Czcionka oficjalnych dokumentów GOST. Wymagania GOST dotyczące projektowania dokumentów tekstowych

Witam, proszę o informację jaką czcionką powinny być drukowane dokumenty kadrowe?

Odpowiedź

Z reguły w organizacjach większość dokumentów jest sporządzana czcionką Times New Roman, rozmiar czcionki wynosi 12-14. Te same wymagania określa GOST R 6.30-2003 „Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji. Wytyczne dotyczące wdrożenia”

Jednocześnie, jeśli używasz dokumentów podstawowej dokumentacji księgowej, ujednoliconej formy, najbardziej logiczne jest przestrzeganie tego samego formatu i rozmiaru czcionki podczas wypełniania.

Rodzaje dokumentów personalnych

W praktyce dokumenty, z którymi współpracuje dział personalny, można podzielić na trzy grupy:

Dział HR realizuje prace biurowe poprzez przygotowywanie projektów, koordynację i wydawanie dokumentów organizacyjnych, administracyjnych i informacyjnych oraz referencyjnych, ich rejestrację, księgowość i przechowywanie. Możesz użyć .

Dokumenty organizacyjno-administracyjne są dokumentami wewnętrznymi organizacji.

Dokumenty organizacyjne

Do dokumentów organizacyjnych zalicza się w szczególności:

układ zbiorowy;

regulaminy i instrukcje (Regulamin wynagrodzeń, regulamin premii);

Dokumenty administracyjne

Dokumenty administracyjne obejmują:

polecenia i instrukcje odzwierciedlające kwestie pracy z personelem (nakazy przyjęcia, zwolnienia, przeniesienia itp.);

dokumenty dotyczące personelu, odzwierciedlające przepływ i rozliczanie personelu (,).

Przygotowanie dokumentów

Organizuj swoją pracę z dokumentami organizacyjno-administracyjnymi według następującego schematu: przygotowanie projektu, zatwierdzenie, weryfikacja, zatwierdzenie, podpisanie (zatwierdzenie) przez kierownika, przekazanie odpowiedzialnym pracownikom do realizacji. Jest to określone w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Dokumenty informacyjne i referencyjne

Wszystkie informacje i dokumenty referencyjne można podzielić na trzy duże bloki.

Pierwszy blok to informacje przychodzące i dokumentacja referencyjna:

instrukcje od organizacji wyższych;

raporty z realizacji zadań, akty, pisma, notatki od podległych organizacji;

pisma, umowy, akty i inne dokumenty od innych organizacji;

wnioski, skargi, sugestie obywateli.

Drugi to informacja wychodząca i dokumentacja referencyjna:

odpowiedzi na napływające zapytania;

dokumenty inicjatywne i informacyjne organizacji (propozycje, wnioski, pisma, certyfikaty, recenzje, umowy itp.).

Trzeci to informacje wewnętrzne i dokumentacja referencyjna:

korespondencja wewnętrzna (raporty, urzędowe, objaśnienia);

inne dokumenty (protokoły, plany, akty, sprawozdania itp.).

Rachunkowość dokumentów informacyjnych i referencyjnych

Prowadź ewidencję informacji przychodzących i wychodzących oraz dokumentację referencyjną w służbie personalnej w dziennikach księgowych i korespondencyjnych. Korespondencję przychodzącą może obsługiwać specjalnie upoważniony pracownik HR (sekretarz, urzędnik).

Organizacja może otrzymać dokumenty pocztą, faksem, e-mailem, telegrafem lub przesyłką kurierską. Praca z dokumentami przychodzącymi przebiega według następującego schematu:

• sortowanie;

  przegląd zarządzania;

  kierowanie do wykonawców.

Obsługa przychodzących dokumentów

W pierwszej kolejności sprawdź poprawność dostawy i integralność opakowania (jeśli jest to przesyłka pocztowa). Następnie otwórz koperty i sprawdź, czy załączniki są kompletne. Jeżeli jakieś załączniki powinny znajdować się w inwentarzu, a ich brakuje, prosimy o powiadomienie nadawcy. Na dokumentach przychodzących należy podać datę otrzymania i seryjny numer konta. Następnie posortuj dokumenty według wykonawcy. Dokumenty kierowane do kierownika organizacji lub samej organizacji należy przekazać sekretarzowi kierownika, który je rejestruje. Dokumenty adresowane do jednostek strukturalnych zbierają i rejestrują sekretarze jednostek.

Dokumenty oznaczone „osobiście” nie są otwierane i są niezwłocznie przekazywane adresatowi.

Ta procedura przetwarzania dokumentów przychodzących jest przewidziana w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Obsługa dokumentów wychodzących

Gdy do działu HR wpływają prośby (np. o udokumentowanie informacji o pracowniku), praca nad nimi przebiega według następującego schematu:

wykonawca otrzymuje wniosek i przygotowuje projekt odpowiedzi;

projekt odpowiedzi kierowany jest do rozpatrzenia przez kierownika, a następnie do akceptacji przez zainteresowane strony;

wykonawca na podstawie komentarzy dopracowuje projekt i przygotowuje go do ostatecznej formy;

zainteresowane strony zatwierdzają odpowiedź, a menadżer ją podpisuje;

odpowiedź jest wysyłana do wysłania.

Ten sam schemat (z wyłączeniem pierwszej procedury) obowiązuje także przy sporządzaniu dokumentów inicjatywnych – wniosków, zawiadomień, wniosków, wniosków, listów gwarancyjnych itp.

Przed wysłaniem dokumentu potrzebujesz:

sprawdź dostępność adresu (lub wszystkich adresów, jeśli jest to lista mailingowa);

sprawdzić dostępność wymaganej liczby egzemplarzy;

określić formę dostawy (poczta, e-mail, kurier itp.).

Zwrócić niekompletne i nieprawidłowo wypełnione dokumenty wykonawcy w celu sprawdzenia.

Ta procedura przetwarzania dokumentów wychodzących jest przewidziana w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Praca z dokumentami wewnętrznymi według tego samego schematu, co praca z dokumentami wychodzącymi: przygotowanie projektu, zatwierdzenie, weryfikacja, zatwierdzenie, podpisanie (zatwierdzenie) przez przełożonego. Tuż po zakończeniu procedury nie wysyłaj dokumentu z organizacji, ale przekaż go odpowiedzialnym pracownikom do realizacji. Jest to określone w paragrafach i zatwierdzone przez GSDO.

2. Sytuacja: Czy trzeba odręcznie wpisać datę publikacji i numer kolejności przyjęcia (przeniesienie, zwolnienie itp.) czy można to wypełnić elektronicznie?

Ustawodawstwo nie zawiera jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.

Z reguły datę zamówienia i jego numer należy wpisać po zarejestrowaniu zamówienia w dzienniku (na przykład w dzienniku rejestrowania zamówień na personel, na główne działania itp.) (GOST 51141-98, zatwierdzony, GSDOU, zatwierdzony). W takim przypadku dopuszczalne jest zarówno stosowanie odcisków pieczęci (pieczątek) z datami i numerami, jak i ręczne wprowadzanie daty i numeru, gdyż obowiązujące przepisy nie określają jednoznacznie ani nie ograniczają trybu dokonywania takich wpisów.

