Qanday qilib eslatma namunasini to'g'ri yozish kerak. Eslatma nima va u nima uchun kerak?

Bir qarashda rasmiy, memorandum va tushuntirish xatlari o'rtasida jiddiy farq yo'qdek tuyuladi, chunki Ushbu hujjatlar maqsadiga ko'ra o'xshashdir - ularning barchasi ma'lumot xarakteriga ega. Biroq, bu turli hujjatlar, ular mazmuni, maqsadliligi va kompilyatsiya maqsadlarida farqlanadi. Bundan tashqari, ular ko'rsatmalarni o'z ichiga olmaydi, lekin qabul qiluvchini qabul qilishga undaydigan ma'lumotlarni taqdim etadi yakuniy qaror ko'rib chiqilayotgan masala bo'yicha.

Mansabdor shaxs, hisobot, tushuntirish xati qanday xususiyatlarga ega? Har bir hujjatni qanday qilib to'g'ri tayyorlash kerak qog'ozda? Shu va boshqa savollarga javob berishga harakat qilamiz amaliy nuqta ko'rish.

HISOBOT

Memorandum(OKUD bo'yicha kodi 0286041) - menejer, bo'lim boshlig'i, boshqa shaxslar nomiga yuborilgan ma'lumot va ma'lumotnoma. vakolatli shaxslar. U tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani batafsil bayon qiladi va rahbariyatni muayyan qaror qabul qilishga undashga qaratilgan.

Qonunchilikda “memorandum”ning mustaqil tushuncha sifatidagi ta’rifi yo‘q.

Memorandum rahbarning yozma yoki og'zaki ko'rsatmalari bilan ham, xodimlarning o'z tashabbusi bilan ham tuziladi (masalan, har qanday ishlab chiqarish yoki iqtisodiy masalani hal qilish uchun ma'lumotlarni taqdim etish zarur bo'lgan hollarda). yozish yuqori boshqaruv). Bunday hujjatdan foydalanib, siz takomillashtirish bo'yicha taklif qilishingiz mumkin texnik tomoni ishlab chiqarish jarayonlari, qabul qilingan qarorga rozi emasligini bildiradi yuqori boshqaruvchi, shuningdek, hamkasblar bilan kelishmovchiliklar yuzaga kelganda o'z nuqtai nazaringizni bildiring. Shuning uchun, memorandumni tayyorlashda, birinchi navbatda, muallif o'z pozitsiyasini aniq shakllantirishi, keyin esa uning foydasiga ishonchli dalillarni keltirishi muhimdir.

Eslatmalar turlari

• tashabbuskorlarga;
• axborot;
• hisobot berish.

Tashabbus qabul qiluvchini qabul qilishga undash maqsadida memorandum tuziladi aniq qaror, shuning uchun eslatma matni faktlarni belgilaydi, o'z ichiga oladi aniq takliflar, tavsiyalar yoki xulosalar.

Ma `lumot hisobot muntazam ravishda tayyorlanadi va ishni bajarish tafsilotlari, natijalari yoki usullari haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi.

Hisobot hisobotda ishning tugallanishi, uning bosqichi, ko'rsatmalar, buyruqlarning bajarilishi va boshqalar haqida ma'lumot beriladi.

qarab qabul qiluvchidan hisobotlar quyidagilarga bo'linadi:

• tashqi narsalarga;
• ichki.

Tashqi eslatma ma'lum bir muassasa rahbari nomiga yozilgan, bajarilgan umumiy shakl tashkilot rahbari tomonidan imzolangan va odatda quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

• kompaniya nomi;
• sana;
• indeks;
• kompilyatsiya joyi;
• qabul qiluvchi;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• menejerning imzosi;
• ijrochining familiyasi, telefon raqami.

Bosh tashkilot rahbariga tashqi memorandum taqdim etiladi (1-misol).

1-misol

Tashqi eslatma

HISOBOT

10.02.2014 № 12/05-14

Qo'shimcha jalb qilish bo'yicha

mehnat resurslari

Hurmatli Andrey Vasilevich!

Moskva filiali uchun ma'muriy apparatni shakllantirish bosqichida nomzodlar yo'qligi sababli, uni jalb qilish kerak. mehnat resurslari qo'shimcha manbalardan 2014 yil 14 aprelgacha. Yangi nomzodlar bilan suhbatlar 21/04/2014 gacha o'tkazilishi kerak.

uchun xarajatlarni to'lash qo'shimcha xizmatlar 14.02.2014 yildagi 04/56-sonli Xizmat ko'rsatish shartnomasining 4.5-bandiga muvofiq amalga oshiriladi.

Kadrlar bo'limi boshlig'i Semenov IN. Semenov

03-13-sonli holda

Odintsova 02/10/2014 yil

Ichki eslatma muassasadan tashqarida, masalan, ro'yxatdan o'tgan yuqori tashkilotga yuboriladi standart varaq A4 qog'oz, lekin barchasini ko'rsatadi zarur tafsilotlar GOST 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimlari" ga muvofiq joylashgan. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar" (2-misol).

TO majburiy tafsilotlar ichki eslatmalarga quyidagilar kiradi:

• Ism strukturaviy birlik;
• hujjat turining nomi (HISOBOT);
• sanasi;
• ro'yxatdan o'tish ( chiquvchi raqam);
• matn sarlavhasi;
• matn;
• ariza mavjudligi to'g'risida belgi (agar mavjud bo'lsa);
• maqsad;
• muallifning imzosi (lavozimi, bosh harflari, familiyasi ko'rsatilgan).

2-misol

Ichki eslatma

HISOBOT

07.04.2014 № 6

Rahbar tomonidan sodir etilgan ishdan bo'shatish haqida

savdo bo'limi

Sizning e'tiboringizga shuni aytib o'tmoqchimanki, bugun, 04.07.2014 yil, savdo menejeri Valentina Ivanovna Petrova butun ish kuni davomida soat 10:00 dan 18:30 gacha ish joyida bo'lmagan.

V.I. Petrovaning yo'qligi sababini tasdiqlovchi hech qanday ma'lumot yoki hujjatlar taqdim etilmagan.

Buzilish munosabati bilan men V.I. Petrovani ishdan bo'shatishni taklif qilaman. ishdan bo'shatish uchun.

Savdo bo'limi boshlig'i Ignatiyev O.A. Ignatiyev

02-10-sonli holda

Sidorova 04.07.2014 yil

Hisobot tafsilotlarini ro'yxatdan o'tkazish

Memorandumni tayyorlashda sarlavha qismi detallarining burchak (3-misol) va uzunlamasına joylashishi (4-misol) qo'llaniladi.

3-misol

Memorandumdagi detallarning burchakli joylashuvi

Ism

strukturaviy birlik Manzil

HISOBOT

______________ № ________

Sarlavha

4-misol

Hisobotdagi tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish

Strukturaviy birlikning nomi

HISOBOT

_____________ № _________

Sarlavha

Hujjat turining nomi yozilgan bosh harflar bilan(Hisobot) va chap maydonning markazida yoki chegarasidan joylashishi mumkin.

sana Va raqam eslatmalar bir qatorga yoziladi. Sana chiqarilmoqda Arab raqamlari (21.04.2014 ) yoki alfanumerik usul ( 2014 yil 21 aprel.).

