Zanim porozmawiamy o terminach wykonania dokumentów, porozmawiajmy o terminach dostarczenia ich wykonawcom. W końcu ta procedura również „zjada” czas.

Co do zasady wszystkie dokumenty objęte kontrolą muszą zostać przekazane wykonawcom w ciągu 1 dnia od dnia podjęcia uchwały przez zarządzającego lub podpisania przez niego dokumentu, a pilne i wykonalne - w ciągu kilku godzin. Podane dane mają charakter przybliżony i powinny być specyficznie ustalone w każdej organizacji zgodnie z wymogami jej kierownictwa.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 01.06.2004 nr 260 (zmieniony w dniu 21.02.2011) „W sprawie Regulaminu Rządu Federacji Rosyjskiej i Regulaminu personelu Rządu Federacji Rosyjskiej Federacja"

47. Doręczenie dyspozycji wykonawcom i kontrolę ich wykonania Biuro Rządu zapewnia co do zasady w terminie 2 dni, a dyspozycji pilnych i operacyjnych – niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 12 godzin od chwili ich podpisania.

Zgodnie z GOST R 6.30-2003 znak kontroli wykonania dokumentu na papierze jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”. Znak ten umieszcza się po prawej stronie górnego marginesu pierwszej strony dokumentu (patrz przykład 1).

Przykład 1

Pismo przychodzące z uchwałą kierownika i znakiem kontrolnym

Zwiń pokaz

Zazwyczaj w przedsiębiorstwie tworzy się specjalną służbę (oddzielny dział, grupa lub indywidualny pracownik), której przypisuje się odpowiedzialność zarówno za przekazywanie dokumentów wykonawcom, jak i monitorowanie ich realizacji.

Terminy standardowe i indywidualne

Zacznijmy od definicji podanych przez GOST.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST R 51141-98. Standard państwowy Federacji Rosyjskiej. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje

Terminem wykonania dokumentu jest termin określony w regulacyjnym akcie prawnym, dokumencie organizacyjno-administracyjnym;

standardowy termin na wykonanie dokumentu - termin określony w regulacyjnym akcie prawnym;

indywidualnym terminem na wykonanie dokumentu jest termin na wykonanie dokumentu określony w dokumencie lub uchwale organizacyjno-administracyjnej organizacji.

Przykładowym typowym terminem wykonania dokumentów jest okres rozpatrzenia odwołań obywateli przez kierownika organu państwowego lub organu samorządu terytorialnego. Jest on ustanowiony ustawą federalną nr 59-FZ z dnia 2 maja 2006 r. „W sprawie procedury rozpatrywania odwołań obywateli Federacji Rosyjskiej” i wynosi 30 dni od daty rejestracji pisemnego odwołania. Zobacz także Przykłady 4 i 5.

Wyjaśnijmy teraz, w jaki sposób można ustalić indywidualne terminy.

Zobacz artykuł Eleny Jusipowej „Co będziemy kontrolować? » na stronie 30 magazynu „Zarządzanie biurem i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie” nr 7’ 2011

Po pierwsze, organizacja może wydać specjalny dokument regulujący tę kwestię. Treść „Przybliżonego wykazu dokumentów podlegających kontroli egzekucyjnej ze wskazaniem terminów” pisaliśmy w poprzednim numerze magazynu.

Po drugie, termin zakończenia realizacji konkretnego dokumentu można wskazać na samym dokumencie:

• w uchwale menedżera (która powinna opierać się na formule „kto ma co i kiedy zrobić”) lub
• w tekście tego dokumentu (przykładowo każdy akapit zarządzenia lub innego dokumentu administracyjnego może zawierać termin wykonania konkretnego zarządzenia, a żądanie organów wyższego szczebla może zawierać konkretny termin udzielenia informacji).

Jeżeli w dokumencie nie wskazano terminu

Byłoby łatwo pracować, gdyby każdy robił to, co powinien. Ale większość z nas to ludzie kreatywni, bardzo zajęci, a niektórzy pracują tak, jakby zasady nie były pisane dla nich. Istnieją więc dokumenty bez wskazania konkretnej daty wykonania. Co zrobić w tym przypadku? Co prawda dokumenty mogą nie wskazywać konkretnej daty, ale:

• zawierać dopisek „pilne”, „niezwłocznie”. W tym przypadku termin wynosi 3 dni;
• zawierać oznaczenie „niezwłocznie”. W takim przypadku zwykle liczony jest okres realizacji 10 dni;

Jeśli te słowa nie zostaną znalezione w dokumencie, termin można ustawić na 30 dni. Ale lepiej nie robić tego arbitralnie, ale ustalić taką zasadę w wewnętrznym dokumencie regulacyjnym.

Jeśli Twoja organizacja zatwierdziła listę dokumentów, które należy poddać kontroli, a Ty otrzymujesz dokumenty w niej niewymienione, to kierownik musi zdecydować, czy objąć je kontrolą, czy nie. W takim przypadku termin realizacji zostanie wskazany w uchwale. Co do zasady termin wykonania takich dokumentów można określić w przedziale od 3 do 30 dni, a czasami przekraczają ten okres. Jeżeli termin realizacji przekracza 30 dni, wskazane jest, aby menadżer w uchwale wskazał nie tylko termin wykonania, ale także terminy składania okresowych raportów z przebiegu realizacji, który również powinien być monitorowany. Przykład takiej uchwały:

Przykład 2

Uchwała ustalająca ostateczne i pośrednie terminy realizacji

Zwiń pokaz

Od czego zaczyna się termin?

Długość okresu realizacji dokumentu w biurze zwykle zaczyna się praca dokładnie od dnia wskazanego w dokumencie lub w inny sposób ustalonego (a nie następnego dnia, jak jest to przyjęte w praktyce prawa cywilnego).

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 191 „Rozpoczęcie okresu określonego terminem” Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej

Bieg terminu określonego okresem czasu rozpoczyna się w dniu następującym po dacie kalendarzowej lub zaistnieniu zdarzenia stanowiącego o jego rozpoczęciu.

Nawiasem mówiąc, w stosunkach pracy generalnie obowiązują obie zasady:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 14 „Obliczanie warunków” Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej

Okres, z którym niniejszy Kodeks wiąże powstanie praw i obowiązków pracowniczych, rozpoczyna się od daty kalendarzowej wyznaczającej początek wystąpienia tych praw i obowiązków.

Bieg terminu, w którym niniejszy Kodeks dotyczy wygaśnięcia praw i obowiązków pracowniczych, rozpoczyna się następnego dnia po dniu kalendarzowym decydującym o zakończeniu stosunku pracy...

Zwiń pokaz

Maria Smolyaninova, redaktor naczelny wydawnictwa „Arsenał Biznesu”:

„Jeżeli termin zostanie sformułowany za pomocą wyrażenia „w trakcie”, a następnie zostanie zastąpiony jakiś okres, zwykle w dniach, to z punktu widzenia języka rosyjskiego oznacza to, że dzień wydania nakazu wlicza się już do tego okresu. Przykładowo, gdy jest napisane „w ciągu trzech dni od daty podpisania”, a dokument został podpisany 1 sierpnia, oznacza to, że zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie 1, 2 i 3 sierpnia. Jeszcze raz podkreślę, że takie znaczenie nadaje temu wyrażeniu nasz język ojczysty.

Ta sama konstrukcja tekstu o tym samym znaczeniu jest używana przez większość instrukcji biznesowych. W różnych organach rządowych tradycyjnie wskazują, że terminy na wykonanie dokumentów liczone są w dniach kalendarzowych:

• od daty podpisania (zatwierdzenia) dokumentu lub
• od daty otrzymania od organizacji zewnętrznych (lub od obywateli).

Podobne zasady można znaleźć np. w:

• klauzula 7.1.6 Standardowych Instrukcji Pracy Biurowej i Archiwów w Organach Celnych” (zatwierdzona Zarządzeniem Federalnej Służby Celnej Federacji Rosyjskiej z dnia 18 października 2004 r. nr 160);
• klauzula 5.11 Instrukcji pracy biurowej w Federalnej Służbie Komorniczej (zatwierdzonej zarządzeniem FSSP Federacji Rosyjskiej z dnia 10 grudnia 2010 r. nr 682).

Podobnie Standardowy Regulamin Organizacji Wewnętrznej Federalnych Organów Wykonawczych (zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. Nr 452) dotyczący terminów realizacji zamówień zawiera wskazanie ich obliczenia od daty podpisanie zamówienia. Z reguły instrukcje dotyczące zarządzania biurem organizacji komercyjnych, a nawet tych organizacji non-profit, które nie należą do organów rządowych, ustalają zasady obliczania terminów w ten sam sposób, ponieważ jest to logiczne.

Są jednak przypadki, w których terminy określone okresami czasu należy traktować w sposób szczególny. I te przypadki szczególne określa ustawodawca odrębnie, Na przykład:

• początkowa chwila biegu terminu ustalonego dla stosunków regulowanych przez Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej przypada na następny dzień po dacie kalendarzowej lub zaistnieniu zdarzenia decydującego o jego rozpoczęciu (art. 191 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej);
• Podobnie okres określony w przepisach dotyczących podatków i opłat rozpoczyna się również następnego dnia po dacie kalendarzowej lub wystąpieniu zdarzenia (działania), które określiło jego początek (art. 6 ust. 1 klauzula 2 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

W wyroku nr 6-G07-7 z dnia 31 sierpnia 2007 roku Sąd Najwyższy Federacji Rosyjskiej rozpatrując spór pracowniczy wyjaśnił:

• w stosunkach pracy, gdy określony okres prowadzi do powstania praw i obowiązków pracowniczych, należy kierować się art. 14 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i liczyć go począwszy od określonego dnia kalendarzowego (wtedy okazuje się, że np. termin na zapoznanie się z rozkazem dotyczącym personelu zaczyna płynąć w dniu jego publikacji);
• a we wszystkich innych przypadkach należy kierować się Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej (postępować przez analogię do niego), tj. termin zaczyna się liczyć następnego dnia.

