Okres przechowywania wyciągu zbiorczego. Wykaz okresów przechowywania, ewidencjonowania i niszczenia dokumentów, akt, umów

Regulowane przez ustawę „O rachunkowości” nr 402 i Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Każdy księgowy i przedsiębiorca powinien wiedzieć, przez ile lat przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe. Naruszenie zasad przechowywania i utylizacji będzie skutkować karami.

Akty prawne mogą określać różne okresy przechowywania dokumentów. W takim przypadku należy skupić się na maksymalnym okresie. Każda organizacja ustala własne zasady i regulacje dotyczące stosowania. Uwzględnia to przepisy prawa regulujące działalność spółki i jej formę organizacyjną.

W zależności od rodzaju działalności firmy dokumenty należy przechowywać od 1 roku do końca obowiązywania firmy. Organizacje finansowe zajmujące się udzielaniem pożyczek i kredytów zachowują dokumenty nawet po upływie ustawowego okresu przechowywania. Każda organizacja ma ogólne zasady korzystania z danych archiwalnych, jednak istnieją różnice, które należy wziąć pod uwagę.

Wykaz dokumentacji podlegającej długoterminowemu przechowywaniu obejmuje:

Proste wymagania dotyczą przedsiębiorców indywidualnych. Przez cały okres istnienia indywidualnego przedsiębiorcy właściciel musi przechowywać roczne sprawozdania dla organów podatkowych i zaświadczenie o rejestracji. Roczne raporty księgowe i informacje o pracownikach przechowywane są w archiwach przez 75 lat. Pozostałe wymagania przedsiębiorcy nie mają zastosowania.

Im większe obroty gotówkowe firmy, tym bardziej rygorystyczne są wobec niej przepisy. Dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez 75 lat. Okres przechowywania został wydłużony dla instytucji finansowych ze względu na możliwość wystąpienia konfliktów w zakresie spłaty zobowiązań kredytowych. Od dekady w archiwum pozostaje dokumentacja zawierająca informacje o pracownikach, fakturach, rozliczeniach z dostawcami i personelem.

Spółki akcyjne stale przechowują informacje o kapitale zakładowym, udziałach założycieli, wysokości depozytów i stopie zwrotu z majątku. Dokumentacja księgowa przekazana organom podatkowym, rozliczenia z akcjonariuszami i personelem, odnotowane duże wpływy pieniężne pozostają przez okres 75 lat. Pozostałe dokumenty przechowywane są zgodnie z przepisami prawa: do 10 lat lub dłużej.

Dokumenty księgowe

Ordynacja podatkowa określa pięcioletni okres przechowywania dokumentacji księgowej. Odliczanie rozpoczyna się od następnego roku, po wygaśnięciu samego dokumentu. Za uporządkowanie i archiwizację dokumentacji odpowiada kierownik przedsiębiorstwa. nr 402-FZ oraz Rozporządzenie Ministra Kultury nr 558 wyrażają zgodę na możliwość przedłużenia okresu przechowywania dokumentów archiwalnych.

Do ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa zalicza się:

Raporty roczne należą do głównych dokumentów firmy i dlatego należy je stale przechowywać. Dokumenty o terminie przydatności powyżej 10 lat przekazywane są do archiwum firmy. Jeżeli okres przechowywania jest krótszy, wówczas pozostawia się je w urządzeniu. Po upływie terminu przedawnienia ulegają one zniszczeniu. Tymczasem organizacja nie ma obowiązku tworzenia specjalnego archiwum dokumentacji.

Jeśli firma jest duża i ma wiele oddziałów strukturalnych, wskazane jest utworzenie archiwum. Powinno to być osobne pomieszczenie, wyposażone zgodnie z zasadami organizacji klasycznej hurtowni danych. Dla wygody, w oparciu o treść dokumentacji, wyróżnia się typy archiwizacji:

• dokumenty zarządcze
• dokumenty elektroniczne
• raporty roczne

Za utrzymanie porządku w archiwum powinny odpowiadać odrębne komórki personalne.

Dokumenty podatkowe

Ustawa określa okres przechowywania dokumentów na cztery lata. Mówi o dokumentach księgowych niezbędnych do obliczenia podatków.

W teorii wszystko jest jasne, jednak w praktyce dokumentacja księgowa i podatkowa nie różnią się od siebie. Istnieje zamieszanie co do podziału typów tych dokumentów. Aby uniknąć kar, organizacjom zaleca się przechowywanie dokumentów podatkowych przez pięć lat.

Artykuł 283 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej pozwala na przeniesienie kwoty straty na przyszłe okresy, jeśli zostanie potwierdzona. Zgodnie z tym dokumenty potwierdzające wystąpienie szkody należy przechowywać w organizacji do czasu zwrotu kwoty odliczeń podatkowych.

Dokumentacja podatkowa przechowywana jest przez 5, 75 lat i trwale. Największa grupa ma pięcioletni okres przydatności do spożycia. To zawiera:

• deklaracja
• podatek gruntowy
• rejestr naliczonych i zapłaconych podatków
• zaświadczenia o płatności podatku
• korespondencja dotycząca zagadnień podatkowych, grzywien, kar

Jeżeli karty podatkowe i informacje o dochodach osób fizycznych nie zawierają informacji o rachunkach osobistych, wówczas dokumenty takie są przechowywane przez 75 lat.

Przechowywanie dokumentacji wymaga znajomości okresów kontroli na miejscu ze strony organów podatkowych. Zazwyczaj odbywają się one co trzy lata. Pozbywając się dokumentów, których data ważności minęła, należy sprawdzić, czy nie została przypisana inna kontrola.

Dokumenty dotyczące składek ubezpieczeniowych

W księgach rachunkowych spółki uwzględniane są także składki ubezpieczeniowe. Wcześniej procedurę przechowywania określał 212-FZ. Zgodnie z prawem dokumenty dotyczące płatności ubezpieczeniowych były przechowywane przez sześć lat. Ale w 2017 roku został zniesiony. Obecnie procedurę przechowywania regulują kodeks podatkowy i ustawa federalna nr 250.

W tabeli 1 przedstawiono obowiązkową dokumentację archiwizacyjną dotyczącą składek ubezpieczeniowych.

Tabela 1. Wykaz dokumentów i okres przechowywania.

Akty personalne

Zapewnienie prawidłowego przechowywania dokumentacji personalnej reguluje ustawa federalna nr 125. Aby ułatwić wyszukiwanie informacji w firmie, dokumenty personalne są formowane w akta. Dzieje się tak wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego. Zapewnia to porządek w przechowywaniu danych i eliminuje zamieszanie.

Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej danych osobowych pracownika wynosi 50 i 75 lat. Należą do nich wszystkie dokumenty odzwierciedlające relacje między pracodawcą a pracownikiem. Można sklasyfikować:

Oryginał i kopia zeszytu ćwiczeń przechowywane są w organizacji do czasu, aż były pracownik zażąda ich zwrotu. Maksymalny okres trwałości wynosi 50 lat. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli dana osoba była zarejestrowana w firmie przed 2003 rokiem, księgę można prowadzić nawet przez 75 lat.

Warto pamiętać, że kopie dokumentów pracownika możesz pozostawić w organizacji tylko wtedy, gdy ma on podpisaną umowę na przetwarzanie danych osobowych. W przeciwnym razie przechowywanie zostanie uznane za nielegalne, a organizacja zostanie ukarana grzywną.

Dane osobowe pracowników zarejestrowanych przed 2003 rokiem podlegają archiwizacji przez 50 lat. Dla zatrudnionych później – 75 lat.

Zasady przechowywania opisano w filmie:

Najmniej prawdopodobne jest, że w organizacji zostaną zachowane harmonogramy zwolnień lekarskich i urlopów. Tymczasowe orzeczenie o niepełnosprawności pozostaje w firmie przez pięć lat. Harmonogram urlopów w ciągu roku od jego wykorzystania. Tabela personelu jest jednym z głównych dokumentów firmy i jest przechowywana na stałe.

Co zrobić, jeśli upłynął okres przechowywania dokumentów – zniszczenie

Wszelka dokumentacja ulega zniszczeniu po upływie przewidzianego prawem okresu przechowywania. Firma przed zniszczeniem podejmuje następujące kroki:

Konieczne jest przestrzeganie zasad usuwania dokumentów organizacyjnych, ponieważ ich naruszenie pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną. Tym samym przekazaniu makulatury do recyklingu towarzyszą faktury odbioru i dostawy. Wskazują datę, liczbę skrzynek i ich ostateczną wagę.

Procedura niszczenia dokumentów przeprowadzana jest w organizacji corocznie lub w sposób ustalony przez kierownika firmy. Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej definiuje usuwanie dokumentów jako zalecenie, a nie obowiązek firmy.

Należy wykluczyć możliwość utylizacji dokumentów archiwalnych, które nie utraciły jeszcze ważności. Dokładna i dokładna kontrola pomoże w tym procesie.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty

Właściwa organizacja przechowywania dokumentacji organizacyjnej pozwala uniknąć problemów podczas kontroli przez inspektorów podatkowych. Firma może zorganizować własną bazę magazynową lub skorzystać z usług firm specjalizujących się w archiwizacji danych. Przy tworzeniu archiwum w biurze wykorzystuje się oddzielne pomieszczenie, dokumenty wystawiane są pod nadzorem głównego księgowego, według wcześniej przygotowanego rejestru.

Podczas sortowania ważna jest właściwa archiwizacja nieaktualnej dokumentacji. Dokumenty pozostające w firmie na stałe – dłużej niż dziesięć lat – podlegają pełnej rejestracji w rejestrze. Dzieje się to w następujący sposób:

• sprawa jest wniesiona i powiązana
• strony są ponumerowane
• sporządzany jest arkusz certyfikacyjny - wskazuje, ile stron jest złożonych w sprawie
• na żądanie
• okładka sprawy jest sporządzona z wpisaną nazwą przedsiębiorstwa, numerem, tytułem

Oprócz nośników papierowych ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji elektronicznej. Okresy przechowywania danych elektronicznych nie odbiegają od standardowych.

Cechą procesu jest monitorowanie stanu technicznego dokumentów elektronicznych. Przegląd należy przeprowadzać co pięć lat. W przypadku wykrycia problemów należy przenieść dane z wadliwego nośnika na nowy. Procedura jest uzgadniana z kierownikiem przedsiębiorstwa.

Jak przygotować dokumenty do archiwum:

Organizowane są następujące warunki przechowywania:

• dane znajdują się na co najmniej dwóch nośnikach elektronicznych
• firma zapewnia możliwości techniczne przeglądania, kopiowania, usuwania, przesyłania danych
• zapewnienie niezawodnego systemu bezpieczeństwa wykluczającego możliwość przedostania się informacji do osób trzecich

Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji

Kierownik przedsiębiorstwa ponosi pełną odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji. Musi być zorganizowany zgodnie z zasadami, zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Główny księgowy jest także osobą odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów podstawowych, księgowych, sprawozdań finansowych i dokumentów.

125-FZ przewiduje odpowiedzialność administracyjną, karną i cywilną urzędników winnych utraty dokumentacji (kierownik, główny księgowy). Tymczasem, jeśli ich wina nie zostanie udowodniona, odpowiedzialność zostaje zdjęta.

Utrata dokumentacji może nastąpić na skutek kradzieży przez osoby trzecie lub klęski żywiołowej – pożaru, powodzi, trzęsienia ziemi. W pierwszym przypadku fakt kradzieży musi zostać odnotowany przez policję. W drugim przypadku wymagana jest dokumentacja dowodowa od komisji ekspertów ds. sytuacji nadzwyczajnych.

Kara za brak dokumentów

Rachunkowość reguluje ustawa federalna nr 402. Zgodnie z prawem wszystkie organizacje są zobowiązane do prowadzenia, przechowywania i niszczenia dokumentów księgowych. W przypadku firm lub przedsiębiorców lekceważących prawo przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna i kary pieniężne.

Jedno naruszenie będzie kosztować organizację 200–50 000 rubli. Podczas kontroli podatkowej z reguły ujawnia się kilkanaście takich naruszeń. Najmniejsza kara – 200 rubli za każdy dokument – ​​grozi firmie, która nie złoży w terminie sprawozdań do urzędu skarbowego.

Podanie zniekształconych informacji lub nieprzekazanie sprawozdań finansowych grozi karą grzywny w wysokości 300–500 rubli dla urzędników i 3000–5000 dla osób prawnych. 10 tysięcy jest wydawane organizacji, jeśli nie posiada:

W przypadku systematycznego nieprzestrzegania wymogów nakładana jest kara w wysokości 30 tys. rubli, a jeżeli prowadzą one do obniżenia podstawy opodatkowania – od 40 tys. Zniekształcanie danych dotyczących wpływów pieniężnych podlega karze grzywny w wysokości 2000-. 5 tysięcy dla urzędnika i dziesięć razy więcej dla osoby prawnej. Oczywiście musimy je przywrócić w jak największym stopniu. Pamiętaj jednak, aby mieć zaświadczenie z Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych stwierdzające, że miał miejsce pożar i zniszczono wiele dokumentów. Konieczne jest sporządzenie szczegółowego aktu.

