Vezi paginile în care este menționat termenul de grupare de documente. Formarea cauzelor Reguli și procedura de formare a cauzelor

Eşti aici: Pornirea unei afaceri

Documentele executate trebuie să aibă un marcaj care să indice că înscrisul a fost întocmit și trimis la dosar (cerința 28) și introdus la dosar în ziua încheierii executării. Respectarea strictă a acestei reguli simple va elimina pierderea documentelor și va asigura siguranța acestora.

La constituirea unui dosar se introduc în acesta documente care, în cuprinsul lor, corespund titlului cauzei, este interzisă gruparea de copii a documentelor (cu excepția celor deosebit de valoroase); documente care pot fi returnate, în cazuri.

Cazurile se formează în organizații cu evidență centralizată - de către serviciul suport documentație al organizației (DOU) al organizației, cu descentralizat - atât pe unități structurale (persoane responsabile de DOU), cât și de către serviciul DOU al organizației. În același timp, formarea dosarelor se realizează sub îndrumarea metodologică directă a arhivei organizației și, dacă este necesar, a arhivei de stat corespunzătoare.

La formarea carcasei, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

· documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în dosare separate;

· includeți la dosar câte un exemplar al fiecărui document;

· gruparea documentelor din același an calendaristic într-un dosar; excepții sunt: cazuri de mutare; cauzele judiciare; dosarele personale care se formează pe toată perioada de activitate a acestei persoane în organizație; acte ale organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora, grupuri de deputați, care se grupează în perioada convocării lor; documentele instituțiilor de învățământ care sunt generate în cursul anului universitar; documente de teatru care caracterizează activitățile scenice în timpul stagiunii de teatru; dosare de filme, manuscrise, istorice medicale etc.;

· dosarul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli, cu o grosime de cel mult 4 cm (dacă fișierul este mai mare, atunci este împărțit în două sau mai multe volume). Grosimea dosarelor cu perioade de stocare de până la 10 ani nu trebuie să depășească 10 cm Dacă în dosar există mai multe volume (părți), indexul și titlul carcasei sunt plasate pe fiecare volum cu adăugarea „T.1. ”, „T.2”, etc.

În cadrul carcasei, documentele trebuie aranjate astfel încât conținutul lor să acopere în mod constant anumite aspecte. În acest caz, documentele sunt localizate în ordine cronologică (intrare - după data primirii, ieșire - după data plecării) sau alfabetic după autori și corespondenți.

Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează documentelor la care se referă. Aplicațiile de peste 250 de coli formează un volum separat , despre care se face o notă în document.

Documentele organizatorice și administrative sunt grupate în dosare pe tip și cronologie cu anexe aferente, ținând cont de următoarele reguli:

· actele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Dacă sunt aprobate ca document independent, atunci sunt grupate în cazuri separate;

· comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal;

· comenzile pentru personal sunt grupate în dosare în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite. Este recomandabil, în cazul unor volume mari de documente, gruparea comenzilor de personal referitoare la diverse aspecte ale activităților organizației (angajare, concediere și relocare, călătorii de afaceri etc.) în cazuri separate;

· instrucțiunile de la organizațiile de nivel superior și documentele pentru implementarea acestora sunt grupate în cazuri în funcție de domeniile de activitate ale organizației;

· planurile, rapoartele, estimările, limitele, listele de titluri și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor;

· documentele din dosarele personale sunt aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite;

· conturile personale ale lucrătorilor și angajaților pentru salarii sunt grupate în dosare separate și ordonate în ele alfabetic după nume de familie;

· propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor cu privire la problemele activității organizației și toate documentele pentru examinarea și executarea acestora sunt grupate separat de declarațiile cetățenilor pe probleme personale;

· Corespondența se grupează, de regulă, pe un an calendaristic și se sistematizează în ordine cronologică, documentul de răspuns se plasează după documentul de solicitare. Atunci când se reia corespondența cu privire la o anumită problemă începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosarul anului curent, indicând indexul dosarului anului precedent. În funcție de specificul activităților organizației, corespondența poate fi grupată și pe an universitar, termen de convocare a organelor alese etc.

Documentele care au stat la baza emiterii comenzilor (cereri, certificate, acte, note) pot fi grupate separat de comenzi.

Documentația de planificare și raportare (planuri, cereri, devize, rapoarte) se introduc în dosarul anului căruia îi aparține în conținutul său, indiferent de momentul întocmirii sau data primirii. De exemplu, un raport pentru 2008 ar fi scris în 2009, dar plasat într-un dosar din 2008. În schimb, planul pentru anul 2009 este întocmit în 2008 și înscris în dosarul 2009. Planurile pe termen lung trebuie să fie datate din anul inițial de funcționare.

Înregistrarea cazurilor

După execuție, documentele sunt grupate în cazuri. Ordinea grupării acestora este prevăzută de nomenclatorul muncii de birou neclasificate. Lista de cazuri trebuie să includă toate IP-urile pentru documente și publicații.

Documentele, în funcție de nevoile de producție și de gradul de restricție de acces, pot fi grupate în fișiere separat sau împreună cu alte documente pe aceeași problemă.
În cazurile în care o organizație generează un număr mare de aceleași tipuri de documente și dosare (comenzi, instrucțiuni, rapoarte etc.) cu și fără restricții de acces, este recomandabil să se prevadă formarea lor separată în fișiere. În acest caz, în coloana nomenclatorului „Indexul cazurilor”, la numărul cazului cu documente se adaugă marca de restricție de acces specificată.

Atunci când un document cu acces restricționat este inclus într-un dosar cu documente neclasificate care nu au o ștampilă similară, acest dosar primește o marcă de restricție de acces și clarificarea corespunzătoare este inclusă în nomenclatorul dosarelor organizației (instituției).
În organizațiile ale căror activități generează un număr mic de documente cu acces limitat, nomenclatorul cauzelor poate prevedea stabilirea unui singur caz. De exemplu: „Documente” Pentru uz oficial.”

Perioada de păstrare a unui astfel de fișier nu este stabilită. iar în coloana corespunzătoare din nomenclatorul cauzelor se plasează marca „EC” (comisie de experți).

