Przykładowe zamówienie na urlop macierzyński. Zamówienie na urlopie macierzyńskim (próbka)

Na tym opiera się działalność każdego odnoszącego sukcesy przedsiębiorstwa lub organizacji jednolite zasady zapewniających realizację stojących przed nimi zadań. Ich działalność jest nie do pomyślenia bez efektywnego funkcjonowania podziały strukturalne, ich wzajemne oddziaływanie i ścisłe podporządkowanie.

Aby zapewnić rozwiązanie takich problemów, menedżerowie przedsiębiorstw wydają dokumenty regulacyjne w formie zamówień (instrukcji).

Zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji dokumenty takie dzieli się na kilka grup:

• instrukcje dotyczące podstawowych działań;
• instrukcje dotyczące składu personelu;
• zlecenia dotyczące działalności finansowo-gospodarczej.

W Ten artykuł Rozważymy zamówienia, które dotyczą głównej działalności przedsiębiorstwa. Do głównych działań przedsiębiorstwa, z punktu widzenia pracy biurowej, zaliczają się następujące zagadnienia:

• kwestie organizacyjno-strukturalne związane z podziałem funkcji i kompetencji działów i pracowników;
• akty prawne regulujące Przepisy wewnętrzne, postanowienia dotyczące wynagrodzeń, premii i odpowiedzialność zawodowa pracownicy (opisy stanowisk);
• przeprowadzanie inwentaryzacji, audytu, certyfikacji pracowników, monitorowanie przestrzegania przepisów ochrony pracy i bezpieczeństwa;
• zatwierdzanie raportów jednostek strukturalnych i dokumentów przesyłanych do organizacji wyższych i nadzorczych.

Od razu to zauważmy jednolita forma Nie ma kolejności na główną działalność. NA duże przedsiębiorstwa, zwłaszcza rządowe, są zatwierdzone wyższy autorytet przykładowe zamówienia na podstawową działalność. W przypadku małych i prywatnych przedsiębiorstw nie ma takiego ujednolicenia, ale dokumenty administracyjne dotyczące głównych działań są bardzo ważne, ponieważ w sytuacje konfliktowe pozwalają nam ocenić (udowodnić przed sądem) legalność działań menedżera. Zobaczmy, jak poprawnie złożyć zamówienie. Często prace techniczne Przygotowanie tych dokumentów powierzone jest sekretariatowi przez menedżerów. Dlatego dla pracowników sekretariatu umiejętność napisania prawidłowego zamówienia (próbki) jest umiejętnością niezbędną.

Zamówienie na główną działalność, jak każde inne, musi zawierać dane przedsiębiorstwa, datę i miejsce sporządzenia, datę wejścia w życie, główną treść oraz podpisy osób zobowiązanych do zapoznania się z nim. Poniżej przedstawiamy wzór sporządzenia zamówienia na organizację nowej jednostki strukturalnej.

Przeczytaj także: Wzór pełnomocnictwa do urzędu skarbowego

ZAMÓWIENIE nr 12

W związku ze wzrostem wolumenu prac związanych z kontrolą jakości produktów oraz utworzeniem certyfikowanego centrum analitycznego

Zamawiam:

1. Zatwierdzenie regulaminu działu kontrola techniczna oraz opis stanowiska kierownika działu kontroli technicznej.
2. Podporządkowanie laboratoriów analitycznych warsztatów nr 1, 2 i 3 działowi kontroli technicznej.
3. Mianuj Irinę Aleksandrovną Paramonovą na kierownika działu kontroli technicznej.
4. Kontrolę nad wykonaniem zamówienia powierzono głównemu inżynierowi Siergiejowi Iwanowiczowi Samojłowowi.
5. Zapoznaj kierowników sklepu i zmiany z zamówieniem (wg listy).

Aplikacja

— Regulamin działu kontroli technicznej

— Opis pracy Kierownik działu kontroli technicznej.

Dyrektor Contrex LLC ______________ Smirnov V.R.

Z zamówieniem zapoznali się:

Pokażemy Ci również jak sporządzić zlecenie (próbkę) zbadania wypadku.

Społeczeństwo z ograniczona odpowiedzialność„Kontrast”

ZAMÓWIENIE nr 24

O utworzeniu działu kontroli technicznej

W związku z kontuzją riggera Iwana Iwanowicza Somowa (akt nr 1 z dnia 11 lutego 2017 r.) podczas załadunku pompy w warsztacie nr 1

Zamawiam:

1. Utworzenie komisji badania wypadków w składzie:
   - główny inżynier Siergiej Iwanowicz Samoiłow (przewodniczący komisji); - przewodniczący komisji związkowej Siergiej Pietrowicz Pawłow - szef wydziału ochrony pracy i bezpieczeństwa Elena Iwanowna Zamkowa;

   — kierownik warsztatu nr 2 Aleksander Iwanowicz Jegorow;

   - inżynier Tatyana Iwanowna Wasilijewa.

2. Komisja w ciągu trzech dni przeprowadzi dochodzenie w sprawie wypadku i sporządzi protokół wskazujący dodatkowe środki wzmocnienie ochrony pracy i przestrzegania przepisów bezpieczeństwa w zakładzie.

3. Przejmuję kontrolę nad realizacją zamówienia.

Zamówienia dotyczą dokumentów administracyjnych firmy. Rodzaje zamówień w organizacji dzielą się tylko na dwa typy - według głównej działalności i według personel. Wraz ze zmianą prawo pracy Zmieniło się także podejście do stosowania niektórych form dokumentów, w tym zamówień. Czy zatem można teraz nie używać akceptowanych formularzy T-1, T-2 itp.? Teraz dowiemy się, jak usystematyzować, przechowywać i zmieniać ich formę.

Trochę historii

Do końca 2010 roku ustawodawcy skrupulatnie gromadzili dane statystyczne dotyczące wszystkich rodzajów działalności, na podstawie których opracowano formularze zamówień. Kluczowe dokumenty dot stosunki pracy, indeksowany literą „T”.

Od początku 2013r ujednolicone formy dokumenty, z których obowiązani byli korzystać wszyscy urzędnicy, utraciły tytuł zobowiązania . Ale nie przestały być aktualne, bo po co wymyślać nowe rodzaje czy formy dokumentów, skoro istnieją już dostosowane do każdego rodzaju działalności? Możesz skorzystać z już zaakceptowanych formularzy dokumentów lub zatwierdzić własne formularze dokumentów.

To jest możesz go używać bez obaw darmowe formularze zamówienia zamiast wcześniej zatwierdzonych, ale muszą jasno odzwierciedlać istotę.

Klasyfikacja zamówień według rodzajów i okresów przechowywania

We wszystkich organizacjach zamówienia dzielą się na dwa typy:

• według głównej działalności;
• przez personel (lub personel).

