Ze szkoły wszyscy pamiętają słynne zdanie nauczyciela: „Napisz nowy akapit od czerwonej linii”. Co to jest ta „czerwona linia”? Nawet w pismach starożytnych pierwsza litera całego tekstu była pisana bardzo dużą, ozdobną, piękną, wciętą od lewej krawędzi. A piękny w języku ruskim oznaczał „czerwony”. Od tego zaczęła się ta tradycja.

    Nawet ze szkoły wszyscy pamiętają słynne zdanie nauczyciela: „Napisz nowy akapit na czerwonej linii”. Co to jest ta „czerwona linia”? Nawet w pismach starożytnych pierwsza litera całego tekstu była pisana bardzo dużą, ozdobną, piękną, wciętą od lewej krawędzi. A piękny w języku ruskim oznaczał „czerwony”. Od tego zaczęła się ta tradycja.

Prawidłowe rozmieszczenie marginesów i wcięć pozwala skupić się na tekście, automatycznie wizualnie podkreślając akcenty semantyczne. Różne dokumenty wymagają specjalnego formatowania, ale za standardowe uważa się następujące:

  Margines dolny, górny, lewy – 20 mm

  Prawy margines – 10 mm

Wcięcie w czerwonej linii może się różnić, zazwyczaj 1,5 – 1,7 cm.

1.  Aby ustawić marginesy w pakiecie Microsoft Office 2007, otwórz zakładkę „Układ strony” na wstążce zadań głównych. Następnie przechodzisz do sekcji „Ustawienia strony”. Tutaj otwierasz ikonę „pola”. W wyskakującym oknie możesz wybrać jeden z proponowanych szablonów. Jeśli szablony Ci nie odpowiadają, możesz samodzielnie dostosować pola.

2.  Pola niestandardowe. W sekcji „Opcje strony” kliknij ikonę „pola”, a następnie otwórz „pola niestandardowe”. W otwartym oknie dialogowym wprowadź dane w centymetrach. Tutaj możesz określić lokalizację wiązania.

3.  Okno, w którym ustawiasz wielkość marginesów, możesz wywołać klikając na małą strzałkę w prawym dolnym rogu sekcji „Ustawienia strony”.

4.  Po ustawieniu zwykłych wartości wcięć od krawędzi strony możesz przystąpić do dostosowywania wartości czerwonej linii. Przejdź do zakładki „Układ strony”, a następnie do sekcji „Akapit”. W prawym dolnym rogu tej sekcji znajduje się mała strzałka. Kliknij na to. Pojawi się okno. Tutaj, w sekcji „wcięcie”, poszukaj wyrażenia „pierwsza linia”. Tutaj możesz wybrać położenie linii względem całego tekstu: wcięcie, wysunięcie lub brak zmian. Dalej po prawej stronie znajduje się okno, w którym wpisujesz wielkość wcięcia w centymetrach.

5.  Czerwona linia jest najbardziej widoczna, jeśli między akapitami jest odstęp. Ta metoda projektowania jest wygodniejsza w przypadku małych dokumentów. Na przykład w przypadku książek lub rozpraw doktorskich brak odstępów między akapitami jest bardziej akceptowalny. Aby usunąć lub dodać przerwę, zejdź w dół w tym samym oknie dialogowym i zaznacz (lub odznacz) frazę „nie dodawaj spacji między akapitami tego samego stylu”.

Pomysł na ten materiał zrodził się na zajęciach, które autor tych wersetów przeprowadził dla użytkowników Worda w organizacji samorządowej. Pracownicy zostali przeniesieni do nowej wersji programu – wtedy jeszcze 2007. Duże wrażenie zrobił na mnie fakt, że znaczna połowa pytań dotyczyła zmiany ustawień domyślnych nowej wersji (nazwa i rozmiar czcionki, interlinia, wcięcie czerwonej linii, wielkość marginesów, numeracja stron itp.). Okazało się, że urząd ten miał drakońskie instrukcje prowadzenia ewidencji, które były całkowicie niezgodne z początkowymi założeniami programu.

Aby zweryfikować powszechność tego problemu, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę bazy prawniczej Consultant Plus nazwę znanej czcionki - Times New Roman. W odpowiedzi otrzymasz listę rozporządzeń różnych władz rosyjskich – od Prokuratury Generalnej po administracje regionalne. Wszystkie te dokumenty ściśle określają: do pracy w biurze wydziałowym używaj Times New Roman i niczego więcej. Zastanawiam się, czy wiedzą o tym marketerzy Microsoftu, którzy w dwóch ostatnich wersjach porzucili najbardziej ukochaną czcionkę w Rosji jako standardowe ustawienie dla rosyjskiego Worda?

Jeśli Twój pracodawca nalega na dopełnienie określonych wymogów formalnych, mamy nadzieję, że ten materiał pomoże Ci w przejściu na nową wersję programu - Microsoft Word 2010. Dzięki tym zaleceniom możesz szybko znaleźć najpopularniejsze ustawienia i dostosować je do zgodności z standardy Twojej organizacji.

Korzystając z tych wskazówek, pamiętaj o dwóch ważnych rzeczach:

• Wiele problemów w programie Word można rozwiązać na kilka różnych sposobów. Jest całkiem możliwe, że inni autorzy zaproponują zupełnie inne recepty na rozwiązanie tych samych problemów. To nie powinno być mylące.
• Zaleca się wprowadzanie opisanych tutaj zmian w kolejności, w jakiej są one ułożone w tym artykule.

1. Ustaw czcionkę Times New Roman jako domyślną

Wymóg pisania wszystkich dokumentów wyłącznie czcionką Times New Roman znajduje się w prawie wszystkich znanych autorowi rosyjskich instrukcjach pracy biurowej. Starzy ludzie w pracy biurowej nie wykluczają, że norma ta narodziła się w czasach starożytnych, ponieważ Microsoft Word w poprzednich wersjach oferował tę czcionkę jako standardową. Jednak od 2007 roku zachowanie programu uległo zmianie: w dwóch ostatnich wersjach Word domyślnie używa czcionki Calibri do zwykłego tekstu.

Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest utworzenie i ustawienie nowego motywu czcionki jako domyślnego. Aby to zrobić:

1. lub wybierając polecenie.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna – Zmień style – Czcionki – Utwórz nowe czcionki tematyczne.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym ustaw Times New Roman jako czcionkę nagłówka i czcionkę zwykłego tekstu, ustaw nazwę schematu (na przykład na ryc. 1 nazwaliśmy to rosyjski) i naciśnięcie przycisku Ratować zatwierdzić zmiany.
4. Wejdź ponownie do menu Strona główna – Zmień style – Czcionki, upewnij się, że nowy schemat czcionek pojawia się na liście i wybierz go. To naprawi ten diagram w bieżącym dokumencie.
5. Wywołaj menu ponownie Strona główna – Zmień styl i wybierz drużynę Domyślny. W tym kroku wymusisz na programie Word używanie we wszystkich kolejnych dokumentach schematu, który utworzyłeś i zapisałeś dla bieżącego dokumentu w poprzednich krokach.

Ryż. 1. Okno dialogowe Utwórz nowe czcionki tematyczne

W dokumentach, które udało Ci się utworzyć w programie Word 2010 przed wprowadzeniem tych zmian, schemat czcionek należy zmienić ręcznie, tak jak to zrobiliśmy w kroku 4.

