Planowanie i dokumentowanie pracy archiwistów. Planowanie w archiwach publicznych i instytucjonalnych

1. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej

1.1. W celu poprawy stanu fizycznego planuje się:

1.1.1. Archiwizacja spraw zidentyfikowanych w trakcie weryfikacji obecności i stanu fizycznego dokumentów archiwalnych – 24 jednostki. kronika;

1.1.2. Prowadzenie spraw w trakcie naukowego i technicznego przetwarzania dokumentów – 1018 jednostek. kronika;

1.1.3. Ewidencja inwentarzy - 120 inwentarzy.

1.1.4. Numeracja arkuszy po sprawdzeniu obecności i stanu fizycznego dokumentów archiwalnych wynosi 1350 arkuszy.

1.1.5. Numeracja spraw z przygotowaniem arkuszy certyfikacyjnych do naukowego i technicznego przetwarzania dokumentów wynosi 33 075 arkuszy.

1.1.6. Projekt okładek po sprawdzeniu dostępności i stanu fizycznego skrzynek oraz w trakcie obróbki naukowo-technicznej - 550 okładek.

1.1.7. Dezynfekcja dokumentów zidentyfikowanych w trakcie kontroli obecności i stanu fizycznego dokumentów archiwalnych – 10 szt. godz. (1500 arkuszy)

1.1.8. Sprawdzenie dostępności i stanu dokumentów archiwalnych – 5762 szt. godz.

1.1.9. Monitoring warunków temperaturowo-wilgotnościowych w magazynie archiwalnym – 714 obserwacji.

1.1.10. Odkurzanie paczek wraz z wywozem dokumentów - 800 paczek (5762 jednostki magazynowe).

1.1.11. Wydawanie skrzynek z magazynów – 85 460 jednostek magazynowych.

1.2. Aby zapewnić bezpieczeństwo przeciwpożarowe w magazynie archiwum pod adresem: Kirow, ul. Lomonosova, 8, planowane jest: przeprowadzenie kontroli zabezpieczenia ogniochronnego drewnianych konstrukcji poddaszy.

1.3. W celu spełnienia wymagań regulacyjnych dotyczących obiektów magazynowych i zwiększenia długości regałów w pomieszczeniu archiwalnym pod adresem: Kirow, ul. Popova, 3 lata, planowane:

1.3.1. Wykonywanie prac związanych z demontażem i montażem regałów archiwalnych.

1.3.2. Zakup dodatkowej sekcji regałów stacjonarnych.

2. Utworzenie Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej

2.1. Przyjęcie dokumentów personalnych do przechowywania państwowego – 3000 szt. godz. (2300 jednostek magazynowych w ramach zadania państwowego, 700 jednostek magazynowych w ramach świadczenia usług odpłatnych i działalności zarobkowej).

2.2. Koordynacja inwentaryzacji spraw dla personelu EPC w Ministerstwie Kultury Obwodu Kirowskiego – 2300 jednostek. godz.

2.3. Usprawnienie dokumentów dla personelu likwidowanych organizacji – 1000 jednostek. godz.

3. Tworzenie księgowych baz danych i zautomatyzowanych naukowych aparatów referencyjnych

3.1. Uzupełnienie bazy „Fundusz Archiwalny” – 20 opisów funduszy; 20 opisów opisów.

3.2. Tworzenie cyfrowych kopii inwentarzy spraw – 10 100 pozycji.

3.3. Sporządzanie inwentarzy wewnętrznych spraw - 1800 pozycji.

4. Świadczenie usług informacyjnych i korzystanie z dokumentów

4.1. Przyjmowanie gości - 697 gości.

4.2. Konsultacje z kierownikami likwidowanych przedsiębiorstw, pracownikami służb urzędniczych i archiwami instytucji – 264 konsultacje.

4.3. Konsultacje obywatelskie w sprawie funduszy – 502 konsultacje.

4,5. Sporządzanie kopii dokumentów na podstawie wniosków obywateli i osób prawnych – 792 arkusze (195 jednostek magazynowych)

4.6. Prowadzenie serwisu internetowego KOGKU „GALSKO” – 20 wiadomości.

4.7. Odwiedziny czytelni przez użytkowników informacji archiwalnych – 72 odwiedzających (200 wejść).

4.8. Przeprowadzenie Dnia Otwartego obejmującego 1 zwiedzanie archiwum (liczba zwiedzających – 20 osób) i organizacja 1 wystawy dokumentów archiwalnych (liczba zwiedzających – 20 osób).

4.9. Liczba użytkowników informacji archiwalnych wynosi 14 440 użytkowników.

4.10. Publikacja Suplementu do Spisu o funduszach KOGBU „GALSKO”.

5. Praca organizacyjna. Rozwój personelu

5.1. Rozpatrzenie w dyrekcji spraw związanych z realizacją głównych działań archiwum na rok 2017 (4 spotkania dyrekcji).

5.2. Przeprowadzanie kontroli jakości prac wykonywanych w poszczególnych obszarach działalności archiwum (4 kontrole).

5.3. Prowadzenie posiedzeń komisji ekspercko-metodologicznej w sprawie badania inwentarzy spraw kadrowych i wsparcia metodycznego wykonywanych prac (12 posiedzeń).

5.4. Prowadzenie posiedzeń Rady Organizacji Pracy poświęconych kwestiom związanym z badaniem organizacji pracy i opracowywaniem zaleceń dotyczących jej doskonalenia w celu zwiększenia wydajności pracy (4 spotkania).

5.5. Prowadzenie zajęć z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (2 zajęcia).

5.6. Prowadzenie zajęć i szkoleń z zakresu obrony cywilnej i sytuacji nadzwyczajnych (3 zajęcia, w tym 1 praktyczne).

5.7. Prowadzenie zajęć z zakresu bezpieczeństwa pożarowego (4 zajęcia, w tym 2 praktyczne).

5.8. Prowadzenie rutynowej certyfikacji archiwistów (1 certyfikacja).

5.9. Prowadzenie „Szkoły Archiwisty” (4 lekcje) oraz przegląd czasopisma „Archiwum Krajowe” (2 lekcje) zgodnie z planem pracy w zakresie zaawansowanego szkolenia w archiwum.

