Ishbilarmonlik yozishmalarida tajriba. Ish xati qanday qismlardan iborat? Ish xatlarining turlari

Har qanday tashkilot, tijorat firmasi yoki korxona faoliyatidagi muvaffaqiyat xulq-atvor madaniyati va odob-axloq qoidalari bilan uzviy bog'liqdir. Menejer va xodimlarning barcha harakatlari, albatta, odob-axloq qoidalarini hisobga olishi va vaziyatga mos kelishi kerak.

Odobning eng muhim qismlaridan biri bu biznes yozishmalaridir.

Hisob-kitoblarga ko'ra, ish vaqtining deyarli 50% qog'oz va pochta bilan ishlashga sarflanadi. Ammo bu zarur, chunki malakali biznes yozishmalar kompaniyaning aylanmasini sezilarli darajada oshirishi va o'zaro aloqani tezlashtirishi mumkin turli xizmatlar va bo'limlar.

Albatta, bu erda ma'lum naqshlar mavjud va biz ushbu maqolada ular haqida albatta gaplashamiz. Qoidalar ish yozishmalar uzoq vaqtdan beri standartlashtirilgan. Mavjud GOST R.6.30-2003 matnni varaqqa to'g'ri joylashtirishga yordam beradi, qanday chekinishlar, chekkalar va shriftlar qilish kerakligini aytadi. Ishbilarmonlik yozishmalari nutq shakllarining bir xilligi va takrorlanishi bilan tavsiflanadi.

Biroq, har qanday harf individualdir. Unda katta iz jo'natuvchining shaxsi, uning pozitsiyasi, holati va oluvchi tomonidan qoldirilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari qaysidir ma'noda ijodkorlik va mehnatsevarlikning uyg'unligidir.

Ish yozishmalarining turlari

Hujjatlarning aylanishi qog'ozda va elektron pochta orqali amalga oshiriladi.

Korxonadagi barcha yozishmalarni quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin:

Rasmiy/norasmiy yozishmalar;

Ichki va tashqi.

Rasmiy yozishmalarga kiradi tijorat takliflari, tashakkurnomalar va kafolatlar, savdo shartnomalari, korxona uchun buyurtmalar, ish majburiyatlari, talablar, talablar, da'volar.

Norasmiy yozishmalar biznes hamkorlari, mijozlari va xodimlarining turli tabriklarini o'z ichiga oladi; hamdardlik, uzr, taklif va rahmat.

Ichki hujjatlar faqat bitta korxonaning bo'limlari o'rtasida muomalada bo'ladi, tashqi hujjatlar esa uning chegarasidan tashqariga chiqadi.

Ish yozishmalari qoidalari: ichki tarkib

Asosiy talab - xatning qisqaligi va ravshanligi. Matnni bir necha sahifaga cho'zmang. Eng yaxshi variant- biriga mos keladi.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari matndan murakkab, tushunarsiz, xorijiy va o‘ta maxsus so‘z va iboralarni chiqarib tashlashni nazarda tutadi. Barcha jumlalar qisqa, muallifning asosiy fikrlari va "suvsiz" bo'lishi kerak.

Maktubingizda ikki tomonlama talqin qilishdan saqlaning, aks holda nizolar yuzaga kelsa, o'z nuqtai nazaringizni himoya qilish va ma'lum bir ibora bilan nimani nazarda tutganingizni isbotlash qiyinroq bo'ladi.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari yozuvchini oluvchini ismi va otasining ismi bilan chaqirishga majbur qiladi, undan oldin "Azizim ..." sarlavhasi qo'yiladi. Va xatni oluvchi bilan yaxshi do'stona munosabatda bo'lsangiz ham, "siz" dan foydalanishni unutmang.

Kirish qismida familiya va ismni ko'rsatish bilan bir qatorda xabarning asosiy maqsadi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari misollari bunday holatlar uchun etarlicha shablon va klişelarni biladi: "Oldingi xat bilan bog'liq holda ...", "Sizga eslatamiz ...", "Bizga xabar bering ..." va boshqalar.

Qabul qiluvchi uchun noqulay bo'lgan javobni (taklifni rad etish, hamkorlikni rad etish) quyidagi iboralar bilan yumshoq qilib qo'ying: "Afsuski, biz taklif qilingan shartlardan foydalana olmaymiz ..." yoki shunga o'xshash.

Tashqi qog'oz hujjatlari

Har qanday ish xati kompaniya ma'lumotlari va barcha aloqa ma'lumotlari bilan kompaniya blankida yozilishi kerak.

Hujjatning aniq sanasini kiritganingizga ishonch hosil qiling.

Varaqning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflari va qabul qiluvchi kompaniyaning manzili joylashgan.

O'quvchiga tushunish va idrok etishni osonlashtirish uchun matnni mazmunli paragraflarga ajrating. 4-5 qatordan oshmasligi kerak.

Barcha so'zlarni katta harflar bilan yozish yomon shakldir.

Hujjatlar xatga ilova qilinishi mumkin. Bunday holda, ular varaqning pastki chap qismida alohida qatorda keltirilgan. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob 10 kun ichida olinishi kerak. Muammoni hal qilish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, qabul qiluvchi bu haqda xabardor qilishi kerak.

Yozganingizdan so'ng, matnni imlo va grammatik xatolar bor-yo'qligini diqqat bilan tekshirishingiz kerak. Agar vaqtingiz bo'lsa, xatni bir chetga surib, keyinroq yana qaytib kelishingiz kerak. Qoidaga ko'ra, dastlab sezilmagan noaniqliklar aniqlanadi. Ushbu maslahat mijozning shikoyatiga javob berishda eng muhim hisoblanadi. Siz savodsiz yozilgan xat bilan odamni ko'proq g'azablantirmasligingiz kerak.

Hujjat bir necha marta yozilgan va tekshirilganda, uni A4 qog'ozga chop eting. Ushbu o'lcham har qanday yozishmalar uchun ishlatiladigan standart o'lchamdir, hatto matnning o'zi faqat yarim varaqni egallasa ham.

Chop etishdan oldin siyohni printerda sinab ko'ring, bu loyqa yoki noto'g'ri chiqmasligi uchun.

Ba'zi hollarda siz hujjatga tashrif qog'ozini qo'shishingiz va chop etilgan varaqning o'zini shaffof faylga qo'shishingiz mumkin.

Kompaniya logotipi bilan markali konvert ham yaxshi shakl hisoblanadi.

Ishbilarmonlik yozishmalarini norasmiy sharoitda o'tkazish qoidalari ko'pincha avvalgidan ko'ra ko'proq hissiydir biznes hujjatlari, va kamroq muhrlangan. Qisqartmalar va rangli sifatlardan foydalanish bu erda mos keladi, masalan, tabriklarda: ajoyib, sezgir, mehribon.

Biznes elektron pochta xabarlari

Pochta tarmog'i orqali konvertda yozishmalarni yubormasligingiz sizni tinchlantirmasligi kerak. Bunday hollarda ish yozishmalari qoidalari ham qo'llaniladi.

Vakolatli va to'g'ri elektron biznes xabarlari ham korxona, ham ma'lum bir shaxsning ijobiy imidjini yaratadi. Biznesda obro'-e'tibor juda qimmatga tushadi!

Elektron pochta orqali yozishmalar uchun asosiy qoidalar

Ishchi elektron manzil Faqat mo'ljallangan maqsadda foydalaning.

Pochta qutisining nomiga e'tibor bering. Ishlayotganda "chaqaloq", "supermen" kabi noto'g'ri nomlardan foydalanmang, hatto ular inglizcha transkripsiyada ko'rsatilgan bo'lsa ham.

Har doim "mavzu" ustunini to'ldiring, aks holda xatingiz spamga tushishi mumkin. "Reja", "ro'yxat", "tijorat taklifi", "hisobot" kabi tavsiflar mos kelmaydi. Shunga o'xshash harflar qabul qiluvchingizning pochta qutisida juda ko'p bo'lishi mumkin. Xabaringiz nima haqida ekanligi haqida iloji boricha aniqroq bo'ling. Beshdan ortiq so'z ishlatmang. Mavzuni bosh harf bilan yozing. Oxirida nuqta qo'yishning hojati yo'q.

Agar siz ilgari qabul qilingan elektron pochta xabariga javob bersangiz, mavzu satridan "Qayta" ni olib tashlang.

Muloqot uslubi

Xatni ishbilarmon shaklda saqlang. Qo'rqituvchi, iltimos, buyruq ohangini olib tashlang.

Elektron biznes yozishmalari qoidalari kulgichlardan foydalanishga ruxsat bermaydi, katta miqdor matndagi savol yoki undov belgilari.

Muloyim bo'ling. Boshida majburiy salomlashish va oxirida suhbatdosh bilan xayrlashish yaxshi shakldir. Misol uchun, "Hurmat bilan ..." yoki shunga o'xshash: "Hurmat bilan ...".

Biznes elektron pochta yozishmalari va uning " Oltin qoida": bitta xabarda bir nechtasini aralashtirmang turli mavzular. Xatlarni ketma-ket yuborish yaxshiroqdir.