Eslatma

Tashqi memorandumning sanasi uning indossasatsiya qilingan va adresatga yuborilgan sanasi, ichki memorandumning sanasi hisoblanadi. - tayyorlash va imzolash sanasi.

Ro'yxatga olish raqami ichki memorandumda u tashkilotda faoliyat yuritadigan hujjatlarni ro'yxatga olish tizimiga qarab, tayyorlanish joyida yoki qabul qilish joyida belgilanadi.

Agar hisobot manfaatdor shaxslar tomonidan ko'rib chiqilishi kerak bo'lsa, unda belgi qo'yiladi vizani tasdiqlash, va qaror qabul qilgandan keyin - rezolyutsiya yetakchi.

Qarorni qabul qilish hisobotni ko'rib chiqishning yakuniy bosqichidir.

Eslatma

Ichki memorandumni ko'rib chiqqan rahbarning qarori har qanday choralar ko'rish, hujjatlarni chiqarish yoki tadbirlarni o'tkazish uchun asos bo'ladi.

Sarlavha matnga qisqacha hujjat mazmunini ochib beradi. ga muvofiq tuzilgan umumiy qoidalar hujjatlar uchun sarlavhalarni yozish: old qo'shimchadan foydalanish o/o va bosh gapdagi ot, masalan Ishdan bo'shatish haqida Lazarenko O.O.

Matn memorandum ikki yoki uchta semantik qismdan iborat:

• birinchisida - bildirganqismlar- yozilishiga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki hodisalarni bayon qiladi;
• ikkinchisida - tahlil qilish qismi- mavjud vaziyatning tahlilini o'z ichiga oladi va taqdim etadi mumkin bo'lgan variantlar yechimlar;
• uchinchisida - xulosa qismi- tuzuvchining fikriga ko'ra amalga oshirilishi kerak bo'lgan aniq harakatlar bo'yicha xulosalar va takliflarni o'z ichiga oladi.

Hisobotning ikkinchi qismi etishmayotgan bo'lishi mumkin. Bunday holda, memorandum matnida tuzuvchining mantiqiy asoslari, xulosalari va takliflari mavjud.

Agar eslatmada ilova bo'lsa, haqida belgilangilova imzolashdan oldin amalga oshiriladi.

Eslatma matnida ko'rsatilgan ilova mavjudligini ko'rsatadigan eslatma quyidagicha formatlanadi:

Ilova: 3 l uchun. 1 nusxada.

Agar eslatma matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar sonini va nusxalarini ko'rsating.

Ilova: Boshqaruv to'g'risidagi Nizom mintaqaviy kreditlash 5 l uchun. 1 nusxada.

Ichki eslatma belgisi tuzuvchi (agar u bo'lim boshlig'iga taqdim etilsa) va bo'lim boshlig'i (agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa); tashqi eslatma belgilar Tashkilot rahbari.

Eslatma

Agar memorandum ikki yoki undan ortiq varaqlarda tuzilgan bo'lsa, ikkinchi va keyingi sahifalar raqamlangan bo'lishi kerak. Seriya raqamlari sahifaning yuqori chetining o'ng tomonida arab raqamlari bilan yoziladi.

XIZMAT ISHLATISH

Xizmat eslatmasi hisobotning bir turi hisoblanadi. Bu yozilgan E'lon, zamonaviy amaliyotda keng qo'llaniladi boshqaruv tuzilmalari eng turli darajalar va tashkiliy-huquqiy shakllari. Ofis eslatmalari gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlari o'rtasida to'g'ridan-to'g'ri aloqani ta'minlaydi.

Aytmoqchi

Rasmiy eslatma - bu mavjud bo'lmagan hujjat rasmiy maqom. Bu OKUDda ko'zda tutilmagan.

Eslatmalar turli vaziyatlarda tayyorlanadi. Ushbu hujjatning odatiy maqsadlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• ma'lumot so'rovi;
• ko'rsatmalar berish;
• boshqa xabarga hamrohlik qilish (qoplovchi eslatma);
• e'lonlar (xabarlar).

Yozuv matnida taklif, so'rov, ariza shaklida uni tayyorlash sabablari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Bu xodimlar harakati, uchrashuvlar, kompaniyaning korporativ madaniyatidagi o'zgarishlar va boshqalar haqida ma'lumot bo'lishi mumkin. Xizmat eslatmalari A4 qog'ozning standart varag'ida tuziladi.

Yozuv mutaxassis yoki bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Memoning sanasi uning tuzilgan va imzolangan sanasi hisoblanadi.

Qonun hujjatlarida rasmiy eslatmalarni tayyorlash va rasmiylashtirish uchun qat'iy talablar ko'zda tutilmagan, shuning uchun ularni rasmiylashtirish tartibi tashkilotning o'ziga xos xususiyatlarini inobatga olgan holda, mahalliy hokimiyatda belgilanishi kerak. normativ akt, masalan, ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarda. Eslatmaning formati ichki aloqa jarayonlarini soddalashtirish va tezlashtirish maqsadiga xizmat qilishi kerak.

Eslatmaning namunaviy dizayni 5-misolda keltirilgan .

5-misol

Xizmat eslatmasi

19.04.2014 yil shanba kuni soat 9:00 dan 16:00 gacha “Sever” MChJ kadrlar bo'limi montaj ishlari signalizatsiya tizimini o'rnatish uchun.

Sizdan Energoset kompaniyasining quyidagi xodimlariga ishlarni bajarishga ruxsat berishingizni so'rayman:

1. Simakina I.P.

2. Ivanov P.N.

Ma'muriy operatsiyalar bo'limi boshlig'i Sviridov N.N. Sviridov

02-14-sonli holda

Ilyina 16/04/2014

IZOH XAT

Tushuntirish xati- bu tashkilot xodimi tomonidan tuzilgan va yuqori mansabdor shaxsga taqdim etilgan har qanday harakat, fakt, ish, hodisa sabablarini tushuntiruvchi ichki hujjat.

San'atning birinchi qismiga muvofiq. 193 Mehnat kodeksi Rossiya Federatsiyasi ishlatishdan oldin intizomiy jazo ish beruvchi xodimdan talab qilishi kerak yozma tushuntirish. Xodim komissiyaning sabablari va holatlari haqida xabar beradi intizomiy huquqbuzarlik aniq tushuntirish xatida. Tushuntirish xati asosida menejer xodimga intizomiy jazo qo'llash to'g'risida qaror qabul qiladi. Bundan tashqari, ushbu hujjat ish beruvchi tomonidan sodir etilgan huquqbuzarlikning og'irligini va uning sodir etilgan holatlarini baholash uchun asoslardan biridir.

OKUD OK 011-93 da ushbu hujjat faqat bir marta eslatib o'tilgan - qoidabuzarlik to'g'risidagi tushuntirish xati mehnat intizomi(kod 0286091), 0286000 "Intizomiy jazolarni rasmiylashtirish uchun hujjatlar" sinfiga tegishli.

Tushuntirish yozuvlarining turlari va ularning xususiyatlari

• tushuntirish uchun tuziladi individual qoidalar tugallangan ish (loyiha, hisobot, ishlanma);
• muntazam vaziyatlar, intizomni buzish, noto'g'ri xatti-harakatlar va boshqalar holatlarida tuzilgan.

