Tasdiqlangan hujjatdan qanday qilib ko'chirma qilish kerak. Sud kadrlar hujjatlaridan ko'chirmalarni talab qildi: qanday rasmiylashtirish kerak

Ushbu maqola sertifikatlar, nusxalar va hujjatlardan ko'chirmalarga bag'ishlangan. Hozirda har bir tashkilotda nusxalar va sertifikatlar tayyorlanadi. Ammo ekstraktlar barcha korxonalarda qo'llanilmaydi. Keling, ushbu hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz, shuningdek ularning maqsadini aniqlaymiz.

Malumot

Ga muvofiq Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari(OK 011-93) bir nechta bor turli shakllar sarlavhalari "sertifikat" so'zini o'z ichiga olgan va tegishli hujjatlar turli tizimlar hujjatlar. O'zingiz ko'ring:

Hujjat parchasi

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi. OK 011-93 (Rossiya Davlat standartining 1993 yil 30 dekabrdagi 299-son qarori bilan tasdiqlangan, 2009 yil 8 iyundagi o'zgartirishlar kiritilgan)

Doirasida ushbu maqoladan biz faqat tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq va GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq tuzilgan sertifikatlarni ko'rib chiqamiz.

Ushbu turdagi hujjatning ta'rifi mavjud emas normativ-huquqiy hujjatlar, lekin uni ichida topish mumkin Qisqacha lug'at VNIIDAD1 hujjatlarining turlari va turlari:

Malumot

1) muayyan faktlar va hodisalarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat; 2) biografik yoki rasmiy xarakterdagi faktlarni tasdiqlovchi hujjat.

Shunday qilib, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq sertifikatlar odatda ikki guruhga bo'linadi:

- tashkilotning asosiy faoliyati bilan bog'liq faktlar va hodisalarni tavsiflovchilar;

- shaxs haqidagi biografik yoki rasmiy ma'lumotlarni tasdiqlovchilar.

Ikkinchi guruhni tashkil etuvchi sertifikatlar hozirgi kunda keng tarqalgan. Bularga egallab turgan lavozimini tasdiqlovchi sertifikatlar, xizmat muddati, o'qish joylari va boshqalar. Ushbu havolalar guruhi tashqi, ya'ni. boshqa tashkilotlarga topshirish uchun mo'ljallangan.

Birinchi guruhga tegishli sertifikatlar tashqi va ichki bo'lishi mumkin. Tashqi havolalar boshqa (ko'pincha yuqori) tashkilotga taqdim etish uchun tuzilgan; ichki sertifikatlar- tashkilot rahbariyatiga taqdim etish yoki ko'rib chiqish uchun kollegial organ. Bugungi kunda ichki sertifikatlar juda kamdan-kam qo'llaniladi va barcha tashkilotlarda emas. Shuning uchun birinchi navbatda tashqi sertifikatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz.

Tashqi havolalar Tashqi sertifikatlar shaklda berilishi kerak. Va GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, ular bo'yicha tuzilgan hujjatlar turlariga ko'ra uch turdagi shakllar ajratiladi:

– umumiy shakl (har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun foydalaniladi, xatlardan tashqari);

- shakl o'ziga xos turi hujjat (xatdan tashqari);

- xat shakli.

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq sertifikatlar umumiy shakl yoki ma'lum bir turdagi hujjatning shakli (ya'ni, sertifikat blankasida). Shunga ko'ra, uchun majburiy tafsilotlar Sertifikatlarga quyidagilar kiradi (1 va 3-misollarga qarang):

– Davlat gerbi Rossiya Federatsiyasi, yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi yoki tashkilotning gerbi / savdo belgisi(xizmat belgisi)2*;

- kompaniya nomi*;

– hujjat turi nomi (HELP)*;

– hujjat sanasi**;

– hujjatning ro‘yxatga olish raqami**;

– hujjat tayyorlangan yoki chop etilgan joy*;

– matn sarlavhasi (A4 formatida formatlanganda);

- hujjat matni;

- qabul qiluvchi;

- hujjat matni;

- imzo;

- muhr taassurotlari (biografik yoki moliyaviy ma'lumotlar uchun).

Ma'lumot uchun mumkin kabi shakllardan foydalaning burchakli joylashuv tafsilotlari va bo'ylama bilan. Biroq, birinchi variant afzalroqdir, chunki Ushbu holatda formaning yuqori qismining o'ng tomoni "adresat" detalini joylashtirish uchun ishlatiladi. Va bu choyshab maydonini yanada tejamkor ishlatishga imkon beradi.

Sertifikatni tayyorlash jarayonida rekvizitlar GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida keltirilgan tafsilotlarni joylashtirish sxemalariga muvofiq tuziladi. Tafsilotlar orasida ikki-to'rt qator oralig'ini qoldiring.

Sana sertifikat uning imzolangan sanasi bo'lib, odatda beriladi Arab raqamlari ketma-ketlikda: oyning kuni, oy, yil. Oy va oyning kuni bir-biridan nuqta bilan ajratilgan ikki juft arab raqamlarida yoziladi; yil - to'rtta arab raqamida. Masalan, 14.01.2009 . Shu bilan birga, ruxsat beriladi og'zaki-raqamli usul ro'yxatga olish sanasi, masalan, 2009 yil 02 fevral.

Ro'yxatga olish raqami hujjat sanasi bilan bir qatorda joylashgan va o'z ichiga oladi tartib raqam, bu indeks yoki bir nechta indeks bilan to'ldirilishi mumkin. Sertifikatlarning seriya raqamlari kalendar yil ichida berilishi kerak, ya'ni. yilda birinchi sertifikat kalendar yili seriya raqami 1 bo'lishi kerak.

Sertifikatning sanasi va ro'yxatga olish raqami odatda hujjatni ro'yxatdan o'tkazish vaqtida (ya'ni imzolangandan keyin) tuziladi, shuning uchun sertifikatni tayyorlashda ularni chop etishdan ko'ra, hujjatga qo'lda qo'yish to'g'riroqdir.

Matnga sarlavha sertifikat "Nima haqida?" Degan savolga javob berishi kerak. va sertifikatdagi ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatishi mumkin. Masalan: “2009 yilning ikkinchi yarmida turistlarni havo orqali tashishni tashkil etish to‘g‘risida”.

Sarlavha, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, maydondan tirnoqsiz, dan boshlab chop etilishi kerak. Bosh harf va nuqta qo'llamasdan tugaydi. A5 formatida berilgan sertifikatlarda sarlavha ko'rsatilmasligi mumkin.

Yordam matni, qoida tariqasida, ikki qismdan iborat: birinchisi uni tuzish uchun asos yoki sabab bo'lgan faktlarni belgilaydi, ikkinchisida aniq ma'lumotlar, masalaning mohiyatini aks ettiradi. Sertifikat matni uni tayyorlash uchun asosni o'z ichiga olmaydi, keyin guvohnoma faktlarni (hodisalar) tavsiflovchi faqat bitta qismni o'z ichiga oladi;

Agar sertifikatda bir xil, tizimlashtirilgan ma'lumotlar mavjud bo'lsa, uning matni jadval shaklida taqdim etiladi.

Biografik ma'lumotnoma matni odatda nominativ holatda ma'lumot berilgan shaxsning familiyasi, ismi va otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Bir qator biografik sertifikatlar odatiy, tez-tez takrorlanadigan holatlar uchun beriladi va ularni tayyorlash uchun ishlatilishi mumkin. birlashtirilgan shakllar trafaret matni bilan.

Yordam matnida arxaik iboralar ishlatilmasligi kerak, masalan: « haqiqiy sertifikat berilgan...", "Bu bilan tasdiqlanadi ... u aslida ishlaydi ...".

1-misol

"Adresant" rekvizitlari GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq sertifikatlar bo'yicha tuzilishi kerak. Agar sertifikat tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmasiga yo'naltirilgan bo'lsa, unda ularning nomlari nominativ holatda ko'rsatiladi (1-misolga qarang).

Ma'lumotnomani mansabdor shaxsga murojaat qilishda uning lavozimi va familiyasi dating holatida ko'rsatiladi, familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Bosh harflar va familiya o'rtasida bo'sh joy bo'lishi kerak:

2-misol

A5 formatida tayyorlangan tashqi biografik sertifikat

So'rovlar majburiy vakolatli mansabdor shaxs yoki ikki mansabdor shaxs tomonidan imzolanishi kerak. Qoida tariqasida, tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosari tashqi sertifikatlarni imzolash huquqiga ega.

3-misol

Biografik ma'lumotni tasdiqlash uchun tuzilgan sertifikatlar, shuningdek, ikki shaxs tomonidan imzolanishi kerak: tashkilot rahbari va menejer kadrlar xizmati(yoki bosh buxgalter) va ular ham muhr bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.