La sfârșitul anului de mandat, cazul accesului restricționat este revizuit de comisia de experți a organizației (instituției) pagină cu pagină și, dacă este cazul, se ia decizia de regrupare a documentelor. Documentele de stocare pe termen lung și permanent conținute în dosar sunt grupate într-un fișier separat, care primește un titlu independent și este inclus suplimentar în lista de fișiere.

Dacă carcasa include documente cu doar perioade de stocare temporară, este posibil să nu fie reformatată. Perioada de stocare a unui astfel de dosar este determinată de perioada maximă a documentelor cuprinse în acesta.

În cazurile cu înregistrări deschise. în care, pe măsură ce materialele se acumulează, se concentrează informații de distribuție limitată, ar trebui să fie clasificate într-o categorie similară. Copertele acestor cutii sunt, de asemenea, ștampilate cu restricții de acces. Precizările corespunzătoare sunt incluse în lista de cazuri.

9.1.7 Utilizarea documentelor, dosarelor și publicațiilor. Eliminarea restricțiilor de acces din fișiere

Nu este permisă utilizarea informațiilor din documente restricționate în discursuri deschise sau în publicații din presa deschisă. în emisiunile de radio și televiziune, expune astfel de documente și publicații la expoziții deschise, le expune pe standuri, în vitrine sau în alte locuri de vizionare publică.
Cazurile și publicațiile sunt emise utilizatorilor și acceptate de la aceștia împotriva primirii în RKF „Contabilitatea cazurilor și publicațiilor emise”.
Copiile documentelor pentru terți se realizează pe baza unor solicitări scrise cu acordul șefului organizației (unității structurale) care a întocmit aceste documente.
Copierea documentelor pentru terți. primite de la alte organizații se realizează de comun acord cu organizațiile compilatoare.

Cazurile de depozitare permanentă și temporară cu ștampilă de restricție de acces sunt revizuite periodic în vederea eliminării eventual a acestei ștampile. Revizuirea se efectuează la transferarea dosarelor de la diviziile structurale în arhiva organizației, precum și la întocmirea dosarelor de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani) pentru transferul în arhiva de stat (pentru organizațiile comerciale la lichidarea acestora). Decizia privind eliberarea ștampilei este încredințată unei comisii speciale create în modul prescris, care include adjunctul șefului organizației care se ocupă de aceste probleme și reprezentanți ai serviciului de conducere a biroului. Decizia comisiei se formalizează într-un act în formă liberă, care este aprobat de șeful organizației. Un exemplar al actului, împreună cu dosarele, se transferă în arhiva organizației, iar pentru dosarele de păstrare permanentă și de păstrare pe termen lung - arhivei statului. Pe copertele cazurilor cu acces limitat, ștampila se anulează cu o ștampilă sau o notă de mână care indică data și numărul actului care a servit ca bază pentru înlăturarea acesteia. Note similare sunt incluse în inventarul și nomenclatorul cazurilor.

Fișierele cu acces restricționat transferate de organizații către arhivele de stat sunt utilizate ca documente restricționate în conformitate cu cerințele Arhivelor Statului.

Antipireticele pentru copii sunt prescrise de un medic pediatru. Dar există situații de urgență cu febră când copilul trebuie să i se administreze imediat medicamente. Apoi, părinții își asumă responsabilitatea și folosesc medicamente antipiretice.

Ce este permis să fie dat sugarilor? Cum poți scădea temperatura la copiii mai mari? Ce medicamente sunt cele mai sigure?

În organizațiile mici, afacerile se formează central în serviciul de suport pentru documentația de management sau cu secretarul. Dacă organizația este mare, documentele de management sunt generate și stocate în serviciul de suport documentație de management, iar documentele rămase sunt grupate în fișiere și stocate în unitățile structurale în care s-a lucrat.

Reguli și procedura de formare a dosarelor Formarea cazurilor se realizează conform regulilor cuprinse în Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizatii, Instrucțiuni standard pentru munca de birou

în autoritățile executive federale.

Până la începutul anului calendaristic, dosarele sunt pregătite pentru toate cazurile enumerate în lista de cazuri.

Copertele indică:
numele organizației (complet și scurt);
denumirea unității structurale;
indice de cazuri conform nomenclatorului cazurilor;
titlul cauzei este în deplină conformitate cu nomenclatorul cauzelor;

perioada de păstrare a cazului.

La formarea carcasei, trebuie respectate o serie de reguli. Implementarea lor va ajuta întotdeauna la determinarea corectă a locației de stocare a oricărui document. Pune doar în carcasă documente completate si executate corect

, care corespund ca aspect și conținut titlului său. Este interzisă includerea în dosar a unor copii în schiță și în dublu ale documentelor.

Este necesar să rețineți că documentele cu perioade de stocare permanente și temporare nu sunt grupate într-un singur fișier. Există o regulă care nu așezați mai mult de 250 de coli într-o carcasă cu o grosime de cel mult 4 cm

. Această condiție oferă condiții optime pentru căutarea informațiilor și costuri minime cu forța de muncă la pregătirea fișierelor pentru stocarea în arhivă. Dacă se creează mai multe documente legate de acest caz, se creează un nou volum cu același titlu. Afaceri se formează în decurs de un an calendaristic

După activitatea principală, acestea ar trebui grupate separat de comenzile de personal. Comenzile pentru personal sunt grupate în dosare în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite.

Documentele din interiorul carcasei trebuie, de asemenea sistematiza. împreună cu aplicațiile se transformă în afaceri după tipuri de documente și cronologie. Adică se pune mai întâi un document cu o dată anterioară, apoi unul ulterioară. depuse în ordine cronologică și după număr.

Anexele sunt de obicei atașate la documentele la care se referă. Dacă atașamentele sunt mari, ele pot forma un fișier separat cu un titlu corespunzător.

La formarea unei afaceri corespondenţă Trebuie avut în vedere faptul că scrisoarea de răspuns este plasată după scrisoarea de solicitare. Aceasta înseamnă că principiul cronologiei este respectat în raport cu documentele de inițiativă.

