Decyzje komisji eksperckiej wchodzą w życie po. Komisja ekspercka organizacji i badania wartości dokumentów

Ostatnim etapem pracy z dokumentami w pracy biurowej jest obróbka plików w celu ich dalszego przechowywania i wykorzystania. Przygotowywanie skrzyń do przechowywania obejmuje badanie wartości naukowej i praktycznej dokumentów, rejestrację skrzyń, sporządzanie inwentarza skrzyń na okresy stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania.

Badanie wartości dokumentów -to jest wybór dokumentów dla stan przechowywania lub ustalenie okresów przechowywania w oparciu o przyjęte kryteria.

Ogólnie rzecz biorąc, zadania badania wartości dokumentów są następujące:

• * wybór dokumentów o znaczeniu politycznym, gospodarczym, naukowym i kulturalnym w celu ich późniejszego przekazania w celu trwałego przechowywania w archiwach państwowych Federacji Rosyjskiej;
• * selekcja do tymczasowego przechowywania dokumentów, które nie mają wartości naukowej i historycznej, ale zachowują znaczenie praktyczne;
• * selekcja do zniszczenia dokumentów, które nie mają wartości naukowej i utraciły znaczenie praktyczne;
• * ustalenie lub zmiana okresów przechowywania dokumentów. Dokumenty są oceniane w oparciu o zasady historyzmu, spójności i integralności. Kryteriami oceny dokumentów są ich pochodzenie, treść i cechy zewnętrzne.

Badanie wartości dokumentów odbywa się w kilku etapach, począwszy od bieżącej pracy urzędu, a skończywszy na archiwum państwowym.

Za pierwszy etap ustalania wartości dokumentów można uznać sporządzenie nomenklatury spraw, gdy okresy przechowywania tworzonych dokumentów są niejako z góry określone.

Drugie badanie wartości samych dokumentów przeprowadza się dwa lata później, kiedy dokumenty wyszły z pracy operacyjnej, podczas przygotowywania dokumentów do długotrwałego przechowywania lub dostarczenia do archiwów instytucji.

Po raz trzeci wartość dokumentów zostaje ponownie wyjaśniona w momencie przekazania ich na trwałe przechowywanie z archiwum instytucji do archiwum państwowego.

Badanie wartości dokumentów w instytucjach odbywa się pod przewodnictwem komisji eksperckiej (KE), która działa stale, a w dużych instytucjach działają centralne komisje eksperckie (CEK), które jednoczą i koordynują pracę KE strukturalnych podziały.

Komisje eksperckie. Badanie wartości w pracy biurowej przeprowadza się przy sporządzaniu nomenklatury spraw, przy formułowaniu spraw i sprawdzaniu prawidłowości przyporządkowania dokumentów do spraw, a także przy przygotowywaniu spraw do późniejszego przechowywania i przydzielaniu spraw do zniszczenia.

Aby zorganizować i przeprowadzić badanie wartości dokumentów, ich selekcję do przechowywania i zniszczenia, w instytucji tworzy się stałą komisję ekspercką (KE). W ministerstwach i departamentach, centralnych organach organizacji publicznych, tworzone są centralne komisje eksperckie (CEC), których zadaniem jest selekcja i przekazywanie dokumentów do przechowywania państwowego, a także kontrola i udzielanie pomocy metodycznej podległym organizacjom.

CEC i EC są organami doradczymi. Współpracują w stałym kontakcie z eksperckimi komisjami weryfikacyjnymi (EPC) właściwej instytucji archiwalnej, od których otrzymują instrukcje organizacyjne i metodyczne.

Tryb organizacji pracy Centralnej Komisji Wyborczej (KE) i jej zadania określają „Podstawowe zasady funkcjonowania Archiwum Departamentowego”. KE tworzona jest na zlecenie kierownika spośród wykwalifikowanych pracowników z dużym doświadczeniem zawodowym, kierowników biura, archiwum wydziałowego i kierownika działu księgowości (3-5 osób). W małych firmach w skład KE wchodzi sekretarz i księgowy.

Zadania KE (CEK):

• - rozpatrzenie projektu nomenklatury spraw instytucji i jej podziałów strukturalnych;
• - organizowanie corocznej selekcji dokumentów do przechowywania i zniszczenia;
• - uwzględnienie rocznych części inwentarza skrzyń stałego składowania i inwentarza skrzyń czasowego składowania (powyżej 10 lat), w tym: na temat personelu itp.

Badanie wartości naukowej i praktycznej dokumentów powinno być przeprowadzane systematycznie. Konkretne okresy przechowywania dokumentów ustalane są na podstawie specjalnie opracowanych i zatwierdzonych przez instytucje archiwalne wykazów materiałów dokumentacyjnych, wskazujących okresy przechowywania dla poszczególnych kategorii dokumentów.

Przeprowadzenie wyceny wartościowej. Co roku w pracy biurowej organizacji wybierane są dokumenty do stałego i tymczasowego przechowywania, a także do zniszczenia. Selekcji tej dokonują pracownicy jednostek strukturalnych przy udziale pracowników archiwum wydziałowego. Polega ona na analizie faktycznej treści dokumentów znajdujących się w sprawie. Nie tylko na podstawie tytułów spraw, ale poprzez przeglądanie dokumentów strona po stronie określa się ich wartość naukową i praktyczną oraz odpowiadający im okres przydatności do spożycia.