Tushuntirish xati xodim tomonidan bir nusxada standart A4 varag'iga qo'lda yoziladi va uni so'ragan shaxsga yuboriladi. Tashkilot tomonidan qabul qilingan stencil shaklidan foydalanib, kompyuterda ham yozilishi mumkin. Tushuntirish xatining shakli, shuningdek bajarish usuli (qo'lda yoki kompyuterda) qonuniy ravishda belgilanmagan.

Tushuntirish xati tarkibiy bo'linma yoki aniq mansabdor shaxs tomonidan tuzilishi mumkin.

Dalil sifatida qayd qiling

Ish beruvchi, xodimdan qo'lda yozilgan tushuntirish xatini talab qilib, shu bilan o'zini himoya qiladi noto'g'ri xatti-harakatlar xodim tomonidan qachon mehnat nizosi. Asl hujjatni almashtirishni oldini oladi.

Agar kompaniya shablon shakllaridan foydalansa, matn oxirida siz eslatma qo'yishingiz mumkin:Tushuntirish yordamida shaxsan tuzilgan shaxsiy kompyuter. Sana. Imzo.

Hisobotning individual tafsilotlarini ro'yxatdan o'tkazish

Axborot va ma'lumotnoma hujjatlarini birlashtirish uchun GOST 6.30-2003 talablariga muvofiq tushuntirish xati tuzilishi va rasmiylashtirilishi kerak.

Sana tushuntirish xati uning tuzilgan sanasi hisoblanadi.

Matn tushuntirish xati quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

Uni yozishga sabab bo'lgan faktlarning tavsifi;

Hozirgi vaziyatni tushuntiruvchi dalillar.

Eslatma matni ishonchli bo'lishi va inkor etib bo'lmaydigan dalillarni o'z ichiga olishi kerak.

Ro'yxatdan o'tgandan keyin imzolar pozitsiyasi ko'rsatilgan, shaxsiy imzo, bosh harflar va familiya.

Sifatda ilovalar Hujjat tuzuvchining harakatlarini oqlaydigan va muayyan holatlarni tasdiqlovchi hujjatlar taqdim etilishi mumkin.

Matnning tuzilishiga ko‘ra tushuntirish xati xulosa va takliflarni o‘z ichiga olmaydi (6-misol) hisobotdan farq qiladi.

Eslatma

Agar kompaniya ishlab chiqilgan va tasdiqlangan bo'lsa standart shakllar ishlatiladigan tushuntirish yozuvlari turli vaziyatlar, bu xodimlarga ko'ra eslatmalarni to'ldirishlari kerak degani emas tasdiqlangan shakllar. Shaklga muvofiq rasmiylashtirilmagan hujjat ham haqiqiy bo'lishi mumkin.

6-misol

Tushuntirish xati

Intizomiy jazo choralarini qo'llash
Aleksandrova I.I.ga tanbeh shaklida.

Kadrlar bo'limiga buyruq bering.
Smolkin 17.04.2014

"SV" MChJ direktoriga

A.V. Smolkin

IZOH XAT

14.04.2014 № 14

Ishda yo'qligi haqida

Men, Aleksandrova Irina Igorevna, buxgalter, 2013 yil 14 aprel kuni soat 9:00 dan 15:30 gacha shaxsiy holatlarga ko'ra ish joyida bo'lmaganman.

Menda tasdiqlovchi hujjatlar yo'q.

Buxgalter Aleksandrova I.I. Aleksandrova

RO‘YXATDAN KETISHHISOBOTLAR, RASMIY, IZOH

Tashkilotning yozuvlarni boshqarish xizmatining vazifalaridan biri tezkor qidiruvni ta'minlashdir zarur ma'lumotlar o'tkazilgan hujjatlarni pudratchiga targ'ib qilish bilan bog'liq. Ushbu ma'lumotlarni topishni osonlashtirish uchun turli xil ro'yxatga olish shakllari qo'llaniladi.

Hisobotlar, rasmiy, tushuntirish yozuvlari o'z yo'limda funktsional maqsad ma'lum ma'lumotlarning tashuvchisi hisoblanadi. Chunki eslatmada ko'rsatilgan savol talab qiladi yozma shakl tashkilot rahbarining yoki boshqa vakolatli shaxsning qarori shaklida qarorlar rasmiy, hujjatlar ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.

Eslatib o'tamiz, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning uchta shakli mavjud: jurnal, karta va avtomatlashtirilgan. Tashkilot ro'yxatga olishning eng samarali va mos shaklini tanlash huquqiga ega.

▪ Jurnal shakli ro'yxatdan o'tish - eng keng tarqalgan, lekin har doim ham qulay emas, chunki undagi barcha hujjatlar ro'yxatga olinadi xronologik tartib, va qidiruv paytida maxsus hujjat mutaxassis jurnalning barcha varaqlarini ko'rib chiqishi kerak. Axborotni izlash, shuningdek, tashabbus hujjati, masalan, bitta jurnalda va unga javob boshqa jurnalda ro'yxatga olinishi mumkinligi bilan ham murakkablashadi. Majburiy ro'yxatga olish shakllari(jurnallar) qonun hujjatlarida nazarda tutilmagan. Jurnalning tavsiya etilgan shakli 7-misolda ko'rsatilgan.

7-misol

Hisobotlar va tushuntirish yozuvlari jurnalining fragmenti

▪ Kartani ro'yxatdan o'tkazish shakli Jurnal versiyasi bilan solishtirganda, u qulayroq va moslashtirilgan. Klassifikatorda qidirishda yaratilgan hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish kartalari hujjatlarni qidirish jarayonini optimallashtirish va ro'yxatga olish jarayonini qisqartirish imkonini beradi. Kartani ro'yxatdan o'tkazishning aniq afzalligi shundaki, bir vaqtning o'zida bir nechta xodimlar ro'yxatga olish bilan shug'ullanishi mumkin;

▪ Avtomatlashtirilgan (elektron) ro'yxatga olish shakli maxsus foydalanishni o'z ichiga oladi dasturiy ta'minot. Hujjat haqidagi ma'lumotlar ma'lumotlar bazasida saqlanadigan elektron ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasiga kiritiladi. Ro'yxatga olish bilan bir vaqtda ro'yxatga olish va nazorat kartasini chop etish mumkin.

Odatda, hisobotlar va tushuntirish yozuvlari indeks bilan bir xil tarzda tuzilgan murakkab ro'yxatga olish indeksiga ega. chiquvchi hujjat. Ro'yxatga olish raqami ishlar nomenklaturasi bo'yicha ish indeksidan (shu jumladan tarkibiy bo'linma indeksi va ushbu bo'linmaning ishlar nomenklaturasi bo'yicha ish raqami) va hujjatning kalendar yilidagi tartib raqamidan iborat.

Eslatma

Tashkilotda hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish masalalari ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda aks ettirilishi kerak. Ko'rsatmalar quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

1) ro'yxatdan o'tmagan hujjatlar ro'yxati.

2) ro'yxatga olingan hujjatlar guruhlari ro'yxati va har bir guruh uchun quyidagilar ko'rsatilishi kerak:

Ro'yxatdan o'tish joyi;

Ro'yxatdan o'tish vaqti va tartibi;

Ro'yxatga olish raqamini yaratish qoidasi;

Ro'yxatdan o'tish shakli;

Shaklga kiritilgan rekvizitlar ro'yxati, ularni to'ldirish qoidalari;

Ro'yxatga olingandan keyin hujjatlarning harakatini qayd etish qoidalari;

Ro'yxatdan o'tish printsipi (bitta yoki qayta ro'yxatdan o'tish hujjatni boshqa bo'limga o'tkazishda);

3) hujjatni tashkilotga qayta qabul qilish tartibi (kirish hujjatlari uchun).

Hisobotlar, rasmiy va tushuntirish yozuvlari uchun saqlash muddatlari

Saqlash muddatlari standart boshqaruv ro'yxatida belgilanadi arxiv hujjatlari, faoliyat jarayonida hosil bo'lgan davlat organlari, organlar mahalliy hukumat va saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tashkilotlar, Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. belgilangan ro'yxat Eslatmalarni saqlash muddati 1 yil, 3 yil, 5 yil, 75 yil, doimiy bo'lishi mumkin. Tushuntirish yozuvlari doimiy ravishda saqlanishi kerak.

Bizning maslahatimiz

Eslatmalarni tayyorlashda yagona uslubga rioya qilish kerak va hujjatlarning asosiy matni qoidalarga muvofiq bo'lishi kerak. biznes etikasi Va belgilangan talablar hujjatlarni tayyorlash uchun. Ehtiyotkorlik bilan tuzilgan va grammatik xatolar bilan rasmiylashtirilgan hujjatlar yoqimsiz taassurot qoldiradi. Hujjatni qabul qiluvchiga yuborishga shoshilmang, lekin agar kerak bo'lsa, uni to'g'rilab, diqqat bilan o'qing. grammatik xatolar yoki matn terish xatolari.

Xizmat eslatmasi faqat bitta tashkilot ichidagi xodimlar o'rtasidagi yozishmalar uchun mo'ljallangan. Bunday hujjat hech qanday to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatmalar yoki buyruqlarni o'z ichiga olmaydi va faqat joriy ish muammolarini ta'kidlash uchun xizmat qiladi. Ba'zi hollarda, bunday eslatma harakatga turtki bo'lib xizmat qilishi mumkin, ammo bu hujjat asosan teng maqomga ega bo'lgan xodimlar o'rtasida qo'llanilganligi sababli, shunga o'xshash ma'lumotlar majburiy deb hisoblanishi mumkin emas.

Eslatmalar element hisoblanadi ichki hujjat aylanishi va uchun xizmat qiladi tezkor yechim aniq joriy vazifalar va yanada samarali amalga oshirish.

Uning yordami bilan bunday eslatmani tuzuvchisi:

• har qanday muammo haqida tegishli mansabdor shaxsni xabardor qilish;
• boshqa xodimlar bilan harakatlar rejasini yoki ishni bajarishni muvofiqlashtirish;
• takliflaringizni kiriting;
• ba'zi muammolarni hal qilishda yordam so'rang.

Yozishdan oldin eslatma, ta'minlash zarur mumkin bo'lgan oqibatlar. Amalda ushbu hujjat qabul qiluvchi (va undan ham ko'proq rahbariyat) tomonidan jiddiy qabul qilinmasligiga qaramay, ba'zida ba'zi masalalarda yordam so'rash xodimning layoqatsizligi sifatida baholanishi mumkin. Boshqa tomondan, ichida qiyin vaziyatlar o'z-o'zidan hal qilib bo'lmaydigan masalalar bo'lsa, yozuv muallifi keyinchalik muammoni hal qilish uchun barcha imkoniyatlarni ishga solganligini isbotlay oladi.

Masalan, mebel fabrikasining ustasi eslatmada uy xo'jaligi va jihozlar uchun javobgar shaxsdan sotib olishni so'raydi. yangi vosita eskisi ishlamay qolganligi sababli. Agar bunday talab e'tiborga olinmasa, bunday eslatmaning mavjudligi brigadirga belgilangan muddatlarga rioya qilmaslikni isbotlashga yordam beradi. shoshilinch buyurtma Uning aybi bilan emas, balki resurslarning etishmasligi tufayli sodir bo'lgan (in Ushbu holatda- asbob).

Ammo bunday eslatmada hech qanday so'rov yoki talab bo'lishi shart emas: yirik korxonalar tez-tez tuzilgan Xodimlarga bonuslar uchun eslatma, namuna har bir tashkilotning o'ziga xos xususiyati bor. Aytgancha, chizish qoidalari rasmiy hujjatlar eslatmani tuzish shaklini hech qanday tarzda tartibga solmang.

Shunday qilib, ushbu hujjat bir bo'limning xodimlari yoki bir nechta ekvivalent bo'limlar o'rtasidagi aloqa vositasidir. Ammo bunday hujjatni tuzishda shuni hisobga olish kerakki, u xodimlarga tegishli shaxs nomiga yuborilishi kerak. ierarxik tizim tashkilot ekvivalent mavqega ega.

Qanday qilib eslatma yozish kerak

Eslatmani tuzish muvofiqlikni talab qilmaydi qat'iy qoidalar, chunki hujjatda yo'q yuridik kuch va tashkilotdan tashqaridagi shaxslar uchun hech qanday ahamiyatga ega emas.

Biroq, kompilyatsiya qilishda siz kamida taxminan amal qilishingiz kerak quyidagi tuzilma:

• sarlavhada qabul qiluvchining lavozimi va familiyasi ko'rsatilgan ("kimga");
• ikki qismdan iborat matn: muammoning tavsifi va uni hal qilishga hissa qo'shadigan aniq so'rovlar;
• kompilyatorning ma'lumotlari (lavozimi, to'liq ismi va imzosi transkript bilan).

Eslatma namunasini tuzishda standart ko'rinish har qanday vaziyatda foydalanish mumkin: ko'p hollarda bunday hujjat tavsif uchun maxsus maydonlarni talab qilmaydi muayyan vaziyatlar.

Nuanslar

Ko'rinishidan, bunday hujjatni tuzishda hech qanday narsa bo'lmaydi " tuzoqlar"Bo'lishi mumkin emas, lekin hujjat aylanishini hisobga olgan holda zamonaviy korxonalar asta-sekin elektron shaklga aylantirilmoqda, in memo elektron shakl talab qiladi batafsil ko'rib chiqish, chunki bu holatda ba'zi nuances bor.

Oddiy va elektron eslatma uchun matnni yozish misoli bir xil bo'ladi. Farqlar qayta ishlash va jo'natishda bo'ladi. Odatda xodimlari uzoq vaqtdan beri elektron pochta xabarlarini yuborish uchun foydalangan korxonalarda ichki yozishmalar, kirish huquqiga ega har bir xodim elektron pochta imzosini o'z ichiga olgan o'z shablonlaridan foydalanadi.

Bunday holda, eslatma formasi imzo va ma'lumotlaringizni qo'lda kiritishni talab qilmasligi mumkin, chunki xodim shablonda ko'rsatilgan avtomatik imzodan foydalanishi mumkin.

Bundan tashqari, elektron pochta xabarini yuborishda "sarlavha" ni yaratishning hojati yo'q, chunki xat ma'lum bir mansabdor shaxsning elektron pochta manziliga yuboriladi va eslatma har doim qabul qiluvchiga etib boradi.

Tashkilotlar va tarkibiy bo'linmalar o'rtasida axborot almashinuvini ta'minlaydigan hujjatlarning asosiy hajmi quyidagilardan iborat: ma'lumotnomalar, hisobotlar va tushuntirish xatlari, xulosalar, hisobotlar, aktlar, xatlar, telefon xabarlari. Ushbu hujjatlardagi ma'lumotlar harakatni rag'batlantirishi yoki faqat hisobga olinishi mumkin. Keling, kompozitsiya va dizayndagi farqlarni ko'rib chiqaylik eslatmalar, eslatmalar Va sertifikatlar.

Hisobotlar Va ofis yozuvlari- bu odatda ichki hujjatlar tashkilotlar. Ular tashkiliy va boshqaruv hujjatlariga nisbatan yordamchi xususiyatga ega. IN Qisqacha lug'at SSSR Bosh arxivi, VNIIDAD, TsGADA tomonidan 1974 yilda ishlab chiqilgan hujjatlarning turlari va navlari, ushbu hujjatlarning ta'riflari berilgan, ulardan maqsadlarida ba'zi farqlar mavjud:

• Memorandum- rahbariyatga yo'llangan, muallifning xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani ko'rsatadigan hujjat.
• Xizmat eslatmasi- bir mansabdor shaxs tomonidan boshqasiga yuborilgan har qanday ishni bajarish to'g'risidagi eslatma.

Memorandum

Memorandum(kod birlashtirilgan shakl OKUD bo'yicha 0286041) rahbariyatni mavjud vaziyat, sodir bo'lgan faktlar va boshqalar to'g'risida xabardor qilish uchun tuzilgan. va sizni qaror qabul qilishga undaydi.

Hisobotlar sof axborot xarakteriga ham ega bo'lishi mumkin. Bunday eslatmalarda odatda har qanday ishning borishi haqida ma'lumotlar mavjud. Hisobotlar topshiriqlar, rejalar, ko'rsatmalar va ishlarning bajarilishi to'g'risida hisobot beradi. Shunday qilib, eslatmalar beradi boshqaruv ob'ektlarini vertikal darajada ulash- pastdan yuqoriga, ya'ni quyi mansabdor shaxsdan yuqori mansabdor shaxsga yuboriladi.

Qabul qiluvchiga qarab eslatmalar bo'lishi mumkin:

• ichki , bular. tarkibiy bo'linma yoki muassasa rahbariga yuboriladi va
• tashqi - yuqori organlarga yuboriladi.

Ichki eslatma

Ichki eslatmalar standart qog'oz varag'ida tuzilgan, lekin barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatgan holda, GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar." Bunday tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

• tarkibiy bo'linmaning nomi;
• hujjat turi (HISOBOT);
• sanasi;
• ro'yxatga olish raqami;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• maqsad;
• kompilyatorning imzosi (lavozimni ko'rsatgan holda).

Har qanday ma'lumot va ma'lumotnoma matni Times New Roman shriftida, 14 o'lchamda, 1,5 interval bilan formatlanadi.

Yaxshisi, kassada memorandum sarlavha tafsilotlarining burchak tartibidan foydalaning (ammo bu talab qat'iy emas). Sarlavhalarni joylashtirishga misollar ichki eslatma ikki yo'l:

In ichki eslatma yuqori chap burchakda tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi.

Hujjat turining nomi bosh harflar bilan yoziladi (HISOBOT) va o'rtada yoki chap chetining chegarasidan (hujjatning sarlavha qismini joylashtirishning tanlangan usuliga qarab) 2 qator oralig'ida joylashtirilishi mumkin.

Sana va indeks memorandum bir qatorga yoziladi. Sana arab raqamlari bilan yoziladi, masalan, 02/02/2006 yoki alfanumerik usul, masalan, 2006 yil 2 fevral tashqi eslatma bu imzolangan va odatda yuborilgan sana. Sana ichki eslatma tuzish va imzolash sanasi bo'ladi.

Ro‘yxatdan o‘tish raqami yoqilgan ichki eslatma tashkilotda faoliyat yuritadigan ro'yxatga olish tizimiga qarab, tuzilgan joyda yoki olingan joyda qo'yiladi. Qayta ko'rib chiqish orqali memorandum manfaatdor tomonlar, tasdiqlash vizalari unga yopishtiriladi va qaror qabul qilingandan so'ng - menejerning qarori. Qarorni qabul qilish ko'rib chiqishning yakuniy bosqichidir memorandum.

Memorandum hujjat mazmunini qisqacha ochib beradigan sarlavhaga ega bo'lishi mumkin. Hisobot sarlavhasi Hujjatlar uchun sarlavhalarni tuzishning umumiy qoidalariga muvofiq tuzilgan: "o" predlogi va bosh gapda og'zaki otdan foydalanish. Masalan: “O.V.Korolevaning tarjimasi haqida. buxgalteriya bo'limiga."

IN hisobot matni ikki qism yaqqol ajralib turadi. Birinchi qismda hujjatni tuzishga sabab bo‘lgan faktlar, ikkinchi qismida esa aniq xulosalar, so‘rovlar va takliflar bayon etilgan. Eslatma matni uch qismdan iborat bo'lishi mumkin. Bunday holda, birinchi qismda (ko'rsatish) uni yozishga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki voqealar, ikkinchi qismda mavjud vaziyat tahlili, mumkin bo'lgan echimlar, uchinchi qismda xulosa va takliflar mavjud. kompilyatorga ko'ra, bajarilishi kerak bo'lgan aniq harakatlar uchun memorandum. Memorandum matn shaklida taqdim etilishi mumkin va jadvalli versiya yoki ularning kombinatsiyasi.

Agar ariza mavjud bo'lsa, imzolashdan oldin u haqida eslatma qilinadi:

Tashqi eslatma

Tashqi eslatma umumiy shaklda tuziladi va tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi. Bunday holda, asosiy tashkilotning to'liq yoki qisqartirilgan nomi tashkilot ustaviga muvofiq qo'llaniladi. Muallif tashkilotining nomi quyida joylashgan.

Xizmat eslatmasi

IN Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari(OKUD) bunday hujjat turi mavjud emas. Xizmat eslatmasi" Biroq bu tur hujjat boshqaruv amaliyotida keng qo'llaniladi. Shu munosabat bilan biz “ Xizmat eslatmasi» GOST 6.30-2003 talablariga muvofiq “AQSh dollari. USORD. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar» boshqaruv hujjatlarini tayyorlashda bir xillikni ta'minlash maqsadida.

Ofis eslatmalari, farqli o'laroq eslatmalar, gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlari o'rtasidagi aloqani ta'minlash, ya'ni boshqa bo'lim boshlig'i yoki mutaxassisi nomiga xodim yoki bo'lim boshlig'i tomonidan tuzilgan. Shuni esda tutish kerak ofis yozuvlari odatda bir menejerdan boshqasiga yoki bir xodimdan boshqasiga faqat rasmiy maqomi ekvivalent bo'lgan taqdirdagina yuboriladi aks holda bu bo'ladi eslatma.

Qoida sifatida, ofis eslatmalari logistika, axborot, tashkiliy va masalalari bo'yicha tuzilgan iqtisodiy qo'llab-quvvatlash. Ofis eslatmalari- bu tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi yozishmalarning bir turi. Ular odatda ma'lum bir so'rov yoki taklifni o'z ichiga oladi. Xizmat eslatmalari tuziladi hisobotlar bilan bir xil.

Eslatmaga misol:

Malumot

Ma'lumot eslatmalari ko'pincha sertifikat kabi hujjat bilan almashtiriladi va aksincha, noqonuniy hisoblanadi. Sertifikat - ma'lum faktlar yoki hodisalarning, shu jumladan biografik yoki rasmiy xarakterdagilarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat; eslatmalardan farqli o'laroq, u menejerdan hech qanday harakat talab qilmaydi.

Sertifikatni tuzish maqsadlariga qarab quyidagilar bo'lishi mumkin:

• analitik,
• hisobot berish yoki
• axborot.

Analitik ma'lumotlar hal qilinishi kerak bo'lgan muammo yoki muammo haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Odatda analitik hisobotlar katta hajmdagi matnga ega (3 sahifagacha). Matn analitik hisobot uch qismdan iborat. Birinchi qismda kompilyatsiya uchun asoslar, ikkinchisida vaziyat yoki masala tahlili, uchinchi qismida xulosa va takliflar mavjud.

Hisobot sertifikatlari faoliyat natijalari to'g'risida umumlashtiruvchi jamlovchi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, shuning uchun hisobot sertifikatining sarlavhasi sertifikatda mavjud bo'lgan ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini o'z ichiga oladi, masalan: 2006 yilda korxonaning hujjat aylanishi hajmi to'g'risidagi guvohnoma. .

So'rovlar axborot xarakteri rahbariyatni ishlarning holati to'g'risida xabardor qilish maqsadida tuzilgan va, masalan, quyidagi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin: "Luna" OAJ bilan tuzilgan shartnoma bo'yicha ishlarning borishi to'g'risidagi guvohnoma. Ular so'rov bo'yicha tuziladi va belgilangan muddatda topshiriladi.

Qabul qiluvchiga qarab sertifikatlar quyidagilar bo'lishi mumkin:

• tashqi va
• ichki.

Tashqi havolalar tashkilotning umumiy shakli bo'yicha tuziladi, tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va eslatmalar bilan bir xil ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ichki so'rovlar ichki memorandumga o'xshash standart qog'ozda tuzilgan va tarkibiy bo'linma boshlig'i va / yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolangan.

Ma'lumot va hisobot sertifikatlarining matni jadval shaklida formatlanishi va bo'limlar va kichik bo'limlarni o'z ichiga olishi mumkin (6-misoldagi ichki sertifikat misoliga qarang).

Tayyorgarlikda sertifikat loyihasi uning mazmunini quyidagi nuqtai nazardan diqqat bilan tahrirlash kerak:

• faktlar va ma'lumotlarning to'liqligi va ishonchliligi;
• mablag'larni ro'yxatdan o'tkazishning to'g'riligi fikr-mulohaza(manzil, telefon va boshqalar);
• tanishishning aniqligi;
• imzolash darajasiga muvofiqligi.

Bularning barchasi sertifikat sabab bo'lmasligi uchun kerak qo'shimcha savollar va undan ham keyingisi tushuntirish yozishmalari.

Biografik yoki rasmiy sertifikatlar har qanday guvohnoma uchun xizmat qiladi yuridik faktlar, masalan, egallab turgan lavozimni tasdiqlash haqida, haqida ish haqi, yashash joyi va boshqalar. Agar sertifikatlar beriladigan holatlar odatiy bo'lsa, tashkilot birlashtirilgan shablon shakllarini yaratadi.

Matn biografik ma'lumotlar nominativ harfda ma'lumot xabar qilinayotgan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Har qanday sertifikat matnida keraksiz so'zlarni o'z ichiga olgan arxaik iboralar bo'lmasligi kerak " haqiqiy sertifikat"," haqiqatan ham ishlaydi" va boshqalar. Sertifikat oxirida u topshirilayotgan muassasaning nomi ko'rsatilgan. Sertifikat uni tuzgan shaxslar tomonidan imzolanadi va mas'ul taqdim etilgan ma'lumotlar uchun. Sertifikatning maqsadiga qarab, bu tashkilot rahbari va bo'lishi mumkin Bosh hisobchi yoki tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i. Bunday sertifikatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.
Rasmiy sertifikat namunasi:

Ishlash turli hududlar faoliyati, fuqarolar ko'pincha kutilmagan vaziyatlarga duch kelishlari kerak, shuning uchun ularni qanday yozish kerakligi haqidagi savolga javob qiziqtiradi. eslatma, va namunani qayerdan olish mumkin?

Ushbu hujjat kompaniyalar va xodimlar uchun eng mashhur va keng tarqalgan usullardan biridir. Ushbu maqolada biz sizga eslatmani qanday qilib to'g'ri yozishni aytib beramiz va ma'lumotnomangiz uchun namunaviy eslatmani taqdim etamiz.

Eslatma yozish zarurati

Rasmiy eslatma - bu korxona ichidagi hujjat aylanishining bir shakli bo'lib, unga imkon beradi Qisqa vaqt joriy ishlab chiqarish holatlarini zudlik bilan hal qilish. Eslatma quyidagi maqsadlarga erishish uchun mo'ljallangan:

• • Mansabdor shaxsga yuzaga kelgan muammo haqida tezkor xabar berish bu daqiqa muammo
  • Uni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish yoki rejalashtirilgan harakatlar rejasini kelishish

Eslatmani topshirish bir qator narsalarni o'z ichiga oladi ijobiy fikrlar Uchun ishlab chiqarish jarayoni korxonalarga. Ushbu hujjat mutaxassis ish jarayonida o'zi mas'ul bo'lgan muammoni aniqlab, uni darhol rahbariyatga etkazganligining bevosita dalilidir.

Mutaxassis yuzaga kelgan kutilmagan vaziyatni mustaqil ravishda engishga qodir bo'lmagan va eslatma yordamida uni boshqa mutaxassislarga hal qilish uchun taqdim etgan holatlarda, u bu harakati bilan sifatsiz yoki o'z vaqtida bajarilmaganligi uchun javobgarlikdan ozod qiladi. yechim muammoli masala.

Eslatma uchun maxsus shakl yo'q, shuning uchun qog'oz tuzilgan erkin shakl va qog'ozda ham, orqali ham boshqaruvga uzatiladi elektron vositalar kommunikatsiyalar.

Eslatma tuzish

Biz yuqorida qanday hollarda eslatma yozish va rahbariyatga topshirish kerakligini muhokama qildik. Endi biz ko'rib chiqayotgan hujjatni tuzish misolini ko'rib chiqamiz va yuqorida aytganimizdek, maxsus shakl hech qanday eslatma taqdim etilmaydi, lekin hujjatning mazmuni uchun umumiy qabul qilingan talablar mavjud.

Ular orasida:

1. Hujjatning yuqori o'ng burchagida majburiy eslatmaning manzili ko'rsatiladi. Yodnoma tuzilayotgan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi va lavozimini yozish kerak.
2. Ushbu ma'lumotlar ostida hujjatning raqami va nomi yoziladi.
3. Shundan so'ng, mutaxassis korxonada o'z faoliyat sohasida duch kelgan muammoli muammoning mohiyatini ochib beradi. Yoki u o'zini o'zi hal qila olmaydigan va boshqa mutaxassislarning yordamini talab qiladigan vaziyatni tasvirlaydi.
4. Keyinchalik, mavjud vaziyatni hal qilish uchun takliflarni yozishingiz kerak. Yoki eslatma muallifi hujjat topshirilayotgan mansabdor shaxsdan kutayotgan harakatlarini bayon qiladi.
5. Hujjatning pastki qismida eslatmani yuborgan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi va lavozimi ko'rsatiladi.

Har bir ishlayotgan fuqaro, agar kerak bo'lsa, ushbu eslatma shablonidan foydalanishi mumkin.

Eslatmani qanday yozish kerak - namuna va yozish misoli

Keling, ko'rib chiqaylik aniq misol Eslatmani qanday yozish kerak (namuna). Quyidagi misolda biznes qog'ozini yozishda namuna sifatida olinishi mumkin bo'lgan eslatma matni mavjud.

Eslatmaga misol

Quyida biz qog'ozga eslatma yozishga misol keltiramiz, bu erda murojaat mavzusi va yuridik shaxs, eslatma murojaat qilingan, shuningdek, muammoning mohiyati xayoliydir.

"Kameliya" OAJ direktoriga
Kravchenko Anatoliy Petrovich
Krasnodar, 2015 yil 15 iyul

XIZMAT ISHLATISH

2015-yil 13-iyuldan boshlab korxonaning issiq sexidagi pech yaroqsiz holga kelib qolgan bo‘lib, buzilishlarni bartaraf etish uchun quyida ilova qilingan ro‘yxat bo‘yicha ehtiyot qismlarni xarid qilish zarur. Ehtiyot qismlar va buzilishlarni bartaraf etish bo'yicha ishlarning umumiy qiymati 15 700 (o'n besh ming etti yuz rubl 00 tiyin).

Hozirda uskunalarni ta'mirlash va texnik xizmat ko'rsatish uchun ajratilgan mablag'lar chegarasi tugadi, kerakli qismlar mavjud emas. Issiq do'konning ishlamay qolishini oldini olish uchun men so'rayman:

1. Belgilanganlarni tanlang pul summasi hujjatga ilova qilingan ro'yxatga muvofiq.
2. Yaroqsiz bo'lib qolgan qismlarni almashtirish bo'yicha ishlarni bajarish uchun ta'mirlash guruhini taqdim eting.

Hurmat bilan, issiq do'kon rahbari Onoprienko Valeriya Viktorovna.

Ko'pgina tashkilotlar orqali ma'lumot almashadilar elektron aloqa, shuning uchun elektron pochtadan foydalanish eslatmani yuborishni osonlashtiradi. Korxona ichidagi bunday hujjat aylanishi aniq afzalliklarga ega - bu xodimlarning so'rovlarini ko'rib chiqish tezligi.

Qanday qilib eslatma yozish kerak elektron formatda? Hujjat qog'ozdagi klassik versiyadan sezilarli darajada farq qilmaydi. Elektron shakldagi namunaviy eslatma yuqorida muhokama qilingan misoldan deyarli farq qilmaydi. Elektron shakldagi eslatmaning muhim qismi bizning misolimizga o'xshash bo'ladi. Xususan, yuzaga kelgan vaziyatning tavsifi va xodim tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdim etilgan takliflar to'plami.

Hali ham farq bo'ladi - eslatmada qabul qiluvchini ko'rsatishga hojat qolmaydi. IN elektron pochta"Manzil" qatorida siz hujjat yuborilgan foydalanuvchining ismini ko'rsatasiz. Agar butun bo'lim uchun faqat bitta bo'lsa elektron manzil, keyin "Mavzu" qatorida siz oluvchini, ya'ni eslatma yuborilgan mansabdor shaxsning to'liq ismini ko'rsatishingiz kerak bo'ladi.

Bundan tashqari, elektron pochtadan foydalanganda (o'z pochta qutisi) ko'pincha allaqachon imzo mavjud avtomatik rejim matnga kiritiladi. Bu ko'p vaqtni tejaydi, ayniqsa eslatma yozishda. Agar sizning elektron pochta jo'natuvchini aniqlashga imkon bermaydi (masalan, kompaniyada faqat bitta elektron pochta qayd yozuvi bo'lsa), u holda xat oxirida siz o'z lavozimingizni va to'liq ismingizni ko'rsatishingiz kerak.

Hujjatni elektron pochta orqali yuborayotganda, siz yuborgan xatni qabul qiluvchi tomonidan o'qilganligi to'g'risida bildirishnoma so'rash muhimligini unutmang. Buning uchun tegishli katakchani belgilang. Ushbu bildirishnoma siz ekanligingizdan dalolat beradi ma'lum vaqt aslida ma'lum bir mansabdor shaxsga eslatma yubordi.

Aksar odamlar qonuniy yoshda muayyan tashkilot xodimlaridir. Odamlar ariza yoki eslatma orqali o'z rahbarlariga iltimos yoki istaklar bilan murojaat qilishadi. Hujjatlarni tuzish va menejerga topshirish jarayonini tasvirlab beramiz.

Bu nima?

Avvalo, eslatma nima ekanligini tushunishingiz kerak. Bu uning vazifasi va oluvchisiga qarab ichki yoki tashqi hujjatdir. Bunday eslatma ko'pincha murojaat qiladi ustunga qo'l ostidagilaridan va bir turdagi iltimos, eslatma yoki taklifdir.

Yodnomaning ma'nosiga ko'ra u hisobot, tushuntirish, tushuntirish yoki tahliliy bo'lishi mumkin.

Ushbu hujjat ko'pincha texnik yoki iqtisodiy muammolarni qamrab oladi va tavsifni beradi munozarali vaziyatlar yoki boshliqlaringiz sizdan talab qiladigan tushuntirish taqdim etiladi. Eslatmaning asosiy farqi shundaki, u nafaqat muammoning mohiyatini ko'rsatibgina qolmay, balki uning mohiyatini ham beradi. batafsil tavsif, va ba'zan - echimlar.

Xizmat va hisobot: o'xshashlik va farqlar

Ba'zi xodimlar hisobotlar va eslatmalarni chalkashtirib yuborishadi va bu bejiz emas. O'xshashliklar bor, lekin farqlar ham bor. Keling, buni aniqlaylik. Shunday qilib, ikkala eslatmaning ma'nosi hokimiyatni ishdagi qandaydir nosozliklar haqida xabardor qilishdir. Biroq, eslatma ko'pincha muammo haqida xabar beradi va eslatmada uni yo'q qilish so'rovi ham mavjud va ba'zan muayyan muammoni hal qilish yo'llarini ko'rsatadi.

Rahbarlar uchun eslatmalarni rasmiylashtirish

Ko'pincha bunday hujjatlar boshqaruvga yuboriladi. Buning sababi, eslatma - bu ba'zi narsalarni bildiradigan hujjat ichki muammolar. Eslatmaning namunasi hech qayerda yozilmaydi, namunaviy matn mavjud emas, shuning uchun ular istalgan shaklda tuziladi. Eng muhimi, muammoning mohiyatini va taklif qilingan echimlarni tasvirlashdir. Yana nimaga e'tibor berishingiz kerak, sizning eslatmangiz tashkilotda ro'yxatdan o'tgan. Shunday qilib, siz rasmiylarga etib borishiga ishonch hosil qilishingiz mumkin.

Biroq, vaziyatlar boshqacha. Tasavvur qiling-a, siz uskunaning buzilishi haqida emas, balki, masalan, kompaniyangizning noto'g'ri ish qilgan xodimi haqida eslatma yozyapsiz. Vaziyatlar turlicha. Sizning eslatma shunchaki "yo'qolgan" bo'lishi mumkin. Buning oldini olish uchun siz o'zingizni sug'urta qilishingiz mumkin. Ikki nusxada eslatma tuzing. Ularni kotibga ro‘yxatdan o‘tkazish uchun bering va nusxangizga falon raqamda, falon sanada qayd qilinganligi va ko‘rib chiqish uchun qabul qilinganligi haqida yozishni so‘rang. Shunday qilib, agar sizning shikoyatingiz ba'zi sabablarga ko'ra rahbarlaringizga "etib ketmasa" ham, sizda tasdiq va uning matni bor.

Alohida bo'limlar o'rtasida eslatma almashish

Ba'zan eslatmalar o'zaro aloqa vositasi bo'lib xizmat qiladi alohida bo'linmalar xuddi shu kompaniya. Boshqa bo'lim uchun bunday hujjatni tuzish menejment uchun eslatmadan farq qilmaydi. Yagona farq shundaki, birliklarning o'zini ko'rsatish kerak va siz manzilni ham ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatma hali ham ichki hujjat hisoblanadi.

Yodnomaning sarlavhasi menejerga yozilgan ariza namunasiga muvofiq tuzilishi kerak. Keyinchalik, matnning o'zi yoziladi, bu ma'lum bir birlikning barcha muammolarini tushuntiradi. Muammoning mohiyatini emas, balki barcha nuanslarni batafsil tasvirlab berish tavsiya etiladi. Siz uni hal qilish yo'llarini ham taklif qilishingiz mumkin.

Hujjat tafsilotlari ko'rsatilishi kerak: sana va raqam. Bu uning rasmiy bo'lishi uchun zarur.

Boshqa tashkilotga eslatmalar

Biroq, ba'zida u shunday harakat qiladi tashqi hujjat. Eslatma yozishning juda keng tarqalgan hodisasi boshqa tashkilot uchun. Shu tarzda kompaniyalar almashishadi zarur ma'lumotlar. Shuningdek, bu holatda, eslatma hujjatli dalillar da'volar yoki so'rovlar.

Bunday eslatmalar har qanday shaklda ham chiqariladi. Ularga nusxalari ilova qilinishi mumkin. zarur hujjatlar. Ko'pincha, bunday eslatmalar bir kompaniyaning direktori nomidan boshqasining rahbaridan chiqariladi. Agar kontragent bilan muzokaralar olib borilganda, eslatmaning ikki nusxasini tayyorlash kerak. Ikkinchi nusxasi muhri, imzosi va ro'yxatga olish raqami Ushbu hujjatni o'zingiz uchun olishingiz va muammo hal qilinmaguncha saqlashingiz kerak.

Agar siz boshqa tashkilot uchun eslatma yozsangiz, javob sifatida xuddi shu xat olishingiz mumkin. Buning hech qanday yomon joyi yo‘q. Ehtimol, rahbariyat muammo yoki so'rovni to'liq tushunmagan yoki ehtimol ular o'zlarining rivojlanish variantlarini taklif qilishga qaror qilishgan keyingi harakatlar. Shuningdek, siz bunday eslatmani ro'yxatdan o'tkazishingiz va unga harakat yoki so'rovga javob berishingiz kerak. Shu sababli, tashkilotlar o'rtasidagi ichki eslatmalar orqali aloqa ancha uzoq davom etishi mumkin.

Eslatmani qanday qilib to'g'ri formatlash kerak

Hujjat tashkilot nomidan va u mo'ljallangan shaxsning ma'lumotlaridan boshlanadi, keyin o'zingizning ma'lumotlaringiz ko'rsatiladi. O'rtada "Memo" so'zlari yozilgan. Keyinchalik, matn qizil chiziq bilan boshlanadi. Yuqorida aytib o'tilganidek, u erkin shaklda yozilgan. Oxirida sana ko'rsatiladi va stenogramma bilan imzo qo'yiladi.

Agar eslatma matni katta bo'lsa, u bir nechta paragraflarga bo'linadi. Birinchisi muammoning tavsifini o'z ichiga oladi. Ikkinchisida so'rovning o'zi ko'rsatilgan. Agar so'rov jamoaviy bo'lsa, uchinchi xatboshida siz bo'lim va uni yozgan xodimlarning ismlarini ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatmadagi imzo bo'lim boshlig'i tomonidan qo'yiladi. Alohida-alohida, siz barcha xodimlarning imzosi bilan varaqni biriktirishingiz mumkin.

Eslatma har qanday bayonot kabi A4 varag'ida yozilgan. Imzo faksimil emas, qo'lda yozilgan bo'lishi kerak. Shuningdek, siz bilan eslatma berish tavsiya etiladi ishlab chiqarish raqami va uni tayyorlash sanasi. U kompyuterda ham chop etilishi mumkin, ammo bu holatda ham imzo shaxsiy bo'lishi kerak.

Hujjatni elektron aloqa orqali yuborish

Ko'pincha tashkilot o'tkazadigan holatlar mavjud elektron hujjat aylanishi, va barcha so'rovlar va eslatmalar Internet yoki orqali yuborilishi kerak ichki tarmoq. Bunday holda, qo'rqishning hojati yo'q, bu haqda qo'rqinchli narsa yo'q. Biroq, buning uchun shaxsiy bo'lishi tavsiya etiladi elektron raqamli imzo so'rovingizni tasdiqlashingiz uchun.

Yoki qog'ozga eslatma yozishingiz, imzo qo'yishingiz va skanerlashingiz mumkin. Elektron versiya ga yuboring kerakli manzil va javobni kuting.

Taklifingizni har doim yozma ravishda yozishingiz kerakmi?

Ko'pincha savol tug'iladi: korxona rahbariyatiga murojaat qilish mumkinmi? og'zaki? Javob juda oddiy: siz har doim og'zaki murojaat qilishingiz mumkin, ammo bu biron bir natija beradimi yoki yo'qmi noma'lum. Yozma xabar har doim rasmiy hujjat, uning mazmuni va manzilidan qat'i nazar. Ammo og'zaki xabar shunchaki so'zlar bo'lib, unga hech qanday javob bo'lmasligi mumkin.

Shu sababli, menejment uchun barcha takliflar, tushuntirishlar va tushuntirishlar faqat qog'ozda tuzilishi kerakligini maslahat berishimiz mumkin. Aks holda, siz so'rov yoki taklifingizga javob olmasligingiz mumkin.