Jak wiadomo, spółki handlowe mają prawo albo stosować standardowe formularze pierwotnych dokumentów księgowych, na podstawie których odzwierciedlają określone transakcje, albo opracowywać je samodzielnie. Instytucje państwowe i miejskie są pozbawione takiego wyboru. One, podobnie jak władze państwowe, samorządy lokalne i tym podobne organizacje, mają obowiązek posługiwania się w swojej pracy ściśle określonymi formami. Dotyczy to również formularza, na podstawie którego przesunięcia pozycji magazynowych są rejestrowane w księgach instytucji.

Oświadczenie o wydaniu majątku trwałego

Formularz oświadczenia o wydaniu majątku materialnego na potrzeby instytucji został zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n. Formularz ten nadaje się do przypadków przekazania majątku materialnego na potrzeby gospodarcze, naukowe i edukacyjne, czyli formalnie jest odpowiednikiem faktury na żądanie.

Należy również zaznaczyć, że do 2015 r. obowiązywała wcześniejsza wersja formularza (oświadczenie o wydaniu środków trwałych na potrzeby instytucji w poprzedniej wersji zostało zatwierdzone zarządzeniem Ministra Finansów Rosji z dnia 15 grudnia 2015 r. 2010 nr 173n). Ale w rzeczywistości nie różniło się to od formy, która jest dziś aktualna.

Skład i wypełnienie formularza wydania towarów i materiałów

Dokument zawiera dwie strony.

Pierwsza wskazuje dane samej instytucji, jej konkretnej jednostki, w której odbywa się transfer towarów i materiałów, oraz osoby odpowiedzialnej finansowo.

Oświadczenie o wydaniu majątku materialnego zatwierdza kierownik uczelni. W tym celu w prawym górnym rogu pierwszej strony znajduje się pole na jego podpis. Podpis w tym przypadku jest wymagany, bez niego oświadczenie nie będzie uznane za ważne.

Również na pierwszej stronie znajduje się mała tabelka „przyjęta do księgowości”. Zawiera zapisy dotyczące obciążenia i uznania odpowiednich rachunków, które odzwierciedlają wydanie materiałów. Dokument podpisuje główny księgowy, wykonawca, który sporządził zestawienie, a także osoba faktycznie wydająca towary i materiały.

Drugi arkusz zawiera informacje o samych wydanych pozycjach magazynowych. Rejestruje się informacje dotyczące nazwy wydanych pozycji magazynowych, ich kodu księgowego, jednostki miary, imion i nazwisk osób, które otrzymały te materiały, a także ich podpisu, liczby wydanych pozycji magazynowych i ich wartości księgowej. Na końcu tabeli drugiego arkusza formularza inwentarza dokonuje się obliczenia liczby jednostek i całkowitego kosztu materiałów.

Dokument ten można przygotować elektronicznie lub ręcznie. W pierwszym przypadku wszystkie dane są uzupełniane za pomocą komputera, a pozostałe puste wiersze tabeli na drugiej stronie są po prostu usuwane. Lub pracownik instytucji może po prostu pobrać formularz oświadczenia o wydaniu majątku materialnego i wypełnić go zwykłym długopisem - wtedy w pustych liniach należy umieścić myślnik.

Wypełnione oświadczenie, po podpisaniu przez wszystkie osoby odpowiedzialne, przekazywane jest do działu księgowości i na jego podstawie ruch pozycji zapasów znajduje odzwierciedlenie w rachunkowości instytucji.

Oświadczenie lub akt

Spisanie zapasów w organizacjach tego typu można również sformalizować za pomocą dokumentu alternatywnego - ustawy o spisaniu zapasów, której formę zatwierdza również ww. rozporządzenie Ministra Finansów. Jednak w odróżnieniu od oświadczenia, na którym materiały są odpisywane jednorazowo, odpisy na podstawie ustawy wymagają podjęcia odpowiedniej decyzji przez specjalną komisję.

