Certificat de acceptare și transfer al documentelor către o altă persoană: eșantion. Certificat de acceptare și transfer de document de eșantion formular Certificat de acceptare de transfer de documente contabile eșantion de completare

În cursul desfășurării activităților în organizație, poate avea loc o schimbare a directorului general sau a altor funcționari. În acest sens, este necesar să transferați corect documentația. Pur și simplu este imposibil să transferați documente importante - părțile trebuie să întocmească un act de acceptare și transfer de documente (veți găsi un eșantion din 2019 la sfârșitul articolului). Acest act va fi o dovadă puternică a tipului de hârtie care a fost transferat la un moment dat.

Ce fel de document este acesta și trebuie întocmit?

Actul de acceptare și transfer al documentelor se formează în cadrul relațiilor corporative. Acesta este un document care afișează transferul de documente contabile, constitutive și alte documente de la o persoană la alta (sau de la o organizație la alta). Actul, semnat de reprezentanții ambelor părți, confirmă faptul că un participant la relația juridică a transferat documentația, iar al doilea a primit-o.

În legislația actuală, nu există nicio cerință ca actul de acceptare și transfer a documentelor contabile sau a altor documente interne să fie redactat fără greș. Dar, în ciuda acestui fapt, oficialii îl folosesc adesea. Documentul are o semnificație juridică și, dacă cazul ajunge la proceduri judiciare din cauza pierderii oricăror acte etc., va acționa ca dovadă importantă.

Acest document este deosebit de important dacă există o schimbare a șefului, a adjuncților săi sau a contabilului șef. Acest proces este întotdeauna însoțit de livrarea de cazuri, astfel încât fiecare lucru mic este important aici. Înainte de a semna actul, persoana interesată trebuie să verifice pachetul de documente care i-au fost furnizate, în caz contrar ar putea întâmpina probleme neașteptate.

În ce cazuri este necesar un act?

În astfel de cazuri este necesar un act de acceptare și transfer al documentelor, un eșantion al căruia va fi prezentat mai jos:

la transferul documentației de la un angajat la altul;

la schimbarea directorilor din organizație;

la mutarea documentelor importante în cadrul întreprinderii;

la depunerea hârtiilor pentru depozitare în arhiva companiei.

Caracteristici ale întocmirii unui document

Forma actului de acceptare și transfer a documentelor nu este stabilită la nivel legislativ. Fiecare organizație are dreptul să o dezvolte după cum consideră potrivit. Documentul trebuie să includă următoarele detalii:

numele său complet;

data și locul compilării;

numele Companiei;

componența comisiei (la numirea acesteia);

o listă detaliată a documentelor transferate de la o persoană la alta;

numere de înregistrare atribuite ale documentelor, fișierelor etc;

NUMELE COMPLET. și semnăturile persoanelor (care au trecut și care au acceptat);

semnăturile membrilor comisiei.

La întocmirea unui act de acceptare și transfer a documentelor contabile, trebuie acordată o atenție considerabilă documentelor transferate în original. Actul trebuie să noteze acest lucru. Dacă partea care a acceptat documentația financiară pierde orice document și încearcă să dea vina pe cealaltă parte pentru acest lucru, vă puteți dovedi întotdeauna cazul în instanță. De asemenea, se recomandă să faceți copii ale tuturor lucrărilor transferate.

Elaborarea unui act la schimbarea directorului general

Elaborarea unui act de acceptare și transfer de documente la schimbarea unui director este o procedură tipică asociată cu specificul relațiilor corporative. O parte din documentație este extrem de dificil de recuperat, astfel încât faptul transferului este înregistrat cu atenție. Partea destinatară trebuie să acorde o atenție deosebită verificării documentelor constitutive, licențelor, procurilor, contractelor. Dacă este necesar, actele sunt atașate fotocopii ale celor mai importante lucrări și o listă de documente.

