Procedura sporządzania spisu akt osobowych pracownika. Spis wewnętrzny akt sprawy Przykład wypełnienia spisu wewnętrznego akt osobowych

Rejestracja, prowadzenie, przechowywanie akt osobowych pracowników przedsiębiorstw i organizacji powinno odbywać się w ściśle określony sposób. Akta osobowe z reguły zawierają więcej niż jeden ważny dokument - w niektórych przypadkach ich lista może sięgać nawet dwudziestu. Dla ustalenia liczby dokumentów i ich nazw w aktach osobowych pracowników prowadzony jest „inwentarz dokumentów akt osobowych”.

AKTA

Do czego służy opis?

Ten prosty papier pozwala natychmiast naprawić wszystkie dokumenty, które pracownik dostarczył podczas zatrudnienia. W przyszłości rejestruje również wszystkie nowo otrzymane dokumenty w aktach osobowych, fakty zajęcia dokumentów na wszelkie potrzeby i ich zwrotu.

Wina za utratę lub uszkodzenie dokumentów znajdujących się w inwentarzu zostaje zrzucona na barki pracownika odpowiedzialnego za przechowywanie akt osobowych, co jest przesłanką do bardzo starannego podejścia do sporządzenia inwentarza, zważywszy, że w praktyce zdarzały się precedensy wchodzenia na drogę sądową w sprawie utraconych przez firmę dokumentów.

Jakie sprawy osobiste powinny być inwentarzem

Prawo nie wymaga obowiązkowego posiadania wewnętrznego spisu dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracowników. Są jednak przypadki, do których należy dołączyć spis inwentarza (co znajduje odzwierciedlenie w odpowiednich aktach prawnych). Obejmują one

• te foldery, które są przenoszone do archiwum przedsiębiorstwa w celu stałego lub długoterminowego przechowywania (ponad 10 lat),
• a także te, które mają prosty nagłówek „akta osobowe” (to znaczy nie jest z nich jasne, jakie dokumenty iw jakiej ilości zawierają).

Kto powinien sporządzić dokument

Prowadzenie akt osobowych leży w kompetencjach specjalistów ds. personalnych, dlatego też sporządzenie inwentarza przechowywanych w nich dokumentów należy również do ich prerogatyw. Ale w niektórych przypadkach (na przykład w małych przedsiębiorstwach) spis może sporządzić sekretarz lub szef firmy - najważniejsze jest to, aby pracownik miał wystarczający poziom kwalifikacji, aby wypełnić dokument w prawidłowej kolejności iw pełnej formie. Jest to szczególnie aktualne teraz, gdy zniesiona została wcześniej zatwierdzona procedura prowadzenia akt osobowych, a pracownicy przedsiębiorstw powinni polegać wyłącznie na swoim doświadczeniu i ogólnie przyjętej praktyce w tym procesie.

Jak sporządzić wewnętrzny spis dokumentów akt osobowych

Do tej pory nie ma jednej, ujednoliconej, obowiązkowej próbki tego dokumentu. Dlatego firmy mogą skorzystać z jednej z dwóch opcji:

1. każdorazowo w razie potrzeby sporządzić go w dowolnej formie (co jest niewygodne przy dużej liczbie spraw osobistych),
2. skorzystaj z szablonu opracowanego i zatwierdzonego w organizacji (musi być zarejestrowany w polityce rachunkowości firmy).

Dokument musi zawierać szereg informacji:

• Nazwa firmy,
• stanowisko i imię i nazwisko pracownika, którego dokumenty są opisane,
• wykaz opisanych dokumentów,
• pełny wykaz dokumentów znajdujących się w aktach osobowych (oraz ich odpisy).

Inwentaryzacji podlegają nie tylko zeszyty ćwiczeń, dokumenty potwierdzające wykształcenie i zaświadczenia o odbytym szkoleniu, ale także listy odznaczeń, odpisy zarządzeń i instrukcji dotyczących pracownika, wykazy prac naukowych, informacje o stopniach naukowych itp.

Główne informacje najlepiej wprowadzić do dokumentu w formie tabeli.

Należy również zauważyć, że w miarę rozszerzania się akt osobowych, do inwentarza należy również odnotowywać wszystkie nowe dokumenty do niego wchodzące, a także te, które są z niego wycofywane lub odwrotnie do niego zwracane (wskazując osoby i przyczyny, dla których potrzebowały ).

Jak sporządzić spis dokumentów osobistych

Dokument można sporządzić ręcznie (przy użyciu linijki, ołówka i długopisu) lub wydrukować na komputerze (najwygodniej, ponieważ można wydrukować wymaganą liczbę kopii jednocześnie). Można go wypełnić na pustym arkuszu formatu A4 lub na papierze firmowym przedsiębiorstwa (nie odgrywa roli). Zwykle dla każdej sprawy sporządzany jest jeden odpis dokumentu, ale jeśli pracownik poprosi o wydanie odpisu, przedstawiciel pracodawcy nie ma prawa mu odmówić.

Inwentarz może składać się z jednego lub kilku arkuszy (z dużą liczbą dokumentów). Jeśli zawiera wiele stron, należy je ponumerować.

Podczas wypełniania dokumentu należy unikać nieścisłości i błędów, a tym bardziej celowego wprowadzania do niego nieprawdziwych lub fałszywych informacji - w przypadku stwierdzenia takich faktów może to prowadzić do ukarania dyscyplinarnego odpowiedzialnego pracownika.

Dokument można przechowywać na różne sposoby, np. przykleić na odwrocie strony tytułowej teczki akt osobowych lub po prostu włożyć do teczki (jeśli inwentarz ma wiele kartek).

Przykładowe zestawienie spisu dokumentów akt osobowych

W tytule wskazano nazwę inwentarza oraz dane pracownika, którego dokumenty akt osobowych są opisane. Zawiera również nazwę firmy zatrudniającej.

• numer dokumentu w zamówieniu,
• następnie jego indeks (lub numer zgodnie z wewnętrznym przepływem pracy przedsiębiorstwa),
• datę sporządzenia i podpisania,
• tytuł, tj. nazwa dokumentu (tutaj pisany jest oryginał lub kopia),
• numery arkuszy,
• notatki, które zwykle wskazują status dokumentu, daty i przyczyny jego cofnięcia i zwrotu itp. Informacja.

Pod tabelą liczba dokumentów w aktach osobowych jest wskazana słownie.

Podsumowując, inwentarz poświadczony jest własnoręcznym podpisem pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie i przechowywanie akt osobowych (ze wskazaniem jego stanowiska i rozszyfrowaniem autografu).

Co zrobić z inwentarzem po zwolnieniu pracownika

Po opuszczeniu przez pracownika zakładu pracy prowadzenie jego akt osobowych zostaje zakończone. Zabrania się mu go dawać, więc zostaje przekazany do archiwum przedsiębiorstwa. W inwentarzu, po dokonaniu ostatniego wpisu, wszystkie pozostałe puste wiersze są przekreślone, aby nikt nie pokusił się o wpisanie tam jakichkolwiek dodatkowych informacji. Następnie dokument jako część całej teczki osobowej trafia do archiwum w celu przechowania.

