Okres przechowywania dokumentów bankowych. Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów

Obowiązki podatników (płatników opłat)

1. Podatnicy są obowiązani:

8) zapewnić bezpieczeństwo danych przez okres czterech lat księgowość oraz inne dokumenty niezbędne do obliczenia i zapłaty podatków, a także dokumenty potwierdzające otrzymane dochody (w przypadku organizacji - także poniesione wydatki) i zapłacone podatki (potrącone);

Jeżeli urzędnicy dokonujący kontroli mają wystarczające podstawy, aby przypuszczać, że dokumenty potwierdzające popełnienie przestępstwa mogą zostać zniszczone, ukryte, zmienione lub zastąpione innymi, dokumenty te zabezpiecza się w sposób przewidziany w art. 94 niniejszego Kodeksu, zgodnie z ustawą sporządzoną przez tych urzędników. Akt zajęcia dokumentów musi uzasadniać potrzebę zajęcia i zawierać wykaz zajętych dokumentów. Przy zajęciu dokumentów podatnik ma prawo zgłosić uwagi, które na jego wniosek muszą zostać uwzględnione w protokole. Zajęte dokumenty muszą być ponumerowane, splecione i opieczętowane lub podpisane przez podatnika ( agent podatkowy, płatnik opłaty). Jeżeli podatnik (urzędnik podatkowy, płatnik opłaty) odmówi opatrzenia zatrzymanych dokumentów pieczęcią lub podpisem, odbywa się to specjalny znak. Odpis ustawy o zajęciu dokumentów przekazywany jest podatnikowi (urzędnikowi podatkowemu, płatnikowi opłaty).

1. Zajęcie dokumentów i rzeczy następuje na podstawie uzasadnionej uchwały urzędnika organu podatkowego przeprowadzającego kontrolę skarbową.

Uchwała ta podlega zatwierdzeniu przez naczelnika (jego zastępcę) organu podatkowego, który podjął decyzję o przeprowadzeniu kontroli podatkowej.

2. Konfiskata dokumentów i przedmiotów w nocy jest niedozwolona.

3. Zajęcie dokumentów i przedmiotów następuje w obecności świadków oraz osób, od których dokonuje się zajęcia dokumentów i przedmiotów. W konieczne przypadki Do udziału w wykopaliskach zaproszono specjalistę.

Przed rozpoczęciem zajęcia urzędnik skarbowy przedstawia uchwałę w sprawie zajęcia oraz wyjaśnia obecnym, jakie mają prawa i obowiązki.

4. Urzędnik skarbowy wzywa osobę, której dokonuje się zajęcia dokumentów i przedmiotów, do dobrowolnego ich wydania, a w przypadku odmowy dokonuje zajęcia przymusowego.

Jeżeli osoba, od której następuje zajęcie, odmówi otwarcia lokalu lub innego miejsca, w którym mogą znajdować się dokumenty i przedmioty podlegające zajęciu, urzędnik skarbowy ma prawo zrobić to samodzielnie, nie powodując niepotrzebnego uszkodzenia zamków, drzwi i innych przedmiotów .

5. Zajęciu nie podlegają dokumenty i przedmioty niemające związku z przedmiotem kontroli podatkowej.

6. Protokół zajęcia, zajęcia dokumentów i przedmiotów sporządza się z zachowaniem wymogów przewidzianych w art. 99 niniejszego Kodeksu oraz w niniejszym artykule.

7. Zajęte dokumenty i przedmioty są wymienione i opisane w protokole zajęcia lub w dołączonym do niego inwentarzu dokładne wskazanie nazwy, ilości i cechy indywidualne przedmiotów oraz, jeśli to możliwe, ich koszt.

8. W przypadku zdarzeń kontrola podatkowa nie ma wystarczającej liczby kopii dokumentów osoby sprawdzanej, a organy podatkowe nią dysponują wystarczające podstawy uważają, że oryginalne dokumenty mogą zostać zniszczone, ukryte, poprawione lub zastąpione, urzędnik podatkowy ma prawo zająć oryginalne dokumenty w sposób określony w tym artykule.

