Czy warunki umowy o pracę są zgodne z prawem? Protokół ze spotkania kolektywu pracy. Przykładowy dokument i główne niuanse jego wykonania Decyzja podjęta na spotkaniu pracowników.

Kochana Olgo!

Odpowiedź na Twoje pytanie daje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Przeczytaj i ciesz się:

Art. 9. Regulacja stosunków pracy i innych stosunków bezpośrednio z nimi związanych w drodze umowy

Zgodnie z przepisami prawa pracy regulacja stosunków pracy oraz innych stosunków bezpośrednio z nimi związanych może odbywać się poprzez zawieranie, zmianę i uzupełnianie układów zbiorowych, porozumień i umów o pracę przez pracowników i pracodawców.

Układy zbiorowe, porozumienia i umowy o pracę nie mogą zawierać warunków ograniczających prawa lub obniżających poziom gwarancji pracowników w porównaniu z warunkami określonymi przez przepisy prawa pracy i inne regulacyjne akty prawne zawierające normy prawa pracy. Jeżeli takie warunki są zawarte w układzie zbiorowym, umowie lub umowie o pracę, to nie podlegają przepisom.

Artykuł 40. Układ zbiorowy

Układ zbiorowy pracy to akt prawny regulujący stosunki społeczne i pracownicze w organizacji lub indywidualnym przedsiębiorcy, zawierany przez pracowników i pracodawcę reprezentowanego przez ich przedstawicieli.

Jeżeli w ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia negocjacji zbiorowych strony nie osiągną porozumienia co do niektórych postanowień projektu układu zbiorowego, strony muszą podpisać układ zbiorowy na ustalonych warunkach i jednocześnie sporządzić protokół sporu.

Nierozstrzygnięte spory mogą być przedmiotem dalszych negocjacji zbiorowych lub rozstrzygane zgodnie z niniejszym Kodeksem i innymi przepisami federalnymi.

Układ zbiorowy można zawrzeć w organizacji jako całości, w jej oddziałach, przedstawicielstwach i innych odrębnych jednostkach strukturalnych.

W celu prowadzenia negocjacji zbiorowych w sprawie przygotowania, zawarcia lub zmiany układu zbiorowego w oddziale, przedstawicielstwie lub innej wyodrębnionej jednostce strukturalnej organizacji pracodawca przekazuje niezbędne uprawnienia kierownikowi tej jednostki lub innej osobie zgodnie z częścią pierwszą art. 33 niniejszego Kodeksu. W takim przypadku prawo do reprezentowania interesów pracowników przysługuje przedstawicielowi pracowników tego działu, ustalonemu zgodnie z zasadami przewidzianymi dla prowadzenia rokowań zbiorowych w całej organizacji (część druga – piąta art. 37 art. niniejszego Kodeksu).

Artykuł 43. Ważność układu zbiorowego

Układ zbiorowy zawierany jest na okres nie dłuższy niż trzy lata i wchodzi w życie z dniem podpisania przez strony lub z dniem określonym w układzie zbiorowym.

Stronom przysługuje prawo przedłużenia układu zbiorowego pracy na okres nie dłuższy niż trzy lata.

Układ zbiorowy dotyczy wszystkich pracowników organizacji, indywidualnego przedsiębiorcy, a układ zbiorowy zawarty w oddziale, przedstawicielstwie lub innej odrębnej jednostce strukturalnej organizacji dotyczy wszystkich pracowników odpowiedniej jednostki.

Układ zbiorowy zachowuje ważność w przypadku zmiany nazwy organizacji, reorganizacji organizacji w formie przekształcenia, a także rozwiązania umowy o pracę z kierownikiem organizacji.

Przy zmianie formy własności organizacji układ zbiorowy obowiązuje przez trzy miesiące od daty przeniesienia praw własności.

W przypadku reorganizacji organizacji w formie fuzji, aneksji, podziału lub wydzielenia układ zbiorowy obowiązuje przez cały okres reorganizacji.

W przypadku reorganizacji lub zmiany formy własności organizacji każda ze stron ma prawo skierować do drugiej strony propozycje zawarcia nowego układu zbiorowego lub przedłużenia obowiązywania poprzedniego na okres do trzech lat.

W przypadku likwidacji organizacji układ zbiorowy obowiązuje przez cały okres likwidacji.

Artykuł 44. Zmiany i uzupełnienia układu zbiorowego

Zmiany i uzupełnienia do układu zbiorowego dokonuje się w sposób określony w niniejszym Kodeksie dla jego zawarcia lub w sposób określony w układzie zbiorowym.

Wewnętrzne przepisy pracy zatwierdza pracodawca, biorąc pod uwagę opinię reprezentatywnego organu pracowników w sposób określony w art. 372 niniejszego Kodeksu w celu przyjęcia przepisów lokalnych.

Wewnętrzny regulamin pracy stanowi zazwyczaj załącznik do układu zbiorowego.

Co roku organizacje w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) stają przed koniecznością zwołania walnego zgromadzenia uczestników w oparciu o wyniki z poprzedniego roku. Wynika to oczywiście z wymogów obowiązujących przepisów. W spółce LLC walne zgromadzenie uczestników może być zwyczajne lub nadzwyczajne. Różnica polega na tym, że zwyczajne zgromadzenie musi się odbyć w terminach określonych przez prawo i statut, a nadzwyczajne zgromadzenie zwołuje się, jeżeli konieczne jest podjęcie decyzji w sprawach wchodzących w zakres kompetencji walnego zgromadzenia uczestników.

Terminy kolejnych spotkań

Walne zgromadzenie uczestników jest najwyższym organem zarządzającym spółki LLC, do którego kompetencji należą sprawy określone w art. 33 ustawy federalnej z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” (zwanej dalej ustawą federalną o LLC).

Porozmawiajmy więc o kolejnym walnym zgromadzeniu uczestników, które powinno odbyć się we wszystkich spółkach LLC bez wyjątku. Zgodnie z art. 34 Ustawy federalnej o LLC odbywa się kolejne walne zgromadzenie uczestników spółki w terminach określonych statutem spółki, nie rzadziej jednak niż raz w roku. Jednocześnie, jak stanowi prawo, statut spółki musi określać termin odbycia najbliższego walnego zgromadzenia uczestników spółki, na którym zatwierdzane są roczne wyniki działalności. Trzeba to przeprowadzić nie wcześniej niż 2 miesiące i nie później niż 4 miesiące po zakończeniu roku obrotowego.

Jednak pojawia się pytanie kto ponosi jaką odpowiedzialność w przypadku nieodbycia się spotkania w terminie?. Co do zasady najbliższe walne zgromadzenie uczestników spółki zwołane przez organ wykonawczy spółki(dyrektor generalny, prezes itp.), tryb zwoływania walnego zgromadzenia uczestników określa art. 36 Ustawa federalna dotycząca LLC. Zgodnie z częścią 11 art. 15.23.1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej (CAO RF) za bezprawną odmowę zwołania lub uchylanie się od zwołania walnego zgromadzenia uczestników LLC, a także naruszenie wymogów prawa federalnego dotyczących procedury zwoływania, przygotowywania i organizując walne zgromadzenia uczestników LLC, odpowiedzialność jest przewidziana w formie kary administracyjnej:

• dla obywateli - w wysokości od 2000 do 4000 rubli;
• dla urzędników - od 20 000 do 30 000 rubli;
• dla osób prawnych - od 500 000 do 700 000 rubli.

Jeśli jednak w LLC jest jeden uczestnik, dla niego. Nie grozi mu też żadna kara, zwłaszcza, że ​​jako jedyny uczestnik ma większe możliwości podjęcia decyzji na podstawie wyników roku, dokumentując ją „właściwą datą”. W każdym razie nie wykształciła się jeszcze praktyka sądowa wskazująca, że ​​za naruszenie terminów na wydanie decyzji na podstawie wyników roku ubiegłego pociąga się do odpowiedzialności pojedynczego uczestnika.