Sama ustawa, zgodnie z zasadą jej uzupełnienia, przypomina oświadczenie o spisaniu pozycji inwentarza. Jednak zgodnie ze specyfiką dokumentu zawiera on dodatkowo wniosek komisji, która podejmuje decyzję o umorzeniu materiałów. Ustawę podpisuje nie dyrektor generalny, ale członkowie komisji i jej przewodniczący.

Tak czy inaczej, każda instytucja musi niezależnie zatwierdzić listę przypadków, w których używany jest ten lub inny dokument. Tradycyjnie takie informacje są ustalone w zasadach rachunkowości organizacji.

Oświadczenie o wydaniu majątku trwałego (formularz do pobrania)

W odróżnieniu od przedsiębiorstw prywatnych, które mają swobodę zatwierdzania własnych form pierwotnej dokumentacji księgowej, w instytucjach dokumentowanie transakcji dotyczących aktywów materialnych jest szczegółowo regulowane. Dlatego instytucje muszą wypełnić zatwierdzony formularz wydania aktywów materialnych (formularz można pobrać w tym artykule).

Postanowienia ogólne

Forma oświadczenia (zgodnie z OKUD 0504210) została zatwierdzona przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej w dniu 30 marca 2015 r. Zarządzeniem nr 52n. Służy do rejestracji w instytucjach wydających kosztowności na potrzeby gospodarcze, naukowe i edukacyjne. Formularz ten można również zastosować przy przekazywaniu do eksploatacji środków trwałych, których koszt jednostkowy nie przekracza 3000 rubli włącznie.

Umorzenie majątku materialnego w instytucji można również sformalizować ustawą o umorzeniu zapasów, której forma została zatwierdzona tym samym rozporządzeniem (zgodnie z OKUD 0504230). Różnica pomiędzy tymi formami polega na tym, że spisanie wartości na podstawie oświadczenia następuje jednorazowo i nie wymaga podjęcia odpowiedniej decyzji przez specjalną komisję. Sytuacje, w których należy sporządzić konkretny dokument, muszą zostać określone w zasadach rachunkowości instytucji, a następnie sformalizowane w ustalonym dla nich dokumencie.

Procedura wypełniania formularza

Na pierwszej stronie czytamy:

• data sporządzenia oświadczenia;
• instytucja (nazwa);
• jednostka strukturalna wydająca wartości materialne;
• odpowiedzialna finansowo osoba wydająca kosztowności.

Zgoda menedżera znajduje się w prawym górnym rogu.

W tabeli „Zaakceptowane do rachunkowości” transakcje zbycia aktywów materialnych są wskazane zgodnie z zatwierdzonym planem kont. Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej w zarządzeniu nr 162n z dnia 6 grudnia 2010 r.

Podpisy i transkrypcje podpisów umieszczane są na dole strony:

• główny księgowy;
• osoba odpowiedzialna finansowo, która wydała kosztowności;
• executor - osoba, która przygotowała formularz.

Na drugiej stronie znajdują się dwie tabele.

Pierwsza odzwierciedla informacje o wartościach materialnych:

• Nazwa;
• kod konta;
• jednostki miary.

Przygotowując podręcznik nomenklatury, należy wziąć pod uwagę, że opis przedmiotu w nazwie nie powinien być zbyt szczegółowy. Jednocześnie ogólna nazwa może prowadzić do zamieszania. Należy wybrać cechy, które dostatecznie scharakteryzują dane wartościowe, np. formę emisji, koszt jednostki emisji itp. Procedura nadawania nazw i kodów aktywom finansowym powinna zostać ustalona w polityce rachunkowości instytucji.

Druga tabela zawiera informacje o wydaniu przedmiotów wartościowych i ich odbiorcy:

• liczba wydanych kosztowności;
• Imię i nazwisko oraz podpisy osób, które je otrzymały;
• wartość księgowa materiałów.

Dolna część drugiej tabeli podsumowuje wszystkie wartości materiałów wydane zgodnie z oświadczeniem, wskazując całkowitą ilość i koszt. W polityce rachunkowości instytucji należy z góry ustalić metodę ustalania kosztu odpisu materiałów - według ceny jednostkowej lub według kosztu średniego. Sposób odpisu wpływa na uzupełnienie wyciągu, czyli sumę wierszy.