Elektron pochta qog'oz xatning yarmiga teng bo'lishi kerak.

Qo'shimchalar bilan ishlash

Etkazish uchun juda ko'p ma'lumot bo'lsa, uni xatning asosiy qismiga qo'ymang, lekin uni alohida hujjatlar sifatida ilova sifatida ilova qiling.

Qabul qiluvchiga qulay bo'lishi uchun siz tayyorlagan hujjatlarni u tushunadigan nomlarga o'zgartiring. Bu sizning qiziqishingizni ko'rsatadi va sizni g'alaba qozonadi. Qabul qiluvchining kompyuterida qancha ish papkasi borligi va ular orasida sizning xatingizni qanday izlashi haqida o'ylab ko'ring.

Qabul qiluvchini siz yuborayotgan fayllar haqida xabardor qilishni unutmang, shunda u ularni tasodifiy virus deb hisoblamaydi. Katta hajmdagi hujjatlarni arxivlash.

Va eng yaxshisi ham katta sarmoya(200 kbaytdan) boshqa usullar bilan, masalan, ftp server orqali yuboring.

COM, EXE, CMD, PIF va boshqa bir qator formatlar, ba'zilari pochta serverlari Ular sizga ruxsat bermaydilar va sizni to'sib qo'yishadi.

Agar sizning maktubingizni bir nechta oluvchilar bo'lsa, har safar ommaviy jo'natish haqidagi barcha dalillarni o'chirishga vaqt ajrating. Qabul qiluvchiga bunday qo'shimcha ma'lumotlar umuman kerak emas. "Bcc" buyrug'i sizga yordam beradi.

Ish yozishmalarini yuritish qoidalari elektron pochta boshqa tomonni yozishmalarni olganligi to'g'risida xabardor qilishni o'z ichiga oladi. Agar hozircha javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda suhbatdoshingizga xabar bering. Boshqa savollar va jarayonlarning oldini olish uchun yozishmalar tarixini saqlang.

Agar javob muhim va shoshilinch bo'lsa, qabul qiluvchini telefon, Skype yoki ICQ orqali qo'shimcha ravishda xabardor qilishga ruxsat beriladi. Agar bundan keyin ijobiy natija erisha olmadi, yana bir bor eslatib qo'ying.

Hujjat so'raganingizda, javob sifatida ilova qilingan fayl bilan bo'sh xat olishingiz odatiy hol emas. Bu qabul qilinishi mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalarining misollari hujjatning asosiy qismida tegishli ma'lumotlarni joylashtirishni talab qiladi. Masalan, bu: "Men sizning so'rovingiz uchun kerakli ma'lumotlarni yuboryapman."

Xat oxirida koordinatalarni ko'rsatishni unutmang: hammasi mavjud usullar ulanishlar, lavozim, kompaniya veb-sayti, ijtimoiy tarmoqlarga havolalar.

Tashkilot kontaktlarini yozishda iloji boricha ko'proq ma'lumot bering - hudud kodi bilan telefon raqami, pochta indeksi bilan manzil. Axir sizning muloqotingiz nafaqat mintaqangiz aholisi bilan sodir bo'ladi. Agar sizda barcha ma'lumotlar bo'lsa, siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi.

Va oxirgi qoida: yozishmalarni kim boshlagan bo'lsa, elektron muloqotni tugatishi kerak.

Xulosa

Ish yozishmalari nozik masala. Ba'zida inson va u vakili bo'lgan tashkilot haqida aniq fikrni shakllantirish uchun bir qarash kifoya qiladi. Biznes yozish qoidalarini bilish sizning martabangizga katta yordam beradi.

Ish xati - bu o'ziga xosdir psixologik rasm jo'natuvchi, uning tashrif qog'ozi, shuningdek, kompaniya imiji va obro'sining bir qismi. Bularning barchasidan voz kechish ehtimolidan o'zingizni qanday himoya qilish bizning maqolamizda.

Tatyana Nikolaeva,

Muzokaralar o'quv markazida biznes odob-axloq qoidalari bo'yicha yetakchi ekspert, Moskva

Elektron pochta orqali yozishmalar uchun qoidalar Uchun ishbilarmonlar- bu sizga kompaniyaning "yuzini ushlab turish" va uning imidjini sheriklar bilan muloqotda aks ettirish imkonini beruvchi o'ziga xos vositadir. Nima asosiy qoidalar Biznes elektron pochta yozishmalari savdogarlar tomonidan hisobga olinishi kerakmi? Keling, batafsilroq ko'rib chiqaylik, chunki bu haqiqatan ham katta rol o'ynaydi.

1-qoida: Elektron pochta mavzusini ko'rsating

Aynan shu mezonga ko'ra band odam qaysi xatni birinchi bo'lib ochishni hal qiladi. Bundan tashqari, elektron yozishmalarning ushbu qoidasi suhbatdoshga yozishmalar oqimi orasidan kerakli xatni topish imkonini beradi. Masalan, mavzu satri boshqacha aks ettirilgan xatlarni olish qulay tashkiliy jihatlar bir xil jarayon.

Masalan: “Ishtirokchi hujjatlari to‘plami”, “Ko‘rgazmada ishtirok etish uchun to‘lov uchun hisobvaraq”, “Ko‘rgazma ishtirokchisiga eslatma”, “Ko‘rgazma pavilyonlarining joylashuv sxemasi” va boshqalar. Agar barcha yozishmalar “Ishtirok etish” mavzusi bilan olib borilgan bo‘lsa. ko'rgazma", keng yozishmalarda kerakli xatni topish ancha qiyin bo'ladi.

Qoida 2. Manzil va salomlashish haqida unutmang

Bu erda xat boshlanishi kerak. Buni quyidagi shaklda qilish yaxshiroqdir: "Xayrli kun, qabul qiluvchining ismi (otasining ismi)." “Xayrli kun!” ning katta dizayni. Uni ishlatmaslik yaxshiroqdir. Quyidagi so'zlarni ko'rsatish ham noto'g'ri: "Salom, janob Ivanov". Biznes muhitida ular salomatlik haqida gapirishmaydi. Agar xat bir guruh odamlarga qaratilgan bo'lsa, siz umumiy so'zdan foydalanishingiz mumkin: "Hurmatli janoblar!" yoki "Hamkasblar!" Siz Skype-da muloqot qilishda bo'lgani kabi savol-javob rejimida qizg'in yozishmalar bo'lgandagina aloqa qilmasdan qilishingiz mumkin.

Muloqotda ishlatilmasligi kerak bo'lgan iboralar

Agar elektron pochta tashkilotingiz uchun muhim yetakchi kanal bo‘lsa, bu yerda 11 ta ibora, "Tijorat direktori" jurnali muharrirlari zudlik bilan qutulishni tavsiya qiladi.

3-qoida. Esda tutingki, qisqalik iste'dodning singlisi

Agar xat mavzusi tushuntirish va tafsilotni talab qilsa, kerakli parametrlarni ko'rsating. Biroq, bunga juda ko'p suv quymang, maxsus yozing. Ideal variant qisqa xat bo'lib, unda siz qabul qiluvchi bilan telefon suhbati yoki barcha tafsilotlarni muhokama qilishingiz mumkin bo'lgan uchrashuv haqida rozi bo'lasiz.

Qoida 4. Yozish uslubi - biznes, ohang - neytral

Skriptingiz bo'lgan yuzma-yuz muloqot va telefon suhbatlaridan farqli o'laroq, sizning qabul qiluvchingiz nafaqat sizni ko'rmaydi, balki sizni eshitmaydi. Siz so'zlaringizni yuz ifodalari, intonatsiya yoki boshqa og'zaki bo'lmagan signallar bilan to'ldira olmaysiz. Shuning uchun, biznes elektron pochta yozishmalarining ushbu qoidasiga qat'iy rioya qiling. Masalan, suhbatda ma'lum bir intonatsiya bilan aytilgan "sizga yana nima kerak?" iborasi mas'uliyat yoki harakatlarning to'liq ro'yxatini bilish istagini bildiradi. Va ichida yozma ravishda uni shunday o'qish ham mumkin: “Meni qancha yuklay olasiz? Vijdon bo‘lsin!”

Shuning uchun, agar siz tayyor bo'lsangiz keyingi harakatlar, bu qoidani har doim elektron pochta yozishmalari uchun ishlatish yaxshiroqdir. Buni shunday yozing: "Yana qanday qilib foydali/foydali bo'lishim mumkin?" Agar keyingi jarayonda ishtirok etish istagi bo'lmasa, buni to'g'ri aytishingiz kerak. Masalan, shunday qilib: "Hamkasblar, boshqa loyihadagi ish yukimning ko'pligini hisobga olib, agar sizdan minnatdor bo'lardim ..." va keyin o'z istaklaringizni tavsiflang: "meni keyingi ishlardan ozod qiling. bu loyiha", "Menga o'z ishimni rejalashtirishim uchun to'liq mas'uliyatni tasvirlab bering." Shu bilan birga, bo'ysunishni hisobga olish muhimdir: agar siz menejeringiz bilan yozishma qilsangiz, u bilan ushbu ishning ustuvorligini tekshiring.