“Imzo” rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi unvoni; uning shaxsiy imzosi; imzoning shifrini ochish (bosh harflar va familiya bo'sh joy bilan ajratilgan). Sertifikat shaklda tuzilganligi sababli, "imzo" rekvizitini to'ldirishda lavozim nomi qisqartirilgan versiyada ko'rsatiladi, ya'ni. tashkilot nomi kiritilmagan (1-misolga qarang).

Bir nechta mansabdor shaxslar guvohnomani imzolashda ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin joylashtiriladi: masalan, birinchi navbatda Bosh direktor va uning orqasida - Bosh hisobchi yoki kadrlar bo'limi boshlig'i (1-misolda ko'rsatilganidek).

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, tashqi sertifikatlar umumiy shaklda yoki sertifikat shaklida berilishi kerak. Buning uchun blankadan foydalanmaslik kerak. Ammo amalda hozir nima sodir bo'lmoqda? Birinchidan, GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega, ikkinchidan, ba'zi tashkilotlar mavjud. Qo'shimcha talablar so'rovlar uchun. Misol uchun, ba'zi vizalarni olishda kompaniyaning manzili va telefon raqamini ko'rsatadigan sertifikat talab qilinadi. Shu sababli, bugungi kunda siz firma to'g'risidagi ma'lumot (manzil, telefon va boshqalar) kabi ma'lumotlar bilan blankalarda berilgan sertifikatlarni topishingiz mumkin. Shu bilan birga, blankada biron bir joyda bo'sh joy yana bir tafsilot qo'shiladi: hujjat turining nomi - HELP.

Ichki so'rovlar Ichki ma'lumotnomalarni tayyorlashda biz odatda amal qilamiz qoidalarga rioya qilish ro'yxatdan o'tish Tashqi sertifikatlardan farqli o‘laroq, ichki sertifikatlar blankada emas, balki A4 (210...297 mm) yoki A5 (148...210 mm) formatdagi standart varaqda tuziladi. Shu bilan birga, tafsilotlar tarkibida farqlar mavjud - ichki sertifikatlar o'z ichiga olishi kerak quyidagi tafsilotlar(4-misolga qarang):

– nomi tarkibiy bo‘linma – hujjat muallifi;

– hujjat turi nomi (HELP);

- hujjat sanasi;

- hujjatning ro'yxatga olish raqami;

– matn sarlavhasi (A4 varaqda formatlanganda);

- hujjat matni;

- qabul qiluvchi;

- imzo (tarkibiy bo'linma rahbari yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolangan, lavozimni qisqartirilgan versiyada ko'rsatgan holda - tashkilot nomi ko'rsatilmagan).

4-misol

Ichki yordam

Hujjatning nusxasi

Ko'pincha uchinchi tomon tashkiloti, rasmiy yoki shaxsga ularga u yoki bu hujjat kerak, lekin ular asl nusxasini bera olmaydi. Bunday holda, hujjatning nusxasi yordamga keladi.

Hujjat nusxasining ta'rifini GOST R 51141-98 va "Ish yuritish qoidalari" da topish mumkin. federal organlar ijro etuvchi hokimiyat.

Hujjat parchasi

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli qarori bilan tasdiqlangan Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish qoidalarining 4-bandi.

"Hujjatning nusxasi" - bu hujjatning asl nusxasi va uning ma'lumotlarini to'liq takrorlaydigan hujjat tashqi belgilar, yuridik kuchga ega emas.

Ish yuritish terminologiyasida "hujjatning nusxasi" tushunchasiga qo'shimcha ravishda "hujjatning tasdiqlangan nusxasi" atamasi qo'llaniladi. Bundan tashqari, bu ularning ikkinchisi yuridik kuch.Hujjat parchasi

GOST R 51141-98. Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta'riflar

Hujjatning tasdiqlangan nusxasi - hujjatning nusxasi, unga muvofiq belgilangan tartibda amalga oshiriladi pastga qo'ymoq zarur tafsilotlar, unga qonuniy kuch berish.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning nusxalarini sertifikatlash tartibi GOST R 6.30-2003 da belgilangan va buning uchun "nusxa ko'chirish sertifikatlash belgisi" atributi qo'llaniladi.

Hujjat parchasi

GOST R 6.30-2003. Hujjatlarning yagona tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar

3.26. Hujjat nusxasining asl nusxaga muvofiqligini tasdiqlashda “Imzo” rekvizitining ostiga “Toʻgʻri” degan sertifikat yozuvi qoʻyiladi; nusxasini tasdiqlagan shaxsning lavozimi; shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya); sertifikatlash sanasi, masalan: To'g'ri

Inson resurslari inspektori Shaxsiy imzo T.S. Levchenko

Hujjatning nusxasini tashkilotning ixtiyoriga ko'ra belgilanadigan muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.

Hujjat parchasi

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar: GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar. / Rosarxiv; VNIIDAD; Komp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov va boshqalar; General ed. M.V. Larin, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 b.

3.21. Nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi (26-tafsilot).

...Reglamentga ega bo‘lgan hujjatlarni jo‘natishda huquqiy tabiat(farmonlar, buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqalar), tarqatilgan hujjatlarning ikki nusxadagi nusxalari tashkilot muhri yoki tarkibiy bo'linma muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak, masalan: nomi yozilgan muhr. maktabgacha ta'lim xizmatlari tashkilot (ofis, umumiy bo'lim va boshqalar).

Ammo GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega bo'lganligi sababli, nusxasini muhr bilan tasdiqlash zarurati. tarkibiy bo'linma tashkilot ichida yoki uning mansabdor shaxsiga, qoida tariqasida, tashkilotning ofisini boshqarish yo'riqnomasida mustahkamlangan. Ammo tashkilotdan tashqarida foydalanish uchun mo'ljallangan hujjatlarning nusxalari odatda muhr bilan tasdiqlangan.

5-misol

Shu bilan birga, fuqarolarning huquq va manfaatlariga daxldor hujjatlarning nusxalarini muhr bilan tasdiqlash majburiyati ham Prezidiumning amaldagi qarorida mustahkamlangan. Oliy Kengash SSSR 08.04.1983 yildagi 9779-X-son. Xuddi shu hujjatda "To'g'ri" so'zi o'rniga ko'rsatilgan sertifikat xati batafsilroq matn tuzilishini yozing: "Nusxa to'g'ri, asl hujjat tashkilot nomida joylashgani ko'rsatilgan". Ba'zi tashkilotlar asl nusxasi qanday holatda saqlanganligi haqida ma'lumot qo'shib, yanada batafsil dizayndan foydalanadilar (bu endi loyihada tasvirlangan variant). Uslubiy tavsiyalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish to'g'risida).

6-misol

GOST R 6.30-2003 ning A3-ilovasiga muvofiq hujjatning nusxasini tasdiqlash to'g'risida belgi qo'yish odatiy holdir, ya'ni nusxa varaqining pastki qismida. Ushbu parametr bir sahifali hujjat uchun juda mos keladi. Ko'p sahifali nusxalar haqida nima deyish mumkin? Avval ularni tikish, so'ngra oxirgi sahifada "nusxa ko'chirish sertifikat belgisi" ni to'ldirish yanada oqilona.

Hujjatlarning aksariyat turlari uchun huquqiy hujjatlar ularning nusxalari varaqlarini bog'lash uchun aniq talablarni belgilamaydi. Odatda bu operatsiya Bu shunday amalga oshiriladi: choyshablar qo'lda 2 yoki 4 ponksiyon bilan tikiladi. Choyshablarni tikuv ipining uchlariga tikgandan so'ng, orqa tomon Hujjat nusxasining oxirgi varag'iga A7 yoki undan kichik formatdagi varaq yopishtiriladi, unda bog'langan varaqlar soni, shuningdek uning majburiyligini tasdiqlagan shaxsning lavozimi nomi, shaxsiy imzosi va imzosi ko'rsatilgan. imzo nusxasi. Bundan tashqari, varaqlarni tikishda, odatda, muhr izi yopishtiriladi va u shaxsning lavozim nomining bir qismini va nusxaning oxirgi varag'ining teskari qismini qamrab oladi.

7-misol

8-misol

Shuningdek, ular shaxsiy gullashni qisman tikuvning oxirgi varag'ida va qisman ipga yopishtirilgan stikerda joylashtirishga harakat qilishadi. Sertifikatlash matnini zudlik bilan yopishqoq qog'ozga chop etish qulay (keyin u o'z chegaralaridan tashqariga chiqmaydi); ba'zi tashkilotlar foydalanadi maxsus shtamplar yoki bunday matnni qo'lda yozing (bunday hollarda qo'shimcha himoya qalbakilashtirishning oldini olish uchun siz sertifikatlash matnini yopishtirilgan varaqdan tashqariga chiqadigan qilib joylashtirishingiz mumkin).