Każdy typ można podzielić na jeszcze kilka podkategorii, ale wszystko zależy od kierunku firmy.

Aby nie przeciążać się niepotrzebnymi rzeczami, zatwierdzaj tylko te formularze, których naprawdę potrzebujesz, nic zbędnego.

Zamówienia na działalność podstawową można podzielić na:

• do ogólnych dla organizacji;
• według działu;
• do działalności gospodarczej lub administracyjnej.

Według personelu zamówienia można podzielić na następujące typy:

• o przyjęciu;
• tłumaczenie;
• zwolnienie;
• przez dyscyplinę;
• o wakacjach.

I, aby nie zgubić się w papierach, zamówienia należy indeksować. Można stosować dowolne indeksy, jednak najczęściej zlecenie otrzymuje indeks na podstawie pierwszej litery jego przedmiotu. Na przykład zamówienia na przyjęcie są indeksowane literą „P”, w przypadku zwolnienia - „U” itp. Numer rejestracyjny umieszcza się po indeksie.. Pierwszy pracownik został zatrudniony w tym roku, jego numer zamówienia będzie wynosił 1-p; drugi ma 2-p. Zostaną więc umieszczone w pliku (w folderze z zamówieniami) i odzwierciedlone w logu rejestracji.

Klasyfikacja zamówień ze względu na okres przydatności do spożycia zależy od ich rodzaju. Prawie wszystkie zamówienia personelu muszą być przestrzegane przez 75 lat! Okres ten, zdaniem ustawodawców, jest niezbędny do wyjaśnienia stażu pracy w dowolnym momencie, a zatem prawidłowe obliczenia emerytury. Przykładowe terminy to:

• nakazy przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia - 75 lat;
• dla działalności głównej – 1 rok;
• o wakacjach, podróżach służbowych – 5 lat;

W związku z tym dzienniki zamówień przechowywane są przez taki sam czas. Lista dokumentów jest duża, więc część z nich możesz wykorzystać jako przykład.

Jak złożyć zamówienie

Jeśli nie chcesz używać akceptowane formularze, ale aby opracować własny lub dostosować ujednolicony dla siebie, musisz przestrzegać zasad. Zgodnie z Instrukcją FCS zamówienia muszą zawierać:

• Nazwa firmy;
• data i numer zamówienia;
• tytuł (na przykład „O zatwierdzeniu tabela personelu»);
• tekst;
• podpis dyrektora;
• znaki zatwierdzenia lub zapoznania się;
• notatka o wykonawcy (zwykle zapisana mały druk na dole strony).

W takim przypadku musisz pamiętać:

• najpierw spisuje się preambułę (jest to zestawienie zdarzeń, w związku z którymi wydano rozkaz. Można zacząć od słów „w wykonaniu” lub „w celu”. Jeżeli podstawą zamówienia jest inny dokument, na przykład umowa o przeniesienie na inną pracę, wówczas wskazana jest jej nazwa, numer i data);
• potem pojawia się słowo „rozkazuję”;
• część administracyjna jest w przygotowaniu (musi zawierać wymaganie. Jeżeli jest ich więcej, należy je podzielić na akapity lub akapity);
• jednym z punktów części administracyjnej będzie lista wykonawców zamówienia;
• ostatni punkt to informacja o tym, kto będzie kontrolował realizację zamówienia;
• jeżeli dokument anuluje inny dokument, wówczas należy zamieścić klauzulę o tym. Na przykład: „Uznaj za nieprawidłowe…”;
• wszelkie zgody i zapoznawania sporządzane są w następujący sposób: podpis, stanowisko, transkrypcja, data;
• Podpis dyrektora sporządza się w następujący sposób: stanowisko, podpis osobisty, inicjały, nazwisko;
• projekty zarządzeń należy uzgodnić z prawnikiem;
• jeśli ma to wpływ na element finansowy, zamówienie należy również uzgodnić z głównym księgowym.

Po sporządzeniu projektu zarządzenia według powyższych zasad należy go uzgodnić i zatwierdzić przez dyrektora. Na podstawie tego planu przygotujesz pozostałe zamówienia.

Uwaga!

Ważny: V ujednolicone zamówienia w odniesieniu do personelu nie ma ani preambuły, ani części stwierdzającej. Dlatego jeśli zatwierdzisz swoją formę takich zamówień, nie zapomnij o tym.

Jak zarejestrować zamówienie

Zanim zaczniesz się rejestrować, upewnij się, że kierownictwo zatwierdzi Twój formularz. Ujednolicony formularz nie wymaga zatwierdzenia; został już zatwierdzony przez Państwową Komisję Statystyczną.

Na początek w rejestrze zamówień wpisujemy numer i datę, podstawę i nazwę zamówienia. Jeśli zamówienie dotyczy personelu, wpisujemy zarówno nazwisko, jak i stanowisko pracownika.

Wypełniamy samo zamówienie - wprowadzamy wszystkie dane, które należy wprowadzić. Do zamówienia dołączamy powód, np. oświadczenie. Jeśli Twoje wyciągi są przechowywane w innym pliku, to do zamówienia należy dołączyć kopię wniosku. Chociaż, aby nie przeciążać rzeczy, nadal nie twórz dodatkowych folderów.

Zarządzenie podpisuje dyrektor i osoby w nim wskazane. Następnie dokument zostaje umieszczony w aktach, a kopie rozdawane są wszystkim zainteresowanym. Jeżeli dokument dotyczy personelu, wówczas jego kopia trafia do akt osobowych pracownika.

Wyciąg z zamówienia

Czasami inspektorzy GIT lub prokuratorzy żądają wydania jakiegoś polecenia. Jeżeli dokument dotyczy kilku pracowników, a sprawa jest rozpatrywana tylko w odniesieniu do jednego, można sporządzić wyciąg.

Wyciąg z postanowienia jest co prawda wyciągiem z części administracyjnej postanowienia, jednak ze względu na swoje przeznaczenie stanowi odrębny dokument. Oto jak sporządzono oświadczenie ():

• skopiowano w całości nagłówek i preambułę zamówienia, jego numer i datę (jedynie słowo „Zamówienie” zastępuje się słowem „Wyciąg z zamówienia”);
• Do części administracyjnej przekazywany jest tylko wymagany fragment;
• wskazane jest stanowisko, inicjały i nazwisko osoby podpisującej zamówienie (bez podpisu osobistego!);
• wyciąg jest poświadczony (z dopiskiem „Prawny”, datą, podpisem, stanowiskiem i pieczęcią).

Dla Twojej informacji

Ponieważ rodzaje zamówień w organizacji są różne, oświadczenia również będą się różnić. Na wyciągi nie ma potrzeby otwierania osobnego pliku, należy je zarejestrować w dokumentacji wychodzącej.