W przypadku konfiskaty takich dokumentów sporządza się z nich kopie i poświadcza je urzędnik organowi podatkowemu i przekazane osobie, od której zostały odebrane. Jeżeli nie ma możliwości sporządzenia lub przekazania kopii sporządzonych jednocześnie z zajęciem dokumentów organ podatkowy przekazuje je osobie, której dokumenty zostały skonfiskowane, w terminie pięciu dni od dnia konfiskaty.

9. Wszystkie zajęte dokumenty i przedmioty przedstawia się świadkom i innym osobom biorącym udział w zajęciu, a w razie potrzeby pakuje na miejscu zajęcia.

Zajęte dokumenty muszą być ponumerowane, opatrzone pieczęcią lub podpisem podatnika (przedstawiciela podatkowego, płatnika opłat). Jeżeli podatnik (urzędnik skarbowy, płatnik) odmówi opatrzenia zajętych dokumentów pieczęcią lub podpisem, w protokole zajęcia odnotowuje się to w sposób szczególny.

10. Kopię protokołu zajęcia dokumentów i przedmiotów przekazuje się za pokwitowaniem albo przesyła się osobie, od której te dokumenty i przedmioty zostały zajęte.

Okres przydatności do spożycia dokumenty gotówkowe różni się od podobnych terminów ustalonych dla pozostałej dokumentacji przedsiębiorstwa. Z tego artykułu dowiesz się, jak długo przechowywać dokumenty gotówkowe.

Jakimi dokumentami są kasy fiskalne?

W latach 2017-2018 transakcjom gotówkowym towarzyszy wykonanie następujących dokumentów:

• PKO (polecenie odbioru gotówki) – dokument wydawany przy odbiorze gotówka(DS) do kasjera. Istnieje możliwość wystawienia jednego przekazu gotówkowego dziennie w przypadku wystawienia paragonu fiskalnego czek kasjerski(jeśli jest kasa fiskalna) lub formularz ścisłe raportowanie(BSO).
• RKO (rozkaz gotówkowy wydatków) to dokument wydawany w przypadku wydania DS z kasy fiskalnej. Kasjer po zidentyfikowaniu odbiorcy gotówki na podstawie okazanego przez niego paszportu lub innego dokumentu tożsamości wydaje pieniądze według kasy podpisanej przez głównego księgowego. Menedżer podpisuje RKO tylko wtedy, gdy organizacja nie zatrudnia głównego księgowego (księgowego). Książka kasowa to dokument odzwierciedlający wszystkie wpływy i wydatki DS. Pod koniec zmiany kasjer musi się uformować książeczka kasowa, wyświetl pozostałą część DS i przelicz ją ponownie. Ten dokument nie wypełnia się tylko wówczas, gdy w ciągu dnia nie odbywał się ruch uliczny.
• Książka kasowa to dokument odzwierciedlający wszystkie wpływy i wydatki DS. Pod koniec zmiany kasjer musi utworzyć księgę kasową, wypłacić saldo środków pieniężnych i ponownie je przeliczyć. Dokumentu tego nie wypełnia się tylko wtedy, gdy w ciągu dnia pojazd nie poruszał się.
• Księga rachunkowa jest dokumentem, który powstaje tylko wtedy, gdy w przedsiębiorstwie jest kilku kasjerów i służy do odzwierciedlenia transferu środków pieniężnych od starszego kasjera do młodszego. Dane w księdze są odzwierciedlone podczas zmiany i poświadczone podpisami obu stron.
• Lista płac i lista płac - są opracowywane w celu dokonywania płatności na rzecz pracowników (płace, stypendia itp.).

Wszystkie powyższe dokumenty można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej media elektroniczne.

WAŻNY! Ściśle mówiąc, z tej listy za dokumenty gotówkowe uważa się wyłącznie pokwitowania gotówkowe i polecenia zapłaty (klauzula 4.1 dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.). Pozostała część powyższych dokumentów nie dotyczy dokumentów gotówkowych, chociaż wykorzystuje się je przy przetwarzaniu transakcji gotówkowych.