Inwentarz w aktach osobowych pracownika jest formularzem wskazującym wykaz dokumentów przedłożonych przez samego pracownika, a także informacje zebrane o pracowniku przez pracodawcę.

Akta osobowe (teczka) pracownika zawierają zbiór wszystkich zebranych informacji o pracowniku, wraz z potwierdzeniem przedłożonych przez pracownika odpisów dokumentów, ponadto akta osobowe zawierają pełne informacje o pracowniku i jego osobach bliskich, a także informacje o aktywności zawodowej (słownie: poufny Informacja).

W celu prawidłowego prowadzenia dokumentacji w dziale personalnym wszystkie dokumenty akt osobowych jednego pracownika w teczce osobowej (teczki) pracownika są spięte w porządku chronologicznym. Wykaz dokumentów (papierów) składających się na akta osobowe pracownika nie jest w żaden sposób uregulowany. Tylko w instytucjach państwowych wykaz dokumentów akt osobowych określają odpowiednie regulacyjne akty prawne. Spółki prawa handlowego, w tym te, w których pracodawca jest indywidualnym przedsiębiorcą, mają prawo ustalania i ustalania regulaminu treści akt osobowych wewnątrz spółki. Lista takich dokumentów zależy bezpośrednio od specjalizacji pracy pracownika, kategorii kwalifikacji pracownika itp.

Skład akt osobowych:

• Dokument tożsamości (paszport wewnętrzny, paszport cudzoziemca, zezwolenie na pobyt, zezwolenie na pobyt czasowy i inne dokumenty) wszystkie te dokumenty osobiście są w kopii;
• Kopie TIN, SNILS;
• Kopie dokumentów edukacyjnych;
• Kopie zaświadczeń o ukończeniu zaawansowanych kursów szkoleniowych;
• Kopia legitymacji wojskowej dla osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej;
• Kopie dokumentów dotyczących składu rodziny (akty urodzenia dzieci, akt małżeństwa, akt rozwodu itp.);
• Oryginalne podanie o zatrudnienie;
• Kopia zarządzenia dotyczącego personelu;
• Kopia umowy o pracę;
• Dokumenty wewnętrzne podczas wykonywania czynności pracowniczych w tej firmie (nakazy motywacyjne, nakazy dyscyplinarne, nakazy (nakazy) na zaawansowane szkolenie, nakazy zapewnienia podstawowego / dodatkowego urlopu itp.);
• Inne dodatkowe dokumenty (wyniki badań lekarskich, dopuszczenie do pracy w niebezpiecznych miejscach, dokumenty uprawniające do korzystania z niektórych świadczeń itp.)
• Po zwolnieniu dokumenty są składane w aktach osobowych (nakaz zwolnienia (redukcji), oświadczenie, jeżeli zwolnienie nastąpiło z powodu zaniedbania obowiązków, wówczas odpowiednio składane są dokumenty dotyczące oficjalnego dochodzenia itp.).

Ważne jest, aby wiedzieć! Zeszyt ćwiczeń nie jest przechowywany z innymi dokumentami, a zatem nie jest umieszczany w teczce akt osobowych, ponieważ przepisy prawa pracy określają normy i zasady przechowywania zeszytu ćwiczeń.

Po co mi inwentarz wewnętrzny w aktach osobowych i czy jest on obowiązkowy

Brak jest przepisu prawnego dotyczącego prowadzenia inwentarza dokumentów w aktach osobowych pracownika (pracownika). Inwentarz nie jest więc obowiązkowy, ale w regulaminie pracy archiwum inwentarz jest obowiązkowy dla organizacji państwowych, dla wszystkich pozostałych ma charakter doradczy.

W celu prawidłowego prowadzenia dokumentacji w dziale personalnym wszystkie dokumenty akt osobowych jednego pracownika w teczce osobowej (teczki) pracownika są spięte w porządku chronologicznym. W związku z tym organizacje niezależnie określają procedurę prowadzenia akt osobowych pracownika i ustalają je według własnego uznania albo w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa, albo wydawany jest wewnętrzny lokalny akt prawny dotyczący procedury prowadzenia prac biurowych w personelu dział.

Opis w aktach osobowych pracownika pozwala na:

• łatwa i prosta kontrola przepływu pracy w zakresie tożsamości tego pracownika;
• chronić przed nieuprawnionym wykorzystaniem informacji o pracowniku firmy i jego bliskich (dzieci, małżonkowie; rodzice, bracia/siostry).

Tworzenie spisu akt osobowych pracownika najwygodniej jest rozpocząć w momencie przystąpienia pracownika do pracy. W rzadkich przypadkach powstaje, gdy sprawa trafia do archiwum.

Inwentarz wewnętrzny akt osobowych i inwentarz akt osobowych pracowników: różnice

Oprócz inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w teczce akt osobowych pracownika, prowadzony jest inwentarz dokumentacji (aktów prawnych, lokalnych dokumentów wewnętrznych, papierowych formularzy czasu pracy itp.), prowadzony jest również inwentarz akt osobowych.

Jeżeli dwa pierwsze rodzaje inwentarza zawierają wykaz dokumentów (papier) znajdujących się w jednej teczce osobowej, jednej teczce, to drugi inwentarz zawiera spis samych spraw („zewnętrzny inwentarz spraw”).

Np.: przy przekazywaniu spraw działu księgowości do archiwum, w każdej teczce tworzy się dokładnie to samo (inwentarz wewnętrzny, który zawiera wykaz dokumentów w tej teczce), ale w przypadku kilku teczek zebranych za poprzedni rok sprawozdawczy przekazanych do archiwum, wówczas tworzy się „zewnętrzny” inwentarz spraw przekazanych do archiwum.

Inwentarz akt osobowych jest przechowywany w teczce i wraz z tą teczką jest archiwizowany. Inwentarz „zewnętrzny” przekazanych do archiwum spraw znajduje się odrębnie od tych spraw i sporządzony jest w trzech egzemplarzach:

- z których jeden znajduje się bezpośrednio w wydziale, który przeszedł sprawę;

- drugi inwentarz w archiwum umieszcza się na półce, na której przechowywane są dokumenty z poprzedniego roku sprawozdawczego;

- trzeci na czele archiwum (odpowiedzialny za archiwum).

Formularz spisu akt osobowych pracownika

Brak jest przepisu prawnego dotyczącego prowadzenia inwentarza dokumentów w aktach osobowych pracownika (pracownika). W tym zakresie organizacje samodzielnie opracowują formularz inwentaryzacji lub mogą skorzystać z gotowego formularza, który jest dostępny w dokumencie „Zasady funkcjonowania archiwum” (załącznik nr 10).

