1. List przewozowy stanowi podstawę dla dowódcy jednostki, kierownika pojazdu i kierowcy do wykonania zadania, a także do sporządzenia aktu o spisaniu zapasów (formularz wg OKUD 0504230) – o spisanie paliwo, określając dla niego oszczędności (zużycie przekraczające ustaloną normę) (ryc. 18, 19).

Rozliczanie wykorzystania samochodów osobowych jednostek wojskowych wspierających działalność dowództwa głównego rodzaju Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej, okręgu wojskowego, floty; oddziałów Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej, widnieje na listach przewozowych samochodów osobowych (formularz według OKUD 6002208).

Użycie sprzętu samochodowego jednostek wojskowych jest rejestrowane w listach przewozowych (formularz wg OKUD 6002209).

Ryż. 18. List przewozowy (Slajdy nr 28-29)

Ryż. 19. List przewozowy (Slajdy nr 28-29)

2. Podczas wykonywania transportu towarów i pasażerów za opłatą znaczek „Za opłatą” umieszcza się na przedniej stronie listu przewozowego w prawym górnym rogu, a podczas wykonywania scentralizowanego transportu dóbr materialnych - znaczek „Tsentropozvoz ”.

3. W kolumnie „Dostępność w zbiornikach przed wyjazdem” w Dziale 1 wskazana jest ilość paliwa z kolumny „Pozostałość w zbiornikach po pracy” („Dostępność w czasie parkowania”) poprzedniego listu przewozowego dla tego samochodu.

W kolumnie „Otrzymano” („Uzupełniono na trasie” i (lub) „Uzupełniono na parkingu”) w Sekcji 1 ilość otrzymanego paliwa potwierdzana jest podpisem osoby, która zatankowała samochód, ze wskazaniem daty.

Jeżeli maszyna zużywa kilka rodzajów paliwa, każde z nich zapisywane jest w osobnej linii.

4. W rubryce 2 listu przewozowego (formularz wg OKUD 6002209):

a) korzystając ze specjalnej maszyny, zapisz:

w kolumnie 11 - nazwa pracy (otwarte rowy, przeprowadzone wykopy itp.);

w kolumnie 12 - ilość wykonanej pracy w przyjętych jednostkach miary;

w kolumnie 16 - czas działania sprzętu specjalnego.

b) dla każdego przejazdu ustalany jest wskaźnik „Prace zakończone”:

rzeczywisty (kolumna 14) – poprzez pomnożenie wskaźnika z kolumny 6 przez wskaźnik z kolumny 12;

możliwe (kolumna 15) – poprzez pomnożenie wskaźnika z kolumny 4 przez wskaźnik z kolumny 5.

Przy określaniu pracy pojazdu (pociągu drogowego) podczas dostawy scentralizowanej (dwa lub więcej przejazdów z ładunkiem, następujących po sobie) sumuje się dane w kolumnach 5, 6, 9, 10, 14 i 15, a w kolumnach 12 i 13 ostatniego wiersza wpisuje się ilość przewożonego ładunku podczas jazdy z maksymalnym ładunkiem.

Ponadto służy do ewidencji pracy maszyn i stanowi podstawę do odpisania w koszty oraz określenia oszczędności (nadmiernego zużycia) paliw i smarów.

List przewozowy wydawany jest w służbie samochodowej (jednostce technicznej) jednostki wojskowej na podstawie zatwierdzonego rozkazu użytkowania pojazdów, podpisanego przez zastępcę dowódcy jednostki wojskowej ds. Uzbrojenia (szef służby samochodowej jednostki wojskowej ) i poświadczony urzędową pieczęcią mastyksową jednostki wojskowej. List przewozowy wystawiany jest z reguły na jeden dzień, a w przypadku wysyłania pojazdów na służbę bojową, ćwiczenia lub w długą podróż służbową – na czas realizacji zadania, nie dłużej jednak niż na 10 dni.