UWAGA! Indywidualni przedsiębiorcy którzy prowadzą ewidencję dochodów i wydatków lub wskaźników fizycznych charakteryzujących określony typ działalność przedsiębiorcza, nie może przygotowywać dokumentów kasowych i księgi kasowej (pkt 4.1, 4.6 instrukcji Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U).

O konieczności utrzymywania dyscypliny kasowej przeczytasz w artykule „Czy Twoja dyscyplina gotówkowa jest w porządku?” .

Jak długo należy przechowywać dokumenty gotówkowe?

Księgowość i ustawodawstwo podatkowe mają różne poglądy na temat okresów przechowywania dokumentów kasowych.

Przepisy podatkowe (podpunkt 8 ust. 1 art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) stanowią, że dokumenty odzwierciedlające rachunkowość i rachunkowość podatkowa należy przechowywać przez 4 lata. Ustalił takie same terminy dla dokumentów odzwierciedlających przychody i wydatki przedsiębiorstwa.

Ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ stanowi, że sprawozdania księgowe (finansowe) należy przechowywać przez co najmniej 5 lat po zakończeniu roku sprawozdawczego. To prawo mówi również, że organizacja musi zorganizować takie warunki przechowywania dokumentów, w których będą one bezpieczne. Potrafi także samodzielnie organizować archiwa, aby wszystko przechowywać ważne papiery poza miejscem prowadzenia działalności, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo dokumentacji (klauzula 2 art. 13 ustawy z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ).

Okresy przechowywania dokumentów kasowych zatwierdzony przez Ministerstwo kultury Federacji Rosyjskiej, również wynoszą 5 lat (klauzula 362 Wykazu norm dokumenty zarządcze, zatwierdzony zarządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 588).

Zatem w oparciu o warunki maksymalne dokumenty kasowe należy przechowywać przez 5 lat.

Pytanie o trwałość dokumenty księgowe, dotyczące wynagrodzeń pracowników. Nie prowadzimy kont osobistych dla pracowników. Mamy odcinki wypłat w celu obliczenia listy płac wydawanie wynagrodzeń odbywa się za pośrednictwem kasy fiskalnej lub pod adresem karty plastikowe pracowników (przelew bezgotówkowy). Jasne jest, że trzeba przechowywać dokumentację płacową przez 75 lat, ale przez ile lat należy przechowywać dokumenty płacowe (gotówka, bank), jeśli nie prowadzi się kont osobistych? Przez ile lat należy przechowywać raporty dotyczące wydatków pracowników?

Zgłaszamy co następuje: Klauzula 1.9 Regulaminu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że środki pieniężne i inne dokumenty sporządzone podczas przeprowadzania transakcji gotówkowych są przechowywane przez określony okres ustanowione przez prawo o sprawy archiwalne w Federacji Rosyjskiej. Zatem zgodnie z art. 362 Lista typowego zarządzania dokumenty archiwalne, powstałe w trakcie działalności organizacji, wskazujące okresy przechowywania, gotówkę, dokumenty bankowe, w tym raporty wstępne są przechowywane przez 5 lat.

Uzasadnienie tego stanowiska podano poniżej w materiałach zaleceń Systemu Glavbukh oraz w dokument regulacyjny, które znajdziesz w zakładce „Podstawa prawna”.

Dokumenty do wydawania wynagrodzeń

Wynagrodzenia można wystawiać poprzez kasę fiskalną:*

Przed wypłatą wynagrodzenia kasjer musi sprawdzić dokumenty płatnicze otrzymane z działu księgowości, a mianowicie:

· obecność podpisów kierownika i głównego księgowego lub księgowego, ich zgodność z dostępnymi wzorami;

· zgodność kwot liczbowych z kwotami słownymi;

· przy wydawaniu środków pieniężnych zgodnie z poleceniem przepływu środków pieniężnych – zgodność nazwiska, imienia, patronimiki odbiorcy środków pieniężnych wskazanych w zleceniu przepływu z danymi dokumentu identyfikacyjnego okazanego przez odbiorcę.

Wynagrodzenia mogą być także wypłacane na pokrycie wydatków zamówienia gotówkowe(punkt 4.1 Regulaminu Banku Rosji z dnia 12 października 2011 r. nr 373-P). W takim przypadku zamówienia należy wypełnić na formularzu nr KO-2 dla każdego pracownika osobno.*

Wpisz dane identyfikacyjne pracownika w odpowiednich polach zamówienia.

