(wsparcie dokumentacji dla kadry zarządzającej) - główny lokalny akt normatywny regulujący technologię pracy w organizacji (instytucja, przedsiębiorstwo, firma).

Instrukcje pracy biurowej określają zasady, techniki, procesy tworzenia dokumentów i procedurę pracy z nimi. Praktycznie instrukcje konsoliduje system zarządzania biurem zainstalowany w określonej organizacji.

Instrukcje sporządzane są z uwzględnieniem specyfiki pracy organizacji. Podstawą do ich przygotowania są Instrukcje Przykładowe i Standardowe, a także aktualne dokumenty regulacyjne i metodyczne dotyczące międzysektorowych działań w zakresie pracy biurowej.

Opracowywanie instrukcji pracy biurowej

Zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej instrukcje pracy biurowej są obowiązkowym dokumentem regulującym pracę biurową. W federalnych organach wykonawczych, zgodnie z Modelowymi przepisami dotyczącymi współdziałania federalnych organów wykonawczych i Zasadami pracy biurowej, opracowywane są instrukcje dotyczące pracy biurowej, które są uzgadniane przez federalny organ wykonawczy w zakresie spraw archiwalnych. GOST R ISO 15489-1-2007 ustalono, że każda organizacja musi zdefiniować i udokumentować politykę zarządzania dokumentacją. Celem tej polityki powinno być ustanowienie i utrzymywanie systemu zarządzania dokumentacją zawierającego autentyczną, wiarygodną i użyteczną dokumentację, która będzie w stanie wspierać działalność gospodarczą przez wymagany okres czasu. Każda organizacja może zrealizować to zadanie za pomocą instrukcji zarządzania biurem.

Treść instrukcji pracy biurowej

Struktura tekstu instrukcji pracy biurowej nie jest regulowana dokumentami normatywnymi i metodologicznymi działań międzysektorowych. Zazwyczaj instrukcje zawierają postanowienia ogólne, sekcje tematyczne i załączniki.

W dziale „ Postanowienia ogólne» zainstaluj:

• zakres dystrybucji instrukcji (np. „Instrukcje dotyczą wszystkich dokumentów organizacji”, „Instrukcje dotyczą wszystkich dokumentów z wyjątkiem poufnych” itp.);
• odpowiedzialność za nieprzestrzeganie;
• pion odpowiedzialny za ujednoliconą procedurę dokumentowania i organizowania pracy z dokumentami w organizacji (firmie) oraz w działach strukturalnych;
• baza regulacyjna i metodologiczna.

Sekcje tematyczne zwykle rozpoczynają się od sekcji „ Zasady sporządzania i przetwarzania dokumentów", gdzie zdefiniowano:

• rodzaje i odmiany dokumentów służących do dokumentowania działań administracyjnych, organizacyjnych i informacyjnych;
• ogólne zasady sporządzania i wykonywania dokumentów;
• zasady sporządzania niektórych rodzajów dokumentów administracyjnych, w tym tryb zatwierdzania, zatwierdzania, zatwierdzania i podpisywania;
• procedura tworzenia i powielania dokumentów;
• zasady rejestracji i poświadczania kopii i załączników;
• procedura używania i przechowywania formularzy, pieczęci, pieczątek;
• procedura pracy wykonawców z dokumentami.

Sekcja „” zawiera:

• procedura przyjmowania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów przychodzących;
• zasady ich transportu i przenoszenia z jednej jednostki konstrukcyjnej do drugiej;
• główne organy zajmujące się przepływem dokumentów;
• procedura przygotowywania i wysyłania dokumentów wychodzących;
• procedura rejestrowania objętości przepływu dokumentów.

W sekcji „” ustawia się:

• procedura rejestracji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych;
• warunki, formy i sposoby rejestracji;
• zasady indeksowania dokumentów.

Rozdział " Organizacja pracy referencyjnej„(IPS) stwierdza:

• zasady konstruowania informacji i pracy referencyjnej w organizacji (firmie);
• zawiera opis plików referencyjnych (plików referencyjnych, elektronicznej bazy danych itp.);
• kolejność systematyzacji i klasyfikacji informacji referencyjnych;
• technologia wyszukiwania informacji.

W części dotyczącej instrukcji pracy biurowej” Kontrola nad wykonaniem dokumentów» zainstalowane:

• kategorie dokumentów podlegających obowiązkowej kontroli;
• procedura ich kontrolowania;
• technologia kontroli (formy kart kontrolnych, stosowanie oznaczeń na dokumentach itp.);
• obowiązki wykonawców;
• typowe terminy;
• procedura podsumowania danych dotyczących kontroli wykonania dokumentów;
• procedura informowania menedżerów o dyscyplinie pracy.

Rozdział " Operacyjny" zawiera:

• zasady przechowywania dokumentów w służbie zarządzania dokumentacją oraz w działach strukturalnych organizacji (firmy);
• ustanawia odpowiedzialność niektórych urzędników za bezpieczeństwo dokumentów;
• zasady tworzenia niektórych kategorii dokumentów w aktach;
• procedura opracowywania i stosowania nomenklatury przypadków;
• procedura systematyzacji i indeksowania spraw.

Do sekcji „ Przygotowanie dokumentów do złożenia w archiwum" włączać:

• procedura przeprowadzenia badania (wybór dokumentów do przechowywania i zniszczenia);
• zasady przygotowania plików do przechowywania;
• wymagania dotyczące opisu i realizacji spraw;
• procedura przekazywania spraw do archiwum.

Skład sekcji tematycznych może ulec zmianie i uzupełnieniu w zależności od warunków pracy i przyjętej technologii. Instrukcje pracy biurowej mogą zawierać sekcje dotyczące pracy z apelacjami obywatelskimi, dokumentami o ograniczonym zakresie dystrybucji (DSP), wsparciem technicznym przy przygotowaniu dokumentów (druk, nagranie dźwiękowe, stenografia, faks itp.).

Instrukcjom pracy biurowej towarzyszą zazwyczaj załączniki, które powinny zawierać maksymalnie materiał źródłowy i ilustracyjny, usystematyzowany w kolejności działów. W załącznikach znajdują się schematy przepływu dokumentów, odciski pieczęci i pieczątek, próbki formularzy, wzory wypełnienia formularzy dokumentów, przykłady wykonania niektórych rodzajów dokumentów, wykazy kontrolowanych dokumentów, formularze ich księgowania, formularze nomenklatury spraw itp.

Instrukcje pracy biurowej powinny odzwierciedlać cały proces pracy z dokumentami, wszystkie operacje technologiczne w logicznej kolejności. Instrukcja jest dokumentem regulacyjnym nie tylko dla usługi zarządzania biurem, ale także dla wszystkich specjalistów kadry kierowniczej.

Przygotowanie instrukcji odbywa się przy udziale służb archiwalnych i prawnych. Instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie na mocy jego zarządzenia. W jednostkach strukturalnych jest on stosowany jako dokument normatywny, na podstawie którego specjaliści ds. zarządzania muszą sporządzać i wykonywać dokumenty.

Czym jest zarządzanie biurem i obiegiem dokumentów (2019)? W podręczniku, podobnie jak we współczesnym słowniku ekonomicznym, obieg dokumentów definiuje się jako przepływ dokumentów pomiędzy ich kompilatorami a wykonawcami wzdłuż łańcuchów informatycznych, co umożliwia informowanie wszystkich zainteresowanych stron, komunikowanie im podjętych decyzji oraz prowadzenie księgowości i kontrola. Z kolei praca biurowa to czynności polegające na prowadzeniu, aktualizowaniu i monitorowaniu dokumentacji.

Ponieważ znaczenie informacji we współczesnym świecie i biznesie jest nie do przecenienia, ważną rolę odgrywa praca biurowa organizacji i obieg dokumentów. Często od przejrzystości sformułowań i szybkości przetwarzania dokumentów zależy często poprawność podjęcia decyzji i końcowy wynik.

Wyróżnia się trzy rodzaje obiegu dokumentów:

• przychodzący (wejście do organizacji);
• wychodzący (kierowany z organizacji);
• wewnętrzne (dokumentacja tworzona i wykorzystywana przez pracowników w procesie zarządzania).

Etapy pracy

Praca z dokumentami w organizacji podzielona jest na etapy.

Dla przychodzących:

• odbiór i przetwarzanie pierwotne;
• wstępna recenzja przez urzędnika;
• rejestracja;
• rozważenie przez kierownictwo organizacji i kierunek wykonania;
• kontrola wykonania.

Dla wychodzących:

• rozwój, projektowanie;
• rejestracja;
• załatwić.

Dla wewnętrznych:

• rozwój, projektowanie;
• rejestracja;
• przetwarzanie, realizacja, przygotowanie odpowiedzi;
• kontrola wykonania.

Dla każdego:

• rozliczanie i analiza wolumenów przepływu dokumentów;
• składowanie.

Szybkość realizacji poszczególnych etapów zależy bezpośrednio od poprawności dokumentacji, a także od standardów przepływu dokumentów zatwierdzonych przez organizację. Przykładowe rozporządzenie dotyczące obiegu dokumentów w organizacji (2019) można pobrać poniżej.

