Sporządzenie faktury. Jak wystawić fakturę: cechy projektowe i ryzyko

Faktura to dokument wystawiony kupującemu przez sprzedawcę towarów lub usług. Tym samym potwierdza się fakt sprzedaży i powstaje podstawa do zapłaty.

Jak wystawić fakturę do zapłaty?

Faktura wystawiana jest zarówno bez umowy, jak i na podstawie umowy. Wysyłany jest do kupującego usługę drogą mailową lub dostarczany osobiście. Dokument sporządzany jest w formie papierowej lub elektronicznej (w formacie Word, Excel, PDF itp.). W zależności od ustaleń stron faktura wystawiana jest przed lub po wykonaniu usługi/dostawie towaru.

Jaka jest różnica między fakturami do zapłaty od LLC a indywidualnym przedsiębiorcą?

Faktury od indywidualnego przedsiębiorcy (indywidualnego przedsiębiorcy) i od LLC (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) różnią się od siebie tylko tym, że przedsiębiorca podpisuje się na dokumencie raz, podczas gdy w LLC wymagane są dwa podpisy zarówno kierownika przedsiębiorstwa, jak i główny księgowy.

Formularze faktur do płatności za lata 2018-2019

Zapraszamy do pobrania bezpłatnych pustych formularzy faktur ważnych na rok 2019.

Jak wypełnić formularz faktury do zapłaty?

Forma faktury do zapłaty nie jest uregulowana w dokumentach prawnych. Każda organizacja samodzielnie opracowuje formularz dokumentu, zawierający wymagane szczegóły, lub korzysta z ogólnie przyjętych szablonów.

Wystawiając fakturę do zapłaty zawiera ona:

• Numer rachunku (numeracja rozpoczyna się od stycznia bieżącego roku) i data jego utworzenia.
• Nazwa sprzedającego, adres prawny i dane bankowe do przelewu płatności.
• Imię i nazwisko (imię i nazwisko), adres, numer NIP i punkt kontrolny (jeśli jest dostępny) płatnika.
• Dane o usłudze lub produkcie: nazwa, jednostki miary, ilość, cena i koszt całkowity.
• Informacje o podatku VAT.
• Termin płatności faktury (jeśli to konieczne).
• Podpisy dyrektora przedsiębiorstwa (IP) i głównego księgowego, pieczęć (jeśli jest dostępna).

Dlaczego wygodniej jest wystawiać faktury w KUB-ie? Wideo.

Próbki wypełniania faktur

Aby poprawnie wprowadzić do formularza dane swojej organizacji (lub indywidualnego przedsiębiorcy) i płatnika, pobierz bezpłatne szablony do wypełnienia faktury za zapłatę za usługi i towar.

Przestań marnować czas na wypełnianie szablonów i formularzy

Usługa KUB pozwala wystawić fakturę w 20 sekund i przygotować inne dokumenty bez ani jednego błędu, dzięki pełnej automatyzacji wypełniania szablonów.

KUB to nowy standard wystawiania i przesyłania faktur do klientów.

Jak uwzględnić podatek VAT na fakturze?

Na fakturze do zapłaty z VAT (w przypadku korzystania z usług indywidualnego przedsiębiorcy lub organizacji głównego systemu podatkowego - OSNO) odrębnie podana jest kwota podatku od wartości dodanej - 18% kosztu towaru lub usługi.

Faktura bez VAT (w przypadku korzystania z indywidualnego przedsiębiorcy lub organizacji korzystającej z uproszczonego systemu podatkowego - uproszczony system podatkowy) wskazuje: „Bez VAT” lub „VAT niepodlegający opodatkowaniu”.

Kiedy na fakturze należy wskazać termin płatności?

Termin płatności faktury wskazany jest w dokumencie w przypadku, gdy umowa pomiędzy dostawcą usług i towarów a ich odbiorcą określa ramy czasowe rozliczeń finansowych pomiędzy stronami.

Wystawić fakturę za płatność od LLC - takie zadanie może pojawić się zarówno dla początkującego specjalisty, jak i doświadczonego księgowego. W naszym artykule przyjrzymy się, czym jest faktura, a także przyjrzymy się jej próbce.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument, na podstawie którego firma lub indywidualny przedsiębiorca płaci za towar, usługę lub pracę. Konto można opłacić z góry lub z dołu. Faktura nie jest dokumentem obowiązkowym przy dokonywaniu płatności pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

Formularz wystawienia faktury za zapłatę za spółkę LLC nie jest regulowany przez prawo, podobnie jak procedura jej wystawienia. W tym zakresie sprzedawcy mają prawo samodzielnie opracować formularz i skorzystać z własnego wzoru lub wystawić fakturę w dowolnej formie.

Niemniej jednak, zgodnie z zasadami obrotu gospodarczego, niemal do każdej transakcji sprzedaży i zakupu dołączana jest faktura. Wystawiając fakturę, sprzedawca zdaje się przypominać kupującemu: „Oczekuję zapłaty za taką a taką kwotę za taki a taki przedmiot”.

