Formularz podsumowujący formularz odpisu paliwa i smarów. Dokumentacja przepływu paliw i smarów

Jak wyeliminować możliwość wydawania paliw i smarów na potrzeby nieprodukcyjne? Jak monitorować zużycie paliwa? Jak uwzględnić straty paliwa powstające z różnych przyczyn?

Dokumentacja zużycia paliwa

Możliwe jest wyeliminowanie zużycia paliwa na potrzeby pozaprodukcyjne, na przykład jego wykorzystania przez pracowników do celów osobistych, poprzez odpowiednią organizację wydawania i rozliczania paliw i smarów.
Paliwo można kupować centralnie, przechowywać w specjalnych pojemnikach i wydawać tylko w miarę potrzeb kierowcom (a nie każdemu, kto pracuje w przedsiębiorstwie, a jedynie tym, dla których takie wydawanie zapewnia kierownictwo przedsiębiorstwa).
Aby kierowca mógł zatankować paliwo musi posiadać list przewozowy zatwierdzony przez upoważnioną osobę. Tankowanie odbywa się na podstawie listu przewozowego, w którym w wierszu „Wydaj paliwo” wpisana jest dozwolona do wydania ilość produktu naftowego, biorąc pod uwagę ilość paliwa w zbiorniku w momencie wyjazdu. Należy pamiętać, że nie ma takiego wiersza na listach przewozowych dla samochodów osobowych. Naszym zdaniem adnotację o dostawie paliwa można umieścić w wierszu „Opóźnienia, oczekiwanie, przestoje, wizyty w warsztacie i inne notatki”.
Ilość wydanego paliwa i smarów jest rejestrowana w specjalnym rejestrze zapisy dotyczące uwalniania produktów naftowych, w którym kierowca podpisuje odebrane paliwo oraz osoba odpowiedzialna finansowo, która wydała znaki paliwowe i smarne na liście przewozowym.
Formularz oświadczenia o rozliczeniu emisji produktów naftowych został zatwierdzony przez Państwowy Komitet ds. Produktów Naftowych ZSRR z dnia 15 sierpnia 1985 r. N 06/21-8-446.
Aby wzmocnić kontrolę nad dystrybucją paliw w oparciu o listy przewozowe, kierowcy mogą otrzymać specjalne uprawnienia kupony, które staną się podstawą dostaw paliw i smarów. Kupony muszą być poświadczone pieczęcią firmy.
Tankowanie pojazdu może nastąpić wyłącznie po złożeniu pełnego raportu dotyczącego otrzymanych wcześniej paliw i smarów. Jeżeli tankowanie odbywa się za pomocą kuponów, niewykorzystane kupony należy zwrócić, a operacja ta jest odzwierciedlona w arkuszu zwrotu kuponów.
Listy przewozowe. Wydatki na paliwa i smary można rozpoznać na podstawie dokumentów zawierających dane dotyczące rzeczywistego przebiegu i zużycia paliwa, a także potwierdzających produkcyjny charakter trasy pojazdu.
Dokumentem, który najpełniej odzwierciedla wymienione informacje, jest list przewozowy pojazdu (formularze zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78).
Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 04.07.2006 N 03-03-04/1/327 wskazało, że wzór listu przewozowego na samochód osobowy jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego. Inne organizacje mogą opracować własny formularz listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatki poniesione na zakup paliw i smarów, który musi odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy o rachunkowości. Podobny punkt widzenia zawarty jest w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji do Moskwy z dnia 7 lipca 2008 r. N 20-12/064123.2.
Sądy arbitrażowe wskazują, że formularz ten jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego, dlatego też brak niektórych szczegółów w liście przewozowym nie oznacza braku potwierdzenia (Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Moskiewskiego z dnia 26 sierpnia 2010 r. N. KA-A41/9668-10 z dnia 18 listopada 2009 r. nr KA-A40/12213-09; uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie nr A56-20450/2008) .
Należy zatem sporządzić list przewozowy, ale przedsiębiorstwa nie zajmujące się transportem samochodowym nie są zobowiązane do przestrzegania ujednoliconego formularza.
Aby jednak uniknąć ewentualnych konfliktów, lepiej nie dopasowywać niepotrzebnie ujednoliconej formy.
Z reguły list przewozowy wystawiany jest w jednym egzemplarzu przez dyspozytora lub osobę upoważnioną i jest ważny tylko przez jeden dzień lub jedną zmianę. Na dłuższy okres karta wydawana jest tylko w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie na dłużej niż jeden dzień (zmiana). List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wystawienia, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.
Jednakże Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 04.07.2006 N 03-03-04/1/327 wyjaśniło, że listy przewozowe należy sporządzać w taki sposób i z taką częstotliwością, aby na ich podstawie można było ocenić ważność poniesionych wydatków. Do podobnych wniosków doszła Federalna Służba Antymonopolowa Okręgu Centralnego (uchwała z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie nr A09-3658/07-29).
W liście przewozowym należy podać początkową i końcową ilość paliwa w zbiorniku, jego zużycie oraz trasę. Konieczne jest uwzględnienie informacji o trasie pojazdu na liście przewozowym, aby potwierdzić, że jest on używany specjalnie do celów produkcyjnych.
Aby kontrolować przepływ listów przewozowych wydawanych kierowcom i dostarczanie przetworzonych listów przewozowych do działu księgowości, stosuje się dziennik do rejestrowania ruchu listów przewozowych.

Rozliczanie paliw i smarów na terenach magazynowych oraz operacyjna kontrola ich ruchu

Rozliczanie paliw i smarów na obszarach magazynowych prowadzone jest przez osoby odpowiedzialne finansowo na kartach księgowych magazynu zgodnie z f. N M-17 lub w księgach zawierających dane wskazane w kartach ewidencyjnych składu, odrębnie dla każdej nazwy i marki produktów naftowych.
Na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzonych w ustalony sposób dane dotyczące przyjęcia i wydania paliwa wprowadzane są do kart (książki), a salda ilościowe są wyświetlane po każdym zapisie lub po uwzględnieniu ostatniej transakcji danego dnia. Paliwo rejestruje się w kategoriach masy (kilogramy i tony) i objętości (litry). Warto wiedzieć, że objętość i gęstość paliwa zależą od wahań temperatury: gdy wzrasta, zwiększa się objętość paliwa, a gdy maleje, maleje. Jednocześnie masa paliwa i smarów pozostaje stała.

Przykład 1 . Spółka otrzymała benzynę od dostawcy. W dokumentach dostawcy ilość paliwa podana jest w tonach - 0,8 tony benzyny o gęstości 0,78 kg/l, co odpowiada 1025,641 l (800 kg: 0,78 kg/l).