Qoida 5. Matndagi kulgichlar sonini dozalash

Bu ishbilarmonlar o'rtasidagi elektron yozishmalarning asosiy qoidasidir. Ba'zi kompaniyalar kulgichlardan foydalanishni qat'iyan taqiqlaydi. Agar sizning tashkilotingiz ulardan biri bo'lmasa, ushbu piktogrammalardan foydalaning, lekin juda ehtiyotkorlik bilan. Axir, "imo-ishoralar" biznes muhitida dozalash kerak bo'lgan his-tuyg'ularning ramzidir. Suhbatdoshga his-tuyg'ularingizni tushunish uchun xatdagi bitta belgi kifoya qiladi. Elektron pochta yozishmalari uchun ushbu qoida uchun ham amal qiladi biznes aloqasi Skype va ICQ-da.

Qoida 6. Elektron imzo haqida unutmang

Har qanday (nafaqat birinchi) xatning oxirida jo'natuvchining ismi va lavozimi, uning ish aloqalari va kompaniya logotipini o'z ichiga olgan imzo bo'lishi kerak. Bu yaxshi shakl va korporativ madaniyat mavjudligining ko'rsatkichidir.

Qoida 7. Xatni yuborishdan oldin uni qayta o'qing. Xatolar va matn terish xatolarini tuzatish

Ishbilarmon odam uchun ehtiyotsizlik eng yaxshi sifat emas.

Qoida 8. 24 soat ichida yozishmalarga javob bering

Agar sizga ko'proq vaqt kerak bo'lsa, bu haqda 24 soat ichida yozishingiz kerak. Yuborilgandan so'ng, xatni oluvchi bilan bog'lanib, u uni olganiga va undan qachon javob kutishiga ishonch hosil qilish yaxshi bo'lar edi.

Qoida 9. Qo'shimchalar bilan elektron pochta xabarlarini qabul qilishni tasdiqlang

Ular to'g'ri ochilganligini tekshiring. E'tibor bering, kompaniya rahbarlari hech qanday reklama takliflari yoki ularga havolalar yubormasliklari kerak (agar ular muhokama mavzusi bo'lmasa).

Bunday xatlarni savdo menejeri nomidan xat matnida tegishli bildirishnoma bilan yuborish yaxshiroqdir.

10-qoida. Yozuvlar uni boshlagan kishi bilan tugaydi

Oxirgi xat yozishmalar tashabbuskori tomonidan yuboriladi. Agar barcha masalalar allaqachon muhokama qilingan bo'lsa ham, samarali hamkorlik va tezkor javoblar uchun hamkoringizga minnatdorchilik so'zlarini yozing. Oxirida sizga yaxshi kayfiyat va samarali hafta tilash mumkin. Biroq, agar siz qabul qiluvchi bilan yaqin va uzoq muddatli munosabatlarga ega bo'lsangiz. Boshqa barcha holatlarda: "Eng yaxshi tilaklar bilan" deb ko'rsatish yaxshiroqdir.

Hozirgi vaqtda xalqaro aloqada qabul qilingan biznes yozishmalarining zamonaviy shakllari taxminan 150 yil oldin rivojlangan. Ularning vatani Angliya. Bu erda yozishmalarni yozish uchun odob-axloq qoidalarining asosiy qoidalari paydo bo'ladi. Chet elda biznes va shaxsiy yozishmalarning rasmiy jihatlari berilgan ko'proq e'tibor biznikidan ko'ra. Shuning uchun, chet eldagi hamkorlar bilan yaxshi munosabatlarni buzmaslik uchun yozishmalar odob-axloq qoidalariga qat'iy rioya qilish kerak.

Bugun elektron pochta, telefaks va kompyuter zamonida to‘g‘ri yozilgan shaxsiy, tavsiya, tabrik va boshqa xatlar, har xil turdagi otkritkalar, telegrammalar, an’anaviy va chiroyli tarzda rasmiylashtirilgan taklifnomalar oluvchining ko‘nglini ko‘taradi, samimiy hamdardlik bildiradi. yo'qotishni oshirish.

Butun dunyo bo'ylab ishbilarmonlik aloqalarining muhim qismi yozishmalar orqali amalga oshiriladi. Shuning uchun, shaxsan siz va tashkilotingiz haqida eng yaxshi taassurot qoldiradigan ish xatlarini yozish juda muhimdir.

Asosan, barcha rasmiy xatlar yagona xalqaro standartga muvofiq tuzilgan. Unga ko'ra, xat yozilmagan aniq shaxs, va jamoa nomidan - qonuniy. Taqdimotning ushbu shakli rasmiy xatda ifodalanganligi bilan belgilanadi jamoaviy manfaatlar va odatda imzolanadi rasmiy- korxona, muassasa direktori, komissiya raisi, tashkiliy qo'mita kotibi (yoki oddiygina tashkiliy qo'mita, bu mutlaqo to'g'ri emas).

Rossiyada umumiy qabul qilingan standart yo'q xizmat xati, lekin hali ham amal qilish kerak bo'lgan ba'zi qoidalar mavjud.

Biznes tashkilotlari, qoida tariqasida, biznes yozishmalari uchun bosma blankadan foydalanadilar. Shaxsiy ish xatlari oddiy qog'ozda chop etiladi.

Yozuv qog'ozi toza va chiroyli tarzda kesilgan bo'lishi kerak.

Xizmat xatlari faqat bitta masala bo'yicha yoziladi va ma'lumotlar har tomonlama va xat imkon qadar qisqa bo'lishi kerak.

Xizmat xatlarida murakkab jumlalar bo'lmasligi kerak, motivatsiyaning murakkab usullaridan foydalanish tavsiya etilmaydi.

Xizmat xatining hajmi mashinkada yozilgan matnning bir yarim sahifasidan oshmasligi kerak. Kengroq ma'lumot, sertifikatlar, xulosalar va hokazolarni taqdim etish zarur bo'lgan hollarda, ish xati aslida ushbu hujjatlarga ilova qilingan xat bo'ladi (ular xatga ilova bo'ladi). Xatga qo'shimchalar hajmi va ularning soni cheklanmagan.

Qabul qilingan xatlarga 10 kun ichida darhol javob berishingiz kerak. Agar bunday muddat ichida batafsil javob berishning iloji bo'lmasa, siz hech bo'lmaganda xatni olganingizni ko'rsatishingiz va javob berishda kechikish sababini tushuntirishingiz kerak.

Ish yozishmalarining barcha ishtirokchilari xatni olgandan keyin nima qilinganligi to'g'risida xabardor qilinishi kerak.

Tavsiya xatini bergan shaxsga yozma ravishda minnatdorchilik bildirishingiz kerak. Ushbu xat ishbilarmonlik bilan tanishish natijalari haqida xabar berishi yoki xabardor qilishi kerak.

Yozma tabriklar va yaxshi tilaklar uchun yozma ravishda minnatdorchilik bildirish muhimdir. Sovg'alar, ko'rsatilgan xizmatlar va biznesingiz bilan bog'liq barcha narsalar uchun minnatdorchilik xatlari kompaniya blankida chop etilishi mumkin. Siz kompaniya nomidan yoki o'z nomingizdan ushbu kompaniya a'zosi sifatida gapirmasangizgina oddiy qog'ozga yozishingiz kerak.

Siz faqat yaxshi bosilgan, qog'ozga chiroyli tarzda joylashtirilgan, benuqson toza va ko'zga yoqimli, ya'ni darhol yoqimli taassurot qoldiradigan xatlarni imzolashingiz va yuborishingiz kerak. Xat - bu insonning tashqi ko'rinishi, didi va xarakterini aks ettiruvchi oyna.

Sizning biznes maktubingiz jozibali va yaxshi formatlangan bo'lishini ta'minlash uchun bir nechta maslahatlar.

Ish yozishmalari uchun siz eng yaxshi sifatli qog'ozdan foydalanishingiz kerak.

Konvert qog'oz sifati va qalinligi bo'yicha shaklga mos kelishi kerak. Konvertda yozilgan yoki chop etilgan hamma narsa qog'ozda chop etilgan narsalarga mos kelishi kerak.

Kantselyariya materiallari boshqacha bo'lishi kerak yaxshi sifat va olijanob ta'mi. Hech qachon kundalik ish yozishmalar uchun ishlatiladigan nostandart konvert yoki qog'ozdan foydalanmasligingiz kerak.

Barcha ish xatlari kamida ikki nusxada yozilishi kerak. Nusxasi yozishmalar papkasida saqlanishi kerak.

Yuqori o'ng burchakda xat jo'natuvchi tashkilot manzili ostida xat yuborilgan sana ko'rsatiladi. Sanalar endi turli yo'llar bilan yozilishi mumkin: 1995 yil 23 mart an'anaviy ingliz uslubiga mos keladi; yozish ham mumkin: 1995 yil 23 mart; 1995 yil 23 mart; 1995 yil 23 mart. AQShda paydo bo'lgan quyidagi shakl hozirda tez-tez ishlatiladi xalqaro amaliyot: 6-fevral, 1995. Qisqartmalar ham ishlatilishi mumkin: 8 oktyabr. 1995 yil, dekabr. 15, 1995 yil.