Jeśli dyrektor (lub w rzeczywistości jakikolwiek urzędnik) wyjeżdża w podróż służbową, nagle zachoruje lub pojawi się inny powód jego tymczasowej nieobecności w miejscu pracy, czas sporządzić zamówienie na tymczasowe wykonanie obowiązków . Wydanie nakazu wymiany jest konieczne nawet w przypadku bardzo krótkiego urlopu, ponieważ istnieje coś takiego jak legalność podpisywania dokumentów przez pierwszą (drugą) osobę w organizacji. [...]

Zdarzają się przypadki, gdy konieczne jest sporządzenie nakazu zmiany nakazu, który został już wydany i jest w pełni prawomocny. Ten temat dość pokrywa się z innym - jak wystawić zamówienie, aby anulować zamówienie. Procedura sporządzania i realizacji zamówień na działalność podstawową oraz działania mające na celu jej koordynację i rejestrację zostały już szczegółowo opisane w odrębnych artykułach. W [...]

Za pozwoleniem problemy operacyjne Kierownik organizacji może wydać zamówienie (przykładowy projekt podano poniżej). Nakaz wpływa zwykle na interesy niewielkiej liczby pracowników i ma ograniczony i przewidywalny okres ważności. Przygotowanie i realizacja zamówień odbywa się prawie w taki sam sposób, jak zamówienia na główną działalność, warto także zapoznać się z publikacją na temat procedury zatwierdzania i rejestrowania zamówień. Wszystkie te pytania zostały [...]

Przyjrzyjmy się, jak poprawnie sporządzić zamówienie, aby anulować inne zamówienie. W zajęcia praktyczne Może zaistnieć sytuacja, gdy konieczne będzie anulowanie lub wprowadzenie zmian w zamówieniu organizacji (oddzielny akapit). Czynności te można wykonać wyłącznie poprzez wydanie kolejnego polecenia. Jednocześnie wymagania dotyczące rejestracji są standardowe – korzystają z formularza zamówienia z ustalonym zestawem danych, przestrzegają rutynowej procedury sporządzania, zatwierdzania [...]

Idealnie byłoby, gdyby instrukcje dotyczące pracy biurowej zostały opracowane i zatwierdzone na polecenie kierownika w każdej organizacji, nawet w małych firmach. Ponieważ instaluje: wewnętrzne zasady praca z dokumentami zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, odpowiedzialność za pracę z dokumentami. Dlatego też instrukcje prowadzenia biura przeznaczone są dla wszystkich pracowników organizacji pracujących z dokumentami [...]

Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się zgodnie z art jednolity wzór, w którym w obowiązkowy Zawsze powinna być wyświetlana informacja: Skład prowizja za inwentaryzację, Co dokładnie podlega inwentaryzacji - majątek, pasywa, Czas trwania - daty rozpoczęcia i zakończenia, Powód - weryfikacja, przeszacowanie, zmiana osoby odpowiedzialnej finansowo itp., Termin odbioru materiałów inwentaryzacyjnych w dziale księgowości.

Zamówienie jest głównym dokumentem administracyjnym przedsiębiorstwa. W nomenklaturze spraw organizacji wydawanie takich rozkazów dzieli się zwykle na dwie duże grupy: rozkazy dotyczące działalności podstawowej i rozkazy dotyczące personelu. Przyjrzyjmy się pierwszej grupie.

Mówimy o lokalnych dokumentach regulacyjnych odzwierciedlających decyzje zarządcze w sprawach działalności produkcyjnej i gospodarczej, planowania, raportowania, finansowania, udzielania pożyczek, sprzedaży towarów itp. Co do zasady lokalny akt prawny przygotowuje jednostka strukturalna, której działalność związana jest z jego wykonaniem. W artykule przedstawimy przykładowe zamówienia na główną działalność przedsiębiorstwa, które można wykorzystać w codziennej pracy.

Wśród zleceń na działalność podstawową (OA) specjalne miejsce zajmują zlecenia w sprawach administracyjno-organizacyjnych lub administracyjno-gospodarczych. Powinny być przechowywane oddzielnie, tak jak mają różne terminy składowanie Jeżeli zamówienia na ML są przechowywane stale, to w kwestiach administracyjnych i ekonomicznych - 5 lat.

Zamówienia na działalność podstawową – czym są?

Urzędnicy często mają trudności z sklasyfikowaniem zamówień jako lokalnych przepisy prawne przez OD lub personel. Podstawowa zasada jest następująca: jeśli dokument reguluje stosunki pracy z organizacją konkretnych pracowników- jest to polecenie dotyczące personelu (zatrudnienie, zwolnienie, urlop, podróż służbowa, awans, dyscyplina, szkolenie itp.), jeżeli mówimy o o organizacji jako całości - jest to rozkaz dotyczący głównej działalności, nawet jeśli wyznacza osoby odpowiedzialne i wydaje instrukcje konkretnym pracownikom.

Zabierzmy to daleko pełna lista zamówienia na działalność podstawową. Należą do nich następujące zamówienia:

• o objęciu stanowiska menedżera;
• w sprawie przypisania kierownikowi obowiązków głównego księgowego;
• w sprawie powołania tymczasowego menedżera;
• o udzieleniu prawa do podpisu;
• w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie, przechowywanie, utrwalanie i wydawanie zapisy pracy;
• w sprawie przekazania funkcji zarządczych zarządzanie dokumentacją kadrową firma zewnętrzna;
• w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za zapewnienie bezpieczeństwo przeciwpożarowe w budynku;
• po zatwierdzeniu tabeli personelu;
• o stworzeniu odrębny podział;
• o wejściu w życie Nowa edycja„Zasady wewnętrzne” regulamin pracy»;
• w sprawie trybu wydawania zeszytów pracy pracownikom;
• na zapewnieniu bezpieczeństwa tajemnica handlowa;
• o użyciu komunikacja mobilna;
• w sprawie zatwierdzenia wykazu finansowego Odpowiedzialne osoby;
• w sprawie zawierania umów na pełen indywidualny Odpowiedzialność finansowa;
• w sprawie organizacji przyjmowania i przekazywania skrzynek i inwentarza;
• o harmonogramie pracy organizacji w Święta majowe;
• w sprawie zorganizowania dochodzenia w sprawie wypadku.

Jak zarejestrować

Wymagania dotyczące przygotowania szeregu dokumentów sklasyfikowanych jako organizacyjne i administracyjne są zapisane w GOST R 6.30-2003. Dokument ten określa skład detali i wymagania dotyczące ich wykonania. Na formularzu znajdują się również schematy rozmieszczenia detali.

Tekst zwykle wskazuje, co następuje:

• Nazwa firmy;
• nazwa dokumentu;
• data i numer rejestracyjny;
• temat;
• tekst zamówienia;
• miejsce na podpis urzędnika zatwierdzającego polecenie, ze wskazaniem stanowiska;
• znak o wykonawcy;
• miejsce do zatwierdzenia wizy, jeśli to konieczne.

