stałe, dokumenty, na których są przekazywane do przechowywania państwowego w archiwum, ale od 01.12 nie zostały jeszcze przekazane.

Pokazuje dokumenty dotyczące personelu przechowywane w archiwach organizacji, uwzględnione w inwentarzu i zatwierdzone przez wydział archiwalny.

Jeżeli zostały opisane terminowo (2 lata od zakończenia spraw z zakresu pracy biurowej), ich liczba odpowiada sumie ostatecznych zapisów w inwentarzach spraw kadrowych.

Kolumna 5 „Data początkowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

Kolumny te wskazują najwcześniejsze lata, przez które tego typu dokumenty są przechowywane w archiwach organizacji i włączane do inwentarza.

Kolumna b „Data końcowa (ostatnia)” wiersza 201 „Stałe składowanie” i wiersza 202 „Dla personelu”

We wskazanych kolumnach wskazano ostatnie lata, dla których tego typu dokumenty ujęto w inwentarzu.

Kolumna 7 „Przechowywane poza ustalonym okresem” (dla wiersza 201 „Trwałe przechowywanie”).

Ta kolumna wskazuje liczbę jednostek. archiwa przechowywane w archiwum organizacji po upływie terminu tymczasowego przechowywania w nim dokumentów archiwalnych.

Kolumna 8 „Utworzony w roku spraw”

Kolumna wskazuje przeciętny liczba plików stałego przechowywania i personelu (oddzielnie), która powstaje w zarządzaniu dokumentacją organizacji w ciągu ostatnich 5 lat.

Wiersz 301 „Liczba pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy”.

Kolumna wskazuje pracownika organizacji, jeżeli zajmuje on stanowisko kierownika archiwum organizacji zgodnie z listą pracowników.

NOTA WYJAŚNIAJĄCA
do paszportu archiwum Instytucji Miejskiej „Administracja osady wiejskiej Kozłowski” rejonu Konakowo obwodu twerskiego,
przechowywanie dokumentacji zarządczej, stan na dzień 1 grudnia 2015 roku.

Na podstawie paszportu archiwalnego Rada Wsi Jurijewskiej obwodu konakowskiego obwodu kalinińskiego została utworzona w 1929 r. I rozwiązana 31 grudnia 1970 r. Dokumenty dotyczące personelu do 1970 r. Włącznie zostały przekazane do przechowywania nowo utworzonej Radzie Wsi Gavrilkovsky w okręgu Konakowo obwodu kalinińskiego.

Na podstawie decyzji komitetu wykonawczego Okręgowej Rady Delegatów Ludu Pracy w Kalininie z dnia 31 grudnia 1970 r. Nr 571 „W sprawie zmiany granic terytorialnych poszczególnych rad wiejskich” centrum administracyjne Rady Wsi Tesziłowskiej zostało przeniesione do wsi Gawriłkowa i przemianowany na Radę Wsi Gawriłkowskiej Obwodu Konakowskiego Obwodu Kalinińskiego.

Na podstawie decyzji komitetu wykonawczego Okręgowej Rady Deputowanych Ludowych w Kalininie z dnia 13 listopada 1979 r. Nr 260, w związku z faktem, że niektóre osady faktycznie połączyły się ze wsiami, wieś Fofanovo Rady Wsi Gavrilkovsky zostaje włączona do osada typu miejskiego Nowozawidowski.

Komitet Wykonawczy Wsi Sincowskiej Rady Delegatów Robotniczych Obwodu Turginowskiego Obwodu Kalinińskiego powstał w 1950 r. I należał do Obwodu Kalinińskiego. Na podstawie drugiej sesji Rady Wsi Sincowskiej, która odbyła się 13 lipca 1977 r., Rada Wsi Sincowskiej zaczęła należeć do powiatu Konakowskiego.

Zgodnie z Dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej nr 1617 z dnia 9 października 1993 r. „W sprawie reformy organów przedstawicielskich władzy i organów samorządu lokalnego w Federacji Rosyjskiej”, Uchwała Szefa Administracji Konakowa i Konakowa Obw. nr 557 z dnia 14 października 1993 r. funkcje rad wiejskich powierzono zarządowi powiatu wiejskiego.