Siz raqamlarda ko'rsatilgan sanani topishingiz mumkin, ammo bu xavfni o'z ichiga oladi, chunki;

Britaniya ingliz tilida 4.3.95 3-oyning 4-kunini bildiradi (mart);

Amerika ingliz tilida oy va 4.3 birinchi bo'lib ko'rsatilgan. 95 - 3 aprel degan ma'noni anglatadi. Amerika versiyasi sana quyidagicha ko'rinadi: 3.4.95.

Xat matni chiroyli va qog'ozda to'g'ri joylashtirilgan bo'lishi kerak. Xat qisqa yoki uzun bo'lishidan qat'i nazar, matn bir tekis va nosimmetrik tarzda chop etilishi kerak.

Keng chetlari xatni o'qishni osonlashtiradi va yanada jozibali qiladi. Ish xatini chop etishni hech qachon tugatmang orqa tomon barg.

Maktubingizdagi jumlalar va paragraflarni iloji boricha qisqartirishga harakat qiling. Har bir yangi fikr yoki g'oya qizil chiziq bilan boshlanishi va bu fikrni iloji boricha sodda va ixcham ifodalashi kerak. Xatda imlo xatolari, matn terish xatolari, noto'g'ri yoki noqulay tuzilgan iboralar bo'lmasligi kerak. Grammatik xatolar, noto'g'ri imlo, etishmayotgan yoki noto'g'ri tinish belgilari sizning harakatlaringizni buzishi mumkin.

Yozayotganda ish xatlari degan qoidaga amal qilish kerak Bosh harflar yozilgan:

To'g'ri otlar, shuningdek, millat va davlat mansubligini bildiruvchi sifatlar (rus, ingliz);

Kompaniya va tashkilotlar nomidagi so'zlar, shu jumladan qisqartmalar;

Ishlagan lavozimni belgilash uchun ishlatiladigan so'zlar (direktor, boshliq, muhandis);

Shaharlar, respublikalar, ko'chalar, yo'llar va boshqalar nomlarini ko'rsatadigan qisqartmalar;

Hafta oylari va kunlarining to'liq va qisqartirilgan nomlari;

Mahsulotlarning nomlari, brendlari.

Agar bu sizning sherigingizga yozgan birinchi xat bo'lmasa, u siz undan olgan oxirgi maktubga xushmuomalalik bilan murojaat qilish bilan boshlanishi kerak. Bu maktub olinganligi to'g'risida bildirishnoma emas, balki o'lpon emas va unga asoslangan keyingi muloqot.

Agar siz sherigingizga birinchi marta xat yozayotgan bo'lsangiz, o'z kompaniyangizni, uning ushbu sohada o'z oldiga qo'ygan maqsad va vazifalarini tanishtirishdan boshlashingiz kerak. xalqaro faoliyat. Yaxshisi, sherigingizga buklet yuboring batafsil ma'lumot kompaniya haqida. Biroq, reklama materiallari katta hajmli bo'lmasligi kerak. Ushbu materialning matni sherigingiz tilida yoki bo'lishi kerak Ingliz tili.

Maktub hamkorlik uchun minnatdorchilik va uning davom etishiga umid bildirish bilan yakunlanadi. Va albatta: "Hurmat bilan", "Hurmat bilan" va boshqalar.

Imzo varaqning o'ng tomonida, yakuniy xushmuomalalik formulasi ostida qo'yiladi. Imzo qo'ygan shaxsning familiyasi uning qo'lyozma imzosi ostida yoziladi.

IN Yaqinda Ko'proq ishbilarmon aloqalar vaqtni sezilarli darajada tejaydigan aloqa vositasi sifatida faksdan foydalanmoqda.

World Resource, Intercorporated (AQSh) bosh vakili M. Margelov amerikalik ishbilarmonlarning fakslardan foydalanish tajribasi bilan o'rtoqlashmoqda 1 .

Amerika an'analarida faks xabari uchun standart birinchi sahifa (Cover paqe) bo'lishi odatiy holdir.

Bu odatda kompaniya blankida amalga oshiriladi. Shakl shunday bo'lishi kerak: uning yuqori qismida kompaniya logotipi (savdo belgisi), eng pastki qismida esa chiziqning butun uzunligi bo'ylab kompaniyaning ofislari va filiallarining manzillari, telefon raqamlari va boshqa koordinatalari mavjud. . Gerb tasviri ostida telefaks xabari (Facsimile messaqe) yoziladi. Keyin sahifa quyidagicha ko'rinadi:

Birinchi variant

Qopqoqni o'z ichiga olgan paqlar soni_________________________________

Agar siz barcha sahifalarni olmagan bo'lsangiz________________________________

Iltimos, ______________________ yoki faks orqali ______________________,

ma'nosi (chapdan o'ngga): sana (xabar yuborilgan kun, oy, yil), xabar yuborilgan vaqt, kimga (qabul qiluvchining ismi va familiyasi), qabul qiluvchining faks raqami, u vakili bo'lgan kompaniya. , va an'anaviy formula "xabarning sahifalari soni, shu jumladan birinchi sahifa" - bu erda chiziqcha qo'yiladi, u xabar to'ldirilgandan va imzolangandan keyingina qo'lda to'ldiriladi va "agar siz xabarning barcha sahifalarini olmagan bo'lsangiz. xabar, iltimos, qo'ng'iroq qiling..." (keyin siz telefon raqamingizni kiritasiz) yoki faks orqali yuboring" (foydalanayotgan faks raqamini kiriting). Shundan so'ng Sharhlar: (sharhlar) so'zini va keyin matnni yozing.

Ikkinchi variant

________________________ Sana ___________________________________

Faksimizning joylashuvi

Paqlar soni (qopqoq varaq bilan birga) ___________________________

Kimga: ________________________________________________________________

Kompaniya/bo'lim___________________________________________________

Xabar: ________________________________________________________________,

Bu shuni anglatadiki: kimdan (ismi va familiyasi), xabar yuborilgan sanasi, joylashgan joyi (manzil), bizning faksimiz (sizning faks raqamingiz), xabarning sahifalar soni, shu jumladan birinchi sahifa (bu erda hamma narsa bir xil birinchi variantda), kimga (ismi va qabul qiluvchining familiyasi), kompaniya (muassasa), keyin xabarning o'zi.

Matn yozuv mashinkasi yoki kompyuterda teriladi va qo'lda imzolanadi. Har bir sahifani ikkinchisidan boshlab raqamlash yaxshiroqdir - agar xabar birinchi marta o'tmagan bo'lsa va uni takrorlashingiz kerak bo'lsa, harakat qilish osonroq bo'ladi. Agar hujjat bo'lmasa, xabarga muhr qo'yishning hojati yo'q.

Agar siz javob xabarini yuborayotgan bo'lsangiz, avval qabul qiluvchiga rahmat - bitta ibora etarli. Agar oldingi faksga javob bermagan bo'lsangiz, kutishingiz kerak, lekin hech qanday holatda keyingi faksda "javobingizni kutaman" deb takrorlamasligingiz kerak.

Hamkorlarimiz bilan faks almashdik va ularni qiziqtirdik. Ular sizning birinchi qo'shma hujjatingizni - Niyat bayonnomasini tuzishni taklif qilishdi. Bu faqat ikkala tomonning xohish-istaklarining yozma ravishda aks ettirilishi, majburiy emas, shuning uchun hech qanday illyuziya yaratishga hojat yo'q. Protokol matni imkon qadar qisqa bo'lishi kerak, oxirida quyidagi ibora bo'lishi kerak: “Ushbu protokol hujjat sifatida xizmat qila olmaydi. huquqiy asos Uchun tijorat majburiyatlari imzolaganlar".

Protokol shu kuni bajarilishi kerak blanka tomonlardan biri to'rt nusxada - har bir tilda ikkitadan yoki ikkitadan - ikki tilda, har bir sahifada ikkita tilda ikkita parallel ustun mavjud, ammo bu holda, oxirgi qog'oz varag'ida imzolar qo'yilishi kerak. 2 marta - ikkala ustun ostida.

Matn ostida (imzolar oldidan) ushbu protokolning amal qilish muddati ko'rsatilgan - qoida tariqasida, bir yildan ortiq emas.

Yuqorida aytib o'tilganidek, qonuniy ravishda hech kim sizni protokolga rioya qilishga majburlamaydi, ammo bu kelishuv buzilgan taqdirda katta zarar ko'rishi mumkin bo'lgan biznesmenning sharafi talab qiladi.

Va nihoyat, so'ralgan savollarga javob berish qiyin bo'lsa ham, har doim xat yoki faksga javob bering. Ish dunyosida yozishmalarga javob bermagan odam mas'uliyatsiz hisoblanadi va unga ishonmaydi.

• Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday turlari ajratiladi?
• Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday qoidalariga rioya qilish muhim?
• Elektron biznes yozishmalarining xususiyatlari qanday?