Wydawanie listów przewozowych przez służby samochodowe odbywa się zgodnie z dziennikiem ruchu listów przewozowych. W celu doprecyzowania realizowanego zadania i ustalenia konkretnych tras przemieszczania się (przemieszczania się) samochodu osobowego, służba pojazdowa (jednostka techniczna) jednostki wojskowej oprócz listu przewozowego wystawia kierowcy i starszemu samochodowi kartę przejazdu pojazdu. Karta trasy podpisana jest przez zastępcę dowódcy jednostki wojskowej ds. uzbrojenia (szef służby samochodowej jednostki wojskowej), poświadczona urzędową pieczęcią mastyksową i wraz z listem przewozowym wydawana jest dowódcy jednostki (kierowcy) z podpisem na grzbiecie karty trasy. Kierowcy i kierownikowi pojazdu zabrania się zbaczania z trasy określonej w karcie trasy pojazdu.

Karta trasy nie jest wydawana dla samochodów osobowych służących do czynności służbowych funkcjonariuszy jednostki wojskowej, pojazdów służb służbowych, służb operacyjnych i sprzętu służbowego.

Wnioski w tej sprawie.

Jest to dokument podstawowy, niezbędny do rozliczenia i spisywania kosztów utrzymania samochodu. Również na podstawie „voucherów” (jak często nazywa się tę publikację) wiele instytucji oblicza wynagrodzenie kierowcy.

Wszystkie instytucje, organizacje i prywatni przedsiębiorcy użytkujący samochody mają obowiązek sporządzania listów przewozowych. Formę dokumentu można opracować i zatwierdzić samodzielnie lub można skorzystać z formularza zatwierdzonego uchwałą Goskomstatu nr 78 z dnia 28 listopada 1997 r. Wyjątkiem są przedsiębiorstwa świadczące usługi transportu towarów lub pasażerów, które są zobowiązane do przechowywania; ewidencja ruchu pojazdów w ujednoliconych formach.

W przypadku korzystania z samochodu do celów służbowych wymagane jest zezwolenie. Forma własności pojazdu nie ma znaczenia. Oznacza to, że jeśli samochód znajduje się w bilansie organizacji, jest wynajmowany od firmy zewnętrznej lub samochód osobisty pracownika jest używany na potrzeby instytucji, musi istnieć kupon.

Formularze należy odnotowywać w specjalnym dzienniku rejestracyjnym. Muszą go utrzymywać wszystkie osoby prawne i prywatni właściciele, którzy użytkują samochody.

Formularz listu przewozowego

Nowy formularz listu przewozowego w 2019 r.: wymagania specjalne

W 2019 roku nie zaszły żadne zmiany w planach podróży. Najnowsze aktualizacje weszły w życie w grudniu 2017 r. (zatwierdzone zarządzeniami Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. nr 152 (ze zmianami 18 stycznia 2017 r.) i z dnia 7 listopada 2017 r. nr 476). Wymagania dotyczące napełniania zostały uzupełnione o nowe obowiązkowe szczegóły. Jednocześnie zniesiono okrągłą pieczęć na formularzu, jeżeli Karta nie przewiduje jej stosowania.

Jak zatwierdzić formularz

Jeśli organizacja zdecyduje się zatwierdzić swoją formę listów przewozowych, należy wziąć pod uwagę obowiązkowe wymagania:

1. Nazwa dokumentu, numer i data wystawienia. Numerując należy zachować chronologię.
2. Okres ważności bonu. Maksymalny okres wynosi jeden miesiąc.
3. Informacje o właścicielu samochodu. Teraz obowiązkowe jest wskazanie OGRN.
4. Informacje o kierowcy pojazdu (imię i nazwisko, numer prawa jazdy).
5. Informacje o samochodzie (stan tablicy rejestracyjnej, marka).
6. Dane licznika przed wyjazdem w podróż i po powrocie do garażu (parkingu).
7. Data i godzina wyjazdu i powrotu na parking.
8. Podpis i imię i nazwisko odpowiedzialny pracownik, który wskazał stan licznika kilometrów, datę i godzinę.
9. Data i godzina badań lekarskich kierowcy przed podróżą i po podróży.
10. Pieczęć, podpis i imię i nazwisko. pracownika służby zdrowia, który przeprowadził badanie lekarskie.
11. Informacja o przejściu przeglądu technicznego przed podróżą ze wskazaniem daty i godziny (DD/MM/RRRR oraz godzin i minut).
12. Podpis i imię i nazwisko osoba odpowiedzialna za przegląd pojazdu (mechanik, inspektor, majster).

Wypełniony dokument podpisuje dyspozytor oraz kierownik placówki lub osoby przez niego upoważnione. Jeżeli firma korzysta z pieczęci (w rozumieniu statutu), wówczas voucher zostaje opieczętowany. Dokument jest zawsze sporządzany w jednym egzemplarzu i przekazywany kierowcy. Na koniec podróży kierowca ma obowiązek przekazać go osobie odpowiedzialnej za podpisem.

Jakiego rodzaju naruszenia będą miały miejsce?

List przewozowy na rok 2019 niezbędny jest nie tylko do spisania wydatków i potwierdzenia ich w urzędzie skarbowym. Kierowca potrzebuje również zezwolenia na podróż, aby potwierdzić funkcjonariuszom policji drogowej legalność korzystania z samochodu, przewożenia pasażerów lub ładunku. Prawidłowo wypełnione zezwolenie potwierdza, że ​​pojazd jest w dobrym stanie technicznym, przeszedł badania techniczne, a kierowca ma prawo do kierowania samochodem (przeszedł badania lekarskie). Jeżeli inspektor policji drogowej nie otrzyma formularza, kierowcy grozi kara grzywny w wysokości od 500 do 3000 rubli (art. 12 ust. 3 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Listy przewozowe: zasady wypełniania w 2019 roku

Dla każdego typu pojazdu Ministerstwo Transportu zatwierdziło nowe listy przewozowe na rok 2019. Porozmawiajmy o nich za pomocą tabeli. Opisuje listy przewozowe; formularze można pobrać za pomocą linków.

Okresy przechowywania i odpowiedzialność

Organizacja jest zobowiązana do zapewnienia bezpieczeństwa bonów przez okres 5 lat, co określa rozporządzenie Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152. Ten sam okres określa art. 29 ustawy nr 402-FZ dla podstawowych dokumentów księgowych.

Odpowiedzialność za prawidłowość zestawienia i rzetelność podanych informacji ponoszą osoby, które te informacje przekazały, a także kierownik instytucji. Nieprawidłowo skompletowany voucher uważa się za nieważny. Organy podatkowe nie zaakceptują takiego dokumentu jako potwierdzenia wydatków na transport samochodu, co grozi zwiększeniem podstawy podatku dochodowego i karami.

Próbka wypełnienia listu przewozowego

Oferujemy próbkę dla instytucji budżetowej prowadzącej samochód osobowy.

Listy przewozowe: formularze w latach 2018-2019

Aby rejestrować i kontrolować działanie pojazdu i kierowcy, organizacja z reguły korzysta ze specjalnego dokumentu podstawowego - listu przewozowego. Omówione zostaną formy listów przewozowych stosowane w praktyce.

Formularze listów przewozowych

Organizacja może korzystać z niezależnie opracowanych formularzy listów przewozowych lub formularzy zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną lub departamenty branżowe i zmodyfikowanych w celu spełnienia aktualnych wymagań prawnych. W każdym przypadku formy listów przewozowych stosowane przez organizację muszą być zabezpieczone samodzielnie.