2. Popraw rozmiar czcionki i odległość między wierszami tekstu

Zazwyczaj oprócz nazwy czcionki w instrukcji podany jest także jej rozmiar. Najczęściej dokumenty należy pisać w rozmiarze 14, rzadziej w rozmiarze 13 lub 12, ale nigdy w rozmiarze 11, który Word 2010 domyślnie oferuje.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku odległości między wierszami tekstu. Standardy pracy biurowej obejmują zwykle odstęp pojedynczy lub półtora wiersza. W najnowszych wersjach programu Word ten parametr jest ustawiony na 1,15. Ponadto Word 2007-2010 oddziela standardowe akapity odstępami co 10 punktów - rosyjskie standardy nie wydają się tego odrzucać, ale też nie są zachwycone.

Aby ułatwić zmianę tych ustawień domyślnych, autorzy programu Word 2010 dodali do zakładki nowe polecenie Dom w menu Zmień style. Dialog, do którego doprowadzi nas to polecenie, istniał już wcześniej, ale teraz dotarcie do niego jest wygodniejsze. Użyjmy tego:

1. Utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami. Można to zrobić na przykład poprzez naciśnięcie klawisza skrótu w oknie Worda lub wybierając polecenie Plik – Nowy – Nowy dokument.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna – Edytuj style – Odstępy między akapitami – Niestandardowe odstępy między akapitami. Otworzy się karta Domyślny dialog Zarządzanie stylem(ryc. 2).
3. Na otwartej karcie dostosuj rozmiar czcionki, odległości przed i po akapitach oraz odstępy między wierszami do standardów obowiązujących w Twojej organizacji. Na ryc. Dwa istotne parametry są wyróżnione ramkami.
4. Pamiętaj o ustawieniu przełącznika.
5. Zastosuj zmiany jednym kliknięciem OK.

Ryż. 2. Zakładka Domyślne okna dialogowego Zarządzanie stylami. Ramki podkreślają elementy sterujące odpowiedzialne za rozmiar czcionki, odstępy między akapitami i między wierszami w akapicie.

Jeśli jesteś użytkownikiem podstawowym i przygotowujesz dokumenty wyłącznie „ręcznie” (tzn. ograniczasz się do zespołów skupionych w grupach) Chrzcielnica I Ustęp zakładki Dom), dzięki temu możesz przejść do następnej wskazówki. Jeśli jednak przy projektowaniu dokumentów korzystasz ze stylów Worda, to po opisanych zmianach będziesz musiał także sprawdzić zastosowane style pod kątem poprawności czcionek i odstępów między wierszami.

Jeśli zagłębiłeś się w strukturę stylów programu Word, prawdopodobnie wyobrażasz sobie, że mogą one być dość skomplikowane w komunikacji między sobą. Czasami dokonanie zmian w jednym stylu (nadrzędnym) prowadzi do dostosowania stylów potomnych, w innych przypadkach tak się nie dzieje. Istnieją również style, które w ogóle nie mają „rodziców”. Po przestudiowaniu tych powiązań łatwo zrozumiesz, dlaczego po zmianach opisanych powyżej w niektórych stylach czcionka i odstępy poprawiły się „samoczynnie”, podczas gdy w innych nie. Jeżeli nie zostały odzyskane, należy to zrobić ręcznie. Na przykład ręczne „wykończenie” będzie wymagało wbudowanych nagłówków programu Word (styles Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 itp.). Odbywa się to w następujący sposób:

1. W dogodny dla Ciebie sposób ponownie utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami.
2. Na karcie Dom W galerii stylów znajdź przycisk stylu, który chcesz poprawić. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz element z wyświetlonego menu kontekstowego Zmiana. Otworzy się okno dialogowe Zmiana stylu(ryc. 3).
3. W dialogu Zmiana stylu(Rys. 3) dostosuj rozmiar czcionki. Dostosowując wbudowane nagłówki, warto także zmienić kolor (uczynić kolorowy tekst czarnym) i wyrównanie (w Rosji nagłówki są często wyśrodkowane, a nie wyrównane do lewej strony, jak początkowo robił to Word).
4. Kliknij przycisk Format w lewym dolnym rogu okna dialogowego i w menu, które zostanie otwarte, wybierz polecenie Ustęp. Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz przejść do zakładki Wcięcia i odstępy.
5. Na karcie Wcięcia i odstępy wprowadzić kontrolę grupową Interwał zgodnie z wymaganiami Twojego pracodawcy i zamknij okno dialogowe przyciskiem OK.
6. Wracając do dialogu Zmiana stylu(Rys. 3), pamiętaj o zainstalowaniu w nim przełącznika W nowych dokumentach korzystających z tego szablonu i naciśnij przycisk OK.

Ryż. 3. Okno dialogowe Zmień styl.

Wydawać by się mogło, że takie „zabawa” stylami to niepotrzebne problemy. Jeśli jednak tworzysz wiele dokumentów o ustandaryzowanym formatowaniu, wysiłek włożony w dostosowanie stylów do wytycznych Twojej organizacji szybko się opłaci.

Notatka. Uważni miłośnicy programów zapewne zwrócą uwagę, że w programie Word 2010 znajduje się polecenie umożliwiające szybkie przywrócenie stylów domyślnych używanych w programie Word 2003. Autor tych wierszy wie o takim poleceniu, ale nie zaleca polegania na nim. Style programu Word 2003 były bliższe typowym normom rosyjskiej pracy biurowej, ale też nie były w pełni z nimi zgodne. Dlatego nadal będą musiały zostać sprawdzone i zredagowane.

3. Dostosowujemy marginesy strony do ustalonej normy

Domyślnie Word 2010 tworzy dokumenty, w których lewy margines wynosi 3 cm, prawy margines wynosi 1,5 cm, a dolny i górny margines mają po 2 cm. Jednak instrukcje pracy biurowej często zalecają inne rozmiary. Na przykład mogą istnieć liczby zapożyczone z GOST R 6.30-2003, gdzie lewy, górny, dolny i prawy margines mają odpowiednio 2, 2, 2 i 1 cm na zakładce Układ strony w menu Pola Istnieje kilka wstępnie ustawionych opcji pól, ale nie ma tych konkretnych wartości.

Aby uniknąć konieczności zmiany pól w każdym nowym dokumencie, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami. Można to zrobić na przykład poprzez naciśnięcie klawisza OK i skrótu Word lub wybierając polecenie Plik – Nowy – Nowy dokument.
2. Przejdź do zakładki wstążki Układ strony i w grupie Opcje strony wybierz zespół Pola – Pola niestandardowe. Otworzy się karta Pola dialog Opcje strony(ryc. 4).
3. W otwartym oknie dialogowym ustaw wymagany rozmiar marginesu.
4. Po ustawieniu pól pamiętaj o kliknięciu przycisku Domyślny na dole okna dialogowego. Jeśli tego nie zrobisz, pola ulegną zmianie tylko w bieżącym dokumencie, a nie w szablonie, z którego będą tworzone kolejne nowe dokumenty.
5. Zamknij okno dialogowe kliknięciem przycisku OK.

Ryż. 4. Zakładka Pola w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Jeśli tworzysz dokumenty w oparciu o inne szablony, musisz wykonać z nimi podobne czynności.

4. Utwórz styl standardowego akapitu z czerwoną linią

W rosyjskich organizacjach i instytucjach zwyczajem jest wyrównywanie zwykłego tekstu dokumentów do szerokości strony i rozpoczynanie pierwszego wiersza każdego akapitu wcięciem („czerwona linia”). W wielu instrukcjach podana jest wielkość tego wcięcia – najczęściej 1,25 cm.

Początkujący użytkownicy zwykle wykonują to formatowanie ręcznie. Aby wyrównać szerokość, użyj przycisku w grupie Ustęp zakładki Dom lub klawisz skrótu . Wcięcie najczęściej tworzy się przesuwając górny trójkąt po poziomej linijce – tej skierowanej w dół. Leniwi ludzie radzą sobie, naciskając klawisz na początku akapitu – przy standardowych ustawieniach przesuwa tekst w lewo zaledwie o 1,25 cm. Jeśli jednak chcesz, aby Twoje dokumenty były schludne i przewidywalne, bardziej poprawne jest wdrożenie tego projektu jako stylu.

