Понятие и предмет документоведения. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ, научная дисциплина, изучающая способы и закономерности образования документов, принципы организации работы с ними - от создания (получения) до уничтожения или передачи на архивное хранение. За рубежом документоведение не рассматривается как самостоятельное научное направление, а данные вопросы изучаются в курсах информатики или менеджмента управления документацией. В России документоведение зародилось в середине - 2-й половине 19 века; в работах Н. В. Варадинова, В. Н. Вельдбрехта, Ф. Н. Наливкина и И. И. Рихтера предпринята первая попытка систематизации делопроизводственной документации, составления правил оформления документов, выделения этапов их движения, применения десятичной классификации к документам, создаваемым в учреждениях. Представление о документе как носителе информации расширило появление новых способов документирования: фотографии (1839), звуковой записи (1877), кинозаписи (1895), которые стали существовать наряду с традиционными бумажными носителями. В 1920-х - начале 1930-х годов в сферу управления активно внедрялась научная организация труда (НОТ). Большое внимание в работе АО «Бюро организационного строительства "Оргстрой"» (образовано в 1925 при ЦКК - Наркомате РКИ СССР) и Государственного института техники управления (1926) уделялось вопросам стандартизации форм документов, а также применяемых при их создании материалов (бумага, лента для пишущих машин, чернила) и средств (ручки, перья, механические приспособления). Были разработаны первые стандарты на отдельные виды документов. Разработанный Государственным институтом техники управления проект «Общие правила документации и документооборота» можно считать первой научной попыткой создания в стране единой системы делопроизводства. С отказом от разработки НОТ как направления (начало 1930-х годов) и закрытием Государственного института техники управления (1932) работы по изучению документа и технологии работы с ним были свёрнуты.

В 1960-е годы резкое увеличение числа документов потребовало внедрения средств механизации, а затем автоматизации, что, в свою очередь, вызвало необходимость углублённого изучения документа, его унификации и стандартизации и приведения к единообразию технологии его обработки. В 1960 годы в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ, ныне ИАИ в составе РГГУ) образована первая в СССР кафедра документоведения. Постановлением СМ СССР от 25.7.1963 Главное архивное управление при СМ СССР было назначено головной организацией для координации работ по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); в 1966 году образован Документоведения и архивного дела институт. Постановлением СМ РСФСР от 8.5.1964 в МГИАИ открыт факультет государственного делопроизводства. Документоведение стало складываться как самостоятельная научная дисциплина, связанная с практическими потребностями улучшения работы государственного аппарата. Дальнейшее развитие документоведения происходило на стыке многих научных дисциплин (архивоведения, дипломатики, источниковедения, палеографии, сфрагистики, правоведения, языкознания, информатики и др.). В МГИАИ разработан курс документоведения, из которого постепенно выделяются отдельные дисциплины - организация и технология документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, документная лингвистика, оргпроектирование. В 1987 году постановлением коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР в МГИАИ создано Учебно-методическое объединение по специальности «документоведение и документационное обеспечение управления». Постановлением Государственного комитета СМ СССР по науке и технике от 4.9.1973 одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (последняя редакция - 1988), которые явились результатом научных и практических работ по документоведению. Тогда же создан комплекс государственных стандартов на управленческой документации (в первую очередь, организационно-распорядительной). С середины 1990-х годов развитие документоведения происходит в условиях возникновения новых форм экономических отношений и повсеместного внедрения компьютерных технологий. С 1993 Институт Документоведения и архивного дела при участии ИАИ РГГУ ежегодно проводит международные конференции по документоведению - «Документ в информационном обществе». С 1997 года издаётся специализированный журнал «Делопроизводство». В начале 2000-х годов более 100 российских вузов, в которых созданы специальные кафедры, готовят специалистов по документоведению и документационному обеспечению управления. В 1977, 1988, 2006 публиковались учебные пособия (М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова, Я. З. Лившиц).

