Do informacji urzędowych o ograniczonej dystrybucji zalicza się informacje jawne, których ograniczenia w rozpowszechnianiu podyktowane są potrzebami służbowymi.

Dokumenty zawierające informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu oznaczone są oznaczeniem „Do użytku służbowego” oraz numerem egzemplarza, które znajdują się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na stronie tytułowej publikacji. pierwszą stronę listu motywacyjnego do takiego dokumentu.

O konieczności oznaczenia „Do użytku służbowego” decyduje wykonawca dokumentu, kierownik działu lub urzędnik podpisujący lub zatwierdzający dokument. Urzędnicy, którzy podjęli decyzję o zakwalifikowaniu informacji urzędowej do rozpowszechniania zastrzeżonego, ponoszą osobistą odpowiedzialność za ważność podjętej decyzji i przestrzeganie ograniczeń przewidzianych w „Instrukcji kierowania biurem...”.

Kopiowanie dokumentów oznaczonych jako „Do użytku służbowego” odbywa się wyłącznie za zgodą odpowiedniego kierownika. Księgowanie zduplikowanych dokumentów odbywa się pojedynczo.

FORMOWANIE SPRAW

Tworzenie spraw - grupowanie wykonanych dokumentów w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw.

Podczas formowania skrzynek należy przestrzegać następujących podstawowych wymagań:

Do etui należy włożyć tylko te wypełnione i prawidłowo wykonane; obowiązkowe jest sprawdzenie obecności podpisów na dokumentach i ich załącznikach (na kopiach dokumentów podpisy są poświadczone przez wykonawcę dokumentów), obecności numeru rejestracyjnego i daty, oznaczeń na wykonaniu dokumentu i zapisu -wykreślenie dokumentu „do użytku” ze wskazaniem numeru sprawy;

Treść dokumentów musi odpowiadać tytułom spraw zgodnie z nomenklaturą;

Zbierz wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem jednej sprawy;

Umieść załączniki razem z głównymi dokumentami;

Oddzielnie grupuj dokumenty do przechowywania trwałego i tymczasowego w pliki;

Grupuj dokumenty z jednego roku kalendarzowego w akta (wyjątek: sprawozdania roczne otrzymane w roku następnym, akta osobowe, sprawy sądowe, dokumentacja medyczna i inne sprawy zbywalne).

Pudełko powinno zawierać nie więcej niż 250 arkuszy o grubości nie większej niż 4 cm.

W teczce dokumenty ułożone są w porządku chronologicznym. Załączniki dołączane są do dokumentów, których dotyczą, niezależnie od daty ich zatwierdzenia. Zgłoszenia liczące ponad 250 arkuszy stanowią odrębny tom, o którym zamieszczono adnotację w dokumencie.

Korespondencja grupowana jest co do zasady w okresie roku kalendarzowego i usystematyzowana w porządku chronologicznym; a dokument odpowiedzi umieszcza się bezpośrednio po dokumencie żądania.

W zależności od okresu przechowywania przeprowadzana jest pełna lub częściowa rejestracja spraw.

Sprawy posiadające stałe i długoterminowe okresy przechowywania (powyżej 10 lat) podlegają pełnej rejestracji.

Pełna rejestracja sprawy obejmuje:

Złożenie sprawy w twardej okładce, teczce kartonowej lub oprawie okładkowej (z wyjątkiem map, diagramów, fotografii, rysunków, które przechowuje się w twardych teczkach z trzema klapami i przewiązaniami lub w pudełkach kartonowych, a także jeżeli istnieją pewne szczególnie cenne w sprawie dokumenty, np. akta pracy);

Numerowanie kart sprawy;

Sporządzenie wewnętrznego spisu akt sprawy;

Sporządzenie pisma certyfikacyjnego dla sprawy;

rejestracja szczegółów okładki sprawy.

Przypadki tymczasowego przechowywania (do 10 lat włącznie) podlegają częściowej rejestracji. Dozwolony:

Przechowuj dokumenty w segregatorach;

Nie należy ponownie systematyzować dokumentów w aktach;

Arkusze spraw nie powinny być numerowane;

Nie ma potrzeby sporządzania dokumentu poświadczającego dla sprawy;

Nie twórz wewnętrznego spisu dokumentów sprawy.

Dokumenty stanowiące przechowywanie stałe lub długoterminowe segregowane są z 4 nakłuciami mocnymi sznurowadłami w twardej tekturowej okładce z trzema klapkami i przewiązaniami lub oprawione, z uwzględnieniem możliwości swobodnego odczytania tekstu wszystkich dokumentów, dat, wiz, uchwał .

Przygotowując obudowę do segregowania, z dokumentów usuwa się metalowe i inne elementy mocujące (spinacze, zszywki, nici itp.).