Jak widać z przykładu 1, aby przeliczyć masę paliwa na objętość, niezbędne są dane dotyczące gęstości poszczególnych paliw i smarów. Gdzie mogę uzyskać te dane?
Przejdźmy do pisma Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 24 marca 2005 r. N 03-3-09/0412/23@, stwierdza się, że w zależności od reżimu temperaturowego i granic lotności benzyny silnikowej wskaźnik gęstości marki tej benzyny mogą się różnić w następujących granicach:
- dla A-76 (AI-80) - od 0,700 do 0,750 g/cm3. cm;
- dla AI-92 - od 0,715 do 0,760 g/m3. cm;
- dla AI-95 - od 0,720 do 0,775 g/m3. cm;
- dla AI-98 - od 0,730 do 0,780 g/m3. cm.
Federalna Służba Podatkowa Rosji zaproponowała na podstawie tych danych, stosując średnią wartość wskazanych wskaźników, przeliczenie ilości produktów naftowych z jednej jednostki miary na drugą.
Możesz także zapoznać się z Instrukcją odbioru, przechowywania, wydawania i rozliczania paliw i smarów w przedsiębiorstwach transportu samochodowego RD-200-RSFSR-12-0053-84 (zatwierdzoną przez Ministerstwo Transportu Samochodowego RSFSR z dnia 27 lipca 1984), która stanowi, że paliwa i smary znajdujące się w magazynach (na stacjach benzynowych) uwzględniane są w ujęciu masowym.
Dzienne zużycie paliw i smarów przelicza się z jednostek objętości na jednostki masy według średniej gęstości wskazanej na fakturze za kupony lub ustala się w następujący sposób. Cysterna (magazynista) podczas wydawania paliwa podczas pełnienia swojej służby (zmiany) sprawdza gęstość i temperaturę dostarczonego paliwa co najmniej trzy razy w ciągu zmiany (na początku, w środku i na końcu zmiany). Pobieranie próbek w celu określenia gęstości produktu naftowego należy przeprowadzić zgodnie z wymaganiami GOST 2517-80 „Ropa naftowa i produkty naftowe. Pobieranie próbek”. Uzupełniający wpisuje uzyskane wyniki pomiarów do oświadczenia (dowolnej formy) z obowiązkowym wskazaniem pojemnika, z którego dozowany jest produkt oraz nazwą produktu. Za średnią arytmetyczną przeprowadzonych pomiarów gęstości produktu przyjmuje się średnią gęstość produktu uwalnianego na zmianę.
Dane z arkuszy dystrybucyjnych i kart limitowo-poborowych dotyczące dostaw paliwa, w tym kuponów, muszą być odzwierciedlone w magazynowych kartach (księgach) księgowych w momencie ich zamknięcia, obejmujących transakcje na ostatnie dni miesiąca sprawozdawczego, w odpowiednich jednostkach miary .
Organizując pracę zmianową w przedsiębiorstwie dla osób odpowiedzialnych materialnie, można wykorzystać książkę paliw, smarów i kuponów do rejestrowania przepływu produktów naftowych.
Na koniec zmiany pozostałe produkty naftowe są inwentaryzowane i po uzgodnieniu z danymi księgowymi przekazywane za pokwitowaniem jednej odpowiedzialnej finansowo osobie drugiej.
Na podstawie dokumentów, na podstawie których przedsiębiorstwo otrzymywało i dystrybuowało produkty naftowe: faktury, akty, zapisy kart zwrotnych, wymagania, zapisy wydanych paliw i smarów, oświadczenia o ustaleniu gęstości i temperatury, potwierdzające prawidłowość przeliczenia ilości paliw i smary z jednostek objętości luzem i odwrotnie, osoba odpowiedzialna finansowo sporządza raport z przepływu paliwa, który wraz z dokumentami dotyczącymi odbioru i zużycia w terminach ustalonych przez kierownika przedsiębiorstwa jest przekazywany do księgowości dział i służy jako podstawa do rejestrowania przepływu paliw i smarów w księgowości.

Rozliczanie utylizacji paliw i smarów

Na podstawie danych znajdujących się na liście przewozowym księgowy musi dokonać odpis wypalonego paliwa i smarów. Koszty paliw i smarów wydanych na potrzeby produkcyjne są w większości przypadków odpisywane na rachunki kosztów. Są jednak wyjątki: jeśli zużycie paliwa wiąże się z nabyciem środków trwałych (na przykład środków trwałych), wówczas jego koszt jest uwzględniany w koszcie początkowym środka trwałego (przykład 2).

Przykład 2 . Firma zakupiła maszynę o wartości 4 200 000 RUB. na zasadzie odbioru z magazynu dostawcy zlokalizowanego w innym mieście. Do dostarczenia maszyny wysłano spedytora i kierowcę. Wysokość wydatków na potrzeby podróży wynosi 6000 rubli. (w tym kierowca przeznaczył 2750 rubli na benzynę). Po powrocie z podróży służbowej koszt paliwa pozostałego w zbiorniku samochodu wynosi 155 rubli.
W księgowości spółki dokonano następujących zapisów:
Dt sch. 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”
K-t sch. 50 „Kasjer”
8750 rubli. (6000 + 2750)
wystawiany w protokole podróży służbowej kierowcy i spedytorowi;
Dt sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",

2750 rubli.
uwzględniono kierowcę zgłoszonego za zakupioną benzynę, paliwo i smary;

K-t sch. 60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami”
4 200 000 RUB
odzwierciedlony jest koszt zakupionej maszyny;
Dt sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”

2595 rubli. (2750 - 155)
koszt paliwa użytego do dostarczenia maszyny jest wliczony w jej koszt początkowy;
Dt sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”
K-t sch. 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”
6000 rubli.
koszty podróży związane z dostawą maszyny są wliczone w jej koszt początkowy;
Dt sch. 01 „Środki trwałe”
K-t sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”
4 208 595 RUB (4 200 000 + 6000 + 2595)
maszyna zostaje oddana do użytku.

Kwotę rzeczywistych kosztów nabycia środków trwałych gromadzi się na koncie 08 „Inwestycje w środki trwałe”, które w momencie oddania tych aktywów do użytkowania zamyka się odpowiednio na koncie 01 „Środki trwałe” itp.
Rozliczanie utylizacji paliw i smarów skradzionych, zepsutych, wydatkowanych na potrzeby pozaprodukcyjne. Księgowy rejestrujący zbycie paliw i smarów w związku z wymienionymi przyczynami musi dysponować następującymi dokumentami:
- zgłoszenie kradzieży organom ścigania;
- akt wskazujący przyczynę zbycia i cechy zbywanego przedmiotu;
- zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji;
- spis inwentarza, arkusz porównawczy, wykaz wyników zidentyfikowanych przez inwentarz;
- postanowienie o odmowie wszczęcia sprawy karnej albo zawiadomienie o jej zawieszeniu lub zakończeniu.
Aby odzwierciedlić w informacjach księgowych kwoty niedoborów i strat spowodowanych szkodami materialnymi i innymi aktywami, stosuje się konto 94 „Niedobory i straty spowodowane szkodami majątkowymi”.
W przypadku znalezienia konkretnego sprawcy kradzieży kwotę strat obciąża rachunek 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami” (w kontekście analitycznego rozliczania sprawcy w celu utrzymania późniejszego rozliczania rozliczeń z tytułu odszkodowania za wyrządzone szkody) (przykład 3).

Przykład 3 . W przedsiębiorstwie stwierdzono kradzież paliw i smarów na łączną kwotę 23 200 RUB. Kierownictwo przedsiębiorstwa zwróciło się do organów ścigania, znaleziono sprawcę kradzieży, a sąd nakazał mu naprawienie szkody. W księgach dokonano następujących zapisów:

K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",
23 200 rubli
stwierdzono braki w paliwie i smarach;
Dt sch. 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami”

23 200 rubli
straty powstałe w wyniku kradzieży paliwa i smarów przypisuje się winnemu.

Jeżeli winny nie może spłacić kwoty straty, a przejęcie jego majątku jest niemożliwe, kwotę straty z rachunku 94 odpisuje się w obciążenie rachunku 91 „Inne przychody i wydatki”, subkonto „Inne wydatki”.
Kierowca rekompensuje koszty nadmiernie zużytego paliwa. Rozważmy w przykładzie 4, jak obliczenia dokonane w takiej sytuacji znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości. W przypadku braku zgody pracownika na naprawienie szkody, kwoty te można odzyskać jedynie na drodze sądu, wykazując, że ów nadmierny wydatek powstał z winy pracownika.

Przykład 4 . Nadmierne zużycie paliwa przez kierowcę kosztowało firmę 617 rubli. Pracownik nie potrafił wyjaśnić przyczyny nadmiernego zużycia paliwa i zgodził się zrekompensować jego koszt.
W księgach rachunkowych dokonano następujących wpisów:
Dt sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”
K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",
617 rubli.
odzwierciedlana jest wielkość nadmiernego zużycia paliwa;

K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”
617 rubli.
kwotę nadmiernego zużycia paliwa przypisuje się kierowcy;
Dt sch. 70 „Rozliczenia z personelem dotyczące wynagrodzeń”
K-t sch. 73 „Rozliczenia z personelem z tytułu pozostałych operacji”, subkonto. 2 „Obliczenia odszkodowania za szkody materialne”,
617 rubli.
kwota szkody jest potrącana z wynagrodzenia kierowcy.

Zużycie paliwa i smarów w celach niezwiązanych z działalnością produkcyjną przedsiębiorstwa. W takim przypadku ich koszt nie podlega odpisowi w ciężar kosztów pomniejszających podstawę podatku dochodowego.
Załóżmy, że przedsiębiorstwo na zlecenie domu opieki dla osób starszych przeznaczyło materiały budowlane na remont lokalu. Do transportu materiałów zużywano paliwo. W rachunkowości koszt przydzielonych materiałów i wypalonego paliwa musi zostać odzwierciedlony w obciążeniu rachunku 91, w rachunkowości podatkowej - w rejestrze wydatków, które nie zmniejszają podstawy podatku dochodowego. Jeżeli od tego paliwa istniał „naliczony” podatek VAT, który został wcześniej odliczony, należy go zwrócić. Kwotę zwróconego podatku odzwierciedla zapis w obciążeniu rachunku 91 i uznaniu rachunku 68, subkonto „Obliczenia VAT”.

