Czy faktura jest wymagana czy nie? Jak wystawić fakturę: próbka

Zapłata (przedpłata) przez kupującego za świadczone mu usługi lub towar wysłany przez sprzedawcę (dostawcę) następuje na podstawie wystawionej faktury VAT. Dokument ten jest ważny zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego. Dzieje się tak dlatego, że na podstawie faktury kupujący będzie mógł potwierdzić zasadność dokonanej płatności. Sprzedający wykorzystuje fakturę jako podstawę do ewidencjonowania pozycji magazynowych w magazynie i planowania ich dalszych zakupów.

Formularz faktury do zapłaty nie ma jednolitej formy, dlatego organizacje mogą ją samodzielnie opracowywać i wykorzystywać w swoich działaniach. Głównym wymogiem formularza „domowego” jest zawartość podstawowych danych niezbędnych do udokumentowania faktu sprzedaży towaru (świadczenia usług). Należą do nich:

• niepowtarzalny numer seryjny dokumentu wskazany w nagłówku wraz z datą jego sporządzenia;
• szczegóły płatności odbiorcy środków (sprzedawcy). Może być wskazany jako próbne wypełnienie;
• dane płatnika i odbiorcy ze wskazaniem NIP, pełnej lub skróconej (zgodnie z Kartą) nazwy organizacji oraz adresu pocztowego;
• wykaz opłaconych towarów (usług) ze wskazaniem ich nazwy, jednostki miary, ilości i ceny, a także informacji podatkowych (w razie potrzeby oddzielonych od całkowitego kosztu towaru i ze wskazaniem kwoty podatku VAT).

Jako dodatkową informację możesz podać także warunki transakcji. Dane takie mogą obejmować np. warunki eksportu, warunki płatności za towar.

Warto zauważyć, że organizacje w niektórych przypadkach mogą używać standardowego formularza nr 868 jako faktury do zapłaty (zgodnie z zaleceniami metodologicznymi dotyczącymi rejestrowania i przetwarzania operacji odbioru, przechowywania i wydawania towarów, zatwierdzonymi pismem RF Komisja ds. Handlu z dnia 10 lipca 1996 r. nr 1-794/32-5).

Wypełnienie faktury zgodnie z formularzem nr 868

Wystawiając fakturę za pomocą formularza nr 868, konieczne jest, jeśli to możliwe, wypełnienie wszystkich wierszy. Jeśli jakieś pola pozostaną puste, zostanie w nich umieszczona myślnik.

Obowiązkowe dane formularza obejmują:
„Dostawca” - NIP, pełna lub skrócona (zgodnie z Kartą) nazwa organizacji dostawcy (sprzedawcy) towarów i materiałów.

„Adres” – adres pocztowy, numer telefonu kontaktowego/faksu, dane bankowe dostawcy (rachunek bieżący, rachunek korespondencyjny, BIC banku i lokalizacja (miasto) banku dostawcy).

„Nadawca i jego adres” - jeżeli dostawca i nadawca to ta sama osoba prawna, w wierszu wpisuje się „To samo”. W przeciwnym razie podawany jest NIP, pełna lub skrócona (zgodnie z Kartą) nazwa nadawcy, a także jego pełny adres pocztowy.

„Odbiorca i jego adres” – NIP, pełna lub skrócona (zgodnie z Kartą) nazwa odbiorcy i jego adres pocztowy.

„Zaakceptowano” – oznacza akceptację faktury.

„Płatnik i jego adres” - jeżeli płatnik i odbiorca są tą samą osobą prawną, wówczas w wierszu wpisuje się „Taki sam jak odbiorca”. Jeśli nie, podaje się jego NIP, pełną lub skróconą (zgodnie z Kartą) nazwę, pełny adres pocztowy i dane bankowe.

„Kwota faktury” - można wypełnić częściowo lub nie wypełnić w ogóle, wskazując całkowitą kwotę w wierszu „Sprzedaż ogółem”.