Okładki etui z dokumentami sporządzonymi na standardowych kartkach formatu A4 (210x297) muszą mieć wymiary 229x324x40 mm. Okładki etui z dokumentami nieformatowymi mogą mieć wymiary odpowiadające rozmiarowi kartek w nich umieszczonych.

Podczas segregowania arkusze dokumentu są wyrównywane wzdłuż lewej (złożonej) i górnej krawędzi arkusza.

Na początku sprawy składa się czystą kartę, następnie formularze wewnętrznego spisu dokumentów sprawy, na końcu sprawy formularz poświadczenia, a następnie czystą kartę.

Arkusze większe niż A4 segregowane są przy lewej górnej krawędzi arkusza i składane do standardowego formatu.

Jeżeli dysponujesz dokumentami, których tekst nie jest umieszczony wzdłuż, ale w poprzek arkusza (plany, wykresy, diagramy), powinieneś segregować dokument tak, aby tekst można było łatwo odczytać od prawej krawędzi arkusza.

Wszystkie karty obudowy, z wyjątkiem kart inwentarza wewnętrznego i wpisu certyfikacyjnego, numerowane są cyframi arabskimi z numeracją brutto w prawym górnym rogu, bez dotykania tekstu dokumentu, czarnym grafitowym ołówkiem. W przypadku pomyłki lub zmiany numeru arkusza poprzedni numer zostaje przekreślony cienką ukośną linią i obok niego umieszczony zostaje nowy numer. Arkusze inwentarza wewnętrznego numerowane są odrębnie cyframi rzymskimi. Ich liczba nie jest podana na stronie głównej sprawy i jest odzwierciedlona jedynie w zaświadczeniu. Karty spraw składające się z kilku tomów numerowane są w każdym tomie odrębnie. Złożony arkusz jest rozłożony i ponumerowany w prawym górnym rogu. Arkusz, na którym znajdują się ściśle sklejone dokumenty (wycinki, fotografie) numerowany jest jako jeden arkusz. Arkusze z uchwałami numerowane są jako osobne arkusze.

Zabrania się archiwizowania dokumentów powstałych metodą druku lub powielania poprzez zmniejszenie i umieszczenie dwóch arkuszy na standardowej kartce formatu A4. Takie arkusze są cięte i numerowane jako dwa arkusze.

Napis certyfikacyjny wskazuje cyfrowo i słownie liczbę ponumerowanych kartek sprawy, liczbę kartek inwentarza wewnętrznego.

Przewidziano następujące cechy numeracji dokumentów sprawy:

Numery liter lub brakujących arkuszy;

Dostępność certyfikatów zastępczych;

Numery kartek z wklejonymi fotografiami, dokumentami, wycinkami z gazet;

Numery kopert z załącznikami i ilość kartek w nich zawartych;

Ilość sklejonych arkuszy.

Zaświadczenie podpisuje jego wydawca, wskazując zapis podpisu, stanowisko i datę sporządzenia.

Zamykając sprawę, w inwentarzu wewnętrznym sporządza się ostateczny zapis, który wskazuje cyfrowo i słownie liczbę zawartych w niej dokumentów oraz liczbę kart sprawy.

Rejestracja okładki sprawy obejmuje wypełnienie następujących danych:

Nazwa organu kierującego, wydziału Służby Granicznej Państwowej i jego bezpośredniego podporządkowania;

Nazwa jednostki strukturalnej;

Numer sprawy (tom);

Tytuł sprawy;

Data sprawy (data rozpoczęcia i zakończenia sprawy);

Liczba arkuszy w aktach;

Artykuł wykazu określający okresy przechowywania dokumentów;

kod archiwalny sprawy.

Ogólne przepisy dotyczące postępowania z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu w federalnych organach wykonawczych zostały zatwierdzone dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 listopada 1994 r. nr 1233.

Przepisy określają ogólny tryb postępowania z dokumentami i innymi nośnikami materialnymi (zwanymi dalej dokumentami) zawierającymi informacje urzędowe o ograniczonym rozpowszechnianiu w federalnych organach wykonawczych, a także w podległych im przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach (zwanych dalej organizacjami) .

Przepisy nie mają zastosowania do trybu postępowania z dokumentami zawierającymi informacje stanowiące tajemnicę państwową.

Do informacji urzędowych o ograniczonej dystrybucji zalicza się informacje jawne, dotyczące działalności organizacji, których ograniczenia w rozpowszechnianiu podyktowane są potrzebami służbowymi.