Komitet Wykonawczy rad wiejskich deputowanych robotniczych Gavrilkovsky i Sintsovo obwodu konakowskiego obwodu kalinskiego zaczęto nazywać odpowiednio Administracją rejonów wiejskich Gavrilkovsky i Sintsovo.

W związku z przekazaniem uprawnień osadom miejskim i wiejskim od 01.01.2006 r. zgodnie z ustawą federalną z dnia 06.10.2003 nr 131-FZ „O ogólnych zasadach organizacji samorządu lokalnego w Federacji Rosyjskiej”, ustawa obwodu twerskiego z dnia 28.02.2005 nr 31 -30 „W sprawie ustalenia granic gmin wchodzących w skład terytorium formacji miejskiej obwodu twerskiego „Rejon konakowski”, terytorium administracji wiejskiej Gavrilkovsky zostało częściowo zmienione: wieś Lazurnaya, wieś Tashilovo, wieś Mirny i wieś Seliverstovo należą do osady miejskiej „Nowozavidovsky”; Wsie Bushmino, wieś Gavrilkovo, wieś Dorino, wieś Ivanovskoye, wieś Kleschevo, wieś Paveltsevo, wieś Yuryevo będą należeć do wiejskiej osady Kozłowski.

Administracje okręgów wiejskich Gavrilkovsky i Sintsovsky zostały zreorganizowane w Instytucję Miejską „Administracja Osady Wiejskiej Kozłovsky”. Na jego terytorium znajdują się następujące osady: wieś Tekstilshchiki i wsie Berezhki, Bushmino, Gavrilkovo, Grishkino, Dmitrovo, Dorino, Dolgaya Pozhnya, Zaozerye, Zelentsino, Ivanovskoye, Kleshchevo, Koidinovo, Kuryanovo, Paveltsevo, Sintsovo, Uzkol, Yuryevo .

W związku z powyższym nastąpiły zmiany w paszporcie archiwum Instytucji Miejskiej „Administracja Osiedla Kozłowskiego” Obwodu Konakowskiego Obwodu Twerskiego na rok 2015:

Sekcja 1 Wiersz 101 Kolumna 1

Według stanu na dzień 1 stycznia 2014 r. w paszporcie archiwum widniał 1 fundusz. W 2015 r. Wyjaśniono liczbę funduszy: Rada Wsi Jurjewski, Rada Wsi Gavrilkovsky, Rada Wsi Sintsovsky oraz administracja osady wiejskiej Kozłowski.

W sumie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwum widniały 4 fundusze.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 1

Stan na dzień 01.01.2014 w paszporcie archiwalnym wymieniono 31 dokumentów stałego przechowywania administracji wiejskiej osady Kozłowski. W związku z wyjaśnieniem liczby funduszy, od 01.01.2015 r. Do paszportu archiwalnego dodano dokumenty stałego przechowywania Rady Wsi Jurjewskiej, Rady Wsi Gavrilkovsky i Rady Wsi Sincowo. W kolumnie tej znajdują się także księgi gospodarstw domowych z lat 1980-2011. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 1 znajdowały się 453 sprawy.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 2

Stan na dzień 01.01.2014 W paszporcie archiwalnym widnieje data końcowa 2009 roku. W paszporcie archiwalnym na dzień 01.01.2015 r. dodano dokumenty Rady Wsi Jurjewskiej, Rady Wsi Gavrilkovsky i Rady Wsi Sincowo z wcześniejszymi datami dokumentów. Razem stan na dzień 01.01.2015 r. w paszporcie archiwalnym w wierszu 202, kolumna 2, ostatnia data to 1938 r.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 4

Stan na dzień 01.01.2014 Paszport archiwalny zawiera 31 dokumentów stałego przechowywania. W paszporcie archiwalnym z dnia 01.01.2015 r. dodano dokumenty zatwierdzone przez EPC wydziału archiwalnego obwodu twerskiego na rok 2012 oraz księgi domowe za lata 1980–2011. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 4 znajdowały się 153 sprawy.

Sekcja 2 Wiersz 201 Kolumna 5

Paszport archiwalny z dnia 01.01.2015 r. wskazuje datę końcową 1980 r., ponieważ obejmuje księgi domowe za lata 1980-2011.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 1

Stan na dzień 01.01.2014 w paszporcie archiwalnym widniało 197 dokumentów dotyczących personelu. Do paszportu archiwalnego z dniem 01.01.2015 roku dołączono akta osobowe pracowników pracujących i zwalnianych w ilości 22 akt. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. paszport archiwalny w wierszu 202, kolumna 1 zawierał 219 spraw.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 2

Od 01.01.2015 nie ma żadnych zmian. Suma na dzień 01.01.2015 w paszporcie archiwalnym w kolumnie 2 ostatnia data to 1940 rok.