Dostępnych jest w tym celu kilka metod. W szczególności możesz aktywować i edytować istniejący szablon stylu Czerwona linia, która jest głęboko ukryta w głębinach programu. Ale może łatwiej i szybciej jest stworzyć własny nowy styl. Oto jak to się robi:

Ryż. 6. Zapisany styl powinien pojawić się w galerii stylów na zakładce Strona główna.

Teraz możemy wyrównać szerokość akapitu i nadać mu czerwoną linię jednym kliknięciem przycisku w galerii stylów.

Algorytm tworzenia stylów opisano tutaj na przykładzie akapitu z czerwoną linią, ale w rzeczywistości jest on uniwersalny. W podobny sposób możesz stworzyć dowolny styl, na przykład aby szybko zaprojektować adresata dokumentu.

5. Podaj szablon z prawidłową numeracją stron

Rosyjskie przepisy urzędowe zwykle wymagają, aby w przypadku dokumentów składających się z dwóch lub więcej stron numerowano drugą i kolejne strony. Numer musi składać się wyłącznie z cyfr, być umieszczony na środku górnego marginesu arkusza i być napisany tą samą czcionką, co główny tekst dokumentu.

W programie Word 2007–2010 rzeczą najbardziej zbliżoną do tych wymagań jest szablon Prosty numer 2, który jest dostępny w zakładce Wstawić w menu Numer strony — góra strony. Jednak to puste miejsce wymaga „dostrojenia”: numer zostanie najpierw wstawiony na wszystkich stronach dokumentu, w tym na pierwszej, a jego wygląd może różnić się od tekstu głównego.

Raz na zawsze sformułujmy zasady numeracji w szablonie, na podstawie którego tworzysz dokumenty. Następnie w przyszłości, od czasu do czasu, wymagana wersja nagłówków i stopek będzie generowana „samoistnie”. Wykonaj następujące czynności:

Zalecamy niezwłoczne utworzenie nowego dokumentu i przetestowanie działania znajdujących się w nim nagłówków i stopek. Chociaż plik ma jedną stronę, nie ma na nim nagłówka ani stopki. Ale gdy tylko kolejne strony zostaną dodane do dokumentu, numer powinien automatycznie pojawić się na nich.

6. Oswajaj autokorektę i autoformat

Ustawienia, o których będziemy mówić w tej sekcji, nie są określone w dokumentach regulacyjnych. Jednak źródło problemu jest takie samo: domyślne ustawienia programu Word nie odpowiadają w pełni rosyjskim tradycjom formatowania dokumentów.

Przypomnijmy pokrótce istotę rozważanych funkcji Autokorekty i AutoFormatu. Redaktor na bieżąco monitoruje Twoje działania. I nie tylko śledzi: wprowadzony tekst można dostosować „samoczynnie”, bez wyraźnych poleceń z Twojej strony. W niektórych przypadkach taka automatyzacja ułatwia życie, np. program może poprawić szeroką gamę literówek. Wpisz „odanko” w swoim dokumencie i upewnij się, że program Word automatycznie zamieni błędnie napisane słowo na „jednak”. Niestety, „dowolność” programu nie zawsze jest tak przydatna. Spora część użytkowników programu Word poświęca energię na naprawianie tych samych błędów Autoformatowania i Autokorekty dzień po dniu, zamiast dostosowywać ustawienia raz na zawsze kilkoma kliknięciami.

Aby przejść do ustawień Autokorekty i Autoformatowania, wykonaj następujące czynności:

1. Zadzwoń do polecenia Plik - Opcje oraz w otwartym oknie dialogowym Opcje słów przejdź do sekcji Pisownia.
2. W sekcji Pisownia kliknij przycisk Autokorekta. Otworzy się okno dialogowe Autokorekta, w którym największym zainteresowaniem cieszą się dwie zakładki - Autokorekta I Automatyczne formatowanie podczas pisania.

Radzimy wybrednym użytkownikom, aby w wolnym czasie dokładnie przestudiowali wszystkie (i to wszystko) ustawienia tych zakładek. Tutaj ograniczymy się do jednego przykładu, w którym szczególnie wyraźnie widoczne są ograniczenia rusyfikacji słowa. To jest pole wyboru na karcie Autokorekta(ryż.).

Ryż. 9. Karta Autokorekta w oknie dialogowym Autokorekta. Podświetlone jest pole wyboru odpowiedzialne za zamianę liter na wielkie litery po znaku interpunkcyjnym.

Jeśli to pole wyboru jest zaznaczone, program Word monitoruje występowanie znaków interpunkcyjnych w tekście. Wpisujesz kropkę, program sprawdza, czy słowo poprzedzające tę kropkę znajduje się na liście wykluczeń, a jeśli nie, automatycznie zamienia pierwszą literę kolejnego słowa na dużą. Z jednej strony taka automatyzacja jest wygodna, szczególnie dla użytkowników, którzy mają ograniczone umiejętności obsługi klawiatury. Z kolei niewłaściwa wielkość liter po skrótach to jeden z najczęstszych błędów, z jakim spotyka się każdy czytelnik dokumentów elektronicznych.

Problem w tym, że lista wyjątków opracowana przez specjalistów Microsoftu jest niekompletna. Najbardziej uderzający przykład: w Rosji zwyczajowo skraca się słowo „rubel” trzema literami (rub.) Lub jedną (r.). W przypadku zastosowań biznesowych i profesjonalnych druga opcja jest uważana za bardziej preferowaną; jest to ta określona w ustawieniach lokalizacji systemu operacyjnego Microsoft Windows. Niestety, rosyjskie słowo początkowo uważa, że ​​po literze p z kropką musi nastąpić początek nowego zdania.

Skorygowanie takich nieporozumień jest proste: dodaj skrót do liczby wyjątków. Gdy program Word omyłkowo pisze wielką literę słowa, wykonaj następujące czynności:

1. Przytrzymaj mysz nad literą, która została błędnie wielka. Pod literą pojawi się migocząca ikona kontekstowa Opcje Autokorekty.
2. Kliknij tę ikonę kontekstową. Otworzy się wyskakujące menu umożliwiające zarządzanie autokorektą (ryc. 10).
3. Wybierz odpowiednią opcję z wyświetlonego menu. W naszym przykładzie najlepiej utworzyć wyjątek dla litery „p” z kropką (odpowiednie polecenie zaznaczono strzałką na rys. 10).

Ryż. 10. Przykład błędu Autokorekty i jego korekta za pomocą menu kontekstowego Opcje Autokorekty. Podświetlone zostanie polecenie, które utworzy nowy wyjątek.

Pełną listę utworzonych wyjątków możesz zobaczyć we wspomnianym już oknie dialogowym Autokorekta. Aby to zrobić, na karcie Autokorekta należy nacisnąć przycisk Wyjątki.

Jednak autor tych wierszy woli nie cierpieć z wyjątkami, ale całkowicie wyłącza ustawienie Pierwsze litery zdań pisz wielką literą. To koniec, musisz nacisnąć na początku każdego zdania, ale moim zdaniem jest to łatwiejsze niż śledzenie nadmiernej „kreatywności” programu.

Wniosek

Jak widać, początkowe ustawienia programu Microsoft Word nie są w pełni zgodne z obowiązującymi zasadami rosyjskiej pracy biurowej. Ale dzięki elastyczności programu można go dostosować do prawie wszystkich opcji formatowania.