Jednocześnie ważne jest, aby listy przewozowe dla samochodów osobowych, ciężarowych, autobusów, trolejbusów i tramwajów zawierały obowiązkowe dane, o których mowa w ust. 3 Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 (Pismo Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152). Ministerstwo Finansów z dnia 25 sierpnia 2009 r. nr 03-03-06/2/161):

• nazwa i numer listu przewozowego;
• informacja o okresie ważności listu przewozowego;
• informacje o właścicielu (posiadaczu) pojazdu;
• informacje o pojeździe;
• informacje o kierowcy.

Przy sporządzaniu listów przewozowych w latach 2018-2019 należy uwzględnić zmiany wprowadzone do Procedury wypełniania listów przewozowych (Zarządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152) Zarządzeniami Ministra Transportu z dnia stycznia 18.2017 nr 17, z dnia 7 listopada 2017 nr 476.

Zatem list przewozowy nie musi koniecznie posiadać pieczęci (pieczęci) organizacji czy indywidualnego przedsiębiorcy. Jednocześnie musi posiadać oznaczenie dotyczące przeprowadzenia przed wyjazdowej kontroli stanu technicznego pojazdu (pkt 16.1 Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152). W tym celu w formularzu należy podać następujące informacje:

• data i godzina przedjazdowej kontroli stanu technicznego;
• podpis, imię i nazwisko kontroler.

Obowiązek umieszczenia w liście przewozowym informacji o przedwyjazdowej kontroli stanu technicznego pojazdu dotyczy nie tylko organizacji i indywidualnych przedsiębiorców świadczących usługi transportu drogowego, ale także tych, którzy użytkują pojazdy wyłącznie na potrzeby własnej produkcji (List z dnia Ministra Transportu z dnia 28 września 2018 r. nr 03-01/21740-IS, pkt 3 Uchwały Plenum Sądu Najwyższego z dnia 26 czerwca 2018 r. nr 26).

Listy przewozowe: formularze (pobierz)

Do pojazdów specjalnych zalicza się pojazdy przeznaczone do wykonywania funkcji specjalnych i wyposażone w specjalny sprzęt do wykonywania tych funkcji (na przykład wozy strażackie, dźwigi samochodowe, betonomieszarki, pojazdy z agregatami sprężarkowymi itp.).

Dlatego jeśli potrzebujesz np. listu przewozowego na dźwig samochodowy (formularz), możesz go bezpłatnie pobrać korzystając z powyższego linku.

Biorąc pod uwagę, że te ujednolicone formularze nie zawierają wszystkich obowiązkowych danych listów przewozowych, w szczególności informacji dotyczących kontroli stanu technicznego pojazdu przed podróżą, badań lekarskich pojazdu przed podróżą (oraz w razie potrzeby po podróży) kierowcy, należy je sfinalizować.

Rejestr listów przewozowych: formularz w Excelu

Należy pamiętać, że organizacje i indywidualni przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe muszą zarejestrować swoje listy przewozowe w dzienniku rejestracji listów przewozowych (klauzula 1, art. 1, klauzula 1, art. 6 ustawy federalnej z dnia 8 listopada 2007 r. nr 259- FZ, s. 17 Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152). Ten rejestr listów przewozowych jest czasami nazywany także rejestrem listów przewozowych.

Rejestr listów przewozowych: formularz ()

Formularz został zatwierdzony: Zarządzenie Ministra Obrony Federacji Rosyjskiej z dnia 28 marca 2008 r. N 139
List przewozowy na samochód osobowy. Formularz 16a
Podstawowym dokumentem stosowanym przez jednostki wojskowe do ewidencji eksploatacji pojazdów jest list przewozowy samochodu osobowego nr 16a. Formularz 16a, podobnie jak formularz 16, służy dowódcy oddziału, dowódcy pojazdu oraz kierowcy w trakcie wykonywania powierzonych im zadań i stanowi podstawę do ewidencji zużycia paliw i smarów. Formularz dokumentu jest ujednolicony, zatwierdzony zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i posiada kod zgodnie z klasyfikatorem OKUD 6002209.