Jeżeli oświadczenie jest wypełniane w formie papierowej, w pustych wierszach należy postawić myślnik. Wypełniając formularz na komputerze, możesz usunąć niewypełnione linie.

Gotowe zestawienie jest zatwierdzane przez kierownika instytucji i przekazywane do działu księgowości w celu odzwierciedlenia w księgach rachunkowych zbycia zapasów i środków trwałych, których koszt jednostkowy nie przekracza 3000 rubli włącznie.

Wzór oświadczenia o wydaniu majątku materialnego na potrzeby instytucji

Formularz pełnomocnictwa nr M-2 służy do sformalizowania prawa pracownika organizacji do występowania w charakterze pełnomocnika przy odbiorze majątku materialnego od dostawcy. Pełnomocnictwo musi być kompletnie wypełnione i opatrzone wzorem podpisu upoważnionego przedstawiciela.

Formularz M-2. Instrukcje napełniania

Formularz M-2a. Pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo w formularzu nr M-2a służy do sformalizowania prawa pracownika organizacji do występowania w charakterze pełnomocnika przy otrzymywaniu aktywów materialnych od dostawcy i jest stosowane w organizacjach, w których otrzymanie aktywów materialnych przez pełnomocnika ma ogromne znaczenie natura. Pełnomocnictwo sporządzane jest w jednym egzemplarzu przez dział księgowości organizacji i przekazywane osobie upoważnionej za pokwitowaniem.

Formularz M-2a. Instrukcje napełniania

Formularz M-4. Zamówienie odbioru

Zamówienie odbioru w formularzu nr M-4 służy do rozliczenia materiałów przychodzących do magazynu organizacji od dostawców lub z produkcji. Polecenie odbioru jest generowane przez osobę odpowiedzialną finansowo w jednym egzemplarzu na faktyczną kwotę otrzymanych aktywów materialnych.

Formularz M-4. Instrukcje napełniania

Formularz M-7. Świadectwo odbioru materiałów

Zaświadczenie o przyjęciu materiałów w formularzu nr M-7 służy do sformalizowania przyjęcia środków materialnych otrzymanych od dostawcy w przypadku rozbieżności ilościowych, jakościowych lub asortymentowych z danymi w dokumentach towarzyszących. Dodatkowo formularz nr M-7 sporządza się w przypadku przyjęcia materiałów otrzymanych bez dokumentów.

Formularz M-7. Instrukcje napełniania

Formularz M-8. Ogranicz kartę ogrodzenia

Karta limitu poboru w formularzu nr M-8 służy do rejestracji wydania materiałów do produkcji z magazynu, jeżeli organizacja posiada reglamentację wydania materiałów (w przypadku stosowania standardowej metody rachunku kosztów). Karta limitu poboru w formularzu nr M-8 wydawana jest w dwóch egzemplarzach na każdą nomenklaturę ilości materiałów użytych do produkcji.

Formularz M-8. Instrukcje napełniania

Formularz M-11. Zapytanie-faktura

Wymóg faktury w formularzu nr M-11 służy do rozliczenia przepływu aktywów materialnych w organizacji pomiędzy działami strukturalnymi (sklepami) lub osobami odpowiedzialnymi finansowo. Fakturę płatniczą sporządza osoba odpowiedzialna finansowo w dwóch egzemplarzach

Formularz M-11. Instrukcje napełniania

Formularz M-15. Faktura za wydanie materiałów na bok

Faktura za wydanie materiałów stronie trzeciej w formularzu nr M-15 służy do rozliczenia dostawy aktywów materialnych do własnych oddziałów zlokalizowanych poza terytorium organizacji lub do organizacji zewnętrznych na podstawie dostawy umowy i inne dokumenty. Faktura za wydanie materiałów generowana jest w dwóch egzemplarzach – jeden egzemplarz pozostaje na magazynie jako podstawa wydania materiałów, drugi przekazywany jest odbiorcy materiałów.