Instytucje archiwalne opracowały standardowe wykazy. Ustalają okresy przechowywania dokumentacji typowe dla większości instytucji, organizacji, przedsiębiorstw i odzwierciedlają ogólne funkcje i zagadnienia ich działalności (zarządzanie, kontrola, planowanie, księgowość, raportowanie, finansowanie, organizacja pracy, dostawa i sprzedaż produktów itp.).

W wyniku prac komisji eksperckiej powstają cztery grupy dokumentów o różnych okresach przechowywania:

• 1) trwałe przechowywanie w archiwach państwowych;
• 2) tymczasowe przechowywanie w archiwum wydziałowym (powyżej 10 lat);
• 3) tymczasowe składowanie (do 10 lat);
• 4) podlegają zniszczeniu wskutek upływu okresu przechowywania.

Sprawy stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz akt osobowych przekazywane są do archiwum wydziałowego. Ich przesunięcie następuje wyłącznie według zapasów. Sprawy tymczasowego przechowywania (do 10 lat) nie podlegają przekazaniu do archiwum wydziałowego. Są one przechowywane centralnie w służbie dokumentacji lub w oddziałach strukturalnych i po upływie terminu przechowywania ulegają zniszczeniu.

Po zatwierdzeniu inwentarza do trwałego przechowywania akt instytucja archiwalna zezwala instytucji na niszczenie dokumentów posiadających tymczasowe okresy przechowywania. Zniszczenie dokumentów jest udokumentowane w ustawach. Ustawę o przekazaniu dokumentów i akt do zniszczenia podpisują przewodniczący i członkowie KE, a zatwierdza ją kierownik instytucji.

Członkowie komisji: główna księgowa Michajłowa E.G.; kierownik działu prawnego Kovalenko L.V.; Kierownik Działu HR Nazarova K.A.

1. Przewodniczący komisji powinien przygotować i przekazać mi do zatwierdzenia do dnia 30 grudnia 2013 r. Regulamin komisji eksperckiej.
2. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją niniejszego zamówienia.

Dyrektor generalny V.R. Wiszniew Zastępca Wiszniewa Dyrektor Generalny Szef Przedszkolnej Instytucji Edukacyjnej Tolmachev I.S. Tołmaczow Wołodina V.N. Volodina 12.10.2013 12.10.2013 Zamówienie zostało sprawdzone przez: główną księgową Mikhailova E.G. Mikhailova 12.10.2013 Kierownik Działu Prawnego Kovalenko L.V. Kovalenko 12.10.2013 Kierownik Działu HR Nazarova K.A. Nazarova 12.10.2013 urzędnik 1. kategorii Solovyova L.D. Solovyova 12.10.2013 sekretarz referent Petrova T.A. Petrova 12.10.2013 W sprawie nr 10-11 Petrova 12.11.2013 T.A.

Przeprowadzenie badania wartości dokumentów

Uwaga

Najczęstszym z nich jest to, ile lat należy przechowywać dokumenty, których nie ma na Wykazie standardowych dokumentów archiwalnych i czy w ogóle trzeba je przechowywać? Jest mało prawdopodobne, aby sekretarz wziął na siebie odpowiedzialność za samodzielne podjęcie takiej decyzji. Drugim przypadkiem, w którym konieczne jest skorzystanie z pomocy ekspertów w wąskich zagadnieniach pracy biurowej, jest zatwierdzenie nomenklatury spraw na kolejny rok. Prawdopodobnie obejmuje przypadki, które firma chciałaby przechowywać dłużej niż 3 lub 5 lat podane na Liście.

Zatem zgodnie z Podstawowymi Zasadami Funkcjonowania Archiwów Organizacyjnych głównym zadaniem komisji eksperckiej jest badanie wartości dokumentów, czyli badanie dokumentów w oparciu o kryteria ich wartości w celu ustalenia okresu przechowywania dokumentów. dokumentów i wybierania ich do stałego przechowywania.

Przykładowe zamówienie na utworzenie komisji eksperckiej

Działalność gospodarcza przedsiębiorstw może wymagać od szefa organizacji specjalnej grupy pracowników, którzy są najbardziej kompetentni w każdej sprawie. Osoby posiadające maksymalną wiedzę na dany temat można nazwać ekspertami, a zwołaną grupę pracowników komisją ekspercką. Wydając polecenie powołania komisji eksperckiej kierownik potwierdza jej uprawnienia i określa zakres czynności, jakie musi wykonać powołana komisja.

Skład komisji eksperckiej, jej funkcje Naturalnie, jeśli komisja nazywa się komisją ekspercką, oznacza to, że jej uczestnicy muszą posiadać możliwie najwyższe kompetencje w określonej dziedzinie wiedzy. Szef tworzący taki organ musi otrzymać w formie wniosku takiej komisji najbardziej wiarygodne informacje o konkretnym zdarzeniu.