• Numer seryjny dokumentu (papier);
• Data publikacji dokumentu lub data złożenia dokumentu do teczki;
• tytuł dokumentu;
• Każdemu arkuszowi dokumentu przypisany jest numer: Na przykład kopia paszportu - arkusze 1-6, kopia aktu rejestracji małżeństwa - arkusz -7 itp.
• W kolumnie notatki inwentaryzacyjnej wskazane są dodatkowe informacje (data ważności komisji lekarskiej, data ważności prawa jazdy) lub jakiś dokument został wyjęty do weryfikacji przez służby bezpieczeństwa itp.
• U dołu formularza inwentarza naklejona jest łączna liczba papierów oraz łączna liczba arkuszy w teczce.

Inwentarz akt osobowych podpisuje pracownik, który sporządził te akta osobowe, wskazując datę i rozszyfrowując pełne imię i nazwisko oraz stanowisko.

№		Indeks dokument			data dokument		Tytuł dokumentu					Pokoje arkusze spraw		Notatka
1		2			3		4					5		6
1.		23			22.07.2016		Umowa o pracę (kontrakt)					1–4
2.		113-2/147			22.07.2016		Zamów „Po przyjęciu na stanowisko ...”					5
3		z/n			25.08.2016		Opis pracy					6–8
4		b/n			22.07.2016		Kopia paszportu					9-13		SB został wyjęty do weryfikacji w dniu 15.03.2017.
5		b/n			22.07.2016		Kopia legitymacji wojskowej					14-20
	Całkowity			5 (pięć)									dokumenty
				(w liczbach i słowach)
	Liczba arkuszy inwentarza wewnętrznego								1 jeden)
									(w liczbach i słowach)
	I o. kierownik działu personalnego							Iwanow			Iwanow I.I.
								(podpis)			(rozszyfrowanie)
	data		21.03.2018

Inwentarz wewnętrzny akt sprawy ma ujednoliconą formę, przewidzianą w Podstawowych zasadach funkcjonowania Archiwów Organizacji (zatwierdzonych decyzją Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 6 lutego 2002 r.). Zazwyczaj inwentarz taki umieszcza się w teczce zawierającej najcenniejsze dokumenty, przygotowując ją do archiwizacji. Wyjątkiem są jednak akta osobowe – inwentarz dokumentów prowadzony jest bezpośrednio przy jego założeniu i segregowany na samym początku ( aplikacja 2). Podczas prowadzenia akt osobowych wszystkie dokumenty, które są w nich złożone, są wprowadzane do wewnętrznego spisu.

Karta ewidencji personelu

Karta ewidencji personelu to dokument księgowy, który ujawnia informacje o danych osobowych pracownika, jego działalności zawodowej, zachętach itp. Treść tego dokumentu to z reguły „kwestionariusz” z przygotowanym miejscem do wpisywania odpowiedzi ( dodatek 3).

Karta personalna zawiera listę pytań dotyczących danych biograficznych pracownika, wykształcenia, pracy wykonywanej od początku zatrudnienia, stanu cywilnego, pobytu za granicą, udziału w organach wybieralnych itp.

Karta personalna jest wypełniana ręcznie przy przyjęciu do pracy przez samego pracownika w jednym egzemplarzu bez plam i poprawek, znaków i dat. Kompletność i poprawność wypełnienia arkusza osobowego sprawdza oficer personalny z wpisami w takich dokumentach, jak paszport, zeszyt ćwiczeń, dyplom, dowód wojskowy itp.

Innym rodzajem dokumentu ewidencyjnego w aktach osobowych jest kwestionariusz, który może zawierać podobne pytania.

Dlatego czasami zamiast karty osobowej stosuje się kwestionariusz, który zawiera zasadniczo te same rubryki co karta osobowa, ale jest wypełniany przez kandydata przed zatrudnieniem i włączany do akt osobowych tylko wtedy, gdy kandydat staje się pracownikiem organizacja. Akta osobowe mogą zawierać zarówno kwestionariusz, jak i kartkę osobową.

Pożądane jest, aby formy takich dokumentów, jak karta charakterystyki personelu, kwestionariusz, były zatwierdzane przez pracodawcę niezależnie, z uwzględnieniem specyfiki jego działalności.

Prowadzenie akt osobowych

W okresie zatrudnienia do akt osobowych pracownika można dołączyć następujące dokumenty:

kopie umów dodatkowych do umowy o pracę (lub ich kopie);

zawiadomienia o zmianach warunków umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy;

kopie nakazów przeniesienia do innej pracy, zachęty, zastosowania i usunięcia sankcji dyscyplinarnych;

kopie dokumentów potwierdzających zmiany danych osobowych i biograficznych pracownika;

kopie wyjaśnień i memorandów, oświadczenia pracownika w różnych sprawach;

materiały certyfikacyjne (jeśli są przeprowadzane w stosunku do pracownika);

wyniki obowiązkowych okresowych badań lekarskich (badań);

dokumenty, które posłużyły jako podstawa do wydania nakazu rozwiązania (rozwiązania) umowy o pracę;

kopia postanowienia o rozwiązaniu umowy o pracę;

kopia zeszytu ćwiczeń;

inne dokumenty związane z pracą.

Uwaga!Dokumenty przyjmowane do akt osobowych są ułożone chronologicznie

Oprócz wymienionych, do akt osobowych mogą być włączone także inne dokumenty (np. dokumenty o zdaniu przez pracownika konkursu na wolne stanowisko, odpisy dokumentów o nagrodzeniu pracownika (nadanie mu tytułu honorowego, nadanie mu tytułu dyplom itp.), itp.).

Ponadto zdjęcie pracownika w formacie ustalonym przez organizację (zwykle 4 x 6 cm) jest umieszczane w aktach osobowych (ale nie jest do nich wpisywane). Nazwisko, imię, patronimika pracownika są podane na odwrocie fotografii. Zaleca się aktualizowanie zdjęć przynajmniej raz na pięć lat lub po osiągnięciu przez pracowników wieku 20 i 45 lat.

Jeżeli w trakcie pracy pracownik zmieni niektóre informacje, które zostały wskazane w karcie charakterystyki osobowej, w jaki sposób należy zmienić te dane w dokumentach akt osobowych? Może powinieneś ponownie zarejestrować swoją kartę osobistą?

Pracownicy służby kadrowej odpowiedzialni za prowadzenie akt osobowych są zobowiązani do stałego monitorowania ich stanu i terminowego wprowadzania zmian w informacjach księgowych. Uwaga: nie wymaga to żadnych zmian ani uzupełnień w kartotece osobowej lub ankiecie, tym bardziej nie jest konieczne wymaganie od pracownika ponownego wypełnienia tych dokumentów.

Wszelkie zmiany danych uwierzytelniających pracownika muszą być odzwierciedlone w osobnych, dodatkowych arkuszach. Z reguły dokumenty te nazywane są „Dodatkiem do karty charakterystyki osobowej” („Dodatek do kwestionariusza”). Zwykle mają formę tabelaryczną ( załącznik 4) i są opracowywane według uznania pracodawcy.

