Xat yozishda qanday talablarga rioya qilish kerak? Ish yozishmalarini yuritish qoidalari

Tovarlarni olish uchun ishonchnoma moddiy boyliklar tashkilot sotuvchidan tovarlarni olishi kerak bo'lganda amalda juda tez-tez ishlatiladi. Belgilangan muddatga vakolatli xodimga beriladi.

2017 yilda hujjat shaklining o'zi hech qanday tuzatishlarga duch kelmadi. Xodimga ikki turdagi ishonchnoma berilishi mumkin:

1. Ishonchnoma bergan tashkilotning tafsilotlari.
2. Ishonchnoma tafsilotlari (berilgan sana va amal qilish muddati).
3. Iste'molchi va to'lovchining manzillari va nomlari.
4. Hujjat berilgan xodimning to'liq ismi, shuningdek uning pasport ma'lumotlari.
5. Ishonchnomaning predmeti - ya'ni. aynan qanday tovarlar va moddiy boyliklar chiqarilganligini, shuningdek ularning miqdori va o'lchov birliklarini olish.
6. Imzolar:

• xodim;
• tashkilot rahbari (yoki bunday hujjatlarni taqdim etish huquqiga ega bo'lgan boshqa shaxs);
• bosh buxgalter.

Hujjat old va teskari tomon. Orqa tomonda olingan tovarlar va materiallar ro'yxati, old tomoni esa boshqa barcha ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ro'yxatdan o'tish talablari

Tovar va materiallarni olish huquqini tasdiqlovchi ishonchnoma tuziladi va rasmiylashtiriladi. belgilangan namuna mo'ljallangan maqsadga qarab - bir martalik yoki ko'p foydalanish.

Hujjatga bir nechta talablar qo'yiladi, ularsiz uni qonuniy kuchga ega deb e'tirof etib bo'lmaydi:

1. U ko'k muhrga ega bo'lishi kerak va qo'lda yozilgan imzolar hamma mansabdor shaxslar(menejer va bosh buxgalter) va asl nusxada sotuvchiga taqdim etiladi. Ushbu hujjatni notarial tasdiqlash shart emas.
2. Ishonchnoma nusxasini taqdim etish mumkin, ammo bu holda u notarius tomonidan imzolanishi kerak.
3. Faqat to'liq ismingizni emas, balki hujjatning barcha pasport ma'lumotlarini (yoki boshqa shaxsni tasdiqlovchi hujjatni) ko'rsatish kerak. Xodim rekvizitlari ishonchnomada ko'rsatilgan hujjatni aniq taqdim etishi shart.
4. Hujjat 3 yildan oshmasligi kerak bo'lgan amal qilish muddatini ko'rsatadi.
5. Agar muddat ko'rsatilmagan bo'lsa, u holda ishonchnoma avtomatik ravishda 1 yil davomida (imzolangan paytdan boshlab) haqiqiy hisoblanadi.
6. Barcha mahsulotlar nomi va miqdorining aniq tavsifi bilan oddiy ro'yxatda keltirilgan. Agar miqdor ko'rsatilmagan bo'lsa, bunday ishonchnomadan foydalanish juda qiyin bo'ladi, uning yordami bilan sud jarayonida manfaatlarni himoya qilish kamroq.
7. Bilan birga mavjud shakllar rasmiy tasdiqlangan ishonchnomalar, qonun fuqarolar va tashkilotlarga hujjat tuzishni taqiqlamaydi. erkin shakl. Asosiysi, tuzilgan sana, barcha tomonlarning shaxsiy ma'lumotlari va menejerning imzosi va muhri mavjudligini ko'rsatish.

ESDA TUTING. Sud amaliyoti ko'k muhrga ega bo'lgan ishonchnoma direktorning imzosisiz haqiqiy emasligini ko'rsatadi. Muhrning haqiqiyligini isbotlash mumkin bo'lgan va menejer xodimning harakatlariga e'tiroz bildirmagan hollarda ham sud uni tan olmasligi mumkin. yuridik kuch hujjat.

Ishonchnomasiz akseptni amalga oshirish mumkinmi?

Soliq oqibatlari nuqtai nazaridan ishonchnomaning yo'qligi sotuvchi va xaridor uchun teng bo'lmagan ahamiyatga ega:

1. Aynan shu hujjat sotuvchini tasdiqlaydi vakolatli shaxs haqiqatan ham tovarni belgilangan miqdorda olish huquqiga ega. Shuning uchun, sotuvchi uchun tovarlarni ishonchnomasiz topshirish ishi jiddiydir soliq oqibatlari. Gap shundaki, bu holatda haqida gapiramiz buxgalteriya hisobiga kiritilgan bo'lsa-da, lekin kerakli hujjatli asossiz operatsiya to'g'risida.
2. Xaridor uchun hech qanday oqibatlar bo'lmaydi: tovarlar va boshqa qimmatbaho narsalar har qanday holatda ham tegishli hujjatlarda aks ettiriladi. buxgalteriya hisobi, va ularni sotib olishning tegishli asoslari o'z aksini topgan ichki hujjatlar xaridorning o'zi.

Tovar va moddiy boyliklarni qabul qilishda sotib oluvchi korxona xodimi nafaqat ishonchnomaning asl nusxasini, balki pasportning asl nusxasini yoki qonun tomonidan uning shaxsini tasdiqlovchi boshqa hujjatni ham taqdim etishi shart.

Tovarlar hujjat berilgan har qanday xodim tomonidan qabul qilinishi mumkin. Agar u korxona rahbari tomonidan qabul qilingan bo'lsa, unda unga ishonchnoma berishga hojat yo'q, chunki u tashkilot vakili sifatida emas, balki bunday ishlarni amalga oshirish huquqiga ega bo'lgan uning rahbari sifatida ishlaydi. operatsiyalar.

Shuning uchun, faqat kompaniya rahbari (yoki yakka tartibdagi tadbirkor) ishonchnomasiz ishlashi mumkin, aks holda sotuvchi tegishli jazolarni olish xavfini tug'diradi. Ushbu hujjatning yo'qligi sababli xaridor hech qanday xavf-xatarni o'z zimmasiga olmaydi.

Qabul qilish uchun ishonchnoma: haqiqiy misol

Ro'yxatga olish nuqtai nazaridan, ishonchnomani aynan kim berganligi muhim emas - kompaniya yakka tartibdagi tadbirkor yoki xususiy fuqaro. Ro'yxatdan o'tishda eng muhimi, tomonlarning barcha shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi to'g'ri ma'lumot, shuningdek, xaridor sotuvchidan olishi kerak bo'lgan tovarlarning nomi va miqdorining aniq tavsifi.

Quyida bir misol keltirilgan haqiqiy ishonchnoma inventar buyumlarni olish uchun.

1C dasturida hujjatni qanday tuzish kerak: video

Ishonchnoma amal qiladi standart hujjatlar, va u 1C dasturida bir necha daqiqada tuzilishi mumkin. Bosqichma-bosqich ko'rsatmalar videoda ko'rsatilgan.

Kompaniya manfaatlarini ifodalovchi fuqaro tegishli vakolatlarga ega bo'lishi kerak. 1-bandga muvofiq, hokimiyat individual tashkilot nomidan harakat qilish quyidagilarga asoslanishi mumkin:

• vakolatli shaxsning akti davlat organi;
• qonun bilan belgilangan (masalan, boshqaruvchi MChJ nomidan vakolatni tasdiqlamasdan harakat qilishi mumkin - bosh direktor);
• yozma vakolat, ya'ni ishonchnoma.

Ushbu qoidalar barcha holatlar uchun amal qiladi iqtisodiy hayot. Misol uchun, etkazib beruvchidan tovarlarni qabul qilishda kompaniya vakili moddiy boyliklarni olish uchun ishonchnomaga ega bo'lishi kerak. Vakilning vakolatini tasdiqlash uchun ishonchnoma talab qilinadi. Agar u mavjud bo'lmasa, bitim sudda haqiqiy emas deb topilishi mumkin. Yetkazib beruvchi tovarni topshirish faktini isbotlay olmaydi, shuning uchun unga to'lovni olish huquqini isbotlash qiyin bo'ladi.

Tashkilot mustaqil ravishda ishonchnoma ishlab chiqishi mumkin tovarlar va materiallarni qabul qilish yoki foydalaning birlashtirilgan shakllar M-2 va M-2a, Davlat statistika qo'mitasining 1997 yil 30 oktyabrdagi 71a-son qarori bilan tasdiqlangan. Quyida moddiy boyliklarni olish uchun ishonchnoma shaklini yuklab olishingiz va uni qanday to'ldirish namunasini ko'rishingiz mumkin.

Biz o'z shaklimizni yaratamiz

Foydalanish holatida o'z blankasi Ishonchnomada quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

• hujjatning nomi - ishonchnoma;
• chiqarilgan sana;
• direktorning tafsilotlari (hujjatni bergan tashkilot): OGRN ko'rsatilmasligi mumkin, ism, manzil va TIN etarli;
• vakilning rekvizitlari: to'liq ismi-sharifi, pasport ma'lumotlari, yashash joyi (vakilning muvofiqligini tasdiqlash uchun o'zi bilan pasport bo'lishi kerak);
• Berilgan vakolatlar ko'rsatilishi kerak (qabul qilingan tovarlar va materiallar ro'yxati va etkazib beruvchining rekvizitlari);
• vakilning imzosi;
• boshqaruvchining imzosi va hujjatni bergan kompaniyaning muhri.

Ishonchnomaning har qanday amal qilish muddati ko'rsatilishi mumkin, ammo, ga muvofiq, agar boshqacha tartib belgilanmagan bo'lsa, hujjat berilgan kundan boshlab bir yil davomida amal qiladi. Ishonchnoma har qanday shaxsga berilishi mumkin: tashkilot xodimi va xodim bo'lmagan fuqaro.

Biz standartlashtirilgan shakllardan foydalanamiz

Birlashtirilgan shakllarni to'ldirishda 71a-sonli qarorda ko'rsatilgan ko'rsatmalarga amal qilgan holda barcha tafsilotlarni ko'rsatish kerak.

Moddiy boyliklarni olish uchun ishonchnoma blankasi, M-2 shakl

M-2a shakli katta hujjat aylanishi uchun ishlatiladi. Ushbu shaklda olinadigan umurtqa pog'onasi yo'q, uni berish fakti maxsus jurnalda qayd etiladi.

Moddiy boyliklarni olish uchun ishonchnoma shakli, M-2a shakli

Tovarlarni olish uchun ishonchnoma namunasi

Keling, M-2 shaklini qanday tuzish kerakligi haqidagi misolni ko'rib chiqaylik. Biz raqam va sanani to'ldirishdan boshlaymiz. Berilgan sanani aniq qayd etish muhim, hujjat haqiqiy emas (;

Har qanday tashkilot faoliyatida muvaffaqiyat, tijorat firmasi yoki korxona xulq-atvor madaniyati va odobi bilan uzviy bog'liqdir. Menejer va xodimlarning barcha harakatlari, albatta, odob-axloq qoidalarini hisobga olishi va vaziyatga mos kelishi kerak.

Odobning eng muhim qismlaridan biri bu biznes yozishmalaridir.

Hisob-kitoblarga ko'ra, ish vaqtining deyarli 50 foizi qog'oz va pochta bilan ishlashga sarflanadi. Ammo bu zarur, chunki malakali biznes yozishmalar kompaniyaning aylanmasini sezilarli darajada oshirishi va o'zaro aloqani tezlashtirishi mumkin turli xizmatlar va bo'limlar.

Albatta, bu erda ma'lum naqshlar mavjud va biz ushbu maqolada ular haqida albatta gaplashamiz. Qoidalar ish yozishmalar uzoq vaqtdan beri standartlashtirilgan. Mavjud GOST R.6.30-2003 matnni varaqqa to'g'ri joylashtirishga yordam beradi, qanday chekinishlar, chekkalar va shriftlar qilish kerakligini aytadi. Ishbilarmonlik yozishmalari nutq shakllarining bir xilligi va takrorlanishi bilan tavsiflanadi.

Biroq, har qanday harf individualdir. Unda katta iz jo'natuvchining shaxsi, uning pozitsiyasi, holati va oluvchi tomonidan qoldiradi. Ishbilarmonlik yozishmalari qaysidir ma'noda ijodkorlik va mehnatsevarlikning uyg'unligidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari

Hujjatlar aylanishi amalga oshiriladi qog'oz ommaviy axborot vositalari va elektron pochta orqali.

Korxonadagi barcha yozishmalarni quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin:

Rasmiy/norasmiy yozishmalar;

Ichki va tashqi.

Rasmiy yozishmalarga tijorat takliflari, tashakkurnomalar va kafolatlar kiradi. savdo shartnomalari, korxona uchun buyurtmalar, ish majburiyatlari, talablar, talablar, da'volar.

Norasmiy yozishmalar biznes hamkorlari, mijozlari va xodimlarining turli tabriklarini o'z ichiga oladi; hamdardlik, uzr, taklif va rahmat.

Ichki hujjatlar faqat bitta korxonaning bo'limlari o'rtasida muomalada bo'ladi, tashqi hujjatlar esa uning chegarasidan tashqariga chiqadi.

Ish yozishmalari qoidalari: ichki tarkib

Asosiy talab - xatning qisqaligi va ravshanligi. Matnni bir necha sahifaga cho'zmang. Eng yaxshi variant- biriga mos keladi.

Ish yozishmalari qoidalari matndan murakkab, tushunarsiz, xorijiy va yuqori darajada ixtisoslashgan so'z va iboralarni chiqarib tashlashni o'z ichiga oladi. Barcha jumlalar qisqa, muallifning asosiy fikrlari va "suvsiz" bo'lishi kerak.

Maktubingizda ikki tomonlama talqin qilishdan saqlaning, aks holda nizolar yuzaga kelsa, o'z nuqtai nazaringizni himoya qilish va ma'lum bir ibora bilan nimani nazarda tutganingizni isbotlash qiyinroq bo'ladi.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari yozuvchini oluvchini ismi va otasining ismi bilan chaqirishga majbur qiladi, undan oldin "Azizim ..." sarlavhasi qo'yiladi. Va xatni oluvchi bilan yaxshi do'stona munosabatda bo'lsangiz ham, "siz" dan foydalanishni unutmang.

Kirish qismida familiya va ismni ko'rsatish bilan bir qatorda xabarning asosiy maqsadi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari misollari bunday holatlar uchun etarlicha shablon va klişelarni biladi: "Oldingi xat bilan bog'liq holda ...", "Sizga eslatamiz ...", "Bizga xabar bering ..." va boshqalar.

Qabul qiluvchi uchun noqulay bo'lgan javobni (taklifni rad etish, hamkorlikni rad etish) quyidagi iboralar bilan yumshoq qilib qo'ying: "Afsuski, biz taklif qilingan shartlardan foydalana olmaymiz ..." yoki shunga o'xshash.

Tashqi qog'oz hujjatlari

Har qanday ish xati kompaniya ma'lumotlari va barcha aloqa ma'lumotlari bilan kompaniya blankida yozilishi kerak.

Ishonch hosil qiling aniq sana hujjat.

Varaqning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflari va qabul qiluvchi kompaniyaning manzili joylashgan.

O'quvchiga tushunish va idrok etishni osonlashtirish uchun matnni mazmunli paragraflarga ajrating. 4-5 qatordan oshmasligi kerak.

Barcha so'zlarni katta harflar bilan yozish yomon shakldir.

Hujjatlar xatga ilova qilinishi mumkin. Bunday holda, ular ro'yxatga olinadi alohida qator varaqning pastki chap qismida. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob 10 kun ichida olinishi kerak. Muammoni hal qilish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, qabul qiluvchi bu haqda xabardor qilishi kerak.

Yozganingizdan so'ng, matnni imlo va grammatik xatolar uchun yana diqqat bilan tekshiring. Agar vaqtingiz bo'lsa, xatni bir chetga surib, keyinroq unga qaytishingiz kerak. Qoidaga ko'ra, dastlab sezilmagan noaniqliklar aniqlanadi. Ushbu maslahat mijozning shikoyatiga javob berishda eng muhim hisoblanadi. Siz savodsiz yozilgan xat bilan odamni ko'proq g'azablantirmasligingiz kerak.

Hujjat bir necha marta yozilgan va tekshirilganda, uni A4 qog'ozga chop eting. Ushbu o'lcham har qanday yozishmalar uchun ishlatiladigan standart o'lchamdir, hatto matnning o'zi faqat yarim varaqni egallasa ham.

Chop etishdan oldin siyohni printerda sinab ko'ring, bu loyqa yoki noto'g'ri chiqmasligi uchun.

Ba'zi hollarda siz hujjatga tashrif qog'ozini qo'shishingiz va chop etilgan varaqning o'zini shaffof faylga qo'shishingiz mumkin.

Kompaniya logotipi bilan markali konvert ham yaxshi shakl deb hisoblanadi.

Ishbilarmonlik yozishmalarini norasmiy sharoitda o'tkazish qoidalari ko'pincha avvalgidan ko'ra ko'proq hissiydir biznes hujjatlari, va kamroq muhrlangan. Qisqartmalar va rangli sifatlardan foydalanish bu erda mos keladi, masalan, tabriklarda: ajoyib, sezgir, mehribon.

Biznes elektron pochta xabarlari

Pochta tarmog'i orqali konvertda yozishmalarni yubormasligingiz sizni tinchlantirmasligi kerak. Bunday hollarda ish yozishmalari qoidalari ham qo'llaniladi.

Vakolatli va to'g'ri elektron biznes xabarlari ham korxona, ham ma'lum bir shaxsning ijobiy imidjini yaratadi. Biznesda obro'-e'tibor juda qimmatga tushadi!

Elektron pochta orqali yozishmalarning asosiy qoidalari

Ishchi E-pochta manzili Faqat mo'ljallangan maqsadda foydalaning.

Pochta qutisining nomiga e'tibor bering. Ishlayotganda "chaqaloq", "supermen" kabi noto'g'ri nomlardan foydalanmang, hatto ular inglizcha transkripsiyada ko'rsatilgan bo'lsa ham.

Har doim "mavzu" ustunini to'ldiring, aks holda xatingiz spamga tushishi mumkin. "Reja", "ro'yxat", " kabi tavsiflar tijorat taklifi"," hisobot ishlamaydi. Shunga o'xshash harflar qabul qiluvchingizning pochta qutisida juda ko'p bo'lishi mumkin. Xabaringiz nima haqida ekanligi haqida iloji boricha aniqroq bo'ling. Beshdan ortiq so'z ishlatmang. Mavzuni bosh harf bilan yozing. Oxirida nuqta qo'yishning hojati yo'q.

Agar siz ilgari qabul qilingan elektron pochta xabariga javob bersangiz, mavzu satridan "Qayta" ni olib tashlang.

Muloqot uslubi

Xatni ishbilarmon shaklda saqlang. Qo'rqituvchi, iltimos, buyruq ohangini olib tashlang.

Elektron biznes yozishmalari qoidalari kulgichlardan foydalanishga ruxsat bermaydi, katta miqdor matndagi savol yoki undov belgilari.

Muloyim bo'ling. Boshida majburiy salomlashish va oxirida suhbatdosh bilan xayrlashish yaxshi shakldir. Misol uchun, "Hurmat bilan ..." yoki shunga o'xshash: "Hurmat bilan ...".

Biznes elektron pochta yozishmalari va u" oltin qoida": bitta xabarda bir nechtasini aralashtirmang turli mavzular. Xatlarni ketma-ket yuborish yaxshiroqdir.

Elektron pochta qog'oz xatning yarmiga teng bo'lishi kerak.

Qo'shimchalar bilan ishlash

Etkazish uchun juda ko'p ma'lumot bo'lsa, uni xatning asosiy qismiga qo'ymang, balki ilova qiling alohida hujjatlar ilovada.

Qabul qiluvchiga qulay bo'lishi uchun siz tayyorlagan hujjatlarni u tushunadigan nomlarga o'zgartiring. Bu sizning qiziqishingizni ko'rsatadi va sizni g'alaba qozonadi. Qabul qiluvchining kompyuterida qancha ish papkasi borligi va ular orasida sizning xatingizni qanday izlashi haqida o'ylab ko'ring.

Qabul qiluvchini siz yuborayotgan fayllar haqida xabardor qilishni unutmang, shunda u ularni tasodifiy virus deb hisoblamaydi. Katta hajmdagi hujjatlarni arxivlash.

Va eng yaxshisi ham katta sarmoya(200 kbaytdan) boshqa usullar bilan, masalan, ftp serveri orqali yuborish.

COM, EXE, CMD, PIF va boshqa bir qator formatlar, ba'zilari pochta serverlari Ular sizga ruxsat bermaydilar va sizni to'sib qo'yishadi.

Agar sizning maktubingizni bir nechta qabul qiluvchilar bo'lsa, har safar ommaviy yuborish haqidagi barcha dalillarni o'chirishga vaqt ajrating. Qabul qiluvchiga bunday qo'shimcha ma'lumotlar umuman kerak emas. "Bcc" buyrug'i sizga yordam beradi.

Ish yozishmalarini yuritish qoidalari elektron pochta boshqa tomonni yozishmalarni olganligi to'g'risida xabardor qilishni o'z ichiga oladi. Agar yoqilgan bo'lsa hozirgi paytda javob berish imkoniyati yo'q, bu haqda suhbatdoshingizga xabar bering. Boshqa savollar va jarayonlarning oldini olish uchun yozishmalar tarixini saqlang.

Agar javob muhim va shoshilinch bo'lsa, qabul qiluvchini telefon, Skype yoki ICQ orqali qo'shimcha ravishda xabardor qilishga ruxsat beriladi. Agar bundan keyin ijobiy natija erisha olmadi, yana bir bor eslatib qo'ying.

Hujjat so'raganingizda, javob sifatida ilova qilingan fayl bilan bo'sh xat olishingiz odatiy hol emas. Bu qabul qilinishi mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalarining namunalari hujjatning asosiy qismida tegishli ma'lumotlarni joylashtirishni talab qiladi. Masalan, bu: "Men sizning so'rovingiz uchun kerakli ma'lumotlarni yuboryapman."

Xat oxirida koordinatalarni ko'rsatishni unutmang: hammasi mavjud usullar ulanishlar, lavozim, kompaniya veb-sayti, ijtimoiy tarmoqlarga havolalar.

Tashkilot kontaktlarini yozishda iloji boricha ko'proq ma'lumot bering - telefon raqamini hudud kodi, pochta indeksi bilan manzil. Axir sizning muloqotingiz nafaqat mintaqangiz aholisi bilan sodir bo'ladi. Agar sizda barcha ma'lumotlar bo'lsa, siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi.

VA oxirgi qoida: yozishmalarni kim boshlagan bo'lsa, elektron muloqotni tugatishi kerak.

Xulosa

Ish yozishmalari nozik masala. Ba'zida inson va u vakili bo'lgan tashkilot haqida aniq fikrni shakllantirish uchun bir qarash kifoya qiladi. Qoidalarni bilish ish xati karerangizga katta yordam berishi mumkin.

Ishbilarmonlik aloqasi Yozuvlarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Biznes yozishmalarining eng dolzarb muammolari

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi qisqa muddatlar, lekin odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi zarar etkazishi mumkin hamkorliklar yoki itaring potentsial mijoz. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, bor muayyan qoidalar: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari va xatlardan foydalangan holda yaxshi munosabatlar o'rnatish uchun bir nechta hiyla-nayranglar nafaqat har bir ish kuni elektron pochtasi kiruvchi yozishmalarga to'lib-toshgan va rejalarida bir nechta yozishmalar va xabarlarni o'z ichiga olgan, tashabbuskori siz bo'lishingiz kerak bo'lganlar bilishi kerak. . Olxalarning sehrini o'zlashtirish hamma uchun foydalidir zamonaviy ayol. Bu, hech bo'lmaganda, ish qidirishda foydali bo'ladi - rezyumeni yuborish, muqovali xatlar, so'rov bo'yicha o'zingiz haqingizda qo'shimcha ma'lumot va test topshiriqlari, shuningdek, suhbat vaqtini muvofiqlashtirish uchun xabarlar yuborish.

Savodxonlik biznes yozishmalari va sizning yuzingizning asosidir

Disleksiya bilan og'rigan bloggerlar Internetda mashhur bo'lishi mumkinligi sizning xatolaringiz va sliplaringiz uchun bahona bo'lmasligi kerak. Maktabda rus tilida ishlar yaxshi bo'lmagani bilan o'zingizni taskin qilmang ("yo'q" deb yozish qoidalari turli qismlar Nutqingizni yaxshilash vaqti keldi). O'zingizga nisbatan imkon qadar talabchan bo'ling. Matningizdagi so'zlarni noto'g'ri yozish biznes yozishmalarini olib borishda ayniqsa haqoratli. professional soha. Suhbatdosh sizning qobiliyatingizga shubha qilishi mumkin.

1. gramota.ru veb-saytini Internet-brauzeringiz xatcho'plarida saqlang.

2. So'zlarni ishlatmang aniq ta'rif kimga bera olmaysiz (hech bo'lmaganda Vikipediyani tekshiring).

3. Esda tutingki, suhbatdoshga tanish bo'lmagan noyob va o'ziga xos so'zlar uni chalkashtirib yuborishi yoki noto'g'ri talqin qilinishi mumkin. Agar suhbatdoshingizni atamalaringiz bilan tanishtirish kerak bo'lsa, unda odob-axloq qoidalariga ko'ra, ishlatilgan atamalar va qisqartmalar haqida tushuntirish bering.

4. Juda uzun jumlalar tuzmaslikka harakat qiling. Ish yozishmalarini o'tkazish uchun emas, balki roman yozish uchun murakkab va bezakli dizaynlarni qoldiring.

5. Xabarni darhol xatning asosiy qismida emas, balki avval kompyuteringizdagi faylda yozishingizni qat'iy tavsiya qilamiz. Birinchidan, so'zning o'rnatilgan imlosi va tinish belgilari sizga yordam beradi. Ikkinchidan, siz istisno qilasiz yoqimsiz holat tasodifiy ish xatining muddatidan oldin yuborilishi yoki brauzerning yopilishi tufayli uning yo'qolishi va hokazo (Wordda matn kiritishda "saqlash" belgisini tez-tez bosishni odat qiling va sozlamalarda qisqa vaqt oralig'ida avtomatik saqlashni o'rnating. ). Planshetingizda bashoratli yozishni unutmang va mobil qurilmalar so'zlaringizga juda kutilmagan tuzatishlar kiritishga qodir.

6. Xat yuborishdan oldin uni bir necha marta o'qing. Agar vaqt tugab qolsa (Aytgancha, ish yozishmalarining muhim asosiy qoidalaridan biri bu muddatlarni kechiktirmaslikdir, shuning uchun yozishni oxirgi daqiqada boshlamaslik yaxshiroqdir), keyin biroz vaqt o'tgach yozgan matnni qayta o'qing. yozish - yarim soat yoki bir soatdan keyin boshqa biznesga o'tish.

Vakolatli biznes yozishmalari. Muhim tafsilotlar

Ish yozishmalarini olib borish va bajarishda tafsilotlarga e'tibor hurmatni ko'rsatadi va vaqtni tejaydi

7. Xatning "mavzu" maydonini to'ldirishni e'tiborsiz qoldirmang . Agar siz birinchi sovuq elektron pochta xabaringizni yuborayotgan bo'lsangiz, mavzu qatori ko'zni qamashtiruvchi, noyob va qiziqarli bo'lishi mumkin. Ammo agar sizning maktubingiz allaqachon kutilgan bo'lsa yoki siz oluvchi bilan bir muncha vaqt yozishmalarda bo'lgan bo'lsangiz, unda mavzu qisqa, aniq va lo'nda bayon qilinishi kerak. Bu sizga kerak bo'lganda xatingizni (siz uchun ham, oluvchi uchun ham) pochta orqali tezda topish imkonini beradi.

8. "Re: Re: Re:" ning uzun zanjirlari axlat taassurotini beradi. Boshlashdan qo'rqmang yangi zanjir suhbatdoshingiz bilan faqat muammoga tegishli bo'lgan oldingi xabarlarni keltiring (va ha, agar siz, masalan, ba'zi tafsilotlarni muhokama qilsangiz, ularni "tortib olish" kerak. maxsus loyiha, byudjet/narxlar/xizmat paketlari va boshqalar bo'yicha kelishib oling. - bu holda, iqtibos keltirish qulay va biznes odob-axloq qoidalari bilan talab qilinadi).

9. Agar kiruvchi xabarda siz uchun bir nechta savollar bo'lsa, har biriga alohida iqtibos keltirgan holda ularga javob bering. Agar siz bir nechta savollar bilan xat yuborayotgan bo'lsangiz, raqamlashdan foydalaning va matnni paragraflarga ajrating. Aniq tuzilishga yopishib oling.

10. Xatning asosiy qismida xabarning barcha qo'shimchalarini sharhlang. Qabul qiluvchi darhol ularning mazmuni haqida ma'lumot olishi uchun siz biriktirgan barcha fayllarni imzolang .

11. Imzo juda muhim tafsilot ish xati. Elektron pochta xizmatlari sozlamalarida siz odatda barcha harflaringiz uchun avtomatik imzo o'rnatishingiz mumkin. Yaxshi yozilgan imzo vizitkalarni chop etishga teng, yaxshi tashrif qog'ozlari. Imzoda ismingiz va familiyangizga qo'shimcha ravishda lavozimingiz, aloqa ma'lumotlaringiz (telefon, skype) va kompaniya logotipidan foydalaning. Ijodiy jihatdan ahamiyatli bo'lgan (esda qolarli va ular ishlayotgan shaxs yoki kompaniya bilan bog'liq) tashrif qog'ozlari eng yaxshi deb hisoblanganidek, imzo kompaniya bilan aloqangizni ko'rsatadigan yoki biznesga bo'lgan muhabbatingiz haqida gapiradigan "burilish bilan" bo'lishi mumkin. sen ... qil. Misol uchun, Mann, Ivanov va Ferber nashriyotining ba'zi xodimlari o'z imzolarida "Endi men o'qiyman ..." qo'shimcha jumlasidan foydalanadilar (va nashriyotning yangi mahsulotining nomini kiriting). Oziq-ovqat sanoati kompaniyalari vakillari o'z xatlarini tilaklar bilan yakunlashlari mumkin " kuningiz mazali bo'lsin"va boshqalar. Ba'zan biznes yozishmalarini bunday formatlash rahbariyat bilan kelishilgan bo'lishi kerak.

12. Ish yozishmalari uchun NameWoman alohida pochta manzilini yaratishni qat'iy tavsiya qiladi. Bu kompaniya nomini yoki kompaniya veb-saytining domenini, ismingizni (to'liq, kichikroq shakllarsiz) va familiyangizni aks ettirishi tavsiya etiladi. Elektron pochta nomida yoshingiz yoki tug'ilgan yilingizni ko'rsatadigan raqamlardan foydalanmang. Elektron pochta sarlavhasida o'z pozitsiyangizni ko'rsatish juda maqbuldir, ammo ba'zi odamlar bundan qochishadi, chunki ular o'zgarmaslikni rejalashtirmoqda pochta qutisi, martaba zinapoyasida yuqoriga ko'tarilish.

Bundan tashqari, rezyume va shunga o'xshash biznes xatlarini yuborish uchun foydalanmasligingiz kerak. pochta manzillari o'ynoqi yoki haddan tashqari ijodiy. Ayniqsa, agar siz yirik kompaniyada jiddiy lavozimga nomzod bo'lsangiz.

Ishbilarmonlik yozishmalari odobi

13. Ishbilarmonlik yozishmalarining uslubi quruq bo'lishi shart emas. Ammo dizaynning jiddiyligi va qat'iyligi - majburiy qoida. Kichkina qo'shimchalar, jargon va so'zlashuv iboralaridan saqlaning.

14. Kulgichlar tuzoqqa aylanishi mumkin. Aslida, ular biznes tanishining birinchi harflarida bo'lmasligi kerak. O'rnatilgan aloqa bilan, tabassumli qavslar hali ham qabul qilinadi, lekin uni haddan tashqari oshirmang va xatning bunday "yoqimli bezaklari" ning tashabbuskori bo'lmang. Ish yozishmalarini olib borishda qayg'uli va har qanday ijodiy animatsion kulgichlar (va ayniqsa siz "pastdan" bo'lgan holatlarda) qat'iyan man etiladi.

15. Maktubning boshida va agar kerak bo'lsa, butun matn davomida ism, ism va otasining ismi bilan hurmatli salomlashish va manzildan foydalanishni unutmang. Bu nafaqat ishbilarmonlik yozishmalar etikasi bilan talab qilinadi, balki suhbatdoshning sizning xabaringizga qiziqishini va unga sodiqligini oshirishga imkon beradi. Qabul qiluvchilar har doim manzilli xatlarga ko'proq e'tibor berishadi, shuning uchun siz yozishingiz kerak bo'lgan shaxsning ismini va u qanday manzilni afzal ko'rishini (ismi yoki ismi va otasining ismi bo'yicha) oldindan bilib olishga harakat qiling.

Ish yozishmalari qoidalariga ko'ra, oddiy hollarda javob ish kuni ichida, ko'pi bilan ikki kun ichida yuborilishi kerak. Agar oxirgi soatlarda xat olsangiz ish kuni uzoq dam olish kunlari yoki ta'til oldidan shoshilinch bo'lmagan xatga batafsil javob berishga majbur emassiz. Biroq, ish yozishmalari odob-axloq qoidalariga ko'ra, siz xatni olganingiz va hozirda bo'lmaganligingiz va falon sanadan keyin yoki undan kechiktirmasdan batafsil javob berishingiz haqida qisqacha javob yuborishingiz maqsadga muvofiqdir. . Agar javob berish uchun uchinchi shaxsdan olishingiz kerak bo'lgan har qanday ma'lumotga aniqlik kiritishingiz kerak bo'lsa yoki ma'lumotlarni to'plash va materiallarni tayyorlash bo'yicha puxta ish olib borganingizdan so'ng, xuddi shunday qilishingiz kerak.

O'z navbatida, agar sizga suhbatdoshingizdan javob xati kerak bo'lsa, u holda so'rovingizni 3 ish kuni ichida takrorlashingiz mumkin. Agar sizga shoshilinch javob kerak bo'lsa, birinchi maktubingizda bu haqda to'g'ri yozing (agar iloji bo'lsa, sabablarini tushuntiring), shuningdek, uning olinganligini tasdiqlashni so'rang. Aytgancha: spam-papkangizni muntazam tekshirib turing (har uch kunda).

Va chiroyli biznes maktubi qanday ko'rinishi haqida bir oz ko'proq. Biznes yozishmalarini formatlash

Xatni o'qish va tushunish oson bo'lishi kerak. Qisqa jumlalar, qatnashuvchi va ergash gaplarning minimumi - sodda konstruktsiyalar ish yozishmalarining asosi hisoblanadi. Tasavvur qilishga yana nima yordam beradi mukammal namuna barcha qoidalarga muvofiq harflar?

16. Sizning yozishmalaringizdagi paragraflar 7-10 qatordan oshmasligi kerak.

17. Agar paragraflar orasidagi masofa bitta xatboshidagi satrlar orasidagi masofadan kattaroq bo'lsa, ish xati matni yaxshiroq qabul qilinadi va toza ko'rinadi.

19. So'zlar va undan ham ko'proq iboralar va butun jumlalar yozilgan bosh harflar bilan qichqiriq, bosim va hurmatsizlik sifatida qabul qilinadi. Ushbu uslub biznes yozishmalari uchun mos emas. Qo'l ostidagi xodimdan norozi bo'lgan xo'jayin bo'lsangiz ham, o'zingizga bunga yo'l qo'ymang.

Biznes xushmuomalalik va tarmoq texnikasi

20. Suhbatdoshingizga sizning taklifingizga rozi bo'lishiga, uning fikrini aks ettirishiga, sizga maslahat berishiga, sharh qoldirishiga yoki savol berishga ruxsat bering. Buning eng oson yo'li - xatda "bu haqida nima deb o'ylaysiz?", "agar sizda biron bir savol bo'lsa, men ularga javob berishga harakat qilaman", "menga qaroringiz haqida yozing" iboralarini ishlatishdir.

21. Qabul qiluvchidan kelayotgan signallarga ehtiyot bo'ling. Suhbatdoshingizning yozish uslubi va sizga qanday murojaat qilishiga e'tibor bering. Oynaning psixologik qoidasini eslang. Agar sizning maktubingiz uning uslubini aks ettirsa, juda yaxshi (lekin noto'g'ri yozilgan emas, albatta). Agar u ba'zi shaxsiy ma'lumotlarni eslatsa, unga e'tibor bering. Xursandchilik, hamdardlik, ishtirok etish va bayramlar bilan tabriklashni aks ettiruvchi xushmuomala va to'g'ri bo'ling.

22. Bayramlar haqida gapirganda. Agar sizning biznes yozishmalaringiz rasmiy bayramlar sanalarida sodir bo'lsa, suhbatdoshingizni o'tgan / yaqinlashib kelayotgan bayramlar bilan tabriklang. Muhim mijozlar va siz bilan uzoq muddatli biznes yozishmalarini olib boradigan kishilar, odob-axloq qoidalariga muvofiq, alohida xat bilan tabriklanishi kerak. Suhbatdoshingizning tug'ilgan kunini aniqlash foydali bo'ladi - bu ma'lumotni odatda ijtimoiy tarmoqlardan olish oson.

O'zingizni boshqaring mijozlar bazasi va professional aloqalar ma'lumotlar bazasi. Familiyalar va ismlar, lavozimlar va telefon raqamlari, ijtimoiy tarmoqlar va elektron pochtadagi akkauntlarga havolalar bilan bir qatorda, shaxsiy ma'lumotlarni yozing, biznes yozishmalarida siz allaqachon kesib o'tgan loyihalar va masalalarni belgilang.

23. Ishbilarmonlik yozishmalari va asosiy xushmuomalalik etikasi shunday deydi: minnatdorchilik so'zlarini unutmang. Tabriklar, maslahatlar, tushuntirishlar, taklifnomalar uchun, ma'lumot sertifikati, biznes muxbiringizdan tezkor javob.

Faqat Milena