Jednocześnie przepisy nie przewidują obowiązku prowadzenia dziennika zamówień. Natomiast nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentacji wraz z jej przygotowaniem do druku na papierze pozwalają na nadanie dokumentowi będącemu już w trakcie jego sporządzania numeru i daty, zapewniając chronologię i kolejność numeracji. W związku z tym określone dane można wypełnić elektronicznie podczas przygotowywania dokumentu, co nie będzie stanowić naruszenia.

Tym samym organizacja ma prawo samodzielnie decydować, jaką procedurę dokumentacyjną zastosować, i np. w Regulaminie prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Nina Kowiazyna,

Zastępca dyrektora Departamentu Edukacji i Zasobów Ludzkich Ministerstwa Zdrowia Rosji

2. Podstawa prawna:

FEDERALNA AGENCJA ARCHIWÓW

CAŁKOWICIEROSYJSKI INSTYTUT BADAWCZY

DOKUMENTACJA I ARCHIWIZACJA

DOKUMENTACJA ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNA

WYMAGANIA DOTYCZĄCE REJESTRACJI DOKUMENTÓW

O WDROŻENIU GOST R 6.30-2003

6. Produkcja dokumentów

6.1. Pozycja tekstowa

Dokumenty sporządzane są na papierze firmowym przy użyciu komputerów elektronicznych lub maszyn do pisania.

Nowoczesny czarny maszynopis to najpewniejszy sposób nanoszenia tekstu i długotrwałego przechowywania archiwalnego.

Dokumenty powstają na maszynie do pisania:

W przypadku braku zaplecza komputerowego w organizacji;

Najważniejsze dokumenty, których listę ustala sama organizacja.

Maszynopisy korzystają ze standardowych zasad pisania na maszynie. Rozstaw liter i odstępy między wierszami są ustawione zgodnie z GOST 6.10.5-87: 2,6 mm - rozstaw liter (wielkość drukowanych znaków); 4,25 mm - odstęp między wierszami. Dopuszczalne jest stosowanie: skoku pisma - 2,54 mm, odstępu między wierszami - 4,24 mm.

Szczegóły dokumentu składające się z kilku linii są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Pieczęć zatwierdzenia” są oddzielone od siebie odstępem 1,5 - 2 wierszy, na przykład:

ZGODA

(odstęp między wierszami - 1,5)

Kierownik Działu Prawnego

(odstęp między wierszami - 1)

(odstępy między wierszami - 2)

A.S. Krugłow

Szczegóły dokumentu oddzielane są od siebie odstępem od dwóch do czterech wierszy.

Nazwa typu dokumentu jest drukowana wielkimi literami.

Inicjały i nazwisko w szczególe „Podpis” są drukowane ze spacją na poziomie ostatniej linijki tytułu stanowiska. Na przykład:

Dyrektor generalny

CJSC „Manufaktura” O.P. Iwanow

Maksymalna długość linii szczegółów wieloliniowych wynosi 28 drukowanych znaków. Jeżeli tytuł tekstu przekracza 150 znaków, można go przedłużyć do krawędzi prawego marginesu lub przenieść do następnej linii. Na końcu tytułu nie ma kropki.

0 - do wydrukowania szczegółów „Tytuł tekstu”, „Tekst” (bez akapitów), „Notatka o obecności wniosku”, „Notatka o wykonawcy”, „Notatka o wykonaniu dokumentu i wysłaniu go do plik”; nazwę stanowiska w szczegółach „Podpis” i „Oświadczenie o zatwierdzeniu dokumentu”, napis certyfikacyjny „Poprawne”, a także słowa „ZAMAWIAM”, „SŁUCHAŁEM”, „MÓWIŁEM”, „ZDECYDOWANO”, „PROPONUJĘ” ”;

5 - na początek akapitu w tekście;

32 - dla atrybutu „Adresat”;

40 - dla atrybutu „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”;

16, 24, 56 - do zestawiania tabel i tekstów szablonowych;

34 - 48 - do rozszyfrowania podpisu w atrybucie „Podpis”.

Jeżeli w tekście dokumentu znajdują się uwagi lub odniesienie do dokumentu, który stał się podstawą jego publikacji, wyróżnione w osobnym akapicie, wówczas od lewej krawędzi pola tekstowego drukowane są słowa „Notatka” i „Podstawa”.

Jeżeli istnieje kilka znaków homologacji i homologacji, umieszcza się je na tym samym poziomie w dwóch pionowych rzędach. Pierwszy wiersz drukowany jest począwszy od lewej krawędzi pola tekstowego, drugi wiersz drukowany jest w odległości 40 znaków od lewej krawędzi pola tekstowego dokumentu.

W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub większej liczbie stron numerowana jest druga i kolejne strony.

Numery stron wpisuje się cyframi arabskimi pośrodku górnego marginesu arkusza.

Możliwe jest drukowanie dokumentów z wykorzystaniem odwrotnej strony arkusza; w tym przypadku strony są numerowane na przedniej i tylnej stronie.

Przygotowując teksty drukowane, zaleca się korzystanie z edytora tekstu Word dla Windows w wersji 6.0 i wyższej z użyciem czcionek Times New Roman Cyr o wielkości N 12 - 15, Times DL o wielkości 12 - 14 z jedną lub dwiema odstępami. Podczas korzystania z tabel można stosować mniejsze rozmiary czcionek.

Czcionka, odstępy między wierszami i inne elementy druku ustalane są indywidualnie przez autora dokumentu, w zależności od charakteru dokumentu i jego przeznaczenia.

W razie potrzeby należy obliczyć odległość między detalami w milimetrach na podstawie wielkości drukowanych znaków. Zapis ten wynika z faktu, że wielkość drukowanych znaków przy korzystaniu z różnych edytorów oprogramowania może nie pokrywać się z rozmiarem drukowanych znaków używanych przez maszynę do pisania.

Tworząc dokumenty przy użyciu elektronicznej technologii komputerowej, należy zwrócić uwagę na wskaźniki niezawodności nowoczesnych środków stosowania tekstu - teksty drukowane.

Praktyka użytkowania operacyjnego i przechowywania archiwalnego pokazuje, jak ważna jest wodoodporność i stabilność mechaniczna tekstu jako kryterium bezpieczeństwa informacji podczas korzystania z dokumentów, podczas ich transportu, w sytuacjach awaryjnych i restauracji.

Należy pamiętać, że obecnie istnieją tusze do drukarek, które łatwo usuwają się z papieru lub ulegają samozniszczeniu pod wpływem ciepła.

Najważniejsze zmiany tej wiosny!