W trakcie pracy przedsiębiorca gromadzi wiele różnych dokumentów: certyfikaty, certyfikaty, formularze. Przechowywanie dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy jest zadaniem trudnym, ale koniecznym. Jak je przechowywać: może w biurku, a może warto mieć sejf z technologią ochrony laserowej? Okazuje się, że prawo przewiduje różne możliwości. Poinformujemy Cię o okresach przechowywania ważnych dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy.

Jakie dokumenty przechowywać

Ustawa federalna nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” określa, które dokumenty muszą być przechowywane i przez ile lat.

Okres przechowywania niektórych dokumentów związanych z działalnością gospodarczą regulują różne artykuły ustaw i kodeksów:

1. Dokumenty księgowe, dane dotyczące rozliczeń podatkowych, wszelką dokumentację dotyczącą uzyskanych dochodów i wydatków niezbędną do obliczenia podatków, a także dokumenty potwierdzające dokonane już płatności podatkowe należy przechowywać przez co najmniej 4 lata. Obowiązek ten jest określony w ust. 8 art. 23 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej.
2. Wyciągi księgowe i podstawowe dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, jak określono w ust. 1 art. 29 ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ.
3. Wszystkie podstawowe dokumenty księgowe i rejestracyjne dla przedsiębiorców indywidualnych, księga przychodów i wydatków (KUDiR), na podstawie części 12 zarządzenia nr 86 Ministerstwa Finansów Rosji, indywidualny przedsiębiorca musi przechowywać przez co najmniej 4 lata.
4. Dokumenty potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne (PFR), Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FSS) i Fundusz Obowiązkowego Ubezpieczenia Zdrowotnego (MHIF) muszą być przechowywane przez 6 lat, na podstawie ust. 8 art. 28 ustawy federalnej nr 212-FZ.
5. Akta osobowe i karty pracowników, w tym zatrudnionych czasowo, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia, na podstawie zarządzenia nr 558 Ministerstwa Kultury Rosji, należy przechowywać przez 75 lat. Na liście określonej w tej kolejności możesz sprawdzić okres przechowywania dokumentu według jego rodzaju.

Akta i karty osobowe pracowników, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia należy przechowywać przez 75 lat.

Podane okresy przechowywania dokumentów obowiązują wszystkich przedsiębiorców indywidualnych, także tych, którzy zakończyli działalność.

Gdzie przechowywać dokumenty

Miejsce przechowywania dokumentów ustala sam przedsiębiorca indywidualny. Może to być część biura, oddzielny pokój (nie piwnica ani strych) lub zewnętrzna organizacja archiwizująca (jeśli dokumentacji jest dużo). Artykuły 14 i 17 ustawy federalnej nr 125-FZ przewidują obowiązek przedsiębiorcy przestrzegania zasad archiwizacji, w tym zasad tworzenia warunków niezbędnych do wysyłania dokumentów i ich systematyzacji. Musisz zapewnić bezpieczeństwo samych nośników papierowych i ich zawartości przed wpływami zewnętrznymi.

W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy

Brak dokumentów podstawowych, ksiąg rachunkowych i podatkowych, faktur, a także nieprawidłowe odzwierciedlenie danych w dokumentach finansowych w sposób systematyczny (więcej niż dwa razy w roku) stanowi rażące naruszenie uregulowane w art. 120 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej. Kary w tym przypadku wynoszą 10 000 rubli.

Utracone dokumenty można i należy odzyskać. Możesz ponownie zażądać od swoich kontrahentów umów, ustaw, faktur. W przypadku zagubienia dokumentu księgowego należy zlecić dochodzenie, ewentualnie z przedstawieniem zaświadczenia o przyczynie szkody (powódź, kradzież, pożar) od odpowiedniego serwisu. Raport sporządzony na podstawie wyników śledztwa wraz z dowolnym wnioskiem przesyłany jest do urzędu skarbowego (FTS) – tam z kolei wyznaczają terminy przywrócenia dokumentów.

Indywidualne dokumenty rejestracyjne przedsiębiorcy można uzyskać w urzędzie skarbowym indywidualnie, składając wniosek o duplikat i pokwitowanie zapłaty podatku państwowego w wysokości 300 rubli.

Za brak dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych grozi kara w wysokości 10 000 rubli.

Po upływie okresu archiwizacji przechowywane dokumenty można poddać utylizacji: spalić lub pociąć przy użyciu specjalnego sprzętu. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, aby przypadkowo nie zniszczyć danych, które są nadal ważne lub wymagają przechowywania.

Prawo nie ogranicza indywidualnego przedsiębiorcy w zakresie wykazu dokumentów, które można archiwizować. Jeśli przechowywanie wszystkiego jest dla Ciebie spokojne i wygodne, przechowuj je, ale nie tam, gdzie chcesz, ale w specjalnych, do tego przeznaczonych miejscach. Dokumenty odpowiednio umieszczone w archiwum, niczym zbroja, zabezpieczą Twój biznes na wypadek sporu z fiskusem lub kontrahentami.

1. 1 rok:
   • dzienniki odzwierciedlające czas pracy (harmonogramy, karty czasu pracy);
   • dane osób niezatrudnionych;
   • harmonogramy wakacji.
2. 3 lata:
   • dane księgowe dokumentów potwierdzających aktywność zawodową i staż pracy pracownika;
   • zapisy dotyczące dyscypliny pracy;
3. 5 lat:
   • ustawy, rozporządzenia, raporty bezpieczeństwa;
   • wyciągi dotyczące poprawy warunków pracy i bezpieczeństwa;
   • dokumenty potwierdzające zapoznanie, przeszkolenie, certyfikację pracowników w zakresie środków bezpieczeństwa i ich przestrzegania;
   • dane dotyczące podróży służbowych;
4. 75 lat:
   • charakterystyka i karty osobiste pracowników;
   • pracownicze umowy o pracę;
5. 50 lat (do czasu zażądania przez właściciela):
   • dokumenty osobiste, oryginały (świadectwa, dyplomy, zeszyty ćwiczeń, zaświadczenia itp.);
6. Stale:
   • układy zbiorowe;
   • akta osobowe menadżerów.