Jeśli wśród czytelników tego artykułu znajdą się szefowie organizacji i instytucji mających jasne zasady sporządzania dokumentów, ryzykujemy udzielenie im porad. Poinstruuj swoich specjalistów IT, aby zajęli się kwestią centralnego dostosowania ustawień użytkowników pakietu Microsoft Office do przepisów wydziałowych lub lokalnych. Możesz i powinieneś stworzyć własny szablon ze szczegółowo zweryfikowanym zestawem ustawień, dostarczyć mu instrukcje, a następnie „rozrzucić” go po miejscach pracy. Umożliwi to tworzenie dokumentów wyższej jakości i bardziej spójnych w krótszym czasie.

Miejska budżetowa instytucja oświatowa

Miejski Pałac Twórczości Dzieci i Młodzieży

do przygotowywania dokumentów tekstowych

VMicrosoftu Słowo 2010

Niżny Tagil

2013

6. Wstaw podziały stron we właściwych miejscach.

7. Uporządkowujemy w tabelach, zestawieniach i obrazkach.

8. Tworzymy nagłówki i numery stron.

Wszystkie działania są wykonywane w miarę potrzeb.

1. Krój czcionki, rozmiar, kolor, wyrównanie

Pracujmy z czcionką. Najpierw zaznaczmy tekst dokumentu, ponieważ wszelkie manipulacje dotyczą tylko wybranego tekstu. Wybierać Wszystko tekst można wykonać na trzy sposoby:

· naciśnij skrót klawiaturowy Ctrl+A(Łacina);

· kliknij trzykrotnie lewy margines dokumentu (w pustym miejscu);

· Umieść kursor na samym początku dokumentu i naciśnij „kombinację klawiszy” Ctrl+Shift+Koniec(lub umieść kursor na samym końcu dokumentu i kliknij Ctrl+Shift+Dom)

Oddzielny słowo podświetlony poprzez dwukrotne kliknięcie. Ustęp- kliknij dwukrotnie lewy margines dokumentu naprzeciwko żądanego akapitu. Dowolna część tekst można zaznaczyć po prostu za pomocą myszy, przeciągając kursor, przytrzymując lewy klawisz. Aby odznaczyć tekst, wystarczy kliknąć myszką w pustym miejscu.

Teraz, bez usuwania zaznaczenia, przejdź do zakładki menu „Strona główna”, w sekcji „Czcionka” wybierz żądany krój pisma. Z reguły jest to Times New Roman. Czcionka ta jest zwykle używana przy sporządzaniu dokumentów urzędowych.

Od razu, nie usuwając zaznaczenia, ustaw rozmiar czcionki na 14, chyba że wymagania dla dokumentu określają inny. Zazwyczaj używany jest co najmniej 12. Cały zaznaczony tekst jest teraz sformatowany czcionką Times New Roman o wielkości 14 punktów. Możesz od razu nadać tekstowi kolor, na przykład czarny. Może to być konieczne, jeśli części dokumentu są kopiowane z różnych źródeł i mają różne kolory, ale potrzebny jest jeden styl. Jeśli żądany kolor nie znajduje się w palecie, kliknij wiersz „Inne kolory...”. Wyrównanie (do lewej, do środka, do prawej, wyjustowane) ustawia się w sekcji „Akapit”. Z reguły w dużych dokumentach stosuje się wyrównanie szerokości.

Podkreślenie ważnego słowa. Nie używaj słów i wyrażeń pisanych wielkimi literami, wygląda to niechlujnie. Dla podkreślenia tekstu używaj nagłówków, pogrubienia i kursywy.

Warto więc podkreślić istotne słowo. Więc To samo Móc.

Podkreślanie ZNACZĄCEGO słowa jest błędem.

Aby zamienić duże litery w tekście na małe, należy znaleźć przycisk „Zarejestruj się” w zakładce „Strona główna” (wygląda to tak: Aa)

2. Pola

Marginesy ustawiamy na 2 cm ze wszystkich stron lub 2,5 cm z lewej strony i 1,5 cm z prawej strony. Można to zrobić zarówno w dokumencie czystym, jak i gotowym. Nie ma potrzeby zaznaczania tekstu. Przejdź do zakładki „Układ strony”, kliknij przycisk „Marginesy” i z rozwijanej listy wybierz wymagane wartości. Jeżeli ich tam nie ma kliknij na wiersz „Marginesy niestandardowe…” i w wyświetlonym oknie „Ustawienia strony” wpisz ręcznie wartości: margines górny – 2 cm, lewy – 2 cm, dolny – 2 cm, prawy – 2 cm Zwróć uwagę na przycisk „Domyślne…”, który znajduje się w lewym dolnym rogu okna „Ustawienia strony”. Jeśli chcesz, aby wszystkie dokumenty, które utworzysz w przyszłości, miały pola ustawione teraz, kliknij ten przycisk. W wyświetlonym oknie kliknij „OK” - i to wszystko, Word za każdym razem bez żadnych pytań ustawi marginesy po 2 cm ze wszystkich stron. Jeśli chcesz zmienić wielkość pól, po prostu powtórz opisaną procedurę: ustaw wymagane rozmiary i kliknij przycisk „Domyślne…”.

3. Wcięcia pierwszego wiersza i odstępy między akapitami, łączniki

Łączniki wyrazów są włączone na karcie Układ strony. Do wyboru są trzy opcje: „Nie” (ta opcja jest domyślnie zaznaczona), „Auto”, „Ręcznie”.

W sekcji „Akapit” możesz ustawić odstępy pomiędzy akapitami tekstu, osobno przed i po akapicie. Przypomnę: nasze manipulacje dotyczą wybranego tekstu, a jeśli nic nie jest zaznaczone, to tylko akapitu, na którym znajduje się kursor. Z reguły po zaznaczeniu całego tekstu należy w tych polach ustawić zera.

W idealnym przypadku tekst potrzebuje odległości między akapitami, która nie jest wyznaczana pustymi liniami, a w ustawieniach dodaj wcięcia przed lub po akapicie - wyglądają schludniej. Umożliwia także szybką edycję wszystkich wcięć w tekście, szczególnie w przypadku konieczności skopiowania go do innych programów. Bez wcięć tekst skleja się, jest niewygodny w układaniu i czytaniu, jest bardzo trudny dla ludzkiej percepcji.

Konieczne jest także ustawienie odstępu między wierszami (pojedynczy lub półtora) oraz wcięcia pierwszego wiersza. Jego typowy rozmiar to 1,25 cm. Można go również ustawić ręcznie, przeciągając górny suwak na poziomej linijce. Jeżeli nie ma linijek, można je wyświetlić zaznaczając odpowiednie pole w zakładce „Widok”.

4. Nagłówki

Jeśli tytuł ma być wyśrodkowany, zrób to za pomocą specjalnego przycisku do wyrównania tekstu, a nie z nieskończoną liczbą spacji przed tekstem – to jest błędne. Strukturuj duże teksty nagłówkami o różnej wielkości i wadze - ułatwia to czytanie i przyswajanie informacji, teksty są wizualnie podzielone na różne bloki semantyczne, a oko łatwiej przesuwa się i skanuje dane.

Na końcu tytułu nie ma kropki!

Drobną frazę (np. datę) należy umieścić po prawej stronie, użyj przycisku wyrównania do prawej strony, a nie spacji. Jeśli jedno słowo ma być umieszczone po lewej stronie, a drugie po prawej, użyj tabulatora dla drugiego słowa.

