Wewnętrzna akceptacja dokumentów. Indosowanie dokumentu Jak prawidłowo indosować wzór dokumentu

Przed złożeniem do podpisu dyrektorowi dokumentu organizacyjno-administracyjnego, czy to zarządzenia, wewnętrznego regulaminu pracy czy opisu stanowiska pracy, należy go uzgodnić z zainteresowanymi, czyli zatwierdzić. Istnieją specjalne zasady uzyskiwania wiz. Zobaczmy które.
Zatwierdzenie jest konieczne w każdej organizacji, ponieważ jest rodzajem kontroli jakości dokumentów. Wizy znajdujące się na dokumencie potwierdzają, że jego treść jest zgodna z rzeczywistością i nie jest sprzeczna z prawem, lokalnymi przepisami ani układami zbiorowymi.
Przepisy nie mówią nic o tym, którzy urzędnicy w organizacji wydają wizy na konkretny dokument i ile wiz może znajdować się na jednym dokumencie. Dlatego zalecamy szczegółowe opisanie procedury zatwierdzania w instrukcji zarządzania biurem Twojej firmy. Weźmy za podstawę GOST R 6.30-2003, zatwierdzony dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 N 65-st, który zawiera ogólne zasady wydawania wiz. Na stronie 42 znajdziesz przykładową sekcję dotyczącą zatwierdzania, która powinna znaleźć się w instrukcji zarządzania dokumentacją personalną.

Umowa i zaznajomienie się to nie to samo

Istnieją dwa rodzaje wiz – wiza zatwierdzająca i wiza zapoznawcza. Wiza zatwierdzająca jest wymieniona w GOST R 6.30-2003 i ma standardową formę. Wiza zapoznawcza nie jest wymieniona w GOST i dlatego jest sporządzana w formie bezpłatnej. Zobaczmy, czym różnią się te dwa rodzaje wiz.
Wizę zatwierdzającą umieszcza się na dokumencie przed jego podpisaniem lub zatwierdzeniem przez kierownika organizacji (to znaczy nie zatwierdza się dokumentu, ale jego projekt). Zatwierdzają go jedynie zainteresowane strony, czyli te, których treść dokumentu dotyczy. Różne dokumenty są przedstawiane różnym osobom do zatwierdzenia.
Weźmy dla przykładu polecenie przeniesienia pracownika na inną pracę. Po pierwsze, musi posiadać wizę kierownika lub inspektora działu personalnego, potwierdzającą, że zlecenie zostało sporządzone we właściwej formie i zawiera wiarygodne dane. Następnie musi zostać zatwierdzony przez kierownika działu, do którego pracownik zostaje przeniesiony. Kierownik wydziału umieszczając swoją wizę, oznacza, że ​​został powiadomiony o przybyciu nowego pracownika i zgadza się z takim stanem rzeczy. Jeżeli wynagrodzenie pracownika ulegnie zmianie w trakcie przeniesienia, zamówienie należy uzgodnić z głównym księgowym organizacji. I wreszcie dokument zatwierdza kierownik działu prawnego (lub prawnik, jeśli nie ma działu), potwierdzając, że przeniesienie nie naruszało prawa pracy.
Wizę zapoznawczą wydaje pracownik, na którego interesy dokument ma wpływ. W ten sposób potwierdza, że ​​zwrócono mu uwagę na dokument. Wiza znajomości, w przeciwieństwie do wizy zatwierdzającej, jest zawsze umieszczana na gotowym, podpisanym i zatwierdzonym dokumencie.

Jak wygląda wiza?

Wiza zatwierdzająca zawiera stanowisko posiadacza wizy, jego podpis, inicjały, nazwisko i datę. Jeśli pracownik chce wyrazić sprzeciw co do treści dokumentu z wizą, najpierw wpisuje się frazę „uwagi”, a wszystkie pozostałe dane znajdują się poniżej. Oto próbki zatwierdzeń wizowych.