Jeżeli dołączono lokalny akt prawny poszczególne dokumenty, na przykład wyjaśniający, wówczas jest to zaznaczone w tekście. Dla przejrzystości podajemy przykładowe zamówienie na główną działalność.

Rejestr wydanych zleceń

Zwyczajowo rejestruje się zamówienia wydane w przedsiębiorstwie, ponieważ konieczne jest prowadzenie ich ewidencji. Lokalny przepisy prawne są nie tylko zatwierdzane przez menadżera, ale także otrzymują własny numer, pod którym informacje o nich zapisywane są w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku. Jeśli firma wprowadziła podział zamówień na grupy, lepiej od razu zarejestrować je i przechowywać osobno. Dzięki temu unikniesz dodatkowego wysiłku na koniec roku związanego z klasyfikacją dokumentów według okresu ich przydatności do spożycia.

Dziennik służy do rejestracji lokalnych przepisów. NA poziom legislacyjny Nie ma wymagań co do takiego dokumentu. Jego znaczenie sprowadza się do zapewnienia możliwości zapisania w nim następujących informacji:

• numer rejestracyjny;
• data podpisania zamówienia;
• nazwa dokumentu, jego streszczenie lub opis przedmiotu;
• dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie projektu zarządzenia (wykonawcy);
• znak wykonania;
• notatki, jeśli takie istnieją.

W całym tekście wykorzystano rejestr przepisów lokalnych rok kalendarzowy. Każdy rok się zaczyna nowy magazyn(książka), a numeracja zamówień na główne czynności w niej przeprowadzana jest od nowa.

Zwracamy uwagę na klasyczny artykuł na temat realizacji zamówień (skład detali, ich przeznaczenie, rozmieszczenie, ekspozycja), który autor zaopatrzył w indywidualne zalecenia praktyczne i wiele przykładów. Specjalna uwaga poświęcił się sformułowaniu tekstu zarządzenia.

Akcja menadżerska/ wpływ zwykle zaczyna się od publikacji określonego dokumentu administracyjnego, który w starożytności nosił nazwę „porządek”. Rozkaz to strzał z pistoletu startowego. Współczesny język urzędniczy odnosi się do rozkazu jako dokumentu administracyjnego wydanego w celu rozwiązania wszelkich zadań organizacyjnych, zarządczych lub administracyjnych stojących przed organizacją jako całością, jej jednostką strukturalną lub pojedynczym urzędnikiem.

Zamówienie to standardowy dokument administracyjny, z którego korzystają wszystkie organizacje w naszym kraju. Dlatego zestaw szczegółów tego dokumentu z góry określone, zasady realizacji, publikacji i dalszej realizacji zamówienia są ściśle regulowane. Kontrola realizacji zamówień podlega specjalnym regulacjom; proces ten do dziś nie stracił na aktualności.

Pracując z zamówieniem, musisz przynajmniej znać zasady:

• przygotowanie formularzy zamówień,
• formatowanie tekstu zamówienia,
• podpisanie zamówienia,
• wysyłanie zamówień do wykonawców,
• organizowanie kontroli realizacji zamówień,
• organizowanie przechowywania zamówień w bieżącej pracy biurowej,
• przygotowywanie zamówień na przechowywanie archiwalne.

Podział zamówień na różne grupy

Obecnie zamówienia dzieli się zazwyczaj na dwie grupy:

• zamówienia dotyczące głównych zagadnień działalności (wśród których możemy osobno wyróżnić zamówienia dotyczące kwestii administracyjnych i gospodarczych);
• zamówienia dla personelu.

Taki podział zleceń na grupy ze względu na cel umożliwia przypisanie odpowiedzialności za ich wydawanie różnym wykonawcom:

• zamówienia dotyczące głównych zagadnień działalności są zwykle realizowane przez usługę przedszkolnej placówki oświatowej 1, oraz
• Polecenia personalne są wydawane, rejestrowane, wykorzystywane i przechowywane przez służby personalne.

Wszystkie rodzaje pracy z zamówieniami dla personelu wymagają osobnego omówienia i w większym stopniu dotyczą nie pracy biurowej, ale procesów personalnych. Dlatego w naszym artykule skupimy się tylko na jednej grupie zleceń - na głównych zagadnieniach działalności.

Przypomnijmy sobie najczęstsze cele wydawania takich zleceń:

• określić datę rozpoczęcia działalności organizacji jako całości lub jej podziału (np. organizacje kredytowe obowiązkowe jest wydawanie poleceń rozpoczęcia pracy odległej geograficznie jednostki strukturalnej/dodatkowego biura);
• rozdzielać uprawnienia między najwyższych urzędników organizacji (na przykład w celu przekazania uprawnień od szefa organizacji jego zastępcom lub w sprawie używania pieczęci organizacji);
• w celu uruchomienia jakichkolwiek procesów biznesowych (na przykład wydawane są polecenia wprowadzenia nowych plany taryfowe lub zmiana istniejących);
• w celu zatwierdzenia dokumentów normatywnych, metodologicznych i innych regulujących działalność organizacji (w tym przypadku zamówienie nie tylko zatwierdza nowe standardy, czyniąc je obowiązkowymi, ale także mówi, od kiedy stają się takimi, a także wyjaśnia inne kluczowe aspekty odnośnie nich);
• w celu wykonania jakichkolwiek transakcje biznesowe(Jako przykład możemy przytoczyć roczny ból głowy każdego dyrektora biznesowego - nakaz przeprowadzenia inwentaryzacji).

Cel i tematyka zamówień jest ogromna; podaliśmy jedynie przykłady typowe dla każdej organizacji 2 . Są też zamówienia specyficzne tylko dla organizacji pewien typ zajęcia. Na przykład wszystkie banki muszą wydawać polecenia dotyczące wzmocnienia pomieszczeń, kursów walut itp.

Nawiasem mówiąc, inwentaryzacja, o której wspominaliśmy, przeprowadzana jest corocznie, więc zamówienie wydane z tej okazji można śmiało uznać za standardowe dokument zarządczy. Z czym robimy standardowe dokumenty? Opracowujemy dla nich standardowe (ujednolicone) formularze, których głównym zadaniem jest ułatwienie życia użytkownikom i maksymalne wykorzystanie możliwości elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

Wymagania dotyczące realizacji formularzy zamówień

Ale przed ujednoliceniem dokumentu zastanówmy się, z jakich elementów się składa, innymi słowy, rozważ wymagania dotyczące realizacji zamówienia i skład jego szczegółów. Pomoże nam w tym „ulubiony” GOST R 6.30-2003.