5. Usuwanie zbędnych spacji, zwłaszcza na początku akapitów i przed znakami interpunkcyjnymi

Zgodnie z zasadami pisania, pomiędzy wyrazami powinna znajdować się jedna spacja. Aby zobaczyć spacje, naciśnij skrót klawiaturowy Ctrl+* lub na zakładce „Strona główna” w sekcji „Akapit” przycisk „Wyświetl wszystkie znaki”. Zobaczysz znaki akapitu, spacje, podziały wierszy i inne znaki formatowania, które zwykle nie są wyświetlane. Znaki te nie są drukowane. Można je wyłączyć, naciskając ponownie klawisze. Ctrl+* lub przycisk „Pokaż wszystkie znaki”. Ręczne usuwanie dodatkowych spacji jest zbyt uciążliwe, dlatego skorzystamy z funkcji wyszukiwania słów: zakładka „Strona główna”, sekcja „Edycja”, linia „Zamień”. Na karcie Zamień zostanie otwarte okno dialogowe Znajdź i zamień. W górnym wierszu o nazwie „Znajdź” wpisujemy dwie spacje (podczas gdy wizualnie wiersz pozostaje pusty), w dolnym wierszu o nazwie „Zamień” – jedną spację. Kliknij przycisk „Zamień wszystko”. Program Word dokona zamienników i wyświetli ich numer. Kliknij przycisk „Zamień wszystko” jeszcze raz i jeszcze raz, i jeszcze raz – aż liczba dokonanych zamian wyniesie zero. Pozostałe spacje na początku akapitów można znaleźć, wprowadzając kombinację symboli wieloznacznych „^p^?”(bez cudzysłowów) w polu „Znajdź” i kliknięciu przycisku „Znajdź następny”. Sekwencja ta oznacza: znak akapitu, spację i dowolny znak. Będziesz musiał ręcznie usunąć znalezione miejsce.

Spacje przed znakami interpunkcyjnymi (kropka, przecinek, wielokropek, dwukropek i średnik, wykrzyknik i znak zapytania), po nawiasach otwierających i przed zamykającymi oraz cudzysłowy w programie Word są również uważane za błąd i są podkreślane falistą zieloną linią łatwe do wykrycia w dużym dokumencie Ta kombinacja w polu „Znajdź” pomoże: dowolny znak, spacja i znak interpunkcyjny, na przykład taki jak ten:

^? . (dowolny znak, spacja, kropka) – pomoże Ci znaleźć spację przed kropką;

^? , (dowolny znak, spacja, przecinek) – spacja przed przecinkiem;

^? : (dowolny znak, spacja, dwukropek) – spacje przed dwukropkiem i tak dalej. Wprowadź wybraną kombinację i kliknij przycisk „Znajdź następny”. Po raz kolejny musisz usunąć znalezione spacje ręcznie.

Trochę o przestrzeniach . Spacje należy stawiać przed i po myślniku (-) (nie mylić z łącznikiem, który zawsze pojawia się wewnątrz słowa i odpowiednio bez spacji po obu stronach). Zamiast myślnika nie można użyć łącznika. Poprawnie: sklep internetowy, ale: Ta firma jest liderem w swojej branży.

W skrótach itp. itp. należy wstawić spacje.

Zestaw nazwisk z inicjałami: (między inicjałami nie ma odstępu, oddziela się je tylko od nazwiska, inicjały umieszcza się przed nazwiskiem).

Liczby zapisuj z zachowaniem przyjętej separacji, używając łączników – ciągły rząd liczb jest bardzo trudny do odczytania. W tekstach rosyjskich zwyczajowo pisze się: 8 (4, dla angielskich wersji dokumentów: +7 W pierwszym przypadku wstawia się ósemkę, ponieważ w kraju dzwonimy w ten sposób, a poza Rosją ludzie będą wybierać nasz numer kierunkowy kraju +7. To prawda, telefony komórkowe Ta zasada jest stopniowo wymazana, ale na razie jest nadal aktualna. Kod miasta jest umieszczany w nawiasach, jeśli nie jest potrzebny do wybierania numeru, w przypadku, gdy obaj abonenci znajdują się w tym samym regionie, oraz bez nawiasów - gdy wymagany jest kod dla federalnych telefonów komórkowych, z tego powodu nie umieszcza się nawiasów, zawsze wpisuje się kod: 8

Cudzysłowy w języku rosyjskim to „choinki”. Pojedynczy - firma „Zakłady Parowe”, podwójny (cudzysłów w cudzysłowie) - artykuł „Firma „Zakłady Parowe””.

Cudzysłowy w języku angielskim - „łapy” . Styl „high-tech”.

Odwołanie. Nie używaj słów „Ty” lub „Ty” z dużej litery – jest to dopuszczalne jedynie w korespondencji osobistej, gdy zwracamy się do konkretnej osoby, a na stronach internetowych i w ofertach handlowych jest to rażący błąd.

6. Podziały stron we właściwych miejscach

Jeśli zajdzie potrzeba rozpoczęcia nowego rozdziału lub sekcji od nowej strony, wstaw podział strony przed tytułem za pomocą kombinacji klawiszy Shift+Enter. Inne rodzaje podziałów znajdziesz w zakładce „Układ strony” -› przycisk „Przerwy” -› z rozwijanej listy wybierz żądany podział strony lub sekcji. Dzięki temu tytuł pozostanie niezmieniony w przypadku zmiany formatowania dokumentu lub zwiększenia/zmniejszenia objętości poprzednich rozdziałów lub sekcji. Upewnij się, że przed przerwą lub po niej nie ma dodatkowych znaczników akapitu, ponieważ często powodują one puste strony.

7. Tabele, zestawienia i rysunki

Z reguły tabele nie wymagają wcięcia pierwszego wiersza. Zaznacz cały tekst tabeli przesuwając wskaźnik myszy do jej lewego górnego rogu i klikając na pojawiającą się ikonę (patrz rysunek poniżej), a następnie ustaw wcięcie pierwszego wiersza na zero. Następnie możesz zmniejszyć rozmiar czcionki o 1-2 punkty. Jeśli zapomniałeś jak to zrobić, wróć do kroków 1 i 3. Aby odznaczyć stół, wystarczy kliknąć puste miejsce gdzieś z boku. Aby wybrać pojedynczą kolumnę, przesuń wskaźnik myszy do górnej krawędzi żądanej kolumny, a gdy pojawi się ona jako gruba czarna strzałka skierowana w dół, kliknij raz. Poszczególne linie można wybrać klikając na lewy margines dokumentu naprzeciwko żądanej linii. Jeśli klikniesz i przeciągniesz, podświetlonych zostanie wiele wierszy (lub kolumn). Wybierając górny wiersz tabeli, możesz sformatować nagłówki kolumn, np. w następujący sposób: wyrównanie do środka, pogrubienie lub pogrubiona kursywa.

Jeśli tabela jest duża, warto włączyć powtarzanie nagłówków na każdej stronie i uniemożliwić zawijanie wierszy na następną stronę, ponieważ uszkodzone wiersze wyglądają bardzo nieatrakcyjnie. Kliknij prawym przyciskiem myszy pierwszy wiersz tabeli, z menu kontekstowego, które się pojawi, wybierz „Właściwości tabeli”, w zakładce „Wiersz” odznacz pierwsze pole i zaznacz drugie (patrz rysunek poniżej, numer 2).

Jeśli kursor nie znajduje się w pierwszej linii, drugie pole wyboru będzie niedostępne. Po wierszach możesz poruszać się za pomocą przycisków „Poprzednia linia” i „Następna linia”. Możesz także ustawić powtarzanie nagłówków kolumn za pomocą przycisku „Powtarzaj wiersze nagłówka” ( numer 1 na powyższym rysunku).