Następujące informacje nie mogą być klasyfikowane jako zastrzeżone informacje zastrzeżone:

Akty ustawodawcze określające status prawny organów rządowych, organizacji, stowarzyszeń społecznych, a także prawa, wolności i obowiązki obywateli, tryb ich wykonywania;

Informacje o sytuacjach awaryjnych, niebezpiecznych zjawiskach i procesach naturalnych, środowiskowych, hydrometeorologicznych, hydrogeologicznych, demograficznych, sanitarno-epidemiologicznych i inne informacje niezbędne do zapewnienia bezpiecznego istnienia obszarów zaludnionych, obywateli i ludności jako całości, a także obiektów produkcyjnych;

Opis struktury władzy wykonawczej, jej funkcji, kierunków i form działania oraz jej adresu;

Tryb rozpatrywania i rozpatrywania wniosków oraz odwołań obywateli i osób prawnych;

Decyzje w sprawie wniosków i odwołań obywateli i osób prawnych rozpatrywane w przewidziany sposób;

Informacje o wykonaniu budżetu i wykorzystaniu pozostałych środków państwa, o stanie gospodarki i potrzebach ludności;

Dokumenty zgromadzone w otwartych zbiorach bibliotek i archiwów, systemach informatycznych organizacji, niezbędne do realizacji praw, wolności i obowiązków obywateli.

Dokumenty (jeśli to konieczne i dotyczące ich projektów) zawierające informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji są oznaczone jako „Do użytku oficjalnego”. Szef federalnego organu wykonawczego w granicach swoich kompetencji ustala:

Procedura przekazywania zastrzeżonych informacji urzędowych innym organom i organizacjom;

Procedura usuwania znaku „Do użytku służbowego” z mediów o ograniczonej dystrybucji;

Organizacja ochrony informacji zastrzeżonych o ograniczonej dystrybucji.

Urzędnicy, którzy podjęli decyzję o zakwalifikowaniu informacji urzędowej do rozpowszechniania zastrzeżonego, ponoszą osobistą odpowiedzialność za ważność podjętej decyzji i przestrzeganie ograniczeń przewidzianych w ust. 3 niniejszego Regulaminu.

Oficjalne informacje o ograniczonej dystrybucji bez zgody odpowiedniego urzędnika nie podlegają ujawnieniu (rozpowszechnianiu).

Za ujawnienie zastrzeżonych informacji urzędowych, a także naruszenie procedury postępowania z dokumentami zawierającymi takie informacje, urzędnik służby cywilnej (pracownik organizacji) może ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną lub inną przewidzianą przez prawo.

W przypadku likwidacji federalnego organu wykonawczego (organizacji) decyzję o dalszym wykorzystaniu zastrzeżonych informacji urzędowych podejmuje komisja likwidacyjna.

Procedura informowania podmiotów infrastruktury transportowej i przewoźników o zagrożeniach i aktach nielegalnej ingerencji w obiekty infrastruktury transportowej i pojazdy została opracowana zgodnie z ustawą federalną z dnia 9 lutego 2007 r. N 16-FZ „O bezpieczeństwie transportu” oraz rozporządzeniami Ministra Transportu Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 lipca 2004 r. N 395.

Podmioty infrastruktury transportowej i przewoźnicy są zobowiązani do niezwłocznego przekazywania informacji o zagrożeniach popełnienia i o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach właściwym organom w zakresie bezpieczeństwa transportu, Federalnej Służbie Nadzoru Transportu i jej organom terytorialnym, organom Federalnej Służby Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej, spraw wewnętrznych władz Federacji Rosyjskiej lub ich uprawnionych działów strukturalnych za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, faksowej lub telefonicznej na adresy (numery telefonów) wskazane na oficjalnych stronach internetowych Federalnej Służby Nadzoru Transportu oraz jego organy terytorialne.

Informowanie o zagrożeniach i aktach nielegalnej ingerencji w obiekty infrastruktury transportowej i pojazdy przez podmioty infrastruktury transportowej i przewoźników za pomocą dostępnych środków komunikacji następuje w miejscu faktycznego położenia pojazdu, miejscu rejestracji oraz rzeczywistym położeniu pojazdu.

Podmioty infrastruktury transportowej i przewoźnicy, informując o zagrożeniach popełnienia i popełnieniu ANV w obiektach infrastruktury transportowej i pojazdach organów administracji publicznej, korzystają z komunikacji telefonicznej i radiowej, w przypadku ich braku korzystają ze środków komunikacji elektronicznej i/lub faksowej.

Podmioty infrastruktury transportowej oraz przewoźnicy przekazują informacje o zagrożeniu popełnienia oraz popełnianiu ANV na OTI i pojazdach w odniesieniu do poszczególnych rodzajów transportu.

W przypadku braku pełnej informacji o groźbach popełnienia i o popełnieniu ANV na OTI i zgłaszanych pojazdach, podmioty infrastruktury transportowej i przewoźnicy niezwłocznie przekazują organom administracji publicznej informację, o której mowa w ust. 2 niniejszej Procedury, oraz uzupełniają ją o dane staje się dostępny.

Po otrzymaniu anonimowej informacji o groźbach popełnienia oraz o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach podmioty infrastruktury transportowej i przewoźnicy przekazują organom administracji publicznej informację, o której mowa w ust. 3 niniejszej Procedury.