1.13 Dokumenty regulacyjne i metodologiczne zapewniające działanie archiwum zakładowego. Wykazy dokumentów normatywnych regulujących pracę archiwum zakładowego

Archiwum instytucji w swojej pracy kieruje się ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, aktami prawnymi dotyczącymi spraw archiwalnych, zarządzeniami, instrukcjami organizacji wyższych, zarządzaniem instytucją, regulaminami i innymi dokumentami normatywnymi i metodologicznymi Rosarkhive, dokumentami metodologicznymi odpowiednia instytucja Rosarchiwa, regulamin archiwum instytucji.

Głównymi dokumentami, na podstawie których prowadzona jest praca archiwum, są:

dla Archiwum Państwowego:

przepisy archiwalne;

przepisy dotyczące podziału strukturalnego archiwum;

struktura i personel archiwum;

kosztorys archiwum na rok;

dla archiwum wydziałowego:

przepisy archiwalne;

instrukcje dotyczące usługi wsparcia dokumentacji zarządczej;

opisy stanowisk pracy pracowników.

Praca archiwum prowadzona jest także w oparciu o plany i sprawozdania.

Należą do nich:

dla Archiwum Państwowego:

archiwalny plan pracy na dany rok;

plan pracy badawczej archiwum na rok;

plan pracy naukowej i wydawniczej archiwum na rok;

plan pracy jednostki strukturalnej archiwum na rok;

indywidualny plan pracy pracownika lub dziennik pracy pracownika;

sprawozdanie z działalności archiwum za rok, półrocze, kwartał;

sprawozdanie z wykonania pracy jednostki strukturalnej za rok, półrocze, kwartał;

raport z realizacji planu pracy pracownika;

arkusz czasu pracy pracowników archiwów.

dla archiwum wydziałowego:

archiwalny plan pracy na dany rok;

plany i harmonogramy przyjmowania spraw ze źródeł akwizycyjnych na rok w rozbiciu na kwartały;

plany i harmonogramy przekazywania spraw do składu państwowego oraz przekazywania skonsolidowanych odcinków inwentarza do archiwum nadzorczego na rok w układzie kwartalnym;

sprawozdanie z realizacji planu rocznego;

dziennik pracy pracowników archiwów;

karta czasu pracy pracownika archiwum.

1.14 Plan pracy archiwum korporacyjnego. Księgowość, raportowanie, monitorowanie stanu archiwum przedsiębiorstwa

Planowanie- działania mające na celu opracowanie planów określających priorytetowe zadania archiwum.

Plany sporządzane są zgodnie ze strukturą i personelem archiwum, gdyż planowane działania nie powinny przekraczać możliwości istniejących jednostek kadrowych.

W archiwum przedsiębiorstwa można tworzyć grupy pracowników w obszarach działalności pod okiem specjalisty. Stan zatrudnienia pracowników archiwum ustala się na podstawie objętości dokumentów archiwalnych, granic chronologicznych, stanu archiwum oraz możliwości finansowych instytucji i budżetu państwa.

Po ustaleniu i zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum składu osobowego i struktury archiwum, pozostaje jedynie zapewnić pracę pracownikom. Istnieją plany, aby mógł pracować bez pośpiechu i bez przestojów.

Planowanie może mieć charakter bieżący i długoterminowy. Plany długoterminowe sporządzane są na okres długoterminowy – 5, 10, 15 lat.

Aktualne plany sporządzane są za okres 1 roku, 0,5 roku, kwartału, 1 miesiąca.

Podstawowym dokumentem umożliwiającym planowanie pracy w archiwum jest plan pracy archiwum na dany rok.

Plan sporządzany jest na podstawie analizy sprawozdań za lata ubiegłe, z uwzględnieniem federalnych i regionalnych planów rozwoju przemysłu.

Plan pracy archiwum obejmuje:

ze wstępu;

część tekstowa - lista sekcji, głównych kierunków i rodzajów pracy ze wskazaniem objętości pracy, terminów i wykonawców;

część obliczeniowa;

propozycje.

Część obliczeniowa planu uwzględnia budżet czasu pracy dla najważniejszych wskaźników kontrolowanych przez organ zarządzający. Budżet czasu pracy to liczba dni roboczych w roku, które należy przeznaczyć na pracę w każdym obszarze. Oblicza się go na podstawie poziomu zatrudnienia oraz standardowych standardów czasu i wydajności.

Najważniejszym dokumentem sprawozdawczym jest roczny raport archiwum, który sporządzany jest zgodnie z rozdziałami planu i zawiera także część obliczeniową. Do rocznego raportu archiwum można dołączyć dokumenty scentralizowanej rachunkowości państwowej: paszport archiwalny, informacje o stanie przechowywania dokumentów w organizacjach - źródła pozyskania.

Rozliczanie dokumentów w archiwum organizacji polega na określeniu ich ilości w ustalonych jednostkach rozliczeniowych i zarejestrowaniu przynależności każdej jednostki rozliczeniowej do określonego kompleksu oraz ich całkowitej liczby w dokumentach księgowych.

Przez dokument księgowy rozumie się dokument o ustalonej formie, który rejestruje przyjęcie, dysponowanie, ilość, skład i stan dokumentów archiwalnych w jednostkach księgowych.

Ewidencja dokumentów w archiwum organizacji jest jednym ze sposobów zapewnienia ich bezpieczeństwa i monitorowania ich dostępności.