Shunday qilib, biz sizga sertifikatlangan dizaynning mumkin bo'lgan to'g'ri variantlarini ko'rsatamiz ko'p sahifali nusxa hujjat. 7 va 8-misollarda matnning tarkibi va joylashuvi boshqacha, ikkala variant ham to'g'ri. Matn qanday qo'llanilishi (7-misolda bo'lgani kabi qo'lda yoki printerda yoki 8-misolda bo'lgani kabi bir yoki bir nechta shtamplardan foydalanish) muhim emas.

Agar huquqiy akt hujjatlar nusxalari varaqlarini tikish qoidalari belgilangan ma'lum bir turi, keyin ularni hurmat qilish kerak.

Hujjat parchasi

Ob'ekt to'g'risidagi deklaratsiya nusxasini yuborish qoidalari Ko'chmas mulk, egalik huquqi amalga oshiruvchi organ tomonidan ro'yxatga olingan davlat ro'yxatidan o'tkazish ko'chmas mulkka bo'lgan huquqlar va u bilan tuzilgan bitimlar, ko'chmas mulk ob'ektlarini hisobga oladigan tashkilotga (organga), qarori bilan tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2006 yil 31 avgustdagi 531-son

Bir nechta varaqdan iborat deklaratsiya nusxasi bog'langan.

Deklaratsiya nusxasida varaqlarni (agar varaqning ikkala tomoni asl deklaratsiyada to'ldirilgan bo'lsa, sahifalar) raqamlash, agar bunday raqamlash dastlabki deklaratsiyada bo'lmasa, amalga oshiriladi.

Tashkilotdagi hujjatlar nusxalari faqat vakolatli mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanishi kerak. Xodimlarning nusxalarini tasdiqlash bo'yicha huquq va majburiyatlari odatda mustahkamlangan ish tavsifi yoki ofisni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalar. Xuddi shu maqsadda ma'muriy hujjat ham berilishi mumkin.

Nusxalar haqidagi suhbat oxirida shuni ta'kidlaymizki muayyan holatlar Qonunda ayrim hujjatlarning nusxalarini boshqa tashkilotlarga taqdim etishda notarial tasdiqlash belgilangan. Shuningdek, ba'zilari davlat organlari hollarda notarial tasdiqlangan nusxalarini taqdim etishni so‘rashi mumkin qonun bilan nazarda tutilgan. Buyurtma notarial tasdiqlash hujjatlarning nusxalari Rossiya Federatsiyasining notariat to'g'risidagi qonunchiligining 02.11.1993 yildagi 4462-1-sonli (19.07.2009 yildagi o'zgartirishlar) asoslari bilan belgilanadi.

Hujjatdan ko'chirma

Hujjatdan ko'chirma yozma hujjatning bir qismi(lar)ining nusxasi.

Hujjatlar bilan ishlash amaliyotida ko'chirmalar u yoki bu sabablarga ko'ra hujjatning nusxasini olish imkoni bo'lmagan hollarda tayyorlanadi (hujjatda quyidagilar mavjud: maxfiy ma'lumotlar) yoki amaliy emas (hujjat katta va mutlaqo keraksiz).

idoraviy qoidalar o‘rnatish mumkin ma'lum bir tartib muayyan turdagi hujjatdan ko'chirma tayyorlash. Masalan, Rossiya Mudofaa vazirligining 2006 yil 24 iyuldagi 280-sonli buyrug'i bilan "Harbiy xizmatga qabul qilish shartlari va tartibi to'g'risidagi yo'riqnomani tasdiqlash to'g'risida" ta'lim muassasalari yuqoriroq kasb-hunar ta'limi Rossiya Federatsiyasi Mudofaa vazirligi" Harbiy kengash yig'ilishi bayonnomasidan ko'chirma shaklini tasdiqladi. Shunga ko'ra, agar ma'lum turdagi hujjatlardan ko'chirma tayyorlash tartibi belgilangan bo'lsa, unda unga rioya qilish kerak.

Ammo ko'pgina hujjatlar turlari uchun ulardan ko'chirmalarni tayyorlash uchun qat'iy talablar yo'q. Va ular odatda quyidagicha formatlanadi:

Birinchidan, bayonotlarni tayyorlashda, "hujjat turining nomi" tafsiloti bundan mustasno, shakl tafsilotlarini to'liq ko'paytirish odatiy holdir. Qism ushbu rekvizitdan“EXTRACT FROM...” iborasi qo‘shilsin. Masalan, "Buyurtma" so'zi o'rniga "Buyurtmadan ko'chirma" yozish kerak bo'ladi.

Bundan tashqari, bayonot ko'rsatadi ro'yxatga olish raqami va ko'chirma va uning raqami ishlab chiqarilgan sana emas, balki asl hujjatning ro'yxatdan o'tgan sanasi.

Ko'chirma matni ostida hujjatni imzolagan shaxsning lavozimini, uning bosh harflari va familiyasini ko'rsating. Shaxsiy imzo rasmiy Tafsilotlarning bir qismi sifatida bayonotga "imzo" kiritilmagan.

Ikkinchidan, ish yuritishda ko'chirmalar hujjat nusxasining bir turi hisoblanadi. Shuning uchun ko'chirma yuridik kuchga ega bo'lishi uchun u sertifikatlangan bo'lishi kerak. Buni amalga oshirish uchun yuqorida muhokama qilingan "hujjat nusxasini tasdiqlash to'g'risidagi belgi"4 dan foydalaning.

Hujjatlarning nusxalari kabi, tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan bayonotlarni muhr bilan tasdiqlash zarurati odatda ichki hujjatlarda belgilanadi. normativ hujjat. Va ko'chirma yuborayotganda uchinchi tomon tashkiloti muhr bilan tasdiqlangan. Maqolaning oxirida biz buyurtmadan ko'chirma ijrosi namunasini taqdim etamiz (9-misolga qarang).

9-misol

Tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan buyurtmadan ko'chirma

1. Hujjatlarning turlari va navlarining qisqacha lug'ati. – M.: VNIIDAD. – 1974 yil.

2. Agar tashkilot o'z hujjatlarida Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbini (Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi) ko'paytirish huquqiga ega bo'lsa yoki tashkilot emblemasi (tovar belgisi yoki xizmat ko'rsatish belgisi) mavjud bo'lsa.

* shaklga kiritilgan tafsilotlar belgilangan.

** shaklda cheklovchi belgilar qo'llaniladigan tafsilotlar belgilanadi.

3. GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida hujjat tafsilotlarini joylashtirish sxemalari mavjud.

4. Hujjatlardan ko‘chirmalarni sertifikatlashda “nusxa ko‘chirish sertifikat belgisi” qo‘llaniladi, lekin ko‘chirmaning muayyan turi uchun boshqa sertifikatlash tartibi belgilanmagan bo‘lsa.

Kameneva E.M., bosh mutaxassis Elektron ofis tizimlari kompaniyasi

Ushbu maqola sertifikatlar, nusxalar va hujjatlardan ko'chirmalarga bag'ishlangan. Hozirda har bir tashkilotda nusxalar va sertifikatlar tayyorlanadi. Ammo ekstraktlar barcha korxonalarda qo'llanilmaydi. Keling, ushbu hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz, shuningdek ularning maqsadini aniqlaymiz.

Malumot

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya klassifikatoriga (OK 011-93) muvofiq, bir nechta turli xil hujjatlar shakllari mavjud bo'lib, ularning nomlari "sertifikat" so'zini o'z ichiga oladi va turli hujjat tizimlariga tegishli. O'zingiz ko'ring:

Hujjat parchasi

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi. OK 011-93 (Rossiya Davlat standartining 1993 yil 30 dekabrdagi 299-son qarori bilan tasdiqlangan, 2009 yil 8 iyundagi o'zgartirishlar kiritilgan)

Ushbu maqolada biz faqat tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq va GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq tuzilgan sertifikatlarni ko'rib chiqamiz.

Ushbu turdagi hujjatning ta'rifi normativ hujjatlarda mavjud emas, ammo uni VNIIDAD Hujjatlarning turlari va turlarining qisqacha lug'atida topish mumkin:

Malumot

1) muayyan faktlar va hodisalarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat; 2) biografik yoki rasmiy xarakterdagi faktlarni tasdiqlovchi hujjat.

Shunday qilib, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq sertifikatlar odatda ikki guruhga bo'linadi:

- tashkilotning asosiy faoliyati bilan bog'liq faktlar va hodisalarni tavsiflovchilar;

- shaxs haqidagi biografik yoki rasmiy ma'lumotlarni tasdiqlovchilar.

Ikkinchi guruhni tashkil etuvchi sertifikatlar hozirgi kunda keng tarqalgan. Ularga egallab turgan lavozimini tasdiqlovchi sertifikatlar, ish tajribasi, o'qish joyi va boshqalar kiradi. Ushbu havolalar guruhi tashqi, ya'ni. boshqa tashkilotlarga topshirish uchun mo'ljallangan.

Birinchi guruhga tegishli sertifikatlar tashqi va ichki bo'lishi mumkin. Tashqi havolalar boshqa (ko'pincha yuqori) tashkilotga taqdim etish uchun tuzilgan; ichki sertifikatlar- tashkilot rahbariyatiga taqdim etish yoki kollegial organ tomonidan ko'rib chiqish uchun. Bugungi kunda ichki sertifikatlar juda kamdan-kam qo'llaniladi va barcha tashkilotlarda emas. Shuning uchun birinchi navbatda tashqi sertifikatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz.

Tashqi havolalar Tashqi sertifikatlar shaklda berilishi kerak. Va GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, ular bo'yicha tuzilgan hujjatlar turlariga ko'ra uch turdagi shakllar ajratiladi:

– umumiy shakl (har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun foydalaniladi, xatlardan tashqari);

– muayyan turdagi xujjatning blankasi (xatdan tashqari);

- xat shakli.

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq, sertifikatlar umumiy shaklda yoki ma'lum bir turdagi hujjat uchun shaklda (ya'ni, sertifikat shaklida) berilishi kerak. Shunga ko'ra, sertifikatning majburiy tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi (1 va 3-misollarga qarang):

- Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi yoki tashkilot / tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);

- kompaniya nomi;

– hujjat turi nomi (HELP);

- hujjatning ro'yxatga olish raqami;

– hujjat tayyorlangan yoki nashr etilgan joy;

– matn sarlavhasi (A4 formatida formatlanganda);

- hujjat matni;

- qabul qiluvchi;

- hujjat matni;

- imzo;

- muhr taassurotlari (biografik yoki moliyaviy ma'lumotlar uchun).

Ma'lumot uchun mumkin detallarni burchak va uzunlamasına joylashtirish bilan shakllardan foydalaning. Biroq, birinchi variant afzalroqdir, chunki bu holda "adresat" tafsilotlarini joylashtirish uchun shaklning yuqori qismining o'ng tomoni ishlatiladi. Va bu choyshab maydonini yanada tejamkor ishlatishga imkon beradi.

Sertifikatni tayyorlash jarayonida rekvizitlar GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida keltirilgan tafsilotlarni joylashtirish sxemalariga muvofiq tuziladi. Tafsilotlar orasida ikki-to'rt qator oralig'ini qoldiring.

Sana sertifikat imzolangan sana bo'lib, u, qoida tariqasida, arab raqamlari bilan quyidagi ketma-ketlikda beriladi: oy, oy, yil. Oy va oyning kuni bir-biridan nuqta bilan ajratilgan ikki juft arab raqamlarida yoziladi; yil - to'rtta arab raqamida. Masalan, 14.01.2009 . Bunday holda, sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ham ruxsat beriladi, masalan, 2009 yil 02 fevral.

Ro'yxatga olish raqami hujjatning sanasi bilan bir qatorda joylashgan bo'lib, indeks yoki bir nechta indekslar bilan to'ldirilishi mumkin bo'lgan seriya raqamini o'z ichiga oladi. Sertifikatlarning seriya raqamlari kalendar yil ichida berilishi kerak, ya'ni. Kalendar yilidagi birinchi sertifikat 1 seriya raqamiga ega bo'lishi kerak.

Sertifikatning sanasi va ro'yxatga olish raqami odatda hujjatni ro'yxatdan o'tkazish vaqtida (ya'ni imzolangandan keyin) tuziladi, shuning uchun sertifikatni tayyorlashda ularni chop etishdan ko'ra, hujjatga qo'lda qo'yish to'g'riroqdir.

Matnga sarlavha sertifikat "Nima haqida?" Degan savolga javob berishi kerak. va sertifikatdagi ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatishi mumkin. Masalan: “2009 yilning ikkinchi yarmida turistlarni havo orqali tashishni tashkil etish to‘g‘risida”.

Sarlavha, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, chetdan tirnoqsiz, bosh harf bilan boshlanib, nuqta qo'llamasdan tugashi kerak. A5 formatida berilgan sertifikatlarda sarlavha ko'rsatilmasligi mumkin.

Yordam matni, qoida tariqasida, ikki qismdan iborat: birinchisi, uni tuzish uchun asos yoki sabab bo'lgan faktlarni belgilaydi, ikkinchisi, masalaning mohiyatini aks ettiruvchi aniq ma'lumotlarni beradi. Sertifikat matni uni tayyorlash uchun asosni o'z ichiga olmaydi, keyin guvohnoma faktlarni (hodisalar) tavsiflovchi faqat bitta qismni o'z ichiga oladi;

Agar sertifikatda bir xil, tizimlashtirilgan ma'lumotlar mavjud bo'lsa, uning matni jadval shaklida taqdim etiladi.

Biografik ma'lumotnoma matni odatda nominativ holatda ma'lumot berilgan shaxsning familiyasi, ismi va otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Oddiy, tez-tez takrorlanadigan holatlar uchun bir qator biografik sertifikatlar beriladi va ularni tayyorlash uchun trafaret matni bilan birlashtirilgan shakllardan foydalanish mumkin.

Yordam matnida arxaik iboralar ishlatilmasligi kerak, masalan: "Ushbu sertifikat berilgan ...", "Bu bilan tasdiqlanadi ... u aslida ishlaydi ...".

1-misol

"Adresant" rekvizitlari GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq sertifikatlar bo'yicha tuzilishi kerak. Agar sertifikat tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmasiga yo'naltirilgan bo'lsa, unda ularning nomlari nominativ holatda ko'rsatiladi (1-misolga qarang).

Ma'lumotnomani mansabdor shaxsga murojaat qilishda uning lavozimi va familiyasi dating holatida ko'rsatiladi, familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Bosh harflar va familiya o'rtasida bo'sh joy bo'lishi kerak:

2-misol

A5 formatida tayyorlangan tashqi biografik sertifikat

Sertifikatlar vakolatli mansabdor shaxs yoki ikki mansabdor shaxs tomonidan imzolanishi kerak. Qoida tariqasida, tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosari tashqi sertifikatlarni imzolash huquqiga ega.

3-misol

Biografik ma'lumotni tasdiqlash uchun tuzilgan sertifikatlar, shuningdek, ikki shaxs tomonidan imzolanishi kerak: tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i (yoki bosh buxgalter) va ular ham muhrlangan bo'lishi kerak.

“Imzo” rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi unvoni; uning shaxsiy imzosi; imzoning shifrini ochish (bosh harflar va familiya bo'sh joy bilan ajratilgan). Sertifikat shaklda tuzilganligi sababli, "imzo" rekvizitini to'ldirishda lavozim nomi qisqartirilgan versiyada ko'rsatiladi, ya'ni. tashkilot nomi kiritilmagan (1-misolga qarang).

Bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan sertifikat imzolanganda, ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda bir-birining ostiga qo'yiladi: masalan, birinchi navbatda bosh direktor, keyin esa bosh buxgalter yoki kadrlar bo'limi boshlig'i (misolda ko'rsatilganidek). 1).

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, tashqi sertifikatlar umumiy shaklda yoki sertifikat shaklida berilishi kerak. Buning uchun blankadan foydalanmaslik kerak. Ammo amalda hozir nima sodir bo'lmoqda? Birinchidan, GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega, ikkinchidan, ba'zi tashkilotlarda sertifikatlar uchun qo'shimcha talablar mavjud. Misol uchun, ba'zi vizalarni olishda kompaniyaning manzili va telefon raqamini ko'rsatadigan sertifikat talab qilinadi. Shu sababli, bugungi kunda siz firma to'g'risidagi ma'lumot (manzil, telefon va boshqalar) kabi ma'lumotlar bilan blankalarda berilgan sertifikatlarni topishingiz mumkin. Shu bilan birga, blankada, bo'sh joyda, yana bir tafsilot qo'shiladi: hujjat turining nomi - HELP.

Ichki so'rovlar Ichki sertifikatlarni tayyorlashda odatda quyidagi dizayn qoidalariga amal qilinadi. Tashqi sertifikatlardan farqli o‘laroq, ichki sertifikatlar blankada emas, balki A4 (210...297 mm) yoki A5 (148...210 mm) formatdagi standart varaqda tuziladi. Shu bilan birga, rekvizitlar tarkibida farqlar mavjud - ichki sertifikatlarda quyidagi rekvizitlar to'ldirilishi kerak (4-misolga qarang):

– nomi tarkibiy bo‘linma – hujjat muallifi;

– hujjat turi nomi (HELP);

- hujjat sanasi;

- hujjatning ro'yxatga olish raqami;

– matn sarlavhasi (A4 varaqda formatlanganda);

- hujjat matni;

- qabul qiluvchi;

- imzo (tarkibiy bo'linma rahbari yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolangan, lavozimni qisqartirilgan versiyada ko'rsatgan holda - tashkilot nomi ko'rsatilmagan).

4-misol

Ichki yordam

Hujjatning nusxasi

Ko'pincha uchinchi tomon tashkiloti, mansabdor shaxs yoki jismoniy shaxs u yoki bu hujjatga muhtoj bo'lgan, lekin ularga asl nusxasini bera olmaydigan holatlar mavjud. Bunday holda, hujjatning nusxasi yordamga keladi.

Hujjat nusxasining ta'rifini GOST R 51141-98 va Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish qoidalarida topish mumkin.

Hujjat parchasi

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli qarori bilan tasdiqlangan Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish qoidalarining 4-bandi.

"Hujjatning nusxasi" - bu asl hujjatning ma'lumotlarini va uning tashqi belgilarini to'liq takrorlaydigan va yuridik kuchga ega bo'lmagan hujjat.

Ish yuritish terminologiyasida "hujjatning nusxasi" tushunchasiga qo'shimcha ravishda "hujjatning tasdiqlangan nusxasi" atamasi qo'llaniladi. Bundan tashqari, ularning ikkinchisi yuridik kuchga ega. Hujjat parchasi

GOST R 51141-98. Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta'riflar

Hujjatning tasdiqlangan nusxasi - belgilangan tartibda zarur rekvizitlar ilova qilingan, unga yuridik kuch beradigan hujjatning nusxasi.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning nusxalarini sertifikatlash tartibi GOST R 6.30-2003 da belgilangan va buning uchun "nusxa ko'chirish sertifikatlash belgisi" atributi qo'llaniladi.

Hujjat parchasi

GOST R 6.30-2003. Hujjatlarning yagona tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar

3.26. Hujjat nusxasining asl nusxaga muvofiqligini tasdiqlashda “Imzo” rekvizitining ostiga “Toʻgʻri” degan sertifikat yozuvi qoʻyiladi; nusxasini tasdiqlagan shaxsning lavozimi; shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya); sertifikatlash sanasi, masalan: To'g'ri

Kadrlar xizmati inspektori Shaxsiy imzo T.S. Levchenko

Hujjatning nusxasini tashkilotning ixtiyoriga ko'ra belgilanadigan muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.

Hujjat parchasi

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar: GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar. / Rosarxiv; VNIIDAD; Komp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov va boshqalar; General ed. M.V. Larin, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 b.

3.21. Nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi (26-tafsilot).

...Me'yoriy-huquqiy xarakterdagi hujjatlar (farmonlar, farmoyishlar, ko'rsatmalar va boshqalar) yuborilganda, tarqatilgan hujjatlarning ikki nusxasi tashkilot muhri yoki tarkibiy bo'linma muhri bilan tasdiqlanishi kerak, masalan: muhr. xizmat nomi bilan maktabgacha ta'lim muassasasi(ofis, umumiy bo'lim va boshqalar).

Ammo GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega bo'lganligi sababli, tashkilot tarkibidagi tarkibiy bo'linmaga yoki uning mansabdor shaxsiga topshirish uchun mo'ljallangan nusxani muhr bilan tasdiqlash zarurati, qoida tariqasida, tashkilotning ish yuritish yo'riqnomasida mustahkamlangan. . Ammo tashkilotdan tashqarida foydalanish uchun mo'ljallangan hujjatlarning nusxalari odatda muhr bilan tasdiqlangan.

5-misol

Shu bilan birga, fuqarolarning huquq va manfaatlariga daxldor hujjatlarning nusxalarini muhr bilan tasdiqlash majburiyati SSSR Oliy Kengashi Prezidiumining 08.04.1983 yildagi 9779-sonli amaldagi Farmonida ham mustahkamlangan. X. Xuddi shu hujjat, "To'g'ri" so'zi o'rniga, sertifikat yozuvida batafsilroq matn tuzilishini yozishni talab qiladi: "Nusxa to'g'ri, asl hujjat tashkilot nomida joylashgan". Ba'zi tashkilotlar asl nusxasi qanday holatda saqlanganligi haqida ma'lumot qo'shib, yanada batafsil dizayndan foydalanadilar (bu hozir federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar loyihasida tasvirlangan variant).

6-misol

GOST R 6.30-2003 ning A ilovasiga muvofiq hujjatning nusxasini tasdiqlash to'g'risida belgi qo'yish odatiy holdir, ya'ni nusxa ko'chirish varaqasining pastki qismida. Ushbu parametr bir sahifali hujjat uchun juda mos keladi. Ko'p sahifali nusxalar haqida nima deyish mumkin? Avval ularni tikish, so'ngra oxirgi sahifada "nusxa ko'chirish sertifikat belgisi" ni to'ldirish yanada oqilona.

Hujjatlarning aksariyat turlari uchun huquqiy hujjatlar ularning nusxalari varaqlarini bog'lash uchun aniq talablarni belgilamaydi. Odatda bu operatsiya shunday amalga oshiriladi: choyshablar qo'lda 2 yoki 4 ponksiyon bilan tikiladi. Varaqlarni tikgandan so'ng, tikuv ipining uchlariga hujjat nusxasining oxirgi varag'ining teskari tomonidagi A7 formatidagi yoki undan kichikroq varaq yopishtiriladi, unda tikilgan varaqlar soni ko'rsatilgan. uning tikilganligini tasdiqlagan shaxsning lavozimining nomi, shaxsiy imzosi va imzo stenogrammasi. Bundan tashqari, varaqlarni tikishda, odatda, muhr izi yopishtiriladi va u shaxsning lavozim nomining bir qismini va nusxaning oxirgi varag'ining teskari qismini qamrab oladi.

7-misol

8-misol

Shuningdek, ular shaxsiy gullashni qisman tikuvning oxirgi varag'ida va qisman ipga yopishtirilgan stikerda joylashtirishga harakat qilishadi. Sertifikatlash matnini zudlik bilan yopishqoq qog'ozga chop etish qulay (keyin u o'z chegaralaridan tashqariga chiqmaydi); ba'zi tashkilotlar maxsus shtamplardan foydalanadilar yoki bunday matnni qo'lda yozadilar (bunday hollarda, qalbakilashtirishdan qo'shimcha himoya sifatida, sertifikat matni yopishtirilgan varaqdan tashqariga chiqadigan tarzda joylashtirilishi mumkin).

Shunday qilib, biz sizga hujjatning tasdiqlangan ko'p sahifali nusxasini formatlashning mumkin bo'lgan to'g'ri variantlarini ko'rsatamiz. 7 va 8-misollarda matnning tarkibi va joylashuvi boshqacha, ikkala variant ham to'g'ri. Matn qanday qo'llanilishi (7-misolda bo'lgani kabi qo'lda yoki printerda yoki 8-misolda bo'lgani kabi bir yoki bir nechta shtamplardan foydalanish) muhim emas.

Agar huquqiy hujjatda ma'lum turdagi hujjatlar nusxalarining varaqlarini yopishtirish qoidalari belgilangan bo'lsa, ularga rioya qilish kerak.

Hujjat parchasi

Mulk huquqi ko'chmas mulkka bo'lgan huquqlarni va u bilan tuzilgan bitimlarni davlat ro'yxatidan o'tkazuvchi organ tomonidan ro'yxatga olingan ko'chmas mulk ob'ekti to'g'risidagi deklaratsiya nusxasini ko'chmas mulk ob'ektlarini hisobga olish uchun tashkilotga (organga) yuborish qoidalari; Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2006 yil 31 avgustdagi 531-son qarori bilan tasdiqlangan.

Bir nechta varaqdan iborat deklaratsiya nusxasi bog'langan.

Deklaratsiya nusxasida varaqlarni (agar varaqning ikkala tomoni asl deklaratsiyada to'ldirilgan bo'lsa, sahifalar) raqamlash, agar bunday raqamlash dastlabki deklaratsiyada bo'lmasa, amalga oshiriladi.

Tashkilotdagi hujjatlar nusxalari faqat vakolatli mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanishi kerak. Xodimlarning nusxalarini tasdiqlash bo'yicha huquq va majburiyatlari, qoida tariqasida, ish tavsifida yoki ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda mustahkamlangan. Xuddi shu maqsadda ma'muriy hujjat ham berilishi mumkin.

Nusxalar haqidagi suhbat oxirida shuni ta'kidlaymizki, ayrim hollarda ayrim hujjatlarning nusxalarini boshqa tashkilotlarga topshirishda notarial tasdiqlash qonuniy ravishda belgilanadi. Shuningdek, ayrim davlat organlari qonun hujjatlarida nazarda tutilmagan hollarda sizdan notarial tasdiqlangan nusxalarini taqdim etishingizni talab qilishi mumkin. Hujjatlarning nusxalarini notarial tasdiqlash tartibi Rossiya Federatsiyasining notariat to'g'risidagi qonun hujjatlarining 02.11.1993 yildagi 4462-1-sonli (19.07.2009 yildagi o'zgartirishlar) asoslari bilan belgilanadi.

Hujjatdan ko'chirma

Hujjatdan ko'chirma yozma hujjatning bir qismi(lar)ining nusxasi.

Hujjatlar bilan ishlash amaliyotida u yoki bu sababga ko'ra hujjatning nusxasini yaratish imkonsiz (hujjatda maxfiy ma'lumotlar mavjud) yoki amaliy bo'lmagan (hujjat katta va to'liq kerak bo'lmagan) hollarda ko'chirmalar tayyorlanadi.

Idoraviy normativ hujjatlarda ma'lum turdagi hujjatdan ko'chirma tayyorlashning muayyan tartibi belgilanishi mumkin. Masalan, Rossiya Mudofaa vazirligining 2006 yil 24 iyuldagi 280-sonli buyrug'i bilan "Rossiya Federatsiyasi Mudofaa vazirligining oliy kasbiy ta'lim harbiy ta'lim muassasalariga qabul qilish shartlari va tartibi to'g'risidagi yo'riqnomani tasdiqlash to'g'risida" ” Harbiy kengash majlisi bayonnomasidan ko‘chirma shakli tasdiqlandi. Shunga ko'ra, agar ma'lum turdagi hujjatlardan ko'chirma tayyorlash tartibi belgilangan bo'lsa, unda unga rioya qilish kerak.

Ammo ko'pgina hujjatlar turlari uchun ulardan ko'chirmalarni tayyorlash uchun qat'iy talablar yo'q. Va ular odatda quyidagicha formatlanadi:

Birinchidan, bayonotlarni tayyorlashda, "hujjat turining nomi" tafsiloti bundan mustasno, shakl tafsilotlarini to'liq ko'paytirish odatiy holdir. Ushbu tafsilotga "EXTRACT FROM..." iborasi qo'shilishi kerak. Masalan, "Buyurtma" so'zi o'rniga "Buyurtmadan ko'chirma" yozish kerak bo'ladi.

Bundan tashqari, ko'chirmada ko'chirma va uning raqami emas, balki asl hujjatning ro'yxatga olish raqami va ro'yxatdan o'tkazilgan sanasi ko'rsatiladi.

Ko'chirma matni ostida hujjatni imzolagan shaxsning lavozimini, uning bosh harflari va familiyasini ko'rsating. "Imzo" atributining bir qismi sifatida mansabdor shaxsning shaxsiy imzosi ko'chirmaga kiritilmagan.

Ikkinchidan, ish yuritishda ko'chirmalar hujjat nusxasining bir turi hisoblanadi. Shuning uchun ko'chirma yuridik kuchga ega bo'lishi uchun u sertifikatlangan bo'lishi kerak. Buning uchun dizaynga qo'yiladigan talablar yuqorida muhokama qilingan "hujjat nusxasini sertifikatlash belgisi" atributidan foydalaning.

Hujjatlarning nusxalari kabi, tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan ko'chirmalarni muhr bilan tasdiqlash zarurati odatda ichki me'yoriy hujjatda mustahkamlangan. Va uchinchi tomon tashkilotiga ko'chirma yuborilganda, u muhr bilan tasdiqlangan. Maqolaning oxirida biz buyurtmadan ko'chirma ijrosi namunasini taqdim etamiz (9-misolga qarang).

9-misol

Tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan buyurtmadan ko'chirma

1. Hujjatlarning turlari va navlarining qisqacha lug'ati. – M.: VNIIDAD. – 1974 yil.

2. Agar tashkilot o'z hujjatlarida Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbini (Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi) ko'paytirish huquqiga ega bo'lsa yoki tashkilot emblemasi (tovar belgisi yoki xizmat ko'rsatish belgisi) mavjud bo'lsa.

* shaklga kiritilgan tafsilotlar belgilangan.

** shaklda cheklovchi belgilar qo'llaniladigan tafsilotlar belgilanadi.

3. GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida hujjat tafsilotlarini joylashtirish sxemalari mavjud.

4. Hujjatlardan ko‘chirmalarni sertifikatlashda “nusxa ko‘chirish sertifikat belgisi” qo‘llaniladi, lekin ko‘chirmaning muayyan turi uchun boshqa sertifikatlash tartibi belgilanmagan bo‘lsa.

Ushbu maqola sertifikatlar, nusxalar va hujjatlardan ko'chirmalarga bag'ishlangan. Hozirda har bir tashkilotda nusxalar va sertifikatlar tayyorlanadi. Ammo ekstraktlar barcha korxonalarda qo'llanilmaydi.

Keling, ushbu hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz, shuningdek ularning maqsadini aniqlaymiz.

Malumot

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya klassifikatoriga (OK 011-93) muvofiq, bir nechta turli xil hujjatlar shakllari mavjud bo'lib, ularning nomlari "sertifikat" so'zini o'z ichiga oladi va turli hujjat tizimlariga tegishli. O'zingiz ko'ring:

Hujjat parchasi
Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi. OK 011-93 (Rossiya Davlat standartining 1993 yil 30 dekabrdagi 299-son qarori bilan tasdiqlangan, 2009 yil 8 iyundagi o'zgartirishlar kiritilgan)

Ushbu maqolada biz faqat tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq va GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq tuzilgan sertifikatlarni ko'rib chiqamiz.

Ushbu turdagi hujjatning ta'rifi normativ hujjatlarda mavjud emas, ammo uni VNIIDAD Hujjatlarning turlari va turlarining qisqacha lug'atida topish mumkin:

Malumot -

1. muayyan faktlar va hodisalarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat;
2. biografik yoki rasmiy xarakterdagi faktlarni tasdiqlovchi hujjat.

Shunday qilib, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq sertifikatlar odatda ikki guruhga bo'linadi:

• tashkilotning asosiy faoliyati bilan bog'liq faktlar va hodisalarni tavsiflovchilar;
• shaxs haqidagi biografik yoki rasmiy ma'lumotlarni tasdiqlovchilar.

Ikkinchi guruhni tashkil etuvchi sertifikatlar hozirgi kunda keng tarqalgan. Ularga egallab turgan lavozimini tasdiqlovchi sertifikatlar, ish tajribasi, o'qish joyi va boshqalar kiradi. Ushbu havolalar guruhi tashqi, ya'ni. boshqa tashkilotlarga topshirish uchun mo'ljallangan.

Birinchi guruhga tegishli sertifikatlar tashqi va ichki bo'lishi mumkin. Tashqi havolalar boshqa (ko'pincha yuqori) tashkilotga taqdim etish uchun tuziladi, ichki sertifikatlar tashkilot rahbariyatiga taqdim etish yoki kollegial organ tomonidan ko'rib chiqish uchun tuziladi. Bugungi kunda ichki sertifikatlar juda kamdan-kam qo'llaniladi va barcha tashkilotlarda emas. Shuning uchun birinchi navbatda tashqi sertifikatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablarni ko'rib chiqamiz.

Tashqi havolalar

Tashqi sertifikatlar shaklda berilishi kerak. Va GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, ular bo'yicha tuzilgan hujjatlar turlariga ko'ra uch turdagi shakllar ajratiladi:

• umumiy shakl (har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun ishlatiladi, xatlardan tashqari);
• ma'lum bir turdagi hujjat uchun shakl (xatdan tashqari);
• xat shakli.

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq, sertifikatlar umumiy shaklda yoki ma'lum bir turdagi hujjat uchun shaklda (ya'ni, sertifikat shaklida) berilishi kerak. Shunga ko'ra, sertifikatning majburiy tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi (1 va 3-misollarga qarang):

• Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi yoki tashkilot / tovar belgisi (xizmat belgisi) 2 * ;
• kompaniya nomi * ;
• hujjat turi nomi (HELP) * ;
• hujjat sanasi ** ;
• hujjatning ro'yxatga olish raqami ** ;
• hujjat tayyorlangan yoki nashr etilgan joy * ;
• matn sarlavhasi (A4 formatida formatlanganda);
• hujjat matni;
• maqsad;
• hujjat matni;
• imzo;
• muhr taassurotlari (biografik yoki moliyaviy ma'lumotlar uchun).

Ma'lumot uchun siz tafsilotlarni burchak va bo'ylama joylashtirgan shakllardan foydalanishingiz mumkin. Biroq, birinchi variant afzalroqdir, chunki bu holda "adresat" tafsilotlarini joylashtirish uchun shaklning yuqori qismining o'ng tomoni ishlatiladi. Va bu choyshab maydonini yanada tejamkor ishlatishga imkon beradi.

Sertifikatni tayyorlash jarayonida rekvizitlar GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida keltirilgan tafsilotlarni joylashtirish sxemalariga muvofiq tuziladi. Tafsilotlar orasida ikki-to'rt qator oralig'ini qoldiring.

Sertifikatning sanasi uning imzolangan sanasi bo'lib, u odatda arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: oyning kuni, oy, yil. Oy va oyning kuni bir-biridan nuqta bilan ajratilgan ikki juft arab raqamlarida yoziladi; yil - to'rtta arab raqamlari. Masalan, 01/14/2009. Bunday holda, sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ham ruxsat beriladi, masalan, 2009 yil 2 fevral.

Ro'yxatga olish raqami hujjatning sanasi bilan bir qatorda joylashgan va seriya raqamini o'z ichiga oladi, bu indeks yoki bir nechta indeks bilan to'ldirilishi mumkin. Sertifikatlarning seriya raqamlari kalendar yil ichida berilishi kerak, ya'ni. Kalendar yilidagi birinchi sertifikat 1 seriya raqamiga ega bo'lishi kerak.

Sertifikatning sanasi va ro'yxatga olish raqami odatda hujjatni ro'yxatdan o'tkazish vaqtida (ya'ni imzolangandan keyin) tuziladi, shuning uchun sertifikatni tayyorlashda ularni chop etishdan ko'ra, hujjatga qo'lda qo'yish to'g'riroqdir.

Yordam matnining sarlavhasi “Nima haqida?” degan savolga javob berishi kerak. va sertifikatdagi ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatishi mumkin. Masalan: “2009 yilning ikkinchi yarmida turistlarni havo orqali tashishni tashkil etish to‘g‘risida”.

Sarlavha, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, chetdan tirnoqsiz, bosh harf bilan boshlanib, nuqta qo'llamasdan tugashi kerak. A5 formatida berilgan sertifikatlarda sarlavha ko'rsatilmasligi mumkin.

Yordam matni, qoida tariqasida, ikki qismdan iborat: birinchisi, uni tuzish uchun asos yoki sabab bo'lgan faktlarni belgilaydi, ikkinchisi, masalaning mohiyatini aks ettiruvchi aniq ma'lumotlarni beradi. Sertifikat matni uni tayyorlash uchun asosni o'z ichiga olmaydi, keyin guvohnoma faktlarni (hodisalar) tavsiflovchi faqat bitta qismni o'z ichiga oladi;

Agar sertifikatda bir xil, tizimlashtirilgan ma'lumotlar mavjud bo'lsa, uning matni jadval shaklida taqdim etiladi.

Biografik ma'lumotnoma matni odatda nominativ holatda ma'lumot berilgan shaxsning familiyasi, ismi va otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Oddiy, tez-tez takrorlanadigan holatlar uchun bir qator biografik sertifikatlar beriladi va ularni tayyorlash uchun trafaret matni bilan birlashtirilgan shakllardan foydalanish mumkin.

Sertifikat matnida siz arxaik iboralarni ishlatmasligingiz kerak, masalan: "bu sertifikat berilgan ...", "bu bilan tasdiqlangan ... haqiqatan ham ishlaydi ...".

1-misol
A5 formatida tayyorlangan tashqi biografik sertifikat

"Adresat" rekvizitlari GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq sertifikatlarda berilishi kerak. Agar sertifikat tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmasiga yo'naltirilgan bo'lsa, unda ularning nomlari nominativ holatda ko'rsatiladi (1-misolga qarang).

Ma'lumotnomani mansabdor shaxsga murojaat qilishda uning lavozimi va familiyasi dating holatida ko'rsatiladi, familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Bosh harflar va familiya o'rtasida bo'sh joy bo'lishi kerak:

2-misol

Sertifikatlar vakolatli mansabdor shaxs yoki ikki mansabdor shaxs tomonidan imzolanishi kerak. Qoida tariqasida, tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosari tashqi sertifikatlarni imzolash huquqiga ega.

3-misol
A4 formatida berilgan tashqi sertifikat

Biografik ma'lumotni tasdiqlash uchun tuzilgan sertifikatlar, shuningdek, ikki shaxs tomonidan imzolanishi kerak: tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i (yoki bosh buxgalter) va ular ham muhrlangan bo'lishi kerak.

“Imzo” rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi unvoni; uning shaxsiy imzosi; imzoning shifrini ochish (bosh harflar va familiya bo'sh joy bilan ajratilgan). Sertifikat shaklda tuzilganligi sababli, "imzo" rekvizitini to'ldirishda lavozim nomi qisqartirilgan versiyada ko'rsatiladi, ya'ni. tashkilot nomi kiritilmagan (1-misolga qarang).

Sertifikat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan imzolangan bo'lsa, ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda bir-birining ostiga qo'yiladi: masalan, birinchi navbatda bosh direktor, keyin esa bosh buxgalter yoki kadrlar bo'limi boshlig'i (ko'rsatilgandek). 1-misol).

Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, tashqi sertifikatlar umumiy shaklda yoki sertifikat shaklida berilishi kerak. Buning uchun blankadan foydalanmaslik kerak. Ammo amalda hozir nima sodir bo'lmoqda? Birinchidan, GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega, ikkinchidan, ba'zi tashkilotlarda sertifikatlar uchun qo'shimcha talablar mavjud. Misol uchun, ba'zi vizalarni olishda kompaniyaning manzili va telefon raqamini ko'rsatadigan sertifikat talab qilinadi. Shu sababli, bugungi kunda siz firma to'g'risidagi ma'lumot (manzil, telefon va boshqalar) kabi ma'lumotlar bilan blankalarda berilgan sertifikatlarni topishingiz mumkin. Shu bilan birga, blankada, bo'sh joyda, yana bir tafsilot qo'shiladi: hujjat turining nomi - HELP.

Ichki so'rovlar

Ichki sertifikatlarni tayyorlashda odatda quyidagi dizayn qoidalariga amal qilinadi. Tashqi sertifikatlardan farqli o‘laroq, ichki sertifikatlar blankada emas, balki A4 (210...297 mm) yoki A5 (148...210 mm) formatdagi standart varaqda tuziladi. Shu bilan birga, rekvizitlar tarkibida farqlar mavjud - ichki sertifikatlarda quyidagi rekvizitlar to'ldirilishi kerak (4-misolga qarang):

• tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi;
• hujjat turining nomi (HELP);
• hujjat sanasi;
• hujjatning ro'yxatga olish raqami;
• matn sarlavhasi (A4 varag'iga yozilganda);
• hujjat matni;
• maqsad;
• imzo (tarkibiy bo'linma rahbari yoki mutaxassis kompilyator tomonidan imzolangan, qisqartirilgan versiyada lavozimni ko'rsatgan holda - tashkilot nomi ko'rsatilmagan).

4-misol
Ichki yordam

Hujjatning nusxasi

Ko'pincha uchinchi tomon tashkiloti, mansabdor shaxs yoki jismoniy shaxs u yoki bu hujjatga muhtoj bo'lgan, lekin ularga asl nusxasini bera olmaydigan holatlar mavjud. Bunday holda, hujjatning nusxasi yordamga keladi.

Hujjat nusxasining ta'rifini GOST R 51141-98 va Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish qoidalarida topish mumkin.
Hujjat parchasi

Ish yuritish terminologiyasida "hujjatning nusxasi" tushunchasiga qo'shimcha ravishda "hujjatning tasdiqlangan nusxasi" atamasi qo'llaniladi. Bundan tashqari, ularning ikkinchisi yuridik kuchga ega.

Hujjat parchasi

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning nusxalarini sertifikatlash tartibi GOST R 6.30-2003 da belgilangan va buning uchun "nusxa ko'chirish sertifikatlash belgisi" atributi qo'llaniladi.

Hujjat parchasi

Hujjat parchasi

Ammo GOST R 6.30-2003 maslahat xarakteriga ega bo'lganligi sababli, tashkilot tarkibidagi tarkibiy bo'linmaga yoki uning mansabdor shaxsiga topshirish uchun mo'ljallangan nusxani muhr bilan tasdiqlash zarurati, qoida tariqasida, tashkilotning ish yuritish yo'riqnomasida mustahkamlangan. . Ammo tashkilotdan tashqarida foydalanish uchun mo'ljallangan hujjatlarning nusxalari odatda muhr bilan tasdiqlangan.

5-misol

Shu bilan birga, fuqarolarning huquq va manfaatlariga daxldor hujjatlarning nusxalarini muhr bilan tasdiqlash majburiyati SSSR Oliy Kengashi Prezidiumining 08.04.1983 yildagi 9779-sonli amaldagi Farmonida ham mustahkamlangan. X. Xuddi shu hujjat, "To'g'ri" so'zi o'rniga, sertifikat yozuvida batafsilroq matn tuzilishini yozishni talab qiladi: “Nusxa to‘g‘ri, hujjatning asl nusxasi bor<указывается наименование организации>» . Ba'zi tashkilotlar asl nusxasi qanday holatda saqlanganligi haqida ma'lumot qo'shib, yanada batafsil dizayndan foydalanadilar (bu hozir federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar loyihasida tasvirlangan variant).

6-misol

Hujjatning nusxasini tasdiqlashda A ilovasiga muvofiq belgi qo'yish odatiy holdir 3 GOST R 6.30-2003, ya'ni nusxa ko'chirish varag'ining pastki qismida. Ushbu parametr bir sahifali hujjat uchun juda mos keladi. Ko'p sahifali nusxalar haqida nima deyish mumkin? Avval ularni tikish, so'ngra oxirgi sahifada "nusxa ko'chirish sertifikat belgisi" ni to'ldirish yanada oqilona.

Hujjatlarning aksariyat turlari uchun huquqiy hujjatlar ularning nusxalari varaqlarini bog'lash uchun aniq talablarni belgilamaydi. Odatda bu operatsiya shunday amalga oshiriladi: choyshablar qo'lda 2 yoki 4 ponksiyon bilan tikiladi. Varaqlarni tikgandan so'ng, tikuv ipining uchlariga hujjat nusxasining oxirgi varag'ining teskari tomonidagi A7 formatidagi yoki undan kichikroq varaq yopishtiriladi, unda tikilgan varaqlar soni ko'rsatilgan. uning tikilganligini tasdiqlagan shaxsning lavozimining nomi, shaxsiy imzosi va imzo stenogrammasi. Bundan tashqari, varaqlarni tikishda, odatda, muhr izi yopishtiriladi va u shaxsning lavozim nomining bir qismini va nusxaning oxirgi varag'ining teskari qismini qamrab oladi.

7-misol

8-misol

Shuningdek, ular shaxsiy gullashni qisman tikuvning oxirgi varag'ida va qisman ipga yopishtirilgan stikerda joylashtirishga harakat qilishadi. Sertifikatlash matnini zudlik bilan yopishqoq qog'ozga chop etish qulay (keyin u o'z chegaralaridan tashqariga chiqmaydi); ba'zi tashkilotlar maxsus shtamplardan foydalanadilar yoki bunday matnni qo'lda yozadilar (bunday hollarda, qalbakilashtirishdan qo'shimcha himoya sifatida, sertifikat matni yopishtirilgan varaqdan tashqariga chiqadigan tarzda joylashtirilishi mumkin).

Shunday qilib, biz sizga hujjatning tasdiqlangan ko'p sahifali nusxasini formatlashning mumkin bo'lgan to'g'ri variantlarini ko'rsatamiz. 7 va 8-misollarda matnning tarkibi va joylashuvi boshqacha, ikkala variant ham to'g'ri. Matn qanday qo'llanilishi (7-misolda bo'lgani kabi qo'lda yoki printerda yoki 8-misolda bo'lgani kabi bir yoki bir nechta shtamplardan foydalanish) muhim emas.

Agar huquqiy hujjatda ma'lum turdagi hujjatlar nusxalarining varaqlarini yopishtirish qoidalari belgilangan bo'lsa, ularga rioya qilish kerak.

Hujjat parchasi

Tashkilotdagi hujjatlar nusxalari faqat vakolatli mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanishi kerak. Xodimlarning nusxalarini tasdiqlash bo'yicha huquq va majburiyatlari, qoida tariqasida, ish tavsifida yoki ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda mustahkamlangan. Xuddi shu maqsadda ma'muriy hujjat ham berilishi mumkin.

Nusxalar haqidagi suhbat oxirida shuni ta'kidlaymizki, ayrim hollarda ayrim hujjatlarning nusxalarini boshqa tashkilotlarga topshirishda notarial tasdiqlash qonuniy ravishda belgilanadi. Shuningdek, ayrim davlat organlari qonun hujjatlarida nazarda tutilmagan hollarda sizdan notarial tasdiqlangan nusxalarini taqdim etishingizni talab qilishi mumkin. Hujjatlarning nusxalarini notarial tasdiqlash tartibi Rossiya Federatsiyasining notariat to'g'risidagi qonun hujjatlarining 02.11.1993 yildagi 4462-1-sonli (19.07.2009 yildagi o'zgartirishlar) asoslari bilan belgilanadi.

Hujjatdan ko'chirma

Hujjatdan ko'chirma yozma hujjatning bir qismi(lar)ining nusxasi.

Hujjatlar bilan ishlash amaliyotida u yoki bu sababga ko'ra hujjatning nusxasini yaratish imkonsiz (hujjatda maxfiy ma'lumotlar mavjud) yoki amaliy bo'lmagan (hujjat katta va to'liq kerak bo'lmagan) hollarda ko'chirmalar tayyorlanadi.

Idoraviy normativ hujjatlarda ma'lum turdagi hujjatdan ko'chirma tayyorlashning muayyan tartibi belgilanishi mumkin. Masalan, Rossiya Mudofaa vazirligining 2006 yil 24 iyuldagi 280-sonli buyrug'i bilan "Rossiya Federatsiyasi Mudofaa vazirligining oliy kasbiy ta'lim harbiy ta'lim muassasalariga qabul qilish shartlari va tartibi to'g'risidagi yo'riqnomani tasdiqlash to'g'risida" ” Harbiy kengash majlisi bayonnomasidan ko‘chirma shakli tasdiqlandi. Shunga ko'ra, agar ma'lum turdagi hujjatlardan ko'chirma tayyorlash tartibi belgilangan bo'lsa, unda unga rioya qilish kerak.

Ammo ko'pgina hujjatlar turlari uchun ulardan ko'chirmalarni tayyorlash uchun qat'iy talablar yo'q. Va ular odatda quyidagicha formatlanadi:

Birinchidan, bayonotlarni tayyorlashda, "hujjat turining nomi" tafsiloti bundan mustasno, shakl tafsilotlarini to'liq ko'paytirish odatiy holdir. Ushbu tafsilotga "EXTRACT FROM..." iborasi qo'shilishi kerak. Masalan, "Buyurtma" so'zi o'rniga "Buyurtmadan ko'chirma" yozish kerak bo'ladi.

Bundan tashqari, ko'chirmada ko'chirma va uning raqami emas, balki asl hujjatning ro'yxatga olish raqami va ro'yxatdan o'tkazilgan sanasi ko'rsatiladi.

Ko'chirma matni ostida hujjatni imzolagan shaxsning lavozimini, uning bosh harflari va familiyasini ko'rsating. "Imzo" atributining bir qismi sifatida mansabdor shaxsning shaxsiy imzosi ko'chirmaga kiritilmagan.

Ikkinchidan, ish yuritishda ko'chirmalar hujjat nusxasining bir turi hisoblanadi. Shuning uchun ko'chirma yuridik kuchga ega bo'lishi uchun u sertifikatlangan bo'lishi kerak. Buning uchun "hujjat nusxasini tasdiqlash to'g'risida belgi" atributidan foydalaning. 4, dizayn talablari yuqorida muhokama qilingan.

Hujjatlarning nusxalari kabi, tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan ko'chirmalarni muhr bilan tasdiqlash zarurati odatda ichki me'yoriy hujjatda mustahkamlangan. Va uchinchi tomon tashkilotiga ko'chirma yuborilganda, u muhr bilan tasdiqlangan. Maqolaning oxirida biz buyurtmadan ko'chirma ijrosi namunasini taqdim etamiz (9-misolga qarang).

9-misol
Tashkilot ichida foydalanish uchun mo'ljallangan buyurtmadan ko'chirma

Format: veb-hujjat

11.07.2011 6165 0 0