Przesyłając informacje o groźbach popełnienia i o popełnieniu ANV w zakresie OTI i pojazdów organom rządowym, za pośrednictwem komunikacji telefonicznej lub radiowej, należy przede wszystkim podać nazwisko, imię i patronimię osoby przekazującej wiadomość o groźbach popełnienia oraz o ANV na OTI i zajmowanym przez niego pojeździe nazywa się stanowiskiem w OTI (TS), w podmiocie infrastruktury transportowej lub przewoźniku, ich nazwą.

Osoba, która przekazała wiadomość, zapisuje nazwiska, imiona, patronimiki, stanowiska zajmowane przez osoby w organach państwowych, które otrzymały wiadomość o groźbie popełnienia oraz o ANV w OTI i TS, wskazuje datę i godzinę jej przekazania oraz potwierdza to swoim podpisem.

Przesyłając informacje o groźbach popełnienia i o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach za pośrednictwem komunikacji elektronicznej w formie elektronicznej, informacja jest podpisana elektronicznym podpisem cyfrowym osoby, która wypełniła odpowiedni załącznik do niniejszej Procedury (jeśli istnieje).

Przesyłając faksem informację o groźbie popełnienia oraz o popełnieniu ANV na OTI i TS, osoba, która wypełniła odpowiedni załącznik do niniejszej Procedury w formie papierowej, poświadcza to swoim podpisem.

Wypełniając odpowiedni wniosek na papierze pismem odręcznym, wpisu dokonuje się w języku rosyjskim czytelnym pismem ręcznym lub drukowanymi literami niebieskim lub czarnym atramentem. Zabrania się plam, wymazań i poprawek.

Podmioty infrastruktury transportowej i przewoźnicy rejestrują fakt przekazania, datę i godzinę przekazania informacji o zagrożeniach popełnienia oraz o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach do organów rządowych określonych w ust. 2 niniejszej Procedury, za pośrednictwem komunikacji elektronicznej i faksowej zgodnie z ich oprogramowaniem i sprzętem.

Przekazując informacje o groźbach popełnienia i o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach do organów rządowych określonych w ust. 2 niniejszej Procedury, za pośrednictwem komunikacji telefonicznej i radiowej, osoba, która przekazała informację, odnotowuje fakt jej przekazania, datę i czasu poprzez dźwięk i/lub wideo.

Okres przechowywania dla nośników informacji o zagrożeniach popełnienia i o popełnieniu ANV na OTI i pojazdach, potwierdzających fakt przekazania informacji, datę i godzinę, a także wypełniony odpowiedni załącznik(i) do niniejszej Procedury wynosi co najmniej jeden miesiąc.

Przekazywana informacja o zagrożeniu popełnieniem i popełnieniu aktu nielegalnej ingerencji w działalność obiektu infrastruktury transportu kolejowego obejmuje następujące dane:

1. Data przekazania informacji: Data Miesiąc Rok.

3. Miejsce otrzymania informacji o zagrożeniu popełnienia/popełnienia ANV (przedmiot Federacji Rosyjskiej, indeks, terytorium, region, miasto, dzielnica, ulica, dom).

4. Data otrzymania informacji: Dzień Miesiąc Rok.

5. Czas otrzymania informacji: Godziny Minuty czasu lokalnego UTC Moskwa.

8. Imię i nazwisko właściciela lub najemcy OTI.

9. Adres lokalizacji OTI (podmiot Federacji Rosyjskiej, indeks, region, region, miasto, dzielnica, ulica, dom).

10. Liczba pasażerów, użytkowników, gości w OTI (jeśli występują).

11. Liczba pracowników OTI.

12. Liczba pojazdów w OTI.

13. Typ, model pojazdu w OTI.

14. Rodzaj, ilość ładunku/bagażu, stany magazynowe w OTI:

15. Liczba pojazdów według rodzaju w OTI: lokomotywa. Samochody osobowe, towarowe, urządzenia torowe (inne).

16. Inne dane.

Informacje, które należy przekazać po otrzymaniu anonimowej informacji o zagrożeniu popełnieniem ANV w działalności OTI transportu kolejowego:

1.Data przekazania informacji: Dzień Miesiąc Rok.

2. Czas podawania informacji: Godziny Minuty czasu lokalnego UTC Moskwa.

3. Kto otrzymał informację: Nazwisko Imię Patronimic

4. Numer telefonu (adres e-mail), przynależność, lokalizacja

środek komunikacji, na który otrzymano informację: numer telefonu, adres e-mail, afiliacja, lokalizacja środka komunikacji).

5. Skąd pochodzą informacje: numer telefonu, adres e-mail itp.

7. Dostępność fonogramu (tekstu).

8. Podczas odbierania informacji głosowych:

8.3. Mowa: szybka, wolna, wyraźna, zniekształcona, jąkana, niewyraźna itp.

8.4. Akcent (wymowa): nieobecny, obcy, dialekt.

8,5. Sposób prezentacji: spokojny, zirytowany, rozsądny, lekkomyślny, zabawny, niekonsekwentny, przemyślany, emocjonalny, poważny itp.