Documente de planificare și raportare sunt stocate în dosarele anului la care se referă, indiferent de momentul creării lor. Planurile anuale, trimestriale și lunare sunt stocate separat.

Amplasat în cutii separate apeluri din partea cetățenilor, aranjandu-le in ordine alfabetica. În același timp, propunerile, declarațiile și plângerile cetățenilor cu privire la problemele activității organizației și toate documentele pentru examinarea și executarea acestora sunt grupate separat de declarațiile cetățenilor pe probleme personale.

Documente în dosare personale sunt aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite.

Documente electronice iar bazele de date sunt formate în fișiere (dosare, directoare) în conformitate cu nomenclatorul fișierelor organizației, separat de documentele pe hârtie, pe hard disk-ul unui computer special dedicat. Bazele de date electronice sunt formate în fișiere separate.

Depozitarea carcasei

Cazurile formate și completate sunt stocate în unități structurale până când sunt transferate în arhivele organizației. Siguranta documentelor si protectia impotriva efectelor negative ale luminii si prafului sunt asigurate de depozitarea in incuiat dulapuri, seifuri sau dulapuri cu lift.

Lucrurile se așează pe rafturi pe verticală. Pe cotorul fiecărui dosar este indicat indexul său de nomenclatură. trebuie atașat la interiorul ușii dulapului. Pentru a găsi documentul solicitat, găsiți numărul cazului corespunzător în nomenclatură și apoi un folder cu același număr.

Documentele deja compilate în fișiere pot fi necesare de către angajați pentru muncă. În acest caz, în locul documentului extras din dosar se pune o foaie de înlocuire. Fișa înlocuitoare indică numărul și data documentului, conținutul pe scurt al acestuia, când și cui a fost eliberat. Pentru un caz emis în întregime, se completează un card înlocuitor. Se indică numărul cauzei emise, data emiterii, cui i s-a eliberat, pentru ce perioadă, semnături la primire și acceptare după returnarea cauzei. Cardul de înlocuire este plasat în dulap la locul cazului emis.

În conformitate cu Regulile de lucru de birou în autoritățile executive federale fișierele de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă organ executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la data începerii utilizării sau depozitării lor în unități structurale. Transferul cazurilor în arhivele organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor de depozitare permanentă, depozitare temporară (peste 10 ani) și evidențe de personal întocmite în diviziile structurale ale organului executiv federal. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhivele organului executiv federal și sunt supuse distrugerii în modul prescris.

Formarea dosarelor este gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei.

Cazurile se formează în diviziuni structurale (descentralizate).

Documentele executate trebuie depuse în termen de 15 zile de către executor, în funcție de sistemul de evidență adoptat, la serviciul instituției de învățământ preșcolar sau la persoanele responsabile cu evidența din secțiile structurale, pentru formarea acestora în cauză.

Controlul formării corecte a cazurilor este efectuat de către serviciul instituției de învățământ preșcolar.

La formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele reguli:

plasează doar documente executate în cazuri în conformitate cu rubricile cauzei conform nomenclatorului;

gruparea documentelor din același an calendaristic în cazuri, cu excepția cazurilor transferabile; separarea documentelor de stocare permanentă și temporară în fișiere;

plasează în dosare fotocopii ale faxurilor și mesajelor telefonice în mod general;

nu introduceți în dosare documente care trebuie returnate, copii suplimentare sau ciorne;

volumul carcasei nu trebuie să depășească 250 de coli.

Documentele din cadrul cazului sunt aranjate în ordine cronologică întrebare-logică sau o combinație a acestora.

Inregistrarea cazurilor - Aceasta este o procedură de pregătire a fișierelor pentru stocare în conformitate cu regulile stabilite, constând din două etape.

Înregistrarea inițială a cazurilor se efectuează la stabilirea acestora - imediat înainte de introducerea primului document în ele, iar înregistrarea finală (completă) - la sfârșitul anului calendaristic (pentru cazurile rulante - când sunt închise). La pregătirea cazurilor pentru transferul în depozitul de arhivă, se efectuează înregistrarea suplimentară a cazurilor.

Înregistrarea inițială a cazului presupune completarea (cu unele excepții) a detaliilor copertei și plasarea pe copertă a unui document care atestă cazul. Pe cotorul husei este aplicat un autocolant care indică numărul carcasei, iar pentru carcasele formate din mai multe volume (părți), numărul volumului (partea) carcasei.

Înregistrarea finală (completă) (cazurile de stocare permanentă, stocarea temporară (peste 10 ani) și fișierele personale sunt supuse înregistrării complete. Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt procesate parțial și este permisă stocarea foilor de documentele incluse în carcasă în dosare fără numerotare și nu întocmesc fișe de certificare a documentelor) include implementarea secvențială a unui set de lucrări:

completarea detaliilor necompletate anterior ale capacului cazului (Anexa 1); numerotarea paginilor cazului; intocmirea unei fise de certificare (nota de certificare) a cazului (Anexa 2);

întocmirea (în unele cazuri) a unui inventar intern al documentelor cauzei;

legarea (legator sau obligatoriu) a carcasei; verificarea completității și corectitudinii cazului.