List przewozowy w formularzu 16a musi koniecznie wskazywać:

numer i pełna nazwa jednostki wojskowej, w której bilansie znajduje się pojazd;
data wystawienia listu przewozowego;
okres ważności dokumentu, określając datę początkową i końcową.
Stan techniczny i jego weryfikację potwierdza podpisem starszy technik jednostki oraz technik bezpieczeństwa – kierownik punktu kontrolno-technicznego. Czas wyjazdu pojazdu z jednostki wojskowej i jego powrotu oraz zgodność tych danych potwierdza także dyżurny dyżurny. Formularz 16a zawiera dwie sekcje informacji, które wyświetlają dane dotyczące zużycia paliw i smarów oraz pracy maszyny jako całości. Informacja o zużyciu paliwa zawiera dane dotyczące jego ilości w zbiorniku pojazdu w momencie wyjazdu z garażu, tankowania oraz zużycia w trakcie realizacji powierzonego zadania. W tej sekcji wyświetlane są także dane dotyczące oszczędności paliwa lub zużycia powyżej normy.

Druga część dokumentu zawiera informacje na temat trasy przebytej przez pojazd, czasu poświęconego na wykonanie zadania, ilości ładunku przewiezionego w trakcie jego realizacji, całkowitej liczby przejechanych kilometrów, przepracowanych godzin pracy silnika oraz odczytów prędkościomierza. List przewozowy na formularzu 16a podpisuje kierowca oraz osoba odpowiedzialna za sprawdzenie poprawności dokumentu, podając ich nazwiska, stanowiska i stopnie wojskowe. Data wystawienia listu przewozowego jest podana na jego końcu.

List przewozowy to bardzo ważny dokument w transporcie służbowym. Jeśli właścicielem samochodu jest organizacja, dokument ten potwierdza prawo do kierowania pojazdem; jeśli samochód jest prywatny, ale używany do celów służbowych, pomaga to w kalkulacji kosztów. Kupony sprawdza wiele służb: Federalna Służba Podatkowa, Państwowa Inspekcja Bezpieczeństwa Ruchu i inspekcja pracy. Jak poprawnie wypełnić ten dokument i uniknąć ewentualnych sankcji za błędy, biorąc pod uwagę najnowsze zmiany w przepisach?

Tak zwane „vouchery” to podstawowe dokumenty księgowe, które muszą prowadzić wszystkie organizacje i indywidualni przedsiębiorcy obsługujący pojazdy. Jednocześnie osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy świadczący usługi w zakresie transportu towarów lub osób są zobowiązani do stosowania ujednoliconych formularzy tych dokumentów. Nowy formularz używany do wypełniania listu przewozowego na rok 2019 został zatwierdzony dwadzieścia lat temu Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. Jest nadal aktualny, choć na przestrzeni lat był wielokrotnie i różnego rodzaju nowelizowany. Ostatni z nich wprowadził Ministerstwo Transportu zarządzeniem nr 476 z dnia 7 listopada 2017 r. W związku z tymi zmianami od 15 grudnia 2017 r. na liście przewozowym muszą znajdować się dodatkowe informacje o właścicielu pojazdu. Zatem indywidualni przedsiębiorcy muszą wskazać swój OGRI, a organizacje muszą wskazać swój OGRN.

W zależności od rodzaju pojazdów i obszaru ich zastosowania należy stosować różne rodzaje listów przewozowych. W związku z tym opracowano osobne nowe formularze dla:

• samochody osobowe;
• samochody ciężarowe;
• transport specjalny;
• taksówka pasażerska;
• ładunek;
• autobusy komunikacji miejskiej i niepublicznej.

Ustalono procedurę wystawiania listów przewozowych zarządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. N 152, obowiązująca ze zmianami z dnia 7 listopada 2017 r., które weszły w życie z dniem 15 grudnia 2017 r. Listy przewozowe uwzględniane są w specjalnym dzienniku. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie zmiany zaszły w listach przewozowych w 2019 roku i jak sporządzić ten dokument, aby inspektorzy organów podatkowych i policji drogowej, którzy najczęściej zapoznają się z tym dokumentem, nie mieli żadnych pytań.