• 
  W pracy urzędników HR zaszły istotne zmiany, z którymi trzeba się liczyć w 2019 roku. Sprawdź w formacie gry, czy uwzględniłeś wszystkie innowacje. Rozwiąż wszystkie problemy i otrzymaj przydatny prezent od redakcji magazynu „Personnel Business”.
• 
  Przeczytaj w artykule: Dlaczego kierownik HR musi sprawdzać księgowość, czy trzeba składać nowe raporty w styczniu i jaki kod zatwierdzić grafiku w 2019 roku
• 
  Redaktorzy magazynu „Personnel Business” przekonali się, jakie nawyki oficerów personalnych zajmują dużo czasu, ale są prawie bezużyteczne. A niektóre z nich mogą wręcz zdezorientować inspektora GIT.
• 
  Inspektorzy z GIT i Roskomnadzoru poinstruowali nas, jakich dokumentów nie można obecnie w żadnym wypadku wymagać od nowo przybyłych osób ubiegających się o pracę. Na pewno masz jakieś dokumenty z tej listy. Przygotowaliśmy pełną listę i wybraliśmy bezpieczny zamiennik dla każdego zabronionego dokumentu.
• 
  Jeśli zapłacisz urlop z jednodniowym opóźnieniem, firma zostanie ukarana grzywną w wysokości 50 000 rubli. Skróć okres wypowiedzenia o co najmniej jeden dzień - sąd przywróci pracownika do pracy. Przestudiowaliśmy praktykę sądową i przygotowaliśmy dla Ciebie bezpieczne rekomendacje.

Pomysł na ten materiał zrodził się na zajęciach, które autor tych wersetów przeprowadził dla użytkowników Worda w organizacji samorządowej. Pracownicy zostali przeniesieni do nowej wersji programu – wtedy jeszcze 2007. Duże wrażenie zrobił na mnie fakt, że znaczna połowa pytań dotyczyła zmiany ustawień domyślnych nowej wersji (nazwa i rozmiar czcionki, interlinia, wcięcie czerwonej linii, wielkość marginesów, numeracja stron itp.). Okazało się, że urząd ten miał drakońskie instrukcje prowadzenia ewidencji, które były całkowicie niezgodne z początkowymi założeniami programu.

Aby zweryfikować powszechność tego problemu, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę bazy prawniczej Consultant Plus nazwę znanej czcionki - Times New Roman. W odpowiedzi otrzymasz listę rozporządzeń różnych władz rosyjskich – od Prokuratury Generalnej po administracje regionalne. Wszystkie te dokumenty ściśle nakazują: do pracy w biurze wydziałowym używaj Times New Roman i niczego więcej. Zastanawiam się, czy wiedzą o tym marketerzy Microsoftu, którzy w dwóch ostatnich wersjach porzucili najbardziej ukochaną czcionkę w Rosji jako standardowe ustawienie dla rosyjskiego Worda?

Jeśli Twój pracodawca nalega na dopełnienie określonych wymogów formalnych, mamy nadzieję, że ten materiał pomoże Ci w przejściu na nową wersję programu - Microsoft Word 2010. Dzięki tym zaleceniom możesz szybko znaleźć najpopularniejsze ustawienia i dostosować je do zgodności z standardy Twojej organizacji.

Korzystając z tych wskazówek, pamiętaj o dwóch ważnych rzeczach:

• Wiele problemów w programie Word można rozwiązać na kilka różnych sposobów. Jest całkiem możliwe, że inni autorzy zaproponują zupełnie inne recepty na rozwiązanie tych samych problemów. To nie powinno być mylące.
• Zaleca się wprowadzanie opisanych tutaj zmian w kolejności, w jakiej są one ułożone w tym artykule.

1. Ustaw czcionkę Times New Roman jako domyślną

Wymóg pisania wszystkich dokumentów wyłącznie czcionką Times New Roman znajduje się w prawie wszystkich znanych autorowi rosyjskich instrukcjach pracy biurowej. Starzy ludzie w pracy biurowej nie wykluczają, że norma ta narodziła się w czasach starożytnych, ponieważ Microsoft Word w poprzednich wersjach oferował tę czcionkę jako standardową. Jednak od 2007 roku zachowanie programu uległo zmianie: w dwóch ostatnich wersjach Word domyślnie używa czcionki Calibri do zwykłego tekstu.

Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest utworzenie i ustawienie nowego motywu czcionki jako domyślnego. Aby to zrobić:

1. lub wybierając polecenie.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna – Zmień style – Czcionki – Utwórz nowe czcionki tematyczne.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym ustaw Times New Roman jako czcionkę nagłówka i czcionkę zwykłego tekstu, ustaw nazwę schematu (na przykład na ryc. 1 nazwaliśmy to rosyjski) i naciśnięcie przycisku Ratować zatwierdzić zmiany.
4. Wejdź ponownie do menu Strona główna – Zmień style – Czcionki, upewnij się, że nowy schemat czcionek pojawia się na liście i wybierz go. To naprawi ten diagram w bieżącym dokumencie.
5. Wywołaj menu ponownie Strona główna – Zmień styl i wybierz drużynę Domyślny. W tym kroku wymusisz na programie Word używanie we wszystkich kolejnych dokumentach schematu, który utworzyłeś i zapisałeś dla bieżącego dokumentu w poprzednich krokach.

Ryż. 1. Okno dialogowe Utwórz nowe czcionki tematyczne

W dokumentach, które udało Ci się utworzyć w programie Word 2010 przed wprowadzeniem tych zmian, schemat czcionek należy zmienić ręcznie, tak jak to zrobiliśmy w kroku 4.

2. Popraw rozmiar czcionki i odległość między wierszami tekstu

Zazwyczaj oprócz nazwy czcionki w instrukcji podany jest także jej rozmiar. Najczęściej dokumenty należy pisać w rozmiarze 14, rzadziej w rozmiarze 13 lub 12, ale nigdy w rozmiarze 11, który Word 2010 domyślnie oferuje.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku odległości między wierszami tekstu. Standardy pracy biurowej obejmują zwykle odstęp pojedynczy lub półtora wiersza. W najnowszych wersjach programu Word ten parametr jest ustawiony na 1,15. Ponadto Word 2007-2010 oddziela standardowe akapity odstępami co 10 punktów - rosyjskie standardy nie wydają się tego odrzucać, ale też nie są zachwycone.

Aby ułatwić zmianę tych ustawień domyślnych, autorzy programu Word 2010 dodali do zakładki nowe polecenie Dom w menu Zmień style. Dialog, do którego doprowadzi nas to polecenie, istniał już wcześniej, ale teraz dotarcie do niego jest wygodniejsze. Użyjmy tego:

1. Utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami. Można to zrobić na przykład poprzez naciśnięcie klawisza skrótu w oknie Worda lub wybierając polecenie Plik – Nowy – Nowy dokument.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna – Edytuj style – Odstępy między akapitami – Niestandardowe odstępy między akapitami. Otworzy się karta Domyślny dialog Zarządzanie stylem(ryc. 2).
3. Na otwartej karcie dostosuj rozmiar czcionki, odległości przed i po akapitach oraz odstępy między wierszami do standardów obowiązujących w Twojej organizacji. Na ryc. Dwa istotne parametry są wyróżnione ramkami.
4. Pamiętaj o ustawieniu przełącznika.
5. Zastosuj zmiany jednym kliknięciem OK.

Ryż. 2. Zakładka Domyślne okna dialogowego Zarządzanie stylami. Ramki podkreślają elementy sterujące odpowiedzialne za rozmiar czcionki, odstępy między akapitami i między wierszami w akapicie.

