Xodimlar uchun buyurtmalarni saqlash. Ma'lumotnoma ma'lumotlari: "Tashkilotlar hujjatlarini saqlash muddatlari" (Material ConsultantPlus mutaxassislari tomonidan tayyorlangan)

2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuni, tashkilotlar federal qonunlar va boshqa normativ-huquqiy hujjatlar bilan belgilangan saqlash muddatlarida arxiv hujjatlarining, shu jumladan xodimlar to'g'risidagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlashi shart. Rossiya Federatsiyasi, shuningdek ushbu Federal qonunning 6-moddasi 3-qismida va 23-moddasining 1 va 1.1-qismlarida nazarda tutilgan hujjatlar ro'yxati.

Belgilangan hujjatlar ro'yxatiga quyidagilar kiradi:

1) arxiv ishi va ish yuritish sohasidagi vakolatli federal ijroiya organi (hozirda - Rosarxiv, ilgari - Rossiya Madaniyat vazirligi) tomonidan tasdiqlangan, ularni saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxatlari va ushbu ro'yxatlardan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar. :

- davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllantiriladigan, saqlash muddatlarini ko‘rsatgan holda namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati tasdiqlandi. Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi N 558 buyrug'i bilan;

- Tashkilotlarning ilmiy-texnikaviy va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro‘yxati tasdiqlangan. Rossiya Madaniyat vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son buyrug'i bilan.

Bundan tashqari, 80-yillar - 20-asrning 90-yillarining birinchi yarmi uchun boshqaruv hujjatlarini saqlash muddatlarini, shuningdek, maxsus (sanoat) hujjatlarni aniqlash uchun tasdiqlangan namunaviy hujjatlar ro'yxati qo'llaniladi. SSSR Bosh arxivi 15.08.1988;

2) federal davlat organlari va Rossiya Federatsiyasining boshqa davlat organlari tomonidan tasdiqlangan, ularning saqlanish muddatlarini ko'rsatgan holda, ularning faoliyati jarayonida, shuningdek ularga bo'ysunuvchi tashkilotlarning faoliyatida shakllanadigan hujjatlar ro'yxati. Ushbu hujjatlar ro'yxati Rosarxiv bilan kelishilgan holda tasdiqlanadi;

3) Rossiya banki bilan birgalikda arxiv ishi va ish yuritish sohasidagi vakolatli federal ijroiya organi tomonidan tasdiqlangan kredit tashkilotlari faoliyati davomida shakllantirilgan hujjatlar ro'yxati, ularning saqlash muddatlari va ulardan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar.

Aksiyadorlik jamiyatlari uchun ularning hujjatlarini saqlash muddatlari tasdiqlangan Aksiyadorlik jamiyatlari hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlari to‘g‘risidagi nizom bilan belgilanadi. Rossiya Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyasining 2003 yil 16 iyuldagi N 03-33 / ps qarori.

Ma'lumotnoma ma'lumotlari tasdiqlangan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati bilan belgilangan tashkilotlarning eng keng tarqalgan hujjatlarini saqlash muddatlarini ko'rsatadi. Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i, shuningdek, yuqorida ko'rsatilgan ro'yxatlarga kiritilmagan va Rossiya Federatsiyasining federal qonunlari va boshqa normativ-huquqiy hujjatlari bilan belgilangan hujjatlarni saqlash muddatlari.

Rossiya hisobchisi, N 6, 2016 yil
Irina Semenchenko,
jurnali mutaxassisi

Kadrlar hujjatlari - xodim va ish beruvchi o'rtasidagi mehnat munosabatlarini aks ettiruvchi arxiv hujjatlari. Aynan shu ta'rifda berilgan"Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli qonuni. 2016 yil 2 martdagi 43-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxivlar to'g'risida" Federal qonuniga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida" Federal qonuni. bunday hujjatlarni vaqtincha saqlash muddatlari belgilandi. Ushbu maqolada biz joriy yilda amalga oshirilgan asosiy o'zgarishlarni ko'rib chiqamiz.

125-FZ-sonli Federal qonunining 3-moddasiga binoan, arxiv hujjati - unda ma'lumotlar yozilgan, uni aniqlashga imkon beruvchi tafsilotlarga ega bo'lgan va ko'rsatilgan vosita va ma'lumotlarning ahamiyati tufayli saqlanishi kerak bo'lgan moddiy vosita. fuqarolar, jamiyat va davlat uchun. Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasining hujjatlari - hujjatlarning qiymati bo'yicha ekspertizadan o'tkazilgan, davlat hisobiga qo'yilgan va doimiy saqlanishi kerak bo'lgan arxiv hujjatlari.

125-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasi 1-qismiga asosan arxiv hujjatlari, shu jumladan xodimlar to'g'risidagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlash majburiyati quyidagilarga taalluqlidir:

- davlat organlariga;

- mahalliy davlat hokimiyati organlariga;

- tashkilotlar bo'yicha;

- yuridik shaxs tashkil etmasdan tadbirkorlik faoliyati bilan shug'ullanuvchi fuqarolar uchun.