Szczególne znaczenie faktury polega na tym, że może ona służyć jako oferta w przypadku braku zawarcia umowy. Zgodnie z art. 435 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej faktura jest ofertą, jeżeli określa istotne warunki transakcji. Kupujący płaci fakturę, tym samym ją akceptuje, tj. wyraża zgodę na warunki zakupu. Faktura wystawiona jako oferta, po dokonaniu płatności, będzie dokumentem wskazującym na zawarcie transakcji między sprzedającym a kupującym, nawet jeśli nie została między nimi zawarta umowa (art. 434 ust. 3 rosyjskiego kodeksu cywilnego). Federacja).

Obowiązkowe dane formularza użytego do faktury do zapłaty

Nie ma zatem jednolitego formularza formularza faktury do zapłaty. Ponadto taki dokument nie podlega wymogom ust. 2 art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ w sprawie treści obowiązkowych szczegółów. Ponadto sam fakt wystawienia faktury nie jest jeszcze zdarzeniem finansowym, gdyż faktura może zostać zawyżona lub nieopłacona. Aby jednak kupujący mógł prawidłowo opłacić fakturę, musi ona wskazać:

• nazwa i NIP dostawcy;
• szczegóły płatności dostawcy;
• imię i nazwisko oraz numer identyfikacji podatkowej kupującego.

Bez podania tych danych kupujący po prostu nie będzie mógł dokonać płatności.

Sprzedawca może także wskazać dodatkowe szczegóły na fakturze. Porozmawiamy o tym później.

Dodatkowe dane konta. Faktura z VAT lub bez

Dodatkowo możesz wskazać na fakturze:

• Liczba i data - te dane pomogą sprzedawcy nie pomylić się w obliczeniach i poprawnie zidentyfikować płatność.
• Podstawą zapłaty jest nazwa towaru (robót, usług), ilość, cena i koszt. Podstawa zapłaty jest wskazana tak, aby kupujący przed dokonaniem płatności wiedział za co płaci, jaką ilość produktu kupuje i za jaką cenę.
• Stawka i kwota podatku VAT. Zgodnie z paragrafem 4 art. 168 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej w dokumentach rozliczeniowych kwotę podatku VAT przez podatników należy wskazać w osobnym wierszu. Zazwyczaj informacja ta znajduje się na końcu tabelarycznej części faktury. W związku z tym osoby uchylające się od podatku VAT lub osoby korzystające z ulg podatkowych wskazują na swoich fakturach: „Bez VAT”.
• Adres i numer telefonu sprzedawcy.
• Inne szczegóły.

Dla wygody i przyciągnięcia klientów sprzedawca może podać na fakturze swój adres, numer telefonu lub inne informacje (godziny pracy działu dostaw, schemat wejścia).

Możesz także określić datę ważności na fakturze. Termin ma znaczenie szczególnie w przypadku faktur wystawianych w walutach obcych lub zależnych od ich kursów walut. Często na dole faktury zobaczysz: „Faktura jest ważna 10 dni”. Oznacza to, że jeżeli kupujący opłaci fakturę po tym terminie, sprzedający może odmówić dostarczenia towaru lub wykonania usługi (wykonania pracy), gdyż z jakiegoś powodu mogła zmienić się cena lub nie ma już produktu na magazynie.

Bez podpisu kierownika i księgowego oraz pieczęci faktura będzie ważna, jeśli polityka firmy przewiduje taką formę faktury.

Czy konto jest podstawowe czy nie?

Wiele osób twierdzi i błędnie twierdzi, że faktura musi zawierać podpis menadżera i pieczątkę firmy, ponieważ faktura jest dokumentem podstawowym.

Ustalmy razem, czy konto jest podstawowe, czy nie. Wraz z przyjęciem ustawy „O zmianie niektórych aktów prawnych Federacji Rosyjskiej w sprawie zniesienia obowiązkowej pieczęci spółek handlowych” z dnia 04.06.2015 nr 82-FZ, pieczęć przestała być obowiązkowa.

Wiele dużych firm nie dokonuje płatności nawet z tytułu zawartych umów bez otrzymania faktury. Faktem jest, że dla działu odpowiedzialnego za płatności z tytułu umów i dostaw pozaumownych wygodniej jest płacić fakturą: faktura zawsze zawiera ważne dane płatnicze sprzedawcy; Oryginał faktury dołączany jest do wniosku o płatność lub przechowywany wraz z poleceniami zapłaty.

Oznacza to, że w rzeczywistości uznajemy, że faktura jest dokumentem podstawowym. Ale to nieprawda. Na dostawę towarów, świadczone usługi i wykonaną pracę wydawany jest już dokument pierwotny - dowód dostawy, akt itp., który dokumentuje ważność transakcji i fakt zawarcia umowy, a tym samym pojawienie się obowiązek zapłaty za towar (roboty, usługi). Zapłata za transakcję może nastąpić również na podstawie faktury, aktu notarialnego lub umowy.

Nie znasz swoich praw?

Faktura jest dokumentem wtórnym

Faktura nie jest zatem dokumentem pierwotnym, ale wtórnym, który służy raczej do prawidłowego wypełnienia szczegółów płatności sprzedawcy. Ponadto każdy fakt z życia gospodarczego osoby prawnej lub osoby fizycznej jest dokumentowany jako dokument podstawowy. A faktura nie jest zapisem takiego faktu, ale przypomnieniem lub chęcią sprzedawcy otrzymania zapłaty za swój towar, pracę lub usługę na podstawie faktu dostawy.