Dlatego bardzo ważne jest, aby w instrukcjach pracy biurowej określić, w jaki sposób uwzględnia się okres, w którym wpływa to na stosunki pracy lub stosunki cywilne, a kiedy nie ma to wpływu - a nie będziesz mieć sporów!”

Pamiętajmy więc, że co do zasady przy pracach biurowych dotyczących dokumentów organizacyjno-administracyjnych terminy zaczynają biec w dniu określonego zdarzenia, a nie następnego po nim (o istniejących wyjątkach od tej ogólnej zasady ostrzegamy w nasz artykuł). Przyjrzyjmy się teraz, jakie zdarzenia mogą rozpocząć odliczanie terminów na wykonanie dokumentów organizacyjnych i administracyjnych:

1. Od dnia zatwierdzenia (podpisu) przez menadżera dokumenty administracyjne utworzone w organizacji, np. zamówienia, instrukcje (Przykłady 3 i 4).

Przykład 3

Zwiń pokaz

Dość często w zamówieniach używane jest następujące sformułowanie:

„4. Do kierownika sekretariatu Yukova P.A. zwrócić uwagę na to zamówienie dyrektorowi handlowemu Petrov A.K. w ciągu trzech dni od dnia podpisania zamówienia.”

Jeżeli zamówienie o tej treści zostanie podpisane w dniu 3 sierpnia 2011 roku, liczenie terminu rozpoczyna się od dnia podpisania zamówienia, tj. od 3 sierpnia 2011r. W związku z powyższym zlecenie należy przekazać wykonawcom w terminie od 3 do 5 sierpnia 2011 r. włącznie, tj. w ciągu trzech dni. Należy pamiętać, że w tym przykładzie dni robocze pokrywają się z dniami kalendarzowymi.

Jak jednak kontrolować wykonanie dokumentu administracyjnego, jeśli określa on kilka terminów wykonania? W takim przypadku o terminie wykonania dokumentu administracyjnego w całości będzie decydował termin na wykonanie ostatniego zrealizowanego zamówienia.

Ponadto możliwe jest również, że termin na wykonanie polecenia z jednej klauzuli dokumentu administracyjnego będzie liczony od daty podpisania dokumentu, a w innych klauzulach może być wyznaczony inaczej, np. przez konkretną datę.

2. Można rozpocząć odliczanie terminu realizacji dokumentu od daty otrzymania dokumentu przez organizację (data rejestracji). Najczęściej w pracy biurowej jest to początek biegu terminu realizacji, chyba że w tekście dokumentu lub w uchwale menadżera wyraźnie wskazano inaczej. Przy takim schemacie pracy ważny staje się okres, w którym otrzymany dokument musi zostać zarejestrowany; należy to uregulować (optymalnie - w ciągu jednego lub dwóch dni).

3. Znacznie rzadziej używają datę podjęcia uchwały przez zarządzającego lub datę otrzymania dokumentu przez wykonawcę.

Każdą z tych opcji można zapisać w instrukcjach zarządzania biurem konkretnej organizacji. Ale takie zasady mogą ustanowione przez prawo dla określonej grupy dokumentów i organizacji(Patrz przykłady 4 i 5). Jeśli zasady „wewnętrzne” i „nadrzędne” są sprzeczne, pierwszeństwo mają zasady „wyższe”.

Przykład 4

Zwiń pokaz

Okres realizacji rozpoczyna się od dnia podpisania zamówienia przez menedżera, który przesłał dokument do Twojej organizacji.

Zasada ta jest ustanowiona w Regulaminie standardowym dotyczącym wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych (zatwierdzonym dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. Nr 452) i brzmi dosłownie tak:

„W przypadku otrzymania przez federalny organ wykonawczy instrukcji od Prezydenta Federacji Rosyjskiej, instrukcji zawartych w ustawach Rządu, protokołach posiedzeń Rządu, organach koordynacyjnych i doradczych Rządu, na którego czele stoi Prezes Rządu, Wiceprezes Rządu, a także instrukcje Prezesa Rządu i Wiceprezesa Rządu zawarte w protokołach odbytych przez nich posiedzeń oraz uchwały zawierające oznaczenie „pilnie”, „niezwłocznie” (lub podobnie), podlegają wykonaniu w terminie 3 dni od dnia datą podpisania zamówienia.”

Przykład 5

Zwiń pokaz

Odliczanie terminu realizacji dokumentu może rozpocząć się następnego dnia po dacie kalendarzowej lub dniu wystąpienia zdarzenia decydującego o rozpoczęciu biegu terminu.

Na przykład usługi zarządzania biurem muszą rejestrować i kontrolować dokumenty wykonawcze. Stanowią one podstawę do podejmowania działań mających na celu wykonanie orzeczeń sądów, a także aktów innych organów. Dokumenty takie wydawane są zazwyczaj przez sądy i organy notarialne i obejmują:

• tytuły wykonawcze wydawane na podstawie orzeczeń, wyroków, orzeczeń i zarządzeń sądów (sędziów), ugody zatwierdzonej przez sąd, orzeczeń sądów polubownych, orzeczeń sądów zagranicznych;
• nakazy sądowe;
• napisy wykonawcze organów notarialnych;
• postanowienia sądu arbitrażowego;
• przyjęte wnioski o płatność nieopłacone w terminie;
• uchwały wydawane przez organy administracyjne w sprawie przedstawienia kar od obywateli w sposób bezsporny itp.

Zgodnie z ust. 3 art. 15 ustawy „O postępowaniu egzekucyjnym” z dnia 2 października 2007 r. nr 229-FZ w przypadku takich dokumentów rozpoczyna się okres liczony w latach, miesiącach lub dniach następnego dnia po dacie kalendarzowej lub dniu zajścia zdarzenia stanowiącego początek biegu terminu.

Obliczanie daty ważności

Terminy realizacji dokumentów można ustalić:

Przykład 6

Klauzula w dokumencie administracyjnym zawierająca termin powiązany z konkretnym wydarzeniem

Zwiń pokaz

4. Kierownik działu handlowego A.V. Merkulov sporządzić raport ze sprzedaży produktów w ramach umowy państwowej nr 234/04-11 z dnia 11 stycznia 2011 r. zawartej z Ministerstwem Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji w ciągu trzech dni roboczych od daty wysyłki ostatniej partii produktów i przedłożyć Dyrektorowi Generalnemu Spółki.

Okresy liczone w dniach mogą, ale nie muszą, obejmować dni wolne od pracy. Dlatego należy pamiętać różnica między dniami kalendarzowymi i roboczymi:

• dni robocze to kolejne dni z wyłączeniem weekendów (sobota, niedziela) i świąt wolnych od pracy (ustalonych zgodnie z art. 112 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• Dniami kalendarzowymi są następujące po sobie dni, w skład których wchodzą weekendy (sobota, niedziela) oraz dni ustawowo wolne od pracy.

Jak rozumieć, w które dni (kalendarzowy lub roboczy) wskazany jest termin? Z reguły domyślnie okres liczony jest w dniach kalendarzowych. Jeśli autor dokumentu sugeruje dni robocze, wówczas do liczby dni koniecznie dodaje się słowo „praca”. Wyjaśnijmy na przykładzie:

Przykład 7

Zwiń pokaz

Uchwałę w sprawie dokumentu można sformułować następująco:

Termin ten liczony jest w dniach kalendarzowych. Niniejsza instrukcja została wydana w dniu 04.08.2011 r., co oznacza, że ​​termin zaczyna biec w dniu 04.08.2011 r. (jest to dzień 1), a dniem 20 będzie 23.08.2011 r.

Jeżeli autor dokumentu zakłada dni robocze, wówczas dodatkowo zaznacza się: „Przygotuj raport w ciągu 20 dni roboczych”. A wtedy ostatnim dniem na terminowe przygotowanie raportu będzie 31.08.2011 (w końcu 6, 7, 13, 14, 20, 21, 27 i 28 sierpnia to dni wolne od pracy).

W jakie dni obliczany jest okres realizacji dokumentu, jeśli przymiotnik „kalendarz” lub „praca” nie jest bezpośrednio napisany, konieczne jest ustalenie go w lokalnym akcie prawnym regulującym kontrolę nad wykonywaniem dokumentów w Twojej organizacji.

W przypadku gdy ostatni dzień terminu (liczony w dniach, miesiącach lub latach) przypada na dzień wolny od pracy, za koniec terminu uważa się następny dzień roboczy (zasada ta, zapisana w art. 193 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, zwykle dotyczy nie tylko stosunków cywilnoprawnych, ale także innych; aby legitymizować to podejście w swoim przedsiębiorstwie, zalecamy udokumentowanie go w wewnętrznych dokumentach regulacyjnych, na przykład w instrukcjach zarządzania biurem).

Przykład 8

Zwiń pokaz

Załóżmy, że dokument mówi:

„5. Do szefa biura Petrova A.K. zapoznać pracowników Przedsiębiorstwa z niniejszym zamówieniem w terminie trzech dni od dnia podpisania zamówienia.”

Jeżeli zamówienie to zostanie podpisane w dniu 26 sierpnia 2011 r., wówczas należy je przekazać wykonawcom w ciągu trzech dni, tj. od 26 do 28 sierpnia 2011 r., przy czym ze względu na fakt, że 27 i 28 sierpnia są dniami wolnymi, z zarządzeniem pracownicy będą mogli zapoznać się w dniach 26 sierpnia (piątek) i 29 sierpnia (poniedziałek) 2011 r.

Okres liczony w miesiącach kończy się w analogicznym dniu ostatniego miesiąca ustalonego okresu.