Księgowaniu podlegają wszystkie dokumenty przechowywane w archiwum organizacji, w tym dokumenty nieopisane i niebędące podstawą tego archiwum, a także kopie dokumentów ubezpieczeniowych, kopie funduszu wykorzystania oraz inwentarz spraw i dokumentów.

Rozliczanie odbywa się poprzez przypisanie numerów księgowych do jednostek archiwalnych, które stanowią część kodu archiwalnego.

Kod archiwalny to oznaczenie nadawane każdej jednostce magazynowej w celu zapewnienia jej rozliczenia i identyfikacji.

1,15. Procedura wydawania spraw z archiwum. Procedura sprawdzania dostępności i stanu archiwum

Obudowy wydawane są z archiwum do użytku:

pracownicy działów strukturalnych organizacji (do 10 dni);

innym organizacjom do użytku tymczasowego (do 3 miesięcy);

za prace archiwalne z dokumentami (na okres 1 miesiąca);

o kopiowanie ubezpieczeniowe i specjalne przetwarzanie dokumentów w celu poprawy stanu fizycznego (na okres 6 miesięcy).

Wydanie spraw z archiwum rejestrowane jest w księdze spraw z repozytorium. Przed przeniesieniem należy sprawdzić zgodność kodów i tytułów spraw na okładkach z kodami i tytułami spraw w inwentarzu. Przy wydawaniu i zwracaniu spraw sprawdzana jest także numeracja arkuszy oraz stan dokumentów każdej sprawy. Dane te wpisywane są na kartę – substytut etui, którą umieszcza się na swoim miejscu na czas nieobecności etui. Stan akt zwracanych do archiwum po wykorzystaniu należy sprawdzić w obecności osoby zwracającej dokumenty. W przypadku stwierdzenia w nich braków w aktach lub poszczególnych kartach, a także uszkodzeń akt i dokumentów, pracownicy archiwum sporządzają protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden przedstawiany jest kierownikowi jednostki, która posłużyła się aktami do sprowadzenia akt. sprawców przed wymiarem sprawiedliwości, drugi pozostaje w archiwum.

Wydawanie spraw do tymczasowego użytku innym organizacjom jest sformalizowane w akcie sporządzonym w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje w archiwum organizacji, drugi jest wydawany odbiorcy. Akt podpisuje kierownik organizacji przekazującej sprawę oraz kierownik organizacji otrzymującej: podpisy opatrzone są pieczęciami urzędowymi organizacji.

Skierowanie na kopiowanie, renowację, oprawę ubezpieczeniową wydawane jest na podstawie zamówienia. Zarządzenie wydawane jest w archiwum organizacji w formie ustawy o wydaniu akt do tymczasowego użytku przez inną organizację. Obudowy wydawane są z magazynu do użytku i prac związanych z kopiowaniem, restauracją i oprawą ubezpieczeniową wyłącznie w postaci przetworzonej.

Sprawdzanie dostępności i stanu rzeczy jest stałą, planową pracą archiwum. W trakcie tych prac ustalana jest rzeczywista obecność jednostek magazynowych i ich zgodność z liczbą wymienioną na dokumentach księgowych oraz identyfikowane są dokumenty podlegające renowacji i zabiegom zapobiegawczym.

Dostępność akt trwałych sprawdzana jest raz na 5 lat, a akt osobowych (powyżej 10 lat) sprawdzana jest co najmniej raz na 10 lat.

W archiwum przeprowadzane są jednorazowe kontrole dostępności i stanu rzeczy:

po przeniesieniu spraw do innego pokoju;

po zdarzeniach awaryjnych, które spowodowały przekazanie spraw lub dostęp do magazynów przez osoby nieuprawnione;

w przypadku zmiany kierownictwa archiwum lub osoby odpowiedzialnej za archiwum;

podczas reorganizacji lub likwidacji organizacji.

Przed przystąpieniem do prac sprawdzających dostępność i stan rzeczy bada się dokumenty poprzednich kontroli, sprawdza się prawidłowość numeracji spraw w każdej części rocznej skonsolidowanego inwentarza, zgodność numeracji spraw z zapisami końcowymi w zapasy i informacje zawarte w arkuszach funduszy.

Dostępność spraw sprawdza się poprzez porównanie artykułów opisowych z inwentarzami i elementami opisowymi znajdującymi się na okładkach spraw.

Sprawdzając dostępność etui sprawdź:

nazwa założyciela i jego jednostka strukturalna;

numer sprawy;

wskaźnik pracy biurowej;

tytuł sprawy;

daty sprawy;

liczba arkuszy w pliku.

Poprzez oględziny określa się stan fizyczny - obecność pleśni, uszkodzenia mechaniczne.

W trakcie kontroli zabrania się dokonywania jakichkolwiek adnotacji w dokumentach księgowych (w tym inwentarzowych). Wszystkie wykryte uchybienia zapisywane są w karcie kontroli, a następnie w protokole kontroli. Sprawy kierowane do oddziałów strukturalnych organizacji sprawdzane są z księgą wydań spraw z repozytorium.

Sprawdzając dostępność etui należy:

przestrzegaj kolejności ułożenia rzeczy na półkach, w pudełkach i teczkach;

sprawy znalezione w trakcie kontroli zwrócić do odpowiednich skrzynek i teczek;

skompiluj plik niewykrytych przypadków;

zająć sprawy nieujęte w inwentarzu, które po sprawdzeniu można wpisać do inwentarza pod numerami literowymi;

usuwać i izolować przypadki uszkodzone przez szkodniki biologiczne.

Dostępność i stan rzeczy sprawdzają pracownicy archiwum lub specjalnie powołane komisje. Po jego wypełnieniu arkusz weryfikacyjny włączany jest do akt funduszu.