8.6. Styl języka: wyrafinowany, dobry, przeciętny itp.

8.7. Charakter hałasu w tle: ruch uliczny, sprzęt biurowy w biurze, hałas fabryczny, transport, muzyka, zwierzęta, głosy, hałas mieszany, hałas budowlany itp.

Wniosek

Przed człowiekiem i społeczeństwem w XXI wieku. Coraz wyraźniej wyłania się nowy cel – bezpieczeństwo globalne. Osiągnięcie tego celu wymaga zmiany światopoglądu, systemu wartości, kultury indywidualnej i społecznej człowieka. Potrzebne są nowe postulaty zachowania cywilizacji, zapewnienia jej zrównoważonego rozwoju i zasadniczo nowe podejścia do osiągnięcia kompleksowego bezpieczeństwa. Jednocześnie bardzo ważne jest, aby nie było dominujących problemów w zapewnieniu bezpieczeństwa, gdyż ich spójne rozwiązanie nie może prowadzić do sukcesu. Problemy bezpieczeństwa można rozwiązać tylko kompleksowo.

Po przestudiowaniu materiałów z wykładu „ Wsparcie informacyjne w zakresie bezpieczeństwa transportu", sprawdź swoją wiedzę, odpowiadając na pytania i wykonując określone zadania do samodzielnej pracy pozalekcyjnej:

Notować: definicje, pojęcia, skróty i terminy.

Bądź gotów: odpowiedzieć ustnie i pisemnie na następujące pytania:

1. Zdefiniować pojęcia „wsparcie informacyjne”, „bezpieczeństwo informacji” i „system informacyjny”.
2. Wymień informacje i dokumenty, które nie są sklasyfikowane jako informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji.
3. Wymień główne zadania zapewnienia bezpieczeństwa informacji.
4. Wymień główne działania zapewniające bezpieczeństwo informacji.
5. Wymienić elementy wsparcia informacyjnego pracy właściwych organów w zakresie bezpieczeństwa transportu.
6. Podaj cel i strukturę Jednolitego Systemu Informacji Państwowej.
7. Wyjaśnij procedurę informowania o ANV.
8. Wymień informacje, które należy zapisać w przypadku otrzymania informacji o ANV.
9. Nazwij elementy wsparcia informacyjnego.
10. Nazwij obiekty automatyzacji Jednolitego Systemu Informacji Państwowej OTB.

rozmiar czcionki

ROZPORZĄDZENIE Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 03-11-94 1233 W SPRAWIE ZATWIERDZENIA REGULAMINU W SPRAWIE POSTĘPOWANIA Z INFORMACJAMI OFICJALNYMI... Obowiązuje w 2018 roku

2. Tryb postępowania z dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu

2.1. O konieczności oznaczenia „Do użytku służbowego” na dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu decyduje wykonawca i osoba urzędowa podpisująca lub zatwierdzająca dokument. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

2.3. Dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego”:

wydrukowane w biurze maszynowym. Na odwrocie ostatniej kartki każdego egzemplarza dokumentu maszynistka ma obowiązek wskazać liczbę wydrukowanych dokumentów, nazwisko wykonawcy, jego nazwisko oraz datę wydrukowania dokumentu. Wydrukowane i podpisane dokumenty wraz ze szkicami i wersjami przekazywane są do rejestracji pracownikowi odpowiedzialnemu za ich ewidencjonowanie. Wersje robocze i wersje są przez tego pracownika niszczone, z faktem zniszczenia odnotowanym w formularzach księgowych; są co do zasady uwzględniane oddzielnie od dokumentacji jawnej.

Jeżeli objętość takich dokumentów jest niewielka, dopuszcza się prowadzenie ich ewidencji łącznie z innymi dokumentami jawnymi. Do indeksu rejestracyjnego dokumentu dodaje się znak „DSP”;

przekazywany pracownikom działu za podpisem;

Wysyłane do osób trzecich przesyłką kurierską, listem poleconym lub listem wartościowym;

Powielanie (replikowanie) możliwe jest wyłącznie za pisemną zgodą odpowiedniego reżysera. Księgowanie zduplikowanych dokumentów odbywa się pojedynczo;

przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafach (skrzyniach, pomieszczeniach magazynowych).

2.4. W przypadku konieczności przesłania dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego” na kilka adresów tworzony jest indeks pocztowy, w którym liczba kopii wysyłanych dokumentów jest wskazywana według adresu. Indeks podziału podpisuje wykonawca i kierownik jednostki strukturalnej, która przygotowała dokument.