Uwzględnianie strat paliw i smarów wynikających ze strat naturalnych

Straty paliwa mogą nastąpić nie tylko w wyniku zdarzeń takich jak kradzież. Paliwo i smary mogą odparować, przykleić się itp. Inaczej mówiąc, księgowy może spotkać się z faktem strat paliwa na skutek działania warunków naturalnych. W tym przypadku możemy mówić o konieczności obliczenia norm strat naturalnych.
Ogólnie rzecz biorąc, normy utraty naturalnej są normami strat, które reprezentują naturalną utratę masy lub objętości towarów, powstałą w wyniku procesów fizycznych i chemicznych w normalnych warunkach transportu, przechowywania i uwalniania.
Straty niezwiązane z procesami naturalnymi (np. wycieki ze zbiorników, naprawy, czyszczenie zbiorników) nie są brane pod uwagę przy obliczaniu współczynników strat naturalnych.
Od 20 listopada 2009 roku obowiązuje Rozporządzenie Ministra Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 roku N 364 „W sprawie zatwierdzenia Norm dotyczących naturalnej utraty produktów naftowych podczas przechowywania”. Normy te mają charakter ograniczający i mają zastosowanie jedynie w przypadku rzeczywistego niedoboru (przykład 5).

Przykład 5 . Księgowy przedsiębiorstwa transportowego, które stale przechowuje znaczne zapasy benzyny (często długoterminowe), obliczył normy strat naturalnych. Normą było 4 litry, które spisał. Z danych inwentaryzacyjnych wynika jednak, że ilość paliwa nie uległa zmianie i nie brakowało.
Działania księgowego są nieprawidłowe, ponieważ normy strat naturalnych należy obliczyć tylko w przypadku zidentyfikowania niedoboru.

Naturalny ubytek produktu naftowego określa się, mnożąc odpowiednią normę przez masę przyjętego produktu naftowego w tonach i zależy od: strefy klimatycznej (Podano podział terytorium według stref klimatycznych w celu stosowania norm naturalnego ubytku produktów naftowych w załączniku nr 3 do Norm naturalnego ubytku produktów naftowych podczas przechowywania); pora roku (okresy jesień-zima (od 1 października do 31 marca) lub wiosna-lato (od 1 kwietnia do 30 września)); grupy produktów naftowych (podział na grupy ze względu na właściwości fizykochemiczne podano w Załącznikach nr 1 i 2 do Norm dotyczących naturalnej utraty produktów naftowych podczas przechowywania); czas przechowywania (pierwszy miesiąc przechowywania, ponad miesiąc); rodzaj zbiorników, w których przechowywane są produkty naftowe (stalowe naziemne, stalowe z pontonem, zakopane) i ich pojemność (przykład 6).

Przykład 6 . Inwentaryzacja przeprowadzona w czerwcu, magazynowana w naziemnych zbiornikach stalowych o pojemności do 1000 metrów sześciennych. m w przedsiębiorstwie (druga strefa klimatyczna) produktów naftowych pierwszej grupy wykazała niedobór benzyny silnikowej (pierwsza grupa produktów naftowych) w ilości 6 litrów w wysokości 138 rubli. W księgach dokonano następującego zapisu:
Dt sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”
K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",
138 rubli.
odzwierciedlany jest koszt brakującego paliwa i smarów.
Od drugiego miesiąca przechowywania w zbiorniku zgromadzono 1,2 tony benzyny o gęstości 0,76 kg/l.
Stopień ubytku naturalnego zgodnie z Zarządzeniem Ministra Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 r. N 364, w oparciu o istniejące warunki, wyniósł 0,288 kg na 1 tonę paliwa i był równy 0,346 kg (0,288 kg/t x 1,2 t) lub 0,455 l (0,346 kg: 0,76 kg/l).
Zatem niedobór 0,455 litra jest niedoborem w granicach ubytku naturalnego, który został odpisany:
Dt sch. 20 „Produkcja główna”
K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”
10,47 rub. (0,455 l x (138 RUR: 6 l))
koszt brakującego paliwa i smarów w granicach norm strat naturalnych odpisuje się jako koszt wytworzenia.
Niedobór przekraczający normy utraty naturalnej przypisuje się winnemu:
Dt sch. 73 „Rozliczenia z personelem z tytułu pozostałych operacji”, subkonto. 2 „Obliczenia odszkodowania za szkody materialne”,
K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”
127,53 rubli (138 - 10,47)
kwotę niedoboru przekraczającą normy straty naturalnej przypisuje się osobie odpowiedzialnej finansowo.

Subklauzula 2 ust. 7, art. 254 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że dla celów podatkowych straty wynikające z niedoborów i (lub) uszkodzeń podczas przechowywania i transportu zapasów w granicach norm strat naturalnych zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej są zrównane na wydatki materialne. W związku z tym organizacja ma prawo uwzględnić w wydatkach materialnych straty z tytułu podatku dochodowego wynikające ze strat podczas przechowywania produktów naftowych w granicach Norm strat naturalnych zatwierdzonych przez Ministerstwo Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 r. N 364.

Paliwo m.in. wykorzystywane na potrzeby napędowe pojazdów mechanicznych, odnosi się do dostaw (materiałów). Wynika to z wykazu pozycji inwentarzowych związanych z zapasami podanego w punkcie 3 Instrukcji ewidencji zapasów, zatwierdzonej uchwałą Ministra Finansów Republiki Białorusi z dnia 12 listopada 2010 r. nr 133 (zwanej dalej Instrukcją nr 133). Funkcje rozliczania paliw i smarów podano w rozdziale. 4 Instrukcja nr 133.

PRZYJAZD PALIWA

Przyjęcie paliwa do organizacji i zaksięgowanie przez osobę odpowiedzialną finansowo odbywa się na podstawie dokumentu wystawionego przez dostawcę. Dokumentami takimi są przede wszystkim listy przewozowe TTN-1 i listy przewozowe TN-2.

W przypadku tankowania pojazdów na stacjach benzynowych przy użyciu specjalnych kart elektronicznych, dostawca sporządza na koniec miesiąca raport stanu zaopatrzenia w paliwo. Protokół ten stanowi podstawę do przyjęcia paliwa do rozliczenia u odbiorcy.

Formularz raportu nie jest prawnie zatwierdzony, ale musi spełniać wymagania dotyczące podstawowych dokumentów księgowych. Tym samym podstawowe dokumenty księgowe, o ile Prezydent Republiki Białorusi nie ustali inaczej, muszą zawierać następujące informacje (patrz art. 10 ust. 2 ustawy Republiki Białorusi z dnia 12 lipca 2013 r. nr 57-Z; dalej: zwane Ustawą):

Nazwa dokumentu, data jego sporządzenia;

Nazwa organizacji, nazwisko i inicjały indywidualnego przedsiębiorcy będącego uczestnikiem transakcji gospodarczej;

Stanowiska osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie transakcji biznesowej i (lub) prawidłowość jej wykonania, ich nazwiska, inicjały i podpisy.

Podstawowe dokumenty księgowe mogą zawierać inne informacje, które nie są obowiązkowe.

Ponadto konieczne jest dotrzymanie terminów sporządzenia podstawowych dokumentów księgowych: podstawowy dokument księgowy sporządzany jest w momencie przeprowadzenia transakcji handlowej, a jeśli nie jest to możliwe, natychmiast po jej zakończeniu (art. 5 ust. 10 ustawy).

W przypadku zakupu paliwa za gotówkę dokumentem potwierdzającym odbiór i zapłatę za paliwo i smary jest paragon fiskalny wystawiony w przewidziany sposób, wystawiony przez operatora stacji benzynowej.

PRZEPŁYW PALIWA W ORGANIZACJI

Rejestracja i rozliczanie przepływu paliw w organizacji zależy od sposobu zakupu paliwa. Istnieją 2 główne opcje zakupu paliwa:

1) hurtowy zakup paliwa od dostawców, magazynowanie go we własnych zbiornikach oraz tankowanie pojazdów przy wykorzystaniu własnych urządzeń do tankowania (zwany dalej hurtowym zakupem paliw);

2) zakup paliwa od dostawców na stacjach benzynowych z wykorzystaniem kart elektronicznych i innych sposobów rejestracji wydanego paliwa (zwany dalej zakupem na stacjach benzynowych).