Na końcu każdego inwentarza, za notą certyfikacyjną, dokonuje się wpisu „Sprawdzono”, umieszcza się datę kontroli oraz podpis pracownika, który dokonał kontroli. Na podstawie kart kontroli sporządzany jest protokół kontroli dla każdego funduszu odrębnie. Akty podpisują pracownicy, którzy przeprowadzili kontrolę. Akt sprawdzenia dostępności i stanu rzeczy, po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji, włączany jest do akt funduszu.

Jeżeli kontrola wykaże braki spraw, organizuje się poszukiwania spraw, które mogą trwać rok.

Dokumenty potwierdzające brak spraw:

akty niewykrycia spraw, których poszukiwania zostały wyczerpane;

działa w sprawie przydziału dokumentów i akt do zniszczenia;

akty nieodwracalnego uszkodzenia spraw;

działa w sprawie przekazywania spraw do innych archiwów i organizacji wydziałowych.

Sprawdzenie dostępności i stanu rzeczy uważa się za zakończone po dokonaniu stwierdzonych w wyniku kontroli zmian w dokumentach księgowych kontrolowanego funduszu i złożeniu do archiwum państwowego informacji o aktach trwałego przechowywania w celu umieszczenia w aktach kopie kontrolne inwentarzy akt zatwierdzone przez stałą komisję ekspercką instytucji archiwalnej.

Sekcja nr 2. Część indywidualna. Temat: „Recenzje dokumentów archiwalnych”

2.1 Koncepcja przeglądu dokumentów archiwalnych

Przegląd dokumentów archiwalnych- rodzaj księgozbioru archiwalnego, zawierającego usystematyzowane informacje o składzie i zawartości poszczególnych zespołów dokumentów archiwalnych, uzupełnione w razie potrzeby analizą źródłową tych dokumentów.

Zestawy dokumentów, o których informacja jest zawarta w recenzji, można powiązać ze sobą jednością pochodzenia lub jednością treści. W zależności od tego wyróżnia się dwa rodzaje recenzji: recenzje zasobów archiwalnych i recenzje tematyczne dokumentów.

Przegląd funduszu archiwalnego- rodzaj przeglądu dokumentów, obejmujący systematyczne informacje o składzie i zawartości dokumentów z funduszu archiwalnego wraz z ich analizą źródłową.

Przegląd tematyczny dokumentów- rodzaj przeglądu dokumentów, obejmujący systematyczne informacje o składzie i zawartości dokumentów jednego lub większej liczby funduszy archiwalnych na określony temat wraz z analizą źródłową tych dokumentów.

Obie recenzje składają się z dwóch głównych części:

charakterystyka dokumentów, w tym informacje o składzie i zawartości dokumentów, analiza ich źródła oraz dane wyszukiwania;

aparat odniesienia, składający się ze strony tytułowej, spisu treści, przedmowy, wykazu skrótów, indeksów.

2.2 Charakterystyka dokumentów objętych recenzją

Charakterystyka dokumentów podana jest w formie logicznie spójnych informacji o ich składzie i zawartości oraz wskazanych są dokładne dane o ich wyszukiwaniu. Zawarte w opisie informacje o poszczególnych wydarzeniach, faktach historycznych itp. są usystematyzowane zgodnie z planem budowy przeglądu.

Kompilację recenzji można zalecić w przypadku materiałów archiwalnych o najaktualniejszym znaczeniu. Recenzje są zalecane w przypadku dość dużych, ale mało zbadanych funduszy. Ponadto recenzje są przydatne, jeśli fundusz zawiera dużą liczbę spraw o tym samym typie nagłówków lub złożonej treści, których znaczenie nie jest przekazywane przez nagłówek.

Przeglądy tematów zazwyczaj koncentrują się na najważniejszych tematach i podają przykłady, czasami cytując tekst dokumentu. Tematy są łączone według pytań, kryteriów chronologicznych, geograficznych lub innych. Przedmiotem opisu jest dokument, jednostka magazynowa, jednostka rozliczeniowa jednego funduszu archiwalnego na określony temat. Przegląd tematyczny składa się ze wstępu, charakterystyki materiału archiwalnego i aparatury odniesienia. We wstępie podano cel jego opracowania, przedstawiono historię odpowiednich instytucji i wyjaśniono strukturę przeglądu. W przypadku opracowania recenzji na podstawie materiałów z jednego archiwum, recenzja może dostarczyć informacji o dostępności materiałów dokumentacyjnych na ten temat w innych archiwach. Jeżeli przegląd jest tworzony na konkretny temat, ale jego treść obejmuje znaczne terytorium, usystematyzowanie przeglądu można również przeprowadzić według kryterium geograficznego.

2.3 Przegląd systemu

Schematy konstruowania recenzji funduszu archiwalnego to:

strukturalny;

przemysł;

tematyczny;

chronologiczny;

nominalny.

Do tematycznego przeglądu dokumentów stosuje się następujący schemat:

przemysł;

tematyczny;

chronologiczny.

Schematy strukturalne i nominalne są stosowane tylko przy opracowywaniu przeglądów funduszy. Stosowanie innych schematów jest możliwe zarówno przy sporządzaniu przeglądów funduszy, jak i przy sporządzaniu przeglądów tematycznych.

Schemat blokowy stosowany w przeglądach funduszy instytucji o jasno określonej strukturze. Nazwy części konstrukcyjnych w tym schemacie pełnią rolę sekcji charakterystyki przeglądu i są ułożone według ich ważności i spójności przemysłowej.

Schemat branżowy (funkcjonalny). stosowane w przeglądach funduszy, gdy podmiot zapewniający fundusz nie ma struktury lub gdy elementy strukturalne nie odzwierciedlają wyraźnie funkcji dostawcy funduszu, lub gdy struktura często się zmieniała.

W przeglądach tematycznych schemat sektorowy stosuje się do tematów, które odzwierciedlają określony kierunek rozwoju niektórych aspektów aparatu państwowego, zarządzania, ekonomii, nauki, kultury itp.