2.5. Sporządzone dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego” grupuje się w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw niesklasyfikowanych prac biurowych. Jednocześnie na okładce teczki, w której umieszczane są takie dokumenty, znajduje się również oznaczenie „Do użytku służbowego”.

2.6. Niszczenie akt i dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego”, które utraciły znaczenie praktyczne i nie mają wartości historycznej, następuje zgodnie z ustawą. Odnotowanie tego następuje w formularzach księgowych z powołaniem się na odpowiednią ustawę.

2.7. Przekazywanie dokumentów i plików oznaczonych jako „Do użytku służbowego” od jednego pracownika do drugiego odbywa się za zgodą odpowiedniego przełożonego.

2.8. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za ewidencję dokumentów oznaczonych jako „Do użytku służbowego” sporządzany jest protokół przyjęcia tych dokumentów, który zatwierdza odpowiedni kierownik.

2.9. Sprawdzenie dostępności dokumentów, akt i publikacji z oznaczeniem „Do użytku służbowego” przeprowadzane jest co najmniej raz w roku przez komisje powołane zarządzeniem kierownika. W skład takich prowizji muszą wchodzić pracownicy odpowiedzialni za ewidencjonowanie i przechowywanie tych materiałów.

W bibliotekach i archiwach, w których zgromadzona jest duża liczba publikacji, akt i innych materiałów oznaczonych jako „Do użytku służbowego”, dostępność można sprawdzić przynajmniej raz na pięć lat.

Wyniki kontroli dokumentowane są w dokumencie.

2.10. O utracie dokumentów, akt i publikacji zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu powiadamia się kierownika organizacji i powołuje się komisję do zbadania okoliczności utraty lub ujawnienia. Wyniki dochodzenia przekazywane są kierownikowi, który powołał komisję.

W przypadku utraconych dokumentów, akt i publikacji oznaczonych jako „Do użytku służbowego” sporządza się akt, na podstawie którego dokonuje się odpowiednich adnotacji w formularzach księgowych. Akty o utraconych aktach trwałego przechowywania po ich zatwierdzeniu przekazywane są do archiwum w celu włączenia do akt funduszu.

2.11. Przy usuwaniu oznaczenia „Do użytku służbowego” na dokumentach, aktach lub publikacjach, a także w formularzach księgowych, dokonuje się odpowiednich oznaczeń i informuje się wszystkich odbiorców, do których te dokumenty (publikacje) zostały przesłane.

2.1. O konieczności oznaczenia „Do użytku służbowego” na dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu decyduje wykonawca oraz osoba podpisująca lub zatwierdzająca dokument. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

2.2. Przyjmowanie i księgowanie (rejestracja) dokumentów zawierających informacje urzędowe o ograniczonej dystrybucji przeprowadzane są z reguły przez jednostki strukturalne, którym powierzono przyjmowanie i rejestrowanie dokumentacji jawnej.

2.3. Dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego”:

wydrukowane w biurze maszynowym. Na odwrocie ostatniej kartki każdego egzemplarza dokumentu maszynistka ma obowiązek wskazać liczbę wydrukowanych egzemplarzy, nazwisko wykonawcy, jego nazwisko oraz datę wydrukowania dokumentu. Wydrukowane i podpisane dokumenty wraz ze szkicami i wersjami przekazywane są do rejestracji pracownikowi odpowiedzialnemu za ich ewidencjonowanie. Wersje robocze i wersje są przez tego pracownika niszczone, z faktem zniszczenia odnotowanym w formularzach księgowych;

są co do zasady uwzględniane oddzielnie od dokumentacji jawnej. Jeżeli objętość takich dokumentów jest niewielka, dopuszcza się prowadzenie ich ewidencji łącznie z innymi dokumentami jawnymi. Do indeksu rejestracyjnego dokumentu dodaje się znak „DSP”;

przekazywany pracownikom działu za podpisem;

są wysyłane do organizacji zewnętrznych przesyłką kurierską, listem poleconym lub listem wartościowym;

są powielane (replikowane) wyłącznie za pisemną zgodą odpowiedniego menadżera.

Księgowanie zduplikowanych dokumentów odbywa się pojedynczo;

przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafach (skrzyniach, pomieszczeniach magazynowych).

2.5. Sporządzone dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego” grupuje się w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw niesklasyfikowanych prac biurowych. Jednocześnie na okładce teczki, w której umieszczane są takie dokumenty, znajduje się również oznaczenie „Do użytku służbowego”.

2.6. Niszczenie akt i dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego”, które utraciły znaczenie praktyczne i nie mają wartości historycznej, następuje zgodnie z ustawą. Odnotowanie tego następuje w formularzach księgowych z powołaniem się na odpowiednią ustawę.

2.7. Przekazywanie dokumentów i plików oznaczonych jako „Do użytku służbowego” od jednego pracownika do drugiego odbywa się za zgodą odpowiedniego przełożonego.