Jeżeli w dokumencie znajdują się listy wypunktowane, numerowane lub wielopoziomowe, należy sprawdzić poprawność numeracji oraz odległość znacznika od tekstu. Odległość tę możesz zmienić na kilka sposobów: ręcznie przeciągając znaczniki na poziomej linijce lub, wygodniej, z menu kontekstowego, klikając listę prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję „Zmień wcięcia na liście...”. Z menu kontekstowego możesz także zmienić ustawienia czcionki i akapitu, zmniejszyć/zwiększyć wcięcie od lewego marginesu, zamienić listę punktowaną w listę numerowaną i odwrotnie, zmienić znacznik i poziom listy, podzielić lub scalić listę punktowaną za pomocą poprzednią, kontynuuj numerację lub ustaw wartość początkową dla listy numerowanej.

W języku rosyjskim podczas tworzenia listy zwyczajowo używa się liczb lub długich myślników. Okrągłe znaczniki są cechą amerykańską, a krótkie łączniki to już błąd. Wskazane jest przesuwanie list w prawo względem tekstu głównego (wymagane jest wcięcie w lewo). Na końcu każdej linii listy umieść znaki interpunkcyjne – kropkę lub średnik w przypadku dużych tekstów, przecinek w przypadku pojedynczych słów i krótkich fraz, ale to samo dla całej listy. Ostatnia linia musi zawierać kropkę.

Rysunki w tekście. Nie da się ustawić dokładnego położenia obrazka; w końcu Word to edytor tekstu, a nie program do publikowania, ale możesz mieć pewność, że obraz jest dokładnie powiązany z akapitem, do którego należy obraz (mówimy o tym). „pływające” obrazy, które są zawijane). Kotwica obrazka w trybie wyświetlania wszystkich znaków wygląda jak czarna kotwica obok akapitu. Możesz go podnieść myszką i przeciągnąć w wybrane miejsce. Pamiętaj jednak, że jeśli zakotwiczony akapit zostanie przeniesiony na następną stronę, zakotwiczony obraz również przeskoczy. Jeśli obraz nie jest zawijany, ale ma podpis, należy upewnić się, że podpis nie zejdzie z obrazu: przy akapicie, w którym znajduje się zdjęcie, zaznacz pole wyboru „Zachowaj przy następnym” ( Okno dialogowe Akapit, zakładka Pozycja na stronie) W kroku 3 sprawdziliśmy, jak otworzyć okno dialogowe Akapit.

8. Nagłówki i numery stron

Najbardziej pracochłonne prace zostały już wykonane, pozostało jeszcze kilka prac wykończeniowych. Stwórzmy nagłówki i stopki (napisy nad lub pod tekstem umieszczane na kilku lub wszystkich stronach dokumentu). Numer strony jest zasadniczo taki sam jak nagłówek i zawiera tylko liczby. Przejdź do menu „Wstaw”, sekcji „Nagłówek i stopka” i wybierz żądany przycisk strzałki: „Nagłówek”, „Stopka” lub „Numer strony”. Poświęć trochę czasu na przejrzenie całej listy, która się otworzy (używając paska przewijania po prawej stronie listy), otrzymasz ogromną liczbę opcji projektowania do wyboru. Dodatkowo za pomocą poleceń znajdujących się na tej samej liście możesz zmienić, usunąć lub utworzyć własny nagłówek i stopkę na podstawie wybranego fragmentu. Jeśli zostanie wybrane polecenie „Zmień nagłówek i stopkę”, otworzy się pasek narzędzi „Projektant nagłówków i stopek”, w którym możesz już określić (zaznaczyć żądane pole), czy na pierwszej stronie będzie specjalny nagłówek, czy nagłówki i stopki stron parzystych i nieparzystych będą się różnić, możesz ustawić odległość do krawędzi stron i do tekstu, a także wstawić obrazek, klip, datę i godzinę lub coś innego. Wpisz żądany tekst nagłówka lub stopki, na przykład tytuł pracy i nazwisko autora, a także wybierz lokalizację numerów stron. Jeżeli numer strony ma znajdować się na pierwszej stronie dokumentu, ale nie powinien być wyświetlany, należy otworzyć zakładkę „Wstaw” i znaleźć tam „Nagłówek” lub „Stopkę” (w zależności od tego, gdzie znajdują się numery stron), „Zmień stopkę” i zaznacz pole wyboru „Specjalna stopka dla pierwszej strony”. Aby przystąpić do edycji tekstu, należy kliknąć go dwukrotnie.

Praca dyplomowa jest ostatnim etapem kształcenia w dowolnej instytucji szkolnictwa wyższego. W tej pracy badawczej oceniana jest nie tylko wiedza studenta na określony temat, ale także umiejętność analizowania i systematyzowania dużej ilości informacji przez absolwenta, umiejętność samodzielnej pracy, umiejętność poruszania się w literaturze specjalistycznej, a także umiejętność korzystania z nowoczesnych edytorów tekstu , poprawnie komponuj i formatuj dokumenty.

Wydaje się to trudne, przerażające i prawie niemożliwe, ale nie bój się. Wytycznych dotyczących pisania i formatowania prac dyplomowych jest bardzo dużo, a jeśli krok po kroku zastosujesz się do wszystkich zaleceń, to prawidłowe napisanie pracy dyplomowej nie będzie trudne. Wymagania dotyczące przygotowania dyplomu są określone w GOST 7.32 - 2001, ale dość często wydziały mają osobne podręczniki, które szczegółowo omawiają zasady pisania i formatowania pracy dyplomowej. Jeśli nie ma specjalnych wytycznych, bezpiecznie skupiamy się na wymaganiach projektowych określonych w GOST.

Proces pisania pracy dyplomowej składa się z kilku etapów.

1. Konieczne jest ustalenie tematu i promotora.
2. Zrób plany: faktyczny plan pracy dyplomowej i plan organizacji procesu badawczego.
3. Wybieraj źródła i przestudiuj literaturę na zadany temat.
4. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi formatowania dyplomu i poprawnie sformatuj swój edytor tekstu.
5. Napisz dyplom.
6. Przygotuj się do obrony swojej pracy badawczej.

Jak widać z planu przedstawionego powyżej, ważne jest, aby najpierw poprawnie ustawić wszystkie parametry przyszłego dokumentu, a dopiero potem zacząć go pisać. Takie podejście pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas na formatowanie dyplomu i poświęcić więcej uwagi pracom badawczym.

Aby praca została poprawnie wykonana, ważne jest przestrzeganie następujących zasad GOST:

• łączny nakład pracy nie powinien przekraczać 90 – 100 stron tekstu drukowanego, format A4;
• tekst dyplomu jest drukowany po jednej stronie kartki papieru; czcionka Times New Roman rozmiar czcionki 14;
• Numeracja stron odbywa się cyframi arabskimi u dołu strony i ustalana jest od drugiego arkusza;
• Marginesy należy ustawić w następujący sposób: górny i dolny 20 mm, lewy 30 mm i prawy 10 mm.

Często podczas formatowania pracy zapomina się o ostatnim punkcie, pozostawiając parametry, które są już skonfigurowane w edytorze tekstu. Nawet tak mała niedokładność może mieć wpływ na ocenę Twojej pracy jako całości, gdyż dla członków komisji to drobne pominięcie świadczy o nieuwadze studenta nad pisaniem pracy dyplomowej.

Dlatego powtórzmy jeszcze raz wymagania dotyczące rozmiarów pól: góra i dół 20 mm, lewa 30 mm i prawa 10 mm.

Prawidłowe ustawienie pól w edytorze tekstu Microsoft Word można wykonać za pomocą kilku kliknięć myszką.

Metoda 1. W górnym wierszu poleceń wybierz zakładkę „Układ strony”, znajdź gorący przycisk „Marginesy”. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz polecenie „Dostosuj pola…” i w znaku „Opcje strony” ustaw potrzebne wskaźniki. Należy pamiętać, że w większości przypadków parametry podawane są w centymetrach. Otrzymujemy: 2 cm powyżej i poniżej, 3 cm po lewej stronie i 1 cm po prawej stronie.

