Rozkazy dla personelu - jakiego rodzaju są to zamówienia? Przykładowe zamówienie dla personelu. Zarządzanie dokumentacją kadrową: zamówienia

Zamówienie jest wewnętrznym dokumentem organizacji, wydanym przez jej kierownika, dotyczącym kwestii operacyjnych, organizacyjnych, personalnych i innych kwestii związanych z wewnętrzną pracą organizacji. Treść polecenia personalnego musi być zgodna z warunkami zawartej umowy o pracę. Z poleceń kierownika organizacji dotyczących personelu informacje są przekazywane do dokumentów księgowych i ksiąg pracy pracowników. Polecenia kadrowe dokumentują proces przemieszczania się personelu w organizacji. W tym celu wskazane jest opracowanie instrukcji, która określałaby tryb przetwarzania dokumentów przy zatrudnianiu, przenoszeniu, zwalnianiu i ewidencjonowaniu pracowników przedsiębiorstwa, a także tryb wydawania, ewidencjonowania i przekazywania poleceń personelowi.

Zamówienia personelu dokumentują następujące elementy:

Zatrudnienie, przeniesienie na inną pracę, zwolnienie;

Zmiana warunków pracy, nadawanie stopni, stopni;

Ustalanie stawek płac;

Zapewnianie wakacji;

Oddelegowanie pracowników;

Nakładanie sankcji dyscyplinarnych itp.

Aby wydać polecenie dla personelu, wymagane jest pisemne uzasadnienie: oświadczenie pracownika, memorandum, ustawa (na przykład o naruszeniu dyscypliny pracy), wniosek o przeniesienie pracownika z innej organizacji itp. Oświadczenie pracownika jest zwykle pisany odręcznie w dowolnej formie, który zawiera wniosek o zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie na inne wolne stanowisko lub do innej organizacji itp. We wniosku należy wskazać adresata (stanowisko, nazwisko, inicjały kierownika organizacji), tekst, podpis osobisty, datę. Do wniosku opatrzona jest uchwałą zarządcy i adnotacją o przesłaniu dokumentu do akt. Rozkazy dla personelu są wydawane i utrzymywane oddzielnie od zamówień na główne działania organizacji. Polecenia personelu zaczynają się od słów: AKCEPTUJ, POWOŁAJ, PRZENIEŚ, ODWOŁAJ, WYŚLIJ, ZAPEWNIJ URLOP itp. Struktura zamówień może być prosta lub złożona. Jeśli zamówienie dotyczy jednej osoby, nazywa się je prostym (indywidualnym). Nagłówki tekstów takich zamówień obejmują: „O zatrudnieniu…”, „O przeniesieniu na inną pracę…”, „O awansie…” itp. Połączenie kilku punktów administracyjnych w zamówieniu powoduje, że zamówienie jest skomplikowane. W złożonych zamówieniach przy rozwiązywaniu jednego problemu personalnego (zatrudnienie lub zwolnienie itp.) nagłówek jest formułowany w zależności od rozwiązywanego problemu. W złożonych zamówieniach, które rozwiązują kilka kwestii kadrowych (zatrudnienie, zwolnienie itp.), brakuje nagłówka lub podano go w formie uogólnionej („O personelu”). W zarządzeniach tych z reguły obowiązuje pewna sekwencja ułożenia poszczególnych spraw: najpierw – powołanie na stanowisko, następnie – przeniesienie na inne stanowisko, następnie – zwolnienie ze stanowiska. Jeżeli w jednym akapicie wymienionych jest kilka nazwisk, są one wymienione w kolejności alfabetycznej.

Zamówienia dla personelu muszą być wydawane ściśle zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej:

Przy zatrudnieniu należy wskazać ustaloną wysokość wynagrodzenia oraz warunki zatrudnienia: czasowego (od... do...), z okresem próbnym (czas trwania) itp.;

W przypadku zwolnienia - przyczyna zwolnienia (konkretny artykuł Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

Udzielając urlopu – jego rodzaj, czas trwania, datę rozpoczęcia i zakończenia;

W przypadku przeniesienia na inną pracę - rodzaj przeniesienia (jeśli tymczasowe - czas trwania), nowe stanowisko i dział, powód przeniesienia, zmiana wynagrodzenia;

W przypadku podjęcia działań nagradzających lub dyscyplinujących – powód i rodzaj nagrody lub kary;

W przypadku podróży służbowej – data, czas trwania i cel podróży służbowej, nazwa organizatora podróży służbowej.

W rozkazach dla personelu może brakować części stwierdzającej. Część administracyjna postanowienia rozpoczyna się od wskazania nazwiska (drukowanego wielkimi literami), imienia i patronimiki (drukowanego w całości małymi literami); musi zawierać precyzyjne sformułowanie rozwiązania konkretnej sprawy personalnej. Zamówienie na personel musi zawierać uzasadnienie dla każdej pozycji, wskazujące dokumenty, które posłużyły za podstawę jego wydania. W zarządzeniu personalnym wymagany jest zapis: „Przeczytałem rozkaz, podpis, odpis podpisu, data.” Rozkazy personalne są zatwierdzane przez osobę odpowiedzialną za personel oraz kierowników jednostek strukturalnych, których pracownicy składają zamówienie obawy. Rozkazy w sprawach zwolnienia, przeniesienia, nałożenia kar są zatwierdzane (uzgadniane) przez prawnika (jeśli jest dostępny). Rozkazy dotyczące personelu podpisuje kierownik, a w przypadku jego nieobecności - zastępca kierownika odpowiedzialny za te sprawy, zgodnie z zarządzeniem w sprawie podziału obowiązków pomiędzy kierownictwem. Odrębne zamówienia wydawane są na promocje, premie, wakacje i wyjazdy służbowe. Indeks porządkowy personelu posiada numer seryjny w ciągu roku kalendarzowego oraz indeks literowy: „l/s” (personel); „k” (ramki). Dopuszczalne jest również inne indeksowanie liter, np. dla zamówień o przyjęciu, przeniesieniu, zwolnieniu - „l/s”, dla zamówień o awansie - „p”, dla zamówień w podróży służbowej - „k”. Zamówienia na personel rejestrowane są, wysyłane i gromadzone w aktach przez dział personalny. Podstawy poleceń umieszczane są w aktach osobowych pracowników lub stanowią samodzielny plik załączników do zarządzeń dla personelu. Z uwagi na to, że zlecenia na udzielenie urlopów, kar i wyjazdów służbowych posiadają tymczasowe okresy przechowywania, należy je wygenerować oddzielnie od wszelkich pozostałych zleceń dla personelu. Zgodnie z klauzulą ​​3.5.5 4 zamówienia dotyczące głównych działań i personelu są utrzymywane oddzielnie i podzielone na różne przypadki. Procedura ta dotyczy również małych organizacji, gdzie tworzona jest niewielka ilość dokumentacji administracyjnej, a za zarządzanie dokumentacją kadrową odpowiada jeden z pracowników (sekretarz, księgowy, ekonomista itp.). Polecenie anulowania wydanego wcześniej polecenia (klauzula, klauzule zamówienia) dotyczącego personelu. W procesie codziennych działań związanych z zarządzaniem personelem kierownictwo każdej organizacji od czasu do czasu ma potrzebę anulowania wcześniej wydanych poleceń (klauzul, klauzul zamówień) dotyczących personelu. Najbardziej typowe sytuacje powodujące anulowanie wcześniej wydanych zamówień (klauzul, klauzul zamówień) to:

Zmiany okoliczności związanych z zatrudnieniem pracownika;

Zmiany okoliczności związane z przeniesieniem pracownika;

Zmiany okoliczności związanych z udzieleniem pracownikowi urlopu;

Zmiany okoliczności związanych ze zwolnieniem pracownika;

Zmiany okoliczności związane z wysłaniem pracownika w podróż służbową.

Przez istotne okoliczności należy rozumieć okoliczności, których zaistnienie powoduje, że wydane wcześniej polecenie (którykolwiek z jego zapisów lub klauzul) staje się prawnie nieważne ze względu na niemożność wykonania lub z uwagi na zanik podstawy do wykonania takiego nakazu ( klauzula, klauzule zamówienia) z tego czy innego powodu, określonego przez działania pracodawcy i (lub) pracownika, które nie są przez nich spowodowane, tj. powstają niezależnie od woli stron stosunku pracy. Funkcjonalnym celem nakazu anulowania wcześniej wydanego zamówienia (klauzul, klauzul zamówienia) dotyczącego personelu jest udokumentowanie faktu uzasadnionego (przede wszystkim prawnego) anulowania odpowiedniej decyzji zarządczej poprzez przyjęcie nowej decyzji zarządczej (w w tym przypadku polecenie personalne). Treść polecenia anulowania wydanego wcześniej polecenia personalnego zawiera następujące informacje:

o zamówieniu (pozycji, pozycjach zamówienia) dotyczącym personelu podlegającego anulowaniu - jego data, numer, nazwa (numer lub numery odpowiednich pozycji zamówienia);

na podstawie anulowania danego zamówienia – z krótkim opisem okoliczności, które były przyczyną wydania dyspozycji anulowania;

na instrukcje dla urzędników (jednostek strukturalnych) organizacji dotyczące działań, które należy wykonać w związku z anulowaniem poprzedniego zamówienia dotyczącego personelu i wydaniem nowego;

w sprawie środków zapewniających kontrolę wykonania zamówienia.

Przygotowanie projektu zamówienia anulowania wcześniej wydanego zamówienia (pozycji, pozycji zamówienia) dotyczącego personelu odbywa się przez pracownika działu kadr zgodnie z wymogami GOST R 6.30-2003.

Zarządzenie zmiany wydanego wcześniej zarządzenia (klauzula, klauzule zarządzenia) dotyczącego personelu. Konieczność wydania polecenia dokonania jakichkolwiek zmian wynika z zaistnienia odpowiednich zmian w okolicznościach, które poprzednio były przyczyną wydania polecenia, którego treść może ulec zmianie. Są to okoliczności, których zaistnienie powoduje, że wydane wcześniej polecenie (którykolwiek z jego zapisów lub klauzul) jest niezgodne z prawem i (lub) merytorycznie. Najczęstsze przypadki wystąpienia takich okoliczności w praktyce służb kadrowych to:

Zmiany w ustawodawstwie, przepisach, lokalnych aktach organizacji, w tym związane ze zmianami w strukturze dokumentu, zmianą jego nazwy itp.;

Zmiany sytuacji osobistej (danych osobowych) pracowników organizacji, w stosunku do których wcześniej wydano odpowiednie polecenia personalne (punkty zamówień);

Zmiany okoliczności w czasie, miejscu itp., które są istotne dla prawidłowego wykonywania przez odpowiednich pracowników powierzonej im pracy (funkcja pracy).

Inne podobne okoliczności wymagające zmiany treści wydanych wcześniej poleceń personalnych, jeżeli zmiany te są istotne dla prawidłowego wykonania polecenia.

Zatem funkcjonalnym celem zarządzenia o zmianie wydanego wcześniej zarządzenia (klauzula, klauzula zarządzenia) dotyczącego personelu jest:

w dokumentowaniu faktu dokonania uzasadnionych (przede wszystkim prawnych) zmian w odpowiedniej decyzji zarządczej poprzez przyjęcie nowej decyzji zarządczej (zamówienie personalne);

w przypadku anulowania zamówienia (przedmiotu, pozycji zamówienia) dotyczącego personelu, którego treść wykazuje jakiekolwiek rozbieżności.

wejście w życie odpowiedniego zarządzenia personalnego zawierającego zmiany – jego datę i numer, nazwę.

jeżeli jest to wymagane, środek zapewniający kontrolę nad wykonaniem zamówienia.

Dokumenty administracyjne – podstawą działalności przedsiębiorstwa, ponieważ bez nich prawie niemożliwe jest założenie i zorganizowanie normalnej działalności. Jednym z takich dokumentów jest porządek personalny.

Jest sporządzany przez dyrektora, a celem jego utworzenia jest uregulowanie stosunku prawnego pomiędzy pracownikami a pracodawcami.

Formy i rodzaje grup

Zamówienie reprezentuje akt prawny, który jest tworzony przez menedżera w celu rozwiązania wszelkich problemów przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o zamówienia personalne, pomagają regulować i dokumentować stosunki pracy między pracownikiem a pracodawcą.

Zasadniczo ich rejestracja odbywa się w ramach ujednoliconych formularzy, a zatwierdzanie przeprowadzają organy statystyczne i normy rządu Federacji Rosyjskiej.

Prawo nakazuje, aby wszelkie działania i środki dotyczące pracowników były podejmowane w oparciu o odpowiednie dokumenty, które jedynie wspierają i regulują niektóre decyzje kierownictwa. Obecnie przygotowanie takich dokumentów odbywa się w sytuacje kiedy to konieczne:

• zatrudnić nowego pracownika;
• przenieść pracownika z jednego miejsca do drugiego;
• wybrać się w podróż służbową;
• oddalić na podstawie art.
• dać urlop;
• nagradzaj lub zbieraj pieniądze.

W oparciu o te kryteria dokonywana jest także klasyfikacja poszczególnych dokumentów zamówień.

