Personel i struktura. Tabela personelu

Przepisy dotyczące jednostki konstrukcyjnej– dokument określający: tryb tworzenia (formowania) jednostki; stan prawny podziały w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa; struktura podziału; zadania; funkcje, prawa i obowiązki jednostki; procedura interakcji pomiędzy jednostką a innymi jednostkami. Rezerwy dotyczące podziałów strukturalnych można podzielić na: 1) rezerwy dotyczące podziałów strukturalnych; 2) przepisy dotyczące kolegialnych organów doradczych: zarządczych (zarząd, rada wspólników, zarząd) i wyspecjalizowanych (rada akademicka, rada naukowo-techniczna itp.); 3) przepisy dotyczące organów tymczasowych (zgromadzenia, komisje, rady).

Regulacje dotyczące podziałów konstrukcyjnych mogą mieć charakter standardowy i indywidualny. Przepisy wzorcowe zostały opracowane dla podobnych organizacji i podziały strukturalne i na ich podstawie opracowywane są szczegółowe (indywidualne) postanowienia. Celem opracowania tego dokument organizacyjny(postanowienia) to racjonalny podział i współpraca pracy pomiędzy działami i ich pracownikami.

Na podstawie tego sporządzono regulamin podziału forma ogólna organizacje. Wymagane dane tego dokumentu to: nazwa organizacji, nazwa rodzaju dokumentu, data i numer dokumentu, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, tekst dokumentu, podpis, pieczęć zatwierdzająca. Regulaminy oddziałów podpisywane są przez kierowników oddziałów i zatwierdzane przez wyższe organy zarządzające (kierownika lub kolegialny organ doradczy).

Główna część rozporządzenia w sprawie jednostki strukturalnej powinna zawierać następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne. W tej sekcji podano pełną oficjalną nazwę jednostki, datę, numer i nazwę akt prawny na podstawie których jednostka została utworzona i funkcjonuje, czym kieruje się jednostka w swojej działalności, kto kieruje i komu podlega, tryb powoływania i odwoływania kierownika jednostki, czy jednostka posiada pieczęć. Oprócz powyższego, ta sekcja określa, czy tę jednostkę niezależny (dostępność i księgowanie majątku w odrębnym bilansie), odrębny (ze stacjonarnymi miejscami pracy na wydzielonym terytorium).

2. Główne zadania jednostki. W tej sekcji wymieniono zadania, które należy rozwiązać w procesie działalności jednostki strukturalnej, charakter i kierunki tej działalności.

3. Funkcje działu. Ta sekcja odzwierciedla listę działań lub pracy, które musi wykonać jednostka w procesie realizacji powierzonych jej zadań. Funkcje muszą być w pełni zgodne ze specyfiką działalności jednostki.

4. Struktura organizacyjna jednostki. Nazwa tej sekcji może być inna (na przykład „Struktura” lub „Struktura i personel”). W tej sekcji przedstawiono strukturę organizacyjną pionu, którą można przedstawić w formie diagramu lub odzwierciedlić w formie tekstowej poprzez wyszczególnienie, na przykład: „Pion obejmuje: dział marketingu, dział certyfikacji jakości, dział obsługi klienta wydział itp.” Struktura jednostki może ulec zmianie w trakcie jej działalności, w takim przypadku konieczne jest dokonanie zmian w regulaminie. Również w tej sekcji można podać procedurę zatwierdzania stanowisk i poziomów zatrudnienia.

5. Prawa jednostki. W niniejszym paragrafie określono uprawnienia pracowników pionów strukturalnych do wykonywania powierzonych im obowiązków: prawo do podejmowania określonych decyzji; dać instrukcje dot konkretne kwestie; samodzielnie podpisuje dokumenty w zakresie przyznanych im kompetencji; zgłaszać sugestie menadżerowi; reprezentować w imieniu jednostki lub instytucji w innych organizacjach; uczestniczyć w spotkaniach; żądać informacji niezbędnych do pracy; spełnienia żądania pewne działania od innych pracowników itp.

6. O odpowiedzialność. W tej części rozporządzenia podano kryteria oceny pracy i środków osobista odpowiedzialność pracownicy dywizji. Kryteria oceny są obiektywnymi wskaźnikami charakteryzującymi jakość i terminowość pracy. Odpowiedzialność pracowników ustalana jest zgodnie z art aktualne ustawodawstwo i może mieć charakter dyscyplinarny, administracyjny lub karny. Odrębnie można przewidzieć odpowiedzialność kierownika jednostki strukturalnej na wypadek niewypełnienia obowiązków przez jednostkę lub jej pracowników.

7. Powiązania (połączenia usługowe) jednostki z innymi jednostkami. Ta sekcja powinna odzwierciedlać informacje o generowaniu, otrzymywaniu i przetwarzaniu dokumentów przez jednostkę strukturalną. Wskaż dokładnie, z którymi jednostkami i organizacjami prowadzona jest interakcja, jakie informacje jednostka otrzymuje i prezentuje; ustalić częstotliwość i termin przekazywania informacji; tryb jego przedstawiania i rozpatrywania powstałych sporów.

Procedura sporządzania regulaminów dotyczących podziałów strukturalnych jest podobna do procedury sporządzania regulaminów organizacji (instytucji).

Tabela personelu – wewnętrzny dokument organizacyjno-prawny przedsiębiorstwa (instytucji, organizacji), który odzwierciedla jego strukturę, stan kadrowy, liczbowy i oficjalny skład, a także wskazać oficjalne wynagrodzenia pracowników.

Dokument ten uprawnia do obsadzania pracowników przedsiębiorstwa i jego oddziałów strukturalnych. Tabela personelu ma wielka wartość, ponieważ przy jego pomocy wydatek jest uzasadniony gotówka przeznaczony do zapłaty wynagrodzenie. Dla pracodawcy ten dokument robi co następuje funkcje:

1. Umożliwia przejrzyste prześledzenie struktury organizacyjnej (obecność podziałów strukturalnych).

2. Ustala poziom zatrudnienia jednostek strukturalnych i ich liczbę jednostki kadrowe dla każdego stanowiska (zawodu).

3. Umożliwia prześledzenie systemu wynagradzania pracowników działów.

4. Ustala i zabezpiecza wielkości uprawnień.

5. Ułatwia śledzenie wolnych stanowisk pracy podczas rekrutacji personelu na te wolne stanowiska.

Na podstawie tabeli personelu ustalany jest planowany fundusz wynagrodzeń dla pracowników, umowy o pracę w przypadku gdy przewidziana jest forma wynagrodzenia oparta na czasie, wynagrodzenie jest obliczane i wypłacane.

Tabela personelu jest sporządzana na ogólnym formularzu organizacji w formacie A4 ze wszystkimi obowiązkowe dane dokument (nazwa organizacji, nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce sporządzenia, pieczęć zatwierdzająca, tytuł tekstu, tekst, podpis, wizy zatwierdzające, pieczęć). Formularz dla tego typu dokumentu jest ujednolicony (formularz T-3, kod OKUD 0301017).

Tytuł tekstu wskazuje rok, na który sporządzono tabelę personelu. Pieczęć organizacji umieszczana jest na pieczęci zatwierdzającej.

Tekst tabeli personelu sporządza się w formie tabeli, której kolumny muszą zawierać kody i nazwy stanowisk, liczbę jednostek personelu, wysokość oficjalnego wynagrodzenia pracowników, premie do oficjalnego wynagrodzenia ( osobowe i inne), wynagrodzenia urzędowe pracowników tworzące miesięczny fundusz wynagrodzeń oraz notatki.

Z reguły tabelę personelu sporządza się na początku każdego rok finansowy na przyszłość rok kalendarzowy lub po inicjale rejestracja państwowa przedsiębiorstw przed rozpoczęciem działalności. Przygotowanie tabeli personelu odbywa się w dwóch etapach:

1. Opracowanie projektu planu zatrudnienia. Odpowiedzialność za przygotowanie tabeli personelu spoczywa na służbach finansowo-gospodarczych i służbach zarządzania personelem. w małym firmy handlowe Zwykle robi to kierownik przedsiębiorstwa. W duże organizacje(w przedsiębiorstwach i w instytucje budżetowe, jeżeli mają prawo samodzielnie ustalać swoją strukturę i personel), tą kwestią zajmują się działy kadr, działy normalizacji i wynagrodzeń oraz inne działy o podobnych funkcjach.

2.Zatwierdzanie personelu. Po zatwierdzeniu przez kierownika lub wyższy autorytet Kierownictwo organizacji (przedsiębiorstwa, instytucji) projektu tabeli personelu wydaje polecenie jego zatwierdzenia podpisane przez kierownika lub osobę przez niego upoważnioną. Sam stół kadrowy podlega procedurze zatwierdzania (zatwierdzania) przez kierowników działów strukturalnych. Tabela personelu jest również podpisana przez szefa służby personalnej i główny księgowy. W zajęcia praktyczne często kierownik instytucji podpisuje również formularz kadrowy w prawym górnym rogu obok pieczęci „ZATWIERDZONO”.

W toku działalność gospodarcza Zmiany w tabeli personelu wprowadzane są okresowo. Przyczynami zmian mogą być:

1. Indeksacja (wzrost) oficjalne pensje z powodu inflacji i rosnących kosztów życia.

2. Reorganizacja przedsiębiorstwa w związku ze zmianami w strukturze, dodatkowe wejście nowe stanowiska, redukcje personelu itp.

Zmiany w tabeli personelu wprowadzane są na podstawie odrębnego zarządzenia kierownika. Ten typ Zamówienie zalicza się do grupy zamówień na działalność podstawową. Tekst postanowienia składa się z części stwierdzającej (stwierdza stan faktyczny, który był podstawą jego wydania). tego zamówienia: poprawa strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa; reorganizacja; zmiany w przepisach itp.) i część administracyjną (zawiera bezpośrednie polecenie kierownika dotyczące zmian w tekście tabeli personelu).

W przypadkach, gdy zmiany w tabeli personelu pociągają za sobą redukcję personelu, zamówienie musi wskazywać urzędnik, które powinno zapewnić zwolnienie pracowników zwolnionych w związku z redukcjami personelu i wypłatę im odszkodowań. Tytuł tego typu zamówienia może brzmieć następujące typy:

1. „W sprawie poprawek w tabeli personelu”.

2. „O zmianach kadrowych” itp.

Po dokonaniu zmian w tabeli personelu lub sporządzeniu nowego układu kadrowego, wygasłe dokumenty są przechowywane w archiwum pracodawcy. Zgodnie z „Listą typowych dokumenty zarządcze powstałych w działalności organizacji” z dnia 6 października 2000 r. ( zatwierdzony przez Rosarkiw), który przewiduje okresy przechowywania dokumentów zarządczych, tabele personelu podlegają przechowywaniu w organizacjach trzy lata oraz ustalenia kadrowe – przechowywanie w archiwach międzywydziałowych ds siedemdziesiąt pięć lat, począwszy od roku następującego po roku, w którym określonych dokumentów zostały zmienione.

Okres przechowywania dokumentów liczony jest od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały przetworzone ( Na przykład, naliczanie okresu przechowywania spraw zakończonych w 2010 roku rozpoczyna się 1 stycznia 2011 roku).

Grafiki kadrowe mogą być jednak przechowywane na nośnikach magnetycznych, jednakże z obowiązkowym zabezpieczeniem informacji w formie papierowej.

Podczas niemal każdej kontroli inspektor GIT żąda tabeli personelu organizacji. Dlatego każdy pracodawca musi dokładnie rozważyć przygotowanie i zatwierdzenie tego dokumentu. Przeczytaj artykuł o tym, na co inspektor GIT zwraca uwagę podczas sprawdzania tabeli personelu.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czy każdy pracodawca musi posiadać tabelę personelu;
• jaka jest procedura zatwierdzania tabeli personelu;
• Czy w tabeli personelu można ustawić przedziały wynagrodzeń?

Tabela personelu jest dokumentem obowiązkowym

Według Rostrud tabela personelu jest lokalnym aktem prawnym organizacji (pismo Rostrud z dnia 21 stycznia 2014 r. nr PG/13229-6-1). Zauważ to prawo pracy nie zawiera pojęcia lokalności akt normatywny dlatego w praktyce często pojawiają się pytania, czy dany dokument należy do lokalnego regulamin organizacje.

Naszym zdaniem tabela personelu odnosi się do dokumentów organizacyjnych i administracyjnych organizacji, ponieważ nie zawiera pewne zasady zachowanie.

Jednak niezależnie od kwalifikacji tabeli personelu, dokument ten musi być dostępny dla każdego pracodawcy.

Należy pamiętać, że prawo pracy nie ustanawia bezpośrednio obowiązku posiadania tabeli personelu dla wszystkich pracodawców. Tymczasem umowa o pracę musi wskazywać funkcję zawodową pracownika zgodnie z harmonogramem zatrudnienia (część druga art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Z tego możemy wywnioskować, że zatrudnienie jest obowiązkowe dla pracodawców.

Tabela personelu służy do sformalizowania struktury, personel I poziom personelu organizacje. Zawiera wykaz jednostek strukturalnych, nazwy stanowisk, specjalności, zawodów ze wskazaniem kwalifikacji, informację o liczbie jednostek kadrowych.

Zatwierdzenie personelu

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 zatwierdziła ujednoliconą formę zatrudnienia (formularz nr T-3). Obecnie organizacje mają prawo używać zarówno ujednoliconej formy, jak i niezależnie opracowanej i zatwierdzony formularz tabela personelu. Należy pamiętać, że zdecydowana większość pracodawców korzysta ujednolicone formy dokumenty dotyczące akt osobowych, ponieważ ich użycie jest dość znajome i wygodne.

Tabela personelu jest zatwierdzana zarządzeniem kierownika organizacji (lub osoba upoważniona). Dlatego oprócz samej tabeli personelu organizacja musi mieć zamówienie od menedżera do zatwierdzenia. Obecność tego nakazu jest często sprawdzana przez inspektorów GIT.

Szczegóły zamówienia zatwierdzenia dokumentu podano w nagłówku tabeli personelu.

Należy pamiętać, że prawo pracy nie określa żadnych terminów zatwierdzenia tabeli personelu. Dlatego też pracodawcy nie mają obowiązku np. corocznego zatwierdzania tego dokumentu.

Wprowadzanie zmian w tabeli personelu

Po zatwierdzeniu tabeli personelu wprowadzane są w niej dalsze zmiany zgodnie z poleceniem (instrukcją) kierownika organizacji lub jego upoważnionej osoby.

W razie potrzeby pracodawca może dostosować tabelę personelu, wprowadzając zmiany ważny dokument lub zatwierdzić nową tabelę personelu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których zmiana kadrowa wynika z redukcji personelu lub liczby pracowników. Należy wziąć pod uwagę, że pracownicy muszą zostać powiadomieni o zbliżającym się zwolnieniu co najmniej na dwa miesiące przed zwolnieniem (część druga art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W związku z tym zarządzenie o zmianie tabeli personelu musi zostać wydane co najmniej na dwa miesiące przed wejściem zmian w życie.

Przykładowo pracodawca podjął decyzję o redukcji personelu i 9 września 2015 r. wydał zarządzenie o wykluczeniu pracowników z tabeli personelu. W tej sytuacji zmiany powinny wejść w życie nie wcześniej niż 10 listopada 2015 roku.

To samo należy postąpić w przypadku obniżenia wynagrodzenia lub zmiany innych warunków umowy o pracę z przyczyn związanych ze zmianami organizacyjnymi lub warunki technologiczne praca (część druga art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Wskazanie liczby jednostek personelu

Często przy sporządzaniu tabeli personelu pojawiają się pytania, jak wypełnić kolumnę 4, która wskazuje liczbę jednostek personelu. Na przykład organizacja może zatrudniać pracowników za połowę stawki, ćwierć stawki itp.

Tak więc, jeśli organizacja przewiduje utrzymanie niekompletnej jednostki personelu, wypełniając tę ​​kolumnę, liczbę niekompletnych jednostek personelu podaje się w odpowiednich proporcjach, na przykład 0,25, 0,5 itd.

Ewentualnie możliwa jest następująca sytuacja: na jednym stanowisku pracuje trzech specjalistów na pełen etat i jeden specjalista na pół etatu. W takim przypadku w kolumnie 4 należy wskazać 3,5 jednostek personelu. Zatem liczba pracowników pracujących wg określone stanowisko, a liczba jednostek kadrowych wskazana w tabeli personelu może się nie zgadzać.

Wskazanie wynagrodzenia w tabeli personelu

W kolumnie 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” miesięczne wynagrodzenie podawane jest w rublach zgodnie z wynagrodzeniem, tabelą taryfową, w zależności od systemu wynagrodzeń przyjętego w organizacji.

Należy pamiętać, że pracodawcy dość często wskazują w tabeli personelu na określone stanowiska tzw. przedziały wynagrodzeń. Sprawdzając tabelę personelu, inspektorzy GIT z pewnością zwrócą na to uwagę i najprawdopodobniej ukarają Cię grzywną za naruszenie wymogów prawa pracy.

Zdaniem inspektorów GIT pracownicy zajmujący te same stanowiska powinni otrzymywać jednakowe wynagrodzenie za wykonywanie tych samych zadań. funkcja pracy. W W przeciwnym razie wystąpi dyskryminacja. Rostrud wyjaśnia, że ​​przy ustalaniu wynagrodzeń w tabeli personelu na stanowiska o tej samej nazwie należy ustalić te same kwoty wynagrodzeń. Jednocześnie Rostrud zaleca różnicowanie wynagrodzeń w zależności od kwalifikacji, złożoności pracy, ilości i jakości pracy poprzez wprowadzenie dodatków i dodatków (pismo Rostrud z dnia 27 kwietnia 2011 r. nr 1111-6-1).

Dlatego, aby uniknąć sporów z inspekcja pracy Zalecamy skorzystanie ze stanowiska Rostrud i nie podawanie przedziałów wynagrodzeń przy sporządzaniu tabeli personelu.

Zatrudnienie pracownika w przypadku braku miejsca w tabeli personelu

Przypomnijmy, że tabela personelu służy do sformalizowania struktury, personelu i poziomu zatrudnienia w organizacji. Zdaniem Rostrud stanowisko w umowie o pracę z pracownikiem powinno być wskazane ściśle według tabeli personelu, a przyjęcie pracownika na stanowisko nieujęte w tabeli personelu jest niedopuszczalne (pismo Rostrud z dnia 21 stycznia 2014 r. nr PG /13229-6-1) .

Tak więc, jeśli tabela personelu nie obejmuje wolne stanowiska pracodawca nie może zatrudniać nowych pracowników. W tej sytuacji należy początkowo wydać polecenie zmiany tabeli personelu (wprowadzić nowe stanowisko lub zwiększenie liczby osób na dane stanowisko). I dopiero potem zawrzyj umowę o pracę z pracownikiem.

Okres trwałości stołu personelu

Okresy przechowywania dokumentów akt osobowych określa Wykaz standardów zarządzania dokumenty archiwalne, generowane w procesie działania organy rządowe, narządy samorząd lokalny i organizacje, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558.

Uwaga: harmonogramy zatrudnienia są termin stały przechowywanie (art. 71 wykazu).

W praktycznej działalności przedsiębiorstw i ich menadżerów można spotkać najwięcej różne podejścia do przygotowania, zatwierdzania i stosowania harmonogramów zatrudnienia.

Są szefowie przedsiębiorstw, którzy uważają, że nie potrzebują tabel personelu, że mają prawo rekrutować dowolną liczbę pracowników, nie zobowiązując się do żadnych obowiązków związanych z ich składem urzędowym, zawodowym lub kwalifikacyjnym, a także dotyczącymi wynagrodzenia pracowników zajmując określone stanowiska. Ten pogląd i praktyka nie są rzadkością w przedsiębiorstwach powstałych w czasie reform gospodarczych, zwłaszcza w małych przedsiębiorstwach będących własnością osób fizycznych lub spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Inną praktyką jest to, że tabele personelu obejmują cały personel przedsiębiorstwa i są zatwierdzane na nowo przy każdej zmianie jego liczby lub struktury, tj. tabela personelu jest dostosowywana do rzeczywistej liczby pracowników.

Pomiędzy tymi podejściami polarnymi istnieje wiele opcji pośrednich. Sytuacja ta często powoduje spory, szczególnie pomiędzy specjalistami przedsiębiorstw a różnymi organizacjami je kontrolującymi. A spory te nie zawsze są rozwiązywane na sprawiedliwych zasadach, nawet jeśli jedna ze stron ma rację.

W praktyce pracy z tabelami personelu wiele zostało zachowanych z poprzedniego systemu gospodarczego, chociaż, jak wiadomo, system ten już nie istnieje. Naraz nowy system nie sformalizowała w żadnej jasnej formie swojego stosunku do takiego dokumentu przedsiębiorstwa, jak tabela personelu. W tym względzie należy, opierając się przede wszystkim na potrzebach praktyki, rozpatrywać z różnych perspektyw (prawnych, ekonomicznych, organizacyjnych, społecznych) kwestię zatrudnienia jako dokumentu normatywnego przedsiębiorstwa.

Przede wszystkim w tym celu należy nadać tabeli personelu pewną interpretację terminologiczną, to znaczy scharakteryzować, o czym mówimy, kto potrzebuje tabeli personelu i do czego.

W poprzednim system gospodarczy cały personel przedsiębiorstwa został podzielony na dwie nierówne grupy: regularną i nieregularną. Personel miała ona zapewnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako głównego ogniwa produkcyjnego. Pracownicy wchodzący w skład kadry wykonywali pracę stałą w przedsiębiorstwie. Niebędący personelem zawsze wykonywał pracę, która powstała w przedsiębiorstwie przypadkowo, zwykle o bardzo krótkotrwałym charakterze, za co nie było i nie mogło należeć się pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. W sumie regularny i nieregularny skład pracowników dla każdego w tej chwili określony personel osobisty przedsiębiorstwa.

Fundusz wynagrodzeń został odpowiednio podzielony. Wpłaty dokonywane były z funduszu wynagrodzeń pracowników etatowych pracownicy etatowi oraz z funduszu wynagrodzeń niepracowniczych - dla personelu niebędącego personelem. Każda grupa personelu miała własne wymagania dotyczące systemów płatności, kontrolę wydatkowania przydzielonych środków na wynagrodzenia, przygotowanie dokumentów do wypłaty i wiele więcej.

Jakie ekonomiczne dokument normatywny Tabela personelu przedsiębiorstwa odzwierciedlała sprzeczności poprzedniego systemu gospodarczego: z jednej strony celem była racjonalizacja zużycia siły roboczej i zasobów finansowych wykorzystywanych na płace, z drugiej strony celem była konsolidacja nadwyżek kadrowych tabeli, aby łatwiej było pracować w ramach zaplanowanego celu. Jednym z nich był stół personelu ważne dokumenty z którymi pracowali specjaliści usługi personalne przedsiębiorstwa. O liczbie wolnych stanowisk pracy w przedsiębiorstwie decydowały nieobsadzone stanowiska (grupy kwalifikacji zawodowych) w tabeli personelu. W oparciu o wolne miejsca pracy budowano prace nad selekcją nowych pracowników, ich szkoleniem i przekwalifikowaniem, a także prowadzono awans specjalistów z jednego stanowiska na drugie w miarę wzrostu ich kwalifikacji. Ważna rola obsadzeniem kadr w życiu gospodarczym przedsiębiorstwa przyciągnęło uwagę wszystkich organizacji kontrolujących działalność przedsiębiorstwa, a było ich (i nadal jest) całkiem sporo. Tematem były tabele kadrowe dla wydziałów (kiedy ich szefowie delegowali uprawnienia do zatwierdzania odpowiednich tabel kadrowych). kontrola wewnętrzna i sprawdza.

Poziom przedsiębiorstwa wyższe organizacje Przede wszystkim kontrolowali skład ilościowy i urzędowy aparatu administracyjno-zarządzającego (AUP), to w nim stwierdzano nadużycia i powierzano zadania ich ograniczenia i zwolnienia. Minimalizację kosztów AUP osiągnięto za pomocą różnych techniki metodologiczne. W szczególności, ponieważ dla menedżerów i specjalistów warunki płatności przewidują określony przedział wynagrodzeń, tzw. „przedział wynagrodzeń”, to od dawna obowiązywała zasada, że ​​oficjalny fundusz wynagrodzeń AUP w tabeli personelu nie powinien przekraczać funduszu wynagrodzeń obliczonego na podstawie średnich wynagrodzeń „widelca” dla odpowiednie stanowiska. W tabeli personelu AUP monitorowano zgodność z „standardami sterowalności”. Nie można było np. wprowadzić stanowiska starszego specjalisty, jeśli nie miał on podległych co najmniej dwóch zwykłych specjalistów. Długotrwałe nieobsadzanie konkretnego wakatu można uznać za obecność w tabeli personelu nieuzasadnionego konieczność produkcyjna pozycje.

Zastanówmy się teraz, jakie jest miejsce i rola tabeli personelu przedsiębiorstwa w nowym systemie gospodarczym, w gospodarce wielostrukturowej, gdy przedsiębiorstwa wchodzą ze sobą w interakcje różne formy nieruchomość o odmiennym zestawie praw, zarówno prawnych, jak i ekonomicznych. I czy w ogóle jest to konieczne jako dokument regulacyjny dla przedsiębiorstwa?

Ściśle mówiąc, dokumenty prawne Obecnie nie ma przepisów zobowiązujących przedsiębiorstwa do posiadania grafików pracy. Nie ma jednak dokumentów znoszących praktykę sporządzania tabel kadrowych. O konieczności posiadania w przedsiębiorstwie tabeli personelu musi zadecydować jego właściciel lub dyrektor przedsiębiorstwa, jeżeli właściciel nie wyraził jasno swojej decyzji. Czym należy się kierować podejmując decyzję o zatrudnieniu jako dokumencie regulacyjnym przedsiębiorstwa? Istnieją małe przedsiębiorstwa, zatrudniające 10–12 osób, w tym samego menadżera (który często jest jego właścicielem i założycielem lub jednym z właścicieli i założycieli). W tych przedsiębiorstwach sam menadżer obciąża pracowników pracą, osobiście pilnuje, aby nie siedzieli bezczynnie, kontroluje wykonanie i szybko zmienia ich skład, zatrudniając pracowników na określony krótki okres. Naraz obowiązki zawodowe pracownik nie jest przydzielony długo i często może się zmieniać w zależności od aktualnej sytuacji, a jeśli tak, to elastyczny system znajduje odzwierciedlenie w umowach o pracę (umowach) zawieranych z pracownikami, nie ma potrzeby sporządzania tabeli personelu. Rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z obciążeniem pracą pracowników, ich zatrudnianiem i zwalnianiem, przekwalifikowaniem z przerwą w produkcji lub bez, interakcją w proces produkcyjny, z wynagrodzeniem powiązanym z wynikami, szef przedsiębiorstwa nie potrzebuje personelu. Zastępują go inne dokumenty: umowy o pracę, zlecenia (pisemne lub ustne), zlecenia pracy, zlecenia, regulaminy płatności, zlecenia, dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń itp.

Opisana powyżej sytuacja jest jednak bardzo rzadka. Większość pracownicy chcą mieć jasny zakres zdefiniowanych obowiązków w zakresie wykonywania pracy i interakcji z innymi pracownikami w procesie jej wykonywania. W większości przypadków wszyscy szefowie działów przedsiębiorstwa tego chcą: zarówno liniowego, jak i funkcjonalnego; zarówno bezpośrednio, jak i na wyższych poziomach zarządzania. Bez tak jasnego określenia zakresu obowiązków, który zwykle jest przypisany na długi czas do tego czy innego miejsca pracy (lub stanowiska), nie da się zapewnić efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ten zakres obowiązków jest szczegółowo określony w opisach stanowisk pracy (instrukcja dot miejsce pracy) i jest rejestrowane jako stanowisko lub miejsce pracy określonej grupy.

Tabela personelu, jako dokument regulacyjny przedsiębiorstwa, rejestruje w skonsolidowanej formie istniejący podział pracy między pracownikami przedsiębiorstwa, opisany w opisach stanowisk.

Ale tabela personelu to nie tylko dokument wywodzący się z opisów stanowisk. Po skompilowaniu zaczyna odgrywać bardzo aktywną rolę w efektywnym wykorzystaniu pracowników. Tabela zatrudnienia nie jest alfabetycznym indeksem stanowisk dostępnych w przedsiębiorstwie, ale co do zasady grupuje stanowiska w działy i pozwala na porównanie tych podziałów ze względu na liczbę zatrudnionych w nich pracowników, zbiór stanowisk oraz grupy kwalifikacyjne(tj. według składu kwalifikacji), poziom wynagrodzenia za stanowiska o tej samej nazwie i grupy kwalifikacji. Takie porównanie zmusza nas do powrotu do analizy obciążenia pracą pracowników, ilości i jakości wykonywanej przez nich pracy, możliwości podziału i współpracy pracy oraz do wyjaśnienia instrukcji pracy (pracy), a od nich - do strukturalny podział przedsiębiorstwa na określone działy, kwestie standaryzacji i jakości pracy. Szczególnie przydatne dla menedżerów przedsiębiorstw jest porównanie rzeczywistej liczby pracowników (według działu, stanowiska) z wartością przewidzianą w tabeli personelu.

Obecność wakatu na danym stanowisku przez długi czas może wynikać z różnych przyczyn, na przykład:

• na rynku pracy nie ma specjalistów w danej specjalności;
• wynagrodzenie przewidziane na to stanowisko nie odpowiada żądaniom pracowników;
• praca przewidziana na tym stanowisku została rozdzielona pomiędzy pracowników działu, są już do tego przyzwyczajeni i nie potrzebują nowego pracownika;
• Stanowisko to zostało ogólnie przyjęte w sposób nieuzasadniony i można się bez niego obejść.

Po ustaleniu przyczyn menedżer musi podjąć odpowiednią decyzję:

• przygotować pracownika w przedsiębiorstwie;
• zwiększyć wynagrodzenie na tym stanowisku;
• usunąć odpowiednie stanowisko lub dokonać zmiany obowiązki zawodowe grupy pracowników i, jeśli to konieczne, ich wynagrodzenie.

Tabela personelu w połączeniu z opisami stanowisk może stanowić ważną pomoc dla menedżera podczas przeprowadzania certyfikacji specjalistów.

Dla pracowników usług personalnych tabela personelu, jak poprzednio, jest dokumentem doboru personelu na wolne stanowiska. Zatem tabela personelu, nie będąc dokumentem wymaganym prawnie, znajduje się wewnętrznie niezbędny dokument

organizacja pracy kadry kierowniczej i personelu. Oczywiście nikt nie może zobowiązać menedżera (z wyjątkiem właściciela przedsiębiorstwa) do sporządzenia tabeli personelu, ale bez niej rozwiązywanie problemów produkcyjnych nie będzie dla niego tak wygodne. Uznanie tabeli personelu za dokument niezbędny do normalne zajęcia przedsiębiorstwa, a także obowiązkowe bezpośrednie instrukcje w stosunku do właściciela przedsiębiorstwa nie oznacza w żadnym wypadku, że tabela personelu odnosi się do dokumentów, których organy zewnętrzne w stosunku do przedsiębiorstwa (zwłaszcza te kontrolujące jego działalność) mają prawo żądać od kierownika, a on ma obowiązek ich dostarczyć do nich. Oczywiście o czym mówimy nie chodzi o organy reprezentujące interesy właściciela przedsiębiorstwa, ale o organy zewnętrzne w stosunku do właściciela lub przedsiębiorstwa (

urząd skarbowy , policja skarbowa, przedstawiciele funduszy niepaństwowych itp.). Stan dokumentu użytku wewnętrznego pozwala szefowi przedsiębiorstwa samodzielnie podjąć decyzję o tym, czy przedstawić ją w danej sprawie. Skorzystanie z prawa do nieukazywania inspektorom tabeli personelu nie oznacza w żadnym wypadku, że kierownik chce ukryć coś nielegalnego. Często wynika to z faktu, że

informacje wewnętrzne mogą nie być prawidłowo stosowane przez inspektorów i powodować niepotrzebne trudności dla menedżerów przedsiębiorstw. Jako dowód możemy przytoczyć następujący konkretny przykład. Nie poruszając tutaj kwestii prawidłowego źródła dodatkowego wynagrodzenia za łączenie stanowisk (zawodów), które nie są przewidziane w tabeli personelu, warto zastanowić się, w jaki sposób tabela personelu odnosi się do standardów pracy. Odpowiedź na to pytanie zakłada badanie wstępne związek pomiędzy standardami pracy a

Każde stanowisko zakłada określoną ilość i jakość pracy wymaganej od pracownika, który będzie zajmował to stanowisko. Mogą przekroczyć standard pracy, a następnie może zapewnić tabela personelu zwiększone wynagrodzenie. Podwyżka wynagrodzenia zależy od stopnia przekroczenia standardów pracy w danym miejscu pracy (lub na określonym stanowisku).

Tabela personelu rejestruje stanowiska, a nie stopień zgodności lub nieprzestrzegania standardów pracy. Nie ma potrzeby rejestrowania stanowisk (prac), które odpowiadają wyłącznie standardowemu nakładowi pracy. W momencie kompilacji tabela personelu faktycznie rejestruje niezbędne dla przedsiębiorstwa pozycji z ich rzeczywistym obciążeniem. W odniesieniu do łączenia zawodów lub stanowisk oznacza to, że gdy tylko połączenie stanowisk (zawodów) stanie się trwałe, połączone stanowisko należy wykluczyć z tabeli personelu. Od tego momentu nakaz dopłaty za łączenie stanowisk pracy staje się podstawą do dokonania odpowiednich wypłat na rzecz pracownika tak długo, jak długo będzie on kontynuował łączenie stanowisk pracy, mimo że łączone stanowisko jest już wyłączone z tabeli personelu.

Tabela personelu jest napisana użytku wewnętrznego, i nie uzasadniać pewnych płatności, zwłaszcza jeśli organizacja inspekcyjna stara się wykorzystać tę czy inną sytuację na swoją korzyść.

Podkreślając konieczność uwzględnienia w tabeli zatrudnienia rzeczywistego nakładu pracy pracowników i rzeczywistych wynagrodzeń, należy jednak kwestionować celowość natychmiastowego wprowadzania do niej ewentualnych odstępstw, co często obserwuje się w przedsiębiorstwach.

Tabela personelu, ustalająca sytuację pod względem liczby profesjonalnego i wykwalifikowanego personelu w danym momencie, musi być dokumentem pewien okres działania. Praktyka pokazuje, że najbardziej optymalnym okresem może być rok. Oczywiście, jeśli w tym okresie nastąpią drastyczne wydarzenia, z reguły nie przewidywane zmiany konieczna jest również rewizja tabeli personelu, a także wszystkich planów pracy przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie lepiej, jeśli tabela personelu jest stabilnym dokumentem, a wszystkie odchylenia od niej będą się kumulować. Tym samym, nie wiążąc menedżera w podejmowaniu konkretnych decyzji, tabela personelu będzie dokumentem, który będzie przewodnikiem menedżera, drogowskazem przy podejmowaniu konkretnej decyzji. Na koniec roku następuje przegląd i analiza skumulowanych odchyleń; na ich podstawie dokonywane są zmiany w opisach stanowisk, regulaminach wynagradzania, standardach pracy i innych dokumentach (jeśli jest to konieczne), a następnie sporządzany i zatwierdzany jest nowy jadłospis.

Aby zatwierdzić tabelę personelu, nie ma potrzeby koordynowania jej ze związkami zawodowymi lub innymi przedstawicielami interesów pracowników, ponieważ nie jest ona uważana za dokument określający warunki płatności. Dokumenty określające warunki wynagradzania pracowników w przedsiębiorstwie obejmują: stawki taryfowe dla pracowników; tabele wynagrodzeń specjalistów, menedżerów i pracowników; Zjednoczony harmonogram taryfowy; postanowienia dotyczące wynagrodzeń, premii, dopłat i dodatków itp.

Tabela personelu wskazuje kwotę płatności zgodnie z konkretne stanowisko(grupa kwalifikacji zawodowych), którą pracodawca uzna za konieczne w oparciu o warunki płatności uzgodnione już ze związkami zawodowymi. Dlatego intencje niektórych przywódcy związkowi ustanowienia praktyki uzgadniania z nimi grafików przedsiębiorstwa nie można uznać za uzasadnione. Nie oznacza to, że kierownik nie powinien brać pod uwagę opinii związków zawodowych na temat tego czy innego aspektu tabeli personelu, ale decyzja pozostaje przy nim, podobnie jak zatwierdzenie tego ważnego dla przedsiębiorstwa dokumentu.

Podsumowując, warto zabrać ze sobą standardowe schematy budowanie tabeli personelu dla pracowników przedsiębiorstwa. Podane schematy są przeznaczone wyłącznie dla podstawowych cel funkcjonalny tabela personelu omówiona powyżej. Jednocześnie mogą zawierać inne kolumny, terminy i kategorie, na przykład: łączną kwotę wynagrodzeń (stawek) dla linii; opłacać fundusz według oficjalnych (taryfowych) stawek; faktyczne otrzymywane wynagrodzenie; „widełki” wynagrodzeń na odpowiednie stanowiska itp.