Xizmat ko'rsatish ish yozishmalar qoidalarga ko'ra - martaba va biznesdagi muvaffaqiyatning muhim tarkibiy qismlaridan biri. Ushbu qoidalarni bilmaslik yoki ularning noto'g'ri foydalanish amalda hamkorlar va mijozlarning yo'qolishiga olib kelishi mumkin. Bundan tashqari, to'g'ri va malakali biznes yozishmalar biznes imidjining muhim tarkibiy qismidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday turlari bor?

Ishbilarmonlik yozishmalar - hamkorlar, mijozlar, hamkasblar, tashkilotlar bilan - ulardan biri eng muhim sohalar har qanday korxona faoliyati. Turli darajadagi menejerlar va xodimlar xatlar, tijorat takliflari va boshqalarni qabul qiladi va jo'natadi.Shakli, mazmuni va yo'nalishiga qarab, har qanday yozishmalar quyidagi turlarga bo'linadi:

• rasmiy;
• shaxsiy;
• ichki;
• tashqi.

Ularning har biri uchun mavjud individual talablar kompilyatsiya va topshirish. Rasmiy ish xatlarining eng keng tarqalgan turlari:

• minnatdorchilik;
• tijorat;
• xatlar, talablar va talablar;
• rad etishlar;
• tabriklar;
• hamdardlik, ta’ziyanomalar.

Bugun shuni hisobga olib katta qism da ish yozishmalar amalga oshiriladi elektron formatda, mavjud tayyor shablonlar va har qanday turdagi shakllar.

Biznes yozish san'ati

Har bir matn adresatga ta'sir qilish mexanizmidir. Agar u ishlamasa, bu siz yig'ish qoidalarini buzganingizni anglatadi: siz noto'g'ri qismlarni olib, ularni noto'g'ri joylashtirdingiz. Qabul qiluvchidan xohlagan narsangizni olish uchun siz to'g'ri faktlarni tanlashingiz, ularni to'g'ri taqdim etishingiz va buni "bilan" qilishingiz kerak. o'ng yuz» – bu xatni oluvchini sizning taklifingizni qabul qilishga undaydi. Buni qanday qilish kerak?

Ma'lumotlar. Xullas, qabul qiluvchini ishontira oladigan oqilona dalillar turli, ba'zan begona fikrlarning xaotik taqdimotida yo'qoladi. Ammo struktura qurilgandan so'ng, undagi hech narsa ma'no o'zgarmagan bo'lsa ham, xat aniq va ishonchli bo'ladi. Asosiy g'oya (ko'pincha harakat uchun motivatsiya) boshida joylashtiriladi, u salomlashishdan keyin darhol keladi. Quyida rangli rasmlar (tushuntirishlar) bilan argumentlar ro'yxati (har biri qizil chiziq bilan va kursiv bilan ko'rsatilgan). Oxirida harakatga chaqiruv takrorlanadi. Keyin imzo qo'yiladi. Oddiy tahrirlash hatto Chexovning "Vanka" hikoyasidagi "qishloqdan boboga" ayanchli va unchalik aniq bo'lmagan xabarni ham asosli xabarga aylantiradi. jozibador taklif bobo

Yuboruvchi tasviri. Javob xat jo'natuvchining qanday paydo bo'lishiga bog'liq. Xatda siz amaldor bo'lishingiz mumkin yoki shaxs bo'lishingiz mumkin. Ba'zida birinchisi foydali, ba'zan esa ikkinchisi. Misol uchun, agar siz qabul qiluvchini maqtasangiz, shaxsiy uslubni qo'llaganingiz ma'qul (o'z nomingizdan yozing, faktlarga munosabatingizni bildiring, teng ravishda gapiring). Buning yordamida qabul qiluvchi nafaqat uning ajoyibligini, balki u haqida yaxshi fikrda ekanligingizni ham bilib oladi. Aksincha, yalang'och faktlarni aytib, rasmiy iboralar bilan ta'na qilish yaxshiroqdir. Bu maslahat biroz bo'rttirilgan taqdimotda shunday ko'rinadi: "Sen ahmoqsan" o'rniga "o'quvchida aql-idrok belgilari topilmadi" deb yozish kerak.

Zamonaviy yozishmalarda biz ko'pincha salomlashish va asosiy ibora o'rtasida "ob-havo suhbati" ni qoldirib, to'g'ridan-to'g'ri mavzuga boramiz. Ko'rinishidan, ixtiyoriy qisqa jumla ko'p semantik yukni ko'tarmaydi. Ammo bu birinchi bo'lib o'quvchining ko'zi oldida paydo bo'ladigan xabar, shuning uchun u xatning ohangini belgilaydi va qabul qiluvchi matnning qolgan qismiga qaysi ko'z bilan qarashini aniqlaydi. Turli maqsadlarni ko'zlagan holda, qo'l ostidagilar va sheriklarga xabaringizni qaerdan boshlashingiz mumkin bo'lgan bir nechta misollar.

1. O'zingizga e'tibor berish uchun: "A loyihasi viloyat hokimining shaxsiy nazorati ostida ekanligini hisobga olib, eslatib o'tamiz."
2. Notanish kompaniya bilan iliq munosabatlar o'rnatish uchun: "Sizning kompaniyangiz biz kabi Sibir KVN tanlovining homiysi ekanligini bilib, biz uni birinchi navbatda sizga taklif qilishga qaror qildik."
3. Yordam olish uchun: "Olya, siz konferentsiyada juda yaxshi va eng muhimi, professional tarzda gapirdingiz! O‘ylaymanki, siz mutaxassis sifatida menga yordam bera olasiz”.
4. Bo'ysunuvchilarni safarbar qilish uchun: "Tabriklayman - allaqachon juma. Budjet takliflarini taqdim etish qoladi - va siz dam olishingiz mumkin.

Yozuvingizni o'ldiradigan 5 ta dahshatli birinchi iboralar

Amerikaning HubSpot kompaniyasi qaysi birinchi jumlalar o'quvchini ilhomlantirmasligini, aksincha, xatni o'chirishga majbur qilishini aniqladi. Ushbu iboralar nima ekanligini bilib oling va ularni hech qachon suhbatning boshida ishlatmang.

Ish yozishmalarining umumiy qoidalari

Sizning kompaniyangizning obro'si bilvosita biznes maktubi qanday ishlab chiqilganligi va yozilganligiga bog'liq. Aytishimiz mumkinki, kompaniyaning muvaffaqiyatli imidjini shakllantirish va uning obro'sini oshirish uchun xodimlar tashqi va ichki aloqa uchun ish yozishmalari qoidalariga rioya qilishlari kerak.

Xat shakli. Tafsilotlarni o'z ichiga olgan korporativ uslubda ishlab chiqilgan shakllardan foydalanish to'g'ri bo'ladi. Uslub dizayni logotipning mavjudligi, maxsus shriftdan foydalanish, barcha aloqa ma'lumotlarini ko'rsatish va demakdir to'liq ism tashkilotlar.

Sahifa tartibi. Ishbilarmonlik yozishmalarini formatlashda chetlardan foydalaniladi (chap cheti - 2 sm, o'ng cheti - 1 sm, yuqori va pastki chetlari - har biri 2 sm). Agar xat bir nechta varaqlarni o'z ichiga olsa, ular raqamlangan bo'lishi kerak (o'rtada varaqning yuqori qismiga qo'ying).

Uslub. Ish xatlari yoziladi rasmiy biznes uslubi, bu taxmin qiladi qisqa Tasvir maktubning mohiyati, matnning to'g'riligi va shtamplar va standart iboralardan foydalanish. Bundan tashqari, biznes yozishmalarida qoida mavjud: bitta muammo - bitta xat.

Matn tuzilishi. Standart ish yozishmalari uch qismdan iborat:

1. Qabul qiluvchiga murojaat qilish.
2. Kirish (maktubning maqsadi).
3. Asosiy qism.
4. Xulosa.

Ingliz tilida ish yozishmalar uchun qoidalar

Ingliz tilida ish yozishmalarini shakllantirish umumiy talablarga muvofiq amalga oshiriladi:

1. Matn qizil chiziqdan foydalanmasdan paragraflarga taqsimlanadi.
2. Xatni formatlashda yuqori chap burchakda jo'natuvchining shaxsiy ma'lumotlari bo'lishi kerak ( to'liq ism, yoki tashkilot nomi va uning manzili).
3. Quyida raqibning nomi yoki manzili ko'rsatilgan qabul qiluvchi kompaniyasining nomi (yangi qatorda) ko'rsatilgan.
4. Maktubning tuzilgan sanasi uchta qator pastda yoki o'ng burchakning yuqori qismida ko'rsatilgan.
5. Xatning asosiy qismi varaqning o'rtasiga joylashtirilgan.
6. Asosiy fikrni so'rov sababini ko'rsatishdan boshlagan ma'qul: "Men yozyapman ..."
7. Standart xat quyidagi ibora bilan tugashi kerak: "Hurmat bilan" agar qabul qiluvchining ismi ma'lum bo'lsa; "Hurmat bilan" - agar bo'lmasa.
8. Rahmat so'zidan keyin to'rt qatorni o'tkazib yuboring va ismingizni va lavozimingizni kiriting.
9. Imzo yuqoridagi ism va salom o'rtasiga qo'yiladi.