Formularz M-15. Instrukcje napełniania

Formularz M-17. Materialna karta księgowa

Karta ewidencji materiałów w formularzu nr M-17 służy do ewidencji ruchu materiałów w magazynie. Dla każdego numeru pozycji materialnej generowana jest karta i prowadzona przez osobę odpowiedzialną finansowo.

Formularz M-17. Instrukcje napełniania

Formularz M-35. Ustawa o ewidencji majątku materialnego uzyskanego w trakcie rozbiórki oraz rozbiórki budynków i budowli

Formularz nr M-35 służy do rejestracji kapitalizacji majątku materialnego uzyskanego podczas demontażu i demontażu budynków i budowli nadających się do wykorzystania w produkcji pracy. Akt sporządza się w trzech egzemplarzach: pierwszy i drugi egzemplarz aktu pozostają u klienta, trzeci przekazywany jest wykonawcy.

Arkusz wydania zapasówF.Numer 0504210 jest używany w organizacjach sektora publicznego. Ma ściśle uregulowaną formę. W proponowanym materiale rozważymy bardziej szczegółowo, w jakich przypadkach stosuje się oświadczenie i jak je wypełnić.

Formularze dla pracowników sektora publicznego zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n

O ile w przypadku przedsiębiorstw komercyjnych wzrasta swoboda w zakresie sporządzania dokumentów pierwotnych, o tyle dokumentacja dla przedsiębiorstw sektora publicznego w dalszym ciągu podlega regulacjom.

Formularze sprawozdawcze budżetu zostały zatwierdzone zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n

W odniesieniu do formularzy proponowanych do rejestracji zbycia majątku materialnego (zwanych dalej MT) zgodnie z procedurą zatwierdzoną dla organizacji budżetowych, zarządzenie nr 52n zawiera następujące formularze:

• OKUD 0504210 „Oświadczenie o wydaniu majątku materialnego na potrzeby instytucji”;
• OKUD 0504230 „Ustawa o umorzeniu zapasów”.

W jakich przypadkach odpowiedni jest czyn, a w jakich przypadkach odpowiednie jest stwierdzenie?

Użycie tej czy innej formy zależy od treści operacji i rodzaju MC:

• jeżeli MC są odpisywane w momencie użytkowania i wydawane na bieżące zadania (gospodarcze, naukowe itp.), należy zastosować OKUD 0504210 „Vedomost”;
• jeśli MT nie są odpisywane jednorazowo po pełnym koszcie (na przykład środek trwały), jeśli odpis jest znormalizowany i kontrolowany, należy sporządzić OKUD 0504230 „Ustawa”.

Więcej o akcie można przeczytać w formularzu 0504230 tutaj: „Przygotowujemy ustawę o umorzeniu zapasów – f. 0504230" .

Jak wypełnić formularz wydawania pozycji magazynowych w instytucji budżetowej?

Wypełnianie formularza zaczynamy od strony tytułowej (pierwszej):

• W nagłówku formularza wpisywane są informacje o samej instytucji (dla której wypełniamy), dziale wystawiającym MC oraz osobie odpowiedzialnej finansowo. W prawym górnym rogu znajduje się również miejsce na list zatwierdzający menedżera.

WAŻNY! Każde oświadczenie sporządzone w placówce podlega zatwierdzeniu przez kierownika.

• W sekcji „Przyjęte do rozliczenia” wpisuje się wpis do zbycia MC zgodnie z planem kont zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 6 grudnia 2010 r. Nr 162n.
• Na dole pierwszego arkusza należy umieścić następujące dane i podpisy:
  • główny księgowy instytucji;
  • osoba, która faktycznie wydała towary i materiały;
  • osoba, która przygotowała formularz (wykonawca).