Metoda 2. Aktywuj polecenie „Linijka”. Aby to zrobić, kliknij ikonę linijki znajdującą się na samej górze prawego suwaka (element służący do przewijania dokumentów w górę i w dół). U góry i po prawej stronie dokumentu pojawia się elektroniczna linijka z zaznaczonymi na niej podziałami: jeden podział - jeden centymetr. Teraz za pomocą kwadratowego suwaka możesz ręcznie dostosować ustawienia marginesów. Jeśli klikniesz dwukrotnie na jedną z linijek, pojawi się znane już okno „Ustawienia strony”, w którym możesz automatycznie dostosować marginesy i wybrać orientację strony: pozioma (pozioma) lub pionowa (pionowa). Należy mieć na uwadze, że w pracy dopuszczalny jest wyłącznie książkowy układ kartek papieru.

Teraz wszystkie strony dokumentu będą miały te rozmiary marginesów i nie ma potrzeby ponownego powracania do tej kwestii.

Prawidłowe sformatowanie pól to tylko jeden z wielu warunków uzyskania oceny doskonałej z pracy dyplomowej. Profesjonalna opinia ekspertów komisji naukowej z łatwością dostrzeże nawet drobne odstępstwa od zasad wydawania dyplomu. Dlatego bardzo ważne jest, aby podczas formatowania pracy badawczej zwracać uwagę na wszystkie szczegóły i niuanse. Jesteśmy pewni, że korzystając z tej szczegółowej instrukcji, szybko i bez błędów skonfigurujesz parametry strony swojej przyszłej pracy dyplomowej.

Witam, proszę o informację jaką czcionką powinny być drukowane dokumenty kadrowe?

Odpowiedź

Z reguły w organizacjach większość dokumentów jest sporządzana czcionką Times New Roman, rozmiar czcionki wynosi 12-14. Te same wymagania określa GOST R 6.30-2003 „Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji. Wytyczne dotyczące wdrożenia”

Jednocześnie, jeśli używasz dokumentów podstawowej dokumentacji księgowej, ujednoliconej formy, najbardziej logiczne jest przestrzeganie tego samego formatu i rozmiaru czcionki podczas wypełniania.

Rodzaje dokumentów personalnych

W praktyce dokumenty, z którymi współpracuje dział personalny, można podzielić na trzy grupy:

Dział HR realizuje prace biurowe poprzez przygotowywanie projektów, koordynację i wydawanie dokumentów organizacyjnych, administracyjnych i informacyjnych oraz referencyjnych, ich rejestrację, księgowość i przechowywanie. Możesz użyć .

Dokumenty organizacyjno-administracyjne są dokumentami wewnętrznymi organizacji.

Dokumenty organizacyjne

Do dokumentów organizacyjnych zalicza się w szczególności:

układ zbiorowy;

regulaminy i instrukcje (Regulamin wynagrodzeń, regulamin premii);

Dokumenty administracyjne

Dokumenty administracyjne obejmują:

polecenia i instrukcje odzwierciedlające kwestie pracy z personelem (nakazy przyjęcia, zwolnienia, przeniesienia itp.);

dokumenty dotyczące personelu, odzwierciedlające przepływ i rozliczanie personelu (,).

Przygotowanie dokumentów

Organizuj swoją pracę z dokumentami organizacyjno-administracyjnymi według następującego schematu: przygotowanie projektu, zatwierdzenie, weryfikacja, zatwierdzenie, podpisanie (zatwierdzenie) przez kierownika, przekazanie odpowiedzialnym pracownikom do realizacji. Jest to określone w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Dokumenty informacyjne i referencyjne

Wszystkie informacje i dokumenty referencyjne można podzielić na trzy duże bloki.

Pierwszy blok to informacje przychodzące i dokumentacja referencyjna:

instrukcje od organizacji nadrzędnych;

raporty z realizacji zadań, akty, pisma, notatki od podległych organizacji;

pisma, umowy, akty i inne dokumenty od innych organizacji;

wnioski, skargi, sugestie obywateli.

Drugi to informacja wychodząca i dokumentacja referencyjna:

odpowiedzi na napływające zapytania;

dokumenty inicjatywne i informacyjne organizacji (propozycje, wnioski, pisma, certyfikaty, recenzje, umowy itp.).

Trzeci to informacje wewnętrzne i dokumentacja referencyjna:

korespondencja wewnętrzna (raporty, urzędowe, objaśnienia);

inne dokumenty (protokoły, plany, akty, sprawozdania itp.).

Rachunkowość dokumentów informacyjnych i referencyjnych

Prowadź ewidencję informacji przychodzących i wychodzących oraz dokumentację referencyjną w służbie personalnej w dziennikach księgowych i korespondencyjnych. Korespondencję przychodzącą może obsługiwać specjalnie upoważniony pracownik HR (sekretarz, urzędnik).

Organizacja może otrzymać dokumenty pocztą, faksem, e-mailem, telegrafem lub przesyłką kurierską. Praca z dokumentami przychodzącymi przebiega według następującego schematu:

• sortowanie;

  przegląd zarządzania;

  kierowanie do wykonawców.

Obsługa przychodzących dokumentów

W pierwszej kolejności sprawdź poprawność dostawy i integralność opakowania (jeśli jest to przesyłka pocztowa). Następnie otwórz koperty i sprawdź, czy załączniki są kompletne. Jeżeli jakieś załączniki powinny znajdować się w inwentarzu, a ich brakuje, prosimy o powiadomienie nadawcy. Na dokumentach przychodzących należy podać datę otrzymania i seryjny numer konta. Następnie posortuj dokumenty według wykonawcy. Dokumenty kierowane do kierownika organizacji lub samej organizacji należy przekazać sekretarzowi kierownika, który je rejestruje. Dokumenty kierowane do jednostek strukturalnych zbierają i rejestrują sekretarze jednostek.

Dokumenty oznaczone „osobiście” nie są otwierane i są niezwłocznie przekazywane adresatowi.

Ta procedura przetwarzania dokumentów przychodzących jest przewidziana w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Obsługa dokumentów wychodzących

Gdy do działu HR wpływają prośby (np. o udokumentowanie informacji o pracowniku), praca nad nimi przebiega według następującego schematu:

wykonawca otrzymuje wniosek i przygotowuje projekt odpowiedzi;

projekt odpowiedzi kierowany jest do rozpatrzenia przez kierownika, a następnie do akceptacji przez zainteresowane strony;

wykonawca na podstawie komentarzy dopracowuje projekt i przygotowuje go do ostatecznej formy;

zainteresowane strony zatwierdzają odpowiedź, a menadżer ją podpisuje;

odpowiedź jest wysyłana do wysłania.

Ten sam schemat (z wyjątkiem pierwszej procedury) dotyczy przygotowania dokumentów inicjatywnych - wniosków, zawiadomień, wniosków, wniosków, listów gwarancyjnych itp.

Przed wysłaniem dokumentu potrzebujesz:

sprawdź dostępność adresu (lub wszystkich adresów, jeśli jest to lista mailingowa);

sprawdzić dostępność wymaganej liczby egzemplarzy;

określić formę dostawy (poczta, e-mail, kurier itp.).

Zwrócić niekompletne i nieprawidłowo wypełnione dokumenty wykonawcy w celu sprawdzenia.

Ta procedura przetwarzania dokumentów wychodzących jest przewidziana w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zatwierdzonej przez Dumę Państwową.