Zgodnie z jego zaleceniami wydawane są zarządzenia dnia specjalne formularze które nazywane są formularzami konkretny typ dokument, ponieważ wydrukowana jest na nich nazwa rodzaju dokumentu (ZAMÓWIENIE), wówczas wystawienie dokumentu innego typu (na przykład ACT) na tym formularzu nie będzie już możliwe.

Przyjrzyjmy się teraz przykładom formularza dla konkretnego typu dokumentu, a także instrukcjom dotyczącym składu jego szczegółów:

Fragment dokumentu

GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentację organizacyjno-administracyjną. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”

Podczas przygotowywania i przetwarzania dokumentów używaj następujące szczegóły:

01 - godło narodowe Federacja Rosyjska;

02 - herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy(znakiem usługowym);

04 - kod organizacji;

05 - główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoba prawna;

06 - numer identyfikacyjny podatnik/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);

07 - kod formularza dokumentu;

08 - nazwa organizacji;

09 - dane referencyjne o organizacji;

10 - nazwa typu dokumentu;

11 - data dokumentu;

12 - numer rejestracyjny dokumentu;

14 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

15 - adresat;

16 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

17 - rozdzielczość;

18 - tytuł tekstu;

19 - znak kontrolny;

20 - tekst dokumentu;

22 - podpis;

25 - odcisk pieczęci;

27 - znak o wykonawcy;

30 - identyfikator kopia elektroniczna dokument<. . .>

4.7. Formularz ogólny służy do produkcji wszelkiego rodzaju dokumentów, z wyjątkiem listów.

Ogólny formularz, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 11, 14.

Formularz listowy, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 04, 05, 06, 08, 09 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające dla górne granice strefy lokalizacji detali 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Formularz określonego rodzaju dokumentu, oprócz litery, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 10, 14 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające granice organizacji strefy, w których znajdują się detale 11, 12, 13, 18, 19<. . .>

Przykład 1

Formularz zamówienia wzdłużnego (z numeracją szczegółów zgodnie z GOST R 6.30-2003)

Przykład 2

Narożny formularz zamówienia z wyśrodkowanym umiejscowieniem detali i ich numeracją

Zademonstrowaliśmy formy podłużne i narożne z wyśrodkowanymi detalami - to najczęstsze opcje projektowania. Istnieje również forma narożna z flagowym układem detali: podobnie jak w przykładzie 2 detale są umieszczone po lewej stronie arkusza, ale nie są tam wyśrodkowane, ale znajdują się od granicy lewego marginesu.

Przykłady 1 i 2 różnią się nie tylko rozmieszczeniem szczegółów, ale także ich składem, np. organizacja może mieć wyższą organizację lub nie, może posiadać własne godło lub nie, czy prawo do używania herbu. broń Rosji/jej podmiotu. Nawiasem mówiąc, jeśli organizacja ma kilka emblematów/znaków towarowych, a nawet prawo do używania herbu, to nie można od razu umieścić wszystkiego na formularzu dokumentu - trzeba będzie wybrać jeden. Specjalne narożniki (nawiasy) do umieszczenia tytułu tekstu na formularzu nie są wymagane (dostępne tylko w przykładzie 2), niezależnie od podłużnego lub kątowego sposobu umieszczenia szczegółów formularza, tytuł do tekstu drukowany jest od strony brzeg lewego marginesu.

Czym formularz zamówienia różni się od formularzy innych typów dokumentów? Zamówienie jest dokumentem wewnętrznym, dlatego jego forma nie zawiera szczegółów wskazujących metadane organizacji: jego kod (szczegół 4), OGRN (5), INN/KPP (6), dane referencyjne o organizacji (9). Nie ma na nim również wzmianki o numerze rejestracyjnym i dacie. dokument przychodzący(szczegół 13), który jest typowy tylko dla pism i jest wypełniany na dokumentach odpowiedzi.

Nie zapominajmy, że teraz mówimy o formie dokumentu, tj. o czystą kartkę papieru formatu A4, na której starannie wydrukowano informacje identyczne dla wszystkich zleceń danej organizacji, bez błędów i literówek, a także wykonano oznaczenia do dalszego naniesienia niektórych zmiennych szczegółów 3.

Sposób opracowania i zabezpieczenia przed edycją poszczególnych fragmentów formularza lub formularza dokumentu opisano w artykule „Tworzenie chronionych formularzy dokumentów w MS Word” na stronie 84 magazynu nr 11’ 2012

Przyznam, że jak każda kobieta uwielbiam wszystko, co błyszczące, dlatego wolę formy wykonane metodą druku, zwłaszcza te powstałe poprzez tłoczenie tekstu na dobrym, grubym papierze. Jeśli jednak chcesz, możesz zaoszczędzić na drukowaniu formularzy, tworząc szablon formularza za pomocą komputera, a następnie wykorzystując go do wystawiania zamówień, drukując je na dowolnych dostępnych urządzeniach drukujących.

Wydając zamówienia, należy pamiętać, że nie zawierają one adresu zamierzonego korespondenta, dlatego nie ma również szczegółu 15 (adresat) (w tym przypadku każde zamówienie można wysłać do dowolnego urzędnika, na przykład pocztą, i można stworzyć specjalną listę mailingową dla zamówienia). Zlecenia nie są zatwierdzane, ale podpisywane przez kierownika, dlatego w ich formularzach nie ma miejsca na rejestrację szczegółów 16 (pieczęć zatwierdzenia dokumentu). Ale szczegóły wymienione poniżej mogą równie dobrze zostać wydane na taki temat oficjalny dokument jako zamówienie:

20 - tekst dokumentu;

21 - znak o obecności aplikacji;

22 - podpis;

23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

24 - zatwierdzenie dokumentu wizowego;

25 - odcisk pieczęci;

26 - znak na poświadczeniu kopii;

27 - znak o wykonawcy;

28 - oznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt;

29 - znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację;

30 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Herb, godło lub znak towarowy

Zgodnie z ustawą „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” na papierze firmowym dozwolone jest umieszczanie godła państwowego Federacji Rosyjskiej agencje rządowe poziom związkowy(na przykład w formularzu Bank centralny Federacji Rosyjskiej, na papierze firmowym Ministerstwa Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej, Ministerstwa Spraw Zagranicznych itp.). Umieszczanie herbu Federacji Rosyjskiej na papierze firmowym innych organizacji stanowi naruszenie prawa i może skutkować stosownymi sankcjami.

Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z akty prawne te tematy.

Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (regulaminem organizacji). Jeśli jednak nie masz możliwości umieszczenia godła organizacji na formularzu zamówienia (np. dysponujesz jedynie maszyną do pisania), a także biorąc pod uwagę fakt, że zamówienie jest dokumentem wewnętrznym, możesz nie może umieścić emblematu na formularzu zamówienia.