Jak długo i jakie dokumenty należy przechowywać, jaki sposób utylizacji przewidziano dla poszczególnych rodzajów dokumentacji? Te i inne kwestie są jasno uregulowane i wyjaśnione w obowiązującym prawodawstwie. Wybór dokumentów podlegających państwowemu przechowywaniu lub ustalenie warunków ich przechowywania opiera się na danych pochodzących z eksperckiej oceny dokumentów.

Ile lat dokumenty przechowywane są w archiwum instytucji edukacyjnej?

Wśród przechowywanych dokumentów mogą znajdować się raporty finansowe, prace dyplomowe, wyniki testów, egzaminy, ujednolicone egzaminy państwowe, dyktanda, rozprawy doktorskie lub dokumenty tożsamości studentów (poufne dane osobowe) i zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem okres przechowywania może się różnić.

W przypadku wydalenia ze szkoły, uczelni (techniki) lub uczelni dokumenty ucznia/ucznia pozostają w archiwum instytucji edukacyjnej, które są przechowywane przez kilka lat. Okres przechowywania dokumentów szkolnych w archiwum placówki oświatowej zależy od rodzaju dokumentu. Przechowywanie następuje w kontekście akt osobowych studenta; w przypadku wydalenia akta osobowe umieszczane są w archiwum instytucji, w której dana osoba studiuje.

Okresy przechowywania dokumentów w organizacji: warto wiedzieć

Na potrzebę przechowywania dokumentów wskazuje ustawa federalna nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r. „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”. Ponadto istnieją trzy wykazy zatwierdzające okresy przechowywania dokumentów w archiwum dla publicznych i prywatnych osób prawnych o różnych obszarach działalności. Dokumentację spółek akcyjnych należy przechowywać zgodnie z zatwierdzonym Regulaminem w sprawie trybu i warunków przechowywania dokumentów spółek akcyjnych. Uchwała Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych Federacji Rosyjskiej z dnia 16 lipca 2003 r. N 03-33/ps.

Najkrótszy okres trwałości wynosi 1 rok, maksymalny to 75 lat. Nie będę ich wymieniał z nazwy przy każdym dokumencie, a jest ich mnóstwo. Oprócz terminów ustalonych dla wspólnych dokumentów, takich jak zarządzanie dokumentami kadrowymi, finansowymi, księgowymi, podatkowymi i elektronicznymi, dokumenty do celów specjalistycznych z różnych dziedzin przemysłu, medycyny, bezpieczeństwa mają własne okresy przechowywania dokumentów w organizacji. Rozważmy okresy, w których należy przechowywać najczęstsze dokumenty istniejące w każdej organizacji.

Okresy przechowywania dokumentów

Ponadto należy pamiętać, że ważne jest nie tylko zachowanie dokumentów, ale także zapewnienie ich wartości - czytelności i wykorzystania w przyszłości. Nie wystarczy po prostu wyrzucić je na śmietnik, nie dbając o ich stan. Archiwa mają wiele wymagań przy przekazywaniu do nich dokumentów, a także świadczą usługi przygotowania do przekazania w ramach odrębnej umowy o świadczenie usług.

Procedurę bezpieczeństwa dokumentów księgowych w organizacji ustala się zgodnie z Przepisami dotyczącymi dokumentów i przepływu dokumentów w rachunkowości, zatwierdzonymi rozporządzeniem Ministerstwa Finansów ZSRR z dnia 29 lipca 1983 r. Nr 105. Jednocześnie różnicę w okresach przechowywania takich dokumentów tłumaczy się różnicami w stopniu ważności, konieczności obliczania i płacenia podatków oraz rachunkowości. Te podstawowe dokumenty, zgodnie z którymi naliczane i odliczane są podatki i składki ubezpieczeniowe, zgodnie z Kodeksem podatkowym Federacji Rosyjskiej, muszą być przechowywane przez przedsiębiorstwo przez co najmniej cztery lata. Do dokumentów takich zaliczają się dokumenty potwierdzające uzyskanie przychodów, wydatków poniesionych przez przedsiębiorstwo oraz wpłat do budżetu z tytułu podatków. Jednocześnie, zgodnie z ustawą o rachunkowości, procedura zabezpieczania dokumentów księgowych wymaga minimalnego pięcioletniego okresu przechowywania i przestrzegania zasad organizacji spraw archiwalnych państwa. Detale Tutaj

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe LLC

Okresy przechowywania dokumentów księgowych są zróżnicowane. Co można powiedzieć łącząc wszystkie podpunkty? Dokumenty księgowe należy przechowywać w spółce LLC przynajmniej tak długo, jak istnieje możliwość, że będą one wymagane przez kontrolę podatkową. Zgodnie z art. 89 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kontrola podlega okresowi nieprzekraczającemu trzech lat poprzedzających decyzję o przeprowadzeniu tej kontroli. Oznacza to, że przechowujemy go dokładnie przez trzy lata i wtedy zaczyna się zabawa.

Rachunkowość potwierdza także zasady przechowywania dokumentacji pierwotnej. Zgodnie z zarządzeniem „O rachunkowości” nr 129-FZ sprawozdania finansowe należy przechowywać w sposób określony w przepisach o archiwach państwowych. Jednak nie później niż pięć lat od ostatniego sporządzenia dla nich sprawozdania finansowego.

Jaki jest okres przechowywania dokumentów w archiwach organizacji?

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę podczas „dodawania” dokumentu do archiwum, jest moment, od którego zaczyna się liczyć okres przechowywania. Tym samym dla niektórych dokumentów kadrowych rozpoczyna się on od razu od dnia sporządzenia, a dla podstawowych dokumentów księgowych – od końca roku sprawozdawczego.

Obowiązek przechowywania dokumentów w archiwach organizacji i okresy przechowywania określają różne przepisy. Zatem okres przechowywania dla celów podatkowych określa Ordynacja podatkowa. W przypadku dokumentów księgowych termin określa ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ. Czas przechowywania dokumentów personelu określa ustawa „O sprawach archiwalnych” z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ.

Przez jaki okres dokumenty są przechowywane w organizacjach?

1. Dokumentacja tymczasowa jest przechowywana w archiwum nie dłużej niż dziesięć lat.
2. Dokument tymczasowy, ale zawierający cenne informacje naukowe, można przechowywać nawet przez dwadzieścia lat.
3. Najcenniejsze dokumenty, zawierające zarówno cenne informacje naukowe, jak i praktyczne, są trwale przechowywane w archiwach organizacji.