Zwołujemy spotkanie

Ustawa federalna o LLC (art. 36) w wystarczającym stopniu określa procedurę zwoływania walnego zgromadzenia uczestników. Podkreślmy główne działania rzeczy do zrobienia:

1. powiadomić każdego członka spółki o zgromadzeniu nie później niż 30 dni przed jego odbyciem (listem poleconym na adres wskazany na liście uczestników spółki lub w inny sposób przewidziany w statucie spółki);
2. powiadomić każdego uczestnika spółki o ewentualnych zmianach w porządku obrad nie później niż na 10 dni przed zgromadzeniem (listem poleconym na adres wskazany na liście uczestników spółki lub w inny sposób przewidziany w statucie spółki);
3. udostępnić wszystkim członkom stowarzyszenia następujące informacje i materiały w terminie 30 dni przed zgromadzeniem:

Zauważmy, że prawo nie wskazuje bezpośrednio bilansu wśród informacji i materiałów przekazywanych uczestnikom w ramach przygotowań do spotkania. Biorąc jednak pod uwagę, że klauzula 6 ust. 2 art. 33 federalnej ustawy o spółkach z oo umieszcza w kompetencjach walnego zgromadzenia uczestników kwestię zatwierdzania rocznych sprawozdań i rocznych bilansów nie byłoby zbyteczne załączanie również rocznych sprawozdań finansowych, które.

W zawiadomieniu należy wskazać czas i miejsce walnego zgromadzenia uczestników spółki oraz proponowany porządek obrad. (Patrz przykład 1).

Zauważ to członkowie spółki mają prawo wnoszenia propozycji umieszczenia dodatkowych spraw w porządku obrad, spełniające wymogi prawa i należące do kompetencji walnego zgromadzenia uczestników, nie później niż 15 dni zanim to nastąpi. Jedyny organ wykonawczy umieszcza w porządku obrad dodatkowe sprawy, nie ma jednak prawa dokonywania zmian w brzmieniu tych spraw. Ponadto ma obowiązek powiadomić wszystkich uczestników towarzystwa o zmianach w porządku obrad, jak zauważyliśmy powyżej, nie później niż 10 dni przed walnym zgromadzeniem uczestników (patrz przykład 2).

Przykład 1

Zwiń pokaz

Statut spółki może przewidywać krótsze terminy w celu powiadomienia uczestników o spotkaniu, zmianach w porządku obrad oraz przekazania informacji i materiałów na spotkanie (zgodnie z klauzulą ​​4 art. 36 ustawy federalnej o LLC).

Tymczasem prawo uznaje walne zgromadzenie za właściwe nawet w przypadku naruszenia procedury zwoływania zgromadzenia, ale tylko wtedy, gdy uczestniczą w nim wszyscy uczestnicy spółki (art. 36 ust. 5 ustawy federalnej o LLC).

Zauważamy to również jeśli LLC ma tylko jednego członka, To Do takiej spółki nie mają zastosowania wymogi ustawy o zwoływaniu zgromadzenia. Oznacza to, że jedyny uczestnik samodzielnie podejmuje decyzje w istotnych kwestiach objętych porządkiem obrad.

Przykład 2

Zawiadomienie o zmianie porządku obrad

Zwiń pokaz

Organizujemy spotkanie

Wszyscy członkowie spółki mają prawo uczestniczyć w walnym zgromadzeniu uczestników LLC, brać udział w omawianiu punktów porządku obrad i głosować przy podejmowaniu decyzji (zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy federalnej o LLC). W takim przypadku postanowienia statutu lub decyzje organów spółki ograniczające te prawa uczestników są nieważne. Każdemu uczestnikowi przysługuje na walnym zgromadzeniu liczba głosów proporcjonalna do jego udziału w kapitale zakładowym spółki, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie federalnej o LLC. Choć trzeba przyznać, że statut spółki może przewidywać inny tryb ustalania liczby głosów w drodze jednomyślnej decyzji uczestników spółki. Ale inna kolejność będzie oczywiście bardziej wyjątkiem niż regułą.

Walne zgromadzenie uczestników odbywa się w sposób określony w ustawie federalnej o LLC, statucie spółki i jej dokumentach wewnętrznych. Natomiast w części nieuregulowanej określonymi dokumentami tryb odbycia spotkania ustala decyzja walnego zgromadzenia uczestników. Z kolei dokumentem wewnętrznym w tym przypadku może być lokalny akt prawny, np regulamin walnego zgromadzenia uczestników.

Rejestracja uczestników

Przed otwarciem walnego zgromadzenia przeprowadzana jest rejestracja przybyłych uczestników. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, tabeli lub arkuszu rejestracyjnym. Forma takiego dokumentu nie jest przewidziana przez prawo. Można to ustalić na mocy lokalnego aktu prawnego organizacji. Zobacz przykład 3.

Należy zaznaczyć, że członkowie spółki mają prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu zarówno osobiście, jak i przez swoich przedstawicieli. Przedstawiciele uczestników spółki muszą przedstawić pełnomocnictwo sporządzone zgodnie z wymogami art. 185 i ust. 4 art. 185.1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej (patrz przykład 4). Od 1 września 2013 r. pieczątka na pełnomocnictwie nie jest już wymagana.

Prawo uczestniczenia w głosowaniu nie ma niezarejestrowany członek spółki lub jego przedstawiciel.

Przykład 3

Zwiń pokaz

Przykład 4

Zwiń pokaz

Otwarcie spotkania

Walne zgromadzenie uczestników spółki (zwykle dyrektora generalnego) w terminie określonym w ogłoszeniu lub wcześniej, jeżeli wszyscy uczestnicy spółki są już zarejestrowani. Następnie wybiera spośród uczestników spółki prezesa w drodze głosowania na zasadzie 1 uczestnika – 1 głos większością głosów ogólnej liczby głosów uczestników (chyba, że ​​statut przewiduje inny tryb). Dlatego zazwyczaj na początku posiedzenia wybiera się przewodniczącego i sekretarza. Sekretarza (do wykonywania prac technicznych) często wyznacza nie członek firmy, ale jeden z jej pracowników zaproszony na spotkanie.

Podejmowanie decyzji w sprawie punktów porządku obrad

Uczestnicy głosują i podejmują decyzje na walnym zgromadzeniu jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, o których zostali zawiadomieni w przewidziany sposób. Jeżeli wszyscy uczestnicy bez wyjątku są obecni na spotkaniu, wówczas w tym przypadku mogą podejmować decyzje w innych kwestiach.

Podjęto decyzje większością głosów ogólnej liczby głosów uczestników spółki, jeżeli potrzeba większej liczby głosów do podjęcia takich decyzji nie jest przewidziana w federalnej ustawie o LLC lub statucie spółki. Jednocześnie statut może przewidywać kwestie dotyczące wyboru członków zarządu (rady nadzorczej) spółki, członków kolegialnego organu wykonawczego spółki i (lub) członków komisji rewizyjnej spółki .

Przykład 5

Zwiń pokaz

Załóżmy, że do wybranego organu składającego się z 5 członków jest 10 kandydatów. I uczestnik Maslov R.M. posiada 30% udziałów w kapitale zakładowym LLC.

• procent w kapitale zakładowym każdego uczestnika jest równy głosom (Maslov otrzymuje 30 głosów),
• dalsze 30 × 5 wolnych miejsc = 150 głosów,
• Masłow może oddać swoje 150 głosów jednemu kandydatowi lub rozdzielić je według uznania pomiędzy kilku, np. Iwanowowi po 100 głosów, a Sidorowowi i Waseczkinowi po 25. Wtedy okazuje się, że Masłow rozdysponował wszystkie 150 „skumulowanych” głosów, jakie posiada .