Komisja ekspercka organizacji i badania wartości dokumentów

• przygotowanie i przedłożenie do rozpatrzenia przez EPC zespołu archiwalnego wniosków w sprawie zmiany okresów przechowywania kategorii dokumentów określonych w wykazach oraz ustalenia okresów przechowywania dokumentów nieprzewidzianych w wykazach;
• udział w przygotowaniu i rozpatrywaniu projektów dokumentów regulacyjnych i metodologicznych dotyczących zagadnień pracy z dokumentami w organizacji.

Wyniki prac komisji dokumentuje się protokołem (Przykład 2). Wybór dokumentów do przechowywania Podczas badania wartości dokumentów wybiera się dokumenty stałego i tymczasowego (ponad 10 lat) przechowywania w celu przeniesienia do archiwum organizacji; wybór dokumentów z tymczasowym okresem przechowywania (do 10 lat włącznie) i oznaczeniem „Do czasu przeminięcia potrzeby”, z zastrzeżeniem dalszego przechowywania w jednostkach strukturalnych; przydział na zniszczenie dokumentów za lata ubiegłe, których okres przechowywania upłynął.

Zatwierdzony

EC jako konsultanci i eksperci dla pracowników pionów strukturalnych Spółki, przedstawicieli instytucji Służby Archiwalnej Państwowej oraz organizacji zewnętrznych; 5.4. informować Dyrektora Generalnego Spółki w sprawach należących do kompetencji KE; 5.5. reprezentuje Spółkę w organach Państwowej Służby Archiwalnej Federacji Rosyjskiej.

1. Organizacja pracy KE
   1. Wszystkie posiedzenia KE są nagrywane.
   2. KE działa według rocznego planu zatwierdzonego protokołem posiedzenia KE.
   3. Dokumenty przygotowane do przekazania do archiwum Spółki przekazywane są zastępcy przewodniczącego KE (w przypadku nieobecności wiceprzewodniczącego – przewodniczącemu KE).

2.2. organizowanie oględzin wartości dokumentów

• ustawodawstwo
• literatura
• praktyka
• warunki

Aby zorganizować i przeprowadzić badanie wartości dokumentów, w organizacji tworzy się stałą centralną komisję ekspertów (CEC). Badanie wartości dokumentów odbywa się corocznie w działach strukturalnych organizacji przy udziale odpowiednich specjalistów . Ostateczną decyzję podejmuje Centralny Komitet Wykonawczy organizacji. Funkcje i uprawnienia centralnej komisji eksperckiej, a także organizację jej pracy określa regulamin, który zatwierdza kierownik przechowywanie odbywa się w oparciu o wykazy dokumentów wskazujące okresy ich przechowywania oraz nazewnictwo akt organizacji według przeglądu akt strona po stronie.

Jak stworzyć komisję ekspercką?

Wyboru dokumentów do przechowywania i zniszczenia należy dokonać poprzez przeglądanie akt arkusz po arkuszu. Niedopuszczalne jest przeprowadzanie badania wartości dokumentów wyłącznie na podstawie nagłówków spraw w nomenklaturach, inwentarzach działów strukturalnych organizacji lub na okładkach spraw bez zapoznania się z samymi dokumentami. W przypadkach przeznaczonych do trwałego i długotrwałego (powyżej 10 lat) przechowywania zajęciu podlegają duplikaty dokumentów, kopie robocze oraz kopie dokumentów w formie nieformowanej.
Przy wyborze spraw do przechowywania określa się także charakter powtórzenia i przyswojenia informacji zawartych w innych dokumentach, biorąc pod uwagę rodzaj, formę i kompletność powtórzenia i przyswojenia. Przechowywanemu podlegają wyłącznie dokumenty oryginalne, a w przypadku ich braku (zaginięcie, zajęcie) – uwierzytelnione kopie, gdyż ma to istotne znaczenie w ich przyszłym wykorzystaniu.

Katalog prawników

Ważny

Petuchow, osoba odpowiedzialna za archiwum, która przedstawiła do rozpatrzenia członkom komisji inwentarz nr 1 akt osobowych personelu Russian Textile LLC i jej poprzedniczki Textile Firm LLP za lata 1994–2001. Inwentarz obejmuje zamówienia kadrowe i dokumentację płacową pracowników. Dokumenty zawarte w inwentarzu mają wieloletni termin ważności wynoszący 75 lat i stanowią podstawę do stwierdzenia stażu pracy i wynagrodzeń pracowników.

Dokumentacja jest uporządkowana zgodnie z Podstawowymi Zasadami Funkcjonowania Archiwów Organizacyjnych (zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002). PRELEGENCI: Karimov I.V., Gusev S.I., Polunina E.F. – zaproponowano wyrażenie zgody na przedstawiony inwentarz.

Zarządzenie w sprawie utworzenia przykładowego formularza prowizji eksperckiej

Okres przechowywania dokumentów liczony jest od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały sporządzone. Na przykład akta ukończone w 2005 r. i posiadające okres ważności wynoszący 5 lat muszą zostać zniszczone w 2011 r. Jeśli plik składa się z kilku tomów zawierających dokumenty z określonego okresu (na przykład dokumenty, które posłużyły za podstawę zapisów księgowych, są tworzone z reguły według miesięcy), wówczas obliczenie okresu przechowywania tego pliku ( a nie część lub objętość) jest podobne do obliczenia podanego wyżej, tj.

Nie można niszczyć dokumentów sporządzonych w sprawie np. za lipiec 2003 r., których okres przechowywania wynosi 5 lat w dniu 1 sierpnia 2005 r., można je zniszczyć dopiero 1 stycznia 2009 r. Okres ważności dokumentów na nośnikach nietradycyjnych odpowiada okresowi ważności podobnych typów dokumentów na nośnikach tradycyjnych.
Rosarchów z dnia 19 stycznia 1995 r. Nr 2. Zadania i funkcje KE Do głównych zadań KE (CKW) należą:

• organizowanie i przeprowadzanie badania wartości dokumentów na etapie pracy biurowej przy sporządzaniu nomenklatury spraw i ich tworzenia;
• organizowanie i przeprowadzanie badania wartości dokumentów na etapie przygotowania ich do przekazania do archiwum organizacji;
• organizowanie i przeprowadzanie selekcji, przygotowywanie dokumentów do przekazania do trwałego przechowywania w archiwum państwowym lub miejskim.

Główne funkcje EC (CEC) to:

• organizowanie corocznej selekcji dokumentów do przechowywania i zniszczenia;
• rozpatrzenie i przedłożenie do zatwierdzenia i zatwierdzenia przez EPC zespołu archiwalnego projektów nomenklatur akt organizacji, inwentarzy akt trwałego i długoterminowego przechowywania, m.in.

Procedura ta polega na badaniu dokumentów według ustalonych kryteriów ich wartości, aby wskazać okres przechowywania dokumentów i sortowaniu niezbędnym do ich późniejszego umieszczenia w Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej.

Po upływie okresu przechowywania dokumenty są one oceniane i przygotowywane do dalszego przechowywania i wykorzystania. Taki zestaw działań obejmuje:

• badanie wartości merytorycznej prac w celu określenia ich możliwego zastosowania praktycznego i naukowego;
• tworzenie i przygotowanie plików do przechowywania archiwalnego;
• sporządzanie inwentarzy akt osobowych, okresów przechowywania stałego i czasowego;
• przeniesienie spraw do archiwum firmowego;
• usuwanie przeterminowanych dokumentów, które nie mają wartości praktycznej ani naukowej.

W przypadku agencji rządowych władzy wykonawczej ustawa określa okres przechowywania dokumentów w miejscu ich utworzenia. Przypadki tymczasowego (powyżej 10 lat) i stałego przechowywania należy umieścić w archiwum nie później niż 3 lata i nie wcześniej niż 1 rok od dnia ich przechowywania i wykorzystania przez jednostki strukturalne. Umieszczanie informacji w archiwach federalnego organu wykonawczego odbywa się zgodnie z inwentarzami stałego, tymczasowego przechowywania i personelu, które są przygotowywane w wydziałach strukturalnych federalnego organu wykonawczego. Przypadki tymczasowego składowania (do 10 lat włącznie) podlegają utylizacji w przewidziany sposób.

Pojęcie wartości dokumentu nie ma jednej definicji. Ta cecha zależy od wielu czynników. Niektóre dokumenty zawierają informacje wymagane do rozwiązania wysoce specjalistycznego problemu. Tym samym po wykonaniu zadania papier traci na wartości. Inne dokumenty (na przykład korespondencja biznesowa) mogą zawierać dane istotne przez długi okres czasu. Dlatego okres ważności dokumentów tego rodzaju wynosi 5 lat. Jednak większość dokumentów zachowuje swoją wartość i aktualność przez długi (lub stały) okres i może być wykorzystywana nie tylko do celów praktycznych, ale także naukowych. Należą do nich artykuły zawierające informacje o życiu kulturalnym, naukowym, politycznym społeczeństwa, pracy agencji rządowych, działalności urzędników i naukowców itp. Dokumenty takie przechowywane są w archiwach państwowych Federacji Rosyjskiej. Zatem głównym kryterium wyboru dokumentów do przechowywania jest znaczenie zawartych w nich informacji.

Badanie wartości poprzedza wybór dokumentów przeznaczonych do przechowywania stałego i czasowego, wybór akt z okresem tymczasowego przechowywania (do 10 lat) i oznaczeniem „Do czasu przeminięcia potrzeby” (do przechowywania w jednostkach strukturalnych) oraz przydzielanie dokumentów do zniszczenia. Dodatkowo dla spraw wybranych do archiwum określa się, jak długo określone w nich informacje będą istotne i pożądane.

Ocena wartości składa się z kilku etapów. Wstępnie dokumenty podlegają ocenie i selekcji w momencie przekazania spraw do archiwum po zakończeniu cyklu zarządzania dokumentacją. W organach władzy wykonawczej badanie wartości akt trwałych i tymczasowych przeprowadzane jest corocznie bezpośrednio przez kierowników spraw wraz z komisją ekspercką pod przewodnictwem archiwum. Wycena wartości dokonywana jest na podstawie:

• standardowe i wydziałowe wykazy dokumentów ze wskazaniem okresów ich przechowywania – dokumenty normatywne i metodologiczne Archiwów Federalnych oraz organów zarządzających archiwami w regionach;
• aktualne ustawodawstwo w zakresie spraw archiwalnych;
• nomenklatura przypadków.