Standardy GOST dotyczące pracy biurowej 2019

Obecnie wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów urzędowych są sformułowane w normie krajowej Federacji Rosyjskiej. Zastąpił państwowy standard Federacji Rosyjskiej GOST R 6.30-2003.

Naszym zdaniem warto rozpocząć zapoznawanie się z GOST do pracy biurowej od przestudiowania terminologii szczegółowo opisanej w innej normie krajowej - (praca biurowa GOST i archiwizacja), ponieważ wiedza ta pomoże poprawnie zrozumieć i używać profesjonalnych słownictwo.

Definiuje pojęcia użyte w artykule:

1. Dokument to informacja zapisana na nośniku wraz ze szczegółami pozwalającymi na jej identyfikację.
2. Wykonanie dokumentu - umieszczenie niezbędnych szczegółów na dokumencie.
3. Atrybut dokumentu jest elementem projektu dokumentu.

GOST R 7.0.8-2013

Praca biurowa 2019: nowe wymagania dotyczące formalności

Biorąc pod uwagę opisane definicje, rozważmy zasady sporządzania dokumentów urzędowych.

Dla tych, którzy z tego artykułu dowiedzieli się o istnieniu standardu w zakresie pracy biurowej, przydatna będzie szczegółowa analiza sekcji GOST. Doświadczonym urzędnikom sugerujemy zapoznanie się ze zmianami, które weszły w życie 01.07.2018 r. wraz z.

Od razu na uwagę zasługuje nowy ważny rozdział „Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów”, który systematyzuje i opisuje zasady dotyczące wszystkich rodzajów szczegółów, w tym tekstu:

• numery stron;
• preferowane kroje pisma i rozmiary czcionek;
• wcięcie akapitu;
• wielkość odstępów między wierszami, odstępy między literami i wyrazami;
• wyrównanie tekstu;
• maksymalna długość żyłki przy ułożeniu kątowym i wzdłużnym;
• zasady wyróżniania pogrubionego tekstu;
• projekt strony tytułowej.

Wszelkie zmiany mają na celu poprawę wymagań. Lista szczegółów została rozszerzona o:

• pieczęć ograniczenia dostępu;
• znak podpisu elektronicznego;
• nazwa jednostki konstrukcyjnej – autor dokumentu;
• stanowisko osoby, która jest autorem dokumentu.

Niektóre dane łączą się w jedną, np. szczegół „informacje referencyjne o organizacji” może obejmować nie tylko adres pocztowy i numer telefonu, ale także OKPO, OGRN, INN/KPP.

Sekcja „Rejestracja danych” została uzupełniona o zasady stosowania adresów wstępnych i końcowych zwrotów etykiety, podpisów elektronicznych, a także podpisu osoby pełniącej funkcję menadżera.

Przykład realizacji zamówienia według GOST (2019)

O standardowych instrukcjach pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych

Zgodnie z klauzulą ​​11.1 Modelowych przepisów dotyczących interakcji federalnych organów wykonawczych, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 19 stycznia 2005 r. N 30 (Zbiór ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, 2005, N 4, art. 305), zamawiam:

1. Zatwierdzić załączone Standardowe Instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych.

2. Zarządzenie Federalnej Służby Archiwalnej Rosji z dnia 27 listopada 2000 r. N 68 „W sprawie zatwierdzenia Standardowych instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”, zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej 26 grudnia 2000 r., rejestracja N 2508, uznaje się za nieważne.

3. Powierzyć kontrolę nad wykonaniem niniejszego zarządzenia Wiceministrowi D.M. Amuntsa.

Minister A.S. Sokołow

Nr rejestracyjny 7418

STANDARDOWE INSTRUKCJE

O PROCESIE SPRAW W FEDERALNYCH ORGANACH WYKONAWCZYCH

I. Postanowienia ogólne

II. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów

2.1. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów prawnych Federacji Rosyjskiej

2.2. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej

2.3. Przygotowywanie i realizacja projektów ustaw Rządu Federacji Rosyjskiej

2.4. Przygotowywanie i wykonywanie projektów regulacyjnych aktów prawnych federalnego organu wykonawczego

2.5. Formularze dokumentów

2.6. Rejestracja szczegółów w procesie przygotowywania dokumentów w federalnych organach wykonawczych

2.7. Funkcje przygotowania i wykonania niektórych rodzajów dokumentów

2.7.1. Zamów, zamów

2.7.2. Regulamin, zasady, instrukcje

2.7.3. Protokół

2.7.4. Listy serwisowe

III. Organizacja obiegu dokumentów i egzekucja dokumentów

3.1. Organizacja obiegu dokumentów

3.2. Organizacja dostarczania dokumentów

3.3. Przyjmowanie, przetwarzanie i dystrybucja dokumentów przychodzących

3.4. Organizacja przetwarzania i przesyłania przesyłanych dokumentów

3.5. Procedura przekazywania dokumentów wewnętrznych

3.6. Rozliczanie liczby dokumentów

3.7. Praca wykonawców z dokumentami

IV. Wyszukiwarka dokumentów

4.1. Rejestracja dokumentów

4.2. Organizacja systemu wyszukiwania w oparciu o dokumenty

V. Kontrola wykonania dokumentów

VI. Organizacja pracy z dokumentami w pracy biurowej

6.1. Sporządzanie wykazów spraw

6.2. Tworzenie i realizacja spraw

6.3. Organizacja operacyjnego przechowywania dokumentów

VII. Procedura przekazywania dokumentów do przechowywania w archiwum

7.1. Badanie wartości dokumentów

7.2. Przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum

Załącznik nr 1 Wzór projektu ustawy

Załącznik nr 2 Przykładowy wzór projektu Dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej

Załącznik nr 3 Przykładowy projekt projektu uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej

Załącznik nr 4 Wzór uchwały służby federalnej

Załącznik nr 5 Wzór zarządzenia ministerialnego

Załącznik nr 6 Wzór postanowienia agencji federalnej

Załącznik nr 7 Wzór wykonania zarządzenia ministerialnego

Załącznik nr 8 Wzór regulaminu

Załącznik nr 9 Wzór kompletnego protokołu

Załącznik nr 10 Wzór krótkiego protokołu

Załącznik nr 11 Przykład ogólnej podłużnej formy agencji federalnej

Załącznik nr 12 Przykładowy projekt ogólnego formularza narożnego agencji federalnej

Załącznik nr 13 Przykładowy projekt formularza narożnego pisma z ministerstwa

Załącznik nr 14 Przykładowy formularz narożny pisma z agencji federalnej

Załącznik nr 15 Wzór formularza listu podłużnego z ministerstwa

Załącznik nr 16 Wzór formularza listu podłużnego z agencji federalnej

Załącznik nr 17 Wzór formularza urzędnika ministerstwa

Załącznik nr 18 Wzór formularza dla urzędnika agencji federalnej

Załącznik nr 19 Wzór zaświadczenia o obiegu dokumentów

Załącznik nr 20 Formularz nazewnictwa spraw jednostki strukturalnej federalnego organu wykonawczego

Załącznik nr 21 Wzór nazewnictwa spraw federalnego organu wykonawczego

Załącznik N 22 Formularz okładki dotyczący składowania stałego i tymczasowego (ponad 10 lat).

Załącznik nr 23 Wzór karty zaświadczenia sprawy

Załącznik nr 24 Wzór inwentarza wewnętrznego akt sprawy

Załącznik nr 25 Wzór inwentarza akt stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania i personelu jednostki strukturalnej

Załącznik nr 26 Wzór ustawy o przydziale do niszczenia dokumentów niepodlegających przechowywaniu

I. Postanowienia ogólne

1.1. Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych zostały opracowane zgodnie z dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 19 stycznia 2005 r. N 30 „W sprawie standardowych zasad współdziałania federalnych organów wykonawczych” (Zbiór ustawodawstwa Federacja Rosyjska, 2005, nr 4, art. 305), na podstawie ustaw federalnych, ustaw Prezydenta Federacji Rosyjskiej i Rządu Federacji Rosyjskiej.

1.2. Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zwane dalej „Instrukcjami modelowymi”) określają ogólne wymagania dotyczące funkcjonowania służb dokumentacji zarządczej, dokumentowania czynności zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w federalnych organach wykonawczych - ministerstwach, służbach, agencje.

1.3. Federalne organy wykonawcze organizują i prowadzą pracę biurową na podstawie Modelowych przepisów dotyczących wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 lipca 2005 r. N 452 (Zbiór ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, 2005, N 31, art. 3233), instrukcje indywidualne dotyczące pracy biurowej, przepisy federalnych organów wykonawczych, inne dokumenty normatywne i metodologiczne oraz niniejszą Instrukcję Modelową.

Indywidualne instrukcje pracy biurowej zatwierdzają szefowie federalnych organów wykonawczych po uzgodnieniu z Federalną Agencją Archiwalną.

1.4. Postanowienia Instrukcji Standardowych dotyczą organizacji pracy z dokumentami, niezależnie od rodzaju nośnika, w tym ich przygotowania, rejestracji, rozliczania i kontroli wykonania, prowadzonej przy użyciu technologii zautomatyzowanych (komputerowych).

Zautomatyzowane technologie przetwarzania informacji o dokumentach stosowane w federalnym organie wykonawczym muszą spełniać wymagania instrukcji dotyczących zarządzania biurem tego organu.