Praca z dokumentami wewnętrznymi według tego samego schematu, co praca z dokumentami wychodzącymi: przygotowanie projektu, zatwierdzenie, weryfikacja, zatwierdzenie, podpisanie (zatwierdzenie) przez przełożonego. Tuż po zakończeniu procedury nie wysyłaj dokumentu z organizacji, ale przekaż go odpowiedzialnym pracownikom do realizacji. Jest to określone w paragrafach i zatwierdzone przez GSDO.

2. Sytuacja: Czy trzeba odręcznie wpisać datę publikacji i numer kolejności przyjęcia (przeniesienia, zwolnienia itp.) czy można wypełnić je elektronicznie?

Ustawodawstwo nie zawiera jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.

Z reguły datę zamówienia i jego numer należy wpisać po zarejestrowaniu zamówienia w dzienniku (na przykład w dzienniku rejestrowania zamówień na personel, na główne działania itp.) (GOST 51141-98, zatwierdzony, GSDOU, zatwierdzony). W takim przypadku dopuszczalne jest zarówno stosowanie odcisków pieczęci (pieczątek) z datami i numerami, jak i ręczne wprowadzanie daty i numeru, gdyż obowiązujące przepisy nie określają jednoznacznie ani nie ograniczają trybu dokonywania takich wpisów.

Jednocześnie przepisy nie przewidują obowiązku prowadzenia dziennika zamówień. Natomiast nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentacji wraz z jej przygotowaniem do druku na papierze pozwalają na nadanie dokumentowi będącemu już w trakcie jego sporządzania numeru i daty, zapewniając chronologię i kolejność numeracji. W związku z tym określone dane można wypełnić elektronicznie podczas przygotowywania dokumentu, co nie będzie stanowić naruszenia.

Tym samym organizacja ma prawo samodzielnie decydować, jaką procedurę dokumentacyjną zastosować, i np. w Regulaminie prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Nina Kowiazyna,

Zastępca dyrektora Departamentu Edukacji i Zasobów Ludzkich Ministerstwa Zdrowia Rosji

2. Podstawa prawna:

FEDERALNA AGENCJA ARCHIWÓW

CAŁKOWICIEROSYJSKI INSTYTUT BADAWCZY

DOKUMENTACJA I ARCHIWIZACJA

DOKUMENTACJA ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNA

WYMAGANIA DOTYCZĄCE REJESTRACJI DOKUMENTÓW

O WDROŻENIU GOST R 6.30-2003

6. Produkcja dokumentów

6.1. Pozycja tekstowa

Dokumenty sporządzane są na papierze firmowym przy użyciu komputerów elektronicznych lub maszyn do pisania.

Nowoczesny czarny maszynopis to najpewniejszy sposób nanoszenia tekstu i długotrwałego przechowywania archiwalnego.

Dokumenty powstają na maszynie do pisania:

W przypadku braku technologii komputerowej w organizacji;

Najważniejsze dokumenty, których listę ustala sama organizacja.

Maszynopisy korzystają ze standardowych zasad pisania na maszynie. Rozstaw liter i odstępy między wierszami są ustawione zgodnie z GOST 6.10.5-87: 2,6 mm - rozstaw liter (wielkość drukowanych znaków); 4,25 mm - odstęp między wierszami. Dopuszczalne jest stosowanie: skoku pisma - 2,54 mm, odstępu między wierszami - 4,24 mm.

Szczegóły dokumentu składające się z kilku linii są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Pieczęć zatwierdzenia” są oddzielone od siebie odstępem 1,5 - 2 wierszy, na przykład:

ZGODA

(odstęp między wierszami - 1,5)

Kierownik Działu Prawnego

(odstęp między wierszami - 1)

(odstępy między wierszami - 2)

A.S. Krugłow

Szczegóły dokumentu oddzielane są od siebie odstępem od dwóch do czterech wierszy.

Nazwa typu dokumentu jest drukowana wielkimi literami.

Inicjały i nazwisko w szczególe „Podpis” są drukowane ze spacją na poziomie ostatniej linijki tytułu stanowiska. Na przykład:

Dyrektor generalny

CJSC „Manufaktura” O.P. Iwanow

Maksymalna długość linii szczegółów wieloliniowych wynosi 28 drukowanych znaków. Jeżeli tytuł tekstu przekracza 150 znaków, można go przedłużyć do krawędzi prawego marginesu lub przenieść do następnej linii. Na końcu tytułu nie ma kropki.

0 - do wydrukowania szczegółów „Tytuł tekstu”, „Tekst” (bez akapitów), „Notatka o obecności wniosku”, „Notatka o wykonawcy”, „Notatka o wykonaniu dokumentu i wysłaniu go do plik”; nazwę stanowiska w szczegółach „Podpis” i „Oświadczenie o zatwierdzeniu dokumentu”, napis certyfikacyjny „Poprawne”, a także słowa „ZAMAWIAM”, „SŁUCHAŁEM”, „MÓWIŁEM”, „ZDECYDOWANO”, „PROPONUJĘ” ”;

5 - na początek akapitu w tekście;

32 - dla atrybutu „Adresat”;

40 - dla atrybutu „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”;

16, 24, 56 - do zestawiania tabel i tekstów szablonowych;

34 - 48 - do rozszyfrowania podpisu w atrybucie „Podpis”.

Jeżeli w tekście dokumentu znajdują się uwagi lub odniesienie do dokumentu, który stał się podstawą jego publikacji, wyróżnione w osobnym akapicie, wówczas od lewej krawędzi pola tekstowego drukowane są słowa „Notatka” i „Podstawa”.

Jeżeli istnieje kilka znaków homologacji i homologacji, umieszcza się je na tym samym poziomie w dwóch pionowych rzędach. Pierwszy wiersz drukowany jest począwszy od lewej krawędzi pola tekstowego, drugi wiersz drukowany jest w odległości 40 znaków od lewej krawędzi pola tekstowego dokumentu.

W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub większej liczbie stron numerowana jest druga i kolejne strony.

Numery stron wpisuje się cyframi arabskimi pośrodku górnego marginesu arkusza.

Możliwe jest drukowanie dokumentów z wykorzystaniem odwrotnej strony arkusza; w tym przypadku strony są numerowane na przedniej i tylnej stronie.

Przygotowując teksty drukowane, zaleca się korzystanie z edytora tekstu Word dla Windows w wersji 6.0 i wyższej z użyciem czcionek Times New Roman Cyr o wielkości N 12 - 15, Times DL o wielkości 12 - 14 z jedną lub dwiema odstępami. Podczas korzystania z tabel można stosować mniejsze rozmiary czcionek.

Czcionka, odstępy między wierszami i inne elementy druku ustalane są indywidualnie przez autora dokumentu, w zależności od charakteru dokumentu i jego przeznaczenia.

W razie potrzeby należy obliczyć odległość między detalami w milimetrach na podstawie wielkości drukowanych znaków. Zapis ten wynika z faktu, że wielkość drukowanych znaków przy korzystaniu z różnych edytorów oprogramowania może nie pokrywać się z rozmiarem drukowanych znaków używanych przez maszynę do pisania.

Tworząc dokumenty przy użyciu elektronicznej technologii komputerowej, należy zwrócić uwagę na wskaźniki niezawodności nowoczesnych środków stosowania tekstu - teksty drukowane.

Praktyka użytkowania operacyjnego i przechowywania archiwalnego pokazuje, jak ważna jest wodoodporność i stabilność mechaniczna tekstu jako kryterium bezpieczeństwa informacji podczas korzystania z dokumentów, podczas ich transportu, w sytuacjach awaryjnych i restauracji.

Należy pamiętać, że obecnie istnieją tusze do drukarek, które łatwo usuwają się z papieru lub ulegają samozniszczeniu pod wpływem ciepła.