Pracownik służby personalnej wypełnia dodatek do arkusza osobowego w aktach osobowych po otrzymaniu dokumentów odzwierciedlających pierwszą zmianę charakterystyki arkusza osobowego w aktach osobowych. Wszelkie zmiany (nagradzanie odznaczeniami rządowymi, nadawanie naukowcom, wojskowym, honorowym tytułom i stopniom naukowym, wykształcenie, znajomość języków, udział w wybieralnych organach ustawodawczych i przedstawicielskich) dokonywane są na podstawie stosownych dokumentów.

Każdorazowo po dokonaniu kolejnej zmiany oficer personalny podpisuje dodatek do karty charakterystyki osobowej.

Jeżeli na formularzu nie ma miejsca na kolejne zmiany, wypełnij kolejny podobny formularz.

Obowiązkowymi szczegółami dodawania do karty osobowej akt osobowych są oznaczenia dotyczące przeprowadzania kontroli dostępności i stanu akt osobowych. Na odwrocie karty osobowej, po wszystkich innych informacjach, dokonują adnotacji: „akta osobowe są sprawdzone”, umieszczają datę i podpis.

W kolejnym numerze Poradnika Oficera Personalnego przeanalizujemy cechy bieżącego przechowywania akt osobowych pracowników, a także zasady przygotowania ich do długoterminowego przechowywania i archiwizacji.

Aneks 1

Przykład projektu książki (czasopisma) do rozliczania spraw osobistych

Załącznik 2

Przykład rejestracji wewnętrznego spisu dokumentów akt osobowych

Załącznik 3

Przykład osobistej karty meldunkowej

Dodatek 4

Przykład uzupełnienia karty osobowej o akta osobowe

Kartoteka akt osobowych pracowników

Akta osobowe odnoszą się do grupy spraw, która jest wybierana w organizacji przez służbę personalną. Akta osobowe tworzone są przez cały okres pracy danej osoby w organizacji. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy pracownik odszedł z organizacji w tym samym roku, w którym przystąpił do tej organizacji do pracy.

Akta osobowe to zbiór dokumentów dotyczących pracownika, zawierający między innymi jego dane osobowe.

W aktach osobowych grupuje się dokumenty składane przez pracowników przy przyjęciu do pracy, jak również te, które powstały w trakcie wykonywania czynności zawodowych w tej organizacji.

Co do zasady skład akt osobowych obejmuje:

– wewnętrzny spis dokumentów;

- kwestionariusz, karta osobowa do akt osobowych;

- CV (lub autobiografia);

– kopie dokumentów o wykształceniu (w tym wszystkich świadectw potwierdzających kwalifikacje), dowody osobiste;

- zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające zmiany danych osobowych pracownika (odpisy aktu małżeństwa, NIP, zaświadczenie o ubezpieczeniu, akty urodzenia dzieci);

- kopie wszystkich poleceń dotyczących powołania, przeniesienia, zachęt, podróży służbowych, wakacji itp.;

- umowa o pracę;

– dane certyfikacyjne;

- charakterystyka;

- Plan kariery.

W okresie pracy pracownika w organizacji dział personalny uwzględnia każdy dokument akt osobowych w inwentarzu wewnętrznym.

W spisie inwentarza wewnętrznego wymienia się wszystkie dokumenty, które są składane w aktach osobowych. Usunięcie dokumentów z akt osobowych, zastąpienie oryginałów kopiami znajduje odzwierciedlenie w inwentarzu wewnętrznym w kolumnie „Notatka”. W okresie pracy pracownika w organizacji każdy dokument akt osobowych jest uwzględniany w spisie wewnętrznym. Również pracownicy działu personalnego prowadzą ewidencję dodatkowych informacji o pracowniku i wraz z kartoteką osobową umieszczane są na początku sprawy. Przy zamykaniu akt osobowych składa się do niego oświadczenie pracownika o rezygnacji z własnej woli lub inne dokumenty stanowiące podstawę zwolnienia oraz kopię zarządzenia.

Inwentarz wewnętrzny jest podpisany przez kompilatora ze wskazaniem miejsca, zdekodowania podpisu i daty sporządzenia.

W celu szybkiego i bezbłędnego odnalezienia akt osobowych w organizacji zaleca się sporządzenie kartoteki akt osobowych pracowników.

Kartoteka to księga referencyjna, w której informacje o treści dokumentów znajdują odzwierciedlenie na kartach ułożonych zgodnie z nomenklaturą spraw i specjalnie zaprojektowanym schematem budowy kartoteki.

Konieczność stworzenia kartoteki determinowana jest potrzebami organizacji w zakresie informacji o składzie i zawartości dokumentów.

Kartoteka akt osobowych pracowników jest tworzona w celu wyszukania niezbędnych dokumentów zawierających informacje o pracowniku i jego działalności zawodowej.

Karty usystematyzowane są w porządku alfabetycznym według nazwisk, w ramach tych samych nazwisk - według imion i drugich imion.

W indeksie kart karty ułożone są zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji. Sekcje i podrozdziały są oddzielone od siebie kartami rozdzielającymi i oznaczone na pudłach z szafką na akta.

Warunki przechowywania akt osobowych pracowników muszą zapewniać niezawodne zabezpieczenie akt osobowych i umieszczonych w nich dokumentów (informacji) przed kradzieżą (ujawnieniem). W tym celu akta osobowe pracowników powinny być przechowywane w sejfach lub szczelnie zamykanych szafach metalowych.

Każdy dokument w organizacji przechodzi długą drogę od stworzenia do umieszczenia w archiwum. Jedną z funkcji archiwum jest księgowość - systematyzacja spraw, tworzenie naukowego aparatu referencyjnego i archiwalnych dokumentów księgowych. To właśnie na etapie rozliczania dokumentów archiwalnych tworzone są inwentarze spraw. Podpowiemy, jakie rodzaje inwentaryzacji można sporządzać w organizacji i jak prawidłowo je sporządzać.

PODSTAWA NORMATYWNA

■ Punkty 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Zasad organizowania przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach państwowych, samorządach i organizacjach (zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526; dalej - Regulamin z 2015 r.).

Regulamin 2015 zawiera 7 form inwentaryzacji:

Inwentaryzacja przypadków trwałego składowania (załącznik 14);

Spis spraw według personelu (załącznik 15);

Inwentaryzacja przypadków czasowych (powyżej 10 lat) okresów przechowywania (załącznik nr 16);

Inwentaryzacja akt elektronicznych, dokumentów trwałego przechowywania (załącznik nr 17);

Inwentaryzacja akt elektronicznych, dokumentów o czasowych (powyżej 10 lat) okresach przechowywania (załącznik nr 18);

Inwentarz spraw jednostki strukturalnej (załącznik 23);

Inwentaryzacja plików elektronicznych, dokumentów jednostki strukturalnej (załącznik 24).

■ Poświęcony jest przygotowaniu i wykonaniu inwentarzy spraw Sekcja 3.7 Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacji(zatwierdzony decyzją Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 6 lutego 2002 r.; dalej – Regulamin Zasadniczy). Szczegółowo opisuje, jak wypełnić rubryki inwentarzowe, jak zgłosić sprawę itp.