Kierownik Działu Zaopatrzenia Volkova A.A. Wołkowa
———— ————————

12.01.2006
————

Załączono komentarze
Konsultant prawny N.I. Kovrov Kowrow
———— ————————
(podpis) (odszyfrowanie podpisu)
12.01.2006
————

Dokumenty pozostające w organizacji poświadcza się w oryginale. Wizy lepiej umieścić na odwrotnej stronie (w dokumentach wielostronicowych jest to rewers ostatniej kartki). Jeśli dokument zostanie wysłany do innej organizacji, wizy umieszczane są na kopii, która pozostaje w firmie. W tym przypadku znajdują się one na przedniej stronie, w lewej dolnej części dokumentu, tuż pod podpisem. W przypadku dokumentów wielostronicowych o szczególnym znaczeniu indosowana może być każda kartka. W ten sposób zazwyczaj zatwierdzane są umowy i protokoły.
Wiza zapoznawcza zawiera zapis potwierdzający zapoznanie się pracownika z dokumentem. Na przykład: „Przeczytałem rozkaz”. Poniżej lub w tym samym wierszu znajduje się podpis pracownika, jego transkrypcja (nazwisko i inicjały) oraz data. Jeżeli dokument zna kilku pracowników, zalecamy umieszczenie w wizie nazwy stanowiska każdego z nich. Wizę zapoznawczą umieszcza się zawsze na przedniej stronie oryginalnego dokumentu, poniżej podpisu. Przedstawiamy Państwu próbki wiz zapoznawczych.

Ustawę recenzowali: Manokhin D.A. Manochin
———— ————————
(podpis) (odszyfrowanie podpisu)
12.01.2006
————

Z zamówieniem zapoznali się:
Kierownik Działu Sprzedaży Krapivin N.I. Krapivin
———— ————————
(podpis) (odszyfrowanie podpisu)
12.01.2006
————
Szef ACS Maslov L.I. Masłow
———— ————————
(podpis) (odszyfrowanie podpisu)
12.01.2006
————

W zależności od rodzaju dokumentu wiza zapoznawcza może zawierać różne dodatki. Przykładowo w opisie stanowiska zaleca się uzupełnienie wyrażenia „Przeczytałem instrukcję” o następującą treść: „Otrzymałem jeden egzemplarz w rękach i zobowiązuję się go przechowywać w swoim miejscu pracy”. Jest to podyktowane faktem, że pracownicy często podnoszą w sądzie, że nie otrzymali opisu stanowiska, a pracodawca nie jest w stanie udowodnić, że jest inaczej.

Kto zatwierdza jakie dokumenty?

Zgodnie z ustalonym zwyczajem dokumenty zatwierdzają następujący urzędnicy:
- kierownik działu, który przygotował dokument;
- wykonawca, który przygotował dokument;
— kierownicy zainteresowanych działów;
- kierownik działu finansowego lub księgowego (jeżeli dokument dotyczy kwestii finansowych);
— zastępca szefa organizacji odpowiedzialnej za ten obszar działalności;
- kierownik organizacji, jeżeli dokument podpisuje jego zastępca;
- kierownik działu prawnego lub prawnik.
Listę tę można dostosować do struktury i potrzeb organizacji. Przykładowo, jeśli dyrektor generalny nie ma zastępców, wiza zastępcy nie będzie na dokumencie. Wiele organizacji nie zapewnia wizy dla bezpośredniego wykonawcy; zastępuje ją wiza dla kierownika działu, który będzie wykonywał dokument.

Jak zatwierdzać zamówienia za pomocą ujednoliconych formularzy?

W ujednoliconych formularzach zamówień dla personelu nie ma takich szczegółów jak wiza zatwierdzająca (przewidują wizę zapoznawczą pracownika). Nie oznacza to jednak, że nie możesz poprzeć tych zamówień. Konieczne jest skoordynowanie takich dokumentów z urzędnikami organizacji, ponieważ wpływają one na interesy pracowników. Zgodnie z dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. N 20*(1) w ujednoliconych formularzach można wprowadzić dodatkowe dane. Umieść wizy zatwierdzające na odwrocie zamówienia, na dole dokumentu.
Podsumujmy więc. Wewnętrzna akceptacja (podpisanie) dokumentu oznacza, że ​​wszyscy zainteresowani sprawdzili treść dokumentu. Procedura zatwierdzania dokumentów jest ustalona w instrukcjach zarządzania biurem organizacji. W przypadku dokumentów mających wpływ na interesy pracownika należy wystawić wizę, aby pracownik mógł zapoznać się z dokumentem.

„Wiza niezgody”

Jeżeli pracownik zatwierdzający dokument nie zgadza się w całości lub w części z treścią dokumentu, może na swojej wizie umieścić adnotację „załączone uwagi”. Sprzeciw należy sporządzić na osobnej kartce, podpisać i dołączyć do dokumentu. Konsekwencje braku zgody któregokolwiek z indosantów na treść dokumentu należy określić w instrukcji pracy biurowej. W każdym razie o losie projektu decyduje szef organizacji. Może np. zwrócić go deweloperowi wraz ze swoimi uwagami lub podpisać dokument pomimo sprzeciwu.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Róża”
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Rosa”

Instrukcje, które zatwierdzam
Dyrektor ds. zarządzania biurem A.A. Rakitin Rakitin
01.12.2006 N 2 ———— ——— —————
———— (stanowisko (podpis) (odpis
(data) kierownika) podpis)
17.01.2006
Penza ————
(data)

12. Koordynacja dokumentacji kadrowej firmy

12.1. W celu oceny projektu dokumentu personalnego i sprawdzenia jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i lokalnymi przepisami Spółki, przeprowadzana jest wewnętrzna akceptacja dokumentu (zatwierdzenie).
12.2. Projekt dokumentu personalnego musi zostać zatwierdzony przez kierownika działu personalnego i prawnika, a także, w razie potrzeby, przez urzędników innych działów strukturalnych. Wykaz dokumentów podlegających indosowaniu wraz z wykazem osób zatwierdzających te dokumenty znajduje się w załączniku nr 5 do niniejszej instrukcji.
12.3. Jeżeli osoba zatwierdzająca nie zgadza się z treścią projektu, ma prawo zamieścić w swojej wizie adnotację „uwagi w załączeniu”. W takim przypadku musi swoje uwagi wpisać na osobnej kartce, poświadczyć je podpisem, opatrzyć datą i dołączyć do projektu dokumentu.
12.4. Dyrektor organizacji zapoznaje się ze wszystkimi uwagami i przekazuje deweloperowi pisemną opinię na temat dalszej pracy nad projektem. Jeśli reżyser uzna, że ​​projekt wymaga poprawy, wyznacza deweloperowi termin na usunięcie wszelkich niedociągnięć.
12,5. Jeżeli po sfinalizowaniu projektu jego treść uległa istotnym zmianom, projekt dokumentu podlega ponownej akceptacji.

Co z tobą?

Zapytaliśmy pracodawców:
Kto w Twojej organizacji ma prawo zatwierdzać dokumenty?
Julia Ermakowa, inspektor działu HR (Chabarowsk)
Przyznajemy to prawo wszystkim kierownikom działów. Umieściliśmy odpowiednią pozycję w opisach stanowisk. Zatwierdzają zarządzenia dotyczące przyjmowania pracowników do swoich działów, przeniesień, urlopów i premii.
Ale nie mamy jeszcze prawnika na pełny etat, chociaż jego wiza jest wymagana w dokumentach personalnych.
Alla Lyubavina, menedżer HR (Noworosyjsk)
Wszystkie umowy, zarówno handlowe, jak i pracownicze, są zatwierdzane przez naszego głównego księgowego. Zamówienia na działalność podstawową (np. zatwierdzanie personelu) wymagają wizy dla Dyrektora ds. prawnych.

Rada
Zrób listę dokumentów, które muszą zostać zatwierdzone w Twojej organizacji, a dla każdego dokumentu listę urzędników, którzy muszą go zatwierdzić. Wykaz taki można przygotować jako załącznik do instrukcji pracy urzędu. Na stronie 46 zaprezentowano fragment zestawienia, który zawiera rozkazy dla personelu. Na podstawie tego przykładu możesz sporządzić listę wszystkich zatwierdzonych dokumentów dla Twojej organizacji.

Załącznik nr 5
do instrukcji pracy biurowej Sp. z oo „Róża” z dnia 12.01.2006 N 2

Lista dokumentów podlegających wizie
urzędnicy LLC „Rosa”

Zamówienia dla personelu

—————————————T——————————————————————————————————————————————————
¦ Dokument ¦ Zatwierdzanie urzędników ¦

„Zamówienie na zatrudnienie (T-1, T-1a)” Kierownik działu personalnego, kierownik działu, w którym
¦ ¦pracownik, główny księgowy, prawnik zaakceptowany ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Zarządzenie o udzielenie urlopu (T-6, ¦Kierownik działu kadr, kierownik jednostki, w której wykonywana jest praca-¦
¦T-6a), nakaz zwolnienia (T-8, ¦ topi (przepracował) pracownika, prawnika ¦
¦Т-8а) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
„Rozkaz przeniesienia (T-5, T-5a), ponownie ¦Kierownik działu personalnego, kierownik jednostki, w której ¦
¦przeprowadzka ¦jest pracownikiem, głównym księgowym (jeśli pracownik ma mnie -¦
¦ ¦wynagrodzenie), prawnik ¦
+————————————-+————————————————————+
„Rozkaz dotyczący awansu (T-11, T-11a), nas-¦Kierownik działu personalnego, kierownik działu, w którym praca-¦
O podwyżce wynagrodzenia decyduje pracownik, główny księgowy (jeśli motywacja jest istotna)
¦zmiana oficjalnego wynagrodzenia ¦nie), prawnika ¦
+————————————-+————————————————————+
„Zamówienie wysłania w podróż służbową” Kierownik działu personalnego, kierownik jednostki, w której pracuje-¦
¦(T-9, T-9a) ¦pracownik, główny księgowy, prawnik ¦
+————————————-+————————————————————+
„Nakaz nałożenia postępowania dyscyplinarnego” Kierownik działu personalnego, kierownik jednostki, w której wykonywana jest praca-¦
¦kolekcja ¦pracownik, prawnik ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Zarządzenie o pracy w dni wolne, święta – ¦Kierownik działu HR, kierownik jednostki, w której wykonywana jest praca-¦
„na co dzień, w nocy, w godzinach nadliczbowych” pracownik, główny księgowy (jeśli praca jest wynagradzana)
¦ ¦zwiększona płaca), prawnik ¦
L————————————-+————————————————————-

E. Shirimova,
prawnik, ekspert wiodący magazynu „Personnel Business”

————————————————————————-
*(1) „Po zatwierdzeniu procedury stosowania ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.”

Dokumentacja informacji w organizacji prowadzona jest w sposób ustalony przez władze państwowe odpowiedzialne za organizację pracy biurowej, standaryzację dokumentów i ich układ oraz bezpieczeństwo Federacji Rosyjskiej.

Formatowanie liter

Tytuł tekstu zawiera krótkie streszczenie dokumentu i może odpowiedzieć na pytania: o co w nim chodzi? (o kim?) (np. Zarządzenie o utworzeniu komisji atestacyjnej) czy co? (kto?) (na przykład Opis stanowiska marketera).

Tekst dokumentów sporządzony w formacie A5 nie wymaga nagłówka.

Tekst dokumentu sporządzony jest w języku państwowym Federacji Rosyjskiej lub w językach państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej. Tekst dokumentu można sformatować w następujący sposób:

• kwestionariusze. Kompilując tekst w formie ankiety, nazwy cech charakterystycznego przedmiotu muszą być wyrażone rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z czasownikiem w drugiej osobie liczby mnogiej czasu teraźniejszego lub przeszłego, na przykład „ mieć”, „posiadać” lub „był”, „był” itp. d. Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami cech;
• stoły. Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela jest drukowana na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli muszą być ponumerowane i na kolejnych stronach muszą być wydrukowane tylko numery tych kolumn;
• połączony tekst. Połączony tekst składa się głównie z dwóch części:
• w pierwszej części należy wskazać przyczyny, podstawy, cele sporządzenia dokumentu;
• w drugiej, ostatniej części – decyzje, wnioski, wnioski, propozycje, rekomendacje.

W tekście dokumentu sporządzonego na podstawie dokumentów innych organizacji lub dokumentów wcześniej opublikowanych wskazane są ich dane: nazwa dokumentu, nazwa przedsiębiorstwa – autor dokumentu, data dokumentu, numer rejestracyjny podmiotu dokument, tytuł tekstu.

Jeśli tekst zawiera kilka rozwiązań, wniosków itp., to można go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które numeruje się cyframi arabskimi.

W listach stosowane są następujące formy prezentacji:

• od pierwszej osoby liczby mnogiej - „proszę o przesłanie”, „wysyłamy do rozpatrzenia”;
• w pierwszej osobie liczby pojedynczej – „Uważam to za konieczne”, „proszę podkreślić”;
• od trzeciej osoby liczby pojedynczej - „ministerstwo nie sprzeciwia się”, „VNII uważa to za możliwe”.

Wymagany „podpis” obejmuje:

• stanowisko osoby, która podpisała dokument. Jeśli dokument nie jest na papierze firmowym, nazwa stanowiska musi być pełna. Jeżeli dokument wystawiony jest na papierze firmowym, nazwę stanowiska należy skrócić;
• podpis osobisty;
• odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko).

W atrybucie „Podpis” istnieje możliwość wyśrodkowania stanowiska osoby podpisującej dokument względem najdłuższej linii.

Oznaczenie wykonawcy zawiera inicjały i nazwisko wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Znak dotyczący wykonawcy umieszcza się na przedniej lub tylnej stronie ostatniej kartki dokumentu, w lewym dolnym rogu.

Odcisk pieczęci poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób, stwierdzających fakty dotyczące majątku finansowego, a także na innych dokumentach, które pozwalają na poświadczenie autentyczności podpisu.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią przedsiębiorstwa.

Zasady zatwierdzania dokumentów

Adnotacja jest rodzajem kontroli jakości dokumentów. Wizy znajdujące się na dokumencie potwierdzają, że jego treść jest zgodna z rzeczywistością i nie jest sprzeczna z prawem, lokalnymi przepisami ani układami zbiorowymi.

Istnieją dwa rodzaje wiz:

• wiza zatwierdzająca;
• wiza zapoznawcza.

Wizę zatwierdzającą umieszcza się na dokumencie przed jego podpisaniem lub zatwierdzeniem przez kierownika przedsiębiorstwa, to znaczy zatwierdzany jest nie dokument, ale jego projekt. Dokument zatwierdzają wyłącznie te osoby, których treść dokumentu dotyczy. Wiza zatwierdzająca dokument zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w przedsiębiorstwie, wizy umieszcza się na dole odwrotnej strony ostatniej kartki dokumentu oryginalnego. W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z przedsiębiorstwa, wizy umieszczane są na dole przedniej strony kopii wysyłanego dokumentu.

Wiza zapoznawcza wydawana jest przez pracownika, potwierdzając w ten sposób, że zwrócono mu uwagę na dokument. Wiza znajomości, w przeciwieństwie do wizy zatwierdzającej, jest zawsze umieszczana na gotowym, podpisanym i zatwierdzonym dokumencie. Wizę zapoznawczą umieszcza się zawsze na przedniej stronie oryginalnego dokumentu, poniżej podpisu.

Dokumenty pozostające w przedsiębiorstwie są poświadczane w oryginale. Wizy lepiej umieszczać na odwrocie, a w przypadku dokumentów wielostronicowych – na odwrocie ostatniego arkusza. Jeżeli dokument zostanie wysłany do innej organizacji, wizy umieszczane są na kopii, która pozostaje w organizacji. W tym przypadku wizy znajdują się na przedniej stronie, w lewej dolnej części dokumentu, tuż pod podpisem. W przypadku dokumentów wielostronicowych o szczególnym znaczeniu indosowana może być każda kartka. W ten sposób zwykle zatwierdzane są umowy lub protokoły.

Poświadczenie kopii dokumentu

Poświadczając zgodność kopii dokumentu z oryginałem, poniżej wymaganego „Podpisu” umieszcza się napis potwierdzający:

• "Prawidłowy";
• stanowisko osoby, która poświadczyła kopię;
• podpis osobisty;
• odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko);
• data certyfikacji.

Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt zawiera następujące dane:

• link do daty i numeru dokumentu potwierdzającego jego wykonanie;
• w przypadku braku takiego dokumentu – krótka informacja o wykonaniu;
• słowa „Zabierz się do pracy”;
• numer pliku, w którym dokument będzie przechowywany.

Notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu do akt sporządza i datuje wykonawca dokumentu lub kierownik jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.

Znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera kolejny numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty).

Dopuszczalne jest oznaczenie odbioru dokumentu przez organizację w formie pieczątki.

Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku komputerowym, datę oraz inne dane wyszukiwania zainstalowane w przedsiębiorstwie.

Zasady zatwierdzania i zatwierdzania dokumentów

W przypadku zatwierdzenia dokumentu przez urzędnika pieczęć zatwierdzenia dokumentu musi składać się z:

• słowa ZATWIERDZAŁEM (bez cudzysłowu);
• stanowisko osoby zatwierdzającej dokument;
• podpisy;
• nazwiska i inicjały urzędnika podpisującego dokument;
• daty zatwierdzenia.

Stempel zatwierdzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu.

Jeżeli dokument zostaje zatwierdzony przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

Przy zatwierdzaniu dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa „ZATWIERDZONY”, „ZATWIERDZONY” lub „ZATWIERDZONY”), nazwy dokumentu zatwierdzającego w skrzynce instrumentalnej, jego daty , numer.

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się z napisu „UZGODNIONE”, stanowiska osoby, z którą dokument został uzgodniony (w tym nazwy przedsiębiorstwa), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia.

Uchwała, spisana na dokumencie przez odpowiedniego urzędnika, zawiera nazwiska i inicjały wykonawców oraz, w razie potrzeby, treść zlecenia, termin, podpis i datę. Uchwałę można sporządzić na osobnej kartce.

Znak kontroli wykonania dokumentu jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”.

ODWIEDZENIE DOKUMENTU

ODWIEDZENIE DOKUMENTU

potwierdzenie ważności dokumentu, uzyskanie pozwolenia, zgody uprawnionych organów i osób w przypadkach, gdy jest to przewidziane przepisami, przepisami, ustawami. Wiza wydawana jest w formie pisemnej i może zostać opatrzona pieczęcią lub stemplem.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B.. Nowoczesny słownik ekonomiczny. - wyd. 2, wyd. M.: INFRA-M. 479 s.. 1999 .

Słownik ekonomiczny. 2000 .

Zobacz, co oznacza „WIZJA DOKUMENTU” w innych słownikach:

Encyklopedyczny słownik ekonomii i prawa

zatwierdzenie dokumentu- potwierdzenie ważności dokumentu, uzyskanie pozwolenia, zgody uprawnionych organów i osób w przypadkach, gdy jest to przewidziane przepisami, przepisami, ustawami. Wiza wydawana jest w formie pisemnej i może zostać opieczętowana, ostemplowana... Słownik terminów ekonomicznych

Ten artykuł jest za krótki. Proszę dodać... Wikipedię

Widzenie- operacja połączenia obrazu siatki celowniczej z celem celowniczym. Źródło … Słownik-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

Złożenie podpisu na dokumencie przez urzędnika, oznaczające jego zgodę z treścią tego dokumentu. Słownik terminów biznesowych. Akademik.ru. 2001... Słownik terminów biznesowych

obserwacja- Podpisanie dokumentu przez urzędnika, potwierdzające zgodę co do jego treści lub zobowiązujące każdego, do kogo jest on adresowany, do wypełnienia lub kierowania się tym, co jest w nim zawarte. V. jest konieczne, aby wyeliminować bezosobowość w procesie zarządzania.… … Przewodnik tłumacza technicznego

Obserwacja punktu orientacyjnego- 18. Celowanie na punkt orientacyjny Zrównanie osi optycznej celownika z kierunkiem na punkt orientacyjny

Nowa strona 6

Co do zasady dokumenty przygotowane w organizacji podlegają zatwierdzeniu, zanim nabiorą mocy prawnej (podpisanie, rejestracja, a w razie potrzeby zatwierdzenie i założenie pieczęci). Koordynacja odbywa się w przypadkach, gdy dokumenty zawierają jakiekolwiek normy prawne, a ich badanie jest wymagane w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi regulacyjnymi aktami prawnymi, gdy wpływają one na interesy innych organizacji, urzędników tej organizacji itp.

Koordynacja projektu dokumentu odbywa się z organizacjami i urzędnikami, którzy zgodnie ze swoimi kompetencjami są bezpośrednio związani z zagadnieniami zawartymi w projekcie dokumentu. Koordynacja może być prowadzona zarówno wewnątrz organizacji - z działami strukturalnymi i urzędnikami (koordynacja wewnętrzna), jak i poza nią - z organizacjami podległymi i niepodporządkowanymi (koordynacja zewnętrzna).

Zezwolenie wewnętrzne wydawane jest za pomocą wizy, zewnętrzne - za pomocą stempla zatwierdzającego. Rozważmy procedurę i zasady przetwarzania wewnętrznego zatwierdzania dokumentów (adnotacji).

Oficjalny dokument wizowy - dane dokumentu wyrażające zgodę lub sprzeciw urzędnika na treść dokumentu.

Wymagania dotyczące uzyskania wizy i procedurę zatwierdzania dokumentów określają następujące regulacyjne akty prawne:

§ Norma Państwowa Republiki Białorusi (STB) 6.38-2004 „Ujednolicone systemy dokumentacji Republiki Białorusi. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentu”;

§ Orientacyjna instrukcja pracy biurowej w ministerstwach, komitetach państwowych i innych centralnych organach, instytucjach, organizacjach i przedsiębiorstwach Republiki Białorusi, zatwierdzona zarządzeniem Przewodniczącego Komisji ds. Zarządzania Archiwami i Aktami Republiki Białoruś z dnia 23 maja, 1995 nr 13 (dalej - Przybliżone instrukcje dotyczące pracy biurowej).

W tym przypadku należy także kierować się Wytycznymi dotyczącymi praktycznego stosowania STB 6.38-2004, zatwierdzonymi zarządzeniem Przewodniczącego Komisji ds. Zarządzania Archiwami i Aktami przy Radzie Ministrów Republiki Białoruś z dnia 16 września, 2005 nr 41, które określają postanowienia STB 6.38-2004.

Indosowi podlegają zarówno dokumenty wewnętrzne, jak i wychodzące.

Na dokumentach wewnętrznych wizy umieszczane są pod podpisem po lewej stronie na przedniej stronie ostatniej kartki pierwszego egzemplarza dokumentu. Przy zatwierdzaniu projektów dokumentów administracyjnych (rozkazów, instrukcji, instrukcji, zarządzeń, decyzji) Przykładowa Instrukcja Pracy Urzędu zaleca umieszczenie wiz na odwrotnej stronie ostatniej strony dokumentu (pkt 2.3.11), ponieważ Podczas powielania i wysyłania kopii dokumentu do innych organizacji wizy dla nich nie są reprodukowane.

W dokumentach wychodzących (listy, zaświadczenia, notatki) poświadczane są kopie dokumentów pozostających w organizacji (tzw. „wakacje”). Wiza wydawana jest na takich samych zasadach, jak przy zatwierdzaniu dokumentów wewnętrznych.

Jeżeli nie ma możliwości umieszczenia wizy na dokumencie, konieczne jest sporządzenie osobnej karty zgody, która dołączana jest do kopii wizy i następnie przechowywana wraz z nią w aktach.

Materiał ten jest publikowany częściowo. Całość materiału można przeczytać w czasopiśmie „Dział Personalny” nr 1 (60), styczeń 2006. Powielanie możliwe wyłącznie za

Przed podpisaniem projekty dokumentów są w niektórych przypadkach uzgadniane z zainteresowanymi instytucjami, wydziałami strukturalnymi i indywidualnymi urzędnikami.

Ma to na celu sprawdzenie wykonalności i terminowości, zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami i jest w istocie oceną projektu.

Koordynacja odbywa się wewnątrz i na zewnątrz instytucji.

Wiza zatwierdzająca dokument

Wewnętrzna spójność przeprowadzane z jednostkami, których udział jest przewidziany we wdrażaniu niniejszego dokumentu. W instytucjach posiadających obsługę prawną dokumenty przed podpisaniem są uzgadniane z prawnikiem. Dokument można także uzgodnić z zastępcą kierownika instytucji, który nadzoruje sprawy ujęte w dokumencie.

Jeżeli wykonanie dokumentu wiąże się z kosztami finansowymi, wymagana jest zgoda służby finansowej (głównego księgowego).

Zwykle są to umowy i umowy zawierane przez organizację (firmę) w sprawie odbioru lub wydania zapasów, wykonania pracy i usług; zarządzenia w sprawie ustalenia wynagrodzeń służbowych, podwyżek, premii itp. W związku z tym wiza księgowa jest przewidziana na dużej liczbie dokumentów.

Zatwierdzenie wewnętrzne wydawane jest w formie wizy zatwierdzającej dokument, składającej się z wskazanie stanowiska indosanta, jego podpisu, jego rozszyfrowania (inicjały i nazwisko) oraz daty.

W przypadku braku porozumienia z dokumentem lub ewentualnych uwag lub uzupełnień do projektu, są one wpisywane na osobnej kartce, podpisywane i dołączane do dokumentu. W takim przypadku wiza wydawana jest w następujący sposób:

Lokalizacja wizy: w przypadku przesłania oryginału dokumentu wiza znajduje się pod podpisem lub na lewym marginesie ostatniej kartki kopii, która zostanie pozostawiona w instytucji.

W przypadku dokumentów, których oryginały pozostają w organizacji (są to przede wszystkim dokumenty wewnętrzne), wizę umieszcza się na odwrocie ostatniej kartki pierwszego egzemplarza oryginału dokumentu.

Instytucja musi mieć wykaz niezbędnych dokumentów wskazując osoby których wizy są wymagane po rejestracji. Wskazane jest podanie takiej listy w załączniku do. Pracownicy biurowi powinni dobrze wiedzieć, bez czyich wiz nie można przedstawić kierownikowi dokumentu do podpisu.

Jeśli istnieje sieć komputerowa, tekst dokumentu można uzgodnić jednocześnie z kilkoma specjalistami bez drukowania go na papierze.

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu

Zatwierdzenie zewnętrzne w zależności od treści można to przeprowadzić z organami podległymi i niepodległymi, jeżeli treść dokumentu wpływa na ich interesy, z organizacjami badawczymi, organizacjami publicznymi, państwowymi i resortowymi organami kontrolnymi oraz władzami wyższymi.

Zewnętrzne zatwierdzenie dokumentu może zostać sformalizowane poprzez protokół zatwierdzenia lub omówienia projektu dokumentu, zaświadczenie, ale najczęściej pieczęć zatwierdzenia dokumentu.

Pieczęć zatwierdzenia ma dwie możliwości: umowę z konkretnym urzędnikiem i umowę z innym dokumentem, najczęściej pismem, protokołem itp.

W pierwszym przypadku po słowie UZGODNIONE wskazywana jest nazwa stanowiska, w tym nazwa organizacji, składany jest osobisty podpis, podawane jest jego wyjaśnienie i wskazana jest data. W drugim przypadku po słowie ZGODNIE podaje się rodzaj dokumentu, jego datę i numer.

Słowo ZGODNIE pisane wielkimi literami bez cudzysłowu.

Jeżeli konieczna jest koordynacja z kilkoma organizacjami, można sporządzić oddzielny arkusz zatwierdzenia.