Лит.: Митяев К. Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. 1964. № 2; Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Вопросы формирования теории Документоведения // Развитие советского Документоведения (1917-1981). М., 1983; Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М., 2002; Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004; Кузнецова Т. В. Введение в специальность Документоведение и документационное обеспечение управления. М., 2006.

Теория документоведения . Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах .

Таким образом, складывалась теория документоведения.

Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD -дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

Документоведение тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими.

Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

Источники в документоведении . Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др. .

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ- ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее

время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин- формационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин- формации в информационные ресурсы. Документирование ин- формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в annapame управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов - совокупность действия , обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела - гpynnupoванue исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.2

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».з

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации. предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресности, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во- вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая: все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Одним из основных вопросов, связанных с определением той или иной научной дисциплины, является характеристика ее с точки зрения параметров, присущих любой науке. К таким параметрам относятся: объект, предмет и структура науки, ее связь с другими науками, место в системе наук, методы науч­ных исследований. Важное значение имеет также рассмотре­ние истории формирования данной науки, анализ главных концепций относительно ее объекта и задач.

Прежде чем приступить к конкретным вопросам дадим рабо­чую дефиницию документоведения: это - наука о документе, ис­следующая процессы создания и функционирования документов.

8.1. Основные этапы развития и главные концепции документоведения

Документоведение, как знание о документе вообще, имеет древние корни: почти с того времени, когда возникли сами до­кументы, люди начали накапливать знания о том, как созда­вать документы, как их оценивать, как обращаться с ними. Но эти знания возникали отдельно на различных участках и на­правлениях создания и использования (в том числе хранения и распространения) документов 1 .

Научное оформление знаний о документе происходит в XVII-XVIII вв. Изучением официальных и частных докумен­тов юридического содержания стала заниматься дипломатика, оформившаяся в научную дисциплину во Франции в XVII в.

Одновременно формируются несколько специальных исто­рических дисциплин, направленных на исследование доку­ментов как исторических источников. Они получили общее название - историческое источниковедение. В его составе выделилось несколько вспомогательных исторических и фило­логических дисциплин: палеография - исследует историю письма (способ написания, форму букв, особенности материа­ла, на котором писали, и т. п.), его эволюцию и характерные особенности; сфрагистика - изучает печати, которыми скреп­лялись письма и удостоверялись грамоты; текстология - ис­следует произведения письменности, литературы и фольклора, исторические документы для установления точного текста и дальнейшего изучения их, комментирования и опубликова­ния; археография изучает теорию и практику издания пись­менных исторических источников, разрабатывает принципы и методы опубликования исторических документов. К докумен-товедческим знаниям можно отнести и книговедение, или биб­лиографию (эти понятия сначала трактовались как синони­мы), начинающую развиваться в XVIII - начале XIX в. Но отдельной научной дисциплины, объектом которой был бы лю­бой документ, долгое время не существовало.

Лишь в начале XX в. возникла документациопная наука, основателем которой был бельгийский ученый Поль Отле. П. Отле называл документацией как практическую деятель­ность по сбору, хранению и использованию документов, так и научные исследования этой деятельности. Вместе с тем он предложил и отдельное название для научной деятельности:

документология, или библиология. В связи с отождествлени­ем документа и книги он считал синонимичными названия "документология" и "библиология". П. Отле заложил теорети­ческие основы документологии во многих статьях, моногра­фии "Трактат о документации" (1934 г.), а также в практичес­кой деятельности Международного института документации и, позже, Международной федерации по документации.

Идеи документации нашли широкое распространение, были одобрены и поддержаны многими исследователями, имевши­ми дело с документами различного происхождения: библио­течного, архивного, музейного.

В начале 50-х годов XX в. на базе документации возникает новое научное направление: наука об информации, или ин­формационная наука (information science ). Ее возникновению способствовала разработка теории коммуникации (или теории информации) в конце 40-х гг. XX в. (основатели - Норберт Ви­нер, Клод Шеннон).