Drugi arkusz formularza ma charakter informacyjny. Przedstawiona w nim tabela rejestruje:

• nazwa wydanego MC;
• kod księgowy wydanych MC;
• jednostka miary MC;
• Imię i nazwisko osób, które otrzymały MC na wyciągu oraz miejsce na ich odręczny podpis na odbiorze;
• liczba wydanych MC w zadeklarowanych jednostkach miary;
• wartość księgowa (cena zakupu) MC.

Na podstawie wyników wypełnienia dolnej części tabeli dokonuje się obliczenia wszystkich wydanych zgodnie z oświadczeniem MC według ilości i kosztu.

UWAGA! Jeśli wyciąg zostanie wypełniony za pomocą środków technicznych (na przykład na komputerze), pozostałe puste wiersze zostaną usunięte. Jeżeli wyciąg ma formę papierową, w pustych wierszach należy umieścić myślnik.

Gotowe zestawienie przekazywane jest do działu księgowości instytucji.

Przykład spisania zapasów w instytucji budżetowej zamieszczono w artykule „Rachunkowość materiałów w instytucjach budżetowych (niuanse)”.

Aktualny wzór wypełnionego oświadczenia o wydaniu majątku materialnego na potrzeby instytucji w formularzu OKUD 0504210 można pobrać na naszej stronie internetowej.

Pewne niuanse księgowe, które wpływają na tworzenie wyciągu

Podczas rozpowszechniania MC w instytucjach budżetowych głównym pytaniem jest, jak prawidłowo sklasyfikować MC do celów księgowych i odpisów. Nie ma specjalnych wyjaśnień ze strony organów regulacyjnych w tej kwestii. Jednocześnie istnieją różnice w procedurach jednorazowego odpisu MC (zgodnie z oświadczeniem) i odpisu zgodnie z ustawą. W drugim przypadku konieczność umorzenia (a także decyzja o zakupie) musi zostać sformalizowana decyzją specjalnej komisji. Aby nie zwoływać prowizji za każdy fakt zakupu lub wydania dziurkaczy i jednorazowych wkładów do sprzętu biurowego, organizacje budżetowe zwykle ustalają określoną klasyfikację zakupionych i zużytych przedmiotów wartościowych. Wszystkie instytucje MC wchodzące do obiegu są podzielone na grupy księgowe, które są następnie formalizowane za pomocą tego lub innego ustalonego dokumentu (oświadczenia lub aktu). Kryteria tej klasyfikacji muszą być opisane w zasadach rachunkowości.

Drugim niuansem, który również powinien zostać uwzględniony w polityce rachunkowości przed jej zastosowaniem w praktyce, jest określenie kosztu odpisu MC. Instrukcja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 grudnia 2010 r. Nr 157n dla pracowników państwowych przewiduje tylko 2 metody: po cenie każdej jednostki i po koszcie średnim (klauzula 108 instrukcji). Należy wybrać preferowaną metodę, utrwalić ją w zasadach rachunkowości i stosować konsekwentnie z roku na rok. Jak widać z wypełnionego wyciągu, wybrana metoda będzie miała bezpośredni wpływ na wypełnienie oświadczenia o wydaniu MC i końcowe wyniki na nim.

WAŻNY! Wybrany sposób odpisu nie podlega zmianie w trakcie roku sprawozdawczego.

Przykład polityki rachunkowości dla instytucji budżetowej można znaleźć tutaj: „Przykład polityki rachunkowości w instytucji budżetowej (niuanse)” .

Trzeci aspekt, który rozważymy w ramach tego materiału, dotyczy przypisania nazw i kodów MC, które są zawarte w arkuszu wydania. Tworząc podręcznik nomenklatury (dotyczy to przede wszystkim programów komputerowych), księgowy musi szukać rozsądnej równowagi pomiędzy szczegółowym opisem przedmiotu w nazwie z jednej strony, a brakiem szczegółów z drugiej.