Jeśli jesteś użytkownikiem podstawowym i przygotowujesz dokumenty wyłącznie „ręcznie” (tzn. ograniczasz się do zespołów skupionych w grupach) Chrzcielnica I Ustęp zakładki Dom), dzięki temu możesz przejść do następnej wskazówki. Jeśli jednak przy projektowaniu dokumentów korzystasz ze stylów Worda, to po opisanych zmianach będziesz musiał także sprawdzić zastosowane style pod kątem poprawności czcionek i odstępów między wierszami.

Jeśli zagłębiłeś się w strukturę stylów programu Word, prawdopodobnie wyobrażasz sobie, że mogą one być dość skomplikowane w komunikowaniu się ze sobą. Czasami dokonanie zmian w jednym stylu (nadrzędnym) prowadzi do dostosowania stylów potomnych, w innych przypadkach tak się nie dzieje. Istnieją również style, które w ogóle nie mają „rodziców”. Po przestudiowaniu tych powiązań łatwo zrozumiesz, dlaczego po zmianach opisanych powyżej w niektórych stylach czcionka i odstępy poprawiły się „samoczynnie”, podczas gdy w innych nie. Jeżeli nie zostały odzyskane, należy to zrobić ręcznie. Na przykład ręczne „wykończenie” będzie wymagało wbudowanych nagłówków programu Word (styles Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 itp.). Odbywa się to w następujący sposób:

1. W dogodny dla Ciebie sposób ponownie utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami.
2. Na karcie Dom W galerii stylów znajdź przycisk stylu, który chcesz poprawić. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz element z wyświetlonego menu kontekstowego Zmiana. Otworzy się okno dialogowe Zmiana stylu(ryc. 3).
3. W dialogu Zmiana stylu(Rys. 3) dostosuj rozmiar czcionki. Dostosowując wbudowane nagłówki, warto także zmienić kolor (ustawić kolorowy tekst na czarny) i wyrównanie (w Rosji nagłówki są często wyśrodkowane, a nie wyrównane do lewej strony, jak początkowo robił to Word).
4. Kliknij przycisk Format w lewym dolnym rogu okna dialogowego i w menu, które zostanie otwarte, wybierz polecenie Ustęp. Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz przejść do zakładki Wcięcia i odstępy.
5. Na karcie Wcięcia i odstępy wprowadzić kontrolę grupową Interwał zgodnie z wymaganiami Twojego pracodawcy i zamknij okno dialogowe przyciskiem OK.
6. Wracając do dialogu Zmiana stylu(Rys. 3), pamiętaj o zainstalowaniu w nim przełącznika W nowych dokumentach korzystających z tego szablonu i naciśnij przycisk OK.

Ryż. 3. Okno dialogowe Zmień styl.

Wydawać by się mogło, że takie „zabawa” stylami to niepotrzebne problemy. Jeśli jednak tworzysz wiele dokumentów o ustandaryzowanym formatowaniu, wysiłek dostosowania stylów do wytycznych Twojej organizacji szybko się opłaci.

Notatka. Uważni miłośnicy programów zapewne zwrócą uwagę, że w programie Word 2010 znajduje się polecenie umożliwiające szybkie przywrócenie stylów domyślnych używanych w programie Word 2003. Autor tych wierszy wie o takim poleceniu, ale nie zaleca polegania na nim. Style programu Word 2003 były bliższe typowym normom rosyjskiej pracy biurowej, ale też nie były w pełni z nimi zgodne. Dlatego nadal będą musiały zostać sprawdzone i zredagowane.

3. Dostosowujemy marginesy strony do ustalonej normy

Domyślnie Word 2010 tworzy dokumenty, w których lewy margines wynosi 3 cm, prawy margines 1,5 cm, dolny i górny margines mają po 2 cm. Jednak instrukcje pracy biurowej często zalecają inne rozmiary. Na przykład mogą istnieć liczby zapożyczone z GOST R 6.30-2003, gdzie lewy, górny, dolny i prawy margines mają odpowiednio 2, 2, 2 i 1 cm na zakładce Układ strony w menu Pola Istnieje kilka wstępnie ustawionych opcji pól, ale są to wartości, których tam nie ma.

Aby uniknąć konieczności zmiany pól w każdym nowym dokumencie, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami. Można to zrobić na przykład poprzez naciśnięcie klawisza OK i skrótu Word lub wybierając polecenie Plik – Nowy – Nowy dokument.
2. Przejdź do zakładki wstążki Układ strony i w grupie Opcje strony wybierz zespół Pola – Pola niestandardowe. Otworzy się karta Pola dialog Opcje strony(ryc. 4).
3. W otwartym oknie dialogowym ustaw wymagany rozmiar marginesu.
4. Po ustawieniu pól pamiętaj o kliknięciu przycisku Domyślny na dole okna dialogowego. Jeśli tego nie zrobisz, pola ulegną zmianie tylko w bieżącym dokumencie, a nie w szablonie, z którego będą tworzone kolejne nowe dokumenty.
5. Zamknij okno dialogowe kliknięciem przycisku OK.

Ryż. 4. Zakładka Pola w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Jeśli tworzysz dokumenty w oparciu o inne szablony, musisz wykonać z nimi podobne czynności.

4. Utwórz styl standardowego akapitu z czerwoną linią

W rosyjskich organizacjach i instytucjach zwyczajem jest wyrównywanie zwykłego tekstu dokumentów do szerokości strony i rozpoczynanie pierwszego wiersza każdego akapitu wcięciem („czerwona linia”). W wielu instrukcjach podana jest wielkość tego wcięcia – najczęściej 1,25 cm.

Początkujący użytkownicy zwykle wykonują to formatowanie ręcznie. Aby wyrównać szerokość, użyj przycisku w grupie Ustęp zakładki Dom lub klawisz skrótu . Wcięcie najczęściej tworzy się przesuwając górny trójkąt po poziomej linijce – tej skierowanej w dół. Leniwi ludzie radzą sobie, naciskając klawisz na początku akapitu – przy standardowych ustawieniach przesuwa tekst w lewo zaledwie o 1,25 cm. Jeśli jednak chcesz, aby Twoje dokumenty były schludne i przewidywalne, bardziej poprawne jest wdrożenie takiego projektu jako stylu.

Dostępnych jest w tym celu kilka metod. W szczególności możesz aktywować i edytować istniejący szablon stylu Czerwona linia, która jest głęboko ukryta w głębinach programu. Ale może łatwiej i szybciej jest stworzyć własny nowy styl. Oto jak to się robi:

Ryż. 6. Zapisany styl powinien pojawić się w galerii stylów na zakładce Strona główna.

Teraz możemy wyrównać szerokość akapitu i nadać mu czerwoną linię jednym kliknięciem przycisku w galerii stylów.

Algorytm tworzenia stylów opisano tutaj na przykładzie akapitu z czerwoną linią, ale w rzeczywistości jest on uniwersalny. W podobny sposób możesz stworzyć dowolny styl, na przykład aby szybko zaprojektować adresata dokumentu.

5. Podaj szablon z prawidłową numeracją stron

Rosyjskie przepisy urzędowe zwykle wymagają, aby w przypadku dokumentów składających się z dwóch lub więcej stron numerowano drugą i kolejne strony. Numer musi składać się wyłącznie z cyfr, być umieszczony na środku górnego marginesu arkusza i być napisany tą samą czcionką, co główny tekst dokumentu.