1,5. Zasady pracy z dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji określono w Regulaminie postępowania z informacjami zastrzeżonymi o ograniczonej dystrybucji w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonym dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 listopada 1994 r. N 1233 ( Ustawodawstwo zebrane Federacji Rosyjskiej, 2005, N 30 (część II), art. 3165).

1.6. Organizacja, utrzymanie i doskonalenie systemu wsparcia dokumentacji dla kadry zarządzającej w oparciu o ujednoliconą politykę techniczną i wykorzystanie nowoczesnych środków technicznych w pracy z dokumentami, wytyczne metodologiczne i kontrola zgodności z ustaloną procedurą pracy z dokumentami w działach federalnego organu wykonawczego są realizowane przez jednostkę strukturalną, której powierzono funkcje wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania (zwaną dalej służbą przedszkolnej placówki oświatowej) federalnego organu wykonawczego.

II. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów

2.1. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów prawnych Federacji Rosyjskiej

2.1.1. Federalne władze wykonawcze, realizując funkcje opracowywania polityki państwa i regulacji prawnych w ustalonym zakresie działalności, opracowują projekty ustaw federalnych zgodnie z aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej, planami działań legislacyjnych Rządu i odpowiednimi instrukcjami, a także jak z własnej inicjatywy.

2.1.2. Rachunki przygotowane do przedłożenia Rządowi Federacji Rosyjskiej drukowane są czcionką nr 15 na standardowych arkuszach papieru formatu A4.

Na pierwszej stronie projektu ustawy, w górnej i prawej krawędzi pola tekstowego, umieszczona jest adnotacja: „Wprowadzony przez Rząd Federacji Rosyjskiej”. Oznaczenie jest drukowane w 1 miejscu i wyrównane do lewej krawędzi.

Słowo „Projekt” drukowane jest w odstępie 24 pkt od znaku znajdującego się przy prawym brzegu pola tekstowego.

2.1.3. Rachunek zawiera następujące szczegóły:

Nazwę państwa - Federacja Rosyjska - pisano wielkimi literami i pogrubioną czcionką. Wyrównane do środka.

Nazwę rodzaju aktu - federalną ustawę konstytucyjną lub ustawę federalną - oddziela się od pierwszego wymaganego odstępu między wierszami o wielkości 24 pkt, pisaną wielkimi literami o rozmiarze czcionki nie większym niż N 17 i można ją wyróżnić pogrubioną czcionką. Wyrównane do środka.

Nagłówek jest oddzielony od poprzedniego odstępem między wierszami wynoszącym 36 pkt i wydrukowany w 1 odstępie, wyróżniony pogrubioną czcionką i wyśrodkowany. Jest pisany wielką literą i odpowiada na pytanie: „O czym?” opublikowano ustawę lub podano w niej nazwę kodeksu (np.: Kodeks postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej). Na końcu tytułu nie ma kropki.

W tytule projektu ustawy o zmianie obowiązującego prawa należy wskazać przyczyny zmian lub konkretną normę, której zmiany dotyczą, a w przypadku powtarzających się zmian tej samej normy dodatkowo wskazać, w której części następuje zmiana.

Na przykład:

W sprawie zmian w aktach ustawodawczych Federacji Rosyjskiej dotyczących przestępstw administracyjnych w związku z przyjęciem Kodeksu gruntowego Federacji Rosyjskiej

W sprawie zmian w art. 855 ust. 2 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej w zakresie wpłat do budżetu i funduszy pozabudżetowych

Tekst jest oddzielony od tytułu odstępem między wierszami 36 - 48 pkt i wydrukowany z odstępem 24 pkt.

Część tekstową projektu ustawy można podzielić na preambułę i część główną.

Zasadniczą część tekstu projektu ustawy można podzielić na części, sekcje, podrozdziały, rozdziały, paragrafy, artykuły.

Nagłówki części i sekcji są drukowane wielkimi literami, pogrubioną czcionką i wyśrodkowane. Na końcu tytułu nie ma kropki. Liczby zapisywane są cyframi rzymskimi.

Na przykład:

Sekcja I
Własność i inne prawa rzeczowe

Podrozdział ma numer seryjny oznaczony cyframi rzymskimi oraz nazwę. Oznaczenie podrozdziału jest drukowane wielkimi literami i z wcięciem. Nazwa podrozdziału jest wydrukowana pogrubioną czcionką.

Na przykład:

Podrozdział I. Ogólne postanowienia dotyczące zobowiązań

Rozdziały numerowane są cyframi arabskimi i posiadają nagłówki. Oznaczenie rozdziału pisane jest wielkimi literami, z wcięciem akapitu. Tytuł rozdziału jest drukowany pogrubioną czcionką w jednym wierszu ze wskazanym numerem, po którym następuje kropka.

Na przykład:

Rozdział 5. Prawa, obowiązki i odpowiedzialność

Akapit oznaczony jest znakiem §, posiada numer seryjny oznaczony cyframi arabskimi oraz nagłówek. Tytuł akapitu zapisuje się wielką literą pogrubioną czcionką w jednym wierszu, wskazując numer akapitu, po którym następuje kropka.

Na przykład:

§ 1. Spółki i stowarzyszenia gospodarcze

Artykuły posiadają jedną ciągłą numerację. Numer seryjny artykułu jest podany cyframi arabskimi. Oznaczenie artykułu wydrukowano wielkimi literami i wcięto. Tytuł artykułu jest drukowany wielką literą pogrubioną czcionką w jednym wierszu, wskazując numer, po którym następuje kropka.

Na przykład:

Artykuł 33. Certyfikacja

W wyjątkowych przypadkach artykuł może nie mieć tytułu. Jeżeli go nie ma, słowo „artykuł” i jego numer zaznacza się pogrubioną czcionką.

W zależności od treści artykuł można podzielić na części, akapity, akapity i akapity. Części są oznaczone cyframi arabskimi z kropką. Punkty numeruje się cyframi arabskimi z nawiasem zamykającym. Akapity są oznaczone literami alfabetu rosyjskiego z nawiasem zamykającym.

Podpis jest oddzielony od tekstu odstępem między wierszami wynoszącym 36 pkt i składa się z wyrazów „Prezydent Federacji Rosyjskiej”. Słowa „Prezydent” i „Federacja Rosyjska” są drukowane w 2 wierszach z jedną interlinią. Słowa „Federacja Rosyjska” są drukowane od lewej krawędzi pola tekstowego, a słowo „Prezydent” jest wyśrodkowane względem tych słów.

Przy rejestracji przyjętej ustawy w Dumie Państwowej podaje się inicjał i nazwisko Prezydenta Federacji Rosyjskiej.

Wizy umieszczane są na przedniej stronie ostatniego arkusza rachunku, na dole.

Przykładowy projekt rachunku znajduje się w Załączniku nr 1.

2.1.4. Wymogi dotyczące sporządzenia noty wyjaśniającej do projektu ustawy.

Nota wyjaśniająca do projektu ustawy jest drukowana czcionką N 14 na standardowych arkuszach papieru formatu A4 i zawiera następujące dane.

Nazwa rodzaju dokumentu jest drukowana wielkimi literami poniżej krawędzi górnego marginesu strony o 24 pkt, wyróżniona pogrubioną czcionką i wyśrodkowana.

Tytuł oddzielony jest od poprzedniego odstępem między wierszami wynoszącym 24 pkt, drukowanym małymi literami z 1 odstępem, wyróżnionym pogrubioną czcionką i wyśrodkowany. Na końcu tytułu nie ma kropki.

W tytule tekstu wskazuje się pełną nazwę projektu ustawy, do której sporządzono notę ​​wyjaśniającą.

Na przykład:

Do projektu ustawy federalnej „W sprawie zmiany art. 1 ustawy Federacji Rosyjskiej „O podatku dochodowym od osób fizycznych”

Tekst oddzielony od tytułu odstępem między wierszami 24 - 36 pkt. i wydrukowany w odstępie 18 pkt. w odległości 1,25 cm od lewej krawędzi pola tekstowego.

Tekst musi zawierać uzasadnienie konieczności przyjęcia projektu ustawy, w tym szczegółowy opis projektu ustawy, jego cele, główne postanowienia, miejsce w systemie obowiązującego prawodawstwa, a także prognozę skutków społeczno-gospodarczych i innych jego przyjęcie.

2.2. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej

A.Yu. Chukovenkov, dr. jest. Nauki, zastępca Dyrektor Centrum Edukacyjno-Metodologicznego Dokumentacji i Zarządzania firmy Mezhregionservice

Zakres

Mając na uwadze zakres nowych instrukcji, przypominam, że zgodnie z Dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 03.09.2004 nr 314 „W sprawie ustroju i struktury federalnych organów wykonawczych” (z późn. zm. 20 maja 2004 r., 15 marca, 14 listopada, 23 grudnia 2005 r.) system federalnych organów wykonawczych obejmuje ministerstwa federalne, służby federalne i agencje federalne. Obecna struktura federalnych organów wykonawczych, zatwierdzona dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 20 maja 2004 r. nr 649 (ze zmianami z dnia 28 lipca, 13 września, 11 października, 18 listopada, 1 grudnia 2004 r., 22 lipca, 5 września, 3 października 2005) dzieli się na trzy grupy:

I. Ministerstwa federalne, służby federalne i agencje federalne, których działalnością kieruje Prezydent Federacji Rosyjskiej, służby federalne i agencje federalne podległe tym ministerstwom federalnym;

II. Ministerstwa federalne, którymi zarządza Rząd Federacji Rosyjskiej, służby federalne i agencje federalne podległe tym ministerstwom federalnym;

III. Służby federalne i agencje federalne zarządzane przez Rząd Federacji Rosyjskiej.

Wykaz pełnych i skróconych nazw federalnych organów wykonawczych został zatwierdzony zarządzeniem Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej i Urzędu Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 sierpnia 2004 r. nr 1363/1001 (z późniejszymi zmianami z dnia 23 września 2004 r. 25 października, 10 grudnia 2004, 26 sierpnia, 19 października 2005. ).

Zmiany w ustroju władz federalnych tłumaczą także fakt, że o ile w 2000 roku Rosarchów przyjął Standardową Instrukcję, to obecnie została ona zatwierdzona przez Ministerstwo Kultury Rosji, gdyż Rosarchiw jako agencja federalna przeszedł pod podlega Ministerstwu Kultury i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej i nie pełni funkcji regulacyjnych.

Zamiar

Cel Modelowych Instrukcji ujawniono w części „Postanowienia ogólne”, która stanowi, że Modelowe Instrukcje ustanawiają ogólne wymagania dotyczące funkcjonowania służb wsparcia dokumentacji zarządczej, dokumentowania działań zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w federalnych organach wykonawczych - ministerstwach, służbach , agencje.

Modelowe zasady współdziałania federalnych organów wykonawczych (punkt 11.1) stanowią, że praca biurowa w federalnych organach wykonawczych jest zorganizowana zgodnie ze standardowymi instrukcjami dotyczącymi pracy biurowej w federalnym organie wykonawczym, zatwierdzonymi przez Ministerstwo Kultury i Komunikacji Masowej Republiki Federalnej Niemiec. Federacja Rosyjska. Federalne władze wykonawcze wydają instrukcje dotyczące prowadzenia dokumentacji, uzgodnione z Federalną Agencją Archiwalną.

Jako przykład aktualnie obowiązujących instrukcji zarządzania dokumentacją wydziałową można wymienić:

Instrukcja pracy biurowej w Siłach Zbrojnych Federacji Rosyjskiej (zatwierdzona zarządzeniem Ministra Obrony Rosji z dnia 23 maja 1999 r. nr 170 (z późniejszymi zmianami z dnia 27 maja 2004 r.);

Instrukcje pracy biurowej w Ministerstwie Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej (zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Rosji z dnia 28 czerwca 2001 r. Nr 191);

Standardowe instrukcje pracy biurowej i prac archiwalnych w organach celnych (regionalne wydziały celne, urzędy celne, urzędy celne) (zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Celnej Rosji z dnia 18 października 2004 r. nr 160);

Instrukcja (tymczasowa) pracy biurowej w Federalnej Agencji Oświaty (zatwierdzona zarządzeniem Federalnej Agencji Oświaty z dnia 04.02.2005 nr 38).

Należy zauważyć, że Regulamin modelowy dotyczący interakcji federalnych organów wykonawczych (klauzula 11.2) mówi również o innych instrukcjach dotyczących pracy biurowej. Przygotowując dokumenty i projekty aktów przedkładane Prezydentowi Federacji Rosyjskiej i Rządowi Federacji Rosyjskiej, należy przestrzegać wymagań określonych w odpowiednich instrukcjach dotyczących pracy biurowej w Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej i w Kancelarii Rządu Federacji Rosyjskiej. Federacji Rosyjskiej są brane pod uwagę.

Struktura

Struktura Instrukcji Wzorcowej uległa szeregowi zmian, głównie o charakterze technicznym i redakcyjnym. O ile ogólna objętość instrukcji nieznacznie się zmniejszyła, o tyle liczba zawartych w niej sekcji została zmniejszona z 10 do 7 poprzez optymalizację struktury i przekształcenie niektórych sekcji w podrozdziały. W niektórych przypadkach kolejność podrozdziałów uległa zmianie.

Nowa instrukcja standardowa ma następującą strukturę:

I. Postanowienia ogólne

II. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów

2.1. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów prawnych Federacji Rosyjskiej

2.2. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej

2.3. Przygotowywanie i realizacja projektów ustaw Rządu Federacji Rosyjskiej

2.4. Przygotowywanie i wykonywanie projektów regulacyjnych aktów prawnych federalnego organu wykonawczego

2.5. Formularze dokumentów

2.6. Rejestracja szczegółów w procesie przygotowywania dokumentów w federalnych organach wykonawczych

2.7. Funkcje przygotowania i wykonania niektórych rodzajów dokumentów

2.7.1. Zamów, zamów

2.7.2. Regulamin, zasady, instrukcje

2.7.3. Protokół

2.7.4. Listy serwisowe

III. Organizacja obiegu dokumentów i egzekucja dokumentów

3.1. Organizacja obiegu dokumentów

3.2. Organizacja dostarczania dokumentów

3.3. Przyjmowanie, przetwarzanie i dystrybucja dokumentów przychodzących

3.4. Organizacja przetwarzania i przesyłania przesyłanych dokumentów

3.5. Procedura przekazywania dokumentów wewnętrznych

3.6. Rozliczanie liczby dokumentów

3.7. Praca wykonawców z dokumentami

IV. Wyszukiwarka dokumentów

4.1. Rejestracja dokumentów

4.2. Organizacja systemu wyszukiwania w oparciu o dokumenty

V. Kontrola wykonania dokumentów

VI. Organizacja pracy z dokumentami w pracy biurowej

6.1. Sporządzanie wykazów spraw

6.2. Tworzenie i realizacja spraw

6.3. Organizacja operacyjnego przechowywania dokumentów

VII. Procedura przekazywania dokumentów do przechowywania w archiwum

7.1. Badanie wartości dokumentów

7.2. Przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum

Nowe Instrukcje Modelowe nie obejmują następujących części konstrukcyjnych, które znajdowały się w Instrukcjach Modelowych z 2000 roku:

Aplikacje

Liczba zastosowań w nowej instrukcji wzrosła z 15 do 26. Zawierała ona 12 nowych zastosowań (oznaczonych na liście kursywą) i wykluczyła 3 zastosowania, które znajdowały się w Instrukcji Modelowej 2000:

Załącznik nr 1. Przykładowy projekt rachunku

Załącznik nr 2. Wzór projektu dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej

Załącznik nr 3. Przykładowy projekt projektu uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej

Załącznik nr 4. Wzór uchwały służby federalnej

Załącznik nr 5. Wzór zarządzenia ministerialnego

Załącznik nr 6. Przykładowa realizacja zamówienia z agencji federalnej

Załącznik nr 7. Wzór wykonania zarządzenia ministerialnego

Załącznik nr 8. Wzór rozporządzenia

Załącznik nr 9. Wzór kompletnego protokołu

Załącznik nr 10. Wzór krótkiego protokołu

Załącznik nr 11. Przykład ogólnej podłużnej formy agencji federalnej

Załącznik nr 12. Przykładowy projekt ogólnego formularza narożnego agencji federalnej

Załącznik nr 13. Przykładowy projekt formularza narożnego pisma ministerstwa

Załącznik nr 14. Przykładowy projekt narożnej formy pisma od agencji federalnej

Załącznik nr 15. Wzór formularza listu podłużnego z ministerstwa

Załącznik nr 16. Wzór formularza listu podłużnego z agencji federalnej

Załącznik nr 17. Wzór formularza urzędnika ministerstwa

Załącznik nr 18. Wzór formularza urzędnika agencji federalnej

Załącznik nr 19. Formularz zaświadczenia o obiegu dokumentów

Załącznik nr 20. Formularz nazewnictwa spraw jednostki strukturalnej federalnego organu wykonawczego

Załącznik nr 21. Formularz nazewnictwa spraw federalnego organu wykonawczego

Załącznik nr 22. Formularz osłony składowania stałego i czasowego (powyżej 10 lat).

Załącznik nr 23. Wzór arkusza – świadek sprawy

Załącznik nr 24. Wzór inwentarza wewnętrznego akt sprawy

Załącznik nr 25. Wzór inwentarza akt składowania stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) i przez personel jednostki strukturalnej

Załącznik nr 26. Wzór ustawy o przydziału niszczenia dokumentów niepodlegających przechowywaniu

Nowe Instrukcje Modelowe nie obejmują następujących zastosowań, które znajdowały się w Instrukcjach Modelowych z 2000 roku:

Załącznik nr 4. Przykładowy format pisma

Załącznik nr 7. Zasady wypełniania podstawowych danych formularzy rejestracyjnych i kontrolnych (RKF)

Załącznik nr 8. Wzór zaświadczenia o stanie realizacji dokumentów

Ramy regulacyjne

Nowe Instrukcje Standardowe opierają się na obowiązującym ustawodawstwie w zakresie zarządzania dokumentami i nie wprowadzają żadnych zasadniczo nowych wymagań w zakresie pracy biurowej. Zawiera zatem odniesienia do federalnej ustawy konstytucyjnej z dnia 25 grudnia 2000 r. nr 2-FKZ „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” (ze zmianami z dnia 9 lipca 2002 r., 30 czerwca 2003 r.), Regulaminu postępowania w sprawie obsługa oficjalnych informacji o ograniczonym rozpowszechnianiu w organach federalnych władza wykonawcza (zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 listopada 1994 r. nr 1233), Zasady sporządzania regulacyjnych aktów prawnych federalnych organów wykonawczych i ich rejestracja państwowa (zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 sierpnia 1997 r. nr 1009, ze zmianami z 11 grudnia 1997 r., 6 listopada 1998 r., 11.02.1999, 30.09.2002).

Od czasu przyjęcia poprzedniej Instrukcji Modelowej w 2000 roku zmienił się status normy określającej wymagania dotyczące sporządzania dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Norma krajowa GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów” ma charakter doradczy. Odniesienie do niej w Modelowych Instrukcjach powoduje, że przestrzeganie jej jest obowiązkowe dla organizacji objętych Modelowymi Instrukcjami.

W obszarze regulacji regulacyjnych pracy biurowej narosło obecnie wiele problemów. Tym samym nie ma jasności co do prac nad ujednoliceniem i standaryzacją dokumentacji organizacyjno-administracyjnej, stanu i perspektyw rozwoju ważnych instrumentów regulacji sfery pracy biurowej, a mianowicie:

– Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji (GSDOU);

– Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej (USORD);

– Ogólnorosyjski Klasyfikator Dokumentacji Zarządczej (OKUD), w zakresie utrzymania sekcji tego klasyfikatora poświęconej USORD.

Jednocześnie w tym obszarze trwa aktywny proces stanowienia prawa. Na przykład ustawy „O dokumentowaniu informacji i obiegu dokumentów” (nr 162766-4), „W sprawie trybu rozpatrywania odwołań obywateli Federacji Rosyjskiej” (nr 263597-4), „O danych osobowych” (217352 -4), są obecnie rozpatrywane w Dumie Państwowej „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” (nr 217354-4) itp.

7. Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych: co nowego?

V.F. Jankowaja, dr. jest. Nauk ścisłych, profesor nadzwyczajny, Państwowa Wyższa Szkoła Zarządzania

W artykule A.Yu. Chukovenkova „Nowe standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”, opublikowane w tym roku w nr 3 magazynu, zawiera analizę porównawczą struktury starych i nowych standardowych instrukcji, z której wynika, że ​​kilka sekcji jest wyłączonych z nowe instrukcje standardowe:

sekcja II „Dokumentacja federalnego organu wykonawczego”;

podrozdział 6.6 „Odbiór i przetwarzanie dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną i faksem”;

podrozdział 6.9 „Praca z odwołaniami i wnioskami posłów”.

Jednocześnie nowe Instrukcje Standardowe są znacznie bogatsze w zastosowania: zawiera 26 zastosowań, w tym 12 nowych.

Do tego należy dodać, że dział VIII „Kontrola wykonywania dokumentów” został poważnie ograniczony. W starych standardowych instrukcjach składała się ona z dwóch podrozdziałów:

8.1. Organizacja kontroli wykonania

8.2. Monitorowanie wykonania dokumentów otrzymanych od Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej i Rządu Federacji Rosyjskiej.

W nowej Instrukcji kontrolę nad wykonaniem dokumentów reprezentuje kilka zapisów organizacyjnych.

Wybrane zagadnienia przygotowania dokumentów w Instrukcji

Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów znajdują się w dziale II nowej instrukcji standardowej. Ta sekcja ma następującą strukturę:

II. Zasady sporządzania dokumentów.

2.1. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów prawnych Federacji Rosyjskiej.

2.2. Przygotowywanie i realizacja projektów aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej.

2.3. Przygotowywanie i realizacja projektów ustaw Rządu Federacji Rosyjskiej.

2.4. Przygotowywanie i wykonywanie projektów regulacyjnych aktów prawnych federalnego organu wykonawczego.

2.5. Formularze dokumentów.

2.6. Rejestracja szczegółów w procesie przygotowywania dokumentów w federalnych organach wykonawczych.

2.7. Funkcje przygotowania i wykonania niektórych rodzajów dokumentów.

2.7.1. Zamów, zamów.

2.7.2. Regulamin, zasady, instrukcje.

2.7.3. Protokół.

2.7.4. Listy serwisowe.

Podrozdziały 2.1–2.4 zostały przygotowane w oparciu o Instrukcje pracy biurowej i zasady postępowania z dokumentami obowiązujące w Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Kancelarii Rządu Federacji Rosyjskiej, Dumie Państwowej, a także biorąc pod uwagę uwzględnić odpowiednie postanowienia ww. przepisów normatywnych. Jednak w porównaniu do starej, nowa Standardowa Instrukcja nie zawsze dokładnie przekazuje wymagania dotyczące przygotowywania ustaw, projektów dekretów i zarządzeń Prezydenta Federacji Rosyjskiej, projektów normatywnych aktów prawnych Rządu Federacji Rosyjskiej i władzy wykonawczej federalnej ciała. Należy zaznaczyć, że zasady sporządzania aktów prawnych i innych regulacyjnych aktów prawnych same w sobie są dość złożone, przede wszystkim z punktu widzenia tworzenia dokumentu (czcionki, odstępy, wcięcia akapitów, projekt tekstu, zastosowania itp.); Tym bardziej niefortunne, że wymagania te, określone w nowej Instrukcji Modelowej, często stoją w sprzeczności z zapisami przytoczonych w przypisie przepisów. Podajmy przykład. Nowe Instrukcje Standardowe (pkt 2.1.2) stanowią, że „Rachunki przygotowywane do przedłożenia Rządowi Federacji Rosyjskiej drukuje się czcionką nr 15 na standardowych arkuszach papieru formatu A4”, natomiast Zasady sporządzania dokumentów tworzonych w Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej ustala się, że „projekt federalnej ustawy konstytucyjnej lub federalnej... drukuje się na standardowych kartkach papieru czcionką Times New Roman Cyr nr 14”.

Tę samą rozbieżność odnotowano w części dotyczącej zasad sporządzania projektów aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej (pkt 2.2.2). W nowej Instrukcji Standardowej czytamy: „Projekty aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej wraz z załącznikami drukuje się na standardowych arkuszach papieru formatu A4 (210 x 297) czcionką nr 15”, natomiast Zasady sporządzania dokumentów sporządzonych w Administracja Prezydenta Federacji Rosyjskiej ustala: „Tekst projektu dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej drukowany jest czcionką Times New Roman Cyr, nr 14, z odstępem między wierszami 18 pkt.”

Podobne niespójności odnotowano w podrozdziale 2.3: zgodnie z instrukcją nowego standardu projekt aktu normatywnego Rządu Federacji Rosyjskiej wydrukowano czcionką nr 14. Instrukcje dotyczące pracy biurowej w Rządzie Federacji Rosyjskiej stanowią, że tekst projektu ustawy Rządu wydrukowano czcionką nr 13. Należy pamiętać, że w starych standardowych instrukcjach zdarzają się takie błędy, jak ten, gdzie nie było płci.

Nowe instrukcje i GOST 6.30-2003

Podrozdziały 2.5 i 2.6 nowych Instrukcji Standardowych zawierają szereg nowych przepisów precyzujących postanowienia GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”, a w niektórych przypadkach - odmienne od przepisów GOST, chociaż w podpunkcie 2.6 Instrukcji stwierdza się, że „przygotowując dokumenty organizacyjno-administracyjne, pracownicy federalnych organów wykonawczych sporządzają szczegóły dokumentów z uwzględnieniem GOST R 6.30-2003…”.

■ W akapitach. 2.5.3 i 2.5.4 podkreślają, że formularze z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej są produkowane na zlecenie federalnych władz wykonawczych przez przedsiębiorstwa poligraficzne posiadające licencje na odpowiedni rodzaj działalności. Rejestracji podlegają formularze dokumentów federalnego organu wykonawczego, dla których numery seryjne są stemplowane na stemplowanych formularzach metodą typograficzną lub licznikiem. Przypominamy, że GOST R 6.30-2003 nie zawiera żadnych przepisów dotyczących metod sporządzania formularzy dokumentów.

▪ Zgodnie z GOST R 6.30-2003 szczegóły formularza obejmują w szczególności: kod federalnego organu wykonawczego, główny numer rejestracyjny osoby prawnej, numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji oraz kod formularza dokumentu. W przypisie do odpowiednich paragrafów nowych Instrukcji Modelowych wskazano, że wymienione szczegóły są wskazane w formularzach według uznania federalnego organu wykonawczego.

▪ Ważne wyjaśnienie znajduje się w punkcie 2.6.5 Standardowej Instrukcji, który dotyczy oznaczenia nazwy federalnego organu wykonawczego na formularzu dokumentu: „Nad nazwą służby federalnej lub agencji federalnej podlegającej jurysdykcji ministerstwo federalne, podaje się pełną lub skróconą nazwę ministerstwa federalnego, którego jurysdykcji podlega.” W konsekwencji, jeżeli kierownictwo federalnej służby lub agencji sprawuje Prezydent Federacji Rosyjskiej lub Rząd Federacji Rosyjskiej, na karcie wskazana jest wyłącznie nazwa tej służby lub agencji (pełna i jeżeli jest dostępna, skrócona). formularz; jeżeli służba federalna lub agencja federalna podlega ministerstwu federalnemu, w formularzu wskazana jest nazwa odpowiedniego ministerstwa, a poniżej znajduje się nazwa służby lub agencji.

▪ W punkcie 2.6.9 znajdują się postanowienia dotyczące sposobu datowania dokumentów, w szczególności podano tu następującą wskazówkę: „Datę dokumentu umieszcza się przez oficjalnego podpisania lub zatwierdzenia dokumentu. Podczas przygotowywania wersji roboczej dokumentu drukowany jest tylko miesiąc i rok.” Jeśli weźmie się pod uwagę, że formularze dokumentów powstają metodą drukarską, a same dokumenty są przygotowywane na komputerze, a następnie drukowany jest dokument na drukarce, staje się jasne, że wydrukowanie miesiąca i roku w taki sposób wcale nie jest łatwe. w taki sposób, aby dokładnie mieściły się w miejscu formularza zarezerwowanym dla danej daty. Zasada podana w paragrafie 2.6.9 obowiązywała w czasach, gdy dokumenty drukowano na maszynie do pisania. Wraz z pojawieniem się technologii komputerowej w praktyce pracy biurowej od dawna przyjęto, że dokument datowany jest przez specjalistę z obsługi pracy biurowej, który rejestruje dokument po podpisaniu go przez kierownika. W takim wypadku oczywiście obsługa przedszkola musi ściśle przestrzegać zasady: zarejestrować dokument w dniu jego podpisania.

■ Nowe standardowe instrukcje przewidują tylko dwa formaty zapisywania daty w dokumentach: cyfrowy - 14.03.2005 i ustno-cyfrowy - 14 marca 2005. GOST R 6.30-2003, jak wiadomo, podaje inny format zapisywania daty : 2005.03.14.

▪ Wymaga komentarza do punktu 2.6.13 „Adresat”. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie opcje przewidziane w nowych standardowych instrukcjach rejestracji „adresata” wymagane przy wysyłaniu dokumentu do organizacji są zgodne z GOST R 6.30-2003. Pytanie pojawia się w związku z przygotowaniem tego szczegółu w przypadku adresowania dokumentu do osoby fizycznej. Porównaj dwa przykłady podane w Instrukcji modelu:

Adresowanie dokumentu do kierownika organizacji:

Dyrektor Generalny

stowarzyszenie „Rostekstil”

V.D. Iwanow

Adresowanie dokumentu do osoby fizycznej:

Beldova M.V.

Perspektywa Nowojaseniewskiego, 12, m. 32,

Moskwa, 117574

W pierwszym przypadku inicjały znajdują się przed nazwiskiem, w drugim - po nazwisku. Dlaczego? Czy jest w tym jakaś logika? Aby zrozumieć o co tu chodzi, wystarczy przypomnieć sobie pewne fakty.

W GOST R 6.30-97, który obowiązywał przed przyjęciem GOST 2003, w atrybucie „Adresat” we wszystkich przypadkach umieszczano inicjały po nazwisku. Poprawka nr 1 do GOST R 6.30-97, przyjęta uchwałą Gosstandart nr 9 z dnia 21 stycznia 2000 r. i wprowadzona w życie 1 kwietnia 2000 r., zmieniła tę procedurę. Dosłownie zmiana nr 1 brzmiała następująco: „Klauzule 3.14, 3.16. W przykładach należy podać inicjały przed nazwiskiem.” Okazało się zatem, że przy rejestracji trzech szczegółów - „Adresata”, „Pieczęci zatwierdzającej” i „Uchwały” - od 2000 r. Inicjały we wszystkich bez wyjątku przypadkach powinny być umieszczone przed nazwiskiem osoby (zarówno urzędowej, jak i indywidualny). Jednak przy opracowywaniu GOST R 6.30-2003 twórcy standardu popełnili błąd, nie wprowadzając poprawek do przykładowego projektu znaczka „Adresat” na przykładzie adresowania osoby fizycznej (w standardzie z 2003 r. norma z 1997 r. bez odpowiednich poprawek). Naturalnie wielu pracowników organizacji przygotowujących dokumenty i kierujących się standardem wykonania ma w związku z tym pytanie: dlaczego istnieje taka różnica przy przygotowywaniu tych samych szczegółów, różnica, której nie ma logicznego wyjaśnienia? Niestety, błąd ten został obecnie zalegalizowany także w Standardowych Instrukcjach Pracy Biurowej w Federalnych Organach Wykonawczych.

▪ Ważny zapis zawarty jest w nowej Instrukcji Standardowej w punkcie 2.6.20 „Podpis”. Przepis ten dotyczy wykonania podpisu w przypadku nieobecności kierownika, a dokument podpisuje osoba pełniąca jego obowiązki lub jego zastępca (oczywiście mówimy o sytuacjach, w których zastępca ma prawo podpisać określone dokumenty zamiast kierownika podczas jego tymczasowej nieobecności). Przepis ten brzmi następująco: „W przypadku nieobecności urzędnika, którego podpis został złożony na projekcie dokumentu, dokument podpisuje osoba pełniąca jego obowiązki lub jego zastępca. W takim przypadku należy wskazać faktyczne stanowisko osoby podpisującej dokument oraz jej nazwisko (poprawki można dokonać odręcznie lub maszynowo, np.: „pełniący obowiązki”, „zastępca”). Niedopuszczalne jest podpisywanie dokumentów z przyimkiem „dla” lub ukośnikiem przed nazwą stanowiska.” Do tego należy również dodać, że korekcie podlega również dekodowanie podpisu urzędnika, ponieważ nazwisko menedżera jest wskazane na przygotowanym dokumencie, ponieważ podpis i dekodowanie nazwiska muszą sobie odpowiadać. W praktyce zasada ta została już dawno ustalona: pod transkrypcją nazwiska menedżera osoba podpisująca dokument wpisuje odręcznie swoje inicjały i nazwisko. Można to również zrobić za pomocą specjalnego stempla. Wiele organizacji wydaje takie pieczątki wszystkim zastępcom menedżerów, którzy mają prawo podpisywać dokumenty za nieobecnego menedżera.

▪ Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden zapis nowej Instrukcji Wzorowej dotyczący poświadczania dokumentów pieczęcią. Przypomnijmy, że GOST R 6.30-2003 nie zawiera instrukcji, gdzie umieścić znaczek. To pytanie pojawia się zwykle wśród pracowników biurowych, ponieważ wcześniej w standardach przygotowywania dokumentów istniał zapis: odcisk pieczęci musi zawierać stanowisko osoby, która podpisała dokument. W pewnym sensie „niespójność” standardu została zrekompensowana Zaleceniami metodologicznymi dotyczącymi wdrożenia GOST R 6.30-2003, które stwierdzały: „Umiejscowienie pieczęci urzędowej w stosunku do podpisu nie jest określone w obowiązujących aktach prawnych . Zaleca się umieszczenie odcisku pieczęci w taki sposób, aby podpis oraz wszelkie informacje znajdujące się na odcisku pieczęci były wyraźnie widoczne. Istnieje możliwość umieszczenia wydruku bez wpływu na podpis w wolnej przestrzeni.” Umiejscowienie pieczęci na dokumencie ma ogromne znaczenie, gdyż pieczęć stanowi sposób dodatkowego uwierzytelnienia dokumentu (wraz z podpisem). Rzeczywiście odcisk pieczęci powinien, po pierwsze, być łatwo czytelny, a po drugie, nie powinien zakrywać podpisu urzędnika.

Punkt 2.6.22 nowych Instrukcji Standardowych stanowi: „Odcisk pieczęci musi zawierać końcówkę stanowiska osoby, która podpisała dokument”, co oznacza, że ​​Instrukcje Modelowe faktycznie powróciły do ​​normy istniejącej przed 1997 rokiem. jednocześnie chciałbym, aby w tekście instrukcji znalazło się wyjaśnienie: „Odcisk pieczęci musi zawierać końcówkę stanowiska osoby, która podpisała dokument, ale nie powinna zawierać podpisu urzędnika”. Niestety, w nowej standardowej instrukcji nie ma takiego wyjaśnienia.

Powiązane informacje.

Załącznik do zarządzenia NPF „_____________” „__”___________ ____

INSTRUKCJE

(typowy)

do pracy biurowej w NPF „________”

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Niniejsza Instrukcja ustala jednolite zasady pracy biurowej w OSP „________________” (zwanej dalej Funduszem) i ma na celu racjonalizację i usprawnienie pracy w aparacie OSP.

1.2. Dokumenty Funduszu stanowią jego własność, kwestie pracy z nimi reguluje niniejsza Instrukcja oraz Statut OSP „________”.

1.3. Wsparcie dokumentacyjne zarządzania, kontrola zgodności w pionach strukturalnych Funduszu z jednolitym systemem ewidencji, wytyczne metodyczne pracy z dokumentami oraz szkolenie pracowników w zakresie podstaw prowadzenia dokumentacji przypisane są kierownikom pionów strukturalnych Funduszu .

1.4. Odpowiedzialność za organizację pracy biura, przestrzeganie ustalonych zasad i procedur pracy z dokumentami w komórkach strukturalnych Fundacji spoczywa na ich kierownikach.

1,5. Kierownik jednostki strukturalnej wyznacza osobę odpowiedzialną za pracę biurową, która zapewnia ewidencję i przetwarzanie dokumentów w ustalonych ramach czasowych oraz zapoznaje pracowników z dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi dotyczącymi pracy biurowej.

1.6. Pracownicy komórek strukturalnych Fundacji ponoszą osobistą odpowiedzialność za wypełnianie wymogów instrukcji prowadzenia biura oraz za bezpieczeństwo posiadanych dokumentów urzędowych. Ich utratę zgłasza się niezwłocznie kierownikowi jednostki oraz kierownikowi Fundacji.

1.7. Przekazywanie dokumentów i ich kopii pracownikom organizacji zewnętrznych jest dozwolone za zgodą kierownictwa Funduszu.

1.8. W przypadku wyjazdu pracownika na urlop, w podróż służbową, zwolnienia lub przeprowadzki posiadane przez niego dokumenty, na polecenie kierownika jednostki strukturalnej, zostają przekazane innemu pracownikowi.

1.9. Prawa, obowiązki i odpowiedzialność pracowników Fundacji

określone w opisach stanowisk i określone w umowach.

2. PODSTAWOWE WYMAGANIA REJESTRACYJNE

DOKUMENTY OFICJALNE

2.1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i kompetencjami w Funduszu tworzone są następujące dokumenty urzędowe:

Zamówienia (instrukcje);

Instrukcje;

Umowy (umowy);

Protokoły;

Listy i faksy;

I inni.

2.2. Dokumenty przygotowywane przez piony strukturalne Funduszu muszą być niezwykle zwięzłe i jasne w treści, wszechstronnie uzasadnione, zredagowane iw razie potrzeby uzgodnione z innymi działami strukturalnymi oraz prawnikiem.

Odpowiedzialność za jakość sporządzenia dokumentów i rzetelność informacji w nich zawartych ponoszą osoby, które dokumenty przygotowały, zatwierdziły i podpisały.

2.3. Formy dokumentów organizacyjno-administracyjnych.

Wszelkiego rodzaju dokumenty organizacyjno-administracyjne w Funduszu drukowane są na standardowych formularzach:

Formularz zamówienia;

Formularz zamówienia;

Ogólna forma Fundacji.

Każdy rodzaj dokumentu musi mieć ściśle określony układ szczegółów oraz kolejność ich ułożenia i wykonania.

2.4. Data dokumentu.

Datą dokumentu jest data jego podpisania; w przypadku dokumentu przyjętego przez organ kolegialny – datę jego przyjęcia; dla zatwierdzonego dokumentu – data zatwierdzenia. Dokument jest datowany przez osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument.

W przypadku dokumentów sporządzonych wspólnie z kilkoma organizacjami datą dokumentu jest data podpisania go przez ostatnią organizację (umowa, ustawa, raport itp.).

2.5. Zatwierdzenie dokumentu.

Jeżeli konieczna jest ocena wykonalności dokumentu, jego ważności i zgodności z obowiązującymi przepisami i aktami prawnymi, dokument zostaje zatwierdzony.

Koordynacja może być prowadzona zarówno w ramach Funduszu, jak i poza nim.

Wewnętrzne zatwierdzenie formalizowane jest poprzez zatwierdzenie projektu dokumentu przez urzędnika. Wiza zawiera podpis osobisty, jego transkrypcję oraz datę wydania wizy.

Uwagi i uzupełnienia do projektu dokumentu zamieszczane są na osobnej kartce, na której podczas zatwierdzania umieszcza się oznaczenie: „Uwagi załączono”.

Wizę umieszcza się na kopiach dokumentów pozostających w Funduszu, poniżej podpisu po lewej stronie ostatniej kartki dokumentu. Wzory zleceń i zarządzenia adnotuje się w pierwszym egzemplarzu na odwrotnej stronie ostatniej kartki dokumentu.

Koordynacja zewnętrzna prowadzona jest z organizacjami zewnętrznymi, gdy występują one jako strona zobowiązana w stosunkach prawnych powstałych w wyniku publikacji dokumentu lub gdy treść dokumentu wpływa na ich interesy.

2.6. Zatwierdzenie dokumentu.

Szczególnym sposobem wprowadzenia dokumentu w życie jest jego zatwierdzenie. Dokumenty zatwierdza szef Fundacji lub wyższe władze Fundacji, do których kompetencji, zgodnie ze Statutem, należy rozstrzyganie spraw określonych w zatwierdzonych dokumentach.

Zatwierdzenie dokumentu następuje poprzez umieszczenie pieczęci zatwierdzającej lub wydanie dokumentu administracyjnego (w przypadkach, gdy wymagane są dodatkowe instrukcje i wyjaśnienia).

2.7. Tekst dokumentu musi być krótki, precyzyjny i niepodlegający różnym interpretacjom. Zaleca się sporządzenie dokumentu z reguły w jednej sprawie, co przyspiesza ich rozpatrzenie, wykonanie i przyczynia się do prawidłowego tworzenia spraw.

Teksty dokumentów i pism administracyjnych składają się z dwóch części. Pierwsza wskazuje podstawy lub powody sporządzenia dokumentów. Część druga zawiera decyzje, zarządzenia, propozycje, opinie, wnioski, wnioski.

Pisma należy kierować w imieniu organizacji lub jej jednostki strukturalnej.

2.8. Zaznaczanie obecności aplikacji.

Załączniki dokumentów mogą być trzech typów:

Wniosek zatwierdzony lub wprowadzony w życie odpowiednimi dokumentami administracyjnymi;

Załącznik wyjaśniający lub uzupełniający treść dokumentu głównego;

Wniosek będący samodzielnym dokumentem przesyłany jest wraz z listem motywacyjnym.

Zgłoszenia muszą zawierać wszystkie dane niezbędne dla dokumentu.

Jeżeli załączniki nie są wymienione w tekście, należy podać ich nazwy, liczbę arkuszy i egzemplarzy każdego z nich.

Jeżeli do dokumentu administracyjnego znajduje się kilka załączników, umieszcza się na nich numery seryjne: dodatek 1, dodatek 2 itp.

2.9. Podpisywanie dokumentów.

Dokumenty przesyłane przez Fundację do władz wyższych podpisuje kierownik Fundacji lub osoba pełniąca jego obowiązki.

2.10. Rezolucja.

Uchwała zawiera instrukcje dotyczące wykonania dokumentów. Jeżeli w uchwale jest kilku wykonawców, wskazuje się wykonawcę odpowiedzialnego (z reguły ten wykonawca jest wskazywany jako pierwszy).

2.11. Foka.

Dokumenty wymagające specjalnego poświadczenia ich autentyczności są stemplowane (fakt wydawania pieniędzy i majątku materialnego, a także te przewidziane w państwowych aktach prawnych).

2.12. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt.

Jeżeli do dokumentu nie dołączono kopii pisma z odpowiedzią, wykonawca dokonuje wpisu wskazującego, kiedy i w jaki sposób dokument został sporządzony.

Dokumentów, które nie mają oznaczenia wykonania, nie umieszcza się w aktach.

3. ZASADY PRZYGOTOWANIA I WYKONYWANIA DOKUMENTÓW

3.1. Projekty dokumentów składane do podpisu kierownikowi Funduszu muszą posiadać wizy wykonawcy, kierowników zainteresowanych działów strukturalnych oraz prawnika.

Treść dokumentów urzędowych musi być dokładna, nienaganna pod względem prawnym i niepodlegająca podwójnej interpretacji.

3.2. Święcenia.

Zamówienie to dokument normatywny wydany w celu rozwiązania określonych problemów.

Zlecenia wystawiane są na papierze firmowym Funduszu i muszą zawierać nazwę, datę i numer.

Rozkazy dotyczące działalności podstawowej są numerowane i przechowywane oddzielnie od zamówień na personel.

Rozkazy podpisuje kierownik Funduszu lub osoba pełniąca jego obowiązki.

3.3. Protokoły.

Dokumenty rejestrujące przebieg dyskusji nad sprawami i podjętymi decyzjami.

Tekst protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej.

Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz.

Akt to dokument sporządzony przez kilka osób i potwierdzający fakty i zdarzenia (akt przyjęcia pracy w ramach umowy, akt spisywania materiałów, akt przyjęcia i przekazania dokumentów itp.).

Akty sporządzane są na ogólnym formularzu fundacji. Jeżeli akt jest dokumentem zewnętrznym, wówczas musi zawierać adres prawny Fundacji.

Akt podpisują przewodniczący i członkowie komisji.

3.5. Porozumienie.

Główny dokument prawny w stosunkach między osobami prawnymi (osobami fizycznymi). Charakter transakcji, warunki dostawy, czas dostawy, transport, cena, jakość, płatność, gwarancje, prawa i obowiązki stron - wszystko to znajduje odzwierciedlenie w umowie.

Elementy umowy to:

Nazwa rodzaju i tytuł dokumentu (umowa kupna-sprzedaży);

Data, miejsce kompilacji, numer;

Nazwy stron;

Przedmiot umowy;

Warunki i warunki dostawy, transportu, transportu, przechowywania itp.;

Warunki płatności;

Procedura dostarczenia i odbioru wykonanej pracy;

Odpowiedzialność stron (w tym sankcje za niewypełnienie przyjętych zobowiązań);

Gwarancje, ubezpieczenia i siła wyższa;

Przeniesienie własności;

Procedura rozstrzygania sporów;

Adresy prawne stron (adresy pocztowe, dane bankowe, numery telefonów, faksów);

Podpisy urzędników;

3.6. Listy, faksy.

Korespondencja biznesowa jest integralną formą komunikacji z organizacjami zewnętrznymi.

Tekst pisma musi być zwięzły, spójny, przekonujący i poprawny.

3.7. Opisy stanowisk.

Opis stanowiska pracy to dokument regulacyjny, który określa funkcje, prawa i obowiązki pracownika Funduszu.

Na podstawie opisu stanowiska pracy z pracownikiem Funduszu zawierana jest umowa o pracę.

Opis stanowiska zawiera następujące sekcje:

Postanowienia ogólne;

Funkcje;

Obowiązki zawodowe;

Odpowiedzialność.

3.8. Dokumenty personalne.

Stosunki pracy Funduszu z pracownikami reguluje Kodeks pracy (LC) Federacji Rosyjskiej. Fundusz, w oparciu o przepisy Kodeksu pracy, powinien ustanowić jednolitą procedurę rozpatrywania przyjęć, zwolnień i przeniesień pracowników. Zbiór dokumentów rejestrujących etapy czynności zawodowych pracowników nazywa się dokumentacją personalną. Do takich dokumentów zaliczają się:

Umowy o pracę;

Zamówienia dla personelu;

Dokumentacja pracy;

Karty osobiste z T-2;

Sprawy osobiste;

Konta osobiste do wynagrodzeń.

4. ORGANIZACJA PRZEPŁYWU DOKUMENTÓW

4.1. Tryb przyjmowania, przetwarzania i przekazywania korespondencji otrzymywanej przez Fundusz.

Wszelka korespondencja otrzymana do Funduszu jest zapisywana w dzienniku dokumentów przychodzących.

Po rozpatrzeniu przez kierownictwo Fundacji dokumenty z uchwałami przesyłane są do wykonawców za pośrednictwem sekretariatu za podpisem. Przeniesienie do innego wykonawcy odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.

4.2. Procedura obsługi i wysyłania korespondencji wychodzącej.

Dokumenty podpisane przez kierownictwo Fundacji i przeznaczone do przesłania przekazywane są do sekretariatu, gdzie są rejestrowane w dzienniku dokumentów wychodzących, przygotowywane do przesłania i wysyłane.

Kopie przesłanej korespondencji wraz z wizami gromadzone są w aktach Fundacji.

5. PROCEDURA KONTROLI WYKONANIA DOKUMENTÓW

5.1. Wykonywanie wszelkiego rodzaju dokumentów autoryzowanych przez kierownictwo Funduszu podlega kontroli.

5.2. Terminy wykonania dokumentów wskazane są w tekście dokumentu lub w uchwale kierownika. Jeżeli termin nie jest określony, dokument należy wykonać nie później niż w ciągu miesiąca.

5.3. Organizacja kontroli wykonania.

Kontrola realizacji opiera się na danych ewidencyjnych: wpisach w dziennikach korespondencji wychodzącej i przychodzącej.

Dokument uważa się za wykonany i po wykonaniu dyspozycji zostaje wyjęty spod kontroli. Na dokumencie widnieje wykonanie, podpis osoby potwierdzającej wykonanie oraz data.

6. PRACA WYKONAWCÓW Z DOKUMENTAMI

6.1. Kierownicy komórek strukturalnych Funduszu zapewniają terminową weryfikację dokumentów, zapoznawanie ich z wykonawcami oraz kontrolę jakości wykonania dokumentów merytorycznie.

6.2. Odpowiedzialny wykonawca ponosi osobistą odpowiedzialność za kompletność i dokładność informacji wykorzystanych przy sporządzaniu dokumentu.

6.3. Wykonawca odpowiada za przestrzeganie wymogów dyscypliny wykonawczej, za niestosowanie obowiązujących przepisów dotyczących przygotowania, wykonania, prezentacji oraz terminów wykonania dokumentów.

7. KOMPILACJA NOMENKLATURY SPRAW I TWORZENIE SPRAW

7.1. Sporządzenie listy spraw.

Nomenklatura spraw stanowi usystematyzowany wykaz nazw spraw otwartych w Funduszu, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, sporządzony w określony sposób. Przeznaczony do grupowania wykonywanych dokumentów w pliki, systematyzowania i rejestrowania plików, indeksowania plików oraz określania okresów ich przechowywania.

Nazewnictwo spraw zatwierdza kierownictwo Fundacji.

Sporządzając wykaz spraw należy kierować się Statutem Fundacji, przepisami dotyczącymi jej podziałów strukturalnych, schematami kadrowymi, planami pracy i sprawozdaniami oraz wykazami dokumentów wskazującymi okresy ich przechowywania.

7.2. Tworzenie spraw.

Grupowanie realizowanych dokumentów w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw.

Podczas tworzenia skrzynek należy przestrzegać następujących zasad:

Do sprawy należy wkładać wyłącznie wykonane, prawidłowo sporządzone dokumenty, zgodnie z tytułami spraw zgodnie z nomenklaturą;

Zbierz wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem jednej sprawy;

Grupuj dokumenty z tego samego roku kalendarzowego w jedną sprawę, z wyjątkiem spraw przejściowych;

Oddzielnie grupuj dokumenty przeznaczone do przechowywania trwałego i tymczasowego w plikach. Do akt nie należy dołączać dokumentów wymagających zwrotu, dodatkowych kopii lub wersji roboczych.

7.3. Szybkie przechowywanie dokumentów i plików.

Od chwili założenia do momentu przekazania do archiwum Fundacji akta przechowywane są w miejscu ich powstania.

Udostępnianie spraw innym działom lub organizacjom zewnętrznym odbywa się za zgodą kierownictwa. Do wystawionego etui tworzona jest karta - zamiennik etui. Sprawy przekazywane są organizacjom zewnętrznym zgodnie z ustawami.

Usunięcie dokumentów z akt trwałego przechowywania jest dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach i następuje za zgodą kierownika z obowiązkowym pozostawieniem w aktach uwierzytelnionego odpisu dokumentu oraz wskazania powodów wydania oryginału.

8. PROCEDURA PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA SPRAW

DO PRZECHOWYWANIA ARCHIWALNEGO

8.1. Badanie wartości dokumentów.

Ustalanie wartości dokumentów w celu ich selekcji do stanowego przechowywania i ustalania okresów przechowywania.

W celu organizacji i przeprowadzenia badania wartości dokumentów Fundacja tworzy stałą komisję ekspercką.

Selekcja dokumentów do trwałego przechowywania odbywa się na podstawie wykazów dokumentów, wskazujących okresy ich przechowywania oraz nazewnictwa akt Funduszu, poprzez przeglądanie akt arkusz po arkuszu.

Na podstawie wyników badania wartości dokumentów sporządzane są inwentarze składowania stałego, czasowego, akta osobowe, a także ustawy o przydziale spraw do zniszczenia.

8.2. Sporządzanie inwentarza spraw.

Inwentarze sporządzane są corocznie dla zrealizowanych przypadków stałego, tymczasowego składowania oraz personelu, który przeszedł badanie wartościowe sporządzone zgodnie z tymi wymaganiami.

Przy sporządzaniu spisu spraw spełnione są następujące wymagania:

Tytuły spraw wprowadza się do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw;

Kolumny inwentarza wypełniane są ściśle według informacji zawartych na okładce skrzynki.

Inwentarze spraw sporządzane są zgodnie z ustaloną formą w trzech egzemplarzach.

8.3. Przekazanie skrzynek do przechowywania.

Dokumenty powstałe w wyniku działalności Fundacji, mające znaczenie historyczne, społeczne, gospodarcze, bez względu na czas powstania, miejsce przechowywania, technologię i sposób zabezpieczenia informacji, podlegają przekazaniu do magazynu państwowego.

Przekazywanie spraw odbywa się według inwentarzy.

9. KSIĘGOWOŚĆ I PRZECHOWYWANIE FORMULARZÓW, PIECZĘCI I PIECZĄT

9.1. Pieczątki i pieczątki Fundacji, druki instrukcji, zlecenia, zaświadczenia podróżne, a także zeszyty ćwiczeń podlegają obowiązkowej rejestracji.

9.2. Osoby osobiście odpowiedzialne za ewidencjonowanie i przechowywanie pieczęci, pieczątek i formularzy wyznaczane są zarządzeniem Funduszu.

9.3. Pieczęcie i pieczątki przechowywane są w dzienniku. Wydawanie pieczęci, pieczątek i formularzy osobom odpowiedzialnym za ich przechowywanie i używanie następuje za podpisem w odpowiednich dziennikach.

9.4. Dzienniki księgowe objęte są nomenklaturą spraw, ich arkusze są numerowane, zszywane i opieczętowane.

10. ZASTOSOWANIA

W załączeniu wzory wypełniania dokumentów stosowanych przez Fundację na odpowiednich formularzach.