Przykładowo w podanym przykładzie mamy do czynienia z przedmiotem – papierem. Jeśli w swojej księgowości po prostu zapiszesz „papier”, który można kupić w różnych cenach i wydać w paczkach lub arkuszach, łatwo się domyślić, że w Twojej księgowości szybko zapanuje zamieszanie. Z drugiej strony, jeśli nadmiernie uszczegółowisz księgowość, na przykład tworząc osobne pozycje dla każdej partii papieru od różnych producentów i dostawców, zamieszanie pojawi się nie mniej szybko i z nie mniejszym prawdopodobieństwem.

W próbce podanej jako przykład znaleziono zrównoważone rozwiązanie - nazwa MC jest zestawiana zgodnie z zasadą 3 kroków:

• rodzaj MC - „papier”;
• główne cechy - „opakowanie” (tj. ten papier jest kupowany i wydawany w paczkach) i format;
• koszt (cena) zakupu - 135 rubli. za opakowanie (opcja ta jest wygodna w przypadku odpisywania po cenie rzeczywistej i są dostawcy o stosunkowo stabilnych cenach).

Kodowanie towaru jak widać opiera się na analogii z numerami kodu uznanego konta, na którym zapisywane są pozycje magazynowe. Zgodnie z ogólną zasadą (wychodzącą z wyjaśnień do uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 09.08.1999 nr 66), jeśli w zatwierdzonej formie nie ma specjalnego odniesienia do klasyfikatora ogólnorosyjskiego ( na przykład „kod według OKVED” lub „kod według OKUD”), wówczas kod oznacza kod według wewnętrznego systemu kodowania przyjętego przez instytucję.

Aby uniknąć problemów kontrowersyjnych (na przykład z inspektorami z wyższych struktur), w zasadach rachunkowości instytucji należy ustalić standard nadawania nazw i kodów MC.

Wyniki

Wykaz emisji aktywów materialnych w formularzu OKUD 0504210 obowiązuje od 2015 roku. Wypełnienie oświadczenia samo w sobie nie jest trudne, jeśli księgowanie odpowiednich rodzajów pozycji zapasów jest odpowiednio zorganizowane, a zastosowane niuanse są zapisane w zasadach rachunkowości instytucji budżetowej.

MX-20— ujednolicony dokument stanowiący raport o ruchu pozycji magazynowych (materiałów i materiałów). Jakie są funkcje pracy z tym dokumentem i gdzie można pobrać jego formularz i próbkę, powiemy Ci w naszym artykule.

Co to jest mundur MX-20?

MX-20 to ujednolicona forma raportowania ruchu pozycji magazynowych w miejscach ich składowania. Raport przekazywany jest do działu księgowości przez osobę odpowiedzialną finansowo (MRO) po ustalonym okresie sprawozdawczym. Forma tego dokumentu została zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 09.08.1999 nr 66.

Protokół sporządzony w formularzu MX-20 wskazuje w szczególności:

• nazwy towarów i materiałów;
• asortyment, wskaźniki ilościowe towarów i materiałów;
• ceny księgowe poszczególnych pozycji zapasów;

Zapisy w tym raporcie dokonywane są w korelacji z każdym podstawowym dokumentem paragonu i wydatku, a także z uwzględnieniem sald zapasów.

Dokument podpisuje MOL, a następnie księgowy, który poświadcza, że ​​formularz został zweryfikowany.

Ilość potrzebnych egzemplarzy formularza MX-20 ustalana jest na podstawie zasad rachunkowości obowiązujących w danym podmiocie gospodarczym. Podobnie na poziomie dokumentu wewnętrznego ustalana jest kompletność raportu. W związku z tym dział księgowości może zobowiązać MOL do uzupełnienia raportu o przesunięciach pozycji zapasów innymi dokumentami potwierdzającymi. W takim przypadku informacja o ich liczbie jest wskazana w kolumnie „Dodatek” formularza MX-20.

O dokumentach służących do dokumentowania przyjęcia i zwrotu z przechowania przeczytasz w poniższych artykułach:

Skąd pobrać formularz MX-20

Formularz raportu ruchu pozycji magazynowych w formularzu MX-20 jest dostępny do pobrania na naszej stronie internetowej.

Możesz także pobrać wypełniony przykładowy formularz.