W programie Word 2007–2010 rzeczą najbardziej zbliżoną do tych wymagań jest szablon Prosty numer 2, który jest dostępny w zakładce Wstawić w menu Numer strony — góra strony. Jednak to puste miejsce wymaga „dostrojenia”: numer zostanie najpierw wstawiony na wszystkich stronach dokumentu, w tym na pierwszej, a jego wygląd może różnić się od tekstu głównego.

Raz na zawsze sformułujmy zasady numeracji w szablonie, na podstawie którego tworzysz dokumenty. Następnie w przyszłości, od czasu do czasu, wymagana wersja nagłówków i stopek będzie generowana „samoczynnie”. Wykonaj następujące czynności:

Zalecamy niezwłoczne utworzenie nowego dokumentu i przetestowanie działania znajdujących się w nim nagłówków i stopek. Chociaż plik ma jedną stronę, nie ma na nim nagłówka ani stopki. Ale gdy tylko kolejne strony zostaną dodane do dokumentu, numer powinien automatycznie pojawić się na nich.

6. Oswajaj autokorektę i autoformat

Ustawienia, o których będziemy mówić w tej sekcji, nie są określone w dokumentach regulacyjnych. Jednak źródło problemu jest takie samo: domyślne ustawienia programu Word nie odpowiadają w pełni rosyjskim tradycjom formatowania dokumentów.

Przypomnijmy pokrótce istotę rozważanych funkcji Autokorekty i AutoFormatu. Redaktor na bieżąco monitoruje Twoje działania. I nie tylko śledzi: wprowadzony tekst można dostosować „samoczynnie”, bez wyraźnych poleceń z Twojej strony. W niektórych przypadkach taka automatyzacja ułatwia życie, np. program może poprawić szeroką gamę literówek. Wpisz „odanko” w swoim dokumencie i upewnij się, że program Word automatycznie zamieni błędnie napisane słowo na „jednak”. Niestety, „dowolność” programu nie zawsze jest tak przydatna. Spora część użytkowników programu Word poświęca energię na naprawianie tych samych błędów Autoformatowania i Autokorekty dzień po dniu, zamiast dostosowywać ustawienia raz na zawsze kilkoma kliknięciami.

Aby przejść do ustawień Autokorekty i Autoformatowania, wykonaj następujące czynności:

1. Zadzwoń do polecenia Plik - Opcje oraz w otwartym oknie dialogowym Opcje słów przejdź do sekcji Pisownia.
2. W sekcji Pisownia kliknij przycisk Autokorekta. Otworzy się okno dialogowe Autokorekta, w którym największym zainteresowaniem cieszą się dwie zakładki - Autokorekta I Automatyczne formatowanie podczas pisania.

Radzimy wybrednym użytkownikom, aby w wolnym czasie dokładnie przestudiowali wszystkie (i to wszystko) ustawienia tych zakładek. Tutaj ograniczymy się do jednego przykładu, w którym szczególnie wyraźnie widoczne są ograniczenia rusyfikacji słowa. To jest pole wyboru na karcie Autokorekta(ryż.).

Ryż. 9. Karta Autokorekta w oknie dialogowym Autokorekta. Podświetlone jest pole wyboru odpowiedzialne za zamianę liter na wielkie litery po znaku interpunkcyjnym.

Gdy to pole wyboru jest zaznaczone, program Word monitoruje wygląd znaków interpunkcyjnych w tekście. Wpisujesz kropkę, program sprawdza, czy słowo poprzedzające tę kropkę znajduje się na liście wykluczeń, a jeśli nie, automatycznie zamienia pierwszą literę kolejnego słowa na wielką. Z jednej strony taka automatyzacja jest wygodna, zwłaszcza dla użytkowników, którzy mają ograniczone umiejętności obsługi klawiatury. Z kolei niewłaściwa wielkość liter po skrótach to jeden z najczęstszych błędów, z jakim spotyka się każdy czytelnik dokumentów elektronicznych.

Problem w tym, że lista wyjątków opracowana przez specjalistów Microsoftu jest niekompletna. Najbardziej uderzający przykład: w Rosji zwyczajowo skraca się słowo „rubel” trzema literami (rub.) Lub jedną (r.). W przypadku zastosowań biznesowych i profesjonalnych druga opcja jest uważana za bardziej preferowaną; jest to ta określona w ustawieniach lokalizacji systemu operacyjnego Microsoft Windows. Niestety, rosyjskie słowo początkowo uważa, że ​​po literze p z kropką musi nastąpić początek nowego zdania.

Skorygowanie takich nieporozumień jest proste: dodaj skrót do liczby wyjątków. Gdy program Word omyłkowo pisze wielką literę słowa, wykonaj następujące czynności:

1. Przytrzymaj mysz nad literą, która została błędnie wielka. Pod literą pojawi się migocząca ikona kontekstowa Opcje Autokorekty.
2. Kliknij tę ikonę kontekstową. Otworzy się wyskakujące menu umożliwiające zarządzanie autokorektą (ryc. 10).
3. Wybierz odpowiednią opcję z wyświetlonego menu. W naszym przykładzie najlepiej utworzyć wyjątek dla litery „p” z kropką (odpowiednie polecenie zaznaczono strzałką na rys. 10).

Ryż. 10. Przykład błędu Autokorekty i jego korekta za pomocą menu kontekstowego Opcje Autokorekty. Podświetlone zostanie polecenie, które utworzy nowy wyjątek.

Pełną listę utworzonych wyjątków możesz zobaczyć we wspomnianym już oknie dialogowym Autokorekta. Aby to zrobić, na karcie Autokorekta należy nacisnąć przycisk Wyjątki.

Jednak autor tych wierszy woli nie cierpieć z wyjątkami, ale całkowicie wyłącza ustawienie Pierwsze litery zdań pisz wielką literą. To koniec, musisz nacisnąć na początku każdego zdania, ale moim zdaniem jest to łatwiejsze niż śledzenie nadmiernej „kreatywności” programu.

Wniosek

Jak widać, początkowe ustawienia programu Microsoft Word nie są w pełni zgodne z obowiązującymi zasadami rosyjskiej pracy biurowej. Ale dzięki elastyczności programu można go dostosować do prawie wszystkich opcji formatowania.

Jeśli wśród czytelników tego artykułu znajdą się szefowie organizacji i instytucji mających jasne zasady sporządzania dokumentów, ryzykujemy udzielenie im porad. Poinstruuj swoich specjalistów IT, aby zajęli się kwestią centralnego dostosowania ustawień użytkowników pakietu Microsoft Office do przepisów wydziałowych lub lokalnych. Można i należy stworzyć własny szablon ze szczegółowo zweryfikowanym zestawem ustawień, dostarczyć mu instrukcje, a następnie „rozrzucić” go po miejscach pracy. Umożliwi to tworzenie dokumentów wyższej jakości i bardziej spójnych w krótszym czasie.

Nowoczesny czarny maszynopis to najpewniejszy sposób nanoszenia tekstu i długotrwałego przechowywania archiwalnego.

Dokumenty powstają na maszynie do pisania:

W przypadku braku zaplecza komputerowego w organizacji;

Najważniejsze dokumenty, których listę ustala sama organizacja.