Nazwa firmy

Nazwa organizacji jest głównym szczegółem formularza zamówienia, za pomocą którego identyfikuje się autora dokumentu, a zatem obecność tego wymagania na formularzach zamówienia jest konieczne i musi odpowiadać nazwie zawartej w formularzu zamówienia dokumenty założycielskie. Jeśli więc w dokumenty ustawowe wskazana nazwa: Zamknięte Spółka Akcyjna„Najlepsi przyjaciele natury - XX1”, wówczas nazwę tę należy odtworzyć na formularzu ze wszystkimi błędami ortograficznymi i interpunkcyjnymi.

Dla niektórych zamówień jest to ustawione termin ostateczny przechowywanie - na stałe. Dlatego nazwę twojej organizacji powinieneś przeczytać i zrozumieć nie tylko ty i twoi współcześni, ale także twoi potomkowie. Wyobraź sobie, ile wysiłku będzie musiał badacz rozszyfrować nazwę: ROSFINMONITORING lub MOSELEKTROTYAGSTROY. Przypomina to nazwisko Zadornova NIIVTORSYRCHETMETBREDSNABSHTYDSBYTZAGRANPOSTAVKA. I mógłby to być tylko żart, gdyby nie skrócona nazwa organizacji, którą widziałem na papierze firmowym Samary: OPP ZhBI SGO SRO LLC IVA.

Jeżeli statut organizacji dopuszcza używanie krótkiej nazwy organizacji, należy ją umieścić w formularzu zamówienia w nawiasach pod pełne imię i nazwisko(Patrz przykład 1).

W razie potrzeby imię i nazwisko jest wskazane w formularzach wyższa organizacja, który jest wydrukowany nad nazwą organizacji. Nazwę organizacji macierzystej można wydrukować w całości lub w skrócie (patrz ten sam przykład 1).

Jeśli oddział urząd terytorialny lub przedstawicielstwo otrzymuje prawo do samodzielnego wydawania dokumentów administracyjnych w imieniu kierownika jednostki, w tym poleceń, wówczas uzyskuje prawo do wydawania formularzy zamówień. W tym przypadku nazwa jednostki znajduje się pod nazwą organizacji, do której należy.

Nazwa typu dokumentu

Jako nazwę rodzaju dokumentu w zamówieniach słowo „ZAMÓWIENIE” pisane jest zawsze wielkimi literami.

Data i numer rejestracyjny

Za datę złożenia zamówienia uważa się datę jego podpisania przez kierownika. Czasami niedoświadczeni urzędnicy uważają datę zamówienia za datę jego rejestracji, ale chcę zwrócić uwagę - to jest poważny błąd. W praktyce zdarzają się sytuacje, że menadżer podpisuje zlecenia późnym wieczorem, a rejestrują się dopiero następnego ranka, ale nawet w takiej sytuacji (przy punkt prawny punktu widzenia!) datą zamówienia powinna być data jego podpisania przez kierownika.

Datę można sformatować na kilka sposobów:

• cyfry arabskie w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok, na przykład 15.06.2012 lub
• werbalnie i cyfrowo na przykład 15 czerwca 2012 r

Numer rejestracyjny dokumentu składa się z jego numer seryjny i dodatkowy indeks. Przykładowo, do zleceń wydanych w sprawie zatwierdzenia lub zmiany taryfy można przypisać indeks „t”, wówczas numer rejestracyjny będzie wynosić 125-lub 125/t. Poszczególne elementy liczby można oddzielić ukośnikiem lub myślnikiem. Możesz zakodować dogodną dla Ciebie informację o zamówieniach, dodając ją do numeru seryjnego dokumentu w ramach własnej, osobnej podgrupy. Często numer dokumentu zawiera numer sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, w których będzie złożony, np.: 07-12/125.

Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu

Wskazano go z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, zawiera jedynie ogólnie przyjęte skróty. Nie jest też zwyczajem poprzedzanie nazwy stolicy literą „r”. Chociaż, jak widać ze źródeł, które badałem, nasze również są tego winne instytucje federalne.

Przykład 3

Naprawdę chcę pamiętać zabawny incydent z tą właśnie literą „g”. Wiesz, że podczas tworzenia baz danych polom nadawane są nazwy. I tak w jednej bazie danych w sekcji „Adres klienta” pole, w którym należało wskazać miasto, nazywało się po prostu „miastem”. I jeden z pracowników wypełniających bazę danych wpisał w zawartość komórki tę samą literę wraz z nazwą miasta i otrzymał „Pan. Jejsk.” Na automatyczne formowanie etykiety adresowe dla Lista mailingowa dokumentów dla klientów program podczas formułowania adresu wpisywał „g”. a następnie podstawił zawartość tej komórki, zapisaną wielkimi literami. W rezultacie adres okazał się być miejscowość"G. G. EYSK.” Inny operator, który przez chwilę patrzył na automatycznie wygenerowane etykiety przed ich wydrukowaniem, zauważył błąd i szybko go poprawił… usuwając jedną kropkę, zrobiło się „Mr. GEJSK.” Tak rodzą się nowe miasta na mapie!

Tekst zamówienia

Tytuł do tekstu wskazane jest sformalizowanie. Jest to główna funkcja wyszukiwania dokumentu i „ratunek” dla pracowników rejestrujących dokument, ponieważ odzwierciedla ładunek semantyczny (tytuł krótko określa istotę zamówienia). Pozwala to znacznie skrócić czas rejestracji dokumentów.

Tytuł zaczyna się od przyimka „O” (lub „On”) i jest tworzony przy użyciu rzeczowników czasownikowych lub rzeczowników wskazujących podmiot. Musi odpowiadać treści zamówienia i krótko przekazywać jego znaczenie. Na przykład:

• O stworzeniu komisja certyfikująca;
• O wydarzeniu specjalne okazje poświęcony 65. rocznicy Wielkiego Wojna Ojczyźniana;
• O wynikach seminarium.

Zatrzymajmy się teraz szczegółowo nad główną częścią dokumentu, dla którego faktycznie wykonuje się wszystkie manipulacje formularzami - na jego tekście.

Z reguły na formularzu drukowana jest tylko pierwsza strona zamówienia, druga i kolejne strony drukowane są na czystych kartkach papieru formatu A4. Jeżeli w zamówieniu są więcej niż dwa arkusze, są one numerowane.

Tekst zamówienia dotyczący głównej działalności składa się z dwóch połączone ze sobą części: stwierdzający i administracyjny.

Część wypowiedzi stanowi wprowadzenie w istotę zagadnienia i uzasadnienie wydania postanowienia. Potrafi wymieniać fakty, zdarzenia i je oceniać. Jeżeli zamówienie sporządzane jest na podstawie dokumentów innych organizacji lub dokumentów wcześniej opublikowanych, wówczas w części stwierdzającej zamówienia podawane są ich dane: nazwa dokumentu, nazwa organizacji autorskiej, data i numer rejestracyjny dokumentu, tytuł tekstu w cudzysłowie (Przykład 4). W ostatnim zdaniu części stwierdzającej nie ma kropki.