Ish yozishmalarining "tili"

Biznes yozishmalari talab qilinadi maxsus talablar. Avvalo, harflarda hissiy ohanglar bo'lmasligi kerak. Ular imkon qadar cheklangan, qisqa va aniq bo'lishi kerak. Matnning mantiqiy va izchil qurilishi emotsionallikni butunlay almashtiradi. Ishbilarmonlik yozishmalarida umumiy qabul qilinganlar ro'yxatida bo'lmagan so'zlar, qisqartirishlar, qisqartmalar - bularning barchasidan qochish kerak.

Bittasi muhim shartlar xat yozish uchun - uning amaliy qiymatini ifodalovchi semantik aniqlik.

Keyingisi muhim mezon matnning mantiqiy taqdimotidir. So'zlar ikki tomonlama talqin qilinmasligi kerak - bu xatdagi mazmunning ma'nosini o'zgartirishi va unga kiruvchi ohang berishi mumkin.

Har kimning asosiy maqsadi biznes hujjati- bu ma'lum bir nuqtai nazarni ifoda etishda ishontirishdir. Hujjatni yozish va tuzishning asosiy qoidalari, eslatma yoki harflar savodxonlik, argumentatsiya, to'g'ri murojaat qilish, ma'lumotlarning ishonchliligi va etarli dalillardir.

Quyida biznes maktublarini yozish uchun bir nechta qoidalar mavjud:

Olmoshlardan foydalanish. Ishbilarmonlik yozishmalarida shaxsiy his-tuyg'ular va his-tuyg'ularni aks ettirishdan qochish kerak. Biznes ma'lumotlari an'anaviy ravishda uzatiladi standart shakllar. Qoida tariqasida, bunday yozishmalarda shaxsning emas, balki butun korxonaning manfaatlari ifodalanadi, shuning uchun manzil ko'plikdan keladi. Garchi bu "biz" olmoshidan foydalanishni taklif qilsa-da, tegishli fe'l shakllaridan foydalangan holda uni ishlatishdan qochish kerak.

Kafolat shakllari. Ishbilarmonlik yozishmalarida siz passiv ovozdan foydalanishingiz kerak. Bunday so'rovlar ko'proq yumshoq ko'rinish. Misol uchun, agar siz iborani o'zgartirsangiz: "Siz ta'mirlash ishlarini o'z vaqtida tugatmadingiz" so'zlari bilan " Ta'mirlash, shartnomada nazarda tutilgan, tugallanmagan” bo'lsa, to'g'ridan-to'g'ri ayblovlarsiz ishning bajarilmasligi faktini aytish mumkin. Ya'ni, qoidabuzarlik fakti ko'rsatilgan, ammo aniq aybdorlar ko'rsatilmagan, bu esa xatning ohangini yumshoqroq qiladi.

Harfda ma'lum harakatlar tashabbuskori bo'lib xizmat qiladigan ob'ektni belgilashda faol ovoz ishlatiladi. Masalan, " yuridik bo'lim, tushuntirish beradi...”. Shuni ta'kidlash kerakki, bunday jumlalar qo'llaniladi haqiqiy shakl vaqt.

Passiv ovozdan foydalanish ham harfning xarakterini belgilaydi. Bunday shakllar diqqatni harakatni bajaruvchilarga emas, balki ma'lum bir voqeaga qaratishga imkon beradi (taklif yuborilgan, hisobot olingan). Agar ob'ekt aniq bo'lsa (uchrashuv sanasi aniqlangan) passiv ovoz ham qo'llaniladi.

Fe'l shakli. Agar diqqatni doimiy takrorlanadigan harakatga qaratish zarurati tug'ilsa, ularni tasvirlash uchun to'liq bo'lmagan shakldagi fe'llar ishlatiladi (mutaxassislar muntazam ravishda muddatlarni buzadilar). Jarayonning to'liqligini ta'kidlash kerak bo'lsa, murojaat qiling mukammal ko'rinish fe'llar (patrulchilar o'z vazifalarini boshladilar).

Urg'ularning kiritilishi. Aksariyat ishbilarmonlik yozishmalari ohangda neytral bo'lishiga qaramay, ba'zi hollarda ba'zi fikrlarga qo'shimcha e'tibor qaratish talab etiladi. Buning uchun iborani yumshatish uchun kirish iboralari ishlatiladi. (Agar siz "sizda bo'lgan hujjatlarni yuborishingizni so'raymiz" iborasini, ehtimol sizda bo'lgan hujjatlarni yuborishingizni so'raymiz" so'zlari bilan qayta yozsangiz, undagi keskinlik darajasi sezilarli darajada kamayadi. , va u biznes yozishmalarining xushmuomalalik talablariga ko'proq mos keladi).

Ish xatlarini yozayotganda raqibingizga hurmat bilan munosabatda bo'lishga ham e'tibor berishingiz kerak. Shunday qilib, agar "bizni sizning taklifingiz qiziqtirmaydi" iborasi "afsuski, hozir bizni sizning taklifingiz qiziqtirmaydi" bilan almashtirilsa, u biznes yozishmalarida mos kelmaydigan keraksiz qat'iylikdan ozod qilinadi.

Kirish tuzilmalari ham ish xatining muhim tarkibiy qismidir, chunki ular uni kamroq quruq qiladi. Ishbilarmonlik odob-axloq me'yorlariga muvofiq, "iltimos, iloji bo'lsa, materiallarimizning sifati bo'yicha ekspert fikringizni bildiring" iborasi o'rinli bo'ladi. Kirish tuzilmalari yaxshi vosita kategoriklikni kamaytirish, hurmat va e'tiborni namoyon etish, do'stona ohangni ifodalash. Ulardan foydalanish raqibning g'ururiga zarar yetkazmasdan fikrni ifodalash imkonini beradi.

Ishbilarmonlik yozishmalari etiketi: uzoqdan qanday qilib yaxshi taassurot qoldirish bo'yicha 5 ta maslahat

1. Xatga javob berish vaqti sizning muloqot va hamkorlikka qiziqishingizni ko'rsatadi. Siz eng qisqa vaqt ichida biznes elektron pochta xabarlariga javob berishingiz kerak: daqiqalar, soatlar, maksimal kun. Agar mavjud bo'lsa ob'ektiv sabablar kechikish uchun elektron pochta xabarini yuboring va xabarni olganingizni va tez orada javob berishingizni yozing. To'g'ri ustuvorlik qilish uchun siz raqibingizning xatidagi tegishli eslatmalarga e'tibor berishingiz kerak - "muhim", "mavzu" va boshqalar. Bunday belgilarning mavjudligi sizning javobingiz qanchalik muhimligini ko'rsatadi.

Javobni kechiktirish mijozni yo'qotishning yuqori ehtimolini anglatadi. Iloji bo'lsa, darhol javob bering. Faqat "keyinroq" harflarini qoldiring, ularga javob berish uchun vaqt kerak bo'ladi. Bosh direktorlar maktabi sizga odamlarning xatti-harakatlarini bashorat qilishni va yaxshi muzokara olib borishni o'rganishga yordam beradi.

2. Shaxsiy murojaat. Shaxsiy manzil afzalroqdir, chunki u qabul qiluvchiga hurmat ko'rsatadi.

Shaxsiy murojaatlardan foydalanish ulardan biridir majburiy qoidalar ish yozishmalar. Shaxsiy e'tibor individuallik va xayrixohlikka hurmatning namoyonidir. Bundan tashqari, bu sizning maktubingizni shablon javoblarining kulrang massasidan ajralib turishingizga yordam beradi.

3. Minnatdorchilik so‘zlari (murojaat uchun). Xatda bildirilgan minnatdorchilik - bu sizning kompaniyangiz foydasiga raqib yoki mijozni tanlaganligi uchun minnatdorchilikning bir turi. "Xatingiz uchun tashakkur" bilan boshlangan yozma javob sizning raqibingizga u siz uchun qadrli ekanligini ko'rsatadi. Ish xatining bu ohangi to'g'ri, chunki u konstruktiv pozitsiyani aks ettiradi. Masalan:

Sizning biznesingizga bo'lgan ishonch uchun minnatdorchilik izhori maktubning boshida quyidagi konstruktsiyalardan foydalangan holda amalga oshiriladi:

• Qiziqishingiz uchun tashakkur…;
• Maktubingiz uchun tashakkur...;
• Biz bilan bog'langaningiz uchun tashakkur...;
• Kompaniyamizni tanlaganingiz uchun tashakkur...;
• Sizning qiziqishingizni qadrlaymiz...