Jednym z kluczowych kryteriów oceny wartości dokumentu jest wartość zawartych w nim informacji, która z kolei zależy od wagi wydarzenia, zjawiska lub faktu utrwalonego w piśmie, a także od kompletności, niepowtarzalności i nowość informacji.

Dokumenty zarządcze dzielą się na kilka grup:

• obejmujące główną działalność organizacji i oddziałów (posiadają stały okres ważności);
• niezbędne do odniesienia, wyjaśnienia, zawierające dodatkowe informacje, raportowanie operacyjne i księgowe (okres przechowywania - od kilku miesięcy do kilku lat);
• dane osobowe są przechowywane na stałe lub przez kilka dziesięcioleci. Rozkazy dotyczące zatrudnienia, zwolnienia, przeniesienia, karty i akta osobowe, umowy o pracę, konta osobiste pracowników należy przechowywać przez 75 lat.

Do archiwum przekazywane są do przechowywania wyłącznie oryginalne dokumenty, sporządzone i poświadczone zgodnie ze wszystkimi ustalonymi zasadami. W wyjątkowych przypadkach (np. w przypadku zagubienia oryginału) do archiwum przesyłane są starannie uwierzytelnione kopie. Ponadto czasami do oryginału dołączana jest kopia, jeśli jest ona w złym stanie.

Komisja ekspercka

Specjalnie powołana komisja ekspercka (KE) jest odpowiedzialna za ustalenie wartości dokumentów i ich późniejsze przekazanie w celu trwałego przechowywania w archiwach.

W strukturach władzy wykonawczej, dużych instytucjach i przedsiębiorstwach tworzone są również dodatkowo centralne komisje eksperckie, które są niezbędne również organizacjom posiadającym podległą sieć. W tym przypadku CEC monitoruje pracę KE w oddziałach, a także zapewnia wszelką możliwą pomoc metodyczną podczas egzaminów.

Zarówno CKW, jak i KE są organami doradczymi, które funkcjonują we współpracy z eksperckimi komisjami weryfikacyjnymi (EPC) archiwów, które wydają instrukcje o charakterze organizacyjnym i metodologicznym. EPD podejmuje ostateczną decyzję co do wartości dokumentów i kontroluje bezpieczeństwo cennych informacji, dlatego KE ściśle z nią współpracują.

Komisja ekspertów składa się z 3-5 doświadczonych, wykwalifikowanych pracowników wybranych przez menedżera, którzy doskonale znają strukturę, niuanse pracy biurowej i skład dokumentacji tej organizacji. W komisji musi znaleźć się osoba odpowiedzialna za archiwum. Przewodniczący wybierany jest spośród kierownictwa instytucji. W skład CEC wchodzi także przedstawiciel władzy archiwalnej.

Ogólną procedurę działania KE określają Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów organizacyjnych, Regulamin modelowy Centralnej Komisji Ekspertów (CEC) Ministerstwa (departamentu) Federacji Rosyjskiej (1998) oraz Regulamin modelowy dotyczący Komisja Ekspertów (KE) (1995). Indywidualne rozporządzenie w sprawie WE, opracowane na podstawie Regulaminu Modelowego, jest zatwierdzane przez dyrektora organizacji. Dokument składa się z rozdziałów, których tekst podzielony jest na litery numerowane cyframi arabskimi. Regulamin wskazuje cel utworzenia KE, tryb kształtowania składu komisji, przewodniczącego i sekretarza oraz status organu doradczego przy kierowaniu instytucją.

Regulamin musi zawierać Wykaz dokumentów regulujących prace komisji (ustawy i inne akty prawne dotyczące spraw archiwalnych, instrukcje organu zarządzania archiwami Federacji Rosyjskiej (Rosarchów) lub organów zarządzania archiwami podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, inne dokumenty normatywne i metodologiczne opracowane przez władze archiwalne, standardowe i wydziałowe wykazy dokumentów ze wskazaniem okresów ich przechowywania).

Główne funkcje komisji eksperckiej:

• organizowanie i przeprowadzanie badania wartości dokumentów bezpośrednio w trakcie pracy biurowej, przy sporządzaniu nomenklatury oraz w procesie tworzenia spraw;
• organizowanie i przeprowadzanie oględzin wartości dokumentów przed ich przekazaniem do archiwum;
• organizowanie i przeprowadzanie selekcji oraz przygotowanie dokumentów do przekazania do trwałego przechowywania w archiwum państwowym lub miejskim.

Zgodnie z Podstawowymi Zasadami Funkcjonowania Archiwów Organizacji komisje eksperckie pełnią następujące funkcje:

1. coroczny wybór skrzynek do przechowywania i zniszczenia;
2. zatwierdzenie (zatwierdzenie):

• projekty nomenklatur spraw organizacji (skonsolidowanych i według podziałów strukturalnych);
• inwentarze akt trwałych i tymczasowych (powyżej 10 lat) przeznaczonych do przeniesienia do archiwum organizacji (w tym akta osobowe);
• inwentarze spraw podlegające przekazaniu do magazynu państwowego zgodnie z umową zawartą przy utworzeniu Państwowej Służby Archiwalnej. Inwentarze takie dodatkowo zatwierdzane są przez ekspercką komisję weryfikacyjną właściwej instytucji archiwalnej;
• ustawy o dysponowaniu dokumentami;

zmiana okresów przechowywania plików;

udział w przygotowaniu i rozpatrywaniu projektów dokumentów regulacyjnych i metodologicznych dotyczących zagadnień obiegu dokumentów w instytucji.

Ponadto komisje eksperckie monitorują przygotowanie spraw w pracy biurowej i jakość przygotowania dokumentów po przeniesieniu do archiwum organizacji; udzielamy pomocy metodycznej i praktycznej w kwestiach badania wartości dokumentów, sporządzania nomenklatur spraw, inwentarzy, aktów itp.

Uprawnienia członków komisji eksperckiej reguluje Regulamin.

Zgodnie z zatwierdzonym planem pracy KE spotkania odbywają się w miarę potrzeb (1-2 razy w roku). Decyzje zapadają w drodze głosowania (określając większość). Z posiedzeń sporządzany jest protokół, który podpisuje przewodniczący i sekretarz komisji. Podjęte decyzje stają się ważne dopiero po ich zatwierdzeniu przez menadżera.

Komisja ekspercka

badanie wartości dokumentu

W organizacjach tworzone są stałe komisje eksperckie w celu badania dokumentów tworzonych i otrzymywanych z zewnątrz, a także przeglądu dokumentów normatywnych i metodologicznych dotyczących pracy służb wsparcia dokumentacji (DOU), opisów stanowisk dotyczących pracy z informacjami, arkuszy dokumentów formularze i inne kwestie (WE).

W ministerstwach i departamentach oraz innych organizacjach posiadających podległą sieć tworzone są centralne komisje eksperckie (CEC).

Centralna Komisja Ekspertów (komisja ekspertów) jest tworzona na polecenie kierownika organizacji spośród najlepiej wykwalifikowanych pracowników składających się z co najmniej trzech osób. W skład komisji eksperckiej organizacji musi wchodzić kierownik archiwum organizacji lub osoba odpowiedzialna za archiwum organizacji. Wskazane jest włączenie do centralnej komisji eksperckiej przedstawiciela instytucji archiwalnej, dla której organizacja ta jest źródłem pozyskiwania.

Na przewodniczącego centralnej komisji eksperckiej (komisji eksperckiej) powoływany jest jeden z czołowych pracowników organizacji, który nadzoruje kwestie prowadzenia dokumentacji i archiwizacji organizacji.

Do głównych zadań centralnej komisji eksperckiej (komisji eksperckiej) należy:

organizowanie i przeprowadzanie badania wartości dokumentów na etapie prac biurowych przy sporządzaniu nomenklatury spraw oraz w procesie tworzenia spraw;

organizowanie i przeprowadzanie badania wartości dokumentów na etapie przygotowania ich do przekazania do archiwum organizacji;

organizowanie i przeprowadzanie selekcji oraz przygotowanie dokumentów do przekazania do trwałego przechowywania w archiwum państwowym lub miejskim.

Do głównych funkcji centralnej komisji eksperckiej (komisji eksperckiej) należą:

organizowanie corocznej selekcji skrzynek do przechowywania i zniszczenia;

rozpatrzenie i przedłożenie do zatwierdzenia i uzgodnienia z ekspercką komisją weryfikacyjną (EPC) placówki archiwalnej projektów nomenklatur akt organizacji, inwentarzy składowania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat), łącznie z personelem, aktów o przeznaczeniu do zniszczenia akt które nie podlegają przechowywaniu;

przygotowanie i przedłożenie do rozpatrzenia przez ekspercką komisję weryfikacyjną instytucji archiwalnej wniosków w sprawie zmiany okresów przechowywania niektórych kategorii dokumentów określonych w wykazach oraz ustalenia okresów przechowywania dokumentów nieujętych w spisach;

udział w przygotowaniu i rozpatrywaniu projektów dokumentów regulacyjnych i metodologicznych dotyczących zagadnień pracy z dokumentami w organizacji.

Centralna Komisja Ekspertów (komisja ekspertów) odbywa posiedzenia zgodnie z planem pracy, a w razie potrzeby decyzje podejmowane są kolegialnie większością głosów. Posiedzenia centralnej komisji ekspertów (komisji ekspertów) są protokołowane. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz komisji. Decyzje centralnej komisji eksperckiej (komisji ekspertów) wchodzą w życie po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji. Protokoły centralnej komisji eksperckiej (komisji eksperckiej), zawierające decyzje w sprawie zatwierdzenia projektu standardu i przybliżonej nomenklatury spraw, zmiany okresów przechowywania dokumentów ustalonych normami i wydziałowymi wykazami dokumentów wskazującymi okresy ich przechowywania, a także normami i przykładowe nomenklatury spraw, zatwierdzane są dopiero przez kierownika organizacji po ich rozpatrzeniu przez EPC właściwej instytucji archiwalnej.