Wyniki zostaną zliczone w następujący sposób: głosy zebrane na każdego z 10 kandydatów zostaną zsumowane, a pięciu najlepszych zajmie 5 wolnych miejsc.

Pytanie na temat:

Zwiń pokaz

Jeżeli dodatkowe kwestie zostały dodane do porządku obrad dopiero w trakcie spotkania, a jeden z uczestników nie zgadza się z tym ze względu na to, że nie miał możliwości zapoznania się z materiałami, aby podjąć właściwą decyzję w tych sprawach kwestie, ale mimo to takie kwestie były rozpatrywane na posiedzeniu, czy możliwe jest unieważnienie decyzji walnego zgromadzenia uczestników w takich dodatkowych kwestiach?

Można je stwierdzić nieważność, biorąc pod uwagę szczególne okoliczności, przed sądem na wniosek członka spółki, który nie brał udziału w głosowaniu lub głosował przeciwko takiej decyzji. Sąd ma jednak prawo, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy, utrzymać w mocy zaskarżoną decyzję, jeżeli głos wspólnika spółki, który złożył wniosek do sądu, nie mógł mieć wpływu na wyniki głosowania. Lub, na przykład, jeśli popełnione naruszenia nie są znaczące, a decyzja uczestników nie spowodowała strat dla tego uczestnika. Stanowisko to potwierdza uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Ural z dnia 1 lipca 2008 roku nr F09-4599/08-S4.

Sporządzamy protokół lub decyzję

Jeśli firma jest własnością jednej osoby, wtedy nie musi przestrzegać procedury przygotowania i przeprowadzenia spotkania kilku uczestników LLC. Musi tylko sformalizować swoje rozwiązanie co najmniej w obowiązkowym porządku obrad najbliższego spotkania uczestników w terminie od 1 marca do 30 kwietnia.

Przykładowe decyzje pojedynczego uczestnika przedstawiono w przykładzie 7 (jeśli firma jest własnością osoby) i w przykładzie 8 (jeśli jest to organizacja).

Spotkanie uczestników LLC jest organem kolegialnym, którego decyzje są sformalizowane protokół(próbka w przykładzie 6).

Zgodnie z paragrafem 6 art. 37 ustawy federalnej o spółkach z oo organ wykonawczy spółki organizuje prowadzenie protokołów walnych zgromadzeń uczestników spółki. Oczywiście protokołu sam nie przechowuje. Z reguły dokonuje tego wybrany na posiedzeniu sekretarz zgromadzenia (on też później według wszelkich zasad sporządza protokół). Pracę tę wykonuje zazwyczaj sekretarz korporacyjny, a w przypadku jego nieobecności w organizacji – prawnik, rzadziej – zwykły sekretarz.

Należy również zauważyć, że nie później niż w terminie 10 dni od dnia sporządzenia protokołu jego odpis należy przesłać wszystkim uczestnikom spółki w taki sam sposób jak zawiadomienia o odbyciu walnego zgromadzenia. Ja Zalecamy sporządzenie protokołu nie później niż w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu posiedzenia- podobne do wymagań dotyczących sporządzania protokołów w spółkach akcyjnych ze względu na fakt, że ustawa federalna o LLC nie zawiera takich wymagań.

Data protokołu (który może być wydany później niż dzień posiedzenia) zawsze odpowiada dacie samego posiedzenia.

Pytanie na temat:

Zwiń pokaz

Protokół podpisują zwykle dwie osoby: przewodniczący i sekretarz posiedzenia. Jednak w praktyce istnieją protokoły z kolejnego spotkania uczestników LLC, w których podpisy nie są przewodniczącego i sekretarza, ale wszystkich jego uczestników. Zwykle odbywa się to w spółkach LLC z niewielką liczbą właścicieli. Czy takie protokoły są ważne?

Nieobecność przewodniczącego na takim posiedzeniu jest naruszeniem, gdyż w ust. 5 art. 37 ustawy o spółkach z oo stanowi: „Osoba otwierająca walne zgromadzenie uczestników spółki wybiera spośród uczestników spółki przewodniczącego”. I nie ma wyjątków od tej procedury.

Inną rzeczą jest to, że naruszenie to nie jest znaczące i jest mało prawdopodobne, aby na tej podstawie można było unieważnić protokół (uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północnego Kaukazu z dnia 11 stycznia 2010 r. w sprawie nr A63-1916 /2009), tym bardziej, że każdy uczestnik spółki LLC podpisał umowę z treścią tego dokumentu.

Do protokołu kolejnego spotkania uczestników LLC, a także do decyzji jedynego uczestnika, nie ma wymaganego formularza. Dlatego, aby prawidłowo przygotować te dokumenty, należy skupić się na wymogach prawa (przede wszystkim porządku obrad i terminie spotkania/podjęcia decyzji), a także praktykach biznesowych, które wykształciły się w związku z przygotowaniem tego typu dokumentów (w tym zalecenia GOST R 6.30-2003). Możesz zapoznać się z przykładami protokołów i rozwiązań podanymi w dalszej części artykułu. Po zrozumieniu tego problemu zalecamy zatwierdzenie formularzy dokumentów używanych w Twojej organizacji.

Pytanie to często budzi kontrowersje o obecności pieczęci w protokole lub decyzji bo nie jest to uregulowane prawnie. Zgodnie z zasadami pracy biurowej nie powinno to znajdować się ani w protokole, ani w decyzji, biorąc pod uwagę, że dokumenty te mają charakter wewnętrzny. Jednak w praktyce brak pieczęci w tych dokumentach może budzić wątpliwości notariuszy lub organów, którym udostępniane są te dokumenty lub ich kopie, np. w celu dokonania czynności rejestracyjnych. Organizacja może oczywiście zaskarżyć odmowę podjęcia działań określonych przez prawo w sądzie. Ale zajmie to dużo czasu i będzie wymagało wysiłku. Dlatego jeżeli protokół lub decyzja zostaną przekazane osobom trzecim, od których zależy udzielenie określonych świadczeń, wówczas lepiej jest opatrzyć pieczątką:

1. Zatem protokoły mogą być opatrzone odciskiem głównej pieczęci LLC odbywającej spotkanie jej uczestników (jest to wskazane w „nagłówku” dokumentu). Przecież nie można tu umieścić pieczątki jednego z kilku uczestników.
2. Proszę zwrócić uwagę jaką pieczątkę można umieścić na decyzji:
   • Jeśli dana osoba jest właścicielem firmy, nie ma własnej pieczęci. A jeśli naprawdę chcesz umieścić odcisk, niech będzie to odcisk pieczęci LLC (analogicznie do protokołu);
   • jeżeli spółka jest własnością innej osoby prawnej (na przykład spółki akcyjnej), wówczas ta osoba prawna ma własną pieczęć, która służy do poświadczania podpisów jej upoważnionych osób na ważnych dokumentach. I tu pojawia się dylemat: jaką pieczątkę przyłożyć do decyzji? Są tacy, którzy radzą postawić jedno i drugie, aby zadowolić wszystkich. Ale analogicznie do dwóch omówionych powyżej przypadków, w praktyce większość kładzie pieczęć LLC.

Z prawnego punktu widzenia żadna z powyższych opcji umieszczenia/braku pieczęci nie pociągnie za sobą niepożądanych konsekwencji zarówno dla LLC, jak i jej uczestników.

Prawo nie mówi nic o tym, co jest konieczne liczba kopii protokół lub decyzja, która wymaga sformalizowania. Wspominaliśmy już, że prawo uznaje za wystarczające przesłanie przez uczestników spotkania kopii protokołu, co oznacza, że ​​oryginał można sporządzić w 1 egzemplarzu. Jeśli mówimy o decyzji jedynego uczestnika, zwykle jest ona podejmowana w 2 egzemplarzach: pierwszy - dla LLC, drugi - dla właściciela.