4. Ijobiy yakun. Yakuniy konstruktsiyalar xatni o'qib bo'lgach, raqibning e'tiboriga tushishi kafolatlanadi. Shu sababli, ushbu shaklda biznes yozishmalarining ijobiy kayfiyatini birlashtirish va yozishmalar sherigi uchun ijobiy kayfiyat va aloqani davom ettirish istagini yaratish tavsiya etiladi. Masalan;

xatingizni o'qiyotganda oluvchining e'tiborida qoladigan oxirgi narsa. Oxirgi iboralarda ishbilarmonlik muloqotining hissiy va ijobiy muhitini ta'minlang. Qabul qiluvchiga yaxshi kayfiyat yarating - u siz bilan yana muloqot qilishni xohlaydi. Masalan:

Har doim, xatni tugatayotganda, muloqotni davom ettirish uchun raqibingizda ijobiy kayfiyatni yarating. Ushbu maqsadlar uchun siz quyidagi tuzilmalardan foydalanishingiz mumkin:

• Biz hamkorlik qilishdan xursandmiz;
• Savollaringizga javob berishga tayyor;
• Agar sizda biron bir savol bo'lsa, iltimos biz bilan bog'laning;
• Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz;
• Sizga yordam berishdan xursandmiz;
• Hurmat bilan.

5. Imzo va kontakt bloki. Ishbilarmonlik yozishmalarini olib boradigan xodim "monitorning narigi tomonida" kim borligi haqida tasavvurga ega bo'lishi kerak. Boshqacha qilib aytganda, raqibning ismi, lavozimi va aloqa ma'lumotlari haqida ma'lumot kerak:

1. Ism (familiya) - shaxsiy manzilni ko'rsatish imkoniyatini beradi;
2. Lavozim - raqibga malaka darajasi haqida tushuncha beradi
3. Koordinatalar - qo'shimcha aloqa kanallarining paydo bo'lishiga hissa qo'shadi.

Ishbilarmonlik yozishmalari bilan ishlashni optimallashtirish uchun standart sozlamalarga kontakt ma'lumotlari bilan blok qo'shish yaxshiroqdir. Ushbu blok hamkorlar, hamkasblar va mijozlarga maktublarda masalaga professional munosabat ramzi sifatida mavjud bo'lishi kerak.

Elektron biznes yozishmalari uchun qoidalar

Grigoriy Sizonenko, Bosh direktor"Axborotni amalga oshirish kompaniyasi" YoAJ, Moskva

1. “Hammasiga javob berish” tugmasidan foydalaning. Agar yozishmalarda bir nechta odam ishtirok etsa, faqat oxirgi xabarni jo'natuvchi emas, balki hamma javob berishi kerak.

2. Har doim xat mavzusini ko'rsating. Ko'pgina hollarda, qabul qiluvchi faqat yangi xabarning sarlavhasini ko'radi. Keyinchalik, Mavzu maydonidagi ma'lumotlar xabarlarni topish va saralashda yordam beradi. Sarlavhada siz teg so'zlaridan foydalanishingiz mumkin - masalan, "MUHIM!" - lekin ular haqiqatan ham xatning mazmuniga mos keladigan bo'lsa (ammo, hamma mashhur bo'lgan "Ahamiyat" tugmasini bosish qulayroqdir. elektron pochta dasturlari va teg "Mavzu" maydonining yonida paydo bo'ladi). So'zning yagona uslubini ishlab chiqing va unga doimo rioya qiling. Shuni yodda tutingki, bugungi kunda ko'p odamlar yozishmalarni saralash uchun avtomatik filtrlardan foydalanadilar. Shuning uchun, sarlavhani mashina uni "o'qishi" uchun tanlash kerak.

3. Xat qisqa va tuzilgan bo'lishi kerak. Ma'noning maksimal shaffofligi va taqdimotning ravshanligiga intiling, muhim va kichik tafsilotlarni ajratib oling. Ish xatini bir marta o‘qib chiqqach, muammoning mohiyatini ham, masalaning tarixini ham, jumlalarning ma’nosini ham, adresatdan kutilayotgan harakatlarning mohiyatini ham bemalol anglashingiz manfaatdor. Xabar matnini shishirmaslik uchun qo'shimcha materiallarni (hujjatlar, jadvallar, fotosuratlar) ilova sifatida yuborish yaxshiroqdir; Bunday holda, xat qanday fayllarni yuborayotganingizni ko'rsatishi kerak.

4. Odobli bo'ling. Har qanday xatda salomlashish, manzil va imzo uchun joy bo'lishi kerak (siz uni har qanday xabaringizga avtomatik ravishda qo'shishni yoqishingiz mumkin). Bundan tashqari, semantik va hissiy urg'ularni joylashtirishingiz kerak - telegraf uslubidan qoching. Hatto yozishmalar tegishli bo'lsa ham keskin muammo yoki ziddiyat, hurmatli ohangni saqlang. Axir, biznesda xafa qilmaslik, balki yechim topish muhim. Cheklov va xushmuomalalik - yaxshi yordamchilar unda.

5. Xatlarga javob berilishi shart! Va tezda. Ushbu oddiy haqiqatni tushunmaslik ko'plab tushunmovchiliklarni keltirib chiqaradi. Yuboruvchi xat o'qilganligini bilishi kerak va bir muncha vaqt o'tgach, siz mazmunli javob kutishingiz mumkin. Shu bilan birga, siz avtomatik javob beruvchilar va avtomatik bildirishnomalarga to'liq tayanmasligingiz kerak - yozing qisqa ibora Durang. Aksincha, ba'zi xatlarga javob berish kerak emas. Birinchidan, sizning manzilingiz "Cc" maydonida bo'lganlar uchun: jo'natuvchi sizni uning boshqa shaxs bilan yozishmalaridan xabardor bo'lishingizni xohlaydi. Ikkinchidan, sizning manzilingiz umuman bo'lmaganlar uchun: bu maktub muallifi sizning koordinatalaringizni "Ko'r uglerod nusxasi" maydoniga qo'shganligini anglatadi, ya'ni u sizni to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchidan yashirin ravishda yozishmalar bilan tanishtirmoqchi. xabardan.

6. Javob berayotgan xatingiz matnini o‘chirmang. Ehtimol, sizning javobingiz bir muncha vaqt o'tgach, hatto bir necha yildan keyin ham qayta o'qilishi mumkin. Ko'pgina korxonalarda allaqachon elektron pochta arxivlash tizimlari mavjud. Aytgancha, qaerda bo'lgan mamlakatlarda elektron pochta dan rasmiy kompaniya qonuniy ravishda tan olingan muhim hujjat, uzoq muddatli saqlash yozishmalar qonuniy talabdir. Bizda bu hali yo'q, lekin amaliyot yozma qoidalardan oldinda.Yozgan har bir harfingizga qabul qiluvchining ko'zi bilan qarang. Bu biznes yozishmalarining asosiy qoidasi. Agar siz unga amal qilsangiz, qabul qiluvchilar sizning xabarlaringizni oqimdan ajratib ko'rsatishni boshlaydilar.

7. To'g'ri yozing. Yagona xatolar, xatda yozilgan, qabul qiluvchini haqoratomuz, chunki ular shoshqaloqlik yoki beparvolikning namoyon bo'lishi sifatida qabul qilinadi. Va bir nechta xatolar jo'natuvchining past madaniy darajasini ko'rsatadi, shuningdek - beri haqida gapiramiz ish yozishmalari haqida - ular shuningdek, jo'natuvchining noqulay nurda ishlaydigan kompaniyani tasvirlaydi.

“Bosh direktor maktabi”da yangi kurs

Ko'pgina tashkilotlar ishining ajralmas qismi ko'plab qoidalar va xususiyatlarga ega bo'lgan ish yozishmalaridir. Nafaqat kotiblar, balki boshqa xodimlar ham sheriklar va boshqa xodimlar bilan aloqa qilish uchun xat yozishlari kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalari tushunchasi

Bu atama tijorat va almashinuvni anglatadi biznes ma'lumotlari. Ishbilarmonlik yozishmalari uchun ma'lum bir odob-axloq qoidalari mavjud bo'lib, u hatto o'qitiladi maxsus kurslar. Xat qoidalarga muvofiq tuzilishi kerak, chunki u kompaniyaning obro'sini yaratadi va saqlaydi, shuningdek shakllantiradi. jiddiy munosabat tashkilotga. Ish xati, texnik nuqtai nazardan, o'zaro munosabatlarni yaxshilashga qaratilgan vositadir turli kompaniyalar yoki bo'linmalar.

Ish yozishmalarining turlari

Hujjatlarning bir nechta turlari mavjud bo'lib, ularning har biri o'z bajarish va topshirish qoidalarini o'z ichiga oladi. Ishbilarmonlik yozishmalarining asoslari elektron pochta orqali muloqot qilishda ham qo'llaniladi. Mutaxassislar ishbilarmonlik maktublarining quyidagi turlarini ajratib ko‘rsatishadi: rahmat maktublari, so‘rovlar, talablar, uzr so‘rash, rad etish, tabrik va hamdardlik bildirish. Bundan tashqari, da'volar, rad etishlar, eslatmalar, kafolatlar va boshqalarni o'z ichiga olgan tijorat xatlari mavjud.

Qanday qilib biznes yozishmalarini to'g'ri olib borish kerak?