W skład komisji wchodzą wyłącznie odpowiedzialni i ostrożni obywatele, aby podczas kontroli ważne dokumenty, które jeszcze nie wygasły, nie zostały wysłane do zniszczenia. Jeżeli podczas kolejnej kontroli okaże się, że pozbyto się tych zabronionych przez prawo, na organizację lub firmę zostaną nałożone kary administracyjne.

Okresy przechowywania dokumentów w pracy biurowej: cechy i zasady

Dokumenty takie podlegają renowacji. Na przykład, jeśli karta czasu pracy jest uszkodzona (jej okres ważności wynosi siedemdziesiąt pięć lat), wówczas informacje o niej można znaleźć na komputerze działu księgowego. Uszkodzonej karty zgłoszenia nie można wyrzucić, gdyż będzie to stanowić niedozwolone skrócenie okresów przechowywania przewidzianych przepisami, co może skutkować karą ze strony kierownictwa organizacji. Dlatego każdy dokument, który stał się bezużyteczny przed upływem daty ważności, musi zostać przywrócony. Obecnie wszystkie organizacje korzystają z oprogramowania, które zawiera niezbędne do tego informacje.

Akta osobowe i kartę osobową pracownika przechowuje się przez 75 lat, a jeśli mówimy o tej dokumentacji dla menedżerów, pracowników posiadających odznaczenia lub tytuły państwowe, członków organów wykonawczych, zarządzających lub kontrolnych organizacji, to na stałe.

Nazewnictwo akt: okresy przechowywania dokumentów i artykułów

Należy zwrócić uwagę na konflikt, który powstał w związku z tymi zmianami. Zgodnie z art. 3 ww. ustawy, absolutnie wszelkie informacje dotyczące personelu odnoszą się do dokumentów archiwalnych odzwierciedlających stosunek pracy pracownika z pracodawcą. W wykazie zatwierdzonym zarządzeniem nr 558 nie wprowadzono jednak żadnych nowych zmian. W tej kwestii pojawiły się nieporozumienia. Według niektórych ekspertów okres przechowywania zmienia się z 75 na 50 tylko dla dokumentów zgodnie z nomenklaturą spraw z ustalonym okresem przechowywania wynoszącym 75 lat. Według innych nowe terminy dotyczą całego archiwum.

Należy zwrócić uwagę na najnowsze zmiany w ustawodawstwie federalnym, wprowadzone w marcu 2016 r. Do art. 22 ust. 1 ustawy 125-FZ, które ustanawiają nowe okresy przechowywania nomenklatury akt w organizacji - w szczególności w przypadku zamówień dla personelu utworzonego po 2003 r., zamiast okresu 75 lat wprowadzono nowy okres – 50 lat.

Zasadniczo przechowywane dokumenty są potrzebne organom kontrolnym. Aby odpowiedzieć na pytanie, jak długo trzeba przechowywać dokumenty, warto przyjrzeć się przepisom regulującym współpracę z każdym z działów, dla których tworzone są archiwa korporacyjne. Jak długo przechowywać dokumenty dla inspekcji podatkowej, można znaleźć w art. 89 ust. 4 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, który mówi: „w ramach kontroli podatkowej na miejscu okres nieprzekraczający trzech lat kalendarzowych poprzedzających roku, w którym podjęto decyzję o przeprowadzeniu badania.” Wydaje się, że znaleźliśmy odpowiedź: dokumenty przechowujemy tylko przez trzy lata. Nawiasem mówiąc, art. 196 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej określa podobny okres, przez jaki mogą być wymagane dokumenty: „Ogólny okres przedawnienia ustala się na trzy lata”.

Zasadniczo przechowywane dokumenty są potrzebne organom kontrolnym. Aby odpowiedzieć na pytanie, jak długo trzeba przechowywać dokumenty, warto przyjrzeć się przepisom regulującym współpracę z każdym z działów, dla których tworzone są archiwa korporacyjne.

Ale to nie jest takie proste. Wróćmy do kodeksu podatkowego: w art. 23 ust. 1 akapit 8 jest napisane czarno na białym, że podatnicy są zobowiązani „przez cztery lata zapewnić bezpieczeństwo danych rachunkowych i księgowych oraz innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i opłacanie podatków, w tym dokumentów potwierdzających uzyskiwanie dochodów, ponoszenie wydatków (dla organizacji i przedsiębiorców indywidualnych), a także płacenie (potrącanie) podatków.” Inaczej mówiąc, do ogłoszonych już lat, w których należy prowadzić archiwum, dodajemy jeszcze jeden. Nawiasem mówiąc, podobny wymóg wprowadzono dla agentów podatkowych, którzy często są pracodawcami (klauzula 5, klauzula 3, artykuł 24 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Przejdźmy do „nowego testamentu” dla księgowych, a mianowicie art. 29 402-FZ: tam polecono nam przechowywać dokumenty i elektroniczne bazy danych przez co najmniej pięć lat, a także odwołano się do ustawy federalnej z dnia 22 listopada 2004 r. nr 125 -FZ (wyd. z 27 lipca 2010 r.) „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Jak już wspomniano, firmy mają obowiązek prowadzenia archiwum nie tylko dla organów podatkowych, ale także dla innych służb. Najdłużej należy przechowywać dokumenty dla Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek ten wynika z art. 28 ust. 6 ust. 2 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ, która zobowiązuje „zapewnić bezpieczeństwo dokumentów potwierdzających obliczenie i opłacenie składek ubezpieczeniowych przez sześć lat”.

Wyjątki od zasad przechowywania dokumentów

Ustawodawstwo przewiduje wyjątki od ogólnych zasad przechowywania dokumentów.

Svetlana Shchepetilnikova, ekspertka magazynu Calculation

W trakcie swojej działalności każda osoba prawna tworzy dokumenty, których liczba zależy bezpośrednio od wielkości przedsiębiorstwa i obecności oddzielnych działów. Zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjne są zobowiązane do przechowywania swoich dokumentów. Jest to przewidziane w art. 50 ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” oraz art. 89 ustawy. ustawa federalna z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208 - ustawa federalna „O spółkach akcyjnych”.

Ponadto obowiązek organizacji zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów księgowych przewidziany jest w art. 17 ustawy o rachunkowości.

Pierwszym i być może najważniejszym pytaniem, jakie zadaje sobie księgowy, jest to, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Podstawowe dokumenty księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe przechowuje się przez okres ustalony zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, z tym że co najmniej 5 lat(Klauzula 1 art. 17 ustawy o rachunkowości).