Podstawowe zasady zawierają 4 formy opisów:

Formularz sekcji rocznej zbiorczego wykazu skrzynek do trwałego składowania (załącznik nr 1);

Formularz rocznej sekcji zbiorczej ewidencji przypadków czasowego (powyżej 10 lat) składowania (załącznik nr 2);

Formularz rocznego działu zbiorczego spisu spraw według personelu (załącznik 3);

Formularz spisu przypadków stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz personelu jednostki strukturalnej organizacji (załącznik 12).

Klasyfikacja inwentarzy spraw na podstawie Reguł 2015 i Reguł podstawowych została przedstawiona na schemacie.

OPIS POJEMNIKÓW DO PRZECHOWYWANIA STAŁEGO

Inwentarz taki sporządzany jest tylko w odniesieniu do spraw, które zgodnie z wykazami posiadają „stały” okres przechowywania. Należą do nich np. umowy o zawiązanie spółki, zmiany i uzupełnienia do nich (art. 51 Wykazu typowych administracyjnych dokumentów archiwalnych powstających w toku działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem okresów składowanie).

W tabeli inwentaryzacji przypadków stałego przechowywania nie ma kolumny „Okres przechowywania”, ponieważ wszystkie przypadki mają ten sam okres przechowywania.

Wzór inwentaryzacji skrzynek do trwałego składowania znajduje się w Załączniku nr 14 do Regulaminu 2015 (Przykład 1, Przykład 2).

2. Pieczęć umieszcza się, jeżeli źródłem nabycia jest archiwum państwowe lub miejskie.

3. Pieczęć umieszcza się, jeżeli źródłem nabycia jest archiwum państwowe lub miejskie.

OPIS TYMCZASOWEGO (POWYŻEJ 10 LAT) PRZECHOWYWANIA

Jeśli w organizacji jest dużo takich dokumentów, to corocznie sporządzany jest dla nich spis spraw (oczywiście, jeśli sprawa jest zamknięta i przekazana do archiwum). Jeśli takich przypadków jest niewiele (4-5 rocznie), to inwentarz można sporządzić na kilka lat.

Formularz inwentaryzacji skrzyń do czasowego przechowywania (powyżej 10 lat) znajduje się w Załączniku nr 16 do Regulaminu 2015 (Przykład 3).

WYKONUJEMY OPIS SPRAW Z DOKUMENTAMI DOTYCZĄCYMI PERSONELU

Dokumenty dotyczące personelu są przydzielane do specjalnej grupy, osobno usystematyzowane i zawarte w osobnym inwentarzu (punkt 5.4.4.1 Zasad podstawowych, pkt 5.5 Zasad z 2015 r.).

Inwentarz spraw najlepiej prowadzić według personelu według lat – archiwiści nie lubią, gdy gromadzą sprawy przez kilka lat w jednym inwentarzu. Utrudnia to znalezienie dokumentów, powoduje zamieszanie, jeśli struktura organizacji uległa zmianie; ponadto może dojść do naruszenia numeracji brutto w inwentarzu. W ciągu każdego roku sprawy dotyczące personelu są tradycyjnie usystematyzowane według jednostek strukturalnych, które wygenerowały dokumenty dotyczące personelu.

Nagłówki spraw w części rocznej skróconego wykazu spraw według personelu są usystematyzowane zgodnie z cechą nominalną, z uwzględnieniem następującej kolejności (klauzula 3.7.23 Zasad podstawowych):

Rozkazy (instrukcje) dla personelu (zatrudnianie, zwalnianie, przenoszenie);

Wykazy personelu (np. listy płac pracowników; wykazy pracowników zatrudnionych na stanowiskach o szkodliwych warunkach pracy; wykazy weteranów wojennych itp.);

Karty osobowe zwolnionych pracowników (ujednolicony formularz nr T-2; w przypadku braku spisu akt osobowych sporządzany jest odrębny spis). Sprawy są tworzone według roku zwolnienia i alfabetycznie według nazwisk pracowników;

Akta osobowe zwalnianych pracowników. Sprawy są tworzone według roku zwolnienia i alfabetycznie według nazwisk pracowników;

Konta osobiste;

Nieodebrane zeszyty ćwiczeń (w przypadku braku oddzielnego spisu);

Ustawy o wypadkach;

Dzienniki rejestracji dokumentów dotyczących personelu.

Jeżeli organizacja generuje dużą ilość niektórych tego typu dokumentów, można dla nich utworzyć niezależne roczne sekcje inwentarza (punkt 3.7.23 Zasad podstawowych).

Formę rocznej części zbiorczego wykazu spraw osobowych podano w Załączniku nr 15 do Regulaminu 2015 (Przykład 4).

■ Konta osobiste. Konta osobiste pracowników i pracowników płacowych są pogrupowane w osobne skrzynki i są w nich ułożone alfabetycznie według nazwiska. Podczas przenoszenia z działu księgowości do archiwum organizacji spis tych spraw można sporządzić osobno. W celu inwentaryzacji rachunków osobistych można skorzystać z formularza znajdującego się w Załączniku nr 15 do Regulaminu 2015 (Przykład 5).

Jednak przy niewielkiej liczbie spraw konta osobiste mogą zostać włączone do zbiorczego spisu spraw personalnych wraz z innymi rodzajami dokumentów dotyczących personelu (zamówienia, akta osobowe zwolnionych pracowników itp.) (patrz przykład 4).

■ Rozkazy (instrukcje) dotyczące personelu. Zamówienia (instrukcje) dla personelu są tworzone w osobnych skrzynkach zgodnie z nomenklaturą spraw, zgodnie z ustalonymi okresami przechowywania. Przy dużych ilościach takich dokumentów wskazane jest grupowanie zamówień personelu dotyczących różnych aspektów działalności organizacji (zatrudnianie, zwalnianie i relokacja pracowników, podróże służbowe itp.) W osobne sprawy (klauzula 3.5.5 Zasad podstawowych ).

Trybu wprowadzania spraw do inwentarza nie określa Regulamin Zasadniczy. Można je uporządkować w inwentarzu np. według stopnia ważności prawnej: najpierw rozkazy, potem rozkazy.

Przykład rejestracji inwentarza spraw z zamówieniami na personel podano w przykładzie 6.

■Akta osobowe zwalnianych pracowników. Osobny spis spraw osobistych jest tworzony przy dużej rotacji pracowników: jeśli masz około 30-50 osób, które odeszły w 2016 r., Lepiej jest sporządzić osobny spis w kolejności alfabetycznej (przykład 7).

OPIS DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

Wielu profesjonalistów pracujących z dokumentami ma bardzo mgliste pojęcie o inwentaryzacji plików elektronicznych. Jeśli musiałeś się z tym zmierzyć, to przede wszystkim musisz zapoznać się z Regulaminem 2015.

4 Formularz inwentaryzacji spraw elektronicznych, dokumentów stałego przechowywania.

5 Formularz spisu akt elektronicznych, dokumentów o czasowych (powyżej 10 lat) okresach przechowywania.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Być może warto poddać tę kwestię pod dyskusję komisji ekspertów i zaprosić do udziału w niej szefa organizacji.