Schemat tematyczny przeglądy stosuje się w przypadkach, gdy założyciel nie miał jasno określonych i stabilnych części strukturalnych lub działalności sektorowej, a jeśli je posiadał, to nie były one tak wyraźne, nie odzwierciedlały tak wyraźnie zagadnień związanych z najistotniejszymi problemami danej społeczności charakter gospodarczy lub polityczny.

Aplikacja schematy chronologiczne w przeglądach funduszu archiwalnego ogranicza się do przypadków, w których konieczne jest albo uwypuklenie przemian, złożonych przekształceń strukturalnych twórcy funduszu, jakie nastąpiły w tym czy innym czasie, albo ukazanie periodyzacji działalności twórcy funduszu.

Chronologiczny schemat konstruowania cech w recenzjach tematycznych nie jest zbyt powszechny. Jego użycie w takich przypadkach wiąże się zwykle z uwypukleniem treści dokumentów o określonej tematyce o charakterze historycznym, gdzie konieczne jest ukazanie treści dokumentów w sekwencji wydarzeń.

Obwód nominalny służy do konstruowania przeglądów zbiorów archiwalnych jedynie w przypadkach, gdy materiały zbiorcze reprezentowane są przez niewielką liczbę jednorodnych gatunków.

Informacja o składzie i zawartości dokumentów w recenzjach nazywana jest zazwyczaj adnotacją. Adnotację można sporządzić zarówno dla grupy spraw i dokumentów o podobnej treści, jak i dla poszczególnych spraw i dokumentów. W zależności od tego adnotacje nazywane są grupowymi lub indywidualnymi.

Przy sporządzaniu adnotacji w recenzjach konieczne jest wszechstronne zrozumienie dokumentów jako źródeł historycznych i przeprowadzenie ich analizy źródłowej.

Charakterystyka źródłowa dokumentów pomaga lepiej ukazać ich znaczenie i wartość, pozwala szczegółowo sformułować bardziej obiektywne wyobrażenie o charakterze i treści dokumentów, stopniu ich ważności, a w konsekwencji ich późniejszym wykorzystaniu.

W recenzjach informacjom o abstraktach dokumentów towarzyszą dokładne dane wyszukiwania, co powinno zapewnić szybkie odnalezienie recenzowanych materiałów.

Na skład danych wyszukiwania w przeglądach funduszy archiwalnych składają się numery inwentarzowe i jednostki magazynowe. W przypadku adnotacji na poszczególnych dokumentach konieczne jest podanie numerów arkuszy. Dane wyszukiwania są wskazane obok streszczenia dokumentu i ujęte w nawiasy.

2.4 Organizacja aparatury referencyjnej do przeglądu

Na stronie tytułowej przeglądu funduszu archiwalnego, po nazwie archiwum, wskazany jest rodzaj księgi referencyjnej – przegląd funduszu, numer funduszu, terminy składania dokumentów, rok wydania lub rok sporządzenia recenzji.

Na stronie tytułowej recenzji tematycznej, po wskazaniu rodzaju podręcznika, należy podać nazwę tematu recenzji, terminy składania dokumentów na ten temat oraz rok wydania recenzji.

Przedmowę do przeglądu funduszu archiwalnego sporządzono analogicznie do inwentarza. We wstępie do przeglądu tematycznego część historyczna charakteryzuje temat, uzasadnia jego aktualność, a historia założyciela funduszu przedstawiona jest wyłącznie z punktu widzenia tego tematu.

Charakterystyka głównych grup fundatorów ukazuje powiązania w treści dokumentów, a co za tym idzie, znaczenie i miejsce odpowiednich kategorii materiałów w rozwoju tematu. Jeżeli przegląd tematyczny sporządzany jest dla jednego funduszu, wówczas część historyczną sporządza się według wzoru przedmowy do przeglądu funduszu.

W części archeograficznej przedmowy do przeglądu tematycznego, poza ogólnie przyjętymi zapisami, podane są informacje o dokumentach na ten temat, które z jakichś powodów nie znalazły się w podręczniku.

Sposób sporządzania wykazu skrótów, indeksów i spisów treści do przeglądów dokumentów jest podobny do sposobu sporządzania tych elementów aparatu odniesienia dla inwentarza.

W przypadku recenzji tematycznych sporządzany jest wykaz funduszy, informacja o tym, które są zawarte w przeglądzie oraz, w razie potrzeby, wykaz bibliograficzny.

Archiwum działa według planów zatwierdzonych przez kierownictwo instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa i podlega mu w swojej pracy. Kontrolę nad działalnością archiwum sprawuje kierownictwo instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa. Organizacyjno-metodyczne zarządzanie działalnością archiwum sprawuje odpowiednia instytucja Archiwum Rosyjskiego. Za realizację zadań i funkcji przypisanych archiwum odpowiada kierownik archiwum lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum.

Głównymi dokumentami, na podstawie których prowadzona jest praca archiwum, są:

ü dla Archiwum Państwowego:

Regulamin Archiwum;

Regulamin podziału strukturalnego archiwum;

Struktura i personel archiwum;

Kosztorys archiwum na rok;

Opisy stanowisk pracowników;

ü dla archiwum wydziałowego:

Regulamin Archiwum;

Instrukcje dotyczące obsługi dokumentacji zarządczej lub instrukcje dotyczące pracy biurowej organizacji;

Opisy stanowisk pracy pracowników.