Înregistrarea cazurilor se efectuează de către persoanele responsabile cu evidența în secțiile structurale sau de către angajații serviciului de învățământ preșcolar cu respectarea următoarelor reguli: Completarea detaliilor capacului cazului (partea din față) – în timpul înregistrării inițiale, indicați mai întâi denumirea întreprinderii

(în întregime în cazul nominativ, în conformitate cu numele complet oficial (denumirea prescurtată este indicată între paranteze după numele complet) și unitatea structurală (în conformitate cu structura organizatorică aprobată a întreprinderii). indexarea

caz presupune aplicarea unei denumiri digitale a cazului în conformitate cu nomenclatorul cauzelor. Pentru cazurile formate din mai multe volume (părți), este indicat numărul de serie al volumului (partea). se indică în conformitate cu nomenclatorul cazurilor (se pot face clarificări la titlul indicat inițial, dacă este cazul).

data la primar înregistrarea unui caz (volum, parte) este data instituirii cauzei (data și anul sunt indicate cu cifre arabe, iar luna este indicată printr-un cuvânt). La finalizarea cazului este indicat data încheierii acestuia (închiderea);

termen de valabilitate (informațiile cu privire la perioadele de păstrare a dosarului sunt indicate în conformitate cu nomenclatorul de dosare aprobat după verificarea cu perioadele de păstrare prevăzute în lista documentelor standard (generate în activitățile întreprinderii. Pe copertele dosarelor de stocare permanentă). se face următorul marcaj: „A se păstra permanent”);

cifrul de arhivă - dosarele de depozitare permanentă (numerele fondului, inventarul, dosarele din arhivă) se scriu mai întâi cu creion. Versiunea finală („cerneală”) se completează în arhiva departamentală numai după ce aceste dosare sunt incluse în secțiunile anuale ale inventarelor sumare aprobate de CPE ale instituției arhivistice relevante (pe copertele dosarelor de stocare permanentă se lasă spațiu pentru numele arhivei în care vor fi transferate fișierele pentru stocare, precum și pentru codul de arhivă în conformitate cu OKPO);

numărul de foi – indicate pe baza numerotării acestora (conform inscripției de certificare). Numerotarea se face cu creionul în colțul din dreapta sus al fiecărei foi. Se respectă următoarele reguli:

numerotarea filelor din dosarul cauzei se efectuează în ordine directă (crescătoare);

foile de caz în diferite părți (volume) ale carcasei sunt numerotate în cadrul corespunzător

piese (volume);

numerotarea fotografiilor, desenelor, diagramelor și a altor articole incluse în dosar

materialele ilustrative sunt realizate pe verso cu numerele indicate în colțul din stânga sus;

Numerotarea plicurilor cu anexe incluse în carcasă se efectuează în

secvența „plic - atașament”, cu fiecare atașament atribuit propriul număr;

Fișa de certificare și inventarul intern al cazului nu sunt numerotate;

La finalizarea numerotării foilor de caz, se efectuează o verificare filă cu filă a corectitudinii acesteia. Dacă sunt detectate erori (omisiuni sau repetare de numere), foile numerotate incorect și toate foile ulterioare sunt renumerotate.

după ce ați terminat de numerotat foile, certificați fișierele pe o foaie separată se eliberează o certificare , unde sunt indicate informații despre numărul de foi din dosar, precum și caracteristicile documentelor individuale (desene, fotografii, desene).

Scrisoarea de certificare este semnată de redactorul acesteia (indicând transcrierea semnăturii, funcția și data întocmirii).

să înregistreze documente din anumite categorii în cadrul dosarelor cu perioade de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani), dacă sunt întocmite pe tipuri de documente, rubrici

care nu dezvăluie conținutul specific al acestor documente. De asemenea, este prevăzut un inventar intern al documentelor pentru documentele incluse în dosarele personale. Inventarul intern al actelor cauzei este întocmit pe o foaie separată în forma prescrisă (Anexa 3) și conține informații despre numerele de ordine ale actelor cauzei, indexurile, datele și rubricile acestora, precum și numerele fișelor de caz pe care sunt localizate documentele relevante. Se întocmește o evidență finală pentru inventarul intern al documentelor cazului. Indică (în cifre și în cuvinte) numărul de documente și fișe de inventar intern incluse în inventarul intern. Inventarul intern al actelor cauzei este semnat de redactorul acestuia (indicând transcrierea semnăturii, funcția, data întocmirii) și apoi lipit pe interiorul copertei. depunerea dosarului și legarea

este produs pentru o protecție mai fiabilă a documentelor împotriva deteriorării mecanice în timpul depozitării ulterioare.

La pregătirea fișierelor pentru depunere (legare), elementele de fixare metalice (ace, agrafe) trebuie mai întâi îndepărtate din documente. Înscrisurile care constituie cauza sunt depuse în copertă din carton dur cu patru orificii sau legate astfel încât textul să poată fi citit liber în orice loc la deschiderea cutiei.

După finalizarea tuturor procedurilor de mai sus, este obligatoriu să se verifice caracterul complet și corectitudinea cazului (acordați o atenție deosebită completării și corectitudinii completării detaliilor de pe coperta frontală, conținutului scrisorii de certificare și inventarului intern ( dacă este cazul).

Fișierele completate sunt supuse stocării curente la locul înființării lor sau în serviciul instituției de învățământ preșcolar (oficiul administrativ) după pregătirea corespunzătoare (înregistrare suplimentară), sunt transferate pentru stocare temporară în arhiva întreprinderii;

Anexa 1 Formarea cazului

Cazurile se formează în organizațiile cu gestiune centralizată a evidențelor - de către serviciul de gestiune a evidenței organizației, cu descentralizat - atât pe unități structurale (persoane responsabile), cât și de către serviciul de gestiune a evidenței organizației. În același timp, formarea dosarelor se realizează sub îndrumarea metodologică directă a arhivei organizației și, dacă este necesar, a arhivei de stat corespunzătoare.

La formarea carcasei, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

Grosimea carcasei cu termen de valabilitate de până la 10 ani nu trebuie să depășească 10 cm.

Dacă într-un caz există mai multe volume (părți), indexul și titlul cauzei sunt plasate pe fiecare volum cu adăugarea „T.1”, „T.2”, etc.

Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează documentelor la care se referă. Anexele de peste 250 de file constituie un volum separat, despre care se face o notă în document.

Documentele organizatorice și administrative sunt grupate în dosare pe tip și cronologie cu anexe aferente, ținând cont de următoarele reguli:

Documentele care au stat la baza emiterii comenzilor (cereri, certificate, acte, note) pot fi grupate separat de comenzi.