Organizacje mogą korzystać z obu opcji jednocześnie.

Hurtowy zakup paliw

W przypadku zakupu hurtowego, paliwo odbiera osoba odpowiedzialna finansowo, wyznaczona w organizacji, na podstawie listu przewozowego wystawionego przez dostawcę, formularza TTN-1 lub listu przewozowego, formularza TN-2.

Rozliczanie paliw na obszarach magazynowych prowadzone jest przez osoby odpowiedzialne finansowo w magazynowych kartach księgowych (książkach) oddzielnie dla każdej nazwy i marki paliw i smarów (pkt 78 Instrukcji nr 133). Formy karty (książki) nie są określone przez prawo (z wyjątkiem organizacji budżetowych), dlatego organizacja musi samodzielnie zatwierdzać takie formularze.

Można używać następującej formy karty - magazynowej karty księgowej standardowego formularza M-17, zatwierdzonej zarządzeniem Głównego Urzędu Statystycznego ZSRR z dnia 14 grudnia 1972 r. nr 816:

Księga inwentarzowa może mieć postać:

Ilość paliwa wydanego za pomocą urządzeń do dystrybucji paliwa musi być odnotowana w wykresówce wydawania paliwa i smarów, na której kierowca podpisuje otrzymane paliwo i smary. List przewozowy podpisuje osoba odpowiedzialna finansowo, która dostarczyła paliwo i smary (pkt 77 Instrukcji nr 133). Organizacja samodzielnie opracowuje i zatwierdza formularz wykresówki do wydawania paliw i smarów. Wybierając formularze rozliczania przepływu paliw, można przyjąć za podstawę te, które obowiązywały wcześniej, które zostały zatwierdzone Regulaminem w sprawie procedury ewidencjonowania odbioru, przechowywania i zużycia paliw i smarów, zatwierdzonym uchwałą Ministerstwa Finansów Republiki Białorusi z dnia 15 maja 2002 r. nr 74 (uchylony z dnia 27 stycznia 2011 r. zwany dalej Regulaminem). Regulamin określa bardziej szczegółowo niż Instrukcja nr 133 tryb dokumentowania i rozliczania paliw i smarów. Pomimo jego anulowania, szereg postanowień tego dokumentu można wykorzystać przy opracowywaniu zasad rachunkowości organizacji.

Przykład 1. Sporządzenie wykresówki wydania paliwa i smarów

Organizacja transportu samochodowego ABV LLC kupuje paliwo przelewem bankowym i tankuje pojazdy, gdy są one dopuszczone do podróży, w razie potrzeby. Paliwo jest przechowywane w specjalnych zbiornikach organizacji. Przy wydawaniu paliwa osoba odpowiedzialna finansowo sporządza wykresówkę dzienną wydania paliw i smarów o następującej treści:

Na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzonych w ustalonej kolejności (formularze faktur TTN-1 lub TN-2, ewidencja wydawania paliw i smarów) dane dotyczące odbioru i wydania paliwa wprowadzane są do kart (księgi) i sald ilościowych wyświetlane są po każdym wpisie lub po ostatniej operacji wpisu danego dnia.

Należy wybrać jednostkę dozującą paliwo

Wcześniej Regulamin ustalał, że przechowywanie i rozliczanie paliw i smarów pod względem fizycznym w magazynach i magazynach ropy naftowej odbywa się w jednostkach masy. Paliwa i smary znajdujące się w innych miejscach magazynowania (w punktach tankowania, zakładach produkcyjnych, wydziałach, zespołach itp.) rozliczane są w jednostkach, w których zostały przyjęte przez osoby odpowiedzialne finansowo. Dane z arkuszy dystrybucyjnych i kart limitowo-inkasowych dotyczące dostaw paliw i smarów muszą być odzwierciedlone w magazynowych kartach księgowych (księgach) w momencie ich zamknięcia, z uwzględnieniem transakcji dokonanych w ostatnich dniach miesiąca sprawozdawczego.

Obecnie przepisy nie ustanawiają ścisłej procedury regulującej w jakich jednostkach miary (waga – tony, kilogramy itp. lub objętość – litry) paliwo jest rejestrowane w magazynach, punktach tankowania itp. Zatem procedura wyboru jednostki miary do rozliczania paliwa jest kwestią polityki rachunkowości organizacji. Rozwiązując tę ​​kwestię, należy również wziąć pod uwagę możliwe wytyczne i zalecenia organizacji wyższych (jeśli istnieją). Przyjęta opcja rozliczania powinna zapewniać maksymalną kontrolę wewnętrzną nad przepływem paliwa i wykluczać możliwość kradzieży.

Sporządzanie raportu o przepływie paliw i smarów

Na podstawie dokumentów, na podstawie których organizacja otrzymała i wydała paliwa i smary, faktur, wymagań, zapisów wydawania paliw i smarów, osoba odpowiedzialna finansowo sporządza raport z przepływu paliw i smarów (klauzula 79 Instrukcji nr 79). 133). Zalecamy ustalenie procedury, która przewidywałaby, że przed złożeniem raportu do działu księgowości, raport musi zostać sprawdzony i podpisany przez osobę kierującą obsługą zasobów paliw i energii organizacji lub inną osobę upoważnioną przez kierownika organizacji. Organizacja samodzielnie określa formę takiego raportu.

Przykład 2. Sporządzenie raportu dotyczącego przepływu paliw i smarów

Na podstawie wyników z maja 2014 r. osobą odpowiedzialną finansowo jest Iwanow I.I. sporządził i przekazał do działu księgowości raport o przepływie paliw i smarów przekazanych mu do przechowywania, o następującej treści.

Na podstawie tego raportu pracownicy księgowi dokonują zapisów księgowych dotyczących przepływu paliwa.

Kartę zużycia paliwa wypełnia się na podstawie wpisów na listach przewozowych

W celu wzmocnienia kontroli wewnętrznej nad przepływem paliw wskazane jest, aby listy przewozowe samochodów osobowych, po przetworzeniu, były przekazywane do służby zasobów paliw i energii w celu dalszego przetworzenia i uzgodnienia z ewidencją wydań i zwrotów paliwa załączoną do raport dotyczący przepływu paliw i smarów. Na podstawie wpisów w liście przewozowym, po sprawdzeniu ich z ewidencją wydań i zwrotów paliwa, pracownik tego serwisu (inna upoważniona osoba) wypełnia kartę zużycia paliwa prowadzoną dla każdego pojazdu, maszyny, mechanizmu. Pracownik prowadzący ewidencję zasobów paliw i energii zapisuje na karcie rzeczywiste i standardowe zużycie paliwa oraz wyświetla wynik. Organizacja samodzielnie określa formę karty.

Przykład 3. Sporządzenie karty zużycia paliwa

Pracownik prowadzący ewidencję zasobów paliw i energii sporządził kartę do ewidencji zużycia paliwa dla państwowego samochodu marki Ford Transit. numer AA7654-7 (kierowca Petrov P.P.) o następującej treści:

Sporządzając kartę ewidencji zużycia paliwa, dane z wykresówki wydatku paliwa (jeżeli wydatek paliwa prowadzony jest w jednostkach masy) należy w ogólnie przyjęty sposób przeliczyć na jednostki objętości (litry) przy zastosowaniu przeliczników. Wartość współczynnika przeliczeniowego zależy od wielu czynników, w szczególności od temperatury otoczenia.

Na przykład średnia wartość współczynnika konwersji z litrów na kilogramy dla oleju napędowego wynosi 0,84; Odpowiednio współczynnik przeliczeniowy z kilogramów na litry dla oleju napędowego wyniesie 1,19 (1/0,84).

Wszelkie przypadki nadmiernego zużycia lub nierealistycznych oszczędności paliwa są natychmiast zgłaszane kierownikowi organizacji (lub kierownikowi służby zasobów paliw i energii) w celu podjęcia pilnych działań mających na celu identyfikację i wyeliminowanie przyczyn nadmiernego zużycia lub nierealistycznych oszczędności.