Na tej podstawie prowadzona jest także praca archiwum plany i raporty. Należą do nich:

ü dla archiwum państwowego:

Archiwum planu pracy na rok;

Plan badawczy archiwum na rok;

Plan naukowej pracy wydawniczej archiwum na rok;

Plan pracy jednostki strukturalnej archiwum na rok;

Indywidualny plan pracy pracownika lub dziennik pracy pracownika;

Sprawozdanie z wykonania pracy archiwum za rok;

Sprawozdanie z działalności archiwum za półrocze, kwartał;

Sprawozdanie z wykonania pracy jednostki strukturalnej za rok, półrocze, kwartał;

Sprawozdanie z realizacji planu pracy pracownika;

Karta czasu pracy pracowników archiwów;

ü dla archiwum wydziałowego:

Archiwum planu pracy na rok;

Plany i harmonogramy przyjmowania spraw ze źródeł akwizycyjnych na rok w rozbiciu na kwartały;

Plany i harmonogramy przekazywania spraw do składu państwowego i przekazywania skonsolidowanych odcinków inwentarza do archiwum nadzorczego na rok w układzie kwartalnym;

Wieloletnie plany przekazania dokumentów do magazynu państwowego i przekazania skonsolidowanych części inwentarza do archiwum nadzorującego;

Sprawozdanie z realizacji planu rocznego;

Rejestracja pamiętnika sterty pracownika archiwum;

Archiwizuj kartę czasu pracy pracownika.

Plany mogą być długoterminowe, roczne, półroczne, kwartalne. Zgodnie z nimi sporządzane są raporty. Plany składają się ze wstępu, części tekstowej i obliczeniowej oraz propozycji. Raporty muszą być zgodne z planami. Można do nich dołączyć paszporty archiwalne i inne informacje sprawozdawcze. Przy obliczaniu godzin pracy możesz użyć Standardowe standardy czasu i wydajności dla głównych rodzajów prac wykonywanych w archiwach państwowych.

10.2.1. Archiwum sporządza: roczny plan pracy (załącznik nr 46), harmonogram przyjmowania spraw do archiwum.

10.2.2. Sporządza się plan roczny ze wskazaniem poszczególnych rodzajów pracy.

10.2.3. Harmonogram przyjmowania spraw do archiwum jest uzgadniany z działami strukturalnymi i zatwierdzany przez kierownika organizacji.

10.2.4. Na podstawie wyników prac archiwum sporządza sprawozdanie z realizacji planu rocznego, harmonogramy, a także informację o realizacji działań nieujętych w planie rocznym. Te ostatnie znajdują się na końcu raportu, w razie potrzeby jako osobna sekcja.

10.2.5. Dokumentacja pracy w archiwum prowadzona jest w karcie czasu pracy oraz w dziennikach pracy. Przy obliczaniu standardów czasu dla głównych rodzajów prac archiwalnych archiwa mogą kierować się Międzysektorowymi zintegrowanymi standardami czasu pracy nad dokumentacją wsparcia zarządzania.

10.3. Monitorowanie stanu magazynowania

dokumenty i ich organizacja w pracy biurowej

podziały strukturalne

10.3.1. Archiwum co do zasady przynajmniej raz w roku, przed przekazaniem spraw do archiwum, sprawdza stan przechowywania dokumentów i ich organizację w pracy biurowej wydziałów strukturalnych. Organizacja wizytacji powinna stanowić integralną część rocznego planu pracy archiwum. W celu przeprowadzenia jakościowej analizy stanu i kontroli pracy z dokumentami archiwum prowadzi kartę ewidencyjną pracy z organizacją (załącznik 47).

O inspekcji należy powiadomić kierowników organizacji lub jednostek strukturalnych.

Na podstawie wyników każdej kontroli sporządzany jest certyfikat lub raport kierowany do kierownika organizacji, który odzwierciedla aktualną sytuację i określa działania mające na celu wyeliminowanie niedociągnięć i usprawnienie pracy.

Z ustaleniami audytu powinni zapoznać się bezpośredni wykonawcy i kierownicy odpowiednich jednostek strukturalnych.

10.3.2. Archiwum centralne organu rządu federalnego i organu rządu podmiotu Federacji Rosyjskiej, archiwum centralne sektorowe, archiwum sektorowe organu organu podmiotu Federacji Rosyjskiej, zgodnie z obowiązującymi w nich przepisami, sprawuje kontrolę nad stanem archiwów i organizacją dokumentów w pracy biurowej podległych organizacji.

10.4. Wykonywanie odpłatnej pracy i usług

W celu pozyskania środków pozabudżetowych archiwum ma prawo w określony sposób wykonywać odpłatną pracę i usługi, które są realizowane bez uszczerbku dla realizacji jego głównych funkcji.

Zakres odpłatnych prac i usług świadczonych przez archiwa zatwierdza kierownik organizacji. Na podstawie nomenklatury archiwum, biorąc pod uwagę warunki swojej działalności (skład i treść przechowywanych dokumentów), może opracować wykaz utworów i usług odpłatnych, który bardziej szczegółowo określa rodzaje prac, czynności produkcyjnych i wykonawców. Lista ta jest zatwierdzana przez kierownika organizacji na wniosek kierownika archiwum. Rodzaje i wielkość odpłatnej pracy i usług są ujęte w planie pracy archiwum na dany rok.

Przy wykonywaniu pracy i usług zarobkowych lub pracy wspólnej relacje archiwum z organizacjami zewnętrznymi i konsumentami, w tym zagranicznymi, muszą być zabezpieczone umową.

Ceny za odpłatną pracę i usługi zatwierdza kierownik organizacji na podstawie rekomendacji kierownika archiwum.

V.A.Ilyina N.Fantusenko 2.3.5. Zapewnienie warunków sanitarno-higienicznych Codziennie V.A.Ilyina N.Fantusenko 2.4. Organizuje kontrolę terminowego zwrotu spraw wydanych z repozytoriów: - uzgadnianie księgi wydań spraw z repozytorium do użytku tymczasowego; - uzgadnianie księgi wydawania spraw do czytelni użytkownikom 1 raz na kwartał M.B. Polyakova E.A. Letova 3. Księgowość państwowa dokumentów Funduszu Archiwalnego Terytorium Perm 3.1 Prowadzenie bazy danych księgowych „Fundusz Archiwalny” (wersja 4) 1 -3 kwartał A.Yu.Popova M.B.Polyakova 3.2 Prowadź ewidencję nowych wpływów dokumentów (zgodnie ze schematem księgowym) zgodnie z harmonogramem przyjmowania spraw; przy przyjmowaniu dokumentów od likwidowanych przedsiębiorstw M.B. Polyakov 3.3 Przygotowanie i złożenie w Agencji Archiwów „Informacji o zmianach w składzie i wielkości funduszy od dnia 01.01.2015 r.” Grudzień A.Yu.Popova M.B.Polyakova 3.4. Przygotuj Paszport dla Archiwum na dzień 01.01.2015r.