Zbieranie danych i rozwój projektu

Przygotowanie tego dokumentu odbywa się w kilku etapach, które obejmują zebranie i analizę niezbędnych danych, a także późniejsze opracowanie odpowiedniego projektu. Przyjrzyjmy się każdemu z tych punktów bardziej szczegółowo.

1. Zbieranie danych. Aby dokument był kompleksowy i kompletny oraz zawierał maksymalną ilość przydatnych i niezbędnych informacji, ważne jest zapewnienie kompetentnego i racjonalnego gromadzenia danych. Odbywa się to w oparciu o kompetencje starszych pracowników przedsiębiorstwa - dyrektorów generalnych, dyrektorów naczelnych, zastępców. W ramach przygotowania wyszukiwane są informacje na temat, dla którego tworzone jest zamówienie, i eliminowane są dane nieistotne. Dzięki temu dokument zawiera wyłącznie „świeże” i przydatne informacje, z których może skorzystać każdy pracownik i jego podwładni.
2. Rozwój projektu. Projekt dokumentu zamówienia opracowywany jest na podstawie informacji zebranych w poprzednim akapicie. Proces ten przeprowadza dyrektor generalny lub inny główny pracownik przedsiębiorstwa. Jeśli mówimy o sporządzeniu dokumentu na dużą skalę, w proces zaangażowani są inni pracownicy, na przykład kierownicy działów i inni specjaliści. Następnie, gdy projekt jest już gotowy, pozostaje tylko sporządzić dokument w ostatecznej formie, podpisać go i wdrożyć.

To ten etap tworzenia zamówienia jest najważniejszy, ponieważ od niego zależy trafność i wykonalność sporządzenia artykułu.

Struktura dokumentu

Część tekstowa zamówienia dla personelu obejmuje dwie główne części konstrukcyjne - stwierdzające i administracyjne.

Ustalanie

Jeżeli inicjatorem powstania tego dokumentu jest bezpośredni kierownik organizacji, wówczas ta sekcja musi koniecznie zawierać informacje o celach i zadaniach działań zarządczych określonych w dokumencie, a także zawierać wyjaśnienie, zgodnie z którym istnieje trzeba stworzyć ten dokument.

W przypadku wydania nakazu w celu wykonania dokumentacji administracyjnej różne rządy Federacji Rosyjskiej i podmioty wchodzące w jej skład, a także przedstawiciele organów federalnych wskazują następujące punkty:

• rodzaj sporządzanej dokumentacji;
• organizacja, która wydaje ten dokument;
• numer dokumentu;
• datę jego sporządzenia;
• tytuł.

Ta część ma charakter wprowadzający i zawiera istotne informacje, które przybliżają czytelnikowi/wykonawcy zlecenia. Następnie następuje główna część konstrukcyjna.

Administracyjny

Jego pochodzenie pochodzi od słowa „Zamawiam”, które należy pisać wielkimi literami w nowym wierszu bez wcięcia akapitu. Tekst postanowienia jest podzielony na akapity, które numeruje się cyframi arabskimi. Każdy z punktów dokumentu zamówienia może zawierać działania różniące się składem i niezależne od siebie.

Wymagane działanie w tekście tworzy się za pomocą bezokolicznika - czasownika o formie nieokreślonej (dostarczać, rozwijać, wdrażać, tworzyć, robić itp.).

Absolutnie każdy punkt występujący w ramach powiązania administracyjnego zamówienia musi zaczynać się od tego, któremu powierzono to działanie, czyli od wykonawcy.

Termin realizacji danego zadania jest także podany odrębnie dla każdej pozycji lub, jeżeli jest ogólny, wypisany w osobnej pozycji dla wszystkich wymienionych czynności. W osobnym akapicie wymieniono osoby odpowiedzialne za wykonanie opisanych czynności. Tak jest napisane kontrola musi być przypisana do konkretnego pracownika.

W praktyce często zdarzają się sytuacje, w których utworzone na nowo zamówienie anuluje całkowicie lub częściowo poprzedni dokument, a także jego poszczególne postanowienia. W tej sytuacji tekst musi zawierać następujące elementy: „Zamówienie nr… uważa się za utracone od dnia… (wskazany jest moment, od którego poprzednie zamówienie przestaje obowiązywać).

Jeśli chodzi o praktykę zarządzania, w jej ramach zwyczajowo przeprowadza się koordynacja tego dokumentu z określonymi linkami i usługami którzy są zainteresowani pracą przedsiębiorstwa. Mogą to być określone jednostki strukturalne lub usługi prawne. Sprawdzą zgodność dokumentu z podstawowymi normami prawnymi i zapewnią kontrolę nad jego wykonaniem.

Zarządzenie zaczyna obowiązywać z chwilą złożenia przez osobę odpowiedzialną swojego podpisu. Rejestracja odbywa się oddzielnie od innych rodzajów dokumentacji. Indeksy rejestracyjne przypisane papierom wartościowym są dołączane w określonym okresie kalendarzowym i tradycyjnie zawierają numery seryjne.

Tworzeniem wszystkich oryginalnych kopii zajmuje się służba zarządzania dokumentacją. Jeśli mówimy o sytuacji, która rozwinęła się w sprawie, to ich usystematyzowanie odbywa się według liczb i chronologii.

Etapy kompilacji i publikacji

Jest ich kilka główne etapy, zgodnie z którym sporządzono niniejszy dokument.

1. Przygotowanie danych. Ten etap był już omawiany wcześniej. Jej celem jest zebranie niezbędnej listy materiałów, na podstawie których powstanie tworzona praca. Na przykład musisz określić, które zadania wymagają pilnych rozwiązań, aby je naprawić w umowie.
2. Rozwój projektu. Tworzona jest przybliżona struktura dokumentu i jego zapisów, czyli określane są czynności, które należy wykonać na podstawie tego zamówienia. Za ten etap odpowiadają bezpośredni autorzy zamówienia.
3. Rzeczywiste stworzenie. Zamówienie zostaje wydrukowane i podpisane. Od tego momentu uważa się je za ważne i ma pełną moc prawną. Nie ma już możliwości zmiany żadnych punktów, a jeśli zajdzie taka potrzeba, konieczne będzie utworzenie nowych prac.

Zatem proces tworzenia dokumentu jest dość prosty i zrozumiały, zwłaszcza jeśli zastosujesz się do wszystkich punktów.

Z tego filmu dowiesz się, jak wypełnić zlecenie pracy.

Każdy akapit niniejszego dokumentu zamówienia musi zawierać szczegółową podstawę, zgodnie z którą następuje jego wystawienie. Przyjrzyjmy się próbce klasycznego dokumentu punkt po punkcie.