Przykład łączenia wielostronicowego dokumentu można znaleźć w przykładzie 5 w artykule „Prowadzenie dziennika pracowników delegowanych, którzy przybyli do organizacji”

Jeżeli protokół lub decyzja zawiera więcej niż 1 stronę, następnie arkusze dokumentu należy zszyć i certyfikować zszycie. Czyj podpis może się tu pojawić? Może to być przewodniczący lub sekretarz spotkania (w protokole), jedyny uczestnik (w decyzji) lub sam szef LLC.

Przykład 6

Zwiń pokaz

Należy zwrócić uwagę, że na początku protokołu, przed wyliczeniem osób obecnych i zaproszonych, widnieje informacja, kto pełni funkcję przewodniczącego, a kto sekretarza posiedzenia. Praktyka sporządzania protokołów jako dokumentów organizacyjnych i administracyjnych nauczyła nas umieszczać tę informację w tym miejscu (oznaczoną cyfrą 1 w przykładzie 6). Jednak dokumenty wewnętrzne LLC nie zawsze określają, kto będzie pełnił te funkcje, częściej kwestię tę rozwiązuje się indywidualnie na każdym spotkaniu (przykład 6 pokazuje właśnie taki przypadek). Niektórym może wydawać się nielogiczne wskazanie przewodniczącego i sekretarza, zanim na posiedzeniu zostanie rozstrzygnięta kwestia ich osobowości. Ale protokół nie jest dziełem sztuki, w którym wszystko jest odzwierciedlone jedynie w porządku chronologicznym. Ma swoje własne szczegóły, zwykły układ informacji w formie dokumentu. Dlatego preferowaliśmy wygodę pracy z protokołem i wyświetlaliśmy informacje o przewodniczącym i sekretarzu, gdzie zwyczajowo opisuje się aktorów. Obecność lub nieobecność przewodniczącego i sekretarza nie wpływa w żaden sposób na moc prawną dokumentu. Podobnie należy oceniać zgodność z innymi zasadami sporządzania dokumentów organizacyjno-administracyjnych w protokole lub decyzji – z punktu widzenia mocy prawnej ważniejsza jest treść, drugorzędny jest sposób ułożenia informacji.

Zwiń pokaz

Przechowywanie dokumentów ze spotkań

Protokoły posiedzeń uczestników LLC, a także akcjonariuszy JSC, są przechowywane trwale.

Zgodnie z art. 50 ustawy federalnej o LLC, spółka jest zobowiązana do przechowywania protokołów walnych zgromadzeń uczestników spółki w siedzibie jej jedynego organu wykonawczego lub w innym miejscu znanym i dostępnym dla uczestników spółki. Na żądanie uczestnika LLC jest zobowiązana zapewnić mu dostęp do protokołu lub dostarczyć jego kopię w terminie 3 dni od daty przedstawienia odpowiedniego żądania.

Zauważmy, że ustawa federalna o LLC nie zawiera ani procedury, ani okresu przechowywania decyzji jedynego uczestnika. Ale tutaj wchodzi w grę zasada analogii. Ponadto pamiętamy, że Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych zawiera kategorie dokumentów i okresy ich przechowywania. A w przypadku decyzji jedynego uczestnika LLC odpowiedni jest art. 18 tej listy ze stałym okresem przechowywania; ma zastosowanie do decyzji i protokołów uczestników spółki LLC i akcjonariuszy spółki JSC, a także raportów, zaświadczeń i innych dokumentów omawianych na zgromadzeniu.

Funkcje protokołu

Walne zgromadzenie pracowników zwołuje się wyłącznie w celu podjęcia ważnej decyzji, rozwiązania istniejących sporów lub wymuszenia na pracodawcy przestrzegania przyjętych w przedsiębiorstwie przepisów.

Zebranie pracowników uważa się za ważne, jeżeli jest na nim obecna więcej niż połowa pracowników przedsiębiorstwa. Konferencję uważa się za ważną, jeżeli uczestniczy w niej co najmniej dwie trzecie wybranych delegatów.

Żądania mogą zgłaszać wyłącznie pracownicy lub ich przedstawiciele – art. , Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikom lokal do odbycia walnego zgromadzenia, ponadto nie ma prawa zakłócać odbycia walnego zgromadzenia pracowników.

Ważny! Utrudnianie odbycia zgromadzenia pracowników, w tym niezapewnienie lokalu do odbycia zgromadzenia, podlega karze grzywny albo postępowaniu dyscyplinarnemu.

Strony są zobowiązane nie później niż w ciągu dwóch tygodni od dnia otrzymania odpowiedniego żądania przekazać sobie informacje, które są im niezbędne do przeprowadzenia rokowań zbiorowych.

Międzynarodowa Organizacja Pracy przyjęła specjalne zalecenie MOP nr 129, zgodnie z którym organizacja ma obowiązek udostępniać swoim pracownikom następujące informacje:

• Ogólne warunki pracy,
• Warunki zatrudniania, zwalniania i przenoszenia,
• Perspektywy szkoleń i awansu zawodowego,
• Przepisy bezpieczeństwa,
• Ubezpieczenie społeczne pracowników,
• Usługi socjalne dla pracowników itp.

Negocjatorzy mają obowiązek przestrzegać umowy o nieujawnianiu tajemnic prawnie chronionych. Ponadto art. , Kodeks karny Federacji Rosyjskiej przewiduje odpowiedzialność karną za ujawnienie tajemnic handlowych, państwowych i urzędowych.

Protokół walnego zgromadzenia pracowników jest co do zasady protokołem zwykłym i musi zawierać następujące informacje:

• Data, miejsce i czas jego sporządzenia.
• Do ustalenia obecności konieczna jest całkowita liczba pracowników przedsiębiorstwa oraz nazwiska obecnych, w tym liczba uczestników walnego zgromadzenia.
• Krótka informacja o wyborze przewodniczącego i sekretarza zgromadzenia.
• Porządek obrad i jego zatwierdzenie.
• Temat posiedzenia lub jego streszczenie, jeżeli jest sporządzone w odrębnym dokumencie, w tym drugim przypadku do protokołu należy dołączyć kopię tego dokumentu.
• Decyzja walnego zgromadzenia, a także liczba osób, które głosowały „za” i „przeciw” decyzji. Przy rozstrzyganiu kilku spraw decyzje dotyczące każdej z przedstawionych kwestii rozpatrywane są odrębnie, a wyniki głosowania są również rejestrowane dla każdej podjętej decyzji odrębnie.
• Podpis sekretarza i przewodniczącego posiedzenia.

Według jednego organu przedstawicielskiego utworzonego przez główne organizacje związkowe przedsiębiorstwa ma ono prawo skierować do pracodawcy lub jego przedstawiciela propozycję rozpoczęcia w imieniu negocjacji zbiorowych w sprawie przygotowania, zawarcia lub zmiany układu zbiorowego wszystkich pracowników.

Zgodnie z wymaganiami lub ich kopie można przesłać właściwemu organowi państwowemu w celu rozstrzygania sporów zbiorowych. W takim przypadku państwowy organ rozstrzygania sporów zbiorowych jest obowiązany sprawdzić otrzymanie żądań lub ich kopii przez drugą stronę sporu zbiorowego.

Wypełniony przykładowy dokument

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Baromir”

PROTOKÓŁ nr ___
walne zgromadzenie pracowników

________________ „___”_____________ 20__

Całkowita liczba pracowników organizacji -_____ osób

_____ osób obecnych na spotkaniu (lista w załączeniu).

Zaproponowali: wybrać ___________ na przewodniczącego zgromadzenia, ___________ na sekretarza.