Faktura może pełnić także rolę oferty handlowej skierowanej do potencjalnego klienta. Zapłata faktury w tym przypadku będzie stanowiła zgodę na niniejszą ofertę. Jeśli kupujący nie zgadza się z warunkami nadchodzącej transakcji, może po prostu zignorować fakturę, a wysłanie listu odmownego w tym przypadku nie jest zapewnione.

Ponadto na podstawie faktury żadna ze stron transakcji nie dokonuje żadnych zapisów księgowych.

Przykładowa faktura do zapłaty

Przykładowa faktura bez podatku VAT dla spółki z oo będzie nieco prostsza niż faktura z przydzieloną kwotą podatku VAT. Przyjrzymy się zatem fakturze VAT.

Z punktu widzenia zgodności ze standardami obiegu dokumentów, wypełnienie faktury nie powinno przysporzyć szczególnych trudności po zapoznaniu się z naszym wzorem.

Pierwsza kolumna części tabelarycznej faktury wskazuje numer seryjny produktu, dzieła lub usługi, a druga kolumna wskazuje nazwę. Lepiej podać nazwę bez skrótów, zgodnie z dowodem dostawy lub świadectwem ukończenia prac. Jeśli płatność następuje na podstawie umowy, lepiej podać w tytule nazwę umowy lub numer i datę dokumentu podstawowego, jeśli jest płatność z dołu.

Trzecia i czwarta kolumna wskazują jednostki miary (sztuki, zestawy, metry bieżące itp.) oraz ilość.

Przedostatnia kolumna zawiera cenę, a ostatnia kolumna zawiera koszt całkowity.

Jeżeli przy sporządzaniu faktury popełniono błędy lub zmieniono cenę lub ilość, lepiej nie poprawiać ich, lecz wystawić fakturę ponownie.

Sposoby wypełniania faktury

Fakturę można wydrukować na papierze firmowym.

Istnieje kilka sposobów wypełnienia faktury:

1. Znajdź formularz w Internecie, wydrukuj go i wypełnij ręcznie.

Ta metoda będzie wyglądać nieestetycznie, jeśli Twoim nabywcą jest duża firma i oczekujesz kontynuacji wzajemnie korzystnej współpracy. Opcja ta występuje jednak w trudno dostępnych obszarach lub przy niewielkich obrotach handlowych z osobami prawnymi.

1. Weź proponowaną próbkę faktury do zapłaty od LLC, a następnie użyj jej jako szablonu, wypełniając ją elektronicznie. Opcja ta jest dopuszczalna w przypadku, gdy branża ma specyficzny charakter i nie zawsze można szybko dostosować program księgowy do konkretnego rodzaju prowadzonej działalności.
2. Użyj programu księgowego lub innego programu księgowego, takiego jak 1C.

Bardzo wygodne jest wystawienie faktury za pomocą programu, który pozwala na „wszycie” logo firmy lub marki w formularz faktury. Możesz też wykorzystać fakturę jako element reklamy, dodając tam niezbędne informacje.

Druga i trzecia metoda są wygodniejsze w użyciu i pozwalają uniknąć błędów podczas wypełniania.

Fakturę możesz wysłać lub przekazać:

• za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej;
• usługa kurierska;
• faksem;
• e-mailem;
• z wykorzystaniem EDI (elektroniczne zarządzanie dokumentacją).

Jak rozumiemy, trzy ostatnie metody pozwolą kupującemu szybciej otrzymać fakturę, a co za tym idzie, skrócą czas potrzebny na zatwierdzenie i płatność.

Wystawienie faktury na osobę fizyczną

Dlaczego warto wystawić fakturę osobie fizycznej? Obecnie osoby fizyczne – niebędące przedsiębiorcami – coraz częściej korzystają z bezgotówkowych form płatności. Ponieważ nie zawsze można np. zapłacić za zakupy w serwisie kartą bankową. A dzięki specjalnej aplikacji bankowej możesz opłacić swój rachunek bez konieczności udawania się do biura lub sklepu sprzedawcy. W tym przypadku konto nie będzie się różnić od zwykłego konta, z którego korzysta firma w swojej pracy.

Jeżeli sprzedawcą towarów, robót budowlanych lub usług jest osoba fizyczna, wówczas kupujący – osoba prawna lub przedsiębiorca indywidualny – może żądać faktury do zapłaty. Taka sytuacja jest możliwa w przypadku, gdy firma wynajmuje mieszkanie swoim pracownikom od osoby fizycznej lub np. kupuje mebel od prywatnego rzemieślnika. Najczęściej umowa jest zawierana z osobą fizyczną, która określa wszystkie wymagane szczegóły, w tym informacje dotyczące płatności. Jeśli jednak kupujący poprosi o fakturę, możesz również skorzystać z naszej próbki, wpisując swoje dane i dane kupującego.

W naszym artykule sprawdziliśmy obowiązkowe i dodatkowe dane konta. Proponowana próbka pomoże księgowemu w jego pracy przy przygotowywaniu tego dokumentu. Po drodze rozmawialiśmy o koncie indywidualnym. A nasze przemyślenia na temat tego, czy faktura jest dokumentem pierwotnym czy wtórnym, kropkowaliśmy przy omawianiu tego dokumentu.

Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności gotówkowej i bezgotówkowej pomiędzy obiema stronami.

Musi zawierać dane sprzedawcy lub osoby, która wykonała pracę.

Muszą być także obecne dane banku odpowiedzialnego za przelewy pieniężne. Oraz wykaz towarów i usług podlegających zapłacie.

W prawie nie ma przepisu, który w ogóle zabraniałby przeprowadzania transakcji bez posiadania konta. Nie ma obowiązku sporządzenia dokumentu, chyba że umowa między sprzedającym a kupującym stanowi ścisły wymóg.

Kupujący przekazuje pieniądze na podstawie umowy. Są jednak inne sytuacje, w których konto staje się wymogiem.

Na przykład przy przekazywaniu początkowo niepewnej kwoty od jednej strony do drugiej. Płacąc za usługi komunikacyjne wymagana jest faktura. Przecież takie umowy dotyczą dokumentów, w których nie ma z góry określonej kwoty.

Stworzenie dwóch egzemplarzy i wyodrębnienie na ściśle ustalonym formularzu jest wymogiem obowiązkowym, w przeciwnym razie nie będzie można odliczyć podatku VAT od kupującego wyłącznie na podstawie tego dokumentu.

Osoby fizyczne nie mają obowiązku płacenia podatku VAT. Dlatego nie mogą wystawić faktury. Istnieją jednak następujące sposoby rozwiązania problemu, jeśli nadal istnieje potrzeba dokumentacji:

1. Sporządzenie umowy o świadczenie usług z organizacją, na podstawie której otrzymywana jest zapłata.
2. Rejestracja IP/CJSC/LLC.

Jeśli jednak faktura zostanie wystawiona bezpośrednio od osób fizycznych, dokument traci moc prawną.

O obowiązkowych szczegółach

Informacje wymagane w dokumencie obejmują:

• Numer konta, data jego wystawienia.
• Całkowita kwota płatności, z obowiązkowym odliczeniem części podatku VAT. Jeśli oczywiście parametr jest wliczony w cenę produktu.
• Usługi z towarami zakupionymi przez użytkownika.
• Dane bankowe.
• Pełna nazwa IP.

Jak prawidłowo wystawić fakturę?

Do tworzenia faktury nadaje się dowolny program biurowy. Istnieją również usługi online, które umożliwiają przygotowanie niezbędnych informacji w Internecie.

Aby to zrobić, nie musisz nawet instalować dodatkowego oprogramowania.

Istnieją następujące zasady projektowania:

1. Nagłówek – do zamieszczania danych osobowych organizacji i indywidualnych przedsiębiorców.
2. Następnie przechodzą do danych bankowych zarówno sprzedającego, jak i kupującego.
3. Nadanie numeru seryjnego stało się wymogiem obowiązkowym. W przypadku przedsiębiorców indywidualnych dopuszczalne jest prowadzenie rachunków w powszechnym systemie obiegu dokumentów. Możesz też prowadzić oddzielne rejestry, specjalnie dla kont. Wtedy też przydzielane są im specjalne numery.
4. Wykaz usług i wykonanych prac ma zazwyczaj formę tabelaryczną. Wymagane jest podanie ilości z uwzględnieniem podatku VAT i kosztu. I jaka kwota zostanie ostatecznie wypłacona.
5. Mogą być dostępne dodatkowe informacje. Dotyczy to np. terminu płatności. Lub czas, w którym konsument musi wysłać pełny wolumen towaru.
6. Wszystko kończy się podpisem i pieczęcią indywidualnego przedsiębiorcy. Nie są one potrzebne w przypadku, gdy faktura jest wystawiana w formie elektronicznej.

Wystawienie faktury od indywidualnego przedsiębiorcy: szczegóły i wzór

Dokument musi zawierać informacje o:

• Numer konta, data wystawienia.
• Całkowita kwota płatności z odrębnie naliczonym podatkiem VAT, jeśli występuje.
• Towary lub usługi przekazane kupującemu.
• Dane bankowe.
• Pełna nazwa IP.

Pieczęć jest opcjonalna i może być obecna lub nie.

Dopuszczalne jest wystawianie faktur zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Numer konta podawany jest ponownie corocznie, począwszy od nowego roku. Korzystanie ze specjalnych programów ułatwia ten proces.

Możesz pobrać przykładową fakturę do zapłaty.

Regulamin spółki z o.o

W tym przypadku na koncie znajdują się informacje o:

1. Całkowita kwota do zapłaty słownie, ze wskazaniem podatku VAT.
2. Towary z usługami. Razem z jednostkami miary ich ilości, koszt całkowity.
3. Szczegóły płatności od sprzedającego, w tym rachunek korespondencyjny i bieżący, nazwa banku, INN z punktem kontrolnym, BIC.
4. Numer, data wystawienia dokumentu.
5. Nazwa organizacji.

Dokument podpisują kierownik i główny księgowy. Pożądane jest posiadanie pieczątki firmowej.

Wystawiamy faktury w języku angielskim

W języku angielskim faktura jest oznaczona jako faktura. W Rosji często brakuje tłumaczeń dokumentów.

Obowiązkowym elementem dokumentów jest słowo faktura.