Davlat organlari, munitsipal tuman, shahar tumanlari va shaharlararo tumanlarning mahalliy davlat hokimiyati organlari o'z faoliyati jarayonida hosil bo'lgan arxiv hujjatlarini saqlash, tuzish, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun arxivlar yaratishlari shart (1-qism, 13-modda). 125-FZ).

Arxiv - arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni amalga oshiradigan muassasa yoki tashkilotning tarkibiy bo'linmasi (GOST R 7.0.82013 "Rossiya Federatsiyasi Milliy standarti. Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Ish yuritish va "Arxivlash shartlari va ta'riflari" Rosstandartning 2013 yil 17 oktyabrdagi 1185-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Arxiv faoliyatini belgilovchi normativ-uslubiy hujjat Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari (Rosarxiv kengashining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan).

Arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tamoyillarini ta'minlash uchun davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar arxiv hujjatlari bilan ishlashda Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga (shu jumladan Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida belgilangan qoidalarga) amal qilishlari kerak. Rossiya Federatsiyasi Hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijro etuvchi organ), Rossiya Federatsiyasi sub'ektlarining qonun hujjatlari va munitsipal huquqiy hujjatlar (125-FZ-son Federal qonunining 14-moddasi 5-qismi). Ko'rsatilgan qoidalar, xususan, davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalarini o'z ichiga oladi.

Arxiv hujjatlarining saqlanishi federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasining boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlari, shuningdek N 6-moddasining 3-qismida va 23-moddasining 1-qismida nazarda tutilgan hujjatlar ro'yxati bilan belgilangan saqlash muddatlarida ta'minlanadi. 125-FZ).

125-FZ-sonli Federal qonunining 6-moddasi 3-qismida belgilangan saqlash muddatlari ko'rsatilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxati, shuningdek ushbu ro'yxatlardan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijroiya organi tomonidan tasdiqlanadi. Federatsiya. Hozirda amalda:

davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllantiriladigan, ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati (keyingi o‘rinlarda Ro‘yxat deb yuritiladi);

Tashkilotlarning ilmiy-texnikaviy va ishlab chiqarish faoliyatida shakllanadigan namunaviy arxiv hujjatlarining saqlash muddatlari ko‘rsatilgan ro‘yxati;

Har bir tashkilotning faoliyati hujjatlarning ulkan qatlamlarini ishlab chiqarish bilan birga keladi. Biroq, muomaladan chiqarilgandan keyin ham, bu qog'ozlar dolzarbligicha qolishi mumkin. Agar hujjatlarni saqlash maqsadga muvofiq emas deb hisoblansa, ular yo'q qilinadi, lekin faqat qonun hujjatlari asosida.

2016 yilda hujjatlarni qanday saqlash kerak?

Qonun hujjatlarini saqlash bo'yicha ma'lum shartlarni nazarda tutadi. Har bir xizmatchi ushbu qoidalar va ro'yxatlar qatori bilan tanish.

"Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuni (2004 yil 22 oktyabrdagi 125-son) huquqiy sohaning asosi bo'lib xizmat qiladi. Hujjatlarni saqlash bilan bog'liq hamma narsada ular rahbarlik qilishlari kerak. Uning qat'iy bajarilishi har bir tashkilot uchun talab qilinadi. Unda aytilishicha, arxiv hujjatlarining saqlanishi federal qoidalarda ko'rsatilgan butun davr davomida zaruriy norma (shu jumladan xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlar) hisoblanadi. Qonunda belgilangan tartibga rioya qilish uchun tegishli bandlar ta'sis hujjatlariga kiritilishi kerak.

2016 yilda nima o'zgardi?

Kadrlar hujjatlarini saqlash muddatiqonun bilan belgilangan: ba'zi qog'ozlar bir necha yildan keyin yo'q qilinishi mumkin, boshqalari esa doimiy saqlanishi kerak. Siz ushbu maqoladan kadrlar hujjatlarini saqlash muddatini aniqlashning nuanslari haqida bilib olasiz.

Xodimlar hujjatlarini nima uchun saqlash kerak va ularni saqlash muddatini nima belgilaydi?

Kadrlar hujjatlarini saqlash barcha ish beruvchilarning zimmasidadir. Bu Art tomonidan belgilanadi. "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Qonunining 17-moddasi. Qonunning ushbu talabi oldida hamma tengdir: kompaniyalar, yakka tartibdagi tadbirkorlar, davlat idoralari.

Xodimlar hujjatlari ish beruvchi tomonidan tayyorlangan hujjatlarning umumiy hajmida muhim o'rin tutadi. Agar uning bir necha yuz yoki ming xodimlari bo'lsa, kadrlar hujjatlari soni bir necha ming birlikka yetishi mumkin. Ammo 2-3 kishini ish bilan ta'minlaydigan mikro-ish beruvchilar bunday hujjatlarsiz ishlamaydi. Va ularning barchasi qonun bilan belgilangan muddatlarda saqlanishi kerak.