Sekcja 2 Wiersz 202 Kolumna 4

Według stanu na 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym znajdowało się 197 dokumentów dotyczących personelu. W paszporcie archiwalnym z dnia 01.01.2015 r. dodano dokumenty zatwierdzone przez EPC wydziału archiwalnego obwodu twerskiego na rok 2012. Łącznie na dzień 1 stycznia 2015 r. w paszporcie archiwalnym w kolumnie 4 znalazło się 199 spraw.

Główny specjalista administracji osady wiejskiej Kozłowski

Niniejsza instrukcja określa procedurę wypełniania paszportu muzeum państwowego, biblioteki (w zakresie dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej) zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie państwowej rejestracji dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej Federacja Rosyjska (zarejestrowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji 8 lipca 1997 r. pod numerem rejestracyjnym 1344).

Postanowienia ogólne.

Paszport wystawia każde muzeum państwowe, biblioteka (zwana dalej muzeum, biblioteką), które prowadzi, zgodnie z Podstawami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w sprawie Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i archiwów (art. 17 ), trwałe przechowywanie dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, niezależnie od tego, czy źródłem nabycia archiwum państwowego jest muzeum, czy biblioteka.

Paszport (załącznik 1) sporządzany jest corocznie i odzwierciedla skład, stan, objętość i warunki przechowywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej na dzień 01.01. ...na nadchodzący rok i jest przechowywany na stałe.

Paszport sporządzany jest na podstawie pierwotnych danych księgowych (świadectwa przeniesienia i przyjęcia, księgi wpływów funduszu głównego), a także danych z głównych dokumentów księgowych przechowywanych w muzeum i bibliotece w celu ewidencji dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej:

• księgi odbioru dokumentów;

  lista funduszy;

  arkusze funduszy;

  inwentarze archiwalne (jako inwentarz naukowy).

Paszport składany jest przez muzea i biblioteki federalne do Federalnej Służby Archiwalnej Rosji raz na 3 lata (1 stycznia 2001 r., 1 stycznia 2004 r. itd.) Do 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym.

Muzea państwowe i biblioteki podmiotów Federacji Rosyjskiej składają paszporty właściwemu organowi administracji archiwalnej podmiotu Federacji Rosyjskiej w terminach ustalonych przez ten organ, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata (1 stycznia br. 2001, 1 stycznia 2004 itd.).

Muzea i biblioteki będące źródłami pozyskiwania archiwów państwowych, W paszporcie znajdują się dane wyłącznie dotyczące dokumentów pochodzących ze zbiorów głównych muzeum i biblioteki. W paszporcie tym nie uwzględnia się dokumentów z archiwum bieżącego (resortowego) i naukowego muzeum i biblioteki.

Te zawarte w paszporcie należy uwzględnić w skład głównego funduszu muzeum, biblioteki dokumenty pisane na papierze (m.in. rękopisy, księgi rękopiśmienne, listy, autografy, pamiętniki, nagrania muzyczne i tekstowe folkloru i muzyki), a także dokumenty fotograficzne (negatywy, pozytywy, albumy fotograficzne itp.), dokumenty filmowe, nagrania gramofonowe nieobiegowe dokumenty (mowa i muzyka) itp.

W połączeniu z powyższymi dokumentami pod uwagę brane są logicznie powiązane publikacje drukowane z autografami i notatkami, a także mapy, plany, rysunki, plakaty, plakaty, znaczki, pocztówki, ulotki, wycinki z gazet i czasopism itp.

Muzea i biblioteki niebędące źródłami pozyskiwania archiwów państwowych, Oprócz informacji o dokumentach funduszu głównego, w paszporcie znajdują się także informacje o dokumentach z archiwum bieżącego (wydziałowego) i naukowego muzeum, bibliotek odzwierciedlających historię i działalność muzeum, bibliotek oraz tych sklasyfikowanych w określony sposób jako część Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej.