Aby określić konkretne okresy przechowywania niektórych dokumentów, stosuje się listę standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazującą okresy przechowywania, zatwierdzoną przez szefa Federalnej Służby Archiwalnej Rosji 6 października 2000 r. (zwaną dalej jako Lista).

Kolumna 3 tabeli tego Wykazu pokazuje okresy przechowywania dokumentów obowiązujące wszystkie organizacje. Nie ma znaczenia, czy przekazują dokumenty do przechowywania do archiwów państwowych lub miejskich, czy też sami je przechowują.

Notatka! Lista nie zawiera w artykułach konkretne nazwy dokumentów, ale podaje ogólną nazwę każdego typu dokumentu.

Ze względu na okresy przechowywania wszystkie dokumenty księgowe można podzielić na dwa typy:

• dokumenty, które muszą być przechowywane przez określony czas, czyli dokumenty z tymczasowym okresem przechowywania;
• dokumenty, które należy przechowywać na stałe.

Tymczasowe okresy przechowywania, czyli okresy przechowywania ustalone w latach (na przykład 1 rok, 5 lat, 75 lat) są stosowane przez absolutnie wszystkie organizacje.

Co do zasady okres przechowywania dokumentów księgowych określa Wykaz w ilości 5 lat.

Okres przechowywania dokumentów liczony jest od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały przetworzone. Przykładowo, obliczanie okresu przechowywania spraw zakończonych w 2004 r. rozpoczyna się 1 stycznia 2005 r.

Obliczanie okresu przechowywania niektórych dokumentów ma swoją własną charakterystykę.

Kiedy rozpoczyna się okres przechowywania dokumentów księgowych?

Niektóre dokumenty księgowe mają dłuższy lub krótszy okres przechowywania.

Na przykład należy prowadzić konta osobiste pracowników przedsiębiorstwa przez 75 lat. Jeżeli organizacja nie posiada kont osobistych, przez ten sam okres przechowywane są następujące dokumenty:

• w celu wydawania wynagrodzeń, świadczeń, opłat, pomocy finansowej i innych płatności (skonsolidowane listy płac lub odcinki wypłat);
• o odbiorze wykonanych prac (akty, certyfikaty, faktury).

Jednocześnie przechowywane są przykładowe podpisy osób odpowiedzialnych finansowo, zatwierdzone limity i listy płac dopóki potrzeba nie minie. Oznacza to, że dokumenty te mają jedynie znaczenie praktyczne. Okres ich przechowywania ustala sama organizacja, jednak nie może on być krótszy niż rok.

Tylko przez 1 rok konieczne jest także przechowywanie miesięcznych sprawozdań księgowych i załączników do nich, zleceń sporządzania formularzy księgowych i sprawozdawczych, korespondencji dotyczącej terminów składania sprawozdań rachunkowych i finansowych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na trwałość niektóre dokumenty w przypadku rozpoczęcia audytu w organizacji, powstania sporu lub nieporozumienia, wszczęcia sprawy dochodzeniowej lub sądowej.

To znaczy:

• rejestry księgowe (księga główna, dzienniki zamówień, tabele rozwojowe itp.);
• zestawienia obrotów;
• dokumenty podstawowe i załączniki do nich , w którym rejestrowany jest fakt przeprowadzenia transakcji handlowych (gotówka, dokumenty bankowe, książeczki czekowe bankowe, zlecenia, karty czasu pracy, zawiadomienia bankowe i wnioski o przelew, akty przyjęcia i dostawy, spisanie majątku i materiałów, faktury, faktury, zaliczki raporty itp.);
• dokumenty dotyczące przeprowadzania audytów dokumentacji działalności finansowej i gospodarczej prace kontrolne i audytowe, w tym sprawdzenie kasy, prawidłowości poboru podatków itp. (plany, sprawozdania, protokoły, akty, zaświadczenia, notatki, korespondencja);
• dokumenty do wydawania wynagrodzeń, pomocy finansowej i innych płatności (skonsolidowane zestawienia rozliczeń i płatności);
• pełnomocnictwa do odbioru majątku materialnego ;
• dokumenty dotyczące inwentarza majątku organizacji (protokoły posiedzeń, komisje inwentaryzacyjne, inwentarze, akty, sprawozdania);
• książki, czasopisma, karty katalogowe rozliczenia z organizacjami, dokumenty wpływów i wydatków kasowych, rachunki, polecenia zapłaty, zdeponowane wynagrodzenia, pełnomocnictwa, majątek przedsiębiorstwa.

Dokumenty objęte tymczasowym okresem przechowywania, związane z tymi zdarzeniami, należy przechowywać do czasu zakończenia kontroli lub do czasu podjęcia ostatecznej decyzji w sytuacjach kontrowersyjnych. Nawet jeśli termin przechowywania określony w Wykazie tych dokumentów już upłynął.

Stały okres trwałości są stosowane tylko przez te organizacje, których dokumentysą źródłem pozyskiwania archiwaliów. Obejmują one:

• organizacje państwowe, miejskie, których dokumenty zostały przyjęte do przechowywania w archiwach w określony sposób;
• organizacje pozarządowe, którzy przekazują swoje dokumenty do archiwum na podstawie umowy zawartej z archiwum.

Jeśli chodzi o organizacje to nie są źródłami pozyskiwania archiwów państwowych i miejskich, Muszą przechowywać dokumenty ze stałym terminem ważności w następujący sposób:

• organizacje państwowe i miejskie – 10 lat;
• organizacje pozarządowe – co najmniej 10 lat.

Ponadto organizacje pozarządowe samodzielnie ustalają dalszy okres przechowywania takich dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami lub potrzebą praktycznego wykorzystania tych dokumentów.

Do takich dokumentów zaliczają się:

Organizacje pozarządowe mają obowiązek przechowywania określonych typów dokumentów w sposób trwały przez cały okres swojej działalności aż do likwidacji. Na przykład:

• skonsolidowany roczny bilanse i raporty oraz dokumenty do nich (załączniki do bilansu, noty objaśniające, formularze specjalistyczne);
• bilanse przeniesienia, wydzielenia, likwidacji; wnioski, objaśnienia do nich;
• dokumenty dotyczące przeszacowania środków trwałych, ustalenia amortyzacji środków trwałych, oceny wartości majątku organizacji (protokoły, ustawy, obliczenia, wnioski);
• dokumenty dotyczące przeprowadzenia transakcji walutowych i przewalutowych, transakcji z dotacjami (raporty, zestawienia);
• paszporty transakcyjne;
• książki, czasopisma, karty księgowe papierów wartościowych.