Zakup paliwa na stacjach benzynowych

Kupując paliwo na stacji benzynowej, paliwo wlewane jest bezpośrednio do zbiorników pojazdów i nie jest magazynowane w organizacji. Osobą odpowiedzialną finansowo jest kierowca pojazdu. Każdorazowo, gdy kierowca otrzymuje paliwo, zapisuje jego ilość na liście przewozowym.

W rachunkowości paliwo jest uwzględniane na podstawie raportu zaopatrzenia w paliwo złożonego przez dostawcę (stację benzynową) lub dokumentów zakupu paliwa za gotówkę.

Ponieważ paliwo nie jest przechowywane w organizacji, z reguły nie są prowadzone karty (książki) przechowywania paliwa, zapisy dystrybucji paliwa oraz raporty dotyczące przepływu paliw i smarów.

Paliwo znajdujące się w zbiornikach pojazdu jest rejestrowane przez wyznaczonego pracownika w kartach zużycia paliwa (patrz przykład 5). Taka księgowość musi zostać ustalona dla każdego pojazdu w kontekście osób odpowiedzialnych finansowo (kierowców). Kartę zużycia paliwa wypełnia się w oparciu o dane z listów przewozowych dotyczące tankowania i zużycia paliwa. Podane dane należy zweryfikować w protokole dostaw paliwa złożonym przez dostawcę (dokumenty zakupu paliwa za gotówkę).

ROZLICZANIE PALIWA

Organizacje prowadzą ewidencję księgową paliw i smarów na koncie 10 „Materiały” według rodzaju paliw i smarów, miejsc przechowywania i osób odpowiedzialnych finansowo. W takim przypadku można otworzyć następujące subkonta:

- „Paliwo w magazynach”;

- „Paliwo w zbiornikach pojazdów”.

Organizujemy rozliczanie paliw w magazynach

Na koncie 10 podkonto „Paliwo w magazynach” obecność i przepływ wszelkiego rodzaju paliw i smarów otrzymywanych do eksploatacji pojazdów, maszyn, mechanizmów i innych celów oraz znajdujących się w magazynach ropy naftowej, w punktach tankowania (zarówno stacjonarnych, jak i mobilnych) są brane pod uwagę w zakładach produkcyjnych, działach, zespołach itp.

Podstawą wpisów są:

W ciężar subkonta „Paliwo w magazynach” - dowód dostawy i inne podstawowe dokumenty księgowe, zgodnie z którymi dokonywany jest odbiór paliw i smarów otrzymanych przez osoby odpowiedzialne finansowo;

Do uznania subkonta „Paliwo w magazynach” – oświadczenie o rozliczeniu wydawania paliw i smarów, zapotrzebowanie, karta limitowa, list przewozowy.

Koszt paliw i smarów dostarczonych z magazynów ropy (punktów tankowania) w celu wytworzenia i sprzedaży produktów, wykonania pracy, świadczenia usług znajduje odzwierciedlenie w obciążeniu rachunków w celu rozliczenia kosztów produkcji, kosztów sprzedaży i uznania rachunku 10, subkonto „Paliwo w magazynach”.

Rozliczanie paliwa w zbiornikach pojazdów

Subkonto „Paliwo w zbiornikach pojazdów” uwzględnia paliwa i smary otrzymywane przez kierowców w celu zatankowania ich samochodów. Na podstawie ewidencji wydawania paliw i smarów, zweryfikowanej danymi z listów przewozowych oraz dokumentów dotyczących tankowania pojazdów, maszyn i mechanizmów na stacjach benzynowych, koszt paliw i smarów odzwierciedla wpis:

Dt 10, subkonto „Paliwo w zbiornikach pojazdów”, - Kt 10, subkonto „Paliwo w magazynach”.

Rozliczanie paliw i smarów na subkoncie „Paliwo w zbiornikach pojazdów” prowadzone jest dla organizacji jako całości lub z podziałem na konwoje, brygady itp.

Ważny! Dane o obecności pozostałych paliw i smarów w zbiornikach pojazdów, maszyn i mechanizmów na koniec miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane na subkoncie „Paliwo w zbiornikach pojazdów”, potwierdzane są co miesiąc zaświadczeniem o usunięciu pozostałości (klauzula 82 Instrukcji nr 133). Przepisy nie określają formy takiego aktu, dlatego organizacja opracowuje go niezależnie. Wyjątkiem są organizacje świadczące usługi agrochemiczne dla rolnictwa, rybołówstwa i hodowli ryb, które ustaliły przybliżony formularz aktu usuwania pozostałości uchwałą Ministerstwa Rolnictwa i Żywności Republiki Białorusi z dnia 1 lipca 2011 r. Nr 269.

List przewozowy nie jest podstawowym dokumentem księgowym

Obecnie list przewozowy nie jest podstawowym dokumentem księgowym, dlatego sam w sobie nie jest uważany za podstawę do odzwierciedlenia przepływu paliwa w księgowości. Natomiast zgodnie z danymi listu przewozowego sporządzany jest podstawowy dokument księgowy, będący podstawą dokonywania zapisów księgowych.

Tym samym podstawą do odpisania paliw i smarów w poczet kosztów produkcji są zestawienia zbiorcze biletów przejazdowych, dane dotyczące rzeczywistego zużycia paliw i smarów lub karty zużycia paliwa za okres sprawozdawczy (klauzula 83 Instrukcji nr 133). Określone wyciągi lub karty są akceptowane do rozliczenia po uzgodnieniu zawartych w nich zapisów z listami przewozowymi, o których pracownik organizacji prowadzący ewidencję eksploatacyjną paliw i smarów dokonuje odpowiedniego znaku na wyciągach lub kartach.

Podstawą odpisania paliw i smarów do eksploatacji urządzeń, maszyn i mechanizmów, która nie jest udokumentowana w liście przewozowym, może być protokół zużycia paliw i smarów do produkcji.

Koszty paliw i smarów faktycznie wydane na eksploatację pojazdów, maszyn i mechanizmów podlegają potrąceniu z rachunków kosztów produkcji, kosztów sprzedaży z rachunku nr 10, podkonta „Paliwo w zbiornikach pojazdów”, w zależności od kierunku ich użycie.

„Księgowość”, 2011, nr 2

W dalszym ciągu rozważamy kwestie rozliczania paliw i smarów. Jak wyeliminować możliwość wydawania paliw i smarów na potrzeby nieprodukcyjne? Jak monitorować zużycie paliwa? Jak uwzględnić straty paliwa powstające z różnych przyczyn?

Dokumentacja zużycia paliwa

Możliwe jest wyeliminowanie zużycia paliwa na potrzeby pozaprodukcyjne, na przykład jego wykorzystania przez pracowników do celów osobistych, poprzez odpowiednią organizację wydawania i rozliczania paliw i smarów.

Paliwo można kupować centralnie, przechowywać w specjalnych pojemnikach i wydawać tylko w miarę potrzeb kierowcom (a nie każdemu, kto pracuje w przedsiębiorstwie, a jedynie tym, dla których takie wydawanie zapewnia kierownictwo przedsiębiorstwa).

Aby kierowca mógł zatankować paliwo musi posiadać list przewozowy zatwierdzony przez upoważnioną osobę. Tankowanie odbywa się na podstawie listu przewozowego, w którym w wierszu „Wydaj paliwo” wpisana jest dozwolona do wydania ilość produktu naftowego, biorąc pod uwagę ilość paliwa w zbiorniku w momencie wyjazdu. Należy pamiętać, że nie ma takiego wiersza na listach przewozowych dla samochodów osobowych. Naszym zdaniem adnotację o dostawie paliwa można umieścić w wierszu „Opóźnienia, oczekiwanie, przestoje, wizyty w warsztacie i inne notatki”.

Ilość wydanego paliwa i smarów odnotowuje się w specjalnej wykresówce wydania przetworów naftowych, w której kierowca podpisuje otrzymane paliwo, a na liście przewozowym osoba odpowiedzialna finansowo, która wystawiła oznaczenia paliwa i smarów.

Formularz oświadczenia o rozliczeniu emisji produktów naftowych został zatwierdzony przez Państwowy Komitet ds. Produktów Naftowych ZSRR z dnia 15 sierpnia 1985 r. N 06/21-8-446.

Aby wzmocnić kontrolę nad dystrybucją paliw na podstawie listów przewozowych, kierowcom mogą być wydawane specjalne kupony, które staną się podstawą zaopatrzenia w paliwo i smary. Kupony muszą być poświadczone pieczęcią firmy.