Сторонники информационной науки подчеркивали, что ра­бота с документами не является самоцелью, что ее главная цель - фиксация, сохранение и использование информации, содержащейся в документах. В связи с этим документацион-ная наука трансформируется, даже по названию, в докумен-тационно-информационную науку, а Международная феде­рация по документации - в Международную федерацию по информации и документации (в настоящее время - Междуна­родная федерация по информации).

Постепенно "документационная" часть названия науки утрачивается, она превращается в сугубо "информационную науку", информатику как науку, которая "изучает законо­мерности информационных процессов в социальных комму­никациях" 1 . Документ стал частью объекта информатики, поскольку именно документы являются основным источни­ком информации и обязательной составляющей информаци­онных процессов в обществе.

В 60-е годы XX в. информатика развивалась преимущест­венно как научная информатика, изучавшая процессы научно-информационной деятельности и, соответственно, научные документы (или документы как источники научной информа­ции).

Общие закономерности создания и использования докумен­тов в 60-70-е годы XX в. начала изучать документалистика (наиболее известный российский представитель этого направ­ления - Геннадий Григорьевич Воробьев) 1 . Заинтересован­ность документом возникла в связи с необходимостью изуче­ния новых, компьютерных, документов, которыми в то время были перфокарты и перфоленты. Однако это научное направ­ление впоследствии не получило широкого распространения.

С конца 40-х годов XX в., а особенно интенсивно с 60-х годов начало развиваться документоведение в рамках подготовки специалистов по архивному делу. Раньше документоведческие знания были вкраплены в разные архивоведческие дисципли­ны. Главной целью новой научной дисциплины стало изучение процессов подготовки управленческих документов, которые после выполнения своих основных функций попадают на хра­нение в архив. Вместе с тем в пределах этого научного направ­ления ставились и рассматривались вопросы общего характера об определении документа, его функциях, методах исследова­ния и совершенствования документов, а также о научно-техни­ческой документации, кинофотофонодокументах, машиночи­таемых документах и других, попадающих на хранение в архивы.

В 70-80-е годы XX в. специалисты по библиотековедению (Ю.Н. Столяров) и библиографоведению (О.П. Коршунов) вво­дят понятие "документ" в терминосистему этих наук. Посте­пенно осознается необходимость преподавания документо-ведения будущим библиотекарям-библиографам. В пределах библиотечно-библиографического образования зарождается новое направление документоведения, изучающее общие про­блемы документа. При этом книга рассматривается как вид документа. Конечно, это направление не такое уж "новое", пото­му что опирается на идеи документации (документологии), разрабатывавшейся Полем Отле в начале XX в., но в связи с временным прекращением документологических исследова­ний в 40-60 годы XX в. оно воспринимается как нечто новое, не присущее "традиционному" документоведению. Процесс оформления этого направления происходит в 90-е годы XX в. Разными авторами создаются учебные программы, выходит учебник Н.Н. Кушнаренко "Документоведение" 1 , публикуют­ся статьи и рецензии, обсуждается понятийный аппарат доку­ментоведения.

В настоящее время в Украине господствуют две главные кон­цепции документоведения, которые С.Г. Кулешов предлагает называть "общим документоведением" (то есть изучающим об­щие проблемы определения и функционирования документа во всех сферах общественной деятельности) и "традиционным (или специальным) документоведением" (изучающим докумен­ты, создаваемые в сфере управления, которыми занимается де­лопроизводство и которые после выполнения своей основной функции поступают для хранения в архивы) 2 . Утверждая это, мы имеем в виду трактовку документоведения широким кру­гом специалистов, имеющих дело с документами разных видов, а также смысловое наполнение учебных курсов по докумен­товедению в разных учебных заведениях. Существенный вклад во внедрение идей общего документоведения внес учебник Н.Н. Кушнаренко, ставший практически доступным всем же­лающим благодаря неоднократным переизданиям.

Михаил Семенович Слободяник считает, что в настоящее время в Украине существуют три концепции документоведе­ния: "расширенная (Н.Н. Кушнаренко), специализированная (С.Г. Кулешов), информационная (М.С. Слободяник), в основу которых положено разное понимание сущности, структуры и других базовых понятий документоведения и его места в систе­ме наук" 1 . На наш взгляд, перечисленные концепции являют­ся разновидностями общего документоведения, потому что все они признают единую (широкую) трактовку документа как объекта документоведения. Дискуссии, происходящие между представителями данной концепции, являются свидетельс­твом недостаточной разработанности, несогласованности от­дельных положений и в конечном итоге должны привести не к разветвлению общего документоведения, а к его обогащению позитивными моментами из каждого подхода. Следует отме­тить, что именно благодаря развитию общего документоведе­ния в конце XX - начале XXI в. произошло значительное обо­гащение его теории, распространение его идей даже среди представителей "традиционного" (управленческого) докумен­товедения 2 .

В настоящее время представители общего документоведе­ния пришли к выводу о необходимости изменить его название на "документологию", чтобы избежать беспредметных дискус­сий о том, какое документоведение "правильное" и "традици­онное". В частности, Ю.Н. Столяров писал: "...существует объ­ективная необходимость в создании специальной научной дисциплины, изучающей структуру и функции всякого, како­го бы то ни было, документа во всех его связях и опосредовани-ях. Назовем эту дисциплину документологией" 3 . Переимено­вание общего документоведения в документологию могло бы быть сугубо техническим, терминологическим решением, призванным снять существующие противоречия между общим и управленческим документоведением.

Это предложение украинские ученые встретили практичес­ки без возражений, однако возникла потребность в согласова­нии принятых ранее решений о трактовке научной и учебной дисциплины "документоведение", специальности "Докумен-товедение и информационная деятельность", представлений о структуре документоведения и месте в ней (или вне ее) доку-ментологии и другие теоретические и практические проблемы. Несколько противоречивой была позиция М.С. Слободяника, который, с одной стороны, признал, что "переименование од­ного из направлений науки о документе является возможным с тактической точки зрения вариантом снятия определенного напряжения в нашей профессиональной общественности", а с другой - побаивался, что такое переименование может услож­нить переход от документоведения как комплекса научных дисциплин к единой, интегрированной науке о документе и к дискуссии о соотношении документоведения и документоло-гии 1 . Вместе с тем, М.С. Слободяник активно включился в на­званную дискуссию и фактически признал документологию как новое название науки о документе, не только в широком значении, но и относительно всех видов и типов документов, включая управленческую документацию и делопроизводство.

Вторым "болевым моментом" в развитии документоведения является его соотношение с книговедением как наукой и учеб­ной дисциплиной. По этому вопросу развернулась непримири­мая дискуссия 2 , которая, на наш взгляд, несколько преувеличивает противоречия между этими науками и невозможность их одновременного сосуществования и развития.

Итак, в начале XXI в. наука о документе переживает период бурных дискуссий и превращений, которые в конечном итоге должны содействовать ее последующему развитию и утвержде­нию.

Раздел 1: Документоведение, как научная дисциплина. объект, предмет, задачи, методы, терминосистема

1. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

"Документоведение" – наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

1) единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;

2) общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;

3) единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

1. теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;

2. выработка рациональных норм организации ДОУ.

2. Методы документоведения.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения технологией ДОУ. Без знаний основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решить вопросы составления и обработки документов, классификация документированной информации и др.

В документоведении получили распространение методы:

- общенаучные (системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические, статистические методы),

- частные (описание, анализ, классификация и т.д.);

- специальные (стандартизации; унификации; оптимизации; однократности; экспертизы ценности).

Стандартизация – деятельность по установлению единых норм, правил и характеристик.

Унификация – приведение объектов, процессов, технологий и процедур к единообразию.

Объектом унификации в документоведении являются документы (форма,

и содержание), состав (системы документации), процессы документирования, технология работы с документами.

Метод оптимизации – предусматривает выбор наиболее рациональной технологии, сведение к минимуму путей движения документа в организации, учреждении, предприятии (документооборота).

Метод однократности подразумевает однократность всех делопроизводственных операций, исключения их дублирования.

Метод экспертизы подразумевает экспертизу ценности документов, которая проводится в делопроизводстве неоднократно. Главная ее цель – отбор документов для последующего хранения или к уничтожению.

3. Терминосистема документоведения.

Как всякая научная дисциплина документоведение имеет свои основные базовые понятия, которые составляют ее понятийный аппарат или терминосистему.

Понятия – основа любой научной дисциплины, представление о наиболее существенном в явлениях и предметах, которые она изучает. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

Дефиниция – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.

Поэтому, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение.

Терминологию своей профессиональной деятельности специалисту надо знать и уметь применять. Оперирование терминами, является одним из отличий профессионала от дилетанта.

Употребление терминов в любой профессиональной области должно быть стабильным, а терминосистема – устойчивой. Эта устойчивость терминосистемы достигается ее нормированием в государственных стандартах. Стандарт устанавливает строго однозначную систему терминов, обязательную к применению и не допускающую искажений или иного толкования.

Таким терминологическим стандартом в области ДОУ является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.». Стандарт содержит 140 терминов из области ДОУ и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

4.Связь документоведения с другими научными дисциплинами.

Документоведение тесно связано с другими научными дисциплинами. Прежде всего с архивоведением, из которого, как принято считать, документоведение «выросло». Архивоведение – наука, изучающая организацию хранения и использования архивных документов.

Документоведение связано с историческими дисциплинами, используя накопленный ими опыт изучения документа: источниковедением, дипломатикой, археографией.

Источниковедение – специальная историческая дисциплина, изучающая документ как исторический источник.

Дипломатика (греч. «диплом») – вспомогательная историческая дисциплина, изучающая форму документа ее изменение в процессе исторического развития.

Археография – научно-методическая дисциплина о собирании, описании и издании документальных памятников.

Документоведение связано с теорией управления, экономическими, информационными и правовыми дисциплинами, психологией, статистикой, лингвистикой. Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный этими науками, и, в свою очередь оказывает влияние на развитие этих наук.

На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку процесс создания документов (документирование) отражает функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, потому что документирование информации регламентируется законами и подзаконными актами.

Документоведение связано с информационными науками. Сегодня мы все чаще сталкиваемся на практике с понятием «электронный документ». В современном обществе в условиях широкого применения ИТ к документационным массивам добавляются информационные. В совокупности они образуют информационные ресурсы, которыми необходимо эффективно управлять.

Раздел 2. Документ и его функции.

1.Понятие «документ».

Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т. е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.

В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.

Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:

1. Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).

2. Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).

По характеру составления различаются:

1. Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.

2. Частные документы (приватные).

Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.

В понятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.

В правовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В управленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем

информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.

Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.

Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социальнозначимой информации.

Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.

Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.

2.Функции документа.

Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.

Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:

1. Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;

2. Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;

3. Научная классификация документов;

4. Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;

5. Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.

Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, политическая, учетная, историческая.

Информационная функция документа Основной функцией документа является информационная. Особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.

Информация в документах может быть представлена в знаковой, графической форме, в виде изображения, звука, электронного файла и др., в зависимости от способов документирования и носителей информации.

Все остальные функции документа являются подфункциями информационной функции.

Коммуникативная функция. Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между акторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:

1. одностороннего действия. Ориентирует движение документов в одном определенном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (от подчиненного к руководителю).

2. двустороннего действия. Организует двусторонне движение

документов (служебная и личная переписка, договоры и т. д.).

В настоящее время существует три канала коммуникации: устная, документная, электронная. Преобладает документная.

Социальная функция документа. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче социально-значимой информации. Любая информация, которую содержит документ, является социальной. Социально значимым, т. е. выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, т. к. его появление вызвано той или иной социальной потребностью.

В то же время, документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени способствовать их формированию. Поэтому социальная функция документа определяется и его социальной ролью.

Существуют документы, которые лишь отражают процессы, происходящие в обществе, но есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Они могут, как стимулировать, так и тормозить его. Даже если документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. Более того, такой документ позволяет выяснить, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация.

Изучение социальной функции документа помогает воспроизвести механизм социальных отношений.

Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о личности, ее социальном статусе.

Культурная функция документа. Одна из важнейших функций документа – культурная. Любой документ выступает в качестве средства выражения и передачи культурных традиций той исторической эпохи, в которой он создавался. Документ сообщает нам о том, какие носители информации использовались для составления документа в ту или иную эпоху, какие использовались чернила или другие средства документирования. Дает представление о системы ценностей, поведения и деятельности, ритуалов, выработанных и сохранившихся в обществе. Любой документ – это продукт и остаток культуры, культурный образец.

Управленческая функция документа. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер.Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Правовая функция документа . Правовая функция – функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, выполняющих правовую функцию: изначально созданные в правовых целях и приобретающие правовую функцию временно.

К первой категории относятся все документы, устанавливающие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и акты управления, издаваемые учреждениями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и т. д.). Сюда же следует отнести документы, фиксирующие договорные отношения:

а) между государствами (договоры, конвенции, соглашения)

б) между государством и учреждениями (лишение на права деятельности)

в) между учреждениями (договоры)

г) между гражданским или физическим лицом и государством (паспорт, виза)

д) между лицом и учреждением (контракт, трудовое соглашение) е) между частными лицами (завещание, расписка).

прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.

Политическая функция документа. Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий.

Учетная функция документа . Функция учета выражается в количественной характеристике информации, зафиксированной в документе.

Функция учета – есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Учет – необходимое условие управления экономикой, правильной политики во многих других сферах социальной жизни. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, управленческий находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

Историческая функция документа. Историческую функцию документ приобретает тогда, когда отраженная в нем информация превращается из оперативной в ретроспективную. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию выполняют только 12-14% всех создаваемых в обществе документов, которые имеют научное, практическое, историческое и культурное значение и поступают на хранение в государственные архивы.

Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.

Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).

Раздел 3. Документообразующие признаки и свойства документа

1. Документообразующие признаки

Прежде всего, документ – это объект, созданный человеком в процессе его деятельности. Основная цель создания документа – зафиксировать информацию. Зафиксировать или записать информацию можно только на какой-нибудь материальной основе.

Документ – это объект, изготовленный из какого-либо материала, имеющий как все материальные объекты внешнюю физическую пространственную форму и другие внешние признаки.

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, элементы информации.

Поэтому первой группой признаков, по которым мы выделяем документ из окружающего нас предметного мира, являются признаки, характеризующие его как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя. Документ имеет вещественную (внешнюю) форму, обеспечивающую его сохранность, долговременное использование, перемещение во времени и пространстве.

Второй группой признаков, по которым мы идентифицируем документ, являются признаки, характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.

К третьей группе признаков документа можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или его структуру).

Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Носители информации подразделяются на естественные и искусственные.

С древнейших времен для записи информации использовались естественные природные носители: камень, дерево, глина, кожа.

Искусственные носители изготавливаются с помощью технологий, изобретенных человеком. К ним относятся пергамент, папирус, бумага, фотоматериалы, магнитные и лазерные диски и др. Носителям информации с очки зрения их физических и химических характеристик будет посвящена отдельная тема, в которой о них будет рассказано более подробно.

В рамках этой темы остановимся на внешней геометрической пространственной форме носителя.