Informații suplimentare:

_____
1 GOST R 7.0.8-2013. Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. - Intră. 01-03-2014. - M.: FSUE „Standardinform”, 2014. - Poz. 98.
2 Kuznetsov S.L. Tehnologii moderne pentru documentarea suport al managementului: ediția a II-a, revizuită și extinsă. – M.: Editura „TERMIKA”, 2014 – 288 p.
3 Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002 - Secțiunea 3.5.
4 Ibid. – Secțiunea 3.5.
5 Ibid. – Secțiunea 3.5.
6 Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76. – Anexa nr. 21.
7 Ibid. – Anexa nr. 21.
8 Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002 - Secțiunea 3.5
9 Ibid. – Secțiunea 3.5.
10 Ibid. – Secțiunea 3.5.
11 Kuznetsov S.L. Tehnologii moderne pentru documentarea suport al managementului: ediția a II-a, revizuită și extinsă. – M.: Editura „TERMIKA”, 2014 – 288 p.
12 Ibid.

Nicio parte a acestui document nu poate fi reprodusă sau utilizată prin niciun mijloc (grafic, electronic sau mecanic, inclusiv fotocopiere, înregistrare, transfer pe bandă magnetică sau sisteme de stocare și recuperare a informațiilor) fără permisiunea deținătorului drepturilor de autor, TERMIKA LLC. Pentru a obține permisiunea, vă rugăm să ne contactați prin e-mail.

Un caz este un document sau un set de documente legate de o problemă sau domeniu de activitate, plasat într-o copertă separată și având aceeași perioadă de valabilitate. În conformitate cu Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor, formarea dosarelor este gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul acestora. Conține documente care corespund titlului în conținutul lor, dar este interzisă gruparea în ele a copiilor în formă de schiță și dublet ale documentelor (cu excepția celor deosebit de valoroase), precum și a documentelor care pot fi returnate.

Cazurile se formează în organizațiile cu gestionarea evidențelor centralizată - de către serviciul de gestionare a evidențelor al organizației, cu descentralizat - atât pe unități structurale (persoanele responsabile cu gestionarea evidențelor), cât și de către serviciul de gestionare a evidențelor al organizației.

Formarea cazurilor se realizează sub îndrumarea metodologică directă a arhivei organizației și, dacă este necesar, a arhivei de stat corespunzătoare. La formarea lor este necesar:

respectă următoarele cerințe de bază: documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în dosare separate; includeți la dosar câte un exemplar al fiecărui document; grupează-l în documente din același an calendaristic;

excepțiile sunt: transferabile; judiciar; dosarele personale care se formează pe toată perioada de activitate a acestei persoane în organizație; acte ale organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora, acte ale grupurilor de deputați care se grupează în perioada convocării acestora; documentele instituțiilor de învățământ care sunt generate în cursul anului universitar; documente de teatru care caracterizează activitățile scenice în timpul stagiunii de teatru; dosare de filme, manuscrise, istorice medicale etc.; carcasa nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.

În cadrul carcasei, documentele trebuie aranjate astfel încât conținutul lor să acopere în mod constant anumite aspecte. În acest caz, documentele sunt aranjate în ordine cronologică (documentele de intrare după data primirii, documentele de ieșire după data de plecare) sau alfabetic după autori și corespondenți. Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează documentelor la care se referă. Aplicațiile de peste 250 de coli constituie un volum separat, despre care se face o notă în document. Documentele administrative sunt grupate în cazuri pe tip și cronologie cu aplicațiile aferente.

Cartele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Dacă sunt aprobate ca document independent, atunci sunt grupate în cazuri separate. Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal. Comenzile pentru personal se grupează în funcție de perioadele stabilite de depozitare a acestora.

Este recomandabil, în cazul unor volume mari de documente, gruparea comenzilor de personal referitoare la diverse aspecte ale activităților organizației (angajare, concediere și relocare, călătorii de afaceri etc.) în cazuri separate. Instrucțiunile de la organizațiile de nivel superior și documentele pentru executarea acestora sunt grupate în funcție de domeniile de activitate ale organizației. Planurile, rapoartele, estimările și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor. Documentele din dosarele personale sunt aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite.

Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților pe baza salariilor sunt grupate în fișiere separate și aranjate în ele alfabetic după nume de familie. Propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor cu privire la activitatea organizației și toate documentele pentru examinarea și executarea acestora sunt grupate separat de declarațiile cetățenilor cu privire la problemele personale. documentul de răspuns se plasează după documentul de cerere. Atunci când se reia corespondența cu privire la o anumită problemă începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosarul anului curent, indicând indexul dosarului anului precedent. În funcție de specificul activităților organizației, corespondența poate fi grupată și pe an universitar, termen de convocare a organelor alese etc. Toate fișierele, în funcție de perioada de stocare, sunt împărțite în următoarele categorii: - fișiere de stocare permanentă; - fisiere de stocare temporara cu o perioada de stocare de peste 10 ani; - fișiere de stocare temporară cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv.

Fișierele de stocare temporară cu perioade de stocare de până la 10 ani inclusiv, de regulă, nu sunt supuse transferului în arhiva organizației. Cazurile sunt stocate în serviciul de management al biroului (dacă organizația utilizează o formă centralizată de lucru cu documente) sau în unități structurale (dacă sunt forme descentralizate sau mixte) la locul în care sunt formate în dosare. În organizațiile mici, este recomandabil să stocați central fișierele în serviciul de suport pentru documentație. Șefii unităților structurale și angajații responsabili cu documentația asigură siguranța documentelor și dosarelor. Dosarele se pastreaza in incaperi de lucru sau incaperi special amenajate in acest scop, amplasate in dulapuri si mese incuiate care asigura siguranta deplina a documentelor.

Pentru a crește eficiența căutării documentelor, cazurile sunt aranjate în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, a cărui copie este plasată pe ușa cabinetului în interior. Numerele carcasei conform nomenclaturii sunt indicate pe cotoarele huselor carcasei. Este interzisă stocarea documentelor pe desktopuri necorespunzătoare. Benzile magnetice cu fonogramele sedintelor organelor colegiale se pastreaza de catre secretarul executiv. Pe bandă și casetă se fac semne indicând data întâlnirii și ora înregistrării.

Secretarul organului colegial răspunde de siguranța acestora. Emiterea cazurilor către organizații terțe se realizează cu permisiunea șefului organizației. Se creează un card de dosar înlocuitor pentru cazul emis (vezi Anexa 16).

După expirarea perioadei de stocare, fișierele de stocare temporară cu perioade de stocare de până la 10 ani sunt supuse distrugerii conform actelor întocmite ca urmare a unei examinări a valorii documentelor, care se efectuează anual de către angajații conducerii. serviciul suport documentație împreună cu Comisia Centrală de Experți (CEC) sau comisia de experți (CE) a organizației aflate în gestionarea arhivei metodologice. Forma actului privind atribuirea spre distrugere a dosarelor care nu fac obiectul depozitării este dată în Anexa 15. Cazurile sunt cuprinse în act dacă perioada de păstrare prevăzută pentru acestea a expirat până la data de 1 ianuarie a anului în care actul se află. întocmit. De exemplu, dosarele finalizate în anul 2005 cu o perioadă de păstrare de trei ani pot fi incluse într-un act care se va întocmi nu mai devreme de 1 ianuarie 2009. Se întocmește un act privind atribuirea spre distrugere a dosarelor care nu fac obiectul depozitării. pentru dosarele întregii organizații. Dacă actul indică treburile mai multor divizii, atunci numele fiecărei divizii este indicat înaintea grupului de rubrici din cazurile acestei divizii.

Titlurile cazurilor similare selectate pentru distrugere sunt incluse în act sub o rubrică comună care indică numărul de cazuri atribuite acestui grup. Cazurile supuse distrugerii sunt transferate spre prelucrare (eliminare). Transferul cazurilor se formalizează printr-o notă de acceptare, care indică data transferului, numărul de dosare care urmează a fi predate și greutatea maculaturii. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Decizia privind selectarea dosarelor pentru stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) în vederea transferului în arhivă, selectarea dosarelor cu perioade de stocare temporară pentru a fi stocate în unități structurale, alocarea spre distrugere a dosarelor pentru anii anteriori ale căror perioade de stocare. au expirat, se face pe baza unei examinări a documentelor valorice. Examinarea valorii documentelor se efectuează anual de către angajații serviciului suport documentație managerială împreună cu Comisia Electorală Centrală (CE) a organizației sub îndrumarea metodologică a arhivei. Selecția documentelor pentru depozitarea permanentă și temporară (peste 10 ani) se realizează printr-o revizuire fișă cu coală a dosarelor.

Nu este permisă selectarea documentelor pentru depozitare și distrugere numai pe baza titlurilor de caz. Cazurile marcate „EPC” („Comisia de verificare expertă”) sunt supuse unei evaluări foaie cu foaie pentru a identifica și izola din compoziția lor documentele care sunt supuse depozitării permanente. Cutiile marcate „EPK” care conțin documente de depozitare permanentă sunt supuse reformării. Documentele de păstrare permanentă separate de componența lor se anexează la cazuri omogene sau sunt înregistrate ca dosare independente.

Perioadele de stocare pentru dosarele care conțin documentele rămase de stocare temporară sunt determinate de lista documentelor care indică perioadele de păstrare a acestora sau de nomenclatorul dosarelor organizației. În același timp, la efectuarea unei examinări a valorii documentelor, se verifică calitatea și caracterul complet al nomenclatorului fișierelor organizației și corectitudinea determinării perioadelor de stocare pentru fișiere. Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor din organizație, pe lângă actul menționat mai sus privind alocarea pentru distrugere a dosarelor care nu fac obiectul depozitării, organizația întocmește inventarele permanente (Anexa 17), depozitare temporară (peste 10 ani) (Anexa 18) și personal (Anexa 19) ).

Inventarele și actele specificate sunt examinate simultan la o ședință a Comitetului Executiv Central (CE) al organizației. Actele și inventarele aprobate de Comitetul Executiv Central (CE) se aprobă de șeful organizației numai după ce CPE a instituției arhivistice aprobă inventarele cutii de depozitare permanentă. Instituțiile arhivistice verifică corectitudinea selecției dosarelor pentru păstrare permanentă și, în conformitate cu Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor, dacă este cazul, au dreptul de a cere ca cazurile selectate pentru depozitare temporară sau distrugere să fie incluse în listă. a dosarelor de stocare permanentă, prin urmare organizația are dreptul de a distruge fișierele cuprinse în aceste acte, numai după aprobarea de către CPE a instituției arhivistice a inventarelor dosarelor de stocare permanentă.

Formarea unui caz se numeste gruparea actelor executate intr-o cauza in conformitate cu nomenclatorul cauzelor si sistematizarea actelor in cadrul cauzei.*

* GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții, s.Z.

După ce documentele sunt executate, acestea sunt plasate în dosarele corespunzătoare și sistematizate în cadrul acestora. Cauza se consideră deschisă din momentul în care apare în ea primul document executat.

Distribuirea corectă a documentelor în dosare este de mare importanță, deoarece asigură o căutare rapidă a documentelor necesare și siguranța acestora.

În prezent, au fost elaborate cerințe uniforme pentru formarea și executarea dosarelor. Acestea sunt prevăzute în Sistemul de management al documentației de stat și în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale. Procedura de formare, stocare și înregistrare a fișierelor, pe baza standardelor existente, ar trebui să fie consacrată în instrucțiunile de gestionare a biroului organizațiilor specifice, deoarece acest lucru face posibilă luarea în considerare a specificului muncii și documentației acestora.

În organizațiile mici, fișierele sunt compilate și stocate central de către angajatul responsabil cu munca de birou (de exemplu, o secretară). În instituțiile și organizațiile mari, cazurile se formează în unități structurale la locul în care au fost create sau executate documentele. Documentele administrative, corespondența managerilor și cele mai importante documente interne se formează și se păstrează în biroul sau secretariatul conducerii.

Formarea începe la începutul anului calendaristic, când se creează un folder separat (dosar de legare sau dosar de înregistrare) pentru fiecare caz numit în nomenclator.

Lucrările la formarea dosarelor constă în următoarele operațiuni: distribuirea și aranjarea documentelor executate în dosare (cazuri); aranjarea documentelor în cadrul dosarelor într-o anumită secvență; proiectarea huselor carcasei.

