Forme de document: concept, tipuri, opțiuni și metode de plasare a detaliilor, reguli de proiectare și producție. Dispunerea detaliilor pe documente Reguli pentru plasarea detaliilor în documente

Documentele constau din elemente individuale numite detalii. Detalii document- un element obligatoriu în proiectarea unui document oficial. Forța lor juridică depinde de caracterul complet al detaliilor. Forța juridică a documentului- dovada unui înscris oficial care i-a fost comunicat prin legislație în vigoare, de competența organului care l-a eliberat și stabilit prin procedura de executare.

Lista și execuția detaliilor în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

• 01- Emblema de stat a Federației Ruse. Imaginea stemei este plasată pe formularele de document în conformitate cu Legea cu privire la emblema de stat a Federației Ruse.
• 02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse. Imaginea stemei entităților constitutive ale Federației Ruse este plasată pe formulare în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse.
• 03 - emblema unei organizații sau a unei mărci comerciale (marca de serviciu). Emblema sau marca comercială a organizației (marca de serviciu) este plasată pe antetul organizației în conformitate cu carta (regulamentele organizației). Emblema nu este plasată pe formular dacă conține emblema de stat a Federației Ruse sau emblema unui subiect al Federației. Emblema este plasată pe marginea de sus a formularului, deasupra mijlocului numelui organizației. Emblema trebuie înregistrată în conformitate cu procedura stabilită de lege.
• 04 - codul organizației - autorul documentului. Codul este introdus conform clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor. Codul este un element de identificare electronică a unui document.
• 05 - numărul principal de înregistrare de stat. Este aplicat în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale de stat și este aplicat cu numerele de telefon ale organizației în colțul din stânga sus.
• 06 - numărul de identificare a contribuabilului/codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP). Numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare se introduce în conformitate cu documentele emise de organele fiscale de stat.
• 07 - cod formular document. Codul formularului de document este introdus în conformitate cu clasificatorul integral rus al documentației de management.
• 08 - numele organizației care este autorul documentului. Denumirea organizației trebuie să corespundă denumirii consacrate în actele constitutive și este indicată pe baza tipului de formular de document.

Denumirea organizației subiecților Federației Ruse, care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, are limba de stat a subiecților Federației Ruse, este tipărită în două limbi. Numele în altă limbă este situat în dreapta sau sub numele în limba de stat.

• 09 - informații de referință despre organizație. Informațiile de referință despre organizație includ adresa poștală și numerele de telefon și alte informații la discreția organizației (fax, e-mail, nume de site-uri web, numere de cont bancar).
• 10 - numele tipului de document este reglementat de cartă și trebuie să corespundă clasificatorului integral rus al documentației de gestionare, excepția este o literă - numele tipului de document nu este indicat în scrisoare.
• 11 - data documentului. Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței sau data deciziei cu privire la această problemă, pentru act - data evenimentului. Documentele emise de două organizații trebuie să aibă aceeași dată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: zi, lună, an. Ziua - două cifre, luna - două cifre, anul - patru cifre.
• 12 - numărul de înregistrare. Numărul de înregistrare al unui document constă în numărul său de serie, care este completat dacă există o astfel de indicație în instrucțiunile organizației privind nomenclatorul cazurilor. Numărul de înregistrare este atașat cu partea de șablon „No_from_”, care se completează manual cu data și numărul de serie.
• 13 - link la numărul de înregistrare și data documentului. Referința include numărul de înregistrare și data documentului la care trebuie dat răspunsul, furnizate numai în acele documente care sunt răspunsuri la cerere.
• 14 - locul întocmirii sau publicării documentului. Locația este indicată doar dacă este dificil să se identifice documentul pe baza unor detalii precum numele organizației și informațiile de bază despre organizație.
• 15 - destinatar. Destinatarul poate fi persoane juridice sau persoane fizice, precum și agenții guvernamentale. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie. Numele organizației și unității structurale trebuie indicate în cazul nominativ.
• 16 - ștampila de aprobare a documentului. Documentele sunt aprobate de un oficial sau de un document special eliberat. Atunci când este aprobată de un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să conțină cuvântul APROBAT (scris fără ghilimele), numele funcției persoanei, semnătura și inițialele sale și data.
• 17 - rezoluție. Rezoluția conține instrucțiuni privind soluționarea problemei expuse în document, include numele de familie, parafa, termenul limită, semnătura și data. Rezoluția poate fi întocmită pe o foaie separată.
• 18 - titlul textului. Titlul include un rezumat al documentului și trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document. Titlul este situat deasupra textului documentului, iar titlul nu trebuie să depășească cinci rânduri, fiecare cu o lungime de până la 28 de caractere.
• 19 - marca de control. Marca de control se aplică pe documentele care sunt supuse executării într-un anumit termen. Controlul se efectuează asupra execuției documentului; marca de control este indicată prin cuvântul sau ștampila „Control”.
• 20 - textul documentului. Textul este prezentat în limba de stat sub forma unui text coerent, chestionar, tabel sau ca o combinație a acestor structuri. Textul legat este format din două părți:
  • ? motive, motive, scopuri pentru întocmirea documentului;
  • ? decizii, argumente, cereri, propuneri, recomandări.

Dacă textul conține mai multe soluții, acesta poate fi împărțit

în secțiuni și subsecțiuni, care sunt numerotate cu cifre arabe. Corespondența dintre partenerii de afaceri în limba stabilită prin acordul dintre aceștia.

21 - marcaj despre prezența aplicației. Marca cererii denumită în text se întocmește astfel: „Anexă pentru 4 file.

în 3 exemplare.” Dacă documentul are o aplicație care nu este denumită în text, atunci se indică denumirea cererii, numărul de foi și numărul de copii: Cerere privind managementul personalului pentru 6 pagini. in 2 exemplare.

• 22 - semnătură. Semnătura este plasată după text și o notă despre prezența dispozițiilor, retrăgându-se cu trei până la patru rânduri. Detaliile includ numele funcției persoanei, semnătura personală și o descriere a semnăturii (inițiale, prenume).
• 23 - ștampila de aprobare a documentului. Ștampila constă din cuvântul ACORD, numele funcției persoanei, semnătura acesteia, inițialele și prenumele și data.
• 24 - aprobarea vizei documentelor. Aprobarea unui document este o formă de aprobare internă (în cadrul unei singure organizații). Include semnătura, titlul, transcrierea, data.
• 25 - amprenta sigiliului. Sigiliul este aplicat pe documentele care necesită o identificare specială.
• 26 - marca pe certificare a unei copii a documentului. Un marcaj este plasat acolo unde este necesar pentru a da documentului forță juridică. Sub detaliul „Semnătură”, puneți inscripția de certificare „Adevărat”, poziția, semnătura, transcrierea semnăturii persoanei care a certificat documentul, data.
• 27 - marcaj despre executorul actului. Marca este necesară pentru comunicarea promptă între destinatar și emitentul documentului, pentru a clarifica aspectele generale. Include inițialele, numele și numărul de telefon al interpretului.
• 28 - un marcaj asupra executării documentului și trimiterii acestuia la dosar. Marca se aplică în conformitate cu hotărârea managerului asupra documentelor care urmează să fie depuse la dosar pentru păstrare și utilizare ulterioară ca material informativ și de referință. Include un link către data și numărul documentului sau informații scurte despre execuție, cuvintele „To file” și numărul fișierului în care va fi stocat documentul.
• 29 - un semn de pe primirea unui document de către organizație include următorul număr de serie și data primirii documentului. Este permisă marcarea chitanței sub formă de ștampilă. Trebuie să conțină numele organizației care primește scrisoarea, data și numărul de înregistrare.
• 30 - identificatorul copiei electronice a documentului. Identificatorul este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suport electronic, data și alte date de căutare instalate în organizație.

• Standardul de stat al Federației Ruse GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” (adoptat și pus în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st) // Sistemul „GARANT”.

Detaliile documentului sunt un element obligatoriu în pregătirea unui document oficial. Compoziția detaliilor este determinată de GOST R 6.30 2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”. Numărul de detalii care caracterizează documentele este determinat de scopurile creării documentului, scopul acestuia, cerințele pentru conținutul și forma acestui document și metoda de documentare.

01 - Stat 02 - stema subiectului, stema Rusiei 03 - emblema organizației Federației Ruse sau marca comercială (semnul 10 - denumirea serviciului) 05 - tipul principal de document 09 - referința 06 - identificarea 08 - denumirea statului 04 - codul organizației date privind Componența detaliilor documentului numărul numărului de înregistrare a organizației 07 - codul/codul formularului organizației contribuabilului (OGRN) al actului de persoană juridică a motivului de înregistrare (TIN/KPP) 11 - data documentului 12 - înregistrare 13 - link către documentul de înregistrare numărul 14 - numărul locului și data întocmirii sau publicării document document 16 - ștampila de aprobare a documentului 19 - marca de control 15 - destinatar 17 - rezoluție 18 - titlul textului 20 - textul documentului 25 - amprenta sigiliului 26 - copie marca de certificare 21 - marca de prezenta 24 - vize 22 - semnatura cererii 23 - stampila de aprobare a documentului 27 - marca despre 28 - marca despre executorul executarii documentului si 30 - identificator pt. trimiterea în copie electronică a dosarului document 29 - marcare despre primirea documentului de către organizație

01 – Emblema de stat a Federației Ruse (suplimentar) Oferă o listă a organismelor guvernamentale care au dreptul de a afișa imaginea stemei pe formularele documentelor lor. Formele documentelor cu reproduceri ale emblemei de stat a Federației Ruse și stemele entităților constitutive ale Federației Ruse sunt supuse înregistrării. Formularele ștampilate sunt produse numai de întreprinderile tipografice care au licențe pentru tipul corespunzător de activitate. Formularele ștampilate sunt depozitate în dulapuri închise și sigilate în siguranță.

02 – Stema unei entități constitutive a Federației Ruse (suplimentar) Procedura de utilizare a imaginii stemei unei entități constitutive a Federației Ruse pe formularele de documente este determinată de reglementările autorităților de stat ale republicilor, regiunilor autonome , districtele și orașele Moscova și Sankt Petersburg. Stemele orașelor, regiunilor autonome și regiunilor Federației Ruse sunt plasate pe formularele de documente ale autorităților reprezentative și executive ale municipalităților, în conformitate cu reglementările unităților teritoriale.

03 – Emblema organizației sau marca comercială (suplimentară) Emblema sau marca comercială sunt simboluri, semne care dau un aspect estetic formularului, dau o idee despre destinatar, ajută consumatorul să distingă produsul sau serviciul producătorului. Emblema organizației este plasată pe antetul organizației în conformitate cu Carta (regulamentele organizației) Plasată în câmpul de sus al formularului, deasupra mijlocului numelui organizației - autorul documentului. Este posibil să plasați emblema și marca înregistrată la același nivel cu numele organizației (prop 06) în stânga.

04 – Codul organizației (OKPO) (obligație) Codul organizației este introdus conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO). Elementele de recuzită servesc la accelerarea transferului de informații documentate prin canalele de comunicare electronică și la reducerea numărului de erori în timpul transferului de date. Codul este un element de identificare electronică a unui document. 05 – Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice (obligație) Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice este eliberat de organele fiscale. OGRN este un cod digital din 13 cifre. Numărul principal de înregistrare de stat este indicat în toate documentele unei persoane juridice împreună cu numele acesteia. 06 – Număr de identificare fiscală/Cod motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) (obligație) Numărul de identificare fiscală/Cod motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) este eliberat de organele fiscale.

04 – Codul organizației (OKPO) 05 – Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice 06 – Numărul de identificare fiscală/Codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) Așezat în câmpul superior al formularului sub datele de referință ale organizației (detaliu 09)

07 – Codul formularului de document (obligație) Codul formularului de document este introdus conform Clasificatorului All-Russian al Documentației de Management (OKUD) este destinat să asigure contabilizarea și sistematizarea documentelor unificate pentru a reduce numărul de formulare de documente utilizate. Codul este format din 7 caractere și un număr de control: Charter – 02112312: 02 – clasa de formular; 11 – subclasa de formulare; 231 – număr de înregistrare; 2 – numărul de verificare

08 – Denumirea organizației (obligație) Se indică numele organizației autorului documentului. Autorul documentului poate fi o organizație (entitate juridică), unitate structurală sau funcționar. Numele organizației trebuie să corespundă cu numele consacrat în documentele sale constitutive. Deasupra denumirii organizației este indicată denumirea prescurtată, iar în lipsa acesteia, numele complet al organizației-mamă. Numele prescurtat al organizației este indicat dacă este consacrat în actele constitutive ale organizației.

Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse care au o limbă națională sunt tipărite în două limbi și sunt plasate sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.

09 – Informații de referință despre organizație (suplimentar) Acest detaliu conține informații despre organizație care sunt importante pentru contactele de informare. Datele de referință se află sub detaliile denumirii organizației. Informațiile de referință despre organizație includ: adresa poștală; numere de telefon și alte informații la latitudinea organizației (numere de fax, numere de telex, adresă de e-mail, adresa paginii web a organizației de pe Internet, număr de cont bancar etc.); cod OKPO; OGRN; TIN/KPP; Cod OKUD.

10 – Denumirea tipului de document (obligație) Denumirea tipului de document întocmit sau emis de organizație este reglementată de cartă (regulamentul organizației) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de USORD și OKUD Tipul de document este determinat de scopul și conținutul acestuia. Scrisoarea nu indică numele tipului de document. Denumirea documentelor este tipărită cu majuscule: COMANDĂ, ACT, PROTOCOL etc. Amplasarea detaliilor este longitudinală sau unghiulară.

11 – Data documentului (obligație) Detaliile sunt plasate pe aceeași linie cu numărul de înregistrare al documentului, care se află sub datele de referință despre organizație, dar deasupra linkului către documentul de inițiere. Pe antetul, sunt prevăzute semne restrictive speciale pentru a afișa data documentului. o Data scrisorii este data la care a fost semnată. Este scris cu opt cifre arabe în succesiune: câte două cifre pentru ziua lunii și luna, patru cifre pentru an. În același timp, litera „g. " nu este plasat după numere.

12 – Numărul de înregistrare a documentului (obligație) Numărul de înregistrare a documentului este o denumire digitală sau alfanumerică atribuită unui document la înregistrarea acestuia. Toate documentele create de organizație și primite de la alte organizații și persoane fizice sunt supuse înregistrării. Se face o excepție pentru documentele care nu fac obiectul înregistrării în conformitate cu lista care trebuie inclusă în Instrucțiunile de gestionare a evidențelor.

13 – Link către numărul de înregistrare și data documentului (suplimentar) Un link către numărul de înregistrare și data actului de inițiere este plasat în mărcile special prevăzute pentru aceasta pe antetul: „La nr. _____ de la _____.” Detaliile sunt plasate sub numărul de înregistrare al documentului

14 – Locul întocmirii sau publicării documentului (suplimentar) Locul întocmirii documentului este indicat dacă este dificil de determinat folosind detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul întocmirii sau publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată, iar acest detaliu include doar abrevieri general acceptate. Nu este indicat locul în care a fost întocmit documentul; acesta este inclus în numele organizației. Dacă

15 – Destinatar (suplimentar) Când detaliile sunt plasate într-un colț de pe antetul, „Destinatar” este plasat în colțul din dreapta sus la nivelul numelui organizației - autorul documentului. În cazul suporturilor longitudinale – pentru această recuzită, sunt adesea plasate marcaje unghiulare de limitare.

16 – Ștampila de aprobare a documentului (suplimentar) APROBAT de Director General al CJSC Termika Semnătură personală A. G. Tsitsin 15.04.2009 Documentul este aprobat de un oficial sau un document special eliberat. Ambele metode de aprobare au aceeași forță juridică. Cartele, regulamentele, regulamentele, graficele de personal, instrucțiunile, fișele postului, regulile, actele, protocoalele dobândesc putere juridică numai după aprobarea lor. Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.

17 – Hotărârea (suplimentară) Hotărârea, adică instrucțiunile de executare a actului, este înscrisă pe document de către funcționarul relevant și cuprinde funcțiile și numele executorilor, conținutul ordinului, termenul de executare, semnătura. și data Rezoluția se scrie de mână pe documentul original în spațiul liber dintre destinatar și text. Este permisă întocmirea unei hotărâri pe o foaie separată care să indice numărul de înregistrare și data documentului la care se referă rezoluția.

18 – Titlul textului (obligatoriu) Titlul reflectă conținutul succint al documentului și, prin urmare, nu poate fi prea lung (nu mai mult de cinci rânduri) cu o spațiere între rânduri. Titlul este plasat sub cerința „13 – link către numărul de înregistrare și data documentului” de la marginea marginii din stânga (fără liniuțe).

19 – Marca de control (suplimentară) Marca de control al execuției documentului semnalează monitorizarea documentului în procesul de executare a acestuia pentru a asigura termenele stabilite specificate în rezoluție sau termenele standard de execuție. Un marcaj pe controlul executării unui document este indicat prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”. Situat în colțul din dreapta sus al documentului.

20 – Textul documentului (obligație) Textul scrisorii trebuie să fie concis, consecvent, convingător, corect și simplu. Informațiile prezentate trebuie interpretate fără ambiguitate Structura scrisorii, de regulă, conține două părți: introductivă și principală. Notele introductive indică motivele care au condus la redactarea scrisorii și fac referiri la fapte, date, documente (cu excepția referințelor la detaliile documentului de inițiere la care această scrisoare este un răspuns). Partea introductivă poate începe cu cuvintele: Datorită faptului că...; Datorita sosirii cu mare intarziere...; Pe baza ordinului din data de... Nu....;

21 – Marcaj privind prezența unui atașament (suplimentar) Un marcaj privind prezența unui atașament se află imediat după textul dinaintea semnăturii, la două până la patru rânduri. . Dacă documentul are o anexă care nu este denumită în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate. În documentele administrative, informațiile despre disponibilitatea aplicațiilor sunt indicate în text.

22 – Semnătura (obligație) Semnătura se compune din: titlul funcției persoanei care a semnat actul. Dacă documentul este întocmit pe antet, atunci se utilizează o versiune prescurtată a postului (fără a menționa numele întreprinderii, de exemplu, director general). Dacă documentul nu este pe antet, atunci postul trebuie să includă: denumirea întreprinderii; transcrierea semnăturii personale (inițialele cu numele de familie). Dacă un document este semnat de mai mulți funcționari, atunci semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea posturilor lor: de la mai înalt la mai puțin important.

23 – Ştampila de aprobare a documentului (suplimentar) Ştampila de aprobare a documentului cu un funcţionar este alcătuită din: cuvântul DE CONVIN; poziția persoanei cu care se acordă documentul (inclusiv numele organizației); semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); datele de aprobare. Zona pentru atributul „Foaie de aprobare” este plasată în partea de jos a foii (sub atributul „Semnătură”) „sau pe o „Foaie de aprobare” separată, dacă conținutul documentului afectează interesele mai multor organizații , se face o notă pe document: „Fișa de aprobare este atașată”.

24 – Vize pentru aprobarea documentelor (obligație) Viza este o cerință care indică acordul sau dezacordul unui funcționar al organizației cu privire la conținutul documentului. Aprobarea documentului se formalizează printr-o viză, cuprinzând: funcția și semnătura persoanei care aprobă documentul; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data semnarii. Dacă există comentarii deasupra semnăturii, comentariul este declarat pe scurt sau se face o notă: „Comentariile sunt atașate”. Cercul funcționarilor care avizează documentul și succesiunea avizării sunt stabilite prin actele de reglementare ale organizației și depind de tipul documentului și conținutul acestuia.

25 – Amprenta sigiliului (suplimentar) Documentele se ștampilează în conformitate cu „Regulamentul privind procedura de executare, producere, înregistrare, utilizare, depozitare și distrugere a sigiliilor și ștampilelor”, care a fost aprobat prin ordin al directorului general.

26 – Notă privind certificarea copiei (suplimentar) Certificarea unei copii a unui document se efectuează pentru a-i conferi putere juridică. La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub cerința „Semnătură”, trebuie să se aplice următoarele: inscripția de certificare „Adevărat”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării. Este permisă certificarea unei copii a documentului cu un sigiliu determinat la discreția organizației.

27 – Notă suplimentară despre executorul Acest detaliu cuprinde: inițialele și prenumele (sau prenume complet, patronimicul și prenume) ale executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. Acest lucru permite destinatarului scrisorii să contacteze rapid emitentul acesteia. Acest marcaj este situat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos și este adesea realizat cu o dimensiune redusă a punctului de 10.

28 – Marcare la executarea înscrisului și transmiterea acestuia la dosarul obligatorului Se pune marcaj pe documentele executate care sunt supuse radierii la dosar pentru păstrarea ulterioară și utilizarea în scop de referință. O notă privind executarea unui document include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care indică executarea acestuia sau, în absența unui astfel de document, informații succinte despre execuție; cuvintele „Pune la treabă”; numărul dosarului în care va fi stocat documentul; semnătura personală a interpretului; data executiei. O notă privind execuția actului și trimiterea acestuia la dosar poate fi semnată de șeful compartimentului în care a fost întocmit documentul.

29 – Marcare la primirea documentului de către organizație (obligație) Conține numărul de serie și data primirii documentului (dacă este necesar, ore și minute). Este permisă marcarea primirii documentului de către organizație sub formă de ștampilă. Ştampila de înregistrare se aplică pe prima filă a documentului de intrare în colţul din dreapta jos

30 – Identificatorul copiei electronice a documentului Se face marcaj pentru căutarea automată a documentului dacă documentul este introdus în memoria computerului. Semnul indică calea completă către fișier - o copie electronică a documentului, inclusiv numele fișierului și extensia acestuia.

Opțiuni pentru locația detaliilor

Detalii și opțiuni obligatorii și suplimentare pentru proiectarea acestora

Detalii permanente și temporare

Detaliile utilizate la înregistrarea unei tranzacții operaționale sunt: constante și variabile.

La permanent putem include astfel de detalii care sunt prezente în mod constant pe document într-un sens neschimbat și care, prin urmare, pot fi aplicate în prealabil pe antetul organizației. Acestea sunt detalii precum emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse (dacă organizația are dreptul de a reprezenta stema pe antetul său), emblema organizației (dacă organizația are unul), numele organizației, informații de bază despre organizație, codul organizației, codul formularului de document (de exemplu, o scrisoare de serviciu), alte coduri (OGRN, INN/KPP).

Desigur, detaliile enumerate se pot schimba, în anumite circumstanțe, iar apoi organizația trebuie să refacă formularele. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă atât de des, mai ales în organizațiile guvernamentale. Prin urmare, este benefică aplicarea detaliilor prestabilite - reduce timpul alocat pregătirii documentelor, elimină apariția erorilor și îmbunătățește semnificativ aspectul final al documentului, mai ales dacă aceste detalii sunt aplicate tipografic.

La variabile putem include astfel de detalii care depind de circumstanțe specifice, de exemplu, detaliul 11 ​​„Data documentului” depinde de momentul în care este creat documentul, detaliul 20 „Textul documentului” - despre ceea ce se va spune în document, adică conținutul problemei acoperite în document.

Astfel, semnificația detaliilor variabile va fi întotdeauna diferită, în funcție de circumstanțele întocmirii și de tipul documentului, dar locația lor pe document și regulile de executare a acestora rămân în continuare neschimbate.

Detaliile pot fi împărțite în obligatorii și suplimentare.

Detalii necesare asigură forța juridică a documentului și sunt întotdeauna prezente pe orice tip de documente operaționale.

La obligatoriu Următoarele detalii includ:

Numărul de înregistrare al documentului,

Titlul textului,

Textul documentului,

Semnătura etc.

Detalii suplimentare nu se regăsesc pe toate tipurile de documente (de exemplu, emblemă, marca de control). Detalii suplimentare pot caracteriza etapele procesării documentelor, de exemplu,

29 „De la marca la primirea unui document de către organizație”,

30 „Identificatorul copiei electronice a documentului”,

dar lipsa unei referințe suplimentare pe document nu poate afecta valabilitatea juridică a documentului.

Formularul eșantion oferă două opțiuni pentru proiectarea vizitelor de întoarcere: unghiulară și longitudinală, i.e. Există două moduri de a proiecta detalii: steag și centrat

Cu opțiunea colțului sau metoda steagului Partea antet a formularului de document este situată în colțul din stânga sus al foii A4 sau A5. Când plasați detalii, începutul articolului este întotdeauna situat de la marginea din stânga a zonei în care se află articolul.

Cu opțiunea longitudinală sau metoda centrată partea de antet a formularului este extinsă până la marginea marginii din dreapta. Adică, atunci când detaliile sunt localizate, începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt echidistante de limitele zonei în care sunt situate detaliile.

Astfel, formularul eșantion stabilește principalele puncte fundamentale pe baza cărora s-au elaborat reguli uniforme de întocmire a detaliilor utilizate la întocmirea documentelor organizatorice și administrative.

Întrebări de securitate

1. Ce formate de hârtie sunt folosite pentru a construi modelul de formular ORD?

2. Care sunt dimensiunile câmpurilor ORD stabilite prin formularul eșantion ORD?

3. Pot fi plasate detalii în marginile documentului?

4. Care este compoziția maximă de detalii stabilită prin formularul de eșantion?

5. Câte poziții de tabulator sunt folosite la înregistrarea detaliilor?

6. Ce detalii sunt permanente?

7. Ce detalii sunt necesare?

8. Câte moduri există pentru a înregistra detaliile?

9. Ce caracterizează detaliile suplimentare ale ORD?

10. Cum diferă aranjarea longitudinală a detaliilor părții de antet a formularului de cea unghiulară?

Formulare de documente

Documentele oficiale create de persoane juridice sau persoane fizice trebuie să fie întocmite și certificate în modul prescris.

Documentele de management sunt de obicei pregătite pe hârtie cu antet. GOST R 6.30-2003 definește care este forma purtător de informații materiale(hârtie, electronică) cu o anumită compoziție de detalii și mărci pentru localizarea detaliilor documentului și informații relevante despre acesta

Formularul documentului- Aceasta este o foaie de hârtie cu detalii pre-reproduse care conțin informații permanente despre organizație - autorul documentului.

Formularul documentului, așa cum este definit de GOST R 51141-98, este „un set de detalii care identifică autorul unui document oficial scris.”

Scopul funcțional al formularelor este diferit. Formularele de documente sunt concepute pentru a reduce costurile cu forța de muncă la întocmirea documentelor, precum și pentru a identifica rapid firma autor atunci când lucrează cu un document.

Se pot produce formulare tipografic, folosind instrumente de imprimare online sau reprodus folosind un computer. Când utilizați un computer, formularul poate fi introdus în memoria aparatului și scos automat la imprimarea documentului.

Forme cu imaginea Emblemei de Stat a Federației Ruse (formulare de ștampilă) sunt fabricate numai în mod tipografic intreprinderi de tipar si stampila, având certificat privind disponibilitatea capacităților tehnice și tehnologice pentru producția de înaltă calitate a tipului specificat de produs și licenţă pentru acest tip de activitate. Numerele de serie și seria trebuie să fie marcate pe formularele de ștampilă. Aceste formulare sunt supuse înregistrării în organizații (firme). Formularele organizațiilor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse și stemele entităților constitutive ale Federației Ruse (formulare ștampilate) sunt produse tipărite supuse înregistrării.

Formularele de ștampilă ale organizației trebuie să aibă numerele de serie care sunt tipărite tipografic sau folosind un numărător. Uneori, serii ale acestor numere sunt puse și pe formulare de ștampilă. Fiecare tip de formular de ștampilă este înregistrat într-un jurnal separat (sau alt formular de înregistrare și contabilitate), iar formularele în sine sunt stocate în dulapuri șterse și sigilate în siguranță. Distrugerea acestora are loc în modul prescris, conform unui act cu marcaj în formularul de înregistrare.

Pentru a produce un formular de ștampilă sau orice alt formular într-o tipografie, ar trebui să faceți un aspect al formularului la scară 1:1, pe care să fie aplicate detalii permanente, marcajele necesare pentru detalii variabile și dimensiunile. sunt indicate zonele în care vor fi localizate detaliile. Este necesar să indicați tipul și culoarea hârtiei, să selectați fonturile necesare, să indicați tirajul, să convineți asupra termenelor limită și a costurilor de producție. Aspectul formularului trebuie să conțină o indicație că șeful organizației permite tipărirea acestui aspect (de obicei este scris cuvântul „autorizez”). Modelul trebuie să includă și semnătura managerului și sigiliul organizației. Trebuie pregătită o scrisoare de intenție pentru aspect.

La pregătirea documentelor organizatorice și administrative, se obișnuiește să se folosească un formular prestabilit.

Indiferent cum este pregătit formularul, este necesar să se țină cont de anumite cerințe care sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 la tipurile de formulare, proiectarea, contabilizarea și stocarea acestora, inclusiv formularele cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse, stemele entităților constitutive ale Federației Ruse. Formularele trebuie realizate pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare, de calitate corespunzătoare.

La proiectarea formularelor de document, dimensiunile zonelor de amplasare a detaliilor utilizate pe formulare trebuie să corespundă cu cele indicate pe formularul eșantion.

Pe formular, în conformitate cu dimensiunile și regulile stabilite pentru proiectarea detaliilor, se aplică detalii permanente, locațiile unor detalii variabile, care ar trebui să fie în partea superioară (antet) a formularului, sunt marcate sub formă de colțuri sau linii. De asemenea, colțurile marchează câmpurile documentului și locația detaliilor aplicate în partea de jos a formularului.

Formularele de documente pot fi produse în formate A4 și A5, cu opțiuni unghiulare și longitudinale pentru localizarea detaliilor. Atunci când se produc formulare prin imprimare sau folosind tehnologia computerizată, detaliile sunt întotdeauna întocmite în mod centrat, atunci când sunt produse cu mașina de scris - în mod steag.

De obicei, companiile folosesc urmând tipuri de formulare: formular general, formular scris, formular pentru un anumit tip de document.

Formele sunt împărțite în două grupe: de bază și suplimentare.

Principalele tipuri de formulare de documente includ:

§ formular scris;

§ forma generala;

§ un formular pentru un anumit tip de document.

La intreprinderi, în plus, în scopul documentării activităților diviziilor structurale (funcționarilor), acestea pot fi utilizate tipuri suplimentare , care includ:

· formular oficial;

· forma unității structurale;

· formular de lucru cu parteneri străini

Fiecare tip de formular documentele are un anumit set detalii. Formularul general este folosit pentru a pregăti orice tip de documente, cu excepția scrisorilor, de ex. este folosit pentru a produce majoritatea documentelor interne ale unei organizații, cu excepția scrisorilor. Forma se numește general, pentru că conține același set de detalii pentru toate tipurile de documente care sunt create pe el.

În funcție de actele constitutive, pe formularul general pot fi incluse următoarele detalii permanente:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - Stema unei entități constitutive a Federației Ruse;

03 - Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu);

04 - Cod de organizare;

08 - denumirea organizației;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

Pentru detalii variabile, pe formularul general se aplică semne de limitare - pentru detalii:

11 - data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului (pentru acest detaliu se tipărește în prealabil și semnul „Nu”)

Sub formă de colțuri, se disting locațiile următoarelor detalii:

15 - Destinatar (începutul și sfârșitul atributului, care indică simultan chenarul câmpului din dreapta);

18 - Titlul textului;

29 - Marcarea la primirea documentului de către organizație;

30 - Identificatorul copiei electronice a documentului.

Între detaliul 04 „Cod organizație” și detaliile 11 „Data documentului” și 12 „Număr de înregistrare a documentului”, se lasă spațiu pentru aplicarea (imprimare) detaliul 10 „Numele tipului de document”.

Forma unui anumit tip de document(cu excepția scrisorilor) este creat dacă organizația publică multe documente de același tip . Forma unui anumit tip de document este utilizată numai la întocmirea tipurilor corespunzătoare de documente, de exemplu, comenzi, instrucțiuni etc. Este întocmit pe baza unui formular general, conține aceleași detalii și este completat doar cu denumirea tipului de document corespunzător, de exemplu, comandă, instrucțiune etc. Aproape toate organizațiile au un formular de comandă; în organizaţiile în care îşi desfăşoară activitatea organele colegiale – o formă de protocol.

Adică, atunci când numele tipului de document este introdus în forma generală, de exemplu, „comandă”, „act”, „protocol”, acest formular devine o formă a unui anumit tip de document- formular de comandă, formular act, formular protocol etc.

Astfel, un formular pentru un anumit tip de document este de fapt un tip de formular general, deoarece un formular general fără a folosi denumirea tipului de document nu este deloc folosit la întocmirea documentelor organizatorice și administrative.

Detaliul 07 „Codul formularului de document” este imprimat pe formular la înregistrarea unui anumit tip de document, deoarece fiecare tip (varietate) de document are propriul cod de formular unificat conform OKUD.

Forma scrisorii este utilizat la întocmirea unui singur tip de document - o scrisoare oficială, deci nu este nevoie să indicați numele tipului de document din acesta. În formă de scrisoare, în locul detaliilor 10 „Numele tipului de document” sunt plasate recuzita 09 , iar în locul recuzitei 14 „Locul întocmirii sau publicării documentului”- recuzită 13 „Link către numărul de înregistrare și data documentului”, atât de necesar pentru corespondenţă.

În recuzita 09 „Informații de referință despre organizație” Trebuie să existe informații despre locul de compilare, prin urmare nu este nevoie să folosiți recuzita 14 „Locul pregătirii sau publicării documentului”.

Astfel, forma scrisorilor diferă de forma generală doar în două detalii. Toate celelalte detalii, pentru care pe formularul general se aplică semne sub formă de colțuri, sunt folosite și pe antetul și sunt întocmite după aceleași reguli. Sunt furnizate formulare scrisori »» adj. 7-10.

Formularul scrisorii este utilizat pentru corespondența dintre organizații și terți. Se folosește numai la emiterea de scrisori de la o întreprindere (unitate structurală, DL).

Formularele utilizate de întreprindere trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Antetul poate conține următoarele detalii :

· stemă (pentru organizațiile care au dreptul de a face acest lucru);

· emblema organizației (dacă există o stemă, nu este aplicată) sau marcă comercială

· numele organizației-mamă (dacă există);

· denumirea organizației (unitatea structurală);

· informații de referință despre organizație (adresă poștală, numere de telefon și, de asemenea, la discreția organizației, numere de fax, adresă de e-mail, pagini web de pe Internet, numere de cont bancar, cod de identificare bancară (BIC), numărul de licență și data );

· cod de organizare (întreprindere) conform OKPO;

· numărul principal de înregistrare al documentului;

· numărul de identificare fiscală/codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP);

· șabloane părți ale detaliilor (data, numărul documentului și linkul către numărul și data documentului).

Pe hârtie cu antet, colțurile de limitare sunt plasate pentru următoarele detalii:

· destinatar;

· titlul textului

Antetul nu indică numele tipului de document (cuvântul „scrisoare”).

În conformitate cu GOST R 6.30-97 Este permisă crearea unui formular pentru o unitate structurală (precum o sucursală, reprezentanță, birou etc.) a unei organizații (firmă) și a unui formular pentru un funcționar, dacă acest funcționar este autorizat să semneze documente. Formularele oficiale sunt utilizate, de regulă, pentru manager și adjuncții săi.

Forma unității structurale organizațiile sau funcționarii proiectează dacă șeful departamentului sau funcționarul are dreptul de a semna. Numele unității structurale sau denumirea postului se înscrie pe formular după detaliul 08 „Numele organizației”. O formă structurală sau o formă a unei unități structurale (oficial) poate fi utilizată la pregătirea oricăror tipuri de documente ale unităților (persoanelor) relevante, cu excepția scrisorilor.

Forma unității structurale este utilizată pentru procesarea documentelor în reprezentanțe, sucursale și mari divizii structurale ale întreprinderii. Pe un astfel de formular, după numele întreprinderii, este indicat numele unității structurale, de exemplu:

SA „Arsenal”

Departamentul de Securitate

Formular de job folosit la întocmirea documentelor pentru conducătorul întreprinderii. Pe un astfel de formular, în loc de numele organizației, poziția șefului acesteia este indicată, de exemplu, „Directorul Serviciului Federal de Frontieră al Federației Ruse”, „Președintele CJSC „Diesel”, etc. Exemple de formulare oficiale sunt date în anexă.

GOST R 6,30-97 prevede două opțiuni pentru plasarea detaliilor formularului:

· longitudinală şi

· colţ.

Când este poziţionat longitudinal Detaliile formularului sunt plasate de-a lungul marginii superioare și aliniate fie pe lățime, fie centrate.

Când detaliile sunt plasate într-un colț, ele ocupă o suprafață de 72,8 mm × 88,6 mm în colțul din stânga sus al foii și sunt utilizate la proiectarea unui formular de scrisoare. Opțiunea de colț vă permite să utilizați mai economic zona unei foi de hârtie deoarece colțul din dreapta al documentului este golit pentru aplicarea ștampilei de aprobare (regulamente, acte, instrucțiuni), adresare (în scrisori, memorii, declarații), pentru scris rezoluții .

Pentru producerea documentelor se folosește hârtie de dimensiuni stabilite.

Cele mai multe formatele comune sunt:

· A4 (210mm × 297) și A5 (148mm × 210 mm);

· densitate de la 80 la 200 g/m²;

· cu un grad de alb - de la 88 la 98%.

Formularele ar trebui să fie tipărite cu cerneluri bogat colorate, permițând realizarea de copii de înaltă calitate a documentelor cu ajutorul fotocopiatoarelor.

Orice document trebuie să aibă câmpuri, de ex. spațiu definit între marginea unei bucăți de hârtie și text. Câmpurile sunt necesare pentru depunerea documentului și realizarea unor note oficiale. În conformitate cu cerințele GOST R 6.30-97 dimensiunile câmpului ar trebui să fie nu mai putin de:

Marja din stânga - 20 mm;

Marginea dreaptă - 10 mm;

Marginea superioară - 20 mm;

Marja inferioară - 20 mm.

Pe formulare este permis loc restrictiv semne sub formă de colțuri, linii sau alte denumiri pentru plasarea detaliilor individuale(titlu pentru text, destinatar, marca de control etc.), precum și pentru pliere și arhivare.

Despre forme de organizare subiect Pot fi create Federații Ruse, care au, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, o limbă națională formulare care conțin detalii„Nr.”, „Numele organizației”, „Date de referință despre organizație”, „Locul pregătirii sau publicării documentului” tipărit în două limbi- rusă și națională - la acelasi nivel, folosind dispunerea longitudinala a detaliilor. Adică, în astfel de forme, toate detaliile scrisorii sunt repetate de două ori: în rusă și într-o limbă străină.

1. Formularele se realizează pe hârtie A4 sau A5 în culori deschise (hârtie albă).

2. Marginile de-a lungul marginilor formularului trebuie să fie de cel puțin 20 mm în stânga, sus și jos și de cel puțin 10 mm în dreapta.

3. În funcție de metoda de aranjare a detaliilor, se disting forme de colț și longitudinale.

4. Plasarea detaliilor în formular se face centrat, steag (aliniat de la marginea stângă a formularului) sau aliniat pe toată lățimea formularului (în limitele stabilite de câmpuri).

5. În scopuri contabile, este permisă introducerea numerelor pe formulare (în marginile din stânga, din dreapta sau de jos) tipografic sau folosind un numărător.

Elaborarea formularelor este organizată de întreprindere cu respectarea prevederilor secțiunii. Recomandări metodologice ale VNIIDAD FAS RF „ORD. Cerințe de documentare.”

Documentele oficiale sunt de obicei create pe antet. Utilizarea formularelor reduce timpul petrecut cu pregătirea documentelor și îmbunătățește cultura muncii de birou.

Un formular de document, așa cum este definit de GOST R 51141-98, este un set de detalii care identifică autorul unui document oficial scris. Este o bucată de hârtie standard care afișează informații constante și lasă spațiu pentru informații variabile. Doar prima pagină a documentului este pregătită pe formulare; Cerințele pentru formularele de documente organizatorice și administrative sunt stabilite prin GOST R 6.30-2003 Sunt stabilite două formate standard de formulare de document - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Fiecare filă a unui document, întocmită atât pe antet, cât și fără acesta, trebuie să aibă margini, un anumit spațiu între marginea foii și text, necesar pentru dosarea documentului și pentru realizarea unor mărci oficiale. GOST R 6.30-2003 a stabilit următoarele dimensiuni ale marjelor de cel puțin: 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - sus; 20 mm - mai jos. Acestea sunt dimensiunile minime ale câmpurilor; câmpurile mai mici nu sunt permise, deoarece procesarea și stocarea ulterioară a documentelor vor fi dificile, dar câmpurile mari sunt acceptabile. La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, a doua și următoarele sunt numerotate cu cifre arabe în mijlocul câmpului de sus, fără cuvântul „pagină” și semne de punctuație.

Cea mai comună metodă de producere a formularelor este tipărirea. Formularul poate fi, de asemenea, produs folosind instrumente de tipărire online sau reprodus folosind un computer. Formularele de documente trebuie să fie pregătite pe hârtie albă sau pe hârtie de culoare deschisă.

Pentru o organizație, unitatea sa structurală sau un funcționar, se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documente: formular general; forma scrisorilor; forma unui anumit tip de document. Forma generală este utilizată pentru producerea tuturor tipurilor de documente, cu excepția scrisorilor.

În funcție de locația detaliilor, sunt instalate două versiuni ale formularelor - unghiulară și longitudinală. Opțiunea colț vă permite să utilizați mai economic zona unei foi de hârtie, deoarece colțul din dreapta al documentului rămâne liber pentru plasarea ștampilei de aprobare (în regulamente, instrucțiuni, acte), adresare (în scrisori, memorii, declarații). ), pentru redactarea unei rezoluții.

Detaliile formularului pot fi găsite în unul dintre următoarele moduri:

Centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt la fel de îndepărtate de limitele zonei în care sunt situate detaliile);

Steagul (fiecare linie de detalii începe de la marginea stângă a zonei în care se află detaliile).

În organizațiile entităților constitutive ale Federației Ruse care au, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, o limbă națională, pot fi create formulare în care detaliile sunt tipărite în două limbi: rusă și națională. Este posibil să creați un formular în două limbi dacă organizația corespunde cu corespondenți străini.

Nu este permisă: introducerea pe formular doar a denumirii prescurtate a organizației; „decorarea” formei cu un design care poate fi confundat cu o emblemă; introducerea pe formular a unor date de referință despre autor care nu corespund datelor de înregistrare de stat; aranjarea arbitrară a detaliilor formularului care nu îndeplinește cerințele standardului de stat; plasarea detaliilor asupra formelor organizațiilor ruse bazate pe formele partenerilor străini, ceea ce încalcă tradițiile interne de pregătire a documentelor și este adecvată numai pentru întreprinderile mixte.