Notatka! Wyszczególniane są wyłącznie dokumenty wymienione w punkcie 4.1 „Rachunkowość i sprawozdawczość” Wykazu. Jednocześnie liczba dokumentów, które organizacja zobowiązana jest przechowywać w trakcie swojej działalności, jest znacznie większa. Znajdują się one w innych sekcjach Listy („Działania planistyczne”, „Działalność finansowa”, „Rachunkowość i sprawozdawczość statystyczna”, „Wsparcie prawne działań” itp.).

Obejmują one:

• dokumenty założycielskie;
• protokoły z walnych zgromadzeń akcjonariuszy;
• dokumenty dotyczące prawa własności, posiadania, użytkowania, rozporządzania majątkiem (zaświadczenia, umowy),
• dokumenty dotyczące rejestracji i ponownej rejestracji nazw firm, znaków towarowych, znaków usługowych itp.;
• dokumenty dotyczące certyfikacji, akredytacji, certyfikacji;
• księgi akcjonariuszy;
• rejestry właścicieli papierów wartościowych;
• wykazy podmiotów powiązanych i osób uprawnionych do dywidendy;

Organizacja nie może skrócić okresów przechowywania określonych w Wykazie. Jednocześnie, kierując się specyfiką swojej pracy, może wydłużyć okres przechowywania niektórych dokumentów i przechowywać je dłużej niż okres ustalony w Wykazie.

Uchwałą Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych Rosji z dnia 16 lipca 2003 r. nr 03-33/ps zatwierdzono „Regulamin w sprawie trybu i okresów przechowywania dokumentów spółek akcyjnych”. W zakresie dokumentów księgowych przepisy określają następujące terminy. Dokumenty księgowe spółki akcyjnej należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat.

Dokumenty księgowe JSC są przechowywane w zależności od rodzaju raportowania. Zestawione (skonsolidowane) raporty roczne i raporty roczne podlegają trwałemu przechowywaniu. Raporty kwartalne muszą być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, a miesięczne sprawozdania księgowe przez okres co najmniej 1 roku.

W tym przypadku sprawozdanie finansowe obejmuje:

• bilans;
• Raport zysków i strat;
• załączniki do sprawozdań finansowych;
• raport biegłego rewidenta potwierdzający rzetelność rocznego sprawozdania finansowego;
• notatka wyjaśniająca.

Jak wynika z powyższych danych, okresy przechowywania dokumentów księgowych ustalone dla spółek akcyjnych odpowiadają okresom przechowywania tych dokumentów określonym w Wykazie.

Okresy przechowywania dokumentów podatkowych

Zgodnie z pierwszą częścią Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa danych księgowych i innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków podczas 4 lata(podpunkt 8 ust. 1 art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Ponadto w tym okresie należy przechowywać dokumenty potwierdzające otrzymane wydatki, poniesione wydatki i zapłacone podatki.

Ale to nie wszystko.

Nadwyżka wydatków organizacji nad jej przychodami oznacza, że ​​przedsiębiorstwo poniosło stratę. W tym przypadku podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym wynosi zero. Jednocześnie organizacja może pomniejszyć zysk z lat ubiegłych o kwotę takiej straty.

Zasady przenoszenia strat na przyszłość określa art. 283 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Strata zostaje przeniesiona w całości lub w części. Najważniejsze jest to, że łączna kwota podatku dochodowego nie powinna zostać obniżona o więcej niż 30%. Jeżeli organizacja nie była w stanie całkowicie odpisać wszystkich strat w ciągu jednego roku, może skorzystać z prawa do przeniesienia strat na przyszłość w ciągu 10 lat. Okres ten liczony jest od następnego roku po powstaniu straty.

Przez cały okres przenoszenia straty na przyszłość organizacja ma obowiązek przechowywać dokumenty potwierdzające wysokość poniesionej straty. Mówimy nie tylko o rejestrach podatkowych, ale także o podstawowych dokumentach księgowych.

Zatem generalnie przepisy podatkowe przewidują krótszy okres przechowywania dokumentów księgowych, a w przypadku przenoszenia strat na przyszłość – dłuższy.

Co powinien zrobić księgowy?

Jak pamiętacie, do obliczenia kwot wpłacanych do budżetu z tytułu poszczególnych podatków (VAT, podatek od nieruchomości od osób prawnych, jednolity podatek socjalny, składki na Fundusz Emerytalny itp.), a także do sporządzania rejestrów podatkowych dla podatku dochodowego, dane księgowe są używany. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty podstawowe i księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat.

Dodatkowo, zgodnie z Wykazem, sprawozdania dotyczące podatków i opłat (czyli kalkulacje podatkowe i zeznania podatkowe) zaliczane są do dokumentów księgowych. W przypadku rocznych sprawozdań podatkowych obowiązuje stały okres przechowywania, a w przypadku sprawozdań kwartalnych – 5 lat.

W związku z tym okres przechowywania dokumentów wynoszący 4 lata, określony w art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, może mieć zastosowanie wyłącznie do rejestrów podatkowych. Jednocześnie należy wydłużyć okres przechowywania tych dokumentów w przypadku przeniesienia strat na przyszłość.

W przypadku dokumentów księgowych konieczne jest stosowanie najdłuższego okresu przechowywania dokumentów księgowych spośród przewidzianych przez obowiązujące przepisy (zarówno księgowe, jak i podatkowe).

Oznacza to, że dokumenty księgowe, dla których ustalono okres przechowywania wynoszący 5 lat, należy zniszczyć nie wcześniej niż w tym okresie, a w przypadku przeniesienia strat na przyszłość, okres ich przechowywania powinien zostać wydłużony do 10 lat.

Jak zorganizować przechowywanie dokumentów

Organizacja może powierz zarządzanie własnym archiwum wyspecjalizowanej organizacji(archiwum prywatne lub państwowe). W tym celu konieczne jest zawarcie specjalnej umowy przechowywania. Określa okres, w którym archiwum zobowiązuje się do przechowywania dokumentów. Zwykle jest to 75 lat.

W takim przypadku wydatki organizacji na przechowywanie dokumentów będą stanowić opłatę za usługi archiwalne w ramach określonej umowy. Usługi przechowywania, pozyskiwania i korzystania z archiwów świadczone przez instytucje archiwalne są zwolnione z podatku VAT (podpunkt 6 ust. 2 art. 149 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Zatem cała kwota przekazana przez organizację do specjalistycznego archiwum zmniejszy dochód podlegający opodatkowaniu.