Przykład 9

Zwiń pokaz

Zamówienie zostało wydane 1 sierpnia i musi zostać zrealizowane w ciągu miesiąca. Oznacza to, że ostatnim dniem na jej terminową realizację będzie 1 września. Gdyby na jego realizację przeznaczono 2 miesiące, można by go zakończyć do 1 października włącznie. Natomiast 1 października 2011 r. jest dniem wolnym od pracy (sobota), dlatego wprowadzono tu następującą zasadę (o przesunięciu terminu z dnia wolnego od pracy na najbliższy najbliższy dzień roboczy), a koniec terminu przesuwa się na 3 października 2011 r. .

Jeżeli koniec okresu liczonego w miesiącach przypada na miesiąc, który nie ma daty odpowiadającej, termin kończy się ostatniego dnia tego miesiąca.

Przykład 10

Zwiń pokaz

Załóżmy, że zamówienie zostało wydane 30 listopada 2010 roku na 3 miesiące. Ale w lutym nie ma trzydziestego dnia. Tym samym termin terminowej realizacji upływa w dniu 28 lutego 2011 roku.

Dla okresów liczonych w kwartałach roku obowiązują zasady dla okresów liczonych w miesiącach. Okres liczony w latach kończy się w odpowiednim miesiącu i dniu ostatniego roku ustalonego okresu.

Zazwyczaj dokumenty administracyjne zawierają określony termin w postaci daty (w umowach często stosuje się okresy w postaci miesięcy i lat). Ale jest też zamieszanie z konkretnymi datami. Tutaj też jest coś do wyjaśnienia. Zacznijmy od działań, które dokument/uchwała nakazuje podjąć bezpośrednio w Twojej organizacji.

1. Jeśli data jest po prostu wskazana wówczas zamówienie musi zostać zrealizowane tego dnia przed końcem godzin pracy (zwykle przed godziną 18:00 lub 19:00).

Przykład 11

Zwiń pokaz

„5. Kierownik działu sprzedaży Chekanov A.P. przedłożyć plan sprzedaży produktów Spółki na rok 2012 do zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego. Termin upływa 1 listopada 2011 r.”

Ale datę można wpisać inaczej. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na brak przed nim jakichkolwiek pretekstów:

„5. Kierownik działu sprzedaży Chekanov A.P. przedłożyć plan sprzedaży produktów Spółki na rok 2012 do zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego w dniu 1 listopada 2011 roku.”

Obydwa sformułowania instrukcji implikują, że plan sprzedaży produktu należy przedstawić do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu w dniu 1 listopada 2011 r. przed godziną 18.00 (koniec dnia roboczego w tej organizacji).

2. Jeśli data jest poprzedzona przyimkiem „do”, wówczas zamówienie musi zostać zrealizowane w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień określony w dokumencie/uchwale przed końcem godzin pracy.

Przykład 12

Zwiń pokaz

Treść postanowienia mogłaby brzmieć następująco:

„6. Kierownicy pionów strukturalnych powinni złożyć wnioski o zapisy na drugie półrocze 2011 roku do kierownika wydziału ogólnego w terminie do 1 czerwca 2011 roku.”

Wnioski o subskrypcję należy następnie złożyć 31 maja 2011 r. do godziny 18:00 (godzina zamknięcia dla tej organizacji) lub wcześniej.

3. Jeśli data jest poprzedzona przyimkiem „by”, wówczas zamówienie musi zostać zrealizowane we wskazanym dniu przed końcem godzin pracy.

Przykład 13

Zwiń pokaz

„7. Kierownicy działów konstrukcyjnych mają obowiązek składać wnioski o zakup mebli do kierownika wydziału ogólnego w terminie do 1 czerwca 2011 r.”

Przy takim brzmieniu instrukcji wnioski należy składać w dniu 1 czerwca 2011 r. do godziny 18:00 lub wcześniej.

Okazuje się, że przy przyimku „przez” uwzględniana jest data, natomiast przy przyimku „do” nie. Jednak w sytuacjach konfliktowych trudno będzie odwoływać się do zasad języka rosyjskiego przy ustalaniu granic tymczasowego znaczenia przyimków „przed”, „przez” i „do”. Co więcej, istnieje punkt widzenia, zgodnie z którym znaczenie tych przyimków jest takie samo. Lepiej pozbyć się rozbieżności, tj. zmniejsz ryzyko i przestań używać przyimków, dając pierwszeństwo określeniu konkretnej daty bez przyimka. Zasadę tę należy zapisać w instrukcji prowadzenia biura organizacji i tam również wyjaśnić, że za terminowe uznane zostanie zrealizowanie zamówienia w tym dniu przed końcem dnia pracy Twojej organizacji.

4. Jeżeli przed datą wpisano „nie później”., wówczas zlecenie musi zostać zrealizowane przed końcem dnia roboczego we wskazanym terminie.

Przykład 14

Zwiń pokaz

„5. Kierownicy działów strukturalnych mają obowiązek przekazać wykazy spraw wydziałów za rok 2012 kierownikowi służby zarządzania biurem nie później niż do dnia 1 grudnia 2011 r.”.

Z tego sformułowania wynika, że ​​wykazy spraw należy dostarczyć w dniu 1 grudnia 2011 r. przed godziną 18:00, a najlepiej wcześniej.

Przykład 15

Zwiń pokaz

Organizacja otrzymała pismo z powiadomieniem z Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej o wejściu w życie 1 stycznia 2011 r. zmian wprowadzonych do ustawy o składkach ubezpieczeniowych w zakresie terminów i składu raportowania. Sprawozdawczość do Funduszu Emerytalnego należy obecnie złożyć nie później niż 15 dnia drugiego miesiąca kalendarzowego następującego po okresie sprawozdawczym (kwartał, półrocze, dziewięć miesięcy i rok kalendarzowy).

Tym samym Fundusz Emerytalny wyjaśnił, że ostateczne terminy składania sprawozdań do Funduszu Emerytalnego w 2011 roku to 15 lutego, 16 maja (15 maja jest dniem wolnym od pracy), 15 sierpnia i 15 listopada.

Ale co z terminem, jeśli jeżeli wynik realizacji zamówienia wymaga przekazania organizacji „zewnętrznej”.(na przykład do organu podatkowego)?

Tutaj należy wziąć pod uwagę sposób dostarczenia dokumentów (kurierem lub pocztą). Kurier dostarczy Twoje dokumenty w ciągu 1 dnia (kilku godzin). Ważne jest dla niego:

• mieć czas na dostarczenie dokumentów (lub innego rezultatu realizacji zamówienia) przed końcem dnia roboczego organizacji otrzymującej „paczkę” oraz
• uzyskać podpis na potwierdzeniu odbioru, wskazujący stanowisko i imię i nazwisko. kto przyjął „paczkę”, a także datę i najlepiej godzinę dostawy.

Jeśli wysyłka odbywa się za pośrednictwem poczty rosyjskiej, należy kierować się następującą zasadą: pisemne oświadczenia i powiadomienia przesłane organizacji komunikacyjnej przed upływem ostatnich 24 godzin uważa się za przesłane w terminie (art. 194 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej ). W tym przypadku ważne jest prowadzenie rejestrów przesyłek pocztowych (Wykaz nadania przesyłek przesyłkowych (formularz 103) lub Wykaz nadawania przesyłek międzynarodowych (formularz 103a), które są podpisane przez operatora poczty i odciśnięte odcisk pieczątka kalendarzowa urzędu pocztowego), a także czek kasowy (paragon). Wzory tych formularzy podano w Regulaminie pocztowym przyjętym przez Radę Szefów Administracji Łączności Wspólnoty Regionalnej w Dziedzinie Łączności.

Należy wziąć pod uwagę, że czasami przepisy ustanawiają „specjalne wymagania” dotyczące wysyłania niektórych rodzajów dokumentów.

Przykład 16

Zwiń pokaz

W przypadku dokumentów egzekucyjnych art. 16 ustawy „O postępowaniu egzekucyjnym” z dnia 2 października 2007 r. Nr 229-FZ ustanawia następujące wymagania: „Czynność, dla której ustalono termin, może zostać zakończona przed upływem 24 godzin od ostatniego dnia ustalony okres.” Oznacza to, że jeżeli wniosek, skarga, inne dokumenty lub sumy pieniężne zostały złożone w organie lub przekazane osobie upoważnionej do ich przyjęcia lub złożone na poczcie przed upływem 24 godzin od ostatniego dnia wyznaczonego terminu, wówczas termin nie uważa się za nieodebrane.

Prawda życia

Z doświadczenia zawodowego możemy powiedzieć, że problem z terminami (zwłaszcza pytanie „od czego liczyć”?) pojawia się, gdy dokument, jak to się mówi, „leży” u menedżera. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, których termin realizacji wynosi do 10 dni włącznie. Dlatego wysyłając dokumenty do kierownika organizacji do przeglądu, należy natychmiast wybrać dokumenty z ograniczonym terminem. W wielu organizacjach specjalnie tworzą w tym celu foldery oznaczone jako „Pilne”. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że menedżerowie pracują z tym folderem na różne sposoby.

Na przykład najpierw rozważają jego zawartość. Ale jeśli jest w nim dużo dokumentów, może nie być czasu na rozważenie „niepilnych” dokumentów lub menedżer będzie po prostu zajęty rozwiązywaniem innych problemów. Wtedy może się okazać, że dokumenty „niepilne” staną się „super pilne”.

Doświadczenia menedżerów, którzy wyznają zasadę „wszystkie dokumenty są przeglądane przez menedżerów organizacji w dniu ich otrzymania i nie kończą dnia pracy, dopóki nie zapoznają się ze wszystkimi dokumentami” są pozytywne. Zasada ta sprawdza się naprawdę dobrze, co znacząco wpływa na skuteczność kontroli wykonania dokumentów. Ale kto może zmusić przywódcę, jeśli nie on sam? Chociaż dyscyplina pierwszej osoby zwykle dyscyplinuje menedżerów wszystkich szczebli.