Mówiąc o pracy centralnych komisji eksperckich (komisji eksperckich), należy zauważyć, że działają one w oparciu o Regulamin stałej (centralnej) komisji eksperckiej zatwierdzony przez kierownika organizacji. Opracowując ten dokument regulacyjny, możesz skorzystać z Regulaminu modelowego stałej komisji eksperckiej instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa, zatwierdzonego zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 19 stycznia 1995 r. nr 2.

Badanie wartości materiałów polega na wyborze skrzyń przeznaczonych do przechowywania w archiwum państwowym lub ustaleniu okresów przechowywania w oparciu o istniejące kryteria. Cele egzaminu:

selekcja dokumentów o znaczeniu naukowym, politycznym, kulturalnym, gospodarczym w celu przekazania ich w celu trwałego przechowywania do archiwum państwowego;

wybór materiałów, które mają znaczenie praktyczne, ale nie zachowały wartości naukowej i historycznej, do tymczasowego przechowywania;

niszczenie dokumentów, które utraciły znaczenie praktyczne i nie mają wartości naukowej;

zmiany lub określenia okresów przechowywania.

Kryteria oceny

Materiały oceniane są w oparciu o zasady systematyczności, integralności i historyzmu. Głównymi wskaźnikami tego są ich cechy zewnętrzne, pochodzenie i znaczenie treści.

Wśród ogółu spraw istniejących w organizacji znajdują się zarówno dokumenty odzwierciedlające działalność instytucji, jak i dokumenty pełniące jedynie rolę pomocniczą, niezbędną do bieżącej pracy. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna przedsiębiorstwa należy do pierwszej grupy. Do drugiej grupy zaliczają się materiały, które po pewnym czasie tracą na znaczeniu i mają głównie cel referencyjny (księgowość, raportowanie operacyjne).

Autentyczność i kopie dokumentów

Przy wyborze pudełek do przechowywania archiwalnego preferowane są oryginały. Kopie muszą być uwierzytelnione oraz opatrzone datą i numerem. Do przyszłego wykorzystania duplikat należy wydać w odpowiednim czasie, szczególnie w przypadku stałego przechowywania.

Moc prawną mają wyłącznie prawidłowo wykonane oryginały. Jeżeli zawiera odpowiednie dane, wówczas kopie również mają moc prawną. W niektórych przypadkach wykorzystuje się stan fizyczny próbki. Jeśli ma szczególną wartość, ale jest poważnie uszkodzony, zostaje przywrócony. Do oryginału dołącza się kopię przywracanego dokumentu.

Komisje eksperckie

Przy sporządzaniu wykazu spraw, sprawdzaniu prawidłowego rozmieszczenia dokumentów, przygotowaniu do późniejszego przechowywania, przeznaczaniu ich do zniszczenia oraz przy sporządzaniu spraw przeprowadza się badanie wartości dokumentów.

Aby przeprowadzić i zorganizować tę procedurę, w przedsiębiorstwie, które działa stale, powołana jest komisja ekspertów. Centralne komisje eksperckie działają na poziomie ministerstw i departamentów. Ich celem jest selekcja dokumentacji do przechowywania stanu.

Komisja ekspertów tworzona jest na podstawie zarządzenia kierownictwa instytucji i składa się z maksymalnie pięciu pracowników posiadających doświadczenie i wiedzę na temat składu, struktury i pracy biurowej przedsiębiorstwa. Osoba odpowiedzialna za archiwum musi być członkiem komisji.

Organizacje prywatne samodzielnie podejmują decyzję o przeprowadzeniu badania wartości dokumentacji. Mają jednak obowiązek koordynować działania podejmowane w celu zniszczenia dokumentów z organami archiwalnymi.

Posiedzenia komisji eksperckiej zwoływane są co najmniej dwa razy w roku. Decyzje zapadają większością głosów. Sekretarz komisji i przewodniczący mają prawo podpisać protokół.

Strona 1

Centralne komisje eksperckie tworzone są w celu zapewnienia bezpieczeństwa cennych dokumentów historycznych powstałych w działalności organów rządu federalnego, organizacji i prowadzenia prac metodycznych nad badaniem wartości dokumentów i ich selekcją do trwałego przechowywania państwowego.  

Centralna komisja ekspercka ministerstwa (wydziału) zapewnia kierownictwo organizacyjne i metodyczne oraz kontrolę nad wszystkimi procedurami ustalania wartości dokumentów, zapewnienia ich bezpieczeństwa i ewidencji, przetwarzania i opisu archiwalnego, przekazywania dokumentów z zarządzania aktami do archiwum wydziałowego, przekazywania dokumentów do składowania państwowego.  

Personel centralnej komisji eksperckiej powoływany jest na polecenie Dyrektora Generalnego Bashtransgaz LLC spośród najbardziej wykwalifikowanych specjalistów, pod przewodnictwem jednego z zastępców Dyrektora Generalnego, co najmniej 3–5 osób. Osobą odpowiedzialną za archiwum jest sekretarz komisji.  

Centralna Komisja Ekspercka i Weryfikacyjna przy Archiwum Federalnym oraz Centralna Komisja Ekspertów Państwowej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej wspólną decyzją z dnia 27 czerwca 1996 r. dokonały zmian w tym Wykazie, wydłużając okres przechowywania poszczególnych dokumentów księgowych.  