W razie potrzeby w formularzu tym określa się także sposób dostawy, dla którego znajduje się specjalna sekcja. Wskazuje: stację przeznaczenia i odjazdu, datę i sposób wysłania towaru (np. pojazdami dostawcy), rodzaj opakowania towaru (np. kontener), liczbę miejsc (np. ilość pudełek w partii), numer faktury lub paragonu (zgodnie z którym wysyłany jest towar), waga wysyłanej partii.

Główna tabela standardowego formularza nr 868 zawiera informacje o wysyłanym towarze (nazwa, ilość, cena, koszt, dane podatkowe).

Prawo do podpisania rachunku przysługuje kierownikowi i głównemu księgowemu organizacji. Dokument może także zostać podpisany przez urzędnika upoważnionego do tego stosownym postanowieniem lub pełnomocnictwem.

Jest to dokument umożliwiający dokonanie płatności. Może to być także umowa przedwstępna, w której sprzedawca podaje wykaz towarów lub usług z ustaloną dla kupującego ceną i ilością. Co do zasady faktura płatnicza wystawiana jest po zawarciu umowy pomiędzy stronami, jako jej uzupełnienie, jednak czasami może stanowić samodzielny dokument.

Przypadki, w których jest to wymagane:

• nie ma umowy, wówczas po dokonaniu płatności potwierdza transakcję;
• gdy ekspozycja jest określona w umowie.

Wydawane w jednym egzemplarzu w formie papierowej lub elektronicznej.

Kto wydaje

Fakturę wystawia zazwyczaj księgowy. Następnie przekazywany jest kierownikowi organizacji, który poświadcza go swoim podpisem.

Jeśli podczas rejestracji popełniono jakieś błędy, lepiej ich nie poprawiać, ale utworzyć od nowa.

Formularz faktury do zapłaty

Nie jest to podstawowy dokument księgowy, dlatego też forma faktury do zapłaty nie jest ujednolicona i nie zostały dla niej ustalone żadne rygorystyczne wymagania. Organizacja może opracować własną próbkę, na przykład fakturę do umowy na dostawę towarów. Najłatwiej jest skorzystać z programu księgowego, który prowadzi ewidencję.

Czy można zarejestrować się bez umowy?

Jest to możliwe, ale w tym przypadku musi zawierać wszystkie warunki, które powinny znaleźć się w umowie. Należą do nich:

• procedura i warunki płatności;
• nazwa i ilość towaru/usługi.

W tym przypadku jest to oferta i ma moc prawną.

Oferta na fakturę

Faktura w uproszczeniu jest propozycją handlową, na którą potencjalny klient wyraża zgodę i płaci lub odmawia. Wskazane jest złożenie odmowy w formie pisemnej. Nie ma jednolitego formularza oferty; podczas sporządzania organizacja budżetowa najczęściej korzysta z niezależnie opracowanego formularza.

Faktura stanowi ofertę, jeżeli zawiera następujące dane:

• miejsce docelowe,
• istotne warunki umowy;
• zamiar nadawcy (oferenta) uważać się za osobę, która zawarła umowę.

Aby miała ona moc prawną, odbiorca musi ją i w wystarczającym stopniu zapłacić (przyjąć), zgodnie z art. 438 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

Przyjrzyjmy się, jakie są oferty:

1. Nieodwołalne – zawarte ze wszystkimi, nieograniczone czasowo.
2. Bezpłatnie — najczęściej wykonywane w przypadku określonych organizacji, które mogą wykazać zainteresowanie produktem lub usługą.
3. Firmowe – wykonywane indywidualnie dla konkretnej organizacji, gdzie jasno określone są terminy, w jakich możliwa jest akceptacja.
4. Publiczna – oferta składana publicznie.

Przykładowa faktura

Umowa na fakturę

Jest to zasadniczo faktura do zapłaty i umowa w jednym dokumencie; od razu są w niej określone niezbędne warunki współpracy. Często dochodzi do wniosku, że podaż jest niewielka. Łatwiej i szybciej jest stworzyć dokument na jednej kartce papieru, niż drukować pełnoprawną umowę i tracić czas na jej zatwierdzenie.