Maszynopisy korzystają ze standardowych zasad pisania na maszynie. Rozstaw liter i odstępy między wierszami są ustawione zgodnie z GOST 6.10.5-87: 2,6 mm - rozstaw liter (wielkość drukowanych znaków); 4,25 mm - odstęp między wierszami. Dopuszczalne jest stosowanie: skoku pisma - 2,54 mm, odstępu między wierszami - 4,24 mm.

Szczegóły dokumentu składające się z kilku linii są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Pieczęć zatwierdzenia” są oddzielone od siebie odstępem 1,5 - 2 wierszy, na przykład:

Szczegóły dokumentu oddzielane są od siebie odstępem od dwóch do czterech wierszy.

Nazwa typu dokumentu jest drukowana wielkimi literami.

Inicjały i nazwisko w szczególe „Podpis” są drukowane ze spacją na poziomie ostatniej linijki tytułu stanowiska. Na przykład:

Maksymalna długość linii szczegółów wieloliniowych wynosi 28 drukowanych znaków. Jeżeli tytuł tekstu przekracza 150 znaków, można go przedłużyć do krawędzi prawego marginesu lub przenieść do następnej linii. Na końcu tytułu nie ma kropki.

0 - do wydrukowania szczegółów „Tytuł tekstu”, „Tekst” (bez akapitów), „Notatka o obecności wniosku”, „Notatka o wykonawcy”, „Notatka o wykonaniu dokumentu i wysłaniu go do plik”; nazwę stanowiska w szczegółach „Podpis” i „Oświadczenie o zatwierdzeniu dokumentu”, napis certyfikacyjny „Poprawne”, a także słowa „ZAMAWIAM”, „SŁUCHAŁEM”, „MÓWIŁEM”, „ZDECYDOWANO”, „PROPONUJĘ” ”;

Jeżeli w tekście dokumentu znajdują się uwagi lub odniesienie do dokumentu, który stał się podstawą jego publikacji, wyróżnione w osobnym akapicie, wówczas od lewej krawędzi pola tekstowego drukowane są słowa „Notatka” i „Podstawa”.

Jeżeli istnieje kilka znaków homologacji i homologacji, umieszcza się je na tym samym poziomie w dwóch pionowych rzędach. Pierwszy wiersz drukowany jest począwszy od lewej krawędzi pola tekstowego, drugi wiersz drukowany jest w odległości 40 znaków od lewej krawędzi pola tekstowego dokumentu.

W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub większej liczbie stron numerowana jest druga i kolejne strony.

Numery stron wpisuje się cyframi arabskimi pośrodku górnego marginesu arkusza.

Możliwe jest drukowanie dokumentów z wykorzystaniem odwrotnej strony arkusza; w tym przypadku strony są numerowane na przedniej i tylnej stronie.

Przygotowując teksty drukowane, zaleca się korzystanie z edytora tekstu Word dla Windows w wersji 6.0 i wyższej z użyciem czcionek Times New Roman Cyr o wielkości N 12 - 15, Times DL o wielkości 12 - 14 z jedną lub dwiema odstępami. Podczas korzystania z tabel można stosować mniejsze rozmiary czcionek.

1 Wymagania dotyczące formatowania dokumentów tekstowych na komputerze PC

W przypadku korzystania z komputera PC ustawiane są następujące marginesy: górny – 2 cm; dolna – 3,5 cm; prawy – 1,5 cm; z lewej – 3 cm (aby ustawić marginesy, użyj polecenia: Ustawienia pliku/strony).

Tekst należy wpisać w edytorze tekstu Microsoft Word z zachowaniem półtora odstępu (użyj polecenia Format/Akapit/Odstęp między wierszami/Półtore) po jednej stronie kartki formatu A4. Wcięcie akapitu – 1,5 cm Wyrównanie – szerokość.

Typ czcionki: Times New Roman.

Rozmiar czcionki: dla tekstu – 14; dla działów – 16; dla podpozycji – 14; dla wzorów – 14; dla stołów – 9, 10 lub 12.

Tytuły rozdziałów (rozdziałów), podrozdziałów pisane są wielką literą (Charakterystyka techniczna i ekonomiczna stacji), numerowane cyframi arabskimi bez kropki na końcu i pisane z wcięciem akapitu.

Dzielenie wyrazów w nagłówkach i podtytułach jest niedozwolone.

Odległość tytułu od tekstu powinna wynosić dwie spacje (wielkość czcionki 14). Odległość pomiędzy nagłówkami sekcji i podrozdziałów wynosi jedną spację (rozmiar czcionki 14).

Podczas pisania należy wziąć pod uwagę zasady wprowadzania tekstu:

1 Po znakach interpunkcyjnych wymagana jest spacja, przed znakami interpunkcyjnymi nie ma spacji (dziedziny: historia, matematyka, fizyka).

2 Po nawiasach i cudzysłowie nie ma spacji, np. „Wojna i pokój” (wielkie dzieło Lwa Tołstoja).

3 Przed i po myślniku wymagana jest spacja (Ziemia jest naszym domem). Nie ma spacji przed ani po łączniku (po pierwsze, gdziekolwiek).

4 Po nagłówkach nie ma kropek.

2 Sekcje i podrozdziały

Sekcje muszą mieć numery seryjne w obrębie całego dokumentu (części, księgi), oznaczone cyframi arabskimi bez kropki i zapisane w wcięciu akapitu. Podrozdziały muszą być ponumerowane w obrębie każdej sekcji. Numer podrozdziału składa się z numerów sekcji i podrozdziałów oddzielonych kropką. Na końcu numeru podsekcji nie ma kropki. Sekcje, podobnie jak podsekcje, mogą składać się z jednego lub większej liczby akapitów.

Jeżeli dokument nie posiada podrozdziałów, to numeracja znajdujących się w nim akapitów powinna mieścić się w obrębie każdej sekcji, a numer akapitu powinien składać się z numerów sekcji i akapitów oddzielonych kropką. Na końcu numeru pozycji nie ma kropki, np.:

1 Rodzaje i główne rozmiary

Numeracja akapitów pierwszej części dokumentu

2 Wymagania techniczne

Numeracja akapitów w drugiej części dokumentu

Jeżeli dokument zawiera podrozdziały, to numeracja akapitów powinna mieścić się w obrębie podrozdziału, a numer akapitu powinien składać się z numerów rozdziału, podrozdziału i akapitu oddzielonych kropkami, np.:

3 Metody badań

3.1 Aparatura, materiały i odczynniki

Numeracja akapitów pierwszego podrozdziału trzeciej części dokumentu

3.2 Przygotowanie do egzaminu

Numeracja akapitów drugiego podrozdziału trzeciej części dokumentu

3 stoły

Tabele, z wyjątkiem tabel załączników, należy numerować kolejno cyframi arabskimi.

Tabele poszczególnych wniosków oznaczono odrębną numeracją cyframi arabskimi z dodaniem oznaczenia wniosku przed numerem. Jeżeli w dokumencie występuje jedna tabela, należy ją oznaczyć „Tabelą 1” lub „Tabelą B.1”, jeżeli jest ona podana w Załączniku B.