Archiwum planu pracy na rok

Plan badawczy archiwum na rok. 1.2. Plan pracy naukowo-wydawniczej archiwum na rok (załącznik do planu rocznego). 1. Plan pracy archiwum uczelni na rok. 2. Plan podziału strukturalnego archiwum na rok.

2.

Uwaga

Plany i harmonogramy przyjmowania spraw ze źródeł archiwalnych (na rok w układzie kwartalnym). 3. Indywidualny plan pracy pracownika lub dziennik pracy pracownika. 3. Plany i harmonogramy przekazywania spraw do składu państwowego oraz przekazywania skonsolidowanych odcinków inwentarza za dany rok (z podziałem kwartalnym).

4. Sprawozdanie z wykonania pracy archiwum za rok. 4. Z inicjatywy archiwów państwowych sporządzane są długoterminowe (pięcioletnie) plany przekazania dokumentów do magazynu państwowego i przedstawienia skonsolidowanych działów inwentarza. 5. Sprawozdanie z realizacji planu na półrocze (kwartał). 5.

Archiwum planu pracy

W archiwach gminnych i archiwach instytucji zamiast oddziałów strukturalnych można tworzyć grupy pracowników w obszarach działania pod kierunkiem specjalisty. W archiwach instytucji różne obszary pracy są zwykle rozdzielane między pracowników. Stan kadrowy archiwum ustala się na podstawie objętości dokumentów archiwalnych, granic chronologicznych, stanu archiwum oraz możliwości finansowych instytucji (oddziału) i budżetu państwa.

W przypadku archiwów państwowych obowiązują specjalne wzory służące do obliczania poziomu zatrudnienia. Po ustaleniu i zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum składu osobowego i struktury archiwum, pozostaje jedynie zapewnić pracę pracownikom. Aby mógł pracować bez pośpiechu i bez przestojów, istnieją plany (tabela.

1). Tabela 1. Archiwum państwowe Archiwum instytucjonalne 1. Plan pracy archiwum na rok. 1.1.

Organizacja pracy archiwum wydziałowego

W razie potrzeby pomieszczenia i dokumenty są dezynfekowane i dezynfekowane. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo zanieczyszczenia dokumentacji, należy usunąć z dokumentów kurz. Bardzo ważna jest wizualna kontrola stanu zachowania dokumentacji, aby szybko zauważyć pierwsze oznaki infekcji dokumentów pleśnią lub grzybem.

W przypadku wykrycia takich dokumentów należy je odizolować od głównego tomu dokumentów, w przeciwnym razie istnieje możliwość infekcji całego funduszu. Pozbycie się pleśni jest trudne. Na papierowej podstawie dokumentu pozostają ślady aktywności pleśni. Te ciemne plamy można usunąć jedynie poprzez przywrócenie dokumentu.

Blanker.ru

Przygotuj raporty z pracy działu archiwum: A.Yu Popova 1.3.1. tekstowy raport roczny za 2013 rok wraz z załącznikami tekstowymi; dokumenty scentralizowanej rachunkowości państwowej 20 stycznia 1 11 3 A.Yu.Popova 1.3.2. Formularz statystyczny nr 1 (roczny) „Wskaźniki głównych kierunków i wyników wyników” 1 grudnia A.Yu.Popova 1.3.3. analiza realizacji harmonogramu pracy z organizacjami 1 grudnia M.B.Polyakova 1.3.4. raport z realizacji wskaźników w zakresie spraw archiwalnych Kwartalnik 2 A.Yu.Popova 1.3.5. w sprawie wykorzystania środków z subwencji: - za kwartał f. 2, 3, 4; — roczne za 2013 r. Kwartalne; do 25.01.2014 4 2 A.Yu.Popova 1.3.6. — przy wypełnianiu księgowych baz danych „Fundusz Archiwalny” (wersja 4) „Rozliczanie lokalizacji dokumentów personelu” Kwartalnik 2 A.Yu.Popova 1.3.7.

Planowanie archiwum

Zapewnij aktualizację i wypełnienie bazy danych „Rozliczanie odwołań od obywateli i organizacji” W ciągu roku V.A. Ilyina E.A. Letova 6. Świadczenie usług informacyjnych i korzystanie z dokumentów: 6.1 Organizowanie prac nad utworzeniem strony internetowej Archiwum; zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej I kwartał przez cały rok A.Yu.Popova 6.2 Organizowanie wydarzeń poświęconych rocznicom: - 95-lecia służby archiwalnej regionu Kama; - w ramach programu „Edukacja patriotyczna obywateli terytorium Permu na lata 2013–2017 - „Duchowość i patriotyzm” W roku A.Yu Popova E.A. Letova 6.3. Organizuje: - udział w konkursie „Najlepsze Archiwum Miejskie” w kategorii „Najlepsze Archiwum Miejskie do wykorzystania dokumentów do celów kulturalnych i oświatowych”; — organizacja wydarzeń w ramach konkursu Do 20 grudnia do 15 lipca A.Yu. Popova E.A. Letova Z zastrzeżeniem dofinansowania 6.4.