Jeśli administracja organizacji zdecydowała dokumenty do samodzielnej ochrony wówczas konieczne jest opracowanie i przyjęcie odpowiedniego aktu wewnętrznego, który będzie regulował tryb organizacji przechowywania dokumentów.

Dokumentem tym może być np. Przepisy dotyczące bezpieczeństwa dokumentów , zatwierdzony zarządzeniem Dyrektora Generalnego. Należy zdefiniować:

• rodzaje dokumentów podlegających obowiązkowemu przechowywaniu;
• jednostki strukturalne, które zapewnią przechowywanie dokumentów;
• procedura przyjmowania dokumentów do przechowywania;
• okres przydatności do spożycia;
• procedura księgowania i rejestracji dokumentów otrzymanych do przechowywania;
• środki zapewniające bezpieczeństwo i poufność informacji w nich zawartych;
• procedura wydawania przechowywanych dokumentów do pracy z nimi;
• inne pytania.

Organizowanie własnego archiwum wiąże się także ze stworzeniem odpowiedniego służba archiwalna , a także przydzielenie przez wyznaczonego urzędnika obowiązków w zakresie organizacji działalności archiwum.

Następnie musisz się rozwijać Regulamin komisji eksperckiej , która przeprowadzi badanie wartości dokumentów wytworzonych w organizacji (pkt 3.1 Instrukcji korzystania z Listy. Regulamin zatwierdza kierownik). Musi on swoim zarządzeniem zatwierdzić skład komisji ekspertów.

W skład komisji wchodzą z reguły najbardziej wykwalifikowani pracownicy organizacji, liczący co najmniej 3 osoby. Dodatkowo do komisji eksperckiej można zaprosić archiwistę z archiwum okręgowego. Jeśli wszystkie prace związane z wyborem dokumentów do przechowywania i zniszczenia odbędą się w obecności archiwisty, organizacja nie będzie miała problemów z przechowywaniem dokumentów.

Komisja ekspertów tworzy lista spraw z okresami przechowywania dokumentów, czyli systematyzuje wszystkie dostępne dokumenty według rodzaju i daty oraz sporządza zestawienie nazw spraw.

Aby to zrobić, musisz posortować dokumenty według roku i zszyć je w porządku chronologicznym.

Z reguły przetwarzane dokumenty pierwotne, które odnoszą się do określonego rejestru księgowego (na przykład dokumenty kasowe lub bankowe) są przechowywane w osobnych folderach w porządku chronologicznym. Strony w tych folderach należy ponumerować w prawym górnym rogu. Plik nie może przekraczać 250 stron i być grubszy niż 4 cm.

Dla faktur przewidziana jest specjalna procedura. Faktury otrzymane od dostawców oraz drugie kopie faktur wystawionych klientom muszą być przechowywane w specjalnych dziennikach. Wymóg ten określa Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 2 grudnia 2000 r. Nr 914 „Zasady prowadzenia dzienników otrzymanych i wystawionych faktur, ksiąg zakupu i ksiąg sprzedaży dla celów obliczenia podatku od wartości dodanej”.

Po usystematyzowaniu i oprawieniu wszystkich dokumentów następuje ich zestawienie spis , który musi zostać zatwierdzony przez kierownika przedsiębiorstwa.

Należy wyznaczyć specjalne pomieszczenie do przechowywania dokumentów. Dokumenty należy przechowywać w archiwum w zamykanych na klucz szafach, zapewniających pełne bezpieczeństwo dokumentów, a także chroniących je przed kurzem i działaniem promieni słonecznych.

Dla organizacji posiadającej własne archiwum do głównych kosztów przechowywania dokumentów zaliczają się koszty wynajmu lokalu, mediów (utrzymanie wymaganej temperatury, wilgotności itp.) oraz wynagrodzenia pracowników archiwum.

Koszty te są związane z prowadzeniem organizacji. Dlatego w rachunkowości są one uwzględniane w 26 „Ogólnych kosztach służbowych”. Do celów podatkowych koszty te są uwzględniane w ramach innych wydatków organizacji (podpunkt 18 ust. 1 art. 264 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Co roku komisja ekspercka na podstawie nomenklatury spraw identyfikuje dokumenty, których termin przechowywania upłynął i które mogą ulec zniszczeniu, oraz sporządza z nich protokoły w dowolnej formie. Wybór dokumentów odbywa się poprzez zapoznanie się z każdą kartką sprawy.

Ustawa o przekazywaniu przeterminowanych dokumentów do zniszczenia są przeglądane i zatwierdzane przez kierownika organizacji. Następnie dokumenty wymienione w ustawie są oddzielane od innych akt i przechowywane w specjalnie wyznaczonym miejscu do czasu zniszczenia.

Informujemy, że dokumenty podlegające zniszczeniu nie mogą być wykorzystywane w działalności gospodarczej. Sprawy, których okres przechowywania upłynął, są przekazywane wyspecjalizowanej organizacji w celu przetworzenia lub niszczone przez samą organizację.

Jeżeli dokumenty wysyłane są na złom, przekazanie do wyspecjalizowanej organizacji jest formalizowane za pomocą protokołu odbioru lub faktury. Musi wskazywać datę przekazania, przekazaną ilość i wagę makulatury.

Dokumenty, których okres przechowywania już minął, możesz zniszczyć bezpośrednio w organizacji za pomocą maszyny do cięcia papieru. W takim wypadku komisja ekspercka ma obowiązek odnotować fakt zniszczenia nieaktualnych dokumentów poprzez sporządzenie odpowiedniego Protokołu.

Odpowiedzialność za naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów

Zgodnie z ustawą o rachunkowości odpowiedzialność za organizację przechowywania dokumentów księgowych spoczywa na kierowniku organizacji.

Za naruszenie przepisów archiwalnych kierownik organizacji może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej. Kara może mieć formę upomnienia lub grzywny. Wysokość kary wynosi od 300 do 500 rubli. (Artykuł 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Przedsiębiorstwo lub jego urzędnicy mogą również zostać ukarani grzywną za brak (lub nieprzekazanie) dokumentów i informacji niezbędnych do kontroli podatkowej, których funkcjonariusze podatkowi i celnicy żądają od organizacji (art. 15 ust. 6 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, art. 126 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Organy podatkowe mogą sprawdzić nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych. Zatem organy podatkowe mają prawo nałożyć grzywnę (od 20 do 30 płac minimalnych) na urzędników organizacji za naruszenie ustalonej procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych (art. 15.11 kodeksu wykroczeń administracyjnych).