Przykład 4

Część stwierdzająca tekstu zamówienia

Zgodnie z zarządzeniem Prezesa Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 12 lutego 2011 r. Nr 125 „W sprawie zmian w dokumentach regulacyjnych”

Część administracyjna zamówienie rozpoczyna się od nadrukowanego słowa „ZAMÓWIAM”. wielkimi literami Z osobna linia od lewego marginesu dokumentu. Po nim następuje dwukropek.

Następnie z ust Nowa linia Poniżej znajduje się treść części administracyjnej postanowienia. Używany tu język musi być konkretny, jasny, jednoznaczny i poprawny językowo. Nie powinny być sprzeczne z wcześniej opublikowanymi dokumentami regulacyjnymi i administracyjnymi wydanymi w tej organizacji oraz ogólnie w dziedzinie prawa Rosji.

Jeżeli część administracyjna zlecenia obejmuje czynności lub polecenia o różnym charakterze, które będą wykonywane przez kilku wykonawców, wówczas należy podzielić na punkty, które są ponumerowane cyframi arabskimi. Jeżeli w tekście zlecenia znajdują się akapity, to lepiej je także ponumerować cyframi arabskimi (na ich numerację składać się będzie numer porządkowy akapitu, kropka oraz numer porządkowy akapitu w obrębie akapitu itp.). Liczba poziomów zagnieżdżenia może być różna (gdzieś 1 poziom, gdzieś - 2, gdzieś - 3 itd.); Numeracja oczywiście pomoże określić, co gdzie należy, ale nie należy jej nadużywać. Zobacz przykład 5.

Należy pamiętać, że po numerze pozycji/podpozycji zamówienia musi znajdować się kropka oddzielająca numer od treści tej pozycji/podpozycji. A jeśli chcemy się gdzieś o tym odwołać, to numer należy wpisać bez ostatniej kropki, np. „zgodnie z podpunktem 2.1.1 zamówienia”.

Tekst akapitów w liście numerowanej może zaczynać się od krawędzi lewego marginesu (wcięcie zostanie wykonane tylko w czerwonej linii każdego akapitu, jak w przykładzie 6). A może całość będzie zlokalizowana z dużym wcięciem i jedynie numery elementów/podelementów „przesuną się” w prawo, co w tym przypadku będzie dobrze widoczne (opcję tę pokazano w przykładzie 11).

Przykład 5

Numeracja instrukcji w części administracyjnej zamówienia

Każdy akapit wskazuje wykonawca, przepisane działanie i termin. Zaleca się wskazanie wykonawcy w celowniku, wówczas podawane jest nie tylko jego nazwisko, ale także zajmowane stanowisko (ewentualnie z nazwą jednostki strukturalnej) – patrz punkt 1 w przykładzie 6. Jeżeli przepisana czynność będzie być wykonywane przez kilku wykonawców jednocześnie, wówczas w tym przypadku wykonawców można wskazać w sposób ogólny (jak w paragrafie 2 tego samego Przykładu 6).

Przykład 6

Treść zamówienia

1. Kierownik Działu Operacji i Usług Gotówkowych, I.I. audyt kasy Dodatkowe biuro"Dziecko." Termin składania ofert upływa 12 grudnia 2012 r.

2. Kierownicy oddziałów sporządzają roczne sprawozdanie z wyników działalności oddziałów za rok 2012. Termin upływa 21 stycznia 2013 roku.

Przepisane działanie wyraża się czasownikiem w forma nieokreślona- „opracowywać”, „zatwierdzać”, „przygotowywać”, „wprowadzać w życie” itp.

Termin realizacji należy ustalić dla każdego zadania osobno. Niedopuszczalne jest formułowanie zadań bez ustalenia odpowiedniego terminu.

Zobacz artykuł „Jak ustalać terminy?” na stronie 12 magazynu nr 8’ 2011

Aby uniknąć niepotrzebnego zamieszania, lepiej użyć sformułowania „Termin -<конкретная дата>", podobnie jak w przykładzie 6. Oznacza to, że jeśli zamówienie zostanie zrealizowane w określonym dniu (przed końcem dnia roboczego), to zostanie zrealizowane w terminie. Jeśli używasz przyimków „do” i „do”, przygotuj się na to, że nie każdy zrozumie ich znaczenie w ten sam sposób. Np. ktoś zrozumie „do 14 grudnia 2012 r.” jako do końca dnia poprzedniego, tj. do 13.12.2012 włącznie. Jeszcze więcej pytań pojawia się, gdy trzeba liczyć termin realizacji zamówienia np. dla sformułowania „w ciągu 10 dni”:

• od jakiego dnia liczymy termin - od dnia podpisania zamówienia czy od Następny dzień?
• myślimy dni kalendarzowe czy tylko pracownicy? i tak dalej.

Pracując z dokumentami publikowanymi przez współczesnych autorów, muszę dojść do smutnego wniosku, że wiele osób po prostu nie wie, jak pięknie i dokładnie umieścić tekst zamówienia na kartce papieru, ponieważ słabo znasz narzędzia do edycji tekstu, na przykład MS Word. Jakie są najczęstsze błędy? Ludzie nie wiedzą, jak korzystać z funkcji „utwórz listę numerowaną”, a nawet jeśli wiedzą, mogą zmusić maszynę do liczenia tylko do pierwszego poziomu listy. Nie znają funkcji tabulacji. Często wcięcie wykonuje się „staromodną” metodą - za pomocą spacji.

Kiedy pracowałem jako nauczyciel zarządzania biurem, przyszedł mi do głowy wspaniały pomysł: czy nie powinniśmy zastosować takich prosta rzecz jak stół? Po pierwsze, tekst zostanie wówczas wyrównany do lewej strony w ten sam sposób, a numery pozycji również będą od razu widoczne. Po drugie, dla wykonawcy i terminu można przydzielić osobne komórki, wtedy informacja ta od razu przyciągnie wzrok. Zobacz przykład 7.

Mówiąc o korzystaniu z tabel przy kompilacji dokumentów, nie chciałbym, abyś rozumiał to jako wskazówkę do działania (w dół dokumenty tekstowe!) i przeszedłem na sporządzanie dokumentów za pomocą „programu kalkulacyjnego” Excel. Tak tak! I to nie jest śmieszne. Przysłali mi zamówienia do redakcji, wydrukowane w formie takiego „inteligentnego” stołu. Szczerze mówiąc, nie da się ich edytować... łatwiej jest je przepisać. Sugeruję użycie tabel (jeśli podoba Ci się mój pomysł) w Edytor tekstu MS Word. Ich obramowania muszą być przezroczyste (tzn. widoczne tylko na ekranie).