Formę spisu spraw elektronicznych, dokumentów podano w przykładzie 8.

6. Pieczęć umieszcza się, jeżeli źródłem nabycia jest archiwum państwowe lub miejskie.

Jeżeli nie nagrywasz plików elektronicznych na dysk, ale przechowujesz je na komputerze lokalnym, to powinieneś dokonać inwentaryzacji katalogu i wskazać w inwentarzu w kolumnie „Objętość” wielkość folderu, a w rubryce „Notatka” kolumna - zawartość folderu i ścieżka do niego.

OPIS PRZYPADKÓW NIEKTÓRYCH RODZAJÓW DOKUMENTÓW

Sprawy składające się z dokumentów specyficznych tylko dla danej organizacji (sprawy sądowe, śledcze, doniesienia naukowe na tematy, dokumentacja projektowa, dokumenty dotyczące realizacji zamówienia/zadania państwowego itp.) ujmowane są w odrębnym inwentarzu (klauzula 3.7.1 zasady podstawowe).

Do sporządzenia spisu inwentarza można skorzystać z formularza spisu z załączników nr 14 i 16 do Regulaminu 2015 (przykład 9).

PODSUMOWANIE ORGANIZACJI

W pionach strukturalnych organizacji sporządzane są inwentarze spraw pionów strukturalnych: składowanie stałe, czasowe (powyżej 10 lat), przez personel (załączniki nr 23, 24 do Regulaminu 2015), na podstawie których roczne sekcje odpowiednie zbiorcze inwentarze spraw, dokumenty gromadzone są w archiwum organizacji (załączniki nr 14-18 do Regulaminu z 2015 r.). Inwentarze spraw oddziałów strukturalnych wraz ze sprawami składowania stałego i kadrowymi przekazywane są specjaliście odpowiedzialnemu za archiwum.

Często w wydziałach nie ma na to absolutnie czasu, dlatego pracownik odpowiedzialny za archiwum musi podłączyć się do zestawienia inwentarzy spraw wydziałów strukturalnych i bezpośrednio wskazać, które dokumenty i sprawy powinny znaleźć się w inwentarzu. Ale nawet to nie wystarczy: musi bezpośrednio uczestniczyć w poszukiwaniu dokumentów związanych ze sprawą i jej pozyskaniu.

Zgodnie z pkt. 3.7.6 Zasad, dział roczny zbiorczego spisu skrzyń stałego składowania obejmuje tytuły skrzyń stałego składowania zdeponowanych w ciągu roku w działalności oddziałów strukturalnych oraz tytuły spraw utworzone z dokumentów wyodrębnionych z sprawy o okresach czasowego przechowywania, które miały oznaczenie „EPC”, i dopiero po ich sprawdzeniu z nomenklaturą ujednoliconą za ten sam rok oraz sprawdzeniu prawidłowości tworzenia i prowadzenia spraw. W razie potrzeby doprecyzowuje się tytuły spraw, rozdziela sprawy i ponownie formułuje, gdy okaże się, że sprawa jest sformułowana nieprawidłowo.

WYPEŁNIAMY WYKRESY TABLICY SPRAW

■ „Nr p / p”. Kolejność numeracji spraw w inwentarzu jest brutto. Oznacza to, że skompletowany inwentarz spraw powinien obejmować nie więcej niż 9999 jednostek magazynowych (pkt 3.10 Regulaminu z 2015 r.).

■ „Indeks spraw (numer sprawy)” . Każda sprawa wpisywana jest do inwentarza pod niezależnym numerem seryjnym. Jeżeli sprawa składa się z kilku tomów (części), to każdy tom (część) jest wpisany do inwentarza pod samodzielnym numerem. Dotyczy to również załączników do spraw połączonych w odrębne tomy.

Na przykład: 02-03 - Rozkazy, nakazy przyjęcia, przeniesienia, przeniesienia, zwolnienia, Gdzie 02 - indeks jednostki strukturalnej, 03 - numer seryjny obudowy.

■ „Tytuł sprawy (tom, część)”. Tytuły spraw wprowadza się do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw.

Kolumnę „Tytuł sprawy” inwentarza wypełnia się ściśle według informacji umieszczonych na okładce sprawy.

W przypadku konieczności wpisania do inwentarza kolejno kilku spraw o tych samych pozycjach, tytuł pierwszej sprawy podaje się w całości, a wszystkie inne sprawy jednorodne oznacza się słowami „To samo”, natomiast pozostałe informacje o sprawach jest w całości wpisany do inwentarza. Na każdym nowym arkuszu inwentarza tytuł powtarza się w całości.

Sprawy wielotomowe wprowadza się do inwentarza według numerów tomów. W tym przypadku w inwentarzu podaje się tytuł tylko pierwszego tomu, a tytuły wszystkich pozostałych tomów, jeżeli są umieszczone na jednej stronie, oznacza się słowami „ten sam”. Jeżeli nazwa sprawy wielotomowej przechodzi na kolejną kartkę, to tytuł sprawy należy powtórzyć w całości. Przy wprowadzaniu do inwentarza ostatniego tomu po numerze tomu dodaje się wyraz „ostatni” (przykład 10).

■ „Terminy ostateczne”. Terminy spraw zawierających dokumentację organizacyjną, administracyjną, twórczą i inną (protokoły, stenogramy, pisma, sprawozdania itp.), dla których ważne jest dokładne datowanie, a także spraw składających się z kilku tomów (części), są skrajnymi terminami akt sprawy, tj. daty zarejestrowania (sporządzenia) najwcześniejszych i najpóźniejszych dokumentów wchodzących w skład sprawy (pkt 3.6.18 Zasad). Nie określa się terminów dla sprawozdań rocznych, kwartalnych i innych dokumentów, których tytuł zawiera sformułowanie „za… rok”.

■ „Okres trwałości”. Okresy przechowywania spraw przenoszone są do inwentarza z nomenklatury spraw. Są instalowane zgodnie ze standardowymi i departamentalnymi listami. Jeżeli okres przechowywania dokumentów objętych nomenklaturą spraw nie jest regulowany tymi wykazami, jest on ustalany przez EPC odpowiedniej instytucji archiwalnej po przedstawieniu przez archiwum i CEC (KE) organizacji (klauzula 3.4 .9 Zasad Podstawowych).

■ „Liczba arkuszy”. Liczba kart w aktach odpowiada liczbie wskazanej w karcie certyfikacyjnej sprawy.

■ "Notatka". W rubryce tej dokonuje się odnotowań o przyjęciu spraw, cechach ich stanu fizycznego, przeniesieniu spraw do innych wydziałów strukturalnych ze wskazaniem właściwej ustawy, dostępności odpisów itp., np.: „W związku z potrzeby produkcyjne „Roczne sprawozdanie księgowe i nota wyjaśniająca do niego” za lata 2006-2007 pozostają w Dziale Rachunkowości i Kontroli, ponieważ dokumenty te są wymagane do analizy porównawczej. Ponadto nie przeprowadzono badania działalności finansowej i gospodarczej za wskazany okres.