Artykuł 441 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że przed zawarciem umowy można przedstawić ofertę.

Przegląd najważniejszych wydarzeń:

1. Można go podpisać jednostronnie. Najważniejsze jest spisanie klauzuli, że jeśli klient zapłaci, umowę uważa się za zawartą, a klient zgadza się na wszystkie określone warunki.
2. Sporządzono w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron. Obydwa mają tę samą moc prawną.

Przykładowa umowa na fakturę

Jako przykład podajemy przykładową umowę o fakturę za świadczenie usług.

Wymagane szczegóły

Musisz określić:

• nazwa i dane organizacji dokonującej kompilacji;
• nazwa dokumentu (nazwa jest oczywista);
• jego numer;
• data kompilacji;
• dostawca,
• odbiorca,
• wykaz towarów, robót budowlanych lub usług oraz kosztów;
• VAT (stawka i kwota) lub informacja dlaczego nie podlega VAT.

Instrukcje napełniania

Krok 1. Podaj szczegóły organizacji dostawcy (nazwa, adres prawny i faktyczny, kontakty, inne informacje).

Krok 2: Wypełnij sekcję odbiorcy. Proszę podać NIP, KPP i dane bankowe.

Krok 3. Wprowadź numer i datę dokumentu.

Krok 4. Podaj dane organizacji odbiorcy.

Krok 5. Określ zobowiązanie (umowa, umowa dodatkowa itp.), na podstawie którego wystawiany jest rachunek.

Krok 6. Wypełnij tabelę informacjami o zakupionych towarach, robotach lub usługach.

Wskazana jest ilość, objętość, jednostka miary, koszt jednostkowy i kwota ostateczna.

Pamiętaj, że część podatku VAT musisz przeznaczyć. Podanie informacji o podatku VAT jest konieczne nawet wówczas, gdy transakcja sprzedaży nie podlega opodatkowaniu.

Krok 7. Podaj nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych i ich podpisy.

Możesz umieścić pieczęć, ale pamiętaj, że nie jest to wymóg obowiązkowy, jeśli taki warunek nie jest zawarty w statucie organizacji.

Faktura płatnicza to dokument wystawiony przez sprzedawcę lub wykonawcę w celu zapłaty za jego usługi lub nabyty od niego towar, zwykle przelewem bankowym. Przykładowa faktura zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące zawartej transakcji (nazwa produktu, ilość, koszt), a także szczegółowe dane, za które należy dokonać płatności. Faktura spełnia kilka ważnych funkcji: jest komunikatem dla kupującego, że spodziewasz się zapłaty za towar, a w niektórych przypadkach jest także komunikatem dla kupującego o danych niezbędnych do dokonania płatności.

Opinie na temat konieczności wystawienia faktury do zapłaty (wzór można pobrać na końcu artykułu) są podzielone. Czy faktura jest dokumentem obowiązkowym? Ogólnie rzecz biorąc, nie. Istnieją jednak pewne przypadki, w których wystawienie faktury jest absolutnie konieczne: na przykład, gdy kwota do zapłaty nie jest określona w umowie lub umowa pomiędzy kupującym a sprzedającym nie została zawarta, a także gdy obowiązek sprzedającego wystawienia faktury jest wyraźnie określony w umowie.

Jak prawidłowo wypełnić fakturę

Ujednolicony formularz faktury nie został zatwierdzony, dlatego ten dokument może się różnić w zależności od firmy. Aby mieć pewność, że faktura nie wzbudzi żadnych zastrzeżeń ze strony Twojego kontrahenta i zostanie zapłacona w terminie, możesz pobrać wzór faktury, który znajduje się na końcu artykułu i na jego podstawie sporządzić swój dokument.