Nowy formularz listu przewozowego

List przewozowy pojazdu jest wymagany w przypadku wyjazdu dowolnego pojazdu do pracy, niezależnie od tego, czy jest to samochód własny organizacji, czy wynajęty. Rygorystyczne wymagania dotyczące przechowywania tego podstawowego dokumentu są ustalone tylko dla firm transportu samochodowego, jednak dla wszystkich innych jest to dokument o ścisłej odpowiedzialności i musi zawierać obowiązkowe dane. W 2018 r. takich informacji było więcej – pod koniec 2017 r. urzędnicy dodali obowiązek umieszczania w liście przewozowym informacji o tym, że kierowca przechodzi przed podróżą kontrolę stanu technicznego samochodu. Ponadto zniesiono obowiązkową okrągłą pieczątkę na wydawanym formularzu.

Jeśli ujednolicony formularz nie jest odpowiedni dla organizacji, może opracować własną wersję, która musi uwzględniać wszystkie obowiązkowe szczegóły i niezbędne wskaźniki. Zastosowanie nowego formularza musi być wskazane w polityce rachunkowości organizacji, zgodnie z paragrafem 4 PBU 1/2008. Nie zapominaj, że zasady regulowane w art. 9 mają zastosowanie również do dokumentów pierwotnych o ścisłej sprawozdawczości Ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ o rachunkowości.

Tym samym nowe listy przewozowe na rok 2019 muszą zawierać następujące informacje:

• nazwa i numer samego dokumentu;
• dane właściciela samochodu (OGRIP i OGRN);
• Data wydania;
• ważność;
• informacje o kierowcy pojazdu;
• dane o samym pojeździe;
• informacje o właścicielu pojazdu;
• dane o przejściu przeglądu technicznego przed lotem.

Dokument musi być poświadczony podpisem dyspozytora, który go wystawił, i kierownika organizacji. Pieczęć powinna być umieszczana wyłącznie na tych organizacjach, które używają jej zgodnie ze swoim Statutem. Formularz sporządza się w jednym egzemplarzu i przekazuje kierowcy. Następnie należy go zwrócić osobie upoważnionej za podpisem; w takim przypadku uważa się go za zamknięty i trafia do działu księgowości. Od tego momentu musisz dowiedzieć się, dlaczego listy przewozowe są w ogóle potrzebne.

Kto potrzebuje listów przewozowych i dlaczego?

Listy przewozowe, tak jak poprzednio, są niezbędne organizacjom do kontrolowania ruchu pojazdów, obliczania wynagrodzeń kierowców, rejestrowania zużycia paliwa, obliczania amortyzacji pojazdu i rozliczania całkowitych kosztów transportu. Ponadto, jeżeli kierowca w transporcie służbowym zostanie zatrzymany przez inspektora policji drogowej w celu sprawdzenia dokumentów, dokument ten potwierdza ważność przejazdu, legalność przewozu ładunku i pasażerów oraz wskazuje, że pojazd jest w dobrym stanie, a kierowca posiada uprawnienia prawo nim jeździć. Jeżeli voucher nie będzie dostępny, będziesz musiał zapłacić karę administracyjną zgodnie z art Artykuł 12.13 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Procedura rejestracji i przykład wypełnienia listu przewozowego

Za wypełnienie tego formularza w przypadku pojazdów w organizacjach transportu samochodowego odpowiadają dyspozytorzy, natomiast w innych firmach może to być po prostu pracownik upoważniony do dopuszczenia pojazdów do przejazdu. Takie obowiązki muszą być delegowane na polecenie kierownika organizacji, ponieważ to ten, kto wypełnia dokument, ponosi odpowiedzialność za popełnione w nim błędy. Czasami za wystawienie listów przewozowych odpowiadają sami kierowcy, ale z reguły kierowcy muszą wypełnić tylko swoją część dokumentu - zarejestrować dane dotyczące przebiegu samochodu zgodnie ze wskaźnikami przyrządów w samochodzie.