Dopuszczalne jest numerowanie tabel w ramach sekcji. W tym przypadku numer tabeli składa się z numeru sekcji i numeru porządkowego tabeli oddzielonych kropką.

Tytuł tabeli należy umieścić po lewej stronie nad tabelą, bez wcięcia akapitowego. Na przykład:

Tabela 1 – Temperatura topnienia materiałów

Nagłówki kolumn i wierszy tabeli należy pisać dużą literą, a podtytuły kolumn małą literą, jeśli tworzą z nagłówkiem jedno zdanie, lub wielką literą, jeśli mają samodzielne znaczenie. Na końcu nagłówków i podtytułów tabel nie stosuje się kropek. Nagłówki i podtytuły kolumn podano w liczbie pojedynczej.

W tabeli nie wolno umieszczać kolumny „Numer kolejny”.

Jeżeli wiersze lub kolumny tabeli przekraczają format strony, jest ona dzielona na części

Słowo „Tabela” jest wskazane jednorazowo po lewej stronie nad pierwszą częścią tabeli, nad pozostałymi częściami wpisane są słowa „Kontynuacja tabeli” wskazując numer (oznaczenie) tabeli.

Dopuszcza się umieszczenie tabeli wzdłuż dłuższego boku arkusza dokumentu.

4 ilustracje (rysunki)

Liczba ilustracji powinna być wystarczająca do objaśnienia prezentowanego tekstu. Ilustracje mogą być umieszczone zarówno w całym tekście dokumentu (ewentualnie bliżej odpowiednich fragmentów tekstu), jak i na jego końcu. Ilustracje muszą być wykonane zgodnie z wymaganiami norm ESKD i SPDS. Ilustracje, z wyjątkiem ilustracji zastosowań, należy numerować kolejno cyframi arabskimi. Jeśli jest tylko jeden rysunek, jest on oznaczony jako „Rysunek 1”.

Ilustracje każdego zgłoszenia oznaczono odrębną numeracją cyframi arabskimi z dodaniem oznaczenia wniosku przed numerem. Na przykład - rysunek A.3.

Dopuszczalne jest numerowanie ilustracji w obrębie działu. W tym przypadku numer ilustracji składa się z numeru sekcji i numeru seryjnego ilustracji oddzielonych kropką. Na przykład - rysunek 1.1.

Ilustracje w razie potrzeby mogą posiadać nazwę i dane objaśniające (tekst pod rysunkiem). Słowo „Rysunek” i nazwę umieszcza się po danych objaśniających i umieszcza na środku arkusza w następujący sposób: Rysunek 1 – Części urządzenia.

5 formuł

Wzory zapisywane są na środku arkusza.

We wzorach jako symbole należy stosować oznaczenia ustalone przez odpowiednie normy państwowe. Objaśnienia symboli i współczynników liczbowych zawartych we wzorze, jeżeli nie zostały wyjaśnione wcześniej w tekście, należy podać bezpośrednio pod wzorem. Objaśnienia do każdego symbolu należy podać w nowym wierszu w kolejności, w jakiej podano symbole we wzorze. Pierwsza linijka wyjaśnienia powinna zaczynać się od słowa „gdzie” bez dwukropka.

Przykład - Gęstość każdej próbki , kg/m , obliczone według wzoru

, (1)

Gdzie M- masa próbki, kg;

- objętość próbki, m .

Formuły następujące po sobie i nieoddzielone tekstem oddziela się przecinkiem.

Wzory można przenieść do następnego wiersza tylko na znakach wykonywanych operacji, a znak na początku następnego wiersza jest powtarzany. Przenosząc formułę na znak mnożenia, użyj znaku „ ".

Wzory, z wyjątkiem wzorów zamieszczonych w załączniku, należy numerować kolejno cyframi arabskimi, które zapisuje się w nawiasie na poziomie wzoru po prawej stronie. Wyznaczono jedną formułę - (1).

Wzory umieszczane w załącznikach należy numerować oddzielnie cyframi arabskimi w obrębie każdego dodatku z oznaczeniem dodatku dodanym przed każdą cyfrą, np. wzór (B.1).

Dozwolona jest numeracja formuł w obrębie sekcji. W tym przypadku numer wzoru składa się z numeru sekcji i numeru seryjnego receptury oddzielonych kropką, np. (3.1).

Kolejność równań matematycznych w dokumentach jest taka sama jak we wzorach.

6 aplikacji

Zgłoszenie musi posiadać tytuł, który należy zapisać symetrycznie względem tekstu, wielką literą w osobnej linii.

Wnioski oznacza się wielkimi literami alfabetu rosyjskiego, zaczynając od A, z wyjątkiem liter Ё, 3, И, О, ​​​​Ч, ь, ы, Ъ. Po słowie „Wniosek” następuje litera wskazująca jego kolejność.

Dopuszczalne jest oznaczanie wniosków literami alfabetu łacińskiego, z wyjątkiem liter I i O.

W przypadku pełnego wykorzystania liter alfabetu rosyjskiego i łacińskiego dopuszcza się oznaczanie wniosków cyframi arabskimi.

Jeżeli dokument ma jeden załącznik, jest on oznaczony jako „Załącznik A”.

Wnioski sporządza się najczęściej na kartkach formatu A4. Dopuszcza się sporządzanie wniosków na kartkach formatu A3, A4 3, A4 4, A2 i A1 zgodnie z GOST 2.301.

W razie potrzeby tekst każdego wniosku można podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, akapity, które w obrębie każdego wniosku są ponumerowane. Numer jest poprzedzony oznaczeniem tej aplikacji.

Załączniki muszą mieć ciągłą numerację stron, wspólną z resztą dokumentu.

Wszystkie załączniki należy wymienić w treści dokumentu (jeśli występują), wskazując ich numery i nagłówki.

Większość czcionek wykorzystywana jest w różnego rodzaju korespondencji biznesowej, co oznacza, że ​​czcionka musi być zgodna z pisanymi i niepisanymi zasadami korporacyjnego świata. Pisanie w celach biznesowych powinno wyglądać absolutnie poważnie i realizować swoje cele w sposób dyskretny i pełen szacunku. Słuchawki jak Times New Romana I Helvetica idealnie pasują do tego opisu, nie tyle ze względu na ich szczególną praktyczność, ale ze względu na brak indywidualności. Można zastosować lekkie rozluźnienie rygorystycznego dress code’u Palatyn Lub Frutigera.

Ogólnie rzecz biorąc, rozróżnienie obszarów działalności ze względu na przyjęte przez nie kroje pisma nie jest trudne: im dana profesja jest bliżej technologii, tym preferowane są chłodniejsze i ściślej zaprojektowane czcionki ( Wszechświaty dla architektów), im bardziej tradycyjne jest rzemiosło, tym bardziej stosuje się klasyczne czcionki ( Bodoni od bankierów).

Pisząc katalog części samochodowych czy instrukcję obsługi gaśnicy, nie przejmujesz się zbytnio wdzięcznie zakrzywionymi szeryfami czy klasycznym kontrastem. Najważniejsze, aby litery były wyraźnie czytelne, zwarte, aby więcej zmieściło się na ograniczonej przestrzeni (jeśli w ogóle jest na to miejsce) i aby wytrzymywały trudy drukowania i kopiowania.