Do paszportu sporządzana jest nota wyjaśniająca zgodnie z jego sekcjami, w której wraz z pozycjami wyraźnie wskazanymi w niniejszych instrukcjach rejestrowane są cechy dynamiki wskaźników wolumetrycznych charakterystycznych dla konkretnego muzeum lub biblioteki w porównaniu z wcześniejszymi skompilowany paszport.

Wskaźniki objętości podawane są w jednostkach miary określonych w formularzu paszportowym.

Zabrania się poprawiania i wklejania.

Skład wskaźników paszportowych.

Dział 1. Skład i objętość dokumentów archiwalnych.

Kolumna 1. Liczba środków.

Wskazano liczbę funduszy archiwalnych, zbiorów archiwalnych i zbiorów, w tym zbiorów książek rękopiśmiennych (zwanych dalej funduszem archiwalnym).

Przez fundusz archiwalny rozumie się zbiór dokumentów archiwalnych, które są ze sobą powiązane historycznie lub logicznie.

W muzeach i bibliotekach, które zgodnie z art. 18 Podstaw ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w sprawie Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i archiwów nie przyjmują do przechowywania oryginalnych dokumentów organizacji państwowych, fundusze archiwalne obejmują fundusze pochodzenia osobistego , które dzielą się na osobiste (osobiste) rodzinne i rodowe, publiczne i inne organizacje pozarządowe, a także fundusze samego muzeum, biblioteki (dokumenty bieżącego (wydziałowego) i archiwum naukowego muzeum, bibliotek, odzwierciedlające ich historię i działalność i przypisane w określony sposób do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej).

Zbiory archiwalne uznawane są za samodzielny fundusz niezależnie od tego, czy powstały w wyniku działalności kolekcjonera przed wejściem do trwałych magazynów w muzeum lub bibliotece, czy też powstały w muzeum lub bibliotece.

Za zasób archiwalny uważa się ogół dokumentów trwale przechowywanych w muzeum, bibliotece lub kilka zbiorów dokumentów połączonych bezpośrednio przez muzeum lub bibliotekę według jednej lub większej liczby cech (tematycznych, szczegółowych, przedmiotowych, chronologicznych itp.). ).

Zbiór książek rękopiśmiennych liczy się jako jeden lub więcej zestawów książek rękopiśmiennych zebranych przez kolekcjonera, muzeum lub bibliotekę według jednej lub większej liczby cech.

Jeżeli muzeum posiada fundusze na dokumenty, tj. ich klasyfikacja według funduszy archiwalnych, zbiorów itp. nie przeprowadzono, wówczas każdy zespół dokumentów archiwalnych (magazyny – obiekty muzealne), zapisany w odrębnej księdze inwentarzowej (inwentarz naukowy muzeum), prowadzonej zgodnie z klasyfikacją funduszu głównego muzeum, jest porównywalny z funduszem archiwalnym.

Muzea i biblioteki przechowujące niewielkie wolumeny dokumentów archiwalnych funduszu głównego, których nie można dokonać w ramach podziału pomiędzy fundusze archiwalne lub zbiory, mogą je zaliczyć do jednego funduszu archiwalnego.

Każdy fundusz archiwalny, niezależnie od tego, czy składa się z dokumentów jednego czy kilku rodzajów, jest wskazany w paszporcie tylko raz. O rodzaju funduszu, do którego należy fundusz, decyduje skład zawartych w nim dokumentów. Zasada ta dotyczy ksiąg inwentarzowych.

W wierszu 101 „Liczba zbiorów dokumentów w formie papierowej” Wskazana jest suma wskaźników w kolumnach 102–104.

W wierszu 102 „Liczba funduszy dokumentacji zarządczej” wskazuje liczbę funduszy archiwalnych, których podstawą jest dokumentacja zarządcza muzeum, bibliotek (dokumenty dotyczące głównej działalności), funduszy organizacji publicznych i innych organizacji pozarządowych, zbiorów archiwalnych oraz zbiorów, które ze względu na panujący skład dokumentów w nich zawartych, nie można wskazać w wierszach 104, 106 - 110 (dokumentacja NTD, audiowizualna, do odczytu maszynowego).

W przypadku braku środków takie dokumenty znajdujące się w funduszu głównym muzeum z reguły uwzględniane są w księdze inwentarzowej źródeł pisanych.