ZDECYDOWANY:

Wybierz ___________ na przewodniczącego spotkania, ___________ na sekretarza.

SŁUCHAŁEM:

Łagowazow K.M. - zaproponowało przyjęcie porządku obrad w sprawie zatwierdzenia wymagań pracodawcy w zakresie niestosowania się do układu zbiorowego w zakresie postanowienia układu zbiorowego dotyczącego udzielenia dodatkowego urlopu pracownikom, którzy przepracowali ponad 10 lat, 7 dni kalendarzowych.

ZDECYDOWANY:

Porządek obrad podlega zatwierdzeniu.

AGENDY

Po zatwierdzeniu wymagań pracodawcy dotyczących przestrzegania układu zbiorowego w zakresie postanowień układu zbiorowego dotyczących udzielania dodatkowego urlopu pracownikom, którzy przepracowali ponad 10 lat, 3 dni kalendarzowe.

SŁUCHAŁEM:

Frodorova E.A., prezes Baromir LLC, mówiła o naruszeniu przez pracodawcę postanowień układu zbiorowego w zakresie zapewnienia pracownikom, którzy przepracowali ponad 10 lat, dodatkowego urlopu w wysokości 3 dni kalendarzowych. Iwanow A.A zasugerował:

GŁOŚNIKI:

1.R.R. Simonova, asystentka laboratoryjna, zaproponowała poparcie propozycji przewodniczącego komisji związkowej A.A. Frodorowa.

2. MM Księgowa Frolova zaproponowała zatwierdzenie wymagań dotyczących spełnienia warunków układu zbiorowego, dla którego przed „__”_________ 20__ wydaje polecenie zapewnienia pracownikom, którzy przepracowali ponad 10 lat, dodatkowego urlopu, 3 dni kalendarzowe o godz. spotkanie pracowników.

ZDECYDOWANY:

1. Zatwierdzić wymagania dotyczące zgodności z warunkami układu zbiorowego, dla którego przed „__”_________ 20__ wydać zarządzenie w sprawie zapewnienia pracownikom przepracowanym powyżej 10 lat dodatkowego urlopu, 3 dni kalendarzowe na zebraniu pracowników .

2. Jeżeli pracodawca odmówi zaspokojenia zgłoszonego żądania lub nie poinformuje o decyzji o przystąpieniu do sporu zbiorowego:

utworzyć komisję pojednawczą, upoważniającą przewodniczącego komisji związkowej A.A. Frodorowa i członka komisji związkowej I.I. Łagowazowa do reprezentowania interesów pracowników w postępowaniu pojednawczym.

3. Przyznać przedstawicielom pracowników prawo do udziału we wszelkich postępowaniach pojednawczych w celu rozpatrzenia sporu zbiorowego, podejmowania decyzji w sprawie rozstrzygnięcia sporu zbiorowego oraz zawierania porozumień z prawem do podpisywania.

Przewodniczący spotkania

Jednym ze świętych obowiązków sekretarza jest przygotowywanie spotkań, konferencji i sesji inicjowanych przez menedżerów różnych szczebli. W większości przypadków sekretarz prowadzi również protokoły takich wydarzeń. W tym artykule podpowiemy Ci, jak usprawnić te procesy.

Aby zacząć mówić o protokole, pierwszym krokiem jest omówienie przygotowania spotkania. Przed takim wydarzeniem warto przemyśleć program, ustalić skład uczestników, zapoznać się z relacjami wszystkich prelegentów i innymi materiałami. Wszystko to będzie wymagało dodatkowego wysiłku, ale w rezultacie utrzymanie protokołu będzie znacznie łatwiejsze.

JAK OSZCZĘDZAĆ CZAS?

Według różnych badań na spotkaniach można przeznaczyć od 10 do 50% czasu pracy szefa organizacji i innych pracowników. Aby ograniczyć koszty czasu, inicjatorzy, organizatorzy i uczestnicy spotkań muszą pamiętać o następujących zasadach:

Na spotkaniu omawiaj tylko te kwestie, których nie da się rozwiązać w pracy.

Ogranicz liczbę uczestników spotkań. Jest to wprost proporcjonalne do czasu trwania wydarzenia. Jeśli czas trwania spotkania z 5 pracownikami wynosi 1 godzinę, to przy liczbie uczestników 10 i więcej najprawdopodobniej będzie trwało 2 godziny lub więcej.

Przygotuj wcześniej materiały informacyjne na spotkanie. Obliczenia, raporty analityczne, tabele, wykresy, raporty, materiały foto i wideo, prezentacje, próbki produktów, ekspertyzy muszą być wykonane przez wyspecjalizowanych specjalistów. Za sprawdzenie gotowości materiałów odpowiada jednak sekretarz spotkania. Dlatego dzień lub dwa przed wydarzeniem należy:

a) przy pomocy osób odpowiedzialnych, które będą przeprowadzać prezentacje, sporządź listę wszystkich materiałów informacyjnych;

b) otrzymywać materiały w formie elektronicznej od osób odpowiedzialnych (na przykład prezentacje, noty wyjaśniające itp.);

c) otrzymywać drukowane streszczenia i teksty raportów od osób odpowiedzialnych.

Do każdego zagadnienia wyznacz jednego odpowiedzialnego pracownika, nawet jeśli zadanie musi wykonać grupa osób.

Nie trać czasu na ujawnianie sprawców. Pamiętaj, że głównym celem każdego spotkania jest omówienie programu i podjęcie co do niego decyzji.

AGENDY

Oto lista zagadnień, które mają zostać omówione na spotkaniu. Ustala je przewodniczący zgromadzenia. Sekretarz może jednak również uczestniczyć w tym procesie.

Opracowując swój program, skorzystaj z następujących wskazówek:

• Podziel zbyt ogólne tematy spotkań na kilka podtematów. W razie potrzeby osoby odpowiedzialne mogą organizować spotkania przygotowawcze dla każdego podtematu.

Przykładowo spotkanie zaplanowane na koniec miesiąca na temat „O realizacji zaplanowanych wskaźników przez główne zakłady produkcyjne” powinno być poprzedzone serią małych spotkań w sklepach: „O realizacji planu przez główne zakłady produkcyjne odlewnia”, „O realizacji planu przez warsztat zaopatrzeniowy”, „O realizacji planu przez warsztat mechaniczny”, „O realizacji planu przez warsztat montażowy”. Lub spotkanie na temat „Wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie” powinno być poprzedzone kilkoma spotkaniami: „O problemach wdrożenia systemu ERP w produkcji”, „W sprawie zapewnienia komunikacji między systemem ERP a 1C w księgowości ”, „O wsparciu technicznym systemu ERP i transferze danych” itp.

• Umieść w porządku obrad sprawy o jednakowej wadze, które łączy wspólny temat.. Na przykład zapewnienie transportu, procedura dostawy do magazynu, wysyłka i usunięcie gotowych produktów z terytorium przedsiębiorstwa.

W porządku obrad można umieścić także szerszy zakres powiązanych ze sobą problemów. Mogą to być na przykład:

Zakup nowej linii produkcyjnej;

Przygotowanie technologiczne produkcji;

Dokonywanie zmian w dokumentacji projektowej i technologicznej w związku z zakupem nowego sprzętu;

Modernizacja budynków produkcyjnych i rozbudowa połączeń maszynowych;

Wsparcie logistyczne produkcji.

Jednocześnie przebudowa fabrycznego punktu kontrolnego czy organizacja elektronicznych płatności za karnety w zakładowej stołówce zdecydowanie nie jest warta dyskusji na tym spotkaniu.