WYKONUJEMY OPIS POJEMNIKÓW (NA PRZYKŁADZIE OPISU POJEMNIKÓW TRWAŁEGO PRZECHOWYWANIA)

■Strona tytułowa. Na stronie tytułowej wypełnionego spisu przypadków stałego składowania wskazano:

Nazwa funduszu;

Numer funduszu;

Numer inwentarzowy;

Nazwa inwentarza, która zawiera wskazanie kategorii dokumentów (stałe, czasowe przechowywanie, przez personel itp.) zawartych w skrzynkach, których rubryki znajdują się w inwentarzu;

Terminy spraw ujętych w inwentarzu.

Przed nazwą funduszu na stronie tytułowej pozostawia się miejsce na wpisanie pełnej nazwy archiwum państwowego, w którym na stałe będą przechowywane sprawy organizacji (punkt 3.7.18 Zasad).

Formę strony tytułowej inwentarza przypadków trwałego składowania podano w Załączniku nr 14 do Przepisów Zasadniczych (Przykład 11).

■ Przedmowa (dodatek do przedmowy). Sporządza się wstęp do pierwszej rocznej części zbiorczego wykazu skrzyń do stałego składowania (punkt 3.7.10 Zasad podstawowych). W kolejnych opisach opracowano dodatek do przedmowy. Jeżeli przedmowa nie została sporządzona przy otwieraniu inwentarza, należy ją sporządzić po zamknięciu inwentarza.

Przedmowa zazwyczaj składa się z dwóch części: historycznej i historiograficznej.

Do części historycznej wprowadź informacje:

Zgodnie z historią organizacji: data powstania, informacja o zmianie nazwy organizacji;

O głównych kierunkach działalności i strukturze organizacji w okresie objętym inwentaryzacją.

W części historiograficznej:

Podano krótki opis zawartości i kompletności dokumentów funduszu zawartych w sekcji;

Wskazana jest obecność przypadków, które wykraczają poza chronologiczne granice funduszu;

Najbardziej typowe grupy spraw wyróżnia się zarówno ze względu na rodzaj dokumentów, jak i treść;

Podano krótki opis zawartych w inwentarzu informacji o organizacjach podległych lub nadrzędnych;

Podkreślono cechy tworzenia, opisu i systematyzacji tytułów spraw, dostępność aparatu referencyjnego dla sekcji, podstawowe zasady jego kompilacji i procedurę korzystania z niego.

Konieczne jest ułożenie przedmowy i aneksu do niej.

Im bardziej szczegółowo opiszesz wszystko, czego udało ci się dowiedzieć podczas przetwarzania naukowo-technicznego, tym łatwiej będzie później pracować z dokumentami archiwalnymi. Zapisz wszystko: które jednostki przekazały sprawy, a które nie i dlaczego; jak zmieniła się struktura organizacji w okresie chronologicznym, który opisujesz i jakie były ruchy dokumentów w związku z tym; jakie sprawy się nie rozpoczęły i dlaczego.

Należy również opisać fizyczny stan rzeczy, ewentualne błędy w oprawie oraz możliwości ich poprawienia; przyczyny przekroczenia objętości jednego tomu (powyżej 250 stron lub grubości powyżej 4 cm).

Przedmowę podpisuje kompilator, wskazując miejsce i datę opracowania, a także kierownik archiwum organizacji (osoba odpowiedzialna za archiwum).

Jeśli zmieni się osoba odpowiedzialna za archiwum, będzie miała pełne informacje o funduszu dokumentacyjnym organizacji (przykład 12).

Przedmowa;

Wykaz skrótów (opracowany w razie potrzeby);

Nazwy wszystkich podrozdziałów i mniejszych grup spraw wchodzących w skład działu;

Wskaźniki (jeśli występują) (punkt 3.7.12 Przepisów podstawowych).

Weźmy przykład tytułu.

■ Wskaźnik. Dla zakończonego inwentarza spraw sporządza się indeks słów (pkt 3.7.19 Zasad podstawowych). Indeks do listy przypadków trwałego przechowywania może wyglądać następująco:

■ Lista skróconych słów. Jest również sporządzany dla zakończonej inwentaryzacji (punkt 3.7.19 Zasad podstawowych).

■ Rekord końcowy. Dokonuje się wpisu ostatecznego do inwentarza, w którym ustala się liczbę przypadków objętych inwentarzem, zawiera podpisy osób sporządzających inwentarz, a także

pieczęcie struktur zatwierdzających (archiwów miejskich lub państwowych oraz organizacji WE) (przykład 13).

■ Arkusz weryfikacji. Ostatnia karta inwentarza jest kartą świadka w sprawie. Arkusz certyfikacji ustala liczbę arkuszy w inwentarzu; nie jest numerowany.

Wzór karty poświadczenia przypadku znajduje się w Załączniku nr 8 do Regulaminu 2015 (Przykład 14).

REJESTR OPISÓW

Inwentarze spraw podlegają księgowości i są wpisywane do księgi inwentarzy. Rejestr inwentarzy jest obowiązkowym dokumentem ewidencji archiwalnej (pkt 6.4.6 Zasad, pkt 3.6 Regulaminu z 2015 r.).

Rejestr inwentarzy prowadzony jest w archiwum organizacji w obecności dwóch lub więcej inwentarzy. Do rejestru wpisywane są wszelkiego rodzaju inwentarze sporządzane w organizacji, w tym inwentaryzacje dokumentów elektronicznych.

Zapasy wpisuje się do ewidencji zapasów w porządku chronologicznym ich wpływu, pod odpowiednimi numerami ewidencyjnymi. Jeżeli organizacja nie prowadziła wcześniej ewidencji inwentarzy, to należy ją sporządzić i wprowadzić do niej inwentarze za wszystkie lata działalności organizacji, począwszy od najwcześniejszej inwentaryzacji.

W rejestrze inwentarzy zapisywane są główne dane dotyczące składu każdego inwentarza otrzymanego w archiwum organizacji: numer funduszu, numer inwentarza, liczba opisanych w nim przypadków, liczba arkuszy w inwentarza i jego odpisów.

Wzór rejestru inwentarzy określa Załącznik nr 19 do Regulaminu 2015 (Wzór 15).

ZATWIERDZENIE OPISÓW NA POSIEDZENIU KOMISJI EKSPERTÓW

Komisja Ekspertów (KE) jest organem doradczym pod przewodnictwem organizacji. Jest tworzony na zlecenie głowy.

Posiedzenia KE są dokumentowane w protokołach. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz komisji. Decyzje KE wchodzą w życie po zatwierdzeniu przez szefa organizacji (punkt 2.2.6 Zasad podstawowych) (przykład 16).

Na podstawie wyników posiedzenia KE, w przypadku uzgodnienia listy spraw, na końcu jej rocznej części umieszcza się stempel zatwierdzający wskazujący numer protokołu KE oraz datę posiedzenia, na którym był on rozpatrywany ( pkt 3.7.14 Zasad podstawowych).