Cazurile trebuie tratate în conformitate cu normele existente. Pe copertă sunt afișate o serie de date, oferind o idee despre afilierea documentelor cu organizația, compoziția și conținutul acestora și durata de valabilitate. Numele organizației în întregime și/sau prescurtat dacă este recunoscută oficial este plasat pe coperta fiecărui caz, de exemplu: Universitatea Umanitară de Stat din Rusia - RSUH. Sub aceasta se scrie numele unitatii structurale: Departamentul Financiar, Departamentul Resurse Umane.

Sub denumirea unității structurale este indicat indicele carcasei conform nomenclatorului, de exemplu: Cazul nr. 01-05, unde 01 este indicele unității structurale, 05 este numărul de serie al carcasei din nomenclatură.

La dosar pot fi depuse doar acele documente care sunt prevăzute în nomenclator. Dacă apar documente noi, din acestea se formează un caz independent și denumirea (titlul) acestuia este introdusă în nomenclatorul cauzelor sub un număr de rezervă.

Aranjarea corectă a documentelor în cadrul dosarului este de mare importanță. Timpul necesar pentru a găsi informațiile necesare depinde în mare măsură de secvența în care sunt localizate.

Documentele sunt sistematizate în dosare în conformitate cu anumite principii. Cele mai semnificative și practic cele mai convenabile sunt: întrebare-logică, cronologică, alfabetică, numerotare. Ele pot varia și pot fi combinate.

Cel mai des folosit interogativ Principiul (întrebare-logic), conform căruia documentele sunt plasate în fișiere în succesiunea logică a rezolvării unei anumite probleme. Această sistematizare coincide cu cronologic aranjarea documentelor.

La alfabetic sistematizarea documentelor folosește numele autorilor acestora, numele instituțiilor corespunzătoare, numele unităților administrativ-teritoriale etc.

ÎN numerotare documentele omogene care au numerotare succesivă (protocoale, comenzi, chitanțe, facturi etc.) sunt grupate în ordine.

Documentele administrative (comenzi, instrucțiuni, rezoluții etc.) sunt formate în dosare pe tip de document și pe cronologie (împreună cu anexe). Comenzile pentru principalele activități și personal sunt grupate separat;

Protocoalele sunt grupate în cazuri în ordine cronologică și după numere;

Corespondența se grupează pe o perioadă de un an calendaristic și se sistematizează în ordine cronologică: documentul de răspuns se plasează după documentul de cerere;

Documentele de planificare și raportare ar trebui să fie stocate în dosarele anului la care se referă în conținutul lor, indiferent de momentul întocmirii sau de data primirii lor;

Documentele din rapoarte trebuie plasate în următoarea ordine: notă explicativă, raport, anexe;

Planurile și rapoartele anuale sunt separate de cele trimestriale și lunare;

Documentele financiare monetare (comenzi de numerar, rapoarte anticipate, extrase bancare etc.) sunt grupate după număr. Chitantele, facturile etc. sunt aranjate similar;

Documentele din dosarele personale se plasează în următoarea ordine: inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal; cerere de angajare; chestionar, fișă de evidență a personalului; autobiografie; documente educaționale; extrase din ordine de numire, transfer, concediere; completare la fișa personală de evidență a personalului; completare la fisa personala de contabilizare a stimulentelor; adeverințe și alte documente aferente acestei persoane (cu excepția certificatelor de rezidență, a stării de sănătate și a altor documente de importanță secundară, care sunt grupate separat din dosarele personale).

În cadrul acestor grupuri, documentele sunt aranjate cronologic. Copii ale ordinelor privind impunerea de penalități, stimulente, schimbarea numelui etc. nu sunt depuse într-un dosar personal, deoarece aceste informații sunt înregistrate în plus față de fișa personală de evidență a personalului.

Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților sunt grupate în cazuri independente în ordine alfabetică în cadrul anului calendaristic.

Contestațiile cetățenilor sunt formate în cazuri separate, folosind ordinea de grupare alfabetică.

Alături de principiile de sistematizare a documentelor, la crearea dosarelor, trebuie să se respecte regulile de bază comune tuturor categoriilor de documente:

Doar documentele executate sunt depuse în dosare. Este interzisă depunerea la dosar a documentelor neîndeplinite, precum și a documentelor supuse returnării;

Fiecare document introdus la dosar trebuie întocmit în conformitate cu cerințele standardelor de stat și ale altor reglementări.* Prin urmare, înainte de depunerea unui document la dosar, trebuie verificată corectitudinea executării acestuia: prezența semnăturilor necesare, a vizelor. , index, date, mărci etc.;

* De bază Reguli de funcționare a arhivelor departamentale, clauza 2.2.3.

Dosarul cauzei cuprinde documente într-un singur exemplar. Ciornele și copiile duplicate nu sunt depuse împreună cu originalele. Singurele excepții pot fi proiectele de documente deosebit de valoroase sau copiile care au mărci, vize etc., care completează conținutul primelor exemplare;

Documentele cu perioade de stocare permanente și temporare sunt grupate în fișiere separate;

Documentele din același an calendaristic sunt grupate în cazuri, cu excepția cazurilor tranzitorii. În plus, anumite categorii de cazuri au propriile caracteristici de formare. Astfel, dosarele personale se formează pe toată perioada de activitate a unei persoane în organizație; treburile organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora se formează în perioada de convocare; documentația instituțiilor de învățământ se întocmește în dosare pe an universitar;

Documentele sunt introduse în dosar cu toate anexele aferente și materialele suplimentare. Dacă aplicațiile sunt mari, ele sunt formate într-o afacere independentă.

Grosimea fiecărei carcase nu trebuie să depășească 30-40 mm, adică aproximativ 250 de coli. Dacă există mai multe documente, cazul este împărțit în volume. Numărul de volume ale fiecărui caz este indicat în nomenclatorul cazurilor la sfârșitul anului.

Gruparea corectă a documentelor în dosare și sistematizarea lor în dosar facilitează foarte mult examinarea valorii documentelor, pregătirea documentelor pentru păstrarea și utilizarea ulterioară.

Organizația lucrează cu furnizori străini de piese de schimb și componente de aeronave, documentele însoțitoare pentru care sunt furnizate în limba engleză. Documentele sunt supuse traducerii.

Este posibil să se utilizeze denumirile (denumirea) obiectelor de inventar și mijloacelor fixe într-o limbă străină în fiscal și contabilitate (în documentele primare)?

În această problemă luăm următoarea poziție:

Numele bunurilor din documentele primare trebuie să fie indicate în limba rusă, cu posibilitatea de a traduce numele corespunzătoare în rusă.

Justificarea postului:

Limba de stat a Federației Ruse pe întreg teritoriul său este limba rusă (Partea 1, Articolul 68 din Constituția Federației Ruse, Partea 1, Articolul 1 din Legea federală din 01.06.2005 N 53-FZ „Cu privire la stat Limba Federației Ruse”).

Pe teritoriul Federației Ruse, documentele oficiale în organismele guvernamentale, organizațiile, întreprinderile și instituțiile se desfășoară în limba rusă ca limbă de stat a Federației Ruse (Partea 1 a articolului 16 din Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 N 1807-I „Despre limbile popoarelor Federației Ruse”).

Una dintre sarcinile principale ale contabilității este formarea de informații complete și de încredere despre activitățile organizației și statutul proprietății acesteia, necesare utilizatorilor interni și externi ai situațiilor financiare (clauza 3 a articolului 1 din Legea federală din 21 noiembrie 1996). N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” ( în continuare - Legea N 129-FZ)).

În conformitate cu paragraful 1 al art. 9 din Legea N 129-FZ, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora sunt menținute.

În conformitate cu paragraful 1 al art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, cheltuielile documentate sunt înțelese ca cheltuieli confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse sau documente întocmite în conformitate cu obiceiurile comerciale aplicate în statul străin pe al cărui teritoriu sunt au fost efectuate cheltuieli și (sau) documente, care confirmă indirect cheltuielile efectuate (inclusiv o declarație vamală, ordin de călătorie de afaceri, documente de călătorie, raport privind lucrările efectuate în conformitate cu contractul).

Potrivit art. 313 din Codul Fiscal al Federației Ruse, baza pentru determinarea bazei de impozitare a impozitului pe venit este datele documentelor primare, grupate în conformitate cu procedura prevăzută de Codul Fiscal al Federației Ruse. Documentele primare confirmă datele contabile fiscale.

În conformitate cu clauza 9 din Regulamentul privind menținerea contabilității și raportării financiare în Federația Rusă, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 N 34n, contabilitatea proprietății, datoriilor și tranzacțiilor comerciale (fapte economice activitate) se desfășoară în moneda Federației Ruse - în ruble. Documentarea proprietății, pasivelor și a altor fapte ale activității economice, întreținerea registrelor contabile și a situațiilor financiare se realizează în limba rusă. Documentele contabile primare compilate în alte limbi trebuie să aibă o traducere rând cu linie în rusă.

Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 decembrie 2004 N 03-1-08/2472/16 exprimă următoarea poziție: documentarea tranzacțiilor comerciale, inclusiv întocmirea documentelor contabile primare, se realizează în limba rusă. O concluzie similară este cuprinsă în scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 martie 2010 N 03-08-05/1, Serviciul Federal de Taxe al Rusiei pentru Moscova din 17 mai 2005 N 19-11/35344, din 15 martie , 2005 N 19-11/16874.

În general, instanțele aderă și la poziția conform căreia documentația tranzacțiilor comerciale, inclusiv întocmirea documentelor contabile primare, este efectuată în limba rusă (rezoluții ale Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Ural din 22 septembrie 2009 N F09-7082 /09-S2, FAS District Northwestern din data de 01.03.2006 N A26-6826/04-25, a XIII-a Curte de Apel de Arbitraj din data de 18.04.2011 N 13AP-3461/11).

Cu toate acestea, prin decizia Curții a XVII-a de Arbitraj de Apel din 14 august 2006 N 17AP-7/06, instanța a ajuns la următoarea concluzie. Documentele contabile primare întocmite într-o limbă străină sau în alte limbi ale popoarelor Federației Ruse trebuie să aibă o traducere rând cu linie în rusă. Cu toate acestea, din documentele contabile primare depuse reiese clar că doar denumirea de marcă a produsului este indicată într-o limbă străină. Dovada că numele firmei specificate are o traducere în limba rusă fără a încălca drepturile deținătorului dreptului de autor licențiat sau imposibilitatea de a stabili din documentele agregate (factură, bon de livrare, certificat de recepție a mărfurilor, comandă de primire) faptul că reclamantul are cheltuielile efectuate asociate desfășurării activității unei afaceri, nereprezentate de organul fiscal.

În rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 2 decembrie 2005 N A56-1114/2005, instanța a acceptat documente primare în care numele mărfurilor sunt indicate într-o limbă străină ca dovadă documentară a cheltuielilor.

În opinia noastră, cerința stabilită de legislația rusă pentru traducerea rând cu linie a documentelor întocmite într-o limbă străină, precum și pentru întocmirea documentelor primare în limba rusă, vizează asigurarea posibilității calificării corecte a faptelor economice. activitatea, activele și pasivele și măsurile acestora pentru reflectarea corectă a tranzacțiilor în contabilitate și contabilitate fiscală.

Prin urmare, considerăm că numele activelor din documentele primare ar trebui să fie indicate în limba rusă, cu posibilitatea de a traduce numele corespunzătoare în rusă. În caz contrar, nu excludem posibilitatea unor dispute cu organele fiscale.
Răspuns pregătit:
Expert al Serviciului de Consultanta Juridica GARANT

Arikov Stepan
Controlul calității răspunsului:
Referent al Serviciului de Consultanta Juridica GARANT

Ignatiev Dmitri

Formarea unui caz se numeste gruparea actelor executate intr-o cauza in conformitate cu nomenclatorul cauzelor si sistematizarea actelor in cadrul cauzei.*