Czasami na termin mogą mieć wpływ także przyczyny zewnętrzne. Na przykład dokument został dostarczony do organizacji przedwcześnie (słabe działanie poczty, kuriera, różne okoliczności siły wyższej). I zamiast rejestrować go np. o godzinie 10:00 1 sierpnia 2011 r., trzeba będzie go zarejestrować następnego dnia. Oczywiste jest, że z przyczyn od Ciebie niezależnych dokument ten zostanie przekazany menadżerowi do przeglądu cały dzień później. Jeżeli dokument zawiera konkretny termin, wówczas termin dla Twojej organizacji zostanie skrócony o jeden dzień, tj. cały dzień odpada. A co jeśli wypadnie 5 z 10 dni? Pytanie, czy uda Ci się dotrzymać tego terminu? Jeśli możesz, to dobrze. A co jeśli nie? Następnie musimy pomyśleć o tym, co można zrobić. Zalecamy rejestrację dokumentów pilnych w dniu ich otrzymania, ze wskazaniem godziny. Dodatkowo dokumenty otrzymane i zarejestrowane w organizacji po godzinie 17:00, jeżeli nie ma możliwości ich przejrzenia w dniu ich otrzymania, muszą zostać przejrzane przez kierownika przed godziną 11:00 następnego dnia. Ważne dokumenty są zwykle dostarczane listem poleconym, a jeśli taka koperta/paczka zatrzymuje się w drodze, to po odebraniu przesyłki na poczcie należy sprawdzić na formularzu pokwitowania odbioru (formularz 119), czy tylna strona jest poprawnie wypełniony przez pracownika poczty (wskazuje się, kiedy i komu przekazana została przesyłka, czy została odebrana osobiście czy przez pełnomocnika; jeżeli przez pełnomocnika, wpisuje się nazwisko osoby upoważnionej), zaś odbiorca wpisuje swoje podpis i imię i nazwisko w wierszu „Otrzymano”.

Przesunięcie terminu realizacji dokumentów

Termin wykonania dokumentów musi być realistyczny i uwzględniać czas niezbędny do wykonania czynności technicznych wykonawcy z dokumentami oraz stopień obciążenia pracą pracowników.

Czy istnieje możliwość zmiany terminu wykonania dokumentu? Tak:

• standardowe terminy ulegają zmianie wraz z przyjęciem nowego aktu prawnego,
• indywidualnie - przez menedżerów, którzy je zainstalowali.

Często zdarza się, że po szczegółowym przestudiowaniu zlecenia przez odpowiedzialnego wykonawcę okazuje się, że czas wyznaczony przez menadżera jest niewystarczający. W takim przypadku odpowiedzialny wykonawca informuje menedżera, który monitoruje wykonanie dokumentu pod względem merytorycznym, identyfikuje powstałe problemy i uzasadnia faktyczny termin wykonania. Istnieje wówczas możliwość zmiany terminu, jednak dopiero po poinformowaniu menadżera, który go wyznaczył. Zazwyczaj poinformowanie menadżera o konieczności zmiany terminu na wykonanie dokumentu następuje przez tego, kto merytorycznie kontroluje wykonanie dokumentu.

Dokument regulujący tryb monitorowania wykonania dokumentów w przedsiębiorstwie musi przewidywać procedurę zmiany terminu wykonania lub wyjęcia dokumentu spod kontroli, jeżeli nie ma już potrzeby jego wykonywania.

Przedłużenie terminu wykonania musi zostać wydane niezwłocznie po otrzymaniu dokumentu przez wykonawcę lub przed upływem terminu wykonania dokumentu. W przypadku naruszenia tych warunków dokument zostanie uznany za niespełniony.

Podczas realizacji menedżer może nie tylko zmienić harmonogram dokumentu, ale także wyjaśnić zadanie, zmienić skład wykonawców i współwykonawców. Wszystkie te informacje, jeśli ulegną zmianie, osoba odpowiedzialna natychmiast zgłasza grupie kontrolnej.

Ale zdarzają się też sytuacje, gdy termin realizacji zamówienia jest, jak to się mówi, „przekroczony”, tj. zamówienie nie zostało zrealizowane terminowo. W takich przypadkach odpowiedni dokument regulacyjny musi przewidywać odpowiedzialność „sprawców naruszenia”.

Przykład 17

Zwiń pokaz

Sytuacja ta znajduje odzwierciedlenie w rozporządzeniach Rządu Federacji Rosyjskiej:

„Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane w wyznaczonym terminie, wykonawca (główny wykonawca) zamówienia, w terminie 3 dni od upływu terminu wyznaczonego na wykonanie zamówienia, składa Rządowi wyjaśnienie stanu wykonanie zamówienia, przyczyny jego niezrealizowania w wyznaczonym terminie, wskazanie urzędników, którym powierzono wykonanie zamówienia, oraz o środkach odpowiedzialności zastosowanych wobec pracowników winnych niewykonania zamówienia.”

Po przeanalizowaniu kalkulacji terminów realizacji zamówień i dokumentów widzimy, że problem ten nie jest tak prosty, jak się wydaje. Dlatego też kwestię wyliczenia terminu należy szczegółowo uregulować w dokumentach organizacyjno-administracyjnych. Ponadto sam obieg dokumentów w organizacji musi być zorganizowany w taki sposób, aby eliminować opóźnienia dokumentów.

Przypisy

Zwiń pokaz

rozmiar czcionki

ROZPORZĄDZENIE MINISTERSTWA PRACY I ROZWOJU SPOŁECZNEGO z dnia 04-02-2002 16 W SPRAWIE ZATWIERDZENIA INSTRUKCJI PROWADZENIA SPRAWOWEGO MINISTERSTWA PRACY I ROZWOJU SPOŁECZNEGO... Obowiązuje w 2018 roku

3. Organizacja kontroli i terminy wykonania dokumentów urzędowych

3.1. Organizacja kontroli wykonania obejmuje: poddanie dokumentu kontroli, wstępną weryfikację, kontrolę przekazania dokumentu, wyjęcie spod kontroli, przesłanie wykonanego dokumentu do akt, zapisanie, podsumowanie i analizę przejścia i wyników wykonania dokumentów, informowanie kierownictwa Ministerstwa i kierowników wydziałów strukturalnych Ministerstwa w celu terminowej i wysokiej jakości realizacji zleceń zapisanych w dokumentach.

3.2. Kontrolę nad wykonaniem dokumentów sprawuje centralnie dział kontroli wykonania Działu Administracji i Kontroli.

Wszelkie dokumenty wymagające wykonania (zawierające instrukcje) otrzymane od Prezydenta Federacji Rosyjskiej, izb Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej, Rządu Federacji Rosyjskiej, innych organów rządowych, a także wszelkie inne dokumenty oddane pod kontrolę zgodnie z art. zgodnie z poleceniami (uchwałami) Ministra, kontroli podlegają Wiceministrowie.

Składając dokument do kontroli, na lewym marginesie dokumentu umieszcza się znak w postaci pieczątki „Kontrola” i wskazuje termin. Kontrola wykonania dokumentu odbywa się na podstawie danych rejestracyjnych.

3.3. Kontrolę realizacji dokumentów otrzymywanych bezpośrednio przez wiceministrów i kierowników jednostek strukturalnych Ministerstwa z Departamentu Administracji i Kontroli sprawują pracownicy zastępców recepcyjnych Ministra oraz jednostek strukturalnych Ministerstwa odpowiedzialnych za pracę biurową, w ramach terminach określonych w uchwałach właściwych szefów ministerstw i ustalonych niniejszą Instrukcją.

3.4. Kontrolę nad realizacją zarządzeń, decyzji zarządu i innych dokumentów wewnętrznych Ministerstwa sprawuje Departament Administracji i Kontroli oraz pracownicy pionów strukturalnych Ministerstwa odpowiedzialnych za pracę biurową, w oparciu o treść instrukcji zawartych w tych dokumentach .

3.5. Terminy wykonania dokumentów liczone są w dniach kalendarzowych: otrzymane od organów wyższego szczebla – od dnia podpisania (zatwierdzenia) dokumentu, a otrzymane od innych federalnych organów wykonawczych, organizacji i apeli obywateli – od dnia ich otrzymania. Terminy wykonania dokumentów ustalane są w oparciu o termin ustalony przez organizację, która wysłała dokument, lub terminy określone przez prawo i niniejszą Instrukcję.

Dokumenty podlegają realizacji w następujących terminach:

z określonym terminem realizacji – w określonym terminie;

Bez określenia konkretnego terminu realizacji, oznaczone jako „pilnie” – w terminie 3 dni;

oznaczone jako „niezwłocznie” – w ciągu 10 dni, pozostałe – w terminie nie dłuższym niż miesiąc;

na wniosek Przewodniczącego Rady Federacji i Przewodniczącego Dumy Państwowej oraz ich zastępców – nie później niż 15 dni od dnia otrzymania;

na wniosek członków Rady Federacji, deputowanych Dumy Państwowej (wniosek zastępcy) – nie później niż 30 dni od dnia otrzymania;

Na polecenie Rządu Federacji Rosyjskiej przekazane federalnym władzom wykonawczym w celu sfinalizowania projektów uchwał i zarządzeń rozpatrywanych na posiedzeniu Rządu Federacji Rosyjskiej, a także na podstawie projektów uchwał i zarządzeń Rządu Federacji Rosyjskiej otrzymanych od odpowiedzialny dyrektor do zatwierdzenia - do 10 dni;

zgodnie z pismami Ministerstwa Spraw Zagranicznych Federacji Rosyjskiej: bez porozumienia z innymi organizacjami – w ciągu 15 dni, za zgodą – 30 dni;

w przypadku odwołań od obywateli otrzymanych przez federalny organ wykonawczy i wymagających dodatkowego badania i weryfikacji - do jednego miesiąca od daty rejestracji, w przypadku innych odwołań - nie więcej niż 15 dni.