Xat yozishda barcha tafsilotlarga e'tibor berish kerak. Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalarini tavsiflashda quyidagi jihatlarga e'tibor qaratish lozim:

1. Agar siz muallif tomonidan berilgan aniq savollarga javob berishingiz kerak bo'lgan xat yozayotgan bo'lsangiz, ularning har birini alohida-alohida keltirish o'rinli bo'ladi. Buning uchun raqamlashdan foydalaning va matnni paragraflarga bo'ling.
2. Xat yozishda siz yoki suhbatdoshingiz tomonidan biriktirilgan barcha hujjatlarga qisqacha izoh berishingiz kerak. Qabul qiluvchi xatning mohiyatini darhol anglashi uchun bu juda muhimdir.
3. Xat menejer tomonidan imzolangan va muhrlangan bo'lishi kerak.

Ish yozishmalarini yuritish qoidalari

Ish xatlarini yozishda xatolar qabul qilinishi mumkin emas, shuning uchun ularni yozishning asosiy qoidalarini bilish muhimdir:

1. Ma'nosi noma'lum so'zlarni ishlatmang yoki ularning talqinini lug'at yordamida tekshiring.
2. Ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish muayyan atamalardan foydalanishni istisno qiladi, chunki ba'zi so'zlar qabul qiluvchiga noma'lum bo'lishi mumkin. Agar bunday atamalar ishlatilsa, unda tushuntirish bering.
3. Asosiy fikr yo'qolib qolmasligi uchun o'z fikrlaringizni qisqa jumlalar bilan ifodalang.
4. Agar siz rus tilini yaxshi bilmasangiz, imloni tekshirish uchun avval matnni muharrirga yoki kompyuteringizdagi hujjatga kiritgan ma'qul.
5. Ish yozishmalari so'zlashuv so'zlari, adabiy iboralar va boshqalarni ishlatishga yo'l qo'ymaydi. Xat yuborishdan oldin uni xato va matn terish xatosi borligini tekshiring. Qabul qilish yaxshiroqdir qayta tekshirish vaqt orqali.

Ish yozishmalarida xatning boshlanishi

Birinchidan, xatning tarkibida "sarlavha" mavjud bo'lib, unda qabul qiluvchining lavozimi va to'liq ismi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalarining xususiyatlari orasida "Azizlar" standart manzili mavjud bo'lib, u ko'p hollarda sahifaning markazida yozilgan. Agar odam notanish bo'lsa, unda familiyadan oldin "janob" so'zi yoziladi. Birinchi xatboshi (preambula) xatning maqsadi va sababini o'z ichiga oladi. Uni o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi xabarning asosiy ma'nosini tushunishi kerak.

Ish yozishmalarida so'rov

Ishbilarmonlik yozishmalarining mashhur turlaridan biri so'rov xatidir. Bu xushmuomalalik yoki diplomatik talab bo'lishi mumkin joriy masala. Biznes yozish qobiliyatlari so'rovlarni yozish uchun muhimdir, chunki ular oluvchini yozuvchi tomonidan talab qilinadigan harakatni qilishga undashi kerak. Xat yozish uchun ma'lum qoidalar mavjud:

1. Qabul qiluvchiga biznes odob-axloq qoidalariga rioya qilgan holda shaxsan murojaat qilish kerak.
2. Qabul qiluvchiga so'rov sababini tushuntirish uchun siz unga iltifot aytishingiz, uning biznes yoki shaxsiy fazilatlari va fazilatlarini ta'kidlashingiz mumkin.
3. So'rovning sabablarini ko'rsating va qabul qiluvchini uni bajarishga qiziqtiring. Muammoni iloji boricha qisqa va aniq tasvirlash kerak.
4. So'rov amalga oshirilgandan so'ng, u o'zgartirilishi va potentsial imtiyozlarni ta'kidlab, yana takrorlanishi kerak.

Ish yozishmalarida o'zingizni qanday eslatish kerak?

Eslatma xati o'z zimmasiga olgan majburiyatlarni bajarish, qonunga rioya qilish, muhim voqea yaqinlashish va hokazolar haqida eslatish kerak bo'lganda ishlatiladi. Aksariyat hollarda og'zaki eslatma undan oldin ishlatiladi. Natijada, xat qilingan harakatning qandaydir dalili bo'lib xizmat qiladi. Ish yozishmalarida eslatma quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Yuboruvchi va oluvchi haqida ma'lumot. Shundan so'ng, eslatmaning sababi aytiladi.
2. Chaqirilayotgan masala bilan bog'liq qonun va me'yoriy hujjatlarga havolalar berilgan.
3. Ishbilarmonlik yozishmalarining iboralari aniq bo'lishi kerak, ammo tahdid solmasligi kerak. Muammoni tinch yo'l bilan hal qilish mumkinligini eslatish noto'g'ri bo'lardi.
4. Xatda standartlar yo'q, shuning uchun uni erkin shaklda yozish mumkin.

Qanday qilib biznes yozishmalarida uzr so'rash kerak?

Yozilishi eng qiyin maktublardan biri bu uzr so'rash maktubi bo'lib, u sizdan kechirim so'rashni va kompaniyaning yuzini saqlashni talab qiladi. Bundan tashqari, u buzilgan munosabatlarni tiklashga qaratilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari uzr so'rashning quyidagi xususiyatlarini ko'rsatadi:

1. Xatning tuzilishi qabul qiluvchining ko'rsatilishini, xabar mavzusini va xabarni o'z ichiga oladi.
2. Ijrochini ko'rsatish shart emas, chunki rahbariyat hamma narsani imzolaydi.
3. Ish yozishmalarida uzr so'rash iboralari aniq bo'lmasligi kerak va xat mavzusi neytral yoki umuman yo'q bo'lishi kerak.
4. Erishilishi kerak bo'lgan ta'sir - samimiy kechirim so'rash va sodir bo'lgan voqea haqida ma'lumot, ya'ni yoqimsiz vaziyatning sababini ko'rsatish.

Elektron pochta orqali biznes yozishmalari uchun qoidalar

Yuqorida aytib o'tilgan barcha qoidalar elektron yozishmalar uchun ham tegishli, ammo hali ham bir qator xususiyatlar mavjud:

1. Ishchi elektron pochta faqat uchun ishlatilishi kerak rasmiy yozishmalar, chunki barcha harflar serverda saqlanadi va boshqa shaxs tomonidan o'qilishi mumkin.
2. Biznes elektron pochta yozishmalari o'qilishi mumkin bo'lgan shriftdan foydalanishni talab qiladi va Arial yoki Times New Romanni tanlash yaxshidir. Harflarning o'lchami o'rta bo'lishi kerak. Matnda Caps Lock, undov belgilari yoki maxsus belgilar bo'lmasligi kerak. Ba'zi iboralarni kursiv yoki qalin harflar bilan ajratib ko'rsatish mumkin, lekin faqat kerak bo'lganda foydalaning.
3. Yaxshiroq o'qilishi uchun kichik sarlavhalardan foydalaning, lekin ularning soni katta bo'lmasligi kerakligini yodda tuting, shuning uchun maksimal 3-4 dona. Bir paragraf to'rt qatordan oshmasligi kerak.
4. Biznes elektron pochta etikasi mavzu maydonini bo'sh qoldirishga ruxsat bermaydi. Bu erda maktubning mohiyatini yozing, u aniq, ma'lumotli va qisqa bo'lishi kerak.
5. Oxirida siz imzo qo'yishingiz kerak va bog'lanish uchun ma'lumot, va u olti qatordan oshmasligi kerak. Quyidagi tuzilmadan foydalaning: "Hurmat bilan", ism va familiya, kompaniya nomi, telefon raqami, elektron pochta va veb-sayt manzili.
6. Ish yozishmalarida undan foydalanish maqsadga muvofiqdir korporativ shablon uning ichida korporativ uslub. Buning yordamida boshqalardan ajralib turish va shu bilan birga biznes yozishmalari qoidalariga rioya qilish mumkin bo'ladi. Xatni nafaqat kompyuter ekranida, balki telefonda ham o'qish mumkinligini esdan chiqarmaslik kerak, shuning uchun shablon turli ekranlarning o'lchamlari uchun optimallashtirilgan bo'lishi kerak.

Ish yozishmalar bo'yicha kitoblar

Ish xatini yozishning barcha nozik tomonlarini yaxshiroq tushunish uchun siz foydali adabiyotlarni o'qishingiz mumkin. Quyidagi ishlar yaxshi deb hisoblanadi:

1. « Biznes yozish san'ati. Qonunlar, nayranglar, vositalar» S. Karepina. Muallif nima ekanligini tushuntiradi biznes uslubi yozishmalar, har xil turdagi xatlar va hisobotlarni qanday qilib to'g'ri qoldirish kerak.
2. « Biznes elektron pochta yozishmalari. Muvaffaqiyat uchun beshta qoida" Muallif biznes yozishmalarining shakllarini tavsiflaydi va muloqotni yanada samarali qilishga yordam beradigan vositalarni taklif qiladi. Bu yerda topishingiz mumkin Foydali maslahatlar va fokuslar.