Na każdej fakturze w języku angielskim piszą:

1. Warunki płatności.
2. Całkowita kwota.
3. Numer dostawy i inne kombinacje liczb ułatwiające śledzenie zamówienia.
4. Data wysyłki lub zakupu usług z towarem.
5. Spółka posiadająca system podatkowy.
6. Data wystawienia dokumentu.
7. Dane kontaktowe obu stron.
8. Nazwa i dane kontaktowe konkretnego sprzedawcy.
9. Numer własny, wychodzący i przychodzący.

Wniosek

Optymalnym rozwiązaniem jest utworzenie standardowego wzoru faktury z VAT lub bez.

Dopuszczalne jest posiadanie wielu opcji procedur rozliczeniowych.

Na przykład, gdy każdy formularz jest wypełniany od nowa. Lub gdy tworzony jest standardowy szablon dla wszystkich transakcji pieniężnych odpowiednich do otwarcia konta.

Ułatwi to pracę pracownikom księgowości. A to zmniejszy liczbę możliwych błędów. Ale same błędy często prowadzą do poważnych problemów.

Dzięki automatyzacji masz pewność, że pieniądze trafią na właściwe konto. I żeby nie zniknęły w nieznanym kierunku. Dokumentacja zostanie wykonana znacznie szybciej i kompetentniej.

Aby dowiedzieć się jak prawidłowo wystawiać faktury, obejrzyj ten film:

Często do faktury lub umowy dołączany jest dowód zapłaty – bardzo specyficzny dokument, który jednocześnie może odegrać znaczącą rolę w transakcji, ale nie jest dokumentem potwierdzającym wydatki dla celów księgowych. Jednak dokument ten jest prawie zawsze obecny w relacjach biznesowych, dlatego wymaga prawidłowego przygotowania i terminowej realizacji.

Co to za dokument

Głównym celem tego dokumentu jest powiadomienie jednej ze stron transakcji o konieczności przekazania środków finansowych na przyszłe prace, usługi lub dostawę aktywów i produktów lub opłacenia już zakończonej transakcji. Fakturę płatniczą zawsze wystawia kupujący kupującemu i podlega ona obowiązkowej zapłacie. Zwykle płatność w ramach tego dokumentu odbywa się w formie bezgotówkowej, jednak nie jest to w żaden sposób regulowane. W związku z tym konto może być również wykorzystywane do wpłat gotówkowych.

Forma tego dokumentu, tryb jego sporządzenia oraz treść nie są regulowane przez prawo, lecz wykształciły się w procesie wieloletniej praktyki jego stosowania. Zazwyczaj faktura zawiera:

• pełne dane bankowe dostawcy lub wykonawcy;
• data wydania i numer seryjny;
• informacje o przedmiocie umowy (tj. o usłudze, produkcie itp.) i jej koszcie.

To wystarczy, aby sporządzić nakaz zapłaty. To jednak nie wszystkie informacje, jakie udostępnia konto, a w szczególności:

W jakich przypadkach jest wydawany?

Jedynym celem tego konta jest powiadomienie o przedpłacie, które zawiera podstawowe informacje o transakcji, a także dane bankowe sprzedawcy (kontrahenta).

Dokument sporządzany jest przez sprzedawcę lub wykonawcę przy dokonywaniu jakichkolwiek transakcji - w celu nabycia aktywów lub towarów, wynajmu, świadczenia płatnych usług, transportu towarów itp. Zwykle jest oferowany, jak już wspomniano, za przedpłatą. Nie ma znaczenia w jaki sposób ta przedpłata zostanie dokonana – w formie bezgotówkowej czy gotówkowej.

Często jednak do transakcji, dla których nie jest przewidziana przedpłata, dołączana jest faktura za płatność. W takim przypadku płatność za samą transakcję odbywa się na podstawie faktur, ustaw lub faktur, a konto służy do prawidłowego przelewu środków, ponieważ zawiera ważne dane bankowe dostawcy.

Strony mogą obejść się bez faktury posługując się innym dokumentem, jednak musi to być przewidziane w umowie. Ale zwykle używana jest liczba.

Wideo - objaśnienia procedury wystawienia faktury do zapłaty:

Jak prawidłowo przygotować i wystawić fakturę do zapłaty

Warto zaznaczyć, że faktura płatnicza nie jest dokumentem księgowym, gdyż nie można na niej zarejestrować środka trwałego, produktu czy usługi; nie służy jako dokument potwierdzający wydatki. Oznacza to, że wymogi ustawy „O rachunkowości” nr 402-FZ w odniesieniu do dokumentów pierwotnych na fakturze nie mają zastosowania do płatności. Dlatego nie trzeba ich ściśle przestrzegać.