Obligația directă a directorului general de a transfera documentația conform actului nu este înregistrată nicăieri. Cu toate acestea, în paragraful 4 al art. 29 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ prevede că la schimbarea șefului societății este necesar să se asigure transferul documentelor contabile. Fiecare organizație determină ordinea transferului în mod independent. Dispozițiile care reglementează transferul obligatoriu de documentație de la fostul CEO la cel nou ar trebui să fie consacrate în reglementările locale ale organizației.

Elaborarea unui act la schimbarea unui contabil

Trebuie întocmit un act de acceptare și transfer de documente la schimbarea contabilului șef, astfel încât noul angajat să aibă o listă exactă a documentelor disponibile. Dacă documentația contabilă include formulare stricte de raportare, ar trebui întocmit un act separat asupra acestora. Transferul sigiliului ar trebui de asemenea formalizat printr-un nou act. În timpul transferului de cazuri, pot fi prezenți reprezentanți ai unei comisii special create.

Actul de acceptare și transfer al documentelor (un exemplu de formular simplu poate fi folosit ca exemplu) este întocmit pe antetul companiei.

Documentul poate fi generat pe computer sau completat manual.

Actul este întocmit în două exemplare, câte una pentru fiecare dintre părți.

Fiecare copie trebuie semnată de oficiali și membri ai comisiei speciale (dacă a fost creată).

Certificarea cu un sigiliu nu este necesară, dar se poate face dacă se dorește.

Actul ar trebui să conțină o listă completă a cazurilor transferate (dosare). Dacă este necesar, o aplicație separată poate compila un inventar detaliat al atașamentelor la acestea. Este necesar să indicați corect numele și numărul de copii disponibile ale documentelor.

Dacă se efectuează transferul de documente valoroase, detaliile complete ale organizației și datele pașaportului părților interesate sunt indicate în act. Când transferați documentația standard, puteți utiliza o formă simplă a actului.

Întrucât directorul general și contabilul șef sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar, li se cere să efectueze un inventar al bunurilor și documentelor înainte de a transfera cazurile. Acest lucru este menționat la punctul 22 din Instrucțiunile metodologice, aprobate. prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n.

După demiterea fostului contabil șef, aceasta nu se reflectă în legislația actuală.

Cu toate acestea, pentru a atenua potențialele efecte negative, organizația ar trebui să aranjeze transferul cazurilor de la fostul contabil șef la noul contabil șef.

Procedura de transferare a cazurilor de la fostul contabil șef la un nou contabil șef are loc în mai multe etape.

Când transferați cazuri de la contabilul șef anterior la noul contabil șef, trebuie urmat următorul algoritm:

Pasul 2. Cunoașterea noului contabil șef cu ordinul de a transfera dosarele
Pasul 3. Inventarul bunurilor și pasivelor organizației
Pasul 4. Verificarea stării contabilității și raportării
Pasul 5. Acceptare - transfer de documente de la fostul contabil șef la noul contabil șef
Pasul 6. Obținerea de lămuriri de la fostul contabil șef
Pasul 7. Redactarea și semnarea actului de acceptare și transfer al cazurilor

Pasul 1. Cunoașterea noului contabil șef cu fișa postului

Noul contabil șef trebuie să fie clar cu privire la responsabilitățile de serviciu pentru a-și organiza munca și pentru a înțelege ce să caute atunci când acceptă cazuri de la contabilul șef anterior.

Pentru a face acest lucru, noul contabil șef ar trebui să se familiarizeze cu fișa postului.

Pasul 2. Cunoașterea noului contabil șef cu ordinul de a transfera dosarele

Transferul cazurilor se efectuează pe baza ordinii organizației.

Comanda trebuie să indice numele complet al persoanei. persoana care preia cazurile (noul contabil șef), persoana care transferă cazurile (fostul contabil șef) și alte persoane implicate în transferul cazurilor (manager, secretar).

