Hujjatlarni arxivga topshirish uchun tayyorlayapsizmi? Ish hujjatlarining ichki inventarini qanday to'g'ri tuzishni, standart shaklni qaerdan olish kerakligini va qanday namunalardan foydalanishni bilib oling.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Ish hujjatlarini ichki inventarizatsiya qilishning maqsadi

Amaldagi qonunchilikka ko'ra, ish yuritishdagi "ish" atamasi bitta masalani hal qiluvchi yoki faoliyatning bir sohasiga tegishli bo'lgan hujjatlar to'plami sifatida tushuniladi (GOST R 51141 - 98). Ishni tuzish tartibi to'ldirilgan hujjatlarni ishlarning nomenklaturasiga muvofiq guruhlash va tizimlashtirishni o'z ichiga oladi.

Ishni shakllantirishning yakuniy bosqichi ichki qismni tayyorlashdir hujjatlarni inventarizatsiya qilish, bu ishga kiritilgan rasmiy hujjatlarning to'liq ro'yxatini o'z ichiga olgan, seriya raqamlari, identifikatorlar, sarlavhalar va sanalar, shuningdek ish varaqlarining raqamlanishi ko'rsatilgan buxgalteriya hujjati. Bu hujjatlarni tasniflash va indekslash va ularni raqamlash uchun kerak.

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.6.17-bandiga binoan (VNIIDAD tomonidan ishlab chiqilgan, Rosarxiv kengashi tomonidan 02.06.2002 yilda tasdiqlangan) ichki inventarizatsiya zarur:

doimiy va vaqtincha saqlash (10 yildan ortiq) hujjatlarini, agar u o‘zining alohida ahamiyatiga ko‘ra saqlangan bo‘lsa (shaxsiy, tergov, sud ishlari) qayd etish;

bir turdagi rasmiy qog‘ozlarni birlashtirish tamoyili bo‘yicha tuzilgan, lekin ularning sarlavhalarida mazmuni oshkor etilmagan doimiy va vaqtincha saqlash hollarini qayd etish;

Bunday ro'yxat manfaatdor shaxslarga (masalan, hujjatlarni arxivga topshirishda) ro'yxat mazmunini va hujjatlarning haqiqiy mavjudligini solishtirish, uning xavfsizligi va rasmiylashtirilishining to'g'riligini tekshirish uchun zarurdir.

Ichki inventar standart shaklga muvofiq alohida varaqda tuziladi. Shakl yuqoridagi Qoidalarga 10-ilovada keltirilgan va Rosarxiv tomonidan belgilangan ish yuritish standartlariga rioya qiladigan tashkilotlar tomonidan qo'llaniladi.

Ish hujjatlarining ichki inventarizatsiyasi: standart shakl

Ish hujjatlarining ichki inventarini tuzishda namuna sifatida VNIIDAD tomonidan ishlab chiqilgan shakldan foydalanish kerak. Ushbu shablon quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

Tartib raqami (yozuv raqami);

Indeks (noyob obyekt identifikatori);

Sarlavha (rasmiy hujjatning qisqacha mazmuni);

Varaq raqamlari (ushbu hujjat ish faylining qaysi varaqlarini egallaydi).

Bundan tashqari, standart shakl kotibga fayldagi har bir element uchun eslatmalarni kiritish imkonini beradi (masalan, agar asl nusxa emas, balki nusxasi topshirilgan bo'lsa). Agar kerak bo'lsa, kotib standart shaklga maydonlar qo'shishi mumkin, ammo yuqoridagi ustunlarni olib tashlab bo'lmaydi.

Ro'yxatdan o'tish uchun sizga oddiy oq A4 varag'i kerak bo'ladi. Blankalar, qoida tariqasida, ishlatilmaydi va barcha kerakli ma'lumotlar to'g'ridan-to'g'ri sarlavha sahifasida ko'rsatilgan.

Ichki inventarizatsiya uchun yakuniy yozuv kiritilishi kerak. Bu faylga qancha hujjatlar varaqlari kiritilganligini va ro'yxatning o'zi nechta varaqni egallashini ko'rsatadi.

Shaxsiy ish hujjatlarining ichki inventar namunasi

Ichki hujjatlar ro'yxati shaxsiy fayl, aslida, xodimning ma'lumotlari bo'lgan papkadagi qo'shimchadir. Unda xodim uchun individual ravishda to'plangan barcha hujjatlar ro'yxati keltirilgan. Ushbu ro'yxat, xuddi shaxsiy fayl kabi, ushbu xodimning butun ish davri davomida doimiy ravishda to'ldiriladi.