Pomimo faktu, że dokument ten nie ma ujednoliconej formy i nigdzie nie jest określone, jak go skompilować, nadal należy w nim uwzględnić następujące szczegóły:

• — sprzedający, łącznie z jego formą prawną. Na przykład LLC „Kvadrat”;
• jeżeli sprzedającym jest przedsiębiorca, wówczas podaje się jego pełną nazwę, tj. bez skrótów i wymagane jest wskazanie formy prawnej prowadzonej działalności. Na przykład „Indywidualny przedsiębiorca Pietrow Roman Siergiejewicz”;
• pełny adres siedziby lub adres faktycznej działalności;
• dla przedsiębiorcy – obowiązkowy numer identyfikacji podatkowej i punkt kontrolny;
• numer seryjny faktury i datę jej wystawienia. Z reguły dokumenty płatności odnoszą się do tych szczegółów. Ponadto dla prawidłowego ustalenia okresu ważności tego dokumentu i oferty sprzedawcy istotna jest data faktury;
• przedmiot transakcji – dokładna i pełna nazwa produktu, aktywa, usługi;
• ilość, jeżeli przedmiot można wyrazić ilościowo. Na przykład usługa lub obiekt budowlany nie ma jednostki miary;
• cena jednostkowa i (lub) łączna cena całej transakcji;
• waluta, w której dokonywana jest płatność. Jeżeli transakcja jest wyceniona w walucie obcej, dział księgowości będzie musiał przeliczyć transakcję na podstawie kursu wymiany tej waluty obowiązującego w momencie płatności, ustalonego przez Bank Rosji;
• nazwa kupującego lub klienta. Bardzo często faktura uzupełniona jest o wiersz „Płatnik”, który wskazuje osobę płacącą za dokument. Osoba ta może nie być klientem.

Kwota podatku musi zostać uwzględniona (jeśli firma płaci podatek VAT). Zazwyczaj cena i wartość są już na fakturze. Nazywa się to „w tym” i wygląda następująco:

Na przykład koszt operacji wynosi 200 000 rubli, podatek VAT wynosi 10%.

Kwota podatku wyniesie = 200 tysięcy x 10/110 – 18 181,82 rubli.

Ostateczny koszt faktury zostanie wskazany jako 200 tysięcy rubli, ponieważ jest w niej uwzględniony podatek. Niemniej jednak sam podatek zostanie rozdzielony osobno.

Ale jeśli cena i koszt są podane bez uwzględnienia podatku i jest on doliczony do góry, to:

Koszt transakcji wynosi 200 tysięcy rubli, podatek VAT - 18%.

Kwota podatku VAT „na górze” = 200 000 x 18% = 36 000 rubli.

Ostateczny koszt operacji to 236 000 rubli.

Spółki i przedsiębiorcy, którzy podlegają specjalnym reżimom podatkowym i są zwolnieni z podatku VAT, nie powinni wykazywać podatku w fakturze do zapłaty. Dokonują po prostu następującego wpisu: „Bez VAT”.

Po całkowitym skompletowaniu dokumentu zostaje on podpisany:

- koniecznie szef firmy i główny księgowy. Zamiast tego osoby do tego upoważnione mogą złożyć swój podpis. W takim przypadku w pobliżu należy podać dane dokumentu uprawniającego do podpisu oraz transkrypcję podpisów – imię i nazwisko. i pozycja. Na przykład: „Menedżer Iwanow V.V., na podstawie pełnomocnictwa nr 1 z dnia 17.04.16”;

- dodatkowo - osoba odpowiedzialna za realizację transakcji podlegającej opłacie. Podpis tej osoby nie jest wymagany. Wszystko zależy od wielkości firmy i poziomu kontroli transakcji.

Jeżeli fakturę wystawia przedsiębiorca, to on składa swój podpis zamiast kierownika i głównego księgowego. Jeśli oczywiście pełni funkcje tych osób.

I jeszcze jeden ważny punkt w przygotowaniu dokumentu: organizacja musi umieścić pieczęć, ale przedsiębiorca może jej nie mieć. Dodatkowo podpisy na fakturze mogą być składane faksem, jeśli umowa tak przewiduje.

Jak wysłać do kontrahenta

Aby przyspieszyć proces płatności, fakturę można przesłać e-mailem w formie zeskanowanego dokumentu lub faksem. Kopia nadaje się również do celów płatniczych. Ponadto dokument w formie elektronicznej (jeśli został przesłany pocztą elektroniczną) jest prawnie uznawany za równoważny pod względem mocy prawnej oryginałowi. W takim przypadku dokument taki uważa się za podpisany podpisem elektronicznym, tj. login i hasło z poczty strony wysyłającej.

Ale możesz też zachować spokój, jeśli mówimy o samym początku współpracy, zamawiając od razu oryginał. Oryginał faktury do zapłaty może zostać przesłany bezpośrednio do Klienta za pośrednictwem firmy kurierskiej, pocztą lub wystawiony przy podpisaniu umowy.

Termin

Fakturę należy opłacić w terminie określonym w umowie lub w samym dokumencie. Dotrzymanie tego okresu jest istotne dla transakcji: w jej trakcie dostawca lub wykonawca nie ma prawa zmieniać warunków umowy ani jej wypowiedzieć. Jeżeli podczas płatności faktury przelewem bankowym zostaną odkryte nieprawidłowe dane bankowe, należy niezwłocznie powiadomić o tym dostawcę na piśmie. Przedłuży to ważność konta!

Wnioski

Faktura nie ma jednolitej formy, a jej treść nie jest regulowana żadnymi przepisami prawa. Dokument ten zawiera jednak własną listę obowiązkowych danych, które pomagają klientowi szybciej i łatwiej zapłacić za transakcję. Faktura wystawiana jest najczęściej na zaliczkę i jest ważna przez okres określony w umowie. Dlatego bardzo ważne jest, aby spłacić ją terminowo. W tym okresie dostawca nie ma prawa odmówić zawarcia umowy!