Ordinul de transfer ar trebui să indice:

motivul acceptării și transferului de cazuri (demiterea contabilului șef);

momentul acceptării și transferului cazurilor și perioada pentru care se efectuează acceptarea și transferul cazurilor. Dacă contabilul-șef demisionează din propria sa voință (clauza 3 a articolului 77 din Codul muncii al Federației Ruse), atunci angajatorul are la dispoziție două săptămâni pentru rezilierea contractului de muncă (articolul 80 din Codul muncii al Federației Ruse). În acest caz, este recomandabil pentru o perioadă de 2 săptămâni;

documente contabile primare (contracte cu furnizori, cumpărători și alte contrapartide, acte, facturi etc.);

registre contabile și fiscale;

certificate de contabilitate;

raportare contabilă (financiară) și fiscală;

raportarea către fonduri extrabugetare;

acte de reconciliere cu autoritățile fiscale, acte ale autorităților fiscale cu privire la auditurile efectuate;

liste de inventar;

documente de numerar, extrase și

documente de personal, documente care confirmă restanțele salariale și deducerile din impozitul pe venitul personal;

responsabilitățile postului personalului contabil;

lista persoanelor îndreptățite să semneze pe documentele primare;

alte documente legate de organizarea și menținerea contabilității și contabilității fiscale.

Documentele care trebuie transferate trebuie depuse. În absența lor, se face o înregistrare corespunzătoare în actul de acceptare și transfer și se întocmește un inventar.

După aceea, ar trebui să vă familiarizați cu politica contabilă privind contabilitatea și contabilitatea fiscală pentru cei doi ani anteriori și perioada curentă - perioada care poate acoperi auditul de teren (clauza 4 a articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Apoi, este important să se evalueze conformitatea politicilor contabile și contabile și a legislației actuale (de exemplu, crearea de rezerve, consistența aplicării politicilor contabile, corectitudinea formării rezultatului etc.).

De asemenea, situațiile financiare sunt verificate pentru conformitatea indicatorilor săi cu datele contabile.

În plus, se verifică corectitudinea calculului impozitelor și contribuțiilor, depunerea declarațiilor și calculelor.

Desigur, pur și simplu nu este realist să verificați toate documentele primare pentru noul contabil șef din cauza numărului lor mare.

În acest caz, puteți verifica selectiv disponibilitatea documentelor primare, corectitudinea completării detaliilor și reflectării asupra conturilor contabile și a contabilității fiscale.

Criteriul pentru o verificare la fața locului poate fi sumele mari pentru care au fost efectuate tranzacții comerciale.

De asemenea, este recomandabil ca noul contabil șef să se familiarizeze cu rapoartele, actele și deciziile de audit pe baza rezultatelor auditurilor efectuate. Acest lucru vă va permite să vă faceți o idee despre greșelile tipice ale fostului contabil șef, deficiențele în activitatea sa, care au fost identificate de către autoritățile de audit.

Pasul 5. Acceptare - transfer de documente de la fostul contabil șef la noul contabil șef

Contabilul-șef trebuie să primească următoarele documente:

Documentele constitutive și de înregistrare

Actul constitutiv, Actul constitutiv;

Certificat de inregistrare;

Certificat de înregistrare la autoritățile fiscale;

Certificat de înregistrare la Fondul de pensii, Fondul de asigurări sociale;

Documente legate de organizarea contabilității

Politica contabilă privind contabilitatea;

Politica contabilă fiscală;

Planul contabil contabil;

Fișele posturilor pentru angajații contabili;

Registrele contabile și fiscale

Cifra de afaceri - bilanțuri pentru toate conturile contabile;

Registrele contabile și fiscale pentru toate conturile;

Raportarea contabilă, financiară și fiscală

Situațiile financiare;

Declarații și calcule pentru toate impozitele;

Cărți de cumpărare și vânzare;

Registrul facturilor primite și emise - facturi;

Documente de inventar

Ordinea de inventar;

Liste de inventare (acte) și inventare de colaționare;

Documente referitoare la relațiile cu autoritățile fiscale

Rapoarte de audit fiscal;