Jeżeli ostatni dzień terminu realizacji dokumentu przypada na dzień wolny od pracy, wówczas dokument należy wykonać nie później niż w dniu roboczym poprzedzającym dzień wolny od pracy.

Jeżeli w zarządzeniu rządowym prawo do zwołania zgromadzenia przysługuje innemu organowi rządowemu, wówczas przy ustalaniu terminu wykonania tego zarządzenia ulega on skróceniu o 5–7 dni roboczych, a przy wykonywaniu zarządzeń oznaczonych jako „pilnie” i „niezwłocznie” - do upływu odpowiednio 3 dni i 10 dni.

Data wykonania dokumentu wskazana jest w uchwale kierownictwa Ministerstwa i odnotowana w karcie kontroli rejestracyjnej.

3.6. W przypadku konieczności zmiany terminu wykonania dokumentu oddanego pod kontrolę w Wydziale Administracji i Kontroli, wykonawca odpowiedzialny, nie później niż na 3 dni przed jego upływem, składa Ministrowi uzasadniony wniosek o przedłużenie terminu wykonania, Wiceminister, który podpisał uchwałę.

Przedłużenie terminu na wykonanie zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej lub Rządu Federacji Rosyjskiej jest dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach, gdy wykonanie zarządzenia nie może zostać zrealizowane w określonym terminie okres z przyczyn obiektywnych. W takim przypadku, podpisane przez Ministra, do autora zarządzenia wysyłane jest pismo z umotywowanym uzasadnieniem przedłużenia terminu, ze wskazaniem planowanego terminu realizacji. Pisma takie należy składać nie później niż w terminie 10 dni od dnia podpisania zamówienia.

Terminy dla zamówień oznaczonych jako „Pilne” i „Szybkie” nie ulegają przedłużeniu.

Odpowiedzialny wykonawca niezwłocznie informuje Dział Administracji i Kontroli o wszelkich przypadkach zmiany terminu wykonania dokumentów w celu wprowadzenia niezbędnych zmian.

Tylko władze wyższe lub organ federalny (organizacja) - autor dokumentu ma prawo zawiesić i anulować wykonanie dokumentów.

3.7. Dokumenty objęte kontrolą uważa się za wykonane i wyjęte spod kontroli:

Instrukcje władz wyższych – po złożeniu wniosków – do tego organu, przewidujące pełne wykonanie decyzji zawartych w uchwale i spisanie oryginałów instrukcji;

wnioski członków Rady Federacji Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej i deputowanych Dumy Państwowej Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej – po przesłaniu posłom wyczerpujących odpowiedzi merytorycznych na podniesione kwestie;

instrukcje kierownictwa Ministerstwa dotyczące pism federalnych organów wykonawczych i organizacji – po rozpatrzeniu postawionych w nich pytań i przesłaniu właściwym organom odpowiedzi merytorycznych;

instrukcje zawarte w zarządzeniach, decyzjach i protokołach posiedzeń zarządu oraz posiedzeń operacyjnych Ministra – po zgłoszeniu odpowiednich propozycji kierownictwu.

3.8. Wyjęcie dokumentu spod kontroli formalizowane jest poprzez adnotację o wykonaniu dokumentu i odpisanie go do akt: krótką informację o wykonaniu lub odnośnik do dokumentu (data i numer) świadczący o wykonaniu; zaznaczyć „do akt”, numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany, datę; podpis wykonawcy i kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został wykonany.

3.9. Pełna odpowiedzialność za terminowe wykonanie dokumentu i kompletność treści spoczywa na urzędniku wyznaczonym jako pierwszy w uchwale kierownictwa Ministerstwa.

3.10. Departament Administracji i Kontroli co tydzień przesyła do Wiceministrów i kierowników pionów strukturalnych Ministerstwa materiały referencyjne dotyczące stanu dyscypliny wykonawczej w zakresie zamówień bieżących, zamówień będących pod kontrolą i podlegających wykonaniu w ciągu najbliższych 2 tygodni. Departament Administracji i Kontroli co miesiąc przygotowuje zbiorcze dane o stanie dyscypliny wykonawczej w Ministerstwie, na podstawie których generowane są raporty operacyjno-analityczne, informujące kierownictwo w ustalonych przez siebie terminach lub na żądanie.

W marcu 2007 roku zatwierdzono nowy standard w zakresie edukacji przedszkolnej - GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”. Sekcja 9.8 Standardu ustanawia ogólne zasady organizacji kontroli dokumentów - kontrola przepływu i wykorzystania dokumentów.

Rodzaje kontroli

Zgodnie z GOST R ISO 15489-1-2007 w systemie zarządzania dokumentami należy kontrolować ich przepływ i wykorzystanie, aby zapewnić wyszukiwanie dokumentów, zapobiegać przypadkom ich utraty, identyfikować przypadki nieprzestrzegania obowiązkowych działań, monitoruje wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami w celu zachowania i ochrony informacji w nich zawartych, a także w celu zachowania ewidencji transakcji dokonywanych na dokumentach.

GOST R ISO 15489-1-2007 rozróżnia dwa rodzaje kontroli: kontrolę działań i kontrolę lokalizacji dokumentów.

Kontrola działania w systemie zarządzania dokumentami służy do procesów (operacji), w których działania są ograniczone ramami czasowymi ustalonymi przez organizację lub dla organizacji. Kontrolę działań można skutecznie zastosować jedynie wówczas, gdy dokument zostanie zarejestrowany w systemie zarządzania dokumentami przed wysłaniem go do wykonawców.

Kontrola lokalizacji dokumentów przeprowadza się w przypadku, gdy dokument jest wydawany pracownikom do wykorzystania w pracy, usuwany z systemu w celu zniszczenia lub przekazywany do magazynu archiwalnego. Podczas kontroli lokalizacji monitorowane są fakty dotyczące wydawania dokumentów pracownikom, ich przekazywania pomiędzy pracownikami lub działami, terminy przemieszczania dokumentów oraz zwrotu dokumentów do miejsca lub miejsca przechowywania.

W naszym tradycyjnym systemie przedszkolnym stosowane są oba rodzaje kontroli. W procesie realizacji dokumentów ma to szczególne znaczenie kontrolę nad wykonaniem dokumentu, odnoszący się zgodnie z GOST R ISO 15489-1-2007 do kontroli działań, gdyż opiera się na śledzeniu terminów, czyli innymi słowy działań ograniczonych parametrami czasowymi.

System kontroli wykonania dokumentów pozwala zapewnić terminowość i wysoką jakość wykonania instrukcji zawartych w dokumentach oraz uzyskać informacje analityczne niezbędne do oceny działalności działów i poszczególnych wykonawców.

Regulacja kontroli wykonania dokumentów zawartych w instrukcji wychowania przedszkolnego

Głównym dokumentem regulacyjnym regulującym organizację kontroli wykonywania dokumentów w organizacji jest instrukcja dotycząca wsparcia dokumentacji dla kierownictwa (DOU). Instrukcje zazwyczaj obejmują następujące pytania:

· kto kontroluje wykonanie dokumentów w organizacji;

· jakie dokumenty podlegają kontroli;

· etapy kontroli wykonania dokumentu;

· terminy realizacji dokumentów;

· tworzenie i wykorzystywanie szeregu danych niezbędnych do kontroli;

· odzwierciedlenie danych kontrolnych w formularzach rejestracyjnych i kontrolnych;

· monitorowanie wykonania dokumentów (poddawanie kontroli, sprawdzanie postępu realizacji dokumentów, wydłużenie terminu wykonania, wyjęcie dokumentu spod kontroli);

· główne etapy pracy z wykonawcami (sprawdzanie postępu realizacji, przypomnienia o zbliżającym się terminie itp.);

· uogólnianie i analiza danych o wynikach kontroli wykonania dokumentów;

· informowanie kierownictwa organizacji o wynikach kontroli i dyscyplinie wykonawczej.

Organizacja tej pracy i jej wyniki, które niewątpliwie będą miały wpływ na całą działalność organizacji, zależą od tego, jak szczegółowy i kompletny system monitorowania wykonywania dokumentów zostanie opisany w instrukcjach dla placówek wychowania przedszkolnego.

Ogłówne zadania kontroli wykonania dokumentów

Obecnie nie ma dokumentów regulacyjnych, które regulowałyby procedurę monitorowania wykonania dokumentów i ich technologii. Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 8 listopada 2005 r. nr 536, zawierają jedynie ogólne przepisy dotyczące kontroli wykonania dokumentów.

Na poziomie federalnym kwestie organizacji wdrażania podjętych decyzji i monitorowania ich wdrażania, m.in. kontrolę nad realizacją wniosków obywateli znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach:

● Regulamin Rządu Federacji Rosyjskiej (zatwierdzony Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 czerwca 2004 nr 260);

● Modelowe regulacje dotyczące współdziałania federalnych organów wykonawczych (zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 19 stycznia 2005 r. nr 30);

● Modelowe regulacje dotyczące wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych (zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. nr 452).

Dokumenty te ustalają jednak podstawy organizacyjne monitorowania realizacji zamówień oraz, w niektórych przypadkach, standardowe terminy realizacji zamówień. Jeśli chodzi o technologię monitorowania wykonania dokumentów, kwestia ta nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach.

Celem artykułu jest rozważenie zarówno kwestii organizacyjnych, jak i zagadnień związanych z technologią kontroli wykonania dokumentów realizowanej przez obsługę placówki wychowania przedszkolnego. Ponieważ usługa DOU monitoruje terminy wykonania dokumentów, głównymi zadaniami monitorowania wykonania dokumentów są:

● śledzenie postępu realizacji i rejestrowanie informacji o faktycznym wykonaniu dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, a także ustnych poleceń kierownictwa;

● podsumowywanie danych o postępie realizacji dokumentu i jego wynikach, przekazywanie tej informacji kierownictwu instytucji;

● opracowywanie propozycji usprawnienia organizacji pracy z dokumentami w instytucji i zwiększenia dyscypliny wykonawczej.

Obowiązki, prawa i obowiązki pracownika monitorującego wykonanie dokumentów muszą być zapisane w opisie stanowiska.

Terminy wykonania dokumentów

Kontroli podlegają dokumenty zawierające dyspozycje wymagające wykonania w określonym terminie. Terminy realizacji dokumentów mogą być standardowe i indywidualne.

Typowe określenia są ustanawiane na mocy ustawowych lub innych regulacyjnych aktów prawnych. Wykaz typowych terminów na wykonanie dokumentów należy umieścić w instrukcji dla placówki wychowania przedszkolnego organizacji. Nie ma możliwości zmiany standardowego terminu wykonania dokumentu.

Terminy indywidualne wykonanie dokumentów wskazane jest w tekście dokumentu lub uchwale kierownika. Indywidualny termin realizacji dokumentu może zmienić wyłącznie menadżer, który go ustalił. Organizacja wyższa, organizacja będąca autorem dokumentu oraz wyższe organy nadzorcze mają prawo zawiesić wykonanie dokumentu lub unieważnić je zgodnie ze swoimi kompetencjami.

Terminy realizacji dokumentów liczone są w dniach kalendarzowych:

● wewnętrzne – od dnia podpisania (zatwierdzenia) dokumentu;

● otrzymane od innych organizacji – od daty ich otrzymania;

● odwołania obywateli, zgodnie z ustawą federalną nr 59-FZ z dnia 02.05.2006 „W sprawie procedury rozpatrywania odwołań obywateli Federacji Rosyjskiej” - od daty rejestracji odwołania.

W federalnych organach wykonawczych termin na wykonanie dokumentów otrzymanych od organów wyższego szczebla liczony jest od dnia podpisania lub zatwierdzenia dokumentu.

Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (pkt 8.1.5), zatwierdzone zarządzeniem Ministra Kultury z dnia 8 listopada 2005 r. nr 536, stanowią: jeżeli ostatni dzień okresu realizacji dokumentu przypada na dzień nie- roboczym, wówczas dokument musi zostać sporządzony najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym dzień wolny od pracy.

Terminy wykonania dokumentów ustala kierownik podejmując uchwałę na podstawie terminu ustalonego przez organizację, która wysłała dokument lub terminów określonych przez prawo. Typowy termin wykonania dokumentów może zostać zmieniony przez kierownika organizacji jedynie w kierunku jego skrócenia.

Otrzymany dokument może wskazywać przewidywany termin otrzymania odpowiedzi. W takim przypadku podejmując uchwałę, menadżer wyznacza termin zbieżny z terminem określonym w tekście lub 1–2 dni wcześniejszy od tego terminu. Wydłużenie terminu jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokument wpłynął do organizacji z opóźnieniem, a czas pozostały do ​​terminu określonego w dokumencie nie wystarczy na przygotowanie pełnej odpowiedzi, jeżeli dokument nie napłynął od organizacji wyższej.

W niektórych przypadkach istnieje możliwość wydłużenia terminu wykonania dokumentu. Urzędnik lub instytucja, która ustaliła ten termin, może przedłużyć termin na wykonanie dokumentu. Przedłużenie terminu wykonania dokumentu musi być uzasadnione (jest to obowiązek odpowiedzialnego wykonawcy).

Tylko wyższe władze lub organizacja, która jest autorem dokumentu, mają prawo zawiesić wykonywanie dokumentów, a także je anulować.

Etapy kontroli wykonania dokumentu

Kontrola wykonania dokumentu odbywa się w kilku etapach:

Złożenie dokumentów do kontroli;

Sprawdzanie terminowości dostarczania dokumentów wykonawcom;

Wstępna kontrola i regulacja wykonania;

Wyjęcie dokumentu spod kontroli;

Przesłanie wykonanego dokumentu do pliku;

Księgowość, uogólnianie i analiza wyników kontroli wykonania dokumentów;

Informowanie kierownictwa o postępie i wynikach realizacji dokumentów.

▪ Podczas umieszczania dokumentu pod kontrolą W górnym polu dokumentu po prawej stronie umieszcza się znak kontrolny (zwykle ze stemplem). Wiele organizacji umieszcza w tym znaku informację o terminie płatności.

Kontroli podlegają wyłącznie dokumenty zarejestrowane.

Kontrola realizacji dokumentów może odbywać się za pomocą zautomatyzowanego systemu informacyjnego (bazy danych), dziennika elektronicznego (tabele Excel) wykorzystywanego jednocześnie do rejestracji i kontroli lub kart rejestracyjnych i kontrolnych (RCC), które tworzą plik kontrolno-referencyjny . Monitorowanie realizacji dokumentów za pomocą dziennika papierowego (dziennika dokumentów przychodzących) jest zadaniem bardzo pracochłonnym i nieefektywnym.

Aby monitorować realizację dokumentów, informacje o dokumencie wprowadza się do formularza rejestracyjnego (baza danych, dziennik, RKK). Poniżej podano minimalną listę takich danych (Przykład 1).

	Nazwa organizacji, jednostki strukturalnej lub urzędnika - autora dokumentu. Przy monitorowaniu realizacji wniosków obywateli są to: imię, patronimika, nazwisko i adres obywatela. Jeżeli wysyłany dokument zostanie poddany kontroli, rejestrowana jest nazwa organizacji, jednostki strukturalnej lub urzędnika - korespondenta.
2. Nazwa typu dokumentu	Wypełniane zgodnie z nazwą rodzaju kontrolowanego dokumentu.
3. Data dokumentu	Rejestrowana jest data przypisana dokumentowi przez organizację, która jest jego autorem.
4. Numer rejestracyjny dokumentu	Przenoszony jest numer rejestracyjny dokumentu nadany przez organizację, która jest autorem dokumentu.
5. Data otrzymania	Przeniesiony do formularza kontrolnego ze znaku odbioru dokumentu (pieczęć rejestracyjna).
6. Numer rejestracyjny wstępu	Numer przypisany dokumentowi po otrzymaniu przez organizację jest przenoszony do formularza kontrolnego ze znaku odbioru dokumentu (pieczęci rejestracyjnej).
7. Tytuł tekstu (streszczenie dokumentu)	Przeniesione z dokumentu; w przypadku jego braku formułuje go pracownik monitorujący wykonanie dokumentu. Podsumowanie można napisać za pomocą słów kluczowych.
8. Rozdzielczość	Przekazuje się treść postanowienia, wykonawcę(-ów), autora i datę podjęcia uchwały.
9. Termin	Wskazana jest data zawarta w uchwale. Rejestrując wysyłany dokument, można zapisać datę oczekiwanej odpowiedzi.
10. Oznaczenie wykonania dokumentu	Przekazuje się numer rejestracyjny i datę utworzonego dokumentu, link do numeru rejestracyjnego i daty otrzymanego dokumentu lub krótki zapis merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy.
11. Numer sprawy	Numer sprawy przekazywany jest zgodnie z nomenklaturą spraw jednostki strukturalnej, w której umieszczony jest wykonywany dokument.

Przeprowadzając kontrolę za pomocą RKK, należy mieć na uwadze, że w tym przypadku wymagane będą dwa egzemplarze karty: jeden dla obsługi przedszkola, drugi dla wykonującej jednostki strukturalnej. Drugi egzemplarz karty będzie służył do kontroli realizacji dokumentu w oddziale. W ten sposób w placówce wychowania przedszkolnego tworzony jest ogólny plik kontrolny i referencyjny dla organizacji, a w poddziale - plik kontrolny i referencyjny dla jednostki. Jeśli organizacja posiada sieć lokalną, najwygodniej jest wysłać elektroniczną wersję karty e-mailem bezpośrednio do wykonawcy i sekretarza wydziału (do kontroli).

Nie ustalono jednej ujednoliconej formy RKK, ale ponieważ zdefiniowano listę informacji o dokumencie niezbędnych do utrzymania kontroli dokumentów, każda organizacja może opracować własny RKK.

Z RKK tworzony jest plik kontrolny, który składa się z dwóch sekcji: „Sterowana tablica” i „Wykonane dokumenty”.

W pierwszej części RCC ułożone są według terminów od 1 do 31 dnia miesiąca. Karty dokumentów wymagalnych w przyszłym miesiącu umieszczane są w dodatkowej komórce. Na początku każdego miesiąca karty dokumentów za ten miesiąc układane są według daty ich wykonania.

Aby kontrolować dokumenty wychodzące inicjatywy, na które oczekuje się odpowiedzi w określonym terminie, lub szczególnie ważne dokumenty, możesz użyć osobnych kart i odpowiednio utworzyć osobną komórkę w sekcji kontroli. Dla dokumentu wychodzącego wypełniana jest osobna karta (kiedy, do kogo została wysłana, numer wychodzący, krótka treść, termin otrzymania odpowiedzi). W tym dziale kartoteki RKK wskazane jest uporządkowanie dokumentów według przewidywanych terminów wpływu odpowiedzi.

Druga część szafki na dokumenty „Dokumenty wykonane” jest tworzona w miarę wykonywania dokumentów. Umieszcza się w nim RKK wykonanych dokumentów (tj. po wykonaniu dokumentu i przekazaniu go do akt). Tę część szafki na dokumenty można uformować według dowolnych kryteriów dogodnych do pracy, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji: według korespondentów, rodzajów dokumentów, działów wykonawczych itp.