Xodimlar hujjatlarini saqlash muddati bilan bog'liq asosiy xususiyat - ularni yo'q qilish mumkin bo'lmagan davrning uzunligi. Masalan, xodimlar bilan bog'liq ma'lumotlar uzoq muddatli saqlanishi kerak (75 yil yoki kompaniya mavjud bo'lgan butun davr uchun). Kadrlar to'g'risidagi bunday hujjatlarga mehnat shartnomalari va ularga qo'shimcha bitimlar, xodimlarning shaxsiy kartochkalari va ish beruvchi tomonidan u bilan xodim o'rtasidagi mehnat munosabatlari bilan bog'liq boshqa hujjatlar kiradi.

Kadrlar xizmatida yaratilgan ishlarning saqlash muddati ko'plab omillarga ta'sir qiladi. Masalan, ta'til jadvali va shtat jadvalining turli darajadagi ahamiyati tufayli ushbu hujjatlarni saqlash muddatlari 5 marta farqlanadi (mos ravishda 1 yil va 5 yil).

2016 yil 13 martdan boshlab ayrim kadrlar hujjatlarini saqlash muddati 50 yilga qisqartirildi. Bu haqda ko'proq materialda o'qing .

Mehnat shartnomasi va xavfli ishlarda ishlaydigan xodimlar ro'yxati

Bir qarashda, ushbu 2 hujjatda umumiy bo'lgan narsalarni farqlash qiyin. Mehnat shartnomasi - bu xodim va ish beruvchi o'rtasidagi yozma kelishuv bo'lib, unda shartnoma taraflarining asosiy majburiyatlari va huquqlari belgilanadi, mehnat va dam olish tartibi ko'rsatiladi, to'lov shartlari, shuningdek, boshqa zarur shartlar ko'rsatiladi. U har bir yollangan xodim uchun alohida tuziladi va xodim va direktorning imzolarini o'z ichiga oladi.

Siz namunaviy mehnat shartnomasini ko'rishingiz va uning shaklini maqolada yuklab olishingiz mumkin .

Zararli ishlarda ishlaydigan xodimlarning ro'yxati ro'yxat shaklida tuziladi va xodimlarning imzolarini o'z ichiga olmaydi. Ammo ro'yxatda ko'rsatilgan har bir xodim bilan uning mehnat shartnomasi, masalan, og'ir mehnat va zararli va (yoki) xavfli mehnat sharoitida ish uchun kompensatsiya (mehnat xususiyatlarining tavsifi bilan) kabi muhim ish haqi xususiyati to'g'risida kelishib olinishi kerak. ish joyidagi sharoitlar).

MUHIM! Agar kompaniya xodimi og'ir, xavfli yoki zararli sharoitlarda ishlayotgan bo'lsa (agar u tegishli tajribaga ega bo'lsa), unga kichik bandga muvofiq pensiya tayinlanadi. 1-10, 12 p 1 osh qoshiq. 400-FZ-sonli Qonunning 30-moddasi.

Biroq, bu hujjatlar muhim birlashtiruvchi xususiyatga ega - ularning saqlash muddati 75 yil.

MUHIM! Tashkilotda kadrlar hujjatlarini saqlash muddati Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxati asosida belgilanadi.

Bir misol yordamida xodimlar hujjatlarini saqlash muddatlari

Sizga ma'lum bir misol yordamida kadrlar hujjatlari saqlanishi kerak bo'lgan davrlar haqida aytib beramiz.

Ishga qabul qilinganida, "Premiere" MChJning buxgalteri N.P.Savina buxgalteriya hisobi va hisoboti bilan bog'liq bo'lgan to'g'ridan-to'g'ri majburiyatlardan tashqari, u kadrlar hisobini yuritishi kerakligi haqida ma'lum qilindi. Rahbariyatning so'zlariga ko'ra, kompaniyada kadrlar bo'yicha hujjat aylanishi ahamiyatsiz va ushbu ish sohasi uchun kam vaqt talab etiladi, chunki kompaniya 18 kishidan iborat.

Bunday qo'shimcha mas'uliyatga rozi bo'lgan Savina N.P. Buxgalteriya ishi ko'p bo'lganligi sababli, to'g'ridan-to'g'ri buxgalteriya mas'uliyati uning barcha ish vaqtini oldi. Kadrlar hujjatlarini tayyorlash unchalik tez-tez talab qilinmasdi - yangi xodimlar paydo bo'lmadi, qolganlari o'z joylarida muvaffaqiyatli ishlamoqda, hech kim hali xizmat safariga chiqmagan va kompaniyada bir ish joyidan ikkinchisiga ichki o'tkazish amaliyoti yo'q edi. Shu sababli, kadrlar hujjatlari bilan kabinetga deyarli hech kim qaramadi.

Shunga qaramay, buxgalter Savina N.P o'zining kadrlar majburiyatlarini unutmadi, shuning uchun keyingi hisobotni topshirgandan so'ng, u o'sha paytda mavjud bo'lgan kadrlar hujjatlarini o'rganishni boshladi. "Kadrlar" kabinetining tarkibini o'rganish natijalari umidsizlikka aylandi - hujjatlar papkalarda tartibsiz joylashtirilgan, xodimlarning shaxsiy ishlari to'liq to'ldirilmagan, hujjatlarning bir qismi uzoq vaqt saqlanganligi sababli yaroqsiz holga kelgan yoki saqlash qiyin bo'lgan. - matnni o'qish. Ayrim hollarda saqlash muddati har xil bo‘lgan hujjatlar (1 yil, 3 yil, 5 yil va 75 yil), shu jumladan, ayrimlari axborot tashuvchisi sifatidagi sifatini yo‘qotgan hujjatlar ham bo‘lgan.

Savina N.P. barcha mavjud kadrlar hujjatlarini tizimlashtirish orqali kadrlar hujjatlarini saralash bo'yicha ish boshladi. Shikastlangan yoki o'qib bo'lmaydigan hujjatlardan xalos bo'lishdan oldin, u 558-sonli buyruq bilan tasdiqlangan Ro'yxatda nazarda tutilgan standart saqlash muddatlarini tekshirishga qaror qildi. Uning ishining natijalari keyingi bo'limda muhokama qilinadi.

Yaroqlilik muddati jadvali

Kadrlar hujjatlariga ega kabinet bir nechta bo'limlardan iborat edi. Buxgalter Savina N.P birinchi bo'limdan qog'ozlarni saralashni boshladi. Uning ishining natijalari jadvalda keltirilgan.

Saqlash muddati tugamagan, lekin hujjat buzilgan - nima qilish kerak?

Oldingi bo'limda keltirilgan jadvaldan ko'rinib turibdiki, Ro'yxat bo'yicha saqlash muddati 75 yil bo'lgan vaqt jadvallari qisman buzilgan. Ushbu ma'lumotlar ish beruvchining o'zi tomonidan tuzilganligi va "Premiere" MChJ xodimlarining ishlagan vaqti to'g'risidagi ma'lumotlar buxgalteriya kompyuterida saqlanganligi sababli, buzilgan nusxalarni tiklash masalasi hech qanday qiyinchilik tug'dirmaydi.

Foydalanishga yaroqsiz bo'lib qolgan vaqt varaqalarini shunchaki tashlab bo'lmaydi (ularni o'xshashlari bilan almashtirmasdan) - bu holda ushbu turdagi kadrlar hujjatlari uchun me'yoriy belgilangan saqlash muddatlari ruxsatsiz qisqartiriladi. Va bu kompaniya rahbariyatini jazolash bilan tahdid qiladi ("Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi 125-FZ-sonli Qonunning 27-moddasi).

Ammo siz ta'til jadvallaridan xalos bo'lishingiz mumkin - ular faqat 1 yil davomida saqlanishi kerak va xodimlar hujjatlari tartiblangan vaqtga kelib, u allaqachon tugagan (2016 yil uchun jadvallardan tashqari). 2006-2015 yillardagi xira nusxalarni tiklashning hojati yo'q.

2007-2010 yillar uchun o'qish qiyin bo'lgan mukofot xodimlarining ro'yxatlari to'liq yo'q qilinishi mumkin - ularning 5 yillik yaroqlilik muddati ham tugagan.

Ammo 2012-2017 yillar uchun Prestij MChJda ishlash uchun ariza beruvchilarning mukammal saqlangan rezyumelari va ariza shakllari, shuningdek, 2006-2016 yillarda nafaqaga chiqqan kompaniya xodimlarining ro'yxatlari saqlash muddati davom etadiganlarni saqlashga qo'yib, saralanishi kerak. .

Xodimlarning etishmayotgan shaxsiy ishlari ro'yxatga olinishi (yoki tiklanishi), qolganlari esa ularni Ro'yxatda belgilangan 75 yil davomida saqlashni tashkil etish bilan yakunlanishi kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, yaroqlilik muddati o'tgan hujjatlarni shunchaki tashlab bo'lmaydi. Bunday holda, maxsus aktni rasmiylashtirish bilan hujjatlarni tekshirishni o'z ichiga olgan maxsus tartib nazarda tutiladi. Shundan keyingina qog'ozlar kompaniyaga mos keladigan tarzda yo'q qilinadi.

Maqolada hujjatlarni yo'q qilish tartibi bilan tanishishingiz mumkin .

Natijalar

Xodimlar hujjatlarini saqlash muddati har xil bo'lishi mumkin. Masalan, ta'til jadvallari uchun 1 yil yoki ma'muriy-xo'jalik faoliyati uchun buyurtmalar uchun 5 yil. Ko'pgina xodimlar yozuvlari ancha uzoqroq saqlanadi, masalan, xodimlarning shaxsiy fayllari uchun 75 yillik saqlash muddati beriladi;

Saqlash muddati hali tugamagan kadrlar hujjati yo'qolgan yoki shikastlangan bo'lsa, uni tiklash kerak. Qonunda belgilangan saqlash muddatlarini o'zboshimchalik bilan qisqartirish taqiqlanadi. Yaroqlilik muddati o'tgan qog'ozlardan xalos bo'lishingiz mumkin, faqat maxsus ekspertiza va hisobotni rasmiylashtirgandan so'ng.

2016 yil 2 martdagi 43-FZ-son Federal qonuni bilan arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlashning qanday muddatlari belgilangan? Arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash va Rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan hujjatlarni vaqtincha saqlash o'rtasidagi farq nima?

Kadrlar hujjatlari - xodim va ish beruvchi o'rtasidagi mehnat munosabatlarini aks ettiruvchi arxiv hujjatlari. 2016 yil 2 martdagi 43-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuniga o'zgartishlar kiritish to'g'risida (bundan buyon matnda 43-FZ-sonli Federal qonuni) bunday hujjatlarni vaqtincha saqlash muddatlari belgilandi. Bu muddatlar qanday? Arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash va Rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan hujjatlarni vaqtincha saqlash o'rtasidagi farq nima? Muassasa arxivida hujjatlarni saqlash xususiyatlari qanday? Hujjatlar saqlash muddati tugaganligi munosabati bilan qanday tartibda yo‘q qilinadi? Hujjatlar davlat yoki shahar arxivlariga qanday topshiriladi? Ushbu savollarga javoblarni ushbu maqolada topasiz.

Arxiv hujjatlari saqlanishini ta'minlash majburiyati to'g'risida

San'atga muvofiq. 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi Federal qonunining 3-moddasi (bundan buyon matnda 125-FZ-sonli Federal qonuni deb yuritiladi), arxiv hujjati - unda qayd etilgan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy vosita, uni aniqlash imkonini beruvchi rekvizitlarga ega bo‘lgan hamda ko‘rsatilgan ommaviy axborot vositalari va axborotning fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatiga ko‘ra saqlanishi shart. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlari - bu hujjatlarning qiymati bo'yicha ekspertizadan o'tkazilgan, davlat ro'yxatidan o'tkazilgan va doimiy saqlanishi kerak bo'lgan arxiv hujjatlari.

San'atning 1-qismi asosida. 125-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasi, arxiv hujjatlarining, shu jumladan xodimlar to'g'risidagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlash majburiyati quyidagilarga taalluqlidir:

• davlat organlariga;
• mahalliy hokimiyatlarga;
• tashkilotlar bo'yicha;
• yuridik shaxs tashkil etmasdan tadbirkorlik faoliyati bilan shug'ullanuvchi fuqarolar uchun.

Davlat organlari, munitsipalitetning, shahar okrugining va shahar ichidagi tumanning mahalliy davlat hokimiyati organlari o'z faoliyati jarayonida hosil bo'lgan arxiv hujjatlarini saqlash, tuzish, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun arxivlar yaratishlari shart (1-qism, 13-moddasi 1-qism). 125-FZ).

Ma'lumotingiz uchun

Arxiv - arxiv hujjatlarini olish, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiradigan muassasaning tarkibiy bo'linmasi (GOST R 7.0.8-2013 "Rossiya Federatsiyasi Milliy standarti. Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Ish yuritish va "Arxiv ishi atamalar va ta'riflar" Rosstandartning 2013 yil 17 oktyabrdagi 1185-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Arxiv faoliyatini belgilovchi me'yoriy-uslubiy hujjat Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari (Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan).

Arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tamoyillarini ta'minlash uchun davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar arxiv hujjatlari bilan ishlashda Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga (shu jumladan Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida belgilangan qoidalarga) amal qilishlari kerak. Rossiya Federatsiyasi Hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijro etuvchi organ), Rossiya Federatsiyasi sub'ektlarining qonun hujjatlari va munitsipal huquqiy hujjatlar (125-FZ-son Federal qonunining 14-moddasi 5-qismi). Ko'rsatilgan qoidalar, xususan, davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalarini o'z ichiga oladi.

Arxiv hujjatlarining saqlanishi federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasining boshqa normativ-huquqiy hujjatlari, shuningdek San'atning 3-qismida nazarda tutilgan hujjatlar ro'yxati bilan belgilangan saqlash muddatlarida ta'minlanadi. 6 va 1-qism. Ushbu qonunning 23-moddasi.

San'atning 3-qismi. 125-FZ-sonli Federal qonunining 6-moddasida ularning saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxatlari, shuningdek ushbu ro'yxatlardan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijro etuvchi organ tomonidan tasdiqlanishini nazarda tutadi. Hozirda amalda:

Ro'yxat 125-FZ-sonli Federal qonuniga muvofiq, ayrim turdagi hujjatlarning tarkibi va saqlash muddatlarini tartibga soluvchi Rossiya Federatsiyasining boshqa federal qonunlari va boshqa normativ-huquqiy hujjatlari qoidalarini hisobga olgan holda tayyorlangan. 125-FZ-sonli Federal qonuniga o'zgartirishlar kiritilgandan so'ng, ushbu ro'yxatga o'zgartirishlar kiritiladi deb taxmin qilish mumkin.

Eslatib o'tamiz, Ro'yxatdagi kadrlar hujjatlari bo'limlarga ajratilgan. 7 "Mehnat munosabatlari" va 8 "Kadrlar bilan ta'minlash". Bundan tashqari, ba'zi kadrlar hujjatlari ushbu ro'yxatning boshqa bo'limlarida ko'rinadi. Masalan, shtat tartibi va lavozim tavsiflari 1.2-bandda "Boshqaruvning tashkiliy asoslari" bo'limida ko'rsatilgan. 1 "Boshqaruv tizimini tashkil etish."

Hujjatlarning ahamiyatiga qarab, quyidagilar mumkin:

• rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan hujjatlarni doimiy saqlash;
• arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash;
• rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan hujjatlarni vaqtincha saqlash.

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan hujjatlarni doimiy saqlash muddatni belgilamasdan (cheklanmagan saqlash) bunday hujjatlarni saqlashni nazarda tutadi (125-FZ-sonli Federal qonunining 3-moddasi 12-bandi).

Arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash normativ-huquqiy hujjatlarda nazarda tutilgan muddatlarda yo'q qilinmaguncha amalga oshiriladi (125-FZ-sonli Federal qonunining 3-moddasi 13-bandi).

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan hujjatlarni vaqtincha saqlashga kelsak, San'atning 14-bandiga muvofiq. 125-FZ-sonli Federal qonunining 3-moddasi ushbu toifadagi hujjatlarni doimiy saqlash uchun o'tkazilgunga qadar saqlashdir. Bunday o'tkazish tartibi San'at bilan belgilanadi. 125-FZ-sonli Federal qonunining 21-moddasi.

San'atning 1-qismi qoidalariga muvofiq. 125-FZ-sonli Federal qonunining 21-moddasi, davlat yoki munitsipal mulkda bo'lgan Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasining hujjatlari davlat organlarida, mahalliy o'zini-o'zi boshqarish organlarida yoki davlat va munitsipal tashkilotlarda vaqtincha saqlash muddati tugagandan so'ng, o'tkazish uchun topshiriladi. tegishli davlat va shahar arxivlarida doimiy saqlash.

Fayllar nomenklaturasi hujjatlarni ish yuritish jarayonida, shuningdek, ularni arxiv saqlashga tayyorlashda saqlashni to‘g‘ri tashkil etishga yordam beradi. Fayllar nomenklaturasi - bu tashkilotning ish yurituviga kiritilgan ishlar nomlarining belgilangan shaklda saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tizimlashtirilgan ro'yxati (Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.4.1-bandi). Ishlar nomenklaturasining shakli qoidalarning 7-ilovasida keltirilgan.

Fayllar nomenklaturasi hujjatlarning qiymatini tekshirishda, shuningdek vaqtincha saqlash hujjatlarini o'z ichiga olgan fayllarni saqlash muddatlarini aniqlashda qo'llaniladi (Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 2.3.3-bandi).

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.4.3-bandiga binoan, fayllar nomenklaturasi doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadigan ishlarning inventarlarini va ish yuritishda asosiy buxgalteriya hujjatini tuzish uchun asosdir; va tashkilot arxivida vaqtinchalik fayllarni (shu jumladan 10 yilgacha) saqlash uchun foydalaniladi. Nomenklaturada belgilangan ishlarni tizimlashtirish sxemasidan bajarilgan hujjatlar uchun kartotekalar diagrammasini ishlab chiqishda foydalanish mumkin.

Xodimlar bo'yicha hujjatlarni vaqtincha saqlash muddatlari to'g'risida

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini doimiy saqlash uchun topshirishdan oldin vaqtincha saqlash shartlari San'atda belgilangan. 125-FZ-sonli Federal qonunining 22-moddasi. Paragraflarga o'zgartirishlar kiritilishidan oldin. Ushbu moddaning 4-bandining "b" bandida xodimlar to'g'risidagi hujjatlar uchun ular davlat va shahar arxivlariga kiritilgunga qadar - 75 yil vaqtinchalik saqlash muddati taqdim etilgan. Biroq, 43-FZ-sonli Federal qonun bilan kiritilgan o'zgartirishlarga ko'ra, ushbu norma paragraflar matnidan. San'atning 4-bandi "b". 125-FZ-sonli Federal qonunining 22-moddasi chiqarib tashlandi. Endi alohida maqola xodimlar bo'yicha hujjatlarni vaqtincha saqlash muddatlariga bag'ishlangan - Art. 22.1.

E'tibor bering, 43-FZ-sonli Federal qonuni kadrlar hujjatlarini saqlash muddatini 75 yildan 50 yilgacha qisqartirishni nazarda tutadi.

To'g'ri, bu yangilik kadrlar hujjatlariga taalluqli emas:

• 2003 yilgacha yaratilgan;
• fuqarolarning davlat xizmati bo'lmagan davlat xizmatiga o'tishi munosabati bilan shakllangan.

Shunday qilib, yaratilgan sanaga qarab, hujjatlar saqlanadi:

San'atning 3-qismi asosida. 125-FZ-sonli Federal qonunining 22.1-bandi, fuqarolarning davlat xizmati bo'lmagan davlat xizmatiga o'tishi munosabati bilan tuzilgan kadrlar to'g'risidagi hujjatlar saqlanadi:

• fuqarolari davlat xizmatiga kirmaydigan davlat xizmatini o‘tagan davlat organlarida — hujjatlarning ko‘rsatilgan saqlash muddati o‘tgandan keyin qiymati tekshirilgan holda davlat xizmati tugatilgandan keyin 75 yil davomida;
• 3-qismning 1-bandida ko‘rsatilgan tugatilayotgan davlat organlarining shaxsiy tarkibi to‘g‘risidagi hujjatlarni qabul qiluvchi davlat arxivlarida - olingan kundan boshlab davlat xizmati tugatilgan kundan e’tiboran 75 yil o‘tgunga qadar; belgilangan saqlash muddati tugaganidan keyin hujjatlar.

Hujjatlarni muassasa arxivida saqlash

Ish yuritish bilan yakunlangan doimiy va uzoq muddatli saqlash hujjatlari saqlash uchun muassasa arxiviga topshirilishi kerak.

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.7.2-bandiga binoan, inventarizatsiya har yili arxivning bevosita uslubiy rahbarligi ostida har bir tarkibiy bo'linmada tuzilishi kerak. Ushbu inventarlar asosida hujjatlar arxivga topshiriladi. Tarkibiy bo'linmalar tomonidan tuzilgan inventarizatsiya arxiv tomonidan tuziladigan va unga muvofiq doimiy saqlash uchun fayllarni taqdim etadigan muassasa ishlarining jamlanma inventarini tuzish uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

Ma'lumotingiz uchun

Arxiv inventarizatsiyasi - arxiv fondi saqlash birliklarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi, to'plam va ularni hisobga olish va mazmunini oshkor qilish uchun mo'ljallangan (Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarining 3.7.1-bandi). Inventarizatsiya alohida tuziladi:

• doimiy saqlash masalalari uchun;
• vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash holatlari uchun;
• kadrlar masalalari bo'yicha;
• faqat ma'lum bir muassasaga xos bo'lgan hujjatlardan iborat bo'lgan ishlar uchun (sud, tergov ishlari, mavzular bo'yicha ilmiy hisobotlar va boshqalar).

Tuzilmaviy bo‘linmalar ishining ro‘yxatlari belgilangan shaklda (Tashkilotlar arxivi faoliyatining asosiy qoidalariga 12-ilova) uch nusxada tuziladi va ish yuritish bo‘yicha ishlar tugaganidan keyin bir yil o‘tgach, muassasa arxiviga topshiriladi. .

Hujjatlarni arxivga topshirish arxiv tomonidan tuzilgan, hujjatlarni arxivga o‘tkazuvchi tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari bilan kelishilgan va muassasa rahbari tomonidan tasdiqlangan jadvalga muvofiq amalga oshiriladi.

Vaqtinchalik saqlash hujjatlari (10 yilgacha) saqlash uchun muassasa arxiviga o'tkazilmasligi kerak. Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarining 3.3.2-bandida bunday hujjatlar bo'limlarda saqlanishi va saqlash muddati tugagandan so'ng yo'q qilinishi nazarda tutilgan.

Ma'lumotingiz uchun

Muassasa arxivi ekspert komissiyasi tomonidan tanlangan hujjatlardan foydalangan holda to'ldiriladi.

Muassasada faoliyat yurituvchi doimiy ekspert komissiyasi hujjatlarning qimmatligi mezonlaridan kelib chiqib, ularni muassasa arxivida saqlash uchun tanlab oladi (ularning qiymatini ekspertizadan o‘tkazadi). Arxiv hujjatlarni doimiy saqlash uchun tanlashda tegishli davlat yoki shahar arxivining uslubiy rahbarligida ularning qiymatini ekspertizadan o'tkazadi (Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarining 2.3.4-bandi).

Hujjatlarni saqlash muddati tugaganligi sababli ularni yo'q qilish

Ishlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnomalar doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari uchun ishlarning arxiv ro'yxatlari tuzilgandan keyin tuziladi. Ishlar va aktlar ro'yxati ekspert komissiyasi tomonidan yagona kompleksda ko'rib chiqilishi va muassasa rahbari tomonidan tasdiqlanishi kerak (Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.7.24-bandi).

Muassasa inventarlari tasdiqlangandan so'ng, vaqtincha saqlash muddati bo'lgan fayllarni tasdiqlangan inventarlarga mos keladigan vaqt davomida yo'q qilishga ruxsat beriladi.

Fayllarni yo‘q qilish saqlanishi shart bo‘lmagan fayllarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi muassasa rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi. Dalolatnoma shakli Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalariga 4-ilovada keltirilgan.

Yo'q qilish uchun tanlangan va aktlarga kiritilgan ishlar belgilangan tartibda yo'q qilishga topshiriladi. Ushbu hujjatlardan biznes ehtiyojlari uchun foydalanish taqiqlanadi.

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 2.4.7-bandiga binoan, yo'q qilinishi kerak bo'lgan fayllar qayta ishlash (utilizatsiya qilish) uchun o'tkaziladi. O‘tkazish qabul qilish dalolatnomasi bilan rasmiylashtiriladi, unda topshirish sanasi, topshiriladigan ishlarning soni va makulaturaning og‘irligi ko‘rsatiladi. Utilizatsiya qilish uchun yuklash va olib tashlash arxiv hujjatlarining saqlanishini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan xodimning nazorati ostida amalga oshirilishi kerak.

Hujjatlarni davlat yoki shahar arxivlariga topshirish

San'atning 2-qismiga muvofiq. 125-FZ-sonli Federal qonunining 23-moddasi, muassasalar Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijro etuvchi organ tomonidan belgilangan qoidalarga muvofiq hujjatlarni tanlash, tayyorlash va davlat yoki shahar arxivlariga topshirishni ta'minlashi kerak.

Shunday qilib, Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlariga tegishli muassasaning hujjatlari zudlik bilan davlat yoki shahar arxivlariga topshirilishi kerak. Belgilangan hujjatlar muassasalardan davlat va shahar arxivlari, Rossiya Fanlar akademiyasining tashkiloti tomonidan muassasa bilan kelishilgan holda arxiv rahbariyati tomonidan tasdiqlangan jadvalga muvofiq qabul qilinadi (Qoidalarning 4.4.1-bandi). . Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan hujjatlarni, shuningdek vaqtincha saqlash muddati tugamagan arxiv hujjatlarini rejadan tashqari qabul qilish muassasa tugatilgandan keyin yoki arxiv hujjatlarining saqlanishiga tahdid tug'ilganda amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlari davlat va munitsipal arxivlarga, Rossiya Fanlar akademiyasining tashkilotiga tartibli holatda tegishli ilmiy ma'lumotnoma apparati va alohida qimmatli va noyob hujjatlar uchun sug'urta nusxalari bilan qabul qilinadi.

Eslatma

Arxiv hujjatlarini tanlash, tayyorlash va doimiy saqlash uchun topshirish, shu jumladan ularni tashkil etish va tashish bilan bog‘liq ishlar ushbu hujjatlarni topshiruvchi muassasa hisobidan amalga oshiriladi.

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlari davlat va shahar arxivlariga, Rossiya Fanlar akademiyasining tashkilotiga ishlarning ro'yxati, Ekspert tekshirish komissiyasi (EPK) tomonidan tasdiqlangan hujjatlar, kadrlar to'g'risidagi hujjatlar bo'yicha qabul qilinishi kerak. ishlarning ro'yxatlariga, EPC tomonidan tasdiqlangan hujjatlarga, vaqtincha saqlash muddati o'tmagan arxiv hujjatlariga - etkazib berish yozuvlari bo'yicha.

Arxiv hujjatlarini qabul qilish ikki nusxada tuzilgan hujjatlarni saqlashga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi bilan rasmiylashtiriladi. Bir nusxasi arxivda, ikkinchisi muassasada qoladi. Arxiv hujjatlari bilan birgalikda ish va hujjatlar inventarining uch nusxasi arxivga topshiriladi. Rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan hujjatlarni keyingi saqlash davlat yoki shahar arxivlari tomonidan amalga oshiriladi.

Xulosa qilib shuni ta'kidlaymizki, San'at asosida. 27-sonli 125-FZ Federal qonuni Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risidagi qonun hujjatlarini buzganlik uchun, shu jumladan hujjatlar, yuridik shaxslar, shuningdek mansabdor shaxslar va fuqarolarning ro'yxatida belgilangan saqlash muddatlarini buzgan holda hujjatlarni yo'q qilish uchun. Rossiya Federatsiyasi qonunlarida nazarda tutilgan fuqarolik, ma'muriy va jinoiy javobgarlikka tortiladi.

Shunday qilib, San'atga ko'ra. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 13.20-moddasi, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish ogohlantirish yoki ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi:

• fuqarolar uchun - 100 dan 300 rublgacha;
• mansabdor shaxslar uchun - 300 dan 500 rublgacha.

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan 2-bandning 1-qismiga muvofiq tasdiqlangan. 4, 5-qism. 125-FZ-sonli Federal qonunining 14-moddasi, Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligi to'g'risidagi Nizomning 5.2.4-bandi, tasdiqlangan. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 20 iyuldagi 590-son qarori.

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan.

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son buyrug'i bilan tasdiqlangan.

SSSR Bosh arxivi tomonidan 1988 yil 15 avgustda tasdiqlangan.

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat va shahar arxivlarida, muzeylar va kutubxonalarda, Rossiya Fanlar akademiyasining tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari tasdiqlangan. Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2007 yil 18 yanvardagi 19-son buyrug'i bilan.