Uwierzytelniona kopia próbki paszportu. Jeśli potrzebujesz poświadczyć stos dokumentów

We współczesnych organizacjach dość często istnieje potrzeba wykonania kopii określonego dokumentu lub wyciągu z niego. Jednakże takie dokumenty nie będą miały niezbędnej mocy prawnej, dopóki nie zostaną odpowiednio poświadczone. Mając to na uwadze, poniżej chcielibyśmy rozważyć podstawowe zasady samodzielnego poświadczania kopii dokumentów, a także skorzystanie z pomocy notariuszy.

Kiedy należy poświadczyć dokumenty?

Zanim zaczniemy mówić o funkcjach poświadczania kopii dokumentów, nie zaszkodzi wymienić główne sytuacje, w których przedsiębiorstwo może mieć taką potrzebę. Tym samym dzisiaj, zgodnie z prawem, dokumenty przeznaczone dla:

• zgłoszenia do organów podatkowych;
• dystrybucja wśród pracowników, uczestników;
• zgłoszenia do funduszy pozabudżetowych;
• udział przedsiębiorstwa w aukcji, konkursie itp.

Jak poświadczyć dokument przez notariusza?

Jeśli dokumenty regulacyjne wyraźnie stwierdzają, że wymagane jest notarialne poświadczenie kopii dokumentu, nie masz innego wyjścia, będziesz musiał skontaktować się z notariuszem, ponieważ w przeciwnym razie po prostu nie zaakceptuje kopii dokumentu.

W różnych przypadkach może być wymagana notarialność. Na przykład, jeśli mówimy o rosyjskim przedstawicielstwie jakiejś zagranicznej firmy, to aby nie płacić podatku dochodowego, przedsiębiorstwo będzie musiało notarialnie potwierdzona kopia zaświadczenie o rejestracji podatkowej.

Dość często firmy uciekają się do notarialnego przygotowania dokumentów w celu uzyskania licencji.

Zasadniczo, jeśli chcesz, Absolutnie każda kopia dokumentu może zostać poświadczona przez notariusza i bez obowiązku prawnego. Na przykład niektóre przedsiębiorstwa decydują się na taki krok, aby zwiększyć swój szacunek, autorytet i zwiększyć stopień zaufania. Chociaż warto zrozumieć, że jakakolwiek notarialność będzie wymagała od Ciebie dodatkowych inwestycji finansowych, dlatego nadal nie warto się po nią sięgać, chyba że jest to absolutnie konieczne.

W przypadku, gdy w gminie lub osadzie nie ma notariusza i konieczne jest skorzystanie z notarialnego poświadczenia kopii, warto skontaktować się z kierownikiem administracji lub specjalnie upoważnionym urzędnikiem. Faktem jest, że dokumenty poświadczone przez te osoby będą równoznaczne z dokumentami poświadczonymi przez notariusza.

Jak i kiedy możesz samodzielnie poświadczyć dokument?

W przypadku, gdy dokument regulacyjny nie mówi o obowiązkowym poświadczeniu notarialnym, nikt nie będzie wymagał pójścia do notariusza. Mówią o tym dwa dokumenty - paragraf 2 Dekretu Prezydium ZSRR o numerze 9779-X i nowszy GOST R o numerze 6.30-2003. Chociaż zauważamy, że to drugie ma charakter doradczy.

Do samopoświadczenia doskonale nadają się kopie dokumentów sporządzonych bezpośrednio w Twoim przedsiębiorstwie, czyli pisma, zamówienia, dokumenty księgowe itp. Ale kopie innych dokumentów do samopoświadczenia są dostępne tylko wtedy, gdy ich oryginały są przechowywane w Twojej firmie.

W celu samodzielnie potwierdza autentyczność kopii dokumentów, musisz tutaj wprowadzić następujące dane:

1. Napis certyfikujący. W formie takiego napisu zwykle używa się słów „Kopia jest poprawna” lub „Prawda”.
2. Wskaż stanowisko osoby, która poświadczyła kopię. Osobą taką może być szef firmy lub inna osoba przez niego upoważniona. Najważniejsze, że firma posiada dokument (zamówienie, pełnomocnictwo), który potwierdzałby taką możliwość.
3. Podpis urzędnika, który poświadczył kopię. Być może nie trzeba tu żadnych wyjaśnień.
4. Odpis podpisu osoby, która poświadczyła kopię. Dotyczy to nazwiska i inicjałów.
5. Foka. Jeśli mówimy o poświadczeniu przez przedsiębiorcę, który nie posiada pieczątki, to dokument nawet bez pieczątki będzie uważany za poświadczony.
6. Notatka, że ​​oryginał dokumentu znajduje się w organizacji.
7. Data certyfikacji. Wymóg ten jest obowiązkowy, choć w przypadku jego braku sądy często są bardzo pobłażliwe. Dla sprawdzenia wiarygodności przedstawienia istotne jest wskazanie daty. Istnieje zatem możliwość, że dokument będzie z czasem ulegał zmianom.

Podajmy teraz konkretną próbkę poświadczonych kopii dokumentów:

„Zgadza się, oryginał znajduje się w Start LLC.”

Podpis kierownika działu kadr A.I. Petrenko

Podczas poświadczania dokumentu bardzo ważne jest zwrócenie uwagi na jakość oryginału. Jeśli więc tekst jest tutaj nie dość jasny, są tam uzupełnienia lub skreślenia, a także inne nieokreślone poprawki, warto od razu uprzedzić odbiorcę, że kopia może nie zostać od niego przyjęta.

Zwracamy również uwagę, że istnieją dwa sposoby poświadczenia kopii dokumentu. Pierwsza metoda polega na osobnym poświadczeniu każdego arkusza kopii. Druga metoda polega na zszyciu wszystkich arkuszy kopii, ponumerowaniu ich, a następnie poświadczeniu dokumentu na odwrotnej stronie ostatniego arkusza w miejscu, w którym wykonano zszycie. Nawiasem mówiąc, jeśli wybierzesz drugą metodę, będziesz musiał podać liczbę arkuszy. Można to zrobić na przykład w ten sposób: „Kopia na 6 arkuszach jest prawidłowa”.

Jeśli w ramach kontroli podatkowej musisz dostarczyć kopie dokumentów Federalnej Służbie Podatkowej, wówczas zgodnie z obowiązującymi przepisami możesz umieścić na nich ograniczony zestaw szczegółów. Wśród obowiązkowych szczegółów w tym przypadku pojawią się tylko następujące:

• list certyfikacyjny;
• podpis szefa firmy lub osoby przez niego upoważnionej;
• pieczęć firmowa.

Powyższe zasady są wymogami samych organów podatkowych, które są zapisane w odpowiednim zarządzeniu. Nawiasem mówiąc, podobne sytuacje nie są rzadkością w niektórych innych przypadkach. W takich przypadkach najrozsądniejsze jest poświadczenie dokumentów w sposób określony w odpowiednich zarządzeniach.

Jak już powiedzieliśmy, jego duplikat i ekstrakt. Dzisiaj zagłębimy się w temat certyfikacji kopii. Jak poświadczyć kopię dokumentu, aby nawet najsurowsi przedstawiciele agencji rządowych nie mogli znaleźć winy? Jakie informacje należy zawrzeć przy poświadczaniu kopii? Z jakimi dokumentami regulacyjnymi warto się zapoznać?

Obecnie w Rosji obowiązują dwa dokumenty, które mają zastosowanie do wszystkich organizacji i które bezpośrednio określają, w jaki sposób należy poświadczać kopie. Ten:

1. Dekret Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. Nr 9779-x „W sprawie procedury wydawania i poświadczania przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje kopii dokumentów dotyczących praw obywateli” ().

Z tych dwóch dokumentów jedynie Dekret Rady Najwyższej ZSRR ma charakter normatywny. To dobrze, że ma już ponad 30 lat: nikt go nie odwołał, co oznacza, że ​​dekret obowiązuje. Stanowe standardy użytkowania są dobrowolne.

Jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu?

Co wspomniany GOST i dekret mówią o poświadczaniu kopii dokumentów? W rzeczywistości nie ma sprzeczności w ich wymaganiach i zaleceniach. Są rozbieżności. Zwizualizujmy to w tabeli (wszystkie obrazy można kliknąć):

*Jeżeli organizacja korzysta z pieczęci, więcej szczegółów znajdziesz w artykule „Anulowanie pieczęci dla osób prawnych”

Tabela zawiera bezwzględny zbiór danych niezbędnych do poświadczenia wypisów i kopii. Problem w tym, że jeśli zastosujesz się wyłącznie do dekretu, kopia poświadczona według tych zasad najprawdopodobniej nie zostanie przyjęta ze względu na brak możliwości odszyfrowania podpisu. A jeśli postępujesz tylko zgodnie z GOST, osoby zaznajomione z dekretem mogą odnieść się do braku znaku na lokalizacji oryginału. Dlatego zalecenie (dokładnie zalecenie) będzie proste: użyj wszystkich wymienionych elementów znaku, zarówno z GOST, jak i z dekretu. Wtedy naprawdę nikt nie będzie szukał winy. Znak certyfikacji kopii będzie wówczas wyglądał następująco:

Nie można podać numeru sprawy; wymagana jest jedynie nazwa organizacji. To informacja na wypadek, gdyby ktoś musiał jeszcze szukać oryginału. Numer sprawy może być wtedy bardzo pomocny w wyszukiwaniu.

Dekret nie stanowi, że wszystkie niezbędne informacje należy wpisać ręcznie. W GOST nie ma nic podobnego. Dlatego w specjalnym stemplu poświadczającym kopie można umieścić maksymalnie trwałe dane:

Prawo do poświadczania kopii dokumentów

Oprócz informacji o tym, jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu, dekret nakłada na to obowiązek kierownika organizacji lub „upoważnionego urzędnika”. Kluczowym słowem jest „autoryzowany”. Pracownikowi poświadczającemu kopie należy przyznać to prawo. Wzmocnienie można przeprowadzić na różne sposoby.

Kopia dokumentu to dokument, który dokładnie odtwarza format i treść dokumentu oryginalnego. Należy zauważyć, że w niektórych przypadkach za kopię dokumentu można uznać jedynie kopię poświadczoną zgodnie z procedurą określoną przez prawo. W związku z tym bardzo często pojawia się pytanie, jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu.

Kopia pobrana z oryginalnego dokumentu musi odtwarzać wszystkie szczegóły tego dokumentu. W takim przypadku kopię można sporządzić na specjalnym formularzu lub na standardowej kartce papieru. Indeks ewidencyjny, miejsce i data sporządzenia wskazane na kopii muszą dokładnie odpowiadać oryginałowi, niezależnie od tego, kto i kiedy sporządził kopię.

Zapewnienie, że kopia w pełni odpowiada oryginałowi dokumentu, odbywa się za pomocą specjalnych szczegółów. Szczegół ten zawiera: słowo „Prawda” (pisane dużą literą), nazwę oficjalnego stanowiska oraz własnoręczny podpis osoby poświadczającej kopię. Poniżej tych szczegółów wskazana jest data poświadczenia zgodności kopii dokumentu z oryginałem. Przykład:

Prawidłowy
Podpis menedżera HRI. Iwanow
30.08.2010

Jak widać, w znaku potwierdzającym zgodność z oryginałem nie widnieje słowo „kopia”. Wynika to z faktu, że samo słowo „Prawda” w swoim ładunku semantycznym wskazuje, że jest to kopia dokumentu.

Organizacja ma prawo poświadczać kopie wyłącznie własnych dokumentów. Sporządzanie kopii dokumentów wytworzonych przez osoby trzecie jest dozwolone wyłącznie za zgodą upoważnionych osób tych organizacji. Jednocześnie zgoda organizacji zewnętrznych nie jest wymagana w przypadku rozwiązywania problemów związanych z zatrudnieniem obywateli, a także przy rejestrowaniu akt osobowych pracowników pracujących w organizacji.

Jednym z najczęstszych rodzajów kopii są kopie, które w liczbie mnogiej są drukowane na drukarce lub tworzone na maszynie do pisania. Tego rodzaju kopie nazywane są kopiami zwielokrotnionymi. Zatem pierwszy wydrukowany egzemplarz po poświadczeniu (stemplowanie, rejestracja itp.) jest oryginałem, a wszystkie pozostałe kopie są kopiami oryginału.

Jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu

Przyjrzyjmy się więc bliżej, w jaki sposób poświadczana jest kopia dokumentu w oparciu o obowiązujące normy i zasady pracy biurowej.
Poniżej tekstu kopii dokumentu wskazane są następujące szczegóły i informacje:

• lokalizacja oryginału dokumentu – wiele osób pomija ten punkt, chociaż zdecydowanie zaleca się jego wskazanie;
• słowo „True” jest napisem certyfikującym;
• stanowisko osoby poświadczającej kopię;
• podpis osoby upoważnionej potwierdzającej autentyczność kopii;
• odszyfrowanie podpisu złożonego przez urzędnika;
• data poświadczenia autentyczności kopii;
• drukowanie – aby móc wysłać kopię osobie trzeciej.

Przykład prawidłowego poświadczenia kopii dokumentu:

OriGIdentyfikator dokumentu w aktachFaworyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnościąNr 01–03 na rok 2012.
Prawidłowy
Podpis Kierownika Działu HRT. V. Siergiejewa
28.12.2012 Foka

Obecnie nie ma standardów certyfikacji dokumentów zawierających kilka stron jednocześnie. Oznacza to, że nie ma standardów oprawy stron dokumentów, projektowania napisów na naklejkach itp.

Z reguły, jeśli chcesz wykonać kopię wielostronicowego dokumentu, postępuj w następujący sposób:

• wszystkie arkusze są numerowane sekwencyjnie;
• wszystkie arkusze są mocowane metalową zszywką lub nitką;
• na miejsce mocowania nakleja się papierową naklejkę za pomocą kleju biurowego;
• Na naklejce znajdują się dane dotyczące ilości kartek w dokumencie, a także podpis urzędnika poświadczającego wraz z transkrypcją jego podpisu.
• umieszcza się znaczek, którego odcisk nieznacznie zakrywa część naklejki.

Należy zauważyć, że niedozwolone jest nie zszywanie arkuszy dokumentu, ale poświadczanie każdej strony wymaganym „Prawdą” na każdej stronie.

To wszystko - temat prawidłowego poświadczenia kopii dokumentu został w pełni omówiony, jeśli nadal masz pytania - przyjrzyj się bliżej obrazkowi po lewej stronie, a nie będziesz miał już żadnych pytań, jak przygotować kopię dokumentu dokument.

Prawie każdy z nas spotyka się w życiu z sytuacjami, które wymagają dostarczenia dokumentów poświadczonych w określony sposób. Bez takich znaków wykonanie niektórych czynności jest po prostu niemożliwe. Niektóre władze wymagają poświadczenia każdej kartki papieru od innych urzędników.

Co do zasady w wielu przypadkach wystarczający będzie podpis osoby dostarczającej dokumenty. Czasami jednak konieczne będzie zapewnienie odpowiednich oznaczeń pracownikom specjalnym, na przykład notariuszom. Działania takie mają szczególną procedurę i znaczenie prawne.

Dlatego dość często pojawia się pytanie: „Jakie dokumenty należy poświadczyć, jak poświadczyć dokumenty „kopia jest prawidłowa”, kto to robi?” Jeśli spojrzysz na przepisy, odpowiedzi są dość proste.

Kopia dokumentu

Przede wszystkim należy zdecydować o samej koncepcji, która w artykule zostanie uznana za występującą. Kopia dokumentu jest całkowitym i identycznym odtworzeniem informacji z oryginału. W takim przypadku forma, treść i porządek prezentacji danych zostają zachowane, jednak opracowanie nie ma mocy prawnej.

Uwierzytelniony odpis to ten sam dokument, co właśnie omówiono, ale ze specjalnymi oznaczeniami, które dają mu podstawę prawną do działania.

Dość często zdarza się, że za duplikat danego oryginału uznawana jest jedynie kopia posiadająca specjalny certyfikat. Sama kserowana kartka papieru nie odgrywa absolutnie żadnej roli w niektórych stosunkach prawnych.

Formularz kopii dokumentu

Istnieją przepisy prawne, które określają szczególne wymagania wobec dokumentu, zwanego kopią. Należą do nich:

• zachowanie formy i treści;
• reprodukcja wszystkich szczegółów;
• rejestracja na zwykłym arkuszu lub papierze firmowym (w zależności od sytuacji);
• zachowanie daty, indeksu, adresu zgodnie z oryginałem, niezależnie od tego, gdzie taka kopia została wykonana.

Oznacza to, że duplikat musi być identyczny. Nie może zawierać informacji, których nie było w dokumencie oryginalnym. Ważne jest zachowanie całej kolejności prezentowanych informacji.

Rodzaje kopii

Obecnie można wyróżnić dwie formy duplikatów:

• kopia wykonana środkami technicznymi;
• nowo utworzony dokument.

Pierwsza opcja jest zwykle wykonywana za pomocą kserokopiarki. W takiej sytuacji oryginał jest po prostu kopiowany i poświadczany przez upoważnione osoby.

Druga metoda charakteryzuje się tym, że na podstawie oryginalnej wersji tworzony jest nowy dokument, który w pełni jej odpowiada. Nie korzysta z kopiowania technicznego, ale podejmuje te same możliwości tworzenia co oryginał.

Poświadczenie duplikatu

Dość często pojawia się pytanie, jak poświadczyć kopię dokumentu. Ramy regulacyjne przewidują szereg przypadków, w których duplikaty muszą koniecznie zawierać specjalne znaki. Znaki takie potwierdzają wierność dokumentu i jego tożsamość z oryginałem.

Jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu? W zależności od sytuacji, dla której wydawany jest duplikat, istnieją trzy formy opatrzenia potwierdzenia zgodności prawnej kopii dokumentu. Należą do nich:

• poświadczenie notarialne;
• oznaczanie przez agencje rządowe;
• potwierdzenie tożsamości przez osobę prywatną.

Pierwsza możliwość polega na skorzystaniu z usług notarialnych. Przykładowo, aby dostarczyć dokumenty do niektórych spraw rejestrowych przez pełnomocnika, konieczne jest posiadanie kopii poświadczonej przez takiego urzędnika.

W niektórych przypadkach dana osoba ma prawo do posiadania dokumentów poświadczonych przez agencje rządowe. Co do zasady w takiej sytuacji moc prawna duplikatu będzie taka sama, jak w przypadku skorzystania z pierwszej opcji. W tym celu należy skontaktować się z biurem mieszkaniowym, dziekanatem itp.

Dość często, aby nadać kopii moc prawną, wystarczy, że dyrektor organizacji lub inna upoważniona osoba osobiście odnotuje, że duplikat odpowiada oryginałowi dokumentu.

Certyfikacja dokumentu w organizacji

Osoby prawne mogą samodzielnie umieszczać odpowiednie oznaczenia na duplikatach. Aby to zrobić, przede wszystkim musisz znać formę i kolejność napisów, które muszą być obecne. W takim przypadku prawo do poświadczania kopii dokumentów przysługuje pracownikom spółki zajmującym stanowiska kierownicze i do których obowiązków należą takie czynności.

Kolejność zaznaczania:

• lokalizacja oryginalnych dokumentów;
• potwierdzenie poprawności („prawda”);
• nazwisko i inicjały osoby dokonującej podpisu certyfikującego;
• data sporządzenia kopii;
• podpis;
• foka.

Dość często brakuje pierwszego punktu. Ale ten znak jest szczególnie ważny w przypadkach, gdy duplikat jest przesyłany władzom federalnym. Wymagają takich informacji, dlatego ich podanie jest obowiązkowe w procesie rejestracji prawnej.

Certyfikacja dokumentów zawierających dwa lub więcej arkuszy

Jak poświadczyć kopię dokumentu składającego się z kilku stron? W tym celu przepisy przewidują specjalne zalecenia, których należy przestrzegać.

Pierwszym krokiem jest ponumerowanie każdej strony tworzącej kopię. W tym przypadku nie ma znaczenia, gdzie dokładnie pojawią się oznaczenia cyfrowe. Najważniejsze, że odpowiadają oryginałowi. Wszystkie arkusze należy spiąć ze sobą zgodnie z numeracją dokumentu. Można je zszyć razem za pomocą nici lub zszywki żelaznej. Punkt połączenia powinien znajdować się na tej części papieru, na której nie ma tekstu. Zwykle znajduje się to po lewej stronie strony.

W miejscu wyjścia nitki lub zszywki należy przykleić specjalną kartkę papieru, na której zostanie podana liczba arkuszy i podpis urzędnika. Ponadto konieczne jest umieszczenie pieczęci, ale tak, aby jedna jej część znajdowała się na arkuszu wskazującym numery stron, a druga na samym dokumencie.

Ponadto przepisy przewidują możliwość niesklejania ze sobą stron dokumentu wieloarkuszowego. Jednak w tym przypadku każdy egzemplarz składowy musi być oznaczony odpowiednimi oznaczeniami, które wskazują na poprawność duplikatu.

Poświadczenie dokumentu przez notariusza

Jak poświadczyć kopię dokumentu, do którego pracownicy organizacji nie mają uprawnień? W takich przypadkach osoba będzie musiała skorzystać z usług notariusza. To właśnie taki pracownik ma prawo nanieść oznaczenia wskazujące na identyczność duplikatu dokumentu z jego oryginałem. Można się nim jednak zająć nie tylko w przypadkach, gdy jest to wyraźnie określone w prawie. Obywatele i organizacje mają prawo do potwierdzenia tożsamości w formie notarialnej nawet tych dokumentów, które można poświadczyć w inny sposób. Tyle, że w tym przypadku nie ma pewności, że coś zostało zrobione źle.

Notarialnie poświadczone kopie dokumentów są bezsporne. Jeżeli urzędnik organizacji mógł popełnić błąd przy dokonywaniu odpowiednich znaków, jest to niedopuszczalne w przypadku notariusza. Dlatego przy przekazywaniu poświadczonego w ten sposób dokumentu nie pojawią się żadne pytania.

Procedura poświadczania duplikatu

Każdy notariusz wie, jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu. Aby mógł potwierdzić tożsamość duplikatu, konieczne jest podanie:

• oryginalny;
• kopia;
• dokument potwierdzający tożsamość osoby, która zwróciła się do notariusza.

W pierwszej kolejności urzędnik sprawdza poprawność kopii dokumentu i jego pełną zgodność z oryginałem. Po stwierdzeniu tego faktu notariusz sporządza adnotacje zawierające jego imię i nazwisko, słowo „prawdziwe”, datę, pieczęć, numer zaświadczenia.

Po dokonaniu wszystkich czynności osoba, która zwróciła się do kancelarii notarialnej, wpisuje się do specjalnego dziennika, w którym prowadzony jest rejestr wszystkich wniosków obywateli i osób prawnych.

Uzyskanie kopii dokumentu poświadczonej przez notariusza jest dość proste i nie zajmuje dużo czasu. Oprócz dostarczenia wszystkich niezbędnych dokumentów i opłacenia takich działań, nie jest wymagane nic.

Ile kosztuje poświadczenie kopii dokumentu?

Jeśli mówimy o cenie takich działań, należy zauważyć, że wszystko zależy od tego, kto jest zaangażowany w proces.

Jeśli chodzi o samą organizację lub organy państwowe, procedura ta jest bezpłatna. Nie ma potrzeby dokonywania odrębnych płatności za takie działania.

Notarializacja ma swoją cenę. Wymyśliliśmy, jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu, ale nie ustaliliśmy, ile to będzie kosztować. W tej sytuacji wszystko zależy bezpośrednio od tego, który notariusz dokona potwierdzenia tożsamości. Jeśli jest to pracownik rządowy, taryfy będą niższe. Jeśli dana osoba zwróci się do prywatnego notariusza, będzie musiał zapłacić więcej.

Znaczenie praktyczne

Dostarczenie kopii prawnej jest ważne. Przede wszystkim objawia się to tym, że taki dokument może pojawić się w sprawach zamiast oryginału, potwierdzając przy tym określone fakty.

Wystarczająco dużo powiedziano o tym, jak poświadczyć kopię dokumentu. Najważniejsze jest, aby pamiętać o kolejności zaznaczania i informacjach, jakie powinny się w nim znaleźć.

Jak poświadczyć kopie dokumentów? Próba nie jest ustalana na poziomie legislacyjnym. Dlatego konieczne jest poznanie wszystkich zasad opisanych powyżej i przestrzeganie ich. Możesz zobaczyć mniej więcej, jak to powinno wyglądać na powyższym zdjęciu.

Jak używać pieczęci „True” i „True Copy” do poświadczania kopii dokumentów na żądanie pracownika, na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Z artykułu dowiesz się:

Jak prawidłowo poświadczyć dokumenty na żądanie pracownika pieczątką „Kopia jest zgodna z prawdą”.

Pracownicy mogą żądać od pracodawcy, aby byli oni bezpośrednio związani z wykonywaną przez nich działalnością zawodową. Warto wziąć pod uwagę, że wydawane kopie muszą w pełni odtwarzać oryginalne informacje i cechy zewnętrzne. Racjonalne jest wykonanie ich za pomocą środka technicznego - kserokopiarki. Jeżeli tak jest, kopia będzie miała moc prawną (z uwzględnieniem art. 62 Kodeksu pracy).

Na dokumencie sporządzonym za pomocą kserokopii wystarczy oznaczyć „Prawidłowy” i „Kopia jest prawidłowa”, ponadto urzędnicy odpowiedzialni za wystawienie kserokopii muszą ostemplować:

Nie przegap: dużych zmian w pracy HR

Który został przyjęty i wszedł w życie w tym miesiącu.

• Twój podpis;
• odszyfrowanie podpisu ze wskazaniem nazwiska i inicjałów;
• data bezpośredniej certyfikacji;
• oficjalna pieczęć organizacji.

Pobierz dokumenty na ten temat:

Jest to dokładnie procedura ustalona w odpowiednim paragrafie 3.26 GOST R 6.30-2003, dokument został zatwierdzony uchwałą Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 r. pod numerem 65-art. Należy także pamiętać, że jeśli kserokopia żądanego dokumentu składa się z kilku arkuszy, wówczas wszystkie strony muszą być uwierzytelnione i wskazana ich liczba. Przeczytaj artykuł w czasopiśmie elektronicznym „Wydanie zeszytu ćwiczeń pracownik na jakiś czas”

Jak poświadczyć dokumenttrue: „Kopia jest poprawna”

Ważny! Pracodawcy coraz częściej wystawiają wypis: z książeczki pracy lub z konkretnego zlecenia. Na poziomie legislacyjnym nie ma szczegółowych wymagań co do zasad sporządzania wyciągów z dokumentów, należy jednak wziąć pod uwagę sposób prawidłowego poświadczania dokumentów „Kopia jest prawidłowa”, koncentrując się na prezentowanej próbie.

Jeżeli dodatkowo potrzebujesz potwierdzenia faktu, że pracownik pracuje w organizacji, to na ostatniej stronie egzemplarza skoroszytu, pod wszystkimi wpisami, wpisz aktualną datę oraz wpis: „Dotychczas pracuje”. Pod nim kierownik organizacji lub upoważniony przez niego pracownik wskazuje swoje stanowisko, składa własnoręczny podpis, transkrypcję podpisu i pieczęć...

Nie ma potrzeby wydawania nowego zamówienia. Następnie pojawia się tekst żądanego wyciągu, który w całości lub w części odtworzy informacje zawarte w oryginale. Pod tekstem należy wskazać stanowisko osoby upoważnionej, która podpisała oryginał, wpisać swoje inicjały i nazwisko. Pracownik nigdy nie składa osobistego podpisu na oświadczeniu. Aby dokument miał moc prawną, musi zostać poświadczony.

Nie ma specjalnej procedury certyfikacji, odpowiednio wyciągu (podstawą jest klauzula 3.26 GOST R 6.30-2003, zatwierdzona uchwałą Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 r. pod numerem 65-st). Biorąc pod uwagę pytanie jak poświadczyć kserokopię dokumentu, należy oprzeć się na obowiązującym prawie.

Czy na kopiach dokumentów do akt osobowych konieczne jest opatrzenie pieczęcią „za zgodność z oryginałem”?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami kopie dokumentów przechowywanych przez pracownika. Na przykład w dokumentach regulujących głównych pracowników, a mianowicie urzędników służby cywilnej, dla których jest to pozycja obowiązkowa, stosuje się sformułowania takie jak „kopie”, a nie „poświadczone kopie” (zgodnie z dekretem Prezydenta Rosji Federacji z dnia 30 maja 2005 roku pod numerem 609).

Biorąc powyższe pod uwagę, można stwierdzić, że nie ma konieczności poświadczania kopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracownika. Jednak w praktyce zwykłe kopie nie mają znaczenia prawnego, szczególnie w przypadku dokumentów, które zostały przedstawione przez pracowników organizacji zewnętrznych lub innych instytucji, dlatego zaleca się ich poświadczenie pieczątką „Kopia jest prawidłowa” ze wszystkimi szczegółami odpowiedzialne osoby, które przygotowały dokument. I dopiero po zapewnieniu złóż go w aktach osobowych pracownika.

Odpowiednio poświadczony dokument wskaże bezpośrednią datę rejestracji i pomoże funkcjonariuszom personelu w zakresie istotności wszystkich informacji, ponieważ można wprowadzić korekty w stosunku do oryginału. Aby kopia miała moc prawną, konieczne jest spełnienie odpowiednich wymagań określonych w GOST R 6.30-2003, przyjętych i wprowadzonych w życie uchwałą Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 r. numer 65-art.

Obecnie obowiązuje kilka dokumentów odzwierciedlających procedurę poświadczania kopii pieczęcią „Kopia jest prawidłowa”, są to:

• GOST R 6.30-2003 (na podstawie klauzuli 3.26);
• Dekret Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r., nr 9779-x.

Ważny! Od 1 lipca 2018 r. wejdzie w życie nowy GOST R 7.0.97-2016. Zastąpi ona aktualnie obowiązującą GOST R 6.30-2003.

Próbka pieczęci „Kopia jest prawdziwa” i poświadczenie kopii zgodnie z nowym GOST

Znak na poświadczeniu kopii dokumentów na pieczęci „Kopia jest prawidłowa” umieszcza się pod odpowiednim atrybutem „Podpis” lub na dolnej krawędzi arkusza, jeżeli dokument został złożony bez podpisów. Wprowadzono kilka możliwości oznaczenia poświadczenia kopii. Wszystko zależy od celów, do jakich jest potrzebne. Na egzemplarzu przeznaczonym do użytku wewnętrznego należy wpisać „Poprawne”, oznaczyć stanowisko osoby upoważnionej i umieścić podpis osobisty, a także transkrypcja: imię i nazwisko, data certyfikacji (podstawa to klauzula 5.26 GOST R 7.0.97-2016).

Ważny! Przy poświadczaniu kopii zaświadczeń lub dokumentów w firmie od 1 lipca 2018 roku zaleca się dodatkowo wskazać miejsce przechowywania oryginału, z którego sporządzono kopię: „Oryginał znajduje się w aktach nr.... dla... rok." Dopiero po tym konieczne jest umieszczenie pieczątki, jeśli firma z niej korzysta.

Jeżeli organizacja nie uwzględnia w nomenklaturze dokumentacji pracowniczej, w notatce dotyczącej miejsca przechowywania dokumentów możesz wskazać, że oryginał określonego dokumentu znajduje się w dziale personalnym innego przedsiębiorstwa.

Aby wygodnie było zaprojektować duży ilość dokumentów, niektóre firmy produkują odpowiednią pieczątkę z trwałą informacją. Tę procedurę zaleca się stosować od 1 lipca 2018 r. w przypadku wszystkich kopii dokumentów personalnych, w tym.

Pieczątki i pieczątki działu kadr: kiedy stosować, co wskazać na odcisku, jak przechowywać

Aby ułatwić sobie pracę, wykonaj dodatkową pieczątkę lub stemple. Wyeliminuje to konieczność każdorazowego kontaktu z przełożonym czy działem księgowości. Dla oficera personalnego wygodnie jest mieć własną pieczęć do poświadczania umów o pracę, zapisów doświadczenia zawodowego, powiadomień i raportów dla działów i funduszy. Znaczek przyda się nawet jeśli firma odmówiła druku. Pracując z dokumentami personalnymi, możesz użyć pieczęci organizacji lub dodatkowych pieczęci, a także różnych pieczątek. Foki mają ten sam status prawny. Tym samym pieczęć organizacji poświadcza autentyczność podpisu szefa firmy (klauzula 71 GOST R 7.0.8-2013)...

Znaki stempluje się w taki sposób, aby nie zakrywały podpisu osoby upoważnionej lub umieszcza się je w miejscu oznaczonym „MP” (podstawą jest klauzula 5.24 GOST R 7.0.97-2016). Norma nie określa, czy odcisk pieczęci można uchwycić poprzez wskazanie położenia. Pieczęć dostarczana jest po całkowitym przygotowaniu dokumentu. Dlatego lepiej, żeby chodziło o samą nazwę stanowiska. Przepisy dotyczące danych osobowych umieszcza się bezpośrednio pod oznaczeniem organizacji (terytorium lub regionu, regionu) na formularzach urzędników, szefów organów rządowych, gmin ( podstawą jest klauzula 5.7 GOST R 7.0.97-2016 ). Na przykład „DYREKTOR”.

Umożliwia wizualizację dokumentu. Oznaczenie to umieszcza się w miejscu, w którym powinien znajdować się oryginalny (żywy) podpis na papierowych odpowiednikach.

Podczas poświadczania dokumentów elektronicznych stempel (próbka) „Kopia jest prawidłowa” zawiera następujące dane:

• informację, że dokument jest podpisany podpisem elektronicznym;
• numer certyfikatu klucza podpisu;
• Imię i nazwisko właściciela takiego certyfikatu;
• okres ważności odpowiedniego certyfikatu.

Rekwizyty mogą zawierać także godło firmy lub odpowiedniego organu władzy publicznej, znak towarowy lub znak usługowy. Ważne jest, aby wszystkie elementy były widoczne i czytelne. Specjaliści HR powinni uczyć się w odpowiednim czasie. Pozwoli to uniknąć poważnych błędów i dalszych nieporozumień. Zawsze należy pamiętać, że błędnie poświadczona kopia podczas weryfikacji może spowodować zwiększoną uwagę inspektorzy pracy, a także przyczynę sporu.