Zgłoszono wydanie środków pieniężnych. Nielegalne wydawanie kwot rozliczeniowych

19 sierpnia weszły w życie zmiany w kasie fiskalnej. Teraz łatwiej jest przekazywać pracownikom pieniądze na konto i wysyłać ich w podróże służbowe. W tym artykule szczegółowo opiszemy wszystkie zmiany i podamy przykłady wypełniania dokumentów.

Jak pracować z podwładnymi bez oświadczeń

Do 19 sierpnia, aby otrzymać pieniądze na konto, pracownicy musieli napisać oświadczenie. Następnie kierownik go zapewnił i dopiero potem pracownik otrzymał pieniądze w gotówce w kasie lub zostały one przelane na kartę. Czasami trwało to długo. Innowacja ułatwia pracę księgową. Teraz nie ma potrzeby wymagać od pracowników oświadczeń, sprawdzać je i zwracać w celu skorygowania błędów.

Teraz pieniądze można wydawać na podstawie „dokumentu administracyjnego”. Może to być polecenie przełożonego, instrukcja itp. Nie ma jednolitej formy, firma musi ją opracować niezależnie (pismo Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 09.06.17 nr 29-1-1-OE/20642).

Dokument administracyjny musi zawierać imię i nazwisko zgłaszającego pracownika, kwotę pieniędzy, podpis kierownika i datę. Ponadto każdy dokument musi mieć numer rejestracyjny.

W istocie dokument administracyjny nie jest oświadczeniem. Dlatego pracownik nie musi ubiegać się o wizę. Ale z drugiej strony podpis pracownika będzie oznaczał, że zna okres, za który otrzymał pieniądze. Dlatego warto wymagać od księgowych podpisania dokumentu.

W zamówieniu zapisz cele, na jakie pracownicy otrzymują środki. Potwierdzi to, że pracownicy otrzymali pieniądze, które mogli wydać dla firmy, a nie na własne potrzeby. Wskaż także, jak długo pracownicy otrzymują pieniądze (dni robocze czy dni kalendarzowe). Pracownicy muszą zgłosić wydatki w ciągu trzech dni roboczych po zakończeniu okresu objętego zleceniem (klauzula 6.3 dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.). Jeżeli pracownik nie zgłosi się na czas, firma ma prawo potrącić te pieniądze z wynagrodzenia w ciągu miesiąca (art. 137 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pismo Rostrud z dnia 08.09.07 nr 3044- 6-0).

Uwzględniliśmy wszystkie wymogi prawne i opracowaliśmy przykładowy dokument administracyjny

Czasami trzeba przekazać pieniądze kilku pracownikom jednocześnie. Nie trzeba każdorazowo wystawiać osobnego zlecenia czy zamówienia – wystarczy, że w jednym dokumencie wymienisz wszystkich pracowników, którzy otrzymają pieniądze.

Udzielanie nowych zaliczek dla dłużników

Jak wspomniano powyżej, kolejną innowacją jest to, że firma ma prawo wystawić nowy raport, jeśli pracownik nie zgłosił starego zadłużenia. Zasada ta jest nieco ryzykowna dla firm. Dział księgowości będzie musiał śledzić, ile długu ma pracownik i przypominać mu o rozliczeniu otrzymanych pieniędzy.

Przejście na nowe zasady wystawiania kwot rozliczeniowych w 2017 roku

Firma nie musi zmieniać zasad emisji pieniędzy. Ma prawo w dalszym ciągu żądać od pracownika oświadczenia i wypłacić pieniądze, jeżeli pracownik spłaci stary dług.

Możesz łączyć nowe zasady ze starymi. Na przykład rozdawanie pieniędzy bez oświadczeń. Ale tylko tym pracownikom, którzy nie mają żadnych długów raportowych. Inną opcją jest ograniczenie kwoty zadłużenia, przy której możliwe jest ponowne otrzymanie środków. Tryb wydawania środków na sprawozdawczość określają przepisy o osobach odpowiedzialnych.

W transakcjach gotówkowych duże znaczenie mają raporty zaliczkowe. W przypadku nieprawidłowego wypełnienia dokumentów urząd skarbowy może naliczyć dodatkowy podatek dochodowy od osób fizycznych, a także karę pieniężną. Aby zmniejszyć ryzyko kar, należy przestrzegać zasad wydawania środków za raportowanie: wydawać pieniądze na podstawie wniosku i otrzymywać raport w terminie. Ale istnieją inne niuanse operacji przetwarzania.

Cel

Emisja rozliczalnych pieniędzy może być wymagana w następujących celach:

• zakupy towarów i materiałów;
• pokrycie kosztów podróży;
• rozliczenia w ramach kontraktów.

Takie operacje reguluje dyrektywa Banku Rosji nr 3210 „W sprawie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych”.

Algorytm

Przed przyjęciem nowego wniosku należy sprawdzić, czy pracownik nie ma podobnego zadłużenia. Jeśli tak, dokument nie może zostać zaakceptowany. Pracownik musi sporządzić wniosek o wydanie raportu (dyrektorowi) w dowolnej formie. W tekście należy wskazać kwotę i termin otrzymania środków. Menedżer musi podpisać wniosek. Następnie księgowy sporządza i podpisuje polecenie odbioru gotówki (KO-2). Na podstawie tego dokumentu kasjer po okazaniu paszportu przez pracownika wydaje mu gotówkę. Zamówienie podpisuje kasjer i odbiorca. Transakcja musi zostać odzwierciedlona w księdze kasowej.

Menedżer musi także napisać wniosek o wypłatę pieniędzy na konto. Firma ma z nim taką samą umowę, jak z innymi pracownikami. W przypadku braku wniosku organy podatkowe mogą potrącić dodatkowe kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dokumenty

Pracownik ma obowiązek zgłosić wykorzystanie pieniędzy. Raport zaliczkowy należy dostarczyć w terminie 3 dni roboczych od dnia powrotu z podróży, powrotu do pracy lub upływu okresu, na który przekazano pieniądze. Dokument jest przekazywany księgowemu lub menedżerowi. Strona otrzymująca weryfikuje pełne wykorzystanie środków, dostępność dokumentów potwierdzających oraz poprawność raportu. Jeśli nie ma błędów, dokument jest podpisywany przez menedżera, po czym pieniądze są odpisywane. W ten sposób środki trafiają na konto. Poniżej znajdziesz informacje o tym, jak napisać wniosek.

Wniosek o wydanie raportu: próbka

Dyrektor LLC „(imię)” Pełne imię i nazwisko
od pełnego imienia i nazwiska kierowcy.

OŚWIADCZENIE

Proszę o wydanie środków w wysokości 6000 (sześć tysięcy) rubli na konto na okres ośmiu dni kalendarzowych na zakup płynu niezamarzającego do samochodu roboczego TATA.

Saldo rozliczeń kwot wcześniej wyemitowanych:

w raporcie nie uwzględnia się zadłużenia pracownika z tytułu wcześniej wyemitowanych kwot.

Księgowy ____________ Imię i nazwisko

Dyrektor _____________ Imię i nazwisko

Niuanse

Jeśli zostanie wydane mniej pieniędzy niż zostało wydane, saldo zostaje zwrócone kasjerowi i wystawione zostaje polecenie odbioru. W odwrotnej sytuacji organizacja musi zwrócić pracownikowi kwotę nadmiernych wydatków, korzystając z danych określonych w raporcie. Operacja ta, podobnie jak wydanie raportu, jest sformalizowana w formie nakazu wydatku.

Jeżeli środki nie zostaną zwrócone do kasy, należy je potrącić z wynagrodzenia (art. 137 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na tę operację. W przeciwnym razie windykacja zostanie przeprowadzona na drodze sądu. Wysokość miesięcznego potrącenia nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia pracownika.

Limity

Wydawanie pieniędzy za zgłoszenie z kasy jest ograniczone do 100 tysięcy rubli. Są pewne warunki. Jeżeli pracownik zapłacił za świadczone mu usługi ze środków rozliczeniowych we własnym imieniu (na przykład podczas podróży służbowej), limit nie obowiązuje. Jeśli wykorzystuje rozliczalne pieniądze do rozliczeń w ramach umów zawartych w imieniu organizacji, musi przestrzegać limitu - 100 tysięcy rubli za transakcję. Maksymalny okres nie jest określony w przepisach. Jeśli jednak pieniądze są wydawane na dłuższy okres, inspektorzy mogą uznać tę kwotę za pożyczkę i naliczyć wszystkie podatki.

Jeżeli polityka rachunkowości przewiduje wydawanie środków rozliczeniowych poprzez przeniesienie ich na kartę, konieczne jest zawarcie przez przedsiębiorstwo odpowiedniej umowy z bankiem.

Jeżeli wniosek o wydanie środków na rachunek nie zawiera daty zwrotu środków, wówczas uważa się, że pieniądze zostały wydane na jeden dzień. W przypadku naruszenia terminów sprawozdawczych od wydanej kwoty naliczany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Aby uregulować termin dostarczenia dokumentów, możesz sporządzić zamówienie na wydanie raportu. Próbka:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „(nazwa)”

Zamówienie nr 1
w sprawie zatwierdzenia terminów wydawania kwot do celów sprawozdawczych

Aby kontrolować wydatki kwot rozliczeniowych, ustalam następujące zasady:

1. Pracownicy, którzy otrzymali środki, mają obowiązek złożyć sprawozdanie z ich wykorzystania:

• według gospodarstwa domowego potrzeby – nie później niż 15 dni od dnia wydania środków;
• na pokrycie kosztów podróży – w ciągu 3 dni od powrotu.

2. Środki finansowe muszą być wydawane wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem.
3. Na wydatki służbowe i zakup towarów pieniądze mogą być wydawane w ramach limitu 100 tysięcy rubli.
4. Odpowiedzialność za wykonanie zamówienia ponosi główny księgowy.

Dyrektor ______________ Imię i nazwisko

Kontrowersyjne operacje

Dla wygody i lepszej percepcji postanowiliśmy umieścić materiał w tym bloku w tabeli.

Sprawdzanie raportu

Fundusze muszą być wydawane celowo. Każdy wydatek musi być poparty rachunkami. Należy także przedstawić zaświadczenie o podróży i dokumenty przewozowe. Jeśli chodzi o sprawę sądową, ważne jest, aby podstawowa dokumentacja została prawidłowo wypełniona. Wtedy sąd stanie po stronie spółki. Przyjrzyjmy się bliżej szczegółom dokumentu.

Jeżeli pracownik otrzymał gotówkę za bilety i diety przed wyjazdem w podróż służbową, a następnie podróż została przedłużona, dodatkową kwotę można przelać na kartę. Okazuje się, że pracownik ponownie otrzymał środki. Ponieważ jednak są one przenoszone na tę samą podróż, pracownik musi zgłosić się tego samego dnia dla wszystkich kwot naraz.

Odbiór gotówki

Jeżeli nie zawiera pełnej nazwy zakupu lub dane są źle wydrukowane, wówczas zostaje przyjęty do rozliczenia tylko po okazaniu dodatkowego dowodu zakupu. Przedmiot należy zakupić w godzinach pracy. Za pracę w godzinach nadliczbowych należy się dodatkowe wynagrodzenie. Dowód gotówkowy potwierdza przekazanie środków. Aby uwzględnić wydatki podatkowe, potrzebne są inne dokumenty zawierające następujące dane: Imiona i nazwiska urzędników, ich podpisy.

Dowód sprzedaży

Często brakuje stempla lub numeru. Mimo że podanie tych danych nie jest wymagane, organy podatkowe mogą nie przyjąć dokumentu. Sytuacja pogarsza się, jeśli daty na kasie i na paragonach nie zgadzają się. Takich wydatków można bronić wyłącznie na drodze sądowej.

TORG-12

Odbiorca musi wskazać odbiorcę, adresy załadunku i rozładunku, numer listu przewozowego, markę i numery rejestracyjne pojazdów. Bez nich dokument nie zostanie przyjęty do rozliczenia. List przewozowy często nie zawiera stanowiska osoby podpisującej dokument, pieczęci odbiorcy ani daty. Dane te są uważane za obowiązkowe.

Jaka jest emisja pieniędzy objętych raportowaniem i jaka jest maksymalna kwota, jaką można przekazać pracownikowi podlegającemu raportowaniu w 2019 roku. Jakie mogą być tego przyczyny i co prawo mówi o funduszach rozliczalnych?

Żadna organizacja nie może obejść się bez wydawania środków pracownikom na różne cele. Mogą to być podróże służbowe lub wydatki na rozrywkę.

Aby jednak kontrolować finanse przedsiębiorstwa, konieczne jest prowadzenie prawidłowej ewidencji wydatków. Za to wszystko odpowiada księgowy.

Ponadto w 2019 roku weszły w życie nowe zasady wydawania środków na rachunek, o czym warto wiedzieć.

Wymagane informacje

Warto mieć świadomość, że pewne zmiany zaczęły obowiązywać już w 2019 roku. Na przykład teraz rozliczalne środki można łatwo przenieść na kartę bankową ().

W tym celu pracownik musi we wniosku wskazać, że pieniądze mają zostać przelane na jego kartę wynagrodzeń.

Księgowi często popełniają fatalny błąd nie składając zwrotu pieniędzy do kasy firmy. Jeszcze częściej pracownicy po prostu nie zwracają środków z niewiedzy lub celowo.

Dla bezpieczeństwa lepiej włączyć tę klauzulę lub zobowiązać pracowników do jej zapewnienia.

W niektórych przypadkach jego brak może mieć poważne konsekwencje dla firmy. Do raportu należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (kontrole itp.).

Księgowy lub inna upoważniona osoba sprawdza raport i potwierdza, że ​​środki zostały wydane bez naruszeń.

Forma tego dokumentu jest zatwierdzona przez prawo i bez niego nie można dokonać takich obliczeń ().

Dlatego też wydanie pieniędzy z kasy przedsiębiorstwa może zostać uznane przez organy podatkowe za poważne naruszenie procedury. Co zrobić, jeśli pracownik nie zwrócił pozostałej kwoty?

W tej sytuacji wyjście jest tylko jedno - potrącenie określonej kwoty z wynagrodzenia. Wszystko to dzieje się wyłącznie legalnie ().

Ale powinieneś wiedzieć, że musisz przestrzegać następujących zasad:

• uzyskać zgodę pracownika na potrącanie środków z wynagrodzenia ();
• nie później niż miesiąc później wydać odpowiednie zarządzenie;
• Pamiętaj, aby zapoznać pracownika z tym dokumentem.

Jeżeli nie wyrazi zgody na potrącenie długu z wynagrodzenia, kwestia ta powinna zostać rozstrzygnięta przez sąd. Nie zwlekaj też z wydaniem nakazu, w przeciwnym razie będziesz musiał udać się do sądu.

Zgodnie z Kodeksem pracy () jednorazowe potrącenie z wynagrodzenia nie powinno przekraczać 20%. A co jeśli pracownik odejdzie i nie spłaci zadłużenia?

Prawo stanowi, że przedawnienie wynosi 3 lata, podczas których organizacja może zwrócić się do sądu ().

Jeśli ten okres minie, firma będzie musiała odpisać te pieniądze. Według tej kwoty kwotę tę należy zaliczyć do tzw. kosztów nieoperacyjnych.

Często księgowi nalegają, aby pracownik podpisał specjalny dokument.

Uważa się, że taki dokument może zagwarantować firmie pełny zwrot pieniędzy. W rzeczywistości przy wydawaniu pieniędzy na konto ta procedura jest całkowicie bezużyteczna. Pieniądze nadal można potrącać z wynagrodzeń.

Wykaz pracowników, z którymi faktycznie należy zawrzeć umowę o odpowiedzialności, znajduje się w załączniku.

Definicje

Fundusze rozliczalne to pieniądze wydawane osobie odpowiedzialnej na wydatki związane z działalnością przedsiębiorstwa.

Wydatki te oznaczają:

• potrzeby gospodarcze;
• podróże służbowe;
• wydatki na rozrywkę.

Osoba odpowiedzialna to pracownik przedsiębiorstwa, który otrzymuje pieniądze na określone wydatki. Wcześniej środki mogły być wydawane wyłącznie pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. To prawda, że ​​​​w niektórych przypadkach działy księgowe organizacji obchodziły tę zasadę.

Dlatego od 2019 r. Organizacje mogą emitować pieniądze pracownikom, z którymi są zawarte (klauzula 5 dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 3210-U z dnia 11 marca 2019 r.).

Otrzymując środki od organizacji na wdrożenie lub inne potrzeby, osoba odpowiedzialna przyjmuje pewne obowiązki.

Przede wszystkim dotyczą one wydawania pieniędzy zgodnie z ich przeznaczeniem. Należy to udokumentować. Brak zwrotu pieniędzy lub niewłaściwe wydatki prowadzą do poważnych konsekwencji.

Podstawy ekstradycji

Oczywiście organizacja śledzi wszystkie wydatki, także te nieplanowane. I wszystko trzeba udokumentować.

Dlatego podstawą wydania pieniędzy jest wniosek pracownika lub (w momencie zasilenia karty).

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy pracownik nie posiada zadłużenia z tytułu wydanych mu wcześniej środków. Jeśli jest dostępny, środki nie są wydawane takiemu pracownikowi.

W przypadku braku długów księgowy firmy wydaje i wypłaca pieniądze. Forma wniosku nie jest określona przez prawo, dlatego należy go napisać w dowolnej formie.

Najczęściej dokument ten wygląda następująco:

Jeśli kierownik przedsiębiorstwa potrzebuje środków, on również ma obowiązek napisać oświadczenie.

Jest to konieczne nawet w przypadku, gdy dyrektor generalny spółki zażąda uwolnienia środków. Postępując zgodnie z ustaloną procedurą, możesz uniknąć problemów z organami podatkowymi w przyszłości.

Podstawa prawna

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej kontroluje wydawanie funduszy i raportów z ich wykorzystaniem.

Ponadto uregulowana jest procedura zgłaszania emisji pieniędzy.

Ile pieniędzy możesz wydać za raportowanie w 2019 roku?

W Federacji Rosyjskiej wszystkie płatności w walucie krajowej realizowane w ramach jednej umowy nie powinny przekraczać 100 tysięcy rubli.

I uważa się, że tego limitu nie można przekroczyć. Ale są też pewne niuanse. Wiele osób nadal interesuje pytanie, jaka jest maksymalna kwota, jaką można przyznać pracownikowi zgłaszającemu ponad 100 000 rubli?

Faktem jest, że ten limit wydatków ustala się dla rozliczeń między organizacjami a indywidualnymi przedsiębiorcami. Nie dotyczy to jednak rozliczeń z osobami fizycznymi, które w tym przypadku są pracownikami przedsiębiorstwa.

Obejmuje to wynagrodzenia, świadczenia socjalne, potrzeby osobiste szefa organizacji i wydawanie środków na konto.

Wideo: rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi

Najważniejsze, aby pracownik nie przekroczył limitu 100 tys. przy dokonywaniu płatności na rzecz innych firm lub prywatnych przedsiębiorców.

Oznacza to, że kwota ta nie jest ograniczona ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Dlatego maksymalną kwotę środków wpłaconych na konto ustala kierownik organizacji.

To samo dotyczy kwoty, którą można zgłosić dyrektorowi za rok 2019. Wszystko zależy od możliwości finansowych przedsiębiorstwa.

Kto wyznacza limit?

Jeśli w organizacji budżetowej

Otrzymywanie środków na koncie w organizacjach budżetowych nie różni się od tej procedury w organizacjach prywatnych.

Jeśli pieniądze zostaną przeznaczone na koszty podróży, ich wielkość określa odpowiedni akt prawny lub odpowiedni akt prawny ().

Kwota wydawana jest również wyłącznie na podstawie wniosku pracownika. Zdecydowanie należy upewnić się, że pracownik rozliczył się z dotychczasowymi wydatkami środków budżetowych.

Jedyne, o czym pracownik musi pamiętać, to to, że dokonując płatności w imieniu organizacji z prywatnymi przedsiębiorcami i osobami prawnymi, nie można przekroczyć limitu 100 tysięcy rubli.

Odpowiedzialność za naruszenia

Organizacja jest zobowiązana ponieść odpowiedzialność za naruszenie któregokolwiek z paragrafów Regulaminu nr 373. Polega ona na nałożeniu na firmę następujących kar:

Wydawanie pieniędzy na konto to ważny obszar rachunkowości, bez którego żadne przedsiębiorstwo nie może się obejść.

Od czasu do czasu przepisy prawa wprowadzają różne zmiany, o których należy wiedzieć.

W przeciwnym razie każdy, nawet najmniejszy błąd może prowadzić do naruszenia prawa i późniejszej odpowiedzialności.

Każdy pracodawca, zgodnie z częścią 1 art. 19 Ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości” jest zobowiązana do organizowania i utrzymywania wewnętrznej kontroli faktów związanych z działalnością gospodarczą. Procedurę monitorowania wydawania pieniędzy osobom odpowiedzialnym musi określić szef firmy. Może wydać polecenie zawierające wykaz osób uprawnionych do otrzymania środków z kasy organizacji.

Osoby odpowiedzialne to osoby, którym organizacja lub indywidualny przedsiębiorca przekazuje pieniądze na wykonanie poleceń i które są zobowiązane do przedstawienia raportu z ich wykorzystania. Osobami odpowiedzialnymi mogą być wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa

Jak zdobyć pieniądze

Do 19 sierpnia 2017 roku, aby otrzymać pieniądze na konto, pracownik musiał wysłać wniosek do działu księgowości lub kadr, w którym wskazano wymaganą kwotę oraz wyjaśnienie, na co zostanie ona przeznaczona.

Jednak od 19 sierpnia wystawianie raportów stało się łatwiejsze. Zmiany przewiduje Rozporządzenie Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 19 czerwca 2017 r. nr 4416-U. Od tego dnia nie ma konieczności składania wniosku. Aby wyemitować pieniądze, wystarczy polecenie dyrektora lub inny dokument administracyjny firmy. Forma takiego dokumentu jest dowolna. Musi jednak zawierać następujące szczegóły:

• Pełne imię i nazwisko osoba odpowiedzialna;
• numer rejestracyjny dokumentu;
• o ilości gotówki;
• o okresie, na który wydawana jest gotówka;
• o spotkaniu (opcjonalnie);
• podpis i data dyrektora.

Wniosek od pracownika

Nakaz dotyczący osób odpowiedzialnych

Jaką kwotę można wystawić do raportu?

W Federacji Rosyjskiej wszystkie płatności w walucie krajowej realizowane w ramach jednej umowy nie powinny przekraczać 100 tysięcy rubli. Wskazują na to paragrafy 5 i 6 Dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 7 października 2013 r. nr 3073-U.

Uważa się, że limitu tego nie można przekroczyć. Ale są też pewne niuanse. Ten limit wydatków ustala się wyłącznie w przypadku rozliczeń z innymi organizacjami i indywidualnymi przedsiębiorcami (patrz klauzula 6 dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 3073-U). Nie dotyczy to jednak rozliczeń z osobami fizycznymi, które w tym przypadku są pracownikami przedsiębiorstwa. Obejmuje to wynagrodzenia, świadczenia socjalne, potrzeby osobiste szefa organizacji i wydawanie środków na konto. W takim przypadku wydanie większej kwoty nie będzie traktowane jako naruszenie dyscypliny gotówkowej.

Czy wymagane jest zgłoszenie otrzymanej kwoty?

Zgodnie z klauzulą ​​6.3 Instrukcji Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11.03.2014 nr 3210-U do 19.08.2017 nie można było wypłacić pieniędzy na konto, jeśli pracownik nie złożył raportu otrzymane wcześniej kwoty.

Ale Bank Centralny dokonał zmian w raporcie. Teraz dokumenty rozliczeniowe można wystawiać, nawet jeśli pracownik nie spłacił zadłużenia z tytułu wcześniej wydanych środków. Nie oznacza to jednak, że pracownicy nie muszą już wcześniej przygotowywać raportów z wydanych kwot. Pracownik musi złożyć dokumenty sprawozdawcze dotyczące wydanych pieniędzy do działu księgowości.

Terminy raportowania

Nie ma ustawowo określonego terminu, w którym pracownik ma obowiązek złożyć sprawozdanie z wydanych pieniędzy. Dlatego zazwyczaj jest to wskazane w zamówieniu pracodawcy.

Zgodnie z klauzulą ​​6.3 Dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U pracownik jest zobowiązany do przedstawienia raportu o otrzymanych kwotach nie później niż trzy dni robocze po upływie terminu dla którego wydano te kwoty.

Jeżeli nie ustalono terminu zwrotu, pracownik ma obowiązek złożyć sprawozdanie w tym samym dniu, w którym je otrzymał. Wskazuje na to pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 24 stycznia 2005 r. Nr 04-1-02/704.

Ale są ku temu specjalne warunki. Zgodnie z klauzulą ​​26 Regulaminu, zatwierdzoną Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. Nr 749, pracownik ma obowiązek zgłosić je w ciągu 3 dni roboczych od daty powrotu.

Zmieniamy zasady dokonywania transakcji gotówkowych

Zmiany kwot księgowych w 2019 roku miały również wpływ na dokumentację. Ponieważ od 19 sierpnia 2017 r. zmieniła się procedura wystawiania kwot rozliczeniowych, przedsiębiorstwa powinny zaktualizować przepisy dotyczące pracy z kwotami rozliczeniowymi.

Pracownicy mogą otrzymać rozliczeniowe środki w gotówce w kasie firmy. Firma może również przekazywać pieniądze na kartę bankową, w tym na kartę wynagrodzeń pracownika (patrz Dyrektywa nr 3073-U, pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 lipca 2014 r. nr 03-11-11/42288). Aby było to możliwe, sposób rozliczeń z pracownikami raportującymi powinien być zapisany w polityce rachunkowości firmy.

Pieniądze wydawane są za pośrednictwem kasy zgodnie z następującymi wymogami:

1. Przygotowując dokumenty kasowe, księgowy musi kierować się postanowieniami instrukcji nr 3210-U.
2. Pieniądze wydawane są osobie odpowiedzialnej na podstawie zarządzenia (lub innego dokumentu administracyjnego) lub jego pisemnego wniosku. Zgodnie z pismem Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 09.06.2017 nr 29-1-1-OE/2064 zlecenie musi zostać podpisane przez dyrektora, musi zawierać datę i numer rejestracyjny.
3. Okres, na który wydawane są fundusze rozliczeniowe, ustala się w dokumencie administracyjnym dotyczącym ich wydawania. Termin złożenia raportu, zgodnie z ust. 2 ust. 6.3 instrukcji nr 3210-U, wynosi 3 dni. W tym czasie osoba odpowiedzialna musi zgłosić lub zwrócić pieniądze organizacji.
4. Wydanie pieniędzy za zgłoszenie z kasy jest sformalizowane nakazem wydatku. Zwrot sald kwot rozliczeniowych - zlecenia odbioru. Pieniądze można wydać także poprzez przelew na kartę bankową wnioskodawcy (pismo Ministra Finansów z dnia 25 sierpnia 2014 r. nr 03-11-11/42288). Księgowy może zwrócić pieniądze również poprzez przelew środków na rachunek bieżący firmy. Jednakże w polityce rachunkowości należy uwzględnić możliwość rozliczalnych płatności bezgotówkowych.
5. Nie ma ograniczeń co do kwot, które można zgłosić. Dlatego przedsiębiorstwo ma prawo wypłacić osobie rozliczeniowej pieniądze w dowolnej kwocie. Limit rozliczeniowy (100 000 RUB na umowę) należy uwzględnić wyłącznie przy dokonywaniu płatności pomiędzy przedsiębiorstwami.
6. Wydanie pieniędzy na konto osobie, która ma zadłużenie w kwotach rozliczeniowych, nie stanowi naruszenia prawa z dnia 19.08.2017.
7. Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą emitować pieniądze jako konto nie tylko tym pracownikom, którzy pracują na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, ale także tym, którzy pozostają w cywilnoprawnych stosunkach z przedsiębiorstwem (pismo Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 2 października 2014 nr 29-1-1-6 /7859).
8. Wydanie z kasy do protokołu dokumentowane jest zaksięgowaniem Dt 71 Kt 50. Dt 71 Kt 51 można wskazać także przy przelewie środków na kartę.

Główne zasady

Podsumujmy powyższe:

1. Na poczet raportu może zostać wystawiona dowolna kwota.
2. Od 19 sierpnia 2017 r., aby otrzymać pieniądze na konto, pracownikowi wystarczy polecenie szefa firmy. Nie musisz pisać oświadczenia.
3. Również w przypadku osób odpowiedzialnych zmiany z 2019 r. mówią, że od 19 sierpnia 2017 r. mogą one otrzymać gotówkę na konto, nawet jeśli nie spłaciły zadłużenia z poprzedniej zaliczki.
4. Kwoty rozliczeniowe można przelewać na karty bankowe.
5. Od 19 sierpnia 2017 r. konieczna jest aktualizacja lokalnych ustaw dotyczących rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi.

Odpowiedzialność

Dla organizacji i indywidualnych przedsiębiorców ważne jest przestrzeganie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych. W końcu naruszenie tego nakazu będzie skutkować dość dużą grzywną (część 1 art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej):

• dla organizacji - od 40 000 rubli. do 50 000 rubli;
• dla swoich urzędników i indywidualnych przedsiębiorców - od 4000 rubli. do 5000 rubli.

Błędy popełniane przez podmioty gospodarcze przy dokonywaniu rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi można podzielić na dwie główne grupy: naruszenia dokumentacji rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi; nieprzestrzeganie wymogów przepisów regulujących tryb prowadzenia ewidencji rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi. W tej publikacji N.V. Fimina, prawnik i ekspert podatkowy, bada typowe błędy w każdej z tych grup. Metodolodzy 1C podają przykłady odzwierciedlania rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi w programie 1C: Księgowość 8 (wersja 3.0).

Dalej - Regulamin nr 373-P

Niewypełnienie wniosków o wydanie kwot należnych

Pieniądze na konto możesz wydać wyłącznie na podstawie wniosku pracownika skierowanego do menadżera. Rejestruje konkretny okres, na jaki wyemitowano fundusze (pkt 4.4 Regulaminu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 12 października 2011 r. nr 373-P, zwanego dalej Regulaminem nr 373-P).

Menedżer może wyznaczyć termin albo w formie określonego okresu (na przykład 14 dni roboczych), albo w formie konkretnej daty (na przykład do 9 czerwca).

Ustawodawstwo nie przewiduje żadnych wyjątków dla sytuacji, gdy osobą odpowiedzialną jest kierownik organizacji.

Jednak pisanie aplikacji we własnym imieniu przez menedżera nie jest do końca logiczne. W tej sytuacji istnieją dwie opcje projektowania.

1. Wniosek musi zawierać własnoręczną adnotację zarządcy o wysokości kwoty pieniężnej i okresie, na jaki została ona wydana, podpis zarządcy i datę. Jeżeli menadżer zaksięguje pieniądze na koncie, może napisać dyspozycję (notatkę) o jej wydaniu, wskazując w niej kwotę, okres, na który pieniądze są pobierane, datę i złożenie swojego podpisu.

2. Jako nazwę dokumentu możesz pozostawić „wniosek”.

Sformułowanie „Proszę o wydanie” można zastąpić wyrażeniem „Wydanie jest konieczne”. A w nagłówku zamiast „dyrektor…” podaj po prostu nazwę organizacji (na przykład: In Baza LLC).

Ponieważ ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej bezpośrednio stanowi, że to menedżer umieszcza wizę na wniosku o wydanie kwot rozliczeniowych, istotną kwestią jest przeniesienie tego uprawnienia na innego pracownika. Taka potrzeba może pojawić się na przykład podczas urlopu lub choroby menadżera.

Istnieją dwa punkty widzenia w tej kwestii.

Po pierwsze, uprawnienia do zatwierdzania wniosków o wydanie kwot księgowych muszą być przekazywane przez pełnomocnika. Faktem jest, że tylko szef organizacji ma prawo reprezentować jej interesy bez pełnomocnictwa. Wydanie kwot rozliczeniowych wiąże się z podjęciem decyzji zarządczej w sprawie wydatkowania środków osoby prawnej. Bez odpowiednich uprawnień pozostali pracownicy nie mają prawa podejmować takiej decyzji.

Drugie stanowisko jest następujące: do przeniesienia pełnomocnictwa nie jest potrzebne pełnomocnictwo, wystarczy wydać dyspozycję w dowolnej formie; Wyjaśnia się to w ten sposób.

Naszym zdaniem rozsądniejszy jest pierwszy punkt widzenia i lepiej jest udzielić pełnomocnictwa. W praktyce gospodarczej pełnomocnictwa udzielane są nie tylko do faktycznego zawierania transakcji, ale także do wykonywania innych funkcji „reprezentacyjnych”. Na przykład: pełnomocnictwo jest potrzebne pracownikowi, który przyjmuje dokumenty dotyczące własności organizacji do nieruchomości, jeśli pracownik ten nie jest głową osoby prawnej.

Nielegalne wydawanie kwot rozliczeniowych

Jeżeli osoba odpowiedzialna nie rozliczył przekazanej mu kwoty, nie można mu wydać nowej zaliczki.

Na przykład w formie raportu zaliczkowego nr AO-1 (zatwierdzonego uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 1 sierpnia 2001 r. nr 55) podaje się kolumnę dotyczącą salda lub nadmiernego wydatku kwoty zaliczki otrzymane wcześniej przez pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma prawo jednorazowo zgłosić kilka należnych kwot.

Pracownik ma prawo wziąć pieniądze na konto dopiero po całkowitej spłacie zadłużenia z tytułu otrzymanej wcześniej zaliczki.

Zasada ta dotyczy również organizacji, które mają tylko jednego pracownika – menedżera. Za naruszenie tej normy możliwa jest odpowiedzialność zgodnie z art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

• Faktem jest, że brak w firmie wcześniejszych raportów potwierdzających wydatkowanie wcześniej wydanych środków i wydanie pracownikowi kolejnej kwoty rozliczeniowej, jeśli ma on dług, prowadzi do naruszenia prawa. Zgodnie z rozporządzeniem art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej za nieprzestrzeganie procedury pracy z gotówką i procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych ustawa przewiduje karę grzywny:
• od 4000 do 5000 rubli. - dla urzędników organizacji (na przykład menedżera);

od 40 000 do 50 000 rubli. - dla organizacji.

W praktyce arbitrażowej istnieją precedensy pociągania ludzi do odpowiedzialności w tej sytuacji (patrz np. postanowienie Sądu Arbitrażowego Obwodu Rostowskiego z dnia 11 stycznia 2013 r. nr A53-33625/2012).

Nieprzestrzeganie limitu wpłat gotówkowych

Obecne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej przewiduje maksymalną kwotę płatności gotówkowych w ramach jednej umowy - 100 000 rubli. (Klauzula 1 Dyrektywy Banku Rosji nr 1843-U z dnia 20 czerwca 2007 r.).

Praktycy dość często pytają, jak ta zasada odnosi się do wydawania środków pieniężnych osobom odpowiedzialnym - pracownikom, którzy nie są zarejestrowani jako przedsiębiorcy indywidualni i nie działają jako samodzielni uczestnicy transakcji biznesowych.

Należy wziąć pod uwagę następujące kwestie. Jeżeli pracownik wykorzystuje kwoty rozliczeniowe do rozliczeń na podstawie umów, które zawiera w imieniu organizacji (przedsiębiorcy) przez pełnomocnika (lub na podstawie już zawartych umów), należy przestrzegać limitu rozliczeń pieniężnych. Wynika to z pisma Banku Rosji z dnia 4 grudnia 2007 r. nr 190-T.

Przy zakupie towarów (robot, usług) za pośrednictwem przedstawiciela za faktycznego płatnika uważa się nie obywatela dokonującego płatności, ale zleceniodawcę w relacjach z przedstawicielem (pracodawcą). Zgodnie z art. 182 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej transakcja dokonana przez przedstawiciela bezpośrednio tworzy, zmienia i wygasza prawa i obowiązki obywatelskie reprezentowanej osoby.

Należy rozumieć, że rozliczenia z udziałem osób odpowiedzialnych obejmują dwie różne operacje:

• wydawanie pieniędzy osobie odpowiedzialnej;
• wydatkowanie tych środków przez osobę odpowiedzialną.

Pracownikowi można przekazać dowolną kwotę na konto, w tym ponad 100 000 rubli, chyba że lokalny dokument pracodawcy stanowi inaczej.

Ale przy dokonywaniu płatności na rzecz kontrahentów za pośrednictwem osoby odpowiedzialnej limit wynosi 100 000 rubli. należy wykorzystać w ramach jednej umowy.

Należy zauważyć, że zgodnie z pismem Banku Rosji z dnia 4 grudnia 2007 r. Nr 190-T ustawodawstwo nie ustanawia żadnych ograniczeń czasowych dokonywania płatności gotówkowych (na przykład jeden dzień roboczy), ale zawiera limit na kwotę (100 tysięcy rubli) w ramach jednej umowy. Oznacza to, że nie można obejść tego wymogu poprzez proste podzielenie całkowitej płatności na kilka jednorazowych płatności dokonywanych w różnych dniach.

Pilnym pytaniem jest, czy konieczne jest przestrzeganie limitu wpłat gotówkowych w przypadku, gdy płatności za pośrednictwem osób odpowiedzialnych dokonuje pracodawca niebędący osobą prawną ani indywidualnym przedsiębiorcą (IP). Na przykład: notariusz.

Notariusz nie jest indywidualnym przedsiębiorcą.

Czynność notarialna jest szczególną czynnością prawną, dokonywaną na rzecz państwa, niebędącą działalnością gospodarczą i nie mającą na celu osiągnięcia zysku. Stanowisko to potwierdza stanowisko Sądu Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej, zawarte w uchwale nr 15-P z dnia 19 maja 1998 r.

W stosunkach prawno-podatkowych notariusze prowadzący praktykę prywatną są utożsamiani z przedsiębiorcami (art. 11 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

W pozostałym zakresie status prawny notariuszy prywatnych nie jest utożsamiany ze statusem prawnym przedsiębiorców indywidualnych jako osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nie tworzących osobowości prawnej od chwili rejestracji państwowej jako przedsiębiorca indywidualny.

Zatem na potrzeby stosowania limitu przy dokonywaniu płatności za pośrednictwem osoby rozliczającej notariusza nie można utożsamiać z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą nie posiadającą osobowości prawnej.

Nieznajomość zasad płatności kartami bankowymi

• Kwoty księgowe mogą być wydawane na dwa sposoby:
• gotówka za pośrednictwem kasy;

na kartę bankową.

Pierwsza metoda jest bardziej powszechna. Gotówkę do wydania na konto można uzyskać z bieżącego rachunku bankowego. Ponadto kwotę rozliczeniową można wystawić z wpływów otrzymanych przez kasę organizacji ze sprzedaży towarów (wykonanie pracy, świadczenie usług).

Drugi sposób wydania środków na konto najczęściej polega na wręczeniu pracownikowi firmowej karty bankowej. Karty tej można używać do opłacania wydatków na podróże i gościnność, a także innych transakcji biznesowych.

• Sama dokumentacja przekazania karty pracownikowi nie jest regulowana przepisami prawa. Lepiej zatwierdzić tę procedurę w wewnętrznych dokumentach pracodawcy. W takim przypadku należy rozwiązać następujące kwestie:
• jaki dokument będzie dokumentował wydanie i zwrot karty (najczęściej pracodawca prowadzi dziennik wydawania kart firmowych);
• czy pracownik napisze wniosek o wydanie karty, a kierownik wyda odpowiednie polecenie;
• jak zapewnić ochronę informacji o kodzie PIN (można tę informację utożsamić np. z tajemnicą służbową);

jak wygląda postępowanie w przypadku zgubienia karty przez pracownika (lepiej przewidzieć obowiązek natychmiastowego zgłoszenia przez posiadacza karty do banku o utracie karty w celu zablokowania transakcji na niej).

Samo przekazanie karty nie jest równoznaczne z wydaniem należnych kwot. Kwoty obciążające rachunek 71 są odzwierciedlane w korespondencji z rachunkami gotówkowymi w momencie, gdy osoba odpowiedzialna korzysta z karty, to znaczy wypłaca środki z karty lub płaci nią za wydatki (patrz tabela 1).

W przypadku karty firmowej osoba odpowiedzialna wypłaca pieniądze ze specjalnego rachunku karty. Co ważne, o założeniu karty firmowej nie trzeba powiadamiać urzędu skarbowego. Organizacja jest zobowiązana do pisemnego zgłaszania do urzędu skarbowego wszystkich otwartych rachunków bankowych. Wynika to z akapitu 1 ust. 2 art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Karta firmowa sama w sobie nie jest jednak samodzielnym rodzajem rachunku bankowego. A jeśli nie została wydana w związku z otwarciem nowego rachunku karty specjalnej, nie powstaje obowiązek złożenia zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Cechą charakterystyczną jest to, że płacąc za towary (pracę, usługi) kartą firmową, nie ma konieczności przestrzegania limitu płatności (100 000 RUB na umowę).

Jak wskazano powyżej, limit ten dotyczy wyłącznie płatności gotówkowych.

Potwierdzają to normy ust. 1 instrukcji Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 20 czerwca 2007 r. Nr 1843-U.

Następująca sytuacja jest dość powszechna. Zarządowi firmy wydano imienne karty firmowe.

W takiej sytuacji praktycy mogą mieć pytanie: czy inny pracownik, podwładny tego menadżera lub ktokolwiek inny może używać tej karty firmowej podczas podróży służbowych, w tym zagranicznych, lub płacić za towar (pracę, usługi). Innymi słowy, czy spersonalizowaną kartą firmową można przekazywać środki na konto innym osobom?

Niestety nie ma oficjalnych wyjaśnień organów regulacyjnych w tej sprawie. Na poziomie federalnym nie ma również praktyki sądowej.

Istota problemu jest następująca. Karta firmowa nie jest własnością menadżera. Jednak według organów podatkowych, jeśli karta jest imienna, środkami może zarządzać tylko menedżer. Sądy najczęściej nie popierają takiego podejścia.

Jako przykład przytoczmy Postanowienie Sądu Arbitrażowego Terytorium Ałtaju z dnia 4 października 2012 r. Nr A03-6142/2012. Organizacja była w stanie obronić swoje prawo do wystawiania rozliczeń za pośrednictwem spersonalizowanej karty firmowej, używając następujących argumentów:

• karta bankowa jest jedną z form wydawania środków na rachunek pracownikowi przedsiębiorstwa, w związku z czym czynności mające na celu wypłatę, a następnie wykorzystanie środków pieniężnych nie mogą być traktowane jako naruszenie procedury pracy z gotówką, przewidzianej w art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej;
• Polityka rachunkowości organizacji przewiduje wydawanie środków na rachunek osobom odpowiedzialnym materialnie na dwa sposoby: płatność bezgotówkowa przy użyciu firmowych kart bankowych i płatność gotówką poprzez otrzymanie środków z kasy;
• środki pobrane z rachunku osoby prawnej (korporacyjnej karty bankowej) w wyniku transakcji (płatność w terminalu, wypłata środków z bankomatu) przy użyciu karty bankowej uważa się za przekazane bezpośrednio posiadaczowi karty;
• pieniądze na karcie firmowej nie należą do pracownika, ale do organizacji. Pracownik, któremu wydano kartę, ma możliwość zarządzania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym organizacji. Jednakże posiadacz karty może dokonywać transakcji wyłącznie w ramach limitu określonego w umowie z bankiem. Sprawozdanie z zamierzonego wykorzystania środków na firmowej karcie bankowej posiadacz składa dyrektorowi organizacji nie później niż trzy dni robocze od daty rozliczeń na karcie.

W tej części warto rozważyć jeszcze jedno ciekawe pytanie związane z wydawaniem należności w formie bezgotówkowej: czy istnieje możliwość przelewania należności na kartę wynagrodzeń pracownika?

Od razu zauważmy, że nie ma odpowiedzialności za przelewanie rozliczonych pieniędzy na tę samą kartę bankową, na którą przelewane jest jego wynagrodzenie. Działania te nie są uważane za naruszenia pieniężne (art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

W tej kwestii istnieje pozytywna praktyka arbitrażowa.

Procedura ta nie jest sprzeczna z prawem, jednakże zdarzają się wyjątki – działalność agentów płatniczych.

Działania agenta płatniczego polegające na przyjmowaniu od płatnika środków pieniężnych, mające na celu wypełnienie zobowiązań pieniężnych jednostki wobec dostawcy z tytułu zapłaty za pracę, usługi, a także kierowane do organów rządowych, samorządów lokalnych i podlegających im instytucji budżetowych, w ramach wykonywanie ich funkcji, ustanowionych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, reguluje ustawa federalna nr 103-FZ z dnia 03.06.2009 (zwana dalej ustawą nr 103-FZ).

Agent płatniczy jest zobowiązany do przekazania instytucji kredytowej środków pieniężnych otrzymanych przy przyjmowaniu płatności za pełne zaksięgowanie na swoim specjalnym rachunku bankowym (klauzula 15, art. 4 ustawy nr 103-FZ).

W takim przypadku należy wykorzystać wydanie pieniędzy do zgłoszenia na koniec zmiany, aby uniknąć odpowiedzialności na podstawie art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej jest niedopuszczalne. Potwierdza to na przykład postanowienie Sądu Arbitrażowego Obwodu Saratowskiego z dnia 11 grudnia 2012 roku w sprawie nr A57-18746/2012.

Z materiałów sprawy wynika, że ​​wpływy z terminala płatniczego w związku z otrzymaniem niewielkich kwot pieniężnych były tymczasowo przekazywane przez agenta płatniczego do celów meldunkowych (w celu kumulacji). A kwota wygenerowana przekroczyła 20 000 rubli. agent płatniczy natychmiast przekazał go bankowi w celu uzupełnienia specjalnego konta. Organizacja uważa, że ​​jej działania nie stanowią przestępstwa. Sąd nie zgodził się z takim podejściem.

Obiektywną stroną przestępstwa administracyjnego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, jest naruszenie obowiązków deponowania środków pieniężnych otrzymanych od płatników przy przyjmowaniu płatności na rzecz instytucji kredytowej w celu zaksięgowania całości na specjalnym rachunku bankowym (konta). Obowiązek podmiotu płatniczego określony w art. 4 ust. 15 ustawy nr 103-FZ nie zależy od kwoty płatności ani od sposobu otrzymania gotówki - za pośrednictwem terminala lub bezpośrednio do kasy organizacji.

Osoba rozliczeniowa jest obowiązana w terminie nieprzekraczającym trzech dni roboczych od dnia upływu okresu, na który pieniądze zostały wydane na rachunek, przedstawić raport zaliczkowy wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi.

Jeżeli pracownik nie zgłosi terminowo należnych kwot z powodu nieobecności w pracy (na przykład z powodu choroby), obowiązuje specjalna procedura. Należy liczyć trzy dni robocze od dnia następującego po dniu, w którym upłynął okres, na który wydano pieniądze, „lub od dnia przyjścia do pracy” (klauzula 4.4 Regulaminu nr 373-P).

Jedną z palących kwestii jest to, w jakim czasie od dnia złożenia przez pracownika (osobę odpowiedzialną) raport zaliczkowy musi zostać zatwierdzony. A dokładniej: czy pracodawca może celowo opóźniać zatwierdzenie raportu zaliczkowego, nie zwracając pracownikowi ewentualnej nadwyżki?

Wszystko zależy od terminu zatwierdzania raportów zaliczkowych i rozliczeń z pracownikami, określonego w dokumentach wewnętrznych pracodawcy. Regulamin nr 373-P zawiera warunek, że kierownik samodzielnie ustala czas przeznaczony na te procedury.

Jeżeli określony termin nie zostanie ustalony i rzeczywiście nastąpi przedwczesna realizacja rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi w celu zwrotu przeliczenia, pojawia się kwestia odpowiedzialności za te działania.

Odpowiedzialność administracyjna za spóźnione zatwierdzenie raportu zaliczkowego nie jest uregulowana prawnie. Nie jest również zabronione nie natychmiastowe zrekompensowanie pracownikowi nadmiernych wydatków, ale dokonanie płatności w ratach. Należy jednak wziąć pod uwagę zasady dotyczące odpowiedzialności finansowej stron umowy o pracę.

Odpowiedzialność finansowa pracodawcy w przypadku naruszenia ustalonego terminu wypłaty wynagrodzenia, urlopu, odprawy i innych płatności należnych pracownikowi jest przewidziana w art. 236 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym jeżeli pracodawca narusza ustalony termin wypłaty wynagrodzenia, wynagrodzenia urlopowego, odpraw i innych należności należnych pracownikowi, pracodawca jest obowiązany wypłacić je wraz z odsetkami (odszkodowaniem pieniężnym) w wysokości nie mniejszej niż jedna trzysetna stawki refinansowania Centralnego Banku Federacji Rosyjskiej z kwot niezapłaconych w terminie za każdy dzień opóźnienia, począwszy od dnia następnego po ustalonym terminie płatności, na dzień faktycznego rozliczenia włącznie. Wysokość wynagrodzenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi może zostać podwyższona w drodze układu zbiorowego pracy lub umowy o pracę. Obowiązek zapłaty określonego odszkodowania pieniężnego powstaje niezależnie od winy pracodawcy.

W tym artykule nie ujawniono pojęcia „innych płatności należnych pracownikowi”, w związku z czym do innych płatności mogą zaliczać się także wydatki poniesione przez pracownika ze środków własnych na podróż służbową, zakup nieruchomości dla organizacji za zgodą pracodawcy, które podlegają zwrotowi pracownikowi po zatwierdzeniu przez pracodawcę raportu zaliczkowego pracownika, który poniósł wydatki ze środków własnych.

Orzeczeń sądowych na ten temat nie ma zbyt wiele. Jako przykład rozważmy orzeczenie Sądu Rejonowego Ust-Yansky Republiki Sacha (Jakucja) z dnia 11 lutego 2011 r. Nr 2-13/2011, w którym sąd doszedł do następujących wniosków:

• uwzględnienie wydatków pracownika na rachunku 71 oznacza zgodę pracodawcy na potrącenie długu wobec pracownika, pracodawca staje się odpowiedzialny finansowo za swoje działania w związku z opóźnieniami w płatnościach na rzecz pracownika innych płatności należnych pracownikowi;
• jeżeli zaliczka nie została nigdy zatwierdzona przez przełożonego, odsetki naliczane są od dnia złożenia przez pracownika zaliczki pracodawcy.

Warto zauważyć, że chociaż nie ma oficjalnych wyjaśnień ze strony organów regulacyjnych w tej kwestii, a także praktyki sądowej na szczeblu federalnym, organizacje mają szansę uniknąć naliczania odsetek na podstawie art. 236 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

W sądzie można wykorzystać następujące argumenty. Artykuł 236 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, jak wskazano powyżej, w tym „inne świadczenia należne pracownikowi”. Zwrot nadmiernych wydatków należnych kwot można uznać nie za zapłatę, ale za rekompensatę. Artykuł 236 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie wspomina o stosowaniu odsetek do odszkodowania przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

W pierwszej części tego rozdziału przyjrzeliśmy się skutkom naruszenia przez pracodawcę procedury zatwierdzania raportu zaliczkowego. Przeanalizujmy sytuację odwrotną.

Co się stanie, jeśli pracownik nie złoży w terminie raportu zaliczkowego do zatwierdzenia przez pracodawcę? Czy można pociągnąć takiego pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej?

Podobna sytuacja była przedmiotem rozważań w Postanowieniu Sądu Miejskiego Ust-Kut obwodu irkuckiego z dnia 10 kwietnia 2013 r. Nr 2-405.

Sąd stwierdził, że postępowanie dyscyplinarne jest niedopuszczalne.

Zgodnie z wymogami obowiązującego prawa pracy na pracownika można nałożyć sankcję dyscyplinarną za naruszenie dyscypliny pracy, czyli za przewinienie dyscyplinarne.

Przestępstwem dyscyplinarnym jest zawinione, niezgodne z prawem niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez pracownika powierzonych mu obowiązków służbowych (naruszenie przepisów prawa, obowiązków wynikających z umowy o pracę, wewnętrznych przepisów pracy, opisów stanowisk pracy, regulaminów, poleceń pracodawcy, przepisów technicznych itp.). .).

Od pracownika organizacji nie wymaga się znajomości norm rozporządzenia nr 373-P (konieczność zgłoszenia się w ciągu trzech dni), jeżeli ze względu na stosunki pracy do jego obowiązków nie należy znajomość tego przepisu.

W wyniku rozpoznania tej sprawy sąd zasądził także na rzecz pracownika odszkodowanie moralne.

Orzeczenie sądu byłoby inne, gdyby organizacja posiadała wewnętrzny dokument dotyczący rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi, w którym istniałaby zasada dotycząca terminów składania raportu zaliczkowego.

Dodajmy, że niedopuszczalne jest nakładanie na pracownika kary pieniężnej (sankcji finansowych) za spóźnione złożenie raportu zaliczkowego, a także za inne przewinienia dyscyplinarne. Obowiązujące przepisy nie przewidują w tym przypadku środków odpowiedzialności finansowej.

Pracodawca może odzyskać kwotę zadłużenia za niewydane kwoty rozliczeniowe.

Zgodnie z art. 392 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca ma prawo zwrócić się do sądu w sporach dotyczących odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy w ciągu roku od dnia wykrycia wyrządzonej szkody. Jeżeli termin ten zostanie przekroczony z ważnych powodów, sąd może go przywrócić.

Brak dokumentów potwierdzających

Osoba odpowiedzialna ma obowiązek dołączyć do raportu zaliczkowego dokumenty potwierdzające wysokość i charakter poniesionych wydatków.

Jeżeli należne kwoty zostaną zwrócone pracownikowi w przypadku braku dokumentów potwierdzających, należy wziąć pod uwagę konsekwencje podatkowe tej operacji (patrz tabela 3).

Tabela 3. Zwrot wydatków osobie odpowiedzialnej w przypadku braku dokumentów potwierdzających