Zasób archiwalny samego muzeum lub biblioteki (dokumenty z archiwum bieżącego (resortowego) i naukowego) wskazuje się w wierszu 102 tylko wówczas, gdy muzeum lub biblioteka nie są źródłem nabycia archiwum państwowego.

W wierszu 103 „Liczba funduszy dokumentów pochodzenia osobistego” wskazana jest liczba zasobów archiwalnych osób fizycznych (osobistych przodków, rodziny) oraz zbiorów archiwalnych dokumentów pochodzenia osobistego (wyłącznie pisanych lub w połączeniu z dokumentami graficznymi, filmowymi, fotograficznymi i dźwiękowymi, publikacjami drukowanymi z autografami, notatkami itp.).

W wierszu 104 „Liczba środków NTD” wskazuje liczbę zasobów archiwalnych składających się wyłącznie lub w przeważającej mierze z dokumentacji kartograficznej oraz dokumentów naukowo-technicznych dokumentujących proces i wyniki badań naukowych i osiągnięć technicznych.

Wiersz 105 „Liczba zbiorów dokumentów dla personelu” nie wypełnione.

W wierszach 106–110 „Liczba środków na film-foto-fonogramy-wideo-fonogramy, MCD (dokumenty do odczytu maszynowego)” wskazana jest liczba odpowiednich zbiorów archiwalnych składających się wyłącznie lub głównie z dokumentów audiowizualnych lub nadających się do odczytu maszynowego.

W przypadku braku środków takie dokumenty (z wyjątkiem MChD) są z reguły uwzględniane w księdze inwentarzowej źródeł wizualnych.

W wierszu 111 „Liczba funduszy mikroform jako oryginały dokumentów” wskazuje liczbę zasobów archiwalnych składających się wyłącznie z mikrofilmów i (lub) mikrofisz zaczerpniętych z dokumentów archiwalnych, których oryginały z reguły stanowią własność obcych państw lub osób fizycznych.

W linii 112 „Razem” pokazana jest suma linii 101, 106 - 111.

Kolumna 2. Liczba jednostek magazynowych. (Całkowity).

W kolumnie tej wyszczególnione są wszystkie przechowywane dokumenty archiwalne zaliczane do zasobu głównego muzeum lub biblioteki.

Dokumenty archiwów bieżących (wydziałowych) i naukowych, odzwierciedlające historię i działalność muzeum, biblioteki i przypisane w określony sposób do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, są uwzględniane w określonej kolumnie tylko wtedy, gdy muzeum lub biblioteka nie jest źródłem nabycia archiwum państwowego.

Jednostka przechowywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej to fizycznie izolowany dokument lub zbiór dokumentów o niezależnym znaczeniu.

Obiekt muzealny i dokument biblioteczny odpowiadają jednostce przechowywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej.

Linie 102 - 111 wypełniane są według podejść przyjętych przy różnicowaniu funduszy archiwalnych ze względu na skład zawartych w nich dokumentów.

Publikacje drukowane zawarte w księgach inwentarzowych przedmiotów pisanych, z wyjątkiem znajdujących się w funduszach pochodzenia osobistego, nie są włączane do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i nie są uwzględniane w paszporcie.

W wierszu 101 „Ilość jednostek magazynowych w formie papierowej. (Razem)” wskazana jest suma linii 102 - 105.

W wierszu 102 „Liczba jednostek przechowywania dokumentacji zarządczej” Wskazana jest łączna liczba pozycji znajdujących się w inwentarzach archiwalnych, księgach inwentarzowych i pozycjach nieopisanych. Uwzględnia się dokumenty organizacji publicznych i innych organizacji pozarządowych, księgi rękopiśmienne oraz wszelkie inne dokumenty archiwalne w formie papierowej, które ze względu na swoje pochodzenie i/lub treść nie mogą być zaliczone do dokumentów pochodzenia osobistego oraz dokumentacji naukowo-technicznej.

W wierszu 103 „Liczba jednostek magazynowych pochodzenia osobistego” wskazana jest łączna liczba dokumentów pochodzenia osobistego wchodzących w skład inwentarzy archiwalnych, ksiąg inwentarzowych i nieopisanych.

Wiersze 104, 106 - 111 „Liczba jednostek przechowywania dokumentacji naukowo-technicznej, dokumentacji audiowizualnej, nadającej się do odczytu maszynowego, mikroformy jako oryginały” wypełnia się zgodnie z podejściami określonymi przy różnicowaniu zasobów archiwalnych ze względu na skład wchodzących w ich skład dokumentów .