Jildga kiritilgan barcha hujjatlar uchun sana va raqam, sarlavha va varaq raqamini ko'rsating. Shuningdek, ma'lumotlarning asl nusxasi yoki nusxasi ekanligini ko'rsatadigan eslatma talab qilinadi. Ushbu ro'yxat kompilyatorning imzosi bilan tasdiqlangan. Tuzilish sanasi ko'rsatilishi kerak.

Agar xodim ishdan bo'shatilgan bo'lsa, uning shaxsiy fayli saqlash uchun arxivga yuboriladi. Iste'foga chiqish to'g'risidagi ariza (yoki ishdan bo'shatish sababini ko'rsatadigan boshqa hujjat), shuningdek menejerning tegishli buyrug'i papkaga kiritiladi.

Shaxsiy ish hujjatlarining ichki inventarizatsiyasi - namuna maqoladagi havoladan yuklab olish mumkin. Bundan tashqari, nashrda inventarizatsiya qanday tuzilganligi va uni qanday qilib to'g'ri bajarish kerakligi haqida ma'lumot berilgan.

Xodimning shaxsiy faylining ichki inventarizatsiyasi: umumiy ma'lumot

Tashkilotning har bir xodimi o'z faoliyatini mehnat shartnomasi asosida amalga oshiradi. Bundan tashqari, lavozimga tayinlash buyruq bilan amalga oshiriladi. Ushbu ikki hujjat xodimning birinchi ish kunida tuziladi. Bundan tashqari, ishchining faoliyati jarayonida juda ko'p miqdordagi boshqa hujjatlar tuziladi va ularning barchasi qandaydir tarzda tuzilishi kerak. Shu munosabat bilan har bir xodim uchun shaxsiy fayllar ochiladi, ularda ularga tegishli barcha hujjatlar mavjud.

Shaxsiy fayllar juda ko'p hujjatlarni o'z ichiga olishi mumkin. Bularga quyidagilar kiradi:

• mehnat shartnomasi;
• avtobiografiya;
• Ishga qabul qilish tartibi;
• hujjatlar nusxalari, xususan: pasportlar, diplomlar, TIN, nikoh to'g'risidagi guvohnoma va boshqalar;
• malaka oshirish uchun buyurtmalar;
• xususiyatlari;
• sertifikatlashtirish bilan bog'liq hujjatlar;
• boshqalar.

Shaxsiy fayldagi ma'lumotlarni tuzish uchun undagi har bir hujjatni tavsiflash, qandaydir tarkibni yaratish kerak. U "shaxsiy ish hujjatlarining ichki inventarizatsiyasi" deb ataladi. Inventarizatsiya sizga qog'ozlar to'plamini kezish, kerakli ma'lumotlarni tezda topish, shuningdek, ularning xavfsizligi uchun kim javobgar ekanligini aniqlash imkonini beradi.

Muhim! Inventarizatsiya rasmiylashtiriladi yoki shaxsiy faylga boshqa tarzda ilova qilinadi. Unda har bir yangi hujjat haqida eslatma qilinadi. Bundan tashqari, eslatmalarda shaxsiy ishdan qaysi hujjatlar, kim tomonidan va qachon olib qo'yilganligi ko'rsatilgan.

Shaxsiy fayllar tizimli ravishda saqlanadi, alifbo tartibida tartibga solinadi, bu sizga oddiy va qulay xodimlar yozuvlarini boshqarish tizimini yaratishga imkon beradi.

Inventarizatsiyada bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar

Qonunda inventarizatsiyaga kiritilishi kerak bo'lgan ma'lumotlar ro'yxati belgilanmagan. Shu bilan birga, o'rnatilgan xodimlar amaliyotiga asoslanib, quyidagi ma'lumotlarni kiritish kerak:

1. Hujjatning seriya raqami.
2. Qabul qilingan sana.
3. Raqam.
4. Ism.
5. U yoki bu hujjat joylashgan ishning sahifa raqamlari.
6. Hujjatni fayldan kim va qachon olganligi va qachon qaytarilganligi haqidagi ma'lumotni ko'rsatadigan eslatma.
7. Ishda mavjud bo'lgan hujjatlar soni.
8. Inventar varaqlarining soni haqida ma'lumot.
9. Tuzuvchining lavozimi va ma'lumotlari, uning imzosi.
10. Inventarizatsiya tuzilgan sana.