Jest oczywiste, że sekretarz nie zawsze może mieć wpływ na treść porządku obrad. Spotkanie zwołuje lider, który określa także zakres zagadnień. A jeśli kierownik uwzględni w programie jednego spotkania zakup nowej linii produkcyjnej do produkcji odlewów i organizację wiosennego dnia porządków w celu uporządkowania terenu, wówczas przekonanie go może nie być możliwe. Ale ze swojej strony możesz zaproponować przeniesienie dyskusji na temat organizacji sprzątania na inne spotkanie, na przykład łącząc ją z tematyką malowania elewacji budynku lub organizacją uroczystości z okazji urodzin organizacji.

• Sporządź porządek obrad wyłącznie z tych zagadnień, które leżą w kompetencjach i obszarze odpowiedzialności uczestników spotkania. Na przykład bezsensowne będzie omawianie kwestii zaopatrzenia pod nieobecność kierownika służby zaopatrzenia.
• Ogranicz liczbę tematów i punktów w porządku obrad. Powinno być ich tyle, ile uda się skutecznie omówić i rozwiązać w wyznaczonym czasie. Przykładowo w ciągu 1 godziny spotkania można omówić od 1 do 5 zagadnień, w zależności od skali poruszanych tematów i jakości przygotowania spotkania.
• Umieść w porządku obrad sprawozdanie z zadań i instrukcji wydanych na ostatnim posiedzeniu, jeśli spotkania łączy wspólny temat i skład uczestników. Należy być przygotowanym na to, że nawet jeśli w porządku obrad nie ma takiego punktu, przewodniczący może go wprowadzić swoim pełnomocnictwem. Dlatego lepiej wcześniej wydrukować listę instrukcji - powinien ją mieć przewodniczący, osoba odpowiedzialna i sekretarz.

UCZESTNICY SPOTKANIA

Ogólne wymagania dla uczestników wydarzenia:

Kompetencje i zainteresowanie sprawami objętymi porządkiem obrad;

Wystarczająco wysokie stanowisko, aby na podstawie wyników spotkania podejmować decyzje i wydawać polecenia podwładnym.

Skład uczestników może ulec zmianie w trakcie wydarzenia. Jeżeli w porządku obrad znajdują się tematy dotyczące wszystkich uczestników spotkania oraz kwestie dotyczące tylko części z nich, wówczas w pierwszej kolejności należy omówić kwestie ogólne. Po zakończeniu tej części spotkania można zwolnić pracowników nie zaangażowanych w dalszą dyskusję.

Jak powiadomić wszystkich

Poinformuj wszystkich uczestników spotkania o dacie, godzinie, miejscu, tematyce wydarzenia.

Spotkanie możesz zgłosić poprzez rozmowę telefoniczną, wiadomość SMS, e-mail (z powiadomieniem o doręczeniu i przeczytaniu) lub wizytę osobistą.

Jeżeli jeden z uczestników jest nieobecny w miejscu pracy z różnych powodów (urlop roczny, czasowa niezdolność do pracy, podróż służbowa itp.), należy ustalić przyczynę nieobecności i przypomnieć pracownikowi zastępującemu nieobecnego zgodnie z planu zastępstw, że musi on być obecny na posiedzeniu.

Pomocne może być także umieszczenie w kalendarzu komputera wyskakującego okienka, np. „przypomnij swojemu zastępcy o udziale w spotkaniu”.

Informacje o tym, kto i kiedy został powiadomiony o spotkaniu, można wpisać do tabeli (Przykład 1).

PRZYKŁAD 1

Powiadamianie uczestników spotkania

Spotkanie odbędzie się w dniu 24 czerwca 2017 r. o godzinie 11:00 w gabinecie dyrektora ds. zakupów.

Temat: Zawarcie umów z dostawcami na drugie półrocze 2017 roku.

Układ miejsc dla uczestników spotkania

Pamiętaj, aby przygotować rozkład miejsc dla uczestników spotkania, jeśli będą obecne:

Wyżsi urzędnicy (miasto, region, terytorium, republika, federacja);

Właściciele ponadnarodowych korporacji i holdingów itp.;

Przedstawiciele organizacji partnerskich.

Jeśli to możliwe, sekretarzowi przydzielane jest miejsce przy osobnym stole obok stołu przewodniczącego (Przykład 2).

Przykład 2

Wykres miejsc

Karty imienne

Na stołach naprzeciwko odpowiednich miejsc należy umieścić wizytówki ze stanowiskiem i (lub) pełnym imieniem i nazwiskiem. każdego uczestnika. Najprostszą opcją jest kartka papieru złożona w „domek” (ryc. 1)

Ryż. 1. Imienna wizytówka uczestnika spotkania

Odznaki

W szczególnie krytycznych przypadkach konieczne jest przygotowanie przypinek (kart piersiowych), na których należy wskazać:

Pełne imię i nazwisko uczestnicy;

Ich pozycje;

Nazwa organizacji, którą reprezentuje każdy uczestnik;

Miejscowość, w której zlokalizowana jest określona organizacja.

Odznaka może również zawierać:

Logo organizacji, którą reprezentuje uczestnik;

Logo (emblemat) wydarzenia (spotkań, konferencji itp.).

Odznakę można wykorzystać ze smyczą lub spinaczem do bielizny. Są sprzedawane w sklepach papierniczych i biurowych.

Można samodzielnie zaprojektować wkładki z tekstem, następnie wydrukować je na drukarce, wyciąć nożyczkami i umieścić w przypinkach (rys. 2).

Ryż. 2. Zaprojektowana przez nas wkładka na plakietkę

Jeżeli na przygotowanie przeznaczono wystarczające środki, wkładki można zamówić w organizacji świadczącej usługi poligraficzne. A w przypadku regularnych spotkań wewnętrznych plakietki nie będą w ogóle potrzebne.

CZAS TRWANIA SPOTKANIA

Różne rodzaje spotkań mają różną ilość czasu. Na przykład poranne spotkanie poświęcone planowaniu może zająć około pół godziny, natomiast spotkanie międzyregionalne poświęcone konkretnej sprawie może zająć cały dzień.

Czas trwania spotkania należy zaplanować z wyprzedzeniem. Wszyscy uczestnicy muszą znać godzinę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia. Pomoże Ci to pracować szybko i wydajnie, dzięki czemu nie będziesz musiał zostawać do późna.

Przerwy

Jeżeli czas trwania spotkania przekracza godzinę astronomiczną (60 minut), konieczne jest robienie przerw po każdej godzinie akademickiej (45 minut).

Przy szczególnie długich imprezach możliwe są przerwy, podczas których podawany jest uczestnikom poczęstunek (kanapki, owoce, słodycze) i napoje (herbata, kawa, soki, woda mineralna itp.).

Gdy poziom spotkania jest niski, a obok sali, w której odbywa się spotkanie, znajduje się lodówka, ekspres do kawy i jednorazowa zastawa stołowa dla gości biura, wówczas uczestnicy spotkania będą mogli nalać sobie kawy, herbaty lub wody.

Butelki z wodą i szklanki można wcześniej ustawić na stołach, przy których siedzą uczestnicy spotkania – dzięki temu będą mogli ugasić pragnienie nie tylko w przerwie, ale w dowolnym momencie. Lepiej nie kłaść jedzenia na stołach. Będzie niezręcznie, jeśli któryś z uczestników upuści kanapkę na dokumenty służbowe lub rozleje kawę.

Lepiej nakryć stół z przekąskami i napojami w oddzielnym pomieszczeniu. Zwykle robi to sekretarz, ale tylko wtedy, gdy nie zajmuje on minut. Jeżeli sekretarz nie może opuścić sali w trakcie spotkania, przerwę musi zorganizować inny pracownik wyznaczony jako odpowiedzialny za to. Lub, alternatywnie, sekretarz przygotowuje wszystko do przerw kawowych przed rozpoczęciem spotkania. Z reguły na dłuższych spotkaniach nie da się obejść bez asystentów.