Co jest wymagane od działającego zestawu słuchawkowego:

1. Dobre nasycenie normalny styl- niezbyt jasny, aby nie zniknął przy kopiowaniu (dziś wszystkie drukowane teksty są kopiowane wielokrotnie) i niezbyt pogrubiony, aby kształty liter nie rozmywały się.


2. Przynajmniej jeden odważny styl, tak, aby wyróżniał się w tekście, oprócz normalnego stylu.


3. Dobrze rozróżnialny takty muzyczne- muszą być szczególnie starannie zaprojektowane, ponieważ nieczytelne liczby mogą być wręcz niebezpieczne.


4. Ekonomiczny— czcionka powinna być na tyle gęsta, aby zapewnić dobrą pojemność, ale nie za wąska, aby tekst był łatwy do odczytania. Zestaw słuchawkowy spełniający ten opis będzie również odpowiedni do faksowania.

• Frutigera, pierwotnie stworzona w 1976 roku przez Adriana Frutigera dla systemu orientacji na lotnisku Charlesa de Gaulle'a pod Paryżem, stała się jedną z najpopularniejszych czcionek do użytku korporacyjnego. Lukas de Groot zaprojektował superkrój Thesis w 144 stylach. Teza Sansa stała się alternatywą dla czcionki Frutiger w kręgach biznesowych ze względu na neutralność projektu. Wąskie style czcionek Frutigera są również użyteczną, ale niedostatecznie wykorzystywaną alternatywą.


• ITC Bodoni- jedna z wielu odmian klasycznych czcionek Giambattisty Bodoniego z końca XVIII wieku. Ten krój pisma charakteryzuje się większą różnorodnością kolorów i kontrastu pociągnięć w porównaniu z innymi nowoczesnymi odmianami Bodoni. Opracowano trzy różne wersje rysunku dla trzech różnych rozmiarów (dla nagłówków, tekstu podstawowego i małych notatek).


• Zestaw słuchawkowy Lucida(Chris Holmes i Charles Bigelow, 1985), jedna z pierwszych czcionek cyfrowych, pozostaje jedną z najlepszych czcionek do pisania biznesowego, drukowania laserowego i faksowania.


• Meta FF— „Helvetica lat 90.” to ciepła, humanistyczna alternatywa dla klasycznej groteski. Wiele szczegółów sprawia, że ​​jest czytelny małą czcionką i bardziej „zimny” niż neutralny.


• Tornado, opracowany w 1998 roku przez Aleksieja Czekułajewa, należy do współczesnych grotesek.


• Godna uwagi jest także Myriad, opracowana przez Carol Twombly i Roberta Slimbacha w 1991 roku. Zestaw słuchawkowy Myriad jest dość neutralny i nie rzuca się w oczy, ale jednocześnie ma pewną oryginalność.


• Jeśli Aktualności Gothic(Morris Fuller Benton, 1908) był trochę bogatszy, stał się ulubionym koniem pociągowym. W zestawie słuchawkowym ITC Franklin Gothic, Nowoczesna cyfrowa wersja oryginalnego kroju pisma Bentona z 1904 r. charakteryzuje się większą gramaturą oraz węższymi, skondensowanymi i małymi kapitalikami.


• Palatyn(w wersji Bitstream o nazwie Kaligrafia Zapf 801) został opracowany w 1952 roku przez Hermanna Zapfa i zyskał szczególną popularność w USA. Jest to dobra alternatywa dla innych zabytkowych czcionek.


• Czcionkę stworzył Adrian Frutiger Wszechświaty w 1957 r. był to pierwszy systematycznie zaprojektowany krój pisma, obejmujący dwadzieścia jeden stylów, które były ze sobą skoordynowane pod względem wagi i proporcji. Ostatnio krój pisma został rozszerzony do 59 stylów.

Jak sprawić, by faks wyglądał przyzwoicie i czytelnie?
Do faksowania należy wybierać stabilny, wyraźny krój pisma (bez cienkich linii i eleganckich kształtów). Czcionka musi wytrzymać skanowanie i późniejszy druk w niskiej rozdzielczości 200 dpi oraz zniekształcenia powstałe w wyniku transmisji wiadomości. Oraz z zakłóceniami wynikającymi z transmisji komunikatu. Większość krojów pisma wywodzących się z czcionek maszynowych, np. List gotycki i światło Kurier, nie nadają się zbytnio do faksów. Tradycyjne czcionki książkowe, takie jak Caslon Lub Garamond, jeśli są wpisane poniżej 14 punktów.
Ponadto należy unikać pogrubionych linijek i ramek (w trakcie transmisji ulegają zniekształceniu), czcionek mniejszych niż 9 punktów; grube linijki do pisania (zniekształcają jedynie czcionkę odręczną, której mają pomagać); pokrętło na samym dole strony (w przeciwnym razie faks zeskanuje cały tekst, nawet jeśli jego rozmiar jest mały). Spróbuj ożywić tekst małymi obrazkami: na przykład użyj zdjęcia telefonu, strzałek do wskazania „do” i „od”, małego domku jako adresu, wskazującego palca lub trójkąta jako wskazówek na listach.

Wiele z tego, co powiedziano na temat faksów, dotyczy również notatki. Ponieważ zwykle nie są one przesyłane faksem, można zastosować bardziej elegancką czcionkę. W rzeczywistości wszystkie czcionki książek, czasopism i gazet wyglądają świetnie przy wysokiej jakości druku laserowym, pod warunkiem, że rozmiar czcionki nie jest zbyt mały.
Możesz otrząsnąć się ze starych czasów i używać czcionek maszynowych, które nie wyglądają tak źle. Wypróbuj jedną z potężnych czcionek szeryfowych - Excelsior, Rockwell- lub wybierz neutralny, obiektywny krój pisma, np FF Meta, Bell Gothic lub ITC Officina Serif. Jeśli wolisz tradycyjny widok dokumentu, użyj Karta ITC, Redeigh lub Adonis.

Obowiązują również zasady czytelności korespondencja biznesowa. Upewnij się, że wiersze są stosunkowo krótkie (nie więcej niż 10 słów), umieszczając wąską kolumnę bliżej głównego tekstu w nagłówkach i adresach. Pierwszą rzeczą, którą powinien zobaczyć odbiorca, jest to, do kogo adresowany jest dokument, od kogo pochodzi, o czym jest i kiedy został napisany.

Istnieją liczby, które są czystsze i lepiej czytelne niż liczby z Helvetica, Times lub inna wbudowana czcionka systemowa. Liczby w tabelach muszą mieć tę samą szerokość, w przeciwnym razie kolumny z nich nie zostaną poprawnie wyrównane. Większość nowoczesnych czcionek cyfrowych zawiera liczby majuskułowe (bez wznoszących się i dolnych), które czasami nazywane są tabelarycznymi.

Zwróć uwagę na czcionki o węższych niż normalne proporcjach: Aktualności Gothic, wąskie kroje pisma Uniwersy, Minion, Frutiger. Te czcionki wyróżnią Twoje raporty i tabele: będą nie tylko lepiej wyglądać, ale także będą lepiej czytane.