Mikroformy jako oryginały zaliczane są do jednostek magazynujących – fizycznie oddzielnych rolek mikrofilmów lub zestawów mikrofisz przechowywanych w jednej kopercie, niezależnie od liczby skrzynek i oryginalnych dokumentów na niej sfilmowanych.

Wiersz 105 „Liczba przypadków według personelu” wypełnia się wyłącznie w przypadku, gdy muzeum lub biblioteka nie są źródłem nabycia odpowiedniego archiwum państwowego.

Wskazana jest liczba akt osobowych (zamówienia dla muzeum, biblioteki dotyczące przyjmowania, przenoszenia i zwalniania pracowników, konta osobiste zebrane w odrębne akta, akta osobowe i karty osobowe pracowników, a także inne dokumenty powstałe w procesie dokumentowania urzędnicy, pracownicy i inne stosunki społeczne, obywatele, osoby prawne), zarówno zawarte w inwentarzach archiwalnych, jak i nieopisane.

W linii 112 „Liczba przypadków. Razem” wskazana jest suma wierszy 101, 106-111.

Kolumna 4. Liczba tajnych magazynów. nie wypełnione.

Kolumna 5. Liczba zarejestrowanych szczególnie cennych jednostek magazynowych - wskazano liczbę szczególnie cennych jednostek magazynowych, a w nocie objaśniającej zwięźle opisano ich skład.

Kolumna 6. Liczba jednostek magazynowych przyjętych do czasowego składowania, wypełnia się zgodnie z instrukcją wypełniania kolumny 2. Liczbę jednostek magazynowych przyjętych do tymczasowego składowania (depozytowego) na podstawie umów (umów) z właścicielami dokumentów, w tym wpisanych do księgi wpływów tymczasowych muzeum, jest brane pod uwagę.

Oddział 2. Skład i wysokość funduszu ubezpieczeniowego kopii dokumentów archiwalnych.

Dostępność uporządkowanych i bezpiecznie przechowywanych kopii ubezpieczeniowych szczególnie cennych dokumentów archiwalnych w formie mikroform (mikrofilmów i mikrofisz) tworzonych w celu zachowania narodowego dziedzictwa naukowego, kulturowego i historycznego oraz zasobu informacyjnego kraju w czasie wojny i sytuacji nadzwyczajnych, jak a także w przypadku utraty dokumentów pokazywane są ich właściwości użytkowe.

Kolumna 1. Liczba jednostek magazynowych skopiowanych dla funduszu ubezpieczeniowego.

Wszystkie wiersze przedstawiają dane dotyczące wszystkich jednostek magazynowych, które zostały poddane kopiowaniu ubezpieczeniowemu.

Kolumna 2. Liczba jednostek magazynowych objętych funduszem wykorzystania.

We wszystkich wierszach podana jest liczba jednostek magazynowych, dla których utworzono fundusz wykorzystania (zestaw kopii oryginalnych dokumentów sporządzonych na różnych nośnikach materialnych i przeznaczonych do użytku zamiast oryginałów), pod warunkiem, że jednostka magazynowa została skopiowana w całości jako wynik celowej realizacji tej pracy, w tym w procesie obowiązkowego fotografowania unikatowych przedmiotów (w tym przypadku dokumentów archiwalnych) podczas przygotowywania dokumentów do czasowego wywozu z Federacji Rosyjskiej, a także w innych przypadkach.

Kolumna 3. Liczba ramek ujemnych funduszu ubezpieczeniowego.

Wszystkie linie przedstawiają sumaryczne dane dotyczące liczby klatek funduszu ubezpieczeniowego na negatywie na kliszy rolkowej i mikrofiszce.

Kolumna 4. Liczba jednostek magazynowych funduszu ubezpieczeniowego.

Linie 201 - 204 pokazują łączną liczbę jednostek magazynowych funduszu ubezpieczeniowego.

Jednostką przechowywania dla funduszu ubezpieczeniowego dokumentów papierowych jest fizycznie oddzielna rolka negatywu mikrofilmowego lub jedna lub więcej mikrofiszek pobranych z jednego magazynu i umieszczonych w jednej kopercie.