Przykład 7

Struktura punktów części administracyjnej tekstu zamówienia za pomocą tabeli

Tekst zamówienia sporządza wykonawca-autor dokumentu. Z reguły każde słowo zamówienia jest dokładnie sprawdzane. Często projekt dokumentu przechodzi procedurę zatwierdzania z udziałem kilku urzędników. W końcu prosty błąd lub literówka może prowadzić nie tylko do drobnych problemów, ale także do duże problemy. Przypomnij sobie stary, stary rysunek, który sugerował prawidłowe wstawienie przecinka w prostym poleceniu: „Egzekucji nie można ułaskawić”.

Zwrócę uwagę na jeszcze jeden problem - to miłość do skrótów. Bezceremonialnie wycinali stanowiska i nazwy podziałów strukturalnych. A czasami próbują pisać z miłością i oddechem Z Wielka litera nazwę każdego stanowiska lub jednostki strukturalnej i, co jest całkowicie niedopuszczalne, każde słowo na temat stanowiska „najdroższego przywódcy”.

Oczywiście nie jest to czysta papierkowa robota, ale raczej kwestia etyki korporacyjnej. Aby raz na zawsze pozbyć się irytującego problemu, musisz zrobić to wewnętrznie dokument regulacyjny na przykład w instrukcjach pracy biurowej jasno określ zasady pisania stanowisk i działów, a także zatwierdź listę ogólnie przyjętych skrótów stosowanych w dokumentach.

O tym, co pisać małą, a co wielką literą w nazwach stanowisk i działów, dowiedzieliśmy się w artykule „Pisanie tytułów stanowisk”, opublikowanym na s. 54 magazynu nr 9’ 2012

Jeżeli do zamówienia dołączony jest jakiś dokument, następnie w tekście zamówienia jego nazwa jest podana w całości, a następnie natychmiast w nawiasie widnieje informacja, że ​​dokument jest dołączony do zamówienia (na przykład „(w załączeniu)” lub „(Załącznik 1)”, zob. także Przykład 8). Jeśli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane. Ale osobna uwaga na temat obecności wniosków po tekście zamówienia nie jest wydawana!

Na pierwszej kartce dokumentu, będącej załącznikiem do zarządzenia, w prawym górnym rogu widnieje napis „Załącznik nr”, wskazujący nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny(Przykład 9). Dopuszczalne jest drukowanie wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA” wielkimi literami.

Przykład 8

Wzmianka o wnioskach i zatwierdzeniu dokumentów w treści zamówienia

1. Zatwierdzić Wykaz jednostek strukturalnych biorących udział w przeglądzie (załącznik nr 1).

2. Zatwierdza i wchodzi w życie 21 stycznia 2013 r. Procedura interakcji oddziałów banku w procesie publikacji dokumenty administracyjne(Załącznik 2).

Przykład 9

W załączniku do zamówienia podany jest jego numer oraz odnośnik do dokumentu zatwierdzającego

Przykład 10

Na zatwierdzonym dokumencie wydawana jest pieczątka zatwierdzająca, wskazująca szczegóły zamówienia

Zarządzenie może zatwierdzać wewnętrzne dokumenty normatywne i metodyczne. W takim przypadku ich pełne imię i nazwisko należy odtworzyć w tekście zamówienia (patrz paragraf 2 tekstu w przykładzie 8), a na zatwierdzonym dokumencie zostanie sporządzona pieczęć zatwierdzająca (patrz przykład 10 i należy pamiętać, że w pieczęci słowo „ZATWIERDZONE” musi być zgodne z płcią zatwierdzony dokument, na przykład: Regulamin - ZATWIERDZONY, Procedura - ZATWIERDZONA i Instrukcja - ZATWIERDZONA). Oddzielny element zarządzenie zawiera wykaz dokumentów, które utraciły moc lub podlegają zmianom i uzupełnieniom w związku z publikacją tego zamówienia(patrz akapit 3 tekstu w przykładzie 8).

Ostatni punkt kolejność jest podana wykonawczy, który jest powierzony kontrolę nad wykonaniem tego zamówienia. Nie zaleca się wskazywania jako kontrolera kierownika instytucji, która podpisała postanowienie. Stwierdzenie „kontrolę wykonania pozostawiam sobie” nie jest do końca poprawne. Funkcja kontrolna charakterystyczne dla menedżera od chwili jego powołania na stanowisko. A jeśli niezależnie kontroluje wykonanie wydanych przez niego dokumentów administracyjnych, to ten przedmiot Po prostu nie drukuje.

Zamówienie zostało podpisane kierownik instytucji lub inny urzędnik, któremu kierownik przekazał swoje uprawnienia. Wymagania dotyczące „podpisu” obejmują:

• stanowisko osoby, która podpisała dokument;
• podpis osobisty;
• odszyfrowanie podpisu (inicjały i nazwisko).

Tytuł pracy drukowany jest bezpośrednio od lewego marginesu dokumentu (bez wcięcia). Zobacz przykład 11.

Ponieważ zamówienia drukowane są na specjalnych formularzach wskazujących nazwę organizacji „w nagłówku”, nie ma potrzeby jej duplikowania na pozycji „sygnatariusza”. Podpis pod tym dokument wewnętrzny Nie ma też potrzeby stosowania pieczęci.

Znak kontrolny wykonanie zamówienia jest najczęściej umieszczane na dokumencie otrzymanym od wyższej organizacji, którego wykonanie jest obowiązkowe dla podległych struktur. Szczególnie chciałbym podkreślić, że kontrolę wykonania niniejszego nakazu będzie sprawował nie tylko kierownik organizacji, która otrzymała rozkaz, ale także instytucja, która wydała dokument.

Znak kontrolny umieszcza się w prawym górnym rogu dokumentu w postaci litery „K” lub słowa „Kontrola”. Często używa się do tego stempli.

Przykład 11

Zamówienie dotyczące głównych działań

Przypisy

1. Serwis DOW (serwis wsparcie dokumentacji zarządzanie) w konkretnym przedsiębiorstwie można nazwać różnie: administracją, sekretariatem, biurem itp., aż do tożsamości osobnego sekretarza w mała organizacja.

2. To standardowe zamówienia dlatego znajdują one odzwierciedlenie w Liście typowego zarządzania dokumenty archiwalne, generowane w procesie działania agencje rządowe, narządy samorząd i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzone zarządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558).

3. Znane są przypadki, gdy na specjalnie powlekany papier naniesiono jedynie wizerunek godła organizacji, a następnie za pomocą drukarki wydrukowano wymagany obraz. konkretna sytuacja formularz lub dokument jako całość.