Jeżeli źródłem pozyskania archiwum państwowego jest organizacja, wówczas do rozpatrzenia instytucji archiwalnej przesyłane są roczne sekcje inwentarza spraw organizacji uzgodnione na posiedzeniu komisji rzeczoznawców. Po zatwierdzeniu działu rocznego na posiedzeniu KEP instytucji archiwalnej dział zatwierdza kierownik organizacji, następnie pierwszy egzemplarz działu rocznego inwentarza zbiorczego przekazywany jest do archiwum państwowego jako kontrola , reszta pozostaje w organizacji (punkt 3.7.14 Przepisów Podstawowych).

Odpowiednie stemple zatwierdzenia i zatwierdzenia są sporządzone na dole inwentarza (patrz przykłady 1, 2, 4-9).

W toku prowadzenia działalności przedsiębiorstwa, w celu podejmowania właściwych decyzji, administracja firmy wymaga jak najpełniejszych informacji o swoich pracownikach. Osoby uprawnione mogą uzyskać te informacje ze spraw prowadzonych przez dział kadr dla pracowników, w tym wszelkiej dokumentacji za cały okres pracy tej osoby.

Jest to segregowanie dokumentów pogrupowanych w stosunku do każdego pracownika i spięte w jednej teczce z inwentarzem.

Tworzenie akt osobowych jest obowiązkowa tylko dla organów państwowych i władz miejskich. Ich kompilacja i utrzymanie w innych przedsiębiorstwach odbywa się według uznania administracji firmy.

Ta odpowiedzialność jest przypisana do działu personalnego, który zaczyna akta osobowe pracownika w czasie jego zatrudnienia i zamyka się, gdy odchodzi. Obejmuje dane osobowe pracownika, dokumenty sporządzone w samym przedsiębiorstwie itp.

Główne przepisy regulacyjne to GOST 51141-98 i 17914-72, a także federalne przepisy dotyczące służby cywilnej. Ale ich wymagania są obowiązkowe dla zakładów i instytucji. Inne firmy mogą je wykorzystywać w swojej pracy lub wykonywać złożenie akt osobowych według ich metod.

Jednak wszystkie przedsiębiorstwa podlegają przepisom ustawy o danych osobowych, zgodnie z którą pracodawca jest uznany za operatora ich przetwarzania, w związku z czym musi zapewnić ochronę danych osobowych swoich pracowników i zapobiegać ich ujawnianiu.

Dlatego akta osobowe powinny być przechowywane w miejscach, do których dostęp nieupoważnionych pracowników przedsiębiorstwa jest ograniczony. A wnioski o udzielenie informacji zawartych w aktach osobowych muszą być kontrolowane i rejestrowane w specjalnych rejestrach. Nieupoważnione ujawnienie danych osobowych pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną firmy.

Ważny! Przed zebraniem danych osobowych pracownika należy najpierw podpisać z nim oświadczenie, że składa ono swoje.

Tworzenie i prowadzenie akt osobowych

Folder dla pracownika otwiera się w momencie jego powołania. W pierwszej kolejności do niej wstrzykiwana jest sporządzona dla pracownika karta imienna, zawierająca oprócz podstawowych informacji o nim zdjęcie pracownika. Ponadto wszystkie kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika są składane do akt. Obejmuje to również formularze, które wypełniają podczas rejestracji.

Podczas wszystkich czynności w przedsiębiorstwie, w przypadku pracownika, odpowiedzialni urzędnicy wystawiają w porządku chronologicznym dokumentację, która go dotyczy, na przykład różne oświadczenia, raporty, noty wyjaśniające. Rozkazy wydawane w przedsiębiorstwie przez personel w stosunku do pracownika nie mogą być wszywane do teczki z jego walizką, jeżeli są zapisane na karcie osobistej. Wyciągi z tych dokumentów można złożyć w sprawie.

Wszystkie arkusze akt osobowych muszą mieć ciągłą numerację.

Po rozwiązaniu umowy o pracę zamyka się teczkę ze wszystkimi dokumentami. Przed przeniesieniem go do archiwum pożądane jest skompilowanie opis akt osobowych gdyby nie było zrobione od samego początku. Jest to wykaz według nazwy wszystkich zawartych w nim dokumentów, z podaniem numerów stron. Może to być szablon zaprojektowany przez organizację, w którym mieszczą się tylko strony, lub odręczna lub wygenerowana komputerowo lista kontrolna.

Przy zamknięciu umieszcza się datę uzupełnienia akt osobowych na teczce frontowej oraz przypisuje się indeks zgodnie z obowiązującą nomenklaturą spraw.

Zgodnie z prawem, okres przechowywania akt osobowych ma 75 lat.

Dokumenty zawarte w aktach osobowych

W aktach osobowych każdego pracownika przypięte są złożone przez niego CV i rekomendacje, kwestionariusze wypełnione w przedsiębiorstwie oraz zlecenie zatrudnienia. Wskazane jest, aby w folderze umieścić kopie paszportu, zaświadczenie o rejestracji podatkowej, zaświadczenie o emeryturze, dokumenty dotyczące wykształcenia, akty urodzenia dzieci, małżeństwa (rozwodu), prawa jazdy i inne. Wszystkie kopie muszą być poświadczone przez pracownika działu kadr, który je otrzymał i porównał z oryginałami.

Akta osobowe muszą być obecne, a także wszelkie dodatkowe umowy z nimi zawarte.

W miarę wykonywania pracy przez pracownika do jego akt osobowych wprowadzane są jego wyjaśnienia, czyny wykroczeń, wręczenia nagród itp. W przypadku konieczności ujawnienia jego danych osobowych pracownik musi wyrazić na to zgodę, którą należy również załączyć w tym folderze. Po zwolnieniu stosuje się je również tutaj.

Książeczkę pracy pracownika należy przechowywać oddzielnie od teczki osobowej w specjalistycznej szafie, najlepiej w sejfie, gdyż jest to ścisła forma meldunkowa i podlegać ewidencji.

Próbka wypełnienia karty tytułowej i inwentarza akt osobowych

Na przedniej stronie strony tytułowej umieszczona jest nazwa firmy i jej jednostka strukturalna. W prawym rogu zapisano numer sprawy oraz liczbę arkuszy inwentarza.

W centralnej części dokumentu wpisuje się imię i nazwisko. pracownik, przeciwko któremu toczy się postępowanie. W prawym dolnym rogu podane są daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy, a także liczba zawartych w niej arkuszy i okres przydatności do spożycia. Przesyłając sprawę do archiwum, na karcie tytułowej umieszcza się indeks, zgodnie z przyjętą nomenklaturą spraw.

Inwentarz musi zawierać numer i tytuł (pełną nazwę) sprawy, dla której jest sporządzany.

Ponadto w części tabelarycznej, gdyż jest ona zawarta w teczce arkuszy, uzupełniana jest informacja o oprawionych formularzach. Tutaj wskazany jest numer w kolejności, indeks dokumentu (jeśli istnieje), jego nazwa, liczba stron.