Nina Kowiazyna, Zastępca Dyrektora

Departament Edukacji i zasoby ludzkie Ministerstwo Zdrowia Rosji

2. Sytuacja:Jak długo organizacja ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe?

Jasna odpowiedź na to pytanie ustawodawstwo nie zawiera.

Tym samym, aby uniknąć odpowiedzialności za nieprzestrzeganie zasad określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, należy przechowywać dokumenty przez co najmniej pięć lat. Oraz te, dla których ustalono dłuższy okres przechowywania – przez okres przewidziany przepisami prawa.*

Siergiej Razgulin, Zastępca Dyrektora

Departament Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji

3. ZARZĄDZENIE MINISTERSTWA KULTURY ROSJI z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 „W sprawie zatwierdzenia „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności” agencje rządowe, narządy samorząd lokalny i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania”

Dokumenty gotówkowe w organizacji lub indywidualne przedsiębiorstwo wydawane są w wyniku ruch kapitał finansowy . Właściwe wypełnienie i zapewnienie im wystarczającego bezpieczeństwa nie jest to łatwe zadanie w księgowości firmy.

Dokumenty te prowadzone są zgodnie z Uchwałą Państwowej Komisji Statystycznej Federacja Rosyjska, Kodeks podatkowy, Federalne ustawy i rozporządzenia Centralnego Banku Rosji. Regularne zmiany, zawarte w przepisach i akty prawne, zwiększyć złożoność przeprowadzania transakcji przy użyciu dokumentów kasowych dla przedsiębiorcy lub firmy.

Jak to się dzieje

Transakcje gotówkowe przeprowadzane są zgodnie z:

Metody wypełniania powyższych dokumentów mogą odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Należy je przechowywać zgodnie z zatwierdzoną procedurą tworzenia i przechowywania dokumentacji kasowej. Miejsca przechowywania są określane przez kierownika organizacji, który musi je utworzyć odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów przez cały okres określony przez organy ustawodawcze.

Informacje o wymagania ogólne według okresu przydatności do spożycia dokumenty pierwotne i rejestry dokumentów kasowych są zarejestrowane Prawo federalne Federacja Rosyjska „O rachunkowości”. Po upływie ustalonego okresu przechowywania nie ma żadnych sporów i nie są one ważne postępowanie prawne, wówczas dokumenty gotówkowe mogą zostać zniszczone.

Może być ich miejsce do przechowywania archiwum organizacji lub wyspecjalizowanych firm, z którymi współpracuje to przedsiębiorstwo na podstawie umowy, płacąc za swoje usługi.

Dokumenty kasowe należy przechowywać zgodnie z pewne zasady:

1. Codziennie, najpóźniej na początku nowej zmiany roboczej, są one zszywane wzdłuż kroju.
2. Wewnętrzne szycie dokumentu kasowego należy wybrać zgodnie z rosnącymi numerami kont księgowych w kolejności. Konta są rejestrowane najpierw jako obciążenia, a następnie jako uznania.
3. Arkusze przeznaczone do zszycia muszą być ponumerowane.
4. Przyjmowanie dokumentacji kasowej do przechowywania w dziale archiwum odbywa się zgodnie z inwentarzem, który wskazuje ilość i nazwy jej szwów, a także można wskazać odpowiedni numer artykułu ustalonego w przedsiębiorstwie.

Jak ustalić

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej okres przechowywania dokumentów gotówkowych w dziale archiwalnym dowolnej firmy wynosi co najmniej pięć lat, z wyjątkiem zestawienia płacowe pod warunkiem, że nie są przechowywane żadne konta osobiste pracowników do 75 roku życia. W przypadku postępowania sądowego dokumenty nie są niszczone do czasu podjęcia decyzji przez sędziego.

Czasami przedsiębiorstwo samodzielnie decyduje, jak długo dokumenty mogą być przechowywane w swoich archiwach, ale nie sposób nie zastosować się do innowacji w przepisach podatkowych i rachunkowych.