▪ Organizując kontrolę ważne jest, aby wykonawca otrzymał dokument na czas, gdyż kontrola nad wykonaniem dokumentu rozpoczyna się od chwili objęcia go kontrolą. Aby służba kontrolna miała pewność, że dokument został przekazany wykonawcy, ten ostatni musi podpisać odbiór dokumentu na RKK, przeznaczonym do akt kontroli. W tym celu pracownik odpowiedzialny za przekazywanie dokumentów wykonawcom wysyła do wykonawcy dokument z dwoma egzemplarzami RKK; jeden egzemplarz pozostaje w dziale, drugi (kopia służby kontrolnej) z podpisem artysty jest zwracany służbie kontrolnej i umieszczany w pierwszym dziale teczki karty kontrolnej. Jeżeli dokument jest przekazywany wykonawcy w formie pliku elektronicznego za pośrednictwem lokalnej sieci korporacyjnej, należy przewidzieć możliwość przesłania powiadomienia o przeczytaniu do usługi DOU. Otrzymanie takiego zawiadomienia będzie oznaczać, że wykonawca otrzymał dokument.

Jeżeli dokument jest realizowany przez kilka jednostek strukturalnych, oryginał dokumentu przesyłany jest do odpowiedzialnego wykonawcy, a pozostali wykonawcy otrzymują kopie dokumentu.

Dwie kopie RKK są wysyłane do podległej organizacji wraz z dokumentem do wykonania. Po wykonaniu zwracany jest jeden egzemplarz karty ze wskazaniem daty i treści wykonania.

■ Przez cały okres realizacji usługa DOU regularnie sprawdza postęp realizacji dokumentu. Przy krótkich terminach realizacji, na 3–5 dni przed realizacją, usługa DOU przypomina wykonawcom o zbliżającym się terminie realizacji dokumentu. Przypomnienie może zostać przekazane telefonicznie lub w formie wiadomości pisemnej (Przykład 2). Do wysyłania przypomnień możesz używać poczty e-mail.

Modelowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych ustala procedurę sprawdzania postępu realizacji dokumentów o długich terminach (kontrola wstępna):

· zadania na kolejne lata – przynajmniej raz w roku;

· zadania na kolejne miesiące bieżącego roku – przynajmniej raz w miesiącu;

· zadania bieżącego miesiąca – co 10 dni i na 5 dni przed terminem.

Wszelkie przypomnienia dla wykonawców oraz informacje o nich zapisywane są w formularzu rejestracyjnym i kontrolnym.

W przypadku konieczności zmiany terminu wykonania dokumentu odpowiedzialny wykonawczy, nie później niż na 3 dni przed upływem tego terminu, kontaktuje się z kierownikiem, który podjął uchwałę, załączając notatkę zawierającą uzasadnioną prośbę o przedłużenie terminu wykonania dokumentu wskazując planowany termin wykonania dokumentu. W przeciwnym razie dokument zostanie uznany za niezrealizowany.

Urzędnik lub instytucja, która ustaliła ten termin, może przedłużyć termin na wykonanie dokumentu.

Odpowiedzialny wykonawca niezwłocznie informuje obsługę placówki wychowania przedszkolnego o wszelkich przypadkach zmiany terminu wykonania dokumentów w celu wprowadzenia zmian w formularzu rejestracyjnym i kontrolnym (nowy termin, data zmiany, przyczyna).

Dokument uważa się za zakończony w momencie rozwiązania postawionych w nim zadań i udzielenia korespondentowi merytorycznej odpowiedzi. Jeżeli egzekucja nie została udokumentowana, informacja o charakterze egzekucji jest zapisywana na dokumencie przychodzącym i wpisana do formularza rejestracyjnego i kontrolnego.

■ Po wykonaniu dokumenty są usuwane spod kontroli. Na kopii dokumentu umieszcza się adnotację wskazującą na wykonanie dokumentu i przesłanie go do akt, zawierającą:

Zaznacz „W akcji”;

Numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany;

Podpis wykonawcy lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został wykonany.

Formularz rejestracyjny i kontrolny zawiera także informację o wykonaniu, podpis osoby potwierdzającej wykonanie (wykonawcę odpowiedzialnego) oraz datę. Jeżeli kontrola została przeprowadzona za pomocą RKK, karta wykonanego dokumentu zostaje przeniesiona do drugiej części indeksu karty.

Jeżeli placówka wychowania przedszkolnego stwierdzi, że treść, forma i sposób wykonania nie odpowiadały zadaniu, ma prawo zwrócić dokument do sprawdzenia bez przedłużania terminu na wykonanie, nawet jeśli dokument odpowiedzi został już podpisany przez kierownika . W sytuacji konfliktowej o wyjęciu spod kontroli decyduje kierownik, który wyznacza termin wykonania dokumentu, lub kierownik organizacji.

■ Kopię wykonanego dokumentu umieszcza się w aktach zgodnie ze znakiem wykonania. Jeżeli pismo otrzymane przez organizację (od organizacji lub osoby fizycznej) zostało wykonane, dokument przychodzący i dokument odpowiedzi umieszczane są w jednym pliku zgodnie z datą odpowiedzi i tworzą jeden komplet dokumentów.

■ Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej podsumowuje i systematyzuje dane o postępie i wynikach realizacji dokumentów, zwykle raz w miesiącu i na koniec roku. Dane o wynikach kontroli prezentowane są kierownikowi organizacji i każdej jednostce strukturalnej.

Dane dotyczące kontroli wykonania powinny zawierać informację o postępie i terminach realizacji dokumentów, służyć jako środek informacji zwrotnej (wykonawca – kierownik) i być niezbędne do poprawy dyscypliny wykonawczej.

Do podsumowania danych kontrolnych stosuje się różne formy podsumowań (certyfikaty, raporty). Podsumowanie (certyfikat, raport) może zawierać dane o organizacji jako całości, o poszczególnych działach, wykonawcach itp. (Przykłady 3, 4).

Przykład 3

STRESZCZENIE

w sprawie wykonania dokumentów na dzień ____________________________________

STRESZCZENIE

dokumenty sporządzone w (nazwa i indeks oddziału)

od ____________________________________

Notatka. Kolumny 5-7 są wypełniane w dziale.

Protokoły z przebiegu i wyniki monitorowania wykonania dokumentów podpisuje kierownik służby wychowania przedszkolnego organizacji.

■ Dane o postępie i wynikach kontroli, podsumowane w raportach, przedstawiane są kierownictwu organizacji. Aby analizować dyscyplinę wydajności według działów i podejmować decyzje dotyczące usprawnienia pracy z dokumentami, kierownictwo potrzebuje podsumowań, które wskazują:

Łączna liczba dokumentów w trakcie realizacji;

Liczba dokumentów wykonanych terminowo (%);

Liczba dokumentów niezrealizowanych lub wykonanych w godzinach nadliczbowych (%);

Przyczyny opóźnień w realizacji dokumentów.

Na podstawie analizy tych danych kierownictwo podejmuje działania mające na celu poprawę dyscypliny wykonawczej, przyspieszenie przepływu dokumentów w organizacji i poprawę ogólnej kultury pracy z dokumentami.

V.F. Jankowaja, dr. jest. nauka, głowa Dział Wsparcia Dokumentacji Zarządu VNIIDAD

Wykonanie dokumentu należy kontrolować od momentu objęcia go kontrolą, po czym dokument należy przekazać wykonawcy. W takim przypadku wskazane jest, aby grupa kontrolna lub pracownik odpowiedzialny za kontrolę sprawdził terminowość dostarczenia dokumentu konkretnemu wykonawcy.

Dla zdecydowanej większości dokumentów krążących w różnych systemach zarządzania i organizacjach ustalone są terminy ich wykonania.

Termin wykonania dokumentu – jest to okres ustalony regulacyjnym aktem prawnym, dokumentem organizacyjno-administracyjnym lub uchwałą. Terminy realizacji dokumentów mogą być standardowe i indywidualne.

Typowy termin wykonania dokumentu - termin wykonania dokumentu określony w regulacyjnym akcie prawnym. Standardowe terminy realizacji dokumentów ustalane są najczęściej dla dokumentów tworzonych okresowo (dla dokumentów tworzonych najczęściej na terenie całego państwa, poszczególnych obszarów działalności czy konkretnej organizacji). Standardowe terminy są określone przez prawo w dekretach Prezydenta Federacji Rosyjskiej, rozporządzeniach rządowych i regulaminach resortowych. Zatem standardowe przepisy dotyczące wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych, zatwierdzone dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. nr 452, przewidują następujące typowe terminy:

• - instrukcje Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Przewodniczącego Rządu i Zastępcy Przewodniczącego Rządu, zawierające instrukcje „pilnie”, „natychmiast” (lub o podobnym charakterze), podlegają wykonaniu w terminie trzy dni od dnia podpisania zamówienia;
• - instrukcje Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Przewodniczącego Rządu i Zastępcy Przewodniczącego Rządu z oznaczeniem „niezwłocznie” zapewniają okres dziesięciu dni w celu wykonania zamówienia;
• - jeżeli w zarządzeniu Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Prezesa Rządu i Zastępcy Przewodniczącego Rządu nie określono terminu wykonania, podlega ono wykonaniu w terminie jeden miesiąc od dnia jej podpisania;
• - wnioski otrzymane zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej od organów ścigania są realizowane przez federalny organ wykonawczy w terminie określonym we wniosku, a jeżeli terminu nie określono - w terminie trzydzieści dni;
• - odwołania obywateli są rozpatrywane przez federalny organ wykonawczy w ramach trzydzieści dni od daty otrzymania. W razie potrzeby zastępca szefa federalnego organu wykonawczego może przedłużyć termin rozpatrzenia pisemnego odwołania, ale nie dłużej niż trzydzieści dni, informując jednocześnie wnioskodawcę i wskazując przyczyny przedłużenia.

Niektóre typowe terminy zapisane są w Załączniku nr 10 Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową (GSDMOU), np.:

• - pisma przedsiębiorstw (stowarzyszeń), instytucji, organizacji - termin ich rozpatrzenia i wykonania - dziesięć dni;
• - protokół sporu: sporządzenie i przesłanie do dziesięć dni termin; rozważenie - w okres dwudziestu dni itp.