2. procedura operacji archiwum

• Sanitarno-higieniczna obsługa przechowywania archiwalnego
sierpień Sprawdzenie stanu zachowania dokumentów na nośnikach elektronicznych wrzesień

1. Opracowanie (weryfikacja) nomenklatury przypadków (w przypadku zmian w strukturze, zmian w dokumentach regulacyjnych lub pojawiających się potrzeb technicznych)*****.
2. Sprawdzanie dzienników zwrotów spraw wydanych do użytku tymczasowego

1. Sporządzenie raportu za III kwartał (główne wskaźniki efektywności: przyjęcie (dyspozycja) dokumentów, wydanie (wykorzystanie) dokumentów, realizacja wniosków socjalnych (poprawa dokumentacji technicznej itp.)).
2. Konsultacje z działami (organizacjami) w zakresie przygotowania dokumentów składowania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) do przekazania do archiwum.

10.2. planowanie i raportowanie pracy archiwalnej

Dla działów strukturalnych Twojej organizacji istnieje możliwość ustalenia harmonogramu przyjmowania i przekazywania dokumentów w listopadzie

1. Opracowanie (rewizja) nomenklatury przypadków.
2. Opracowanie planu pracy archiwum na kolejny rok kalendarzowy

1. Wypełnianie rocznych wpisów końcowych w dziennikach rejestracyjnych, wyjaśnianie łącznej liczby spraw przyjętych do przechowywania i usuniętych z archiwum. Sporządzenie paszportu archiwalnego na dzień 31 grudnia bieżącego roku.
2. Złożenie wykazu spraw do zatwierdzenia do archiwum państwowego (miejskiego).
3. Opracowanie planu pracy archiwum na kolejny rok kalendarzowy.
4. Sprawdzanie dzienników zwrotów spraw wydanych do użytku tymczasowego.
5. Przeprowadzenie dnia sanitarnego.
6. Przygotowanie (przeprowadzenie) posiedzenia KE.

Archiwizuj formularz rocznego planu pracy

M.B.Polyakova 4.6 Kontynuuj prace nad wprowadzeniem w życie pracy archiwów wydziałowych organizacji „Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania generowanych w ramach działalności organów państwowych, samorządów lokalnych, organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” (2010); Zgodnie z harmonogramem A.Yu.Popova M.B.Polyakova 4.7 Organizuj i przeprowadzaj działania kontrolne (zgodnie z poleceniem Agencji Archiwów regionu Perm) Termin ustala agencja Archiwów A.Yu.Popova M.B.Polyakova 4.8 Konsultuj się ze specjalistami organizacji w kwestiach organizacji pracy biurowej i archiwów Datę ustala agencja ds. archiwów A.Yu.Popova M.B.Polyakova 4.9 Monitoruj bezpieczeństwo dokumentów likwidowanych organizacji W ciągu roku M.B.Polyakova N.F.Antusenko (w wieś Yayva) 5.

Ważny

Wykonanie pracy:

• zabiegi sanitarno-higieniczne w pomieszczeniu archiwum – raz w roku, dzień sanitarny – raz w miesiącu;
• pobieranie odczytów z przyrządów kontrolno-pomiarowych i następnie zapisywanie ich w odpowiednich dziennikach – co najmniej 2 razy w tygodniu;
• kontrolę bezpieczeństwa informacji znajdujących się na nośnikach elektronicznych – nie rzadziej niż raz na trzy lata.

Korzystanie z dokumentów Archiwum powinno w miarę możliwości posiadać czytelnię, w której użytkownik będzie mógł zapoznać się z dokumentami referencyjnymi, wybrać potrzebny dokument, sformalizować jego otrzymanie, zlecić wykonanie kopii itp. Pracownicy archiwum rejestrują badaczy i wydane dokumenty w odpowiednich czasopismach. Dokumenty z archiwum można wydawać zarówno do użytku w czytelni, jak i do ręki do użytku tymczasowego.

Termin wystawienia dokumentów nie powinien przekraczać trzech miesięcy.

Przykładowy plan pracy archiwisty na rok

Sprawozdanie z realizacji planu rocznego przez archiwum (zawiera informacje o realizacji harmonogramów). 6. Sprawozdanie z realizacji planu jednostki strukturalnej na rok, półrocze, kwartał. 6. Dziennik pracy pracownika (miesiąc, kwartał). 7.

Sprawozdanie z realizacji indywidualnego planu pracy pracownika. 7. Karty czasu pracy * Sporządzono z inicjatywy archiwum. 8. Karta czasu pracy pracowników archiwów Planowanie może mieć charakter bieżący i długoterminowy. —

Plany (programy) długoterminowe sporządzane są na okres długoterminowy - 5, 10, 15 lat. — Plany bieżące sporządzane są na okres 1 roku, 0,5 roku, kwartału, 1 miesiąca. Podstawowym dokumentem umożliwiającym planowanie pracy w archiwum jest plan pracy archiwum na dany rok. Plan sporządzany jest na podstawie analizy sprawozdań za lata ubiegłe, z uwzględnieniem federalnych i regionalnych planów rozwoju przemysłu.

W takim przypadku należy zwrócić szczególną uwagę kierowników działów strukturalnych na to, aby dokumentacja została przekazana do archiwum po zamknięciu sprawy lub po 3 latach od zamknięcia sprawy, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do celów operacyjnych praca. ***Jeżeli do odbioru przewidywana jest duża ilość dokumentacji, można sporządzić harmonogram dla oddziałów strukturalnych, w którym należy wskazać, w którym kwartale (miesiącu) archiwum będzie gotowe do przyjęcia dokumentacji z tego działu strukturalnego. ****Wzory aktów, w zależności od rodzaju dokumentów, podane są w Załączniku nr 9 do Podstawowych zasad postępowania z dokumentacją naukowo-techniczną w organizacjach i przedsiębiorstwach, zatwierdzonych Zarządzeniem Archiwum Głównego ZSRR nr 71 z dnia 12 października , 1988 oraz w załączniku nr 4 do punktu 2.4.1 Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, zatwierdzone decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002.