Przykład sporządzenia inwentarza skrzyń stałego przechowywania. Formularz inwentarza skrzynek do stałego przechowywania

Archiwum organizacji musi posiadać inwentarz skrzyń stałego przechowywania, sporządzany na podstawie zasad, zgodnie z którymi sprawy były przekazywane do archiwum. Tak naprawdę przy sporządzaniu zapasów zwykle dzieli się je od razu według okresów przechowywania: tymczasowe (ponad 10 lat) i stałe. Dotyczy to zarówno spraw personalnych, jak i spraw specyficznych, charakterystycznych tylko dla określonego typu przedsiębiorstw (np. zeznań podatkowych przedsiębiorców indywidualnych czy sprawozdań naukowych i innych podobnych dokumentów). W tym artykule szczegółowo przyjrzymy się procedurze tworzenia inwentarza skrzyń do stałego przechowywania. Na końcu tej publikacji znajdziesz także przykładowy format takiego dokumentu.

Inwentarze służą do prowadzenia ewidencji i szybkiego wyszukiwania akt archiwalnych. Inwentarz archiwalny jest zatem w istocie księgą referencyjną, w której usystematyzowane są zawarte w nim jednostki pamięci, czyli akta. Po zakończeniu naukowej i technicznej obróbki akt (tj. ich usystematyzowaniu i umieszczeniu w twardej oprawie) sporządza się inwentarz trwałego przechowywania. Do sporządzenia inwentarza stosuje się zalecany formularz, którego próbkę można znaleźć w naszym artykule, jest on w pełni zgodny z formularzem regulowanym przepisami;

Zasady sporządzania inwentarza akt trwałego przechowywania

W inwentarzu, w kolejności numeracji brutto, uwzględnia się tytuły dokumentów mających stałe okresy przechowywania. Ponadto może to częściowo obejmować przypadki oznaczone „EPC”. Aby wykonać tę pracę, będziesz musiał wziąć listę spraw przedsiębiorstwa, a także. Pomoże Ci to ocenić kompletność wyboru spraw, a także posłuży do wyjaśnienia okresów przechowywania dokumentów.

Numeracja spraw w inwentarzu prowadzona jest od kilku lat. W miarę upływu czasu dopuszczalne jest włączenie kolejnych przypadków (odkrytych później) do części rocznej inwentarza, która jest już w pełni wypełniona. Odbywa się to za pomocą cyfr literowych (na przykład 27a).

Każda kolumna inwentarza jest wypełniana w oparciu o zawarte w niej informacje. Każdy przypadek musi mieć swój własny numer. Jeśli faktycznie otrzymałeś kilka tomów na raz, to każdy tom należy wpisać pod nowym numerem.

Inwentarz spraw z reguły nie pozwala na powtarzanie tych samych pozycji. Najpierw reprodukowana jest pełna wersja tytułu (na górze każdego arkusza). Jeżeli w tytule występują powtórzenia, część tytułu należy zastąpić sformułowaniem „To samo”.

Z reguły inwentarz obejmuje kilka działów rocznych. Na koniec należy dokonać wpisu końcowego (przykład patrz próbka).

W praktyce inwentarz trwałego przechowywania zwykle zawiera przedmowę zawierającą informacje o głównych funkcjach i strukturze przedsiębiorstwa, a wszystko to sięga czasów porządkowania dokumentów. Obejmuje to również główne kategorie spraw objętych inwentarzem, cechy tworzenia inwentarza i inne informacje. Przedmowa musi być podpisana przez jej kompilatora, a także przez pracownika odpowiedzialnego za archiwum.

W razie potrzeby można utworzyć spis treści (zwykle dzieje się tak, gdy występuje duża liczba podziałów) lub listę skrótów (stosowana, jeśli w inwentarzu zastosowano terminy wykraczające poza powszechnie używane słowa).

Przedsiębiorstwa przekazujące swoją dokumentację do magazynu miejskiego lub państwowego mają obowiązek sporządzić cztery egzemplarze inwentarza akt trwałego składowania. W przypadku innych organizacji w praktyce wystarczy jeden lub dwa egzemplarze.

Niedokończonego inwentarza, który ma być kontynuowany, nie ewidencjonuje się. Taki dokument przechowywany jest w teczce z powiązaniami. Ta opcja przechowywania jest szczególnie istotna dla organizacji, które działają jako źródła pozyskiwania archiwum państwowego.

Zatwierdzenie części rocznej inwentarza akt trwałego przechowywania odbywa się w następujący sposób:

• inwentarz podpisuje jego kompilator i pracownik odpowiedzialny za archiwum;
• komisja ekspertów przedsiębiorstwa dokonuje przeglądu inwentarza (znajdziesz go pod linkiem);
• organizacje będące źródłami tworzenia archiwów państwowych lub gminnych mają obowiązek przedłożyć inwentarz do wglądu właściwemu archiwum;
• zatwierdzenie przez kierownika przedsiębiorstwa.

Po zatwierdzeniu części rocznej inwentarza, jakichkolwiek zmian można dokonać dopiero po wydaniu przez EPC takiej decyzji. W tym przypadku mówimy o organizacjach, które następnie przesyłają swoje dokumenty do przechowywania w archiwum państwowym lub miejskim.

Przykładowy spis plików do trwałego przechowywania

NIE.		Tytuł sprawy	Terminy ostateczne	Liczba arkuszy	Notatka
1	2		4	5	6
		Dział ogólny
		Rozkazy nr 01-58 dyrektora Siam CJSC dotyczące podstawowych działań na rok 2012 i dokumenty do nich. Tom 1
		To samo, nr 58-101. Tom 2
		Zarządzenie nr 01-29 dyrektora Siam CJSC w sprawie podstawowej działalności na rok 2012
		Przepisy dotyczące oddziałów Siam CJSC	01.01.2012 25.04.2012
		Ostatnia pozycja w tej rocznej części inwentarza

W tej części inwentarza znajduje się 41 (czterdzieści jeden) jednostek. godz.,

Od nr 164 do nr 192, w tym:

numeracja liter: 165a

brakujące numery: brak.

ZGODA

Protokół JSC „Siam”

z dnia 29 października 2014 r. nr 3

Tak więc teraz masz przykładowy inwentarz stałego przechowywania, a my przedstawiliśmy Ci również główne niuanse dotyczące przygotowania tego dokumentu. W kolejnej publikacji porozmawiamy o tym, jak organizować dokumenty przez personel.

Każdy dokument w organizacji przechodzi długą drogę od utworzenia do archiwizacji. Jedną z funkcji archiwum jest rachunkowość – systematyzacja akt, tworzenie aparatu odniesienia naukowego i archiwalnych dokumentów księgowych. To właśnie na etapie ewidencji dokumentów archiwalnych tworzone są inwentarze sprawowe. Podpowiemy, jakie rodzaje zapasów można sporządzać w organizacji i jak je prawidłowo przygotować.

RAMY REGULACYJNE

■ Punkty 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Zasad organizacji przechowywania, pozyskiwania, rejestrowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach rządowych, samorządach lokalnych i organizacjach (zatwierdzone zarządzeniem Ministra Kultury) poświęcone są sprawie Inwentarze Rosja z dnia 31 marca 2015 r. nr 526, zwane dalej – Regulamin 2015).

Regulamin 2015 zawiera 7 formularzy inwentaryzacyjnych:

Inwentarz akt trwałego przechowywania (załącznik nr 14);

Spis spraw sporządzony przez personel (załącznik nr 15);

Inwentaryzacja akt o tymczasowym (powyżej 10 lat) okresie przechowywania (załącznik nr 16);

Inwentarz plików elektronicznych, dokumentów stałego przechowywania (załącznik nr 17);

Inwentaryzacja plików elektronicznych, dokumentów o tymczasowym (powyżej 10 lat) okresie przechowywania (załącznik nr 18);

Inwentarz spraw jednostki strukturalnej (załącznik nr 23);

Inwentaryzacja plików elektronicznych, dokumentów jednostki strukturalnej (załącznik nr 24).

▪ Dedykowana do sporządzania i wykonywania inwentarzy spraw § 3 pkt 7 Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacyjnych(zatwierdzone decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002 r.; zwane dalej Zasadami Podstawowymi). Opisuje szczegółowo, jak wypełnić kolumny inwentarza, jak zarejestrować sprawę itp.

Podstawowe zasady zawierają 4 formy inwentarza:

Formularz części rocznej zbiorczego inwentarza skrzyń stałego przechowywania (załącznik nr 1);

Formularz części rocznej zbiorczej inwentaryzacji skrzyń do tymczasowego przechowywania (powyżej 10 lat) (załącznik nr 2);

Formularz rocznej części skróconej listy spraw personalnych (załącznik nr 3);

Formularz inwentarza akt stałego, tymczasowego (ponad 10 lat) przechowywania i personelu jednostki strukturalnej organizacji (załącznik 12).

Klasyfikację inwentarzy spraw w oparciu o Regulamin z 2015 roku oraz Zasady Podstawowe przedstawiono na schemacie.

WYKAZ SKRZYNEK DO STAŁEGO PRZECHOWYWANIA

Taki spis jest sporządzany tylko dla przypadków, które zgodnie z listami mają „stały” okres przydatności do spożycia. Należą do nich np. umowy o zawiązaniu spółki, zmiany i uzupełnienia do nich (art. 51 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania) .

W tabeli inwentarza skrzynek stałego przechowywania nie ma kolumny „Okres przechowywania”, ponieważ wszystkie akta mają ten sam okres przechowywania.

Formularz inwentaryzacji skrzyń stałego składowania znajduje się w załączniku nr 14 do Regulaminu z 2015 r. (Przykład 1, Przykład 2).

2. Pieczęć umieszcza się, jeżeli organizacja jest źródłem nabycia archiwum państwowego lub miejskiego.

3. Pieczęć umieszcza się, jeżeli organizacja jest źródłem nabycia archiwum państwowego lub miejskiego.

WYKAZ TYMCZASOWYCH (PONAD 10 LAT) SKRZYNEK PRZECHOWYWANIA

Jeśli w organizacji jest sporo takich dokumentów, co roku sporządzany jest dla nich spis spraw (oczywiście, jeśli sprawa zostanie zamknięta i przekazana do archiwum). Jeśli takich przypadków jest niewiele (4-5 rocznie), wówczas inwentarz można sporządzać przez kilka lat.

Formularz inwentaryzacji skrzyń tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania znajduje się w załączniku nr 16 do Regulaminu z 2015 r. (Przykład 3).

UZUPEŁNIAMY LISTĘ SPRAW DOKUMENTAMI PERSONALNYMI

Dokumenty dotyczące personelu są przydzielone do specjalnej grupy, usystematyzowane osobno i zawarte w osobnym wykazie (klauzula 5.4.4.1 Zasad Podstawowych, klauzula 5.5 Regulaminu z 2015 r.).

Inwentarz akt osobowych najlepiej prowadzić w ujęciu rocznym – archiwiści nie lubią, gdy w jednym inwentarzu gromadzą akta przez kilka lat. Utrudnia to znalezienie dokumentów i powoduje zamieszanie w przypadku zmiany struktury organizacji; ponadto może zostać naruszona numeracja brutto w inwentarzu. W ciągu każdego roku akta osobowe są tradycyjnie usystematyzowane według działów strukturalnych, które wygenerowały dokumenty personalne.

Nagłówki spraw w części rocznej zbiorczego inwentarza spraw personalnych są usystematyzowane nominalnie, biorąc pod uwagę następującą kolejność (klauzula 3.7.23 Zasad Podstawowych):

Rozkazy (instrukcje) dotyczące personelu (przyjęcie, zwolnienie, przeniesienie);

Wykazy personelu (na przykład wykazy pracowników; wykazy pracowników zatrudnionych przy pracy w niebezpiecznych warunkach pracy; wykazy weteranów wojennych itp.);

Karty osobowe zwalnianych pracowników (formularz ujednolicony nr T-2; w przypadku braku spisu akt osobowych sporządza się odrębny inwentarz). Akta zestawiane są według roku zwolnienia oraz alfabetycznie według nazwisk pracowników;

Akta osobowe zwalnianych pracowników. Akta zestawiane są według roku zwolnienia oraz alfabetycznie według nazwisk pracowników;

Konta osobiste;

Nieodebrane zeszyty ćwiczeń (w przypadku braku osobnego inwentarza);

Ustawy o wypadkach;

Księgi dokumentów personalnych.

Jeżeli organizacja generuje dużą ilość niektórych tego typu dokumentów, można dla nich utworzyć niezależne roczne sekcje inwentarza (punkt 3.7.23 Zasad Podstawowych).

Wzór części rocznej podsumowania spraw personalnych określa załącznik nr 15 do Regulaminu na rok 2015 (Przykład 4).

■ Konta osobiste. Konta osobiste pracowników i pracowników na podstawie wynagrodzeń pogrupowane są w osobne pliki i ułożone w nich alfabetycznie według nazwisk. Po przeniesieniu z działu księgowości do archiwów organizacji spis tych spraw można sporządzić osobno. W celu wystawienia rachunków osobistych można skorzystać z formularza znajdującego się w Załączniku nr 15 do Regulaminu 2015 (Przykład 5).

Jednakże przy niewielkiej liczbie spraw konta osobiste można uwzględnić w zbiorczym wykazie spraw kadrowych wraz z innymi rodzajami dokumentów personalnych (rozkazy, akta osobowe zwalnianych pracowników itp.) (patrz przykład 4).

■ Rozkazy (instrukcje) dla personelu. Rozkazy (instrukcje) dla personelu układane są w odrębne akta, zgodnie z nomenklaturą akt, zgodnie z ustalonymi okresami przechowywania. Przy dużej objętości takich dokumentów wskazane jest grupowanie zamówień dla personelu dotyczących różnych aspektów działalności organizacji (zatrudnianie, zwalnianie i relokacja pracowników, podróże służbowe itp.) w osobne sprawy (klauzula 3.5.5 Zasad Podstawowych ).

Trybu wpisywania spraw do inwentarza nie określają Przepisy Podstawowe. Można je ułożyć w inwentarzu np. według stopnia ważności prawnej: najpierw zamówienia, potem instrukcje.

Przykład sporządzenia wykazu spraw z zamówieniami dla personelu podano w przykładzie 6.

■Akta osobowe zwalnianych pracowników. Osobny spis akt osobowych sporządza się w przypadku dużej rotacji pracowników: jeśli w 2016 roku odeszło około 30-50 osób, to lepiej utworzyć osobny spis w kolejności alfabetycznej (Przykład 7).

OPIS DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

Wielu specjalistów zajmujących się dokumentami ma bardzo niejasne pojęcie o inwentaryzacji plików elektronicznych. Jeśli musiałeś sobie z tym poradzić, to przede wszystkim musisz zapoznać się z Regulaminem 2015.

4 Formularz inwentarza plików elektronicznych, dokumentów trwałego przechowywania.

5 Formularz inwentaryzacji plików elektronicznych, dokumentów o tymczasowym (powyżej 10 lat) okresie przechowywania.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy wszystkie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej. Być może warto postawić tę kwestię pod dyskusję komisji eksperckiej i zaprosić do udziału w niej szefa organizacji.

Formę inwentaryzacji plików i dokumentów elektronicznych podano w przykładzie 8.

6. Pieczęć umieszcza się, jeżeli organizacja jest źródłem nabycia archiwum państwowego lub miejskiego.

Jeśli nie zapisujesz plików elektronicznych na dysk, ale przechowujesz je na swoim komputerze lokalnym, powinieneś dokonać inwentaryzacji katalogu i wskazać w inwentarzu w kolumnie „Wolumin” wielkość folderu, a w „Notatce” kolumna - zawartość folderu i ścieżka do niego.

OPIS KONKRETNYCH RODZAJÓW DOKUMENTÓW

Sprawy składające się z dokumentów właściwych tylko dla danej organizacji (sprawy sądowe, śledcze, doniesienia naukowe na dany temat, dokumentacja projektowa, dokumenty dotyczące realizacji zarządzenia/zadania rządowego itp.) zaliczane są do odrębnego inwentarza (pkt 3.7.1 ust. zasady główne).

Aby sporządzić inwentarz, można skorzystać z formularza inwentarza z Załączników nr 14 i 16 do Regulaminu 2015 (Przykład 9).

PODSUMOWANIE SPRAW ORGANIZACJI

W działach strukturalnych organizacji sporządzane są inwentarze akt działów strukturalnych: przechowywanie stałe, tymczasowe (ponad 10 lat), przez personel (załączniki nr 23, 24 do Regulaminu z 2015 r.), na podstawie których roczne sekcje odpowiednie zbiorcze inwentarze spraw, dokumenty są gromadzone w archiwum organizacji (załączniki 14-18 do Regulaminu 2015). Inwentarze akt jednostek strukturalnych wraz z aktami stałego przechowywania i kadrowymi przekazywane są specjaliście odpowiedzialnemu za archiwum.

Często w oddziałach nie ma na to zupełnie czasu, dlatego pracownik odpowiedzialny za archiwum musi się zaangażować w sporządzanie inwentarzy spraw działów strukturalnych i bezpośrednio wskazywać, jakie dokumenty i akta mają zostać uwzględnione w inwentarzu. Ale nawet to nie wystarczy: musi bezpośrednio uczestniczyć w poszukiwaniu dokumentów związanych ze sprawą i jej zakończeniem.

Zgodnie z klauzulą ​​3.7.6 Zasad Podstawowych w części rocznej zbiorczego inwentarza skrzyń stałego przechowywania uwzględnia się nagłówki akt trwałego przechowywania, które zostały odroczone w ciągu roku w działalności oddziałów strukturalnych oraz nagłówki skrzynek utworzonych z dokumentów oddzielone od akt o tymczasowych okresach przechowywania oznaczonych „EPK” i dopiero po sprawdzeniu ich z nomenklaturą ujednoliconą na ten sam rok i sprawdzeniu prawidłowości tworzenia i wykonywania spraw. W razie potrzeby wyjaśniane są tytuły spraw, sprawy są rozszerzane i przekształcane, jeśli okaże się, że sprawa została nieprawidłowo utworzona.

WYPEŁNIENIE TABELI SPRAW

■ „Nr P/n.” Kolejność numeracji spraw znajdujących się w inwentarzu jest brutto. Oznacza to, że dokonany inwentarz skrzyń powinien obejmować nie więcej niż 9999 jednostek magazynowych (pkt 3.10 Regulaminu z 2015 r.).

■ „Indeks sprawy (numer sprawy).” Każda skrzynka wpisana jest do inwentarza pod niezależnym numerem seryjnym. Jeżeli sprawa składa się z kilku tomów (części), wówczas każdy tom (część) zostaje wpisany do inwentarza pod niezależnym numerem. Dotyczy to także załączników do spraw zebranych w odrębne tomy.

Na przykład: 02-03 - Nakazy, instrukcje dotyczące przyjęcia, przeniesienia, przeniesienia, zwolnienia, Gdzie 02 - indeks jednostki strukturalnej, 03 - numer seryjny obudowy.

■ „Tytuł sprawy (tom, część)”. Tytuły spraw wprowadzane są do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw.

Kolumnę „Tytuł sprawy” w inwentarzu wypełnia się ściśle według informacji zawartych na okładce sprawy.

W przypadku konieczności uwzględnienia w inwentarzu kilku spraw z rzędu o tych samych pozycjach, tytuł pierwszej sprawy wpisuje się w całości, a wszystkie inne podobne sprawy oznaczono słowami „To samo”, natomiast pozostałe informacje o sprawach zostaje w całości wpisany do inwentarza. Na każdej nowej karcie inwentarza tytuł jest reprodukowany w całości.

Akta wielotomowe wprowadza się do inwentarza według kolejności numeracji woluminów. W tym przypadku inwentarz wskazuje tytuł tylko pierwszego tomu, a tytuły wszystkich pozostałych tomów, jeśli są umieszczone na tej samej stronie, oznacza się słowami „To samo”. Jeżeli tytuł sprawy wielotomowej zostanie przeniesiony na kolejną kartkę, wówczas tytuł sprawy należy powtórzyć w całości. Dodając do inwentarza ostatni wolumin, po numerze tomu dodaje się słowo „Ostatni” (Przykład 10).

■ „Terminy ostateczne”. Terminami dla spraw zawierających dokumentację organizacyjną, administracyjną, twórczą i inną (protokoły, stenogramy, pisma, raporty itp.), dla których istotne jest dokładne datowanie, a także spraw składających się z kilku tomów (części), są terminy dokumentów sprawy, czyli daty rejestracji (wyciągnięcia) najwcześniejszych i najpóźniejszych dokumentów wchodzących w skład sprawy (klauzula 3.6.18 Zasad Podstawowych). Terminy nie są wyznaczane dla raportów rocznych, kwartalnych i innych dokumentów, których tytuł zawiera sformułowanie „za… rok”.

■ „Okres trwałości”. Okresy przechowywania skrzynek przenoszone są do inwentarza z nomenklatury skrzynek. Ustalane są według wykazów standardowych i wydziałowych. Jeżeli okres przechowywania dokumentów objętych nomenklaturą akt nie jest uregulowany w tych wykazach, ustala go KPE właściwej instytucji archiwalnej po przedłożeniu archiwum oraz Centralny Komitet Wykonawczy (KE) organizacji (ust. 3.4.9 Przepisów Podstawowych).

■ „Liczba arkuszy”. Liczba arkuszy w etui odpowiada liczbie wskazanej na arkuszu poświadczającym etui.

■ "Notatka". W tej kolumnie zapisywane są informacje o przyjęciu spraw, cechach ich stanu fizycznego, przeniesieniu spraw do innych jednostek strukturalnych w odniesieniu do odpowiedniej ustawy, dostępności egzemplarzy itp., na przykład: „Ze względu na produkcję potrzeb „Roczny raport księgowy i nota wyjaśniająca do niego” za lata 2006-2007 pozostają w dziale księgowości i kontroli, gdyż dokumenty te są niezbędne do przeprowadzenia analizy porównawczej. Ponadto we wskazanym okresie nie przeprowadzono audytu działalności finansowo-gospodarczej.”

UZUPEŁNIAMY LISTĘ skrzyń (NA PODSTAWIE PRZYKŁADU WYKAZU skrzyń do trwałego składowania)

■Strona tytułowa. Na stronie tytułowej wypełnionego spisu ewidencji stałego składowania wskazano:

nazwa funduszu;

numer funduszu;

numer inwentarzowy;

nazwę inwentarza, zawierającą wskazanie kategorii dokumentów (stałe, czasowe, osobowe itp.) znajdujących się w aktach, których tytuły są zawarte w inwentarzu;

Terminy realizacji spraw objętych inwentarzem.

Przed nazwą funduszu na stronie tytułowej pozostawia się miejsce na wpisanie pełnej nazwy archiwum państwowego, w którym będą trwale przechowywane sprawy organizacji (pkt 3.7.18 Zasad Podstawowych).

Wzór strony tytułowej inwentarza akt trwałego przechowywania określa załącznik nr 14 do Regulaminu podstawowego (przykład 11).

■ Przedmowa (dodatek do przedmowy). Do pierwszej części rocznej zbiorczego inwentarza skrzyń stałego przechowywania sporządza się przedmowę (pkt 3.7.10 Zasad Podstawowych). W kolejnych inwentarzach zestawiony jest dodatek do przedmowy. Jeżeli przy otwarciu inwentarza nie sporządzono przedmowy, należy ją sporządzić przy zamknięciu inwentarza.

Przedmowa składa się zwykle z dwóch części: historycznej i historiograficznej.

Do części historycznej wprowadź informacje:

Według historii organizacji: data powstania, informacja o zmianach w nazwie organizacji;

O głównej działalności i strukturze organizacji za okres objęty inwentarzem.

W części historiograficznej:

Podano krótki opis zawartości i kompletności dokumentów funduszu zawartych w tej sekcji;

Wskazano obecność przypadków wykraczających poza chronologiczne granice funduszu;

Wyróżnia się najbardziej typowe grupy spraw zarówno pod względem rodzaju dokumentów, jak i treści;

Podano krótki opis informacji zawartych w inwentarzu o organizacjach podległych lub nadrzędnych;

Omówiono cechy tworzenia, opisu i systematyzacji nagłówków przypadków, dostępność aparatu odniesienia dla sekcji, podstawowe zasady jego kompilacji i procedurę korzystania z niego.

Konieczne jest ułożenie przedmowy i dodatku do niej.

Im bardziej szczegółowo opiszesz wszystko, co zostało odkryte podczas przetwarzania naukowego i technicznego, tym łatwiej będzie pracować z dokumentami archiwalnymi. Rejestruj wszystko: które jednostki przekazały sprawy, a które nie i dlaczego; jak zmieniła się struktura organizacji w opisanym przez Panią okresie chronologicznym i jaki był z tym związany przepływ dokumentów; jakie sprawy nie zostały otwarte i dlaczego.

Należy także opisać stan fizyczny, możliwe błędy podczas oprawy i możliwości ich skorygowania; przyczyny przekroczenia objętości jednego tomu (więcej niż 250 stron lub grubość większa niż 4 cm).

Przedmowę podpisuje kompilator, wskazując miejsce i datę opracowania, a także kierownika archiwum organizacji (osoba odpowiedzialna za archiwum).

Jeśli zmieni się osoba odpowiedzialna za archiwum, będzie miała pełne informacje o funduszu dokumentacyjnym organizacji (Przykład 12).

Przedmowa;

Lista skrótów (w razie potrzeby skompilowana);

Nazwy wszystkich podrozdziałów i mniejszych grup spraw ujętych w dziale;

Znaki (jeśli występują) (punkt 3.7.12 Zasad Podstawowych).

Podajmy przykładowy spis treści.

■ Wskaźnik. Indeks słów sporządza się dla wypełnionego inwentarza spraw (klauzula 3.7.19 Regulaminu Podstawowego). Indeks inwentarza skrzyń stałego przechowywania może wyglądać następująco:

■ Lista skróconych słów. Jest on również sporządzany dla wypełnionej inwentaryzacji (punkt 3.7.19 Zasad Podstawowych).

■ Ostatni wpis. Dla inwentarza sporządzany jest protokół końcowy, w którym rejestrowana jest liczba przypadków objętych inwentarzem, zawiera podpisy sporządzających inwentarz, a także

pieczątki struktur zatwierdzających (archiwum miejskie lub państwowe i KE organizacji) (Przykład 13).

■ Arkusz certyfikacji. Ostatnia karta inwentarza jest dokumentem poświadczającym sprawę. Arkusz poświadczający rejestruje liczbę arkuszy w inwentarzu; nie jest numerowane.

Wzór karty poświadczenia sprawy podany jest w Załączniku nr 8 do Regulaminu 2015 (Przykład 14).

REJESTR PRZEDMIOTÓW

Inwentarze spraw podlegają księgowaniu i są wpisywane do księgi inwentarzy. Rejestr inwentarza jest obowiązkowym dokumentem archiwalnym (pkt 6.4.6 Regulaminu Podstawowego, p. 3.6 Regulaminu 2015).

Rejestr zapasów jest prowadzony w archiwach organizacji, jeżeli istnieją dwa lub więcej zapasów. Do rejestru wpisywane są wszystkie rodzaje inwentarzy zgromadzonych w organizacji, w tym inwentarz dokumentów elektronicznych.

Zapasy wprowadza się do księgi zapasów w kolejności chronologicznej ich otrzymania, pod odpowiednimi numerami seryjnymi. Jeżeli organizacja nie prowadziła wcześniej rejestru zapasów, należy go sporządzić i wprowadzić do niego inwentarze za wszystkie lata funkcjonowania organizacji, zaczynając od najwcześniejszego spisu.

Rejestr inwentarzy rejestruje główne dane dotyczące składu każdego inwentarza otrzymanego w archiwum organizacji: numer funduszu, numer inwentarza, liczbę opisanych w nim spraw, liczbę arkuszy inwentarza i jego egzemplarzy.

Formularz rejestru zapasów znajduje się w załączniku nr 19 do Regulaminu na rok 2015 (Przykład 15).

ZATWIERDZENIE OPISÓW NA POSIEDZENIU KOMISJI EKSPERTÓW

Komisja ekspertów (KE) jest organem doradczym kierowanym przez organizację. Jest tworzony na zlecenie menedżera.

Posiedzenia Komisji Europejskiej są dokumentowane w formie protokołów. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz komisji. Decyzje KE wchodzą w życie po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji (punkt 2.2.6 Zasad Podstawowych) (Przykład 16).

Na podstawie wyników posiedzenia KE, jeżeli zostanie uzgodniona lista spraw, na końcu jej rocznej części umieszczana jest pieczęć zatwierdzenia wskazująca numer protokołu KE oraz datę posiedzenia, na którym był on rozpatrywany ( pkt 3.7.14 Regulaminu Podstawowego).

Jeżeli źródłem nabycia archiwum państwowego jest organizacja, wówczas roczne działy inwentarza spraw organizacji, uzgodnione na posiedzeniu komisji eksperckiej, przesyłane są do rozpatrzenia instytucji archiwalnej. Po zatwierdzeniu sekcji rocznej na posiedzeniu EPC instytucji archiwalnej sekcja zostaje zatwierdzona przez kierownika organizacji, następnie pierwszy egzemplarz części rocznej skonsolidowanego inwentarza przekazywany jest do archiwum państwowego jako egzemplarz kontrolny , reszta pozostaje w organizacji (punkt 3.7.14 Zasad Podstawowych).

Odpowiednie pieczęcie zatwierdzenia i zatwierdzenia są wypisane na dole inwentarza (patrz przykłady 1, 2, 4-9).

Aby efektywniej wykorzystać informacje zawarte w inwentarzach funduszy archiwalnych, przyspieszyć wyszukiwanie dokumentów do celów naukowych i praktycznych, dla inwentarzy tworzony jest aparat referencyjny, na który składają się:

Strona tytułowa;

Przedmowa;

Lista skróconych słów;

Tablice przeliczeniowe szyfrów (w przypadku przetwarzania inwentarza);

Wskaźniki (jeśli to konieczne).

Aparat referencyjny inwentarza pełni funkcję pierwszego zapoznania się z dokumentami funduszu (strona tytułowa, spis treści), a także ułatwia wyszukiwanie niezbędnych informacji (indeksy), wyjaśnienie zawartości inwentarza (spis skrótów) itp.

Strona tytułowa inwentarza

Strona tytułowa inwentarza jest obowiązkowym elementem aparatu odniesienia dla wszystkich inwentarzy. Zawiera informacje określające, czy dokumenty zawarte w inwentarzu należą do konkretnego funduszu lub jego części, określony okres czasu, a także dane wyszukiwania.

Na stronie tytułowej inwentarza akt trwałego przechowywania wskazano (załączniki NN 8, 9):

Pełna nazwa archiwum państwowego, w którym będą na stałe przechowywane sprawy organizacji (Archiwum Centralne Miasta Moskwy, Centralne Archiwum Historii Społecznej i Politycznej Moskwy itp.);

nazwa funduszu;

numer funduszu;

numer inwentarzowy;

Tytuł zapasów;

Terminy realizacji spraw objętych inwentarzem.

Nazwa funduszu organizacja zapisana jest w formie oficjalnej nazwy organizacji fundującej ze wszystkimi jej przemianami, zmianami podporządkowania i urzędowo przyjętymi nazwami skróconymi (w nawiasach), odnoszącymi się do okresu, za który dokumenty są ujęte w inwentarzu, w porządku chronologicznym , wskazując datę początkową i końcową każdej nazwy. Można określić tylko lata lub miesiące i lata. Jeśli organizacja nadal działa, data końcowa nazwy nie jest wskazana.

W tym przypadku strona tytułowa wskazuje najpierw swoje nazwisko, a następnie wszelkie zmiany jego nazw.

Jeżeli nazwisko fundatora zmieniało się wielokrotnie, jego nazwisko podaje się na stronie tytułowej, a wszelkie zmiany nazw podaje się w zmiana nazwy arkusza, który znajduje się za stroną tytułową. Na karcie zmiany nazwy nazwy organizacji podane są w takiej samej kolejności, jak na stronie tytułowej.

W przypadku zjednoczonych funduszy archiwalnych podaje się ogólną nazwę funduszu, a następnie wymienia się nazwy wszystkich organizacji funduszotwórczych, których dokumenty przez cały okres ich istnienia znajdowały się w zjednoczonym funduszu. Po ogólnej nazwie połączonego funduszu w nawiasie podano wyraz „fundusz wspólny”. Na przykład:

Oddziały Moskiewskiej Radzieckiej Milicji Robotniczo-Chłopskiej

(fundusz wspólny)

W przypadku zbiorów archiwalnych na stronie tytułowej podaje się nazwę zbioru, np.:

Zbiór dokumentów dotyczących działalności związków wyznaniowych.

Numer funduszu przydzielane w archiwum państwowym, do którego przekazywane są dokumenty, lub w archiwum organizacji, jeżeli organizacja nie jest źródłem nabycia archiwów państwowych. Dokumenty dotyczące personelu likwidowanych organizacji przekazywane do przechowywania w archiwach dokumentacji kadrowej powiatów otrzymują odrębny numer funduszu w archiwum dokumentacji personalnej.

W przypadku pierwszego odbioru dokumentów przez archiwum państwowe na stronie tytułowej nie podaje się numeru funduszu.

Numer inwentarza. Numery inwentarzowe są przypisane do numerów inwentarzowych. Do numerów inwentarzowych można dodać indeks literowy, określający skład i rodzaj dokumentów wchodzących w skład inwentarza, np. „ls” (personel), „n” (dokumentacja naukowa) itp. W uzasadnionych przypadkach (tworzenie nowych inwentarze itp.) kwestia nadania numeru inwentarza jest uzgadniana z archiwum państwowym.

Niedopuszczalne jest nadawanie inwentarzom jednakowych numerów ewidencyjnych, różniących się jedynie indeksacją literową (np. N 1 i N 1лс), jeżeli pochodzą one z tego samego archiwum państwowego.

Numer inwentarza spraw funduszu nadawany jest przy pierwszym przyjęciu dokumentów do archiwum, pod tym numerem wpisywane są wszystkie kolejne sekcje roczne aż do momentu utworzenia kompletnego inwentarza (w tym przypadku do inwentarza dodawany jest wyraz „kontynuowany”) numer w nawiasie). inny numer.

W przypadku sporządzenia dodatkowego inwentarza spraw, które z jakiegoś powodu nie zostały ujęte w inwentarzu przy porządkowaniu dokumentów, a następnie zostały odkryte, inwentarzowi nadawany jest nowy numer seryjny, a do wyrazu „dodanie do inwentarza N” dodaje się numer inwentarza w nawiasie. We wstępie wskazano przyczyny i podstawy sporządzenia inwentarza dodatkowego.

Nazwa zapasów zawiera wskazanie kategorii dokumentów (przechowywanie stałe, czasowe, personel itp.), a także konkretną nazwę inwentarza (jeśli jest dostępna). Na przykład:

Inwentarz nr 3

pliki do trwałego przechowywania

Korespondencja między ratuszem a rządem moskiewskim

Inwentarz nr 2

pliki tymczasowe (ponad 10 lat)

w sprawie opieki i kurateli

Terminy ostateczne dokumenty i sprawy zawarte w inwentarzu wpisuje się na stronie tytułowej po nazwie inwentarza w nowym wierszu.

Wskazują daty wszystkich dokumentów, w tym daty dokumentów złożonych przez poprzedników założyciela funduszu, a także daty dokumentów aplikacyjnych, a także dokumentów powstałych w procesie likwidacji wykraczających poza granice chronologiczne funduszu.

Jeżeli w inwentarzu uwzględniono sprawy kilkuletnie z przerwami, na stronie tytułowej wskazano tylko te lata, za które sprawy ujęto w inwentarzu. Na przykład: 1989-1995, 1999-2003.

Pod nazwą każdej sekcji, podsekcji itp. wskazane są numery odpowiednich arkuszy inwentarzowych. W razie potrzeby można podać także numery spraw.

Przedmowa

Obowiązkowym elementem aparatu odniesienia dla inwentarza jest przedmowa.

Do każdego indywidualnego inwentarza funduszu sporządzana jest przedmowa, w której zwraca się uwagę na cechy budowy inwentarza i skład dokumentów oraz ich opisy.

Do inwentarza wspólnego funduszu archiwalnego sporządza się przedmowę ogólną, jeżeli akta funduszy w nim zawartych zawarte są w jednym inwentarzu. Ponadto do inwentarzy każdego funduszu wchodzącego w skład skonsolidowanego funduszu archiwalnego można sporządzać przedmowy. W tym przypadku w przedmowie ogólnej zawarto wszelkie informacje ogólne dotyczące połączonego funduszu archiwalnego oraz jego poszczególnych funduszy i ich inwentarzy. Przedmowy do inwentarzy danego funduszu zawierają informacje odnoszące się wyłącznie do tego funduszu i zawierają odnośniki do przedmowy ogólnej.

Przepis ten dotyczy także przedmowy do inwentarzy zbiorów archiwalnych dokumentów.

We wstępie do inwentarza czytamy:

Historia organizacji założycielskiej;

Historia funduszu;

Skład i treść dokumentów inwentarzowych;

Cechy tworzenia, opisu i systematyzacji przypadków;

Skład aparatu odniesienia dla inwentarza i procedura jego wykorzystania.

We wstępie do inwentarza krótko i zwięźle przedstawiono historię założyciela funduszu oraz historię funduszu, gdyż oprócz przedmowy do inwentarza zestawiono wzmiankę historyczną o funduszu za okres odpowiadający dokumentom w inwentarzu, w którym szczegółowo omówiono te zagadnienia (patrz rozdział 9).

We wstępie poruszono następujące zagadnienia:

Data powstania, reorganizacji, likwidacji organizacji ze wskazaniem numerów i dat dokumentów administracyjnych, jej podporządkowania, a także nazwy instytucji poprzedzającej lub instytucji, która odziedziczyła jej funkcje;

Kompetencje, struktura, funkcje instytucji tworzącej fundusz, sieć podległych organizacji;

Data i powód otrzymania dokumentów funduszu w archiwum, ich objętość i terminy.

Po krótkim opisie historii założyciela funduszu i historii funduszu we wstępie, konieczne jest podanie nawiązania do tła historycznego, gdzie zagadnienia te zostały omówione szerzej. Na przykład: „Więcej szczegółów można znaleźć w części Informacje historyczne o funduszu... dla…”.

Jeżeli z jakichś powodów brak jest informacji historycznych o funduszu lub nie są one dostępne dla użytkowników, we wstępie podaje się informacje o historii założyciela i funduszu w zakresie wymogów dotyczących informacji historycznych (patrz pkt 9).

Przedmowa do inwentarza zjednoczonego funduszu, w skład którego wchodzą organizacje jednorodne, zawiera ogólne informacje na temat historii tych organizacji, a w razie potrzeby podkreśla indywidualną charakterystykę każdej instytucji.

Charakteryzując we wstępie skład i zawartość spraw ujętych w inwentarzu, okres chronologiczny, za który dokumenty ujęto w inwentarzu oraz wskazano całkowitą liczbę spraw, najbardziej typowe grupy spraw zaznacza się zarówno według ich rodzaju i według treści. Określa się obecność dokumentów wykraczających poza zakres chronologiczny inwentarza. Podkreśla się obecność i stan dokumentów fotograficznych, albumów, dokumentów graficznych wchodzących w skład dokumentów inwentarzowych.

Jeżeli na liście przypadków stałego przechowywania znajdują się dokumenty z okresem tymczasowego przechowywania (raporty kwartalne), należy wyjaśnić celowość umieszczenia takich dokumentów. W przypadku braku w inwentarzu szeregu dokumentów stałego przechowywania i personelu, we wstępie wskazano konkretne rodzaje brakujących dokumentów i podano przyczynę tego (nie zostały zebrane, zagubione itp.). Ponadto odnotowuje się, które akta inwentarzowe lub fundusze innych organizacji mogą zawierać informacje uzupełniające informacje o brakujących dokumentach.

Przedmowa powinna wskazywać podstawowe zasady tworzenia spraw, cechy opisu i wykonania spraw. Wymienia, jakie rodzaje prac wykonano przy porządkowaniu dokumentów (badanie wartości, tworzenie lub przeformułowanie spraw, opis spraw na okładkach, projekt techniczny spraw, systematyzacja itp.). Odnotowano specyfikę tworzenia niektórych kategorii spraw i kompilację dla nich nagłówków.

We wstępie należy zwrócić uwagę na obecność w aktach oryginałów dokumentów i kopii oraz specyfikę wskazywania liczby kopii dokumentów w nagłówkach spraw.

Konieczne jest także uzasadnienie połączenia w jedną aktę dokumentów z kilku lat, jeżeli takie przypadki ujęte są w inwentarzu.

Należy wskazać zasadę systematyzacji spraw w inwentarzu, w razie potrzeby uzasadnić jej wybór i odnotować ewentualne odstępstwa od przyjętego schematu.

Wskazana jest również struktura funduszu (obecność innych zapasów na ten okres); we wstępie do inwentarza stałego przechowywania odnotowuje się miejsce przechowywania dokumentów personelu organizacji.

W przypadku prowadzenia inwentarza, w tym w archiwach organizacji, gdy zaginęła duża liczba dokumentów, przedmowa do poprawionego inwentarza zawiera porównanie z poprzednim, wskazuje zalety nowego sposobu konstruowania inwentarza i powody przetwarzania zapasów. W razie potrzeby należy odnotować najważniejsze poprawki i uzupełnienia (dokonano ujednolicenia sposobów opisu nagłówków w tekście, wykluczono dokumenty niezwiązane z profilem funduszu, dokonano ponownej systematyzacji plików, ponownie zaszyfrowano pliki itp.). ).

Na końcu wstępu do inwentarza podana jest charakterystyka aparatu odniesienia dla inwentarza, podstawowe zasady jego sporządzania oraz instrukcja postępowania w zakresie korzystania z aparatu odniesienia.

We wstępie odnotowuje się obecność dokumentów związanych z działalnością organizacji w innych funduszach lub archiwach Archiwum Głównego w Moskwie.

Przedmowę podpisuje kompilator, wskazując miejsce i datę sporządzenia oraz kierownika archiwum (osoby odpowiedzialnej za archiwum) i umieszcza się na początku inwentarza, po spisie treści.

Przedmowę do inwentarza likwidowanych organizacji przekazujących dokumenty kadrowe do Archiwum Głównego podpisuje kierownik organizacji (przewodniczący komisji likwidacyjnej, zarządca masy upadłościowej) lub sporządzający i poświadcza pieczęcią.

Przedmowa, sporządzona w archiwach państwowych w Moskwie podczas przetwarzania funduszy, podczas porządkowania dokumentów środków otrzymanych i zarejestrowanych w stanie rozproszonym, jest podpisana przez kompilator.

© Agencja dla archiwów regionu Perm, 2009

Nakład 50 egzemplarzy.

O ROZDZIALE

	WSTĘP……………………………………………………………..…
	Struktura i formy inwentarzy spraw i dokumentów…………………..……
	Artykuł opisowy inwentarza spraw……………………
	Artykuł opisowy inwentarza spraw………………………………………………………………
	Tytuł i streszczenie dokumentu fotograficznego w opisach……………………………
	Formy inwentarzy spraw i dokumentów…………………………………………….
	Wybór dokumentów zgodnie z nomenklaturą spraw do umieszczenia w inwentarzu dokumentów zarządczych…………………………………………….
	Zapisywanie nagłówków jednostek pamięci…………………………….
	Sporządzanie nagłówków inwentarzy dla dokumentów zarządczych............
	Sporządzanie adnotacji w inwentarzach dokumentów fotograficznych……………………
	Datowanie pomieszczeń do przechowywania dokumentów zarządczych i personelu………………………….……………………………….
	Opracowanie schematu systematyzacji zestawiania inwentarzy dokumentów zarządczych i dokumentów fotograficznych……………………………..
	Systematyzacja dokumentów do stałego przechowywania............................
	Systematyzacja dokumentów kadrowych………………………..
	Systematyzacja dokumentów fotograficznych……………………………………….
	Numeracja spraw w inwentarzach……………………………………….…………
	Numeracja zapasów…………………………….…………………………..
	Aparat referencyjny dla inwentaryzacji……………………………………………
	ZASTOSOWANIA:
	Formularz inwentarza trwałego składowania sporządzony w archiwum……….….
	Formularz inwentarza osobowego sporządzonego w archiwum............................
	Formularz części rocznej inwentarza trwałych akt, organizacja
	Formularz rocznego spisu spraw personalnych………..………
	Formularz inwentarzowy dokumentów fotograficznych organizacji………….…………………….
	Formularz inwentarza dokumentów fotograficznych zgromadzonych w archiwum………………….
	Formularz inwentarzowy albumów fotograficznych organizacji………………..……………….
	Formularz inwentarza albumów fotograficznych zgromadzonych w archiwum………………….
	Formularz arkusza – świadek sprawy ………………………………………….

WSTĘP

Zalecenia te stanowią drugie wydanie określające zasady sporządzania inwentarzy dokumentów zarządczych i dokumentów fotograficznych zgodnie z Zasadami organizacji przechowywania, pozyskiwania, utrwalania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w państwie i archiwa miejskie, muzea i biblioteki, organizacje Rosyjskiej Akademii Nauk ( M., 2007), sprawdzone metody, opublikowane wcześniej zasady i zalecenia oraz ustalona praktyka. Korzystali także z doświadczeń sporządzania inwentarzy w instytucjach archiwalnych innych podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Regulamin z 2007 roku opracowany przez Federalną Agencję Archiwów w dziale V określa ogólne wymagania dotyczące opisu dokumentów archiwalnych, biorąc pod uwagę międzynarodowy standard opisu dokumentacji archiwalnej (General International Standard for Archival Opis ISADCG), przyjęty przez Międzynarodową Agencję ds. Rada ds. Archiwów (ICA). W oparciu o zasady międzynarodowego standardu udoskonalanie nowych komputerowych technologii informacyjnych w dziedzinie systemów wyszukiwania naukowego może być bardziej skuteczne. Jednak wdrożenie tego międzynarodowego standardu opisu dokumentacji archiwalnej nie będzie wymagało żadnych zmian w sposobie sporządzania inwentarzy.

Ciągłość zasad sporządzania inwentarzy w archiwach organizacji, archiwach państwowych i miejskich opiera się na jedności wymagań i zasad ich konstrukcji. Ciągłość ta zakłada obowiązkowe zestawienie inwentarzy spraw w zarządzaniu dokumentacją i archiwach wszystkich organizacji według ujednoliconej metodologii, z niezbędnym dla nich aparatem odniesienia.

Zalecenia te nie zastępują Regulaminu z 2007 roku, a także obecnie istniejących „Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacyjnych” (M., 2002) i „Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów wydziałowych” (M., 1987), ale uzupełnij je.

W tych zaleceniach uwaga skupia się głównie na tych kwestiach sporządzania inwentarzy, które są przypadkowo zapisane w istniejących dokumentach regulacyjnych i metodologicznych lub które sprawiają największe trudności archiwistom i pracownikom organizacji.

Publikacja przeznaczona jest dla pracowników archiwów miejskich, oddziałów archiwalnych samorządów terytorialnych i wojewódzkich instytucji archiwalnych, kierowników archiwów organizacji odpowiedzialnych za pracę biurową i przechowywanie dokumentów w organizacjach.

1. Struktura i formy inwentarzy spraw i dokumentów

Inwentarz spraw, dokumentów- Ten katalog archiwalny, mające na celu ujawnienie składu i zawartości jednostek magazynowych/jednostek rozliczeniowych, skonsolidowanie ich wewnątrzfunduszowej systematyzacji i rachunkowości. Inwentarz każdego przypadku składa się z następujących elementów: artykuły opisowe, protokół końcowy, karta świadka, dokument referencyjny do inwentarza.

Skład elementów inwentarza
1 artykuł opisowy	Numer seryjny jednostki magazynującej; indeks urzędu lub stary numer inwentarzowy; tytuł magazynu, terminy składania dokumentów, ilość arkuszy w magazynie.
2 Rekord końcowy	Element księgowy zapasów, który wskazuje liczbę jednostek magazynowych w magazynie. Nie zawsze pokrywa się z liczbą jednostek magazynowych ujętych w inwentarzu.
3 Arkusz – świadek	Element księgowy zapasów do rejestrowania liczby arkuszy w magazynie.
4 Aparatura referencyjna dla inwentarza	Strona tytułowa, spis treści, przedmowa, spis skrótów, indeksy.

1.1. Artykuł opisowy inwentarza spraw

Pozycja opisowa inwentarza na poziomie jednostki magazynowej obejmuje:

1) numer seryjny magazynu;

2) stary numer inwentarzowy;

3) nazwę jednostki magazynowej;

4) dane referencyjne o jednostce magazynowej;

5) oznaczenie autentyczności/kopiowania,

6) rodzaj nośnika (lub sposób reprodukcji),

7) język, cechy zewnętrzne, warunki dostępu i korzystania z dokumentów archiwalnych.

Spośród elementów artykułu opisowego inwentarza wymienionych w Regulaminie 2007, elementy 1 – 5 stosuje się przy opisie dokumentacji zarządczej i dokumentów pochodzenia osobistego, pozostałe elementy przy opisie dokumentów na specjalnych nośnikach):

Opisowy artykuł inwentarzowy

W organizacjach strukturalnych w każdej jednostce strukturalnej inwentarze przypadków muszą być sporządzane przez każdą jednostkę strukturalną. Inwentarze te stanowią podstawę do sporządzenia podsumowania spraw organizacji. Artykuł opisowy inwentarza jednostki strukturalnej zawiera te same elementy, co zbiorczy inwentarz spraw organizacji.

1.2. Tytuł sprawy

Tytuł jednostki przechowywania dokumentacji zarządczej, jednostka przechowywania dokumentów archiwalnych pochodzenia osobistego obejmuje:

1) nazwę rodzaju dokumentów archiwalnych;

2. Przy opisie dokumentów fotograficznych przedstawiających konkretne osoby podaje się nazwiska i inicjały (inicjały umieszcza się przed nazwiskiem), stanowisko publiczne lub urzędowe, stanowisko, tytuł honorowy.

„osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo przeciwpożarowe warsztatu nr 2 Zakładu Piekarskiego uczy pracownice obsługi gaśnicy”;

„, kierownik kotłowni miejskiego przedsiębiorstwa jednolitego „Teploenergo”, podczas pracy.”

3. Adnotacje do portretów należy rozpoczynać od nazwiska, następnie podać opis osoby (stanowisko, tytuł honorowy itp.). Oznaczenie (portret) podano w nawiasach.

„, lekarz w Szpitalu Dziecięcym w Solikamsku (portret)”;

„, nauczyciel w Krasnokamsk Financial College (portret).”

4. Przy opisie dokumentów fotograficznych odzwierciedlających wydarzenia z życia społecznego, kulturalnego i kulturalnego należy podać dokładną i pełną nazwę wydarzeń.

„, przewodniczący komitetu regionalnego partii Jedność, otwiera zebranie przedwyborcze w celu wyboru posłów do regionalnego Zgromadzenia Ustawodawczego”;

– przedstawia główny architekt miasta planu zagospodarowania przestrzennego dzielnicy Zarechny na posiedzeniu Dumy Miejskiej.”

5. Liczby porządkowe stosowane w adnotacjach należy pisać słownie

„Budynki mieszkalne o poprawionym układzie na Drugi Ulica Stroiteleya”;

«, trzeci zwycięzca miejskich zawodów w narciarstwie alpejskim na festiwalu „Pożegnanie zimy” (portret).

6. Liczby używane jako słowa własne zapisuje się cyframi (arabską lub rzymską).

„, zastępca kierownika starostwa powiatowego, delegat II konferencja regionalna regionalnej komisji związku zawodowego instytucji państwowych”;

„Zespół przedszkola №14 „Czeburaszka” sprząta teren w dniu sprzątania.”

7. Lista osób przedstawionych na fotografii w adnotacji podawana jest od lewej do prawej i od góry do dołu.

„Pracownicy Zakładów Optyczno-Mechanicznych Suksun otrzymali dyplomy i medale WOGN . Od lewej do prawej: artysta, inżynier projektant, mechanik »

8. Jeżeli brak jest informacji o niektórych osobach przedstawionych na portretach grupowych, należy podjąć działania zmierzające do uzyskania informacji o tych osobach. Jeśli nie można znaleźć tych informacji, w adnotacjach znajdują się nazwiska tylko znanych osób.

„Pracownicy Zakładu Optyczno-Mechanicznego Suksun: artysta (po lewej), inżynier projektant (w środku).”

9. Przy sporządzaniu adnotacji do portretów zbiorowych przedstawiających znaczną liczbę osób (zdjęcia grupowe klas szkolnych, uczelni, techników, dużych grup pracowników i pracowników itp.) podaje się albo nazwiska tylko znanych osób, albo konkretne nazwy nie są wskazane.

„Klasa maturalna ośmioletniej szkoły nr 2, rok akademicki 1954/1955. Drugi od lewej stoi „obecnie naczelnik starostwa”;

„Grupa pracowników basenu rejonowego Sivinsky. Pośrodku siedzi prezes, po lewej stronie stoi główny księgowy”;

„Grupa szkoleniowa technikum spółdzielczego, rok akademicki 1940/1941.

Uczestnicy okręgowej konferencji partyjnej (Reprodukcja). 12 czerwca 1925”

10. Sporządzając adnotacje do dokumentów fotograficznych odzwierciedlających zdarzenia z udziałem konkretnych osób, opis można konstruować na dwa sposoby:

a) Jeżeli zdjęcie przedstawia wydarzenie, które niesie ze sobą coś nowego na dany czas i nie koncentruje się na jego uczestnikach, warto zacząć od nazwy wydarzenia.

b) jeżeli zdjęcie ogranicza się do uczestnika wydarzenia lub w centrum wydarzenia znajduje się osoba znana, niezwykła, bardziej właściwe byłoby rozpocząć adnotację od nazwiska tej osoby, a następnie wskazać w związku z czym wydarzenie, w którym ta osoba jest przedstawiona.

„W klasie komputerowej nowej szkoły nr 15 nauczyciel matematyki wyjaśnia zasadę działania komputera osobistego” (Skup się tutaj na pracowni komputerowej nowej szkoły.

„, Czczony Nauczyciel Federacji Rosyjskiej, prowadzi lekcję matematyki w szkole nr 15” (W tym przypadku nacisk położony jest na lekcję prowadzoną przez wybitnego nauczyciela);

11. W przypadku fotografii krajobrazowych zawierających pejzaże miejskie, wiejskie lub przemysłowe konieczne jest dokonanie w adnotacjach wyjaśnień dotyczących skali i miejsca wykonania zdjęć.

„Panorama pracującej wsi Tyulkino, rejon Solikamsk. Widok z przeciwnego brzegu Kamy”;

„Panorama wsi Teplaya Gora w obwodzie gornozawodskim od strony rzeki Koiva”;

„Sztuczne jezioro we wsi Putino, rejon Vereshchaginsky. Widok ogólny";

„Nowa szkoła w miejscowości dworcowej Borodulino. Widok z fasady”;

„Budowa nowego gmachu sądu i prokuratury przy ul. Gminna w Gornozawodsku. Widok ogólny";

„Panorama Zakładów Metalurgicznych w Dobryańsku. Widok z helikoptera”;

„Warsztat walcowania na gorąco Zakładu Metalurgicznego w Dobryańsku. Widok z Kamy.”

12. Wpisując datę dokumentu fotograficznego, datę i rok podaje się cyframi arabskimi, nazwę miesiąca zapisuje się słownie; na przykład 15 lipca 1994 r

Jeżeli data lub jej poszczególne elementy zostały ustalone wstępnie, podaje się je w nawiasach kwadratowych.

Rozkazy kierownika administracji dotyczące działalności podstawowej nr 1 do nr 32

Roczne sprawozdania statystyczne samorządu osiedli wiejskich dotyczące głównych obszarów działalności (forma 1 zasobu mieszkaniowego, formularz 3, 6, 8) za rok 2006.

Harmonogram zatrudnienia w administracji osiedli wiejskich na rok 2006.

W podobny sposób datowanie przeprowadza się w inwentarzach personelu.

Ustalając terminy dostarczenia dokumentów składających się na sprawę należy mieć na uwadze:

1. Datą początkową sprawy jest data sporządzenia (rejestracji) najwcześniejszego dokumentu, a datą końcową jest data sporządzenia (rejestracji) najnowszego dokumentu;

2. W aktach osobowych terminami są daty podpisania zarządzeń o przyjęciu i zwolnieniu osób, których dotyczą;

3. O dacie decyzji, zarządzeń, zarządzeń itp. decyduje moment ich podpisania;

4. Jeżeli etui jest czasopismem lub książką, to datami ostatecznymi dla nich będą daty pierwszego i ostatniego wpisu.

Terminy ostateczne (dzień, miesiąc, rok) wskazane są w opisie dla następujących kategorii spraw:

1. Dokumentacja administracyjna (rozkazy, instrukcje, uchwały, protokoły);

2. Dokumenty dotyczące jednej sprawy, dotyczące jednej osoby i łączone terminem „sprawa”;

3. Dokumenty dotyczące jednej sprawy, łączone terminem „dokumenty” z ujętym w nawiasie transkrypcją co najmniej trzech rodzajów dokumentów;

4. Księgi i dzienniki rachunkowe i rejestrowe przekazywane do przechowywania;

5. Korespondencja.

W przypadku innych typów dokumentów i jednostek przechowywania (plany, raporty itp.) Nie podaje się pełnych (skrajnych) dat, a w nagłówku wskazany jest jedynie rok, na przykład dla 2006 r., dla 2006 r.

V Opracowanie schematu systematyzacji zestawiania inwentarzy spraw dokumentów zarządczych i dokumentów fotograficznych

5.1 Systematyzacja dokumentów przeznaczonych do stałego przechowywania

Rozmieszczenie jednostek magazynowych w inwentarzu stałego składowania odbywa się według cech - strukturalnych, chronologicznych, funkcjonalnych, nominalnych itp., których zastosowanie będzie najwłaściwsze dla wszystkich lub poszczególnych grup dokumentów. Zazwyczaj schemat systematyzacji wybierany jest już podczas pierwszego opisu dokumentów funduszu i w dużej mierze zależy od podstawy, na której konstruowane jest nazewnictwo spraw.

W kolejnych zestawieniach rocznych działów inwentarza stosuje się z reguły ten sam wybrany schemat systematyzacji.

Procedura usystematyzowania jednostek magazynowych w inwentarzu stałego przechowywania, w zależności od kategorii instytucji, znajduje odzwierciedlenie w „Zasadach funkcjonowania państwowych archiwów okręgowych i miejskich” (M., 1989), pkt 1.2.7 - 1.2 0,15; „Podstawowe zasady pracy archiwów państwowych ZSRR” (M., 1984), pkt 1.3.6 – 1.3.19; „Podstawowe zasady pracy archiwów państwowych Federacji Rosyjskiej” (M., 2002), ust. 2.4; „Podstawowe zasady pracy archiwów departamentalnych” (Moskwa, 1986), pkt 6.2.7 – 6.2.15. Ogólną procedurę systematyzacji jednostek magazynowych w inwentarzu stałego składowania, w zależności od kategorii instytucji, podsumowano w poniższej tabeli:

	Systematyzacja przypadków w zapasach składających się z jednej części rocznej	Systematyzacja w zapasach składających się z kilku części rocznych	Notatka
Strukturyzowane organizacje operacyjne i likwidowane organizacje o często zmieniającej się strukturze	Zgodnie ze schematem konstrukcyjnym, w ramach podziałów strukturalnych – według stopnia ważności spraw w kolejności, w jakiej są one umieszczone w nomenklaturze spraw.	Według schematu chronologiczno-strukturalnego, w którym działy inwentarza są okresami chronologicznymi, a podrozdziały nazwami działów strukturalnych	Przy sporządzaniu inwentarzy organizacji mających stabilną strukturę, a także przy systematyzowaniu jednostek magazynowych likwidowanych instytucji, zarówno schemat strukturalno-chronologiczny. Podczas systematyzacji według tego schematu jednostki magazynowe grupuje się według podziałów strukturalnych, a w ramach każdej grupy strukturalnej - według czasu powstania jednostek magazynowych.
Organizacje nieustrukturyzowane	Według schematu nominalnego(rodzaje jednostek magazynowych): zamówienia (instrukcje), protokoły, raporty itp. W praktyce w organizacjach nieustrukturyzowanych często stosuje się schemat funkcjonalny.	Przez schemat chronologiczno-nominalny, w którym działy inwentarza stanowią okresy chronologiczne, a podrozdziały typy (odmiany) jednostek magazynowych.	Odpowiedni także schemat nominalno-chronologiczny, zgodnie z którym jednostki magazynowe grupuje się w pierwszej kolejności według rodzaju jednostki magazynowej (zamówienia, protokoły itp.), a w ramach każdego typu - według chronologii.
Organizacje o często zmieniających się strukturach	Zgodnie ze schematem funkcjonalnym(rodzaje, obszary działalności): organizacja systemu zarządzania, planowanie, finansowanie, księgowość i raportowanie itp.	Przez schemat chronologiczno-funkcjonalny, w którym działy inwentarza stanowią okresy chronologiczne, a podrozdziały rodzaje i obszary działalności.	Można również skorzystać funkcjonalno-chronologiczny schemat, w którym jednostki magazynujące są najpierw grupowane według funkcji działalności, a następnie chronologicznie.
Organizacje generujące niewielką liczbę dokumentów	Zgodnie ze schematem tematycznym, gdy w ramach działu rocznego usystematyzowano jednostki magazynowe według poszczególnych tematów (zagadnień)	Przez schemat chronologiczno-tematyczny, w którym działy inwentarza stanowią okresy chronologiczne, a podrozdziały poszczególne tematy i pytania.	Można również używać schemat tematyczno-chronologiczny, w którym jednostki pamięci grupowane są najpierw tematycznie (zagadnieniu), a następnie w ramach każdego schematu według chronologii.

5.2 Systematyzacja dokumentów dotyczących personelu

Dokumenty dotyczące personelu są usystematyzowane osobno i wprowadzane do osobnego inwentarza.

Nagłówki spraw w części rocznej inwentarza spraw osobowych usystematyzowano nominalnie (według rodzaju dokumentu) z uwzględnieniem następującej kolejności:

Jeśli niektóre typy dokumentów są generowane w dużych ilościach, można je podzielić na niezależne roczne sekcje inwentarza:

1. Inwentarz akt osobowych;

2. Spis nieodebranych zapisów pracy;

3. Spis raportów z wypadków itp.

W ramach grup nominalnych zamówienia (dyspekcje) i konta osobiste ułożone są chronologicznie, akta osobowe i karty osobowe uporządkowane są alfabetycznie według nazwisk, a akta osobowe i karty osobowe wpisywane są do działu rocznego inwentarza według roku zwolnienia. osoba, dla której otwarto akta osobowe. Jeżeli spis personelu został sporządzony na przestrzeni kilku lat, wówczas sprawy w inwentarzu na te lata są usystematyzowane według cech nominalnych (rodzajów dokumentów). W ramach grup nominalnych zamówienia, listy personalne, karty akt osobowych, konta osobiste i protokoły wypadków ułożone są alfabetycznie, natomiast akta osobowe i nieodebrane zeszyty pracy ułożone są alfabetycznie według nazwisk.

5.3. Systematyzacja dokumentów fotograficznych

Przy sporządzaniu części inwentarza dokumentów fotograficznych dobierany jest schemat klasyfikacji w zależności od treści utrwalonych na nich zdarzeń. Jeżeli istnieją dokumenty fotograficzne z nadrukowanymi wielowymiarowymi informacjami, inwentarz można sporządzić według następującego schematu klasyfikacji:

1. Dokumenty kroniki

1.1. Życie społeczne i polityczne miasta (dzielnicy)

1.2. Krajowe tematy gospodarcze

1.2.1. Przedsiębiorstwa państwowe

1.2.2. Przedsiębiorstwa komunalne

1.2.3. Spółki akcyjne, przedsiębiorstwa prywatne

1.3. Transport i komunikacja

1.4. Budownictwo i architektura

1,5. Edukacja

1.6. Kultura

1.7. Opieka zdrowotna

1.8. Wychowanie fizyczne i sport

1.9. Religia

2. Portrety

2.1. Indywidualny

2.2. Grupa

3. Krajobrazy

3.1. Miejski

3.2. Wiejski

3.3. Przemysłowy

4. Reportaże fotograficzne

5. Badania fotograficzne

W szczególnych przypadkach opisy dokumentów fotograficznych podaje się pod nagłówkiem schematu klasyfikacyjnego, np. zamiast ogólnej nazwy podtytułu „Życie społeczno-polityczne miasta (dzielnicy)” może to być „Obchody Dnia Miasta” lub „Przeprowadzenie wyborów szefa administracji miejskiej” zamiast podtytułu „Przedsiębiorstwa komunalne” - nazwa specyficzna przedsiębiorstwa.

Jeżeli wszystkie dokumenty fotograficzne dają się opisać w jednym tytule lub podpozycji, wówczas stosuje się jeden ogólny tytuł, np. „Portrety sołtysów rad sołeckich”, „Obchody rocznicowe z okazji 150-lecia zakładu hutniczego”, „Zorganizowanie wystawy poświęconej Dniu Miasta” itp.

VI Numeracja spraw w inwentarzach

Odrębnym inwentarzem jest wykaz spraw z niezależną kompletną numeracją brutto (porządkową). Na odrębny inwentarz składają się części roczne, które nie stanowią samodzielnych inwentarzy. Zgodnie z „Podstawowymi zasadami funkcjonowania archiwów departamentalnych” (M., 1986) nagłówki spraw wchodzących w skład rocznej części zbiorczego inwentarza skrzyń trwałego przechowywania numeruje się aż do osiągnięcia dowolnej liczby czterocyfrowej ( 1000, 3000, 9999) lub przed przekazaniem dokumentów objętych inwentarzem do instytucji archiwalnej. Ale w małych organizacjach znacznie mniejsza liczba przypadków jest uwzględniana w rocznej części inwentarza i nie osiąga liczby czterocyfrowej.

Za kompletny inwentarz archiwalny uważa się kilka działów rocznych lub jeden dział roczny, w którym liczba tytułów spraw osiągnęła liczbę czterocyfrową. W organizacjach posiadających niewielką ilość generowanych rocznie zbiorów trwałych (do 200 zbiorów) inwentaryzację uznaje się za kompletną, jeżeli obejmuje roczne odcinki inwentarza akt trwałego przechowywania przez 5 lat. Zgodnie z tym przepisem sporządzony inwentarz powinien zawierać nie więcej niż 1000 spraw.

VIINumeracja zapasów

W ramach funduszu zapasy numerowane są w kolejności brutto. Do numeru inwentarza można dodać indeks literowy, który określa skład i rodzaj dokumentów znajdujących się w inwentarzu, np. „l. Z."(personel): 3l. s., 4l. Z., "N"(dokumentacja naukowa): 1n, 3n., „p”(projekt): 1 s itp.

Niedopuszczalne jest nadawanie identycznych numerów ewidencyjnych inwentarzom, które różnią się jedynie indeksacją literową, np. nr 3 i nr 3l. Z.

Ponadto w jednym funduszu nie mogą znajdować się dwa inwentarze pod tym samym numerem, o różnej numeracji spraw rozpoczynających się od nr 1, np. dwa inwentarze nr 2.

W archiwum miejskim, dziale archiwalnym organu samorządu terytorialnego, w ramach jednego funduszu inwentarz dokumentów stałego przechowywania przyjętych do przechowywania komunalnego ma zwykle numer jeden. Inwentarze zawierające dokumenty dotyczące personelu mają numer dwa. Trzecią pozycję zajmują zwykle inwentarze spraw, których dokumenty przechowywane są na stałe w organizacjach.

Często jednak zdarzają się wyjątki od powyższej reguły. W przypadku, gdy fundusz posiada kilka zapasów personelu, wówczas w celu odróżnienia ich od zapasów stałego składowania do ich numerów dodaje się indeks literowy „l”. s.”, na przykład 3l. s., 4l. Z. itd. Dla inwentarza nr 2 indeks literowy „l. Z." zwykle nie jest dodawany.

Przykłady:

„Regulamin 2007”, s. 97, pkt 5.4.2.1.

„Podstawowe zasady pracy archiwów organizacyjnych”. P.24 – 25. punkt 3.7.9.

„Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji”. P.23 – 24. punkt 3.7.4.

„Regulamin 2007”, s. 98, pkt 5.4.2.1.

„Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji”. s. 24 – 25. Praktyka uwzględniania w przekrojach rocznych inwentarzy spraw dotychczas nieuwzględnionych według roku ich sporządzenia (np. sprawy za lata 2004 i 2005 w przekrój roczny 2006) powoduje, że nowo skompilowane inwentarze muszą już zostać przetworzone.

Rokiem urzędowym jest rok kalendarzowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, podczas którego dokumenty gromadzone są w aktach instytucji.

Wszystkie sprawy toczące się, które toczą się dłużej niż rok, można podzielić na trzy grupy:

1) Sprawy, w których łączone są dokumenty różnego rodzaju, powiązane ze sobą ciągiem dokumentów dotyczących tej samej sprawy lub odnoszące się do jednej osoby (akta osobowe, sprawy sądowo-karne, cywilne itp., sprawy inwentarzowe itp.);

2) Sprawy składające się z jednego dokumentu – księgi, dziennika, inwentarza, rejestru (księgi i dzienniki rachunkowe i rejestracyjne dokumentów lub wszelkich zdarzeń, rejestry czynności notarialnych itp.);

Organizacje nie posiadające osobowości prawnej, ale posiadające historycznie utworzone fundusze w archiwach miejskich, oddziałach archiwalnych (dział architektury, wydział archiwum itp.) włączają do inwentarza trwałego składowania zatwierdzone nomenklatury akt.

Akta osobowe liderów organizacji oraz osób posiadających tytuły i nagrody państwowe i inne. nagrody, stopnie naukowe i tytuły znajdują się w inwentarzu trwałym.

Wśród akt osobowych odchodzących pracowników należy przeprowadzić badanie w celu zidentyfikowania dokumentów, które nie mają charakteru referencyjnego, lecz historycznego.

„Podstawowe zasady pracy archiwów wydziałowych” (M., 1987) i „Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji” (M., 2002) podają jedynie opis dokumentów w organizacjach rok po roku. Przepis ten dotyczy dokumentów stałego przechowywania, które zostaną przekazane do magazynu komunalnego oraz dokumentów kadrowych. Procedura sporządzania i przetwarzania inwentaryzacji dokumentacji specyficznej dla każdej organizacji, która z reguły jest przechowywana w samych organizacjach, zależy od czasu przechowywania tych dokumentów w pracy biurowej. Przykładowo wskazane jest sporządzanie inwentarza nr 3 organów wiejskich raz na pięć lat, obejmującego księgi gospodarstw domowych według dat ich utworzenia. W związku z powyższym księgi rachunkowe gospodarstwa rolnego, dokumenty aktów notarialnych itp. przechowywane lokalnie powinny być ujęte w tym inwentarzu przez okres pięciu lat.

„Podstawowe zasady pracy archiwów organizacyjnych.” Str. 18. punkt 3.5.3.

Zobacz: Tamże. s. 25-26. punkt 3.7.14.

„Podstawowe zasady pracy archiwów wydziałowych”. Str. 64. punkt 7.1.4.

Prowadzenie ksiąg uchwał, instrukcji i zarządzeń dotyczących głównych czynności i personelu, protokołów różnych posiedzeń w formie odręcznej narusza klauzulę 4.1. GOST R 6.30 – 2003, zgodnie z którym wszystkie „dokumenty sporządza się na formularzach”. To naruszenie GOST prowadzi do naruszenia zasad sporządzania inwentarzy, gdy księgi te są faktycznie uwzględniane w rocznych sekcjach inwentarzy według roku ich ukończenia.

„Podstawowe zasady pracy archiwów organizacyjnych.” s. 27., pkt 3.7.23.

„Regulamin 2007”, s. 20, pkt 2.9.1.

Typ dokumentu to koncepcja klasyfikacyjna stosowana do oznaczenia grupy dokumentów o tej samej nazwie (protokoły, zamówienia, raporty itp.)

Rodzaj dokumentu to koncepcja klasyfikacji stosowana do oznaczania dokumentów tego samego typu, które mają ten sam cel (protokoły spotkań, protokoły przesłuchań, protokoły sekcji zwłok; raporty roczne, raporty kwartalne, raporty statystyczne itp.).

Zobacz: „Podstawowe zasady pracy archiwów wydziałowych”. Str. 34. punkt 4.1.34.

Patrz: „Regulamin 2007”, s. 97, pkt 5.4.2.1, s. 98, pkt 5.4.2.2.

Patrz: „Regulamin 2007”, s. 97, pkt 5.4.2.1.

Terminy dla tej kategorii spraw wskazane są w wyniku utrwalonej praktyki.

Zobacz: „Podstawowe zasady pracy archiwów wydziałowych”. s. 69. punkt 7.4.4; „Podstawowe zasady pracy archiwów organizacyjnych”. S. 27.s. 3.7.23.

W tym formularzu inwentarza pominięto podpis kierownika działu (repozytorium archiwalnego), którego stanowisko nie jest dostępne w archiwum miejskim.

Trwa sporządzanie inwentarza strona tytułowa

Formularz ten nie jest zawarty w Regulaminie. Zestawione z uwzględnieniem formularzy inwentarzowych znajdujących się w załącznikach do Regulaminu.

Trwa sporządzanie inwentarza strona tytułowa(Patrz s. 29 tych zaleceń), który umieszcza się przed spisem treści, a w przypadku jego braku – przed przedmową. W przypadku dodania do inwentarza kolejnych działów, układ strony tytułowej może ulec zmianie.

Wiersze te są drukowane, jeśli w części rocznej inwentarza znajdują się litery i brakujące cyfry.

Linie te są drukowane, gdy występują litery i brakujące cyfry.

Podpis kierownika działu HR (inspektora HR) jest zawarty w formularzu inwentarza, jeżeli to stanowisko jest dostępne w tabeli personelu organizacji.

Podpis kierownika archiwum organizacji jest zawarty w formularzu inwentarza, jeżeli to stanowisko jest dostępne w tabeli personelu organizacji.

Trwa sporządzanie inwentarza strona tytułowa

W przypadku taśm filmowych kolumna 1 wskazuje również numer jednostki rozliczeniowej, na przykład 1/1, ½, 1/3, gdzie 1 = numer jednostki. rachunkowe, 1, 2, 3 – numery jednostek. godz.

Podpis kierownika archiwum organizacji jest zawarty w formularzu inwentarza, jeżeli to stanowisko jest dostępne w tabeli personelu organizacji.

Formularz ten jest dostosowany do formularza inwentarza zgromadzonego w archiwum. W związku z tym pieczęć zatwierdzająca EPMC została przeniesiona do prawego górnego rogu, a pieczęć zatwierdzająca komisji eksperckiej organizacji została usunięta. Również podpis kierownika działu (repozytorium archiwalnego), którego stanowisko nie jest dostępne w archiwach miejskich.

Trwa sporządzanie inwentarza strona tytułowa(Patrz s. 26 tych zaleceń), który umieszcza się przed spisem treści, a w przypadku jego braku przed przedmową. W przypadku dodania do inwentarza kolejnych działów, układ strony tytułowej może ulec zmianie.

Sporządzenie inwentarza spraw i dokumentów nie jest zabiegiem łatwym i sprawia wiele kłopotów sekretarkom i specjalistom przedszkola, którzy odpowiadają za przekazywanie dokumentów do archiwum. Jakie są ogólne zasady i zasady sporządzania inwentarzy, mówi E.M., kandydat nauk historycznych, profesor nadzwyczajny, kierownik Katedry Archiwalii w Instytucie Archiwów Rosyjskiego Państwowego Uniwersytetu Humanistycznego. Burowa.

Termin „inwentarz spraw” jest najczęściej używany jako pojęcie ogólne. W praktyce wyróżnia się trzy rodzaje inwentarzy: inwentarz wewnętrzny, inwentarz jednostki strukturalnej (dostawy), inwentarz skonsolidowany spraw funduszu.

Inwentarz wewnętrzny Dokumenty spraw zestawia się w celu ewidencji dokumentów stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania, których utrwalenie spowodowane jest specyfiką tej dokumentacji (szczególnie cennej, osobistej, sądowej itp.), a także dla spraw utworzonych według rodzaje dokumentów, których nagłówki nie ujawniają konkretnej treści dokumentu.

Inwentarz wewnętrzny sporządza się na osobnej karcie w wymaganej formie, która zawiera informacje o sygnaturach dokumentów sprawy, ich indeksach, datach, nagłówkach i numerach kart sprawy. Do inwentarza wewnętrznego sporządza się protokół końcowy, który wskazuje cyfrowo i słownie liczbę znajdujących się w nim dokumentów oraz liczbę kart inwentarza wewnętrznego.

Spis wewnętrzny jest podpisywany przez jego kompilator. Jeżeli sprawa jest opatrzona lub złożona bez formularza wewnętrznego spisu dokumentów, wówczas spis sporządzony w przewidzianym formularzu przykleja się na wewnętrznej stronie przedniej okładki sprawy. Zmiany w składzie dokumentów sprawy (wycofania, włączenia dokumentów, zastąpienie ich kopiami itp.) są odzwierciedlone w kolumnie „Notatki” z odnośnikami do odpowiednich aktów. W razie potrzeby sporządza się nowy wpis końcowy do inwentarza wewnętrznego i protokół poświadczający sprawę.

Inwentaryzacja jednostek konstrukcyjnych (dokumenty dostawy) I inwentarze podsumowujące są budowane przy użyciu tej samej metodologii. Zestawia się je oddzielnie w następujące grupy przypadków:

• trwałe przechowywanie;
• tymczasowe przechowywanie (na przykład 5 lat i więcej, 10 lat i więcej, ponad 10 lat (według uznania organizacji, ale częściej w przypadku dokumentów o okresie przechowywania powyżej 10 lat);
• przez personel.

Jako przykład rozważ metodologię kompilacji inwentaryzacja plików trwałego przechowywania .

Na inwentarz składają się: sam inwentarz, tj. spis spraw (artykuły opisowe), protokół końcowy, karta certyfikacyjna i aparatura referencyjna do inwentarza. Z reguły zapasy są opracowywane w organizacjach. Ale nawet w archiwach inwentarze są sporządzane w trakcie doskonalenia systemu naukowego aparatu odniesienia, podczas przetwarzania niezadowalająco opisanych dokumentów.

Praca przy sporządzaniu inwentarza składa się z następujących etapów:

• opisy przypadków;
• uporządkowanie dokumentów i akt w ramach funduszu archiwalnego (opracowanie schematu klasyfikacji akt funduszu i usystematyzowanie akt funduszu);
• pozostawienie faktycznego inwentarza dokumentów;
• zestawienie aparatu odniesienia i sporządzenie inwentarza.

W zależności od wielkości i kompletności zbioru funduszu (lub innego zestawu dokumentów) można sporządzić jeden lub więcej inwentarzy. Odrębny niezależny spis można sporządzić na:

• wszelkie sprawy fundacji w przypadku ustania instytucji;
• sprawy wszystkich lat jednej części strukturalnej, jeżeli przestała ona istnieć;
• akta z rocznej lub kilkuletniej działalności instytucji fundującej, a także jedną lub więcej części funkcjonalnych, tematycznych (materiały kadrowe, dokumentacja naukowo-techniczna, albumy fotograficzne, dokumenty twórcze itp.) oraz inne części.

Pamiętaj, że liczba spraw wchodzących w skład jednego inwentarza nie powinna przekraczać największej czterocyfrowej liczby (tj. 9999).

W istniejących organizacjach inwentarze trwałych plików najczęściej sporządzane są w dwóch wersjach.

Pierwsza opcja polega na sporządzeniu inwentarza w każdej części konstrukcyjnej. Dla dokumentów tej części konstrukcyjnej sporządza się inwentarz za dany rok, numeracja spraw jest niezależna.

Inwentarze są poświadczane przez sporządzających i podpisywane przez kierowników działów. W urzędzie, do którego przenoszone są te zapasy, łączy się je w część roczną jednego skonsolidowanego spisu całej instytucji.

Wariant drugi zakłada, że ​​każda część strukturalna instytucji sporządza odrębny inwentarz swoich spraw i dokumentów za wszystkie lata. Całkowita numeracja spraw brutto jest podana dla wszystkich lat w ramach części strukturalnej.

Tytuły spraw wprowadzane są do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji. Każdej walizce przypisany jest numer seryjny, a kolumny inwentarza są wypełniane ściśle według informacji znajdujących się na okładce skrzynki.

Inwentarze skrzyń i dokumenty stałego przechowywania sporządzane są w czterech egzemplarzach. Do zatwierdzenia przez EPC dwa egzemplarze inwentarza przekazywane są instytucjom archiwalnym wyłącznie przez organizacje państwowe lub miejskie.

Jak już wspomniano, inwentarz odzwierciedla system porządkowania dokumentów funduszu i konsoliduje systematyzację spraw w ramach funduszu poprzez nadanie sprawie sygnatury. W inwentarzu wyodrębnia się sekcje, poddziały i mniejsze działy, zgodnie ze schematem klasyfikacyjnym spraw funduszu.

Właściwy inwentarz dokumentów (główna część informacyjna) składa się z artykułów opisowych, które stanowią zbiór informacji o każdej jednostce magazynowej i składa się z następujących elementów:

• numer seryjny;
• indeks urzędu (numer sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw);
• tytuł sprawy oraz, w niektórych przypadkach, streszczenie dokumentu;
• ostatnie daty dokumentów w aktach (dzień, miesiąc, rok);
• liczba arkuszy w etui;
• notatki.

Każdy element artykułu spełniający określoną funkcję ma swoją kolumnę na arkuszu inwentarzowym.

Ramka 1 -„Numer kolejny”- odzwierciedla funkcję księgową inwentarza, ustala kolejność porządkowania spraw w funduszu. Numer ostatniej pozycji, nadawany w kolejności numeracji brutto, oznacza liczbę jednostek magazynowych znajdujących się na stanie. W przypadku zmiany składu ilościowego inwentarza dokonuje się odpowiedniego wpisu na końcu inwentarza (w „Wpisie końcowym”).

Kolumna 2 -„Numer duchowny”- jest to numer „rodzimy” sprawy, nadawany w pracy biurowej (indeks spraw zgodnie z nomenklaturą spraw). Może służyć jako dodatkowe narzędzie do przeszukiwania archiwum.

Kolumna 3 - „Tytuł sprawy” odzwierciedla funkcję informacyjną inwentarza, ujawniając skład i zawartość dokumentów w każdym przypadku.

Tytuły spraw umieszczone są w samym inwentarzu, zgodnie ze schematem klasyfikacyjnym spraw w funduszu archiwalnym. Na przykład organizacja wybrała schemat chronologiczno-strukturalny do klasyfikacji spraw w ramach funduszu archiwalnego, zgodnie z którym artykuły opisowe (głównie tytuły spraw) zostaną wprowadzone do inwentarza. Chronologicznie – schemat strukturalny jest najpowszechniejszy i oznacza uporządkowanie spraw najpierw według lat, a w obrębie każdego roku – według podziałów strukturalnych.

W przypadku, gdy dwa podobne nagłówki następują jeden po drugim, ale różnią się numerem tomu, numerem części lub inną informacją, wówczas zamiast drugiego nagłówka piszesz "To samo" wskazując wolumin lub część. Obecnie, gdy inwentarze sporządza się komputerowo, tytuł powtarza się w całości, a słowa „ To samo" nie są napisane.

W tytule nie należy stosować dowolnych skrótów, a jedynie ogólnie przyjęte lub przewidziane w wykazie skrótów. Nazwy instytucji, organizacji i przedsiębiorstw (autorów, korespondentów) przy pierwszej wzmiance podano w całości, a w nawiasie podano ogólnie przyjęty skrót. W tej samej kolumnie inwentarza w nowym wierszu po nagłówku głównym wpisuje się streszczenie dokumentów. Tekst adnotacji znajduje się na czerwonej linii.

Nr pozycji	Indeks spraw	Tytuł sprawy (tom, część)	Terminy ostateczne	Liczba arkuszy	Notatki
1	2	3	4	5	6
4	01-12	Dokumenty dotyczące zawartości aparatu zarządzającego (plany, uzasadnienia, korespondencja). Pismo Szefa OJSC „...” z dnia 04.02.2009 zawiera normy dotyczące wydatków na potrzeby administracyjno-gospodarcze. L. 15	04.03.2009 -12.05.2009	175

Kolumna 4 - „Terminy ostateczne”- ujawnia datę rozpoczęcia i zakończenia sprawy. Nazwę miesiąca można zapisać słownie. Wyznaczając datę, należy najpierw wskazać dzień, następnie miesiąc i rok.

Ramka 5 - „Liczba arkuszy”- daje wyobrażenie o objętości jednostki magazynowej.

Ramka 6 - "Notatka" może zawierać informację o załatwieniu spraw, ich zeskanowaniu, obecności w aktach kopii dokumentów, obecności dokumentów szczególnie cennych itp.

Zapis końcowy dokonywany jest na końcu samego inwentarza (po pozycjach opisowych) i wskazuje rzeczywistą liczbę jednostek magazynowych (liczbowo i słownie); podaje się pierwszy i ostatni numer jednostek magazynowych według inwentarza, istniejące luki numeracyjne, numery literowe, wycofane jednostki magazynowe oraz przyczyny ich zbycia.

Na przykład:

Arkusz certyfikacyjny zawiera zapis certyfikujący, który wskazuje (liczbowo i słownie), ile arkuszy inwentarza jest złożonych i ponumerowanych w aktach, a także odzwierciedla literowane i brakujące numery, arkusze inwentarza wewnętrznego oraz cechy stan fizyczny arkuszy inwentarza. Umieszcza się go na końcu sprawy wraz ze spisem inwentarza na osobnej kartce formularza.

Na przykład:

Inwentarz skrzyń do tymczasowego przechowywania (zwykle powyżej 10 lat) sporządza się w podobny sposób, z tą tylko różnicą, że po kolumnie „Terminy ostateczne” nadchodzi hrabia „Okres trwałości”.

Metodologia sporządzania inwentarzy spraw dla personelu ma swoją specyfikę, która zostanie omówiona osobno.

Burova E.M.

Kandydat nauk historycznych, profesor nadzwyczajny, kierownik Katedry Archiwów, IAI RSUH