Înregistrarea unui act de acceptare a materialelor: formularul M7. Înregistrarea actului de acceptare a materialelor: formularul M7 Actul de acceptare a eșantionului de materiale de umplere

În prezent, pentru cea mai eficientă activitate, departamentul de contabilitate trebuie să dețină următoarele documente primare: forme de procură M-2 și M-2a, mandat de primire, act de acceptare a materialelor, card limită-gard, factură-cerere și alții.

Forme de împuternicire M-2 și M-2a.

Împuternicire- un document contabil primar al formei stabilite, utilizat pentru a oficializa dreptul unei persoane de a acționa ca administrator al unei organizații atunci când primește articole de inventar vândute de un furnizor în baza unui contract. Procura se eliberează în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare sub forma nr. M-2 sau nr. M-2a. Formularul nr. M-2a este utilizat de organizațiile în care primirea materialelor prin procură este masivă.

Procura se întocmește de către departamentul de contabilitate într-un singur exemplar și se emite împotriva primirii destinatarului. Procura trebuie să conțină în mod necesar:

1. numele și codul OKPO al organizației care a emis procura;

2. numărul și data întocmirii procurii;

3. termenul de valabilitate al procurii (de regulă, nu mai mult de 15 zile);

4 numele consumatorului și al plătitorului - indicați numele complet al organizației, adresa poștală a acesteia, contul curent și numele băncii organizației; dacă consumatorul și plătitorul sunt aceiași, atunci în câmpul „plătitor” se scrie „același”;

4. detaliile pașaportului angajatului pentru care se eliberează procura;

5. numele furnizorului - organizația de la care trebuie să obțineți valori în baza acestei procuri;

6. numele, numărul și data documentului pentru care doriți să primiți valori (factură plătită, ordin de plată);

7. lista obiectelor de inventar care ar trebui obținute prin procură.

Procura trebuie să conțină o probă de semnătură a angajatului pentru care este eliberată. Procura este semnată de șeful și contabilul șef al organizației. La sfârșitul procurii, se aplică sigiliul organizației.

M-4. Ordin de primire

Acest formular este utilizat pentru a înregistra materiale provenite de la furnizori sau din procesare. Comanda de primire într-un singur exemplar este întocmită de persoana responsabilă financiar în ziua în care obiectele de valoare ajung la depozit.
O notă de primire poate fi emisă pentru mai multe articole de materiale, dacă acestea au fost primite sub o singură factură.
Pentru încărcăturile omogene în masă care sosesc de la același furnizor de mai multe ori pe parcursul zilei, este permisă întocmirea unei note de chitanță în totalitate pe zi.

Trebuie emis un mandat de primire pentru suma efectiv acceptată a valorilor.

Companie de asigurari. Se indică numele companiei care a asigurat încărcătura. Dacă marfa nu a fost asigurată, atunci se pune o liniuță.

Numărul documentului (însoțitor). Este indicat numărul documentului conform căruia au fost primite materialele, factura sau scrisoarea de trăsură.

Număr document (plată). Este indicat numărul documentului prin care au fost achitate materialele primite - un ordin de plată sau o cerere de plată. Preț (coloana 7). Costul pe unitate de material este indicat fără TVA. Suma TVA (coloana 9). Suma TVA este indicată pentru cantitatea totală de material. Număr pașaport (coloana 11). Numărul pașaportului este indicat dacă materialul conține pietre sau materiale prețioase. Un astfel de material este atașat unui pașaport special. Număr de serie conform fișierului depozitului (coloana 12). Numărul cardului contabil material este înregistrat aici (formularul M-17).

M-7. Certificat de acceptare a materialelor.

Acest formular este utilizat pentru a înregistra acceptarea activelor materiale care prezintă o discrepanță cantitativă și calitativă, precum și o discrepanță în sortiment cu datele documentelor însoțitoare ale furnizorului; este, de asemenea, compilat la acceptarea materialelor primite fără documente; este baza legală pentru a face o cerere către furnizor, expeditor.
În cazul întocmirii unui certificat de acceptare, ordinul de primire (formularul nr. M-4) nu este emis.

În partea de sus a actului sunt indicate numele, adresele, telefoanele, expeditorul, furnizorul și destinatarul materialelor, precum și locul de întocmire a actului, ora de începere și de sfârșit a acceptării. Dacă încărcătura a fost asigurată, atunci este indicată compania de asigurări.

Pe prima pagină a formularului din secțiunea „A fost listat pe documentele de transport însoțitoare” sunt indicate datele din factura furnizorului. Pe pagina a 2-a sunt scrise condițiile pentru depozitarea produselor în depozitul destinatarului, starea containerelor și ambalarea produselor. De asemenea, indică modul în care a fost determinată cantitatea de produse lipsă. Pe a treia pagină a actului, sunt indicate informațiile dezvăluite despre căsătorie, luptă, lipsuri și surplusuri de materiale cu cantitatea și costul exact. A patra pagină conține concluzia comitetului de acceptare și enumeră documentele atașate actului.

Actul este întocmit de comisie în duplicat, cu participarea obligatorie a persoanei responsabile financiar și a reprezentantului furnizorului. Fiecare membru al comisiei, inclusiv magazionerul care acceptă materialele, semnează actul. Actul este aprobat de șeful organizației beneficiare.

Act - un document care pe hârtie mărturisește acțiunile sau evenimentele realizate. Pentru a întocmi un act de acceptare a materialelor în funcție de cantitate, există o formă specială care trebuie utilizată. Un exemplu de umplere este prezentat în șablonul de mai jos. În plus față de formularul standard unificat, există și cerințe speciale, instrucțiuni și reguli pentru completarea de la minister.

Actul de acceptare a materialelor mărturisește acțiunea realizată în timpul acceptării materialelor. Documentul este utilizat la înregistrarea mărfurilor care au valoare materială, însoțită de documente de plată și divergente de la formulare (însoțitoare). În acest caz, se folosește un act de înregistrare cu formularul nr. M7. Acest formular este o bază legală pentru a furniza furnizorului anumite reclamații în viitor.

Actul de acceptare a transferului de materiale trebuie să includă următoarele informații: greutatea, cantitatea, integritatea sigiliului, marca, marca și alte informații. În plus, integritatea / starea containerului și a ambalajului sunt indicate separat. De asemenea, documentul indică cantitatea de material care lipsește în momentul acceptării. În plus, poate fi întocmit.

Actul este completat de o comisie autorizată, în care trebuie să existe un administrator de depozit, un supraveghetor al furnizorului, un reprezentant al departamentului de aprovizionare sau o altă persoană a unei întreprinderi neinteresate.

Materialele sunt compilate și semnate în duplicat.

În momentul compilării, ar trebui să indicați:

1. Adresa organizației care va primi bunurile și furnizorul.
2. Numele companiei și datele de contact ale destinatarului și furnizorului.
3. Numerele de telefon ale ambelor părți.
4. Data, anul acceptării.
5. Numărul documentului de certificare, factură, contract etc.
6. Informații despre compania de asigurări dacă încărcătura a fost asigurată.

Secțiuni de documente

Formularul este împărțit în patru părți:

• 1 pagină. Informațiile despre documentele atașate produsului sunt scrise.
• 2 pagini. Descrierea condițiilor de depozitare a mărfurilor. Aceasta ar trebui să descrie dacă ambalajul este intact sau nu. Dacă în timpul inspecției s-a descoperit că materialul nu este în cantitate suficientă sau este complet absent, acest fapt ar trebui indicat.
• 3 pagini. Toate încălcările identificate, dacă există, sunt menționate în detaliu - bătălie, căsătorie, defecte etc. Se înregistrează cantitatea și prețul acestora.
• 4 pagini. Rezultatele comisiei de experți sunt rezumate, sunt prezentate recomandări adecvate, sunt anexate anexe suplimentare.

Membrii comisiei includ reprezentanți ai ambelor părți interesate. De obicei, este condus de persoana responsabilă a organizației și de reprezentantul furnizorului.

Un act de acceptare a materialelor se întocmește în cazul în care furnizorul a încălcat termenii contractului în raport cu volumul, calitatea sau cantitatea valorilor materiale. De asemenea, acest document este necesar atunci când nu există documente însoțitoare pentru livrare. Există o formă stabilită a actului de acceptare a materialelor - M-7, care devine baza pentru depunerea unei cereri împotriva furnizorului.

Următoarele informații trebuie indicate în act:

• Numele destinatarului și al furnizorului de active materiale.
• Adrese și numere de telefon ale ambelor părți.
• Locul întocmirii actului.
• Timp de acceptare.
• Număr certificat de calitate.
• Date despre contractul de livrare, factură sau alt document însoțitor.
• Informații despre compania de asigurări dacă încărcătura a fost asigurată.

Formularul certificatului de acceptare a materialelor este format din 4 pagini

• 1 pagină. Indicați datele documentelor însoțitoare pentru mărfuri.
• 2 pagini. Condiții de depozitare a materialelor la depozitul destinatarului. Pe această pagină este necesar să descrieți starea coletului. Aici, observă faptul că există o discrepanță între cantitatea de bunuri de fapt și documente, dacă există o penurie.
• 3 pagini. Lipsa bunurilor materiale sau a surplusului acestora este notată mai detaliat, se fac note despre căsătorie, luptă, pagube etc. Numărul de bunuri (materiale) și costul acestora trebuie să fie introduse în act.
• 4 pagini. Concluzia comitetului de acceptare. Această pagină ar trebui, de asemenea, să enumere toate documentele însoțitoare atașate actului de acceptare a materialelor.

Comisia întocmește un act în două exemplare. Comisionul trebuie să includă un angajat responsabil din punct de vedere financiar al întreprinderii care acceptă active materiale, precum și un reprezentant al furnizorului. Actul este semnat de toți membrii comisiei, aprobat de șeful organizației beneficiare. Acest document, împreună cu documentele însoțitoare, este transferat către departamentul de aprovizionare și contabilitate.

Cum se elaborează corect un act de acceptare a materialelor

Ora de încheiere a acceptării

Aceste informații vor confirma legalitatea documentelor în ziua următoare după sosirea mărfurilor. Dacă este acceptată o cantitate mare de mărfuri, sfârșitul acceptării are loc de fapt a doua zi după primire. Contribuabilul acceptă TVA pentru deducere numai pentru materialele luate în considerare. Indicarea orei exacte a începutului și sfârșitului acceptării va fi o dovadă a momentului acceptării efective în cazul unei discrepanțe între datele de primire la depozit și data înregistrării documentelor.

Detalii despre documentele de însoțire

Conform documentelor primare ale furnizorului, destinatarul verifică cantitatea și calitatea mărfii livrate.

Detalii despre contractul cu furnizorul

Prezența unui contract este obligatorie, deoarece acest document poate fi utilizat pentru a identifica livrarea. O companie poate avea mai multe contracte cu un singur furnizor, ale căror condiții diferă, de exemplu, de posibilitatea de plată amânată sau de acordare a reducerilor. Dacă detaliile contractului nu sunt indicate în act, în cazul unui audit, operatorii vor avea suspiciuni că un astfel de document nu a fost întocmit. Astfel, costurile organizației vor fi considerate nerezonabile.

Reprezentantul furnizorului Marcă de apel

Confirmă că cumpărătorul a notificat furnizorului locul și ora expedierii mărfurilor. Un reprezentant al furnizorului sau o parte independentă trebuie să fie prezentă în timpul executării actului. Excepțiile sunt cazurile în care furnizorul a fost de acord cu acceptarea unilaterală a bunurilor. Reprezentantul furnizorului sau al transportatorului poate refuza să ajungă la locul expedierii sau să semneze actul. În acest caz, marca la apelul reprezentantului celei de-a doua părți va fi o dovadă a îndeplinirii de către cumpărător a obligațiilor sale.

Marca de etanșare

Informațiile despre sigilarea încărcăturii ar trebui să fie conținute în foaia de parcurs, dar vor fi utile semne suplimentare în act. Dacă destinatarul a acceptat mărfurile cu sigilii intacte, atunci responsabilitatea pentru lipsa sau deteriorarea mărfurilor revine furnizorului sau transportatorului.

Condiții de depozitare a materialelor

Cumpărătorul este interesat de siguranța materialelor și de crearea condițiilor de depozitare a acestora. Dacă sunt încălcate condițiile de depozitare, pierderile nu pot fi atribuite normelor de pierdere naturală.

Remedierea faptului de deteriorare a ambalajului

Dacă containerul este deteriorat, destinatarul poate depune o cerere împotriva furnizorului sau transportatorului. Dacă, ca urmare a deteriorării ambalajului, destinatarul este obligat să cumpere unul nou pentru vânzarea ulterioară a mărfurilor, marca de pe defectele ambalajului va deveni o justificare a costurilor.

Metoda de determinare a încărcăturii lipsă

Deficitul poate fi determinat prin cântărire, recalcularea locurilor, măsurare. Numărul de materiale primite trebuie determinat în unități de măsură specificate în documentele însoțitoare.

Lipsa (excedent, reclasificare, luptă)

În cazul în care materialele primite nu corespund cu calitatea, sortimentul și cantitatea specificate în documentele furnizorului, acceptarea se efectuează de către un comision creat la ordinul șefului întreprinderii cumpărătoare. Se întocmește o concluzie, pe baza căreia se vor face reclamații împotriva furnizorului.

Un act de acceptare a materialelor din formularul M7 este întocmit atunci când valorile materiale sunt acceptate fără documente însoțitoare, sau nu au venit în totalitate sau nu corespund calității specificate de furnizor. Pentru astfel de cazuri, există un formular M7 - aceasta este o cerere legală către expeditorul materialului, furnizorul. Dacă ați întocmit un act de acceptare, atunci formularul M4 (ordin de primire) nu este emis. Actul de acceptare a formularului M7 a fost stabilit și aprobat de Goskomstat din Rusia numărul 71a.

Procedura de acceptare a materialelor

Acceptarea bunurilor începe cu verificarea formularelor. Împreună cu acestea, documentele de transport, însoțire sau decontare trebuie transferate. Dacă nu este disponibil, contactați furnizorul. Dacă furnizorul a raportat că nu există documente sau au fost pierdute pe parcurs, este necesar să se întocmească un act de acceptare a materialelor din formularul M7.

Dacă există documente cu produsul, ar trebui să verificați cantitatea acestuia. Cantitatea de material trebuie să corespundă cifrelor indicate în actele de însoțire și cantității comandate de la furnizor. Puteți verifica cantitatea și calitatea mărfurilor în același timp. Dacă există o discrepanță cantitativă sau o căsătorie și o luptă, atunci ar trebui să sunați la furnizor.

Dacă nu există documente pentru materialele primite, ce ar trebui să fac?

Este necesar să se implice toți angajații companiei să caute formulare în depozitul lor, în departamentul de contabilitate, la locul de depozitare a materialelor în sine. Prezența unui tip de acte din cele enumerate este obligatorie pentru acceptare:

• scrisoare de trăsură;
• certificat de calitate;
• scrisori de parcurs;
• factura și orice documente individuale ale produsului.

În absența documentelor enumerate, trebuie să apelați furnizorul, șoferul, dacă a existat o companie de transport, atunci și acolo. În caz de pierdere sau absență completă a documentelor pentru bunuri, este necesar să se întocmească un act de acceptare a materialelor din formularul M7.

Completați formularul fără greșeli în 1 minut!

Program gratuit pentru completarea automată a tuturor documentelor pentru comerț și depozit.

Biznes.ru - completarea rapidă și convenabilă a tuturor documentelor primare

Conectați-vă gratuit la Business.Ru

Acest formular este utilizat pentru a înregistra acceptarea activelor materiale care prezintă o discrepanță cantitativă și calitativă, precum și o discrepanță în sortiment cu datele documentelor însoțitoare ale furnizorului; este, de asemenea, compilat la acceptarea materialelor primite fără documente; este baza legală pentru a face o cerere către furnizor, expeditor.
În cazul întocmirii certificatului de acceptare, ordinul de primire (formularul nr. M-4) nu este emis.
Această formă intersectorială standard este aprobată prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 30.10.97, nr. 71a.

(Scrieți documente fără erori și de 2 ori mai rapid datorită completării automate a documentelor în programul Klass365)

Vizualizați umplerea eșantionului: pagina 1 pagina 2 pagina 3 pagina 4

Cum să simplificați lucrul cu documente și să păstrați înregistrările ușor și natural

Vedeți cum funcționează Business.Ru
Conectare demo

Cum se completează corect un act de acceptare a materialelor

În partea de sus a actului sunt indicate numele, adresele, telefoanele, expeditorul, furnizorul și destinatarul materialelor, precum și locul de întocmire a actului, ora de începere și de sfârșit a acceptării. Dacă încărcătura a fost asigurată, atunci este indicată compania de asigurări. În plus, liniile corespunzătoare indică numărul certificatului de calitate, numărul și data documentului însoțitor (factura), numărul și data contractului pentru furnizarea de materiale.

Pe prima pagină a formularului din secțiunea „A fost listat pe documentele de transport însoțitoare” sunt indicate datele din factura furnizorului.

Pe pagina a 2-a sunt scrise condițiile pentru depozitarea produselor în depozitul destinatarului, starea containerelor și ambalarea produselor. De asemenea, indică modul în care a fost determinată cantitatea de produse lipsă.

Pe a treia pagină a actului, sunt indicate informațiile dezvăluite despre căsătorie, luptă, lipsuri și surplusuri de materiale cu cantitatea și costul exact.

A patra pagină conține concluzia comitetului de acceptare și enumeră documentele atașate actului.

Notă! Actul este întocmit de către comisie în duplicat, cu participarea obligatorie a persoanei responsabile financiar și a reprezentantului furnizorului. Fiecare membru al comisiei, inclusiv magazionerul care acceptă materialele, semnează actul. Actul este aprobat de șeful organizației beneficiare.

* Pentru a simplifica întreținerea documentației, veți fi ajutat de programul de efectuare a contabilității depozitului gratuit.

Cum se automatizează lucrul cu documente și nu se completează manual formularele

Completarea automată a formularelor de documente. Economisiți-vă timpul. Scapă de greșeli.

Conectați-vă la CLASS365 și bucurați-vă de gama completă de posibilități:

• Completați automat formularele standard actuale ale documentelor
• Imprimați documente cu imagini de semnătură și ștampilă
• Creați hârtii cu antet cu logo-ul și recuzita
• Creați cele mai bune oferte comerciale (inclusiv folosind propriile șabloane)
• Încărcați documente în format Excel, PDF, CSV
• Trimiteți documente prin e-mail direct din sistem
• Păstrați înregistrări de inventar cu un scaner de coduri de bare

Cu CLASS365 nu puteți pregăti numai documente automat. CLASS365 vă permite să gestionați o întreagă companie într-un singur sistem, de pe orice dispozitiv conectat la Internet. Este ușor să organizați o muncă eficientă cu clienții, partenerii și personalul, să mențineți comerțul, depozitul (programul pentru contabilitatea depozitului) și contabilitatea financiară. CLASS365 automatizează întreaga întreprindere.

Începeți acum cu Biznes.Ru! Luați o abordare modernă a managementului afacerii și creșteți-vă veniturile.

Conectați-vă gratuit la Business.Ru