Ponadto w ramach danej organizacji można ustalić standardowe terminy realizacji dokumentów, które nie znajdują odzwierciedlenia w przepisach. Po umieszczeniu ich w formularzu dokumentu lub instrukcji pracy biurowej, stają się również standardem dla wszystkich pracowników organizacji.

Indywidualny termin realizacji dokumentu – jest to termin wykonania dokumentu, który określa odrębny dokument organizacyjno-administracyjny organizacji lub uchwała. Indywidualne terminy realizacji należy wskazać w tekście dokumentu lub uchwale po otrzymaniu dokumentu przychodzącego tylko wtedy, gdy termin ten różni się od ustalonego przez kierownictwo organizacji lub autora dokumentu lub nie znajduje się na liście terminów standardowych .

Terminy realizacji liczone są w dniach kalendarzowych od dnia podpisania (zatwierdzenia) dokumentu, a dla otrzymanych od innych organizacji – od momentu (daty) ich otrzymania.

Podczas umieszczania dokumentu do kontroli na jego górnym polu umieszczany jest znak kontrolny (szczegół 19). Taki sam znak znajduje się na formularzu rejestracyjnym (karcie). Szczegół 19 (znak kontroli) to szczegół dokumentu wskazujący, że dokument został przekazany do kontroli. Znak kontroli oznacza, że ​​dokument został objęty kontrolą. Znak kontrolny umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszego arkusza dokumentu w postaci dużej litery „K” lub słowa „Kontrola”. Kontroli podlegają wszystkie zarejestrowane dokumenty wymagające wykonania.

Początek działań kontrolnych, czyli poddania dokumentów kontroli, zbiega się z momentem rejestracji dokumentów otrzymanych lub wytworzonych w organizacji. Jeżeli dokument ma określoną w tekście datę realizacji lub dokument znajduje się na liście dokumentów ze standardowymi terminami realizacji, zostaje on poddany kontroli przez obsługę DOU w momencie rejestracji. Dokumenty przychodzące, posiadające indywidualne terminy, poddawane są kontroli po rozpatrzeniu przez kierownika, który w swojej uchwale wyznacza konkretny termin.

Zmiany terminu dokonuje się wyłącznie na polecenie kierownika w następującej kolejności:

• - określenia typowe - przyjęcie nowego aktu;
• - indywidualne - przez menadżerów, którzy je utworzyli.

Tylko organizacja wyższa, organizacja, która jest autorem dokumentu, oraz państwowe organy nadzorcze mają prawo zawiesić wykonywanie dokumentów, a także je anulować. W okresie wykonywania dokumentu należy przeprowadzić wstępne kontrole i regulację postępu realizacji, których wyniki z reguły są rejestrowane w kartach rejestracyjnych i kontrolnych. Wykonawcy ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość podanych informacji. Recenzje mogą być przeprowadzane ustnie lub pisemnie. W tym drugim przypadku służba kontroli przygotowuje pisemne upomnienia. Mogą być dedykowane konkretnemu zadaniu lub osobnemu dokumentowi lub wykonawcy. Możliwe jest także przygotowanie i wysyłka przypomnień zawierających informację o dokumentach znajdujących się w jednym lub kilku działach strukturalnych. Termin wstępnej kontroli postępu realizacji dokumentów powinien być określony w regulaminie organizacji (lub, jeśli go nie ma, w instrukcji pracy urzędu).

Dokument uważa się za sporządzony i usunięty spod kontroli po faktycznym wykonaniu instrukcji merytorycznych, udokumentowanym potwierdzeniu wykonania i przekazaniu wyników zainteresowanym organizacjom i osobom lub jeżeli złożone na nim materiały nie zawierają dodatkowych instrukcji i materiały są nie zwrócono do przeglądu. Przekazanie dokumentów do realizacji innym pracownikom nie jest podstawą do wyłączenia ich spod kontroli lub przesunięcia terminów realizacji. Jeżeli służba kontrolna stwierdzi, że treść, forma i sposób wykonania nie odpowiadają zleceniu, ma prawo zwrócić dokument do sprawdzenia bez przedłużania terminu na wykonanie.

Fakt wykonania dokumentu i jego wyjęcie spod kontroli potwierdza notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt (szczegół 28) - jest to szczegół dokumentu zawierający informację o charakterze wykonania dokument i miejsce jego przechowywania w archiwum instytucji. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu wskazującą na jego wykonanie lub, w przypadku braku takiego dokumentu, krótką informację o wykonaniu; słowa „w akcji”; numer pliku, w którym dokument będzie przechowywany. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt musi zostać podpisana i opatrzona datą przez wykonawcę dokumentu lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony. Jedynie urzędnik, który ustanowił kontrolę, lub odpowiedzialny wykonawca może usunąć dokumenty spod kontroli po faktycznym wykonaniu zadań, wnioskach, przekazaniu wyników zainteresowanym osobom i organizacjom lub innym udokumentowanym potwierdzeniu wykonania. Na samym dokumencie w prawym dolnym rogu można umieścić znak wskazujący, że dokument został usunięty spod kontroli tylko w samym panelu kontrolnym. Przekazanie dokumentów do realizacji innym pracownikom nie jest podstawą do wyłączenia ich spod kontroli lub przesunięcia terminów realizacji.

Terminy realizacji dokumentów mogą być standardowe lub indywidualne.

Typowe określenia egzekucje są ustanawiane na mocy ustawowych lub wykonawczych aktów prawnych. Na przykład terminy wykonania instrukcji Rządu Federacji Rosyjskiej, instrukcji szefów federalnych organów wykonawczych, wniosków poselskich i parlamentarnych, odwołań obywateli, wykonania szeregu dokumentów organów zarządzających w państwach niepaństwowych organizacje komercyjne i inne są tworzone na mocy ustaw federalnych i regulacyjnych aktów prawnych Federacji Rosyjskiej.

Regulowana jest także zmiana (przedłużenie) terminu wykonania w federalnych organach wykonawczych. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wykonanie zamówienia w wyznaczonym terminie nie jest możliwe, kierownicy wydziałów strukturalnych składają w terminie 10 dni od dnia podpisania zamówienia szefowi federalnego organu wykonawczego propozycję przedłużenia terminu ze wskazaniem przyczyn przedłużenia oraz planowanego terminu realizacji.

W wyjątkowych przypadkach propozycję przedłużenia terminu na wykonanie zamówienia po upływie 10 dni składa się szefowi federalnego organu wykonawczego jednocześnie z memorandum określającym działania jednostki strukturalnej w celu zapewnienia wykonania i wskazuje przyczyny przedłużenia.

Jeżeli w zamówieniu nie określono terminu wykonania, podlega ono wykonaniu w terminie miesiąca od dnia jego podpisania (do odpowiedniego dnia miesiąca następnego, a jeżeli takiego terminu nie ma w miesiącu następnym, to do dnia ostatni dzień miesiąca). Jeżeli ostatni dzień terminu realizacji zlecenia przypada na dzień wolny od pracy, zlecenie musi zostać zrealizowane w poprzedni dzień roboczy.

Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej musi dysponować wykazem dokumentów z typowymi terminami. Zwykle jest on zawarty jako dodatek do instrukcji zarządzania biurem i tym samym zwracany jest na uwagę wszystkich pracowników kierowniczych organizacji. Mniej skuteczna jest praktyka sporządzania takich wykazów w formie samodzielnego dokumentu, musi on zostać podpisany przez kierownika służby wychowania przedszkolnego (lub urzędnika pełniącego jego obowiązki) i zatwierdzony przez kierownika organizacji.

Terminy indywidualne egzekucje mogą być zawarte w tekście dokumentu (na przykład rozkazu). Dokumenty otrzymywane od władz wyższych i kierownictwa z reguły zawierają terminy wykonania określonych w nich czynności lub zadań.

Indywidualny termin realizacji może zostać ustalony w uchwale zarządzającego. Ten ostatni ma prawo zmienić termin wykonania dokumentu, nawet jeśli wyznaczono dla niego standardowy termin, gdy wymaga tego konkretna sytuacja zarządcza. Są chwile, kiedy nie da się od razu określić dokładnego terminu wykonania dokumentu. Następnie wyznaczany jest okres zawieszenia, który następnie jest korygowany w trakcie realizacji dokumentu.

Jeżeli dokument ma długi okres realizacji, monitorowane jest wykonanie etapów pośrednich. Termin realizacji każdego etapu zapisywany jest w formularzu kontrolnym.

Terminy realizacji dokumentów liczone są w dniach kalendarzowych: dla dokumentów otrzymanych od innych organizacji – od momentu ich otrzymania; dla dokumentów wysłanych (wychodzących) i wewnętrznych – od dnia ich podpisania lub zatwierdzenia. Wykonanie podlega kontroli od momentu objęcia dokumentu kontrolą.

Zgodnie z Rozporządzeniami Rządu zamówienia zawierające dyspozycję „pilnie” lub „niezwłocznie” podlegają realizacji w terminie trzech dni od dnia podpisania zamówienia. Dyspozycja „niezwłocznie” przewiduje 10-dniowy termin na realizację zamówienia.

W trakcie realizacji dokumentów, z przyczyn obiektywnych, terminy mogą ulec zmianie i dostosowaniu.

Zmiany indywidualnego terminu wykonania dokumentów może dokonać wyłącznie kierownik, który go ustalił, na podstawie protokołu wykonawcy. Po uzgodnieniu z kierownictwem nowego terminu wykonawca ma obowiązek zgłosić przesunięcie (zmianę) terminu obsłudze przedszkola. Decyzję o przesunięciu terminu wykonania dokumentu podejmuje się na dwa–trzy dni przed upływem pierwotnie ustalonego terminu. Korekta terminu z mocą wsteczną jest niedopuszczalna.