Wideo - jak wystawić fakturę do zapłaty w 1C:

– jest to dokument, na podstawie którego klient firmy płaci za jej usługi lub zakupiony towar. Zawiera dane kontrahenta lub sprzedawcy, za pośrednictwem którego płatnik dokonuje przelewu, a także wykaz świadczonych usług lub dostarczonych towarów.

Może również służyć jako oferta w przypadku braku porozumienia pomiędzy dostawcą a kupującym. W takim przypadku dokonanie płatności zgodnie z nią oznacza przyjęcie oferty przez kupującego.

Lista formularzy wystawienia faktury do zapłaty

W rosyjskiej praktyce gospodarczej stosuje się dwa rodzaje dokumentów: standardową fakturę płatniczą i fakturę.

Wiele osób myli te dokumenty. Tak naprawdę mają one różne przeznaczenie i różnią się między sobą kolejnością ich wypełniania. Faktura służy jako dokument podatkowy przeznaczony do rozliczenia podatku VAT i odzwierciedla ruch pozycji magazynowych. Wydawany jest po dostawie towaru lub zakończeniu pracy.

Ważne: Faktura płatnicza jest dokumentem opcjonalnym, płatność na rzecz sprzedającego może zostać zrealizowana bez niego. Nie dotyczy także dokumentów pierwotnych, które stanowią potwierdzenie poniesionych wydatków (w odróżnieniu od faktur i zaświadczeń o wykonanej pracy), ale jest szeroko stosowana przez organizacje

W przypadku dostaw międzynarodowych stosowana jest również faktura. Istnieją faktury celne i handlowe, z których każda ma swój własny zestaw szczegółów. Może jednocześnie pełnić funkcję certyfikatu zgodności.

Jak wystawić fakturę do zapłaty?

Nie opracowano jednolitej formy płatności, dlatego firma ma prawo opracować własny szablon. Prawo nie przewiduje listy wymaganych pól, jednak organizacje zazwyczaj umieszczają na fakturze następujące sekcje:

• nazwa sprzedawcy (kontrahenta);
• jego dane: INN i KPP (tylko dla firm), adres prawny i faktyczny;
• dane kontaktowe dostawcy: telefon, fakt i e-mail;
• numer seryjny i data wystawienia - ułatwi to zrozumienie, dlaczego dokładnie pieniądze wpłynęły na konto (zwykle kupujący wpisuje w części dotyczącej celu polecenia zapłaty coś w rodzaju: „Płatność faktury nr...). z dnia… 2016 r. dla materiałów budowlanych”); dane bankowe dostawcy: nazwa banku i jego BIC, adres banku, rachunek korespondencyjny i rachunek bieżący;
• nazwę świadczonych usług lub wysyłanych towarów, ich ilość, cenę jednostkową i koszt całkowity.

Zamiast podawać nazwę produktu, możesz powołać się na Umowę (np. „Zaliczka na podstawie umowy nr 245 z dnia 28 września 2016 r.”) lub po prostu wskazać podstawę jej wystawienia („W przypadku usług komunikacyjnych”, „ za prąd” itp.).

Aby faktura mogła stanowić ofertę, musi zawierać istotne warunki transakcji.

Przykładowo towar zostanie wysłany w ciągu 3 dni roboczych po dokonaniu płatności lub wpływie pieniędzy na konto sprzedającego. W takim przypadku określenie terminu płatności faktury pozwala na ustalenie warunków umowy na określony czas. Tym samym przestrzeganie zasad przygotowania faktur do zapłaty staje się bardzo ważnym elementem pracy przedsiębiorstwa, gdyż niesie ono za sobą pewną odpowiedzialność prawną.

Na prośbę firmy możesz zawrzeć w dokumencie inne informacje:

• umieść logo firmy;
• wskazać dane płatnika;
• waluta płatności – może być rozliczana w rublach lub innej walucie;
• inne ważne warunki - na przykład wskaż, jak długo dokument jest ważny (na przykład „Ten dokument jest ważny 30 dni”), co jest szczególnie ważne w przypadku towarów i usług, których ceny szybko się zmieniają.

Różnice przy wydawaniu z VAT i bez VAT

Wszystkie firmy lub organizacje pracujące dla OSNO muszą naliczać podatek VAT od kosztów świadczonych usług lub wysłanych towarów. Dlatego też mają obowiązek wskazać w osobnej linii kwotę naliczonego podatku VAT „w tym VAT”.

Część podatników jest zwolniona z podatku VAT. Są to indywidualni przedsiębiorcy i organizacje, które przeszły na system uproszczony. Dlatego w kolumnie „z VAT” muszą umieścić myślnik lub wpisać „bez VAT”. Niektórzy kupujący mogą wymagać oficjalnego pisma od Federalnej Służby Podatkowej, które potwierdza legalność pracy bez podatku VAT. List ten zawiera wskazanie obowiązującego systemu podatkowego (STS z przedmiotem „dochód” lub „dochód minus wydatki”).

