Rodzaje form dokumentacji księgowej i sprawozdawczej w przedsiębiorstwie. Dokumenty organizacyjne: gromadzimy i przechowujemy

"ZATWIERDZONY"

________________

„___”________2009

REGULAMIN PROWADZENIA DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ I SPRAWOZDAWCZEJ

Rozporządzenie o pracy biurowej ustanawia jednolity system dokumentacji i organizację pracy z dokumentami w Centrum.

1.Postanowienia ogólne

1.1. Przepis dotyczy zarówno tradycyjnej pracy biurowej, jak i organizacji pracy z dokumentami tworzonymi przy użyciu technologii komputerowej. Komputerowe (zautomatyzowane) technologie przetwarzania informacji o dokumentach muszą spełniać wymagania instrukcji zarządzania biurem.

1.2. Zasady i tryb pracy z dokumentami określone w instrukcjach obowiązują wszystkich pracowników Centrum. Za przestrzeganie wymagań instrukcji, bezpieczeństwo dokumentów urzędowych i nieujawnianie informacji w nich zawartych odpowiadają wszyscy pracownicy.

1.3. Prowadzona jest organizacja, utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania biurem w oparciu o ujednoliconą politykę, wykorzystanie nowoczesnych środków technicznych w pracy z dokumentami, wskazówki metodologiczne i kontrolę zgodności z ustaloną procedurą pracy z dokumentami w Centrum przez specjalistę ds. dokumentów.

1.4. Odpowiedzialność za organizację pracy biurowej w jednostkach strukturalnych oraz przestrzeganie ustalonych zasad i procedur pracy z dokumentami ponoszą kierownicy tych jednostek. Kierownik jednostki strukturalnej wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji w jednostce i uzgadnia jej kandydaturę z zastępcą kierownika.

1,5. Głównym zadaniem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji w Centrum jest zapewnienie wysokiej jakości rejestracji, terminowości rejestracji oraz monitorowanie wykonywania i przechowywania dokumentów.

Monitorować przebieg i terminowość realizacji dokumentów,

Niezastosowanie się do nich zgłoś kierownikowi, dokonaj niezbędnych notatek w dzienniku rejestracji dokumentów,

sprawdzić prawidłowość przygotowania i wykonania dokumentów,

Opracuj listę spraw dla jednostki strukturalnej,

Formularz spraw zgodnie z ustaloną nomenklaturą Centrum,

Uczestniczyć w badaniu wartości dokumentów oraz wyborze dokumentów do trwałego i tymczasowego przechowywania w celu przekazania do archiwum,

Przygotowanie dokumentów do późniejszego przechowywania i wykorzystania,

Przenieś pliki stałe i tymczasowe do archiwów.

2. Zamów

Zarządzenie jest aktem prawnym wydawanym przez dyrektora Centrum, działającym na podstawie wyłącznej decyzji.

Zarządzenie wydawane jest w sprawach tworzenia, likwidacji, reorganizacji jednostek strukturalnych; zatwierdzanie regulaminów, instrukcji, regulaminów i innych dokumentów dotyczących zagadnień regulujących finansowanie działalności organizacji, logistyki, związanych ze specyfiką procesu edukacyjnego.

Projekty zarządzeń przygotowują i składają jednostki na podstawie instrukcji Dyrektora Centrum lub z własnej inicjatywy.

Za zapewnienie wysokiej jakości przygotowania projektów zarządzeń, ich koordynację z zainteresowanymi stronami oraz powielanie kopii zarządzeń odpowiadają zastępcy dyrektora, którzy przygotowują i przekazują projekt.

Projekty zarządzeń przekazywane dyrektorowi do podpisu są zatwierdzane zgodnie z podziałem obowiązków.

Za zapewnienie prawidłowej realizacji projektów zleceń odpowiada osoba zarządzająca dokumentami.

Niedozwolone jest korzystanie z formularzy dowolnych.

Procedura przekazywania dokumentów wychodzących:

Dokumenty przesyłane przez Centrum przekazywane są bezpośrednio do miejsca przeznaczenia oraz za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

Podczas przesyłania tekstów dokumentów urzędowych kanałami komunikacji faksowej jest to konieczne za zgodą kierownika;

Po podpisaniu dyrektora dokumenty administracyjne wraz ze sporządzonymi kopiami przekazywane są do rejestracji.

4. Aby osiągnąć zgodność informacyjną danych rejestracyjnych, ustala się następujący skład głównych szczegółów rejestracyjnych:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" szerokość="13" wysokość="13 src="> nazwa typu dokumentu;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" szerokość="13" wysokość="13 src="> data i indeks odbioru;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" szerokość="13" wysokość="13 src="> rozdzielczość (wykonawca, treść zamówienia, data autora) ;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" szerokość="13" height="13 src="> znak wykonania i kierunek sprawy.

4.Kontrola wykonania dokumentu

Kontrola wykonania obejmuje: oddanie do kontroli, wstępne sprawdzenie i regulację postępu realizacji, wyjęcie spod kontroli, przesłanie wykonanego dokumentu do akt, rozliczenie, uogólnienie i analizę postępu i wyników realizacji dokumentów.

Kontroli podlegają wszystkie zarejestrowane dokumenty wymagające wykonania.

Dokumenty podlegają realizacji w następujących terminach:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" szerokość="13" wysokość="13 src="> bez wskazania konkretnej daty realizacji, w tekście oznaczona jako „pilne” tekst „ – realizowane są w terminie 3 dni, oznaczone „niezwłocznie” – w ciągu 10 dni, pozostałe – w terminie nie dłuższym niż miesiąc;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" szerokość="13" wysokość="13 src="> telegramy wymagające pilnej decyzji – do dwóch dni, reszta , - w ciągu 10 dni.

Jeżeli ostatni dzień terminu realizacji dokumentu przypada na dzień wolny od pracy, wówczas dokument należy wykonać nie później niż w dniu roboczym poprzedzającym dzień wolny od pracy

Data wykonania jest wskazana w uchwale dyrektora i odnotowana w rejestrze dokumentów.

W przypadku wyjazdu na urlop, w podróż służbową, w przypadku choroby, zwolnienia lub przeniesienia, pracownik odpowiedzialny za kontrolę wykonania dokumentów ma obowiązek przekazać innemu pracownikowi, w porozumieniu z dyrektorem, wszystkie kontrolowane dokumenty.

5. Księgowość i przechowywanie pieczęci i znaczków

Pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w sejfach lub szafkach metalowych.

Odpowiedzialność za przechowywanie i używanie pieczęci i pieczątek w Centrum ponoszą zastępcy dyrektora i specjalista ds. dokumentów.

Niszczenie pieczątek i znaczków odbywa się w porozumieniu ze specjalnym wydziałem i jest dokumentowane w ustawie.

6. Tryb sporządzania i wydawania kopii dokumentów

Kopie dokumentów wydawane są za zgodą dyrektora i wyłącznie tych dokumentów, które zostały opublikowane w Centrum i dotyczą czynności urzędowych. Centrum może poświadczyć kopie wyłącznie tych dokumentów, które zostały utworzone w Centrum. Jednocześnie przy rozstrzyganiu spraw związanych z zatrudnieniem obywateli, poświadczaniem ich praw pracowniczych, przy tworzeniu akt osobowych pracowników dopuszcza się wykonywanie kopii dokumentów wydanych przez inne instytucje (kopie dyplomów i świadectw ukończenia szkoły itp.) .).

W prawym górnym rogu kopii widnieje słowo „Kopia”.

Wystawiając kopię z kopii należy wpisać „Kopia z kopii”.

Poświadczając kopię dokumentu, na dole po pełnym odtworzeniu tekstu napisz „Prawda”, umieść stanowisko, podpis osoby poświadczającej kopię, jej inicjały i nazwisko oraz datę poświadczenia.

Wysyłając kopię do innych instytucji lub przekazując ją osobom fizycznym, należy ją ostemplować.

Na odwrocie dokumentu umieszcza się adnotację wskazującą, kiedy i komu wydano kopię.

7.Organizacja przechowywania dokumentów

Nomenklatura spraw to usystematyzowany wykaz tytułów spraw wprowadzonych do ewidencji jednostki strukturalnej, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, sporządzony w określony sposób.

Nazewnictwo spraw opracowano w celu zapewnienia kolejności tworzenia i rejestrowania spraw w pracy biurowej jednostki strukturalnej. Omawia grupowanie realizowanych dokumentów w sprawy, systematyzację spraw, indeksację i okresy przechowywania spraw, stanowi podstawę do sporządzania inwentarzy spraw o stałym i tymczasowym (powyżej 10 lat) okresie przechowywania oraz głównego dokumentu księgowego w pracy biurowej.

Spis spraw jednostki strukturalnej sporządza się w określonej formie.

Wykaz spraw sporządza osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji i zatwierdza dyrektor Centrum. Zatwierdzona nomenklatura spraw wchodzi w życie z dniem 1 września roku kalendarzowego.

Po zatwierdzeniu wykazu spraw Centrum, wydziały strukturalne otrzymują wyciągi z odpowiednich działów do wykorzystania w swojej pracy. Główny egzemplarz przechowuje reżyser.

Nowo utworzony wydział ma obowiązek w ciągu miesiąca opracować nazewnictwo spraw wydziału.

Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania spisu spraw

Nazewnictwo spraw ustala się na podstawie badania składu, treści i liczby dokumentów generowanych w procesie działalności jednostki strukturalnej.

Tytuły spraw można wyjaśnić w procesie tworzenia i składania spraw.

Kolumna 3 zakończone z końcem roku kalendarzowego. Wskazana jest liczba skrzynek (w tomach, teczkach) otwartych w jednostce strukturalnej.

W kolumnie 4 wskazany jest okres przechowywania akt, liczba artykułów jest wskazywana w odniesieniu do wykazu, który jest przeniesiony z przybliżonej nomenklatury akt jednostki strukturalnej, w przypadku braku przybliżonej nomenklatury, okresy przechowywania ustalane są przez pracownicy archiwum na podstawie standardowego wykazu wskazującego okres przechowywania dokumentów.

W kolumnie 5 Oznaczenia „Uwaga” wystawiane są w sprawie założenia spraw, spraw zbywalnych, przydziału spraw do zniszczenia, osób odpowiedzialnych za składanie spraw, przekazania spraw do innej jednostki strukturalnej.

8. Tworzenie i rejestracja spraw:

Formowanie spraw - grupowanie wykonanych dokumentów w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw i systematyzacja dokumentów w ramach sprawy.

Dokumenty w sprawie ułożone są w porządku chronologicznym, w kolejności pytaniowo-logicznej lub w kombinacji obu.

Wszelkie dokumenty sprawozdawcze lub informacyjne dotyczące wykonania kontrolowanych dokumentów umieszczane są w aktach korespondencyjnych za rok bieżący.

Postanowienia i instrukcje zatwierdzone dokumentami administracyjnymi stanowią ich załączniki i grupowane są wraz z określonymi dokumentami.

Zamówienia na działalność podstawową grupowane są oddzielnie od zamówień na personel.

Protokoły w aktach ułożone są chronologicznie według numerów. Dokumenty do protokołów, pogrupowane w osobne sprawy, usystematyzowano według numerów protokołów.

Zatwierdzone programy nauczania i raporty są grupowane osobno.

Dokumenty w aktach osobowych lokalizuje się w kolejności ich otrzymania, w kolejności chronologicznej.

Korespondencja grupowana jest co do zasady w okresie roku kalendarzowego i usystematyzowana w porządku chronologicznym; Dokument odpowiedzi umieszcza się za dokumentem żądania. Sprawy Centrum podlegają rejestracji w momencie ich utworzenia oraz na koniec roku.

Rejestracja sprawy - przygotowanie sprawy do przechowywania.

Rejestracja etui obejmuje kompleks prac związanych z opisem etui na okładce, oprawą, numeracją kart i sporządzeniem napisu certyfikacyjnego. Rejestracji spraw dokonuje specjalista ds. dokumentów odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji.

W zależności od okresu przechowywania przeprowadzana jest pełna lub częściowa rejestracja spraw. Przypadki stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) okresu przechowywania oraz akt osobowych podlegają pełnej rejestracji.

9.Organizacja szybkiego przechowywania dokumentów

Od chwili założenia do chwili przekazania do archiwum Centrum akta przechowywane są w miejscu ich powstania.

Kierownicy jednostek strukturalnych oraz pracownicy odpowiedzialni za pracę biurową zobowiązani są do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i akt.

Akta znajdujące się w pomieszczeniach pracy i pomieszczeniach specjalnie do tego przeznaczonych, umieszczane są w pozycji pionowej, grzbietami na zewnątrz, w zamykanych szafach, które zapewniają ich pełne bezpieczeństwo, chroniąc dokumenty przed kurzem i działaniem promieni słonecznych.

W celu usprawnienia operacyjnego wyszukiwania dokumentów sprawy ułożone są zgodnie z nomenklaturą spraw. Spis spraw lub wyciąg z niego umieszcza się na wewnętrznej stronie szafki.

Na grzbietach okładek podano indeksy nomenklaturowe.

Kompletne sprawy o okresach stałego i długoterminowego (ponad 10 lat) przechowywania przechowywane są w miejscu ich powstania przez dwa lata, a następnie przekazywane do archiwum Centrum.

Badanie wartości dokumentów – wybór dokumentów do państwowego przechowywania lub ustalenie okresów przechowywania.

Badanie wartości dokumentów w Centrum na etapie pracy biurowej przeprowadza się:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image032_5.gif" alt="*" szerokość="13" height="13 src="> w procesie formowania spraw i sprawdzania poprawności klasyfikacji dokumenty jako sprawy;

Praca praktyczna" href="/text/category/prakticheskie_raboti/" rel="bookmark">praca praktyczna nad ustaleniem okresów przechowywania dokumentów, ich selekcją i przygotowaniem do przekazania do magazynu państwowego, w Centrum tworzy się komisję ekspercką, która jest stałym organem doradczym podlegającym dyrektorowi Centrum

W swojej pracy komisja ekspercka kieruje się: ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, zarządzeniami, instrukcjami, zasadami, instrukcjami i innymi zaleceniami normatywnymi i metodologicznymi wydanymi przez Państwową Służbę Archiwną Rosji i Komisję Archiwów Administracji „Lista dokumenty powstałe w wyniku działalności komisji państwowych, ministerstw, departamentów i innych instytucji, organizacji, przedsiębiorstw wskazujące okresy przechowywania”, Statut Centrum.

Skład komisji eksperckiej powoływany jest zarządzeniem dyrektora spośród najlepiej wykwalifikowanych pracowników wiodących pionów strukturalnych, w tym specjalisty ds. dokumentów.

10.Niszczenie dokumentów

Wybór dokumentów na odpowiedni okres zniszczenia i sporządzenie aktu o przeznaczeniu do ich zniszczenia następuje po sporządzeniu zbiorczego spisu skrzyń stałego przechowywania za ten sam okres.

Ustawę o przydziale dokumentów do zniszczenia sporządza się co do zasady dla spraw całego Centrum.

Sekcja XVII.

ORGANIZACJA PROCESU SPRAW

402. Co to jest dokument?
Dokument to nośnik danych przeznaczony do wielokrotnego użytku. Dokument zawiera zapisane informacje, które mają znaczenie prawne zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przepisy przewidują przypadki, w których dokumenty są obowiązkowe (nakazy rejestracji pracy, protokoły odbycia różnych odpraw itp.).
Dokumenty służą jako podstawa do monitorowania działalności przedsiębiorstwa, prawidłowego wykorzystania zasobów materialnych, pieniężnych, energetycznych i innych rodzajów.
Nowoczesne zarządzanie produkcją bez dokumentów jest po prostu niemożliwe.

403. Czym są dokumenty urzędowe?
Dokumenty urzędowe to dokumenty sporządzane w imieniu przedsiębiorstwa lub instytucji i podpisywane przez upoważnionych przedstawicieli. Dokumenty oficjalne muszą używać wyłącznie oficjalnego stylu biznesowego. Dokumenty te muszą być zwięzłe, spójne i rzetelnie przedstawiać fakty i podjęte decyzje.

404. Co to jest dokumentacja?
Dokumentacja to zbiór dokumentów sporządzony według jednolitych zasad. Dokumentacja może być przedstawiona w różnej formie: graficzna, projektowa, robocza, wykonawcza, normatywno-referencyjna, sprawozdawcza, projektowo-kosztorysowa, pozwoleniowa, organizacyjno-technologiczna.

405. Co to jest dokumentacja graficzna?
Dokumentacja graficzna to dokumentacja (zwykle zarządcza) sporządzona w postaci wykresów, diagramów, cyklogramów, w której informacje i obliczone zależności technologiczne poszczególnych operacji budowlanych są opisane w formie tekstowo-graficznej w wyniku modelowania procesu produkcyjnego lub stanu produkcji działalność organizacji budowlano-montażowych i ich oddziałów.

406. Co to jest dokumentacja projektowa?
Dokumentacja projektowa to zbiór dokumentów obliczeniowych opracowanych i wykorzystywanych w procesie projektowania poszczególnych zespołów, części lub elementów konstrukcyjnych budynków i budowli.

407. Co to jest dokumentacja robocza?
Dokumentacja szczegółowa stanowi część dokumentacji projektowo-szacowanej opracowanej przez organizację projektującą na etapie „projektu szczegółowego” i wykorzystywanej przez wykonawców projektu bezpośrednio na placu budowy podczas wznoszenia budynków i budowli.

408. Co to jest dokumentacja projektowo-kosztorysowa?
Dokumentacja projektowo-szacowana to zbiór materiałów graficznych, obliczeniowych i objaśniających uzasadniających planowanie przestrzenne, rozwiązania konstrukcyjne, organizacyjne i technologiczne oraz dokumenty uzasadniające koszt i ekonomiczną wykonalność budowy konkretnego budynku, konstrukcji lub ich kompleksu.

409. Co to jest dokumentacja organizacyjno-technologiczna?
Dokumentacja organizacyjno-technologiczna jest częścią dokumentacji projektowej i szacunkowej uzasadniającej decyzje dotyczące technologii robót i organizacji budowy budynków i budowli.
Dokumentacja organizacyjna i technologiczna obejmuje projekty organizacji budowy - POS (opracowane przez organizację projektową), projekty produkcji pracy - PPR (z reguły opracowane przez organizacje budowlane) i projekty organizacji pracy - POR (opracowane przez organizacje budowlane podczas jednoczesnej budowy kilku budynki lub konstrukcje dla różnych klientów).

410. Czym jest dokumentacja regulacyjna?
Dokumentacja regulacyjna to zbiór oficjalnych dokumentów regulujących na poziomie stanowym i regionalnym obowiązkowe stosowanie przepisów, norm, zasad i warunków projektowania, budowy i eksploatacji obiektów.

411. Co to jest dokumentacja regulacyjna i referencyjna?
Dokumentacja regulacyjna i referencyjna to zbiór oficjalnych dokumentów zawierających ustalone stanowe lub regionalne zasady, standardy, normy, normy i warunki związane z projektowaniem, budową i eksploatacją budowanych budynków i budowli.
W dokumentacji normatywnej i referencyjnej znajdują się także różnorodne instrukcje, wytyczne, wytyczne, zalecenia, które odzwierciedlają specyfikę poszczególnych rodzajów prac budowlano-montażowych na różnych etapach okresu inwestycyjnego (badania, projektowanie, budowa, eksploatacja, przebudowa, remonty główne).

412. Co to jest dokumentacja zezwalająca?
Dokumentacja zezwalająca to zbiór dokumentów wydawanych przez władze wykonawcze w celu wykonania prac projektowych i geodezyjnych wraz z zatwierdzeniem rozwiązań architektonicznych i planistycznych, wydaniem pozwoleń na zagospodarowanie terenu oraz prac budowlano-montażowych.

413. Co to jest dokumentacja sprawozdawcza?
Dokumentacja sprawozdawcza to zbiór dokumentów odzwierciedlających sprawozdawczość organizacji budowlanej lub jej działu w realizacji poszczególnych zadań projektowych lub sprawozdawczość wykonania za dowolny okres działalności produkcyjnej. Mogą to być raporty finansowe, raporty rzeczowe lub raporty z realizacji poszczególnych zleceń.

414. Co to jest praca biurowa?
Praca biurowa to czynności kadry kierowniczej jednostki budowlanej, polegające na pracy z dokumentami. Praca biurowa obejmuje przygotowanie, przyjmowanie, rejestrację, reprodukcję, wykonanie, wysyłkę, kontrolę, przechowywanie i okresowe niszczenie dokumentów. Wydajność pracy aparatu kierowniczego w dużej mierze zależy od racjonalnej organizacji pracy biurowej.

415. Co to jest rozkaz?
Zarządzenie jest aktem zarządczym wydawanym przez kierownika organizacji i ma charakter wiążący. Decyzje kierowników działających na zasadzie jedności dowodzenia są formalizowane w formie zarządzeń w celu regulowania działalności przedsiębiorstwa i przemieszczania się personelu podległej mu jednostki budowlanej.
Prawo wydania zarządzenia ma kierownik pełniący funkcję osoby prawnej lub wykonujący swoje obowiązki.
Za pomocą polecenia menedżer wyznacza główne zadania pracownikom organizacji, którą kieruje, wskazuje sposoby rozwiązania podstawowych problemów, zatwierdza regulaminy, instrukcje, regulaminy i tym podobne dokumenty.

416. Jak poprawnie wypełnić zamówienie?
Tekst zarządzenia w sprawie ogólnych zagadnień zarządzania produkcją składa się z dwóch części: stwierdzającej i administracyjnej. Część stwierdzająca określa okoliczności, które skłoniły menedżera do jego opublikowania, oraz cele, które mają zostać osiągnięte. Część administracyjna zarządzenia określa istotę zleconych działań, wskazuje, komu powierzono ich wykonanie, termin ich wykonania oraz komu powierzono monitorowanie wykonania tego zarządzenia.
Część administracyjna zamówienia zaczyna się od słowa „Zamawiam”.
Nagrody i kary za wykonanie lub niewykonanie poleceń i poleceń ogłaszane są przez niezależne rozkazy.

417. Co to jest rozkaz?
Zarządzenie to decyzja podjęta ustnie lub pisemnie przez władzę wyższą, kierownika, jego zastępców w granicach swoich uprawnień, kierowników służb funkcjonalnych jednostki budowlanej w celu rozwiązania kwestii eksploatacyjnych związanych z działalnością urzędową i produkcyjną.

418. Co to jest wskazanie?
Instrukcja to organizacyjno-administracyjna forma przekazania decyzji zarządczej i wyjaśnienia działań zmierzających do osiągnięcia celów, skierowana do konkretnych wykonawców w konkretnej sprawie.
Dyspozycja może być zawarta w zarządzeniach, instrukcjach, uchwałach pisemnych, odrębnym piśmie lub oświadczeniu ustnym.
Instrukcja zwykle zaczyna się od słowa „sugeruję”.

419. Co to jest instrukcja?
Instrukcja jest dokumentem normatywno-metodologicznym, który określa treść i tryb wykonywania przez pracownika obowiązków zawodowych, a także sposoby wdrażania decyzji.
Instrukcje mogą mieć formę ustną lub pisemną. Polecenia ustne przekazywane są pracownikowi przez jego przełożonego przed wykonaniem zadania. Pisemna instrukcja, zatwierdzona przez kierownika, staje się dokumentem organizacyjno-administracyjnym.
Instrukcja określa zasady regulujące działalność produkcyjną organizacji lub szczególne aspekty tej działalności i funkcje urzędników.

420. Co to jest protokół?
Protokół - dokument zawierający zapis przebiegu dyskusji nad sprawami i decyzjami podjętymi na różnych posiedzeniach organów kolegialnych, komisji, posiedzeniach kolektywów pracy i różnych spotkaniach.
W tekście protokołu dyskusja nad każdym punktem porządku obrad jest zapisywana w rubrykach „wysłuchano”, „mówił”, „zdecydowano”, „postanowiono”.
Teksty protokołów mogą być krótkie, szczegółowe lub dosłowne (transkrypcja).
Protokół podpisuje przewodniczący lub sekretarz posiedzenia albo osoba prowadząca posiedzenie.
Protokół sporządza sekretarz lub specjalnie wyznaczona osoba. W przypadku stenografii lub nagrania posiedzenia na taśmę, protokół może zostać sporządzony po transkrypcji tych nagrań.

421. Co to jest czyn?
Akt to urzędowy dokument rejestrujący zdarzenia lub fakty ustalone osobiście przez osoby, które podpisały ten akt. Ustawa nie jest instrukcją do jakiegokolwiek działania. Służy jedynie jako informacja do podjęcia decyzji.
We wstępnej części ustawy wskazano podstawę jej sporządzenia oraz listę osób, które brały udział w jej podpisaniu.
Ustawa odzwierciedla jedynie te fakty, które zostały rzetelnie ustalone przez osoby upoważnione do jej podpisania.

422. Co to jest pismo serwisowe?
Listy służbowe są środkiem wymiany różnych informacji instytucji z organizacjami podległymi, przełożonymi lub powiązanymi.
Listy wydawane są na papierze firmowym organizacji. W liście wskazano okoliczności, które skłoniły organizację do jego napisania. Listy serwisowe kończą się prośbami, propozycjami lub decyzjami dotyczącymi poruszonych w nich kwestii.
Jeżeli pismo jest odpowiedzią na jakieś wcześniejsze pismo, wówczas przed treścią pisma podaje się nazwę poruszanej kwestii.

423. Co to jest notatka?
Memorandum to pisemna wiadomość dotycząca dowolnej sprawy kierowana do kierownictwa organizacji lub wyższego organu zarządzającego, informująca o aktualnej sytuacji, zjawisku lub fakcie, który miał miejsce, o wynikach wykonanego zadania lub pracy. Sprawozdanie musi zawierać wnioski i propozycje dotyczące poruszonych w nim zagadnień.
Memorandum sporządzane jest zarówno z inicjatywy pracownika, jak i na polecenie kierownictwa.

424. Co to jest certyfikat?
Certyfikat to dokument opisujący i potwierdzający pewne fakty lub zdarzenia.
Zaświadczenie jest zwykle wynikiem jakiegoś egzaminu, wyniku podróży służbowej itp.

Działalność instytucji, organizacji lub przedsiębiorstwa charakteryzuje się powtarzalnością sytuacji zawodowych i funkcji zarządzania. Takie podobne funkcje i działania zarządcze należy dokumentować według jednolitych zasad. Łączenie dokumentów w systemy dokumentacyjne i stosowanie metody unifikacji dokumentów poprawia jakość dokumentów i skraca czas ich przygotowania.

Systemy dokumentacji

Często instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa posługują się nieuzasadnioną różnorodnością typów dokumentów odzwierciedlających standardowe działania. Jeśli organizując pracę z dokumentami połączysz je w systemy dokumentacyjne, kierując się sposobem ich ujednolicenia, możesz zredukować liczbę wykorzystywanych typów dokumentów do optymalnego minimum i doprowadzić do ujednolicenia ich formy, struktury i konstrukcji językowych . Jednocześnie niewątpliwie poprawia się jakość dokumentów i skraca się czas ich przygotowania.

Według GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje”, pojęcie „System Dokumentacji” definiuje się jako zbiór dokumentów powiązanych ze sobą ze względu na ich pochodzenie, cel, rodzaj, zakres działalności oraz jednolite wymagania dotyczące ich rejestracji. Koncepcja „Jednolitego Systemu Dokumentacji” to system dokumentacji stworzony według jednolitych zasad i wymagań, zawierający informacje niezbędne do zarządzania w określonym obszarze działalności. Oznacza to, że systemy dokumentacyjne są dostosowywane do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Dokumenty przypisane do jednego systemu dokumentacji mają ogólne zasady pracy z nimi - przygotowanie, zatwierdzenie, zatwierdzenie, rejestracja, wykonanie. Ogólne zasady pracy z dokumentami zawartymi w jednym systemie dokumentacji wyznaczają standardowe funkcje zarządzające. Łączenie dokumentów w systemy dokumentacyjne zmniejsza liczbę lokalnych przepisów regulujących pracę z dokumentami.

Rodzaje systemów dokumentacji

W praktyce pracy biurowej tradycyjnie rozwijały się następujące systemy dokumentacji:

• organizacyjno-prawne;
• organizacyjno-administracyjne;
• negocjowane;
• regulacyjne;
• informacje i odniesienia;
• planowanie i raportowanie;
• finansowo-księgowe;
• personel

Wymienione systemy dokumentacji są stosowane w prawie wszystkich organizacjach. Nie jest to jednak lista pełna, ponieważ nie uwzględnia specyfiki branży, która znajduje odzwierciedlenie przede wszystkim w dokumentacji projektowej, technicznej i projektowej.

Dokumentacja organizacyjno-prawna

Podstawą prawną działalności organizacji są dokumenty organizacyjno-prawne. Na podstawie tych dokumentów prowadzona jest działalność organizacji jako całości, poszczególnych działów i każdego pojedynczego pracownika. Dokumenty organizacyjno-prawne łączą zawarte w nich informacje: struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, wykazy działalności, stanowiska, obszary odpowiedzialności.

Rodzaje dokumentów organizacyjno-prawnych:

• czarter;
• statut spółki;
• struktura i poziom zatrudnienia;
• harmonogram zatrudnienia;
• przepisy dotyczące organizacji;
• regulamin podziału;
• opis stanowiska.

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna

Dokumenty organizacyjno-administracyjne wydawane są przez upoważnioną osobę w celu inicjowania, zatwierdzania lub kwalifikowania dowolnego zdarzenia (faktu, działania) bieżącej działalności organizacji i (lub) zlecania osobom lub działom wykonania określonych działań. Oprócz wspólnego celu (instrukcji) dokumenty organizacyjne i administracyjne łączy wspólna struktura treści dokumentu, a także ogólny algorytm ich przygotowania, koordynacji, zatwierdzania i warunków ich późniejszego przechowywania.

Rodzaje dokumentów organizacyjno-administracyjnych:

• zamówienie;
• rozwiązanie;
• zamówienie.

Dokumentacja kontraktowa

Dokumentacja umowna reguluje stosunki gospodarcze i inne pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Dokumentację kontraktową łączy wspólne podejście do przygotowania i dalszego utrzymywania, rejestrowania i przechowywania tych dokumentów. Dokumenty umowne są ze sobą powiązane zarówno warunkami relacji, jak i wypełnieniem obowiązków wynikających z tych warunków przez wszystkie strony umowy, dlatego dokumentacja umowna zawiera łańcuchy dokumentów: „umowa - dodatkowa umowa do umowy - dokumenty towarzyszące (specyfikacje, akty , faktury, faktury).”

Dokumentacja kontraktowa obejmuje:

• standardowa forma umowy;
• umowa zawarta przez organizację;
• dodatkowa umowa do umowy zawartej przez organizację;
• inne dokumenty towarzyszące umowie (specyfikacja, faktura, faktura, świadectwo zakończenia prac).

Dokumentacja regulacyjna

Dokumenty regulacyjne to lokalne przepisy opisujące procesy działania organizacji, ustalające funkcjonalny rozkład obszarów odpowiedzialności dla działów i poszczególnych pracowników podczas wykonywania poszczególnych operacji, a także zawierające wymagania dotyczące interakcji działów podczas sekwencyjnej realizacji operacji.

Dokumenty regulacyjne łączy wspólna struktura treści, jednolite wymagania dotyczące ich przygotowania, koordynacji, zatwierdzania i przechowywania. Zbiór dokumentów regulacyjnych reprezentuje ramy regulacyjne organizacji. Dokumenty regulacyjne nie powinny pokrywać się pod względem zawartych w nich informacji i być ze sobą sprzeczne. Dokumenty regulacyjne są podzielone na kilka poziomów, w których dokumenty jednego poziomu stanowią uzupełnienie dokumentów innego poziomu. W ten sposób budowane są łańcuchy dokumentów regulacyjnych (Schemat 1).

Rodzaje dokumentów regulacyjnych:

• polityka;
• pozycja;
• instrukcje;
• zasady;
• porządek (regulaminy);
• metodologia;
• standard;
• mapę technologiczną.

Informacje i dokumentacja referencyjna

Dokumenty informacyjne i referencyjne pełnią funkcję pomocniczą w stosunku do innych dokumentów i mają na celu przekazanie informacji od jednego adresata do drugiego lub zapisanie danych informacyjnych. Dokumenty informacyjne i referencyjne łączy cel (funkcja pomocnicza) i ogólne podejście do rejestracji: nie są rejestrowane centralnie, poszczególne dokumenty mogą w ogóle nie być rejestrowane, w pozostałych przypadkach są rejestrowane przez autorów dokumentów.

Rodzaje informacji i dokumentów referencyjnych:

• notatka;
• nota wyjaśniająca;
• list serwisowy;
• protokół;
• oświadczenie;
• odniesienie;
• streszczenie;
• lista;
• zwój.

Dokumentacja planowania i raportowania

Dokumentacja planistyczna i raportowa zapewnia planowanie działań organizacji, co pozwala wyznaczać cele i kalkulować zasoby na rozwój i dystrybucję zgodnie z celami i założeniami. Wszystkie dokumenty dotyczące planowania i raportowania są opracowywane na określony okres i obejmują różne zapisane dane. Odchylenia od planowanych wskaźników mogą być spowodowane niską dyscypliną wydajności, bieżącymi warunkami rynkowymi i nieprawidłowym planowaniem.

Rodzaje dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej:

• strategia;
• program;
• plan pracy;
• biznesplan;
• raport.

Dokumentacja finansowo-księgowa

Sprawozdania księgowe (finansowe) zawierają informacje o sytuacji finansowej organizacji na dzień sprawozdawczy, wyniku finansowym jej działalności i przepływach pieniężnych za okres sprawozdawczy. Dokumenty te stanowią pisemny dowód faktycznego wykonania transakcji gospodarczej i prawa do jej przeprowadzenia. Dokumenty finansowe i księgowe łączą jednolite zasady i zasady rachunkowości, które określa ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości”. Dokumenty finansowo-księgowe dzielą się na podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe i sprawozdawczą dokumentację księgową.

Dokumentacja personalna

Dokumenty personalne służą jako podstawa do sformalizowania i konsolidacji stosunków pracy. Dokumenty personalne zawierają informacje o dostępności i przemieszczaniu się personelu, w wyniku czego dokumentowane są wszystkie procedury personalne (przyjęcie, przeniesienie, awans, postępowanie dyscyplinarne, podróże służbowe, urlop, zwolnienie). Dokumenty personalne odzwierciedlają wszystkie obszary działalności obsługi personalnej organizacji.

Dokumenty kadrowe są dość specyficzne i najbardziej sformalizowane. Usługi kadrowe powinny kierować się Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, ustawami federalnymi regulującymi kwestie pracy, dekretami prezydenta, dekretami rządu Federacji Rosyjskiej, ustawami i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi podmiotów wchodzących w skład federacji, a także akty samorządu terytorialnego zawierające normy prawa pracy.

Dokumentacja personalna z kolei jest usystematyzowany w następujący sposób:

• planowane dokumenty kadrowe;
• dokumenty potwierdzające stosunki pracy;
• regulacyjne dokumenty personelu;
• dokumenty dotyczące oceny aktywności zawodowej;
• akta osobowe;
• dokumenty kadrowe sprawozdawcze i statystyczne;
• dokumenty kadrowo-finansowe;
• dokumenty ubezpieczenia społecznego;
• dokumenty osobiste pracowników.

Technologia pracy z systemami dokumentacyjnymi

Przypisanie różnego rodzaju dokumentów do systemów dokumentacyjnych jest ważnym etapem przygotowawczym w konstrukcji procesów pracy biurowej i obiegu dokumentów.

Cel tej pracy:

• doprowadzić dokumenty organizacji do jednolitego standardu rozwoju i projektowania;
• zmniejszyć liczbę rodzajów dokumentów używanych w organizacji;
• identyfikować typowe operacje przetwarzania dokumentów i automatyzować je;
• organizować optymalne przechowywanie dokumentów różnego typu;
• konfigurować prawa dostępu do różnych typów dokumentów.

Organizacja pracy z różnymi systemami dokumentacji opiera się na metodach unifikacji, która polega na sprowadzeniu wielu typów dokumentów do optymalnego minimum (ujednolicenie typów dokumentów) i ustaleniu standardowego składu tekstów dokumentów (ujednolicenie struktury tekstu).

Ujednolicenie jest najskuteczniejszą metodą eliminacji nieuzasadnionej różnorodności form dokumentów i ograniczenia zbędnych informacji w dokumentach. Ujednolicone dokumenty nie wymagają szczególnego stresu w odbiorze, ułatwiają i przyspieszają pracę zarówno autora, jak i wykonawcy dokumentu.

Aby poprawnie sklasyfikować wszelkiego rodzaju dokumenty stosowane jako systemy dokumentacji, konieczne jest wykonanie następujących prac:

1. Określ skład dokumentów używanych w organizacji.
2. Ujednolicić rodzaje dokumentów (zmniejszyć ich liczbę).
3. Ujednolicaj teksty dokumentów (opracowuj szablony dokumentów).
4. Łącz ujednolicone dokumenty w systemy dokumentacji.

1. Określenie składu dokumentów stosowanych w organizacji

Podczas audytu procesów biurowych konieczna jest identyfikacja wszelkiego rodzaju dokumentów, które krążą w organizacji. W tym celu możesz przeprowadzić ankietę we wszystkich działach firmy i dowiedzieć się, do jakich zadań i celów wykorzystują określone rodzaje dokumentów. Najprawdopodobniej wynik będzie przewidywalny: przy rozwiązywaniu podobnych problemów pracownicy różnych działów korzystają z różnych typów dokumentów, tworząc w ten sposób nadmiarowość używanych typów.

2. Ujednolicenie typów dokumentów

Zadaniem na etapie przygotowań do automatyzacji jest ograniczenie liczby rodzajów wykorzystywanych dokumentów i ujednolicenie wykorzystywanych dokumentów. W tym celu należy określić zakres zagadnień i procesów podlegających udokumentowaniu (informacja ta została uzyskana w trakcie ankiety) oraz sformułować optymalną kompozycję dokumentów.

3. Ujednolicenie tekstów dokumentów

Na tym etapie należy opracować standard sporządzania różnego rodzaju dokumentów, obejmujący zarówno obowiązkowy zestaw szczegółów, jak i obowiązkową strukturę tekstu.

Ujednolicenie tekstów opiera się na sposobie rozróżnienia informacji stałych i zmiennych. Stała informacja stanowi istotę sytuacji i działań zarządczych oraz jest ogólnym tematem dokumentu. Zmienne informacje uzupełniają i precyzują główny temat.

Ujednolicenie tekstów odbywa się etapowo. Ujednolicono struktury tekstów i językowe środki wyrazu, opracowano szablony, kwestionariusze i tabele dla ujednoliconych tekstów.

Prace nad ujednoliceniem tekstów dokumentów kończą się przygotowaniem szablonów dla wszystkich typów dokumentów, które mają być wykorzystywane w dalszej działalności organizacji (Schemat 2).

4. Konsolidacja ujednoliconych dokumentów w systemy dokumentacyjne

Wszystkie dokumenty, które zdecydowano się wykorzystać do dokumentowania działalności organizacji, należy połączyć w systemy dokumentacji zgodnie z cechami określonymi w odpowiednich dokumentach regulacyjnych. W przyszłości taka systematyzacja dokumentów będzie stosowana przy organizacji elektronicznego przechowywania dokumentów, konfigurowaniu dostępu do dokumentów, konfigurowaniu podstawowych i złożonych procesów przetwarzania różnego rodzaju dokumentów.

Systemy dokumentacji mogą stanowić podstawę do organizacji katalogu „Dokumenty wewnętrzne”, na przykład programu „1C: Przepływ dokumentów 8”. Taka organizacja dokumentów wewnętrznych znacznie ułatwia wyszukiwanie i umieszczanie informacji w systemie. Prawidłowa klasyfikacja eliminuje powielanie informacji i umieszczanie dokumentów o podobnych cechach w różnych sekcjach wykazu.

Zastosowanie materiałów metodologicznych, na przykład wydanych przez 1C w celu przygotowania do automatyzacji przepływu dokumentów w organizacji, pozwoli Ci samodzielnie i w krótkim czasie zorganizować pracę z dokumentami zarówno w dużej, jak i małej firmie. Materiały zawierają zestawy dokumentów normatywnych dotyczących organizacji pracy biurowej i obiegu dokumentów, a także zalecenia dotyczące ich stosowania.

5.5. system raportowania

5.5.1. Cel i skład dokumentacji sprawozdawczej

Dokumentacja sprawozdawcza to dokumenty zawierające informacje o wynikach działalności instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa za określony okres czasu - rok, pół roku, kwartał, miesiąc, dekadę. Dokumentacja sprawozdawcza w działalności organizacji i państwa jako całości pełni funkcję informacji zwrotnej, umożliwiając porównanie uzyskanych wyników ze wskaźnikami określonymi w planie lub programie.

Analiza dokumentów sprawozdawczych pozwala kierownictwu dostosować działania zarówno samej organizacji, jak i podległego mu systemu, ulepszyć strukturę organizacyjną, charakter i treść wykonywanej pracy, skład kadrowy organizacji oraz zapewnienie jej środków finansowych, rzeczowych i innych zasoby.

Dokumentacja sprawozdawcza instytucji składa się z kilku zestawów dokumentów:

państwowa sprawozdawczość statystyczna;

raportowanie wydziałowe;

raportowanie wewnątrzinstytucjonalne.

Formularze dokumentów do państwowej sprawozdawczości statystycznej są opracowywane przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji i są obowiązkowe dla wszystkich instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Procedurę sporządzania i przetwarzania dokumentów na potrzeby państwowej sprawozdawczości statystycznej określa Regulamin dotyczący procedury dostarczania państwowej sprawozdawczości statystycznej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 14 sierpnia 1992 r. Nr 130.

Formularze ministerialnych dokumentów sprawozdawczych opracowywane są przez ministerstwa i departamenty. Federalne władze wykonawcze, pełniąc funkcje międzysektorowych organów koordynujących, opracowują formy sprawozdawczości departamentalnej, które są obowiązkowe dla wszystkich instytucji, organizacji i przedsiębiorstw, na przykład Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej, Państwowej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej i Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej opracowuje formy rachunkowości i raportowania, sprawozdawczości podatkowej, obowiązkowe dla wszystkich organizacji. Federalne władze wykonawcze pełniące funkcje zarządzania branżą opracowują departamentalne formularze sprawozdawcze, które są obowiązkowe dla instytucji, organizacji i przedsiębiorstw w branży.

Państwowa sprawozdawczość statystyczna i departamentalna jest terminowo przekazywana właściwym władzom terytorialnym. W zależności od terminu prezentacji może to być dziesięciodniowe, miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne. Pierwszy egzemplarz sporządzonego raportu oraz elektroniczna kopia dokumentu przekazywane są zainteresowanym organom.

Oprócz sprawozdawczości statystycznej państwowej i resortowej każda instytucja przygotowuje wewnętrzne raporty z realizacji planów, zadań, jednorazowe instrukcje kierownictwa lub instrukcje organizacji wyższej. Tego rodzaju dokumenty sprawozdawcze są opracowywane przez specjalistów z jednostek strukturalnych i przekazywane do rozpatrzenia kierownictwu tej lub wyższej organizacji.

Wewnątrzinstytucjonalne dokumenty sprawozdawcze można nazwać: raportem lub certyfikatem o charakterze sprawozdawczym (w odróżnieniu od certyfikatu analitycznego).

Dokumenty sprawozdawcze można sporządzać w różnych obszarach działalności organizacji: na temat wyników działalności funkcjonalnej działów i organizacji jako całości, na wynikach badań lub działań w zakresie innowacji naukowych, w podróżach służbowych, na wynikach działań reklamowych (kampanie reklamowe), o realizację pojedynczych, jednorazowych wydarzeń czy zadań zarządczych itp.

5.5.2. Sporządzanie i realizacja dokumentów sprawozdawczych

Sprawozdanie to dokument zawierający informacje o wynikach działań za dany okres czasu, realizacji działań, instrukcjach, zadaniach, przekazywany kierownikowi jednostki strukturalnej, organizacji lub władzy wyższej.

Stanowe raporty statystyczne i departamentalne są opracowywane na podstawie zatwierdzonych ujednoliconych formularzy i zgodnie z zatwierdzonymi dokumentami regulacyjnymi określającymi procedurę ich przygotowania i wykonania. Wewnętrznie raportowanie instytucjonalne jest opracowywane w stosunkowo swobodnej formie, procedura jego przygotowania i realizacji jest podobna do innych dokumentów zarządczych.

Przy sporządzaniu raportów wewnętrznych uwzględnia się ich cel oraz zakres poruszanych zagadnień.

Raporty sporządzane są na formularzu ogólnym lub na standardowej kartce papieru. Obowiązkowe dane raportu lub zaświadczenia o charakterze sprawozdawczym to: nazwa organizacji, nazwa jednostki (jeżeli jest to raport lub zaświadczenie z działalności jednostki), nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, podpis, pieczątka zatwierdzająca (na raportach) lub uchwała kierownika (na zaświadczeniu sprawozdawczym).

Tytuł raportu brzmi:

nazwa organu lub urzędnika, którego wyniki działania są odnotowane w dokumencie („Sprawozdanie z pracy komisji certyfikującej…”; „Sprawozdanie z pracy działu…”);

okres sprawozdawczy (za rok 1996, za okres od stycznia do czerwca 1997 r., za I kwartał 1997 r.).

Raport zawiera opis wykonanych prac oraz wnioski, w których analizuje się ich wyniki oraz formułuje wnioski i propozycje. Jeżeli raport zawiera wyniki wcześniej zaplanowanych prac, kolejność prezentacji raportu musi odpowiadać kolejności zadań w dokumencie planistycznym.

Sprawozdania z pracy jednostek strukturalnych podpisuje kierownik jednostki, sprawozdania z pracy organizacji jako całości podpisuje kierownik jednostki odpowiedzialnej za przygotowanie sprawozdania, sprawozdanie z pracy pracownika jednostki organizacja jest podpisana przez samego kompilatora. Sprawozdanie z pracy organizacji zatwierdza kierownik organizacji lub organ wyższy.

Za datę sprawozdania uważa się datę jego zatwierdzenia lub uchwały.

Do raportu można dołączyć notę ​​wyjaśniającą i inne materiały referencyjne.

Odniesienia do rozdziału 5

1. GOST R 6,30-97. Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji. - M., Wydawnictwo Standardy, 1997.

2. Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Postanowienia podstawowe, Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji. - M., VNIIDAD, 1991.

3. Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej. - M., Rosarchiw, 1994.

4. Andreeva V.I. Praca biurowa. Wymagania dotyczące obiegu dokumentów firmy (na podstawie GOST Federacji Rosyjskiej). Wydanie 3, poprawione. i dodatkowe - M., 1996.

5. Anreyanova V.V. Jak prawidłowo przygotować i wydać zamówienie. M, INFRA-M, 1997.

6. Dokumenty i prace biurowe: Podręcznik referencyjny. - M., Ekonomia, 1991.

7. Kuznetsova TV., Ilyushenko M.P. Podstawy zarządzania dokumentami: podręcznik. M., MGIAI, 1988.

8. Podręcznik korespondencji biznesowej. - M., Urząd Miasta Moskwy, Firma badawczo-rozwojowa „Mezhregionservis”, 1996.

9. Stenkzhov M.V. Dokumenty. Praca biurowa. - M., PRZED, 1995.

System dokumentacji raportowej

Raport to dokument zawierający informacje o wynikach działań za określony okres czasu.

Dokumentacja sprawozdawcza instytucji składa się z kilku zestawów dokumentów:

państwowa sprawozdawczość statystyczna;

raportowanie wydziałowe;

raportowanie wewnątrzinstytucjonalne.

Formularze dokumentów do państwowej sprawozdawczości statystycznej są opracowywane przez Ministerstwo Statystyki Federacji Rosyjskiej i są obowiązkowe dla wszystkich instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Tryb sporządzania i przetwarzania dokumentów na potrzeby państwowej sprawozdawczości statystycznej określają rozporządzenia tego ministerstwa.

Formularze ministerialnych dokumentów sprawozdawczych opracowywane są przez ministerstwa i departamenty. Sbierbank Federacji Rosyjskiej, Ministerstwo Podatków i Ceł oraz Ministerstwo Finansów przedstawiają formy rachunkowości i sprawozdawczości, sprawozdawczości podatkowej, obowiązkowe dla wszystkich organizacji.

Departamentowe formularze sprawozdawcze sporządzane są przez władze wykonawcze, które realizują zarządzanie sektorowe.

Państwowa sprawozdawczość statystyczna i departamentalna jest terminowo przekazywana właściwym władzom terytorialnym. W zależności od terminu składania może to być: miesięczny, kwartalny, półroczny i roczny. Stanowe raporty statyczne i departamentalne są opracowywane na podstawie zatwierdzonych ujednoliconych formularzy i zgodnie z zatwierdzonymi dokumentami regulacyjnymi.

Każda instytucja przygotowuje wewnętrzne raporty z realizacji planów, zadań, jednorazowe instrukcje kierownictwa lub instrukcje organizacji wyższej. Tego rodzaju dokumenty sprawozdawcze są opracowywane przez specjalistów z jednostek strukturalnych i przekazywane do rozpatrzenia kierownictwu tej lub wyższej organizacji. Wewnątrzinstytucjonalne dokumenty sprawozdawcze można nazwać: raportem lub zaświadczeniem o charakterze sprawozdawczym.

Raportowanie wewnątrzinstytucjonalne przygotowywane jest w stosunkowo swobodnej formie. Raporty sporządzane są na formularzu ogólnym lub na standardowej kartce papieru. Obowiązkowe dane raportu lub zaświadczenia o charakterze sprawozdawczym to: nazwa organizacji, nazwa jednostki (jeżeli jest to raport lub zaświadczenie z działalności jednostki), nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, podpis, pieczątka zatwierdzająca (na raportach) lub uchwała kierownika (na zaświadczeniu sprawozdawczym).

Tytuł raportu wskazuje: nazwę organu lub urzędnika, którego wyniki działania są odnotowane w dokumencie („Sprawozdanie z pracy komisji certyfikującej…”; „Sprawozdanie z pracy działu…”) ; okres sprawozdawczy (za rok 2001, za okres od stycznia do czerwca 2000 r., za I kwartał 2000 r.).

W tekście opisano wykonaną pracę, dokonano analizy jej wyników oraz przedstawiono wnioski i propozycje. Jeżeli raport zawiera wyniki wcześniej zaplanowanych prac, kolejność prezentacji raportu musi odpowiadać kolejności zadań w dokumencie planistycznym. Za datę sprawozdania uważa się datę jego zatwierdzenia przez kierownika organizacji lub organ wyższy. Do sprawozdań można dołączyć notę ​​wyjaśniającą.