Shaxsiy ishning ichki inventarini to'ldirish shakli va namunasini yuklab oling

Qulaylik va hujjatni qanday to'ldirishni tushunish uchun quyida shaxsiy faylning namunaviy ichki inventarizatsiyasi keltirilgan.

1-son shaxsiy ishning ichki inventarizatsiyasi

"Vixr" MChJ xodimi Roman Petrovich Avdeev

Jami 4 ta hujjat

Ichki inventar varaqlari soni 1

Inventarizatsiya Kadrlar bo'limi boshlig'ining o'rinbosari A.G.Nikiforov tomonidan tuzilgan.

Nikiforov

Shunday qilib, xodimlarning hujjatlarini boshqarish qulayligi uchun shaxsiy ish hujjatlarining inventarizatsiyasi tuziladi. Shaxsiy ish hujjatlarini ichki inventarizatsiya qilish shakli va uni to'ldirish namunasini maqolaning boshida keltirilgan havolalardan yuklab olish mumkin.

Xodimning shaxsiy ishidagi hujjatlarni qachon inventarizatsiya qilish kerak, namuna

Ofis ishida "ish" atamasi umumiy mavzu bo'yicha birlashtirilgan va bitta papkaga joylashtirilgan hujjatlar to'plamini anglatadi. Kadrlar xizmati, uning vazifalari xodimlarning mehnat faoliyati bilan bog'liq hujjatlarni saqlash, ularni shaxsiy fayllarga saqlash va saqlashni o'z ichiga oladi.

Har bir xodim uchun alohida papka ajratiladi - "Shaxsiy fayl". Qopqoq jildning old tomoniga yopishtirilgan. Unda ishlarning nomenklaturasi bo'yicha papkaning ro'yxatga olish ma'lumotlari, xodim ro'yxatdan o'tgan bo'limning nomi, uning familiyasi, ismi va otasining ismi ko'rsatiladi.

Xodimning shaxsiy ishining qopqog'i (namuna)

Qaysi tashkilotlar shaxsiy ishlarni yuritishi kerak?

Harbiy xizmatchilar, davlat va kommunal xizmat xodimlariga nisbatan xodimlarning shaxsiy ishlarini yuritish majburiydir. Federal qonun hujjatlari ro'yxatga olingan toifadagi xodimlarning shaxsiy fayllariga kiritilishi kerak bo'lgan hujjatlarni belgilaydi, masalan:

• ishga joylashish uchun ariza shakli;
• tender hujjatlari;
• harbiy guvohnoma, pasport nusxalari va ish kitobi va boshqalar.

Tijorat tashkilotida xodimlar bo'limining xodimlarning shaxsiy ishlarini yuritish mas'uliyati va ularni ro'yxatga olish tartibi mahalliy normativ hujjatlar bilan belgilanadi.

Shaxsiy ishda saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxati bir necha o'nlab narsalarni o'z ichiga olishi mumkin. Ularni tizimlashtirish va qidirishni osonlashtirish uchun shaxsiy ishning ichki inventarizatsiyasi tuziladi.

Har bir jildda shaxsiy ish hujjatlarining ichki inventarizatsiyasi mavjud. Ishga qabul qilinganda xodim tomonidan taqdim etilgan birinchi hujjatlar shaxsiy faylga kiritilishi bilanoq uni tuzing. Uni qopqoqning ichki qismiga yopishtiring yoki birinchi varaqda tikib qo'ying. Ish shakllanayotganda, inventarizatsiyaga boshqa hujjatlar kiritilgandan so'ng darhol yozuvlar kiriting. Ishning tarkibi yangilanganligi sababli, inventarizatsiya uchun yangi yakuniy va sertifikat yozuvi tuziladi.

Muhim! Shaxsiy fayllarda saqlanadigan hujjatlar nusxalarini tasdiqlash shart emas. Qonunda bunday talablar belgilanmagan. "Kadrlar ishi" jurnalidan foydalaning.

Xodimning shaxsiy fayllari inventariga qanday hujjatlar kiritilishi kerak?

Shaxsiy faylingizga faqat xodimning mehnat munosabatlari va faoliyatiga bevosita tegishli bo'lgan hujjatlarni kiriting. Xodimning shaxsiy fayllari inventariga kiritilgan hujjatlar uchun jadvalga qarang:

Muhim! Shaxsiy faylda saqlanadigan ma'lumotlar, hatto xodim ishdan bo'shatilgandan keyin ham, maxfiy hisoblanadi va shaxsiy ma'lumotlar to'g'risidagi qonunga bo'ysunadi. Shaxsiy ma'lumotlarni oshkor qilmaslik to'g'risida shartnoma imzolagan HR xodimlari shaxsiy faylga kirish huquqiga ega bo'lishi kerak. HR tizimi mutaxassisi sizga aytib beradi xodimning shaxsiy fayli qanday shakllantiriladi, shaxsiy faylda qanday hujjatlar saqlanishi mumkin, va shaxsiy ma'lumotlar to'g'risidagi qonun hujjatlari bilan taqiqlangan.

Xodimning shaxsiy faylidagi inventar: namuna

Qonunda ichki inventarizatsiyaning yagona shakli nazarda tutilmagan. Tashkilot buxgalteriya siyosati va xodimlarni hisobga olishda o'z shaklini mustaqil ravishda tasdiqlash va foydalanish huquqiga ega. Namuna sifatida, xodimning shaxsiy ishidagi hujjatlar ro'yxatidan foydalaning, uning shakli Tashkilotlar arxivlarining faoliyati qoidalariga (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 31 martdagi buyrug'i) 27-ilova sifatida taqdim etiladi. , 2015 yil 526-son). Majburiy ma'lumotlarga quyidagilar kiradi:

• ishning seriya va ro'yxatga olish raqami;
• korxonada tasdiqlangan ishlar nomenklaturasiga muvofiq tayinlangan indeks;
• hujjat sanasi;
• ism (nom);
• ish varaqlari raqamlari;
• Eslatma.

Shaxsiy hujjatlarning ichki inventarizatsiyasi

Jadval ostida faylga kiritilgan saqlash birliklarining umumiy soni to'g'risida yakuniy yozuvni va uning ostida - sertifikatni joylashtiring. Quyidagi ma'lumotlarni kiriting:

• ishdagi varaqlarning umumiy soni;
• ish yuritish uchun mas'ul shaxs;
• inventarni yangilash sanasi.

Xodimning shaxsiy ishini tasdiqlash (namuna)

Shaxsiy faylga topshirish uchun oxirgi narsa - sertifikat varaqasi yoki uni orqa muqova sahifasining ichki qismiga yopishtiring. Unda tikilgan va raqamlangan varaqlarning umumiy soni, faylga kiritilgan hujjatlarning jismoniy holati to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud.

Ichki inventar shaxsiy faylingizda hujjatlarni yaratish va sinxronlashtirishga yordam beradi. Bundan tashqari, uning yordami bilan siz xodimning hujjatlarini tartibga solib, shaxsiy faylda kerakli ma'lumotlarni tezda topasiz. Biz siz uchun namunaviy inventar tayyorladik va xatolarni qanday tuzatish kerakligini tushuntirdik.

Xodimning shaxsiy faylining namunaviy ichki inventarini qanday to'ldirish kerak

Shaxsiy ish hujjatlarining ichki inventarini qo'lda yoki kompyuterda to'ldirish mumkin. To'ldirishda quyidagi tavsiyalarga amal qiling:

• Dosyeni qo'shish to'g'risida o'z vaqtida yozuvlar kiriting, har qanday hujjatlarni olib qo'yish faktlarini darhol yozib oling.
• Vaziyat shakllantirilganda, inventar yangi yozuvlar bilan yangilanadi. Agar butun ro'yxatni bitta varaqqa joylashtirish imkoni bo'lmasa, qo'shimcha varaqlarni to'ldiring. Ularni faylda saqlangan hujjatlarning doimiy raqamlanishidan alohida raqamlang.
• Yil oxirida xodimni ishdan bo'shatgandan so'ng, faylni inventarizatsiya bo'yicha kompaniya arxiviga o'tkazing. Reestrni yopish paytida inventarizatsiyadagi oxirgi yozuv ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruq tafsilotlari bilan bo'ladi. Jadvalning bo'sh qolgan satrlarini kesib tashlang, shunda ularga qo'shimchalar kiritilmaydi.
• Xatolar va noaniqliklardan qoching. Agar siz o'zgartirish kiritishingiz kerak bo'lsa, xatolik bilan kiritilgan yozuvni kesib tashlang va yangi qatorga to'g'ri ma'lumotlarni kiriting.
• Shaxsiy fayllarni saqlash qoidalariga rioya qiling. Har 3-5 yilda kamida bir marta shaxsiy ishlarning auditini o'tkazing, boshqaruv va tizimlashtirishning to'g'riligini tekshiring. Tekshiruv natijalari erkin shakldagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Xodimning shaxsiy ishining ichki inventarini tuzish va to'g'ri rasmiylashtirish kadrlar hisobini yo'qotishni bartaraf qiladi va uning mehnat faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlarning to'liqligi ustidan nazoratni ta'minlaydi.

Shaxsiy ish - bu xodim va uning mehnat faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar to'plami. Nashr qilinganidan keyin tashkilotning kadrlar xizmati tomonidan tuzilgan.

Xodimning shaxsiy ishini ochish, odatda, majburiy emas, ya'ni "Rossiya Federatsiyasi davlat xizmati asoslari to'g'risida" Federal qonuni bundan mustasno, ish beruvchini buni qilishga majburlovchi qoidalar yo'q. ” (1995 yil 31 iyuldagi 119-FZ-son) , kadrlar xizmatini davlat xizmatchilari uchun shaxsiy fayllarni saqlashga majburlash.

Bundan tashqari, me'yoriy hujjatlarda, masalan, "Tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati" "shaxsiy ishlarga kiritilmagan", shuningdek "shaxsiy ish bo'lmagan" hujjatlarni eslatib o'tadi. ” Shunday qilib, xodimning shaxsiy ishidagi hujjatlarning tarkibi Rossiya qonunchiligi bilan tartibga solinmaydi va belgilangan an'anaga (odatga) ko'ra, biz sovet davridagi qabul qilingan davlat ish yuritish tizimiga asoslanamiz.

Shaxsiy faylga kiritilgan hujjatlar rasmiy ravishda quyidagilarga bo'linishi mumkin:
1. Xodim tomonidan taqdim etilgan va ishga kirishda kadrlar bo'limi xodimi tomonidan to'ldirilgan hujjatlarga quyidagilar kiradi:

• shaxsiy;
• ta'lim to'g'risidagi hujjatlar nusxalari;
• tavsiyalar va xususiyatlar;
• tibbiy ma'lumotnomalar;
• ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruqdan ko'chirma;
• lavozimga saylanganlik to'g'risidagi bayonnomalardan ko'chirma;
• vakant lavozimga tanlov natijalari to'g'risidagi bayonnomadan ko'chirma;

• ko'chirma (nusxalar) dan, va, tarjimalar va harakatlar va boshqalar;
• biografik ma'lumotlarning o'zgarishini tasdiqlovchi hujjatlarning nusxalari (nikoh yoki ajralish to'g'risidagi guvohnoma, bolalarning tug'ilganlik haqidagi guvohnomasi va boshqalar);
• ta'lim va malaka oshirish to'g'risidagi hujjatlar nusxalari;
• eslatmalar, shaxsiy bayonotlar va tushuntirish yozuvlari;
• aktlar, bildirishnomalar va boshqalar.

Ushbu hujjatlarning barchasi korxonada turli xil qonuniy saqlash muddatlariga ega.

Har xil turdagi kadrlar hujjatlari uchun me'yoriy belgilangan saqlash muddatlaridagi farq, shuningdek, xodimning mehnat faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlar shaxsiy kartada qayd etilganligi sababli, o'tkazish to'g'risidagi buyruqlar (ko'chirmalar) nusxalarini kiritmaslik tavsiya etiladi. va transferlar, ta'tillar, rag'batlantirish, va hokazo .d.

Xodimning ish faoliyati davomida shaxsiy ishiga kiritilgan hujjatlar xronologik tartibda joylashtirilishi kerak.

Hujjatlarning nusxalari (ko'chirma) HR xodimlari tomonidan tasdiqlangan bo'lishi kerak.

Shaxsiy ishning hujjatlari “ish” papkasida saqlanadi. GOST R 51141-98da mustahkamlangan ta'rifga muvofiq: "BIZNES" - bu alohida muqovaga joylashtirilgan bir masala yoki faoliyat sohasiga tegishli hujjatlar to'plami yoki hujjat.

"Koson" qopqog'i GOST 17914-72 "Uzoq muddatli saqlash uchun qopqoqlar turlari, o'lchamlari, texnik talablari" talablariga muvofiq ishlab chiqilgan.

Xodimga nisbatan ochilgan "ish" bo'yicha hujjatlarning ichki ro'yxati tuziladi.

Xodimlar vaqti-vaqti bilan shaxsiy fayllari bilan tanishib turishlari kerak (odatda yiliga bir marta).

Hujjatlarning ichki ro'yxati muayyan toifadagi ishlar uchun tuziladi, masalan, ushbu hujjatning o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqqan holda qayd etilishi (cheklangan kirish muhri, shaxsiy va sud ishlari, ilmiy darajalar va unvonlar berish to'g'risida va boshqalar). . Shuningdek, sarlavhalari hujjatlarning mazmunini yetarlicha ochib bermaydigan, kelajakda ulardan foydalanish va kerakli ma'lumotlarni topishni osonlashtiradigan holatlar bo'yicha ichki inventarni tuzish tavsiya etiladi. Ba'zi holatlar uchun hujjatlarning ichki inventarini tuzish zarurati ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar bilan belgilanadi. Masalan, xodimlar uchun buyurtmalar mavjud bo'lgan holatlar uchun ichki inventarlarni tuzish ulardan foydalanishda foydali bo'ladi.

Ichki inventar (64-ilovaga qarang) ish hujjatlarining tartib raqamlari, ularning indekslari, sanalari, sarlavhalari va har bir hujjat joylashgan ish varaqlarining raqamlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan shakl bo'yicha alohida varaqda tuziladi. .

Ichki inventarizatsiya bo'yicha yakuniy yozuv tuziladi, unda inventarizatsiyaga kiritilgan hujjatlar soni va ichki inventar varaqlarining soni raqamlar va so'zlar bilan ko'rsatiladi. Ichki inventar uning tuzuvchisi tomonidan imzolanadi. Agar ish avval ichki inventarsiz ramkaga solingan yoki topshirilgan bo'lsa, unda uning shakli korpusning old qopqog'ining ichki qismiga yopishtirilgan.

Ish bo'yicha attestatsiya xatini tuzish

Ishning sertifikatlash yozuvi (65-ilovaga qarang) ishdagi varaqlar sonini hisobga olish va ularni raqamlash xususiyatlarini qayd etish uchun tuziladi. U alohida varaqda tuzilgan, Nima ishning oxirida, ishlarning bosma nusxalarida (hisob jurnallari, hisobotlar va boshqalar) - oxirgi bo'sh varaqning orqa tomoniga joylashtiriladi. Ishning muqovasiga yoki oxirgi varaqning orqa tomoniga sertifikat yozuvini qo'yishga yo'l qo'yilmaydi.

Sertifikatlash yozuvi raqamlar va so'zlar bilan ishning varaqlari sonini va alohida "+" (ortiqcha) belgisi orqali, agar mavjud bo'lsa, ichki inventar varaqlari sonini ko'rsatadi.

Tasdiqlovchi yozuv ish hujjatlarini raqamlashning quyidagi xususiyatlarini ko'rsatishi kerak: harfli va etishmayotgan varaq raqamlarining mavjudligi; yopishtirilgan fotosuratlar, hujjatlar, qirqishlar va boshqalar bilan varaqlar raqamlari; katta formatli varaqlar soni; qadoqlangan konvertlar soni va xulosalar varaqlari soni.

sertifikat imzosi uni tuzgan shaxs tomonidan imzolanadi.

Agar qayta raqamlangan varaqlar ko'p bo'lsa, ish oxirida yangi sertifikat tuziladi. Bunday holda, eski sertifikat yozuvi chiziladi va faylda doimiy saqlanadi.

Bog'lash

Doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash hujjatlari va xodimlarning yozuvlari kuchli ip bilan to'rtta ponksiyon bilan to'ldiriladi va qattiq qopqoqqa joylashtiriladi. Kislotasiz karton doimiy saqlash qutilari uchun ishlatiladi.

Hujjatlarni bog'lashda ularning matnini tikishga yo'l qo'yilmaydi. Hujjat matni chap chetiga juda yaqin bosilgan bo'lsa, siz hujjat tirgovichlarini kengaytirishingiz kerak.

Qopqoqlarning dizayni

Doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash va xodimlar uchun ish qoplamalari belgilangan shaklda tuziladi (66-ilovaga qarang).

Ishning nomi nomenklaturadan uning qopqog'iga o'tkaziladi. Shu bilan birga, ishni alohida ko'rib chiqish orqali majburiy tekshirish va tushuntirishni talab qiladi. Sarlavha to'g'ri, qisqacha va hujjatlarning asosiy mazmunini umumlashtirishi kerak. Zarur hollarda ishning nomiga qo‘shimcha ma’lumotlar qo‘shiladi (yil davomida o‘zgarganda muassasa yoki tarkibiy bo‘linmaning nomi ko‘rsatiladi, buyruq va bayonnomalarning raqamlari, hisobot turlari va shakllari ko‘rsatiladi); hujjatlar nusxalari soni va boshqalar), bu uning axborot mazmunini oshiradi.

Masalan:

"Energia" AJ direktorining 2005 yil uchun 1-45-sonli buyruqlari; 2002 yil uchun mehnat bo'yicha statistik hisobotlar (№ 1-T shakl);

Institut ilmiy-uslubiy komissiyasining 2006 yildagi majlislarining 1-6-sonli bayonnomasi (nusxalar).

Ish hujjatlarining aslligi alohida ko'rsatilmagan.

Agar ish yuritishda asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar xodimlar uchun buyruqlar bilan birga saqlangan bo'lsa, ular turli hollarda shakllantiriladi. Shu bilan birga, buyurtma raqamlari sarlavhada ko'rsatilmagan, chunki buyurtmalar tartibi boshlangan. Bu xususiyat inventarning so'zboshida aks ettirilishi kerak.

Ularga joylashtirilgan hujjatlarning sanalari ishlarning muqovasida ko'rsatilgan. Ishning sanasi faqat yillik rejalar va hisobotlarni o'z ichiga olgan ishlarning muqovasida ko'rsatilishi mumkin emas, chunki ularning sanasi ishlarning sarlavhalarida aks ettirilgan.

Agar ish bir necha jilddan (qismlardan) iborat bo'lsa, unda hujjatlarning oxirgi sanalari ularning har birida ko'rsatiladi, ya'ni. ishga kiritilgan eng dastlabki va oxirgi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish (tayyorlash) sanalari.

Agar ish asosiy faoliyat uchun buyurtmalarni ro'yxatga olish jurnali bo'lsa, unda uning sanasi jurnaldagi birinchi va oxirgi yozuvlarning aniq kalendar sanalari bo'ladi. Yig'ilish bayonnomalarini o'z ichiga olgan ishni ko'rish muddati - tasdiqlash sanalari (tasdiqlangan hujjatlar uchun) yoki ishda qo'yilgan birinchi va oxirgi bayonnomalarni tuzish. Shaxsiy ish yuritish muddatlari ish qo'zg'atilgan shaxsni qabul qilish va ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlarni imzolash sanalari hisoblanadi.

Aniq kalendar sanalari ko'rsatilgan bo'lsa, kun, oy va yil ko'rsatiladi. Sana va yil arab raqamlari bilan ko'rsatilgan, oyning nomi so'z bilan yoziladi.

Agar ishda hujjatlar (arizalar, ma'lumotnomalar, ko'rib chiqishlar va boshqalar) mavjud bo'lsa, ularning sanasi ishning belgilangan muddatlariga to'g'ri kelmasa, yangi qatorga ushbu sanalardan pastroq yozuv kiritiladi: "Faylda _ yil uchun hujjatlar mavjud."

Ish muqovasining majburiy rekvizitlari ishning guvohnoma yozuvi asosida yopishtiriladigan ishdagi varaqlar soni va ishning saqlash muddati (doimiy saqlash holatlarida quyidagilar yoziladi: "doimiy").

Ishning muqovasida uning raqami inventarga muvofiq va muassasa arxivi bilan kelishilgan holda inventar va arxiv fondining raqami ko‘rsatiladi.

G'iloflar muqovasidagi yozuvlar aniq bo'lishi va yorug'likka chidamli qora siyoh yoki pasta bilan yozilgan bo'lishi kerak.

Ish uchun bosma titul varag'i bo'lsa, ish muqovasida faqat arxiv fondi, inventar va ishning raqamlari ko'rsatiladi. Ishning muqovasiga sarlavha sahifasini yopishtirish taqiqlanadi.