Gotowy dokument można sporządzić na papierze firmowym lub na zwykłym arkuszu A4; ten punkt w projekcie nie jest zasadniczy; Wskazane jest zatwierdzenie do zapłaty jednego wzoru faktury, co znacznie przyspieszy jej przygotowanie i pozwoli uniknąć błędów w dalszej pracy.

Pamiętaj o podaniu nazwy dokumentu: „faktura do zapłaty”. Oprócz nazwy wskazany jest unikalny numer seryjny rachunku (cyfry nie powinny się powtarzać) oraz data uzupełnienia rachunku. Należy pamiętać, że wskazana jest data wystawienia dokumentu, a nie data np. żądanej zapłaty faktury.

Jak wypełnić fakturę do zapłaty?

Należy podać szczegółowe dane sprzedawcy (dostawcy):

• Pełna nazwa firmy. Na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Ludmiła”. Jeżeli fakturę wystawia przedsiębiorca, wówczas podaje się pełną nazwę przedsiębiorcy.
• Pełny adres firmy;
• NIP firmy sprzedającej;
• Punkt kontrolny firmy sprzedającej;
• numer rachunku bankowego odbiorcy środków;
• numer konta korespondencyjnego;
• Możesz podać dane kontaktowe: numer telefonu, faks, adres e-mail.

Same dane dostawcy nie wystarczą. Przykładowa faktura do zapłaty powinna zawierać także dane samego kupującego:

• w przypadku organizacji: nazwa, adres rejestracyjny, NIP, ewentualnie punkt kontrolny i dane bankowe;
• w przypadku przedsiębiorców indywidualnych: można podać imię i nazwisko, NIP, adres rejestrowy, dane bankowe indywidualnego przedsiębiorcy; obowiązkowe – wskazanie, że dana osoba jest indywidualnym przedsiębiorcą;
• dla klientów – osób fizycznych: imię i nazwisko, adres rejestracyjny.

Zasady wypełniania faktury do zapłaty nie określają, w jaki sposób należy uzupełnić dane dostawcy i kupującego. Można je sformatować jako tabelę, sformatować jako kolumny w nagłówku dokumentu, oddzielone tytułem dokumentu – nie ma to znaczenia. Najważniejsze jest to, że szczegóły są wypełnione poprawnie i w całości.

Przykładowa faktura do zapłaty musi zawierać podstawowe informacje dotyczące zawartej transakcji (nazwa towaru, ilość towaru, koszt), za którą dostawca spodziewa się otrzymać zapłatę. Wskazane jest uporządkowanie tych informacji w formie tabeli:

• Numer w kolejności;
• Szczegółowe wskazanie, za co oczekuje się zapłaty – charakterystyka towaru, opis świadczonych usług;
• Jednostka miary (jeżeli faktura jest wystawiona za usługi, nie ma możliwości określenia jednostki miary – można wstawić myślnik);
• Liczba jednostek produktu;
• Cena za jednostkę;
• Całkowity koszt tej kategorii produktów.

Wypełnienie faktury do zapłaty (część główna) nie powinno rodzić pytań dla Klienta, dlatego nie ma potrzeby podsumowywania usług w formie faktury, łączenia wierszy, czy sumowania podobnych towarów. Kupujący musi wiedzieć, za jakie usługi jest wystawiana faktura. Błędne informacje w tej sekcji mogą spowodować opóźnienie w płatności przez kupującego.

Poniżej tabeli znajduje się całkowity koszt faktury. Kwota zapłaty wskazana jest odrębnie jako suma cen wszystkich towarów lub usług wskazanych powyżej na fakturze. W razie potrzeby wysokość podatku VAT wskazująca stawkę wskazana jest odrębnie. Jeżeli nie ma podatku VAT, faktura będzie zawierać informację „bez podatku VAT”.

Możesz osobno wskazać kwotę do zapłaty słownie, ale nie jest to konieczne. Słowne wskazanie kwoty nie poświadcza dodatkowo kwoty do zapłaty, ale bardzo często jest stosowane w praktyce w sposób podobny do oficjalnych form dokumentów płatniczych.