W bibliotekach i archiwach, w których zgromadzona jest duża liczba publikacji, akt i innych materiałów oznaczonych jako „Do użytku służbowego”, dostępność można sprawdzić przynajmniej raz na pięć lat.

10.5 Pojęcie „danych osobowych”. Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych obywateli Federacji Rosyjskiej zgodnie z wymogami Ustawy Federalnej Federacji Rosyjskiej nr 152-FZ z 2006 r. „O danych osobowych”: zakres ustawy, zapewnienie poufności danych osobowych, szczególne kategorie danych osobowych, cechy przetwarzania danych osobowych w państwowych i gminnych systemach informacji osobowej, prawa podmiotów i obowiązki operatorów danych osobowych.Struktura federalnych organów wykonawczych zajmujących się organizacją ochrony danych osobowych w Federacji Rosyjskiej: FSTEC Federacji Rosyjskiej, FSB Rosji, Roskomnadzor Federacji Rosyjskiej i funkcje, jakie pełnią.

1) dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej zidentyfikowanej lub ustalonej na podstawie tych informacji (przedmiotu danych osobowych), w tym jej nazwisko, imię, patronimikę, rok, miesiąc, datę i miejsce urodzenia, adres, rodzinę , społeczne, stan majątkowy, wykształcenie, zawód, dochody, inne informacje;

Artykuł 1.Zakres niniejszej ustawy federalnej

2. Niniejsza ustawa federalna nie ma zastosowania do stosunków powstałych, gdy:

1) przetwarzanie danych osobowych przez osoby fizyczne wyłącznie dla potrzeb osobistych i rodzinnych, chyba że naruszają prawa podmiotów danych osobowych;

2) organizowanie przechowywania, pozyskiwania, utrwalania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych zawierających dane osobowe;

3) przetwarzanie informacji o osobach podlegających wpisowi do jednolitego państwowego rejestru przedsiębiorców indywidualnych, jeżeli takie przetwarzanie odbywa się zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej w związku z działalnością osoby fizycznej jako indywidualnego przedsiębiorcy;

4) przetwarzanie danych osobowych niejawnych zgodnie z ustaloną procedurą jako informacja stanowiąca tajemnicę państwową.

Artykuł 7.Poufność danych osobowych

1. Operatorzy oraz osoby trzecie uzyskujące dostęp do danych osobowych mają obowiązek zapewnić poufność tych danych, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w części 2 niniejszego artykułu.

2. Zapewnienie poufności danych osobowych nie jest wymagane:

1) w przypadku depersonalizacji danych osobowych;

2) w odniesieniu do publicznie dostępnych danych osobowych.

Artykuł 10.Szczególne kategorie danych osobowych

1. Niedozwolone jest przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych dotyczących rasy, narodowości, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, stanu zdrowia, życia intymnego, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ust. 2 niniejszego artykułu.

2. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, jest dozwolone w przypadkach, gdy:

1) podmiot danych osobowych wyraził pisemną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych;

2) dane osobowe są publicznie dostępne;

3) dane osobowe dotyczą stanu zdrowia podmiotu danych osobowych i ich przetwarzanie jest niezbędne do ochrony jego życia, zdrowia lub innych żywotnych interesów albo życia, zdrowia lub innych żywotnych interesów innych osób oraz uzyskania zgody podmiotu danych osobowych jest niemożliwe;

4) przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celach leczniczych i profilaktycznych, w celu postawienia diagnozy lekarskiej, udzielenia świadczeń medycznych, medycznych i socjalnych z zachowaniem tajemnicy lekarskiej;

5) przetwarzanie danych osobowych członków (uczestników) stowarzyszenia publicznego lub organizacji religijnej następuje dla osiągnięcia prawnie uzasadnionych celów przewidzianych w ich dokumentach założycielskich, pod warunkiem że dane osobowe nie będą rozpowszechniane bez pisemnej zgody podmiotów dane osobowe;

6) przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości;

7) przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej w zakresie bezpieczeństwa, operacyjnych działań dochodzeniowych, a także zgodnie z ustawodawstwem karnym wykonawczym Federacji Rosyjskiej.

4. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w przypadkach przewidzianych w ust. 2 i 3 niniejszego artykułu należy natychmiast przerwać, jeżeli ustaną przyczyny, dla których dokonano przetwarzania.

Artykuł 13.Cechy przetwarzania danych osobowych w państwowych lub gminnych systemach informatycznych danych osobowych

2. Ustawy federalne mogą ustanawiać funkcje rejestrowania danych osobowych w stanowych i gminnych systemach informacji o danych osobowych;

3. Nie można ograniczać praw i wolności osoby na skutek wykorzystania jej danych osobowych.

4. Można utworzyć państwo. rejestr ludności w celu zapewnienia realizacji praw podmiotów danych osobowych;

O konieczności oznaczenia „Do użytku służbowego” na dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu decyduje wykonawca oraz osoba podpisująca lub zatwierdzająca dokument. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

Przyjmowanie i księgowanie (rejestracja) dokumentów zawierających informacje urzędowe o ograniczonej dystrybucji przeprowadzane są z reguły przez jednostki strukturalne, którym powierzono przyjmowanie i rejestrowanie dokumentacji jawnej.

Dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego”:

Są drukowane w biurze maszynowym. Na odwrocie ostatniej kartki każdego egzemplarza dokumentu maszynistka ma obowiązek wskazać liczbę wydrukowanych egzemplarzy, nazwisko wykonawcy, jego nazwisko oraz datę wydrukowania dokumentu. Wydrukowane i podpisane dokumenty wraz ze szkicami i wersjami przekazywane są do rejestracji pracownikowi odpowiedzialnemu za ich ewidencjonowanie. Wersje robocze i wersje są przez tego pracownika niszczone, z faktem zniszczenia odnotowanym w formularzach księgowych;

Z reguły są one brane pod uwagę oddzielnie od dokumentacji jawnej. Jeżeli objętość takich dokumentów jest niewielka, dopuszcza się prowadzenie ich ewidencji łącznie z innymi dokumentami jawnymi. Do indeksu rejestracyjnego dokumentu dodaje się znak „DSP”;

Przekazany pracownikom działu za podpisem;

Wysyłane do osób trzecich przesyłką kurierską, listem poleconym lub listem wartościowym;

Powielanie (replikowanie) możliwe jest wyłącznie za pisemną zgodą odpowiedniego reżysera. Księgowanie zduplikowanych dokumentów odbywa się pojedynczo;

Przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafach (pudłach, pomieszczeniach magazynowych).

W przypadku konieczności przesłania dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego” na kilka adresów tworzony jest indeks pocztowy, w którym liczba kopii wysyłanych dokumentów jest wskazywana według adresu. Indeks podziału podpisuje wykonawca i kierownik jednostki strukturalnej, która przygotowała dokument.

Wykonane dokumenty oznaczone „DSP” grupuje się w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw niesklasyfikowanych prac biurowych. Jednocześnie na okładce etui, w którym umieszczane są takie dokumenty, również znajduje się oznaczenie „DSP”.

Niszczenie akt i dokumentów oznaczonych „DSP”, które utraciły znaczenie praktyczne i nie mają wartości historycznej, następuje zgodnie z ustawą. Odnotowanie tego następuje w formularzach księgowych z powołaniem się na odpowiednią ustawę.

Przenoszenie dokumentów i plików oznaczonych „DSP” od jednego pracownika do drugiego odbywa się za zgodą przełożonego.

W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za ewidencję dokumentów oznaczonych „DSP” sporządzany jest protokół odbioru tych dokumentów, który zatwierdza właściwy kierownik.

Sprawdzenie dostępności dokumentów, akt i publikacji z oznaczeniem „Do użytku służbowego” przeprowadzane jest co najmniej raz w roku przez komisje powołane zarządzeniem kierownika. W skład takich prowizji muszą wchodzić pracownicy odpowiedzialni za ewidencjonowanie i przechowywanie tych materiałów.

W bibliotekach i archiwach, w których zgromadzona jest duża liczba publikacji, akt i innych materiałów oznaczonych „DSP”, dostępność można sprawdzić przynajmniej raz na pięć lat. Wyniki kontroli dokumentowane są w dokumencie.

O utracie dokumentów, akt i publikacji zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu powiadamia się kierownika organizacji i powołuje się komisję do zbadania okoliczności utraty lub ujawnienia. Wyniki dochodzenia przekazywane są kierownikowi, który powołał komisję.

Na utracone dokumenty, akta i publikacje oznaczone „DSP” sporządza się akt, na podstawie którego dokonuje się odpowiednich adnotacji w formularzach księgowych. Akty o utraconych aktach trwałego przechowywania po ich zatwierdzeniu przekazywane są do archiwum w celu włączenia do akt funduszu.

W przypadku usunięcia oznaczenia „DSP” z dokumentów, akt lub publikacji, a także formularzy księgowych, dokonuje się odpowiednich oznaczeń i informuje się o tym wszystkich odbiorców, do których te dokumenty (publikacje) zostały przesłane.

Pracownicy za utratę dokumentu lub ujawnienie informacji zawartych w dokumentach zawierających informacje urzędowe o ograniczonym rozpowszechnianiu mogą ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną lub administracyjną (art. 13 ust. 12. „Naruszenie zasad ochrony informacji”, art. 13 ust. 14. „Ujawnienie informacji o ograniczonym dostępie ” Kodeksu Federacji Rosyjskiej o wykroczeniach administracyjnych z dnia 30 grudnia 2001 r. Nr 195-FZ) i odpowiedzialności karnej (art. 275. „Zdrada stanu” Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 maja 1996 r. Nr 63- FZ).