Declarații de reconciliere cu autoritățile fiscale;

Documente de contabilitate a mijloacelor fixe

Ordin privind crearea unui comision de acceptare a mijloacelor fixe;

Certificate de acceptare - transfer de active fixe în formularul nr. OS-1;

Carduri de inventar pentru mijloace fixe în forma nr. OS-6;

Certificate de anulare a mijloacelor fixe

Documente pentru contabilitatea articolelor de inventar

Carduri contabile materiale;

Primirea comenzilor în formularul nr. M-4;

Cerințe - facturi în formularul nr. M-11;

Documente contabile de numerar

Comenzile de numerar, venituri și cheltuieli;

Ordine de plată;

Extrase bancare pe conturi curente;

Jurnalul de casier-operator și rapoartele Z;

Documente pentru contabilitatea muncii și a salariilor

Contracte de muncă;

Ordinea de angajare, concediere, prime;

Masă de personal;

Fișele de timp;

Salarizare;

Documente pentru decontări cu persoane responsabile

• Rapoarte de cheltuieli;

Documente pentru contabilitatea decontărilor de către contrapartide

Contracte cu furnizorii și cumpărătorii;

acte de reconciliere cu debitorii și creditorii;

scrisori de parcurs, acte de muncă prestate, servicii prestate

Alte documente

Documente primare pentru contabilitatea împrumuturilor, investițiilor financiare, imobilizărilor necorporale;

Certificate de contabilitate;

Bilete de parcurs;

Forme de raportare strictă;

Împuternicire;

alte documente;

Pasul 6. Obținerea de lămuriri de la fostul contabil șef

Explicațiile se pot referi la contabilitate și contabilitate fiscală, procedura de interacțiune cu alte departamente sau divizii ale companiei, precum și cu contrapartidele, o companie de audit și autoritățile fiscale.

Pasul 7. Redactarea și semnarea actului de acceptare și transfer al cazurilor

Transferul cauzelor este formalizat printr-un act de acceptare și transfer al cazurilor, care ar trebui să indice toate punctele principale care caracterizează starea cazurilor transferate de la data transferului și să includă cât mai multe informații posibil colectate și prelucrate în timpul transferului cazurilor.

Actul de acceptare și transfer al cazurilor poate fi întocmit de către organizație sub orice formă, deoarece acceptarea și transferul cazurilor nu sunt reglementate de documentele de reglementare.

Actul de acceptare și transfer al cazurilor ar trebui să reflecte:

NUMELE COMPLET. persoanele care depun și primesc cazuri;

data transferului cazurilor;

perioada pentru care s-a efectuat transferul cazurilor;

data și numărul ordinului pe baza căruia s-a efectuat acceptarea și transferul cazurilor

numele și numărul documentelor transferate (cazuri, dosare, depunere);

serie și numere de carnet de cecuri bancare neutilizate, formulare stricte de raportare;

o listă a documentelor care lipsesc (se pierd) în momentul transferării cazurilor;

toate erorile, încălcările, neajunsurile, neajunsurile care au fost descoperite în timpul transferului de cazuri, la pregătirea documentelor primare,

numărul de sigilii, ștampile și altele asemenea transferate.

ultimul raport al auditorului cu privire la fiabilitatea situațiilor contabile (financiare);

caracteristicile contabilității și contabilității fiscale.

Caracteristicile contabilității și contabilității fiscale pot include următoarele secțiuni:

1) organizarea contabilității.

Această secțiune analizează politica contabilă.

Aici puteți specifica structura organizatorică a serviciului contabil, personalul departamentului contabil, repartizarea atribuțiilor între personalul contabil, calificările lucrătorilor contabili.

În plus, această secțiune menționează nivelul de automatizare a contabilității și contabilității fiscale, utilizarea software-ului și a sistemelor legale de referință.

2) contabilitatea fondurilor.

Această secțiune indică prezența unui casier și a unui acord cu privire la răspunderea materială individuală completă, prezența unei case de marcat și a documentelor pentru aceasta și întreținerea acesteia, prezența casetelor de control și a jurnalului de casă, rezultatele unui inventar de numerar, formele de raportare strictă și carnetele de cecuri, respectarea condițiilor de depozitare și contabilitatea numerarului și a documentelor de numerar.

Secțiunea ar trebui să conțină, de asemenea, o listă a tuturor conturilor de decontare și a altor conturi deschise în sucursalele bancare, a sumelor soldurilor aferente acestora, reconciliate cu datele contabile curente și cu cele mai recente extrase bancare;

3) contabilitatea imobilizărilor și imobilizărilor necorporale.

În această secțiune, se notează rezultatele verificării sistemului contabil al acestor active, starea de documentare a operațiunilor de înregistrare și cedare a acestora, acumularea deprecierii asupra acestora și alte puncte;

4) contabilitatea stocurilor (bunuri, produse finite și materiale).

Această secțiune marchează rezultatele verificării contabilității stocurilor și conformității datelor contabile cu disponibilitatea reală a valorilor.

Pentru aceasta, sunt indicate rezultatele inventarului și acțiunile ulterioare pentru eliminarea discrepanțelor identificate (lipsuri sau surplusuri).

De asemenea, se menționează că există acorduri privind răspunderea deplină a lucrătorilor din depozite;

6) starea contabilității la alte site-uri.

Această secțiune descrie procedura de contabilizare a investițiilor financiare, investiții profitabile în active corporale, împrumuturi și credite, decontări pentru dividende, capital de rezervă, capital suplimentar etc. și notează dacă procedura contabilă este conformă cu legislația;

3) starea contabilității decontărilor cu contrapartidele, autoritățile fiscale, fondurile nebugetare de stat, angajații organizației.

Această secțiune conține informații care caracterizează datele verificate cu privire la sumele de plătit și de primit (inclusiv prezența datoriilor restante și restante, solduri ale sumelor responsabile, prezența actelor de reconciliere a decontărilor reciproce cu debitorii și creditorii, rezultatele inventarului, prezența actelor de reconciliere cu autoritățile fiscale)

De asemenea, această secțiune evaluează calitatea activității de revendicare, starea decontărilor cu autoritățile fiscale și fondurile extrabugetare de stat.

Conform acordurilor cu angajații organizației, sunt indicate informații cu privire la disponibilitatea contractelor de muncă, se analizează starea contabilității personalizate și a arieratelor salariale.

7) situații contabile (financiare);

Această secțiune indică discrepanțele dintre datele de raportare contabilă și fiscală cu datele de contabilitate și contabilitate fiscală și explicații scrise ale fostului contabil șef cu privire la motivele discrepanțelor;

8) stocarea documentelor.

Această secțiune ar trebui să descrie procedura de înregistrare a cazurilor și trimiterea cazurilor la arhivă, conformitatea organizației cu regulile de păstrare a cazurilor, depozitarea și distrugerea acestora;

9) o listă de documente contabile primare, registre contabile și contabilitate fiscală, transferate conform inventarului.

Această secțiune indică, de asemenea, soldurile contului pe baza semnatului contabilului șef care se retrage și a șefului bilanțului.

Bilanțul, semnat de fostul contabil șef și manager, confirmă soldurile de deschidere la data primirii cazurilor.

Actul de acceptare și transfer al cazurilor este întocmit, de regulă, în două exemplare, dintre care unul este păstrat în organizație, iar al doilea rămâne la fostul contabil șef.

Actul este semnat de toate părțile care au luat parte la procedura de acceptare și transferare a cazurilor (adică, noul contabil șef, care acceptă dosarele, fostul contabil șef, care transferă dosarele, precum și membrii și președintele comisiei) și este aprobat de șeful organizației.

politica de contabilitate a inventarului transferului de cazuri

Actul de acceptare și transfer al documentelor este destinat formalizării procedurii de trimitere a documentației semnificative conform unei liste specifice. Acest formular servește ca opțiune pentru confirmarea primirii unui anumit document de către o anumită persoană.

Scopul documentului

Formularul actului este completat de persoanele juridice dacă intenționează să transfere documente juridice semnificative în următoarele situații:

1. Documente către alte persoane juridice în temeiul contractului.
2. Documente de personal pentru transferul sau concedierea angajaților, precum și lichidarea unităților etc.

Documentul înregistrează faptul livrării documentelor de afaceri, permițându-vă să demonstrați ulterior îndeplinirea obligațiilor dvs. față de cealaltă parte. Actul poate fi completat atât ca parte a îndeplinirii obligațiilor care decurg din contract, cât și în alte situații la cererea părților, dintre care una are nevoie de documentație.

Un act de acceptare și transfer întocmit corespunzător are forță juridică, deoarece întocmirea și semnarea acestui document vor servi drept dovadă a acțiunilor întreprinse în instanță.

Documentul este semnat între cele două părți în duplicat, câte un exemplar pentru fiecare dintre părți - expeditorul și destinatarul.

Detalii necesare

În ciuda faptului că în legile ruse nu există o formă uniformă aprobată a documentului, anumite cerințe ar trebui respectate la elaborarea și semnarea actului. În caz contrar, documentul va fi considerat invalid și nu poate fi utilizat ca dovadă a primirii de către destinatar a documentului solicitat.

1. Documentul trebuie să aibă un titlu.
2. Sunt indicate data la care a fost întocmit actul și locul executării acestuia.
3. Compania care transferă documentele va introduce numele complet în actul de expeditor.
4. Persoana responsabilă specifică care a emis actul este indicată: funcția și numele complet.
5. Introduceți informații despre destinatar, adică persoana care trebuie să primească anumite documente. Numele organizației este scris integral, indicând forma de proprietate.
6. Documentul trebuie să conțină informații despre persoana care trebuie să primească o listă de documentație: numele complet și funcția.
7. Informațiile despre documente pot fi introduse sub forma unui tabel, care conține informații despre numele documentelor, numerele de înregistrare ale acestora.
8. Actul de acceptare trebuie să conțină semnăturile angajaților responsabili ai întreprinderii implicați în procesul de transfer al documentelor de pe ambele părți.
9. Documentul este semnificativ din punct de vedere juridic și trebuie să fie certificat printr-un sigiliu al organizației care a elaborat un astfel de act.

Acest formular poate fi completat în cazul transferului de documentație între persoane fizice. În acest caz, în locul numelui complet al persoanei juridice, sunt indicate datele pașaportului părților, iar semnăturile nu sunt certificate cu un sigiliu din cauza absenței lor.

Dacă documentele sunt transferate în original, informațiile despre aceasta ar trebui să fie reflectate în act. În caz de pierdere sau deteriorare, actul elaborat vă va permite să rezolvați situația cu autoritățile competente. Deoarece riscul pierderii documentelor este întotdeauna prezent, se recomandă să faceți copii ale tuturor originalelor în ajunul transferului.

Pe videoclipul despre înregistrarea transferului de documente

Actul de acceptare și transfer al documentației se aplică și în activitatea departamentului de personal. Atunci când se transferă documente personale importante, se întocmește nu numai un act, ci se verifică și conformitatea acestora cu lista specificată în act și pentru autenticitatea lor. Acest lucru va evita litigiile nedorite dacă apar reclamații între angajat și organizație.

Înregistrarea actului de acceptare și transfer a documentelor nu este o procedură strict obligatorie. Cu toate acestea, în unele cazuri, transferul de documente între contrapartide este însoțit de semnarea acestuia. Actul de acceptare și transfer al documentelor are semnificație juridică, prin urmare, în cazul unor situații disputabile și dezacorduri între părțile care l-au semnat are valoare probatorie și poate fi folosit în instanță.

Actul de acceptare și transfer al documentelor este creat și în cadrul întreprinderilor - de exemplu, atunci când se transferă personal, documente contabile și alte documente atunci când se schimbă angajați. În acest caz, documentele trebuie să fie supuse unei verificări preliminare a conținutului și completitudinii acestora, astfel încât angajatul care acceptă documentele ulterior să nu se confrunte cu probleme neașteptate.

Dosare

Reguli de bază pentru întocmirea unui act de acceptare și transfer de documente

Nu există un eșantion standard unificat pentru completarea acestui document, prin urmare întreprinderile și organizațiile au dreptul să își dezvolte în mod independent șablonul sau să întocmească un document în formă gratuită. Poate fi completat atât în \u200b\u200bscris simplu, cât și tipărit pe computer. Un act de acceptare și transfer de documente este întocmit pe o foaie A4 obișnuită în două exemplare - câte una pentru fiecare dintre părțile interesate. Mai mult, fiecare copie trebuie să fie semnată de șefii de organizații sau de persoane autorizate.

Dacă este necesar, documentul poate fi certificat cu un sigiliu, dar acest lucru nu este necesar, deoarece din 2016, persoanele juridice au dreptul de a nu utiliza sigilii și ștampile în activitățile lor.

De asemenea, actul trebuie să conțină o anumită listă de informații obligatorii. În special, ar trebui indicat aici informații despre părți, între care se consemnează faptul transferului de documente, precum și lista completă a documentelor transferate cu numele și cantitatea lor clară. În cazul în care originalele documentelor sunt transferate, acest lucru trebuie indicat în act (în cazul pierderii lor, cererile vor fi prezentate părții în mâinile cărora se aflau la momentul cererii), dacă sunt copii, atunci acestea trebuie să fie certificate de către partea care face transferul.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că, în cazul transferului originalelor documentelor, partea care face transferul trebuie să obțină copiile acestora.

În cazurile cu valoare specială a documentelor transferate, este recomandabil să introduceți în act informații mai complete despre întreprinderi (detalii complete cu PSRN, TIN, KPP etc.), precum și datele pașaportului angajaților implicați în procesul de transfer. Dacă documentele standard sunt transferate, vă puteți limita la o formă mai simplă a actului.

Instrucțiuni pentru completarea certificatului de acceptare a documentelor

Din punctul de vedere al activității de birou, acest act are un formular complet standard și nu ar trebui să cauzeze dificultăți speciale la completare. În acest exemplu, documentele sunt transferate de la o întreprindere la alta.

• În primul rând, numele documentului este scris cu o scurtă denumire a esenței sale.
• Rândul de mai jos indică orașul în care funcționează organizația care emite actul, precum și data executării acestuia.
• Apoi, se introduc informații despre compania care transmite documentele: numele acesteia este introdus cu o indicație a formei organizatorice și juridice (IP, LLC, OJSC, CJSC), precum și poziția persoanei responsabile (de obicei, directorul, directorul general scrie aici sau indică o altă persoană autorizată să semneze astfel de documente) tipul documentelor angajatului) numele său de familie, prenumele, patronimicul (integral).
• Apoi, tot la fel se introduce despre partea a doua: numele organizației, funcția, prenumele, numele, patronimicul persoanei responsabile.

După introducerea informațiilor despre întreprinderi, trebuie să scrieți o listă completă a documentelor transferate.

De regulă, astfel de acte sunt întocmite în cazurile în care lista documentelor care urmează să fie transferate este fie deosebit de valoroasă, fie mai degrabă impresionantă, prin urmare, este mai bine să le aranjați lista sub forma unui tabel.

În prima coloană trebuie să introduceți numărul de serie al documentului transmis în acest tabel, în a doua - numele complet, în a treia - data pregătirii acestuia, în a patra - numărul documentului în funcție de fluxul intern al documentului. În a cincea coloană, trebuie să indicați originalul sau o copie (certificată) este transferată la a doua organizație, iar a șasea coloană - numărul de foi conținute în document.

Dacă este necesar, tabelul poate fi extins prin adăugarea de informații suplimentare.

Sub tabel, ar trebui să scrieți câte copii ale actului au fost întocmite și câte părți interesate au primit în mâinile lor, precum și să semneze șefii ambelor întreprinderi.

După semnarea actului privind acceptarea și transferul documentelor, partea care l-a acceptat își asumă automat toată responsabilitatea pentru integralitatea, conținutul, siguranța documentației transferate.

Atunci când se transferă active materiale în baza unui contract de leasing, cumpărare și vânzare primit gratuit de companie, este important să se înregistreze faptul transferului de valori de la o parte la alta. Actul de transfer al bunurilor materiale este un document important și îndeplinește mai multe funcții:

• Este o confirmare a transferului de valori dintr-o parte în alta;
• Prin semnarea actului, partea destinatară își asumă responsabilitatea pentru bunurile transferate;
• Conține o listă detaliată completă a valorilor transferate.

Certificat de livrare și acceptare a mărfurilor: detalii necesare

Companiile au dreptul de a-și dezvolta propriile forme de documente pe care le vor folosi în activitățile lor. Cu toate acestea, legislația conține o serie de cerințe care vor trebui luate în considerare la întocmirea documentelor. În special, toate formularele utilizate trebuie să conțină detaliile obligatorii enumerate în partea 2 a art. 9 din Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 nr.

Detalii obligatorii care trebuie să conțină actul de acceptare și transfer al mărfurilor:

• Denumirea documentului: „Actul de acceptare și transfer al bunurilor și materialelor”;
• Data completării documentului;
• Numele companiei care a compilat documentul;
• Documentul ar trebui să reflecte esența faptului vieții economice - dacă este un act de acceptare și transfer al valorilor materiale (eșantionul de mai jos), atunci informații despre transferul de mărfuri de la o parte la alta;
• Mărimea măsurii faptului vieții economice în termeni fizici sau monetari (indicând unitățile în care este măsurată);
• Pozițiile persoanelor care au semnat acest eșantion al actului de acceptare și transfer al mărfurilor și sunt responsabile pentru executarea acestui eveniment sau tranzacție;
• Semnături ale persoanelor responsabile și decriptarea semnăturilor (nume de familie, inițiale) sau alte detalii care vor ajuta la identificarea acestora.

Detaliile enumerate mai sus sunt universale și obligatorii pentru toate documentele primare. În plus față de detaliile enumerate, un eșantion al unui act de acceptare și transfer de bunuri și materiale trebuie să conțină o listă completă detaliată a bunurilor, al căror transfer este formalizat prin acest act: listarea numelor, numărul de bunuri pentru fiecare funcție, cost.

Documentul este întocmit în 2 exemplare - un exemplar pentru partea care transmite și primește valoarea. Lista funcționarilor care au dreptul de a semna documente contabile primare este stabilită de șeful companiei. Astfel de puteri pot fi determinate prin ordinul șefului, fișa postului sau alt document intern al organizației.

În ce monedă ar trebui întocmite documentele primare?

Este demn de remarcat faptul că unul dintre detaliile obligatorii pe care le conține actul de acceptare și transfer al mărfurilor este valoarea măsurării monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură. Nu există nicio indicație clară că documentele primare ar trebui întocmite numai în ruble. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că obiectele contabile (active, venituri, cheltuieli etc.) trebuie reflectate în ruble. Situațiile financiare sunt, de asemenea, emise în ruble rusești. Astfel, având în vedere aceste 2 fapte, documentele primare care confirmă faptele vieții economice trebuie întocmite în ruble.

Dacă lucrați cu contrapartide străine și utilizarea monedei străine se datorează necesității, puteți face următoarele: furnizați mai multe coloane pentru diferite unități de măsură sau întocmiți un document suplimentar care va explica conținutul unui document întocmit în monedă.