Przykładowa faktura do zapłaty powinna zawierać stanowiska osób odpowiedzialnych za realizację tej operacji (szef firmy, główny księgowy), należy złożyć ich podpisy oraz wyjaśnienie podpisu (nazwisko, inicjały ) należy wskazać. Jeżeli faktury przesyłane są e-mailem lub faksem, wymagane są podpisy faksowe.

Przykład wypełnienia faktury do zapłaty

Wskazane jest umieszczenie pieczątki pod podpisami, ale warunek ten nie jest bezwzględnie konieczny.

Faktura może zostać wystawiona na podstawie umowy, jak również jako samodzielny dokument. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, z których jeden wysyła się kontrahentowi pocztą elektroniczną lub doręcza osobiście, a drugi pozostaje u przedsiębiorcy, który go wystawił. Rachunek może być podstawą zarówno płatności gotówkowych, jak i bezgotówkowych. Jednak w praktyce dokument taki jak faktura praktycznie nie jest używany do płatności gotówkowych.

Poniżej znajduje się przykład wypełnienia faktury. Starannie wprowadź wszystkie dane, aby kupujący nie miał problemów z przelewem pieniędzy - wszak główną funkcją konta jest otrzymywanie pieniędzy za sprzedany towar.

Formularz faktury do zapłaty 2019 do pobrania w Excelu za darmo

01.02.2019

Faktura do zapłaty nie jest podstawowym dokumentem księgowym; nie ma zatwierdzonej formy dokumentu, ścisłej próbki ani jednolitej formy. Faktura płatnicza, stosowana w praktyce gospodarczej jako dokument podstawowy i stanowiąca podstawę zapłaty za towar (roboty, usługi), nie jest zawarta w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej.

Zgodnie z klauzulą ​​2 art. 9 ustawy federalnej nr 129-FZ obowiązkowymi danymi głównego dokumentu księgowego są:
1) nazwę dokumentu;
2) datę sporządzenia dokumentu;
3) nazwę podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
4) treść faktu życia gospodarczego;
5) wartość naturalnej i (lub) pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
6) nazwę stanowiska osoby (osób), która dokonała transakcji, operacji oraz osoby (osób) odpowiedzialnej za jej wykonanie albo nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej za realizację zdarzenia;
7) podpisy osób, o których mowa w ust. 6 niniejszej części, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Ponieważ podpis głównego księgowego lub menedżera nie znajduje się wśród takich obowiązkowych danych, jego obecność na rachunku jest opcjonalna. Na fakturze może znajdować się tylko jeden podpis osoby upoważnionej, menadżera, sprzedawcy itp. Pieczęć organizacji również nie jest obowiązkowym szczegółem konta.

Faktura płatnicza to opcjonalny dokument zawierający dane odbiorcy (sprzedającego) do płatności, zgodnie z którym płatnik (kupujący) przekazuje środki pieniężne za towary (pracę, usługi) wymienione na fakturze. Dokument służący kupującemu do zapłaty za zakupiony towar lub przekazania zaliczki (przedpłaty). Nigdy nie był dokumentem podstawowym, gdyż nie odzwierciedlał stanu życia gospodarczego. Zgodnie z ustawą federalną z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości” przez dokument podstawowy rozumie się dokument, na podstawie którego sporządzany jest fakt życia gospodarczego - transakcja, wydarzenie, operacja, która ma lub jest w stanie wpłynąć na sytuację finansową podmiotu gospodarczego, wynik finansowy jego działalności i (lub) przepływy pieniężne. Ważną funkcją faktury płatniczej jest pełnienie roli oferty przy zawieraniu umowy w przypadku jej braku jako odrębnego specjalistycznego dokumentu. Faktura, przy wyszczególnieniu wszystkich istotnych warunków transakcji, stanowi ofertę w rozumieniu art. 435 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej (Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej). Zapłata faktury - akceptacja oferty zgodnie z paragrafem 3 art. 438 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej. Faktura nosząca znamiona oferty po jej opłaceniu staje się dokumentem wskazującym na zawarcie transakcji pomiędzy stronami, nawet w przypadku braku umowy, jako dokument sporządzony odrębnie (zgodnie z art. 434 ust. 3 art. Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej). [