Ustalanie

1. Po pierwsze, w środku wskazana jest forma prawna przedsiębiorstwa, a jego nazwa znajduje się w wierszu poniżej. Jeżeli nazwa jest krótka i mieści się w jednej linijce z formularzem, to nie ma sensu wpisywać jej w nowej linijce.
2. Następnie pojawia się tytuł dokumentu pisany wielkimi literami – „ZAMÓWIENIE”.
3. W kolejnym wierszu bez akapitu wskazana jest data kompilacji, a następnie w wierszu poniżej i pośrodku wskazane jest miasto.
4. Następnie pojawia się tytuł dokumentu: „w przypadku przeniesienia do innego miejsca pracy”, „w przypadku zwolnienia” itp.
5. Następnie określa się cel zamówienia lub jego podstawę: „z powodu naruszenia zasad przez pracowników”, „z powodu zmiany warunków pogodowych” i tak dalej.

Administracyjny

1. Po poprzednich danych, w nowym wierszu, wielkimi literami, wpisano słowo „ZAMÓWIAM”.
2. Następnie wymieniana jest lista działań w stosunku do konkretnych pracowników, które należy wykonać na podstawie tego dokumentu. Na przykład zwolnij pracownika, przenieś go do innego miejsca pracy, wyślij w podróż służbową, daj mu urlop i tak dalej.
3. Następnie pojawiają się informacje o kompilatorach i ich podpisach.

Przykładowa kolejność, którą sprawdziliśmy, jest typowa. Ponieważ jednak nie ma jednolitej formy dokumentu, każde przedsiębiorstwo może mieć własną wersję tego dokumentu.

Numeracja, rejestracja i przechowywanie

Każdy dokument posiada Twój okres przydatności do spożycia. Jeśli mówimy o zamówieniach w aktach osobowych, są one przechowywane stale, ponieważ ze względu na ich szczególne znaczenie mogą przydać się absolutnie w każdej chwili.

W zależności od rodzaju dokumentów obowiązuje gradacja okresów przechowywania. Przechowywane są na przykład dokumenty o szczególnym znaczeniu przez 75 lat, natomiast dokumenty mniej ważne podlegają przechowywaniu jedynie przez pierwsze 5 lat od dnia ich publikacji.

Podpis racja

Prawo do podpisania zamówienia posiada tylko osoby upoważnione. Są to wyspecjalizowani pracownicy – ​​przedstawiciele wydziałów, a także dyrektor generalny i jego zastępca.

Lista osób uprawnionych do podpisania tego dokumentu ustalana jest przez strukturę przedsiębiorstwa i ustalana dla każdej spółki odrębnie.

Anulowanie i zmiany

Nie da się po prostu anulować skutku dokumentu lub niektórych jego postanowień, ani też dodać nowych postanowień. Aby dokument zaczął funkcjonować w innej kolejności i podlegał zmianom, konieczne jest utworzenie zlecenia pomocniczego, które anuluje lub uzupełni poprzedni dokument.

Jego struktura będzie taka sama jak dokumentu głównego, jednakże po słowie „ZAMÓWIAM” nastąpią nieco inne działania, np. „anuluj działanie poprzedniego dokumentu”, „wprowadź nowe klauzule” itp.

Tym samym dokument ma prostą strukturę i jest zrozumiały w wykonaniu. W przypadku konieczności zmiany niektórych zapisów generowane jest kolejne zlecenie.

Na filmie przedstawiono okresy przechowywania i rejestrowania poleceń personelu.

W każdym przedsiębiorstwie, w którym zatrudnieni są pracownicy najemni, wszystkie aspekty pracy związane z ich działalnością zawodową są rejestrowane w zamówieniach. Zatrudnianie i zwalnianie, wyjazdy służbowe i przeniesienia do innej lokalizacji – wszystko to powinno znaleźć odzwierciedlenie w konkretnych dokumentach podpisanych przez szefa organizacji. Przyjrzyjmy się jak wygląda przykładowe zamówienie dla personelu i jak powinien wyglądać przykładowy dziennik zamówień dla personelu.

Kiedy potrzebujesz zamówienia na personel

Na podstawie norm Kodeksu pracy możemy stwierdzić, że pracodawca ma obowiązek rejestrowania w swoich zleceniach wszelkich kwestii kadrowych:

• zatrudnianie ( Sztuka. 68 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej);
• przenieść się do innej pracy ( Sztuka. 62 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej);
• rozwiązanie umowy o pracę ( Sztuka. 84.1 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej);
• zapewnienie urlopu planowego lub odwołania z urlopu ( Sztuka. 116 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej);
• wybieram się w podróż służbową ( Sztuka. 166 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej);
• awansu lub postępowania dyscyplinarnego wobec pracownika ( Sztuka. 193 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej).

Odpowiednie zlecenia stanowią podstawowe dokumenty księgowe z zakresu pracy dotyczące dalszego prowadzenia ksiąg pracy, kart pracowniczych i ich akt osobowych. Przygotowują je pracownicy działu kadr, ale podpisują je wyłącznie menedżerowie.

W jaki sposób sporządzane są zamówienia dla personelu?

Kiedyś urzędnicy opracowali ujednolicone formularze dokumentów personalnych. Od 2013 roku władze zrezygnowały z obowiązkowego ich stosowania. Oznacza to, że pracodawcy nie są zobowiązani, ale mogą korzystać z proponowanych próbek. Wszystkie formularze niezbędne dla funkcjonariuszy personelu są dostępne w Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1. W tabeli znajdują się numery dokumentów do dalszego wykorzystania w pracy. W nawiasach podano informację o formularzach stosowanych przy wydawaniu jednego zamówienia dla kilku pracowników.

Jeżeli organizacja przewiduje przygotowywanie zamówień według ujednoliconych formularzy, nie można w nich zmieniać oryginalnych danych, można jedynie dodać nowe. Na przykład rozwiń linie, wyjaśnij informacje o osobach podpisujących dokument. Jeżeli w lokalnych przepisach przedsiębiorstwa określone są inne próbki, należy również wskazać zasady ich uzupełniania.

Przykład zlecenia na zatrudnienie w oparciu o ujednolicony formularz

Próbka tego samego zamówienia w formacie tekstowym

Jak rejestrować i przechowywać zamówienia personelu

Nawet jeśli firma jest mała, pracowników jest niewielu, wszystkie wydane polecenia dotyczące personelu muszą być rejestrowane w specjalnej księdze księgowej.

Przykładowy dziennik zamówień dla personelu

Jak widać na przykładzie prowadzenie takiego dziennika jest bardzo proste. Ale zawarte w nim dane muszą być dokładne. Dzięki temu możesz bardzo szybko znaleźć potrzebny papier. Dodatkowo taka rejestracja pozwala uniknąć nieprzyjemnych momentów w przypadku utraty dokumentów.

Sama księga rachunkowa musi zostać zszyta, zszyta i ponumerowana przed jej wypełnieniem. Te środki bezpieczeństwa pozwolą na niezawodne przechowywanie dokumentacji kadrowej, która może być potrzebna nie tylko w okresie pracy pracowników, ale także po.

W zakresie przechowywania zamówień zgodnie z ust. 8 Zarządzenie Ministra Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558, w przypadku gdy podawane są okresy przechowywania dokumentów dotyczących pracy z personelem, wprowadza się kilka okresów przechowywania. Informacje dotyczące pociągania do odpowiedzialności osób naruszających dyscyplinę pracy oraz korespondencję dotyczącą przeniesienia podwładnych do innych organizacji należy przechowywać w organizacji przez 3 lata. Pracodawca musi przez 5 lat zapewnić bezpieczeństwo danych dotyczących oddelegowania pracowników, informacji o przyjmowaniu, rozprowadzaniu, przemieszczaniu i rejestracji pracowników. Karty rejestracji przyjęć, przeniesień i zwolnień pracowników przechowywane są w organizacji przez 75 lat.

Zamówienia kadrowe należą do kluczowych źródeł przepływu dokumentów we współczesnych przedsiębiorstwach. Jaka jest specyfika ich kompilacji? Jak mogą wyglądać te dokumenty?

Czym są polecenia personalne?

Rosyjskie ustawodawstwo regulujące dokumentację kadrową wymaga regularnego stosowania w przedsiębiorstwach różnych lokalnych aktów prawnych. Wśród nich są zamówienia. Zwyczajowo dzieli się je na 2 główne typy. Mianowicie:

• na zamówienia związane z główną działalnością;
• w sprawie zarządzeń wydanych w celu kierowania personelem przedsiębiorstwa.

W tym przypadku mówimy o akcie prawnym drugiego typu.

Zamówienie personalne jest rodzajem dokumentacji administracyjnej przedsiębiorstwa. Źródła te są przez spółkę publikowane w celach prawnych:

• personel;
• przenoszenie pracowników z jednego stanowiska na drugie;
• zamówienia kierowane do konkretnych pracowników lub całego zespołu;
• zwolnienia pracowników.

Zadania te zakładają, że firma będzie wydawać personelowi odpowiednie rodzaje poleceń. Jakie mogą być?

Istnieją na przykład zamówienia:

• w sprawie mianowania pracowników, w sprawie ich zwolnienia;
• w sprawie nagradzania i zachęcania pracowników;
• o na inną pozycję.

Wprowadzanie i korygowanie informacji zapisanych w książeczkach pracy i innych dokumentach kadrowych odbywa się w wielu przypadkach na podstawie przedmiotowych zleceń.

Formularze zamówień na główne działania

Rosyjskie przedsiębiorstwa aktywnie korzystają z jednolitych poleceń kadrowych opartych na formularzach zatwierdzonych w różnych źródłach prawa. Najważniejszą z nich jest uchwała Goskomstatu nr 1, wydana przez departament 5 stycznia 2004 r. Wyróżnia się następujące główne rodzaje rozkazów dla personelu, zgodnie z definicją zawartą w odpowiedniej uchwale:

• w sprawie przyjęcia pracownika (sporządza się go na podstawie ujednoliconego formularza T-1 lub T-1a, pierwszy jest imienny, drugi skonsolidowany);
• w sprawie przeniesienia pracownika (formularze T-5, T-5a);
• o wyjeździe pracownika na urlop (dokumenty T-6, T6a);
• po rozwiązaniu umowy (formularze T-8, T-8a);
• w sprawie oddelegowania specjalisty (dokumenty T-9, T-9a);
• w sprawie zachęt pracowniczych (formularze T-11, T11-a).

Warto zaznaczyć, że w obiegu dokumentów przedsiębiorstw można stosować także własne formularze zleceń, chyba że zabraniają tego przepisy prawa. Jest to również możliwe, jeśli określone zamówienie próbki dla personelu w formie ujednoliconego formularza nie jest zatwierdzone przez prawo.

Jeżeli firma samodzielnie sporządza ten lub inny dokument, zaleca się zastosowanie przepisów specjalnego standardu państwowego GOST R 6.30-2003. Jak mógłby wyglądać ujednolicony porządek personelu? Przykład takiego dokumentu pokazano na poniższym obrazku.

W tym przypadku rozpatrywane jest zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-1.

Ujednolicone formy zamówień są najczęściej stosowane w organizacjach budżetowych, a także w przedsiębiorstwach państwowych. W wielu przypadkach wynika to z dostępności zatwierdzonych próbek źródłowych departamentów.

Z kolei firmy prywatne dość często korzystają z własnych formularzy zamówień. Ale z reguły tylko w przypadkach, gdy jednolity dokument nie został zatwierdzony w celu rozwiązania problemów obsługi personalnej. Jeśli są w obiegu, zwykle przedsiębiorstwa nie marnują czasu na tworzenie nowych formularzy, które w rzeczywistości będą powielać ujednolicone. Które charakteryzują się również dość wysokim stopniem wygody pod względem konstrukcji.

Jak mogą wyglądać przykładowe zamówienia personelu opracowane samodzielnie przez firmę? Przykład jednego z nich widać na poniższym obrazku.

W takim przypadku rozważana jest przykładowa kolejność zatwierdzenia. Zwykle jest ona prezentowana w dość prostej strukturze.

Należy pamiętać, że zazwyczaj przedsiębiorstwa nie mają szczególnego powodu, aby zastępować standardowe formularze wewnętrznymi próbkami korporacyjnymi - chyba że firma ma szczególnie złożone formaty produkcyjne, które wymagają ustanowienia oddzielnych mechanizmów księgowych. Lub, jeśli ich struktura jest dość prosta - jak ma to miejsce w przypadku harmonogramu wakacji.

Warto zauważyć, że kryteriów klasyfikacji omawianych zleceń jest sporo. Wśród nich jest struktura dokumentu. Przyjrzyjmy się bliżej jego funkcjom.

Struktura zleceń: dokumenty proste i złożone

Zatem najważniejszym kryterium klasyfikacji rozpatrywanych zamówień jest struktura. Zgodnie z nią dokumenty dzielą się na dwa główne typy - proste i złożone.

Zamówienia typu 1 charakteryzują się obecnością 1 bloku administracyjnego (ze słowami „przyjąć”, „zwolnienie z urzędu”, „przeniesienie” itp.). Jeśli jest to na przykład polecenie powołania 1 specjalisty, wówczas zostanie ono uznane za indywidualne; jeżeli w jego jurysdykcji pracuje kilku pracowników, wówczas zostanie nazwane dokumentem skonsolidowanym.

Jeśli źródło zawiera kilka bloków administracyjnych, zostanie uznane za złożone. Są dość powszechne, ale ich zastosowanie jest uważane za proces bardzo pracochłonny, nawet przy nowoczesnych rozwiązaniach technicznych, ponieważ w tym przypadku może być konieczne porównanie dużych ilości danych znajdujących się w różnych sekcjach.

Przejdźmy teraz do badania różnych elementów struktury dokumentu, które mogą zawierać zamówienia w organizacji.

Elementy struktury zamówień dla personelu

Głównym elementem zamówienia jest sekcja. Składa się z punktów. Należy je uwzględnić w zamówieniu na podstawie konkretnego dokumentu. W takim przypadku musisz podać link do niego. Jeżeli np. zostanie sporządzone zarządzenie w sprawie powołania danej osoby na stanowisko, wówczas odpowiednie punkty można ująć w dokumencie na podstawie:

• oświadczenie osobiste pracownika;
• umowa o pracę;
• notatki od przełożonego, który przeprowadził rozmowę z pracownikiem lub podjął decyzję o jego powołaniu na innej podstawie;
• wewnętrzny akt korporacyjny;
• notatka.

Zaleca się, aby w zamówieniu umieścić słowo „podstawa”, a następnie link do konkretnego dokumentu. Źródło, o którym mowa, musi odzwierciedlać fakt, że osoba powołana na dane stanowisko zna postanowienia zarządzenia. W takim przypadku należy zawrzeć w dokumencie frazę „Przeczytałem zamówienie”, po czym pracownik, który zapoznał się z odpowiednim źródłem, składa swój podpis i wskazuje datę.

W zamówieniach – w szczególności jeżeli prowadzona jest dokumentacja kadrowa, ponownie, w celu uwzględnienia faktu powołania pracownika na stanowisko, konieczne jest podanie istotnych z prawnego punktu widzenia sformułowań. Na przykład związane z czasem trwania umowy z pracownikiem, wysokością jego wynagrodzenia i harmonogramem pracy.

Zatem typowa struktura rozkazu dla personelu zakłada obecność bloków odzwierciedlających:

• działania administracyjne kierownictwa spółki;
• Imię i nazwisko oraz inne informacje o pracowniku;
• datę wejścia w życie określonej klauzuli dokumentu;
• inne istotne sformułowanie zamówienia.

Dokumenty, o których mowa, można uzupełnić różnymi aplikacjami. Można je prezentować w szerokiej gamie. Tym samym załączniki do poleceń personalnych mogą zawierać wykazy stanowisk pracowników objętych jurysdykcją odpowiedniego dokumentu. W załączniku do zamówienia mogą zostać zapisane dane, które trudno odzwierciedlić bezpośrednio w tekście dokumentu – mogą to być np. wykresy, zdjęcia, diagramy niezbędne do wyjaśnienia treści tekstowej dokumentu.

Sporządzanie zamówień: na co zwrócić uwagę?

Na co należy zwrócić szczególną uwagę przygotowując rozpatrywane dokumenty?

Przede wszystkim, jak zauważają eksperci, zamówień dla personelu nie należy sporządzać za pomocą skrótów. Zapisy należy umieścić w dokumencie bez skrótów.

Kolejnym najważniejszym kryterium prawidłowego wykonania odpowiednich dokumentów jest brak w nich informacji o źródłach o różnych okresach przechowywania. Przykładowo zamówienia personalne związane z urlopami i wyjazdami służbowymi przechowywane są zgodnie z obowiązującymi standardami przez 3 lata. Dokumenty zawierające informacje o zatrudnieniu pracowników muszą być przechowywane w archiwum firmy przez 75 lat.

Tym samym każde zamówienie musi odzwierciedlać dane dotyczące źródeł o tym samym okresie przydatności do spożycia.

Przydatne będzie rozważenie głównych etapów publikacji przedmiotowych dokumentów.

Etapy wydawania poleceń dla personelu

Przede wszystkim warto zauważyć, że w zależności od konkretnych standardów, według których firma prowadzi zarządzanie dokumentacją kadrową, zlecenia kadrowe mogą być sporządzane według różnych zasad. Ale ogólnie rzecz biorąc, ich publikacja obejmuje rozwiązanie przez odpowiedzialnych specjalistów firmy takich zadań, jak:

• inicjowanie decyzji o konieczności opracowania odpowiedniego dokumentu;
• zbieranie danych niezbędnych do wydania zamówienia;
• przygotowanie konkretnego projektu zarządzenia, jego zatwierdzenie, ewentualna modyfikacja;
• wprowadzenie niezbędnych informacji do dokumentu i podpisanie go przez kompetentne osoby;
• zapoznanie się z zarządzeniem tych osób, których stanowiska podlegają jurysdykcji odpowiedniego aktu prawnego.

Przygotowanie decyzji o wydaniu zamówienia

Rozwiązanie pierwszego problemu można przeprowadzić wykorzystując informacje zawarte w wewnętrznych certyfikatach i ustawach korporacyjnych. Rozkazy wewnętrzne z reguły opierają się na lokalnych aktach prawnych, a ich lista może być bardzo szeroka. Projekty, o których mowa, są zwykle sporządzane przy udziale odpowiedzialnych pracowników służb personalnych przedsiębiorstwa. Co więcej, ich praca może być prowadzona w oparciu o pomysły, które podpisują szefowie różnych działów strukturalnych firmy.

Jako podstawę odpowiednich dokumentów można wykorzystać próbki zamówień personalnych, które są tradycyjnie stosowane w firmie. Najważniejsze przy rozwiązywaniu rozważanego problemu jest dokładne przestudiowanie czynników, które determinują publikację dokumentu i podstawy opracowania zamówienia. Ważne jest, aby treść zawarta w danym dokumencie była zgodna z prawem.

Zbieranie danych w celu złożenia zamówienia

Kolejnym zadaniem odpowiedzialnych specjalistów firmy, którzy sporządzają to lub inne przykładowe zamówienie dla personelu, jest zebranie niezbędnych informacji w celu wydania dokumentu. Można go przedstawić:

• w oficjalnych aktach prawnych;
• w dokumentacji wewnętrznej firmy;
• w źródłach publikowanych przez struktury wyższe, działy, przed którymi podmiot gospodarczy odpowiada;
• w dokumentach archiwalnych;
• w mediach, publikacjach naukowych.

Opracowanie projektu zarządzenia

Po zebraniu informacji kompetentni specjaliści bezpośrednio opracowują projekt zamówienia dla personelu. Rozwiązanie tego problemu wymaga przede wszystkim prawidłowego wykonania dokumentu. Wskazane jest wskazanie w nim, że opracowywany jest projekt, przykładowe zamówienie na personel, a nie oficjalny lokalny akt prawny. Oznacza to, że wpisz w dokumencie słowo „projekt”. Tekst w źródle powinien być jednak podany jak najbliżej tego, co powinno znajdować się w porządku urzędowym. Możliwe jest, że kompetentny menadżer wstępnie zatwierdzi tekst dokumentu w jego oryginalnej formie.

Jeżeli zamówienie zarówno co do formy, jak i treści zostanie uzgodnione od razu lub z poprawkami, wówczas można je przesłać do podpisu. Co to jest ta procedura?

Podpisanie zamówienia i przekazanie go pracownikom

W zasadzie nie ma w tym nic skomplikowanego – najważniejsze, że osoba poświadczająca dokument ma do tego uprawnienia. Z reguły szef firmy podpisuje zamówienia dla personelu. Wysyłany jest do niego w pełni przygotowany formularz – ujednolicony lub wewnętrzny, z informacjami wprowadzanymi do niego przez odpowiedzialnych specjalistów. Podpisanie dokumentu polega na wskazaniu stanowiska osoby prowadzącej firmę, jej imienia i nazwiska oraz podpisu.

Zgodnie z zasadami ustalonymi w firmie, w razie potrzeby dokument jest anulowany.

Po certyfikacji przez przełożonego dokument zostaje przekazany pracownikowi, który musi się z nim zapoznać. Fakt zapoznania się z dokumentem można potwierdzić swoim podpisem na zamówieniu lub uzupełniającym formularzu rejestracyjnym.

Przyjrzyjmy się teraz, w jaki sposób realizowane są zamówienia dla personelu. Głównym zadaniem, jakie w tym przypadku rozwiązują odpowiedzialni pracownicy firmy, jest rejestracja przedmiotowych dokumentów.

Rejestracja zamówień: niuanse

Procedura ta polega na wpisaniu informacji o zamówieniu do specjalnych wewnętrznych rejestrów korporacyjnych. Uważa się, że to czy inne zatwierdzone zamówienie próbne dla personelu nabiera mocy prawnej dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniego źródła w firmie. Jeżeli ta procedura nie zostanie przeprowadzona w odniesieniu do dokumentu, nie pociągną za sobą żadnych konsekwencji prawnych dla pracowników i kierownictwa firmy.

Rejestracja zamówień dla personelu, jak zauważyliśmy powyżej, jest najważniejszym aspektem prowadzenia tych dokumentów. Odpowiednia procedura obejmuje rozwiązanie 3 problemów:

• księgowanie dokumentów;
• kontrola nad realizacją zamówień;
• zapewnienie szybkiego dostępu do dokumentów.

Wszystkie źródła sklasyfikowane jako administracyjne, sprawozdawcze i finansowe muszą być zarejestrowane w firmie. Informacje o dokumentach otrzymanych od podmiotów zewnętrznych podlegają również wpisowi do wewnętrznych rejestrów korporacyjnych. Zamówienia na personel, jak każde inne źródło, przy rejestracji otrzymują indywidualny numer, a także indeksy niezbędne z punktu widzenia optymalnej klasyfikacji odpowiednich źródeł.

Wszystkie dokumenty podlegające egzekucji, a także służące do ewidencjonowania i informowania zainteresowanych pracowników o określonych faktach służbowych muszą zostać zarejestrowane w aktach osobowych. Zamówienia na personel należą oczywiście do takich źródeł.

Procedura rejestracji dokumentów przeprowadzana jest jednorazowo – bezpośrednio w przypadku ich wystawienia przez kierownictwo (jak ma to miejsce w przypadku przedmiotowych zamówień) lub w przypadku otrzymania przez podmiot zewnętrzny. Jeżeli źródło przenosi się z jednej jednostki strukturalnej firmy do drugiej, nie ma potrzeby ponownej rejestracji.

Istnieją 3 główne metody rejestrowania źródeł wykorzystywanych w obiegu dokumentów organizacji.

Po pierwsze, jest to rejestracja w dzienniku, która polega na szczegółowym odzwierciedleniu w specjalnych rejestrach informacji o tym, w jakiej strukturze i w jakich celach wydano dane zamówienie dla personelu, przykład dowolnego załącznika do niego.

Po drugie, istnieje format kartkowy służący do zapisywania informacji o źródłach, który wykorzystywany jest w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów korporacyjnych. Polega na projektowaniu kart kontrolnych źródeł, a także ich łączeniu w wyspecjalizowane pliki kart.

Po trzecie, istnieje automatyczna rejestracja dokumentów. Polega na automatycznym wprowadzaniu informacji o przedmiotowych zamówieniach oraz innych źródłach do wewnętrznych rejestrów korporacyjnych – przy wykorzystaniu specjalnego oprogramowania i niezbędnej infrastruktury (np. drukarek, skanerów, interfejsów sieciowych).

Istnieje akt prawny, zgodnie z którym należy rejestrować dokumenty regulacyjne - rozporządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 536, przyjęte 8 listopada 2005 r. To źródło prawa zakłada odzwierciedlenie w rejestrach:

• nazwa firmy, która wydała ten lub inny dokument - w tym przypadku zamówienie na personel;
• nazwa źródła;
• data publikacji dokumentu, jego numer rejestracyjny;
• tytuł i streszczenie dokumentu;
• język operacyjny;
• termin źródłowy;
• informację o realizacji zamówienia.

Wpisywanie informacji o poszczególnych zamówieniach do rejestrów organizacji może odbywać się przy zastosowaniu innych kryteriów ich klasyfikacji. Na przykład dział personalny może podzielić odpowiednie źródła na te, które są konkretnie związane z wakacjami pracowników, podróżami służbowymi i przyznawaniem im zachęt. Zazwyczaj im większa jest liczba zleceń składających się na obieg dokumentów firmy, tym bardziej optymalne będzie ich sklasyfikowanie w odrębnych bazach w ramach rejestru.

Przechowywanie zamówień

Kolejnym ważnym aspektem utrzymania zamówień w firmie jest ich magazynowanie. Zauważyliśmy powyżej, że zamówienia na personel są przechowywane w zależności od konkretnego celu dokumentu w określonych terminach. Dlatego też dokumenty sklasyfikowane według odpowiednich kryteriów powinny być umieszczane w różnych miejscach.

Każde zamówienie na personel (formularz dla niego) należy przechowywać oddzielnie od źródeł związanych z główną działalnością przedsiębiorstwa. Dokumenty rejestrowane i przekazywane do przechowywania należy składać w formie oryginałów.

Rozkazy kadrowe są zwykle łączone w akta, które są usystematyzowanymi zbiorami różnych dokumentów. Odpowiedzialny specjalista działu personalnego musi segregować akta, prawidłowo ponumerować umieszczone w nich arkusze, uzupełniać niezbędne inwentarze i projektować okładki dla odpowiednich zestawów dokumentów.

Jakie dokumenty zaliczamy do dokumentów personalnych?

Dokumenty odzwierciedlające stosunek pracy pracownika z pracodawcą zalicza się do dokumentów personalnych. Ich odmiany podano na liście (zarządzenie Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558).

Dokumenty osobowe obejmują:

1. Rozkazy personalne (przyjęcie, relokacja, przeniesienia, połączenia, zwolnienia).
2. Karty osobiste.
3. Konta osobiste.
4. Wszystkie zestawienia płacowe.
5. Możliwość wypełnienia arkusze czasu.
6. Zawarte umowy o pracę.
7. Dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia i odebranie odpowiedniego wykształcenia (dyplomy, dyplomy, certyfikaty itp.).
8. Dokumenty dotyczące certyfikacji i ustalonych kwalifikacji (certyfikat, karty kwalifikacyjne, wydane certyfikaty, wypełnione protokoły posiedzeń komisji certyfikacyjnej itp.).
9. Dokumenty potwierdzające szkodliwe warunki produkcji.
10. Listy wszystkich pracowników uprawnionych do otrzymania preferencyjnej emerytury(np. wnioski, wydane certyfikaty, kwestionariusze).
11. Formularze służące do ewidencjonowania wydanych dokumentów (np. czasopism, książek), zapisów stanowiących podstawę potwierdzenia doświadczenia zawodowego, zdobytego wykształcenia czy przyznanych świadczeń.

Interaktywny test z magazynu „Personnel Business”. Sprawdź swoją wiedzę i dowiedz się, czy spełniasz wszystkie zasady i wymagania dotyczące składania zamówień.

Jakie rodzaje dokumentów kadrowych należy przechowywać?

Wszystkie dokumenty organizacji, które zgodnie z prawem są klasyfikowane jako archiwalne, muszą być przechowywane (klauzula 1, art. 17 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ). Z reguły za przechowywanie odpowiada dział personalny. W spółkach handlowych taki obowiązek jest zapisany w ustawach o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i spółkach akcyjnych (art. 50 ustawy z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ, art. 89 ustawy z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ ).

Dokumenty kadrowe generowane są przez cały okres działalności organizacji. Są one przechowywane wraz z zarządzeniami i regulaminami, które obowiązują wszystkich pracowników. Spółki akcyjne zapewniają bezpieczeństwo w sposób określony także Uchwałą Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych Rosji z dnia 16 lipca 2003 r. nr 03-33/ps. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określają w statucie szczegółowe informacje na temat sposobu przechowywania takich dokumentów (klauzula 2 art. 12 ustawy nr 14-FZ z dnia 8 lutego 1998 r.). Zasady można zapisać w Regulaminie Archiwum na podstawie części 1 art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

jak przechowywać dokumenty w dziale kadr. W artykule znajdziesz terminy, procedury przechowywania oraz odpowiedzialność za naruszenia przy pracy z dokumentacją archiwalną.

Jak długo przechowywać listę dokumentów personelu

Okresy przechowywania są określone w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ oraz w wykazie zatwierdzonym rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. Za początek tego okresu uważa się 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zakończono formalności, a nie od daty ich utworzenia (klauzula 2 art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 października 2004 r. nr 125 -FZ).

Okresy przechowywania dokumentów dotyczących personelu organizacji

Uwaga! Wszelkie dokumenty dotyczące personelu, jeżeli powstały w okresie służby cywilnej niebędącej państwową służbą cywilną, są przechowywane przez 75 lat, niezależnie od daty ich utworzenia (art. 22 ust. 1 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ).

Prawo pozwala na przechowywanie dokumentów regulacyjnych dotyczących personelu nie w aktach osobowych, ale osobno. W tym przypadku ich trwałość wynosi 5 lat. Do takich dokumentów zaliczają się:

• zarządzenia w sprawie udzielenia urlopu wypoczynkowego i urlopu edukacyjnego;
• zamówienia wysłania w podróż służbową na terenie Rosji;
• sprawozdania z podróży służbowych, zadania urzędowe;
• zlecenia odbioru.

Dokumenty związane z certyfikacją miejsca pracy należy przechowywać przez 45 lat. Jeżeli w miejscu pracy zostaną zidentyfikowane czynniki szkodliwe lub niebezpieczne, należy przechowywać próbki dokumentów personalnych przez 75 lat.

Powie Ci to ekspert z Sistema Personnel jak prawidłowo przygotować dokumenty kadrowe do przekazania do archiwum organizacji. W artykule znajdziesz procedurę przygotowania, przeprowadzenia badania, udokumentowania wyników działań komisji i bezpośredniego przekazania do archiwum.

Jak przechowywać dokumenty dotyczące personelu organizacji

Wyposaż specjalne pomieszczenia do przechowywania dokumentów organizacyjnych. Wystarczą sejfy lub szafki. Wszystkie zalecenia są określone w Regulaminie (zarządzenie Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526). Opowiedzą o tym eksperci z magazynu „Personnel Business”.

Organizacje komercyjne mają prawo nie spełniać całej listy wymagań dotyczących wyposażenia specjalnego pomieszczenia do przechowywania dokumentów (klauzula 1.4 Regulaminu, zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. nr 526) . Dokumenty towarzyszące personelowi należy przechowywać w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo przed kurzem i działaniem światła. Jest to jedyny wymóg, jaki muszą spełniać spółki komercyjne.

Przechowując dokumenty w formie elektronicznej, należy zapewnić reżim zapobiegający utracie, zniekształceniu i zniszczeniu informacji. Ponieważ stare media stają się przestarzałe, konieczne jest ponowne nagranie nowych (klauzula 2.32 Regulaminu, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526).

Organizacja może utworzyć własne archiwum. Dokumentom o różnych okresach przechowywania należy przypisać różne numery. Dzięki kodowaniu łatwiej będzie oddzielić zamówienia i inne dokumenty o okresach przechowywania 50, 75 lub krótszych.

Stosunek pracy pracownika z pracodawcą znajduje odzwierciedlenie w dokumentach, które dotyczą dokumentów personalnych. Okresy przechowywania określone są w art. 22 ust. 1 ustawy nr 125-FZ oraz w wykazie Ministerstwa Kultury. Za początek tego okresu uważa się dzień 1 stycznia roku następującego po roku, w którym dokonano formalności, a nie datę ich powstania. Wyposaż specjalne pomieszczenia do przechowywania dokumentów organizacyjnych. Odpowiednie są sejfy lub szafki