Ramy czasowe

Czas trwania wydarzenia musi być regulowany. Przewodniczący zgromadzenia monitoruje przestrzeganie tej zasady.

Planując spotkanie, pamiętaj o uwzględnieniu czasu potrzebnego na wystąpienie każdego mówcy i każdej kwestii do omówienia.

Sprawdź u przewodniczącego zasady dotyczące każdego wystąpienia.

Jeśli to konieczne, zaplanuj przerwy.

Zsumuj wszystkie okresy na kalkulatorze i dodaj do otrzymanej kwoty

Należy poinformować przewodniczącego o tym, jak długo może trwać posiedzenie. Jeżeli zgodzi się z tą liczbą, należy zwrócić uwagę wszystkich uczestników na przepisy; w przeciwnym razie konieczne będzie dokonanie poprawek i ponowne zgłoszenie przewodniczącemu.

Po uzgodnieniu porządek obrad z ograniczeniami czasowymi wysyłany jest do wszystkich uczestników spotkania (Przykład 3).

PRZYKŁAD 3

Porządek obrad z terminami

PROTOKOŁY SPOTKANIA: 5 PODSTAWOWYCH KROKÓW

Protokół dokumentować zarówno działalność stałych organów kolegialnych (komisje, komitety, rady itp.), jak i tymczasowych organów kolegialnych - różnego rodzaju spotkania, konferencje, seminaria i konferencje.

Wyróżnia się następujące typy protokołów:

. Krótki protokół- dokument, w którym wpisane jest pełne imię i nazwisko. i stanowiska uczestników spotkania, jego temat, główne zagadnienia, podsumowanie sprawozdań, podjęte decyzje, lista zadań dla każdej osoby odpowiedzialnej. Protokoły takie są zwykle przechowywane na spotkaniach operacyjnych.

. Pełny protokół, oprócz wszystkich powyższych, zawiera szczegółowe zapisy wszystkich przemówień, opinii, poprawek i innych niuansów dyskusji. Dokument ten pozwala na przywrócenie szczegółowego obrazu spotkania.

Formę protokołowania wybiera przewodniczący posiedzenia lub kierownik przedsiębiorstwa.

Teksty wystąpień i inne materiały przygotowane na posiedzenie przygotowywane są w formie załączników. Należy o nich wspomnieć w tekście protokołu.

Sekretarz odpowiada za prawidłowe i kompletne rejestrowanie przebiegu spotkania. Nie można lekceważyć tej odpowiedzialności, gdyż protokół jest jedynym dokumentem, w którym odzwierciedlają się wszystkie przemówienia, dyskusje, uwagi i podjęte decyzje, które należy wykonać. Podczas spotkania uczestnicy mogą czegoś nie usłyszeć lub mieć czasu na zapisanie tego. Będzie to łatwe do przywrócenia, odwołując się do protokołu.

Krok 1: przygotowanie miejsca pracy

Aby ułatwić sporządzanie protokołów, przed rozpoczęciem spotkania:

. Wybierz miejsce w sali gdzie odbędzie się wydarzenie. Powinno być widoczne dla wszystkich uczestników osobiście, przemówienia przewodniczącego, prelegentów oraz „repliki z sali” powinny być wyraźnie słyszalne (patrz schemat rozmieszczenia w przykładzie 2).

. Połóż na biurku listę uczestników spotkania ze wskazaniem ich imion i nazwisk. i pozycje, a także tabelę rozmieszczeń. Przed rozpoczęciem spotkania dobrze byłoby dokładnie sprawdzić, kto gdzie siedzi, a następnie w razie potrzeby przyjrzeć się diagramowi.

. Zrób zapasy artykułów biurowych. Zabierz ze sobą 2-3 długopisy, 2 ołówki, 2 gumki.

. Sprawdź, czy sprzęt biurowy i inne urządzenia działają: zegarek, dyktafon, kamera wideo (jeśli jest dostępna). Nie zapomnij o kablu zasilającym i zapasowych bateriach lub akumulatorach.

Przed spotkaniem odśwież pamięć głównych punktów wszystkich raportów.

Krok 2: rejestrowanie przebiegu spotkania

Oprócz materiałów przygotowanych na posiedzenie (teksty protokołów, przemówień, referencje, projekty decyzji, porządek obrad, listy uczestników itp.), protokoły sporządzane są w oparciu o nagrania dźwiękowe, nagrania wideo, stenogramy lub zgrubne notatki odręczne które są przechowywane podczas spotkania.

Jak zachować szorstkie notatki?

1. Przygotuj arkusze do projektu protokołu- ich liczba zależy od wielkości porządku obrad. Na pierwszej kartce zapisz datę spotkania, jego temat, numer protokołu, listę uczestników, porządek obrad (Przykład 4).

PRZYKŁAD 4

Projekt protokołu posiedzenia. Arkusz nr 1

Zapisz pytania podniesione do dyskusji na osobnych pustych kartkach papieru, zostawiając wystarczająco dużo miejsca na notatki:

Arkusz nr 2: „O stanie prac nad zawarciem umów na dostawę metali nieżelaznych i żelaznych.” Raport Prochorowa P.D.;

Arkusz nr 3

Arkusz nr 4: „W sprawie wsparcia transportu zaopatrzenia.” Raport Miedwiediewa V.Yu.;

Arkusz nr 5: ... (do wypełnienia w trakcie spotkania);

Arkusz nr 6: „O stanie rozliczeń z tytułu zawartych i wykonanych umów zakupu surowców i dostaw.” Raport Fominy K.D.;

Arkusz nr 7: ... (do wypełnienia w trakcie spotkania);

Arkusz nr 8: „W sprawie zawarcia umów z Amethyst LLC na dostawy stali i stopów do ESPZ OJSC.” Sugestie Telegina II;

Arkusz nr 9: ... (do uzupełnienia w trakcie spotkania).

2. Sprawdź, czy wszyscy uczestnicy spotkania są obecni. Nieobecnych w projekcie protokołu skreśl ołówkiem - być może się spóźnili. Dowiedz się o przyczynach nieobecności i opóźnień po spotkaniu.

Godzinę przybycia spóźnionych zapisz bezpośrednio w tekście protokołu w nawiasach:

W takim przypadku będzie wiadomo dokładnie, kto spośród obecnych i co dokładnie pominął podczas spotkania.

3. Wypełnij pozycję „SŁUCHANE”. Na pierwszym arkuszu wersji roboczej oraz na arkuszach z odpowiednimi tytułami raportów konsekwentnie zapisuj swoje imię i nazwisko. oraz stanowiska prelegentów, tematy wystąpień i ich streszczenie. Wystarczy zapisać podstawowe informacje: daty, liczby, fakty. Następnie porównaj notatki z podanymi tekstami przemówień (pracy dyplomowej). Jeżeli zauważysz niezgodności, powiadom o tym przewodniczącego spotkania.

4. Wejdź w pozycję „WYKONANO”(w razie potrzeby). Pozycja ta jest wypełniana, gdy wystąpienie prelegenta zostaje przerwane komentarzami, pytaniami i zastrzeżeniami innych uczestników. W pełnym protokole Każdą taką uwagę należy niezwłocznie odnotować, zwłaszcza jeśli towarzyszy jej sformułowanie: „Proszę wpisać to do protokołu”. Na przykład:

Faktem jest, że każde oświadczenie może zmienić przebieg spotkania, a w konsekwencji konieczne może okazać się podkreślenie momentu, kiedy i dlaczego tak się stało.