Przychodzi taki moment, że każdy przedsiębiorca świadczący usługi staje przed koniecznością wystawienia kontrahentowi faktury tytułem zapłaty za te same usługi. Ponieważ ustawodawca nie ustalił oficjalnie zatwierdzonej formy dokumentu, wykonawca ma prawo samodzielnie sporządzić taki dokument. Podstawą zapłaty za produkt lub usługę jest faktura VAT, dlatego musi zawierać szereg obowiązkowych danych. W tym artykule przyjrzymy się, jak wystawić fakturę od indywidualnego przedsiębiorcy (w załączniku znajdziesz wzór).

Co to za dokument?

Faktura to dokument wystawiony przez sprzedawcę/wykonawcę w celu zapłaty za jego towary/usługi, zawierający podstawowe informacje o transakcji, a także dane bankowe sprzedawcy/wykonawcy.

Celem tego dokumentu jest powiadomienie kontrahenta o konieczności przekazania środków na opłacenie pracy i usług.

Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze?

Wystawiając fakturę za usługi od indywidualnego przedsiębiorcy, której wzór znajdziesz w załączniku do tego artykułu, należy podać następujące informacje:

• Pełne imię i nazwisko IP
• INN IP
• Adres lokalizacji IP
• Dane bankowe
• Dane konta: numer, data
• Nazwa usług ze wskazaniem ich kosztu
• Całkowita kwota. Kwota podlegająca opodatkowaniu VAT (dla przedsiębiorców na OSN)

Czy wymagana jest faktura?

Obowiązkowe korzystanie z kont w działalności gospodarczej nie jest regulowane przez prawo, ponieważ nazwa i dane mogą być wskazane w innych dokumentach, a płatność może być dokonana za zgodą stron. Jednak dokument taki jak formularz faktury dla przedsiębiorców indywidualnych sprawia, że ​​kalkulacje są dokładniejsze, dlatego podmioty gospodarcze wolą z niego korzystać, nawet jeśli nie jest to przewidziane w umowie.

Istnieją przypadki, w których fakturowanie jest obowiązkowe, na przykład:

• jeżeli kwota do zapłaty nie została ustalona w umowie (na przykład za media itp.);
• jeżeli umowa przewiduje obowiązek wystawienia faktury.

Procedura rejestracji konta

Fakturę zawierającą wszystkie niezbędne dane możesz wystawić w dowolnym programie księgowym lub biurowym. Istnieje również wiele usług online, które umożliwiają generowanie przez Internet faktur do zapłaty dla indywidualnych przedsiębiorców, których próbki można również swobodnie przeglądać w Internecie. Faktura może występować w formie papierowej oraz elektronicznej (na przykład w formacie Word, Excel i PDF itp.)

Fakturę możesz przygotować albo na czystej kartce formatu A4, albo na papierze firmowym przedsiębiorcy, jeśli jest dostępny. Druga opcja występuje w praktyce znacznie częściej, ponieważ nie trzeba za każdym razem wpisywać informacji o wykonawcy.

Przy płatności za usługi należy podać cel płatności, rodzaj usługi/pracy oraz kwotę z podatkiem VAT i bez podatku VAT.

Procedura fakturowania

Faktura może zostać wystawiona na podstawie umowy, jak również jako samodzielny dokument. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, z których jeden wysyła się kontrahentowi pocztą elektroniczną lub doręcza osobiście, a drugi pozostaje u przedsiębiorcy, który go wystawił. Rachunek może być podstawą zarówno płatności gotówkowych, jak i bezgotówkowych. Jednak w praktyce dokument taki jak faktura praktycznie nie jest używany do płatności gotówkowych. W zależności od ustaleń stron faktura wystawiana jest przed lub po wykonaniu usługi/dostawie towaru.