Buyurtma qanday tashkiliy va ma'muriy hujjatlarga tegishli? Yangi shakllarni ishlab chiqish kerakmi yoki yo'qmi? Hujjatlarning yagona tizimlari

Kompaniyaning maktabgacha ta'lim muassasasi bo'limi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning bajarilishini nazorat qiladi. Ushbu protsedura tashkiliy va boshqaruv hujjatlarining yagona tizimiga asoslanadi. Bugun biz u bilan ishlash tamoyillari haqida gapiramiz.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) uchun yangi GOST qachon qabul qilinadi?

USORDda hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishini tashkil etish

"Hujjatlar va buyruqlarning bajarilishini tashkil etish" ish yuritish yo'riqnomasining sakkizinchi bo'limi besh qismdan iborat:

1. Tayyorlash, bajarish, bajarish tartibi rezolyutsiyalar qo'llanmalar.
2. Hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari.
3. Hujjatlarni ijrochilarga yetkazish.
4. Hujjatlarni bajarish xususiyatlari.
5. Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish.

Keling, bo'limlarni tayyorlashning nuanslarini batafsilroq bayon qilaylik.

Shuningdek o'qing:

Boshqaruv qarorlarini tayyorlash, bajarish, bajarish tartibi

Bajarilishi kerak bo'lgan har bir hujjatda hokimiyatning qarori mavjud. Rahbarlar uch xil qaror qabul qiladilar.

1. hujjatga yozilgan an'anaviy rezolyutsiya;
2. qarori tuzildi alohida varaq;
3. rezolyutsiya EDMSda qayd etilgan.

Qarorni topshirishning uchta usuli ham talablarga javob berishi kerak GOST R 6.30-2003. GOST ma'lumotlariga ko'ra, "Qaror" tafsiloti quyidagilarni o'z ichiga oladi: ijrochilarning ismlari va bosh harflari, buyruqning mazmuni, bajarish muddati, rahbarning imzosi va qaror chiqarilgan sana. Ko'rsatmalarda rezolyutsiya hujjatning bir qismi ekanligini va u bilan birga saqlanganligini ko'rsating. Buyurtma EDMSda ro'yxatga olish kartasiga qaysi maydonga kiritilganligini yozing.

Hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari

Bu nazorat qilish uchun Ofis boshqaruvi yo'riqnomasining asosiy qismidir. Muddatlari hujjatlar rahbar tomonidan belgilanadi va qarorda aks ettiriladi. Kiruvchi biznes hujjatlari uchun standart javob vaqti 30 tani tashkil qiladi kalendar kunlari. Bu universal atama, o'rnatilgan idoraviy ko'rsatmalar ofis ishida. Nodavlat notijorat tashkilotlari Shuningdek, unga rioya qilish tavsiya etiladi. Yo‘riqnomalar bo‘limi misolida ommaviy axborot vositalari so‘rovlariga 7 kalendar kun ichida, telefon xabarlari va telegrammalariga esa 5 kalendar kun ichida javob berilishi, agar shoshilinch bo‘lmasa, ko‘rsatib o‘tilgan.

Ichki hujjatlarga muvofiq vazifalarni bajarish muddatlariga kelsak, ular 2 dan 30 kalendar kunigacha bo'lishi mumkin. Tashkilotda ishlab chiqarish jarayonlarining xususiyatlaridan kelib chiqqan holda muddatlar belgilanadi.

Hujjatlarni ijrochilarga yetkazib berish

Pudratchiga ish qog'ozini yuborish uchun EDMSda vazifa yaratiladi. Menejer ham, uning kotibi ham vazifani boshlashi mumkin. Vazifani yaratishda biznes qog'ozini ro'yxatga olish kartasi maydonlarini to'ldirishni unutmang. Ko'rsatmalarda qaysi maydonlarni to'ldirish kerakligini ko'rsating. Vazifani bajarishda mas'ul ijrochini ta'kidlash muhimdir. Bu qarorda familiyasi yagona bo'lgan yoki birinchi bo'lib ko'rsatilgan xodim (quyida namuna).

Namuna. Qaror qabul qilish

Ikkala holatda ham M. S. Paxomova topshiriqni bajarish uchun javobgar bo'ladi, menejer undan topshiriqning bajarilishi to'g'risida hisobot kutadi va uni bajarmaganligi uchun javobgar bo'ladi. Vazifaning bir qismi sifatida mas'ul shaxs vakolatga ega: u boshqa bo'limlar bilan yozishmalarga kiradi, uchrashuvlar tashkil qiladi, ma'lumot so'raydi va hokazo.

USORDda hujjatni bajarish xususiyatlari

Nazorat qilish uchun topshirilgan har bir topshiriq uchun bajarilganligi to'g'risida hisobot tuziladi. Bundan tashqari, hisobot informatsiondir: nima qilingan, qachon va qanday natija bilan. Agar natija hujjat bo'lsa, hisobotda ro'yxatga olish ma'lumotlarini ko'rsating va uni kiriting ro'yxatga olish kartasi hujjatni so'rash havolasi. Masalan: “Xat yuborildi ref. 10.09.2017 yildagi 4543-son”.

EDMS turli yo'llar bilan ishlar va yozishmalar tarixini yaratish funktsiyasini amalga oshiradi. Ammo ma'no bir xil: agar bitta qog'oz boshqalarni yaratishga olib kelgan bo'lsa biznes hujjatlari, keyin ularning har birining ro'yxatga olish kartasi hujjatlar bilan ishlash tarixiga ega bo'lishi kerak.

Bu tugallangan hikoya masalani hal qilish. Xatga javob yozishdan oldin mas'ul ijrochi hamkasblari bilan ichki yozishmalarni olib bordi, shundan so'ng u uchrashuv tashkil qildi va shundan keyingina javob tayyorlab yubordi.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish

Ijroni nazorat qilish ofisni boshqarish xizmatining asosiy vazifalaridan biri va asosiy maqsadlaridan biridir tashkilotlarda EDMSni joriy etish. Ushbu funktsiyani amalga oshirish orqali biz holat haqida hisobot olamiz ishlash intizomi kompaniyada. Nazorat topshirilgan vazifalarning bajarilganlarga nisbatini belgilash, intizomni buzganlarni aniqlash imkonini beradi. Kompaniyalar ish hujjatlarining bajarilishini nazorat qilish sertifikatlariga asoslanib, bonuslar va mukofotlarni taqsimlaydilar va qoidabuzarlarni jazolaydilar.

Ushbu qismda ko'rsatmalar nazoratni belgilaydi va ushbu jarayon ishtirokchilarining funktsiyalarini ochib beradi. Vazifalarni kim qo'yishini, kim bajarilishini nazorat qilishini, nazoratni olib tashlashni va hisobotni yaratishni yozishingiz kerak.

Tashkilotda EDMSni joriy etish jarayondan hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni amalda yo'q qiladi. inson omili. Hamma narsa avtomatlashtirilgan: EDMS o'zi ijrochiga belgilangan muddatni eslatib turadi va boshqalar qatorida "yonib ketish" vazifasini vizual ravishda ta'kidlaydi. Kotib vaqti-vaqti bilan topshiriqlar to'g'risida hisobot tuzishi kerak: bajarilgan, muddati o'tgan va qayta rejalashtirilgan.

Standart GOST R 6.30-2003. Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimida nazarda tutilgan ORDga nisbatan qo'llaniladi: qarorlar, buyruqlar, ko'rsatmalar, protokollar, aktlar, xatlar va boshqalar, ularda ma'muriy va ma'muriy qarorlar qayd etiladi. tashkiliy masalalar, shuningdek, faoliyatni boshqarish, o'zaro ta'sir qilish va tartibga solish masalalari:

v federal organlar davlat hokimiyati, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat organlari, shu jumladan rus tili bilan bir qatorda davlat tili sifatida milliy tilga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari; mahalliy hukumat;

v korxonalar, tashkilotlar va ularning birlashmalari, ularning tashkiliy-huquqiy shakli va faoliyat turidan qat'i nazar.

Standartda aytilgan:

Hujjat tafsilotlari tarkibi;

Hujjat rekvizitlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar;

Shakllar va hujjatlarga qo'yiladigan talablar;

Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining gerblari aks ettirilgan blankalarni tayyorlash, hisobga olish, ulardan foydalanish va saqlashga qo'yiladigan talablar

Ma'muriy hujjatlarni tayyorlashda foydalaniladigan hujjatlar ijro etuvchi faoliyat har qanday korxona yoki tashkilot ORD deb ataladi.

ORDning tarkibi Butunrossiya tasniflagichi tomonidan o'rnatilishi uchun mo'ljallangan boshqaruv hujjatlari. Tasniflagich quyidagi funktsiyalar bilan tizimlashtirilgan ORD shakllarining nomlarini sanab o'tadi:

Tashkilot, korxona tashkil etish;

Tashkilotni, korxonani qayta tashkil etish;

Tashkilotni, korxonani tugatish;

Tashkilot, korxona faoliyatini tashkiliy-huquqiy tartibga solish;

Tashkilot faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish;

Ishga qabul qilish; boshqa ishga o'tkazish; ishdan bo'shatish;

Dam olish kunlarini ro'yxatdan o'tkazish;

Rag'batlantirishni ro'yxatdan o'tkazish; intizomiy jazolarni ro'yxatdan o'tkazish.

Hujjatlar va hujjatlar uchun davlat standartlari. ORD tafsilotlarini ro'yxatdan o'tkazish

Har bir hujjat rekvizitlar (muallif, adresat, imzo, sana va boshqalar) deb ataladigan alohida tarkibiy elementlardan iborat. Tafsilotlar - bu korxona faoliyati sub'ektlari va ob'ektlari bilan uning huquqiy munosabatlarini belgilaydigan identifikatsiya elementlari. Hujjat tafsilotlari doimiy va o'zgaruvchan bo'linadi. Doimiy rekvizitlar - standart hujjatlar blankalariga (shakllar va blankalar) tipografik yoki boshqa usullar bilan qo'llaniladigan belgilar va indekslar. O'zgaruvchan rekvizitlar - hujjatni tayyorlash va bajarish jarayonida unga kiritilgan belgilar va indekslar.

Turli xil turlari hujjatlar turli xil rekvizitlarga ega bo'lib, ular hujjatlarning maqsadi (protokol, akt, buyruq va boshqalar) bilan belgilanadi. Hujjatda ma'lum bir tarzda joylashtirilgan tafsilotlar to'plami uning shaklini tashkil qiladi. Maxsus shakl ma'lum bir turi hujjatlar deyiladi standart shakl(ORD shakli).

GOSTning ikkinchi bo'limi hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishda foydalaniladigan rekvizitlar ro'yxatini belgilaydi: B - shakllarni ishlab chiqarish uchun foydalaniladigan rekvizitlar; * - shaklda belgilar qo'yilgan tafsilotlar.

Raqam	Taqdimot nomi	belgilar
1.	Davlat gerbi RF	B
2.	Rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi	B
3.	Tashkilot logotipi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi)	B
4.	Tashkilot kodi	B
5.	Asosiy holat ro'yxatga olish raqami yuridik shaxs	B
6.	Identifikatsiya raqami soliq to'lovchi / ro'yxatdan o'tish uchun sabab kodi	B
7.	Hujjat shakli kodi	B
8.	Kompaniya nomi	B
9.	Tashkilot haqida asosiy ma'lumotlar	B
10.	Hujjat turining nomi	B
11.	Hujjat sanasi	*
12.	Hujjatning ro'yxatga olish raqami	*
13.	Hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasi uchun havola	*
14.	Hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy
15.	Manzil	*
16.	Hujjatni tasdiqlash shtampi
17.	Rezolyutsiya
18.	Matnga sarlavha
19.	Nazorat belgisi
20.	Hujjat matni
21.	Ilova mavjudligini belgilash
22.	Imzo
23.	Hujjatni tasdiqlash shtampi
24.	Viza hujjatlarini tasdiqlash
25.	Muhr taassurotlari
26.	Sertifikatlash belgisini nusxalash
27.	Ijrochi haqida eslatma.
28.	Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi to'g'risida eslatma
29.	Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligini belgilang
30.	Identifikator elektron nusxasi hujjat

Bundan tashqari, hujjatlarda tegishli atributlar bo'lishi mumkin bu turdagi hujjat. Masalan, kiruvchi hujjatlar bundan mustasno asosiy tafsilotlar shuningdek quyidagilarga ega:

1. Topshirish muddati; tugatish muddati ijro. Ushbu atribut to'g'ridan-to'g'ri kirish hujjatidan (uni ko'rsatish mumkin bo'lgan joyda) yoki ma'lum kirishlarga javob berish vaqtini belgilaydigan kirish hujjati turidan olinadi.

2. Nazorat qiluvchi shaxs. Odatda bu korxonaning birinchi shaxslaridan biri bo'lib, u hujjatning aniq ijrochisini tayinlaydi va qarorni ilgari suradi. Ushbu atribut barcha kiruvchi hujjatlarga emas, balki faqat eng muhim va mas'uliyatli hujjatlarga joylashtiriladi. Hujjatni qayta ishlash tugallangandan so'ng, bo'sh bo'lmagan argument hujjatning tegishli mavzuga o'tishi to'g'risida xabarlarni jo'natish zaruratini keltirib chiqaradi.

Ichki hujjatlar , yuqorida sanab o'tilgan tafsilotlarga qo'shimcha ravishda, quyidagilar ham bo'lishi mumkin:

1. Ko'rib chiqish uchun korxona bo'linmalari ro'yxati.

2. Tanishish yoki bajarish muddati.

3. Hujjatlarni bajaruvchilar ro'yxati.

Chiqish hujjatlari quyidagilarga ega qo'shimcha tafsilotlar:

1. Asosiy hujjat. Bu xususiyat har doim mavjud, chunki chiquvchi hujjat har doim kiruvchi yoki ichki ma'lumotlar asosida yaratiladi;

3. Javob berishning oxirgi muddati. Bu xususiyat kamdan-kam uchraydi va barcha tashkilotlarda topilmaydi.

Hujjatlarning ba'zi turlarini qo'lda yozishga ruxsat beriladi (arizalar, ofis yozuvlari va boshqalar), lekin odatda rasmiy hujjatlar bosma qurilmalar yordamida tayyorlanadi.

1-rasm - A4 formatidagi burchak formasida tafsilotlar va zona chegaralarining joylashishi

2-rasm - A4 formatidagi uzunlamasına shakldagi tafsilotlar va zona chegaralarining joylashishi

Hujjatlarni rasmiylashtirish

Ko'rib chiqilayotgan standartga muvofiq detallarni tartibga solish.

1. Davlat gerbi Rossiya Federatsiyasi"Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi to'g'risida" gi Nizomga muvofiq hujjatlar blankalarida joylashtirilgan.

2. Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi hujjatlar blankalariga muvofiq joylashtirilgan. huquqiy hujjatlar rossiya Federatsiyasi sub'ektlari.

3. Tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi) nizomga (tashkilotning nizomiga) muvofiq tashkilotning blankasiga joylashtiriladi.

4. Tashkilot kodi ga muvofiq kiritiladi Butunrossiya tasniflagichi korxonalar va tashkilotlar.

5. Yuridik shaxsning asosiy davlat ro‘yxatidan o‘tkazish raqami soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq ko‘rsatiladi.

6. Soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq kiritiladi.

7. Tashkilot kodi Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga muvofiq kiritiladi

Tashkilot nomining tepasida qisqartirilgan nomi, u yo'q bo'lganda - to'liq nomi ko'rsatiladi yuqori tashkilot.

Davlat tili sifatida rus tili bilan bir qatorda milliy tilga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis subyektlari tashkilotining nomi ikki tilda - rus va milliy tillarda nashr etiladi.

Tashkilotning qisqartirilgan nomi tashkilotning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan hollarda beriladi. Qisqartirilgan ism (qavs ichida) to'liq ismning ostiga qo'yiladi.

Nomi yoqilgan xorijiy til ustavda (tashkilot nizomida) mustahkamlangan hollarda takrorlanadi. Chet tilidagi ism davlat tilidagi rus tilidagi nom ostida joylashtiriladi. Rossiya Federatsiyasi

Filialning, hududiy idoraning, vakolatxonaning nomi; strukturaviy birlik tashkilotlar hujjatning muallifi ekanligini ko'rsatadi va ularni tashkilot nomi ostida joylashtiradi.

9. Tashkilot haqidagi ma'lumotnomaga quyidagilar kiradi: pochta manzili, telefon raqamlari va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra boshqa ma'lumotlar (faks raqamlari, teleks raqamlari, bank hisob raqamlari, manzillar) Elektron pochta va boshq.).

10. Tashkilot tomonidan tuzilgan yoki nashr etilgan hujjat turining nomi nizom (tashkilot nizomi) bilan tartibga solinadi va OKUD tomonidan nazarda tutilgan hujjatlar turlariga mos kelishi kerak (sinf 0200000).

11. Hujjatning sanasi uning imzolangan yoki tasdiqlangan sanasi, bayonnoma uchun - yig'ilish (qaror qabul qilish) sanasi, akt uchun - voqea sodir bo'lgan sana hisoblanadi. Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan berilgan hujjatlar bir xil (bitta) sanaga ega bo'lishi kerak

Hujjatning sanasi uch juftlikda tuziladi Arab raqamlari quyidagi ketma-ketlikda: oyning kuni, oy, yil. Masalan, 24.10.03.

Sana quyidagi ketma-ketlikda kiritilishi mumkin: yil, oy, oyning kuni.

Normativ hujjatlarni tayyorlashda va moliyaviy hujjatlar Ruxsat berilgan og'zaki-raqamli usul sanani formatlash (tirnoqsiz), masalan: 2003 yil 24 oktyabr

12. Hujjatning ro‘yxatga olish raqami uning tartib raqamidan iborat bo‘lib, tashkilotning ixtiyoriga ko‘ra ishlar nomenklaturasi bo‘yicha ishlar indeksi, muxbir, ijrochilar to‘g‘risidagi ma’lumotlar va boshqalar bilan to‘ldirilishi mumkin.

Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami ushbu tashkilotlarning har birining hujjatning ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular hujjatda mualliflar ko'rsatilgan tartibda chiziq bilan ajratiladi.

13. Hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havolalar javob berilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasini o'z ichiga oladi. Ushbu tafsilot shaklga joylashtirilishi va javob xatini tuzishda to'ldirilishi mumkin.

14. Hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy, agar uni “Tashkilot nomi” va “Tashkilot to‘g‘risidagi ma’lumotnoma” rekvizitlari yordamida aniqlash qiyin bo‘lsa, ko‘rsatiladi. Tuzilgan yoki nashr etilgan joy qabul qilingan ma'muriy-hududiy bo'linishni hisobga olgan holda ko'rsatiladi va u faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalarni o'z ichiga oladi.

15. Adresat sifatida tashkilotlar, ularning tarkibiy bo‘linmalari, mansabdor shaxslar yoki jismoniy shaxslar ko‘rsatilishi mumkin. Nominativ holatda tashkilot va uning tarkibiy bo'linmasining nomi, masalan:

Hujjat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ holatda ko'rsatiladi, masalan:

Agar kerak bo'lsa, Adresant tafsilotlari pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin. Manzil elementlari pochta qoidalarida belgilangan ketma-ketlikda ko'rsatiladi.

Hujjatda 4 tadan ortiq oluvchi bo'lmasligi kerak. Nusxa so'zi ikkinchi, uchinchi, to'rtinchi manzillardan oldin ko'rsatilmaydi. Da Ko'proq oluvchilar hujjatlarni tarqatish ro'yxatini tuzadilar.

Agar xat tashkilotga qaratilgan bo'lsa, uning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsating, masalan:

Hujjatga murojaat qilishda shaxsga pochta manzilini, so'ngra qabul qiluvchining familiyasi va bosh harflarini ko'rsating, masalan:

16. Hujjat mansabdor shaxs (kollegial organ) yoki maxsus berilgan hujjat tomonidan tasdiqlanadi. Hujjat mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlanayotganda tasdiqlash muhri “Qabul qilaman” so‘zidan (tirnoqsiz), hujjatni tasdiqlovchi shaxsning lavozimi lavozimidan, uning imzosi, ism-sharifi, familiyasi va tasdiqlangan sanasidan iborat bo‘lishi kerak. misol:

Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanganda, ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi.

Hujjatni qaror, qaror, farmoyish, bayonnoma bilan tasdiqlashda tasdiqlash muhri “tasdiqlangan” so‘zidan (tirnoqsiz), tasdiqlovchi hujjatning nominativ ishdagi nomidan, uning sanasi va raqamidan iborat bo‘ladi, masalan:

Hujjatni tasdiqlash muhri hujjatning yuqori o'ng burchagida joylashgan (B ilovasi).

17. Qaror tegishli mansabdor shaxs tomonidan hujjatga yoziladi va unda ijrochilarning familiyalari, buyruq mazmuni, bajarish muddati, imzolari va sanasi, masalan:

Qarorni alohida varaqda rasmiylashtirishga ruxsat beriladi.

18. Matn sarlavhasi o'z ichiga oladi xulosa hujjat. Sarlavha hujjat turi nomiga mos keladi va savollarga javob berishi mumkin.

Masalan:

Yaratilish haqida nima (kim haqida?) haqida buyruq sertifikatlashtirish komissiyasi, =

Kimning ish tavsifi (kim uchun?) ijtimoiy o'qituvchi =

A5 formatida tuzilgan hujjatlar matni sarlavhani talab qilmaydi.

19. Nazorat to'g'risidagi belgi - "K" harfi, so'z yoki "Nazorat" shtampi bilan belgilanadigan hujjatning bajarilishi.

20. Hujjat matni Rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat tillari bo'yicha qonun hujjatlariga muvofiq rus tilida yoki milliy tilda tuziladi.

Hujjatlar matnlari quyidagi manzilga yuborilganda faqat rus tilida yoziladi:

IN federal organlar davlat organlari, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat organlari,

Yurisdiksiyaga kirmaydigan korxonalar, tashkilotlar va ularning birlashmalariga ushbu mavzudan Rossiya Federatsiyasi yoki Rossiya Federatsiyasining boshqa ta'sis sub'ektlari hududida joylashgan.

Hujjatlarning matnlari so'rovnoma, jadval, bog'langan matn shaklida yoki ushbu tuzilmalarning kombinatsiyasi sifatida tuziladi.

So'rovnoma shaklida matnni tuzishda tavsiflanayotgan sub'ektning buyruqlari nomi nominativ holatda ot yoki 2-shaxs fe'li bilan ibora sifatida ifodalanishi kerak. koʻplik hozirgi yoki o'tgan zamon ("bor", "egalik" yoki "bor edi", "bor edi" va hokazo). Og'zaki ifodalangan xususiyatlar buyurtmalar nomiga mos kelishi kerak.

Jadvalning ustunlari va satrlari nominativ holatda ot bilan ifodalangan sarlavhalarga ega bo'lishi kerak. Ustunlar va satrlarning sarlavhalari sarlavhalarga mos kelishi kerak. Agar jadvallar bir nechta sahifada chop etilsa, jadval ustunlari raqamlangan bo'lishi kerak va keyingi sahifalarda faqat ushbu ustunlarning raqamlari chop etiladi.

Bog'langan matn odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda hujjatni tuzish sabablari, asoslari, maqsadlari, ikkinchi (yakuniy) - qarorlar, xulosalar, so'rovlar, takliflar, tavsiyalar ko'rsatilgan.

Matnda bitta bo'lishi mumkin yakuniy qism(masalan, buyruqlar, bayonotlarsiz ma'muriy qismlar; xatlar, arizalar - tushuntirishsiz so'rovlar; ma'lumotnomalar, eslatmalar - faktlarni baholash, xulosalar).

Boshqa tashkilotlarning hujjatlari yoki ilgari e'lon qilingan hujjatlar asosida tuzilgan hujjat matnida ularning rekvizitlari ko'rsatiladi: hujjatning nomi, tashkilotning nomi - hujjatning muallifi, hujjatning sanasi, ro'yxatga olish raqami. hujjat. matnga sarlavha.

Agar matnda bir nechta qarorlar, xulosalar va boshqalar mavjud bo'lsa, u arab raqamlari bilan raqamlangan bo'limlarga, bo'limlarga, paragraflarga bo'linishi kerak.

Buyruqlar birligi tamoyillari asosida ishlaydigan tashkilotlarning ma'muriy hujjatlarida (buyruq, ko'rsatma va boshqalar), shuningdek tashkilot rahbariyatiga yo'llangan hujjatlarda matn birinchi shaxs birlikda ko'rsatilishi kerak ("buyurtma qilaman",). "Men taklif qilaman", "so'rayman").

Ma'muriy hujjatlarda kollegial organlar Matn uchinchi shaxs birlikda (“qaror qiladi”, “qaror qiladi”) taqdim etiladi.

Qo'shma ma'muriy hujjatlarda matn birinchi shaxs ko'plikda taqdim etiladi ("buyurtma beramiz", "qaror qildik").

Protokol matni 3-shaxs ko‘plikda (“tingladim”, “so‘zladim”, “qaror qildim”) beriladi.

Tashkilotlarning, ularning tarkibiy bo'linmalarining (nizomlari, yo'riqnomalari) huquq va majburiyatlarini belgilovchi, shuningdek faktlar tavsifi, bahosi yoki xulosalarni (akt, guvohnoma) o'z ichiga olgan hujjatlarda matn shakli 3-shaxs birlik yoki ko'plikda qo'llaniladi ( "Bo'lim o'z vazifalarini bajaradi", "birlashma tarkibiga kiradi", "komissiya tuziladi")

Harflarda ishlatiladi quyidagi shakllar taqdimot: 1-shaxs ko‘pligidan (“iltimos, “biz ko‘rib chiqish uchun yuboramiz”) 1-shaxsdan (“Men buni zarur deb bilaman”, “iltimos, ajratib ko‘rsating”);

3-shaxs. birlik ("vazirlik e'tiroz bildirmaydi", "VNIIDAD ko'rib chiqadi").

21. Matnda ko‘rsatilgan arizaning mavjudligi to‘g‘risida quyidagi tartibda eslatma tuziladi:

Ilova: uchun: 5 l. 2 nusxada.

Agar hujjat matnda nomli ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar sonini, nusxalar sonini ko'rsating; agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan:

Ilovalar: 1. Viloyat boshqarmasi to'g'risidagi nizom 5 l. 1 nusxada.

2. Ofis hujjatlarini tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari. mintaqaviy kreditlash 7 l uchun. 2 nusxada.

Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi

Ma'muriy hujjatning ilovasida, yuqori o'ng burchakdagi birinchi varaqda ma'muriy hujjatning nomi, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami ko'rsatilgan holda "Ilova" deb yozing, masalan:

2-ilova

Institut direktorining buyrug'iga

15.06.97 y. 319-son

Hujjatga boshqa hujjat ilova qilingan bo'lsa, uning ilovasi ham mavjud bo'lsa, ilovaning mavjudligini ko'rsatadigan yozuv quyidagicha tuziladi:

Ilova: Rosarxivning 1997 yil 14 iyundagi 02-4/156-sonli xati va unga ilova, atigi 30 bet.

Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida quyidagi tarzda eslatma tuziladi:

Ilova: Z l bo'yicha. 5 nusxada. birinchi manzilga.

22. “Imzo” rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxs lavozimining unvoni (agar hujjat blankadagi hujjatda rasmiylashtirilmagan bo‘lsa, to‘liq, blankada tuzilgan hujjat uchun qisqartirilgan holda); shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya), masalan:

Hujjatni mansabdor shaxsning blankida rasmiylashtirishda ushbu shaxsning lavozimi imzoda ko'rsatilmaydi.

Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan imzolanganda, ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin joylashtiriladi, masalan:

Hujjat bir xil lavozimdagi bir nechta shaxslar tomonidan imzolangan bo'lsa, ularning imzolari bir xil darajada joylashtiriladi, masalan:

Komissiya tomonidan tuzilgan hujjatlarda hujjatni imzolagan shaxslarning lavozimlari ko'rsatilgan emas, balki taqsimotga muvofiq komissiya ichidagi javobgarliklari, masalan:

Hujjat amaldagi mansabdor shaxs tomonidan uning haqiqiy lavozimi va familiyasini ko'rsatgan holda imzolanishi mumkin. Bunday holda, "For" predlogini, qo'lda yozilgan "Deputat" yozuvini qo'yishga yo'l qo'yilmaydi. yoki lavozim nomidan oldin chiziq chizig'i.

23. Hujjatni tasdiqlash shtampi kelishilgan so‘zlardan, hujjat tasdiqlanayotgan shaxsning lavozimi (shu jumladan tashkilot nomi), shaxsiy imzosi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va tasdiqlangan sanadan iborat. , masalan:

Agar tasdiqlash xat, bayonnoma va boshqalar bilan amalga oshirilsa, tasdiqlash muhri quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi:

24. Hujjatni tasdiqlash viza bilan beriladi, unda visorning imzosi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va sana; agar kerak bo'lsa, viza egasining pozitsiyasi, masalan:

Hujjatga sharhlar bo'lsa, viza quyidagicha beriladi:

Vizalar asl ma'muriy hujjatning oxirgi sahifasida, yuborilayotgan hujjatning nusxasiga (xat) yopishtiriladi. Ma'muriy hujjat vizalarini alohida varaqda berish mumkin.

25. Tashkilot muhri mansabdor shaxsning maxsus hujjatda nazarda tutilgan hujjatlardagi imzosining haqiqiyligini tasdiqlaydi. qoidalar bilan bog'liq faktlarni qayd etuvchi shaxslarning huquqlarini tasdiqlovchi moliyaviy vositalar.

26. Hujjat nusxasining asl nusxasiga muvofiqligini tasdiqlashda rekvizitlar ostida imzo qo‘yiladi: sertifikat xati To'g'ri; nusxasini tasdiqlagan shaxsning lavozimi; shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish; sertifikatlash sanasi, masalan:

Tashkilotning ixtiyoriga ko'ra hujjatning nusxasini muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.

27. Ijrochi to‘g‘risidagi belgiga hujjat ijrochisining familiyasi (yoki familiyasi, ismi, otasining ismi) va uning telefon raqami ko‘rsatiladi orqa tomon pastki chap burchakdagi hujjatning oxirgi varag'i, masalan:

Petrov yoki Petrov Ivan Vasilevich

924 45 67; 924 45 67

28. Hujjatning bajarilganligi va faylga yuborilganligi to‘g‘risidagi eslatma quyidagi ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi: uning bajarilganligini ko‘rsatuvchi hujjatning sanasi va raqamiga ma’lumotnoma yoki bunday hujjat bo‘lmagan taqdirda. qisqacha ma'lumot ijro haqida; so'zlar harakatga; hujjat saqlanadigan fayl raqami.

Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma hujjat ijrochisi yoki hujjat bajarilgan tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanishi va sanasi ko'rsatilgan bo'lishi kerak.

29. Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi o'z ichiga oladi tartib raqam va hujjat qabul qilingan sana (agar kerak bo'lsa - soat va daqiqalar)

Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligini muhr shaklida belgilashga ruxsat beriladi

30. Hujjatning elektron nusxasining identifikatori hujjatning har bir sahifasining pastki chap burchagiga qo‘yiladigan va hujjatning nomini o‘z ichiga olgan belgi (kolontitr) hisoblanadi. mashina vositalari, sana va tashkilot tomonidan o'rnatilgan boshqa qidiruv ma'lumotlari.

ROSSIYA FEDERATSIYASI DAVLAT KOMITASI
STANDARTLASHTIRISH VA METROLOGIYA HAQIDA

QABUL QILISh VA QULGA KIRISH HAQIDA
ROSSIYA FEDERATSIYASI DAVLAT STANDARTI

Rossiya Federatsiyasi Standartlashtirish va metrologiya davlat qo'mitasi qaror qiladi:

1. GOST R 6.30-2003 “Birlashtirilgan hujjat tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" 2003 yil 1 iyuldan kuchga kirgan.

Birinchi marta taqdim etilgan.

2. GOST R 6.30-2003 Ilmiy-texnika bo'limiga topshirilsin.

Rossiya Davlat standarti raisi
B.S.ALESHIN

ROSSIYA FEDERATSIYASI DAVLAT STANDARTI
Yagona HUJJATTAT TIZIMLARI

Yagona TIZIM
TASHKILIY VA MA'MURIY HUJJATLAR

HUJJATLARNI RO‘YXATGA OLISH UCHUN TALABLAR

Hujjatlarning yagona tizimlari.
Boshqaruv hujjatlarining yagona tizimi.
Hujjatlarni taqdim etishga qo'yiladigan talablar

GOST R 6.30-2003

Joriy sanasi 2003-07-01

Muqaddima

1. Rossiya Federal arxiv xizmatining Butunrossiya hujjat aylanishi va arxiv ishi ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) tomonidan ishlab chiqilgan.

Rossiya Davlat standartining Ilmiy-texnik boshqarmasi tomonidan kiritilgan.

3. Birinchi marta joriy qilingan.

1 foydalanish sohasi

Ushbu standart tashkilot uchun qo'llaniladi ma'muriy hujjatlar Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi (USORD) bilan bog'liq - OK 011-93 "Umumrossiya boshqaruv tasniflagichi" ga kiritilgan qarorlar, buyruqlar, buyruqlar, qarorlar, protokollar, aktlar, xatlar va boshqalar (bundan buyon matnda hujjatlar deb yuritiladi). Hujjatlar" (OKUD ) (sinf 0200000).

Ushbu standart quyidagilarni belgilaydi: hujjat rekvizitlari tarkibi; hujjat rekvizitlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar; hujjatlar shakllariga, shu jumladan Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi tasvirlangan hujjatlar shakllariga qo'yiladigan talablar.

Hujjat tafsilotlarini joylashtirish sxemalari A ilovasida keltirilgan; Hujjat shakllarining namunalari B ilovasida keltirilgan.

Ushbu standart talablari tavsiya etiladi.

2. Hujjat rekvizitlarining tarkibi

Hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlashda quyidagi ma'lumotlardan foydalaning:

01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;

03 - tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);

04 - tashkilot kodi;

05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);

06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi (TIN/KPP);

07 - hujjat shakli kodi;

08 - tashkilotning nomi;

09 - tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari;

10 - hujjat turining nomi;

11 - hujjat sanasi;

12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami;

14 - hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy;

15 - qabul qiluvchi;

16 - hujjatni tasdiqlash muhri;

17 - rezolyutsiya;

18 - matn sarlavhasi;

19 - nazorat belgisi;

20 - hujjat matni;

21 - ariza mavjudligi to'g'risida belgi;

22 - imzo;

23 - hujjatni tasdiqlash muhri;

24 - viza hujjatlarini tasdiqlash;

25 - muhr taassurotlari;

26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

27 - ijrochi haqida belgi;

28 - hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risida belgi;

29 - tashkilot tomonidan hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi;

30 - hujjatning elektron nusxasining identifikatori.

3. Hujjat rekvizitlarini rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar

3.1. Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi Federal qonunga muvofiq hujjatlar blankalariga joylashtiriladi konstitutsiyaviy huquq"Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi to'g'risida" (Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami, 2000 yil, N 52, I qism, 5021-modda).

3.2. Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining huquqiy hujjatlariga muvofiq hujjat blankalarida joylashtiriladi.

3.3. Tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi) ustavga (tashkilotning nizomiga) muvofiq tashkilot blankida joylashtiriladi.

3.4. Tashkilot kodi Korxonalar va tashkilotlarning Butunrossiya tasniflagichiga (OKPO) muvofiq kiritiladi.

3.5. Yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN) soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq qo'yiladi.

3.6. Soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi (TIN/KPP) soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq kiritiladi.

3.7. Hujjat shakli kodi Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga (OKUD) muvofiq kiritilgan.

3.8. Hujjat muallifi bo'lgan tashkilotning nomi uning ta'sis hujjatlarida qayd etilgan nomga mos kelishi kerak.

Tashkilot nomining tepasida qisqartirilgan nomi, u yo'q bo'lganda esa bosh tashkilotning to'liq nomi (mavjud bo'lsa) ko'rsatiladi.

Rossiya Federatsiyasining davlat tili bilan bir qatorda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining tashkilotlarining nomlari (rus) rasmiy til ikki tilda chop etilgan Rossiya Federatsiyasi sub'ektlari.

Tashkilotning Rossiya Federatsiyasi sub'ektining davlat tilida yoki boshqa tilda nomi Rossiya Federatsiyasining davlat tilida nomi ostida yoki o'ng tomonida joylashgan.

Tashkilotning qisqartirilgan nomi tashkilotning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan hollarda beriladi. Qisqartirilgan ism (qavslar ichida) to'liq ismning ostida yoki orqasida joylashtiriladi.

Filial nomi, hududiy idorasi, vakolatxona, agar u hujjat muallifi bo'lsa, ko'rsatiladi va tashkilot nomi ostida joylashgan.

3.9. Tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlariga quyidagilar kiradi: pochta manzili; telefon raqami va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra boshqa ma'lumotlar (faks raqamlari, teleks raqamlari, bank hisob raqamlari, elektron pochta manzili va boshqalar).

3.10. Tashkilot tomonidan tuzilgan yoki nashr etilgan hujjat turining nomi ustav (tashkilot nizomi) bilan belgilanishi va OKUD tomonidan nazarda tutilgan hujjatlar turlariga mos kelishi kerak (sinf 0200000).

3.11. Hujjatning sanasi uning imzolangan yoki tasdiqlangan sanasi, protokol uchun - yig'ilish (qaror qabul qilish) sanasi, akt uchun - voqea sodir bo'lgan sana hisoblanadi. Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan berilgan hujjatlar bir xil (bitta) sanaga ega bo'lishi kerak.

Hujjatning sanasi arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: oy kuni, oy, yil. Oy va oyning kuni ikki juft arab raqamlarida nuqta bilan ajratilgan holda yoziladi; yil - to'rtta arab raqamlari.

Sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ruxsat beriladi, masalan, 2003 yil 05 iyun, shuningdek, sanani ketma-ketlikda formatlash: yil, oy, oyning kuni, masalan: 2003.06.05.

3.12. Hujjatning ro'yxatga olish raqami uning tartib raqamidan iborat bo'lib, tashkilotning ixtiyoriga ko'ra ishlar nomenklaturasi, muxbir, ijrochilar to'g'risidagi ma'lumotlar va boshqalar bo'yicha ish indeksi bilan to'ldirilishi mumkin.

Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami ushbu tashkilotlarning har birining hujjatning ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular hujjatda mualliflar ko'rsatilgan tartibda chiziq bilan ajratiladi.

3.14. Hujjatni tuzish yoki nashr etish joyi, agar uni "Tashkilot nomi" va "Tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" ma'lumotlari yordamida aniqlash qiyin bo'lsa, ko'rsatiladi. Tuzilgan yoki nashr etilgan joy qabul qilingan ma'muriy-hududiy bo'linishni hisobga olgan holda ko'rsatilgan, u faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalarni o'z ichiga oladi.

3.15. Adresat tashkilotlar, ularning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxslar yoki jismoniy shaxslar bo'lishi mumkin. Hujjatni mansabdor shaxsga yuborishda familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Nominativ holatda tashkilot va uning tarkibiy bo'linmasining nomi ko'rsatiladi. Masalan (keyingi o'rinlarda tashkilotlarning nomlari, ularning ma'lumotnomalari va boshqalarga misollar shartli):

Rossiya Adliya vazirligi
Axborotlashtirish boshqarmasi
va ilmiy-texnik ta'minot

Hujjat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ holatda ko'rsatiladi, masalan:

bosh direktorga
OAJ " Shimoliy hududlar"
V.A. Lagunin

"Elektrotsentromontaj" OAJ
Bosh hisobchi
V.M. Kochetov

Agar hujjat bir nechta bir xil tashkilotlarga yoki bitta tashkilotning bir nechta tarkibiy bo'linmalariga yuborilgan bo'lsa, ular umumiy tarzda ko'rsatilishi kerak, masalan:

Tuman ma'muriyatlari
Moskva viloyati

“Manzil” atributining har bir satrini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtirishga ruxsat beriladi. Masalan:

Bosh muharrirga
Nashriyot uyi
"Ommaviy axborot vositalari"
N.V. Semina

Hujjatda to'rttadan ortiq adresat bo'lmasligi kerak. Ikkinchi, uchinchi, to'rtinchi manzillardan oldin "Nusxa ko'chirish" so'zi ko'rsatilmaydi. Da Ko'proq oluvchilar hujjatning tarqatish ro'yxatini tuzadilar.

"Adresant" atributi pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin. Pochta manzilining elementlari buyurtmada ko'rsatilgan qoidalari bilan belgilanadi pochta xizmatlarini ko'rsatish.

Tashkilotga xat yuborishda uning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsating, masalan:

Davlat muassasasi
Butunrossiya ilmiy tadqiqotlari
Hujjatlar va arxiv ishi instituti
Profsoyuznaya ko'chasi, 82, Moskva, 117393

Hujjatni jismoniy shaxsga yuborishda qabul qiluvchining familiyasi va bosh harflarini, keyin pochta manzilini ko'rsating, masalan:

Obraztsova O.P.
st. Sadovaya, 5, kvartal. 12,
Lipki, Kireyevskiy tumani,
Tula viloyati, 301264

3.16. Hujjat mansabdor shaxs (mansabdor shaxslar) yoki maxsus berilgan hujjat tomonidan tasdiqlanadi. Hujjat mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlanayotganda hujjatning tasdiqlanganligi to‘g‘risidagi shtamp TASDIQLANGAN so‘zdan (tirnoqsiz), hujjatni tasdiqlovchi shaxs lavozimining unvoni, uning imzosi, bosh harflari, familiyasi va tasdiqlangan sanasidan iborat bo‘lishi kerak. masalan:

MASLAHAT ETDIM
"Rostekstil" YoAJ prezidenti
Shaxsiy imzo V.A. Stepanov
sana

"Hujjatni tasdiqlash shtampi" atributida eng uzun chiziqqa nisbatan markaziy elementlarga ruxsat beriladi, masalan:

MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
OAJ " Elektron texnologiya"
L.V.ning shaxsiy imzosi. Kuznetsov
sana

Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanganda, ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi.

Hujjatni qaror, qaror, farmoyish, bayonnoma bilan tasdiqlashda tasdiqlash shtampi TASDIQLANGAN (TASDIQLANGAN, TASDIQLANGAN yoki TASDIQLANGAN) soʻz, tasdiqlovchi hujjatning instrumental ishdagi nomi, uning sanasi va raqamidan iborat boʻladi. Masalan:

TASDIQLANGAN
qaror umumiy yig'ilish
aktsiyadorlar 04.05.2003 yildagi N 14

TASDIQLANGAN
VNIIDAD buyrug'i bilan
04.05.2003 yildagi N 82-son

Hujjatni tasdiqlash muhri hujjatning yuqori o'ng burchagida joylashgan.

3.17. Tegishli mansabdor shaxs tomonidan hujjatga yozilgan qarorda ijrochilarning ism-shariflari, bosh harflari, buyruq mazmuni (agar kerak bo'lsa), bajarish muddati, imzosi va sanasi, masalan:

Morozova N.V.
Fedoseeva N.A.

Iltimos, loyiha tayyorlang
bilan kelishuv Maslahat guruhi
"TERMIKA" 10.05.2003 yil
Shaxsiy imzo
sana

Qarorni alohida varaqda rasmiylashtirishga ruxsat beriladi.

3.18. Matn sarlavhasi hujjatning qisqacha mazmunini o'z ichiga oladi. Sarlavha hujjat turi nomiga mos kelishi kerak.

Sarlavha savollarga javob berishi mumkin:

nima haqida (kim haqida)? Masalan:

Attestatsiya komissiyasini tuzish to'g'risidagi buyruq;

nima (kim)? Masalan:

Etakchi mutaxassisning ish tavsifi.

A5 formatida tuzilgan hujjatlar matnida sarlavha bo'lmasligi mumkin.

3.19. Hujjatning bajarilishini nazorat qilish belgisi "K" harfi, "Nazorat" so'zi yoki muhri bilan ko'rsatiladi.

3.20. Hujjat matni Rossiya Federatsiyasining davlat tilida yoki Rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining qonunchiligiga muvofiq Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat tillarida tuziladi.

Hujjatlarning matnlari anketa, jadval, izchil matn yoki ushbu tuzilmalarning kombinatsiyasi shaklida tuziladi.

So'rovnoma shaklida matnni tuzishda, tavsiflangan ob'ektning xususiyatlarining nomlari nominativ holatda ot yoki hozirgi yoki o'tgan zamonning ikkinchi shaxs ko'plik fe'li bilan ifodalangan bo'lishi kerak ("bor"). , "o'z" yoki "bo'lgan", "bo'lgan" va hokazo.). Og'zaki ifodalangan belgilar xususiyatlarning nomlariga mos kelishi kerak.

Jadvalning ustunlari va satrlari nominativ holatda ot bilan ifodalangan sarlavhalarga ega bo'lishi kerak. Ustunlar va satrlarning sarlavhalari sarlavhalarga mos kelishi kerak. Agar jadval bir nechta sahifada chop etilsa, jadval ustunlari raqamlangan bo'lishi kerak va keyingi sahifalarda faqat ushbu ustunlarning raqamlari chop etilishi kerak.

Bog'langan matn odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda hujjatni tuzish sabablari, asoslari, maqsadlari, ikkinchi (yakuniy) - qarorlar, xulosalar, so'rovlar, takliflar, tavsiyalar ko'rsatilgan. Matn bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin (masalan, buyruqlar - bayonotsiz ma'muriy qism; xatlar, bayonotlar - tushuntirishsiz so'rov).

Boshqa tashkilotlarning hujjatlari yoki ilgari e'lon qilingan hujjatlar asosida tuzilgan hujjat matnida ularning rekvizitlari ko'rsatiladi: hujjatning nomi, tashkilotning nomi - hujjatning muallifi, hujjatning sanasi, ro'yxatga olish raqami. hujjat, matn sarlavhasi.

Agar matnda bir nechta yechimlar, xulosalar va boshqalar mavjud bo'lsa, uni arab raqamlari bilan raqamlangan bo'limlar, kichik bo'limlar, paragraflarga bo'lish mumkin.

Buyruqlar birligi tamoyillari asosida faoliyat yurituvchi tashkilotlarning hujjatlarida (buyruq, ko‘rsatma va h.k.), shuningdek tashkilot rahbariyatiga yo‘llangan hujjatlarda matn birinchi shaxs birlikda (“buyurtma qilaman”, “men”) ko‘rsatiladi. taklif", "so'rayman").

Kollegial organlar hujjatlarida matn uchinchi shaxs birlik shaklida taqdim etiladi (“qaror qiladi”, “qaror qiladi”).

Qo'shma hujjatlarda matn birinchi shaxs ko'plikda taqdim etiladi ("buyurtma beramiz", "qaror qildik").

Protokol matni uchinchi shaxs ko‘plikda (“tingladim”, “so‘zladim”, “qaror qildim”, “qaror qildim”) beriladi.

Tashkilotlarning, ularning tarkibiy bo'linmalarining huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjatlarda (nizomlar, yo'riqnomalar), shuningdek faktlarning tavsifi, bahosi yoki xulosalar (akt, ma'lumotnoma), matnni uchinchi shaxs shaklida taqdim etish shakli yoki ko'plik ishlatiladi ("bo'lim vazifalarni bajaradi" , "birlashma o'z ichiga oladi", "komissiya tashkil etilgan").

Xatlarda quyidagi taqdimot shakllari qo'llaniladi:

Birinchi shaxs ko'plik ("iltimos, oldinga siljiting", "ko'rib chiqish uchun murojaat qiling");
- birinchi shaxs birlik ("Men buni zarur deb bilaman", "iltimos, ajratib ko'rsating");
- uchinchi shaxs birlikdan (“vazirlik e’tiroz bildirmaydi”, “VNIIDAD buni mumkin deb hisoblaydi”).

3.21. Xatning asosiy qismida ko'rsatilgan qo'shimchaning mavjudligini ko'rsatadigan eslatma quyidagicha formatlanadi:

Ilova: 5 l uchun. 2 nusxada.

Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, uning nomini, varaqlar sonini va nusxalar sonini ko'rsating; Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan:

Ilova: 1. Hududiy boshqarma to‘g‘risidagi nizom
5 l uchun kredit berish. 1 nusxada.
2. Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari
Mintaqaviy kredit boshqarmasi 7 l. V
2 nusxa

Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi.

Hujjatga boshqa hujjat ilova qilingan bo'lsa, uning ilovasi ham mavjud bo'lsa, ilovaning mavjudligini ko'rsatadigan yozuv quyidagicha tuziladi:

Ilova: Rosarxivning 06.05.2003 yildagi 02-6/172-sonli xati va unga ilova, faqat 3 sahifa.

Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida quyidagi tarzda eslatma tuziladi:

Ilova: 3 l uchun. 5 nusxada. faqat birinchi manzilga.

Ma'muriy hujjatga (farmonlar, farmoyishlar, yo'riqnomalar, qoidalar, yo'riqnomalar, nizomlar, qarorlar) ilovasida uning birinchi varag'ining yuqori o'ng burchagida ma'muriy hujjatning nomi, uning sanasi va ro'yxatdan o'tkazilganligini ko'rsatgan holda "N ilova" deb yoziladi. raqam, masalan:

2-ilova
Rosarxiv buyrug'iga
06.05.2003 yildagi N 319-son

“ILOVA N” iborasini chop etishga ruxsat beriladi. bosh harflar bilan, va shuningdek, ushbu ifodani, hujjatning nomini, uning sanasini va ro'yxatga olish raqamini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtiring, masalan:

2-ILOVA
Rossiya Sog'liqni saqlash vazirligining buyrug'iga binoan
06.05.2003 yildagi N 251-son

3.22. "Imzo" rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi (agar hujjat blankada rasmiylashtirilmagan bo'lsa, to'liq va firma blankida tuzilgan hujjat uchun qisqartirilgan bo'lsa); shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya), masalan:

Assotsiatsiya vitse-prezidenti
hududiy korxonalar Shaxsiy imzo A.A. Borisov

yoki shaklda:

Vitse-prezident Shaxsiy imzo A.A. Borisov

“Imzo” atributida hujjatni imzolagan shaxsning lavozim unvonini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtirishga ruxsat beriladi. Masalan:

Ijrochi direktor Shaxsiy imzo N.A. Fedorov
"Hamkor" YoAJ

Hujjatni mansabdor shaxsning blankida rasmiylashtirishda imzoda bu shaxsning lavozimi ko'rsatilmaydi.

Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan imzolanganda, ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin joylashtiriladi, masalan:

Institut direktori Shaxsiy imzo M.V. Larin
Bosh hisobchi Z.V.ning shaxsiy imzosi. Maryash

Hujjat bir xil lavozimdagi bir nechta shaxslar tomonidan imzolangan bo'lsa, ularning imzolari bir xil darajada joylashtiriladi, masalan:

Direktor o'rinbosari Direktor o'rinbosari
tomonidan ilmiy ish ilmiy ish uchun
Yu.G.ning shaxsiy imzosi. Demidov Shaxsiy imzo K.I. Ignatiyev

Qo'shma hujjatni imzolashda birinchi varaq blankada tuzilmaydi.

Komissiya tomonidan tuzilgan hujjatlarda hujjatni imzolagan shaxslarning lavozimlari ko'rsatilgan emas, balki taqsimotga muvofiq komissiya ichidagi javobgarliklari, masalan:

Komissiya raisi Shaxsiy imzo V.D. Banasyukevich
Komissiya a'zolari A.N.ning shaxsiy imzosi. Sokova
A.S.ning shaxsiy imzosi. Krasavin
O.I.ning shaxsiy imzosi. Riskov

3.23. Hujjatni tasdiqlash shtampi KESILGAN so'zdan, hujjat tasdiqlangan shaxsning lavozimidan (shu jumladan tashkilot nomi), shaxsiy imzo, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va tasdiqlangan sanadan iborat, masalan. :

KUZILILGAN

rektor Moliya akademiyasi
rossiya Federatsiyasi hukumati huzurida

A.G.ning shaxsiy imzosi. Gryaznova
sana

Agar tasdiqlash xat, bayonnoma va boshqalar bilan amalga oshirilsa, tasdiqlash muhri quyidagicha rasmiylashtiriladi:

KUZILILGAN

Xat Rossiya akademiyasi
tibbiyot fanlari
06.05.2003 yildagi N 430-162

KUZILILGAN

Kengash majlisining bayonnomasi
Rossiya davlati
"Rosgosstrax" sug'urta kompaniyasi
06.05.2003 yildagi N 10

3.24. Hujjatni tasdiqlash hujjatni tasdiqlash vizasi (keyingi o'rinlarda viza deb yuritiladi) bilan beriladi, unda hujjatni tasdiqlovchi shaxsning imzosi va lavozimi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va imzolangan sana ko'rsatilgan. Masalan:

Nazoratchi yuridik bo'lim
A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov
sana

Hujjatga sharhlar bo'lsa, viza quyidagi tarzda beriladi:

Izohlar ilova qilingan
Yuridik bo'lim boshlig'i
A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov
ota

Sharhlar alohida varaqda bayon qilinadi, imzolanadi va hujjatga ilova qilinadi.

Asl nusxasi tashkilotda qoladigan hujjat uchun vizalar asl hujjatning oxirgi varag'ining teskari tomonining pastki qismiga qo'yiladi.

Asl nusxasi tashkilotdan yuborilgan hujjat uchun vizalar pastki qismga yopishtirilgan old tomoni yuborilgan hujjatning nusxalari.

Viza hujjatlarini alohida tasdiqlash varag'ida berish mumkin.

Tashkilotning ixtiyoriga ko'ra, hujjat va uning qo'shimchalarini sahifama-sahifa tasdiqlashga ruxsat beriladi.

3.25. Muhr izi mansabdor shaxsning shaxs huquqlarini tasdiqlovchi hujjatlardagi, moliyaviy aktivlarga oid faktlarni qayd etuvchi hujjatlardagi, shuningdek haqiqiy imzoni tasdiqlashni nazarda tutuvchi boshqa hujjatlardagi imzosining haqiqiyligini tasdiqlaydi.

Hujjatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan.

3.26. Hujjat nusxasining asl nusxaga muvofiqligini tasdiqlashda “Imzo” atributi ostida sertifikat yozuvi qo‘yiladi: “To‘g‘ri”; nusxasini tasdiqlagan shaxsning lavozimi; shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya); sertifikatlash sanasi, masalan:

To'g'ri
Kadrlar xizmati inspektori Shaxsiy imzo T.S. Levchenko
sana

Hujjatning nusxasini tashkilotning ixtiyoriga ko'ra belgilanadigan muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.

3.27. Ijrochi to'g'risidagi belgi hujjat ijrochisining bosh harflari va familiyasini va uning telefon raqamini o'z ichiga oladi. Ijrochi haqidagi belgi hujjatning oxirgi varag'ining old yoki orqa tomonida pastki chap burchakda joylashgan, masalan:

V.A. Jukov
924 45 67

3.28. Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: uning bajarilganligini ko'rsatadigan hujjatning sanasi va raqamiga havola yoki bunday hujjat bo'lmagan taqdirda, ijro to'g'risidagi qisqacha ma'lumot; "Ishga kirish" so'zlari; hujjat saqlanadigan fayl raqami.

Hujjatning ijrosi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma hujjat ijrochisi yoki hujjat ijro etilgan tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanadi va sana qo'yiladi.

3.29. Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi keyingi seriya raqamini va hujjatni qabul qilish sanasini (kerak bo'lsa - soat va daqiqalarni) o'z ichiga oladi.

Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligini muhr shaklida belgilashga ruxsat beriladi.

3.30. Hujjatning elektron nusxasining identifikatori hujjatning har bir sahifasining pastki chap burchagiga joylashtirilgan va kompyuter tashuvchisidagi fayl nomi, sana va tashkilotda o'rnatilgan boshqa qidiruv ma'lumotlarini o'z ichiga olgan belgi (kolontitr) hisoblanadi.

4. Hujjat shakllariga qo'yiladigan talablar

4.1. Hujjatlar blankalarda tayyorlanadi.

Ikkitasini o'rnating standart format hujjat shakllari - A4 (210 x 297 mm) va A5 (148 x 210 mm).

Hujjatning har bir varag'i, shaklda yoki shaklsiz, kamida quyidagi maydonlarga ega bo'lishi kerak:

20 mm - chap;

10 mm - o'ng;

20 mm - yuqori;

20 mm - pastroq.

4.2. Hujjat blankalari oq qog'oz yoki ochiq rangli qog'ozda tayyorlanishi kerak.

4.3. Hujjat shakllari A ilovasiga muvofiq tuziladi. Detallar joylashgan hududlarning taxminiy chegaralari nuqta chiziq bilan ko'rsatilgan. Har bir zona unga kiritilgan tafsilotlar to'plami bilan belgilanadi.

4.4. Tafsilotlarning joylashishiga qarab, shakllarning ikkita versiyasi o'rnatiladi - burchakli (A.1-rasm) va bo'ylama (A.2-rasm).

4.5. 01 (02 yoki 03) rekvizitlar 08 rekvizitlari o'rtasidan yuqorida joylashgan.

08, 09, 10, 14 rekvizitlar, 11, 12, 13 detallar uchun chegara belgilari detallarning joylashish zonalari chegarasida quyidagi usullardan birida joylashtiriladi:

Markazlashtirilgan (har bir detal satrining boshi va oxiri detallar joylashgan hudud chegaralaridan bir xil masofada joylashgan);

Bayroq (tafsilotlarning har bir qatori tafsilotlar joylashgan hududning chap chegarasidan boshlanadi).

4.6. Tashkilot, uning tarkibiy bo'linmasi yoki mansabdor shaxsi uchun u tashkil etilgan quyidagi turlar hujjatlar shakllari:

Umumiy shakl;

Xat shakli;

Shakl o'ziga xos turi hujjat.

4.7. Umumiy shakl barcha turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun ishlatiladi, xatlardan tashqari.

ga qarab umumiy shakl ta'sis hujjatlari tashkilot 01 (02 yoki 03), 08, 11, 14 tafsilotlarni o'z ichiga oladi.

Xat shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, 01 (02 yoki 03), 04, 05, 06, 08, 09 tafsilotlarini va kerak bo'lganda cheklovchi belgilarni o'z ichiga oladi. yuqori chegaralar 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20 detallarning joylashuvi uchun zonalar.

Muayyan turdagi hujjatning shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, xatga qo'shimcha ravishda, 01 (02 yoki 03), 08, 10, 14 rekvizitlarini va kerak bo'lganda chegaralar uchun cheklovchi belgilarni o'z ichiga oladi. tafsilotlar joylashgan zonalar 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Rossiya Federatsiyasining davlat tili bilan bir qatorda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining davlat tiliga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining tashkilotlari uchun uzunlamasına shakldan foydalanish tavsiya etiladi; bunda 08, 09, 14 rekvizitlari ikki tilda: ruscha (chapda) va milliy (o'ngda) bir xil darajada chop etiladi.

4.9. Hujjatlarni ikki yoki undan ortiq varaqda tayyorlashda ikkinchi va keyingi sahifalar raqamlanadi.

Sahifa raqamlari varaqning yuqori chetining o'rtasiga joylashtiriladi.

ILOVA A
(ma'lumotli)

HUJJATLAR TATLISI TARTIBI

A.1-rasm - A4 formatdagi burchak formasida detallarning joylashuvi va zona chegaralari

Shakl A.2 - A4 formatidagi uzunlamasına shaklda detallarning joylashishi va zona chegaralari

ILOVA B
(ma'lumotli)

HUJJAT BLANTALARI NAMUNLARI

B.1-rasm - Namuna umumiy shakl tashkilotlar

B.2-rasm - Tashkilotdan xat uchun burchak shakli namunasi

B.3-rasm - Tashkilotning uzunlamasına xat shaklining namunasi

1-ma'ruza.

1. USORD maqsadi

Boshqaruv hujjatlarining tarkibi muassasaning vakolatlari va funktsiyalari bilan belgilanadi. Biroq, istisnosiz barcha muassasalar, tashkilotlar va korxonalarga xos bo'lgan asosiy boshqaruv funktsiyalari mavjud. Bu tashkiliy va boshqaruv funktsiyalari bo'lib, ularni amalga oshirish birlashtirilgan hujjatlar yordamida amalga oshiriladi. Ushbu hujjatlarning tarkibi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) tomonidan belgilanadi.

USORD quyidagi hujjatlar guruhlarini o'z ichiga oladi: tashkiliy, ma'muriy, ma'lumot-axborot va ma'lumot-tahliliy.

1. Tashkiliy hujjatlar.

1.1.Tashkiliy hujjatlarning maqsadi.

Tashkiliy funktsiyalarga quyidagilar kiradi:

Tashkilotni yaratish va uning tashkiliy-huquqiy shaklini tanlash;

Uning tuzilishini o'rnatish;

Yagona nizomga muvofiq rahbarlar, mutaxassislar, texnik ijrochilarning shtat darajasi va lavozim nomenklaturasini va ularning tariflarini belgilash. tarif tizimi(ETS).

Tarkibiy bo'linmalar va xodimlarning faoliyatini tartibga solish;

Maslahatchi boshqaruv organlarini shakllantirish (masalan, direktorlar kengashi, kengash, direksiya);

Boshqaruv apparati faoliyatini tartibga solish;

Faoliyatni litsenziyalash (agar kerak bo'lsa);

Ish rejimi va xavfsizlik tizimini o'rnatish;

Ishchilar mehnatini tashkil etish va baholash;

Qayta tashkil etish;

Tugatish.

Tashkilotning tashkiliy faoliyati tashkilotning maqomini, uning vakolati, tuzilmasi, shtatlari va rasmiy tarkibini belgilovchi qoidalar, normalar, qoidalarni o'z ichiga olgan hujjatlar to'plamini ishlab chiqish va tasdiqlashda ifodalanadi.

Tashkiliy hujjatlar majburiydir. Ular tashkilot faoliyatining huquqiy asosi hisoblanadi. Ushbu hujjatlar tasdiqlash jarayonidan o'tishi kerak. Hujjatlarning turi va turiga qarab, ular tarkibiy bo'linma yoki tashkilot rahbari yoki yuqori turuvchi tashkilot tomonidan tasdiqlanadi.

Tasdiqlash - bu hujjatni kuchga kiritish, unga qonuniy kuch berish usuli.

Yaroqlilik nuqtai nazaridan tashkiliy hujjatlar cheklanmagan muddatga ega va ular bekor qilinmaguncha yoki qayta ko'rib chiqilguncha va yangilari tasdiqlanmaguncha amal qiladi.

Tashkiliy hujjatlar muassasa yoki bo‘linma rahbariyati tomonidan malakali mutaxassislarni jalb qilgan holda ishlab chiqiladi.

Tashkiliy hujjatlar standart varaqda barchaning majburiy qo'llanilishi bilan tuziladi zarur tafsilotlar. Tashkiliy hujjatning sanasi uni tasdiqlangan sana hisoblanadi.

Ko'pgina tashkiliy hujjatlar matni o'z sarlavhalariga ega bo'lgan va kichik guruhlarga bo'lingan bo'limlardan iborat.

Tashkiliy hujjatlarni tayyorlash jarayonida barcha manfaatdor bo'limlar va shaxslar bilan tasdiqlash tartibidan o'tishi kerak.

Tasdiqlash - bu hujjatni dastlabki tekshirish, tanishish faktini tasdiqlash, hujjatga yuridik kuch berish.

1.2.Tashkiliy hujjatlarning tarkibi.

Tashkiliy hujjatlarga quyidagilar kiradi: tashkilot ustavi, tashkilot to'g'risidagi nizom, tarkibiy bo'linmalar, kollegial va maslahat organlari to'g'risidagi nizom, boshqaruv yoki boshqaruv apparati kollegial va maslahat organlarining ishi to'g'risidagi nizom va xodimlar jadvali, uchun ko'rsatmalar ma'lum turlar harakatlar, qoidalar, eslatmalar va boshqalar.

Ma'muriy hujjatlar.

2.1 Ma'muriy hujjatlarning maqsadi.

Ma'muriy hujjatlarning asosiy maqsadi tashkilot faoliyatini tartibga solishdir.

Har qanday tashkilot rahbariyati ma'muriy hujjatlarni berish huquqiga ega.

Ma'muriy hujjatlar muassasaning tashkiliy tuzilmasi, uning asosiy (ishlab chiqarish) faoliyati, moliyalashtirish, mehnat, moddiy va axborot resurslarini tashkil etish masalalariga taalluqlidir.

Ma'muriy hujjatlar yuqori darajadagi muassasadan quyi, quyi bo'g'inga o'tadigan qarorlarni o'z ichiga oladi.

Huquqiy nuqtai nazardan ma'muriy hujjatlar tegishli huquqiy hujjatlar. Ma'muriy hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

1. Federal darajada amaldagi huquqiy hujjatlar (Rossiya Federatsiyasi Prezidenti, federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqarilgan aktlar)

2. Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari darajasida amaldagi huquqiy hujjatlar

3. Tarmoq doirasida amal qiladigan huquqiy hujjatlar

4. Alohida tashkilot, korxona, korxona doirasida amal qiladigan huquqiy hujjatlar.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqarilgan ma'muriy hujjatlar idoraviy normativ hujjatlarga taalluqlidir. Ma'muriy hujjatlar zarur bo'lganda beriladi:

Qonunchilik va normativ-huquqiy hujjatlarni ijro etish;

Tashkilotning funktsiyalari va vazifalaridan kelib chiqadigan tegishli ijro va ma'muriy faoliyatni amalga oshirish.

1. Ma'muriy hujjatlarning tarkibi.

Qaror qabul qilish uslubiga ko'ra barcha ma'muriy hujjatlar ikki guruhga bo'linadi:

Kollegiallik asosida nashr etilgan hujjatlar;

Qo'mondonlik birligi asosida chiqarilgan hujjatlar.

Federal hukumat kollegiallik asosida ishlaydi, vakillik organlari va federal sub'ektlarning hukumatlari va mahalliy hukumatlar, davlat kengashlari va qo‘mitalar, vazirliklar hay’atlari, boshqaruv organlari aktsiyadorlik jamiyatlari va hokazo.

Federal vazirliklar qo'mondonlik birligi asosida ishlaydi, muassasa ma'muriyati, korxonalar, firmalar. Yagona qaror qabul qilish sharoitida qarorlar qabul qilish huquqi va ular uchun javobgarlik tashkilot rahbariga tegishli.

Kollektiv qabul qilingan qarorlar qarorlar va qarorlar shaklida chiqariladi.

Buyruqlar birligi asosida qabul qilingan qarorlar buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar bilan rasmiylashtiriladi.

Ma'muriy hujjatlar matni bo'lim va bo'limlardan iborat. Ma'muriy hujjatlar manfaatdor mansabdor shaxslar bilan kelishishdan o'tadi. . Ma'muriy hujjatlar bekor qilinmaguncha yoki yangisi bilan almashtirilgunga qadar amal qiladi.

3. Ma'lumotnoma - axborot va ma'lumotnoma - tahliliy hujjatlar.

3.1. Ma'lumotnoma ma'lumotlari va ma'lumotnoma-tahliliy hujjatlarning maqsadi.

Boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayoni ob'ektiv va ishonchli ma'lumotlarni to'plash va qayta ishlashga asoslanadi. Boshqaruv tizimidagi (muassasadagi) bunday ma'lumotlarning asosiy manbalari ma'lumotnoma ma'lumotlari va ma'lumot-tahliliy hujjatlardir. Ular qarorlar qabul qilish va tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini nashr etish uchun axborot asosidir. Ushbu hujjatlar tashkiliy-huquqiy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan xizmat vazifasini bajaradi. Ular boshqaruv tuzilmalari rahbarlarini qabul qilishga undaydigan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi muayyan yechimlar, ya'ni ular boshlashadi boshqaruv qarorlari. Ma'lumotnoma ma'lumotlari va ma'lumot-tahliliy hujjatlar pastdan yuqoriga: quyi darajadan yuqori darajaga, ijrochidan tarkibiy bo'linma rahbariga, tarkibiy bo'linma boshlig'idan. tashkilot rahbariga ustunga.

Amalga oshirish uchun ma'lumot va ma'lumot hujjatlarining ma'lum turlaridan (rasmiy xatlar, telegrammalar, telefon xabarlari) foydalaniladi. ma'lumot havolalari tashkilotlar o'rtasida.

3.2.Ma'lumotnoma axboroti va ma'lumotnoma-tahliliy hujjatlarning tarkibi.

Ma'lumotnoma-axborot hujjatlariga quyidagi turdagi hujjatlar kiradi: bayonnoma, memorandum, taklif, tushuntirish xati, bayonot, ariza, topshirish, xat.

Ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlarga aktlar, guvohnomalar, xulosalar, xulosalar, sharhlar, ro'yxatlar, ro'yxatlar kiradi.

Ma'ruza 2.2. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni birlashtirish

1. Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarining maqsadi, xususiyatlari va mazmuni

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar- bu tashkilotning (muassasa) tashkiliy va ijro etuvchi faoliyatini rasmiylashtirish uchun foydalaniladigan hujjatlar.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarga quyidagilar kiradi:

- tashkiliy hujjatlar(tashkilot ustavi, tashkilot to'g'risidagi nizom, tuzilma va kadrlar darajasi, xodimlar, qoidalar ichki qoidalar, tarkibiy bo'linma to'g'risidagi nizom, ish tavsifi xodim). Ushbu hujjatlar aniqlash huquqiy maqomi va asosiy vazifalar muassasalar, tashkilotlar, korxonalar va ularning tarkibiy bo‘linmalari, xodimlari;

- ma'muriyhujjatlar(buyruq, ko'rsatma, ko'rsatma, qaror, qaror). Bunday hujjatlar tuziladi ma'muriy faoliyat mansabdor shaxslar va kollegial organlar. Ma'muriy hujjatlar xuddi o'sha payt uzatish vositalaridir yozma ko'rsatmalar tasarrufidagi muassasalar, tashkilotlar, korxonalar va aniq shaxslar;

- ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari(bayonnoma, dalolatnoma, xat, hisobot va tushuntirish xati, guvohnoma, ishonchnoma, telegramma, telefon xabari va boshqalar). Ushbu hujjatlar boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlaydi va u yoki bu harakat yo'nalishini tanlash imkonini beradi.

- tashkilot xodimlari to'g'risidagi hujjatlar(qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish, ta'tillarni rasmiylashtirish, rag'batlantirish, jarimalar). Ushbu hujjatlar faoliyatda qo'llaniladi kadrlar xizmati tashkilotlar.

Namuna shakli

Hujjat rekvizitlari to'plami va ularni joylashtirish sxemasi namuna hujjat shakli. Maksimal mumkin tafsilotlar ro'yxati 32 nom. Har bir hujjat turi uchun, barcha tafsilotlar emas, lekin faqat ushbu turdagi hujjatlarga mos keladiganlar. Tarkibi va joylashuvi tashkiliy va ma'muriy hujjatlar shakllari bo'yicha tafsilotlar STB 6.38-2004 ga muvofiq bo'lishi kerak.

Shablon shakllari uchun standartlar ma'lum bir yagona hujjat tizimining bir qismi bo'lgan hujjatlar maydonlarining formatlari va o'lchamlarini, shuningdek shablon shaklining strukturaviy tarmog'ini qurishga qo'yiladigan talablarni, ularni joylashtirish tafsilotlarini va qoidalarini belgilaydi.

Namuna shakli sifatida taqdim etilishi mumkin chizish o'z ichiga olgan batafsil joylashtirish rejasi, yoki tafsilotlar tavsifi ularning ketma-ketligini ko'rsatadi. Tavsif amalga oshiriladi standart varaqlar qog'oz yoki magnit muhitga yozilgan. Namuna shakli o'rnatiladi:1) qog'oz formatlari, 2) xizmat ko'rsatish sohalari, 3) strukturaviy tarmoq; 4) ikki tomonlama bosib chiqarishni hisobga olgan holda qismlarni, zonalarni va detallarni joylashtirish.

Namuna shakli shakllar va shakllarni loyihalash uchun asos barcha turdagi boshqaruv hujjatlari. Har bir detalning joylashuvi uchun namuna shakllariga ajratilgan maydon bosma belgilarda ushbu detalning optimal hajmiga mos keladi.

Rivojlanish yagona sxema Ruxsat berilgan namunaviy shakl asosida ORDni yaratish:

· boshqaruv apparati samaradorligini sezilarli darajada oshirish;

· hujjatlarni terish jarayonini soddalashtirish va tezlashtirish;

· hujjatlarni qidirish va qayta ishlashni osonlashtirish;

· tashkiliy, hisoblash va foydalanish samaradorligini oshirish nusxa ko'chirish uskunalari;

· davlat intizomini mustahkamlash.

A4 formatidagi namunaviy shaklda quyidagilar ko'rsatilgan: detallar tarkibi: Belarus Respublikasining Davlat gerbi; tashkilot logotipi; belarus Respublikasining "Korxonalar va tashkilotlar" milliy tasniflagichiga (OKPO) muvofiq tashkilot (korxona) kodi; Belarus Respublikasi Milliy klassifikatoriga muvofiq hujjat kodi " Birlashtirilgan hujjatlar"(OKUD); bosh tashkilotning nomi; tashkilot (korxona) nomi; tarkibiy bo'linmaning nomi; jo'natuvchining pochta manzili; aloqa ma'lumotlari (telegraf manzili, teletayp, telefaks, telefon, elektron deyarli, avtomatik shaharlararo kod). telefon aloqasi va boshqalar) va tijorat ma'lumotlari (hisob raqami, bank nomi va boshqalar); hujjat turining nomi; sanasi; hujjat indeksi; indeks va sanaga havola kiruvchi hujjat; hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy; hujjatlarga kirishni cheklovchi muhr; manzil; tasdiqlash muhri; rezolyutsiya; matn sarlavhasi; nazorat belgisi; matn; ariza mavjudligi to'g'risida belgi; imzo; tasdiqlash muhri; vizalar; muhr; ijrochining familiyasi va telefon raqami; nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi; hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi to'g'risidagi eslatma; magnit tashuvchilarga ma'lumotlarni uzatish belgisi; hujjatning tashkilot (korxona) tomonidan olinganligi to'g'risidagi eslatma; ogohlantirish belgisi.

Hujjatning sarlavha qismi tafsilotlarini formatlash imkoniyatlari

Har bir hujjat formati uchun mavjud sarlavha tafsilotlari joylashuvining ikki turi. Birinchi - burchak yuqori chap burchakda hujjatni bergan tashkilot (korxona) nomi, uning manzili, telefon raqami va boshqalar, shuningdek hujjat turining nomi (buyruq, dalolatnoma va boshqalar) joylashtiriladigan tartibga solish. , o'ng burchakda qabul qiluvchi yoki tasdiqlash muhri haqidagi ma'lumotni ko'rsatish uchun bo'sh joy qoldiring. Ushbu tur eng ko'p ishlatiladi.

Burchakdagi joylashuv tafsilotlar mavjud bayroq va markazlashtirilgan. Da bayroq joylashuvi, tafsilotlar chiziqlari chap chekka chegarasidan boshlanadi va chiziqning o'ng qirrasi tekislanmaydi. Da burchakli markazlashtirilgan joylashuvi, varaqning burchagida joylashgan barcha tafsilotlar hizalanadi (markazda), ya'ni. chap chekka chegarasidan va varaqning o'rtasidan teng masofada joylashgan.

Ikkinchi variant - uzunlamasına, unda rekvizitlar, shu jumladan hujjatni bergan tashkilot haqidagi ma'lumotlar va hujjatning nomi varaqning butun yuqori qismida joylashgan. Tafsilotlarni tartibga solish uchun ushbu parametr qachon ishlatiladi katta miqdorda bu tafsilotlardagi belgilar.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi(USORD) – mulkchilik shaklidan qat’i nazar, tashkilot va korxonalarning tashkiliy-ma’muriy faoliyatini ta’minlovchi o‘zaro bog‘langan hujjatlar to‘plami. USORDni ishlab chiqish uchun asosiy hujjat Belarus Respublikasi Davlat standarti STB 6.10.1-95 “Belarus Respublikasining yagona hujjat tizimlari. Yagona hujjatlar tizimlarini ishlab chiqish, muvofiqlashtirish va tasdiqlash uchun talablarni belgilaydigan asosiy qoidalar.

USORD quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Belarus Respublikasi Davlat standarti STB 6.38-2004 “Belarus Respublikasining yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

2. Ko'rsatmalar tomonidan amaliy qo'llash Davlat standarti Belarus Respublikasi STB 6.38-2004 "Belarus Respublikasining yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

3. Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarining unifikatsiyalangan shakllari klassifikatori.

4. Tashkilotlar va korxonalarni tashkil etish, qayta tashkil etish, tugatish va funksional faoliyatiga oid hujjatlarning yagona shakllari.

5. Tashkilot va korxonalar xodimlari uchun hujjatlarning yagona shakllari.

Birlashtirilgan hujjatlar shakllari, USORD tarkibiga kiritilgan, organlarda foydalanish uchun tavsiya etiladi hukumat nazorati ostida, davlat va nodavlat mulk shaklidagi muassasalar, tashkilotlar, korxonalar.

Operatsion faoliyatning yagona shakllari bo'yicha tizimlashtirilgan (tasniflangan). quyidagi quyi tizimlar:

a) tashkilotlar va korxonalarni tashkil etish, qayta tashkil etish, tugatish va funktsional faoliyati to'g'risidagi hujjatlarning yagona shakllari.

· tashkilot yoki korxonani tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

· tashkilot yoki korxonani qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

· tashkilot yoki korxonani tugatish to'g'risidagi hujjatlar;

davlatni xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar va kommunal tashkilotlar, korxonalar;

hujjatlar haqida ma'muriy faoliyat tashkilotlar, korxonalar;

· tashkilot yoki korxona faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

· tashkilot yoki korxona faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

b) tashkilot va korxonalar xodimlari uchun yagona hujjatlar shakllari

· ishga joylashish uchun hujjatlar;

· boshqa ishga o'tkazish (ko'chirish) to'g'risidagi hujjatlar;

· ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar;

· ta'tilni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar;

· rag'batlantirishni rasmiylashtirish bo'yicha hujjatlar;

· intizomiy jazolarni rasmiylashtirish bo'yicha hujjatlar.

Ko'proq batafsil ma'lumot Yuqoridagi quyi tizimlarning har birining yagona shakllariga muvofiq "Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi" kitobiga joylashtirilgan / Qo'l. jamoasining muallifi P.A. Levchik va boshqalar / Mn.: BelNIIDAD, 2000. - 87 p.

Operatsion faoliyatning yagona shakllarini kodlashni amalga oshirish uchun mahalliy tasniflagichlar ishlab chiqilgan:

quyi tizimlar;

· hujjatlar turlari.

Kod birlashtirilgan shakl zarur hollarda tegishli ORD blankalariga yopishtiriladi.

Mahalliy ORD tasniflagichlari bo'lishi mumkin ajralmas qismi axborotni qo'llab-quvvatlash rivojlanish davrida avtomatlashtirilgan tizimlar hujjatlarni tuzish, hisobga olish, qidirish, o'tish va bajarilishini nazorat qilish va ularni saqlashni tashkil etish uchun.

Uchun amaliy faoliyat"Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar shakllarining albomi" ham qo'llaniladi / Muallif-ishlab chiquvchi. E.N. Davydova va boshqalar - Mn.: BelNIIDAD, 2002. - 148 p. Albomda hujjatlar shaklda taqdim etiladi sxemalar (hujjat tuzilmalari) va namunalar (hujjatlarni loyihalash namunalari). Hujjat shakllari detallarning burchak va bo'ylama joylashuvi asosida quriladi, ularni joylashtirishning markazlashtirilgan va bayroq usuliga misollar keltirilgan;

Albom quyidagi bo'limlardan iborat:

ma'muriy hujjatlar (buyruq, ko'rsatma, qaror, ko'rsatma);

·tashkiliy hujjatlar (nizom, yo‘riqnoma, qoidalar);

·ma’lumotnoma va axborot hujjatlari (bayonnoma, akt, xizmat xati, eslatma, tushuntirish xati, telefon xabari, telegramma);

hujjatlar yoqilgan xodimlar(bayonot, buyruq, taqdimot, memorandum, tushuntirish xati).