Okres przechowywania prac rozpoczyna się pierwszego dnia roku, czyli pierwszego stycznia, rok po ich rejestracji. Szefem organizacji jest odpowiedzialna osoba w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji kasowej. W przypadku wykrycia naruszenia regulaminu zgłaszane są przeciwko niemu roszczenia w formularzu kara administracyjna, wyrażoną w karach finansowych.

Wysokość kar ustalana jest zgodnie z przepisami prawa.

• ogrom kara administracyjna dla urzędników wynosi od 2000 do 3000 rubli, zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej;
• wysokość kar za cywil równa 200 lub 300 rubli, dla urzędnika - od 300 do 500 rubli zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Główny księgowy musi posiadać wystarczające kompetencje w zakresie przechowywania dokumentów transakcje gotówkowe. Zgodnie z przepisami dotyczącymi działalności archiwum, jedynie dokumenty o charakterze trwałym lub długotrwałym, tj. ponad dziesięć lat, okres przydatności do spożycia, a także dokumenty osobiste.

Ponad pięć lat należy zachować dokumenty rozliczeniowe. Na ich listę składają się wyciągi rozliczeniowe i płatnicze za wydanie wynagrodzenie lub inne płatności bez konieczności prowadzenia konta osobistego. W związku z tym wymienione powyżej prace należy przekazać do działu archiwalnego ze względu na długi okres przechowywania.

Przed ich przeniesieniem należy je dokładnie sprawdzić, zwracając uwagę na to, jak są zaprojektowane, ukształtowane i czy ich numeracja odpowiada obowiązującej w przedsiębiorstwie nomenklaturze dokumentacji. W przypadku wykrycia błędów i usterek pracownicy odpowiedzialni za ich rejestrację eliminują wykryte usterki.

Do każdej sprawy przyjętej do archiwum dołączono obowiązkowa obecność pracownik tego działu, transmitowanie dokumenty kasowe. Zawsze należy do nich dołączyć inwentarz w dwóch egzemplarzach, na którym widnieje data otrzymania określonych dokumentów oraz podpis odpowiedzialnego pracownika.

Kiedy organizacja nie ma dział archiwalny i nie może stworzyć warunków bezpieczeństwa ważna dokumentacja, następnie dokumenty są przechowywane w odpowiednim miejscu archiwum państwowe, gdzie są przesyłane wraz z rejestrami zatwierdzonymi przez ekspertów komisji weryfikacyjnej.

Główne cechy

Kasjer ma obowiązek zszywać dokumenty sprawozdawcze na koniec każdego dnia roboczego, zgodnie ze wzrostem numery seryjne zarejestrowany rejestr. Starszy pracownik kasy fiskalnej lub dyrektor generalny przedsiębiorstwa muszą kontrolować prawidłowe zszywanie dokumentów.

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji kasowej tworzony jest rejestr w celu przesłania jej do działu archiwalnego lub przed zbyciem.

Dokumenty księgowe muszą być wypełnione prawidłowo i posiadać odpowiednie wygląd. W żadnym wypadku nie należy zgniatać, moczyć ani poprawiać wyciągów, ksiąg lub zamówień.

Zatem wypełnianie dokumentów gotówkowych - proces jest dość odpowiedzialny, ponieważ pozwalają podsumowywać różne dane informacyjne, sporządzać raporty i kompetentnie rejestrować transakcje rozliczeniowe. Jeśli kasjer popełni błąd etap początkowy pożywny transakcje finansowe może to poważnie wpłynąć na ostateczne dokumenty sprawozdawcze.

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji kasowej musi posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie, jej praca musi zostać sprawdzona przez wyższego urzędnika i zatwierdzona przez dyrektora generalnego.

Czasopisma i książki muszą być wypełnione zgodnie z ustalone terminy i normy. Wszelkie korekty muszą być zgodne z procedurą rejestracji dokumentów kasowych. Muszą być przechowywane ściśle według ustalone zasady przepisów, których należy unikać kary administracyjne i wykorzystuj je, aby kierować organizacją w przyszłości.

Obowiązkowe szczegóły i okresy przechowywania są podane w niniejszej instrukcji.