Voucher możesz wystawić na jeden lot, dzień roboczy lub na cały miesiąc. Ponadto ujednolicony formularz umożliwia przedłużenie ważności tego dokumentu, ponieważ w przypadku pojazdu podczas lotów mogą wystąpić różne sytuacje, a jazda bez listu przewozowego stanowi naruszenie.

List przewozowy, którego forma jest ujednolicona, dzieli się na kilka różnych form, w zależności od rodzaju pojazdu. Formularze te różnią się treścią i wymaganiami dotyczącymi wypełnienia. Zebraliśmy je w tabeli, aby każda organizacja mogła nawigować i wybrać tę, której potrzebuje.

Jeżeli takie listy przewozowe są dla organizacji odpowiednie, formularze można pobrać bezpośrednio z linków w tabeli z odpowiednich uchwał. Każdy dokument księgowy, aby miał moc prawną, musi być opatrzony pieczęcią organizacji będącej właścicielem lub wynajmującym pojazd. Dodatkowo konieczne jest wskazanie godziny wyjazdu z garażu oraz dokładnej godziny powrotu samochodu na miejsce. Konieczne jest uwzględnienie innych wymagań dotyczących ich projektu.

W szczególności, zarówno przy wyjeździe pojazdu z garażu, jak i po jego powrocie do garażu, należy sprawdzić zapisy w liście przewozowym pod kątem zgodności ze wskazaniami przyrządów znajdujących się w samochodzie, takich jak wskaźnik poziomu paliwa, licznik kilometrów itp. Stan techniczny pojazdu musi być potwierdzony przez uprawnionego pracownika, np. mechanika organizacji. Dane dotyczące badania lekarskiego przed podróżą muszą zostać wypełnione przez pracownika medycznego, podając datę i obijając pieczątkę imienną. Z akt musi wynikać, że kierowca „przeszedł badania lekarskie przed podróżą i został dopuszczony do wykonywania obowiązków służbowych”. W razie potrzeby wydawana jest także notatka o badaniu lekarskim po locie.

Czasami do wypełniania kuponów używany jest specjalny program. Pozwala ukryć niepotrzebne obszary dokumentu, dokładnie określić, ile czasu trwała podróż, a także umieścić dokładny numer na każdym dokumencie. Ogłoszenie o korzystaniu z programu należy przekazać wszystkim dyspozytorom, aby wszystkie bony zostały wydane jednakowo. Dodatkowo ułatwi to życie kierowcom, którzy będą mogli uwzględnić każdy rubel kosztów paliwa wydanego w trasie i wyświetlić dokładne salda. Brak takiego programu nie stanowi naruszenia, ponieważ nie zabrania się ręcznego wypełniania nowych formularzy.

Zarządzenie Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 nakazuje przechowywanie zamkniętych listów przewozowych przez pięć lat. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie dokumentów spoczywa osobiście na kierowniku organizacji, a także na osobach upoważnionych, które są odpowiedzialne za eksploatację pojazdu. Za prawidłowość poświadczonych danych odpowiadają ci z nich, którzy podpiszą formularz. Jeżeli podczas kontroli przedstawiciele Federalnej Służby Podatkowej ujawnią naruszenia przy wypełnianiu listu przewozowego, mogą wykluczyć odpisane na nim paliwo i smary z wydatków z tytułu podatku dochodowego. Następnie organizacja będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek, a także zapłacić grzywny i kary nałożone przez inspektorów.

Prawidłowo wypełniony nowy list przewozowy według formularza nr 3 (dla samochodu osobowego) wygląda następująco:

Strona tytułowa z uwzględnieniem zmian w kolejności wypełniania (przygotowana przy użyciu komercyjnej wersji ConsultantPlus):

Kontynuacja: