Dokumentacja handlowa. Sprzedaż i przepływ aktywów towarowych i pieniężnych

Podczas umieszczania produktów do przechowywania i wydawania produktów w magazynach wykorzystuje się je dokumenty regulacyjne regulujące procedurę odbioru, a mianowicie:

1. Instrukcja dotycząca trybu przyjmowania ilościowego wyrobów produkcyjnych, technicznych i towarów konsumpcyjnych.

2. Instrukcje dotyczące postępowania w zakresie odbioru jakościowego wyrobów przemysłowych, technicznych i towarów konsumpcyjnych.

3. Książka produktu.

4. Wniosek-zamówienie.

5. Umowa dostawy.

6. Dziennik zamówień Klienta.

7. Karta niezaspokojonego zapotrzebowania.

8. Podsumowanie arkusza selekcji dla selekcji złożonej.

9. Faktura.

10. Etykieta opakowania.

11. Dziennik przeniesienia produktów z magazynu na wyprawę.

12. Księga logów produktów oraz faktur przyjętych do wysyłki z magazynów i wysłanych do klientów.

13. List przewozowy.

14. Przepustka na wjazd (wyjazd) na (z) terytorium przedsiębiorstwa.

15. Wniosek o zezwolenie na transport drogowy.

16. Dziennik jazdy pojazdów mechanicznych.

17. Karta rozliczeniowa kontenera magazynowego.

18. Księga rejestracji dokumentów składanych przez osobę realizującą scentralizowaną dostawę i dostawę produktów.

19. Karta ewidencji realizacji umów dostaw.

20. Księga rozliczeń operacyjnych dostaw produktów do klientów.

Konta stanowią załączniki do umów zawieranych na dostawę produktów do Klientów. Zawierają one asortyment produktów planowanych do sprzedaży, ich ilość, koszt i czas dostawy.

Uwzględnienie faktycznej dostępności produktów w magazynie w okresie inwentaryzacji w przypadkach, gdy prowizja za inwentarz nie ma możliwości od razu liczyć produkty i rejestrować dane o nich na liście inwentarzowej etykieta inwentarzowa(formularz nr inw.-2)

Jeżeli podczas inwentaryzacji zostaną zidentyfikowane odchylenia od danych księgowych według rodzaju produktu, pasujące stwierdzenia. Arkusze porównawcze odzwierciedlają wyniki inwentaryzacji, czyli rozbieżności pomiędzy danymi księgowymi a danymi inwentaryzacyjnymi (faktyczną dostępność produktów).

Faktury od dostawców zewnętrznych stanowią podstawę księgowania produktów w magazynie, czyli podstawę do wystawiania faktur.

Faktura odbioru zaprojektowany z myślą o rozliczeniu produktów przybywających do magazynu.

Jeśli otrzymasz produkt słaba jakość przesłane do producenta powiadomienie o połączeniu. Zawiadomienie o wezwaniu przesłane do producenta (nadawcy) powinno zawierać:

· nazwa produktu, data i numer faktury lub numer dokumentu przewozowego, jeżeli do chwili wezwania nie otrzymano faktury;

· główne braki stwierdzone w produkcie;

· czas, na który planowany jest odbiór wyrobów pod kątem jakości lub kompletności (w terminie ustalonym na odbiór);

· ilość produktów o nieodpowiedniej jakości lub produktów niekompletnych.

Ujednolicone formy dokumentacji pierwotnej do rozliczania produktów obejmują:

Pełnomocnictwo(formularz nr. M-1 i nr M-2a):

· służy do sformalizowania prawa osoby do występowania w charakterze upoważnionego przedstawiciela organizacji przy odbiorze produktów sprzedawanych przez dostawcę zgodnie z zamówieniem (faktura, umowa, zamówienie, umowa);

· stanowi podstawę do odbioru produktów w magazynie dostawcy, na stacji kolejowej, na molo, na lotnisku i potwierdza prawo tej osoby do odbioru produktów.

Dane pełnomocnictwa:

· numer i data wydania;

· okres ważności (określony możliwościami odbioru i eksportu produktów);

· nazwy i adresy płatnika i odbiorcy (odbiorcy pełnomocnictwa);

· dane bankowe płatnika;

· nazwa dostawcy;

· stanowisko, nazwisko, imię, patronimika, informacja o paszporcie osoby, w imieniu której wydawane jest pełnomocnictwo;

· numer i data dokumentu stanowiącego podstawę dopuszczenia wyrobów.

Powody uznania pełnomocnictwa za nieważne:

· pełnomocnictwo zostało wydane z naruszeniem trybu jego wypełniania

· lub z niewypełnionymi danymi;

· pełnomocnictwo zawiera zmiany i skreślenia;

· nie przedstawiono paszportu, którego dane wskazane są w pełnomocnictwie;

· pełnomocnictwo wygasło;

· odbiorca otrzymał wiadomość o odwołaniu niniejszego pełnomocnictwa.

Zamówienie odbioru(Formularz nr M-4) - dokument służący do przyjęcia i odbioru wyrobów oraz pojemników na produkty otrzymane od dostawców. Sporządzany jest przez pracowników magazynu i wystawiany na podstawie rozliczeń i innych towarzyszących dokumentów przewozowych od dostawców.

Świadectwo odbioru materiałów(Formularz nr M-7) - służy do sformalizowania przyjęcia wyrobów wykazujących rozbieżności ilościowe i jakościowe oraz asortymentowe z danymi zawartymi w dokumentach towarzyszących dostawcy. Akt ten sporządza się także w przypadku przyjęcia produktów otrzymanych bez dokumentów. Ustawa stanowi podstawę prawną do złożenia reklamacji u dostawcy (nadawcy).

Ogranicz kartę ogrodzenia(Formularz nr M-8) - dokument, na podstawie którego produkty są spisywane z magazynu. Formularz ten stosowany jest w przypadku, gdy istnieją limity dostaw produktów:

· rejestrowanie uwolnień materiałów systematycznie zużywanych przy wytwarzaniu wyrobów;

· na bieżąco monitoruje przestrzeganie ustalonych limitów dostaw materiałów na potrzeby produkcyjne.

Zapytanie-faktura(Formularz nr M-11) służy do rejestrowania przepływu produktów w organizacji pomiędzy osobami odpowiedzialnymi finansowo z różnych działów strukturalnych.

Listy wyboru wydawane są na miesiąc lub na całe zapotrzebowanie na produkty dla danego zamówienia i służą do kontroli dostaw tych produktów w przedsiębiorstwach, w których udział zużycia komponentów do wytworzenia wyrobów gotowych jest wysoki. Lista kompletacji zawiera zestawienie miejsc ze wskazaniem ich ilości.

Wyciągi (karty) wykorzystania limitu służą do rejestracji zwolnienia materiałów do produkcji według wymagań, a także zwrotu z produkcji i przemieszczania materiałów z magazynu do magazynu warsztatu (placówki) z fakturami. Zestawienia te sporządzane są w celu kontroli uwalniania materiałów w ramach limitu.

Faktura za wydanie materiałów na bok(formularz nr M-15) służy do ewidencji wydania produktów:

· jednostki strukturalne własnej organizacji zlokalizowane poza jej terytorium. Faktura wystawiana jest przez pracownika jednostki strukturalnej w dwóch egzemplarzach na podstawie umów, zleceń i innych odpowiednich dokumentów oraz po okazaniu przez odbiorcę pełnomocnictwa do odbioru wyrobów, wypełnionego w wymagany sposób;

· osobom trzecim. Fakturę wystawia dział zaopatrzenia na podstawie umów, zamówień i innych odpowiednich dokumentów oraz pisemnej zgody kierownika przedsiębiorstwa lub osób przez niego upoważnionych.

Materialna karta księgowa (formularz nr M-17):

· służy do rejestracji ruchu produktów w magazynie dla każdego gatunku, rodzaju i wielkości produktu;

· wypełniany przy każdym numerze pozycji produktu;

· utrzymywane przez osobę odpowiedzialną finansowo (magazynier, kierownik magazynu).

Materialne karty księgowe wydawane są przez dział księgowości po otrzymaniu dokumentów przychodzących i zgodnie z nomenklaturą materiałów i przekazywane osobom odpowiedzialnym finansowo za pokwitowaniem w rejestrze wraz z dokumentami przychodzącymi do zaliczenia rachunkowości.

Ustawa o delegowaniu majątku materialnego, otrzymany podczas demontażu i demontażu budynków i budowli (formularz nr M-35) służy do sformalizowania odbioru materiałów nadających się do wykorzystania w innych pracach.

Akt tary pobiera się nie później niż 10 dni po zwolnieniu pojemnika, a o masie pojemnika spod produktów mokrych – niezwłocznie po zwolnieniu pojemnika spod produktu. W ustawie tej wskazuje się także masę netto produktu, otrzymaną poprzez odjęcie tary od masy brutto.

Bliższe dane Ustawa o niedoborach produktów:

a) nazwę odbiorcy, który sporządził akt i jego adres;

b) datę i numer aktu, miejsce przyjęcia wyrobów i sporządzenia aktu, godzinę rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia wyrobów. W przypadkach, gdy odbiór produktów odbył się z naruszeniem ustalonego terminu, przyczyny nieterminowego odbioru, czas ich wystąpienia i usunięcie;

c) nazwisko, imię i patronimika osób, które brały udział w odbiorze ilościowym wyrobów i przy sporządzaniu aktu, ich miejsce pracy, zajmowane stanowiska, datę i numer dokumentu z upoważnienia przedstawiciela uczestniczyć w odbiorze produktów, a także wskazanie, że osoby te zapoznały się z zasadami przyjmowania produktów ilościowo;

d) nazwy i adresy nadawcy (producenta) i dostawcy;

e) datę i numer wiadomości telefonicznej lub telegramu o wezwaniu przedstawiciela nadawcy (producenta);

f) datę i numer faktury oraz listu przewozowego (konosamentu);

g) datę wysyłki produktów ze stacji (molo, portu) wyjścia lub z magazynu nadawcy;

h) datę przybycia produktów na stację (molo, port) miejsca przeznaczenia, czas dostarczenia ładunku przez przewoźnika, czas otwarcia pojazdu (wagonu, kontenera, samochodu dostawczego) i innych pojazdów zaplombowanych , czas dostarczenia produktów do magazynu odbiorcy;

i) numer i datę aktu handlowego (aktu wydanego przez przewoźnika), jeżeli akt taki został sporządzony przy odbiorze produktów od przewoźnika;

j) warunki przechowywania produktów w magazynie odbiorcy przed ich przyjęciem oraz informację, że ilość produktów została określona na wagach roboczych lub innych przyrządach pomiarowych zweryfikowanych w wymagany sposób;

k) stan pojemnika i opakowania w momencie kontroli produktów; zawartość zewnętrznego oznakowania pojemnika oraz inne dane, na podstawie których można stwierdzić, w czyim opakowaniu znajduje się produkt – nadawca czy producent; data otwarcia pojemnika;

l) podczas wyrywkowej kontroli wyrobów – tryb wyboru wyrobów do kontroli ze wskazaniem podstawy wyrywkowej kontroli (norma, warunki techniczne, specjalne warunki dostawy, umowa);

m) dane nadawcy lub przewoźnika, za którego wagą lub plombami towar został przesłany, adnotację o przydatności plomb oraz treść druków zgodnie z obowiązującymi przepisami przewozowymi; łączna waga produktów – rzeczywista i zgodna z dokumentami; wagę każdego miejsca, w którym stwierdzono brak, rzeczywistą i zgodną ze wzornikiem na pojemniku (opakowaniu);

o) oznaczenia transportowe i spedycyjne miejsc (zgodnie z dokumentami i faktycznie), obecność lub brak etykiet opakowaniowych, plomb na poszczególnych miejscach;

o) sposób określania ilości brakujących produktów (ważenie, miejsca liczenia, mierzenie);

p) inne dane, które zdaniem osób biorących udział w odbiorze powinny zostać wskazane w akcie potwierdzenia braku;

c) dokładną ilość i koszt brakujących produktów;

r) wniosek dotyczący przyczyn i lokalizacji niedoboru.

Bliższe dane działać w przypadku nieodpowiedniej jakości produktu:

· warunki przechowywania w magazynie odbiorcy;

· stan opakowania w momencie kontroli;

· obecność list przewozowych i plomb;

· ilość i pełna nazwa produktów;

· szczegółowy opis wykrytych braków i ich charakterystyka;

· podanie powodów odrzucenia produktów lub przeniesienia ich do niższej klasy;

· wnioski dotyczące charakteru zidentyfikowanych braków, przyczyny ich wystąpienia i utraty jakości produktu.

Raport produktu sporządzone na podstawie pierwotnych dokumentów dochodów i wydatków.

Instrukcje dotyczące wysyłki pochodzi z działu sprzedaży, zawiera link do faktury i umowy, w ramach której dostarczane są produkty, asortyment produktów, które należy wysłać, ich ilość, koszt, formę płatności, czas i sposób dostawy. Instrukcja wysyłki jest dokumentem dyrektywnym dla działu logistyki, umożliwiającym rozpoczęcie wysyłki produktów do klienta.

Lista pakowania (inwentarz). skompilowany po zakończeniu pakowania. Arkusz zawiera dane dotyczące każdego indywidualnie pakowanego przedmiotu lub pudełka. Lista pakowania wskazuje:

· numer seryjny pudełka zgodnie z danymi zawartymi na etykiecie;

· zawartość pudełka;

· miejsce i data produkcji opakowań;

· instrukcje śledzenia produktów (ładunek);

Numer telefonu kontaktowego Odbiorcy;

· adres i dane osoby fizycznej (prawnej) będącej odbiorcą produktu (ładunku).

Dokumenty dokumentujące wydanie produktów z magazynu:

· blacha ogrodzeniowa;

· faktura itp.

Konsument może otrzymać następujące informacje dokumenty sprawozdawcze o stanie produktów przechowywanych w magazynie:

· codzienny raport o stanie przechowywanych produktów;

· raportowanie terminów ważności produktów;

· dzienny raport przyjęcia produktów na magazyn;

· dzienny raport o wysłaniu produktów z magazynu;

· raporty specjalne (o brakach, uszkodzeniach produktów przy odbiorze na magazyn) wraz ze zdjęciami;

· raport o zablokowanych produktach (zablokowanych zgodnie z instrukcją klienta, np. ze względu na upływ terminu ważności);

· raport dotyczący przepakowanych wadliwych produktów;

· protokół zniszczenia wadliwych produktów;

· raport o wadliwych produktach (po przyjęciu produktów na magazyn, zniszczeniu, przepakowaniu);

· raport o obecności pustych palet.

Przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Codzienny raport o stanie przechowywanych produktów

· saldo salda produktu na wieczór poprzedniego dnia roboczego;

· wszystkie przyjęcia produktów do magazynu w ciągu dnia roboczego;

· wszystkie wysyłki produktów w ciągu dnia roboczego;

· nowy bilans produktów, obejmujący produkty o różnych statusach (np. produkty podlegające wysyłce, ale jeszcze niewysłane);

· Bilans produktów dostępnych w magazynie.

Raport daty ważności produktu zawiera następujące informacje:

· ostrzeżenie o upływie terminu przydatności produktów na 6 miesięcy przed jego upływem dla każdej nazwy produktu;

· daty ważności poszczególnych nazw produktów;

· lista produktów według rodzaju daty ważności (przeterminowany, 7 dni przed datą ważności, 14 dni).

Codzienny raport przyjęcia produktów na magazyn zawiera następujące informacje:

· wszystkie przyjęcia produktów dziennie;

· informacje i dokumenty dotyczące przyjęcia pojazdów (karta informacyjna, akt przyjęcia produktów na magazyn podpisany przez przedstawiciela magazynu i kierowcę);

· informacje i kopie dokumentów towarzyszących produktom.

Codzienny raport o wysyłce produktów z magazynu zawiera następujące informacje:

· wszystkie przesyłki produktów realizowane w ciągu dnia roboczego;

· wszystkie zamówienia będące w trakcie kompletowania;

· informacje o wysyłanych produktach wraz z danymi dotyczącymi pojazdów mechanicznych;

· kopie faktur z notatką kierownika magazynu o wysyłce.

Pojemnik i opakowanie

O całej różnorodności technicznej magazynów w dużej mierze decyduje zastosowana jednostka ładunkowa oraz kontener lub opakowanie, w którym jest ona przechowywana.

Określenie sposobu przechowywania, dobór niezbędnego sprzętu, mechanizmów podnoszących i transportowych oraz obliczenie ich parametrów, określenie wymaganych powierzchni, rodzaj pomieszczeń, organizacja procesu rozładunku/rozładunku, rozmieszczenie, składowanie, wyszukiwanie itp. zależy od tego.

Obecnie stało się ono szczególnie popularne standaryzowany pojemnik. Jego zastosowanie zmniejsza pracochłonność operacji załadunku i rozładunku, poprawia jakość składowania i efektywność poszukiwań, a co najważniejsze pozwala osiągnąć wysoki poziom mechanizacji i automatyzacji.

Ujednolicone opakowanie, w zależności od jego przeznaczenia, może być zróżnicowane.

Nowoczesne systemy magazynowania coraz częściej skupiają się na wykorzystaniu pojemników.

Zgodnie z definicją Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO), pojemnik – jest to element sprzętu transportowego, wielokrotnego użytku w jednym lub kilku rodzajach transportu, przeznaczony do przewozu i czasowego składowania towarów, wyposażony w urządzenia do zmechanizowanego montażu i demontażu z pojazdów, posiadający stałe parametry techniczne i nośność co najmniej 1 m 3.

Nazywa się pojemniki odpowiednie do pakowania różnego rodzaju produktów uniwersalny, oraz te przeznaczone dla jednego rodzaju lub jednej nazwy produktu - specjalny.

Najważniejsze w pojemniku, niezależnie od jego konstrukcji, materiału i przeznaczenia, jest unifikacja wymiarów, co pozwala na standaryzację ich transportu i przechowywania.

Wspomniana już organizacja ISO wydała zalecenia dotyczące ujednolicenia rozmiarów kontenerów. Zatem w przypadku kontenerów o dużej pojemności obowiązkowe jest, aby ich szerokość i wysokość były takie same i wynosiły 2438 mm. Długość największego kontenera musi wynosić 12192 mm, a dla mniejszych kontenerów podaje się krotność równą 0,75, 0,5 i 0,25 długości tego największego kontenera.

W zależności od charakteru ładunku, w różnych magazynach stosowane są różne urządzenia do przechowywania jednostek ładunkowych.

Znajdują się tu urządzenia do przechowywania jednostek ładunkowych wraz z urządzeniami mechanizacji i automatyzacji różnych operacji magazynowych w odpowiednio wyznaczonych obszarach magazynowych. W takim przypadku należy ustalić, co następuje:

· powierzchnia użytkowa magazynu, czyli powierzchnia bezpośrednio zajmowana przez składowany towar; ustala się ją zazwyczaj w oparciu o obowiązujące normy dotyczące dopuszczalnego obciążenia na jednostkę powierzchni lub w oparciu o normy dotyczące stopnia wypełnienia objętości magazynu składowanym materiałem;

· kwadrat, niezbędne do spełnienia notatki dotyczące akceptacji i wydania operacji (wymiary obszarów przyjęcia i wydania);

· obszar usług(powierzchnia biurowa przeznaczona dla kadry zarządzającej);

· obszar pomocniczy, w tym określenie wielkości przejść i przejść w zależności od standardowych rozmiarów składowanych materiałów, rodzaju i konstrukcji zastosowanych urządzeń mechanizacyjnych oraz intensywności obrotu ładunków. Obejmuje to również określenie, zgodnie z obowiązującymi normami, wysokości magazynów do poziomu kratownic lub krokwi.

Po ustaleniu całkowitej powierzchni całkowitej magazynu należy upewnić się, czy powierzchnia użytkowa magazynu mieści się w tej części całkowitej powierzchni, która jest dopuszczalna dla tego typu magazynu. Udział ten dotyczy zazwyczaj magazynów:

· produkty od producentów zewnętrznych 0,35-0,4;

· walcówka metalowa 0,25-0,5;

· odlewnictwo, odkuwki i wytłoczki 0,4-0,6;

· produkty gotowe 0,35-0,6.

Aby wdrożyć zarządzanie logistyką, należy określić rodzaje stosowanych urządzeń dźwigowych i transportowych oraz obliczyć ich wymaganą liczbę.

Rodzaje takich urządzeń dla jednostek ładunkowych można sklasyfikować w następujący sposób:

1. Sprzęt wsadowy: dźwigi, ładowarki, manipulatory.

2. Ciągłe wyposażenie: kontenery wiszące, przenośniki podłogowe, windy, przenośniki rolkowe napędzane.

Opisane urządzenia magazynowe i operacje wykonywane za ich pomocą zapewniają techniczną, technologiczną i organizacyjną interakcję magazynu z innymi uczestnikami działalności produkcyjnej i sprzedażowej.

Pakiet w znaczący sposób wpływa na poziom kosztów I wydajność systemu logistycznego.

Elementy takich kosztów- koszty zakupu materiałów opakowaniowych, ręcznego lub zautomatyzowanego wykonywania operacji pakowania i późniejszej utylizacji materiałów opakowaniowych.

Kontrola stanu zapasów w dużej mierze zależy od trafności identyfikacji ładunku, a oznaczenie identyfikacyjne odbywa się na opakowaniu. Szybkość, dokładność i efektywność kompletacji zamówień zależy także od wiarygodności identyfikacji przesyłek, ich kształtu i wymiarów, a także przydatności do obsługi ładunku. Koszty transportu i przechowywania zależą bezpośrednio od jakości opakowania. Opakowanie musi być trwałe, wygodne, bogate w informacje i spełniać standardy środowiskowe. Obecność wszystkich tych właściwości podnosi konsumencką jakość produktów, a co za tym idzie, poziom obsługi logistycznej.

Wyróżniamy dwa rodzaje opakowań: konsument, skierowana do ostatecznego konsumenta towarów i w związku z tym pełniąca funkcje marketingowe, oraz przemysłowy, zapewniając wygodę operacji logistycznych.

Konsument opakowanie jest projektowane w oparciu o rozważania udogodnienia dla konsumenta, atrakcyjność dla kupujących, efektywne wykorzystanie powierzchni handlowej i zabezpieczenie towaru przed uszkodzeniem.

Jeżeli opakowanie swoim wyglądem przyciąga uwagę konsumenta nietypowy kształt I wymiary, ona z tych samych powodów gorszący dla logistyki, ponieważ przemyślany projekt opakowania jest obowiązkowy musi uwzględniać wymagania wszystkich elementów systemu logistycznego.

Aby zwiększyć efektywność przeładunku, gotowe produkty (lub ich poszczególne elementy) są zazwyczaj grupowane w większe jednostki, umieszczane w pudełkach, workach, skrzyniach lub beczkach. Wszystkie te pojemniki, które służą do pierwotnej kombinacji poszczególnych produktów, nazywane są opakowania przemysłowe.

Czasami, dla wygody obsługi ładunków, opakowania przemysłowe łączone są w większe przesyłki towarowe. Proces ten nazywa się konteneryzacja, Lub tworzenie powiększonych jednostek ładunkowych.

W przypadku stosowania ujednoliconych form dokumentacji list przewozowy sporządzany jest według formularza TORG-12. Formularz i instrukcja jego wypełnienia zostały zatwierdzone Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 1998 r. Nr 132. Formularz można pobrać na naszej stronie internetowej.

W razie potrzeby można wprowadzić do formularza dodatkowe pola, kolumny i szczegóły (patrz także Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20) lub skorzystać z samodzielnie opracowanego i zatwierdzonego formularza listu przewozowego (Część 4 art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ).

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule „Dokument podstawowy: wymagania dotyczące formy i konsekwencje jego naruszenia” .

Kiedy i dlaczego używany jest formularz TORG-12?

Ujednolicony formularz TORG-12 służy do rejestracji sprzedaży (wydania) pozycji magazynowych stronie trzeciej. Głównym zakresem dokumentu jest handel hurtowy.

Sprzedawca wystawia dowód dostawy. Dla niego jest to dokument, na podstawie którego odzwierciedla się umorzenie i sprzedaż towarów.

Dla kupującego faktura TORG-12 jest jednym z dokumentów potwierdzających nabycie pozycji magazynowych i stanowi podstawę ich kapitalizacji.

Jakie informacje zawiera dowód dostawy?

Zestaw sekcji ujednoliconego formularza TORG-12 jest następujący:

1. Informacje o uczestnikach dostawy (sprzedawca, nadawca, odbiorca, płatnik), w tym ich nazwiska, adresy, numery telefonów, dane bankowe oraz kody OKPO i OKVED.
2. Dane umowy, na podstawie której następuje dostawa oraz listu przewozowego.
3. Dane samego listu przewozowego – jego numer i data.
4. Informacje o produkcie: nazwa, jednostka miary, ilość, cena oraz koszt i podatek VAT naliczony kupującemu ( Przeczytaj o wypełnianiu faktury bez podatku VAT w materiale „Jak wypełnić dowód dostawy (TORG-12) podczas pracy bez podatku VAT (próbka)” ).
5. Informacje o załącznikach do faktury (np. certyfikaty, paszporty itp. dotyczące towarów).
6. Dokument kończy się fragmentem z licznymi podpisami. Po stronie sprzedającego podpisują go pracownik zatwierdzający wydanie ładunku, główny księgowy oraz pracownik bezpośrednio wydający ładunek. Z drugiej strony podpisy składają przedstawiciele kupującego i odbiorcy. Zawiera także informację o pełnomocnictwie, na podstawie którego przedstawiciel kupującego przyjmuje towar oraz wskazuje daty podpisania dokumentu przez strony.

Ujednolicony formularz TORG-12 przewiduje również umieszczanie pieczęci stron dostawy. Jednocześnie pieczęć nie jest obowiązkowym wymogiem dokumentu pierwotnego (art. 9 ustawy nr 402-FZ), dlatego organizacje, które oficjalnie zrezygnowały z pieczęci, nie mogą nią poświadczać faktury (patrz także pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 06.08.2015 nr 03-01 -10/45390).

Liczba egzemplarzy dowodu dostawy

Fakturę wystawia upoważniony pracownik organizacji sprzedającej w momencie wydania towaru w 2 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje u sprzedającego, drugi przechodzi na kupującego.

Elektroniczny list przewozowy TORG-12

Dokumenty pierwotne można przygotować nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej (część 5, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

Przeczytaj, jakiego podpisu należy używać w przypadku dokumentacji elektronicznej.

Dla elektronicznego listu przewozowego zatwierdzono format przesyłania za pośrednictwem TKS ( od 1 lipca 2017 r - zarządzenie Federalnej Służby Skarbowej nr ММВ-7-10/551@ z dnia 30 listopada 2015 r.), które umożliwia nie tylko ustanowienie elektronicznej wymiany faktur z kontrahentami, ale także składanie faktur drogą elektroniczną na żądanie organów podatkowych.

Próbka wypełnienia ujednoliconego formularza TORG-12

Próbkę wypełnienia ujednoliconego formularza TORG-12 można również zobaczyć i pobrać na naszej stronie internetowej.

Wyniki

Ujednolicony formularz TORG-12 jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego sprzedawca sprzedaje towar i przybywa kupujący. Formularz wystawiany jest w 2 egzemplarzach: po 1 dla każdej ze stron transakcji lub przesyłany drogą elektroniczną do kupującego, pod warunkiem jego poświadczenia elektronicznym podpisem cyfrowym.

- jest to szczególna działalność ludzi związana z realizacją czynności kupna i sprzedaży, reprezentująca zespół określonych operacji technologicznych i ekonomicznych, mających na celu obsługę procesu wymiany.

Społeczny podział pracy i oddzielenie kapitału handlowego od ogólnego kapitału przemysłowego uczyniły handel odrębną, niezależną gałęzią gospodarki.

Podstawowe funkcje handlowe:

• sprzedaż wyprodukowanych (towarów). Spełnienie tej funkcji stwarza ekonomiczny warunek reprodukcji całkowitego produktu społecznego i łączy produkcję z konsumpcją;
• dostarczanie dóbr konsumpcyjnych konsumentom. To poprzez handel następuje przestrzenny przepływ towarów od producentów do konsumentów, a w handlu kontynuowane są procesy produkcyjne w sferze obrotu (tj. transport, magazynowanie);
• utrzymanie równowagi pomiędzy podażą i popytem. Jednocześnie handel aktywnie wpływa na produkcję pod względem wielkości i asortymentu wytwarzanych towarów;
• redukcja sfery konsumpcji (kosztów zakupu towarów przez klienta) poprzez udoskonalenie technologii sprzedaży, usług informacyjnych itp.;
• funkcje związane z realizacją marketingu, a mianowicie: badanie rynku, ustalanie cen, tworzenie usług serwisowych, rozwój produktu itp.

Trzecia grupa dokumentów – dokumenty handlowe – to dokumenty określające charakterystykę kosztową, ilościową i jakościową produktu. Sprzedawca sporządza te dokumenty na papierze firmowym, a kupujący dokonuje za nie zapłaty.

Charakterystyka kosztowa towaru prezentowana jest na fakturze oraz fakturze pro forma.

Głównym rachunkiem rozliczeniowym jest rachunek komercyjny dokument. Zawiera obowiązek zapłaty przez kupującego określonej w nim kwoty zapłaty za dostarczony towar.

Na fakturze wskazana jest: cena za jednostkę towaru oraz łączna kwota faktury lub płatności; podstawowe warunki dostawy towaru; sposób i forma płatności, nazwa banku, w którym należy dokonać płatności; informacja o opłaceniu kosztów transportu (kiedy i przez kogo); informację o ubezpieczeniu (przez kogo jest ono opłacane) i wysokości składki ubezpieczeniowej (w przypadku dostaw na warunkach CIF).

Faktury wystawiane są oczywiście w dużej liczbie egzemplarzy (do 25), co wiąże się z pełnieniem przez faktury różnych funkcji. Faktura wymagana do przedłożenia w tych instytucjach:

Bank, który ma otrzymać płatność z tytułu tego zakupu;

Do firmy ubezpieczeniowej – w celu obliczenia składki ubezpieczeniowej za ubezpieczenie ładunku;

Władze monetarne krajów importera w przypadku ograniczeń walutowych – aby importer otrzymał walutę obcą;

Organy celne – do obliczania ceł;

Izba Handlowa lub inna organizacja – w celu wystawienia świadectwa pochodzenia towaru;

Organy rządowe – w celu uzyskania licencji eksportowo-importowych;

Do firmy spedycyjnej, która przyjmuje ładunek do przewozu, lub do kolei – o wystawienie kolejowego listu przewozowego (za bezpieczeństwo ładunku odpowiada bowiem kolej);

Organy statystyczne – do prowadzenia statystyki handlu zagranicznego. Konta można podzielić w zależności od pełnionych przez nie funkcji na następujące typy:

Faktura;

Specyfikacja faktury;

Tymczasowa faktura;

Faktura proforma.

Faktura wydawane co do zasady po ostatecznym odbiorze towaru przez kupującego. Oprócz swojej głównej funkcji jako dokumentu wskazującego kwotę zapłaty za towar, faktura może pełnić funkcję faktury wysyłanej wraz z towarem. Na żądanie organów celnych w wielu krajach faktury wystawiane są na przepisowych formularzach i są one jednocześnie lub łączone ze świadectwami przejazdu towarów.

Specyfikacja faktury- łączy dane konta i specyfikacje. Zwykle wskazuje cenę za jednostkę towaru według rodzaju i gatunku, a także całkowity koszt całej przesyłki towaru. Wydawane w przypadku, gdy partia zawiera inny asortyment towarów. Czasami nazywane określonym kontem.

Poprzednie konto wydawany jest w przypadkach, gdy odbiór towaru następuje na terenie kraju lub w przypadku dostaw częściowych. Zawiera informacje o ilości i koszcie przesyłki towaru i jest odpłatna. Po przyjęciu towaru lub dostarczeniu całej przesyłki, sprzedający wystawia fakturę, na podstawie której następuje płatność końcowa.

Faktura proforma- jest to dokument, który podobnie jak faktura zawiera informacje o cenie i koszcie przesyłki towaru, nie jest jednak dokumentem płatniczym, gdyż nie zawiera obowiązku zapłaty określonej w nim kwoty. Nie pełniąc głównej funkcji rachunku jako dokumentu płatniczego, faktura proforma pełni jednocześnie inne funkcje rachunku. Jeżeli faktura pro forma zawiera instrukcje dotyczące ceny każdego rodzaju lub odmiany towaru, nazywa się ją określoną fakturą pro forma. Fakturę pro forma można wystawić na towar, który został wysłany, ale nie został jeszcze sprzedany i odwrotnie. Najczęściej faktura proforma wystawiana jest w przypadku dostarczenia towaru w celach wysyłkowych, na wystawy, targi i aukcje. Faktura proforma wysyłana do odbiorcy może wskazywać kwotę, jaką właściciel towaru (nadawca) zamierza otrzymać oraz wydatki, jakie poniósł w związku z wysyłką towaru. Faktura pro forma może mieć także charakter kosztorysowy, za pomocą którego importer może zapoznać się z podstawowymi danymi o produkcie, który chce kupić, procedurą płatności, a także określić wysokość wydatków.

Charakterystyka ilościowa produktu jest podana w specyfikacji, dokumentacji technicznej i liście pakowania.

Specyfikacja zawiera zestawienie wszystkich rodzajów i odmian towarów wchodzących w skład danej partii, ze wskazaniem dla każdej lokalizacji, ilości i rodzaju towaru. Specyfikacja oczywiście uzupełnia fakturę na towary różnych typów i nazw.

Dokumentacja techniczna jest wymagana w przypadku dostawy sprzętu i technicznych dóbr trwałego użytku, aby zapewnić ich terminową instalację i prawidłowe działanie. Dokumentacja techniczna obejmuje: paszport, formularze i opisy produktów, instrukcje montażu i obsługi, różne schematy, rysunki, informacje o częściach zamiennych, narzędziach, urządzeniach itp. Wykaz niezbędnej dokumentacji technicznej jest zwykle zawarty w normach lub warunkach technicznych, które stanowią integralna część umowy. Dokumentację techniczną sporządza się w języku kraju kupującego lub w innym języku według wskazań kupującego. W przypadku towarów produkowanych masowo dokumentację techniczną należy przygotować w drodze druku.

Lista pakowania zawiera wykaz wszystkich rodzajów i odmian towarów znajdujących się w każdym elemencie produktu (pudełko, pudełko, pojemnik) i jest zwykle niezbędna w przypadku, gdy w jednym opakowaniu znajdują się różne asortymenty towarów. List przewozowy umieszcza się w opakowaniu tak, aby kupujący mógł go łatwo odnaleźć lub umieszcza w specjalnej kieszonce na zewnątrz opakowania. Lista pakowania zawiera następujące dane: ilość każdej odmiany (ilość sztuk w opakowaniu), numer opakowania (miejsca). List przewozowy stanowi uzupełnienie faktury w przypadku, gdy wysyłana jest znaczna liczba pozycji lub gdy ilość, waga lub zawartość poszczególnych pozycji jest inna. Listę przewozową należy odróżnić od certyfikatu ładunku kontenera, który służy innym celom. Lista pakowania tarahunok-faktury ma prawie tę samą zawartość, jedyną różnicą jest to, że ceny nie są wskazane na liście pakowania. Lista pakowania może mieć formę listy kompletacyjnej. Lista pobrania zwykle zawiera listę części, komponentów i zespołów całej maszyny, zapakowanych w kilku lokalizacjach wysyłki, wraz z opisem zawartości każdej lokalizacji. Lista kompletacyjna wyznaczana jest w formie ułamka, którego licznik wskazuje numer seryjny, a mianownik liczbę miejsc w danej partii. Tworzona jest lista kompletacyjna do akceptacji przez producenta do wysyłki całej partii towaru.

Charakterystyka jakościowa produktu jest podana w certyfikacie jakości, gwarancji, protokole z badań i zezwoleniu na wysyłkę.

Certyfikat jakości to certyfikat potwierdzający jakość faktycznie dostarczonego towaru i jego zgodność z warunkami umowy. Podaje charakterystykę produktu lub potwierdza, że ​​jakość produktu odpowiada określonym normom lub warunkom technicznym zamówienia. Certyfikat jakości wydawany jest przez odpowiednie kompetentne organizacje, organy rządowe, izby handlowe, specjalne laboratoria zarówno w kraju eksportera, jak i w kraju importera. Czasami strony zgadzają się na dostarczenie zaświadczeń z różnych instytucji kontrolno-weryfikacyjnych, instytutów, izb miar i wag oraz innych organizacji. Certyfikat jakości może zostać wydany (zgodnie z warunkami umowy) przez producenta.

Zobowiązanie gwarancyjne lub list gwarancyjny to dokument potwierdzający zgodność dostarczonego towaru (najczęściej sprzętu) z warunkami umowy. Może także zawierać gwarancję dostawcy dotyczącą nieprzerwanej pracy sprzętu pod warunkiem przestrzegania przez kupującego zasad eksploatacji.

Protokół z badań sporządzany jest po przeprowadzeniu przez sprzedawcę wraz z przedstawicielem kupującego (inspektorem lub syndykiem) pełnych badań w ustalonym dniu i godzinie w siedzibie sprzedającego. Protokół z badań, czasami nazywany certyfikatem, zawiera szczegółowe zestawienie wyników badań wskazujące na zgodność produktu z warunkami zamówienia. Raport z testów wysyłany jest do klienta natychmiast po przeprowadzeniu testów. Zwykle na podstawie protokołu z badań strony podpisują protokół odbioru.

Zezwolenie na wysyłkę wydawane jest przez przedstawiciela kupującego po przeprowadzeniu testów akceptacyjnych sprzętu u dostawcy w celu stwierdzenia zgodności towaru z warunkami zamówienia. Zezwolenie na wysyłkę zawiera datę realizacji zamówienia, datę zakończenia, informacje o testach oraz oświadczenie, że przedmiot może zostać wysłany do określonego kraju zgodnie z instrukcjami przedstawiciela kupującego.

Dokumenty regulacyjne regulujące procedurę przyjmowania, przechowywania i wydawania produktów:

1. Instrukcja dotycząca trybu przyjmowania ilościowego wyrobów produkcyjnych, technicznych i towarów konsumpcyjnych.

2. Instrukcje dotyczące postępowania w zakresie odbioru jakościowego wyrobów przemysłowych, technicznych i towarów konsumpcyjnych.

3. Książka produktu.

4. Wniosek-zamówienie.

5. Umowa dostawy.

6. Dziennik zamówień Klienta.

7. Karta niezaspokojonego zapotrzebowania.

8. Podsumowanie arkusza selekcji dla selekcji złożonej.

9. Faktura.

10. Etykieta opakowania.

11. Dziennik przeniesienia produktów z magazynu na wyprawę.

12. Księga logów produktów oraz faktur przyjętych do wysyłki z magazynów i wysłanych do klientów.

13. List przewozowy.

14. Przepustka na wjazd (wyjazd) na (z) terytorium przedsiębiorstwa.

15. Wniosek o zezwolenie na transport drogowy.

16. Dziennik jazdy pojazdów mechanicznych.

17. Karta rozliczeniowa kontenera magazynowego.

18. Księga rejestracji dokumentów składanych przez osobę realizującą scentralizowaną dostawę i dostawę produktów.

19. Karta ewidencji realizacji umów dostaw.

20. Księga rozliczeń operacyjnych dostaw produktów do klientów.

Faktury stanowią załącznik do umów zawieranych na dostawę produktów do Klientów. Zawierają one asortyment produktów planowanych do sprzedaży, ich ilość, koszt i czas dostawy.

Etykieta inwentarzowa służy do odnotowania faktycznej dostępności produktów w magazynie w okresie inwentaryzacyjnym w przypadku, gdy komisja inwentaryzacyjna nie jest w stanie od razu policzyć produktów i zapisać danych o nich w spisie inwentarzowym.

Zestawienia porównawcze sporządzane są dla rodzajów produktów, podczas których inwentaryzacji stwierdzono odstępstwa od danych księgowych. Arkusze porównawcze odzwierciedlają wyniki inwentaryzacji, czyli rozbieżności pomiędzy danymi księgowymi a danymi inwentaryzacyjnymi (faktyczną dostępność produktów).

Faktury od dostawców zewnętrznych stanowią podstawę przyjęcia produktów na magazyn, czyli podstawę do tworzenia faktur przychodzących.

Faktura paragonowa służy do ewidencji produktów wchodzących na magazyn.

W przypadku otrzymania wyrobów o nieodpowiedniej jakości, do producenta wysyłane jest wezwanie do zapłaty.

Zawiadomienie o wezwaniu przesłane do producenta (nadawcy) powinno zawierać:

• nazwę produktu, datę i numer faktury lub numer dokumentu przewozowego, jeżeli do chwili wezwania nie otrzymano faktury;
• główne braki stwierdzone w produktach;
• czas, na jaki planowany jest odbiór wyrobów pod kątem jakości lub kompletności (w terminie ustalonym na odbiór);
• ilość produktów o nieodpowiedniej jakości lub produktów niekompletnych.

Pełnomocnictwo:

• służy do sformalizowania prawa osoby do występowania w charakterze upoważnionego przedstawiciela organizacji przy odbiorze produktów sprzedawanych przez dostawcę zgodnie z zamówieniem (faktura, umowa, zamówienie, umowa);
• stanowi podstawę do odbioru produktów w magazynie dostawcy, na stacji kolejowej, na molo, na lotnisku i potwierdza prawo tej osoby do otrzymania produktów.

Dane pełnomocnictwa:

• numer i data wydania;
• okres ważności (określony możliwościami odbioru i eksportu produktów);
• nazwy i adresy płatnika i odbiorcy (odbiorcy pełnomocnictwa);
• dane bankowe płatnika;
• nazwa dostawcy;
• stanowisko, nazwisko, imię, patronimika, informacja o paszporcie osoby, na rzecz której wydawane jest pełnomocnictwo;
• numer i data dokumentu stanowiącego podstawę dopuszczenia wyrobów.

Powody uznania pełnomocnictwa za nieważne:

• pełnomocnictwo zostało wydane z naruszeniem procedury jego wypełniania lub z niewypełnionymi danymi;
• pełnomocnictwo zawiera zmiany i skreślenia;
• nie przedstawiono paszportu, którego dane są wskazane w pełnomocnictwie;
• pełnomocnictwo wygasło;
• odbiorca otrzymał wiadomość o odwołaniu niniejszego pełnomocnictwa.

Polecenie odbioru to dokument służący do przyjęcia i odbioru produktów oraz pojemników na produkty otrzymane od dostawców. Sporządzany jest przez pracowników magazynu i wystawiany na podstawie rozliczeń i innych towarzyszących dokumentów przewozowych od dostawców.

Świadectwo odbioru materiałów - służy do sformalizowania przyjęcia wyrobów wykazujących rozbieżności ilościowe i jakościowe oraz asortymentowe z danymi zawartymi w dokumentach towarzyszących dostawcy. Akt ten sporządza się także w przypadku przyjęcia produktów otrzymanych bez dokumentów. Ustawa stanowi podstawę prawną do złożenia reklamacji u dostawcy (nadawcy).

Do niniejszego aktu załączono następujące dokumenty:

• kopie dokumentów towarzyszących lub oświadczenie zbieżne, tj. oświadczenie o zgodności faktycznej dostępności produktów z danymi określonymi w dokumentach nadawcy (producenta);
• etykiety opakowaniowe zawarte w każdym pojemniku;
• pokwitowania ze stacji (molo, portu) przeznaczenia celem sprawdzenia masy ładunku, jeżeli taka kontrola została przeprowadzona;
• plomby z kontenerów, w których stwierdzono braki;
• autentyczny dokument przewozowy (list przewozowy, konosament), a jeżeli odbiorca zgłasza do przewoźnika reklamację związaną z tym dokumentem, dołącza jego kopię;
• dokument potwierdzający uprawnienia przedstawiciela wyznaczonego do udziału w odbiorze;
• akt sporządzony zgodnie z paragrafem 16 Instrukcji nr P.-6;
• dokument zawierający dane ważenia i pomiaru, jeżeli ilość produktów została ustalona w drodze ważenia lub pomiaru;
• inne dokumenty wskazujące przyczyny niedoborów (analiza wilgotności produktów, wymagania dotyczące przechowywania, dla których zawarte są odpowiednie tolerancje wilgotności, informacje o dostawie lodu, akty handlowe itp.);
• w przypadku przyjęcia produktów łatwo psujących się – wykaz zaopatrzenia i oczyszczenia wagonów, notatka od osoby odpowiedzialnej za przyjęcie, jeżeli została sporządzona, lub pełnowymiarowy arkusz.

Karta limitowa to dokument, na podstawie którego produkty są spisywane z magazynu. Formularz ten stosowany jest w przypadku, gdy istnieją limity dostaw produktów:

• rejestrować uwalnianie materiałów systematycznie zużywanych przy wytwarzaniu produktów;
• za bieżące monitorowanie przestrzegania ustalonych limitów dostaw materiałów na potrzeby produkcyjne.

Wymóg fakturowania służy do rozliczania przepływu produktów w organizacji pomiędzy osobami odpowiedzialnymi materialnie z różnych działów strukturalnych.

Listy kompletacyjne wydawane są na miesiąc lub na całe zapotrzebowanie produktów dla danego zamówienia i służą do kontroli wydania tych produktów w tych przedsiębiorstwach, w których udział zużycia komponentów do wytworzenia wyrobów gotowych jest wysoki. Lista kompletacji zawiera zestawienie miejsc ze wskazaniem ich ilości.

Listy (karty) wykorzystania limitów stosuje się przy rejestrowaniu dopuszczenia materiałów do produkcji według wymagań, a także zwrotu z produkcji i przemieszczania materiałów z magazynu do magazynu warsztatu (placówki) wraz z fakturami. Zestawienia te sporządzane są w celu kontroli uwalniania materiałów w ramach limitu.

Faktura za wydanie materiałów osobie trzeciej służy do rozliczenia wydania produktów:

• jednostki strukturalne ich organizacji zlokalizowane poza jej terytorium. Faktura wystawiana jest przez pracownika jednostki strukturalnej w dwóch egzemplarzach na podstawie umów, zleceń i innych odpowiednich dokumentów oraz po okazaniu przez odbiorcę pełnomocnictwa do odbioru wyrobów, wypełnionego w wymagany sposób;
• osobom trzecim. Fakturę wystawia dział zaopatrzenia na podstawie umów, zamówień i innych odpowiednich dokumentów oraz pisemnej zgody kierownika przedsiębiorstwa lub osób przez niego upoważnionych.

Karta rozliczeniowa materiałów:

• służy do rejestracji ruchu produktów w magazynie dla każdego gatunku, rodzaju i wielkości produktu;
• wypełniany przy każdym numerze pozycji produktu;
• prowadzony jest przez osobę odpowiedzialną finansowo (sklepiarz, kierownik magazynu).

Materialne karty księgowe wydawane są przez dział księgowości po otrzymaniu dokumentów przychodzących i zgodnie z nomenklaturą materiałów i przekazywane osobom odpowiedzialnym finansowo za pokwitowaniem w rejestrze wraz z dokumentami przychodzącymi do zaliczenia rachunkowości.

Ustawa o kapitalizacji majątku materialnego uzyskanego podczas rozbiórki oraz rozbiórki budynków i budowli służy do sformalizowania kapitalizacji materiałów nadających się do wykorzystania w innych pracach.

Protokół masy pojemnika sporządza się nie później niż 10 dni od wydania pojemnika, a masy pojemnika z produktami mokrymi – niezwłocznie po zwolnieniu pojemnika z produktu. W ustawie tej wskazuje się także masę netto produktu, otrzymaną poprzez odjęcie tary od masy brutto.

Szczegóły ustawy o niedoborze produktów:

• imię i nazwisko odbiorcy, który sporządził akt i jego adres;
• data i numer aktu, miejsce przyjęcia wyrobów i sporządzenia aktu, godzina rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia wyrobów. W przypadkach, gdy odbiór produktów odbył się z naruszeniem ustalonego terminu, przyczyny nieterminowego odbioru, czas ich wystąpienia i usunięcie;
• nazwisko, imię i patronimika osób, które brały udział w odbiorze ilościowym wyrobów i przy sporządzaniu aktu, ich miejsce pracy, zajmowane stanowiska, data i numer dokumentu upoważniającego przedstawiciela do udziału w odbiorze wyrobów oraz wskazanie, że osoby te zapoznały się z zasadami przyjmowania wyrobów ilościowo;
• nazwy i adresy nadawcy (producenta) i dostawcy;
• data i numer wiadomości telefonicznej lub telegramu o wezwaniu przedstawiciela nadawcy (producenta);
• data i numer faktury oraz listu przewozowego (konosamentu);
• data wysyłki produktów ze stacji (molo, portu) wyjścia lub z magazynu nadawcy;
• data przybycia produktu na stację (molo, port) miejsca przeznaczenia, czas dostarczenia ładunku przez przewoźnika, czas otwarcia pojazdu (wagonu, kontenera, furgonetki) i innych zaplombowanych pojazdów, czas dostarczenia towaru produkt do magazynu odbiorcy;
• numer i data aktu handlowego (aktu wydanego przez przewoźnika), jeżeli akt taki został sporządzony przy odbiorze produktów od przewoźnika;
• warunki przechowywania produktów w magazynie odbiorcy przed ich przyjęciem oraz informację, że ilość produktów została określona na wagach roboczych lub innych przyrządach pomiarowych zweryfikowanych w wymagany sposób;
• stan pojemników i opakowań w momencie kontroli produktów; zawartość zewnętrznego oznakowania pojemnika oraz inne dane, na podstawie których można stwierdzić, w czyim opakowaniu znajduje się produkt – nadawca czy producent; data otwarcia pojemnika;
• podczas wyrywkowej kontroli wyrobów – tryb wyboru wyrobów do kontroli, ze wskazaniem podstaw wyrywkowej kontroli (norma, warunki techniczne, specjalne warunki dostawy, umowa);
• dane nadawcy lub przewoźnika, za którego wagą lub plombami towar został przesłany, adnotację o przydatności plomb oraz treść druków zgodnie z obowiązującymi przepisami przewozowymi; łączna waga produktów – rzeczywista i zgodna z dokumentami; wagę każdego miejsca, w którym stwierdzono brak - rzeczywistą i według szablonu na pojemniku (opakowaniu);
• oznaczenia transportowe i spedycyjne miejsc (zgodnie z dokumentami i faktycznie), obecność lub brak etykiet opakowaniowych, plomb na poszczególnych miejscach;
• sposób określania ilości brakujących produktów (ważenie, liczenie miejsc, mierzenie);
• inne dane, które zdaniem osób biorących udział w odbiorze powinny zostać wskazane w akcie potwierdzenia braku;
• dokładna ilość i koszt brakujących produktów;
• wnioski co do przyczyn i lokalizacji niedoborów.

Szczegóły ustawy o nieodpowiedniej jakości produktu:

• warunki przechowywania w magazynie odbiorcy;
• stan opakowania w momencie kontroli;
• obecność list przewozowych i plomb;
• ilość i pełna nazwa produktów;
• szczegółowy opis wykrytych braków i ich charakterystyka;
• podanie powodów odrzucenia produktów lub przeniesienia ich do niższej klasy;
• wnioski dotyczące charakteru zidentyfikowanych braków, przyczyny ich wystąpienia i utraty jakości produktu.

Raport towarowy sporządzany jest na podstawie pierwotnych dokumentów przychodów i rozchodów.

Zlecenie wysyłki pochodzi z działu handlowego i zawiera odnośnik do faktury i umowy, w ramach której dostarczane są produkty, asortyment produktów do wysyłki, ich ilość, koszt, formę płatności, czas i sposób dostawy. Instrukcja wysyłki jest dokumentem dyrektywnym dla działu logistyki, umożliwiającym rozpoczęcie wysyłki produktów do klienta.

Po zakończeniu pakowania sporządzana jest lista pakowania (inwentarz). Arkusz zawiera dane dotyczące każdego indywidualnie pakowanego przedmiotu lub pudełka. Lista pakowania wskazuje:

• numer seryjny skrzynki zgodnie z danymi zawartymi w oznaczeniu;
• zawartość pudełka;
• miejsce i data produkcji opakowań;
• instrukcje dotyczące śledzenia produktów (ładunek);
• numer telefonu kontaktowego odbiorcy;
• adres i dane osoby fizycznej (prawnej) będącej odbiorcą produktu (ładunku).

Dokumenty dokumentujące wydanie produktów z magazynu:

• blacha ogrodzeniowa;
• faktura itp.

Konsument może otrzymać następujące dokumenty sprawozdawcze o stanie produktów przechowywanych w magazynie:

• codzienny raport o stanie przechowywanych produktów;
• raport o datach ważności produktów;
• dzienny raport o przyjęciu produktów do magazynu;
• dzienny raport o wysyłce produktów z magazynu;
• raporty specjalne (o brakach, uszkodzeniach produktów przy odbiorze do magazynu) wraz ze zdjęciami;
• raport o zablokowanych produktach (zablokowanych zgodnie z instrukcją klienta, np. ze względu na upływ terminu ważności);
• raport dotyczący przepakowanych wadliwych produktów;
• protokół zniszczenia wadliwych produktów;
• raport o wadliwych produktach (po przyjęciu produktów na magazyn, zniszczeniu, przepakowaniu);
• raport o obecności pustych palet.

Przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Codzienny raport o stanie przechowywanych produktów zawiera następujące informacje:

• saldo salda produktu na wieczór poprzedniego dnia roboczego;
• wszystkie przyjęcia produktów do magazynu w ciągu dnia roboczego;
• wszystkie wysyłki produktów w ciągu dnia roboczego;
• nowe saldo produktów, obejmujące produkty o różnych statusach (np. produkty podlegające wysyłce, ale jeszcze niewysłane);
• saldo produktów dostępnych w magazynie.

Raport trwałości produktu zawiera następujące informacje:

• ostrzeżenie o terminie ważności produktów na 6 miesięcy przed jego upływem dla każdego produktu;
• daty ważności poszczególnych nazw produktów;
• lista produktów według rodzaju daty ważności (wygasła, 7 dni przed datą ważności, 14 dni).

Dzienny raport przyjęcia produktów do magazynu zawiera następujące informacje:

• wszystkie przyjęcia produktów dziennie;
• informacje i dokumenty dotyczące odbioru pojazdów (karta informacyjna, akt przyjęcia produktów na magazyn, podpisany przez przedstawiciela magazynu i kierowcę);
• informacje i kopie dokumentów towarzyszących produktom.

Codzienny raport o wysyłce produktów z magazynu zawiera następujące informacje:

• wszystkie wysyłki produktów realizowane w ciągu dnia roboczego;
• wszystkie zamówienia w procesie kompletacji;
• informacje o wysyłanych produktach wraz z danymi dotyczącymi pojazdów mechanicznych;
• kopie faktur z notatką kierownika magazynu o wysyłce.