Tankowanie pojazdu może nastąpić wyłącznie po złożeniu pełnego raportu dotyczącego otrzymanych wcześniej paliw i smarów. Jeżeli tankowanie odbywa się za pomocą kuponów, niewykorzystane kupony należy zwrócić, a operacja ta jest odzwierciedlona w arkuszu zwrotu kuponów.

Listy przewozowe. Wydatki na paliwa i smary można rozpoznać na podstawie dokumentów zawierających dane dotyczące rzeczywistego przebiegu i zużycia paliwa, a także potwierdzających produkcyjny charakter trasy pojazdu.

Dokumentem, który najpełniej odzwierciedla wymienione informacje, jest list przewozowy pojazdu (formularze zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78).

Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 04.07.2006 N 03-03-04/1/327 wskazało, że wzór listu przewozowego na samochód osobowy jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego. Inne organizacje mogą opracować własny formularz listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatki poniesione na zakup paliw i smarów, który musi odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy o rachunkowości. Podobny punkt widzenia zawarty jest w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji do Moskwy z dnia 7 lipca 2008 r. N 20-12/064123.2.

Sądy arbitrażowe zwracają uwagę, że formularz ten jest obowiązkowy jedynie dla organizacji transportu samochodowego, dlatego też brak niektórych szczegółów w liście przewozowym nie oznacza, że ​​koszty transportu nie są potwierdzone (Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Moskiewskiego z dnia 26 sierpnia , 2010 N KA-A41/9668 -10 z dnia 18 listopada 2009 r. nr KA-A40/12213-09; Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie nr A56-20450 /2008).

Należy zatem sporządzić list przewozowy, ale przedsiębiorstwa nie zajmujące się transportem samochodowym nie są zobowiązane do przestrzegania ujednoliconego formularza.

Aby jednak uniknąć ewentualnych konfliktów, lepiej nie dopasowywać niepotrzebnie ujednoliconej formy.

Z reguły list przewozowy wystawiany jest w jednym egzemplarzu przez dyspozytora lub osobę upoważnioną i jest ważny tylko przez jeden dzień lub jedną zmianę. Na dłuższy okres karta wydawana jest tylko w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie na dłużej niż jeden dzień (zmiana). List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wystawienia, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.

Jednakże Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 04.07.2006 N 03-03-04/1/327 wyjaśniło, że listy przewozowe należy sporządzać w taki sposób i z taką częstotliwością, aby na ich podstawie można było ocenić ważność poniesionych wydatków. Do podobnych wniosków doszła Federalna Służba Antymonopolowa Okręgu Centralnego (uchwała z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie nr A09-3658/07-29).

W liście przewozowym należy podać początkową i końcową ilość paliwa w zbiorniku, jego zużycie oraz trasę. Konieczne jest uwzględnienie informacji o trasie pojazdu na liście przewozowym, aby potwierdzić, że jest on używany specjalnie do celów produkcyjnych.

Aby kontrolować przepływ listów przewozowych wydawanych kierowcom i dostarczanie przetworzonych listów przewozowych do działu księgowości, stosuje się dziennik do rejestrowania ruchu listów przewozowych.

Rozliczanie paliw i smarów na terenach magazynowych oraz operacyjna kontrola ich ruchu

Rozliczanie paliw i smarów na obszarach magazynowych prowadzone jest przez osoby odpowiedzialne finansowo na kartach księgowych magazynu zgodnie z f. N M-17 lub w księgach zawierających dane wskazane w kartach ewidencyjnych składu, odrębnie dla każdej nazwy i marki produktów naftowych.

Na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzonych w ustalony sposób dane dotyczące przyjęcia i wydania paliwa wprowadzane są do kart (książki), a salda ilościowe są wyświetlane po każdym zapisie lub po uwzględnieniu ostatniej transakcji danego dnia. Paliwo rejestruje się w kategoriach masy (kilogramy i tony) i objętości (litry). Warto wiedzieć, że objętość i gęstość paliwa zależą od wahań temperatury: gdy wzrasta, zwiększa się objętość paliwa, a gdy maleje, maleje. Jednocześnie masa paliwa i smarów pozostaje stała.

Przykład 1. Spółka otrzymała benzynę od dostawcy. W dokumentach dostawcy ilość paliwa podana jest w tonach - 0,8 tony benzyny o gęstości 0,78 kg/l, co odpowiada 1025,641 l (800 kg: 0,78 kg/l).

Jak widać z przykładu 1, aby przeliczyć masę paliwa na objętość, niezbędne są dane dotyczące gęstości poszczególnych paliw i smarów. Gdzie mogę uzyskać te dane?

Przejdźmy do pisma Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 24 marca 2005 r. N 03-3-09/0412/23@, stwierdza się, że w zależności od reżimu temperaturowego i granic lotności benzyny silnikowej wskaźnik gęstości marki tej benzyny mogą się różnić w następujących granicach:

• dla A-76 (AI-80) - od 0,700 do 0,750 g/cm3. cm;
• dla AI-92 - od 0,715 do 0,760 g/sześcienny. cm;
• dla AI-95 - od 0,720 do 0,775 g/m3. cm;
• dla AI-98 - od 0,730 do 0,780 g/m3. cm.

Federalna Służba Podatkowa Rosji zaproponowała na podstawie tych danych, stosując średnią wartość wskazanych wskaźników, przeliczenie ilości produktów naftowych z jednej jednostki miary na drugą.

Możesz także zapoznać się z Instrukcją odbioru, przechowywania, wydawania i rozliczania paliw i smarów w przedsiębiorstwach transportu samochodowego RD-200-RSFSR-12-0053-84 (zatwierdzoną przez Ministerstwo Transportu Samochodowego RSFSR z dnia 27 lipca 1984), która stanowi, że paliwa i smary znajdujące się w magazynach (na stacjach benzynowych) uwzględniane są w ujęciu masowym.

Dzienne zużycie paliw i smarów przelicza się z jednostek objętości na jednostki masy według średniej gęstości wskazanej na fakturze za kupony lub ustala się w następujący sposób. Cysterna (magazynista) podczas wydawania paliwa podczas pełnienia swojej służby (zmiany) sprawdza gęstość i temperaturę dostarczonego paliwa co najmniej trzy razy w ciągu zmiany (na początku, w środku i na końcu zmiany). Pobieranie próbek w celu określenia gęstości produktu naftowego należy przeprowadzić zgodnie z wymaganiami GOST 2517-80 „Ropa naftowa i produkty naftowe. Pobieranie próbek”. Uzupełniający wpisuje uzyskane wyniki pomiarów do oświadczenia (dowolnej formy) z obowiązkowym wskazaniem pojemnika, z którego dozowany jest produkt oraz nazwą produktu. Za średnią arytmetyczną przeprowadzonych pomiarów gęstości produktu przyjmuje się średnią gęstość produktu uwalnianego na zmianę.

Dane z arkuszy dystrybucyjnych i kart limitowo-poborowych dotyczące dostaw paliwa, w tym kuponów, muszą być odzwierciedlone w magazynowych kartach (księgach) księgowych w momencie ich zamknięcia, obejmujących transakcje na ostatnie dni miesiąca sprawozdawczego, w odpowiednich jednostkach miary .

Organizując pracę zmianową w przedsiębiorstwie dla osób odpowiedzialnych materialnie, można wykorzystać książkę paliw, smarów i kuponów do rejestrowania przepływu produktów naftowych.

Na koniec zmiany pozostałe produkty naftowe są inwentaryzowane i po uzgodnieniu z danymi księgowymi przekazywane za pokwitowaniem jednej odpowiedzialnej finansowo osobie drugiej.

Na podstawie dokumentów, na podstawie których przedsiębiorstwo otrzymywało i dystrybuowało produkty naftowe: faktury, akty, zapisy kart zwrotnych, wymagania, zapisy wydanych paliw i smarów, oświadczenia o ustaleniu gęstości i temperatury, potwierdzające prawidłowość przeliczenia ilości paliw i smary z jednostek objętości luzem i odwrotnie, osoba odpowiedzialna finansowo sporządza raport z przepływu paliwa, który wraz z dokumentami dotyczącymi odbioru i zużycia w terminach ustalonych przez kierownika przedsiębiorstwa jest przekazywany do księgowości dział i służy jako podstawa do rejestrowania przepływu paliw i smarów w księgowości.

Rozliczanie utylizacji paliw i smarów

Na podstawie danych z listu przewozowego księgowy musi spisać wypalone paliwo i smary. Koszty paliw i smarów wydanych na potrzeby produkcyjne są w większości przypadków odpisywane na rachunki kosztów. Są jednak wyjątki: jeśli zużycie paliwa wiąże się z nabyciem środków trwałych (na przykład środków trwałych), wówczas jego koszt jest uwzględniany w koszcie początkowym środka trwałego (przykład 2).

Przykład 2. Firma zakupiła maszynę o wartości 4 200 000 RUB. na zasadzie odbioru z magazynu dostawcy zlokalizowanego w innym mieście. Do dostarczenia maszyny wysłano spedytora i kierowcę. Wysokość wydatków na potrzeby podróży wynosi 6000 rubli. (w tym kierowca przeznaczył 2750 rubli na benzynę). Po powrocie z podróży służbowej koszt paliwa pozostałego w zbiorniku samochodu wynosi 155 rubli.

W księgowości spółki dokonano następujących zapisów:

Dt sch. 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”

K-t sch. 50 „Kasjer”

8750 rubli. (6000 + 2750)

wystawiany w protokole podróży służbowej kierowcy i spedytorowi;

Dt sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",

uwzględniono kierowcę zgłoszonego za zakupioną benzynę, paliwo i smary;

K-t sch. 60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami”

4 200 000 RUB

odzwierciedlony jest koszt zakupionej maszyny;

Dt sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”

2595 rubli. (2750 - 155)

koszt paliwa użytego do dostarczenia maszyny jest wliczony w jej koszt początkowy;

Dt sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”

K-t sch. 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”

koszty podróży związane z dostawą maszyny są wliczone w jej koszt początkowy;

Dt sch. 01 „Środki trwałe”

K-t sch. 08 „Inwestycje w aktywa trwałe”

4 208 595 RUB (4 200 000 + 6000 + 2595)

maszyna zostaje oddana do użytku.

Kwotę rzeczywistych kosztów nabycia środków trwałych gromadzi się na koncie 08 „Inwestycje w środki trwałe”, które w momencie oddania tych aktywów do użytkowania zamyka się odpowiednio na koncie 01 „Środki trwałe” itp.

Rozliczanie utylizacji paliw i smarów skradzionych, zepsutych, wydatkowanych na potrzeby pozaprodukcyjne. Księgowy rejestrujący zbycie paliw i smarów w związku z wymienionymi przyczynami musi dysponować następującymi dokumentami:

• zgłaszanie kradzieży organom ścigania;
• akt, który wskazywałby przyczynę zbycia i cechy zbywanego przedmiotu;
• zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji;
• spis inwentarza, arkusz porównawczy, wykaz wyników zidentyfikowanych przez inwentarz;
• postanowienie o odmowie wszczęcia sprawy karnej albo zawiadomienie o jej zawieszeniu albo zakończeniu.

Aby odzwierciedlić w informacjach księgowych kwoty niedoborów i strat spowodowanych szkodami materialnymi i innymi aktywami, stosuje się konto 94 „Niedobory i straty spowodowane szkodami majątkowymi”.

W przypadku znalezienia konkretnego sprawcy kradzieży kwotę strat obciąża rachunek 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami” (w kontekście analitycznego rozliczania sprawcy w celu utrzymania późniejszego rozliczania rozliczeń z tytułu odszkodowania za wyrządzone szkody) (przykład 3).

Przykład 3. W przedsiębiorstwie stwierdzono kradzież paliw i smarów na łączną kwotę 23 200 RUB. Kierownictwo przedsiębiorstwa zwróciło się do organów ścigania, znaleziono sprawcę kradzieży, a sąd nakazał mu naprawienie szkody. W księgach dokonano następujących zapisów:

K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",

stwierdzono braki w paliwie i smarach;

Dt sch. 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami”

straty powstałe w wyniku kradzieży paliwa i smarów przypisuje się winnemu.

Jeżeli winny nie może spłacić kwoty straty, a przejęcie jego majątku jest niemożliwe, kwotę straty z rachunku 94 odpisuje się w obciążenie rachunku 91 „Inne przychody i wydatki”, subkonto „Inne wydatki”.

Kierowca rekompensuje koszty nadmiernie zużytego paliwa. Rozważmy w przykładzie 4, jak obliczenia dokonane w takiej sytuacji znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości. W przypadku braku zgody pracownika na naprawienie szkody, kwoty te można odzyskać jedynie na drodze sądu, wykazując, że ów nadmierny wydatek powstał z winy pracownika.

Przykład 4. Nadmierne zużycie paliwa przez kierowcę kosztowało firmę 617 rubli. Pracownik nie potrafił wyjaśnić przyczyny nadmiernego zużycia paliwa i zgodził się zrekompensować jego koszt.

W księgach rachunkowych dokonano następujących wpisów:

Dt sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”

K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",

odzwierciedlana jest wielkość nadmiernego zużycia paliwa;

K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”

kwotę nadmiernego zużycia paliwa przypisuje się kierowcy;

Dt sch. 70 „Rozliczenia z personelem dotyczące wynagrodzeń”

K-t sch. 73 „Rozliczenia z personelem z tytułu pozostałych operacji”, subkonto. 2 „Obliczenia odszkodowania za szkody materialne”,

kwota szkody jest potrącana z wynagrodzenia kierowcy.

Zużycie paliw i smarów na cele niezwiązane z działalnością produkcyjną przedsiębiorstwa. W takim przypadku ich koszt nie podlega odpisowi w ciężar kosztów pomniejszających podstawę podatku dochodowego.

Załóżmy, że przedsiębiorstwo na zlecenie domu opieki dla osób starszych przeznaczyło materiały budowlane na remont lokalu. Do transportu materiałów zużywano paliwo. W rachunkowości koszt przydzielonych materiałów i wypalonego paliwa musi zostać odzwierciedlony w obciążeniu rachunku 91, w rachunkowości podatkowej - w rejestrze wydatków, które nie zmniejszają podstawy podatku dochodowego. Jeżeli od tego paliwa istniał „naliczony” podatek VAT, który został wcześniej odliczony, należy go zwrócić. Kwotę zwróconego podatku odzwierciedla zapis w obciążeniu rachunku 91 i uznaniu rachunku 68, subkonto „Obliczenia VAT”.

Uwzględnianie strat paliw i smarów wynikających ze strat naturalnych

Straty paliwa mogą nastąpić nie tylko w wyniku zdarzeń takich jak kradzież. Paliwo i smary mogą odparować, przykleić się itp. Inaczej mówiąc, księgowy może spotkać się z faktem strat paliwa na skutek działania warunków naturalnych. W tym przypadku możemy mówić o konieczności obliczenia norm strat naturalnych.

Ogólnie rzecz biorąc, normy utraty naturalnej są normami strat, które reprezentują naturalną utratę masy lub objętości towarów, powstałą w wyniku procesów fizycznych i chemicznych w normalnych warunkach transportu, przechowywania i uwalniania.

Straty niezwiązane z procesami naturalnymi (np. wycieki ze zbiorników, naprawy, czyszczenie zbiorników) nie są brane pod uwagę przy obliczaniu współczynników strat naturalnych.

Od 20 listopada 2009 roku obowiązuje Rozporządzenie Ministra Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 roku N 364 „W sprawie zatwierdzenia Norm dotyczących naturalnej utraty produktów naftowych podczas przechowywania”. Normy te są ograniczające i stosuje się tylko w przypadku rzeczywistego niedoboru(przykład 5).

Przykład 5. Księgowy przedsiębiorstwa transportowego, które stale przechowuje znaczne zapasy benzyny (często długoterminowe), obliczył normy strat naturalnych. Normą było 4 litry, które spisał. Z danych inwentaryzacyjnych wynika jednak, że ilość paliwa nie uległa zmianie i nie brakowało.

Działania księgowego są nieprawidłowe, ponieważ normy strat naturalnych należy obliczyć tylko w przypadku zidentyfikowania niedoboru.

Naturalny ubytek produktu naftowego określa się, mnożąc odpowiednią normę przez masę przyjętego produktu naftowego w tonach i zależy od: strefy klimatycznej (Podano podział terytorium według stref klimatycznych w celu stosowania norm naturalnego ubytku produktów naftowych w załączniku nr 3 do Norm naturalnego ubytku produktów naftowych podczas przechowywania); pora roku (okresy jesień-zima (od 1 października do 31 marca) lub wiosna-lato (od 1 kwietnia do 30 września)); grupy produktów naftowych (podział na grupy ze względu na właściwości fizykochemiczne podano w Załącznikach nr 1 i 2 do Norm dotyczących naturalnej utraty produktów naftowych podczas przechowywania); czas przechowywania (pierwszy miesiąc przechowywania, ponad miesiąc); rodzaj zbiorników, w których przechowywane są produkty naftowe (stalowe naziemne, stalowe z pontonem, zakopane) i ich pojemność (przykład 6).

Przykład 6. Inwentaryzacja przeprowadzona w czerwcu, magazynowana w naziemnych zbiornikach stalowych o pojemności do 1000 metrów sześciennych. m w przedsiębiorstwie (druga strefa klimatyczna) produktów naftowych pierwszej grupy wykazała niedobór benzyny silnikowej (pierwsza grupa produktów naftowych) w ilości 6 litrów w wysokości 138 rubli. W księgach dokonano następującego zapisu:

Dt sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”

K-t sch. 10 „Materiały”, subkonto. "Paliwo",

odzwierciedlany jest koszt brakującego paliwa i smarów.

Od drugiego miesiąca przechowywania w zbiorniku zgromadzono 1,2 tony benzyny o gęstości 0,76 kg/l.

Stopień ubytku naturalnego zgodnie z Zarządzeniem Ministra Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 r. N 364, w oparciu o istniejące warunki, wyniósł 0,288 kg na 1 tonę paliwa i był równy 0,346 kg (0,288 kg/t x 1,2 t) lub 0,455 l (0,346 kg: 0,76 kg/l).

Zatem niedobór 0,455 litra jest niedoborem w granicach ubytku naturalnego, który został odpisany:

Dt sch. 20 „Produkcja główna”

K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”

10,47 rub. (0,455 l x (138 RUR: 6 l))

koszt brakującego paliwa i smarów w granicach norm strat naturalnych odpisuje się jako koszt wytworzenia.

Niedobór przekraczający normy utraty naturalnej przypisuje się winnemu:

Dt sch. 73 „Rozliczenia z personelem z tytułu pozostałych operacji”, subkonto. 2 „Obliczenia odszkodowania za szkody materialne”,

K-t sch. 94 „Niedobory i straty spowodowane uszkodzeniem przedmiotów wartościowych”

127,53 rubli (138 - 10,47)

kwotę niedoboru przekraczającą normy straty naturalnej przypisuje się osobie odpowiedzialnej finansowo.

Subklauzula 2 ust. 7, art. 254 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że dla celów podatkowych straty wynikające z niedoborów i (lub) uszkodzeń podczas przechowywania i transportu zapasów w granicach norm strat naturalnych zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej są zrównane na wydatki materialne. W związku z tym organizacja ma prawo uwzględnić w wydatkach materialnych straty z tytułu podatku dochodowego wynikające ze strat podczas przechowywania produktów naftowych w granicach Norm strat naturalnych zatwierdzonych przez Ministerstwo Energii Rosji z dnia 13 sierpnia 2009 r. N 364.

Zakup i odpis paliw i smarów należy udokumentować pisemnie w oparciu o ustawy. Próbkę można pobrać bezpłatnie poprzez bezpośredni link.

Utrzymanie floty pojazdów wiąże się z pewnymi wydatkami dla przedsiębiorstwa. Należą do nich: naprawy, tankowanie, płatność dla kierowców, warsztat. Paliwo i smary zajmują oddzielną pozycję w sprawozdaniu finansowym i muszą być wyraźnie rejestrowane. Zakup i odpis paliw i smarów należy udokumentować pisemnie, za pomocą różnych dokumentów towarzyszących, w tym ustaw. Przykładowa ustawa o odpisywaniu paliw i smarów można pobrać bezpłatnie poprzez bezpośredni link na przeglądanej stronie.

Odpis każdego grama paliwa i smarów musi być potwierdzony informacją papierową. Niedopuszczalne jest spisywanie paliw i smarów w dowolnej kolejności. Obliczenia dotyczące paliw i smarów wpływają na bilans przedsiębiorstwa, podatki i inne płatności rządowe. Zużycie paliwa ustalane jest przez instytucję na podstawie średnich wskaźników dostarczonych przez samych kierowców, a także specjalnych urządzeń (GPS, GLONASS itp.). Na koniec okresu sprawozdawczego dane są przetwarzane i korygowane są średnie.

Obowiązkowe klauzule ustawy o odpisach paliw i smarów

:

• Charakterystyki techniczne i indywidualne znaki identyfikacyjne pojazdu;
• Imię i nazwisko kierowcy;
• Wskazanie okresu kalendarzowego, za który dokonuje się odpisu paliw i smarów;
• Nazwa paliw i smarów oraz ich ilość;
• Pozostałe dane informacyjne według uznania uczestników.
• Podpis, odpis kompilatora i członków komisji recenzującej.

W wykonaniu samego aktu nie ma nic skomplikowanego. Jedynym istotnym kryterium jest zgoda wszystkich członków komisji na dane techniczne. Muszą odpowiadać rzeczywistości i nie odbiegać od zwykłych średnich parametrów. Gwałtowny spadek lub wzrost zużycia paliwa będzie wymagał sprawdzenia jednostek i działań kierowców. W omawianym arkuszu dopuszczalne jest dokonanie poprawek z obowiązkowym podpisem i transkrypcją autora. Dopuszczalny jest niewielki błąd w obliczeniach, ponieważ nie da się obliczyć dokładnej ilości paliwa pozostałego w zbiorniku.

Wybór najważniejszych dokumentów na życzenie Karta wydawania paliw i smarów(regulacyjne akty prawne, formularze, artykuły, konsultacje eksperckie i wiele innych).

Akty regulacyjne: Karta wydawania paliw i smarów

Załącznik 14

Ilość wydanych przetworów naftowych odnotowuje się w Ewidencji wydania paliw i smarów (w formie zgodnej z załącznikiem nr 1), na której kierowca (ciągnik itp.) podpisuje otrzymane materiały, oraz w listach przewozowych (dowód rejestracyjny kierowcy ciągnika) – podpisany przez osobę odpowiedzialną finansowo, która wydała określone materiały. W przypadku listów przewozowych stosuje się standardowe formularze międzybranżowe, zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 „Po zatwierdzeniu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy maszyn i mechanizmów budowlanych, praca w transportu drogowego.” Należą do nich: „List przewozowy na samochód osobowy” (formularz N 3), „List przewozowy na pojazd specjalny” (formularz nr 3 – specjalny), „List przewozowy na samochód ciężarowy” (formularz N 4-s), „List przewozowy na pojazd ciężarówka” (formularz N 4-s), karta ciężarówki” (formularz nr 4-p), „karta trasy autobusu” (formularz nr 6) itp. Do ewidencji pracy maszyn i mechanizmów rolniczych stosuje się formularze branżowe są stosowane, zatwierdzone przez organizację w określony sposób w ramach jej zasad rachunkowości.

Artykuły, komentarze, odpowiedzi na pytania: Karta wydawania paliw i smarów

Otwórz dokument w swoim systemie ConsultantPlus:
W wykresówce wydania paliw i smarów należy uwzględnić całość paliwa wydanego pracownikom przedsiębiorstwa. Dział księgowości wydaje paliwa i smary dopiero po okazaniu przez kierowcę listu przewozowego lub innego dokumentu – szczegółowy tryb musi być określony w polityce rachunkowości. Paliwo podawane jest w litrach, a oleje w kilogramach. Całkowita ilość paliwa i smarów jest podsumowana na końcu zestawienia. Ponadto na dokumencie wskazano: nazwę i markę paliwa, informacje o pojeździe takie jak marka, model i numer rejestracyjny, informacje o kierowcy, czyli jego imię i nazwisko. i numer personalny, data wydania paliwa i smarów. Kierowca oraz pracownik odpowiedzialny za wydanie paliwa mają obowiązek sprawdzić wszystkie dane i poświadczyć oświadczenie. Równocześnie z wypełnieniem oświadczenia pracownik odpowiedzialny finansowo ma obowiązek podpisać list przewozowy. Na liście znajdują się także dane dotyczące paliwa potrzebnego podczas naprawy i konserwacji pojazdu. Podstawą wpisów będą faktury i karty ograniczające.