Automatyczne wypełnianie arkusza czasu pracy w programie Excel. Podstawowe kody do wypełniania grafiku

* Karta czasu pracy współpracuje z z następującymi kodami występy: 01 (występ), 02 (noc), 03 (praca w weekendy), 04 ( nadgodziny), 05 (metoda rotacyjna), 06 (podróż służbowa), 12 (krótki dzień pracy), 21 (skrócony dzień pracy). Jeżeli używasz innych kodów obecności, konieczne będzie wprowadzenie zmian w formule.

** Karta czasu pracy współpracuje z następującymi kodami obecności: I (obecność), N (noc), RP (praca w weekendy), S (nadgodziny), VM (praca rotacyjna), K (podróż służbowa), UV (krótki czas pracy) dzień roboczy), LCH (skrócony czas pracy). Jeżeli używasz innych kodów obecności, konieczne będzie wprowadzenie zmian w formule.

Jak wiadomo, Arkusz czasu- Ten dokument główny, według którego naliczane są wynagrodzenia. Te. Dokument ten jest bardzo ważny i niezwykle niepożądane jest popełnianie w nim błędów. Trzeba nie tylko dokładnie wprowadzić dane dotyczące frekwencji, zwolnień lekarskich, urlopów, pracy w weekendy, ale także obliczyć całkowita ilość dni i godziny przepracowane dla każdego pracownika.

Dzisiaj zautomatyzujemy Arkusz czasu pracy w Excelu ewidencja czasu pracy, czyli jej druga strona. Wprowadźmy formuły do ​​komórek, w których obliczane są wartości całkowite. Zatem po wprowadzeniu zmian dane wynikowe będą przeliczyć automatycznie.

Głównym problemem, przed którym staniemy, są specjalne kody używane do oznaczania dni. Zatem dzień obecności oznacza się jako „I” lub „01”, zwolnienie lekarskie – „B” lub „19”, pracę w dzień wolny – „RP” lub „03” itp.

Jak liczyć litery lub cyfry w formacie tekstowym?

Aby zsumować wartości, należy przypisać wartość jeden wszystkim dniom obecności, a zero dniom nieobecności.

Aby rozwiązać ten problem, ponownie użyjemy operatora logicznego „JEŻELI”, który jest dostępny w funkcjach Excela (Funkcje (zakreślone na czerwono) => Inne funkcje => Logiczne => JEŻELI).

Pomoże nam w tym operator logiczny „JEŚLI”. przekonwertuj alfabet lub wyrażenia numeryczne w formacie tekstowym na liczby.

Dane te zostaną jednak opublikowane nie w polu Arkusz czasu pracy i nie tylko. W tym celu należy w dowolnym miejscu strony zaznaczyć pole o wielkości odpowiadającej polu służącemu do wpisywania dni i godzin pracy grafiku. To tutaj dokonamy naszej magii.

Zacznijmy od ustalenia pól tak, aby było nam wygodniej pracować (zostawimy kilka kolumn do zapisywania dni roboczych w stałym polu, ponieważ będziemy się do nich odnosić).

Cóż, teraz po prawej stronie wszystkich pól Tabeli zaczniemy tworzyć formuły za pomocą operatora „JEŻELI”. Wybierz dowolną komórkę na poziomie odpowiedniego pola tabeli i wywołaj operatora.

Wypełnij pola operatora.

Znaczenie tej operacji polega na przypisaniu formatowi tekstowemu „01” (lub „I”) wartości równej „1”. Zatem wyrażenie logiczne wyglądałoby następująco:
jeśli adres konwertowanej komórki (w naszym przypadku D8) = „01”, wówczas wartość komórki AV8 zostanie uznana za równą „1”

To wyrażenie zapisujemy w polach operatora. Wartość, do której przypisany jest numer (w naszym przypadku „01”) należy ująć w cudzysłów:

Pole Value_if_false można pozostawić puste lub można w nim wpisać „0”. Pozostawimy to puste.

Teraz dopiero po pojawieniu się wartości „01” w komórce D8 jednostka pojawi się w komórce AV8. W W przeciwnym razie zobaczymy napis „false” (lub nic, gdybyśmy wpisali „0” w polu operatora Value_if_false). Na przykład:

Format komórki tekstowej w programie Excel

Jest jedna rzecz, na którą warto zwrócić uwagę istotny punkt. Jeśli wprowadzisz wartość „01” do komórki i pojawi się „1”, oznacza to, że format komórki jest liczbowy, a nie tekstowy. Trzeba to zmienić. W przeciwnym razie formuła nie będzie działać.

Wybierz żądaną komórkę, kliknij menu prawym przyciskiem myszy i wybierz „Formatuj komórki”. W zakładce „Numer” wybierz format „tekstowy”.

Po zmianie formatu należy ponownie wprowadzić wartość do komórki.

Jeśli chcesz zmienić format we wszystkich komórkach pola jednocześnie, musisz zaznaczyć wszystkie te pola i jednocześnie zmienić format we wszystkich komórkach, korzystając z tej samej funkcji.

Notatka: Jeśli po zmianie formatu formuły nie działają, oznacza to, że w Twoich parametrach aktualizacja jest ustawiona na tryb ręczny.

W takim przypadku należy ręcznie zaktualizować komórkę formułą (kliknij ją dwukrotnie i naciśnij „enter”) lub naciśnij przycisk F9, co jednocześnie aktualizuje cały arkusz Excela.

Jeśli chcesz dostosować automatyczna aktualizacja(i w naszym przypadku po prostu trzeba to zrobić, w przeciwnym razie za każdym razem będziesz musiał ręcznie aktualizować wszystkie komórki), przejdź do „Narzędzia” => „Opcje” => „Obliczenia” i wybierz opcję „automatycznie”:

Wprowadziliśmy więc do komórki jeden warunek. Ale co z resztą listy oznaczeń dni?

To wszystko jest całkiem proste! Na pasku stanu skopiuj całe wyrażenie z wyjątkiem znaku „=”.

umieścić ";" przed ostatnim nawiasem wyrażenia i wklej po nim skopiowane wyrażenie:

Poprawiamy „01” w drugim wyrażeniu na „03” (praca w dzień wolny):

Gotowy! Znaczenie tego wyrażenia będzie brzmieć następująco:
Jeżeli wartość komórki D8 odpowiada „01”, wówczas wartość komórki AV8 należy uznać za 1, jeśli nie, wówczas obowiązuje nowy warunek: [jeśli wartość komórki D8 odpowiada „03”, wówczas wartość komórkę AV8 należy uznać za „1”].
I tak ze wszystkimi kolejnymi warunkami.

Dodajmy teraz dowolny kod na dzień niestawienia się. Skopiujmy drugie wyrażenie, od razu chwytając „;”:

i wstaw ponownie przed wszystkimi nawiasami:

Poprawiamy „03” na „16” (urlop na własny koszt) i „1” na „0”, aby ten dzień nie był liczony jako przepracowany:

To wszystko! Wszystkie pozostałe kody wpisujemy w ten sam sposób.

Weźmy pod uwagę, że operator logiczny „JEŻELI” pozwala na użycie nie więcej niż 7 argumentów, więc jeśli liczba użytych kodów będzie większa niż 7, kody można wprowadzać tylko dla dni obecności. Wszyscy inni Kody Excela w każdym przypadku będzie to liczone jako „0”.

Skopiuj powstałą formułę i wklej ją do wszystkich komórek odpowiadających komórkom Arkusza czasu pracy:

To samo robimy z drugą połową miesiąca.

Jednak w praktyce może się zdarzyć, że podczas pracy z grafikem (kopiowanie, wklejanie, wycinanie komórek) format komórki zawodzi. Dlatego zwracamy uwagę na jedną cechę obliczania kwoty w Excelu.

Korzystamy z tej funkcji w naszej karcie raportu:

Teraz dodajemy liczbę dni dla pierwszego i drugiego okresu, a następnie liczbę godzin.

W tym celu aktywujemy komórkę, w której chcemy utworzyć formułę i wpisujemy w niej odpowiednie znaki BEZ SPACJI, lub aktywujemy (zaznaczamy lewym przyciskiem myszy) odpowiednie komórki w następne zamówienie:

= [Liczba dni (godzin) dla 1. połowy miesiąca] + [Liczba dni (godzin) dla 2. połowy miesiąca] ENTER

W razie potrzeby możesz zautomatyzować kolumnę „Liczba niewyświetleń”. W tym celu poza polem Arkusza czasu pracy należy zaznaczyć komórkę, w której będziemy wprowadzać ilość dni kalendarzowe w bieżącym miesiącu.

oraz godziny niestawienia się według wzoru:

= [Liczba dni w miesiącu] * [Liczba godzin dziennie] - [Liczba przepracowanych godzin] ENTER

Wszystkie otrzymane formuły są kopiowane i wklejane w odpowiednie komórki grafiku na koniec listy pracowników.

Zautomatyzowaliśmy wszystko, co dało się zautomatyzować. Możesz teraz ukryć kolumny znajdujące się po prawej stronie arkusza czasu pracy.

Pozostał jeden mały niuans. Jeżeli liczba pracowników przekracza liczbę wierszy gotowego arkusza czasu pracy, należy skopiować gotowy arkusz i dodać do akt tyle kopii, ile jest konieczne, aby uwzględnić wszystkich pracowników.

Jak skopiować arkusz i wkleić go do istniejącego pliku

Aktywujemy potrzebny nam arkusz (na dole strony klikamy na niego lewym przyciskiem myszy), prawym przyciskiem myszy wywołujemy menu i wybieramy „Przenieś/Kopiuj”:

Wybierz arkusz, przed którym chcesz umieścić arkusz do skopiowania i zaznacz pole „utwórz kopię”:

Kliknij OK i otrzymaj nowy liść, całkowicie identyczny z kopiowanym. Utworzona kopia oznaczona jest liczbą 2, ujętą w nawiasy - (2).

Nazwę powstałego arkusza można zmienić. Możesz wykonać nieograniczoną liczbę takich arkuszy.

We wszystkich firmach trzeba uwzględniać czas pracy, jednak zadanie to ma wiele możliwości w zależności od warunków pracy (czas trwania zmiany, liczba zmian, elastyczne godziny pracy itp.). Ten artykuł pomoże Ci znaleźć rozwiązanie i zautomatyzować księgowość.

Zacznijmy od określenia liczby dni roboczych pomiędzy dwiema datami. Aby rozwiązać ten problem, postępuj zgodnie z algorytmem:

wprowadź datę początkową i końcową okresu;

wpisać daty świąt, jeżeli w tym okresie przypadają;

wstaw funkcję do wolnej komórki DNI ROBOCZE(kategoria Data i godzina).

Oznacza to harmonogram pracy z dwoma dniami wolnymi (tradycyjna sobota i niedziela). Może być kilka świąt; datę każdego z nich należy wpisać w osobnej komórce.

Wolne dni mogą być dłuższe i nie musi to być niedziela. Następnie użyj funkcji takiej jak DNI ROBOCZE.INTL.

Rozważmy opcję, gdy firma pracuje na jedną zmianę, pracownicy mają stały harmonogram pracy i brane są pod uwagę spóźnienia. Utwórz tabelę (przykład z formułami pokazano na rysunku). Czas należy wskazać za pomocą znaku „:” (godziny:minuty:sekundy).

Pod koniec miesiąca możesz odnieść porażkę sumy częściowe, używając odpowiedniego polecenia na karcie Dane. Nie zapomnij najpierw posortować według daty (jeśli chcesz podsumować czas według dnia) lub według nazwiska (jeśli potrzebujesz sum dla każdego pracownika).

Możliwe jest, że firma ma kilka harmonogramów pracy. Następnie możesz utworzyć tabelę pomocniczą z opcjami przesunięcia. W tabeli głównej zaleca się weryfikację danych w komórkach z kodami zmianowymi, aby przy wprowadzaniu nie było błędów. W tym celu użyj polecenia Weryfikacja danych, który znajduje się na zakładce Dane.

Aby wprowadzić jedynie kod zmiany i automatycznie otrzymać czas pracy dziennej i nocnej oraz ich sumę, można skorzystać z funkcji przeglądania tabeli pionowej ( WYSZUKAJ PIONOWO) z kategorii Linki i tablice:

wybierz komórkę, w której powinien zostać odzwierciedlony czas pracy (E3);

dzwonić Kreator funkcji przycisk fx;

wskazać, czego szukamy (D3);

wpisać numer kolumny z danymi dotyczącymi czasu pracy dziennej (2);

w ostatnim polu wpisz KŁAMSTWO(ponieważ będziemy szukać dokładnego dopasowania).

Dla godzin nocnych utwórz formułę w ten sam sposób, tylko numer kolumny będzie wynosił 3.

Jeśli potrzebujesz obliczyć staż pracy lub wiek, funkcja może się przydać RAZNDAT, w którym znajdziesz Pełna lista alfabetyczna.

Niezależnie od wersji programu Excel, której używasz, poznane techniki pomogą Ci poprawić dokładność i wydajność księgowości przy minimalnym wysiłku.

Każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników najemnych musi uwzględniać czas przepracowany przez pracowników. Na tej podstawie dział księgowości wylicza należne im wynagrodzenia i świadczenia. Przepracowany czas jest odzwierciedlony w specjalny dokument– karta czasu pracy. Powiemy Ci, jakie są niuanse dotyczące jego konserwacji i jak poprawnie je wypełnić.

Arkusz czasu pracy jest jednym z typów dokumentacja pierwotna księgowość, która rejestruje:

• typ środowiska wykonawczego funkcje pracy w którym pracownik pracuje;
• czas jego trwania (w godzinach i dniach).

Funkcje grafiku:

• notatkę o faktycznym zatrudnieniu pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy;
• kontrola personelu;
• odpowiednią wypłatę wynagrodzeń i niektórych świadczeń;
• dowody w odpowiednich sporach pracowniczych;
• obliczenie przetwarzania;
• podstawa legalności zwolnienia z powodu absencji;
• uzasadnienie podatkowe kosztów funduszu wynagrodzenie;
• podstawa do sporządzania raportów dla organów regulacyjnych.

Czy spółka LLC lub indywidualny przedsiębiorca może działać bez karty czasu pracy?

Prawo wymaga od pracodawców prowadzenia takiej karty raportów niezależnie od tego, czy forma prawna ich organizacje. Jeżeli firma zatrudnia pracowników najemnych, należy im się wynagrodzenie, od którego odprowadzane są do budżetu podatki. Aby sprawdzić zasadność naliczeń wynagrodzeń, urząd skarbowy zapyta o obecność tego dokumentu i jego treść.

Jeżeli spółka z oo lub przedsiębiorca indywidualny zatrudnia pracowników, a karta czasu pracy nie jest wypełniona lub zawiera błędy, urząd skarbowy może uznać koszty ich wynagrodzeń za udokumentowane bezpodstawnie. Oznacza to, że te wydatki pracodawcy nie spowodują zmniejszenia podstawy podatku dochodowego.

Ważny! Pracodawca, który nie zadaje sobie trudu ewidencjonowania czasu pracy lub prowadzi karty czasu pracy z naruszeniami, podlega sankcjom ze strony organów kontrolnych. Dyrektorowi grozi kara w wysokości 1000–5000 rubli, a organizacjom – do 50 tysięcy rubli. (Artykuł 52.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Jak liczony jest czas pracy pracownika?

Za czas pracy uważa się tę część dnia lub nocy, w której pracownik jest obowiązany wykonywać swoje obowiązki służbowe, lub czas równoważny pod względem wynagrodzenia. Czas trwania tego okresu (dzień roboczy lub zmiana) i regularność jego powtarzania (program lub harmonogram) należy odnotować w umowa o pracę jak warunki pracy.

Arkusz czasu wskazuje różne rodzaje czasu związane z funkcjami pracy:

• dzień;
• noc;
• w weekendy i święta;
• nadgodziny;
• oglądać;
• podróż służbowa;
• zaawansowane szkolenia poza produkcją;
• płatne urlopy;
• zwolnienie lekarskie;
• wymuszona absencja;
• strajk;
• proste itp.

Zasady prowadzenia grafiku

Sędzia mierzący czas ma obowiązek przestrzegać prawa przyjęte zasady, a także regulacje zawarte w aktach wewnętrznych regulamin przedsiębiorstwa:

1. Dokument ten może być prowadzony dla każdego działu oddzielnie lub dla całej organizacji.
2. W karcie czasu pracy uwzględniona jest liczba godzin przepracowanych przez pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy według nadanego mu kodu.
3. Oprócz czasu zatrudnienia odnotowuje się także liczbę godzin, w których pracownik nie wykonywał pracy, choć miał ją wykonywać (absencja, strajki, przestoje).
4. Pracownicy są uwzględniani w karcie czasu pracy lub wyłączani z niej po zarejestrowaniu odpowiedniego dokumentacja personalna– nakaz zatrudnienia lub zwolnienia, umowa o pracę.
5. Wpisując nowego pracownika do grafiku, otrzymuje on numer personalny, który jest unikalny i stanie się jego kodem w dokumentacji kadrowej. Numer będzie ważny przez cały czas działania tego pracodawcy. Zmiana stanowiska nie powoduje zmiany liczebności personelu. Po zwolnieniu tego samego numeru nie należy nikomu przydzielać przez 3 lata.
6. Surowo zabrania się wcześniejszego wypełniania grafiku - czas jest odzwierciedlony w dokumencie. faktycznie się sprawdziło.

Czy korzystanie z elektronicznych systemów monitoringu jest legalne?

Korzysta z nich wiele organizacji, szczególnie dużych systemy elektroniczne kontrola i/lub nadzór nad pracownikami. Różne funkcje tych systemów pozwalają rejestrować czas przybycia i wyjazdu pracowników, niektórzy - ich przemieszczanie się po terenie, czasem - ich aktywność w miejscu pracy.

Podstawą odnotowania obecności pracownika w pracy może być jego zarejestrowanie przez różne wskaźniki, przez to przewidziane lub inny system rachunkowości i kontroli:

• prezentacja elektronicznych przepustek-kart;
• odczyt linii papilarnych;
• skanowanie siatkówki;
• nagrywanie wideo za pomocą kamer itp.

W zależności od wybranego systemu sterowania otrzymane dane są rejestrowane w takiej czy innej formie. Wiele systemów elektronicznych umożliwia przesyłanie raportów do bazy danych organizacji w formacie ujednolicona forma, tworząc tę ​​samą kartę raportu. Dlatego ich stosowanie jest całkiem dopuszczalne: taka księgowość w porównaniu z „ręcznym” wypełnianiem grafików nazywa się zautomatyzowaną.

Vimania! Aby korzystanie z zautomatyzowanych systemów stało się legalne, organizacja musi ustalić ten punkt w dokumentach księgowych - z pracownikami oraz w przepisach wewnętrznych.

Jak często i kto wypełnia grafik?

Arkusz czasu pracy jest wypełniony specjalny pracownik– „chronometrażysta”, którym może być pracownik jednego z działów:

• dział HR;
• księgowość;
• szef jednostka strukturalna;
• dyrektor;
• każda osoba powołana na mocy zarządzenia kierownictwa.

Otwiera się na początku każdego miesiąca roboczego nowa karta zgłoszenia księgowość, a na koniec miesiąca musi zostać zamknięta. Czasami wyniki pośrednie podsumowywane są w połowie miesiąca.

Po wypełnieniu karta czasu pracy musi zostać podpisana przez osobę odpowiedzialną oraz kierownika odpowiedniego działu, a następnie przekazana do działu księgowości (pkt 2 ust. 2 Instrukcji, zatwierdzony uchwałą Goskomstat Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r.).

Pobierz formularz i wzór wypełnienia karty zgłoszenia

Grafik na rok 2017 do pobrania bezpłatnie w formacie Excel:

Grafik na rok 2017 do pobrania bezpłatnie w formacie Word:

W Format Excela Pobierz za darmo.

Formularze T-13 na rok 2017 do pobrania bezpłatnie w formacie PDF.

Wypełnianie karty czasu pracy

Aby to utrzymać ważny dokument rozwinięty specjalne formularze. Nie trzeba ich dokładnie używać: pracodawca ma prawo się rozwijać własne próbki lub przerobić standardowe „dla siebie” (pismo Rostrud z dnia 14 lutego 2013 r. nr PG/1487-61). Najważniejsze jest to, że opracowana karta raportu zawiera wymagane szczegóły, przewidziane w ustawie federalnej nr 402.

Arkusz czasu pracy za 2017 rok, podobnie jak poprzednio, można przechowywać na jednym z dwóch rodzajów standardowych formularzy:

• mundur T-12– nie tylko uwzględnia czas przepracowany i/lub stracony, ale także nalicza wynagrodzenia (dane wprowadzane są w oparciu o sterowanie „ręczne”);
• mundur T-13– jest bardziej powszechny, służy do czystego rozliczenia czasu pracy pracownika i udostępniane są inne dokumenty do naliczania wynagrodzeń (formularz ten można również wykorzystać do systemy automatyczne księgowość, ale wymagana podpisy osobiste w wersjach drukowanych).

Jak wypełnić kartę raportu na formularzu T-13

Program księgowy 1C obsługuje automatyczne wypełnianie formularza T-13. Przypomina rozbudowany stół. Wypełnienie karty czasu pracy następuje w jednym egzemplarzu.

Nie ma potrzeby każdorazowego wypełniania wymaganych danych osobno, ponieważ nie ulegają one zmianie; można je wcześniej ustalić w „treści” arkusza czasu pracy:

• pełna nazwa firmy;
• nazwa jednostki strukturalnej (jeśli w organizacji jest ich kilka).

Osoba odpowiedzialna wprowadza następujące informacje w kolumnach karty czasu pracy:

• kolumna 1 – numer seryjny, linie są ponumerowane dla wygody;
• Kolumna 2 – imiona i nazwiska pracowników według kart imiennych prowadzonych dla personelu oraz nazwa stanowiska zgodnie z dokumentacją pracowniczą;
• 3 kolumny – numery personelu przydzielane pracownikom.

Uwaga! Należy zdecydować, w jaki sposób wprowadzić informacje do karty czasu pracy: całkowicie rejestrując zarówno obecność, jak i nieobecność w miejscu pracy, lub odnotowując jedynie odstępstwa od harmonogramu.

Każda z następujących kolumn jest podzielona na 2 części: jedną dla liter i liczb oznaczenie kodu, a w drugim wpisana jest liczba przepracowanych godzin.

Wypełnia się je w następujący sposób:

• Kolumna 4 – podzielona na komórki wskazujące każdy dzień miesiąca, w którym należy zaznaczyć obecność lub niestawienie się oraz godziny, zajęty pracą(składa się z 2 bloków po 15 dni);
• Kolumna 5 – obliczenie czasu przepracowanego w dniach, według stanu na środek i koniec miesiąca;
• Kolumna 6 – liczenie dni roboczych w miesiącu;
• kolumna 7 zawiera kod wynagrodzenia;
• kolumna 8 – kod rozliczeniowy;
• kolumna 9 – ile dni należy opłacić zgodnie z kodami wskazanymi w kolumnach 8 i 9 (można je pozostawić puste, jeśli w nagłówku zapisany jest jeden kod dla wszystkich pracowników);
• kolumny 10, 12 – kod alfabetyczny lub numeryczny przyczyny nieobecności w pracy;
• kolumna 11, 13 – liczba godzin lub dni nieobecności ze wskazanego powodu.

Na dole tabeli kierownik działu umieszcza swoje wizy, jeśli arkusz czasu pracy jest podzielony na działy księgowe i zawsze odpowiedzialnego pracownika, który wypełnił arkusz czasu pracy (pracownik HR, księgowy itp.). Należy przedstawić odpis podpisu i datę poświadczenia.

Podstawowe kody do wypełniania grafiku

Kod rodzaju wynagrodzenia w karcie czasu pracy ma podwójną postać: kod alfabetyczny i kod cyfrowy.

Jak wypełnić kartę czasu pracy w określonych sytuacjach

Niektóre niuanse czasu pracy wymagają odpowiedniego odzwierciedlenia w karcie czasu pracy i pewne działania osoby odpowiedzialne. Przed wpisaniem do karty zgłoszenia zdarzenia takie należy uzasadnić w inny sposób dokumenty urzędowe, odpowiadający sytuacji - porządek, działanie, zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim itp.

Przyjrzyjmy się, jak dokładnie musisz oznaczyć godziny i dni pracy w karcie czasu pracy w sytuacjach, które mogą wystąpić w każdej organizacji.

Pracownik nie pojawia się w pracy

Kiedy pracownik nie pojawia się w pracy bez ostrzeżenia, przyczyna jego nieobecności nie jest od razu jasna. Bezpośredni przełożony w takim przypadku należy postępować zgodnie z przepisami - złożyć raport do wyższej kadry kierowniczej i sporządzić zaświadczenie o nieobecności podpisane przez dwóch świadków.

Jak zaznaczyć tę sytuację na karcie czasu pracy? Choć nie wiadomo, z jakiego powodu pracownik opuścił więcej niż 4 godziny dnia pracy, na karcie czasu pracy widnieje kod NN (niestawienie się z nieznanego powodu).

Uwaga! Po tym, jak pracownik dał się poznać i napisał nota wyjaśniająca, który wskazuje przyczyny pominięcia, znak zmieni się na właściwy. Jeżeli wyjaśnienia zostaną uznane za niezadowalające lub ich nie udzielono, nieobecność odnotowuje się w karcie zgłoszenia. Co może zrobić pracownik?

Wakacje spadły w czasie wakacji

Jeżeli urlopowicz ma w okresie odpoczynku dni, które dla innych pracowników są dniami wolnymi od pracy ze względu na święta, mierzący czas wpisuje w odpowiednich komórkach literę B („Weekend”). Dni te nie wliczają się do urlopu. Weekendy zwykłe (nie święta) oznaczone są literami OT („wakacje”), gdyż wlicza się je do liczby dni urlopu.

Pracownik zachorował podczas urlopu

Kodeks pracy pozwala na przedłużenie urlopu na okres przymusowej niezdolności do pracy lub przeniesienie tych dni na inny termin. Dlatego ważne jest, aby dokładnie wskazać w karcie czasu pracy, ile dni pracownik chorował podczas urlopu. Oczywiście chorobę należy udokumentować kartką papieru.

Sędzia mierzący czas liczy, ile dni pracownik odpoczął zdrowo i zaznacza je kodem OT („Urlop”). Potem daty wydania zwolnienie lekarskie, odpowiednio, są oznaczone literą „B”. Jeżeli urlop po chorobie był kontynuowany, dni te ponownie oznacza się jako „OT”, a także czas, na który został on przedłużony lub przeniesiony na zasiłek chorobowy.

Wyjazd służbowy przypadł na weekend

Jeżeli pracownik jest zmuszony do spędzenia dnia wolnego podróż służbowa powoduje to trudności w zestawieniu. Wypełniając grafik, daty pracy przymusowej podczas nieobecności przypadające w weekendy są oznaczone nie literą B („Weekend”), ale kodem K („Podróż służbowa”), niezależnie od tego, czy podróżujący służbowo był w tym zajęty dzień lub był na wakacjach.

Wymieńmy operacje, które wykonuje opracowany przez nas jednowierszowy grafik:

• automatyczne przeliczenie liczby przepracowanych godzin (kolumna AO) przy wykorzystaniu wzoru z komórki AO9:

  SUMA(E9:A19)

• ustalenie współczynnika przepracowanych godzin do obliczenia wynagrodzenia (kolumna AR).

  W komórce AP9 liczbę przepracowanych godzin dzieli się przez liczbę godzin pracy wymaganych zgodnie z normą na ten miesiąc:

  AO9 / $DS5

• automatyczne obliczenie liczby przepracowanych dni (kolumna AJ) przy użyciu wzoru z komórki AJ9:

  LICZ.JEŻELI(E9: AI9, ">0")

• automatyczne wyznaczanie weekendów (kolumna AK) przy pomocy wzoru z komórki AK9:

  LICZ.JEŻELI(E9: AI9, „w”)

• liczyć dni chorobowe(kolumna AL) korzystając ze wzoru z komórki AL9:

  LICZ.JEŻELI(E9: AI9; "b")

• liczenie dni urlopu (kolumna AM) korzystając ze wzoru z komórki AM9:

  LICZ.JEŻELI(E9: AI9, „od”)

• automatyczna kontrola poprawności wypełnienia karty czasu pracy (kolumna AN) przy pomocy wzoru z komórki AN9:

  JEŻELI(SUMA(AJ9: AM9) = SD 6 $; SUMA(AJ9: AM9); „Błąd!”)

W ostatniej formule funkcja boolowska JEŻELI porównuje całkowitą liczbę dni otrzymanych w obszarze AJ9:AM9 z liczbą dni kalendarzowych w danym miesiącu podaną w komórce D6. Jeżeli warunek jest spełniony, wyświetlana jest całkowita liczba dni, w przeciwnym razie wyświetlany jest tekst Błąd! Błąd może być również spowodowany nieprawidłowym wprowadzeniem danych (na przykład zamiast wartość liczbowa lub akceptowane litery „ot”, „b” i „c”, można wpisać dowolne inne znaki).

Jeśli pracownik zostanie zwolniony lub zatrudniony w bieżącym miesiącu

W stworzonym przez nas elektronicznym grafiku nie ma możliwości automatycznego ustalenia liczby dni pracy przepracowanych pracowników niecały miesiąc z tego powodu, że zostali zwolnieni w tym miesiącu lub właśnie zostali zatrudnieni. Można to osiągnąć poprzez aktualizację formuły w komórce AN9.

W karcie zgłoszenia należy wpisać jeszcze jedno oznaczenie tekstowe – „uv”. Jeżeli liczba dni podana w obszarze AJ9AM9 oraz liczba dni, przez które pracownik nie był zarejestrowany w przedsiębiorstwie, nie jest równa liczbie dni kalendarzowych, wyświetli się komunikat Błąd! Po dokonaniu zmian formuła w komórce AN9 będzie wyglądać następująco:

JEŻELI(SUMA(AA9: AM9) + LICZBA JEŻELI(E9: AI9, "uv") - SDS6; SUMA(AJ9: AM9); "Błąd!")

Ryż. 7.22. Fragment jednowierszowego grafiku zawierającego wzory na przeliczenie czasu pracy w godzinach i dniach

Wznawiać

Automatyzacja procesu tworzenia i przetwarzania kart czasu pracy pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i uniknąć go ponownie praca bieżąca. Jak to zrobić opisano w tym rozdziale na przykładzie dwóch typów grafików: dwuwierszowej i jednowierszowej. Teraz możesz stworzyć kartę czasu pracy dla swojego przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę zalety tkwiące w każdej z prezentowanych kart czasu pracy. Można także skorzystać z gotowego produktu, który znajduje się na dyskietce dołączonej do tej książki.

Jeśli chodzi o opanowanie technik pracy z Excelem, pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest sposób łączenia książek i arkuszy ćwiczeń, a także sposoby zabezpieczania ich przed przypadkowymi zmianami w formułach. Tworzenie formuł z łączami do innych arkuszy i skoroszytów to technika często stosowana w praktyce.

Teraz już wiesz, że w Excelu możliwe jest nadawanie nazw komórkom i zakresom. Jeśli nazwy odzwierciedlają cel danych i formuł w komórkach, łatwiej będzie Tobie lub innemu użytkownikowi zrozumieć algorytm obliczeń.

Praca z utworzoną tabelą będzie wygodniejsza, jeśli ukryjesz wiersze i kolumny z obliczeniami pośrednimi.