W NRD produkcją i sprzedażą leków steruje Centralna Komisja Ekspertów, która nie może narzekać na nudę. Faktycznie w samym 1975 roku pod kontrolą znalazło się nie mniej niż 1600 leków dla ludzi, 400 leków weterynaryjnych, ponad 1000 artykułów higienicznych i 1750 leków stosowanych w diagnostyce chorób. Co roku z wykazu leków wyklucza się od 30 do 50 leków i dopisuje się do niego mniej więcej taką samą liczbę. Wymogi organów ds. zdrowia dotyczące naukowych dowodów skuteczności i bezpieczeństwa nowych leków stają się coraz bardziej rygorystyczne. Prowadzi to do tego, że w niektórych przypadkach koszt rozwiązania takich problemów wynosi obecnie aż do 80% całkowitego kosztu opracowania nowego leku.  

W dużych organizacjach o dużym wolumenie przepływu dokumentów tworzona jest Centralna Komisja Ekspertów (CEC), której głównymi zadaniami, oprócz wymienionych, jest przeglądanie i uzgadnianie wyników prac komisji eksperckich działów strukturalnych , warsztaty i filie.  

Ponadto Centralna Komisja Ekspercka i Weryfikacyjna przy Archiwum Federalnym oraz Centralna Komisja Ekspertów Państwowej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej wspólną decyzją z dnia 27 czerwca 1996 r. dokonały zmian w tym Wykazie, wydłużając okres przechowywania indywidualnych dokumenty księgowe.  

W dużych instytucjach i przedsiębiorstwach należących do kategorii I tworzone są centralne komisje eksperckie (CEC), jednoczące i koordynujące działalność komisji eksperckich pionów strukturalnych. Komisje eksperckie powoływane są na mocy zarządzenia kierownika instytucji i składają się z czterech do pięciu osób. W skład komisji powinni wchodzić wykwalifikowani specjaliści z dużym doświadczeniem i dobrą znajomością branży, a także kierownicy urzędów, archiwów i kierownik działu księgowości. Na czele komisji musi stanąć starszy pracownik instytucji.  

Skonsolidowaną nomenklaturę spraw organizacji podpisuje kierownik działu zarządzania biurem i kontroli przepływu dokumentów, uzgodniony z centralną komisją ekspercką (zwaną dalej CEC) Spółki, z ekspercką komisją weryfikacyjną (zwaną dalej jako EPK) Departamentu Archiwów Rządu Republiki Baszkortostanu i zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego Spółki.  

Zaleca się, aby ministerstwa i departamenty Federacji Rosyjskiej, w oparciu o Regulamin Modelowy, opracowały indywidualne regulaminy dotyczące centralnych komisji eksperckich i w porozumieniu z Rosarchowem wprowadziły je w życie.  

Badanie wartości dokumentów przeprowadza stała komisja ekspercka instytucji (KE); w instytucjach kategorii I zaleca się utworzenie centralnych komisji eksperckich Centralnej Komisji Ekspertów i KE w wydziałach strukturalnych.  

Szczególnie złożone kwestie eksperckie dotyczące rozwiązywania związku choroby z zawodem, a także sytuacje konfliktowe powstające podczas badań lekarskich, są rozpatrywane przez Centralne Komisje Ekspertów w Instytucie Badawczym Higieny Pracy i Chorób Zawodowych Akademii Nauk Medycznych ZSRR oraz Instytut Badawczy Gorkiego ds. Higieny Pracy i Chorób Zawodowych Ministerstwa Zdrowia RFSRR w określony sposób.  

Wyboru dokumentów do przechowywania i określenia dokumentów do zniszczenia dokonuje stała komisja ekspercka instytucji (KE), utworzona na polecenie kierownika. W instytucjach kategorii I tworzone są centralne komisje eksperckie (CEC) oraz komisje eksperckie wydziałów strukturalnych.  

Badanie wartości dokumentów w instytucjach odbywa się pod przewodnictwem komisji eksperckiej (KE), która działa stale. W dużych instytucjach o złożonej strukturze funkcjonują centralne komisje eksperckie (CEC), które jednoczą i koordynują prace komisji eksperckich pionów strukturalnych. Komisję ekspercką tworzy się na zlecenie kierownika spośród najlepiej wykwalifikowanych pracowników, posiadających duże doświadczenie zawodowe i dobrze znających branżę, a przede wszystkim kierownika urzędu, archiwum wydziałowego i kierownika działu księgowości. W małych instytucjach i firmach w skład komisji ekspertów wchodzi sekretarz i księgowy.  

Niniejsza Instrukcja określa, które dokumenty przekazywane są do archiwum, a które po upływie określonego czasu ulegają zniszczeniu w przedsiębiorstwie. Federalna Służba Podatkowa Federacji Rosyjskiej i Federalna Służba Archiwum Federacji Rosyjskiej zatwierdziły decyzję Centralnej Komisji Ekspertów Państwowej Służby Podatkowej Rosji w sprawie zmiany okresów przechowywania dokumentów księgowych z dnia 27 czerwca 1996 r. oraz Regulaminu rachunkowości oraz raport z dnia 27 sierpnia 1998 r. zwiększający minimalne okresy przechowywania niektórych dokumentów do pięciu lat.