Jednostka przechowywania funduszu ubezpieczeniowego dokumentów audiowizualnych jest identyczna z jednostkami przechowywania dokumentów audiowizualnych.

Dział 3. Skład i objętość aparatury odniesienia naukowego dla dokumentów archiwalnych.

3.1. Inwentarze, katalogi, bazy danych.

Kolumny 1, 2. Liczba zapasów (Ogółem), w tym w całości- uwzględnia się wyłącznie liczbę inwentarzy archiwalnych (jako inwentarz naukowy), zestawionych dla dokumentów archiwalnych wchodzących w skład zasobu głównego muzeum, biblioteki, a także dla dokumentów archiwum bieżącego (wydziałowego) i naukowego muzeum, biblioteka (jeżeli muzeum, biblioteka nie jest źródłem nabycia archiwum państwowego). W uzasadnieniu wskazano, czy istnieje praktyka zatwierdzania inwentarzy archiwalnych przez eksperckie komisje weryfikacyjne (EPC) organów zarządzających archiwami.

Kompletny zbiór inwentarza archiwalnego składa się z 3 egzemplarzy, a jeżeli inwentarz archiwalny obejmuje kilka tomów o różnej liczbie egzemplarzy, wówczas o jego liczebność egzemplarza decyduje najmniejsza liczba egzemplarzy odrębnego tomu.

Kolumny 3 - 6. Liczba skatalogowanych funduszy, jednostek magazynowych, zestawionych kart- wypełnienie nie jest wymagane.

Kolumna 7. Utworzono bazy danych dotyczące liczby i treści dokumentów- uwzględnia się bazy danych utworzone wyłącznie dla dokumentów archiwalnych, a także dla dokumentów archiwalnych oraz zbiorów muzealnych i bibliotecznych.

Bazy danych jednego nazwiska brane są pod uwagę jednorazowo, natomiast baza danych o składzie i zawartości dokumentów kilku typów (pochodzenia osobistego, dokumentacji naukowej, kina itp.) jest pokazana w wierszu odpowiadającym panującemu w niej składzie informacji.

3.2. Publikacje referencyjne i informacyjne.

Tylko wypełnione linia 315 „Przewodniki, krótkie podręczniki o funduszach”, który pokazuje liczbę publikacji ujawniających skład i zawartość dokumentów archiwalnych, zarówno osobno, jak i łącznie ze składem zbiorów muzealnych i bibliotecznych. Liczbę i tytuły publikacji realizowanych wspólnie z instytucjami archiwalnymi podaje się w nocie objaśniającej. Broszury z muzeów i bibliotek nie są wliczane do ich liczby.

Dział 4. Skład i objętość podręcznej biblioteki naukowej- nie uzupełnione.

Rozdział 5. Warunki przechowywania dokumentów.

Informacje o charakterze opisowym są dopuszczalne w ramach noty wyjaśniającej.

W wierszach 501 - 503 „Liczba budynków (lokalów)” uwzględnia się liczbę odrębnych budynków (lokali) muzeów i bibliotek, natomiast w wierszu 502 uwzględnia się wyłącznie budynki wybudowane specjalnie dla muzeów i bibliotek według projektów standardowych lub indywidualnych. W nocie objaśniającej wskazano obecność wydzielonych pomieszczeń do przechowywania dokumentów archiwalnych.

W liniach 504 - 507 pokazuje długość regałów półkowych przeznaczonych do przechowywania dokumentów archiwalnych. W przypadku zestawienia dokumentów archiwalnych, zbiorów muzealnych i bibliotecznych wiersze nie są wypełniane, a odpowiednie objaśnienia umieszczane są w nocie objaśniającej.

Linia 508- wypełnienie nie jest wymagane.

Linie 509 - 510- w paszporcie zbiorczym muzeów i bibliotek podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej wskaźnik definiuje się jako stosunek liczby muzeów i bibliotek wyposażonych w odpowiednie systemy alarmowe do ogólnej liczby muzeów i bibliotek przechowujących dokumenty Archiwum Fundusz Federacji Rosyjskiej, wyrażony w procentach.

Linia 511- uwzględnia się liczbę jednostek przechowywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, wyposażonych w podstawowe środki przechowywania (skrzynie archiwalne, teczki). Dokumenty zapakowane w papier lub koperty nie są pokazywane.