W niektórych przypadkach duże firmy wymagają od dostawcy wystawienia faktury z zerowym podatkiem VAT. Spółki uproszczone mają prawo wystawiać faktury zerowe i nie stanowi to podstawy do składania deklaracji VAT ani odprowadzania podatku do budżetu.

Rejestracja faktury

Organizacje nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji wystawionych i opłaconych faktur. Uwzględniają koszty płacenia za towary i usługi na podstawie faktur i ustaw, dochód - z chwilą wpływu pieniędzy na konto.

Ponadto organizacje korzystające z uproszczonego systemu podatkowego nie muszą płacić podatku VAT i nie mogą liczyć na rekompensatę tego podatku z budżetu.

Mogą jednak według własnego uznania uwzględnić wystawione i opłacone dokumenty w dogodnej formie. Na podstawie tych informacji firma może przeprowadzić dodatkową pracę z klientami: wyjaśnić, dlaczego nie doszło do płatności i zaoferować różne zachęty do rozwiązania problemu (rabaty, powiązane usługi).

Organizacje powinny rejestrować faktury wyłącznie w księdze sprzedaży (na podstawie wystawionych faktur) lub księdze zakupów (na podstawie otrzymanych faktur). Odpowiedzialność ta przypisana jest wyłącznie organizacjom w OSNO. W tym miejscu wskazane są takie informacje jak data i numer faktury, jej numer, kwota zawierająca podatek, kwota podatku itp.

Czy potrzebujesz pieczęci?

Pieczęć i podpis osoby odpowiedzialnej (głównego księgowego, samego kierownika lub indywidualnego przedsiębiorcy) nie są obowiązkowymi danymi faktury do zapłaty. Jednak wiele firm odmawia płacenia za dokumenty bez podpisu i pieczęci.

Fakturę musi podpisać osoba upoważniona (dyrektor, główny księgowy lub indywidualny przedsiębiorca wskazujący OGRNIP).

Czy płatnik potrzebuje oryginału faktury?

W nowoczesnych warunkach większość faktur wystawiana jest i opłacana zdalnie. Dzięki temu możesz wystawić fakturę do zapłaty drogą elektroniczną.

Zeskanowane faktury wysyłane są pocztą lub faksem. Ale w niektórych przypadkach możesz wysłać oryginał dokumentu pocztą lub za pośrednictwem kuriera.

Podatnik VAT potrzebuje oryginału faktury, aby móc przyjąć podatek VAT do odliczenia. Dlatego jest wykonywany w dwóch egzemplarzach, jeden z nich pozostaje u sprzedającego, drugi u kupującego.

Obecnie dozwolona jest elektroniczna wymiana dokumentów, jednak muszą one być podpisane podpisem elektronicznym. Podpis faksymilowy i pieczęć nie są akceptowane i faktury takie nie mogą zostać przyjęte do rozliczenia.

1. Jak wystawić fakturę za płatność przelewem?
2. Wypełnij tabelę danymi rejestracyjnymi (NIP i KPP) oraz danymi bankowymi. W kolumnie odbiorcy podaj nazwę odbiorcy i obok niego aktualny numer rachunku. Na dole tabeli zapisywane są informacje o banku: nazwa, adres, BIC (numer ten można znaleźć w dokumentach otwarcia rachunku bieżącego lub na oficjalnej stronie banku) oraz wskazać jego rachunek korespondencyjny (jest to rachunek z którego pieniądze rozdzielane są pomiędzy rachunki bieżące odbiorców). Rachunek korespondencyjny zaczyna się od 3010, rachunek rozliczeniowy – od 4070 lub 4080.
3. Należy podać numer faktury (system numeracji może być dowolny) oraz datę jej wystawienia.
4. Wprowadź dane dotyczące zleceniodawcy i odbiorcy (jeśli są inni). Tutaj możesz ograniczyć się jedynie do nazwy firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy, bądź wpisać bardziej szczegółowe dane (m.in. NIP, KPP, adres siedziby, dane bankowe).
5. Proszę podać całkowitą kwotę do zapłaty bez VAT w kolumnie „Razem”.
6. Wpisz nazwę towaru lub dzieła, na który wystawiona jest faktura, jego cenę i koszt bez podatku VAT.
7. Oblicz podatek VAT i podaj jego stawkę (standardowo wynosi 18%, ale dla niektórych kategorii towarów stawka wynosi 10%). Na przykład dla towarów o wartości 100 000 rubli. Podatek VAT wyniesie 18 000 rubli.
8. Wprowadź kwotę do zapłaty zawierającą podatek VAT. Na przykład bez VAT – 200 000 rubli, VAT – 36 000 rubli. Całkowita kwota do zapłaty wynosi 236 000 rubli. Zapisz słownie liczbę pozycji na fakturze i kwotę.

Wydrukuj dokument i złóż swój podpis i pieczęć. Pozostaje tylko wysłać go do dostawcy i poczekać, aż pieniądze dotrą do określonych szczegółów.

Tym samym faktura za zapłatę znacznie upraszcza rozliczenia pomiędzy sprzedającym a kupującym. Dlatego jest szeroko stosowany w organizacjach i indywidualnych przedsiębiorcach. , choć nie jest to dokument obowiązkowy.

Przydatne wideo

Jak wystawić fakturę: