Akty legislacyjne i normatywno-metodologiczne regulujące tworzenie i wykonywanie dokumentów oraz obsługę dokumentacyjną zarządzania. Dokumenty regulacyjne dotyczące pracy biurowej Wsparcie prawne i techniczne pracy biurowej

Dokumenty regulacyjne i metodyczne dla przedszkolnych placówek oświatowych

1. Ustawa federalna z 01.01.2001 nr 24-FZ „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”

GOSTGOST R. Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja. Warunki i definicje. GOST R 6.30-2003 Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów GOST R1.5-92 Państwowy system normalizacji Federacji Rosyjskiej: ogólne wymagania dotyczące konstrukcji, projektowania, prezentacji i treści norm. GOST R 515.11-2001 Znaczki z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej: kształt, wymiary i wymagania techniczne (ze zmianami nr 1 z 01.01.2001) GOST Okładki do skrzynek do długotrwałego przechowywania. Warunki techniczne.

* Zgodnie z przepisami międzynarodowymi obowiązującymi w Federacji Rosyjskiej standardy ustawy federalnej z dnia 01.01.2001 „O przepisach technicznych” są uznawane za nieobowiązkowe, ale doradcze. Obowiązkowym dokumentem jest teraz stan techniczny (na etapie opracowania)

3. GSDOU (VNIIDAD, 1991) i EGSD (1975)– jedyny standard definiujący podstawy technologii zarządzania biurem.

4. Modelowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych– standard struktury instrukcji biznesowych w każdej organizacji.

5. Wykazy dokumentów z okresami przechowywania

Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzony w 2000 r. przez Rosarchów) Standardowy wykaz dokumentacji naukowo-technicznej (zatwierdzony w 1998 r.) Wykaz dokumentów spółek akcyjnych z okresami przechowywania. Zatwierdzony uchwałą Federalnej Komisji Papierów Wartościowych z dnia 14 lipca 2003 r. nr 03-33 p/s + wykazy departamentalne (branżowe), np. Lista Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej (2000, wydanie 2)

6. Standardy czasu dla różnego rodzaju prac zarządczych (z personelem, w księgowości), w tym pracy z dokumentami:

Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wspierającą zarządzanie (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 01.01.2001 nr 72) Jednolite standardy czasu (wyjścia) dla pracy maszynowej, zatwierdzone uchwałą państwa Komisja Pracy z dnia 19.06.84 nr 000/11 Normy czasu pracy nad automatyzacją technologii archiwalnej i obsługi dokumentacji organów zarządzających, zatwierdzone Uchwałą Ministra Pracy Zintegrowane standardy czasu pracy przy pracach biurowych, zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Pracy i Sekretariatu Ogólnozwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 01.01.2001 r. Nr Standardy czasowe pracy nad dokumentacją wsparcia struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych. Zatwierdzony Uchwałą Ministra Pracy z dnia 1 stycznia 2001 r. nr 23. (po raz pierwszy ujednolicono i zaplanowano pracę komputera)

7. Księga referencyjna kwalifikacji na stanowiska menadżerskie, specjalistyczne i innych pracowników. Zatwierdzony uchwałą Ministra Pracy w 1998 roku.

8. Standardowe regulacje dotyczące prowadzenia ewidencji wniosków, wniosków i skarg obywateli(1982)

9. Zasady poczty

10. Album ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania i płatności pracy(zatwierdzone Uchwałą Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 1 stycznia 2001 r. nr 26)

11. Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów organizacyjnych. M., 2002

12. Klasyfikatory

Podstawowe definicje

Moc prawna dokumentu- jest to właściwość dokumentu urzędowego nadana mu przez obowiązujące przepisy, kompetencje organu, który go wydał oraz ustaloną procedurę wykonania. Układ szczegółów, które nadają dokumentowi moc prawną: nazwa instytucji – autor dokumentu, numer rejestracyjny (czasami), podpis, pieczęć zatwierdzająca).

Praca biurowa (DOW)– gałąź działalności zajmująca się dokumentacją i organizacją pracy z dokumentami urzędowymi.

duplikować– duplikat oryginału dokumentu mający moc prawną

Kopiuj– dokument odtwarzający w całości informacje zawarte w dokumencie oryginalnym oraz wszystkie jego cechy zewnętrzne lub ich część, niemający mocy prawnej

Scenariusz– pierwszy i jedyny egzemplarz dokumentu

System dokumentacji– zespół dokumentów powiązanych ze sobą ze względu na ich pochodzenie, cel, rodzaj, zakres działalności i jednolite wymagania dotyczące ich wykonywania.

Normalizacja– działania mające na celu ustalenie zasad i cech w celu ich dobrowolnego ponownego użycia, mające na celu osiągnięcie porządku w obszarach produkcji i obrotu produktami oraz zwiększenie konkurencyjności produktów, robót budowlanych lub usług.

Formularz wzorcowy– zestawienie szczegółów wymaganych dla tego typu dokumentu.

Teksty szablonowe– teksty, w których informacje stałe są drukowane z wyprzedzeniem i pozostawiane są luki na informacje indywidualne, zestawiane są dla sytuacji powtarzających się. Ujednolicone formularze i teksty szablonów stanowią 98% całej oficjalnej dokumentacji.

Ujednolicony System Dokumentacji (UDS)– system dokumentacji stworzony według jednolitych zasad i wymagań, zawierający informacje niezbędne do zarządzania w określonym obszarze działalności.

Formularz dokumentu– zbiór szczegółów tworzących dokument

Przykładowy formularz– zbiór szczegółów ułożonych w określonej kolejności, charakterystyczny dla wszystkich typów danego systemu dokumentów.

Pojęcia „informacja” i „dokument” oraz ich relacje

Pojęcie „dokumentu” jest ściśle powiązane z pojęciem „informacji”, gdyż dokument jest jej głównym nośnikiem. Słowo „informacja” pochodzi od łacińskiego „informatio” i oznacza informację wstępną przekazywaną przez ludzi ustnie, pisemnie lub w inny sposób. Od połowy lat 20 Informacja jest już ogólną koncepcją naukową, obejmującą wymianę informacji między ludźmi, człowiekiem a maszyną, maszyną a maszyną, wymianę sygnałów w świecie zwierząt i roślin, przenoszenie cech z komórki do komórki. W naukach przyrodniczych i technicznych informacja ma inną, specyficzną definicję, która stała się podstawą współczesnej cybernetyki. Wymiana informacji jest warunkiem koniecznym życia społeczeństwa ludzkiego.

Ustawa federalna „Informacja, informacja i ochrona informacji”: Informacja- informacje o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich przedstawienia

dokument – ​​informacja utrwalona na nośniku materialnym, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację.

Definicje dokumentów

· Dokument – ​​dokument pisemny będący dowodem podjęcia decyzji lub działania, dokument biznesowy związany z pracą biurową (Small Encyclopedic Dictionary, wydanie Brongauz-Efron, 1907)

· Dokument

o sporządzony zgodnie z prawem dokument, który może służyć jako dowód na coś;

o dowód pisemny, dowód

o potoczny paszport, dowód osobisty (słownik wyrazów obcych, 1949)

· Dokument - papier, list (Słownik synonimów języka rosyjskiego, 1960)

· Dokument – ​​akt w formie pisemnej stwierdzający istnienie faktu mającego znaczenie prawne (TSB, wyd. II)

· Dokument to przedmiot materialny z informacją utrwaloną w sposób sztuczny w celu jej transmisji w czasie i przestrzeni (Zarządzanie i archiwizacja dokumentacji GOST. Terminy i definicje. 1983)

· Dokument – ​​informacja utrwalona na nośniku materialnym ze szczegółami umożliwiającymi jej identyfikację (GOST R. Zarządzanie i archiwizacja dokumentacji. Terminy i definicje. M.: Gosstandart of Russia)

· Dokument – ​​informacja utrwalona na nośniku materialnym ze szczegółami umożliwiającymi jej identyfikację (Ustawa federalna o informacji, informacji i ochronie informacji)

Funkcje dokumentu:

1. społeczny (nie zastanawiając się, co to oznacza)

2. techniczne:

2.1 funkcje prywatne (dla których w konkretnym przypadku tworzony jest dokument)

Zarządzanie (posiadanie wszystkich dokumentów organizacyjnych i administracyjnych)

Księgowość (dostępne są wszystkie podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe)

Dowód (może przeprowadzić wszystkie dokumenty mające moc prawną)

Źródło historyczne

Informacje o nadruku (informacyjne)

Komunikatywny (przekazywanie informacji na odległość i w czasie)

Zapisywanie informacji

Każdy dokument spełnia wszystkie funkcje ogólne i jedną konkretną, dla której został stworzony.

GOST R.6.30-2003

Skład detali:

Godło państwowe Federacji Rosyjskiej (Ustawa federalna o godle państwowym Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2001 r.) herb podmiotu Federacji Rosyjskiej. godło organizacji lub znak towarowy kod organizacji(według OKPO) główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP)*zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe kod formularza dokumentu (wg OKUD) Nazwa firmy informacje referencyjne o organizacji nazwa typu dokumentu(musi być zgodny z OKUD) data dokumentu(data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu - data posiedzenia, dla aktu - data zdarzenia) Zapisz: 05.06.2003 lub 05 czerwca 2003 lub 2003.06.05 numer rejestracyjny dokumentu link do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu(tylko w przypadku, gdy trudno to określić na podstawie szczegółów nr 8 i nr 9) miejsce docelowe – jak jest sporządzony...przykłady:

Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji do Dyrektora Generalnego JSC Elektrotsentromontazh

Departament Informatyzacji Regionów” Głównemu Księgowemu

oraz wsparcie naukowo-techniczne

Jeżeli adresowany jest do organizacji lub osoby fizycznej, należy podać adres pocztowy, na przykład:

Agencja rządowa

Ogólnorosyjskie Badania Naukowe ul. Sadowaja,

Instytut Dokumentacji i Archiwum, Lipki, rejon Kirejewski,

ul. Profsoyuznaya, Moskwa, 117393 obwód Tula, 301264

8. Biuro kopiujące: kopiowanie dokumentów, przygotowywanie kopii i rejestrowanie wykonanych prac

9. Archiwum: przygotowanie dokumentów do przekazania z jednostek strukturalnych do archiwum, kontrola nad tworzeniem akt w jednostkach strukturalnych, udział w opracowywaniu nazewnictwa akt organizacji, zapewnienie przechowywania, księgowania i systematyzacji dokumentów w archiwum, przygotowywanie dokumentów dla przekazać państwu. składowanie

Regulamin usługi prowadzenia biura

Jest częścią USORD i ma ustaloną strukturę tekstu:

postanowienia ogólne (! Zaczyna się od tego, że „usługa przedszkolnej placówki oświatowej jest niezależną jednostką strukturalną podległą bezpośrednio kierownikowi”, następnie - dokumenty normatywne i metodologiczne, które kierują służbą, strukturą służby, kierownictwem Serwis); cele i zadania;

Ø ciągłe doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

Ø zapewnienie jednolitego trybu prowadzenia dokumentacji, organizacja pracy z dokumentami

Ø ograniczenie przepływu dokumentów, ujednolicenie form dokumentów

Ø opracowywanie i wdrażanie dokumentów normatywnych i metodologicznych w celu doskonalenia przedszkolnych placówek edukacyjnych

funkcje: 3 grupy:

Ø dokumentacja działań zarządczych (opracowanie i utrzymanie karty czasu pracy formularzy dokumentów, opracowywanie formularzy dokumentów, sporządzanie dokumentów, dokumentowanie pracy spotkań, kontrola wykonania dokumentów);

Ø praca z dokumentami (przyjmowanie, rejestracja, dostarczanie dokumentów wykonawcom, kontrola wykonania, wysyłanie dokumentów, opracowywanie ND, tworzenie i przechowywanie akt, organizacja pracy archiwalnej);

Ø organizacyjne rodzaje pracy (organizowanie i obsługa spotkań, organizacja przyjmowania gości, organizowanie rozmów telefonicznych, doskonalenie pracy biurowej)

prawa i obowiązki; kierownictwo; relacje (oficjalne powiązania) organizacja pracy

Przybliżony zapis dotyczący obsługi Przedszkolnej Placówki Wychowawczej znajduje się w załączniku do Państwowego Zakładu Wychowawczego dla Dzieci

Opisy stanowisk pracy

Wypełnia się go tymi samymi danymi, co na formularzu ogólnym: nazwą organizacji, nazwą dokumentu, datą i miejscem sporządzenia. W prawym górnym rogu znajduje się pieczęć zatwierdzająca. Tytuł tekstu jest zgodny w przypadku z nazwą dokumentu. Na przykład opis stanowiska (dla kogo?) dla menedżera HR. Na koniec – wiza zapoznawcza pracownika.

Formularz DI i struktura tekstu są ujednolicone (USORD). Sekcje:

Ø Część ogólna (ogólne informacje o stanowisku, podporządkowaniu, wymaganiach dotyczących wykształcenia i doświadczenia, jakimi dokumentami kieruje się w swojej pracy);

Ø Główne zadania i funkcje (główne obszary działalności

Ø Obowiązki na stanowisku (wymień konkretne rodzaje pracy zapewniające wykonywanie funkcji z sekcji 2. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej);

Ø Prawa (uprawnienie do samodzielnego rozwiązywania problemów leżących w kompetencjach pracownika)

Ø Odpowiedzialność

Ø Relacje (połączenia według pozycji)

Instrukcje pracy biurowej

Każda organizacja jest indywidualna. Można skopiować ze Standardowych instrukcji prowadzenia działalności w organach wykonawczych. Przybliżona struktura tekstu:

Ø Przepisy ogólne;

Ø Przygotowanie i realizacja dokumentów

Ø Funkcje przygotowania i wykonania niektórych rodzajów dokumentów

Ø Sekcje opisujące etapy pracy z dokumentami

Dokumenty organizacyjno-administracyjne

1. Dokumenty organizacyjne

Karta to zbiór zasad regulujących działalność organizacji, ich relacje z innymi organizacjami, prawa i obowiązki w określonej dziedzinie działalności. Statut organizacji obejmuje: postanowienia ogólne, cele i zadania, uprawnienia, działalność, majątek, zarządzanie, reorganizację i likwidację.

Istnieją również przepisy i instrukcje (patrz wyżej)

2. Dokumenty administracyjne

(rozkazy, instrukcje, uchwały, decyzje – dwa ostatnie rodzaje wydawane są przez organy kolegialne). Tekst dokumentu administracyjnego składa się zwykle z dwóch części - stwierdzającej (wprowadzenie do rozpatrywanej kwestii) i administracyjnej (wyrażonej w formie rozkazującej, na przykład zamawiam: a następnie konkretne działania punkt po punkcie ). Nagłówek krótko formułuje treść dokumentu, np. „O przygotowaniu szkół regionalnych do nowego roku akademickiego”

3. Dokumenty informacyjne i referencyjne(certyfikaty, raporty i noty wyjaśniające, pisma urzędowe). Wszędzie najważniejsze jest prawidłowe ustawienie wszystkiego, o czym mowa powyżej w zaleceniach GOST Przepływ dokumentów – przemieszczanie dokumentów od momentu ich powstania i otrzymania do momentu wysłania lub zakończenia realizacji. Zasady organizacji:

Dokumenty tego samego rodzaju muszą podróżować tą samą drogą i podlegać tym samym operacjom; operacje o tym samym celu zostaną wykonane raz; niepotrzebne przypadki muszą zostać wyłączone z przepływu dokumentu; każda operacja ma 3 przepływy dokumentów: przychodzący, wychodzący i wewnętrzny.

Wielkość przepływu dokumentów– liczba dokumentów utworzonych w jednostce czasu (rok)

Etapy pracy z dokumentami

1. Przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów

2. Dystrybucja otrzymanych dokumentów(do kierownika, działów, specjalistów)

3. Rejestracja dokumentów– zapis danych księgowych o dokumencie w określonej formie, rejestrujący fakt jego utworzenia, wysłania lub otrzymania. Cel: księgowanie dokumentów, kontrola wykonania, prace referencyjne. W formularzu rejestracyjnym należy wprowadzić następujące informacje zgodnie z Państwową Budżetową Instytucją Oświatową:

· nazwa typu dokumentu;

data dokumentu;

· indeks dokumentu (data i indeks otrzymania dokumentu);

· tytuł dokumentu lub jego streszczenie;

· uchwała (wykonawca, treść zamówienia, autor, data);

· okres realizacji;

· notatkę o wykonaniu (krótki zapis merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy, data faktycznej realizacji oraz indeks dokumentu odpowiedzi);

Wszystkie dokumenty wymagające specjalnego rozliczenia, wykonania i wykorzystania w celach referencyjnych, niezależnie od sposobu otrzymania, podlegają rejestracji.

4. Kontrola wykonania dokumentu– zestaw działań zapewniających terminową realizację dokumentów. Zdarza się: prąd i ostrzeżenie. Wszystkie dokumenty wymagające wykonania podlegają kontroli. Funkcje służby kontroli przedszkolnej placówki oświatowej:

Złożenie dokumentów do kontroli

Kontrola prewencyjna wykonawców

Oznaczenie wykonania i usunięcie spod kontroli

Sporządzanie raportów analitycznych na temat podlegających kontroli dokumentów.

Informacje przygotowywane przez służbę kontrolną przedszkolnej placówki oświatowej: informacje o przyczynach niewykonania oraz o niespełnionych dokumentach.

5. Informacje i prace referencyjne

6. Wysyłanie dokumentów. Sprawdzane są: obecność podpisu, obecność daty i numeru, obecność tytułu, poprawność adresowania, obecność adresu dla korespondentów jednorazowych, obecność znaku o wykonawcy, obecność wszystkich stron i załączników.

Przechowywanie dokumentów

Nomenklatura przypadków– systematyczny wykaz nazw spraw otwartych w organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, sporządzony w określony sposób. Cele stworzenia:

zdaniem ND, do sprawy generowane są dokumenty; jest dokumentem księgowym i zawiera informację o tym, ile i jakie sprawy zostały otwarte w każdym roku kalendarzowym; jest instrukcją wykonywania elektronicznego podpisu cyfrowego dokumentów, czyli wyboru dokumentów do przechowywania i niszczenia, jest instrukcją sporządzania wszelkiego rodzaju inwentarzy w celu przekazania dokumentów do archiwum;

Aby sporządzić ND, stosuje się tabelę personelu (strukturę) oraz standardowy lub przybliżony ND. (Do użycia wymagane są standardowe RD, przykładowe mają charakter doradczy). Oryginał ND pozostaje w biurze, kopie – w archiwum i stanie. archiwum. Systematyzując nagłówki spraw w każdej sekcji ND, układa się je w następujący sposób:

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna, dokumentacja planistyczna wszelkiego typu, dokumentacja sprawozdawcza, korespondencja zewnętrzna, korespondencja wewnętrzna, rejestracja i pliki referencyjne, wszystko inne.

Skonsolidowana nomenklatura została opracowana na podstawie RD podziałów strukturalnych. Pierwszą częścią skonsolidowanego ND będzie biuro (obsługa placówki wychowania przedszkolnego). ND ma ujednoliconą formę:

ND wchodzi w życie z dniem 1 stycznia następnego roku kalendarzowego. Co roku musi zostać ponownie zatwierdzony przez kierownika instytucji. Raz na 5 lat podlega on ponownemu przygotowaniu i ponownemu zatwierdzeniu. Na koniec roku w ND prowadzona jest ewidencja kategorii i liczby wszczętych spraw. W ewidencji końcowej oddzielnie, biorąc pod uwagę przypadki zbywalne, oblicza się liczbę przypadków składowania stałego, czasowego składowania powyżej 10 lat, czasowego składowania do 10 lat włącznie.

Pliki zbywalne – np. akta osobowe pracowników, przenoszone są z jednego ND do drugiego z roku na rok.

Tworzenie spraw– grupowanie realizowanych dokumentów zgodnie z nomenklaturą spraw. Na okładce skrzynki widnieje nazwa firmy, nazwa jednostki strukturalnej, pod nazwą s/p, indeks sprawy według nomenklatury. Okres przydatności do spożycia jest podany na dole pokrywy. Jeśli jest trwały, jest napisane „zachowaj na stałe”. Przed utworzeniem należy sprawdzić, czy dokumenty zostały skompletowane i czy dokumenty są sporządzone prawidłowo. Ogólne zasady tworzenia dokumentów w sprawach:

Sprawy tworzone są na podstawie ND w obrębie sprawy, dokumenty są usystematyzowane w porządku pytaniowym, chronologicznym, alfabetycznym i numerycznym; dokumenty stałego i tymczasowego przechowywania nigdy nie są gromadzone w jednym egzemplarzu dokumentu; utworzone na jeden rok kalendarzowy. Akta osobowe – podczas pracy pracownika w organizacji. Istnieją wyjątki np. w placówkach oświatowych – w ciągu roku akademickiego pliki powstałe w trakcie pracy biurowej nie powinny przekraczać 250 arkuszy.

Zasady dotyczące niektórych kategorii dokumentów:

Rozkazy i protokoły układane są według numeru i chronologii. Wnioski tworzy się razem z dokumentami głównymi (jeśli jest ich dużo, układa się je w oddzielny plik). Wszystkie dokumenty administracyjne układa się w akta według rodzaju. Rozkazy dotyczące podstawowych czynności tworzone oddzielnie od zamówień dla personelu; wszystkie rodzaje odwołań obywatelskich są tworzone osobno w sprawach. korespondencję grupuje się w porządku chronologicznym, przy czym zgodnie z zasadą żądania, wówczas odpowiedź, dokumentację planistyczną i sprawozdawczą umieszcza się w aktach roku, do którego należy merytorycznie, niezależnie od czasu sporządzenia

Nominalny – według rodzaju dokumentu Korespondent – ​​według korespondenta Temat – według wydania Chronologiczny – według okresów, w których powstały dokumenty Geograficzny – według grup korespondentów znajdujących się na tym samym terytorium Autor – według autora Ekspert – według okresu przechowywania dokumentu (stałego i tymczasowego) osobno )

Nagłówki spraw: Wymaganie podstawowe: zwięzłość, przejrzystość, wyjątkowa dokładność. Nagłówek rozpoczyna się od wskazania rodzaju otwieranej sprawy (korespondencja, dokumenty, akta) lub rodzaju dokumentu (postanowienia, protokoły itp.). Następnie treść tytułu wyjaśniają dane o autorze, pytaniu, korespondencie i okresie, na który dokumenty są odroczone. Jeżeli sprawa łączy różne rodzaje dokumentów w jednej sprawie, ale nie łączy ich kolejność dokumentów lub dokumentów stanowiących załącznik do innego dokumentu, stosuje się termin „dokumenty”. Na końcu tytułu w nawiasach podano główne typy dokumentów.

Jeżeli prowadzona jest korespondencja z kilkoma jednorodnymi korespondentami, w tytule podaje się ich nazwę w sposób ogólny (przykład: korespondencja z zakładami konserwowymi w sprawie dostawy pojemników)

Jeżeli korespondenci są heterogeniczni, wskazane jest tylko pytanie (przykład: korespondencja dotycząca organizacji wydziału kształcenia zaawansowanego na uniwersytecie)

Nie powinno być żadnych ogólnych nagłówków, takich jak „dokumenty przychodzące”, „materiały poradnikowe”, „korespondencja w sprawach ogólnych”.

Badanie wartości dokumentów(EDS) - określenie znaczenia politycznego, gospodarczego, społeczno-kulturowego, praktycznego i innego dokumentów „w celu wyboru dokumentów do przechowywania państwowego lub ustalenia okresów ich przechowywania na podstawie przyjętych kryteriów.

Aby przeprowadzić EDS, w organizacji tworzy się stałą komisję ekspercką; w dużych organizacjach tworzy się centralną komisję ekspercką. Utworzono na zlecenie menadżera. Kierowany przez pierwszego menedżera lub jego zastępcę. Skład: 1-2 osoby. Z biura, 1-2 – z działu księgowości, 1-2 – z działu kadr + ur. sekretarz komisji.

Wszystkie prowizje tworzone są w oparciu o Regulamin Modelowy dotyczący KE oraz Regulamin Modelowy dotyczący CEC. Komisja spotyka się 1-2 razy w roku.

Zadania KE:

Przeglądanie i zatwierdzanie list przypadków;

Koordynacja inwentarzy spraw przekazywanych do archiwum;

Koordynacja ustawy o przydziale dokumentów do zniszczenia.

ECD realizują pracownicy obsługi placówki wychowania przedszkolnego. W procesie ECD wyróżnia się 4 grupy spraw:

Przechowywanie trwałe, z zastrzeżeniem późniejszego przekazania do archiwum państwowego;

Długoterminowe przechowywanie w archiwach instytucji (ponad 10 lat);

Tymczasowe przechowywanie (do 10 lat);

Podlega zniszczeniu w wyniku upływu terminu przechowywania.

W przypadku skrzynek z upływającym okresem przechowywania, które są przeznaczone do zniszczenia, sporządzany jest protokół. Formularz jest standardowy. Akt zatwierdzany jest na posiedzeniu KE (CEK), zatwierdzany przez EPC właściwej instytucji służby archiwalnej, następnie przez kierownika organizacji, po czym akta ulegają zniszczeniu.

(!) Przegląd i zatwierdzanie aktów o przeznaczeniu dokumentów do zniszczenia następuje wyłącznie jednocześnie z przeglądem i zatwierdzaniem inwentarzy skrzyń stałego przechowywania za ten sam okres.

W małych organizacjach sporządza się akt, a akta niszczą dopiero po sporządzeniu i zatwierdzeniu przez kierownika organizacji rocznych sekcji zbiorczych list akt osobowych za odpowiedni okres.

Rejestracja spraw– to przygotowanie skrzyni do przechowywania zgodnie z ustalonymi zasadami.

Akta przechowywania tymczasowego (do 10 lat włącznie): ich obecność jest wykrywana zgodnie z ND, sprawdzana jest poprawność ich utworzenia, pozostają w teczkach, nie są numerowane, są usystematyzowane według ND i przekazywane do archiwum.

Przypadki stałego, długoterminowego przechowywania i personelu: przeprowadzana jest pełna rejestracja, która obejmuje:

· Składanie lub oprawianie akt;

· Numerowanie arkuszy;

· Sporządzenie noty certyfikacyjnej (karty certyfikacyjnej) sprawy;

· Sporządzenie w razie potrzeby wewnętrznego spisu akt sprawy;

· Przygotowanie wszelkich szczegółów okładki.

Podczas składania dokumentów do państwa. Archiwum sporządza 3 rodzaje inwentarzy: akta tymczasowe, akta trwałe i osobowe.

Aktywnie dzisiaj krajowe dokumenty regulacyjne i metodyczne dotyczące organizacji pracy biurowej powinien znajdować się w każdej organizacji. Obejmują one:

1. Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji.

Obecnie, zgodnie z federalnym programem celowym, opracowywana jest nowa edycja Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej – systemu przepisów określających podstawowe zasady pracy z dokumentami w organizacjach. System skierowany jest także do obiektów komercyjnych. Będzie składać się z dwóch części: normatywnej i metodologicznej. W części regulacyjnej, podobnie jak w dokumencie, który istnieje dzisiaj, określa się główne zadania i funkcje, regulację prawną działalności służby wsparcia dokumentacji w organizacji, jej przybliżoną strukturę; procedura przygotowywania i przetwarzania dokumentów; wszystkie etapy pracy z nimi: dostawa, przejazd, przetwarzanie, księgowość, rejestracja, kontrola wykonania, prace informacyjne i referencyjne, szybkie przechowywanie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów i informacji; ochrona systemów wyszukiwania informacji; przygotowanie dokumentów do archiwum; procedura przeprowadzania badania wartości dokumentów; organizacja przechowywania dokumentów.

Główna różnica między nowym systemem a itd.). 1

2. Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej.

Instrukcja jest zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej. Obejmuje zarówno ogólną procedurę sporządzania i przetwarzania dokumentów, jak i specyfikę sporządzania niektórych rodzajów dokumentów: zleceń, instrukcji, instrukcji, protokołów. Opisuje procedurę rejestracji dokumentów, budowania wyszukiwarek prac referencyjnych, organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów, procedurę zestawiania i pracy z nazewnictwem akt, tworzenia akt, przeprowadzania badania wartości dokumentów, rejestrowania akt, sporządzanie inwentarzy, szybkie przechowywanie akt i przekazywanie ich do magazynu archiwalnego. Załącznik do Instrukcji zawiera formularze nazewnictwa spraw, ustawę o przydziale dokumentów do zniszczenia, inwentarza itp. Jak wynika z krótkiego zestawienia treści Instrukcji, odzwierciedla ona niemal wszystkie zagadnienia organizacji urzędu praca. Chociaż jest przeznaczony przede wszystkim dla ministerstw i departamentów, służby zarządzania biurem organizacji dowolnej formy własności mogą z niego korzystać i znajdować wiele przydatnych informacji dla siebie. Można go wykorzystać jako podstawę przy opracowywaniu instrukcji zarządzania biurem dla konkretnej organizacji.

3. GOST R 6,30-2003 USD Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

Norma dotyczy „dokumentów organizacyjnych i administracyjnych związanych z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD), uchwał, instrukcji, zarządzeń, decyzji, protokołów, ustaw, pism itp., wykorzystywanych w działalności:

Organy państwa federalnego władze, organy państwowe władze podmiotów Federacji Rosyjskiej, w tym podmiotów Federacji Rosyjskiej, dla których obok języka rosyjskiego istnieje język narodowy jako język państwowy, organy samorządu terytorialnego;

Przedsiębiorstwa, organizacje i ich stowarzyszenia niezależnie od formy organizacyjno-prawnej.”

4. Podstawowe zasady pracy archiwów wydziałowych: Zasady można podzielić na dwie części. Na początku

(Sekcja 2-4) kwestie urzędowe są szczegółowo omówione:

wymagania dotyczące wykazów skrzynek, ich rodzajów, procedury ich przygotowania, wypełniania i konserwacji;

procedura tworzenia spraw w pracy biurowej;

Organizacja i tryb przeprowadzania badania wartości dokumentów w pracy biurowej;

procedura wyboru dokumentów do zniszczenia;

przygotowanie akt do przekazania do archiwum: rejestracja akt (numeracja, segregacja, wykończenie okładki itp.), sporządzenie inwentarzy, przekazanie do archiwum.

Kolejna część regulaminu (pkt 5-14) szczegółowo opisuje pracę z dokumentami w archiwum.

Dla organizacji komercyjnych, które nie przekazują dokumentów państwu. przechowywania, jak i tych, którzy przechowują je w domu, zasady są niezbędne w organizowaniu swojego archiwum.

5. Wykazy dokumentów wskazujące okresy przechowywania (standardowe lub wydziałowe).

6. Modelowe regulacje dotyczące prowadzenia prac biurowych nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli w organach rządowych, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach.

Tutaj opisujemy podstawowe zasady organizacji pracy z tą kategorią dokumentów: cechy rejestracji, terminy, prowadzenie pliku referencyjnego, tworzenie plików, okresy przechowywania plików, prowadzenie informacji analitycznych na temat wniosków. Metodologia określona w Regulaminie może być wykorzystana do organizacji pracy z dowolnymi dokumentami osób prywatnych.

Ponadto trzeba wiedzieć, że pracę z określoną kategorią dokumentów regulują specjalne ustawy. Na przykład zasady pracy z dokumentami księgowymi odzwierciedlają nie tylko federalna ustawa o rachunkowości, ale także przepisy dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej.

Pracując z dokumentacją personalną, potrzebujesz Instrukcji dotyczących procedury prowadzenia ksiąg pracy w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach.

Pakiet tych dokumentów musi być stale aktualizowany w miarę zastępowania aktów normatywnych i metodologicznych nowymi.

Ale poza tym, co musisz wiedzieć Jak wykonać tę lub inną pracę, musisz także mieć pomysł standardy czasowe Lub produkcja, istniejących dla tego typu prac.

Centralne Biuro Standardów Pracy opracowało dość dużą liczbę dokumentów regulacyjnych zawierających standardy czasu pracy wykonywanej przez pracowników aparatu administracyjnego. Praca z dokumentami odzwierciedla:

Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wspierającą kadrę zarządzającą;

Standardy czasowe prac nad zautomatyzowaną technologią archiwizacji i obsługi dokumentacji dla organów zarządzających;

Ujednolicone standardy czasu (produkcji) pracy maszynowej;

Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy kadrowo-księgowej.

Pakiet krajowych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych musi być dostępny dla każdej służby pracy biurowej jako materiał referencyjny. Wykorzystuje się go przy opracowywaniu takich indywidualnych dokumentów organizacyjnych jak Regulamin obsługi Przedszkolnej Placówki Wychowawczej, opisy stanowisk pracy jej pracowników oraz instrukcje pracy biurowej konkretnej organizacji.

Wstęp

Wsparcie dokumentacyjne zarządzania jest najważniejszym elementem każdego rodzaju i poziomu zarządzania. Skuteczność, aktualność, dokładność i kompletność prezentacji informacji stanowią podstawę jakości podejmowanych decyzji zarządczych.

Ostatnia dekada to okres aktywnego wdrażania technologii informatycznych w pracy służby pracy biurowej.

Ustalone normy i technologie zastępowane są innymi, nowymi normami, zasadami i technologiami. Te ostatnie spowodowane są czynnikami społeczno-gospodarczymi, politycznymi, postępem naukowym i technologicznym.

Era elektroniczna dyktuje technologie, a czasem oryginalność nie tylko formy, ale także treści dokumentacji wspierającej zarządzanie.

W związku z przejściem Rosji na inny społeczno-gospodarczy i polityczny sposób życia, a także w kontekście przeprowadzanej w kraju reformy administracyjnej pojawiła się potrzeba stworzenia nowych ram regulacyjnych dotyczących pracy biurowej na wszystkich szczeblach władzy . Przyjęto szereg federalnych ustaw, dekretów, kodeksów, standardów stanowych, instrukcji i rozporządzeń, które odegrały pewną rolę regulacyjną w zakresie pracy biurowej. Jednakże trwający proces realizowany jest w sposób sprzeczny. Oprócz trendów pozytywnych istnieją także trendy negatywne.

Celem pracy jest wszechstronna analiza rosyjskich i częściowo międzynarodowych ram prawnych współczesnej pracy biurowej, a także badanie jej naukowego i metodologicznego wsparcia oraz opracowanie propozycji dalszego udoskonalenia dokumentacyjnego wsparcia zarządzania.

Zgodnie z postawionymi celami w pracy rozwiązano następujące zadania:

uwzględnienie podstawowych aktów prawnych regulujących sferę pracy biurowej (ustawy federalne, rozporządzenia, dekrety, instrukcje i dokumenty międzynarodowe);

Cechy współczesnego wsparcia normatywnego i metodologicznego pracy biurowej;

Opracowanie propozycji mających na celu ulepszenie dokumentacji krajowej w świetle nowych wymagań stawianych przez współczesne przepisy rosyjskie i międzynarodowe.

Nowość naukowa: w pracy po raz pierwszy podjęto próbę kompleksowego przeglądu i analizy ram regulacyjnych współczesnej pracy biurowej i na tej podstawie opracowania zaleceń dotyczących jej usprawnienia.

Wartość praktyczna pracy polega na tym, że materiały zawarte w pracy można wykorzystać podczas ćwiczeń ze studentami, a także podczas zajęć z praktycznymi pracownikami służb dokumentacji, podczas prowadzenia seminariów biznesowych w oddziale wydziału w branży handlowej i przemysłowej Zarząd Obwodu Saratowskiego. Wnioski i propozycje można wykorzystać w procesie szkolenia i przekwalifikowania specjalistów ds. dokumentów w Instytucie Dodatkowego Kształcenia Zawodowego SGSEU.

Baza źródłowa: regulacyjne akty prawne czasów współczesnych (Ustawy federalne, dekrety Prezydenta Federacji Rosyjskiej, komunikaty i zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej, uchwały i zarządzenia Przewodniczącego Rządu Federacji Rosyjskiej, rozporządzenia, stan standardy, doktryny, koncepcje, strategie, zasady, instrukcje i dokumenty międzynarodowe), a także różne dokumenty regulacyjne na poziomie regionalnym i gminnym.

Struktura pracy: wstęp, cztery rozdziały, zakończenie, wykaz źródeł i literatury oraz zastosowania.

Rozdział 1. Charakterystyka ram prawnych i metodologicznych współczesnej pracy biurowej

1.1 Rola i znaczenie nowoczesnych ram legislacyjnych i regulacyjnych zapewniających procesy edukacji przedszkolnej

Organizacja pracy z dokumentami jest omówiona w wielu regulacyjnych dokumentach prawnych i metodologicznych. Dlatego w każdej organizacji usługa edukacji przedszkolnej musi posiadać regulacyjne informacje prawne, metodologiczne i referencyjne związane z pracą z dokumentami.

Rola i znaczenie ram regulacyjnych znacznie wzrosła w ostatnich latach. Zaczęto komunikować dokumenty biznesowe na wszystkich poziomach według jednolitych, ogólnie przyjętych zasad. Praca z dokumentami, niezależnie od formy organizacyjno-prawnej, opiera się na aktach legislacyjnych i normatywno-metodycznych, odnoszących się do zagadnień dokumentacji i pracy organizacji.

Obecnie w Federacji Rosyjskiej istnieje szereg przepisów krajowych regulujących ogólne zasady przygotowania, wykonywania i organizacji pracy z dokumentami. Dokumenty regulacyjne i metodologiczne dotyczące wsparcia dokumentacyjnego zarządzania są opracowywane przez różne organy rządowe i zarządzające zgodnie z ich kompetencjami.

Pierwszym, podstawowym prawem naszego kraju jest Konstytucja Federacji Rosyjskiej. Z punktu widzenia zarządzania dokumentami jego znaczenie polega na tym, że Konstytucja Federacji Rosyjskiej ustanawia podporządkowanie normatywnych aktów prawnych. Artykuł 15 Konstytucji Federacji Rosyjskiej wskazuje, że ustawy i inne akty prawne uchwalane w Federacji Rosyjskiej nie mogą być sprzeczne z Konstytucją Federacji Rosyjskiej.

Innym głównym źródłem jest prawo - jest to akt normatywny przyjęty w sposób szczególny przez organ ustawodawczy lub w referendum, wyrażający wolę ludu, mający największą moc prawną po konstytucji i regulujący społecznie istotne, typowe i stabilne stosunki społeczne .

Ramy prawne pracy biurowej to zbiór przepisów ustawowych, wykonawczych i dokumentów metodologicznych regulujących technologię tworzenia dokumentów, ich przetwarzania, przechowywania i wykorzystania w bieżącej działalności instytucji, a także działalności służby pracy biurowej: jej struktura , funkcje, personel, wsparcie techniczne i inne aspekty. Reguluje zasady przetwarzania dokumentów; zasady pracy z dokumentami; zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów; procedura przekazywania dokumentów do przechowywania archiwalnego; praca służby zarządzania biurem; wprowadzenie nowych technologii informatycznych w pracy z dokumentami; praca z dokumentami, które mają ograniczenia dostępu; aspekty prawne związane z dokumentami i inne kwestie.

Ramy prawne pracy biurowej obejmują:

Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

Umowy międzynarodowe (regulują stosunki o charakterze konstytucyjnym i po ich ratyfikacji w Federacji Rosyjskiej po wejściu w życie mają pierwszeństwo przed prawem);

Akty legislacyjne Federacji Rosyjskiej w zakresie informatyzacji i dokumentacji;

Dekrety i zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej, dekrety i zarządzenia Prezesa Rządu Federacji Rosyjskiej regulujące kwestie obsługi dokumentacyjnej na szczeblu federalnym;

Akty prawne federalnych organów wykonawczych

(ministerstwa, komitety, służby, agencje itp.) o charakterze ogólnobranżowym i departamentalnym;

Akty prawne władz przedstawicielskich i wykonawczych podmiotów Federacji Rosyjskiej i ich jednostek terytorialnych, regulujące kwestie pracy biurowej;

Akty prawne o charakterze normatywnym i instruktażowym, dokumenty metodyczne dotyczące zarządzania biurem instytucji, organizacji i przedsiębiorstw;

Państwowe standardy dotyczące dokumentacji;

Ujednolicone systemy dokumentacji;

Ogólnorosyjskie klasyfikatory informacji technicznych, ekonomicznych i społecznych;

Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej, podstawowe wymagania dotyczące dokumentów i usług wspomagania dokumentacji (GSDOU);

Dokumenty regulacyjne dotyczące organizacji pracy kierowniczej i ochrony pracy;

Dokumenty regulacyjne dotyczące organizacji archiwalnego przechowywania dokumentów;

Akty legislacyjne podmiotów Federacji Rosyjskiej oraz akty prawne przyjęte przez władze wykonawcze podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Wszystkie one muszą być brane pod uwagę przy organizacji pracy biurowej, przede wszystkim przez organy władzy przedstawicielskiej i wykonawczej podmiotów wchodzących w skład Federacji, a także organizacje, instytucje i przedsiębiorstwa działające na ich terytorium.

1.2 Ogólna charakterystyka ram prawnych zarządzania dokumentami

Przede wszystkim należy zdefiniować pojęcie dokumentu – jest to informacja identyfikowalna, zapisana na nośniku materialnym, wytworzona, otrzymana i przechowywana przez organizację lub osobę fizyczną jako dowód potwierdzający zobowiązania prawne lub działalność gospodarczą. W tym przypadku najważniejszą cechą dokumentu jest jego identyfikowalność, którą zapewnia obecność odpowiednich szczegółów.

Dokumenty są wymagane do:

Prowadzenie skutecznych i uporządkowanych działań organizacji, co pociąga za sobą niezbędną odpowiedzialność;

Tworzenie i dokumentowanie decyzji organizacyjnych i zarządczych;

Zapewnienie spójności działań zarządczych i administracyjnych;

Zapewnienie ciągłości działania organizacji w sytuacjach awaryjnych;

Zgodność z wymaganiami przepisów regulujących zakres działalności organizacji we wszystkich jej przejawach.

Prawnie ustalono, że dokumenty i zbiory dokumentów są przedmiotem osób fizycznych, prawnych, państwa i podlegają ochronie prawnej wraz z innymi zasobami. Ponadto udokumentowanie informacji jest warunkiem koniecznym umieszczenia jej w zasobach informacyjnych. Aby zapewnić ciągłość działania, zgodność z przepisami i odpowiedzialność organizacyjną, konieczne jest tworzenie autentycznych, wiarygodnych i użytecznych dokumentów oraz ochrona ich integralności przez wymagany czas.

System organów zarządzania dokumentacją rządową w kraju. Jeśli w Federacji Rosyjskiej ocenimy rozwiniętą w ostatnim okresie praktykę państwa rosyjskiego w zakresie pracy biurowej, nie ma jednego organu, który ponosiłby kompleksową odpowiedzialność prawną za dokumentację tworzoną i wykorzystywaną przez społeczeństwo.

W niektórych przypadkach kwestie pracy z dokumentami regulują najwyższe organy władzy i administracji państwowej.

Służba Archiwów Państwowych Rosji (Rosarków) i jej organy zajmują się gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów odzwierciedlających życie materialne i duchowe swoich narodów, mających znaczenie historyczne, naukowe, społeczne, gospodarcze lub kulturalne.

Rosarkhiwowi powierzono odpowiedzialność za dokumentację organizacyjno-administracyjną (ORD) jako agencji rozwijającej, która obejmuje opracowywanie ogólnych wymagań dla ORD, konkretnych form dokumentów, kontrolę nad wykorzystaniem ORD w różnych obszarach działalności, ujednolicenie form dokumentów poprzez stworzenie Jednolitego Systemu Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD). Podstawy ustawodawstwa regulują tworzenie, organizację przechowywania, rozliczanie, korzystanie z archiwów i funduszy archiwalnych oraz zarządzanie nimi w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych i ich pełnego wykorzystania w interesie obywateli, społeczeństwa i państwa.

Miejscowe władze archiwalne realizują odpowiednie zadania w zakresie zarządzania dokumentacją.

Komitet Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji, Metrologii i Certyfikacji (Gosstandart of Russia) jest odpowiedzialny za konsolidację regulacyjną określonych wymagań dotyczących dokumentów i ujednolicenie poprzez tworzenie GOST, a także udział w międzynarodowej unifikacji i standaryzacji dokumentów. Ministerstwo Pracy opracowuje dokumenty dotyczące pracy i ochrony pracy.

Zatem jeśli władze są najwyższym organem regulującym normatywną pracę biurową, wówczas Państwową Służbę Archiwalną, Komitet Normalizacyjny i Ministerstwo Pracy można uznać za centralne ogniwo w zarządzaniu dokumentami.

Następny poziom to funkcjonalne ministerstwa i departamenty. Ostatnim krokiem są szefowie konkretnych organizacji, przedsiębiorstw i wykonawczych struktur rządowych.

Skład podstawy regulacyjnej i metodologicznej pracy biurowej

Podstawą regulacyjną i metodologiczną pracy biurowej jest zbiór przepisów ustawowych, wykonawczych i dokumentów metodologicznych regulujących technologię tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystania dokumentów.

Podstawa regulacyjna i metodologiczna pracy biurowej obejmuje:

Akty legislacyjne Federacji Rosyjskiej w zakresie informacji i dokumentacji;

Dekrety i zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej, dekrety i zarządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej regulujące kwestie obsługi dokumentacji na szczeblu federalnym;

Akty prawne federalnych organów wykonawczych (ministerstw, komitetów, służb, agencji itp.) o charakterze ogólnobranżowym i resortowym;

Akty prawne władz przedstawicielskich i wykonawczych podmiotów Federacji Rosyjskiej i ich jednostek terytorialnych, regulujące kwestie pracy biurowej;

Akty prawne o charakterze normatywnym i instruktażowym, dokumenty metodyczne dotyczące zarządzania biurem instytucji, organizacji i przedsiębiorstw;

Państwowe standardy dotyczące dokumentacji;

Ujednolicone systemy dokumentacji;

Ogólnorosyjskie klasyfikatory informacji technicznych, ekonomicznych i społecznych;

Państwowy system dokumentacyjnego wspomagania zarządzania. Podstawowe wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji (GSDO);

Dokumenty regulacyjne dotyczące organizacji pracy kierowniczej i ochrony pracy;

Dokumenty regulacyjne dotyczące organizacji przechowywania archiwalnego dokumentów.

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, akty prawne Prezydenta

Rząd Federacji Rosyjskiej, federalne władze wykonawcze w zakresie obsługi dokumentacji

Obsługa dokumentacji to najważniejszy aspekt działalności każdej instytucji, organizacji czy przedsiębiorstwa. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej reguluje ogólne zasady organizacji wsparcia dokumentacyjnego dla działalności osób fizycznych (obywateli) i osób prawnych.

Podstawą ustawodawstwa cywilnego jest Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej (Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej). Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej określa status prawny uczestników transakcji cywilnych, reguluje zobowiązania umowne i inne, a także inne stosunki majątkowe i powiązane osobiste stosunki niemajątkowe.

Wraz z Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej niektóre aspekty pracy z informacjami i dokumentacją regulują specjalne przepisy federalne.

Ustawa Federacji Rosyjskiej „O normalizacji” 5154-1 z 10 czerwca 1993 r. ustanawia podstawy prawne normalizacji w Federacji Rosyjskiej, obowiązkowe dla wszystkich organów rządowych, przedsiębiorstw i przedsiębiorców, stowarzyszeń publicznych, ustanawia procedurę prowadzenia prac normalizacyjnych, rodzaje dokumentów normalizacyjnych, ich zastosowanie itp.

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” 24-FZ z 20 lutego 1995 r. Określa reżim prawny dokumentowania informacji, własność poszczególnych dokumentów w systemach informatycznych, kategorie informacji według poziomu dostępu do oraz tryb prawnej ochrony informacji. Dokumentacja jest warunkiem koniecznym uwzględnienia informacji w zasobach informacyjnych. Procedurę dokumentacyjną ustalają organy rządowe odpowiedzialne za organizację dokumentacji.

Ustawa federalna „O udziale w międzynarodowej wymianie informacji” 85-FZ z 4 lipca 1996 r. Ma na celu stworzenie warunków dla skutecznego udziału Rosji w międzynarodowej wymianie informacji w ramach jednej światowej przestrzeni informacyjnej.

Ustawa Federacji Rosyjskiej „O tajemnicy państwowej” nr 5485 z 21 lipca 1993 r. reguluje stosunki powstałe w związku z klasyfikacją informacji jako tajemnicą państwową, ich odtajnieniem i ochroną w interesie zapewnienia bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej

Podstawy ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej dotyczącego Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i archiwów, przyjęte przez Radę Najwyższą Federacji Rosyjskiej 7 lipca 1993 r.

Akty normatywne i metodyczne są swego rodzaju najważniejszymi podręcznikami dla każdego, kto pracuje z dokumentami, niezbędnymi do tworzenia i przygotowywania dokumentów, ich przetwarzania, zapewnienia ich przemieszczania, przechowywania i wyszukiwania.

Zwróćmy uwagę na pojęcie „dokumentów regulacyjnych i metodologicznych”. Normatywne, czyli ustanawiające uznany, obowiązujący porządek, oraz metodologiczne – określające, jak prawidłowo wykonać, wykonać określoną pracę. W związku z tym sięgają po dokumenty normatywne i metodologiczne, gdy chcą wykonać daną pracę poprawnie, w najlepszy możliwy sposób.

1. Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące usług zarządzania dokumentacją i dokumentacją (GSDOU), zatwierdzone zarządzeniem Archiwum Głównego nr 33, a następnie uzupełnione przez Archiwum Główne. Państwowy system wsparcia dokumentacji dla zarządzania jest głównym krajowym dokumentem regulacyjnym i metodologicznym dotyczącym organizacji pracy biurowej. Powstał w celu zastąpienia Jednolitego Systemu Zarządzania Aktami Państwowymi (USSD), zatwierdzonego przez Naczelną Dyrekcję Archiwalną przy Radzie Ministrów.

Główne przepisy Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej to zbiór norm i zasad ustalających jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działań zarządczych i organizacji pracy z dokumentami. Przepisy podstawowe Państwowej Instytucji Oświaty Budżetowej określają zadania i funkcje służb wsparcia dokumentacji w organizacjach, ich przybliżoną strukturę; procedura przygotowywania i przetwarzania dokumentów; wszystkie etapy pracy z nimi: dostawa, przetwarzanie pierwotne, rejestracja, kontrola wykonania, prace informacyjne i referencyjne, przechowywanie operacyjne; przygotowanie dokumentów do złożenia w archiwum; organizacja przechowywania dokumentów. W przeciwieństwie do wcześniej działającego Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją, jakościowo nowe terminy znajdują się w Podstawowych Przepisach Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej. „Dokument nadający się do odczytu maszynowego” to dokument nadający się do automatycznego odczytania zawartych w nim informacji, którego głównymi nośnikami są karty dziurkowane, dziurkowane taśmy papierowe i taśmy magnetyczne; „machineogram” to dokument na papierze, sporządzony techniką komputerową w formie pisemnej i wykonany w określony sposób.

Jednakże GSDOU koncentruje się na tradycyjnym zarządzaniu dokumentami papierowymi, dlatego wprowadzając elektroniczne zarządzanie dokumentami, organizacje powinny zwrócić uwagę na jego regulację w wewnętrznych dokumentach organizacyjnych.

2. System standardów.

GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Warunki i definicje". Jak sama nazwa normy wskazuje, można z niej zaczerpnąć definicje podstawowych pojęć z zakresu zarządzania i archiwizacji dokumentacji.

GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne." Znajdzie w nim kolejność rejestracji każdego szczegółu - obowiązkowego elementu projektu dokumentu urzędowego. Norma określa wymagania dotyczące 30 szczegółów i form organizacji.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Zarządzanie dokumentacją. Ogólne wymagania". Litery ISO zawarte w jego skrócie wskazują, że jest on przygotowany w oparciu o międzynarodową normę ISO 15489-1:2001 „Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentacją – Ogólne”. Norma jest potrzebna służbom wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej przy tworzeniu systemu obsługi dokumentacji, organizacji pracy służby, a przede wszystkim przy opracowywaniu najważniejszych dokumentów organizacyjnych: regulaminu obsługi placówki wychowania przedszkolnego oraz instrukcji pracy biurowej.

3. Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej nr 536.

Przypomnijmy jeszcze raz, że art. 11 ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej nr 149-FZ „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” stanowi, że „Zasady pracy biurowej i obiegu dokumentów ustalone przez inne organy rządowe, lokalne organy rządowe w zakresie swoich kompetencji muszą spełniać wymagania ustalone przez Rząd Federacji Rosyjskiej w zakresie pracy biurowej i obiegu dokumentów dla federalnych organów wykonawczych” (art. 11 ust. 2).

Instrukcje obejmują zarówno zasady sporządzania i przetwarzania dokumentów, jak i wszystkie etapy pracy z dokumentami, od otrzymania i wstępnego przetwarzania po przygotowanie akt do przekazania do archiwum organizacji.

Na podstawie tej instrukcji, biorąc pod uwagę specyfikę działalności organizacji i stopień wdrożenia technologii komputerowej, sporządzane są instrukcje dotyczące pracy biurowej konkretnej organizacji.

4. „Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji”, zatwierdzone decyzją zarządu Rosarkhowa. Można je podzielić na dwie części. Omówiono zagadnienia organizacji pracy urzędu: nazewnictwo spraw, tryb tworzenia spraw w organizacji, wymagania dotyczące rejestracji spraw w przygotowaniu do ich przekazania do archiwum, sporządzanie i przetwarzanie inwentarzy spraw, organizowanie i przeprowadzanie rozpatrywania spraw. wartość dokumentów.

Kolejna część regulaminu obejmuje metodykę pracy z dokumentami znajdującymi się w archiwum organizacji: ich utrwalanie, prowadzenie aparatu odniesienia naukowego dla dokumentów archiwalnych, tryb przygotowania i przekazywania dokumentów do trwałego przechowywania.

Ponadto w służbie przedszkolnych placówek oświatowych organizacji składających dokumenty do archiwów państwowych przydatne są Podstawowe zasady funkcjonowania Archiwów Państwowych Federacji Rosyjskiej, które zawierają sekcje „Pomoc metodologiczna i kontrola nad organizacją dokumentów w pracy biurowej”, „Badanie wartości dokumentów” (6.1.5), „Formularze odbioru dokumentów” itp.

5. Lista standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzonych przez szefa Federalnej Służby Archiwalnej Rosji). Ustala standardowe okresy przechowywania głównych typów dokumentów zarządczych. Uzupełnione wykazami wydziałowymi.

6. Księga kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzona uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 37). Swoim zakresem obejmuje przedsiębiorstwa, organizacje i instytucje otrzymujące środki budżetowe. Bezpośrednim celem spisu jest uregulowanie pracy wykonywanej przez pracowników różnych specjalności, w tym także pracy biurowej. Katalog stanowi podstawę do opracowania opisów stanowisk pracy dla wszystkich kategorii pracowników w organizacji, w tym pracowników placówek wychowania przedszkolnego. Procedura stosowania ujednoliconego katalogu kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i pracowników została zatwierdzona uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji nr 9.

7. Normy czasu dla poszczególnych rodzajów prac kierowniczych, w tym pracy biurowej, zostały opracowane przez Centralne Biuro Standardów Pracy Ministerstwa Pracy.

Standardy czasowe pracy z dokumentami obejmują:

Standardy czasowe pracy nad zautomatyzowaną technologią archiwizacji i obsługą dokumentacji dla organów zarządzających (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 152).
- Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wsparcia dla kadry kierowniczej (zatwierdzone Uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 72).
- struktury kierownicze federalnych władz wykonawczych, zatwierdzone uchwałą Ministra Pracy nr 23.
- Ujednolicone standardy czasu (produkcji) pracy maszynowej (zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Pracy ZSRR i Prezydium Ogólnounijnej Centralnej Rady Związków Zawodowych nr 189/11-64).

Znajomość norm czasowych dla rodzajów wykonywanej pracy pozwala prawidłowo rozdzielić pracę i zaplanować dzień pracy.

Standardy czasu pozwalają rozwiązać wiele problemów związanych z organizacją pracy. Można je wykorzystać na przykład do certyfikacji, ustalenia kategorii specjalisty i określenia specjalizacji pracownika biurowego.

8. Ogólnorosyjskie klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej. Klasyfikatory są obowiązkowe przy tworzeniu państwowych systemów informacyjnych, zasobów informacyjnych i międzyresortowej wymianie informacji. Wykorzystuje się je przede wszystkim przy wypełnianiu standardowych formularzy dokumentów przeznaczonych do przetwarzania maszynowego. Dla obsługi przedszkolnej placówki oświatowej szczególne znaczenie ma Ogólnorosyjski Klasyfikator Dokumentacji Zarządczej (OK-011-93), będący oficjalną nomenklaturą ujednoliconych systemów dokumentacji i ujednoliconych formularzy dokumentów. Zawiera nazwy rodzajów dokumentów i ich kody, które są identyfikatorami form dokumentów i muszą być umieszczone na formularzach i formularzach dokumentów.

Ponadto konieczne jest posiadanie innych klasyfikatorów, których kody mogą być wymagane przy sporządzaniu dokumentów. Na przykład dokumentacja personalna wykorzystuje kody zgodnie z OKIN (Ogólnorosyjski klasyfikator informacji o populacji), OKATO (Ogólnorosyjski klasyfikator obiektów podziału administracyjno-terytorialnego), OKSO (Ogólnorosyjski klasyfikator specjalności według wykształcenia), OKPDTR (Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowniczych, stanowisk pracowniczych i stopni taryfowych) . W dokumentach finansowych często stosuje się ogólnorosyjski klasyfikator walut (OKV) itp.

Regulacja korporacyjna przedszkolnych placówek oświatowych (na poziomie wydziałowym lub indywidualnym) obejmuje następujące dokumenty:

Instrukcje pracy biurowej.
- Regulamin obsługi przedszkolnej placówki oświatowej.
- Opisy stanowisk pracy pracowników przedszkolnych placówek oświatowych.
- Arkusz ujednoliconych formularzy dokumentów.
- Album ujednoliconych form dokumentów.