W krótkim protokole

Teraz mam pytanie dotyczące walnego zgromadzenia (konferencji) pracowników. W Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej nie znalazłem żadnych specjalnych przepisów dotyczących tego organu. Mam więc pytania. Od razu zastrzegam, że opcja z 1 przedstawicielem nie sprawdzi się u nas, dlatego utworzymy innego przedstawiciela ORGAN.1. Jaka jest natura tego organu, jakie przepisy regulują jego działalność. O ile rozumiem, nie ma takiego przepisu dla organizacji komercyjnych. Czy istnieje taki akt prawno-regulacyjny dla instytucji budżetowych lub innych typów organizacji, aby można było je stosować przez analogię w przypadku naszej organizacji?2. Czy musimy opublikować i zatwierdzić (przez kogo?) regulamin tej konferencji? Jak ustalić, kto wchodzi w skład tego ciała? Jak i w jakim terminie powiadomić pracowników o posiedzeniu, jak przeprowadzić samo spotkanie, głosować nad porządkiem obrad, podsumować jego wyniki i zapisać w protokole, kto i w jakim terminie powinien podpisać protokół itp.? Czyli strona proceduralna działalności tego organu nie jest dla mnie jasna. Powtarzam, jeżeli dla innych form pracodawców istnieją regulacje dotyczące tego organu, proszę o podanie szczegółów tych aktów prawnych, abym mógł z nich skorzystać przez analogię. w naszej spółce LLC

Odpowiedź

Odpowiedź na pytanie:

1. Prawo pracy nie przewiduje szczególnego statusu prawnego walnego zgromadzenia pracowników lub konferencji pracowników. Nie reguluje także trybu odbycia walnego zgromadzenia.

Nie przegap: dużych zmian w HR

Który został przyjęty i wszedł w życie w tym miesiącu.

Nie ma specjalnych przepisów w tej kwestii, zarówno dla organizacji komercyjnych, jak i organizacji rządowych.

W związku z tym pracownicy ustalają tryb samodzielnego odbycia walnego zgromadzenia i konferencji.

Więcej o Walnym Zgromadzeniu przeczytasz tutaj:

2. Nie jest wymagane zatwierdzanie regulaminu walnego zgromadzenia pracowników lub konferencji pracowników. Jednocześnie na zapis taki może wyrazić zgodę nie pracodawca, ale bezpośrednio pracownicy.

Tryb przeprowadzania, powiadamianie o zachowaniu, terminy powiadamiania nie są regulowane przez prawo pracy.

W razie potrzeby pracownicy samodzielnie decydują o odbyciu walnego zgromadzenia.

Ewentualnie pracodawca może zainicjować zwołanie walnego zgromadzenia pracowników.

Odbywając walne zgromadzenie pracowników, należy kierować się ogólnymi zasadami określonymi w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej:

Zebranie pracowników uważa się za ważne, jeżeli jest w nim obecna więcej niż połowa pracowników;

Jeżeli więc zgromadzenie pracowników odbywa się z inicjatywy pracodawcy, pracodawca może zwołać walne zgromadzenie zespołu z porządkiem obrad: W sprawie utworzenia reprezentatywnego organu pracowników.

Co do zasady spotkania takie odbywają się w czasie wolnym od pracy, przy czym pracodawca ma prawo określić godziny pracy, w których odbywa się takie spotkanie. Jednocześnie, jeżeli pracownicy w związku ze zgromadzeniem nie są w stanie spełniać standardów pracy, wówczas zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, będą musieli uiścić dodatkową opłatę w wysokości średnich zarobków za okres odwrócenia uwagi od pracy.

Organizując walne zgromadzenie pracowników, możesz kierować się poniższymi wskazówkami.

Należy zorganizować rejestrację osób uczestniczących w spotkaniu:

___________________________________________

pracowników obecnych na walnym zgromadzeniu zespołu

„____” _________ 2016

Nie. Nazwisko, imię, patronim pracownika Stanowisko Podpis pracownika

_____________________________________________________________

Na walnym zgromadzeniu należy sprawdzić obecność kworum: 50% pracowników + 1 osoba.

Należy wybrać przewodniczącego i sekretarza zgromadzenia. Wprowadź te dane do protokołu.

W kwestii wyboru członków organu przedstawicielskiego należy najpierw ustalić, ile osób będzie wchodzić w skład takiego organu (najlepiej liczba nieparzysta: 3, 5, 7 itd.)

Następnie następuje nominacja kandydatów. Prace te można wykonać z wyprzedzeniem, rozmawiając z kierownikami kluczowych działów, o których są gotowi nominować na określone stanowisko, i uzyskując wstępną zgodę samych pracowników. Ale nie jest to konieczne; wszystko można zrobić od razu na spotkaniu.

Kandydatów może zgłaszać każda osoba obecna na posiedzeniu.

Po utworzeniu listy kandydatów należy wypełnić karty do głosowania, w których należy wpisać nazwiska wszystkich nominowanych przedstawicieli.

Głosowanie musi być tajne. Aby głosować tajnie, trzeba zrobić urnę wyborczą (podobnie jak to się robi w wyborach). Może to być skrzynka z plexi ze szczeliną, w którą można włożyć kartę do głosowania.

Do policzenia głosów należy wybrać spośród obecnych komisję liczącą. Komisja skrutacyjna dokonuje liczenia głosów i na podstawie wyników podpisuje protokół komisji skrutacyjnej, który wskazuje: ile osób jest na posiedzeniu, ile kart do głosowania znaleziono w urnie, ile z nich było zepsutych, następnie podaje się wyniki głosowania: podaje się listę pracowników objętych głosowaniem i podaje nazwisko każdego z nich, liczbę głosów oddanych na niego.

Protokół ten podpisują wszyscy członkowie komisji skrutacyjnej.

PROTOKÓŁ Komisji Liczeniowej

„____”___________ 2016

Wybrani do komisji liczącej: ______, _______________, _________

Tajne głosowanie odbyło się w sprawie wyboru przedstawicieli zespołów do organu przedstawicielskiego pracowników.

Na spotkaniu było obecnych _______ osób

W urnie znaleziono ___________ karty do głosowania,

Spośród nich _______________ karty do głosowania zostały zniszczone.

Wyniki głosowania: ____________________________ - ________________ głosów _____________________________ - ________________ głosów _____________________________ - ________________ głosów ____________________________ - ________________ głosów ______________ - ________________ głosów ____________________________ - ________________ głosów ____________________________ - ________________ głosów

Zgodnie z uchwałą zgromadzenia ustala się liczbę członków Zarządu

Członkowie komisji liczącej: ________ ________ _____________________

Następnie przewodniczący spotkania ogłasza ogólny wynik i proponuje zatwierdzenie wyników wyborów.

Decyzja podjęta na zgromadzeniu musi wskazywać, kto faktycznie jest wybrany do organu przedstawicielskiego.

W takim przypadku wskazane jest zastosowanie zasady większości: za wybranych uznani zostaną kandydaci, którzy otrzymali największą liczbę głosów, a ich ranga zostanie uszeregowana w kolejności malejącej według liczby oddanych na nich głosów.

Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz posiedzenia.

Jeden egzemplarz protokołu (oryginał) przekazuje się pracodawcy.

Do protokołu należy dołączyć listy rejestracyjne uczestników posiedzenia oraz protokół tymczasowy komisji skrutacyjnej.

Szczegóły w materiałach Systemu Personalnego:

Sytuacja: W jakich przypadkach organizacja ma obowiązek uwzględniać opinię reprezentatywnego grona pracowników niebędącego związkiem zawodowym?

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej bezpośrednio wskazuje przypadki, w których organizacja jest zobowiązana do uwzględnienia opinii przedstawicieli pracowników. Takimi przedstawicielami mogą być:

• inne organy przedstawicielskie (przedstawiciele).

Ponadto w niektórych sytuacjach procedura koordynowania decyzji pracodawcy z organem przedstawicielskim nie jest ustalona w przepisach (,